CN111241364A - 一种纸质文件跟踪方法和装置 - Google Patents

Abstract

本申请涉及一种纸质文件跟踪方法和装置，所述方法包括：获取终端上传的第一身份信息；当所述第一身份信息通过验证时，根据所述第一身份信息确定对应的用户是否具有纸质文件的管理权限；若所述第一身份信息对应的用户具有所述纸质文件的管理权限，则生成针对所述纸质文件的唯一编码；确定所述纸质文件的文件流转模式；根据所述文件流转模式和唯一编码跟踪所述纸质文件。应用本实施例，通过电子化方式赋予每份纸质文件唯一编码，使用硬件设备跟踪该唯一编码来实现对纸质文件全过程的跟踪，所有环节参与人员将在***跟踪线中留痕，使文件来源、经办人等信息都有迹可循，提高纸质文件的管理效率。

Description

一种纸质文件跟踪方法和装置

技术领域

本申请涉及互联网技术领域，特别是涉及一种纸质文件跟踪方法和装置。

背景技术

公文(又称公务文书、公务文件)是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，其中有一类较为特殊的公文，涉及国家和单位的秘密，具有高度的保密性，称为涉密公文，根据其保密程度，可细分为绝密公文、机密公文以及秘密公文。该类公文不允许进行网络传输，只能采取纸质的形式进行流转，各单位的保密员负责纸质密件的传递、跟踪、记录等工作。

现政府部门对纸质密件的跟踪管理方案大致可分为两种：方案一：通过密件收发登记簿人工记录纸质密件的流转信息；方案二：将纸质密件投递至公文交换箱中，投件与收件都通过公文箱进行交换，以实现对纸质密件的流转信息的记录。

然而，上述两种纸质密件的跟踪管理方案存在一些缺陷。具体地，方案一：用户在登记簿上人工记录文件流转信息，未运用电子化跟踪手段，在实际操作中，难以跟踪全过程信息，导致容易丢件与外泄；方案二：通过电子化的手段实现了对纸质密件的收发情况跟踪，可跟踪用户身份与流程节点的一致性，节省了用户的人工操作量，但是在流转出现异常时，该方案难以对其进行干预，无法跟踪分析密件办文情况等数据信息。

发明内容

基于此，有必要针对上述技术问题，提供一种能够实现对纸质文件全过程流转的跟踪的纸质文件跟踪方法和装置。

一种纸质文件跟踪方法，所述方法包括：

获取终端上传的第一身份信息；

当所述第一身份信息通过验证时，根据所述第一身份信息确定对应的用户是否具有纸质文件的管理权限；

若所述第一身份信息对应的用户具有所述纸质文件的管理权限，则生成针对所述纸质文件的唯一编码；

确定所述纸质文件的文件流转模式；

根据所述文件流转模式和唯一编码跟踪所述纸质文件。

在其中一个实施例中，在所述生成针对所述纸质文件的唯一编码的步骤之后，所述方法还包括：

获取所述终端上传的第二身份信息并保存，所述第二身份信息对应的用户具有所述纸质文件的办理权限；

向具有所述纸质文件的办理权限的用户推送针对所述纸质文件的待取件消息。

在其中一个实施例中，当所述文件流转模式为编码流转模式时，所述唯一编码以条形码或者二维码的形式粘贴于所述纸质文件上，所述根据所述文件流转模式和唯一编码跟踪所述纸质文件的步骤包括：

