CN1777890A - 支持使用关键字的数据注册/搜索的设备、以及报告预备支持设备和程序 - Google Patents

Abstract

显示部分(614)显示关键字搜索/输入屏幕和用于注册工作的屏幕。搜索处理部分(616)从关键字搜索屏幕接收关键字的输入，并向报告创建者呈现存储在报告DB(630)中的报告信息。注册处理部分(618)从关键字输入屏幕接收关键字的输入，并创建包括该关键字、由报告创建者创建的资料、由搜索处理部分(616)呈现并由报告创建者指定的报告信息作为报告信息的报告。在关键字搜索和关键字输入中的关键字显示以这样的格式来执行，即：将所有决定分支以列表形式而显示在同一屏幕上。

Description

支持使用关键字的数据注册/搜索的设备、以及报告预备支持设备和程序

技术领域

本发明涉及用于支持使用关键字的数据注册(registration)/搜索的设备、以及报告预备支持设备和程序。

背景技术

迄今，由每个负责人或每个负责组来管理和存储公司中的各种报告、技术文档等。这样的文档经常以纸件的形式存储且文档数量庞大，并且它引起这样的问题，即：存储的成本很高、且难以使用这些文档。为解决这样的问题，正在作出将报告等编入数据库中的尝试。然而，大多数尝试具有共同的问题，即：数据的存储并没有很多改进。该问题的原因如下：除了报告等的预备之外，必须进行将报告等输入到数据库中的工作，由此诸如在用户繁忙的时候，输入会被延迟，并且结果没有执行输入。由于输入操作很复杂，所以不熟悉计算机的操作的用户会逃避数据输入。原因之一在于：由于仅在存储了预定量的数据之后才显示出数据库的有用性，所以在未清楚地显现出有用性的阶段，数据输入的动力很低。报告文档等不仅包括以字处理器等的电子文件格式的文档，还包括纸件形式的文档。在传统数据库中，难以统一管理不同形式的资料。

在构造数据库的时候，如果要注册的数据与关键字相关联、以便以后可进行关键字搜索，则它是方便的。专利文档1公开了这样的设备，其用于将信息存储在数据库中以便使其与关键字相关联，并通过关键字搜索来进行信息检索。然而，通常需要耗费时间和人力来输入关键字，并且经常在无关键字输入的情况下仅仅注册数据。

当数据库变大、并开始将文档存储在不同字段中时，用于输入的关键字的数目增加，而且输入关键字变得更为复杂。例如，广泛地使用一种在传统的搜索/注册屏幕(像大概念(maior concept)、中概念(middle concept)、以及小概念(minor concept))中顺序地打开下拉菜单的选择窗口、并从选择窗口中选择关键字的方法。通过这样的方法，可利用各种关键字来进行搜索。然而，该方法具有这样的问题，即：不能掌握作为整体的多个关键字，移动到属于不同大概念的从属概念的关键字的操作会耗费一些时间和工作量，而且操作性较低。

此外，在注册处理处选择术语的方法中，即使输入了关键字，在很多情况中，也不总是注册了足以被搜索的信息。由于输入同一术语作为在数据输入人之间变化的关键字，所以它引起这样的情形，即：例如，当用关键字“silicon”进行搜索时，不检索用关键字“Si”和“Keiso(日语)”注册的文档。

非专利文档1描述了文档预备支持***，其将所预备的文档注册到数据库中，并使该文档能够通过关键字、文档号等被检索。未描述在将文档注册到数据库中时输入关键字。在该文档第46页的右栏“4.3.1Document structuredefining function(文档结构定义功能)”部分中，描绘了新文件夹的创建和指定的文件夹的属性(包括关键字)的改变。也就是说，在该***中，创建用于存储文档的文件夹，并且同时自动输入关键字。如在该文档的第48页和图10中所描述的，关键字是诸如文档和人名、段落、以及标题之类、书志项(bibliographical item)的关键字。现在描述由文档创建者进行的、文档所特有的选择和输入关键字的配置。

在非专利文档1中描述的发明中，如第44页的图表所示，根据文档输入创建HTML，将其暂时注册，并且在这之后，对其进行检验(probate)。与该配置相对应的描述位于第46页右栏“4.3.2Temporary registering function(暂时注册功能)”部分的第一和第二行中。它描述了：当创建者完成了文档创建时，将暂时注册通知发送到暂时注册者。也就是说，在创建了文档之后，由人来注册它。

由于非专利文档1具有这样的配置，所以在输入文档时不确定地注册关键字。从构造可用数据库的观点来看，存在改进的空间。

专利文档1：日本专利申请公开第10-149369号

非专利文档1：Sakurai等人所著，“IS014001-compatible document managementsystem using Intranet(ISO 14001-使用内联网的兼容文档管理***)”，MitsubishiElectric Technical Report，Japan，July 25，1997，Vol.71，No.7，p.44 to 59

发明内容

如上所述，通过使用关键字的、用于文档等的数据库管理具有重要的技术挑战，即：减小用于关键字输入的时间和人力、以及使所输入的关键字在搜索时被有效地使用。考虑到以上情形，本发明的一个目的在于：提供用于支持到数据库的关键字注册、以及关键字搜索的技术。

本发明的另一个目的在于：提供用于使报告的创建平稳地进行、并将报告数据可靠地存储到数据库中的报告预备支持技术。

根据本发明，提供了一种数据库注册支持设备，用于支持用户将数据注册到数据库中，以便将该数据与关键字相关联，该数据库注册支持设备包括：显示单元，用于在数据注册屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项，并鼓励用户选择任意关键字；关键字输入接受单元，用于接受所选关键字；以及注册执行单元，用于在数据库中注册该数据，以便将该数据与该关键字相关联。

根据本发明，提供了一种数据库注册支持设备，用于支持用户将数据注册到数据库中，以便将该数据与关键字相关联，该数据库注册支持设备包括：显示单元，用于呈现数据注册屏幕，并在该数据注册屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项；关键字输入接受单元，当点击所显示的选项时，该接受单元识别出选择了该选项作为关键字；以及注册执行单元，用于在数据库中注册该数据，以便与所选关键字相关联。

根据本发明的数据库注册支持设备还可包括用户信息输入单元，用于鼓励用户标识信息的输入，并且显示单元通过引用所输入的标识信息呈现数据注册屏幕。

根据本发明的数据库注册支持设备还可包括关键字使用历史记录存储单元，用于存储与用户相关联的关键字使用历史记录，并且显示单元基于所输入的标识信息引用关键字使用历史记录，从用户在过去为注册而使用的关键字中、以使用频率的递减顺序来提取预定数目的关键字，并在注册屏幕上强调和显示所提取的关键字。

根据本发明的数据库注册支持设备还可包括：关键字组数据库，用于存储多个关键字组；以及关键字组选择单元，用于基于所输入的标识信息、从关键字组数据库选择特定的关键字组，并且显示单元显示由关键字组选择单元选择的特定关键字组，作为可输入的关键字的所有选项。

根据本发明，还提供了一种数据库搜索支持设备，用于支持用户通过使用关键字来检索存储在数据库中的数据，该数据库搜索支持设备包括：显示单元，用于在数据搜索屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项，鼓励用户选择任意关键字，并且当选择了关键字时，在该搜索屏幕上显示一组所选关键字、以及包括该关键字的数据段的数目；以及搜索执行单元，用于响应于搜索开始请求，而利用所选的关键字开始搜索。

根据本发明，还提供了一种数据库搜索支持设备，用于支持用户通过使用关键字来检索存储在数据库中的数据，该数据库搜索支持设备包括：显示单元，用于呈现数据搜索屏幕，在数据注册屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项，当点击所显示的选项时，识别出选择了该选项作为关键字，并在该搜索屏幕上显示一组所选关键字、以及包括该关键字的数据段的数目；以及搜索执行单元，用于响应于搜索开始请求，利用所选的关键字开始搜索。

根据本发明的数据库搜索支持设备还可包括用户信息输入单元，用于鼓励用户标识信息的输入，而且显示单元通过引用所输入的标识信息呈现数据搜索屏幕。

根据本发明的数据库搜索支持设备还可包括关键字使用历史记录存储单元，用于存储与用户相关联的关键字使用历史记录，并且显示单元基于所输入的标识信息引用关键字使用历史记录，从用户在过去为搜索而使用的关键字中、以使用频率的递减顺序来提取预定数目的关键字，并在搜索屏幕上强调和显示所提取的关键字。

根据本发明的数据库搜索支持设备还可包括关键字组数据库，用于存储多个关键字组，而且显示单元具有关键字组选择单元，用于基于所输入的标识信息、从关键字组数据库选择特定的关键字组，并且显示单元显示由关键字组选择单元所选择的特定的关键字组，作为可输入的关键字的所有选项。

根据本发明的数据库搜索支持设备还可包括书志信息搜索执行单元，用于利用数据的书志信息执行搜索，而且显示单元在搜索屏幕上显示在搜索时选择的一组书志信息、以及包括该书志信息的数据段的数目，并显示包括所选关键字和所输入的书志信息这两者的“与”搜索数据段的数目，并且，“与”搜索数据段的数目与书志信息和关键字的改变互锁地改变。

根据本发明，提供了一种数据库注册支持方法，用于控制包括数据库和显示单元的设备，并支持用户将数据注册到数据库中、以便将该数据与关键字相关联，该设备执行：在数据注册屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项、并鼓励用户选择任意关键字的步骤；接受所选关键字的步骤；以及在数据库中注册该数据、以便将该数据与该关键字相关联的步骤。

根据本发明，提供了一种数据库注册支持方法，用于控制包括数据库和显示单元的设备，并支持用户将数据注册到数据库中、以便将该数据与关键字相关联，该设备执行：呈现数据注册屏幕、并在该数据注册屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项的步骤；当点击所显示的选项时、识别出选择了该选项作为关键字的步骤；以及在数据库中注册该数据、以便与所选的关键字相关联的步骤。

在根据本发明的数据库注册支持方法中，该设备还可执行鼓励用户标识信息的输入的步骤，而且显示单元执行通过引用所输入的标识信息呈现数据注册屏幕的步骤。

在根据本发明的数据库注册支持方法中，该设备还可执行步骤：基于所输入的标识信息引用关键字使用历史记录，从用户在过去为注册而使用的关键字中、以使用频率的递减顺序来提取预定数目的关键字，并在注册屏幕上强调和显示所提取的关键字。

在根据本发明的数据库注册支持方法中，该设备还可包括：基于所输入的标识信息选择特定的关键字组、并显示该特定的关键字组作为可输入的关键字的所有选项的步骤。

根据本发明，还提供了一种数据库搜索支持方法，用于控制数据库和显示单元，并支持用户通过使用关键字检索存储在数据库中的数据，并且该设备执行：在数据搜索屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项，鼓励用户选择任意关键字，并且当选择了关键字时、在该搜索屏幕上显示一组所选的关键字以及包括该关键字的数据段的数目的步骤；以及响应于搜索开始请求、利用所选的关键字开始搜索的步骤。

