CN105488655A - 一种基于自由流程的公文流转方法 - Google Patents

Abstract

一种基于自由流程的公文流转方法，包括公文流转核心模块、公文提醒和催办***、文件交换***，前端采用通用浏览器，后端由Web服务器、文件***及数据库服务器组成的三层结构；协同Word文件压缩、加密及控制流程的中间件技术，公文流转由用户层、起草层、流转层、结束层、下发层及归档层组成；公文流转***由数学集合描述，流转环节的人员自由选择流转人进行流转、响应、驳回或结束。本发明克服了传统的公文流转***中流程控制固定且死板的缺陷，能有效防止在流转过程中由于***、出差等造成流转受阻问题，无需事先设置文件的流转流程，可极大加快办公效率，节省办公成本，减少由于办公流程不断变化而不断更新软件需求设计的工作量。

Description

一种基于自由流程的公文流转方法

技术领域

本发明属于网络自动化领域，尤其涉及一种基于自由流程的公文流转方法。

背景技术

随着无纸化办公的普及，为了替代传统的纸质办公方式、适应快速发展的网络信息化技术、加快办公效率和节省办公成本，目前国内外公文流转***得以发展。

公文流转***作为基于计算机网络的电子政务办公自动化***的核心子***，是办公管理信息化的基础应用***，是建设数字化办公的重要基础。高效的企业公文流转***，实现公文信息的网上传输与发布，提高办公效率，减轻公文处理过程的劳动强度，节约公文处理成本，对于全面推进办公自动化工作有很重要的推动作用。

专利申请号200810116992.9公开了一种基于Web服务的电子公文流转自动化方法，其步骤为：(1)通过定义XML结构定义文件XSD，构造XML形式的电子公文的复杂数据类型；(2)根据定义的电子公文复杂数据类型，为所要形成的电子公文流程描述文档定义Web服务描述文档WSDL；(3)构造商业流程执行语言BPEL，形成电子公文流程描述文档；(4)将步骤(1)电子公文的复杂数据类型、步骤(2)中的Web服务描述文档WSDL和步骤(3)中所形成电子公文流程描述文档一并打包，发布到BPEL流程执行引擎。本发明实现了电子公文可识别、可解析性以及高效的存储和传输，同时解决了电子公文自动化流转对跨部门跨地区的异构***平台和数据库的支持，符合政府部门办公的实际需求。

申请号01132349.3公开了一种基于政务信任与授权服务的公文流转***，该***利用基于公钥基础设施PKI技术的政务信任***和基于授权管理基础设施PMI技术的政务授权管理***作为运行平台，采用基于公钥密码技术的数字签名和可信时间戳服务保留传输过程中的操作痕迹，使公文流转过程变成可监控过程。采用了XML标记语言技术作为公文数据的表达和交换格式，提供公文数据的跨平台共享能力。

专利申请号201210275155.7提供的一种办公自动化***文件归档保存方法，包括：将办公自动化***中公文流转过程的文件记录，按照公文流转过程中的文件记录中文件的处理信息的顺序，转换成办公自动化***通用格式文件；将所述通用格式文件，按照所述文件记录中文件处理信息的顺序写入磁盘。本发明打破了办公自动化***文件归档存储时受应用平台的限制，实现了对办公自动化***文件的有效归档管理，形成了一种通用的、可长期保存、被广泛查询使用的文件电子化保存方法，对文件档案电子化管理也具有指导意义，该方法最大限度减小对平台或专用阅读软件的依赖，降低办公自动化***升级或淘汰后对文件的访问影响。

专利申请号200810226322.2公开的一种用于办公自动化公文流转动态流程的实现方法，是由用户单位的***管理员预先设置用户能够操作的包括公文起草或公文签收、公文审核含修改或公文审核、公文批示含修改或公文批示、签发、数字签名、签名验证、盖公章、发送、打印、归档、公文公告下发等功能后，根据用户使用的不同功能设置为C类、B类、A类和Z类四级权限，采用分级权限管理且实现动态流程完成公文的流转。由于本发明采用以上公文流转动态流程的实现方法，使得公文流转程序灵活快捷，操作简单方便，提高了办公效率，节省公文流转流程的再造开发，降低再造开发成本和，提高了办公自动化***的产品化程度。

