MXPA00004912A - Sistema de control y transmision de documentos - Google Patents

Abstract

La presente invención se refiere a un método para generar y diseminar información incluye establecer centros de servicio en ubicaciones Geográficamente separadas, proporcionar en cada centro de servicio una computadora de control, una memoria de cliente de computadora, funcionalmente divisible, un aparato de transmisión electrónico, aparato de recepción y transmisión de fax y una impresora para imprimir datos de la memoria . una porción de la memoria de cliente se asigna a cada uno de una pluralidad de clientes y en cada porción de memoria de cliente se almacena datos que presentan parte de documentos que se van a generar. En respuestas a la petición recibida de un cliente, se forma un documento y se transmite por uno más de las técnicas de transmisión disponibles a uno o más receptores designados.

Description

SISTEMA DE CONTROL Y TRANSMISIÓN DE DOCUMENTOS CAMPO DE LA INVENCIÓN Esta invención se refiere a un sistema para crear de manera rápida y de una manera grandemente automática y transmitir cualquiera de un gran número de correo electrónico, facsímiles, recopilaciones de datos o documentos a ubicaciones receptoras ampliamente distribuidas, para incrementar la velocidad de transmisión por un sistema de aprendizaje, para proporcionar un sistema de control de documentos y eliminar la necesidad de usar OCR para los documentos transmitidos .

ANTECEDENTES DE LA INVENCIÓN En la operación de cualquier negocio, es necesario enviar muchas clases de documentos que esencialmente son cartas de machote, que varian solo ligeramente en el contenido, pero se dirigen a muchos individuos de diferentes u otros negocios. En la actualidad, es habitual generar estos documentos, comúnmente en una ubicación central o unas pocas ubicaciones y transmitirlos por correo, es decir, usando el servicio postal o una un servicio de mensajería. En este proceso, se está la merced del servicio postal que está llegando a ser ineficiente de manera incrementada y costoso y ambientalmente desventajoso, usando enormes cantidades de energía y otros recursos para transportar las millones de piezas de correo que se reciben cada año, por ejemplo, con aeroplanos y camiones, frecuentemente sobre distancias muy largas . Además de este costo, está comprendido frecuentemente el tiempo significativo. Esto es particularmente cierto cuando se debe enviar una carta a través de los Estados Unidos de América por completo, o de manera internacional y este retraso probablemente va a llegar a ser mayo conforme pase el tiempo, a pesar de los esfuerzos arrojados de los servicios postales para mantener el volumen del correo . Están disponibles algunas técnicas sustitutas, tal como la transmisión por facsímil (fax) y correo electrónico (e-mail) . Sin embargo, ninguno de estos es universalmente útil; casi todo el mundo tiene una dirección postal, pero hay muchas personas que no tienen acceso a las computadoras para recibir correo electrónico y no tiene un equipo de recepción de facsímil. Además, hay otras desventajas con respecto a estas técnicas. El fax comprende un costo significativo si se está transmitiendo fuera de un área de llamada local. El correo electrónico es barato y rápido, si se usa en un tiempo durante el dia con poco tráfico, pero no produce automáticamente una copia "impresa" (impresión) a menos que el receptor elija hacer una y, bajo algunas circunstancias se puede alterar por el receptor, ya sea de manera a propósito o accidental, y el formato no se puede controlar completamente por el remitente. A pesar del modo de transmisión, ya sea por servicio postal, correo electrónico, fax u otro medio, una ocurrencia particularmente antieconómica y casi universal es la re- transmis ion de la misma información. Por ejemplo, si un envia una carta de negocios ordinaria por fax, es habitual que el remitente use el encabezado de alguna clase, ya sea un membrete profesional, un membrete de negocios, o alguna clase de encabezado especial que contiene una identificación del remitente. En tanto que es importante que el receptor tenga esta información, se consume una cantidad muy grande del tráfico de transmisión de datos sobre distancias largas, al enviar, a largas distancias, esta misma información una y otra vez . También es muy importante en cualquier negocio, y en muchas situaciones personales, tener algún sistema de control de documentos por el cual se pueda tener un registro de la correspondencia enviada y recibida y por el cual se pueda recuperar esta correspondencia.