获取文件交换箱上传的第一操作信息；所述第一操作信息为所述文件交换箱扫描所述条形码或者二维码并存放好所述纸质文件关门后上传，所述第一操作信息包括所述第一身份信息；

根据所述第一操作信息生成所述纸质文件的第一文件流转信息。

在其中一个实施例中，所述根据所述文件流转模式和所述唯一编码跟踪所述纸质文件的步骤，还包括：

获取所述文件交换箱上传的待验证身份信息；

当所述待验证身份信息通过验证时，判断所述待验证身份信息与所述第二身份信息是否匹配；

若所述待验证身份信息与所述第二身份信息匹配，则将所述待验证身份信息对应的用户确定为具有所述纸质文件的办理权限；

根据所述办理权限打开所述文件交换箱，在所述文件交换箱关闭后，接收到所述文件交换箱上传的第二操作信息；所述第二操作信息包括所述第二身份信息；

根据所述第二操作信息生成所述纸质文件的第二文件流转信息。

在其中一个实施例中，当所述文件流转模式为RFID流转模式时，所述唯一编码以RFID标签的形式粘贴于所述纸质文件上。

在其中一个实施例中，所述根据所述文件流转模式和所述唯一编码跟踪所述纸质文件的步骤包括：

通过RFID阅读器读取所述RFID标签得到唯一编码；所述RFID阅读器具有对应的待验证身份信息；

获取所述RFID阅读器上传的所述唯一编码和待验证身份信息；

当所述待验证身份信息通过验证时，判断所述待验证身份信息与所述第二身份信息是否匹配；

若所述待验证身份信息与所述第二身份信息匹配，则将所述待验证身份信息对应的用户确定为具有所述唯一编码对应纸质文件的办理权限；

获取所述RFID阅读器上传的第三操作信息；所述第三操作信息包括所述第二身份信息；

根据所述第三操作信息生成所述纸质文件的第三文件流转信息。

在其中一个实施例中，所述方法还包括：

若在预设时间内未接收到所述纸质文件的操作信息，则生成跟踪处理信息；

将所述跟踪处理信息推送至所述第二身份信息对应的用户；所述跟踪处理信息包括实时沟通信息、文件撤回信息、文件强制办结信息以及文件催办信息；

记录所述纸质文件的文件办理信息，所述文件办理信息包括取件时间、文件办理人、文件办理时间、催办次数以及文件办理时长。

在其中一个实施例中，所述方法还包括：

当所述纸质文件流转回所述第一身份信息对应的用户时，接收到终端上传的所述纸质文件的办结信息；所述办结信息包括第一身份信息；

根据所述办结信息生成第四文件流转信息；

根据所述文件办理信息、所述第一文件流转信息、所述第二文件流转信息、所述第三文件流转信息以及第四文件流转信息生成文件流转跟踪线。

在其中一个实施例中，所述方法还包括：

统计全部的所述文件流转跟踪线；

根据所述文件流转跟踪线生成办文数据报表；所述办文数据报表包括各单位办理文件数量、人均办理效率、人均办理文件数量以及文件平均办理时长。

一种纸质文件跟踪装置，所述装置包括：

第一身份信息获取模块，用于获取终端上传的第一身份信息；

管理权限确定模块，用于当所述第一身份信息通过验证时，根据所述第一身份信息确定对应的用户是否具有纸质文件的管理权限；

唯一编码生成模块，用于若所述第一身份信息对应的用户具有所述纸质文件的管理权限，则生成针对所述纸质文件的唯一编码；

文件流转模式确定模块，用于确定所述纸质文件的文件流转模式；

纸质文件跟踪模块，用于根据所述文件流转模式和唯一编码跟踪所述纸质文件。

一种计算机设备，包括存储器、处理器及存储在存储器上并可在处理器上运行的计算机程序，所述处理器执行所述计算机程序时实现如上述的一种纸质文件跟踪方法。

一种计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序，所述计算机程序被处理器执行时实现如上述的一种纸质文件跟踪方法。

上述纸质密件跟踪方法和装置，获取终端上传的第一身份信息，当第一身份信息通过验证时，若确定第一身份信息对应的用户具有纸质文件的管理权限，则生成针对纸质文件的唯一编码，并在确定纸质文件的文件流转模式，根据文件流转模式和唯一编码跟踪纸质文件。应用本实施例，通过电子化方式赋予每份纸质文件唯一编码，使用硬件设备跟踪该唯一编码来实现对纸质文件全过程的跟踪，所有环节参与人员将在***跟踪线中留痕，使文件来源、经办人等信息都有迹可循，提高纸质文件的管理效率。

附图说明

图1为一个实施例中纸质文件跟踪方法的应用环境图；

图2为一个实施例中纸质文件跟踪方法的流程示意图；

图3为一个实施例中权限验证的示意图；

图4为一个实施例中流程引擎的示意图；

图5为一个实施例中纸质密件跟踪方法的实现流程示意图；

图6为一个实施例中纸质文件跟踪装置的结构框图；

图7为一个实施例中计算机设备的内部结构图。

具体实施方式

为了使本申请的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本申请进行进一步详细说明。应当理解，此处描述的具体实施例仅仅用以解释本申请，并不用于限定本申请。

本申请提供一种纸质文件跟踪方法，可以应用于如图1所示的应用环境中。其中，终端102和服务器104通过网络进行通信，终端106和服务器104通过网络进行通信。其中，终端102和和终端106可以但不限于是各种个人计算机、笔记本电脑、智能手机、平板电脑、RFID阅读器、文件交换箱和便携式可穿戴设备，服务器104可以用独立的服务器或者是多个服务器组成的服务器集群来实现。

在一个实施例中，如图2所示，提供了一种纸质文件跟踪方法，以该方法应用于图1中的服务器为例进行说明，包括以下步骤：

步骤202，获取终端上传的第一身份信息。

在具体实现中，纸质文件是指的具有高度的保密性的公文，通常也涉密公文或者纸质密件。下面以纸质文件为纸质密件为例进行说明。

本实施例针对纸质密件提供了一种纸质密件跟踪***，由五个部分组成：纸质密件跟踪服务、统一身份认证服务、权限管理服务、外部设备管理服务和跟踪数据分析服务，其中，外部设备管理服务包含编码云打印服务、智能文件交换服务和RFID(RadioFrequency Identification，射频识别)标签跟踪服务。以上所述组件皆通过网络互联。

当用户(保密员)通过终端登录纸质密件跟踪***，将上传其对应的第一身份信息。其中，第一身份信息可以是通过终端摄像头拍摄的人脸图像，也可以是用户通过终端登录纸质密件跟踪***时所输入的账号和密码。

步骤204，当所述第一身份信息通过验证时，根据所述第一身份信息确定对应的用户是否具有纸质文件的管理权限。

通过统一身份认证服务，调用预存的身份信息进行比对，将验证结果推送至权限管理服务中，权限管理服务将根据第一身份信息确定对应的用户所具有的操作权限。

具体地，预存的身份信息可以是人脸图像，也可是账号和密码，如果统一身份认证服务通过比对确定第一身份信息和预存的身份信息匹配时，可以确定第一身份信息通过验证，当然，如果统一身份认证服务通过比对确定第一身份信息和预存的身份信息不匹配时，则可以向相应用户反馈身份认证失败的消息。