根据本发明，还提供了一种数据库搜索支持方法，用于控制包括数据库和显示单元的设备，并支持用户通过使用关键字检索存储在数据库中的数据，并且该设备执行：在数据注册屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项，当点击所显示的选项时、识别出选择了该选项作为关键字，并在该搜索屏幕上显示一组所选的关键字以及包括该关键字的数据段的数目的步骤；以及响应于搜索开始请求、利用所选关键字开始搜索的步骤。

根据本发明的数据库搜索支持方法还可执行鼓励用户标识信息的输入的步骤，而且显示单元执行通过引用所输入的标识信息而呈现数据搜索屏幕的步骤。

在根据本发明的数据库搜索支持方法中，该显示单元还可执行步骤：基于所输入的标识信息引用关键字使用历史记录，从用户在过去为搜索而使用的关键字中、以使用频率的递减顺序来提取预定数目的关键字，并在搜索屏幕上强调和显示所提取的关键字。

在根据本发明的数据库搜索支持方法中，该设备还可执行基于所输入的标识信息、从关键字组数据库选择特定的关键字组的步骤，并且显示单元可执行显示由关键字组选择单元所选择的特定的关键字组、作为可输入的关键字的所有选项的步骤。

作为本发明的模式，具有数据库注册支持设备和数据库搜索支持设备的功能的设备也是有效的。此外，作为本发明的模式，部件的任意组合、以及通过在设备、***、记录介质、计算机程序等之间改变本发明的表示而得到的实施例也是有效的。下面将描述这样的例子。

根据本发明，提供了一种用于支持用户将数据注册到数据库中、以便将该数据与关键字相关联的图形用户界面，其特征在于：在显示单元上显示数据注册屏幕，在该数据注册屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项；并且当点击所显示的选项时，识别出选择了该选项作为关键字。

根据本发明，该图形用户界面的特征在于：接受将数据注册到数据库中的注册者的输入，引用该数据库，从注册者在过去为注册而使用的关键字中、以使用频率的递减顺序提取预定数目的关键字，并强调和显示所提取的关键字。

根据本发明，还提供了一种用于支持用户通过使用关键字检索存储在数据库中的数据的图形用户界面，其特征在于：在显示单元上显示数据库搜索屏幕，在该数据库搜索屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项，当点击所显示的选项时，识别出选择了该选项作为关键字，并且在该搜索屏幕上显示所选的关键字、以及包括该关键字的数据段的数目。

根据本发明，还提供了一种图形用户界面，其特征在于：接受搜索者的输入，引用该数据库，从用户在过去为搜索而使用的关键字中、以使用频率的递减顺序来提取预定数目的关键字，并强调和显示所提取的关键字。

根据本发明，还提供了一种图形用户界面，其特征在于：接受数据注册者的输入，引用该数据库，从用户在过去为数据注册而使用的关键字中、以使用频率的递减顺序来提取预定数目的关键字，并强调和显示所提取的关键字。

根据本发明，还提供了一种用于控制图形用户界面的设备。作为这样的设备，存在一种设备，其包括：显示单元，用于显示数据注册屏幕；以及显示管理单元，用于在数据注册屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项，并且当点击所显示的选项时，识别出选择了该选项作为关键字。该设备还包括：注册者输入装置，用于接受注册者的输入，以便将数据注册到数据库中；关键字存储装置，用于存储在注册者进行数据注册时使用的关键字；以及关键字提取装置，用于识别出由注册者输入装置接受的注册者，并以注册者的使用频率的递减顺序提取预定数目的关键字。显示管理单元可强调和显示所提取的关键字。

作为用于控制图形用户界面的设备，存在一种设备，其包括：显示单元，用于显示数据搜索屏幕；以及显示管理单元，用于在数据搜索屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项，当点击所显示的选项时，识别出选择了该选项作为关键字，并且在该搜索屏幕上显示一组所选择的关键字、以及包括该关键字的数据段的数目。该设备还包括：搜索者输入装置，用于接受向数据库搜索数据的搜索者的输入；关键字存储装置，用于存储在搜索者进行数据搜索时使用的关键字；以及关键字提取装置，用于识别出由搜索者输入装置接受的搜索者，并以搜索者的使用频率的递减顺序提取预定数目的关键字。显示管理单元可强调和显示所提取的关键字。该设备还包括：搜索数据注册者输入装置，用于接受要检索的数据的注册者的输入；按照注册者(registrant-by-registrant)的关键字存储装置，用于存储在注册者进行数据注册时所使用的关键字；以及关键字提取装置，用于识别出由该数据注册者输入装置所接受的数据注册者，并以该注册者的使用频率的递减顺序提取预定数目的关键字。显示管理单元可强调和显示所提取的关键字。

根据本发明，还提供了一种记录介质，其中存储了数据库注册支持程序。

根据本发明，还提供了一种记录介质，其中存储了数据库搜索支持程序。

本发明中的记录介质表示诸如磁盘、光盘、或磁光盘之类的介质。

此外，根据本发明，还提供了一种数据库搜索/注册支持设备，用于支持数据搜索以及在数据库上注册数据，该数据库搜索/注册支持设备包括：数据库，用于存储数据；关键字存储单元，用于存储在数据搜索和数据注册时使用的关键字组、以便与指定用户所属组织的组织代码相关联；用户数据获得单元，用于从用户得到组织代码；关键字获得单元，当接受了来自用户的数据搜索请求或数据注册请求时，用于引用所获得的组织代码，并从关键字存储单元得到与该组织代码相对应的关键字组；显示单元，用于向用户呈现该关键字组；以及数据处理器，当从所显示的关键字组中指定了预定的关键字时，用于通过使用该关键字执行数据搜索或数据注册。

该显示单元可显示关键字组，以作为可输入的关键字的所有选项。

该数据库搜索/注册支持设备还可包括关键字切换单元，用于根据用户的请求、将所显示的关键字组切换到另一个关键字组。

在该数据库搜索/注册支持设备中，该关键字切换单元可包括确定单元，用于确定是否可处理(address)用户的请求。

存储在本发明的数据库中的“数据”可为各种数据，如包括文档或图的数据。特别地，在使用具有长周期的积累(accumulation)属性的数据、以及必须迅速处理的数据的情况下，本发明的效果更为显著。这样的数据的示例为技术报告、销售资料、故障报告、咨询报告、商务旅行报告、安全管理资料、用于电站(plant)、设备等的操作管理资料、医疗记录、专利信息、以及审判信息。

在将本发明应用于技术报告的处理的情况下，得到下面的效果。在预备技术报告时，必须引用很多学术文档和报告。特别地，在预备针对故障的对策的报告时，不仅必须要引用过去的报告，还要引用手册。需要大量时间和人力来得到这样的资料，并且因此，要耗费很长时间来预备报告。另一方面，需要迅速提供技术报告，特别是包括针对故障的对策的报告。迅速且可靠地得到必要的资料、并将它们附加到报告上是重要的。根据本发明，能够可靠地解决这样的问题。由此，将本发明应用于技术报告的处理是非常有效的。

在将本发明应用于先前负责人的销售资料、销售活动历史记录、专门知识等的情况下，公司中的其它部门的负责人也得到分享。由此，可开发出有效的销售活动。

根据本发明，在同一屏幕上显示关键字的所有选项。由此，可相互比较这些选项，并且可迅速且精确地选择作为关键字的适当选项。通过多次执行搜索，自然地掌握关键字在显示屏幕中的位置，以便大幅缩短查找关键字的时间。

由于可一眼掌握所有选项，所以在输入关键字时，用户可以很轻的负担输入多个关键字。结果，可更为容易地将很多关键字与在数据库中注册的数据相关联，并且可构造有用的数据库。在从频繁地用于将关键字输入到数据库的下拉菜单中选择关键字、并输入该关键字的传统方法中，在输入不同类别中的多个关键字的情况下，打开一些下拉菜单、并寻找期望的关键字直到找到该关键字为止需要时间和人力。因此，数据库注册者(关键字输入人)输入很多关键字的积极性变差，并且，存在注册者在他/她输入一两个关键字后结束注册工作的趋势。相反，根据本发明，在同一屏幕上显示关键字的所有选项并可迅速找到期望的关键字，以致构造了其中输入了大量关键字的有用的数据库。在本发明中，将所有选项同时显示在同一屏幕上。在这里，所有选项表示用于搜索和注册的基本选项。

在本发明中，通过使用鼓励用户输入标识信息、并根据标识信息来呈现屏幕的方法，可呈现适用于该用户的关键字搜索/注册屏幕。由于构造使用关键字的知识管理***的目的之一在于共享人们的专门知识，所以在将该***引入到公司时，在很多情况中，将该***引入到整个公司是前提条件。另一方面，在存储数据时使用的关键字在部门之间彼此有着很大的不同。由此，在使用关键字来进行关键字搜索和注册报告文档时，使用在部门之间彼此不同的模板是有效的。本发明涉及满足这样要求的***。例如，可呈现选择或强调了并且显示了用户频繁使用的关键字或用户所属部门的屏幕，以便改善关键字搜索和关键字注册的效率。用户的标识信息不受限制，只要它是能够指定用户或用户所属部门的信息。

根据本发明的数据库注册支持设备还可包括注册模式指定接受装置，用于接受注册模式的指定，并且，显示单元可显示与所指定的注册模式相对应的注册屏幕。

根据本发明的数据库搜索支持设备还可包括搜索模式指定接受装置，用于接受搜索模式的指定，而且显示单元可显示与所指定的搜索模式相对应的搜索屏幕。

此外，根据本发明，还提供了一种报告预备支持设备，用于支持由报告预备人所作出的报告的预备，并电子化地存储所预备报告的报告信息，该报告预备支持设备包括：数据库，用于电子化地存储报告信息；以及报告预备单元，用于访问该数据库，向报告预备人呈现报告信息，根据报告预备人的指示而预备报告，并将该报告的报告信息注册到该数据库中，而且报告预备单元包括：搜索处理单元，用于接受从显示在关键字搜索屏幕上的关键字选项中选择的关键字的输入，并呈现存储在该数据库中的、与该关键字相对应的报告的报告信息；以及注册处理单元，用于接受从显示在关键字输入屏幕上的关键字选项中选择的关键字的输入，预备包括所接受的关键字、由报告预备人创建的资料、以及由报告预备人从由信息呈现单元呈现的报告信息中指定的报告信息作为报告信息的报告，并且在预备报告之后，将报告信息存储到数据库中而不用从外部接收请求。