BREVE DESCRIPCIÓN DE LA INVENCIÓN Por consiguiente, un objeto de la presente invención es proporcionar un sistema para preparar de manera repetitiva, rápida y barata y enviar a receptores seleccionados por varios medios de transmisión posibles cualquiera de una pluralidad de documentos de contenido variable o único, grandemente predeterminado. Un objeto adicional es proporcionar un sistema para reducir drásticamente la transmisión repetida de logotipos o texto normal, y/o gráficos normales . Aún otro objeto es incrementar la velocidad de transmisión por un sistema de aprendizaje. Aún otro objeto es proporcionar un sistema de control y documentos que se puede usar como un sistema autónomo o se puede usar en combinación con un sistema de transmisión de datos. Un objeto adicional es proporcionar acceso y control para creaciones remotas de gráficos y almacenamiento de gráficos. Aún otro objeto es eliminar la necesidad de usar OCR para convertir los resultados de este sistema . Descrita de manera breve, la invención comprende un método para generar y diseminar información que comprende los pasos de establecer una pluralidad de centros de servicio en ubicaciones geográficamente separadas y proporcionar en cada centro de servicio una computadora de control, una memoria de cliente de computadora, funcionalmente divisible, y un medio para producir una salida de documentos de los datos deseados de la memoria. Una porción de la memoria de cliente se asigna a cada uno de la pluralidad de clientes y en cada porción de memoria de clientes se almacenan datos que comprenden partes de documentos que se van a generar. En respuesta a una petición recibida de un cliente, se transmite un documento seleccionado a un receptor designado. La salida del documento puede e.star en la forma de una copia impresa, una transmisión electrónica tal como correo o fax, o una recopilación de datos en alguna otra forma.

BREVE DESCRIPCIÓN DE LOS DIBUJOS A fin de impartir un entendimiento completo de la manera en la cual se logran estos y otros objetos de acuerdo con la invención, se describirá una modalidad particularmente ventajosa de la misma con referencia a los siguientes dibujos, que forman una parte de la descripción, y en donde: La figura 1 es un diagrama de bloques, esquemático de un sistema de acuerdo con la invención en una forma simple; La figura 2 es un diagrama que ilustra los componentes de un documento que se puede manejar con un sistema de acuerdo con la invención; La figura 3 es un diagrama que ilustra la composición de un código de recopilación y acceso de almacenamiento de acuerdo con la invención; La figura 4 es un diagrama de un documento adicional que se puede manejar con un sistema de acuerdo con la invención; La figura 5 es un diagrama de bloques parcial de una porción de un centro de servicio que muestra técnicas de transmisión alternati as; y Las figuras 6 y 7 son ilustraciones simplificadas de distribuciones geográficas de centro de servicio de acuerdo con la invención.

DESCRIPCIÓN DE LAS MODALIDADES PREFERIDAS Con referencia primero a la figura 1, la implementación de la presente invención comprende el establecimiento de una pluralidad d instalaciones que se llamarán centros de servicio 10. El número, tamaño y ubicaciones geográficas de estos pueden variar, pero como se reconocerá a partir de la siguiente descripción, se cree ventajoso colocar estos centros cerca o en concentraciones principales de población. Los centros de servicio se interconectan entre si por una red d lineas de comunicación 12 que pueden ser lineas telefónicas ordinarias, ya sea que se organicen en una red formal o se usen como una base "conforme a la necesidad". En tanto que será completamente posible que una corporación individual u otra organización establezca sus propios centros de servicio para su propio uso, o tenga un enlace de comunicación directa entre la dos partes, se contempla que la manera más eficiente de implementación de la invención es para una compañía de servicio, que podria ser fácilmente una compañía de telecomunicaciones, para establecer los centros de servicio y hacerlos disponibles a los clientes en una base d pago por servicio u otra base de tasa o pago. De esta manera, negocios muy pequeños asi como muy grandes serán capaces de hacer uso eficiente del sistema. Los usuarios del sistema se referirán en la presente de manera posterior como clientes, ya sea que sean personas individuales, firmas o compañías. Sin embargo, la corporación que tiene subsidiarias o divisiones geográficamente separada puede encontrar económicamente útil el establecer sus propios centro de servicio para la comunicación dentro de la compañía asi como para la comunicación fuera de la compañía, y el término "centros de servicio" se entenderá que incluye estas instalaciones int ra-compañia o cualquier uso cliente a cliente. En cada centro de servicio 10 se localizan varias piezas clave de equipo, ilustradas en forma de bloques en .uno de los centros de servicio en la figura 1. Se contempla que los centros de servicio puedan estar equipados, pero esto es un medio no necesario y hay una fuerte posibilidad que los centros que tienen volúmenes mayores de actividad requerirán múltiples computadoras, asi como mayores instalaciones de memoria asi como dispositivos de transmisión y recepción adicionales para adecuarse a las necesidades especiales, este equipo incluye una o más computadoras de control 14 que constituyen una interfaz de comunicaciones con otros centros d servicio y con clientes, ilustrados como símbolos 16 de instrumentos telefónicos. Conectada a la computadora esta una memoria 18 de computadora, grande que