CN111639478B - 一种基于excel文档的数据自动稽核方法及*** - Google Patents

一种基于excel文档的数据自动稽核方法及*** Download PDF

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Abstract

本发明涉及一种基于EXCEL文档的数据自动稽核方法及***,属于数据稽核领域,解决现有技术在EXCEL文档中直接进行数据稽核存在的缺陷。方法步骤如下:接收用户发送的EXCEL文档及EXCEL文档的标签,提取EXCEL文档中的数据得到待稽核数据;步骤S2:基于存储EXCEL文档的标签与EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系表,判断是否存储了所述EXCEL文档的标签,若是,基于所述对应关系表获取所述EXCEL文档的标签对应的稽核方案;若否,建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案,并将所述EXCEL文档的标签与建立的所述EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系存入所述对应关系表中;步骤S3:基于稽核方案对待稽核数据进行自动稽核。上述稽核过程脱离EXCEL格式实现,能够更加简单、便捷地实现数据的自动稽核。

Description

一种基于EXCEL文档的数据自动稽核方法及***
技术领域
本发明涉及数据稽核技术领域,尤其涉及一种基于EXCEL文档的数据自动稽核方法及***。
背景技术
Excel电子表格是Office系列办公软件的一种,实现对表格的数据处理,在日常的工作中使用非常之广;当中,对于EXCEL文档数据进行稽核是一种非常常见的用户需求,如:针对一份EXCEL文档中,对各数据列之间的数据合规性进行稽核。
传统的方法是,通过人工打开EXCEL文档后,对记录行,一项项稽核,或通过编写EXCEL公式辅助稽核,这种方式工作量非常之大,并且容易出错;使用过程中至少存在以下几个不足:
(1)当要稽核的检查点比较多时,EXCEL公式写起来非常麻烦;如生成“结果说明”中的信息:对于同一行记录中,存在有2条或2条以上的检查点时(大部分时候,要检查的点远远不只2个),用EXCEL公式来写是非常麻烦的,这些对于绝大部分对EXCEL公式不是非常熟练的人是很难做到的,有些EXCEL公式甚至本身就是无法实现;同时,在EXCEL中,同一个单元格写公式的长度是有字符长度限制的;当检查点很多时,公式长度很容易就超出限制。
对于在成千上万笔的记录中,要把被稽核出来有问题的记录挑选出来生成问题清单,这个是用EXCEL公式是无法满足的。就算是有些检查点通过EXCEL公式可以设计出来了,维护起来也是很不方便的,如果需要暂时去除部分检查点或修改部分检查点EXCEL公式时,由于EXCEL公式本身的复杂性,也是非常麻烦;特别是如果只是把部分检查点临时去除的情况,也需要反复修改EXCEL公式。
EXCEL中的公式是针对每个文档的;如果我们每个月甚至每天都要检查新的EXCEL文档的内容;传统采用的方法只能是:a.将新EXCEL文档的数据复制到带有公式的文档中;或b.在新EXCEL文档中重新写EXCEL公式。这二种方式都是很不方便的。同时,EXCEL公式本身也很容易被不小心修改或删除。
另外,对于待稽核的EXCEL文档有多个时,需要对多个文档进行整合后再做稽核的情况,目前EXCEL中也只能通过人工进行处理,很不方便。
发明内容
鉴于上述的分析,本发明旨在提供一种基于EXCEL文档的数据自动稽核方法及***,用于解决现有EXCEL文档的稽核方式存在的上述一个或多个缺陷。
本发明的目的主要是通过以下技术方案实现的:
一方面,提供了一种基于EXCEL文档的数据自动稽核方法,所述方法包括如下步骤:
步骤S1:接收用户发送的EXCEL文档及所述EXCEL文档的标签,提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据;
步骤S2:基于存储EXCEL文档的标签与EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系表,判断是否存储了所述EXCEL文档的标签,若是,基于所述对应关系表获取所述EXCEL文档的标签对应的稽核方案;若否,建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案,并将所述EXCEL文档的标签与建立的所述EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系存入所述对应关系表中;
步骤S3:基于所述稽核方案对所述待稽核数据进行自动稽核。
在上述方案的基础上,本发明还进行了如下改进:
进一步,所述方法还包括:
稽核完成后,形成所述EXCEL文档对应的稽核结果,并将所述EXCEL文档对应的稽核结果发送至所述用户。
进一步,在步骤S2中,若未存储所述EXCEL文档的标签,通过以下方式建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案:
步骤S21:设置与所述EXCEL文档唯一对应的稽核方案名称;
步骤S22:获取所述待稽核数据中包含的字段名称,基于所述字段名称及所述待稽核数据中的数据关系,为所述待稽核数据设置一条或多条稽核规则;
步骤S23:编制对应于每一所述稽核规则的唯一稽核公式;
步骤S24:建立所述稽核方案名称、稽核规则和稽核公式之间的关联关系,形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
进一步,当所述EXCEL文档的数据关系发生调整时,直接基于所述调整后的EXCEL文档的数据关系,更新所述稽核规则和对应的稽核公式,重新形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
进一步,所述步骤S4中,基于所述一个或多个稽核公式,对所述待稽核数据进行自动稽核。
另一方面,提供了一种基于EXCEL文档的数据自动稽核***,所述***包括:
EXCEL文档接收及处理模块,用于接收用户发送的EXCEL文档及所述EXCEL文档的标签,提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据;
稽核方案确定模块,用于基于存储EXCEL文档的标签与EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系表,判断是否存储了所述EXCEL文档的标签,若是,基于所述对应关系表获取所述EXCEL文档的标签对应的稽核方案;若否,建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案,并将所述EXCEL文档的标签与建立的所述EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系存入所述对应关系表中;
自动稽核模块,用于基于所述稽核方案对所述待稽核数据进行自动稽核。
进一步,所述***还包括:稽核结果形成及发送模块,用于在稽核完成后,形成所述EXCEL文档对应的稽核结果,并将所述EXCEL文档对应的稽核结果发送至所述用户。
进一步,在所述稽核方案确定模块中,若未存储所述EXCEL文档的标签,通过以下方式建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案:
设置与所述EXCEL文档唯一对应的稽核方案名称;
获取所述待稽核数据中包含的字段名称,基于所述字段名称及所述待稽核数据中的数据关系,为所述待稽核数据设置一条或多条稽核规则;
编制对应于每一所述稽核规则的唯一稽核公式;
建立所述稽核方案名称、稽核规则和稽核公式之间的关联关系,形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
进一步,在所述稽核方案确定模块中,当所述EXCEL文档的数据关系发生调整时,直接基于所述调整后的EXCEL文档的数据关系,更新所述稽核规则和对应的稽核公式,重新形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
进一步,在所述自动稽核模块中,基于所述一个或多个稽核公式,对所述待稽核数据进行自动稽核。
本发明有益效果如下:
本发明提供的基于EXCEL文档的数据自动稽核方法及***,能够通过判断是否存储了EXCEL文档的标签确定是否存储了EXCEL文档对应的稽核方案,若存储,则直接基于稽核方案直接完成待稽核数据的自动稽核,若未存储,建立匹配于EXCEL文档稽核方案后再完成待稽核数据的自动稽核;该方法能够实现在首次接收到EXCEL文档时为其建立相应的稽核方案,而后处理标签一致的EXCEL文档时,直接利用建立好的稽核方案自动完成数据稽核。能够实现对各种EXCEL文档的数据的快速稽核,有效提升数据的稽核效率,满足了用户对EXCEL文档的稽核需求。同时,在上述过程中,通过提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据,使得待稽核数据不再受EXCEL文档本身格式的限制,避免了EXCEL文档中复杂的稽核方案设置方式造成的稽核效率降低的问题。
本发明中,上述各技术方案之间还可以相互组合,以实现更多的优选组合方案。本发明的其他特征和优点将在随后的说明书中阐述,并且,部分优点可从说明书中变得显而易见,或者通过实施本发明而了解。本发明的目的和其他优点可通过说明书、权利要求书以及附图中所特别指出的内容中来实现和获得。
附图说明
附图仅用于示出具体实施例的目的,而并不认为是对本发明的限制,在整个附图中,相同的参考符号表示相同的部件。
图1为本发明实施例1中的基于EXCEL文档的数据自动稽核方法流程图;
图2为本发明实施例2中的基于EXCEL文档的数据自动稽核***结构示意图。
具体实施方式
下面结合附图来具体描述本发明的优选实施例,其中,附图构成本申请一部分,并与本发明的实施例一起用于阐释本发明的原理,并非用于限定本发明的范围。
实施例1
在本发明的实施例1中,公开了一种基于EXCEL文档的数据自动稽核方法,流程图如图1所示,包括以下步骤:
步骤S1:接收用户发送的EXCEL文档及所述EXCEL文档的标签,提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据;
步骤S2:基于存储EXCEL文档的标签与EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系表,判断是否存储了所述EXCEL文档的标签,若是,基于所述对应关系表获取所述EXCEL文档的标签对应的稽核方案;若否,建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案,并将所述EXCEL文档的标签与建立的所述EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系存入所述对应关系表中;
步骤S3:基于所述稽核方案对所述待稽核数据进行自动稽核。
需要说明的是,在上述方法中,EXCEL文档的标签需要用户基于EXCEL文档针对性设置,以能够唯一识别同一类型、且采用同一稽核方案的待稽核数据。
与现有技术相比,本实施例提供的基于EXCEL文档的数据自动稽核方法,能够通过判断是否存储了EXCEL文档的标签确定是否存储了EXCEL文档对应的稽核方案,若存储,则直接基于稽核方案直接完成待稽核数据的自动稽核,若未存储,建立匹配于EXCEL文档稽核方案后再完成待稽核数据的自动稽核;该方法能够实现在首次接收到EXCEL文档时为其建立相应的稽核方案,而后处理标签一致的EXCEL文档时,直接利用建立好的稽核方案自动完成数据稽核。能够实现对各种EXCEL文档的数据的快速稽核,有效提升数据的稽核效率,满足了用户对EXCEL文档的稽核需求。同时,在上述过程中,通过提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据,使得待稽核数据不再受EXCEL文档本身格式的限制,避免了EXCEL文档中复杂的稽核方案设置方式造成的稽核效率降低的问题。
上述方法还可以包括以下步骤:
步骤S4:稽核完成后,形成所述EXCEL文档对应的稽核结果,并将所述EXCEL文档对应的稽核结果发送至所述用户。示例性地,在稽核结果中可标注出稽核未通过的数据及稽核未通过原因,以便用户更直观地了解到稽核的情况。
优选地,每一EXCEL文档唯一对应一种稽核方案,同时,在稽核方案中,存储有一个或多个稽核规则,每一条稽核规则对应一个稽核公式,利用该稽核公式对数据格式调整后的待稽核数据进行自动稽核。
优选地,在步骤S2中,若未存储所述EXCEL文档的标签,可通过以下方式,建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案:
步骤S21:设置与所述EXCEL文档唯一对应的稽核方案名称;
步骤S22:获取所述待稽核数据中包含的字段名称,基于所述字段名称及所述待稽核数据中的数据关系,为所述待稽核数据设置一条或多条稽核规则;
步骤S23:编制对应于所述稽核规则的稽核公式;
步骤S24:建立所述稽核方案名称、稽核规则和稽核公式之间的关联关系,形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。在本实施例中,稽核方案设置好后,可以被多次引用。
当所述EXCEL文档的数据关系发生调整时,可直接基于所述调整后的数据关系,更新所述稽核规则和对应的稽核公式,重新形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
上述方法中,在提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据过程中,自动判断每个字段的数据类型,包括:数值型、日期型、布尔型、字符型;其中,日期型:主是指是日期格式的;数值型,主要是指整数或小数的数值;布尔型:主要是真和假两种状态;字符型:以上三个类型以外的都作为字符型;对于自动识别出来的数据类型,如果有需要,用户也可以进行调整。
数据类型确认后,本实施例将能自动地建立数据类型正确与否的稽核检查点(即:自动的默认生成稽核规则和对应的稽核公式),检查的内容可以包括:
(1)当导入的数据中,日期型的字段,存在有不是日期型的数据时,则进行提示;
(2)当导入的数据中,数值型的字段,存在有不是数值型的数据时,则进行提示;
(3)当导入的数据中,布尔型的字段,存在有不是布尔型的数据时,则进行提示。
稽核公式设置时,不需要在EXCEL中建立任何EXCEL公式,通过本实施例中方法即可简单、快捷地设置稽核公式。有以下关键信息做进一步说明:数据列:为“稽核方案设置单元”中,根据指定EXCEL文档获取到的列,本例为:列名001、列名002、列名003、列名004、列名005、列名006。稽核公式:由数据列、各种运算符(+、-、*、/、==、>、>=、<、<=、||、并且、或者等)所组成。稽核公式设置好后,可以通过“验证”功能进行验证公式的语法是否正确。注:公式不成立时,表示稽核不通过。这里,每个稽核规则,我们只对一个检查点设置稽核公式,而不是将多个检查点通过复杂公式组合起来,所以,通过“运算公式设置单元”设置出来的稽核公式可维护性高。同时,设置好的公式,可以通过“验证”功能自动验证公式设置是否有误,验证后,如果公式有误,本***也将能自动定位到出错的位置,对电脑的操作技能要求,远远低于EXCEL公式。
