CN106503960A - 一种会议管理*** - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种会议管理***，包括第一PC机、第二PC机、若干个签到卡、签到卡读卡器和热敏打印机，所述第一PC机通过网络与第二PC机通信连接，所有签到卡均与签到卡读卡器无线通信连接，所述签到卡读卡器和热敏打印机均与第二PC机通信连接，所述第二PC机上设有触摸显示屏；所述第一PC机上设有会议排座管理终端，所述第二PC机上设有会议签到管理终端。本会议管理***整体结构设计巧妙，使用简单方便，加强了对与会人员的管理，提高了会议出勤方面的管理水平，同时也减轻了会议组织者在会议期间的工作量。

Description

一种会议管理***

技术领域

本发明涉及一种会议管理***，具体地说是涉及一种基于非接触式IC卡或身份证识别器和热敏打印机的会议管理***。

背景技术

随着大型企业规模扩大，已经发展成整体人数数万人的庞大团体，这样一个庞大的群体，宣传、决策等会议已经成了日常，而大型会议的展开中对秩序要求非常严格。现在的做法往往是给每一位与会者***，但指定位置并传达给每个人需要消耗一定的人力和时间成本, 特别是在与会人员较多、人员变化较大的情况下，人员的细小调整都会给会议安排者的座位安排带来非常繁琐的劳动。

发明内容

本发明的目的在于提供一种会议管理***，该***整体结构设计巧妙，使用简单方便，加强了对与会人员的管理，提高了会议出勤方面的管理水平，同时也减轻了会议组织者在会议期间的工作量，特别针对大型会议，在与会人员较多、人员变化大的情况下，减少了因人为因素所产生的错误。

为了实现上述目的，本发明采用的技术方案为，一种会议管理***，包括第一PC机、第二PC机、若干个签到卡、签到卡读卡器和热敏打印机，所述第一PC机通过网络与第二PC机通信连接，所有签到卡均与签到卡读卡器无线通信连接，所述签到卡读卡器和热敏打印机均与第二PC机通信连接，所述第二PC机上设有触摸显示屏；所述第一PC机上设有会议排座管理终端，所述第二PC机上设有会议签到管理终端。

作为本发明的一种改进， 所述签到卡采用IC卡或第二代居民身份证，相对应的签到卡读卡器采用非接触式IC卡读卡器或身份证识别器，所述IC卡和非接触式IC卡读卡器之间以及第二代居民身份证与身份证识别器之间均无线射频通信连接。

作为本发明的一种改进， 所述会议管理***还包括有数据库服务器，所述第一PC机和第二PC机均通过网络与数据库服务器通信连接，所述网络采用局域网或互联网。

作为本发明的一种改进，所述签到卡读卡器通过USB接口与第二PC机通信连接，所述热敏打印机通过串口与第二PC机通信连接。

作为本发明的一种改进， 所述签到卡采用IC卡，所述签到卡读卡器采用非接触式IC卡读卡器，所述IC卡和非接触式IC卡读卡器之间无线射频通信连接。

作为本发明的一种改进， 所述会议排座管理终端包括会场信息管理模块、参会人员信息预设模块、参会人员排座模块、会议信息发布模块、会场平面图生成模块、信息推送和接收模块、数据存储模块和会议信息统计查询模块，所述会场信息管理模块用于预设场地信息，并最终生成场地平面图，所述参会人员信息预设模块用于预设参会人员信息和/或接受参会人员的自主报名信息并进行信息录入，所述参会人员排座模块能够获取场地平面图和参会人员名单，会议组织者在该场地平面图中手动对参会人员进行座位分配，该模块最终生成排座信息，所述会议信息发布模块用于设定并管理包括会议主题、时间（包括开始时间和结束时间）、会议内容简介和场地信息等的会议信息，推送会议信息和标记会议开始与结束，所述会场平面图生成模块根据会议信息发布模块所设定的会议信息以及排座信息自动生成会场平面图并用于显示，所述数据存储模块用于存储场地信息、参会人员信息、排座信息和会议信息发布模块所设定的会议信息，所述信息推送和接收模块用于将接收到会议信息发布模块的推送会议信息推送至所述会议签到管理终端并接收来自会议签到管理终端反馈回来的签到信息，所述会议信息统计查询模块用于统计某个参会人员的参会情况以及某场会议的所有参会人员的参会情况。