es divisible de manera funcional y quizá físicamente, en secciones separadas para una de las cuales se puede dedicar a un cliente individual. Una parte del almacenamiento se puede hacer accesible a todos lo clientes, transportando los datos requeridos por todos. Cada centro también incluye una o más impresoras 20 que operan bajo control de computadora para imprimir la información recibida de la memoria 18. El material impreso, puesto en símbolo por una hoja de papel 22, se transporta al equipo de envió 24 que puede tomar numerosas formas pero que incluye el aparato para manejar la salida de impresora y prepararla para la distribución fisica a los receptores. La naturaleza exacta del equipo de envió se determina, por supuesto, por el modo de distribución que se va a usar. El equipo automático para imprimir un documento de varias partes con una envoltura está convencionalmente disponible. De manera alternativa, se puede emplear asistencia humana para doblar y poner el material impreso en las envolturas. El proceso de usar el sistema de acuerdo con la invención puede empezar con una determinación del os tipos de correspondencia que se van a manejar en el sistema para un cliente. Es posible manejar una gran variedad de correspondencia de esta manera, pero para propósitos de ilustración, se usará una carta de machote simple. La carta de machote se crea por o para un cliente y se almacena en una porción de la memoria de centro de servicio dedicada a ese cliente. La dedicación de una porción de memoria se considera deseable por razones de seguridad y privacidad. Para ese cliente, también se almacenan una lista de receptores, cada cliente que se asocia en la memoria, con alguna forma de identificación catego rizante . La carta de machote tendrá un área en la cual se puede insertar una dirección y puede tener otras áreas que se van a llenar de acuerdo con las instrucciones dadas en el momento de la preparación, por ejemplo, una cantidad d dinero. Parra usar el sistema, el cliente da una secuencia de instrucciones, que se referirán en la presente como un código de recopilación y acceso de almacenamiento, a un centro de servicio por teléfono o por un enlace de computadora con el centro de servicio. Para propósitos de seguridad y facturación, el acceso de almacenamiento y el código de recopilación incluye una identificación del cliente. Esto dirige la computadora 14 para buscar una carta de machote de estructura de la recopilación de documentos en la porción apropiada de la memoria del sistema. El acceso de almacenamiento y el código de recopilación también identifican el tipo de la carta de machote que se va a usar, elegida de aquellas que se han almacenado para este cliente especifico tal como por ejemplo, una factura; el receptor de la lista almacenada del cliente de los receptores; y la cantidad de dinero que se va a cargar junto con las selecciones de las frases almacenadas que pueden ser aplicables a la carta machote especifica, y finalmente un código "final" que dice la computadora de control que la instrucción se termina. Como se reconocerá, la instrucción puede incluir un gran número de receptores y cantidades de dinero para cada una, pero en el caso del receptor individual se adecuará para ilustración. En la recepción del código final, la computadora de control compila la carta de machote y la asocia con la información de dirección y otra información o selecciones hechas en la secuencia, y luego imprime la carta y proporciona la carta impresa al equipo o personal de envió. Como se menciona con anterioridad, la salida del documento del sistema puede ser en la forma electrónica en lugar de, o a demás de, un documento impreso. De esta manera, el documento producido por el proceso anterior se puede transmitir de manera electrónica por fax, por ejemplo, aquellos receptores que tengan la capacidad para recibir un fax y para quienes se conozca un número telefónico de fax o, por ejemplo, por ASCII. De importancia particular es el hecho que el centro de servicio o centros de servicio usados por un cliente particular en una situación especifica son aquellos más cercanos al (los) receptor(es) . De esta manera, un cliente en un correo individual puede usar varios centros d servicio, cada centro que se usa para los receptores en la región geográfica más cercana a ese centro, asegurando de este modo que cada carta, fax, correo electrónico o recopilación de datos enviados se envié en la distancia más corta y en el tiempo más corto.. Para este propósito, cuando una lista de correo para un cliente se crea primero o cuando se actualiza, la dirección se puede distribuir a los centros en la proximidad más cercana a las direcciones y cada centro almacena las cartas de machote apropiadas para esas direcciones . Para propósitos de comunicación, el cliente siempre puede comunicarse con el centro de servicio más cercano al cliente, ya sea para propósitos de ordenar una o más formas compiladas, enviadas, o para actualizar los datos, y la computadora de control en ese centro de servicio más cercano luego puede comunicar la información a los otros centros apropiados a través de la red entre los centros. La distribución geográfica de los centros de servicio puede ser a lo largo de la nación o puede ser por los limites internacionales . La distribución mundial de información con el sistema hace por lo tanto uso completo del sistema, puesto que los tiempos de tránsito en el correo internacional, por ejemplo, se miden en dias o aún semanas. Con el sistema de la presente invención, el tiempo de tránsito se puede medir en el dia solo o menos . Para la distribución internacional, es importante enviar material