随后，可以将第一身份信息提交至权限管理服务，在权限管理服务中针对不同的身份信息设置有不同的操作权限，故可以根据第一身份信息确定对应的用户所具有的操作权限。

步骤206，若所述第一身份信息对应的用户具有所述纸质文件的管理权限，则生成针对所述纸质文件的唯一编码。

纸质密件跟踪***调用权限管理服务，确定第一身份信息对应的用户所具有的操作权限，当权限管理服务确定该第一身份信息对应的用户所具有的操作权限后，将该包含操作权限的验证结果反馈至纸质密件跟踪***。

纸质密件跟踪***获取到权限管理服务反馈的第一身份信息对应的用户的操作权限后，以轻应用的形式(比如微信小程序)根据与操作权限提供相应的跟踪操作界面，使得用户可以在相应的界面上进行密件流转操作。密件流转操作包含密件登记、密件签收、密件承办、密件审批、密件办结、密件增发、密件归档、密件催办等等。

其中，在确定第一身份信息对应的用户具有管理权限时，说明该第一身份信息对应的用户为管理员，比如该纸质密件的保密员，此时可以进入针对密件登记页面，用户可以通过该页面根据提示进行密件登记。当完成纸质密件登记后，将生成针对该纸质密件的唯一编码。

具体地，纸质密件跟踪***可以根据预设的编码规则为每份纸质密件生成唯一编码，如“年份”、“流水号”、“单位”、“区域”等信息，以数据表的形式存储该配对信息作为纸质密件的唯一编码。

步骤208，确定所述纸质文件的文件流转模式。

在本实施例中，纸质密件的文件流转模式有两种，分别是编码流转模式和RFID流转模式。其中，编码流转模式是采用条形码或者二维码的形式承载纸质密件的唯一编码，RFID流转模式则是采用RFID标签的形式承载纸质密件的唯一编码。其中，唯一编码可以粘贴于纸质密件的封皮上或者内嵌于纸质密件中。

步骤210，根据所述文件流转模式和唯一编码跟踪所述纸质文件。

在本实施例中，在确定纸质密件的文件流转模式后，将基于该文件流转模式和唯一编码对纸质密件的密件流转信息进行追踪。

上述纸质密件跟踪方法和装置，获取终端上传的第一身份信息，当第一身份信息通过验证时，若确定第一身份信息对应的用户具有纸质文件的管理权限，则生成针对纸质文件的唯一编码，并在确定纸质文件的文件流转模式，根据文件流转模式和唯一编码跟踪纸质文件。应用本实施例，通过电子化方式赋予每份纸质文件唯一编码，使用硬件设备(比如文件交换箱和RFID阅读器)跟踪该唯一编码来实现对纸质文件全过程的跟踪，所有环节参与人员将在***跟踪线中留痕，使文件来源、经办人等信息都有迹可循，提高纸质文件的管理效率。

在一个实施例中，在所述生成针对所述纸质文件的唯一编码的步骤之后，所述方法还可以包括：获取所述终端上传的第二身份信息并保存，所述第二身份信息对应的用户具有所述纸质文件的办理权限；向具有所述纸质文件的办理权限的用户推送针对所述纸质文件的待取件消息。

管理员在纸质密件跟踪***中登记纸质密件后，可以选择下一承办该纸质密件的承办人，具体地，在管理员可以通过终端输入承办人的身份信息(第二身份信息)，纸质密件跟踪***将保存该身份信息，并确定该身份信息对应的承办人具有纸质密件的办理权限，随后，可以向承办人推送针对该纸质文件的待取件消息。其中，待取件消息可以是短信或者政务微信。

在一个实施例中，当所述文件流转模式为编码流转模式时，所述唯一编码以条形码或者二维码的形式粘贴于所述纸质文件上，所述步骤210可以包括：获取文件交换箱上传的第一操作信息；所述第一操作信息为所述文件交换箱扫描所述条形码或者二维码并存放好所述纸质文件关门后上传，所述第一操作信息包括所述第一身份信息；根据所述第一操作信息生成所述纸质文件的第一文件流转信息。

当管理员选择编码流转模式时，将唯一编码推送至编码云打印服务，编码云打印服务获取云打印机的唯一SN标识(Serial Number，产品序列号)，通过标准网络编程接口调用所述云打印机打印唯一编码至贴纸上，随后将打印成功结果返回纸质密件跟踪***。打印有唯一编码的贴纸可以粘贴在纸质文件的封皮上。

具体地，文件交换箱通过读取条形码或者二维码获得纸质密件的唯一编码，在文件交换箱通过刷身份证或者人脸识别的方式确定是保密员后，可以打开文件交换箱并存放纸质密件后关闭后，将生成包括保密员身份信息的第一操作信息并上传至智能文件交换服务，智能文件交换服务则将基于第一操作信息获取到纸质密件的第一密件流转信息，并将第一密件流转信息以接口的形式返回至纸质密件跟踪服务。