作为本发明的一种改进，所述会议签到管理终端包括会议排座信息读取模块、刷卡信息接收模块、签到信息生成模块、打印机管理模块、签到信息反馈模块，所述会议排座信息读取模块从会议排座管理终端中读取已发布会议信息并根据所读取的会议信息生成会场平面图，所述刷卡信息接收模块用于接收签到卡读卡器发送来的读卡签到信息，所述签到信息生成模块用于获取会场平面图、读卡签到信息和手动签到的签到信息，并将会场平面图与读卡签到信息和/或手动签到的签到信息按照会场平面图中存储的参会人员与座位ID的对应关系生成签到信息并对会场平面图进行更新产生签到会场平面图,所述打印机管理模块用于获取读卡签到信息和手动签到的签到信息进行处理，并驱动热敏打印机打印签到信息小票，所述签到信息反馈模块用于将读卡签到信息和手动签到的签到信息反馈给会议排座管理终端。

作为本发明的一种改进，所述会场平面图中显示有会场名、会议主题、会议时间、场地平面图和座位分布图，所述签到会场平面图中显示有会场平面图中的所有信息以及签到信息，所述会场平面图中的座位分布图在参会人员签到前为同一颜色标记，所述签到会场平面图中的座位分布图在参会人员签到后为多种颜色标记，能够根据是否已排座和是否已签到采用至少三种颜色进行标识。

采用本会议管理***进行会议管理的方法，包括如下步骤：1）在会议排座管理终端进行会场信息、参会人员信息、会议信息和排座信息的预先设定并生成会场平面图，2）将在会议排座管理终端上预设的会场信息、会议信息、参会人员信息以及排座信息发布到会议签到管理终端并生成会场平面图在触摸显示屏上显示，3）参会人员手持签到卡到签到卡读卡器上进行读卡签到或在触摸显示屏上手动输入IC卡***或身份证号进行手动签到，会议签到管理终端通过读卡签到信息或手动签到的签到信息完成参会人员的签到并取得座位信息及备注信息，并且通过热敏打印机打印签到信息小票供参会人员凭票入场使用，4）会议排座管理终端接收会议签到管理终端反馈回来的签到信息并供会议组织人员在会后对某个参会人员的参会情况以及某场会议的所有参会人员的参会情况进行统计管理。

相对于现有技术，本发明的会议管理***整体结构设计巧妙合理，使用方便可靠，成本低，通过主要由带有触摸显示屏并设有会议签到管理终端的第二PC机、签到卡、签到卡读卡器和热敏打印机组成的会场终端机以及设有会议排座管理终端的第一PC机对会议签到出勤方面进行人性化、智能化、电子化管理，实现了会场信息和会议信息的双重高效管理，在会议组织准备期间，通过会议排座管理终端完成会场信息的预设并将信息发布到会场终端机中的会议签到管理终端，在会议开始前，参会人员在会场终端机上刷卡，会议签到管理终端通过刷卡信息完成参会人员的签到并取得座位信息及备注信息，并且通过会场终端机中的热敏打印机打印成签到信息小票，让参会人员凭票入场，对号入座，并可在会后凭票领取纪念品或参加其他活动，大大减轻了会议组织者在会议期间的工作量，尤其是在参会人员较多、人员变化大的情况下，可有效减少人为因素产生的错误；另外，由于在会议排座管理终端和会议签到管理终端中同时显示会场平面图，会议准备期间，会议组织者能够在会场平面图中直观地对参会人员进行提前排座，而在会议开始前，会场平面图中以不同的颜色座位标识会议的安排及签到情况，会议组织者根据会场平面图上不同的座位颜色可直观地判断参会人员的出席情况，在会后会议排座管理终端可对会议的出席情况进行统计管理，并以报表的形式输出，大大减轻了会议组织者繁杂的工作。