en el lenguaje apropiado que significa que se debe crear primero y almacenar en lenguajes apropiados a la distribución geográfica, propuesta. Será aparente que la planeación y preparación considerable deba preceder al uso completo del sistema de acuerdo con la invención. Sin embargo, esto no presenta obstáculo puesto que el uso de un cliente del sistema se puede iniciar con las formas simples que requieren solo asociación minima e inserción de los datos y luego puede crecer en usos más complejos con documentos que tienen, por ejemplo, múltiples selecciones de material que se va a insertar. A partir de este ejemplo simple, serán evidentes algunas ventajas significativas. Primero, el cliente necesita hacer solo una llamada telefónica corta, de bajo costo. Segundo, la cadena de información que forma el acceso de almacenamiento y el código de recopilación s puede preparar en un formato simple por adelantado de la llamada, y se puede preparar fácilmente en una computadora personal o similar. Luego, cuando la cadena está completa, se puede transmitir todo a la vez, en un tiempo muy corto. Tercero, cuando el material para cada carta, correo electrónico, fax o recopilación de datos s compila e imprime por los centros de servicio, las cartas, etc, se envían a los receptores que son locales con relación a los centros de servicio. De esta manera, cuando los centros de servicio están distribuidos de manera internacional, las cartas, faxes, o transmisiones electrónicas se pueden recibir en Ha burgo, Alemania y Cleveland, Ohio esencialmente al mismo tiempo sin el costo del correo internacional requerido de otro modo o llamadas telefónicas, y sin considerar la ubicación del cliente. Puesto que el cliente necesita solo proporcionar un acceso en almacenamiento y código de recopilación y los cambios o inserciones de los documentos que se van a compilar, si los hay, se consume menos tiempo en la preparación de los documentos. Debido a que el sistema tiene un tiempo de distribución mucho más corto en el extremo de salida del sistema, la transmisión es mucho más rápida en el extremo de recepción. De esta manera, se realizan ahorros de tiempo en ambos extremos del sistema y este incremento en la velocidad de transmisión se puede complementar por cualquier incremento de velocidad que se realice por tecnología mejorada. En tanto que la mayoría de nosotros estamos familiarizados con la disposición general de una carta, por ejemplo, será útil mirar en una en detalle para los presentes propósitos. La figura 2 ilustra los componentes habituales de una carta co o se puede examinar para el uso en este sistema, cada componente que ocupa un campo predeterminado del documento final y que se representa por un cuadro marcado la mayoría de las cartas tienen un logotipo en la parte superior que puede variar en el tamaño, pero que será normal para un cliente especifico, o que se puede seleccionar a partir de unos pocos logotipos familiares si el cliente tiene múltiples divisiones o departamentos que usan sus propios logotipos. Como se usa en la presente, el término "logotipo" incluye cosas tales como la marca registrada de la compañía, nombre comercial y/o símbolo, un membrete profesional, o simplemente el nombre y dirección del cliente. En los países europeos, la información que aparece habitualmente en un membrete y que s puede incluir en el "logotipo" para los presentes propósitos incluye conexiones de banco y un número de registro bajo el cual está oficialmente registrada la compañía. Para propósitos de la presente invención, una sección de memoria del cliente almacenará el (los) logotipo (s) para el uso con todos los documentos designados que se van a generar. El próximo punto es la fecha que se puede insertar en el centro de servicio de manera automática, como con los programas de procesamiento de texto, convencionales. Si se desea, la diferencia del tiempo y fecha entre los países también se puede tomar en cuenta de modo que el documento tiene una fecha apropiada, o aún tanto la fecha del emisor como del destinatario. Esto puede ser especialmente importante si el documento transmitido tiene el significado legal. Por ejemplo, se asume que un cliente en Maryland envia un documento de petición a su centro de servicio local a las 10 PM el 14 de marzo a fin de cumplir con la fecha limite del 14 de marzo en Alemania. El documento se recibirá en poco tiempo después del 15 de marzo a las 4 AM en Alemania, pero si el documento tiene un sello de fecha automático del emisor del 14 de Marzo puede satisfacer los requerimientos de tiempo. A continuación está el nombre y dirección del receptor o destinatario. Se contempla que las cartas se enviarán por este sistema a un grupo de receptores, y que el grupo se determinará por el cliente y se puede identificar como tal. Este campo por lo tanto se completa por una función de asociación conforme se generan las cartas. Una linea de "sujeto" frecuentemente es la próxima, seguida por un saludo que puede emplear parte de la información del nombre del receptor y campo de la dirección. El contenido o mensaje de la carta luego se genera, posiblemente con inserciones para personalizar la carta para el receptor individual. Una carta de machote de un tipo especifico necesitará tener un número especifico de inserciones que pueden ser cantidades de dinero, fechas o intervalos de tiempo. Después de que se está terminando el mensaje y un bloque de firma que puede incluir una reproducción de una firma del emisor. Finalmente, si cualquier anexo va acompañar a la carta, se identifican . en el fondo de la carta, también la posible distribución. En tanto que pueden existir otros