在一个实施例中，所述步骤210还可以包括：获取所述文件交换箱上传的待验证身份信息；当所述待验证身份信息通过验证时，判断所述待验证身份信息与所述第二身份信息是否匹配；若所述待验证身份信息与所述第二身份信息匹配，则将所述待验证身份信息对应的用户确定为具有所述纸质文件的办理权限；根据所述办理权限打开所述文件交换箱，在所述文件交换箱关闭后，接收到所述文件交换箱上传的第二操作信息；所述第二操作信息包括所述第二身份信息；根据所述第二操作信息生成所述纸质文件的第二文件流转信息。

根据前述可知，管理员已经确定纸质密件的承办人，承办人接收到应用唤起消息后，可以前往文件交换箱取件，具体地，可以在文件交换箱通过刷身份证或者人脸识别的方式，通过统一身份认证服务上传待验证身份信息，然后再通过权限管理服务确定相应的操作权限，当确定待验证身份信息为承办人的身份信息后，将打开文件交换箱，承办人取件后可以关闭文件交换箱，关闭后文件交换箱将生成包括承办人身份信息的第二操作信息，并上传至智能文件交换服务，智能文件交换服务则将基于第二操作信息获取到纸质密件的第二密件流转信息，并将第二密件流转信息以接口的形式返回至纸质密件跟踪服务。

在一个实施例中，当所述文件流转模式为RFID流转模式时，所述唯一编码以RFID标签的形式粘贴于所述纸质文件上。

当管理员选择以RFID标签流转模式时，纸质密件跟踪***通过电子标签协议传输纸质密件的唯一编码至RFID读写器中，以无接触的方式向RFID标签中写入唯一编码，建立RFID标签唯一UID(User Identification，用户身份证明)与纸质密件的唯一编码之间的对应关系。其中，RFID标签可以粘贴于纸质密件的上。

在一个实施例中，所述根据所述文件流转模式和所述唯一编码跟踪所述纸质文件的步骤包括：通过RFID阅读器读取所述RFID标签得到唯一编码；所述RFID阅读器具有对应的待验证身份信息；获取所述RFID阅读器上传的所述唯一编码和待验证身份信息；当所述待验证身份信息通过验证时，判断所述待验证身份信息与所述第二身份信息是否匹配；若所述待验证身份信息与所述第二身份信息匹配，则将所述待验证身份信息对应的用户确定为具有所述唯一编码对应纸质文件的办理权限；获取所述RFID阅读器上传的第三操作信息；所述第三操作信息包括所述第二身份信息；根据所述第三操作信息生成所述纸质文件的第三文件流转信息。

具体地，承办人可以使用RFID阅读器接收并读取RFID标签发出的无线电波，获取纸质密件的唯一编码，通过RFID阅读器传输唯一编码和待验证身份信息至统一身份认证服务进行身份验证，然后再通过权限管理服务确定相应的操作权限，当确定待验证身份信息为承办人后，承办人可以拿走纸质文件，此时还将生成并上传包括承办人身份信息的第三操作信息至RFID标签跟踪服务，RFID标签跟踪服务则将基于第三操作信息获取到纸质密件的第三密件流转信息，并将第三密件流转信息以接口的形式返回至纸质密件跟踪服务。

在本实施例中，纸质密件跟踪***调用权限管理服务，可以逐层判断验证各用户的操作权限，然后将验证结果返回纸质密件跟踪***。参照图3，逐层判断验证如下所示：

1、识别纸质密件的唯一编码；

2、判断唯一编码是否有效，如果唯一编码无效，则进入无效结果页，如果唯一编码有效，则进入步骤3；

3、判断当前用户是否具有访问权限，如果没有访问权限，则进入无权限结果页，如果具有访问权限，则进入步骤4；

4、判断是否为密件经办人(比如保密人或者前一环节的承办人)，如果不是密件经办人，则进入密件流转详情页，如果是密件经办人，则进入步骤5；

5、判断是否当前环节的承办人，如果不是当前环节的承办人，则进入密件已办详情页，如果是当前环节的承办人，则进入步骤6；

6、判断是否已签收密件，如果未签收密件，则进入密件待签收页，如果是已签收密件，则进入步骤7；

7、进入密件待办详情页，保密员可以选择办结或者领导审批。

在本实施例中，纸质密件跟踪服务根据用户的操作信息，使用流程引擎实现环节配置以管控纸质密件流向，具体如图4所示，管控纸质密件流向为基于流程引擎实现，下面进一步对流程引擎进行说明。流程引擎进行二次开发后，实现一套可以配置的事件触发机制，流程节点的完成时候会产生事件并且通过接口通知聚合服务，聚合服务负责监听流程引擎流程配置的流程节点所产生的事件，然后调用本地业务逻辑进行处理。密件跟踪流程由流程引擎驱动，包含创建文件子副本、承办人递送、审批人审批、文件回收等，根据当前流程完成后，自动流转到下一个承办人进行处理或者进行文件回收。

