WO2021224971A1 - 請求情報管理装置、請求情報管理方法及びプログラム - Google Patents

請求情報管理装置、請求情報管理方法及びプログラム Download PDF

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WO2021224971A1
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啓太郎 森
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ファーストアカウンティング株式会社
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    • G06Q30/04Billing or invoicing
    • GPHYSICS
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    • G06Q50/00Information and communication technology [ICT] specially adapted for implementation of business processes of specific business sectors, e.g. utilities or tourism
    • G06Q50/10Services

Definitions

  • the present invention relates to a billing information management device, a billing information management method and a program.
  • Companies may purchase the same product on a regular basis. Even in such a case, the amount of the product to be purchased is changed without the manager of the company purchasing the product knowing, or the number of orders is increasing without the manager of the company knowing. Sometimes. If the price of a product has been raised, the company that purchases the product may consider asking the company that issued the invoice for the reason or switching to another company's product. If the number of orders is increasing, there is room for discount negotiations. However, since the administrator processes a large number of invoices, even if the issuer of the invoice changes the price of the product or the number of ordered products increases, it may be left unnoticed. There was a problem that there was.
  • an object of the present invention is to make it easier for the recipient of the invoice to notice that the purchase price or the number of purchases of the product has changed.
  • the billing information management device includes the billing amount described in the plurality of invoices, the issuing business identification information for identifying the business operator who issued the plurality of invoices, and the plurality of billing.
  • a storage unit that stores the issue date of the document in association with it, the amount or quantity of the product described in the first invoice issued on the first issue date, and one or more items before the first issue date.
  • the comparison unit compares the first amount of money, which is the amount of goods described in the first invoice, with the second amount of money, which is the amount of goods described in one or more of the second invoices.
  • the output unit may output the notification information when the first amount of money is higher than the second amount of money by a difference corresponding to the predetermined condition or more.
  • the comparison unit may compare the same amount of money continuously described within a preset period with the first amount of money as the second amount of money.
  • the comparison unit compares the first quantity, which is the number of the products described in the first invoice, with the second quantity, which is the number of the products described in the one or more second invoices.
  • the output unit may output the notification information when the first number is larger than the second number by a difference corresponding to the predetermined condition or more.
  • the comparison unit includes the amount or quantity of the product described in the first invoice and the product described in the subsequent invoice issued by the business operator who issued the first invoice after the first issue date.
  • the amount or quantity of the above may be further compared, and the output unit may output the notification information on condition that the comparison results match.
  • the comparison unit compares each of the plurality of products described in the first invoice with the amount or number of the same products described in the one or more second invoices, and the output unit is the output unit.
  • the notification information including information for identifying a product in which the result of comparison by the comparison unit indicates a difference satisfying a predetermined condition may be output.
  • the storage unit further stores the change date, which is the date when the price or the number of orders for the product is changed in association with the product, and the comparison unit is used in the first invoice issued on the first issue date.
  • the output unit may output the notification information when the amount of the product described in the first invoice is larger than the predetermined reference amount by a threshold value or more.
  • the billing information management method includes a billing amount described in a plurality of invoices executed by a computer and an issuer identification information for identifying a business operator who has issued the plurality of invoices.
  • the computer is subjected to the billing amount described in the plurality of invoices, the issuer identification information for identifying the business operator who issued the plurality of invoices, and the plurality of bills.
  • a storage control unit that stores the issue date of the invoice in the storage unit, the amount or quantity of the product described in the first invoice issued on the first issue date, and the amount or quantity of the product before the first issue date.
  • As a comparison unit that compares the amount of money or the number of items, and an output unit that outputs notification information indicating that a difference has occurred when the comparison result of the comparison unit indicates a difference satisfying a predetermined condition. Make it work.
  • the invoice recipient can easily notice that the purchase price or the number of purchases of the product has changed.
  • FIG. 1 is a diagram for explaining an outline of the billing information management device 1.
  • the billing information management device 1 uses the result of acquiring the billing image data generated by the reading device 2 (for example, a scanner or a digital camera) reading the bill and analyzing the character string included in the billing image data. It is a device for managing invoices, for example, a computer.
  • the billing information management device 1 may be composed of one computer or a plurality of computers.
  • FIG. 2 is a diagram showing an example of an invoice received by a business operator who manages the invoice using the billing information management device 1.
  • the invoice shown in FIG. 2 contains the name, address, and contact information of the business operator that issued the invoice (hereinafter referred to as "issuing business operator").
  • the number of purchased products and the amount of the purchased products that is, the billed amount) are described.
  • the billing information management device 1 registers and manages this information in the billing information database.
  • the billing information management device 1 analyzes the contents of a plurality of invoices issued by the same business operator on a regular basis, and when the amount of goods or the number of goods described in the invoices changes. Notify the administrator that changes are occurring and the details of the changes.
  • the manager is, for example, a person who is involved in the accounting business of the company, such as the accounting staff of the company who received the invoice, a person who is involved in the purchasing business of the company, or a representative of the company.
  • the billing information management device 1 changes the price of the product and purchases the product. By notifying that the number is changing, the administrator can notice the change early.
  • the manager can confirm the price with the company that issued the invoice or the person in charge of ordering the product, and it is possible to pay more than necessary. It becomes possible to prevent it.
  • the manager negotiates the price with the business operator who issued the invoice and confirms with the person in charge of ordering whether the number of purchases is appropriate. It will be possible to reduce costs.
  • FIG. 3 is a diagram showing a functional configuration of the billing information management device 1.
  • the billing information management device 1 includes a display unit 11, a communication unit 12, a storage unit 13, and a control unit 14.
  • the control unit 14 includes a character string specifying unit 141, a comparison unit 142, and an output unit 143.
  • the display unit 11 is a display for displaying information. Based on the instruction of the output unit 143, the display unit 11 displays a list of various data included in the invoice, and displays notification information indicating that the content of the invoice has changed.
  • the communication unit 12 is a communication interface for connecting to a network (for example, an intranet or the Internet), and has a communication controller for transmitting and receiving data to and from another computer.
  • the communication unit 12 transmits, for example, various data included in the invoice and notification information indicating that the content of the invoice has changed to another computer.
  • the notification information includes link information for accessing the invoice information database, and the administrator can click the link information to display the data contained in multiple invoices corresponding to the notification information. Can be viewed in chronological order.