componentes, lo anterior será suficiente para la presente. De manera preferente, a fin de crear este documento, ya sea una carta u otro machote, el cliente construye y transmite el acceso de almacenamiento y el código de recopilación. Cada cliente construye el acceso de almacenamiento y el código de recopilación en un formato normal, que se puede dictar por el operador de los centros de servicio. De manera alternativa, el formato de código se puede seleccionar o personalizar para el uso por un cliente individual. Hay alguna ventaja de tener diferentes formatos de código para diferentes clientes por razones de seguridad, haciendo más difíciles que cualquiera intente tener un acceso no autorizado de manera electrónica al sistema. En tanto que no todos los componentes del acceso de almacenamiento y el código de recopilación se usarán necesariamente por cada cliente, se pueden incluir lugares para varios componentes en una secuencia especifica en el código, de modo que se pueden usar si se desean. Si no se van a usar, se puede solicitar un símbolo de "salto". La figura 3 muestra la posible secuencia de un acceso de almacenamiento y el código de recopilación que realiza las funciones necesarias, aunque el orden se puede re-arreglar y se pueden adicionar o sustraer funciones, o cubrir por un código individual, dependiendo de las necesidades de los clientes, como se dicte por la experiencia. Se puede lograr un incremento de velocidad al crear un código de recopilación de referencia cruzada, completa, individual, para cada carta que se va a transmitir (texto y/o números y/o gráficos) asi como para cualquier cambio individual de los elementos de datos compilados de cualquiera de los elementos de datos, almacenados, individuales y gráficos (por ejemplo un logotipo) . Una carta que inicia con, por ejemplo, "Estimado Señor" tendrá un código de recopilación y acceso, individual, completo, diferente, de una carta 100 % idéntica, que inicial, "Estimada Señora", que es la única excepción . Se debe mencionar que la disposición se puede modificar o montar en pantalla si se desea. En tanto que esto es más lento, se debe proporcionar la capacidad para nuevos clientes, o para desarrollar nuevas disposiciones en base a las antiguas. En el proceso manual, los datos para las cartas, etc, se pueden definir al seleccionar manualmente la s ubicaciones usando instrucciones de menú, es decir, ubicaciones para los logotipos, fecha, dirección, etc, como se escribe en general anteriormente . En la figura 3, cada porción del código de recopilación y acceso de almacenamiento se ilustra por bloque marcado. Uno de los primeros componentes debe ser una identificación del cliente con suficiente información para facilitar el reconocimiento d la región de memoria que se va a usar y para ajustar las necesidades de seguridad y los procesos de facturación del centro de servicio. El próximo componente es una identificación de la categoría de la carta de machote que se va a usar, llamada el tipo de machote. La carta de machote actual se ha creado ya y reside en la memoria en el centro de servicio con códigos en ubicaciones apropiadas para indicar la necesidad de inserción de datos variables, o los componentes para la carta u otro documento se almacenan y compilan por el programa.

Otra porción del código de recopilación y acceso de almacenamiento puede identificar el lenguaje que se va a usar para el documento a parte del mismo. De manera alternativa, se puede asociar un código de lenguaje con cada dirección, de modo que un receptor especifico siempre recibirá los documentos en un lenguaje apropiado. Entonces, el grupo o categoría del receptor se pueden definir. Esto se puede manejar al pre-agrupar los receptores y al identificar el grupo o grupos; o las direcciones se pueden asociar con identificaciones de ciertas características de los individuos (nivel de ingresos, interese, etc.) y el conjunto de receptores se puede identificar al especificar las características, dejando a la computadora de control que clasifique las listas de receptores para receptores que tienen las características nombr das . El bloque de firma (si hay más de uno para este cliente) luego se puede nombrar junto con los anexos que comprenden, por ejemplo, material publicitario u ofertas especiales, también cualquier distribución posible. Si existen datos únicos dentro del mensaje que se va a insertar, esta información se puede suministrar con una o más tablas correlacionadas con los nombres de los receptores. De manera preferente, para cualquier grupo dado de las cartas que se van a generar y enviar en un coreo individual, solo una cadena de códigos se genera como el código de recopilación y acceso de almacenamiento con información auxiliar, tal como inserciones de mensaje, proporcionar como un anexo a la cadena. Sin embargo, si la carta se complica más con numerosas inserciones o variaciones, puede ser necesaria una cadena separada para cada carta. En tanto que esto hace que sea más larga la cadena del código de recopilación y acceso de almacenamiento, las ventajas de distribución aún se logran. Una cadena de código de recopilación y acceso de almacenamiento como se describe anteriormente puede consistir, por ejemplo, de una serie de símbolos alfa numéricos acompañados por símbolos especiales con significados predeterminados. La cadena puede empezar con una identificación del cliente Ac8%*, seguido por un símbolo separador #, seguido por un tipo de gorma G32, otro separador, un código de lenguaje DE, otro separador y un grupo de receptores. La cadena por lo tanto puede empezar, a manera de ejemplo: Ac8%*#G32#DE#XV4.... Serán evidentes variaciones