需要说明的是,在本实施例提供的基于EXCEL文档的数据自动稽核方法中,
(1)对于稽核公式的建立,不需要在EXCEL中建立任何EXCEL公式,本实施例还可通过提供一个可视化功能界面,实现简单、快捷地供设置稽核公式;针对检查点较多的情况,可以对每个检查分别单独设置稽核公式;并自定义每个检查点当检查出疑点后给予的提示内容;这也意味着,本方法中每个检查点之间是相互独立的,假如有20个检查点,我们只需要分析设置20个稽核公式,设置起来简单、方便,各个检查点之间互不影响;这样的话,很好地解决了EXCEL公式过长的问题。同时对于提示的信息,也可以根据要求自由设置。稽核公式设置好后,可以设置其状态,即:启用或停用;当我们有些稽核公式暂时要去除时,只需要将他停用就可以。后续如果还重新使用,则可以重新启用,而不需要重新写稽核公式。
(2)有些稽核规则比较明确的稽核公式,比如,对数据类型的检查,可以自动地建立稽核公式。
(3)对数据检查完成后,本实施例对稽核有异常的记录自动生成一份报告,并以条目化的方式,清晰列举出每条记录存在的疑点,同一笔记录可以有1个或多个的疑点提示。由于设置检查稽核公式、执行检查,两个功能的分离的,所以可以有效防止稽核公式被不小心修改或删除。
(3)在本实施例中,所有检查的稽核公式不再需要在EXCEL中编写;我们只要通过本实施例中指定要检查的EXCEL文档,其将自动对文档进行检查;针对于每个月甚至每天都要检查新的EXCEL文档内的情况,也不需重要重新设置稽核公式。
实施例2
本实施例2公开了一种基于EXCEL文档的数据自动稽核***,所述***包括:EXCEL文档接收及处理模块,用于接收用户发送的EXCEL文档及所述EXCEL文档的标签,提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据;稽核方案确定模块,用于基于存储EXCEL文档的标签与EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系表,判断是否存储了所述EXCEL文档的标签,若是,基于所述对应关系表获取所述EXCEL文档的标签对应的稽核方案;若否,建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案,并将所述EXCEL文档的标签与建立的所述EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系存入所述对应关系表中;自动稽核模块,用于基于所述稽核方案对所述待稽核数据进行自动稽核。
优选地,所述***还包括稽核结果形成及发送模块,用于在稽核完成后,形成所述EXCEL文档对应的稽核结果,并将所述EXCEL文档对应的稽核结果发送至所述用户。
优选地,在所述稽核方案确定模块中,若未存储所述EXCEL文档的标签,通过以下方式建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案:
设置与所述EXCEL文档唯一对应的稽核方案名称;
获取所述待稽核数据中包含的字段名称,基于所述字段名称及所述待稽核数据中的数据关系,为所述待稽核数据设置一条或多条稽核规则;
编制对应于每一所述稽核规则的唯一稽核公式;
建立所述稽核方案名称、稽核规则和稽核公式之间的关联关系,形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
优选地,在所述稽核方案确定模块中,当所述EXCEL文档的数据关系发生调整时,直接基于所述调整后的EXCEL文档的数据关系,更新所述稽核规则和对应的稽核公式,重新形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
优选地,在所述自动稽核模块中,基于所述一个或多个稽核公式,对所述待稽核数据进行自动稽核。
本发明***实施例的具体实施过程参见上述方法实施例即可,本实施例在此不再赘述。由于本***实施例与上述方法实施例原理相同,所以本***也具有上述方法实施例相应的技术效果。
本领域技术人员可以理解,实现上述实施例方法的全部或部分流程,可以通过计算机程序来指令相关的硬件来完成,所述的程序可存储于计算机可读存储介质中。其中,所述计算机可读存储介质为磁盘、光盘、只读存储记忆体或随机存储记忆体等。
以上所述,仅为本发明较佳的具体实施方式,但本发明的保护范围并不局限于此,任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内,可轻易想到的变化或替换,都应涵盖在本发明的保护范围之内。

Claims (8)

1.一种基于EXCEL文档的数据自动稽核方法,其特征在于,所述方法包括如下步骤:
步骤S1:接收用户发送的EXCEL文档及所述EXCEL文档的标签,提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据;