  • the storage unit 13 has a storage medium such as a ROM (Read Only Memory), a RAM (Random Access Memory), and a hard disk.
  • the storage unit 13 stores a program executed by the control unit 14.
  • the storage unit 13 stores the invoice image data acquired from the reading device 2.
  • the storage unit 13 further stores an invoice information database in which various data described in the invoice are registered, which is extracted from the invoice image data. Specifically, the storage unit 13 includes the invoice amount described in the plurality of invoices, the issuer identification information for identifying the business operator that issued the plurality of invoices, the issue date of the plurality of invoices, and the like. Stores the invoice information database associated with.
  • FIG. 4 is a diagram showing an example of an invoice information database stored in the storage unit 13.
  • the issuer name as an example of the issuer identification information
  • the issue date of the invoice the invoice amount for each of the plurality of products
  • the number of purchases for each of the plurality of products are used. Is associated.
  • the invoice information database may further include invoice identification information (eg, invoice number) for identifying the invoice.
  • the control unit 14 is, for example, a CPU (Central Processing Unit).
  • the control unit 14 functions as the character string specifying unit 141, the comparison unit 142, and the output unit 143 by executing the program stored in the storage unit 13.
  • the character string specifying unit 141 acquires the invoice image data generated by the reading device 2, and identifies a plurality of character strings included in the invoice based on the acquired invoice image data.
  • the character string specifying unit 141 identifies the character string included in the invoice based on the invoice image data, for example, by executing the OCR process.
  • the character string specified by the character string specifying unit 141 is, for example, the issuer name, the issue date, the billing amount of each product, and the number of purchases of each product, and the characters corresponding to the information registered in the invoice information database. It is a column.
  • the character string identification unit 141 is equipped with, for example, an artificial intelligence engine, and for example, by using a machine learning model constructed by deep learning the relationship between image data and a character string as teacher data, with high accuracy. Identify the string.
  • the character string identification unit 141 stores the invoice amounts described in the plurality of invoices, the issuer identification information that identifies the business operator that issued the plurality of invoices, and the issue dates of the plurality of invoices in association with each other. It functions as a storage control unit to be stored in the unit 13. That is, when the character string specifying unit 141 specifies the character string included in the invoice, the character string to be registered in the invoice information database among the specified character string corresponds to the character string in the storage unit 13. Store in the area. The character string specifying unit 141 may notify the comparison unit 142 of the specified character string.
  • the comparison unit 142 refers to the first invoice issued on the first issue date and the first invoice on one or more second issue dates prior to the first issue date. Compare with the second invoice issued by the business that issued the.
  • the first issuance date is the issuance date of the invoice for which the amount or quantity stated in the invoice is to be checked, and is, for example, the issuance date of the invoice newly registered in the invoice information database.
  • the comparison unit 142 stores the amount or quantity of the goods described in the first invoice in the storage unit 13 in association with one or more second issue dates and the issuer identification information of the business operator that issued the first invoice. Compare with the amount or quantity of goods stated in one or more stored second invoices.
  • the comparison unit 142 compares, for example, with respect to each of the plurality of products described in the first invoice with the amount or number of the same products described in one or more second invoices.
  • the comparison unit 142 notifies the output unit 143 of the amount difference or the number difference as a result of the comparison.
  • the output unit 143 outputs notification information based on the comparison result notified from the comparison unit 142.
  • the amount or number of products described in the latest invoice (first invoice) is significantly different from the amount or number of products described in the past invoice (second invoice). If so, the notification information including the name of the issuing company of the first invoice and the second invoice, the corresponding product name, and the amount of change in the amount or number of invoices is output.
  • the output unit 143 may output the notification information including the link information for accessing the data corresponding to the first invoice and the second invoice.
  • the output unit 143 may output the notification information to the display unit 11 for display, or may transmit the notification information to an external computer via the communication unit 12. The administrator can take appropriate measures by checking the output notification information.
  • the comparison unit 142 compares the first amount, which is the amount of goods stated in the first invoice, with the second amount, which is the amount of goods stated in one or more second invoices.
  • the comparison unit 142 determines that 2019.
  • the first amount (5,830 yen), which is the amount of the copy paper stated on the invoice issued on August 31, and the multiple invoices issued before August 31, 2019, respectively.
  • the comparison unit 142 has the first amount (4,400 yen), which is the amount of ink stated in the invoice issued on August 31, 2019, and before August 31, 2019.
  • the comparison unit 142 determines that there is no change in the amount of ink.
  • the comparison unit 142 compares the same amount of money continuously described within a preset period with the first amount of money as the second amount of money. The comparison unit 142 does not compare the first amount and the second amount when the same amount does not continue for a preset period. The same applies to the number.
  • the output unit 143 has a copy paper amount of 5,500 yen stated on the invoice issued during the six months from February to July 2019 in August 2019, and August 2019. Compare with the amount of 5,830 yen on the copy paper stated in the invoice issued in.
  • the amount of the copy paper stated in the invoice issued in August 2019 is the copy stated in all the invoices issued from February 2019 to July 2019. It is determined that the amount of money is higher than the same amount on the paper, and the output unit 143 outputs the notification information.
  • the comparison unit 142 compares the first quantity, which is the number of products described in the first invoice, with the second quantity, which is the number of products described in one or more second invoices.
  • the first issue date which is the date when the latest invoice was issued
  • the comparison unit 142 determines that 2019.
  • the first number (20) which is the number of teas listed on the invoice issued on August 31, and the number of teas issued before August 31, 2019, respectively. Compare with the second number of teas.
  • the number of teas stated in the invoice issued in August 2019 is one with the number of teas stated in the invoices issued in June 2019 and July 2019. Judge that you are doing it.
  • the comparison unit 142 indicates that the number of teas stated in the invoice issued in August 2019 is the number of teas stated in the invoice issued from January 2019 to May 2019. Judge more than.
  • the comparison unit 142 determines that there is no change in the number of coffee beans.
  • the amount of tea stated in the invoice issued in August 2019 is the amount of tea stated in the invoice issued from January 2019 to May 2019.
  • the comparison unit 142 notifies the output unit 143 of the determination result, and the output unit 143 outputs notification information indicating that the number has changed.