y diferentes planteamientos para aquellos familiarizados con la generación de órdenes para otros propósitos. Un objetivo de este sistema es que cada cliente cree una biblioteca de documentos que se pueda personalizar para receptores individuales con inserciones apropiadas, y luego volver a utilizar muchas veces. Sin embargo, como se sugiere con anterioridad, esta "biblioteca" puede ser realmente una biblioteca virtual que consiste de un número de frases o enunciados. De esta manera, una carta de un cierto tipo puede consistir de una selección de quince secuencias almacenadas que se montan cuando se necesita la carta. En este caso el cliente, en el código de recopilación y acceso de almacenamiento, identifica a la computadora de control el documento final que se desea y la computadora de control monta este documento de la biblioteca de componentes bajo el control de un programa simple. Como con cualquier sistema de computadora, es prudente proporcionar un sistema de memoria de respaldo por una memoria redundante que se puede usar si llega a estar no disponible la principal . El hecho que el sistema tenga, en almacenamiento, toda la escritura pasada para cada cliente permite que se introduzca una característica adicional que es una forma de aprendizaje por el sistema. El sistema puede incluir un programa separado que busque a través del material almacenado y cuente como se usan frecuentemente las varias frases y enunciados. Aquellos que se usan frecuentemente, o que se han usado más que un número seleccionado de veces, se almacenan en el centro de servicio y están disponibles al sistema de computadora del escritor. Luego, cuando se escribe la frase o enunciado idéntico por el usuario, la máquina reconoce esto como una de las frases frecuentemente usadas y solo transmite al centro de servicio un código corto que identifica la frase. Esto reduce adicionalmente el material que se debe transmitir y conforme se escriba y almacene más, se necesitará transmitir menos material. Esto reconoce el hecho que la mayoría de los escritores en un contexto de negocio tienden a escribir las mismas frases una y otra vez. Finalmente, muchas cartas completas caerán en esta categoría.

Una ventaja notable del sistema es la capacidad para almacenar en cada centro de servicio comprendido en un enlace de comunicación especifico, el texto (el código) un documento, de esta manera, si se está negociando un contrato por dos partes que están en distintos puntos y están usando el sistema del centro de servicios, cada párrafo o cláusula del documento que se negocia se puede identificar de una manera habitual por cartas y números y luego solo se transmitirá la parte cambiada. Esto se puede proporcionar por un medio automático. Sin embargo, el documento completo se puede proporcionar a cada parte con los cambios incorporados. Esto proporciona un ahorro muy grande con respecto al proceso convencional de enviar el documento completo, típicamente por correo electrónico o por fax cada vez que se cambie una porción del mismo. Aunque la oficina"sin papeles" se ha predicho durante años aún no se realiza, y aunque se ha predicho el fallecimiento de la máquina de fax debido al advenimiento del correo electrónico y las técnicas electrónicas relacionadas, es probablemente que los facsímiles aún estarán en uso durante años, en los últimos años también crecientemente para propósitos publicitarios. También, es posible almacenar y procesar gráficos normales de la misma manera como el logotipo o texto almacenado y adicionalmente crear gráficos. Para propósitos de mantenimiento de registros, también es posible almacenar cada documento asociado que se ha enviado y relacionar cada documento con el archivo individual del receptor. En general, esto no se tiene que hacer en una base de tiempo real, en tanto que el documento alcance el archivo del receptor en un tiempo razonable. El documento se puede crear y enviar al archivo ya sea de manera electrónica, por facsímil o en papel, dependiendo de cómo se mantengan los registros para ese cliente. Sin embargo, además de lo anterior, es deseable que el cliente sea capaz de pedir la confirmación y el tiempo de distribución. Dependiendo de la técnica de distribución qu se este usando, el centro de servicio puede proporcionar fácilmente una confirmación automáticamente generada del tiempo cuando se envió un documento, correo electrónico, facsímil o recopilación de datos, o conjunto de ellos, desde el centro de servicio y/o la notificación de distribución. El cliente también puede imprimir un registro de lo que se envia y el sistema del centro de servicio puede proporcionar un resumen mensual para reducir las transmisiones. El uso de las capacidades del sistema descrito con anterioridad, es posible para introducir un nuevo sistema que mantenga el control de todos lo documentos enviados o recibidos a través del sistema. Como un primer paso, todas las transmisiones electrónicas se deben mantener en un formato de -código individual, tal como ASCII. Sin la información recibida o la información transmitida electrónicamente a un receptor esta en algún otro formato, tal como HTML, por ejemplo, se debe convertir a ASCII. En un planteamiento, cada documento enviado o recibido por el sistema luego se le da "marca" única por la cual se puede identificar. Esta marca se puede imprimir realmente o en copias impresas del documento, pero la marca se almacena al menos en unión con una copia almacenada del documento. La marca puede incluir, por ejemplo, cualquiera o todos de los siguientes: fecha de envió o recepción (fácilmente insertada por el programa del sistema), el emisor y/o receptor (individual