附图说明

图1为本发明优选实施例的***结构示意图。

图2为本发明优选实施例的会议排座管理终端与会议签到管理终端的数据交互示意图。

图3为采用本发明优选实施例的***进行会议全流程管理示意图。

具体实施方式

为了加深对本发明的理解和认识，下面结合附图对本发明作进一步描述和介绍。

如图1和2所示，一种会议管理***，包括第一PC机、第二PC机、若干个签到卡、签到卡读卡器和热敏打印机，所述第一PC机通过网络与第二PC机通信连接，所有签到卡均与签到卡读卡器无线通信连接，所述签到卡读卡器和热敏打印机均与第二PC机通信连接。所述第二PC机、若干个签到卡、签到卡读卡器和热敏打印机构成了会场终端机，安放在会场入口处，并且在第二PC机上设有触摸显示屏，以便于人员操作使用，同时在触摸显示屏上以平面图的形式直观展示会议的座位安排及签到情况。所述签到卡的数量至少与参会人员的数量保持一致，为了提高会议签到效率，可将签到卡读卡器设置为一备一用，热敏打印机可与签到卡读卡器的数量保持一致。所述第一PC机上设有配套的会议排座管理终端，所述第二PC机上设有配套的会议签到管理终端。

其中，所述签到卡采用IC卡或第二代居民身份证，相对应的签到卡读卡器采用非接触式IC卡读卡器或身份证识别器，所述IC卡或第二代居民身份证内部均设有射频识别芯片，因此，IC卡和非接触式IC卡读卡器之间以及第二代居民身份证与身份证识别器之间均无线射频通信连接。优选的，所述签到卡采用IC卡，所述签到卡读卡器采用非接触式IC卡读卡器，所述IC卡和非接触式IC卡读卡器之间无线射频通信连接。会议组织者根据预设的会场信息、参会人员信息、会议信息以及排座信息等数据对IC卡事先进行写入签到数据，在会议开始前，将IC卡分配给各参会人员进行签到操作。

另外，所述会议管理***还包括有数据库服务器，所述第一PC机和第二PC机均通过网络与数据库服务器通信连接，所述网络采用局域网或互联网。采用局域网通信可实现近距离操作管理，而采用互联网通信可实现远距离监控管理，会议排座管理终端与会议签到管理终端均与数据库进行通信，并实时从数据库中读取相关信息，所述数据库服务器中的数据库用于存储会议排座管理终端与会议签到管理终端发送来的会场信息、会议信息、参会人员信息以及签到信息等数据。

所述签到卡读卡器通过USB接口与第二PC机通信连接，用于从IC卡中读取预先写入的签到数据，所述热敏打印机通过串口与第二PC机通信连接，用于打印签到信息小票，在签到信息小票中包含有人员姓名、座位信息、纪念品信息以及是否包括其他活动（根据会议组织者的实际安排）等信息。参会人员可凭签到信息小票进入会场并寻找自己的座位对号入座，在会后领取纪念品或参加其他会议组织者安排的活动等。