  • the comparison unit 142 may calculate the unit price of the product and compare the unit prices. In the case of the example shown in FIG. 4B, the comparison unit 142 determines that the unit price of tea has not changed and the ordered quantity has increased. When the unit price is increasing, the comparison unit 142 notifies the output unit 143 that both the number and the unit price are increasing, and the output unit 143 indicates that both the number and the unit price are increasing. Output notification information.
  • the output unit 143 may output notification information indicating that a difference has occurred when the result of comparison by the comparison unit 142 indicates a difference satisfying a predetermined condition.
  • the predetermined condition is, for example, an amount difference or a quantity difference set by the administrator.
  • the predetermined condition is that the result of the comparison is equal to or greater than the value obtained by multiplying the fixed amount or the number of bills issued in succession by the ratio set by the administrator. May be good.
  • the output unit 143 is, for example, the second issue in which the first amount corresponding to the first issue date is earlier than the first issue date. Notification information is output when the difference is higher than the second amount corresponding to the day by a difference corresponding to a predetermined condition.
  • the amount difference corresponding to the predetermined condition is 5% or more with respect to the fixed amount up to the immediately preceding month
  • the amount of copy paper of 5,830 yen is more than 5% higher than the amount of 5,500 yen up to the previous month. Therefore, the output unit 143 outputs notification information indicating that the amount of money is increasing when the invoice on July 31, 2019 is registered in the invoice information database.
  • the output unit 143 provides notification information when a comparison result indicating that there is a difference in the number is input from the comparison unit 142, for example, when the first number is larger than the second number by a difference corresponding to a predetermined condition or more. Output.
  • the number difference corresponding to the predetermined condition is more than twice the number in the immediately preceding month
  • the tea in the invoice issued on June 30, 2019 The number of 20 is double that of 10 which is a fixed number up to the previous month. Therefore, the output unit 143 outputs notification information indicating that the number of invoices is increasing when the invoice on June 30, 2019 is registered in the invoice information database.
  • the comparison unit 142 sets the amount or quantity of the goods described in the first invoice (for example, the invoice issued on August 31, 2019) and the business operator who issued the first invoice after the first issue date. May be further compared with the amount or quantity of goods stated in subsequent invoices issued by (eg, invoices issued on September 30, 2019).
  • the number of subsequent invoices to be compared with the amount or number of first invoices is arbitrary and is set, for example, by the administrator.
  • the comparison unit 142 When the comparison unit 142 operates in this way, the output unit 143 has the same comparison result between the amount or quantity described in the first invoice and the amount or quantity described in the subsequent invoice, and the first On condition that the amount or quantity stated in one invoice is different from the amount or quantity stated in the second invoice in the past, notification information indicating that the amount or quantity has changed is output.
  • the comparison unit 142 and the output unit 143 By operating the comparison unit 142 and the output unit 143 in this way, the administrator does not notify the change even if the amount or the number of the invoice changes, so the administrator confirms. The number of target cases can be reduced.
  • the communication unit 12 may further store the change date, which is the date when the price or the number of orders for the product is changed, in association with the product.
  • the change date is set, for example, by the administrator.
  • the comparison unit 142 indicates that the amount or quantity of the goods stated in the first invoice issued on the first issue date and the second issue date are before the first issue date and from the change date. Also compare with the amount or quantity of goods stated in one or more second invoices later. That is, the comparison unit 142 does not compare the amount or quantity stated in the invoice issued before the time when the manager knows that the price or the number of orders of the product has changed. Compare invoices issued during periods when the administrator is not aware that the price or number of orders has changed. By operating the comparison unit 142 in this way, it is possible to prevent the administrator from being notified of the notification information even though the administrator knows that the price of the product or the number of orders has changed. ..
  • the output unit 143 may output notification information indicating that the price of the product described in the first invoice deviates from the market price when the price of the product is larger than the predetermined reference price by a threshold value or more. ..
  • the predetermined reference amount may be stored in the storage unit 13 in advance, or may be acquired from an external device that provides the market price.
  • the threshold value is a value set in advance by the administrator.
  • FIG. 5 is a flowchart showing the operation flow of the billing information management device 1. The flowchart shown in FIG. 5 starts from the time when the invoice image data is input to the character string specifying unit 141.
  • the character string specifying unit 141 specifies the character string included in the invoice image data (S11).
  • the comparison unit 142 identifies the issuer name among the character strings specified by the character string identification unit 141 (S12), accesses the invoice information database, and accesses the past invoice data (that is, the data of the second invoice). ) (S13).
  • the comparison unit 142 determines whether or not the same product name is included in the first invoice and the second invoice (S14). When the comparison unit 142 determines that the names of the same products are not included (NO in S14), the comparison unit 142 ends the process. When the comparison unit 142 determines that the same product name is included (YES in S14), the comparison unit 142 proceeds to S15 and determines whether or not the amount of the product has increased (S15).
  • the output unit 143 When the comparison unit 142 determines that the price of the product is increasing (YES in S15), the output unit 143 creates the first notification information indicating that the price is increasing (S16), and in S17. move on. When the comparison unit 142 determines that the price of the product has not increased (NO in S15), the output unit 143 does not create the first notification information.
  • the comparison unit 142 determines whether or not the number of products is increasing (S17). When the comparison unit 142 determines that the number of products has increased, the output unit 143 creates second notification information indicating that the number of products has increased (S18). If the comparison unit 142 determines that the number of products has not increased, the second notification information is not created. The output unit 143 outputs notification information indicating that the amount or quantity has changed when at least one of the first notification information and the second notification information is created (S19).
  • the output unit 143 outputs the notification information when the amount or quantity described in the invoice becomes larger than the amount or quantity described in the past invoice.
  • the condition for the output unit 143 to output the notification information is not limited to this.
  • the output unit 143 may output the notification information when the amount or quantity described in the invoice becomes smaller than the amount or quantity described in the past invoice.
  • the comparison unit 142 has the amount or quantity of the goods stated in the first invoice issued on the first issue date and one or more second issue dates prior to the first issue date. Compare the amount or quantity of goods stated in one or more second invoices issued by the business operator that issued the first invoice. Then, when the result of comparison by the comparison unit 142 satisfies a predetermined condition, the output unit 143 outputs notification information indicating that fact.
  • the comparison unit 142 and the output unit 143 By operating the comparison unit 142 and the output unit 143 in this way, for example, when the administrator confirms the notification information, it is possible to take a response according to the change content of the amount or the number described in the invoice.
  • the administrator can confirm the reason with the company that issued the invoice or switch to another company's product.