根据本发明，还提供了一种报告预备支持程序，用于控制这样的设备，该设备用于支持由报告预备人作出的报告的预备、并将所预备报告的报告信息电子化地存储到数据库中，并且该程序使该设备执行：接受从显示在关键字搜索屏幕上的关键字选项中选择的关键字的输入、并呈现与该关键字相对应的报告的报告信息的步骤；以及这样一个步骤，即接受从显示在关键字输入屏幕上的关键字选项中选择的关键字的输入，预备包括所接受的关键字、由报告预备人创建的资料、以及由报告预备人从由信息呈现单元呈现的报告信息中指定的报告信息作为报告信息的报告，并且在预备报告之后，将报告信息存储到数据库中而不用从外部接收请求。

根据本发明，一旦报告预备人输入报告信息，该支持设备便自动地预备报告，使得用于预备报告的人力显著地减小。由于创建了预定格式的报告，所以即使当不同的负责人创建报告时，也以统一的格式形成容易阅读的报告。

除了由报告预备人生成的资料之外，还适当地添加通过搜索从数据库获得的报告信息，以预备报告。由此，可利用专门知识的积累用于预备报告。预备的报告与关键字相关联，并以报告信息的形式存储到数据库中，以便进一步积累专门知识。如上所述，在使用专门知识的同时预备报告，并且将所预备的结果积累为专门知识，以便集成并极好地实现数据库的配置和有效使用。

根据本发明，在生成了报告之后，将报告信息存储到数据库中而不用从外部接收请求。也就是说，一旦基于报告信息预备了报告，便自动地将该报告信息存储到数据库中，使得除了预备报告之外，不需要将信息输入到数据库的人力。因此，可平稳地构造数据库而不用对负责人强加额外的负担。

在本发明中，报告信息表示构成报告的信息。例如，报告信息可具有这样的配置，其包括：包括报告的内容的文档信息、报告的书志信息、以及与该报告相关联的关键字。当存在与报告相关的资料时，可采用还包括与报告相关的资料的链接信息的配置。通过在报告信息中包括与报告相关的资料的链接，可使包括报告的内容的文档信息简明。可容易地理解达到报告的结论的思维过程(ideation)。不仅减小了将信息输入到数据库的人力，还减小了预备报告的人力自身，并且还有助于专门知识的留传(hand-down)。

在本发明中，关键字搜索屏幕和关键字输入屏幕中的每个可以是在其上显示关键字的所有选项的屏幕。

在关键字搜索屏幕上显示的关键字选项和在关键字输入屏幕上显示的关键字选项可彼此相一致。

此外，在报告预备支持设备中，报告预备单元获得与报告预备人相对应的号码，并且在这之后，考虑到所获得的号码，根据报告预备人所属的组织呈现包括关键字选项的关键字搜索屏幕和关键字输入屏幕。

通过该配置，能够可靠地给出关键字，并且还改善了关键字搜索的效率。

在本发明中，还可提供授权者访问单元，用于向对报告进行授权的授权者呈现预定信息。在预备报告之后，报告预备单元向授权者访问单元通知预备报告的完成以及将报告信息输入到数据库而没有从外部接收请求。通过该配置，没有将数据输入到数据库则不能得到对报告的批准，以便确定地执行将数据积累到数据库中。

在本发明中，搜索处理单元可包括所有者属性赋予单元，用于给所呈现的报告信息赋予报告预备人的所有者属性，并根据来自报告创建人的请求而将所产生的报告信息存储到数据库中。利用该配置，可更有效率地使用存储在数据库中的报告信息。

在本发明中，搜索处理单元可包括相关资料属性赋予单元，用于向所呈现的报告信息赋予相关资料属性，并根据来自报告预备人的请求将报告信息存储到数据库中，并且注册处理单元访问数据库，提取对其赋予了相关资料属性的报告信息，并创建包括所提取的报告信息的报告。利用该配置，可更有效率地使用存储在数据库中的报告信息。

此外，作为本发明的模式，部件的任意组合、以及通过在设备、***、记录介质、计算机程序等之间改变本发明的表示而获得的实施例也是有效的。

如上所述，根据本发明，大幅改善了在数据库上执行关键字输入和关键字搜索时的效率，使得显著地改善了数据库和***的利用程度。由此，数据在数据库中的积累在使用数据库和***的同时自然地进行，使得更改善了数据库和***的利用程度。结果，有效地构造了有用且容易使用的数据库和***。

在本发明的模式中，一旦报告预备人输入报告信息，便自动地预备报告，以便显著地减小了预备报告的人力。由于基于报告信息创建报告，并将报告信息存储到数据库中，所以将信息输入到数据库的人力大幅减小了。结果，可平稳地构造数据库而不用对负责人强加额外的负担。

附图说明

通过下面对优选实施例及附图的描述，以上和其它目的、特征、以及优点将变得更为清楚。

图1是一个实施例的设备的示意配置图。

图2是示出查询表单(form)的例子的图。

图3是示出查询状态表的图。

图4是示出查询状态详细表单的图。

图5是示出关键字搜索屏幕的例子的图。

图6是示出报告输入屏幕的图。

图7是示出报告输入屏幕的图。

图8是示出报告数据注册屏幕的例子的图。

图9是示出所作出的咨询报告的例子的图。

图10是示出报告信息的数据结构的图。

图11是包括数据搜索单元、报告预备单元、和数据库的***配置图。

图12是示出在一个实施例中描述的报告预备支持方法的过程的图。

图13是示出用于实现图形用户界面的设备配置图。

图14是示出关键字搜索屏幕的例子的图。

图15是示出报告数据注册屏幕的例子的图。

图16是根据本发明的搜索支持设备的示意配置图。

图17是由图16所示的搜索支持设备实现的报告预备工作管理功能的屏幕流程。

图18是示出图20等中的搜索执行按钮和搜索结果显示框的图。

图19是示出关键字搜索屏幕的例子的图。

图20是示出关键字搜索结果表的图。

图21是示出常规搜索屏幕的例子的图。

图22是示出“与”搜索结果表的图。

图23是示出关键字搜索屏幕的例子的图。

图24是示出报告输入/编辑屏幕的例子的图。

图25是示出相关数据库表的图。

图26是示出第三实施例中的流程的图。

图27是示出根据本发明的设备的例子的图。

图28是示出在用于根据一个实施例的设备的数据库中存储的数据的例子的图。

图29是示出在用于根据一个实施例的设备的数据库中存储的数据的例子的图。

图30是示出在用于根据一个实施例的设备的数据库中存储的数据的例子的图。

图31是示出在用于根据一个实施例的设备的数据库中存储的数据的例子的图。

图32是示出关键字搜索屏幕的例子的图。

图33是示出使用关键字的知识管理***的配置的概念的图。

图34是示出关键字搜索屏幕的例子的图。

图35是示出根据一个实施例的搜索/注册支持***的配置的图。

图36是示出根据一个实施例的报告预备支持设备的配置的图。

图37是示出图36中说明的设备的详细配置的例子的图。

图38是示出报告记录的例子的图。

图39是示出在其上执行所有者注册和拾取(pickup)处理过程的屏幕的图。

具体实施方式

本发明采用在屏幕上显示关键字的方法。该方法适于专业信息共享工具。将在下文中描述这一点。

(i)模糊搜索和自然语言搜索

近年来广泛使用的搜索方法包括：即使在用户不知道专业关键字的情况下也能够进行搜索的“模糊搜索”和“自然语言搜索”。“模糊搜索”是生成同义词(例如，PC、个人计算机、pasokon(日语))词典、并可靠性地检索目标数据的方法。“自然语言搜索”是分析句子(sentence)、并检索具有与要被检索的句子接近的内容的数据的搜索方法。所述搜索方法在由不计其数的一般用户使用的因特网世界中诞生和发展。所述方法使用先进的IT技术，并且在不具有专业知识的用户进行专业信息搜索时被有效地使用。然而，在专家进行他/她的专业信息的搜索的情况中，存在以下不便。其卖点是那些功能的知识管理***经常很昂贵，并且不存在小部门可购买知识管理***的很多情况。由总部或公司来购买该工具。结果，还积累了除了组织的特定信息之外的大量信息。由此，当使用“模糊搜索”等时，会提取除了期望专业数据之外的大量数据。专业用户会判断该***对他/她无用，并倾向于不使用该***。

(ii)全文搜索

全文搜索是具有很长历史的最普通的搜索方法。该***也具有搜索功能。在此情况下，所使用的术语在个人之中变化。例如，在进行关于钛(tantium)的搜索的情况下，可使用诸如“Chitan(日语)”、“Chitan(日语(单宽度模式))”、“Chitantium(日语)”、“TITANIUM”、“Ti”、“Chitantium Gokin(日语)”、以及“Chitania(日语)”之类的术语进行搜索。搜索结果根据用于全文搜索的术语而变化。在这里的发明人的过去使用记录中，得到有关钛的所有信息中仅约20％被提取的结果。由此，专业用户不会感到喜欢使用该***。如果使用统一的关键字“Ti alloy(Ti合金)”，则可提取所有相关数据。

(iii)常规关键字搜索

利用关键字的搜索在可靠地提取期望数据时是有效的。然而，在诸如JICST的文档搜索之类的常规关键字搜索中，存在过多专业术语、大量类似关键字，此外，关键字的数目很大，并采用分级结构。由此，在数据注册/搜索时，有必要开发像大分类、中间分类、以及小分类的术语，以便发现貌似相关的关键字。由于这样结构的可用性很低，所以，大多数数据注册者在他们注册一些偶然发现的关键字时便感到达到目标。结果，不令人满意地将相关关键字分配到每段数据。因此，频繁发生数据读取者进行关键字搜索、但不能提取期望数据的情况。

在分级结构中的搜索中，如果用户不理解分级自身的策略和分类的概念，则他/她不能确定地进入到分级中的较低级。此外，还存在这样的情况，即：在用户发现他/她处于错误的分支的时间点上，该用户不能判断返回到哪里，并会在分级的森林中迷失。在研究***较为复杂、且跨学科的研究的数目增加的科技文档的信息搜索中，即使对于在某种程度上了解研究***的专家来说，分级搜索也是困难的。

相反，通过在屏幕中显示所选关键字，可获得以下效果。

(i)通过多次使用关键字注册/搜索屏幕，用户作为图像记住关键字的位置。

(ii)由于使必要的关键字范围减小，所以输入操作也简单了。

(iii)如果可优化屏幕可显示的关键字，则数据注册者感到喜欢输入所有关键字(人类的心理效果)

(vi)由于要添加到数据的关键字的数目不受限制，所以，用户可仅通过点击来注册该用户不很确定它们是否正确的关键字。

图33是示出作为本发明的目的的、使用关键字的知识管理***的配置概念的图。根据本发明，在创建文档的同时，在预定的数据库中积累该文档，并且容易地实现知识的共享。如图33所示，可将这样的知识管理***的配置应用于各种领域。