具体的，所述会议排座管理终端包括会场信息管理模块、参会人员信息预设模块、参会人员排座模块、会议信息发布模块、会场平面图生成模块、信息推送和接收模块、数据存储模块和会议信息统计查询模块。所述会场信息管理模块用于预设场地信息，并最终生成场地平面图，场地信息包括会场名、所处地点、会场所包含的座位名（如c排5座、4排3座等会场本身所设定的座位名称）和座位坐标（具体可为按照X轴和Y轴进行排布的具体座位的坐标，如（4,3）、4-3、4_3等形式表示的位于X轴4处及位于Y轴3处的座位坐标）。所述参会人员信息预设模块用于预设参会人员信息和/或接受参会人员的自主报名信息并进行信息录入，从而对某场会议的所有参会人员的报名信息（包括姓名、性别、所属单位或部门信息、联系方式等等）进行收集统计。所述参会人员排座模块能够获取场地平面图和参会人员名单，会议组织者在该场地平面图中手动对参会人员进行座位分配，该模块最终生成排座信息，在排座信息中包括参会人员所对应的座位ID（即座位坐标或座位名），也可标记参会人员是否为VIP，具体操作可以是先选中场地平面图中某个座位名或座位坐标，然后在该座位名或座位坐标上编辑参会人员的姓名以将该座位与该参会人员进行关联形成该参会人员所对应的座位ID。所述会议信息发布模块用于设定并管理包括会议主题、时间（包括开始时间和结束时间）、会议内容简介和场地信息等的会议信息，并推送这些会议信息以及对会议开始与结束进行标记。所述会场平面图生成模块根据会议信息发布模块所设定的会议信息以及排座信息自动生成会场平面图并用于显示。所述数据存储模块用于存储场地信息、参会人员信息、排座信息和会议信息发布模块所设定的会议信息，单独设立该数据存储模块对相关信息进行存储，可有效提高会议排座管理终端的数据处理效率，提高其数据处理时效性及可靠性。所述信息推送和接收模块用于将接收到会议信息发布模块的会议信息推送至所述会议签到管理终端并接收来自会议签到管理终端反馈回来的签到信息。所述信息推送和接收模块也可先将会议信息发送至数据库服务器中的数据库进行存储并从数据库中接收来自会议签到管理终端反馈回来的签到信息。所述会议信息统计查询模块用于统计某个参会人员的参会情况以及某场会议的所有参会人员的参会情况，以便于对会议进行统计管理。

所述会议签到管理终端包括会议排座信息读取模块、刷卡信息接收模块、签到信息生成模块、打印机管理模块、签到信息反馈模块。所述会议排座信息读取模块从会议排座管理终端中读取已发布会议信息并根据所读取的会议信息生成会场平面图，以便于参会人员在签到时对整个会场或自己的座位有整体直观的了解。所述刷卡信息接收模块用于接收签到卡读卡器发送来的读卡签到信息，会议开始前，参会人员手持IC卡在签到卡读卡器（即非接触式IC卡读卡器）上进行签到操作，签到卡读卡器接收到IC卡中记载的签到信息后，将其发送给刷卡信息接收模块。所述签到信息生成模块用于获取会场平面图、读卡签到信息和手动签到的签到信息，并将会场平面图与读卡签到信息和/或手动签到的签到信息按照会场平面图中存储的参会人员与座位ID的对应关系生成签到信息并对会场平面图进行更新产生签到会场平面图。在该签到会场平面图中采用不同的颜色座位标识会议的安排及签到情况，所述打印机管理模块用于获取读卡签到信息和手动签到的签到信息进行处理，并驱动热敏打印机打印签到信息小票提供给已经签到成功的参会人员，所述签到信息反馈模块用于将读卡签到信息和手动签到的签到信息反馈给会议排座管理终端。会场平面图或签到会场平面图均显示在触摸显示屏中，触摸显示屏在签到开始前显示的是会场平面图，而在签到开始后以及签到结束后所显示的是签到会场平面图，可供参会人员直观地了解自己的座位分布及签到情况，并且也方便会议组织者及时了解会议现场情况。会场平面图中显示有会场名、会议主题、会议时间、场地平面图和座位分布图，所述签到会场平面图中显示有会场平面图中的所有信息以及签到信息，所述会场平面图中的座位分布图在参会人员签到前为同一颜色标记，所述签到会场平面图中的座位分布图在参会人员签到后为多种颜色标记，能够根据是否已排座和是否已签到采用至少三种颜色进行标识。例如针对已经签到成功的参会人员的座位采用红色标记，针对未签到成功或者缺席的参会人员的座位采用黄色标记，而针对等待签到的参会人员的座位采用白色标记，至于用于标记座位状态的颜色可以随意安排，只要不造成混淆即可。