asi como por compañías), el sujeto del documento, y una categoría del documento (carta, factura, etc.) o cualquier otra característica elegida por el cliente. La cantidad de información que se va a incluir en la marca de identificación por su puesto se puede seleccionar y cambiar por el cliente. Las posibilidades adicionales sobre el uso de todos los elementos de datos fuera de los datos únicos de "inicio"' tal como logotipo, direcciones, fecha-hora-minuto-segundo, sujeto, a nombre del remitente, anexos, si se nombran, distribución, etc . El grupo de cartas enlazadas tal como por ejemplo, orden-venta - factura y/o nombre de emisores (firma) . Durante la operación de menú, la fecha y/o tiempo se pueden adicionar a un archivo especifico de fecha/tiempo (reuniones, fechas objetivo) por el remitente, en tanto que se puede establecer otro archivo especifico para los nombres únicamente, por el mismo método. Esto no se va a considerar como un prerrequis ito , sino más bien una posibilidad adicionada. También, esto no se restringe a estas posibilidades. Al cliente simplemente se le ofrecen posibilidades de acceso fácil a, y recuperación de, documentos. Esto se puede lograr por completo al adicionar a archivos específicos las palabras de búsquedas seleccionadas durante la operación del menú. El control de los datos únicos (variable) , una vez que se han proporcionado todos los medios de control anteriores, se puede proporcionar alterar una mezcla de palabras indeseadas (tal como por ejemplo, yo, tu, cuando, porque, y similares) que no tengan un valor como palabras de búsqueda. La mezcla se usa para eliminar estas palabras como palabras de búsqueda. Otra mezcla de palabras que tiene que hacerse con la operación/organización individual del remitente (o destinatario) se puede establecer para aer accesible por las palabras de búsqueda de operación/organización. Lo anterior ofrece numerosas posibilidades de un medio individual o combinado de control, acceso recuperación y documentos, ahorrando tiempo administrativo extensivo y costo. En tanto que este control del documento se puede combinar con el incremento de velocidad previsto en la transmisión de los datos, también s puede usar como un sistema de procesamiento de documentos, autónomo. El uso de la "marca" única se puede hacer, por supuesto, solo por el emisor, o con una provisión adicionada para el destinatario, permitiendo el control individual, adicional, fuera de todas las otras posibilidades ofrecidas. También, las fuentes u orígenes del remitente se pueden enlazar al logotipo del remitente para otros medios de selección rápida. En el caso de un documento enviado a la petición de un cliente, se proporciona al remitente una versión en ASCII del documento con la marca identificante incluida. También se puede proporcionar una copia impresa, si se desea, pero se proporciona la parte importante, el documento es el código debido a que esto elimina la necesidad de explorar el documento a través de cualquier sistema de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) . Si un sistema de transmisión de acuerdo con la invención se usa de manera rutinaria para toda la correspondencia de un negocio, la necesidad de OCR, y cada documento enviado o recibido a través del sistema se marcará automáticamente y almacenará en una forma que permita la recuperación y búsqueda fácil de una manera normal. Por otra parte, esto también se puede lograr con un sistema autónomo. Cuando se proporciona el documento en ASCII al receptor puede ser, por ejemplo, - por copia impresa con el ASCII transmitido por el centro de servicio, o - por copia impresa con el ASCII proporcionado en la forma de un disquete. Ambas posibilidades de una manera combinada . - proporcionan el documento, - proporcionan el control de acceso y recopilación del documento, y - proporcionan el no requerimiento de uso de OCR. Esto se puede mejorar al buscar cada documento para las palabras claves que puedan ser pertinentes al negocio del cliente. Un proceso de selección de palabras claves similar a aquel descrito en la patente de los Estados Unidos número 5,109,439 se puede usar para este propósito. Como una técnica alterativa o paralela, se puede usar un sistema de menús. En este sistema, el documento que se va a enviar se exhibe en la pantalla y se exhibe un menú de movimiento hacia abajo que permite que el usuario seleccione aquellos puntos que se van a usar para el almacenamiento. Adicionalmente, el usuario puede seleccionar las palabras claves para el uso en el almacenamiento al resaltar, por ejemplo, las palabras. Como un sistema autónomo para el reemplazo de OCR, se puede crear por ejemplo un disco o los datos codificados se transmiten por el centro de servicio al destinatario. Una vez que está en su lugar un sistema de este tipo, también se puede usar para las notas o memorando del cliente. Las notas no necesitan ser transmitidas a través del sistema sino se pueden introducir simplemente de la misma manera, almacenar en forma codificada y luego recuperar o buscar de la misma manera como la correspondencia. Nuevamente, tanto el control de documentos asi como la eliminación de la necesidad de OCR se pueden usar como sistemas autónomos. Un incremento de velocidad en la transmisión de datos para los datos únicos en el modo de aprendizaje se puede lograr de la siguiente manera . El remitente, que tiene almacenadas todas cartas transmitidas, notas, etc, podria tener, mientras crea un documento por menú, el sistema inmediatamente o a veces o en intervalos establecidos correr verificaciones de comparación en cualquiera de los enunciados únicos (variables) , transmitidos en el pasado. El