  • the manager can negotiate a discount.
  • the storage unit 13 is provided in the billing information management device 1
  • the storage unit 13 may be provided in the external device of the billing information management device 1.
  • the billing information management device 1 and the external device are combined to function as a billing information management device.

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Abstract

請求情報管理装置1は、複数の請求書に記載された請求額と、複数の請求書を発行した事業者を識別する発行事業者識別情報と、複数の請求書の発行日と、を関連付けて記憶する記憶部13と、第1発行日に発行された第1請求書に記載された商品の金額又は個数と、第1発行日よりも前の一以上の第2発行日、及び第1請求書を発行した事業者の発行事業者識別情報に関連付けて記憶部13に記憶された一以上の第2請求書に記載された商品の金額又は個数と、を比較する比較部142と、比較部142が比較した結果が所定の条件を満たす差を示している場合に、差が生じていることを示す通知情報を出力する出力部143と、を有する。

Description

請求情報管理装置、請求情報管理方法及びプログラム
 本発明は、請求情報管理装置、請求情報管理方法及びプログラムに関する。
 請求書の画像データから商品名及び金額を読み取り、読み取った商品名及び金額に基づいて仕訳データを作成する会計処理システムが知られている(例えば、特許文献1を参照)。
特開2018-173935号公報
 企業は同じ商品を定期的に購入する場合がある。このような場合であっても、商品を購入する企業の管理者が知らないうちに購入する商品の金額が変更されていたり、企業の管理者が知らないうちに発注個数が増加していたりすることがある。商品が値上げされている場合、商品を購入する企業においては、請求書を発行した会社に理由を確認したり、他社の商品に切り替えたりすることを検討する余地がある。発注個数が増加している場合、値引き交渉をする余地がある。しかしながら、管理者は大量の請求書を処理するため、請求書の発行元が商品の価格を変更していたり、商品の発注個数が増加したりしていても気付かないまま放置されてしまう場合があるという問題があった。
 そこで、本発明はこれらの点に鑑みてなされたものであり、請求書の受領者が、商品の購入価格又は購入数が変わったことに気付きやすくすることを目的とする。
 本発明の第1の態様の請求情報管理装置は、複数の請求書に記載された請求額と、前記複数の請求書を発行した事業者を識別する発行事業者識別情報と、前記複数の請求書の発行日と、を関連付けて記憶する記憶部と、第1発行日に発行された第1請求書に記載された商品の金額又は個数と、前記第1発行日よりも前の一以上の第2発行日、及び前記第1請求書を発行した事業者の前記発行事業者識別情報に関連付けて前記記憶部に記憶された一以上の第2請求書に記載された前記商品の金額又は個数と、を比較する比較部と、前記比較部が比較した結果が所定の条件を満たす差を示している場合に、差が生じていることを示す通知情報を出力する出力部と、を有する。
 前記比較部は、前記第1請求書に記載された商品の金額である第1金額と、前記一以上の第2請求書に記載された商品の金額である第2金額とを比較し、前記出力部は、前記第1金額が前記第2金額よりも前記所定の条件に相当する差以上高い場合に前記通知情報を出力してもよい。
 前記比較部は、予め設定された期間内に連続して記載された同一の金額を前記第2金額として、前記第1金額と比較してもよい。
 前記比較部は、前記第1請求書に記載された前記商品の個数である第1個数と、前記一以上の第2請求書に記載された前記商品の個数である第2個数とを比較し、前記出力部は、前記第1個数が前記第2個数よりも前記所定の条件に相当する差以上多い場合に前記通知情報を出力してもよい。
 前記比較部は、前記第1請求書に記載された前記商品の金額又は個数と、前記第1発行日以降に前記第1請求書を発行した事業者が発行した後続請求書に記載された商品の金額又は個数と、をさらに比較し、前記出力部は、当該比較結果が一致していることを条件として前記通知情報を出力してもよい。
 前記比較部は、前記第1請求書に記載された複数の商品それぞれに対して、前記一以上の第2請求書に記載された同じ商品の金額又は個数と比較し、前記出力部は、前記複数の商品のうち、前記比較部が比較した結果が所定の条件を満たす差を示している商品を特定するための情報を含む前記通知情報を出力してもよい。
 前記記憶部は、商品に関連付けて、当該商品の価格又は発注数が変更になった日である変更日をさらに記憶し、前記比較部は、第1発行日に発行された第1請求書に記載された商品の金額又は個数と、前記第2発行日が前記第1発行日よりも前であり、かつ前記変更日よりも後の前記一以上の第2請求書に記載された前記商品の金額又は個数とを比較してもよい。
 前記出力部は、前記第1請求書に記載された商品の金額が所定の基準額よりも閾値以上大きい場合に前記通知情報を出力してもよい。
 本発明の第2の態様の請求情報管理方法は、コンピュータが実行する、複数の請求書に記載された請求額と、前記複数の請求書を発行した事業者を識別する発行事業者識別情報と、前記複数の請求書の発行日と、を関連付けて記憶部に記憶させるステップと、第1発行日に発行された第1請求書に記載された商品の金額又は個数と、前記第1発行日よりも前の一以上の第2発行日、及び前記第1請求書を発行した事業者の前記発行事業者識別情報に関連付けて前記記憶部に記憶された一以上の第2請求書に記載された前記商品の金額又は個数と、を比較するステップと、比較した結果が所定の条件を満たす差を示している場合に、差が生じていることを示す通知情報を出力するステップと、を有する。
 本発明の第3の態様のプログラムは、コンピュータを、複数の請求書に記載された請求額と、前記複数の請求書を発行した事業者を識別する発行事業者識別情報と、前記複数の請求書の発行日と、を関連付けて記憶部に記憶させる記憶制御部、第1発行日に発行された第1請求書に記載された商品の金額又は個数と、前記第1発行日よりも前の一以上の第2発行日、及び前記第1請求書を発行した事業者の前記発行事業者識別情報に関連付けて前記記憶部に記憶された一以上の第2請求書に記載された前記商品の金額又は個数と、を比較する比較部、及び前記比較部が比較した結果が所定の条件を満たす差を示している場合に、差が生じていることを示す通知情報を出力する出力部、として機能させる。