步骤S2:基于存储EXCEL文档的标签与EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系表,判断是否存储了所述EXCEL文档的标签,若是,基于所述对应关系表获取所述EXCEL文档的标签对应的稽核方案;若否,建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案,并将所述EXCEL文档的标签与建立的所述EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系存入所述对应关系表中;
步骤S3:基于所述稽核方案对所述待稽核数据进行自动稽核;
其中,EXCEL文档的标签由用户基于EXCEL文档针对性设置,以唯一识别同一类型、且采用同一稽核方案的待稽核数据;每一EXCEL文档唯一对应一种稽核方案;
在步骤S2中,若未存储所述EXCEL文档的标签,通过以下方式建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案:
步骤S21:设置与所述EXCEL文档唯一对应的稽核方案名称;
步骤S22:获取所述待稽核数据中包含的字段名称,基于所述字段名称及所述待稽核数据中的数据关系,为所述待稽核数据设置一条或多条稽核规则;
步骤S23:编制对应于每一所述稽核规则的唯一稽核公式;
步骤S24:建立所述稽核方案名称、稽核规则和稽核公式之间的关联关系,形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
2.根据权利要求1所述的基于EXCEL文档的数据自动稽核方法,其特征在于,所述方法还包括:
稽核完成后,形成所述EXCEL文档对应的稽核结果,并将所述EXCEL文档对应的稽核结果发送至所述用户。
3.根据权利要求1或2所述的基于EXCEL文档的数据自动稽核方法,其特征在于,当所述EXCEL文档的数据关系发生调整时,直接基于所述调整后的EXCEL文档的数据关系,更新所述稽核规则和对应的稽核公式,重新形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
4.根据权利要求1或2所述的基于EXCEL文档的数据自动稽核方法,其特征在于,基于一个或多个所述稽核公式,对所述待稽核数据进行自动稽核。
5.一种基于EXCEL文档的数据自动稽核***,其特征在于,所述***包括:
EXCEL文档接收及处理模块,用于接收用户发送的EXCEL文档及所述EXCEL文档的标签,提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据;
稽核方案确定模块,用于基于存储EXCEL文档的标签与EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系表,判断是否存储了所述EXCEL文档的标签,若是,基于所述对应关系表获取所述EXCEL文档的标签对应的稽核方案;若否,建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案,并将所述EXCEL文档的标签与建立的所述EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系存入所述对应关系表中;
自动稽核模块,用于基于所述稽核方案对所述待稽核数据进行自动稽核;
其中,EXCEL文档的标签由用户基于EXCEL文档针对性设置,以唯一识别同一类型、且采用同一稽核方案的待稽核数据;每一EXCEL文档唯一对应一种稽核方案;
在所述稽核方案确定模块中,若未存储所述EXCEL文档的标签,通过以下方式建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案:
设置与所述EXCEL文档唯一对应的稽核方案名称;
获取所述待稽核数据中包含的字段名称,基于所述字段名称及所述待稽核数据中的数据关系,为所述待稽核数据设置一条或多条稽核规则;
编制对应于每一所述稽核规则的唯一稽核公式;
建立所述稽核方案名称、稽核规则和稽核公式之间的关联关系,形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
6.根据权利要求5所述的基于EXCEL文档的数据自动稽核***,其特征在于,所述***还包括稽核结果形成及发送模块,用于在稽核完成后,形成所述EXCEL文档对应的稽核结果,并将所述EXCEL文档对应的稽核结果发送至所述用户。
7.根据权利要求5或6所述的基于EXCEL文档的数据自动稽核***,其特征在于,在所述稽核方案确定模块中,当所述EXCEL文档的数据关系发生调整时,直接基于所述调整后的EXCEL文档的数据关系,更新所述稽核规则和对应的稽核公式,重新形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
8.根据权利要求5或6所述的基于EXCEL文档的数据自动稽核***,其特征在于,在所述自动稽核模块中,基于一个或多个所述稽核公式,对所述待稽核数据进行自动稽核。
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