然而，在传统的公文流转***中，大多注重于流转安全性、时效性等的考量，但流程控制往往固定且死板；部分采用工作流技术搭建的公文流转***则仅能根据几类特定权限进行有限度的公文流转流程控制，一旦拥有权限的人不在将存在流转过程停滞等问题。

发明内容

本发明的目的旨在克服传统的公文流转***中流程控制固定且死板的缺点，防止繁琐的流程设置过程以及在流转过程中由于***、出差等造成流转受阻的问题，提供一种可替代传统的纸质办公方式，无需事先设置文件的流转流程，从而加快办公效率和节省办公成本的基于自由流程的公文流转方法。

为此，本发明所采取的解决方案是：

一种基于自由流程的公文流转方法，包括公文流转核心模块、公文提醒和催办***及文件交换***，基于B/S结构，前端采用通用浏览器，后端由Web服务器、文件***及数据库服务器组成的三层结构；协同Word文件压缩、加密及控制流程的中间件技术，其具体组成及流转方法为：

(1)公文流转核心模块

公文流转由用户层、起草层、流转层、结束层、下发层及归档层组成；公文流转***由以下数学集合描述：

GWLZ＝{M,M⁺,K,E,Z,L,T,Y,Q,M^-1,E^-1,Z^-1,L^-1,T^-1,Y^-1,Q^-1}

其中:M—明文空间，M⁺为超级明文，M^-1为密文空间,为M⁺的逆；

K—密钥空间，由上传人的ID和上传文件的时间构成一个密钥空间；

E—加密算法，E^-1为解密算法,为E的逆；

Z—压缩算法，Z^-1为解压缩算法,为Z的逆；

L—修改留痕，L^-1取消修改痕迹；

T—套红套黑，T^-1为取消套红套黑；

Y—***，Y^-1为取消***；

Q—签名，Q^-1为取消签名；

当给定密钥K时，明文空间和密文空间的关系为：M^-1＝KM⁺；一个流转完成准备下发的文档为：Z(E(L(M+T+Y+Q)))；不同的操作层工作在集合中不同的集合空间，采用一种或多种算法及操作，加密和压缩算法采用通用算法。

a、用户层：在用户登录时，获取用户基本信息及权限信息，采用用户ID号作为密钥K的一部分。

b、起草层：分上行文和下行文起草，上行文负责基层单位和管理部门按不同分类向上级领导及管理部门提出的文件的流转过程；下行文负责上级领导及管理部门按不同分类对基层单位及管理部门发布的各种文件的流转过程；由“文件分类”确定管理文件的类型，并建有各分类的文件模板；管理文件***规定各分类文件的用途、流转途径及注意事项。

用户下载文件模板，起草文件，形成明文M；然后上传到网络；进入由中间件控制的文本编辑界面，进行下行文套红、上行文套黑、签名及***，即执行套红套黑T、签名Q及***Y操作；这些操作都是可选项，形成完整的超级明文M⁺：

M⁺＝M+[T]+[Q]+[Y]其中：中括号为可选

用户提交行文的同时，按照管理文件***规定的流程选择流转人及抄送人员，完成起草层工作；控制中间件对超级明文进行加密及压缩操作，形成密文压缩文件，上传到服务器，服务器上存储的是超级明文的密文压缩：

ZM^-1＝ZKM⁺＝ZK(M+[T]+[Q]+[Y])

采用用户层留存的用户ID和密文压缩文件上传的时间构成基于用户和上传时间结合的特定条件密钥K，密钥K用下式表示：K＝{用户ID+时间}。

c、流转层：由流转环节的人员自由选择流转人进行流转、也可进行响应、驳回或结束，同时抄送有关人员；流转人仅受管理文件***规定的流程制约，如果相应的流转人不在岗，可选择接替人员流转。

当文件到达流转人时，控制中间件先将文件进行解压缩(Z^-1)、解密(M^-1/K)操作，发送到流转人桌面，允许流转人对文件进行在线保留痕迹(L)的编辑；流转人编辑完成保存文件，控制中间件先将文件按原密钥加密(K(M⁺+L))，然后进行压缩(Z)后保存到服务器上，同时更新流转信息。