 本発明によれば、請求書の受領者が、商品の購入価格又は購入数が変わったことに気付きやすくなるという効果を奏する。
請求情報管理装置の概要を説明するための図である。 請求情報管理装置を使用して請求書を管理する事業者が受領する請求書の一例を示す図である。 請求情報管理装置の機能構成を示す図である。 記憶部が記憶する請求書情報データベースの一例を示す図である。 請求情報管理装置の動作の流れを示すフローチャートである。
[請求情報管理装置1の概要]
 図1は、請求情報管理装置1の概要を説明するための図である。請求情報管理装置1は、読取装置2(例えばスキャナ又はデジタルカメラ)が請求書を読み取ることによって生成された請求書画像データを取得し、請求書画像データに含まれる文字列を解析した結果を用いて請求書を管理するための装置であり、例えばコンピュータである。請求情報管理装置1は、1台のコンピュータにより構成されていてもよく、複数のコンピュータにより構成されていてもよい。
 図2は、請求情報管理装置1を使用して請求書を管理する事業者が受領する請求書の一例を示す図である。図2に示す請求書には、請求書を発行した事業者(以下、「発行事業者」という。)の名称、住所、連絡先が記載されている。また、請求の対象となる商品が購入された個数及び購入した商品の金額(すなわち請求額)が記載されている。請求情報管理装置1は、これらの情報を請求書情報データベースに登録して管理する。
 請求情報管理装置1は、同一の事業者が定期的に発行する複数の請求書の内容を分析し、請求書に記載された商品の金額又は商品の個数等に変化が生じている場合に、変化が生じていることと変化の内容を管理者に通知する。管理者は、例えば、請求書を受領した会社の経理担当者のように会社の経理業務に関わっている人、当該会社の購買業務に関わっている人、又は当該会社の代表者である。
 大量の請求書を処理している管理者は、商品の金額の変化や商品の購入数の変化に気づくことが容易ではないが、請求情報管理装置1が、商品の金額の変化や商品の購入数の変化が生じていることを通知することで、管理者が早期に変化に気づくことができる。商品の金額が高くなっている場合、管理者は、請求書を発行した事業者、又は商品を発注した担当者に金額について確認することにより、必要以上の額の支払いをしてしまうことを未然に防ぐことが可能になる。また、商品の購入数が増えている場合、管理者は、請求書を発行した事業者と価格交渉をしたり、購入数が妥当であるかどうかを発注担当者に確認したりすることにより、経費の削減をすることが可能になる。
[請求情報管理装置1の機能構成及び動作]
 図3は、請求情報管理装置1の機能構成を示す図である。請求情報管理装置1は、表示部11と、通信部12と、記憶部13と、制御部14とを有する。制御部14は、文字列特定部141と、比較部142と、出力部143とを有する。
 表示部11は、情報を表示するディスプレイである。表示部11は、出力部143の指示に基づいて、請求書に含まれている各種のデータを一覧表示したり、請求書の内容に変化があったことを示す通知情報を表示したりする。
 通信部12は、ネットワーク(例えばイントラネット又はインターネット)に接続するための通信インターフェースであり、他のコンピュータとの間でデータを送受信するための通信コントローラを有する。通信部12は、例えば、請求書に含まれている各種のデータ、及び請求書の内容に変化があったことを示す通知情報を他のコンピュータに送信する。
 他のコンピュータは、例えば管理者が使用するコンピュータである。管理者は、自身のコンピュータに通知情報が届いた時点で、請求書に記載された金額又は個数が、過去の請求書に記載されていた金額又は個数と異なっていることを認識することができる。通知情報には、請求書情報データベースにアクセスするためのリンク情報が含まれており、管理者は、当該リンク情報をクリックすることで、通知情報に対応する複数の請求書に含まれていたデータを時系列に閲覧することができる。
 記憶部13は、例えばROM(Read Only Memory)、RAM(Random Access Memory)及びハードディスク等の記憶媒体を有する。記憶部13は、制御部14が実行するプログラムを記憶する。また、記憶部13は、読取装置2から取得された請求書画像データを記憶する。
 記憶部13は、さらに、請求書画像データから抽出された、請求書に記載された各種のデータが登録された請求書情報データベースを記憶する。具体的には、記憶部13は、複数の請求書に記載された請求額と、複数の請求書を発行した事業者を識別する発行事業者識別情報と、複数の請求書の発行日と、が関連付けられた請求書情報データベースを記憶する。
 図4は、記憶部13が記憶する請求書情報データベースの一例を示す図である。図4に示す請求書情報データベースにおいては、発行事業者識別情報の一例としての発行事業者名と、請求書の発行日と、複数の商品それぞれの請求額と、複数の商品それぞれの購入数とが関連付けられている。請求書情報データベースにおいては、請求書を特定するための請求書識別情報(例えば請求書番号)がさらに含まれていてもよい。
 図4(a)に示す例においては、複数の発行事業者が発行した多数の請求書に関連付けられた多数の情報のうち、「田中商事」が毎月末に発行した請求書に記載された情報のみが抽出された状態で示されている。図4(b)に示す例においては、複数の発行事業者が発行した多数の請求書に関連付けられた多数の情報のうち、「佐藤食品」が毎月末に発行した請求書に記載された情報のみが抽出された状態で示されている。通知情報を受けた管理者は、例えば図4に示すような一覧データを閲覧することができる。管理者は、一覧データの一部のデータをクリックすることで、当該データが記載されていた請求書の請求書画像データを表示することもできる。
 制御部14は、例えばCPU(Central Processing Unit)である。制御部14は、記憶部13に記憶されたプログラムを実行することにより、文字列特定部141、比較部142及び出力部143として機能する。
 文字列特定部141は、読取装置2によって生成された請求書画像データを取得し、取得した請求書画像データに基づいて、請求書に含まれている複数の文字列を特定する。文字列特定部141は、例えばOCR処理を実行することにより、請求書画像データに基づいて、請求書に含まれている文字列を特定する。文字列特定部141が特定する文字列は、例えば、発行事業者名、発行日、各商品の請求額、及び各商品の購入数であり、請求書情報データベースに登録される情報に対応する文字列である。文字列特定部141は、例えば人工知能エンジンを搭載しており、例えば、画像データと文字列との関係を教師データとして深層学習して構築された機械学習モデルを使用することにより、高い精度で文字列を特定する。