在本发明中，在配置中，提取匹配注册者、搜索者等并具有注册者、搜索者等的高使用频率的关键字，并将其以强调方式显示在注册屏幕或搜索屏幕上。利用该配置，可大幅减小输入和搜索的人力。在此情况下，可采用各种强调显示形式。例如，还可采用给对应的关键字赋予背景色、以不同于其它字符的颜色来显示关键字的字符、以反相(reverse video，字符颜色的反相显示)方式来显示关键字的字符、向关键字的边沿赋予标记、使关键字的字符闪烁等方法。还可采用在关键字的边上提供复选框以便用户可标记频繁使用的关键字的复选框、或在该复选框中显示使用频率排名的方法。

除了对频繁使用的关键字进行强调显示之外，例如，注册者或搜索者可定制要被强调显示的关键字。

在本发明中，还可使用将多个关键字分类为一些字段并进行分组的配置。在这样的配置中，在输入关键字时，还可鼓励用户输入多个关键字。

还可采用生成关键字的参考表、并向每个关键字赋予标识号的配置。在参考表中，与标识号相一致地存储日语关键字和诸如英语之类的外语关键字。通过这样的配置，一个数据库可用于日语和外语两者的报告。例如，当指定日语关键字时，可在搜索屏幕上同时显示诸如英语之类的外语关键字。

在同一屏幕上显示关键字的所有选项的情况下，充分地缩小范围到代表性的关键字是重要的。产生通过相同意义的多个术语表示的一个关键字、并将该关键字显示在屏幕上是重要的。构造由相同意思的多个术语所代表的一个关键字并且在屏幕上显示该关键字是重要的。考虑到要被存储在数据库中的数据的属性而确定关键字的类别的范围也是重要的。例如，在有关焊接技术的技术报告的数据库的情况下，利用关键字“焊接(welding)”，会命中大多数报告，这使得该关键字无用。因此，有必要在“焊接”的从属概念中选择从属和详细的关键字。通过这样的考虑，选择关键字，并将其显示在屏幕上。

在同一屏幕上显示关键字的所有选项的情况下，结果，充分地缩小了关键字的范围。由此，防止作为在用户之间变化的关键字而输入相同意义的术语，并且改善了数据库的可用性，

现在将通过参照附图来描述本发明的优选实施例。

图1示出了根据本发明的报告预备支持设备的例子。图1中的报告预备支持设备30支持由负责人(在该实施例中的终端C)进行的报告的预备，并将构成预备报告的报告信息电子化地存储到主数据库203、公司信息数据库220、以及个人信息数据库230中。报告信息在这里表示构成报告的各种信息，并包括例如：包括报告的内容的文档信息、报告的书志信息、以及与该报告相关联的关键字。在存在报告的相关资料的情况下，还可包括报告的相关资料的链接信息。例如，报告信息的具体内容如下。

(i)诸如故障报告、咨询报告、商务旅行报告、以及会议论文集之类的信息

(ii)用于查询和专门知识(know-how)的资料

(iii)其它公司的技术资料、公司目录、以及在会议上发布的资料

(iv)诸如科学论文和学术论文之类的信息

(v)来自客户的查询信件

(vi)与报告相关的关键字将所述信息以文档和图像的形式存储到数据库中。

通过任意计算机的CPU、存储器、其它LSI等作为硬件来实现报告预备支持设备30的配置，并且通过存储器中具有数据处理功能的所加载的程序作为软件来实现所述配置。在该图中，绘出了通过功能块的连接而实现的功能块。因此，可仅通过硬件、仅通过软件、或硬件和软件的组合，以很多形式来实现所述功能块。报告预备支持设备30可具有独立型或分布(dispersion)型的性质，在分布型中，多个设备经由网络彼此连接。

第一实施例

下文中将通过参照附图来描述第一实施例。在该实施例中，将作为例子而描述这样的流程，其中，将由负责人预备并且授权用于来自客户的查询的报告，并在之后，将该报告发送给该客户。该查询寻找有关修理部件的方法的建议(图4)。

该实施例中的主过程如图12所示。首先，接收查询(S101)，并且在这之后，生成查询接受列表，并将其显示在所涉及的人的终端上(S102)。具有监督职责的预定人基于所显示的数据确定负责人(报告预备人)(S103)。负责人搜索包括在根据本发明的支持设备中的数据库，并收集必要信息(S104)，并且基于该信息预备报告(S105)。该支持设备基于由负责人输入的预定报告信息自动地预备报告。也就是说，支持设备将报告信息置于预定模板上，并以报告的形式而布置该报告。在这之后，授权该报告(S106)，并将其发送(S107)。

现在将通过参照图1来描述该实施例。首先，在图1中，将来自客户的查询输入到输入单元2。作为输入的形式，可采用通过电子邮件等而从客户终端1输入查询的方法、由操作员将通过传真、电话等而从客户20接收的信息输入到输入单元2的方法等。在通过电子邮件接收查询的情况下，例如，通过预备如图2所示的空白表单、并以这个表单的形式接收查询，以后处理数据会变得方便。

输入到输入单元2的查询被存储在未示出的存储单元中，并还被传送到查询接受列表预备/显示单元3，在该单元中，将其与其它查询一起包括在列表中。图3是示出该列表的例子的图。将该列表显示在构成负责人终端组5的终端A、B、C……、以及授权者的终端6中的每个的屏幕上。

尽管对图3的列表中的所有查询都输入了负责人，但在恰好在接收到查询之后的阶段，负责人框是空白的。授权者从该列表中识别出接收了新查询，确定负责人，并在负责人确定单元9中输入负责人。通过确认邮件等向被输入了姓名的负责人通知该事实，即：指派他/她作为该查询的负责人。在图1的例子中，与终端C相对应的人是该查询的负责人(下文中，简称为负责人)。

首先，负责人点击位于图3的列表中最左侧上的按钮，以识别出该查询的细节，并打开图4中示出的查询状态详细表单。在该表单中，除了该查询的日期、以及诸如顾客公司中的负责人之类的书志项之外，还将电子邮件依照原样显示在查询细节的框中。负责人识别出所述内容，并经由数据库搜索单元11而向数据库搜索与该查询类似的旧查询。可通过使用报告ID号、日期、负责人的姓名等、或利用关键字，进行所述数据库搜索。

在该实施例中，在图5示出的屏幕上执行关键字搜索。该屏幕示出了这样的状态，其中选择了关键字，并且，作为一组显示所选关键字和包括该关键字的数据段的数目(在该屏幕的左上部分)。

通过具有特定配置的图形用户界面和程序来实现搜索屏幕。图13中示出了用于显示这样的屏幕的设备的配置。在图13中，将CPU 42、存储器(ROM、RAM、硬盘等)43、以及显示控制器41连接到总线45。作为这样的设备，可使用诸如通用计算机之类的各种通用信息处理器。尽管在图5中擦除了一些关键字，但它们在实际的屏幕中未被擦除(在将在后面描述的图8、14和15中也是如此)。

可将图13所示的设备经由网络连接到诸如数据库控制装置以及各种数据库的其它设备。例如，在图1中，可使用包括图13所示配置的设备作为每个终端，而且报告支持设备30可经由网络连接到该设备。

再次参照图13，将操作***(OS)和各种程序存储在存储器43中，并且在存储器43中提供用于存储图像等的区域。

显示控制器41以预定周期读取存储器43中的显示图像，并将它们输出到显示器40(在图1的每个终端中的显示器)。通过该配置，实现了本发明的图形用户界面。

将数据搜索屏幕显示在显示器40上。在该数据搜索屏幕中，将可输入的所有关键字同时显示在同一屏幕上。当点击了在该屏幕上显示的选项时，识别出将选择该选项作为关键字，并且将所选关键字和包括该关键字的数据段的数目的组显示在搜索屏幕上。通过存储在存储器43等中的GUI应用程序，而实现一系列的步骤。

通过存储在存储器43中的GUI应用程序，如上所述为每个搜索者呈现具有高使用频率的关键字，并且为每个数据注册者呈现具有高使用频率的关键字。还可以强调显示所述关键字。通过连接到设备组的数据库、数据库控制器等之间的协作，实现所述步骤。

相对于以下几点，本实施例的搜索屏幕不同于传统文档中的搜索屏幕。

首先，将关键字的所有选项显示在同一屏幕上。传统的搜索屏幕广泛使用：用户随意输入关键字的表单；以下拉菜单的方式显示候选者的表单；像大概念、中概念、以及小概念一样打开不同概念的选择窗口、并且用户从所述窗口中选择关键字的表单；通过组合所述表单而得到的方法等。通过这样的方法，可利用各种关键字来执行搜索，并且存在这样的问题，即：输入关键字的操作很复杂。在不能一眼掌握所有关键字的情况下，特别是在采用顺序地打开不同概念的选择窗口的方法的情况下，移动到附属菜单(collateralmenu)的操作需要人力，并且用户必须执行不方便且混乱的工作。

本发明的目的对操作的便利性给予了重视，因而采用以如上所述的表单形式的搜索屏幕。当如上所述、将所有关键字显示在同一屏幕上时，通过多次执行搜索，自然地掌握关键字在显示屏幕中的位置，并且由于视觉效应，发现关键字所需要的时间大幅减小。

在搜索屏幕中，将多个关键字划分为一些字段和组。将诸如大概念、中概念、以及小概念之类的不同概念的关键字平行地显示在同一屏幕上。这样的显示可鼓励用户输入在不同类别中的多个关键字。

为关键字预备参考表，并且向每个关键字赋予标识号。在参考表中，为每个标识号存储日语关键字和英语关键字。由此，当指定日语关键字时，将英语关键字同时显示在搜索屏幕上。

由于通过参考表的标识号管理关键字，所以，本发明可容易地处理在数据库中增加语言的数目的情况。例如，在改变包括上千段注册数据的数据库的配置、以便还可利用法语来搜索该数据库的情况下，它可仅通过在关键字的参考表中提供用于法语的字段、并在这些字段中输入与所述关键字相对应的法语单词而实现。将数据与关键字相关联的操作是不必要的。由此，可在不执行复杂操作的情况下，将数据库改变为可利用法语进行搜索的数据库。

在如上所述输入了关键字之后，显示对应的报告文档的列表。当选择了它们中的任一个时，显示报告的详细数据。例如，报告信息的数据具有如图10所示的结构，也就是说，由文档信息301、书志信息302、关键字303、以及相关资料链接信息304构造的结构。文档信息301是由负责人生成的句子数据等。书志信息302包括报告ID号、日期、负责人的姓名、客户的公司信息等。关键字303是由负责人输入的关键字。相关资料链接信息304是包括对理解该报告来说有用的资料、补充资源等的信息，并包括到达存储在数据库中的资料的位置所需的信息。图6是根据同一屏幕上的信息形成的易于观看的布局。负责人可考虑到显示在该屏幕上的信息，从各个角度检查对该查询的响应。