所述响应就是不进行流转，只对公文涉及到的事项进行说明，让本公文各环节的人员知悉进展情况，以免复杂公文滞留手中时间过长，招致催办***启动；

所述驳回就是不同意本公文涉及的内容，驳回的公文无任何效用；

所述结束就是停止公文继续流转，结束的公文具有效用，可以下发和归档；

所述抄送就是在进行继续流转、响应、驳回及结束等环节抄送到有关人员知悉；

所述管理文件***是一组按分类规范公文起草、流转、下发、归档、催办处罚及文档模板各环节的控制文件，定期修订，公开执行；

所述控制中间件技术采用协同Word办公的基于VBA编程，处理公文流转过程中的内容修改留痕、套红、套黑、签名、***、修订、文件压缩及文件加密等功能。

d、下发层：流转结束的文档，按功能需要可以由文秘下发到相关人员。

e、归档层：流转结束的文档，生成归档记录，定期制作光盘归档。

(2)公文提醒和催办***

对涉及到流转环节需要处理公文的用户采用界面显示、内部实时在线交流***及短信形式进行提醒；在公共主页按未处理公文的件数及未处理公文的天数进行排序显示，作为公文催办的一种措施，对排序靠前的用户，管理部门按管理文件***规定进行处罚。

(3)文件交换***

上行文经过流转审批可以通过文件交换***处理，即取消套黑T^-1、取消签名Q^-1、取消***Y^-1及取消修改痕迹L^-1操作，直接转为下行文。

本发明的有益效果为：

本发明基于自由流程的公文流转方法，具有公文流转、公文提醒和催办、文件交换等功能。自由流程不需要设置文件的流转流程，避免了繁琐的流程设置过程及在流转过程中由于***、出差等造成的流转受阻。只需要流转环节的人员按照文件支持***规定的审批流程灵活选择流转人、驳回或结束。同时减少了程序员由于办公流程不断变化而不断更新软件需求设计的工作量。辅助于公文流转***的提醒和催办及公文维护***，组成完善的公文流转***，从而加快办公效率，节省办公成本。

附图说明

图1是公文流转结构示意图；

图2是公文流转核心模块分层结构示意图；

图3是公文流转流程图。

具体实施方式

本发明基于自由流程的公文流转方法，具有公文流转、公文提醒和催办、文件交换、公文查询，打印和统计等功能，解决了以往公文流转***繁琐的流程设置过程及在流转过程中由于***、出差等造成的流转受阻、公文的流转不能及时完成等问题。下面是由基于自由流程的公文流转方法组成的公文流转***。

1.公文流转***的软硬件环境

公文流转***采用B/S结构。前台客户端采用普通浏览器。后台由一台Web服务器、数据库服务器(采用WindowServer2003、IIS6.0并兼做文件服务器)和一台数据库服务器(采用WindowServer2003、SQLServer2005)组成。源代码采用.NET2005ASP.NETC#。公文流转***采用数据库***及文件***作为数据存储。数据库存放流转***涉及基本信息，文件***存放流转***涉及的公文、公文模板、支持文件、图章及签名文件等。图1为公文流转结构示意图。

2.公文流转***：

2.1上行文：

上行文由请示、报告、出差申请、请假、科研立项、结题、论文申请、专利申请、著作权申请、专有技术申请、临时任务、文献审查、调车等分类。每个分类都有相应的管理文件***支持及相应的公文模板。管理文件***中规定了各分类的流转审批流程。

图3左侧是上行文的流程。流程由L[0]-L[1]-L[2]-L[i]-L[n]。具有起草上行文的用户起草上行文L[0]、流转到基层管理部门确认，套基层单位黑头标志(套黑)并签名L[1]，至此公文形成L[2]，走自由流转流程通过各种审批L[i]，各环节都可以留痕修改或返回相应环节进行修改，各环节也可以驳回或结束。流转结束的文档由文秘修订后进行存档L[n]。也可以通过文件转换***走下行文。

2.2下行文：

下行文由政发、委发、纪发、工发、团发等分类。每个分类都有相应的管理文件***支持。文件中规定了各分类的流转审批流程。

图3右侧是下行文的流程。流程由L[0]-L[1]-L[i]-L[n-1]-L[n]-L[n+1]。具有起草下行文的用户起草或通过文件转换***转换流转结束的上行文为下行文L[0]，形成公文L[1]，走自由流转流程通过各种审批L[i]，各环节都可以留痕修改或返回相应环节进行修改，各环节也可以驳回或结束。流转结束的文档由文秘套红、签名、***、添加文号、处理关键字L[n-1],修订后进行存档L[n]。最后下发L[n+1]。