 文字列特定部141は、複数の請求書に記載された請求額と、複数の請求書を発行した事業者を識別する発行事業者識別情報と、複数の請求書の発行日とを関連付けて記憶部13に記憶させる記憶制御部として機能する。すなわち、文字列特定部141は、請求書に含まれている文字列を特定すると、特定した文字列のうち請求書情報データベースに登録すべき文字列を、記憶部13における当該文字列に対応する領域に格納する。文字列特定部141は、特定した文字列を比較部142に通知してもよい。
 比較部142は、請求書情報データベースを参照することにより、第1発行日に発行された第1請求書と、第1発行日よりも前の一以上の第2発行日に、第1請求書を発行した事業者によって発行された第2請求書とを比較する。第1発行日は、請求書に記載された金額又は個数をチェックする対象となる請求書の発行日であり、例えば、請求書情報データベースに新たに登録された請求書の発行日である。
 比較部142は、第1請求書に記載された商品の金額又は個数と、一以上の第2発行日及び第1請求書を発行した事業者の発行事業者識別情報に関連付けて記憶部13に記憶された一以上の第2請求書に記載された商品の金額又は個数と、を比較する。比較部142は、例えば、第1請求書に記載された複数の商品それぞれに対して、一以上の第2請求書に記載された同じ商品の金額又は個数と比較する。比較部142は、比較した結果として、金額差又は個数差を出力部143に通知する。
 出力部143は、比較部142から通知された比較結果に基づく通知情報を出力する。出力部143は、例えば、最新の請求書(第1請求書)に記載された商品の金額又は個数が、過去の請求書(第2請求書)に記載された商品の金額又は個数と大きく異なっている場合に、第1請求書及び第2請求書の発行事業者名、該当する商品名、及び金額又は個数の変化量等を含む通知情報を出力する。出力部143は、第1請求書及び第2請求書に対応するデータにアクセスするためのリンク情報を含む通知情報を出力してもよい。出力部143は、通知情報を表示部11に出力して表示させてもよく、通信部12を介して外部のコンピュータに送信してもよい。管理者は、出力された通知情報を確認することにより、適切な対応をすることが可能になる。
 以下、比較部142及び出力部143の動作の詳細を説明する。一例として、比較部142は、第1請求書に記載された商品の金額である第1金額と、一以上の第2請求書に記載された商品の金額である第2金額とを比較する。
 図4(a)に示した請求書情報データベースの例において、最新の請求書が発行された日である第1発行日が2019年8月31日であるとすると、比較部142は、2019年8月31日に発行された請求書に記載されているコピー用紙の金額である第1金額(5,830円)と、2019年8月31日よりも前に発行された複数の請求書それぞれに記載されているコピー用紙の金額である第2金額とを比較する。同様に、比較部142は、2019年8月31日に発行された請求書に記載されているインクの金額である第1金額(4,400円)と、2019年8月31日よりも前に発行された複数の請求書それぞれに記載されているインクの金額である第2金額とを比較する。
 比較部142は、2019年8月に発行された請求書に記載されているコピー用紙の金額は、2019年8月に発行された請求書に記載されているコピー用紙の金額と一致していないと判定する。比較部142は、330円の差額が生じていることを出力部143に通知する。比較部142は、インクの金額には変化がないと判定する。
 ところで、毎月の請求額又は発注数が変動している商品については、管理者が金額又は個数の変化を監視する重要度が低いと考えられ、このような場合においても金額又は個数が変化したことを示す通知情報を出力部143が出力すると、管理者の業務が煩雑になってしまう。そこで、比較部142は、予め設定された期間内に連続して記載された同一の金額を第2金額として、第1金額と比較する。比較部142は、予め設定された期間にわたって同一の金額が続いていない場合、第1金額と第2金額とを比較しない。個数についても同様である。
 図4(a)に示す例において、予め設定された期間が6ヶ月間だとする。この場合、出力部143は、2019年8月において、2019年2月から7月までの6ヶ月間に発行された請求書に記載されたコピー用紙の金額5,500円と、2019年8月に発行された請求書に記載されたコピー用紙の金額5,830円とを比較する。比較部142は、2019年8月に発行された請求書に記載されているコピー用紙の金額が、2019年2月から2019年7月までに発行された全ての請求書に記載されているコピー用紙の同一金額よりも高いと判定し、出力部143が通知情報を出力する。比較部142及び出力部143がこのように動作することで、毎月の請求額が同一の商品が比較対象となるため、それ以外の商品の金額が変化したことが管理者に通知されることが抑制される。
 また、比較部142は、第1請求書に記載された商品の個数である第1個数と、一以上の第2請求書に記載された商品の個数である第2個数とを比較する。図4(b)に示した請求書情報データベースの例において、最新の請求書が発行された日である第1発行日が2019年8月31日であるとすると、比較部142は、2019年8月31日に発行された請求書に記載されているお茶の個数である第1個数(20個)と、2019年8月31日よりも前に発行された複数の請求書それぞれに記載されているお茶の個数である第2個数とを比較する。
 比較部142は、2019年8月に発行された請求書に記載されているお茶の個数は、2019年6月及び2019年7月に発行された請求書に記載されているお茶の個数と一致していると判定する。また、比較部142は、2019年8月に発行された請求書に記載されているお茶の個数は、2019年1月から2019年5月に発行された請求書に記載されているお茶の個数よりも多いと判定する。比較部142は、コーヒー豆の個数には変化がないと判定する。
 さらに、比較部142は、2019年8月に発行された請求書に記載されているお茶の金額が、2019年1月から2019年5月に発行された請求書に記載されているお茶の金額よりも多いと判定する。比較部142は、判定結果を出力部143に通知し、出力部143は、個数に変化があったことを示す通知情報を出力する。
 図4(b)に示すように金額及び個数の両方が変化している場合、比較部142は、商品の単価を算出し、単価を比較してもよい。図4(b)に示す例の場合、比較部142は、お茶の単価は変化しておらず、発注された個数が増加したと判定する。単価が増加している場合、比較部142は、個数及び単価の両方が増加していることを出力部143に通知し、出力部143は、個数及び単価の両方が増加していることを示す通知情報を出力する。
 出力部143は、比較部142が比較した結果が所定の条件を満たす差を示している場合に、差が生じていることを示す通知情報を出力してもよい。所定の条件は、例えば、管理者により設定された金額差又は個数差である。所定の条件は、比較した結果が、連続して発行された複数の請求額に記載された一定の金額又は個数に、管理者により設定された割合が乗算された値以上であることであってもよい。