需要说明是，本实施例采用统一身份认证服务，对操作的用户的身份信息进行合法性、真实性校验，只有在流转引擎内的用户才可接收密件，保证密件的流转安全性。

在一个实施例中，所述方法还包括：若在预设时间内未接收到所述纸质文件的操作信息，则生成跟踪处理信息；将所述跟踪处理信息推送至所述第二身份信息对应的用户；所述跟踪处理信息包括实时沟通信息、文件撤回信息、文件强制办结信息以及文件催办信息。

优选地，本实施例通过纸质密件跟踪***实现随时随地跟踪纸质密件，用户在***上可发起实时沟通、文件撤回、文件强制办结、文件催办等流程，实现对密件流转的干预，防止纸质密件流转至无关人士手中。

其中，***或经办人皆可对当前承办人发起上述流程。比如***跟踪承办人的办理情况，判断当前承办人是否在规定时间内完成办文，若是，则不进行催办操作；若否，***对当前承办人发送催办提醒。

在一个实施例中，所述方法还包括：记录所述纸质文件的文件办理信息，所述文件办理信息包括取件时间、文件办理人、文件办理时间、催办次数以及文件办理时长。

优选地，***跟踪纸质密件的所有办文情况，包含不限于纸质密件的签收时间、密件办理人、密件办理时间、办文时长、催办次数，通过记录密件办理时长，分析办事数据，可以进一步提高办文效率。

在一个实施例中，所述方法还包括：当所述纸质文件流转回所述第一身份信息对应的用户时，接收到终端上传的所述纸质文件的办结信息；所述办结信息包括第一身份信息；根据所述办结信息生成第四文件流转信息；根据所述文件办理信息、所述第一文件流转信息、所述第二文件流转信息、所述第三文件流转信息以及第四文件流转信息生成文件流转跟踪线。

需要说明的是，当前承办人可以选择将纸质密件传递给下一承办人，最后纸质密件传递回保密员，保密员可以根据文件流转情况以及文件审批情况，确定是否需要继续流转，如果不需要就可以办结归档，形成包括保密员身份信息的第四文件流转信息。

办结归档时，可以根据各个用户办理环节的文件流转信息，形成文件流转跟踪线，可以方便保密员日后进行查阅，提高纸质密件的管理效率。

在一个实施例中，所述方法还包括：统计全部的所述文件流转跟踪线；根据所述文件流转跟踪线生成办文数据报表；所述办文数据报表包括各单位办理文件数量、人均办理效率、人均办理文件数量以及文件平均办理时长。

在本实施例中，采用数据分析技术，获取每个用户、每份纸质密件、每个单位、每个部门的办文数据，经过趋势分析、对比分析等分析方法，提取出办文数据报表，如本单位办理文件数、人均办理效率、人均办理文件数、文件平均办理时长等指标，辅助单位管理人员做到科学决策。

为了使本领域技术人员更好地理解本实施例，下面以某单位中，用户A收到一份纸质密件为例进行说明，参照图5，本发明实施例实现纸质密件跟踪的具体步骤如下：

1.用户A在纸质密件跟踪***中登录个人账户，***调用统一身份认证服务，核实该用户A身份，核实通过后，进行下一步验证；核实不通过，则***拒绝该用户A访问；

2.***调用权限管理服务验证用户A的操作权限，有操作权限者可进行对应的操作，无权限者则拒绝访问；其中，如果用户A为具有管理权限的保密员，则可以在***上登录纸质密件；

3.用户A在***登记已收到的纸质密件后，选择所需递送的用户B，***调用编码云打印服务或RFID跟踪服务，在贴纸或在RFID标签中写入纸质密件的唯一编码，用户在纸质密件上粘贴唯一编码；

4.当用户A使用编码跟踪模式时，智能文件交换服务获取该密件流转信息，用户A扫描条形码或者二维码，根据提示投件至文件交换箱，箱内自动计数，并返回操作信息至纸质密件跟踪服务；

5.在用户B刷卡进行身份认证，智能文件交换服务传输该用户B的身份信息至纸质文件跟踪***，***对其进行权限验证后，权限验证通过，则交换箱自动开门并打印清单，用户B取出纸质密件，关闭箱门并进行清单核对；权限验证失败，***自动报错，用户B无法取出纸质密件；

6.在用户B取件后，可根据纸质密件的具体情况进行办理，***获取其办理结果，调整纸质跟踪服务的流程引擎，跟踪密件流转环节；

7.当用户A使用RFID标签跟踪时，RFID阅读器接收并读取RFID标签发出的无线电波，获取纸质密件的唯一编码以及阅读器位置信息，传输至纸质密件跟踪服务；

8.纸质文件跟踪服务验证RFID阅读器所属用户B的操作权限，有操作权限时，用户B可登录纸质密件跟踪***进行文件操作，***记录B的操作结果，调整流程引擎，跟踪密件流转环节；无操作权限时，RFID阅读器报错并返回报错信息至***中；

9.纸质密件办结后，用户A签收密件，对纸质密件进行办结并归档操作，***完成对该纸质密件办理流程的跟踪，形成流转跟踪线，方便用户A日后进行查阅；

10.纸质密件跟踪***将提取纸质文件跟踪服务中的A、B等经办人员的操作信息，根据趋势分析、对比分析形成办文数据报表。

在上述6环节中，保密员(用户A)可通过纸质密件跟踪***在线上干预纸质密件流转，如若跟踪时发现流转出现异常，保密员可强制撤回、办结、重新办理或催办，及时止损。其中，***或经办人皆可对在办人员发起催办，***跟踪用户B的办理情况，判断用户B是否在规定时间内完成办文，若是，则不进行催办操作；若否，***对用户B发送催办提醒。