用户下载文件模板，起草文件，形成明文M。然后上传到网络。进入由中间件控制的文本编辑界面，进行套红(下行文)套黑(上行文)、签名及***，即执行套红套黑T、签名Q及***Y操作。这些操作都是可选项。形成完整的超级明文M⁺：

M⁺＝M+[T]+[Q]+[Y]其中：中括号为可选。

用户提交行文的同时，按照管理文件***规定的流程选择流转人及抄送人员，完成起草层工作。控制中间件对超级明文进行加密及压缩操作。形成密文压缩文件，上传到服务器，服务器上存储的是超级明文的密文压缩：

ZM^-1＝ZKM⁺＝ZK(M+[T]+[Q]+[Y])

采用用户层留存的用户ID和密文压缩文件上传的时间构成基于用户和上传时间结合的特定条件密钥K，脱离控制***下载文件具有很高的安全性，采用压缩存储节省了存储空间。密钥K用下式表示：

K＝{用户ID+时间}＝“IIIIIIIIIInnnnyyddhhmmss”

其中：IIIIIIIIII为10位用户ID号；Nnnnyyddhhmmss为起草文件的年月日时分秒。

2.3自由流转流程：

公文流转由用户层、起草层、流转层、结束层、下发层、归档层组成。见图2。由流转环节的人员自由选择流转人进行流转、或驳回、或结束。流转人仅受管理文件***的规定的流程制约。如果相应的流转人不在岗，可选择接替人员流转。在流转环节可以抄送其他人员知悉。流转结束的文档，按功能需要可以由文秘下发到相关人员。流转结束的文档，生成归档记录，定期制作光盘归档。

当文件到达流转人时，控制中间件先将文件进行解压缩(Z^-1)、解密(M^-1/K)操作，发送到流转人桌面，允许流转人对文件进行在线保留痕迹(L)的编辑。流转人编辑完成保存文件，控制中间件先将文件按原密钥加密(K(M⁺+L))，然后进行压缩(Z)后保存到服务器上，同时更新流转信息。

3.公文提醒和催办

***对涉及到流转环节需要处理的用户采用界面显示、内部实时在线交流***(腾讯通或QQ)及短信进行提醒。在单位主页适当位置按未处理公文的件数及未处理公文的天数两种方式进行排序显示，作为公文催办的一种措施。并将数据存储统计作为员工绩效进行考评。

4.文件交换***

上行文经过流转审批可以通过文件交换***处理(取消套黑T^-1、取消签名Q^-1、取消***Y^-1及取消修改痕迹L^-1等操作)直接转为下行文。

5.公文查询、打印和统计***

公文流转***具有按设定的访问权限及涉及流转环节的人员两种权限进行公文的查询、打印及统计。

6.协同Word办公的中间件技术

公文流转***采用协同Word办公的基于VBA编程中间件技术处理公文流转过程中的内容修改留痕L、套红套黑T、签名Q、***Y、文件压缩Z及文件加密E等功能。

7.应用情况

本发明采用基于自由流程的公文流转方法组成的公文流转***，具有公文流转、公文提醒和催办、文件交换等功能。自由流程不需要设置文件的流转流程，避免了繁琐的流程设置过程及在流转过程中由于***、出差等造成的流转受阻。只需要流转环节的人员按照文件支持***规定的审批流程灵活选择流转人、驳回或结束。辅助于公文流转***的提醒和催办及公文维护***，组成完善的公文流转***。取代无纸化办公，取得了满意的效果。

Claims (1)

1.一种基于自由流程的公文流转方法，包括公文流转核心模块、公文提醒和催办***、文件交换***，基于B/S结构，前端采用通用浏览器，后端由Web服务器、文件***及数据库服务器组成的三层结构；协同Word文件压缩、加密及控制流程的中间件技术，其特征在于，具体组成及流转方法为：