 出力部143は、金額に差が生じているという比較結果が比較部142から入力された場合、例えば、第1発行日に対応する第1金額が、第1発行日よりも前の第2発行日に対応する第2金額よりも所定の条件に相当する差以上高い場合に通知情報を出力する。図4(a)に示す例において、所定の条件に相当する金額差が、直前の月までの一定金額に対して5%以上であるとした場合、2019年8月31日発行の請求書におけるコピー用紙の金額5,830円は、直前の月までの金額である5,500円に対して5%以上高くなっている。そこで、出力部143は、2019年7月31日の請求書が請求書情報データベースに登録された時点で、金額が増加していることを示す通知情報を出力する。
 出力部143は、個数に差が生じているという比較結果が比較部142から入力された場合、例えば、第1個数が第2個数よりも所定の条件に相当する差以上多い場合に通知情報を出力する。図4(b)に示す例において、所定の条件に相当する個数差が、直前の月の個数に対して2倍以上であるとした場合、2019年6月30日発行の請求書におけるお茶の個数20個は、直前の月までの一定個数である10個に対して2倍になっている。そこで、出力部143は、2019年6月30日の請求書が請求書情報データベースに登録された時点で、個数が増加していることを示す通知情報を出力する。
 ところで、1回の請求書において金額又は個数が変化しただけであれば、管理者が当該変化を把握する必要がないという場合も想定される。そこで、比較部142は、第1請求書(例えば2019年8月31日発行の請求書)に記載された商品の金額又は個数と、第1発行日以降に第1請求書を発行した事業者が発行した後続請求書(例えば2019年9月30日発行の請求書)に記載された商品の金額又は個数と、をさらに比較してもよい。第1請求書の金額又は個数と比較する後続請求書の数は、任意であり、例えば管理者により設定される。
 比較部142がこのように動作する場合、出力部143は、第1請求書に記載された金額又は個数と後続請求書に記載された金額又は個数との比較結果が一致しており、かつ第1請求書に記載された金額又は個数が、過去の第2請求書に記載された金額又は個数と異なっていることを条件として、金額又は個数が変化したことを示す通知情報を出力する。比較部142及び出力部143がこのように動作することで、1回の請求書における金額又は個数が変化しただけでは、変化があったことが管理者に通知されないので、管理者が確認をする対象となる件数を減らすことができる。
 ここで、金額又は個数が変化している場合であっても、商品の価格又は発注数が変更されたということを管理者が把握している場合、請求書に記載された金額又は個数に変化が生じたとしても、出力部143が通知情報を出力する必要はない。そこで、通信部12は、商品に関連付けて、当該商品の価格又は発注数が変更になった日である変更日をさらに記憶してもよい。当該変更日は、例えば管理者によって設定される。
 この場合、比較部142は、第1発行日に発行された第1請求書に記載された商品の金額又は個数と、第2発行日が第1発行日よりも前であり、かつ変更日よりも後の一以上の第2請求書に記載された商品の金額又は個数とを比較する。すなわち、比較部142は、商品の価格又は発注数が変更になったことを管理者が把握している時点よりも前に発行された請求書に記載された金額又は個数を比較対象とせず、管理者が価格又は発注数が変更されたと認識していない期間に発行された請求書を比較の対象とする。比較部142がこのように動作することで、商品の価格又は発注数が変更になったことを管理者が把握しているにもかかわらず管理者に通知情報が通知されてしまうことを抑制できる。
 ところで、第1請求書に記載された商品の金額が、当該商品の相場額と大きく乖離している場合、当該商品の金額が過去の請求書に記載された金額から変化しているか否かによらず問題である。そこで、出力部143は、第1請求書に記載された商品の金額が、所定の基準額よりも閾値以上大きい場合に、相場額と乖離していることを示す通知情報を出力してもよい。所定の基準額は、予め記憶部13に記憶されていてもよく、相場額を提供する外部装置から取得してもよい。閾値は、予め管理者により設定された値である。出力部143がこのように動作することで、発注担当者が取引先からキックバックを得る不正をするリスクを低減させることができる。また、相場額が下がった際に相場額よりも高く商品を購入してしまうことを防ぐことができる。
[請求情報管理装置1の動作の流れ]
 図5は、請求情報管理装置1の動作の流れを示すフローチャートである。図5に示すフローチャートは、請求書画像データが文字列特定部141に入力された時点から開始している。
 文字列特定部141に第1請求書の請求書画像データが入力されると、文字列特定部141は、請求書画像データに含まれている文字列を特定する(S11)。比較部142は、文字列特定部141が特定した文字列のうち発行事業者名を特定し(S12)、請求書情報データベースにアクセスして、過去の請求書データ(すなわち第2請求書のデータ)を参照する(S13)。
 比較部142は、第1請求書と第2請求書に同一の商品の名称が含まれているか否かを判定する(S14)。比較部142は、同一の商品の名称が含まれていないと判定した場合(S14においてNO)、処理を終了する。比較部142は、同一の商品の名称が含まれていると判定した場合(S14においてYES)、S15に進んで、当該商品の金額が増加しているか否かを判定する(S15)。
 商品の金額が増加していると比較部142が判定した場合(S15においてYES)、出力部143は、金額が増加していることを示す第1通知情報を作成して(S16)、S17に進む。商品の金額が増加していないと比較部142が判定した場合(S15においてNO)、出力部143は、第1通知情報を作成しない。
 続いて、比較部142は、商品の個数が増加しているか否かを判定する(S17)。商品の個数が増加していると比較部142が判定した場合、出力部143は、個数が増加したことを示す第2通知情報を作成する(S18)。商品の個数が増加していないと比較部142が判定した場合、第2通知情報を作成しない。出力部143は、第1通知情報又は第2通知情報のうち、少なくともいずれかが作成された場合、金額又は個数が変化したことを示す通知情報を出力する(S19)。
[変形例]
 以上の説明においては、出力部143が、請求書に記載された金額又は個数が過去の請求書に記載された金額又は個数よりも大きくなった場合に通知情報を出力する場合を例示したが、出力部143が通知情報を出力する条件はこれに限らない。出力部143は、請求書に記載された金額又は個数が過去の請求書に記載された金額又は個数よりも小さくなった場合に通知情報を出力してもよい。出力部143がこのように動作することで、請求情報管理装置1を使用する管理者が、請求書に誤りがないかどうかを請求書の発行事業者に確認することが可能になる。