在上述的5、6、7环节中，***跟踪密件的所有办文情况，包含不限于签收时间、密件办理人、密件办理时间、办文时长、催办次数，记录密件办理时长，分析办文数据报表，以进一步提高办文效率。

本实施例基于现有的电子化***管理手段进行纸质密件跟踪管理，为用户提供了一种方便、简单且安全的纸质密件的跟踪方法，对密件办理的全过程留痕，跟踪每一个办理环节。与其他方案的区别在于：一为通过电子化手段赋予每份文件一个唯一编码，使用软硬件相结合的方式跟踪记录纸质密件流转全过程信息；二为采用统一身份认证的技术，验证用户身份的合法性，跟踪收发件用户与流转节点的一致性；三为通过软件的实时沟通能力实现对流转的干预，用户在手机等终端可以跟踪密件走向，如若出现异常流转，可实现流程干预；四为采用数据分析技术形成办文数据报表，跟踪分析每个人、每个部门、每个单位的办文情况，辅助单位管理人员掌控全局、科学决策，提高单位的办文效率。

应该理解的是，虽然图2-5的流程图中的各个步骤按照箭头的指示依次显示，但是这些步骤并不是必然按照箭头指示的顺序依次执行。除非本文中有明确的说明，这些步骤的执行并没有严格的顺序限制，这些步骤可以以其它的顺序执行。而且，图2-5中的至少一部分步骤可以包括多个子步骤或者多个阶段，这些子步骤或者阶段并不必然是在同一时刻执行完成，而是可以在不同的时刻执行，这些子步骤或者阶段的执行顺序也不必然是依次进行，而是可以与其它步骤或者其它步骤的子步骤或者阶段的至少一部分轮流或者交替地执行。

在一个实施例中，如图6所示，提供了一种纸质文件跟踪装置，包括第一身份信息获取模块602，管理权限确定模块604，唯一编码生成模块606，文件流转模式确定模块608和纸质文件跟踪模块610，其中：

第一身份信息获取模块602，用于获取终端上传的第一身份信息；

管理权限确定模块604，用于当所述第一身份信息通过验证时，根据所述第一身份信息确定对应的用户是否具有纸质文件的管理权限；

唯一编码生成模块606，用于若所述第一身份信息对应的用户具有所述纸质文件的管理权限，则生成针对所述纸质文件的唯一编码；

文件流转模式确定模块608，用于确定所述纸质文件的文件流转模式；

纸质文件跟踪模块610，用于根据所述文件流转模式和唯一编码跟踪所述纸质文件。

在一个实施例中，所述装置还包括：

第二身份信息保存模块，用于获取所述终端上传的第二身份信息并保存，所述第二身份信息对应的用户具有所述纸质文件的办理权限；

待取件消息推送模块，用于向具有所述纸质文件的办理权限的用户推送针对所述纸质文件的待取件消息。

在一个实施例中，当所述文件流转模式为编码流转模式时，所述唯一编码以条形码或者二维码的形式粘贴于所述纸质文件上，所述纸质文件跟踪模块610还用于：获取文件交换箱上传的第一操作信息；所述第一操作信息为所述文件交换箱扫描所述条形码或者二维码并存放好所述纸质文件关门后上传，所述第一操作信息包括所述第一身份信息；根据所述第一操作信息生成所述纸质文件的第一文件流转信息。

在一个实施例中，所述纸质文件跟踪模块610还用于：获取所述文件交换箱上传的待验证身份信息；当所述待验证身份信息通过验证时，判断所述待验证身份信息与所述第二身份信息是否匹配；若所述待验证身份信息与所述第二身份信息匹配，则将所述待验证身份信息对应的用户确定为具有所述纸质文件的办理权限；根据所述办理权限打开所述文件交换箱，在所述文件交换箱关闭后，接收到所述文件交换箱上传的第二操作信息；所述第二操作信息包括所述第二身份信息；根据所述第二操作信息生成所述纸质文件的第二文件流转信息。

在一个实施例中，当所述文件流转模式为RFID流转模式时，所述唯一编码以RFID标签的形式粘贴于所述纸质文件上。

在一个实施例中，所述纸质文件跟踪模块610还用于：通过RFID阅读器读取所述RFID标签得到唯一编码；所述RFID阅读器具有对应的待验证身份信息；获取所述RFID阅读器上传的所述唯一编码和待验证身份信息；当所述待验证身份信息通过验证时，判断所述待验证身份信息与所述第二身份信息是否匹配；若所述待验证身份信息与所述第二身份信息匹配，则将所述待验证身份信息对应的用户确定为具有所述唯一编码对应纸质文件的办理权限；获取所述RFID阅读器上传的第三操作信息；所述第三操作信息包括所述第二身份信息；根据所述第三操作信息生成所述纸质文件的第三文件流转信息。