(1)公文流转核心模块

公文流转由用户层、起草层、流转层、结束层、下发层及归档层组成；公文流转***由以下数学集合描述：

GWLZ＝{M,M⁺,K,E,Z,L,T,Y,Q,M^-1,E^-1,Z^-1,L^-1,T^-1,Y^-1,Q^-1}

其中:M—明文空间，M⁺为超级明文，M^-1为密文空间,为M⁺的逆；

K—密钥空间，由上传人的ID和上传文件的时间构成一个密钥空间；

E—加密算法，E^-1为解密算法,为E的逆；

Z—压缩算法，Z^-1为解压缩算法,为Z的逆；

L—修改留痕，L^-1取消修改痕迹；

T—套红套黑，T^-1为取消套红套黑；

Y—***，Y^-1为取消***；

Q—签名，Q^-1为取消签名；

当给定密钥K时，明文空间和密文空间的关系为：M^-1＝KM⁺；一个流转完成准备下发的文档为：Z(E(L(M+T+Y+Q)))；不同的操作层工作在集合中不同的集合空间，采用一种或多种算法及操作，加密和压缩算法采用通用算法；

a、用户层：在用户登录时，获取用户基本信息及权限信息，采用用户ID号作为密钥K的一部分；

b、起草层：分上行文和下行文起草，上行文负责基层单位和管理部门按不同分类向上级领导及管理部门提出的文件的流转过程；下行文负责上级领导及管理部门按不同分类对基层单位及管理部门发布的各种文件的流转过程；由“文件分类”确定管理文件的类型，并建有各分类的文件模板；管理文件***规定各分类文件的用途、流转途径及注意事项；

用户下载文件模板，起草文件，形成明文M；然后上传到网络；进入由中间件控制的文本编辑界面，进行下行文套红、上行文套黑、签名及***，即执行套红套黑T、签名Q及***Y操作；这些操作都是可选项，形成完整的超级明文M⁺：M⁺＝M+[T]+[Q]+[Y]，其中：中括号为可选；

用户提交行文的同时，按照管理文件***规定的流程选择流转人及抄送人员，完成起草层工作；控制中间件对超级明文进行加密及压缩操作，形成密文压缩文件，上传到服务器，服务器上存储的是超级明文的密文压缩：

ZM^-1＝ZKM⁺＝ZK(M+[T]+[Q]+[Y])

采用用户层留存的用户ID和密文压缩文件上传的时间构成基于用户和上传时间结合的特定条件密钥K，密钥K用下式表示：K＝{用户ID+时间}

c、流转层：由流转环节的人员自由选择流转人进行流转、也可进行响应、驳回或结束，同时抄送有关人员；流转人仅受管理文件***规定的流程制约，如果相应的流转人不在岗，可选择接替人员流转；

当文件到达流转人时，控制中间件先将文件进行解压缩(Z^-1)、解密(M^-1/K)操作，发送到流转人桌面，允许流转人对文件进行在线保留痕迹(L)的编辑；流转人编辑完成保存文件，控制中间件先将文件按原密钥加密(K(M⁺+L))，然后进行压缩(Z)后保存到服务器上，同时更新流转信息；

所述响应就是不进行流转，只对公文涉及到的事项进行说明，让本公文各环节的人员知悉进展情况，以免复杂公文滞留手中时间过长，招致催办***启动；

所述驳回就是不同意本公文涉及的内容，驳回的公文无任何效用；

所述结束就是停止公文继续流转，结束的公文具有效用，可以下发和归档；

所述抄送就是在进行继续流转、响应、驳回及结束环节抄送到有关人员知悉；

所述管理文件***是一组按分类规范公文起草、流转、下发、归档、催办处罚及文档模板各环节的控制文件，定期修订，公开执行；

所述控制中间件技术采用协同Word办公的基于VBA编程，处理公文流转过程中的内容修改留痕、套红、套黑、签名、***、修订、文件压缩及文件加密等功能；

d、下发层：流转结束的文档，按功能需要可以由文秘下发到相关人员；

e、归档层：流转结束的文档，生成归档记录，定期制作光盘归档；

(2)公文提醒和催办***

对涉及到流转环节需要处理公文的用户采用界面显示、内部实时在线交流***及短信形式进行提醒；在公共主页按未处理公文的件数及未处理公文的天数进行排序显示，作为公文催办的一种措施，对排序靠前的用户，管理部门按管理文件***规定进行处罚；

(3)文件交换***

上行文经过流转审批可以通过文件交换***处理，即取消套黑T^-1、取消签名Q^-1、取消***Y^-1及取消修改痕迹L^-1操作，直接转为下行文。