负责人考虑到该信息而预备报告。通过将所需项输入到与图6的表单相同的表单中，预备报告。在该表单中，可通过用于每个预定项的下拉菜单输入数据，并且将其设计为尽可能地不打搅用户。图6所示的表单处于这样的状态，其中，已经在必要的项中填入了数据。实际输入工作如下所述执行。例如，为了输入报告的详细数据，点击“报告的详细数据存在或不存在”框中的“编辑(EDIT)”按钮。通过该点击，出现如图7所示的句子输入屏幕，并且在此屏幕中输入句子。在此表单中，确定句子数量的上限，并且仅通过短句来描述要点。短句是足够的原因在于，位于图6的右部中的“相关数据库”项中引用的其它资料可构成于相关技术的详细数据、绘图、描述等成。由此，可显著地减小负责人的工作量，并且此外，还获得使报告文档的质量统一和改善的优点。

可通过点击位于图6的右部中的“相关数据库”框中的可应用的资料的按钮，容易地将作为相关数据库而示出的文档显示在屏幕上。当该文档是“报告”时，将该文档显示在图6所示的表单中。在相关文档中，还显示相关文档。结果，用户可通过单个搜索，利用链接看到大量的信息。可通过例如输入相关文档的ID号的方法，容易地输入报告中的相关链接。还可采用在输入链接时输入与报告的相关程度的配置。例如，可以采用以相关性的递减次序、按A、B、C的比例对链接进行排名的方法。以这样的方式，可改善以后调查相关文档时的效率。

通过点击图6的屏幕的右上部的“关键字输入”按钮显示图8，并且可在图8的屏幕上输入报告的关键字。由本发明的图形用户界面和程序实现该屏幕。像图5的搜索屏幕一样，通过图13所示的设备配置实现这样的屏幕显示。

在图13中，将CPU 42、存储器(ROM、RAM、硬盘等)43、以及显示控制器41连接到总线45。作为这样的设备，可使用诸如通用计算机之类的各种通用信息处理器。

可将图13所示的设备经由网络而连接到诸如数据库控制装置和各种数据库之类的其它设备。例如，在图1中，可使用包括图13所示的配置的设备作为每个终端，并且，报告支持设备30可经由网络连接到该设备。

再次参照图13，将操作***(OS)和各种程序存储在存储器43中，并且在存储器43中提供用于存储图像等的区域。

显示控制器41以预定周期读取存储器43中的显示图像，并将它们输出到显示器40(在图1的每个终端中的显示器)。利用该配置，实现了本发明的图形用户界面。

将数据注册屏幕显示在显示器40上。在该数据注册屏幕中，将可输入的所有关键字同时显示在同一屏幕上。当点击了在该屏幕上显示的选项时，识别出将选择该选项作为关键字，并且将所选的显示在该注册屏幕上。通过存储在存储器43中的GUI应用程序，实现一系列步骤。

通过存储在存储器43中的GUI应用程序，如上所述可为每个注册者呈现具有高使用频率的关键字，并且还可强调显示该关键字。通过连接到设备组的数据库、数据库控制器等之间的协作，实现所述步骤。

如同图5所示的搜索屏幕一样，将关键字的所有选项显示在图8所示的同一关键字输入屏幕上。将多个关键字划分为一些字段并进行分组。与那些搜索屏幕(图5)相一致地显示关键字的选项(图8中的关键字选项的组名和图5中的那些组名彼此不同)。通过采用这样的输入屏幕，可确定地执行传统上难以实现的、将关键字输入到数据库中。通过在屏幕上多次执行该操作，用户自然地掌握关键字在显示屏幕中的位置，并且发现关键字所需的时间大幅缩短。结果，几乎不需要输入关键字的人力。由于将多个关键字划分为一些字段并且进行分组，并且将诸如大概念、中概念、以及小概念之类的不同概念的关键字平行地显示在同一屏幕上，所以用户可容易地在不同类别中输入多个关键字。

如上所述，输入了关键字，并收集了必要信息。报告预备单元12(图1)接受从显示在关键字输入屏幕上的关键字选项中选择的关键字的输入，并预备报告，其包括所接收的关键字、由报告预备人预备的资料、以及由报告预备人从所呈现的报告信息中指定的报告信息作为报告信息。另一方面，在预备报告之后，将报告信息存储到包括主数据库203、公司信息数据库220、以及个人信息数据库230的数据库中而不用从外部接收请求。由于在预备报告之后，自动地将报告信息注册到数据库中而不用从外部接收请求，所以同时执行报告的预备和报告的注册。由此，如果未注册报告，则不能预备该报告，以便具有可靠性地执行向数据库的注册。

图9示出了所预备的报告的例子。在该图中示出的报告中，除了书志项和报告句子之外，还描述了关键字和参考资料。在参考资料中，描述了所存储的每个数据库的种类和标识号，使得用户可访问该数据库，以容易地获得信息。

如上所述，通过顺序地输入图6所示的必要项(下文中，称为“报告预备信息”)，自动地预备以如图9所示的预定表单形式排列的报告。

在报告预备信息的输入完成的阶段，负责人标记图4所示的表单中的“过程结束检查(process end check)”复选框。通过所述标记，完成向数据库注册该报告。在完成了注册之后，自动地从报告预备单元12将指明完成了向数据库输入报告预备的消息传送到授权者的终端6(授权者访问单元)而不用从外部接收请求。此时，标记图3中示出的查询列表中的“处理状态”框。授权者识别出它，从授权者的终端打开报告屏幕，并检查内容。结果，如果需要对内容的添加、校正等，则授权者将“过程结束检查”复选框保持不选，并要求负责人重新检查它。在该实施例中，图1中的终端A、B、C……、以及授权者的终端经由网络而连接，并且经由网络传送重新检查请求到负责人。具体地，通过电子邮件等作出重新检查请求。另一方面，如果在报告内容中不用添加/校正，则将指明授权的消息从授权者的终端6传送到批准单元14(图1)。当接收到所传送的消息时，授权单元14便访问数据库，以得到必要的报告预备信息，基于该信息预备报告，并经由报告输出单元15将该报告传送到客户端。在授权单元14中，可在该报告中***授权者的签名，并且，可将具有签名的报告传送给客户。

由于在一系列流程中执行预备报告、输入到数据库、授权、以及传送报告的过程，所以，即使预备报告而不用向数据库输入信息，也不能得到授权者的授权，并且不能发送报告。由于同时执行输入到数据库和报告的预备，所以，大幅减小了输入的人力。此外，可作为链接附加相关资料，以便可简单地形成报告文档自身，并且从这个观点来看，同样减小了输入到数据库的人力。此外，通过在***中描述预定信息的方法来预备报告。由此，大幅减小了预备报告所需的人力，并且，即使不熟悉该部门(section)中的工作过程的人(如新雇用的员工、或调入的人)也能容易地预备类似于经验丰富的员工的水平的报告。

接下来将描述在该实施例中用于报告预备的数据库的结构。图1中的数据库的配置的细节如图11所示。

由以下的数据库构造主数据库203。

(a)报告数据库(203a)

存储了诸如故障报告、咨询报告、商务旅行报告、以及会议论文集之类的信息。

(b)技术标准数据库(203b)

存储了用于频繁接收的查询、专门知识等的资料。

(c)技术资料数据库(203c)

存储了诸如其它公司的技术资料、公司目录、以及在会议上发布的资料之类的信息。

(d)技术文档数据库(203d)

存储了诸如科学论文和学术论文之类的信息。

(e)查询信件数据库(203e)

依照原样存储了来自客户的查询信件。

除了主数据库203之外，根据该实施例的***还具有公司信息数据库220、以及个人信息数据库230。公司信息数据库220是用于存储诸如公司的地址和联系方式、负责人的姓名等之类的信息的数据库。个人信息数据库230是用于存储名片的信息(姓名和联系方式)、与负责人的关系等的个人信息的数据库。

在图11中，当数据库搜索单元201向文档管理***发送搜索信息的请求时、以及当从报告预备单元205向文档管理***输入报告信息时，根据本发明的图形用户界面和程序起作用。

本实施例中的搜索屏幕(图5)还可具有这样的配置，即：从由搜索者在过去进行的搜索操作中使用的关键字中、以使用频率的递减顺序来提取预定数目的关键字，并且强调显示所提取的关键字。图14示出了该配置的例子。由于由同一搜索者使用的关键字频率的范围几乎是固定的，所以利用该配置显著地减小了搜索的人力。尽管在这里用圆圈圈起高使用频率的关键字，但还可采用向对应的关键字赋予背景色、以不同于其它字符的颜色显示关键字的字符、以反相方式来显示关键字的字符、向关键字的一边赋予标记、使关键字的字符闪烁等方法。还可采用在关键字的一边提供复选框、以便用户可标记频繁使用的关键字的复选框、或在复选框中显示使用频率排名的方法。在图14中，向搜索者给予注意并且强调显示了高使用频率的关键字。作为选择，还可采用提供用于选择数据注册者的框、并通过注意数据注册者而强调显示高使用频率的关键字的方法。

该实施例中的数据注册屏幕(图8)还可具有这样的配置，其中，从由注册者过去在注册时使用的关键字中、以高使用频率的递减顺序提取预定数目的关键字，并且强调显示所提取的关键字。图15示出了该配置的例子。由于同一注册者使用的关键字频率的范围几乎是固定的，所以，通过该配置，显著地减小了注册的人力。可以与上述方式类似的方式而采用各种强调显示方法。

在数据注册屏幕中，还可采用用于使必要的输入框有所区别的显示，如高亮显示。在本实施例的例子中，报告的种类是应当输入的项，所以可以不同于其它框的颜色而显示该框。

第二实施例

本发明的目的在于通过在同一屏幕上显示可输入的关键字的所有选项改善关键字搜索和关键字注册的效率等。与实际要执行搜索或注册的模式相一致地显示在同一屏幕上显示的关键字组。第二实施例采用这样的配置，其中可选择常规搜索和关键字搜索这两种搜索模式。在指定常规搜索模式的情况下，在单个屏幕上显示与该模式相对应的关键字组。在指定关键字搜索模式的情况下，在单个屏幕上显示与该模式相对应的另一个关键字组。下文中将详细地描述该实施例。在第一实施例中，如图5所示，将显示在单个屏幕上的技术术语的关键字呈现为选项，并且通过使用该关键字而执行搜索。作为关键字，可选择多个术语，并且，还可作出使用它们的“与”搜索。相反，第二实施例采用不仅使用技术术语的关键字、还使用报告的书志信息来执行搜索的方法，其中报告的书志信息为报告发布部门、报告的作者、预备报告日期和时间等。在收集用于预备报告的资料时，通过将预备报告的人所属的部门以及接近该部门的部门的报告包括在搜索范围中，存在可执行更有效率的搜索的情况。为这样的目的构建第二实施例的搜索方法。