在一个实施例中，所述装置还包括：跟踪处理信息生成模块，用于若在预设时间内未接收到所述纸质文件的操作信息，则生成跟踪处理信息；跟踪处理信息推送模块，用于将所述跟踪处理信息推送至所述第二身份信息对应的用户；所述跟踪处理信息包括实时沟通信息、文件撤回信息、文件强制办结信息以及文件催办信息；文件办理信息记录模块，用于记录所述纸质文件的文件办理信息，所述文件办理信息包括取件时间、文件办理人、文件办理时间、催办次数以及文件办理时长。

在一个实施例中，所述装置还包括：办结信息接收模块，用于当所述纸质文件流转回所述第一身份信息对应的用户时，接收到终端上传的所述纸质文件的办结信息；所述办结信息包括第一身份信息；文件流转信息生成模块，用于根据所述办结信息生成第四文件流转信息；文件流转跟踪线生成模块，用于根据所述文件办理信息、所述第一文件流转信息、所述第二文件流转信息、所述第三文件流转信息以及第四文件流转信息生成文件流转跟踪线。

在一个实施例中，所述装置还包括：文件流转跟踪线统计模块，用于统计全部的所述文件流转跟踪线；办文数据报表生成模块，用于根据所述文件流转跟踪线生成办文数据报表；所述办文数据报表包括各单位办理文件数量、人均办理效率、人均办理文件数量以及文件平均办理时长。

关于纸质文件跟踪装置的具体限定可以参见上文中对于纸质文件跟踪方法的限定，在此不再赘述。上述纸质文件跟踪装置中的各个模块可全部或部分通过软件、硬件及其组合来实现。上述各模块可以硬件形式内嵌于或独立于计算机设备中的处理器中，也可以以软件形式存储于计算机设备中的存储器中，以便于处理器调用执行以上各个模块对应的操作。

在一个实施例中，提供了一种计算机设备，该计算机设备可以是服务器，其内部结构图可以如图7所示。该计算机设备包括通过***总线连接的处理器、存储器、网络接口和数据库。其中，该计算机设备的处理器用于提供计算和控制能力。该计算机设备的存储器包括非易失性存储介质、内存储器。该非易失性存储介质存储有操作***、计算机程序和数据库。该内存储器为非易失性存储介质中的操作***和计算机程序的运行提供环境。该计算机设备的网络接口用于与外部的终端通过网络连接通信。该计算机程序被处理器执行时以实现一种纸质文件跟踪方法。

在一个实施例中，提供了一种计算机设备，该计算机设备可以是终端，其内部结构图可以如图7所示。该计算机设备包括通过***总线连接的处理器、存储器、网络接口、显示屏和输入装置。其中，该计算机设备的处理器用于提供计算和控制能力。该计算机设备的存储器包括非易失性存储介质、内存储器。该非易失性存储介质存储有操作***和计算机程序。该内存储器为非易失性存储介质中的操作***和计算机程序的运行提供环境。该计算机设备的网络接口用于与外部的终端通过网络连接通信。该计算机程序被处理器执行时以实现一种纸质文件跟踪方法。该计算机设备的显示屏可以是液晶显示屏或者电子墨水显示屏，该计算机设备的输入装置可以是显示屏上覆盖的触摸层，也可以是计算机设备外壳上设置的按键、轨迹球或触控板，还可以是外接的键盘、触控板或鼠标等。

本领域技术人员可以理解，图7中示出的结构，仅仅是与本申请方案相关的部分结构的框图，并不构成对本申请方案所应用于其上的计算机设备的限定，具体的计算机设备可以包括比图中所示更多或更少的部件，或者组合某些部件，或者具有不同的部件布置。

在一个实施例中，提供了一种计算机设备，包括存储器、处理器及存储在存储器上并可在处理器上运行的计算机程序，处理器执行计算机程序时实现如上述的纸质文件跟踪方法。

在一个实施例中，提供了一种计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序，计算机程序被处理器执行时实现如上述的纸质文件跟踪方法。

本领域普通技术人员可以理解实现上述实施例方法中的全部或部分流程，是可以通过计算机程序来指令相关的硬件来完成，所述的计算机程序可存储于一非易失性计算机可读取存储介质中，该计算机程序在执行时，可包括如上述各方法的实施例的流程。其中，本申请所提供的各实施例中所使用的对存储器、存储、数据库或其它介质的任何引用，均可包括非易失性和/或易失性存储器。非易失性存储器可包括只读存储器(ROM)、可编程ROM(PROM)、电可编程ROM(EPROM)、电可擦除可编程ROM(EEPROM)或闪存。易失性存储器可包括随机存取存储器(RAM)或者外部高速缓冲存储器。作为说明而非局限，RAM以多种形式可得，诸如静态RAM(SRAM)、动态RAM(DRAM)、同步DRAM(SDRAM)、双数据率SDRAM(DDRSDRAM)、增强型SDRAM(ESDRAM)、同步链路(Synchlink)DRAM(SLDRAM)、存储器总线(Rambus)直接RAM(RDRAM)、直接存储器总线动态RAM(DRDRAM)、以及存储器总线动态RAM(RDRAM)等。

以上实施例的各技术特征可以进行任意的组合，为使描述简洁，未对上述实施例中的各个技术特征所有可能的组合都进行描述，然而，只要这些技术特征的组合不存在矛盾，都应当认为是本说明书记载的范围。