如图3所示，上述优选实施例所公开的会议管理***具有高效、便捷以及成本低等特点，能有效降低大型会议的组织与管理难度，采用该会议管理***进行会议全流程管理的方法，具体可包括如下步骤：1）在会议排座管理终端进行会场信息、参会人员信息、会议信息和排座信息的预先设定并生成会场平面图，2）将在会议排座管理终端上预设的会场信息、会议信息、参会人员信息以及排座信息发布到会议签到管理终端并生成会场平面图在触摸显示屏上显示，3）参会人员手持签到卡到签到卡读卡器上进行读卡签到或在触摸显示屏上手动输入IC卡***或身份证号进行手动签到，会议签到管理终端通过读卡签到信息或手动签到的签到信息完成参会人员的签到并取得座位信息及备注信息，并且通过热敏打印机打印签到信息小票供参会人员凭票入场使用，4）会议排座管理终端接收会议签到管理终端反馈回来的签到信息并供会议组织人员在会后对会议的出席情况进行统计管理，即对某个参会人员的参会情况以及某场会议的所有参会人员的参会情况进行统计管理，会议统计数据可以报表的形式打印输出。

本会议管理***整体结构设计巧妙合理，使用方便可靠，成本低，通过主要由带有触摸显示屏并设有会议签到管理终端的第二PC机、签到卡、签到卡读卡器和热敏打印机组成的会场终端机以及设有会议排座管理终端的第一PC机对会议签到出勤方面进行人性化、智能化、电子化管理，实现了会场信息和会议信息的双重高效管理，在会议组织准备期间，通过会议排座管理终端完成会场信息的预设并将信息发布到会场终端机中的会议签到管理终端，在会议开始前，参会人员在会场终端机上刷卡，会议签到管理终端通过刷卡信息完成参会人员的签到并取得座位信息及备注信息，并且通过会场终端机中的热敏打印机打印成签到信息小票，让参会人员凭票入场，对号入座，并可在会后凭票领取纪念品或参加其他活动，大大减轻了会议组织者在会议期间的工作量，尤其是在参会人员较多、人员变化大的情况下，可有效减少人为因素产生的错误；另外，由于在会议排座管理终端和会议签到管理终端中同时显示会场平面图，会议准备期间，会议组织者能够在会场平面图中直观地对参会人员进行提前排座，而在会议开始前，会场平面图中以不同的颜色座位标识会议的安排及签到情况，会议组织者根据会场平面图上不同的座位颜色可直观地判断参会人员的出席情况，在会后会议排座管理终端可对会议的出席情况进行统计管理，并以报表的形式输出，大大减轻了会议组织者繁杂的工作。

需要说明的是上述实施例，并非用来限定本发明的保护范围，在上述技术方案的基础上所作出的等同变换或替代均落入本发明权利要求所保护的范围。在权利要求中，单词“包含”不排除存在未列在权利要求中的元件或步骤。单词第一、第二的使用不表示任何顺序，可将这些单词解释为名称。

本发明方案所公开的技术手段不仅限于上述实施方式所公开的技术手段，还包括由以上技术特征任意组合所组成的技术方案。应当指出，对于本技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明原理的前提下，还可以做出若干改进和润饰，这些改进和润饰也视为本发明的保护范围。

Claims (9)

1.一种会议管理***，其特征在于：包括第一PC机、第二PC机、若干个签到卡、签到卡读卡器和热敏打印机，所述第一PC机通过网络与第二PC机通信连接，所有签到卡均与签到卡读卡器无线通信连接，所述签到卡读卡器和热敏打印机均与第二PC机通信连接，所述第二PC机上设有触摸显示屏；所述第一PC机上设有会议排座管理终端，所述第二PC机上设有会议签到管理终端。

2.如权利要求1所述的一种会议管理***，其特征在于，所述签到卡采用IC卡或第二代居民身份证，所述签到卡读卡器采用非接触式IC卡读卡器或身份证识别器，所述IC卡和非接触式IC卡读卡器之间以及第二代居民身份证与身份证识别器之间均无线射频通信连接。

3.如权利要求1所述的一种会议管理***，其特征在于，所述会议管理***还包括有数据库服务器，所述第一PC机和第二PC机均通过网络与数据库服务器通信连接，所述网络采用局域网或互联网。