图16是根据第二实施例的搜索支持设备的示意配置图。与第一实施例中的数据库搜索单元11(图1)相一致，该设备由搜索执行单元520、搜索结果显示单元525、数据库控制单元526、以及报告信息DB 527构成。搜索执行单元520由关键字搜索单元521、常规搜索单元522、以及“与”搜索单元523构成。在报告信息DB 527中，存储了构成报告的各种信息，即报告信息。搜索执行单元520经由数据库控制单元526而从搜索执行单元520检索和提取必要信息。搜索包括：关键字搜索单元521，用于执行技术术语的搜索；以及常规搜索单元522，用于执行有关报告的书志信息的搜索。可彼此独立地使用搜索的结果，并且作为选择，可由“与”搜索单元523处理搜索的结果，以进一步缩小该信息的范围。经由搜索结果显示单元525，向用户呈现以这样的方式获得的搜索结果。

图17是由图16所示的搜索支持设备实现的报告预备工作管理功能的屏幕流程。首先，显示开始屏幕，并且在这之后，显示报告菜单屏幕(T101)。随后，显示报告搜索屏幕(T102)。图19示出了报告搜索屏幕(在该图中未示出关键字)的例子，并且可从该屏幕执行常规搜索、关键字搜索、以及ID搜索。通过在位于图19的屏幕的左部中的关键字输入框(搜索字框)中输入预定的关键字，执行关键字搜索(T105)。在该实施例中，通过点击在搜索屏幕上示出的关键字的显示，在图19的左上部分中的关键字选择窗口中显示该关键字，并完成输入操作。这样的输入方法是有效率的，这是因为它易于选择关键字，一旦输入，便将所选关键字显示在关键字选择窗口中，并且将命中数目显示在关键字选择窗口的一侧。本发明不限于该输入方法，而是可采用各种方法。还可采用在关键字选择窗口中写入关键字的方法、在关键字显示框的一侧给出单选按钮并点击该按钮以便输入关键字的方法等。在此情况下，可输入最多五个关键字。从该屏幕中示出的范围中选择关键字的选项。以大项对关键字的选项进行分类，如材料名称关键字、电站关键字等。将每个大项划分为小项。在该屏幕的中央显示命中该关键字的报告文档的数目。在该例子中，1245个报告文档由第一关键字命中，而355个报告文档由第二关键字命中。

通过在图19的屏幕中点击常规搜索的行中的“搜索条件”显示图21，并且在图21的屏幕上作出常规搜索(T103)。在该例子中，作为常规搜索的项，写入报告发布部门、包括在标题中的词、报告预备人、以及报告预备日期。通过在任意项中输入关键字执行常规搜索。可通过点击与图21的常规搜索相对应的“搜索结果列表”按钮、显示搜索结果(T104)。

图23示出了在执行“与”搜索之后的搜索屏幕的例子。通过点击与图23中的“与”搜索相对应的“搜索结果列表”按钮、显示图22所示的“与”搜索的63个结果的列表。

再次参照图19，通过点击与关键字搜索相对应的“搜索结果列表”按钮、显示如图20所示的关键字搜索结果列表。

可作出从图19至23的屏幕中的任一个到依据另一个搜索屏幕显示的搜索屏幕或搜索结果列表屏幕的跳转。由此，可作出有效率的搜索。将通过参照图18来描述这一点。图18示出了图20等中的搜索执行按钮和搜索结果显示框。在图18中，关键字搜索中的命中数目是305，常规搜索中的命中数目是604，而且“与”搜索中的命中数目是63。在数值63过大的情况下，进一步缩小范围是必要的。

在该例子中，在关键字搜索结果框506或常规搜索结果框507中显示的数值过大的情况下，点击搜索条件按钮502以重新执行搜索，并且可通过点击搜索结果列表按钮501，来确认该结果。此时，关键字搜索结果框506的数值发生改变，并且互锁地，“与”搜索结果框508中显示的数值发生改变。类似的，点击搜索条件按钮504以重新执行搜索，并且可通过点击搜索结果列表按钮503来确认该结果。此时，常规搜索结果框507的数值发生改变，并且互锁地，“与”搜索结果框508中显示的数值发生改变。根据该实施例，如上所述，可通过简单的操作而迅速地获得期望的搜索结果。

通过点击和“与”搜索相对应的搜索结果列表按钮505以查看缩小范围的结果，用户可看到如图22所示的列表。

通过如上所述的过程，执行图17中从T103至T106的、缩小报告文档的范围的操作。

在图17中，ID搜索(T107)是直接输入报告ID号、以检索目标文档的方法。通过该搜索，可迅速地获得其ID号事先得知的文档。由于自动地向由***预备和存储的文档赋予特有的ID号，所以使这样的搜索有效率。作为选择，还可使用两种ID号，即，在公司中公共使用的ID号、以及专用于部门的ID号。在注册报告时，与在公司中公共使用的ID一起给出专用于部门的ID。通过从用户的登录名来确定用户所属的部门、并存储该用户输入的报告信息以便与该部门相关联，来实现这样的方法。

基于通过搜索获得的报告句子，报告者预备报告。为预备报告，将屏幕移动到“报告输入/编辑屏幕”(T111)。图24示出了报告输入/编辑屏幕的例子。从该屏幕中，程序可转移到报告细节输入屏幕(T108)、报告关键字输入屏幕(T109)、以及报告附加文件屏幕(T110)。从报告输入/编辑屏幕(T111)中，程序可经由报告相关的数据库标题显示(T112)而转移到过去报告屏幕(T113)、技术标准指南(T114)、技术文档(T115)、以及技术资料(T116)的屏幕中的每个屏幕。在数据库中的标题显示对应于位于图24的右边中部的“标题显示”按钮。通过点击该按钮显示图25所示的相关数据库列表。通过将光标放在列表中的期望的数据库上，可在该屏幕上检查期望的数据库的细节。

在预备报告时，附加与问题(matter)相关的各种类型的数据是重要的。在该实施例中，方便地附加数据。在图24的右下部放置指示为“文件注册”的按钮。通过点击该按钮，可通过单个操作将期望的文件附加到该报告。在传统的方法中，用户必须找到其中存储了期望的文件的文件夹、并掌握该文件夹的分级结构。在该实施例中，可附加数据而不用执行这样的复杂操作。

第三实施例

由于构造使用关键字的知识管理***的一个目的在于共享人们的专门知识，所以，在将该***引入到公司时，将该***引入到整个公司是前提条件。另一方面，在存储数据时使用的关键字在部门之间彼此有着很大的不同。因此，在使用关键字进行关键字搜索和报告文档注册时，可有效地使用在部门之间彼此不同的模板。第三实施例涉及满足所述需要的***。第三实施例是图1所示的***中的数据库搜索单元11、报告预备单元12、以及数据库之间的连接的修改。

图26是示出根据第三实施例的搜索支持方法的流程的流程图。首先，用户登录搜索***。在接受登录(S201)之后，基于登录名获得ID(S202)。由于从该ID中找到用户所属的部门，所以选择适于该部门的关键字组(关键字列表)(S203)。在这之后，根据所获得的ID获得用户的搜索历史记录数据，提取“重要关键字”(S204)，并且显示关键字列表(S205)。重要关键字表示用户频繁使用的关键字。由上，执行根据用户的部门的关键字列表的模板、用户频繁使用的关键字的高亮显示等，并呈现关键字搜索屏幕。

图27示出了实现图26的流程的***配置的例子。在该***中，在搜索/注册支持***之外，绘出了用于显示关键字列表的部分功能块。实际上，该***具有搜索执行单元、注册执行单元、以及用于搜索/注册的数据库(未示出它们)。在该***中，通过使用登录接受单元401所接受的登录名作为键(key)，由ID获得单元402从负责人信息DB 405中获得ID。关键字列表选择单元407通过使用所获得的ID作为键，从组织DB 409中获得用户所属部门的组织代码，并从关键字列表DB 410中选择与组织代码相对应的关键字组。由关键字列表显示单元408将所选关键字组置于预定模板上。

重要关键字提取单元403通过使用所获得的ID作为键、基于存储在搜索历史DB 406中的信息提取重要关键字。由高亮显示提供单元404高亮显示被置于预定模板上的关键字组中的预定关键字，作为所提取的重要关键字。

接下来，将描述存储在如图27所示的数据库中的数据的内容。在负责人信息DB 405中，如图28所示，与ID号相关联地存储登录名和姓名。在搜索历史记录DB 406中，如图29所示，以每个关键字的使用频率的形式存储搜索历史。通过使用ID号作为键提取数据。存储在组织DB 409中的数据如图30所示。特别地，存储负责人的姓名、组织(负责人所属部门)、以及组织代码，以便与ID相关联。此外，与如图31所示的关键字列表代码和组织代码相一致地存储被存储在关键字列表DB 410中的数据。

如上所述，将由高亮显示提供单元404和关键字列表显示单元408所获得的信息发送到图27中的显示单元，并且，向用户420呈现关键字列表屏幕。用户420观看关键字列表屏幕，并使用关键字来执行关键字搜索或数据注册。在搜索或注册时经由用户接口415和关键字输入接受单元414输入关键字，将与该关键字相关联的数据存储在主数据库203中，并且与用户ID相关联地将搜索历史存储在搜索历史DB中。

图19和图23示出了在属于材料技术Gr.的用户登录时呈现的搜索屏幕。图32示出了在属于总务部的用户登录时呈现的搜索屏幕。从所述图中可理解，所呈现的关键字在部门之间显著的变化。根据第三实施例，可考虑到部门当中的变化而执行有效的关键字搜索/注册。

第四实施例

在第四实施例中，示出了图1所示的***中的数据库搜索单元11、报告预备单元12、以及数据库之间链接的修改。

在第三实施例中，根据登录的用户的ID，呈现根据用户所属组织的关键字组。在第四实施例中，在登录之后，可通过用户的操作来改变要呈现的关键字组。例如，在属于材料技术Gr.的用户登录之后，该用户可在位于搜索屏幕(图19)(图34)的上部的部门输入框中选择“总务部”，以将搜索屏幕切换到总务部的搜索屏幕(图32)。

图35示出了用于实现这样的操作的搜索/注册支持***600。通过用户终端602、以及经由网络连接到用户终端602的搜索/注册支持设备604，来构造这个***。该***注册报告数据以便其与关键字相关联，以便可在已经预备的报告上执行关键字搜索。搜索/注册支持设备604和搜索/注册支持***600分别具有报告预备支持设备和报告预备支持***的功能。

在该***中，登录接受单元606接受用户的登录信息，并将登录名传送到用户数据获得单元620。通过使用该登录名作为键，用户数据获得单元620通过参考由用户DB 634和历史DB 636构成的用户DB组638，获得指定用户所属组织(所属部门)和用户的搜索/注册历史的数据，并将它存储到用户数据库632中。