以上所述实施例仅表达了本申请的几种实施方式，其描述较为具体和详细，但并不能因此而理解为对发明专利范围的限制。应当指出的是，对于本领域的普通技术人员来说，在不脱离本申请构思的前提下，还可以做出若干变形和改进，这些都属于本申请的保护范围。因此，本申请专利的保护范围应以所附权利要求为准。

Claims (10)

1.一种纸质文件跟踪方法，其特征在于，所述方法包括：

获取终端上传的第一身份信息；

当所述第一身份信息通过验证时，根据所述第一身份信息确定对应的用户是否具有纸质文件的管理权限；

若所述第一身份信息对应的用户具有所述纸质文件的管理权限，则生成针对所述纸质文件的唯一编码；

确定所述纸质文件的文件流转模式；

根据所述文件流转模式和唯一编码跟踪所述纸质文件。

2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，在所述生成针对所述纸质文件的唯一编码的步骤之后，所述方法还包括：

获取所述终端上传的第二身份信息并保存，所述第二身份信息对应的用户具有所述纸质文件的办理权限；

向具有所述纸质文件的办理权限的用户推送针对所述纸质文件的待取件消息。

3.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，当所述文件流转模式为编码流转模式时，所述唯一编码以条形码或者二维码的形式粘贴于所述纸质文件上，所述根据所述文件流转模式和唯一编码跟踪所述纸质文件的步骤包括：

获取文件交换箱上传的第一操作信息；所述第一操作信息为所述文件交换箱扫描所述条形码或者二维码并存放好所述纸质文件关门后上传，所述第一操作信息包括所述第一身份信息；

根据所述第一操作信息生成所述纸质文件的第一文件流转信息。

4.根据权利要求3所述的方法，其特征在于，所述根据所述文件流转模式和所述唯一编码跟踪所述纸质文件的步骤，还包括：

获取所述文件交换箱上传的待验证身份信息；

当所述待验证身份信息通过验证时，判断所述待验证身份信息与所述第二身份信息是否匹配；

若所述待验证身份信息与所述第二身份信息匹配，则将所述待验证身份信息对应的用户确定为具有所述纸质文件的办理权限；

根据所述办理权限打开所述文件交换箱，在所述文件交换箱关闭后，接收到所述文件交换箱上传的第二操作信息；所述第二操作信息包括所述第二身份信息；

根据所述第二操作信息生成所述纸质文件的第二文件流转信息。

5.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，当所述文件流转模式为RFID流转模式时，所述唯一编码以RFID标签的形式粘贴于所述纸质文件上。

6.根据权利要求5所述的方法，其特征在于，所述根据所述文件流转模式和所述唯一编码跟踪所述纸质文件的步骤包括：

通过RFID阅读器读取所述RFID标签得到唯一编码；所述RFID阅读器具有对应的待验证身份信息；

获取所述RFID阅读器上传的所述唯一编码和待验证身份信息；

当所述待验证身份信息通过验证时，判断所述待验证身份信息与所述第二身份信息是否匹配；

若所述待验证身份信息与所述第二身份信息匹配，则将所述待验证身份信息对应的用户确定为具有所述唯一编码对应纸质文件的办理权限；

获取所述RFID阅读器上传的第三操作信息；所述第三操作信息包括所述第二身份信息；

根据所述第三操作信息生成所述纸质文件的第三文件流转信息。

7.根据权利要求4或6所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：

若在预设时间内未接收到所述纸质文件的操作信息，则生成跟踪处理信息；

将所述跟踪处理信息推送至所述第二身份信息对应的用户；所述跟踪处理信息包括实时沟通信息、文件撤回信息、文件强制办结信息以及文件催办信息；

记录所述纸质文件的文件办理信息，所述文件办理信息包括取件时间、文件办理人、文件办理时间、催办次数以及文件办理时长。

8.根据权利要求1至6任一项所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：

当所述纸质文件流转回所述第一身份信息对应的用户时，接收到终端上传的所述纸质文件的办结信息；所述办结信息包括第一身份信息；

根据所述办结信息生成第四文件流转信息；

根据所述文件办理信息、所述第一文件流转信息、所述第二文件流转信息、所述第三文件流转信息以及第四文件流转信息生成文件流转跟踪线。

9.根据权利要求1至6任一项所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：

统计全部的所述文件流转跟踪线；

根据所述文件流转跟踪线生成办文数据报表；所述办文数据报表包括各单位办理文件数量、人均办理效率、人均办理文件数量以及文件平均办理时长。

10.一种纸质文件跟踪装置，其特征在于，所述装置包括：

第一身份信息获取模块，用于获取终端上传的第一身份信息；

管理权限确定模块，用于当所述第一身份信息通过验证时，根据所述第一身份信息确定对应的用户是否具有纸质文件的管理权限；

唯一编码生成模块，用于若所述第一身份信息对应的用户具有所述纸质文件的管理权限，则生成针对所述纸质文件的唯一编码；

文件流转模式确定模块，用于确定所述纸质文件的文件流转模式；

纸质文件跟踪模块，用于根据所述文件流转模式和唯一编码跟踪所述纸质文件。

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