[請求情報管理装置1による効果]
 以上説明したように、比較部142は、第1発行日に発行された第1請求書に記載された商品の金額又は個数と、第1発行日よりも前の一以上の第2発行日に第1請求書を発行した事業者により発行された一以上の第2請求書に記載された商品の金額又は個数とを比較する。そして、出力部143は、比較部142が比較した結果が所定の条件を満たす場合に、その旨を示す通知情報を出力する。比較部142及び出力部143がこのように動作することで、例えば管理者が通知情報を確認することで、請求書に記載された金額又は個数の変化内容に応じた対応をとることができる。
 例えば、商品が値上げされている場合、管理者は、請求書を発行した会社に理由を確認したり、他社の商品に切り替えたりすることが可能になる。また、発注個数が増加している場合、管理者は値引き交渉をすることが可能になる。
 以上、本発明を実施の形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されず、その要旨の範囲内で種々の変形及び変更が可能である。例えば、装置の全部又は一部は、任意の単位で機能的又は物理的に分散・統合して構成することができる。また、複数の実施の形態の任意の組み合わせによって生じる新たな実施の形態も、本発明の実施の形態に含まれる。組み合わせによって生じる新たな実施の形態の効果は、もとの実施の形態の効果を併せ持つ。
 例えば、以上の説明においては、記憶部13が請求情報管理装置1に設けられている場合を例示したが、記憶部13が請求情報管理装置1の外部装置に設けられていてもよい。この場合、請求情報管理装置1と外部装置とが組み合わさって請求情報管理装置として機能する。
1 請求情報管理装置
2 読取装置
11 表示部
12 通信部
13 記憶部
14 制御部
141 文字列特定部
142 比較部
143 出力部
 

Claims (10)

  1.  複数の請求書に記載された請求額と、前記複数の請求書を発行した事業者を識別する発行事業者識別情報と、前記複数の請求書の発行日と、を関連付けて記憶する記憶部と、
     第1発行日に発行された第1請求書に記載された商品の金額又は個数と、前記第1発行日よりも前の一以上の第2発行日、及び前記第1請求書を発行した事業者の前記発行事業者識別情報に関連付けて前記記憶部に記憶された一以上の第2請求書に記載された前記商品の金額又は個数と、を比較する比較部と、
     前記比較部が比較した結果が所定の条件を満たす差を示している場合に、差が生じていることを示す通知情報を出力する出力部と、
     を有する請求情報管理装置。
  2.  前記比較部は、前記第1請求書に記載された商品の金額である第1金額と、前記一以上の第2請求書に記載された商品の金額である第2金額とを比較し、
     前記出力部は、前記第1金額が前記第2金額よりも前記所定の条件に相当する差以上高い場合に前記通知情報を出力する、
     請求項1に記載の請求情報管理装置。
  3.  前記比較部は、予め設定された期間内に連続して記載された同一の金額を前記第2金額として、前記第1金額と比較する、
     請求項2に記載の請求情報管理装置。
  4.  前記比較部は、前記第1請求書に記載された前記商品の個数である第1個数と、前記一以上の第2請求書に記載された前記商品の個数である第2個数とを比較し、
     前記出力部は、前記第1個数が前記第2個数よりも前記所定の条件に相当する差以上多い場合に前記通知情報を出力する、
     請求項1から3のいずれか一項に記載の請求情報管理装置。
  5.  前記比較部は、前記第1請求書に記載された前記商品の金額又は個数と、前記第1発行日以降に前記第1請求書を発行した事業者が発行した後続請求書に記載された商品の金額又は個数と、をさらに比較し、
     前記出力部は、当該比較結果が一致していることを条件として前記通知情報を出力する、
     請求項1から4のいずれか一項に記載の請求情報管理装置。
  6.  前記比較部は、前記第1請求書に記載された複数の商品それぞれに対して、前記一以上の第2請求書に記載された同じ商品の金額又は個数と比較し、
     前記出力部は、前記複数の商品のうち、前記比較部が比較した結果が所定の条件を満たす差を示している商品を特定するための情報を含む前記通知情報を出力する、
     請求項1から5のいずれか一項に記載の請求情報管理装置。
  7.  前記記憶部は、商品に関連付けて、当該商品の価格又は発注数が変更になった日である変更日をさらに記憶し、
     前記比較部は、第1発行日に発行された第1請求書に記載された商品の金額又は個数と、前記第2発行日が前記第1発行日よりも前であり、かつ前記変更日よりも後の前記一以上の第2請求書に記載された前記商品の金額又は個数とを比較する、
     請求項1から6のいずれか一項に記載の請求情報管理装置。
  8.  前記出力部は、前記第1請求書に記載された商品の金額が所定の基準額よりも閾値以上大きい場合に前記通知情報を出力する、
     請求項1から7のいずれか一項に記載の請求情報管理装置。
  9.  コンピュータが実行する、
     複数の請求書に記載された請求額と、前記複数の請求書を発行した事業者を識別する発行事業者識別情報と、前記複数の請求書の発行日と、を関連付けて記憶部に記憶させるステップと、
     第1発行日に発行された第1請求書に記載された商品の金額又は個数と、前記第1発行日よりも前の一以上の第2発行日、及び前記第1請求書を発行した事業者の前記発行事業者識別情報に関連付けて前記記憶部に記憶された一以上の第2請求書に記載された前記商品の金額又は個数と、を比較するステップと、
     比較した結果が所定の条件を満たす差を示している場合に、差が生じていることを示す通知情報を出力するステップと、
     を有する請求情報管理方法。
  10.  コンピュータを、
     複数の請求書に記載された請求額と、前記複数の請求書を発行した事業者を識別する発行事業者識別情報と、前記複数の請求書の発行日と、を関連付けて記憶部に記憶させる記憶制御部、
     第1発行日に発行された第1請求書に記載された商品の金額又は個数と、前記第1発行日よりも前の一以上の第2発行日、及び前記第1請求書を発行した事業者の前記発行事業者識別情報に関連付けて前記記憶部に記憶された一以上の第2請求書に記載された前記商品の金額又は個数と、を比較する比較部、及び
     前記比較部が比較した結果が所定の条件を満たす差を示している場合に、差が生じていることを示す通知情報を出力する出力部、
     として機能させるためのプログラム。
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