搜索接受单元608和注册接受单元610分别接受用户的数据搜索请求和数据注册请求。当将这些请求发送到关键字获得单元(关键字选择单元)624时，关键字获得单元624参考用户数据库632和关键字组DB 622，选择要显示的关键字组。在用户数据库632中，存储具有类似于图30所示结构的结构的数据。通过该数据，登录的用户、组织、以及组织代码彼此相关联。另一方面，在关键字组DB 622中，存储具有类似于图31所示结构的结构的数据。通过该数据，组织代码以及要呈现的关键字组彼此相关联。关键字获得单元624参考用户数据库632获得用户的组织代码，并且在这之后，从关键字组DB 622获得与组织代码相对应的关键字组。通过该操作，关键字获得单元624从用户数据库632获得用户的搜索/注册历史。

在这之后，关键字获得单元624将与组织代码相对应的关键字组以及用户的搜索/注册历史传送到显示数据处理单元628。基于该数据，显示数据处理单元628执行诸如强调显示之类的数据处理。将处理后的数据传送到显示单元614，并将关键字列表显示在用户终端602的屏幕上。

关键字切换接受单元612从用户接受关键字组的切换。例如，在属于材料技术Gr.的用户登录之后，该用户在图19的搜索屏幕的上部中的部门输入框中将“材料技术Gr.”改变为“总务部”。关键字切换接受单元612接受关键字组切换请求，并将它传送到访问许可确定单元626。访问许可确定单元626通过参考用户数据库632、确定用户是否具有查看该部门的关键字组的授权。当访问许可确定单元626确定该用户可访问该关键字组时，将关键字组切换请求传送到关键字获得单元624。关键字获得单元624接收该请求，并从关键字组DB 622获得相应的关键字组。在该例子中，由关键字组DB 622选择与总务部的组织代码相对应的关键字组。在选择了关键字组之后，将关键字组传送到显示数据处理单元628。显示数据处理单元628适当地执行诸如强调显示之类的数据处理，将显示数据传送到显示单元614，并将关键字列表显示在用户终端602的屏幕上。图32示出了该屏幕的例子。

用户在该屏幕上从所显示的关键字组中选择预定的关键字，并执行搜索或注册。

搜索执行单元616接受来自用户的搜索请求，并且，利用所指定的关键字，在报告DB 630中检索报告数据。注册执行单元618接受来自用户的注册请求，并将所指定的关键字和要注册的报告数据彼此相关联地存储到报告DB630中。

搜索处理单元(搜索执行单元)616对应于图1中的数据搜索单元11，而且注册处理单元(注册执行单元)618对应于图1中的数据注册单元12。

报告DB 630包括图1中的主数据库203、公司信息数据库220、以及个人信息数据库230，而且主数据库203包括以下数据库。

(a)报告数据库(203a)

存储了诸如故障报告、咨询报告、商务旅行报告、以及会议论文集之类的信息。

(b)技术标准数据库(203b)

存储了用于频繁接收的查询、专门知识等的资料。

(c)技术资料数据库(203c)

存储了诸如其它公司的技术资料、公司目录、以及在会议上发布的资料之类的信息。

(d)技术文档数据库(203d)

存储了诸如科学论文和学术论文之类的信息。

(e)查询信件数据库(203e)

在本实施例的***中，根据用户所属的组织显示关键字组。关键字组公共地用于搜索和注册。由于执行了这样的关键字显示，所以显示了频繁地专用于该组织的关键字的列表。这样的关键字是在该组织中公共使用的术语，以便大幅减小搜索和注册的人力，并改善了工作效率。另一方面，可适当地使用另一个部门的关键字组，以便在超越组织和部门的水平上实现专门知识的共享。

尽管关键字列表显示显著地改善了搜索和注册的效率，但关键字的数目必须减小到可显示列表的程度。另一方面，为使关键字搜索的命中率极好，在某种程度上确保关键字的专业性是重要的。当关键字的选项仅为通用术语时，通过搜索命中除了目标数据之外的一些数据段，并且恶化了搜索效率。该***同时满足这样的要求。通过根据用户所属的组织选择关键字组、同时维持关键字的专业性，关键字的数目减小到可显示列表的程度。另一方面，通过使搜索和注册能够利用除了该组织的关键字之外的关键字执行，可在超越组织和部门的水平上存储和利用数据。

第五实施例

第五实施例是图1中示出的报告预备支持***的修改，并涉及具有不同于第四实施例所示的配置的配置的***。图36中示出了根据第五实施例的设备。该设备支持由报告预备人进行的报告的预备，并电子化地存储构成所预备的报告的报告信息。该报告预备支持设备经由网络连接到用户终端602和授权者的终端603，由此构成该报告预备支持***。

报告预备单元619访问报告DB 630，向用户终端602呈现报告信息，根据用户的指示而预备报告，并将构成该报告的报告信息注册到报告DB 630中。报告预备单元619包括显示单元614、搜索处理单元616、以及注册处理单元618。

显示单元614显示关键字搜索屏幕、关键字输入屏幕、通过搜索命中的文档、用于注册工作的屏幕等。

搜索处理单元616接受从显示在关键字搜索屏幕上的关键字选项中选择的关键字的输入，并向报告预备人呈现与该关键字相对应的报告的报告信息。

注册处理单元618接受从显示在关键字输入屏幕上的关键字选项中选择的关键字的输入，并预备报告，其包括作为报告信息的以下内容。

(i)所接受的关键字

(ii)由报告预备人所预备的资料、以及

(ii)由报告预备人从搜索处理单元616所呈现的报告信息中指定的报告信息

在预备报告之后，将报告信息存储在报告DB 630中而不用从外部接收请求。

关键字搜索屏幕和关键字输入屏幕是示出关键字的所有选项的列表的屏幕。显示在关键字搜索屏幕上的关键字选项和显示在关键字输入屏幕上的关键字选项彼此一致。

在预备报告之后，报告预备单元619向授权者的终端603和用户终端602通知报告预备、并且将报告信息输入到数据库中的完成而不用从外部接收请求。

在根据该实施例的设备中，以流程的形式执行预备报告、输入到数据库、以及授权的过程。如果预备报告而没有把报告输出到数据库中，则不能得到授权者的授权。由于同时执行输入报告信息到数据库中和报告的预备，所以，大幅减小了用于输入的人力。此外，可以链接的形式附加相关的资料，以便可简单地形成报告文档自身，并且从这个观点来看，也减小了输入到数据库的人力。此外，通过在***中描述预定信息的方法来预备报告。由此，大幅减小了预备报告所需的人力，并且即使不熟悉该部门中的工作过程的人，如同新雇用的员工、或调入的人，也能容易地预备类似于经验丰富的员工的水平的报告。

第六实施例

在第六实施例中，示出了第五实施例中的报告预备单元619的修改。图37示出了报告预备单元619的配置。第六实施例中的报告预备单元619由显示单元614、搜索处理单元616、所有者注册单元704、以及拾取处理单元706构成。

报告数据库630由主数据库203、公司信息数据库220、以及个人信息数据库230构成。主数据库203具有类似于第四实施例的配置。显示单元614显示关键字搜索屏幕、关键字输入屏幕、搜索命中的资料、用于执行注册工作的屏幕等。在显示搜索命中的资料等时，同时显示“所有者注册按钮”。

当用户点击“所有者注册按钮”时，将所有者注册请求传送到所有者注册单元704。所有者注册单元704响应于该请求而将用户的所有者属性赋予所显示的资料，并将结果作为报告信息存储到主数据库203中。

在显示搜索命中的资料等时，显示单元显示“拾取列表”。通过执行有关“拾取列表”的预定操作，将所显示的资料注册为报告信息。特别地，将相关资料注册请求传送到拾取处理单元706，拾取处理单元706响应于该请求而将用户的相关资料属性赋予所显示的资源，并将结果作为报告信息存储到主数据库203中。

图39示出了用于执行所有者注册(添加)的屏幕的例子。该屏幕在中央部分具有故障报告的显示屏幕，并在右上部分具有所有者注册列表显示区710。为所有者注册者(owner-register)显示在该屏幕上的报告，对于用户来说，从所有者注册列表显示区710中找到他/她的姓名并点击它是足够的。以这样的方式，可将所显示的报告附加到所有者的属性。通过执行所有者注册，可通过所有者搜索、迅速且容易地提取具有所有者姓名的属性的报告。

存在所有者注册的另一种模式。首先，点击所有者注册列表显示区710中的添加按钮。通过该点击打开新窗口，并显示可添加的人的列表，通过找到用户期望添加到所有者中的人(在此情况下，用户他/她自己)、并点击该姓名或标记复选框，可添加该人。可以这样的方式构造该窗口，即：可显示可被添加的所有人，或者可显示可在每个部门中注册的人。例如，还可使用下拉菜单表单，其中当选择了一个部门时，显示属于该部门的人的列表。

图38示出了具有这样的所有者属性的报告记录的例子。所示出的报告记录具有报告ID、报告文档ID、相关资料ID、预备人ID、以及所有者ID。相关资料ID是注册为报告的相关资料的文档的ID。预备人ID是预备报告的人的ID。以一一对应的方式向报告ID赋予预备人ID。所有者ID是执行有关报告的所有者注册的人的ID。可向单个报告ID赋予多个所有者ID。

当点击了图39中的所有者注册列表显示区710中的所有者添加按钮时，所有者注册单元704访问主数据库203，获得故障报告的记录，在所有者ID的字段中写入所有者属性数据，并将结果存储到主数据库203。

现在将描述图39中的拾取处理的过程。通过下面的过程来执行拾取处理。

(i)找到与报告信息相关联的数据，该数据预计是在预备关键字搜索、常规搜索等中的报告所必需的。

(ii)标记给予该数据的复选框715。在存在多个复选框的情况下，标记多个复选框。随后，点击拾取按钮714。

(iii)在拾取列表712中显示所选数据的ID等

(iv)在拾取列表712中显示的数据中，标记在预备报告等时实际使用的数据的复选框718(或多个复选框718)。

(v)当点击关联按钮716时，由拾取列表712选择的数据与新预备的报告的ID相关联。此时，拾取处理单元706访问主数据库203，获得故障报告的记录，并且在这之后，将相关资料属性数据写入到相关资料ID的字段中。将与报告ID相关联的资料存储在主数据库203中。

由于该实施例的配置具有所有者注册单元704，所以可迅速地访问在工作中频繁使用的文档。在没有这样的功能的情况下，必须基于预备人的姓名、报告ID等找到文档。通过使用所有者注册功能，可借助用户的姓名检索另一个人预备的报告信息的数据，这改善了对必要信息的访问能力，并且可进一步改善信息的实践使用。也就是说，通过使用所有者注册功能，还可使用除了由用户他/她自己预备的数据之外的数据，就好像该数据是由用户预备的一样。