4.如权利要求3所述的一种会议管理***，其特征在于，所述签到卡读卡器通过USB接口与第二PC机通信连接，所述热敏打印机通过串口与第二PC机通信连接。

5.如权利要求2所述的一种会议管理***，其特征在于，所述签到卡采用IC卡，所述签到卡读卡器采用非接触式IC卡读卡器，所述IC卡和非接触式IC卡读卡器之间无线射频通信连接。

6.如权利要求1所述的一种会议管理***，其特征在于，所述会议排座管理终端包括会场信息管理模块、参会人员信息预设模块、参会人员排座模块、会议信息发布模块、会场平面图生成模块、信息推送和接收模块、数据存储模块和会议信息统计查询模块，所述会场信息管理模块用于预设场地信息，并最终生成场地平面图，所述参会人员信息预设模块用于预设参会人员信息和/或接受参会人员的自主报名信息并进行信息录入，所述参会人员排座模块获取场地平面图和参会人员名单，会议组织者在该场地平面图中手动对参会人员进行座位分配，该模块最终生成排座信息，所述会议信息发布模块用于设定并管理包括会议主题、时间、会议内容简介和场地信息等的会议信息，推送会议信息和标记会议开始与结束，所述会场平面图生成模块根据会议信息发布模块所设定的会议信息以及排座信息自动生成会场平面图并用于显示，所述数据存储模块用于存储场地信息、参会人员信息、排座信息和会议信息发布模块所设定的会议信息，所述信息推送和接收模块用于将接收到会议信息发布模块的推送会议信息推送至所述会议签到管理终端并接收来自会议签到管理终端反馈回来的签到信息，所述会议信息统计查询模块用于统计某个参会人员的参会情况以及某场会议的所有参会人员的参会情况。

7.如权利要求6所述的一种会议管理***，其特征在于，所述会议签到管理终端包括会议排座信息读取模块、刷卡信息接收模块、签到信息生成模块、打印机管理模块、签到信息反馈模块，所述会议排座信息读取模块从会议排座管理终端中读取已发布会议信息并根据所读取的会议信息生成会场平面图，所述刷卡信息接收模块用于接收签到卡读卡器发送来的读卡签到信息，所述签到信息生成模块用于获取会场平面图、读卡签到信息和手动签到的签到信息，并将会场平面图与读卡签到信息和/或手动签到的签到信息按照会场平面图中存储的参会人员与座位ID的对应关系生成签到信息并对会场平面图进行更新产生签到会场平面图,所述打印机管理模块用于获取读卡签到信息和手动签到的签到信息进行处理，并驱动热敏打印机打印签到信息小票，所述签到信息反馈模块用于将读卡签到信息和手动签到的签到信息反馈给会议排座管理终端。

8.如权利要求7所述的一种会议管理***，其特征在于，所述会场平面图中显示有会场名、会议主题、会议时间、场地平面图和座位分布图，所述签到会场平面图中显示有会场平面图中的所有信息以及签到信息，所述会场平面图中的座位分布图在参会人员签到前为同一颜色标记，所述签到会场平面图中的座位分布图在参会人员签到后为多种颜色标记，能够根据是否已排座和是否已签到采用至少三种颜色进行标识。

9.如权利要1-8任一项所述的会议管理***所采用的会议管理方法，其特征在于，包括如下步骤：1）在会议排座管理终端进行会场信息、参会人员信息、会议信息和排座信息的预先设定并生成会场平面图，2）将在会议排座管理终端上预设的会场信息、会议信息、参会人员信息以及排座信息发布到会议签到管理终端并生成会场平面图在触摸显示屏上显示，3）参会人员手持签到卡到签到卡读卡器上进行读卡签到或在触摸显示屏上手动输入IC卡***或身份证号进行手动签到，会议签到管理终端通过读卡签到信息或手动签到的签到信息完成参会人员的签到并取得座位信息及备注信息，并且通过热敏打印机打印签到信息小票供参会人员凭票入场使用，4）会议排座管理终端接收会议签到管理终端反馈回来的签到信息并供会议组织人员在会后对某个参会人员的参会情况以及某场会议的所有参会人员的参会情况进行统计管理。