由于提供了拾取处理单元706，所以大幅减小了检索相关资料和注册有用资料的人力。传统上，当用户在搜索Web等的时候找到有用资料时，采用复制该资料、记下该资料的URL等、并且之后将该资料注册为目标报告的相关资料的方法。相反，在该实施例的配置中，在找到有用资料时，可立即附加该资料作为相关文档而不用中断搜索/注册相关文档的工作。由此，进一步缩减了预备报告的人力。

根据该实施例，在同一屏幕上显示所有关键字的选项。由此，通过比较这些选项，可迅速且精确地选择适当的选项作为关键字。通过多次执行搜索，自然地掌握关键字在显示屏幕中的位置，并且发现关键字所需要的时间大幅减小。此外，由于可一眼掌握所有关键字，所以在输入关键字时，用户可以很轻的负担输入多个关键字。结果，将很多关键字与在数据库中注册的数据相关联变得更为容易，并且，可构造有用的数据库。

尽管已通过使用将本发明应用于对报告预备支持***的数据库的访问的例子而描述了本发明，但本发明不限于所述实施例，而且可对这些实施例进行各种修改。

例如，在前述实施例中的每个数据库可被进一步划分，或者可组合一些数据库。

在第三实施例中，还有可能根据登录名来确定所获得的ID，并根据需要调整访问。例如以这样的方式，可在管理部、人力资源部等中调整可访问保密数据的成员。

在第三实施例中，还可替代在基于根据登录名获得的ID选择在执行高亮显时、选择与用户相对应地被高亮显示的关键字组的方法，而采用选择与用户所属的部门相对应地被高亮显示的关键字组的方法。在与用户相对应地被高亮显示的关键字组的情况下，可迅速且可靠地指定商业世界中的关键人(key man)。在与用户所属的部门相对应地被高亮显示的关键字组的情况下，可迅速且可靠地指定专攻这样的问题的部门，其中要预备有关该问题的报告。

Claims (25)

1、一种数据库注册支持设备，用于支持用户将数据注册到数据库中，以便将该数据与关键字相关联，该数据库注册支持设备包括：

显示单元，用于在数据注册屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项，并鼓励用户选择任意关键字；

关键字输入接受单元，用于接受所选的关键字；以及

注册执行单元，用于在数据库中注册所述数据，以便将该数据与关键字相关联。

2、一种数据库注册支持设备，用于支持用户将数据注册到数据库中，以便将该数据与关键字相关联，该数据库注册支持设备包括：

显示单元，用于呈现数据注册屏幕，并在该数据注册屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项；

关键字输入接受单元，当点击所显示的选项时，该单元识别出选择了该选项作为关键字；以及

注册执行单元，用于在数据库中注册所述数据，以便将该数据与所选关键字相关联。

3、如权利要求1或2所述的数据库注册支持设备，还包括用户信息输入单元，用于鼓励用户标识信息的输入，

其中，所述显示单元通过参考所输入的所述标识信息，呈现数据注册屏幕。

4、如权利要求3所述的数据库注册支持设备，还包括关键字使用历史记录存储单元，用于存储与用户相关联的关键字使用历史记录，

其中，所述显示单元基于所输入的所述标识信息、引用关键字使用历史记录，从用户在过去为注册而使用的关键字中、以使用频率的递减次序提取预定数目的关键字，并在注册屏幕上强调和显示所提取的关键字。

5、如权利要求3所述的数据库注册支持设备，还包括：

关键字组数据库，用于存储多个关键字组；以及

关键字组选择单元，用于基于所输入的所述标识信息，从所述关键字组数据库中选择特定的关键字组，

其中，所述显示单元显示由所述关键字组选择单元选择的所述特定的关键字组，作为可输入的关键字的所有选项。

6、一种数据库搜索支持设备，用于支持用户通过使用关键字来检索存储在数据库中的数据，该数据库搜索支持设备包括：

显示单元，用于在数据搜索屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项，鼓励用户选择任意关键字，并且当选择了关键字时，在该搜索屏幕上显示一组所选关键字以及包括该关键字的数据段的数目；以及

搜索执行单元，用于响应于搜索开始请求，利用所选关键字开始搜索。

7、一种数据库搜索支持设备，用于支持用户通过使用关键字来检索存储在数据库中的数据，该数据库搜索支持设备包括：

显示单元，用于呈现数据搜索屏幕，并在数据注册屏幕上同时显示可输入的关键字的所有选项，当点击所显示的选项时，识别出选择了该选项作为关键字，并在该搜索屏幕上显示一组所选关键字以及包括该关键字的数据段的数目；以及

搜索执行单元，用于响应于搜索开始请求，利用所选关键字开始搜索。

8、如权利要求6或7所述的数据库搜索支持设备，还包括用户信息输入单元，用于鼓励用户标识信息的输入，

其中，所述显示单元通过参考所输入的所述标识信息，呈现数据搜索屏幕。

9、如权利要求8所述的数据库搜索支持设备，还包括关键字使用历史记录存储单元，用于存储与用户相关联的关键字使用历史记录，

其中，所述显示单元基于所输入的所述标识信息、引用关键字使用历史记录，从所述用户在过去为搜索而使用的关键字中、以使用频率的递减次序提取预定数目的关键字，并在所述搜索屏幕上强调和显示所提取的关键字。

10、如权利要求8所述的数据库搜索支持设备，还包括关键字组数据库，用于存储多个关键字组，

其中，所述显示单元具有关键字组选择单元，用于基于所输入的所述标识信息，从所述关键字组数据库中选择特定的关键字组，以及

所述显示单元显示由所述关键字组选择单元选择的所述特定的关键字组，作为可输入的关键字的所有选项。

11、如权利要求6至10中的任一个所述的数据库搜索支持设备，还包括书志信息搜索执行单元，用于利用数据的书志信息执行搜索，

其中，所述显示单元在搜索屏幕上显示在搜索时选择的一组书志信息、以及包括该书志信息的数据段的数目，并显示包括所选关键字和所输入的书志信息两者的“与”搜索数据段的数目，以及

“与”搜索数据段的所述数目与书志信息和关键字的改变互锁地改变。

12、一种数据库搜索/注册支持设备，用于支持在数据库上进行的数据搜索和数据注册，该数据库搜索/注册支持设备包括：

数据库，用于存储数据；

关键字存储单元，用于存储在所述数据的搜索和所述数据的注册时使用的关键字组，以便与指定用户所属组织的组织代码相关联；

用户数据获得单元，用于从用户获得所述组织代码；

关键字获得单元，在接受了来自用户的数据搜索请求或数据注册请求时，用于参考所获得的所述组织代码，并从所述关键字存储单元中获得与所述组织代码相对应的关键字组；

显示单元，用于向用户呈现该关键字组；以及

数据处理器，在根据所显示的关键字组指定了预定的关键字时，用于通过使用该关键字执行数据搜索或数据注册。

13、如权利要求12所述的数据库搜索/注册支持设备，其中，所述显示单元显示所述关键字组，作为可输入的关键字的所有选项。

14、如权利要求12或13所述的数据库搜索/注册支持设备，还包括关键字切换单元，用于根据用户的请求，而将所显示的关键字组切换到另一个关键字组。

15、如权利要求14所述的数据库搜索/注册支持设备，其中，所述关键字切换单元包括确定单元，用于确定是否可处理用户的请求。

16、一种报告预备支持设备，用于支持由报告预备人作出的报告的预备，并电子化地存储所预备报告的报告信息，该报告预备支持设备包括：

数据库，用于电子化地存储报告信息；以及

报告预备单元，用于访问所述数据库，向所述报告预备人呈现报告信息，根据所述报告预备人的指示预备报告，并将该报告的报告信息注册到所述数据库中，以及

所述报告预备单元包括：

搜索处理单元，用于接受从显示在关键字搜索屏幕上的关键字选项中选择的关键字的输入，并向报告预备人呈现存储在所述数据库中的、与所述关键字相对应的报告的报告信息；以及

注册处理单元，用于接受从显示在关键字输入屏幕上的关键字选项中选择的关键字的输入，预备包括所接受的关键字、由所述报告预备人创建的资料、以及由所述报告预备人从由所述信息呈现单元呈现的报告信息中指定的报告信息作为报告信息的报告，并且在预备报告之后，将所述报告信息存储到所述数据库中而不用从外部接收请求。

17、如权利要求16所述的报告预备支持设备，其中，所述关键字搜索屏幕和所述关键字输入屏幕中的每个屏幕是显示关键字的所有选项的列表的屏幕。

18、如权利要求16或17所述的报告预备支持设备，其中，在所述关键字搜索屏幕上显示的关键字选项和在所述关键字输入屏幕上显示的关键字选项彼此匹配。

19、如权利要求16至18中的任一个所述的报告预备支持设备，其中，所述报告预备单元获得与所述报告预备人相对应的号码，并且在这之后，考虑到所获得的号码，根据所述报告预备人所属的组织、呈现包括关键字选项的所述关键字搜索屏幕和所述关键字输入屏幕。

20、如权利要求16至19中的任一个所述的报告预备支持设备，还包括授权者访问单元，用于向对所述报告进行授权的授权者呈现预定信息，

其中，在预备报告之后，所述报告预备单元向授权者访问单元通知：所述报告的预备以及将所述报告信息输入到数据库中而不用从外部接收请求的完成。

21、如权利要求16至20中的任一个所述的报告预备支持设备，其中，所述搜索处理单元包括所有者注册单元，用于向所呈现的所述报告信息赋予所述报告预备人的所有者属性，并根据来自所述报告创建人的请求，将所获得的报告信息存储到所述数据库中。

22、如权利要求16至21中的任一个所述的报告预备支持设备，其中，所述搜索处理单元包括相关资料注册单元，用于向所呈现的所述报告信息赋予相关资料属性，并根据来自所述报告预备人的请求，将所述报告信息存储到所述数据库中，以及

所述注册处理单元访问所述数据库，提取对其赋予了相关资料属性的报告信息，并创建包括所提取的报告信息的报告。

23、一种用于控制设备的报告预备支持程序，该设备用于支持由报告预备人作出的报告的预备、并将所预备的报告的报告信息电子化地存储到数据库中，而且该程序使该设备执行：

接受从显示在关键字搜索屏幕上的关键字选项中选择的关键字的输入、并呈现与该关键字相对应的报告的报告信息的步骤；以及

这样的步骤，即接受从显示在关键字输入屏幕上的关键字选项中选择的关键字的输入，预备包括所接受的关键字、由报告预备人创建的资料、以及由报告预备人从由信息呈现单元呈现的报告信息中指定的报告信息作为报告信息的报告，并且在预备报告之后，将所述报告信息存储到所述数据库中而不用从外部接收请求。

24、如权利要求23所述的报告预备支持程序，其中，在所述关键字搜索屏幕和所述关键字输入屏幕中的每个屏幕上显示关键字的所有选项。

25、如权利要求23或24所述的报告预备支持程序，其中，在所述关键字搜索屏幕和所述关键字输入屏幕中的每个屏幕上显示相同的关键字选项。

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