remitente por ejemplo podria tener varios enunciados que son idénticos, o casi idénticos, transferir al centro de servicio con un código de acceso automático, utilizable dentro de los procesos de recopilación, subsiguientes. Este código que es idéntico al correlacionado con el enunciado seleccionado de este archivo, por supuesto, el sistema, cuando busca enunciados idénticos también podria aceptar enunciados similares (con una o varias palabras que se van a borrar, cambiar o adicionar) para la inclusión en el almacenamiento del centro de servicio para ese remitente. El sistema se podria instruir para correr esta parte de manera completamente automática y/o incluir intervención humana para verificación, también que impide el almacenamiento de enunciados indeseados, por cualquier razón. Usando este planteamiento, el sistema, en un modo de aprendizaje, permitirá que se transmitan menos y menos datos, reduciéndose eventualmente a un minimo absoluto. Por supuesto, este planteamiento también es utilizable directamente de usuario a usuario, como sistema autónomo. La secuencia anterior de eventos se basa en la suposición que la salida de la computadora que se envíe se dirigirá a un número más bien grande de receptores, es decir, más de solo dos o tres, pero también es completamente posible usar el sistema para tomar ventaja con las transmisiones que se dirigen a una persona, quizá con copias de información a dos o tres diferentes. Un ejemplo es un documento legal de un tipo que se envia rutinariamente en un tipo particular de litigio. Para documentos de este tipo, los párrafos y enunciados normales se almacenan en el área de almacenamiento del cliente junto con un documento de armazón o estructura, tal como la forma básica para una queja, en la cual se pueden insertar párrafos apropiados. Para propósitos de preparación, es deseable que el cliente sea capaz de tener acceso a los componentes almacenados del documento, de modo que se puedan revisar y seleccionar los párrafos y enunciados almacenados. De manera alternativa, el material almacenado también se puede almacenar en el sistema de computadora del cliente para revisión e identificación de los componentes que se van a usar, permitiendo que el cliente construya posteriormente la secuencia de código para la transmisión al centro de servicio. En cualquier documento, es deseable un bLoque de firma y se puede incluir usando firmas digitales tal como aquellas desarrolladas para el uso en otras formas de transmisión de documentos electrónicos. Una firma de facsímile también se puede imprimir en el documento. En los ejemplos anteriores, la orden por parte del cliente para la generación y transmisión de un documento se ha .enviado por alguna técnica electrónica al centro de servicio. En tanto que esto se cree que es la técnica más expedita, también se puede enviar una orden al centro de servicio mediante una técnica tal como el facsímil. Para este propósito, el centro de servicio necesitará tener un dispositivo de recepción y composición de facsímiles, asi como un puente de facsímil y un lector o explorador electrónico de modo que el código de recopilación y acceso de almacenamiento discutido con anterioridad s pueda convertir en la forma electrónica que necesitará la computadora. De otro modo, el sistema puede permanecer igual. Si el fax recibido está en la forma que se puede reconocer directamente por la computadora, algo del aparato anterior puede ser innecesario . De manera particular, para eliminar la transmisión repetida de información mencionada con anterioridad, el sistema puede recibir de manera eficiente, complementar y transmitir mensajes de facsímil. Como un ejemplo, considerar un fax de Frankfur, Alemania a Los Angeles, California. El cliente, usando el, sistema de la presente invención, envia un centro de servicio un código de recopilación y acceso de almacenamiento que identifica el receptor y la naturaleza del documento que se va a producir (es decir, un facsímil) junto con el contenido del mensaje. En un centro de servicio cercano al receptor propuesto, el contenido del mensaje se combina con la disposición del machote identificado, se dirige apropiadamente y se re-transmite. El receptor recibe el mensaje completo, incluyendo ya sea la información cualquier información de encabezado que esté preescrita, pero la única parte que se envia sobre una distancia larga, por ejemplo, por correo electrónico, es el contenido del mensaje y el código de recopilación y acceso de almacenamiento, relativamente breve. El costo de esta manera se reduce drásticamente y también se reduce el tiempo. También se debe señalar que la mayoría de las cartas transmitidas son cartas de una página, facsímiles se transmiten en general con una carta de cubierta, o la carta de cubierta transporta el mensaj e . Esto se ilustra en la figura 4, en donde se muestra un fax tipico 35. Aquellas porciones 36 del fax que son únicas a este mensaje se delinean en lineas discontinuas. Todo el resto es material repetido, normal que se puede almacenar en el centro de servicio, incluyendo la dirección y número de fax del destinatario, combinada con las porciones únicas recibidas del cliente y luego transmitidas al receptor. El tiempo transcurrido para combinar las porciones únicas del mensaje con las porciones almacenadas es muy pequeño, de modo que el tiempo total requerido para la transmisión del mensaje es sustancialmente el mismo como seria sin el presente sistema, aún solo la porción de mensaje y una frase de código corta necesita ser transmitida a larga distancia. Por lo tanto, se reduce drásticamente el costo y la linea de transmisión está libre para el uso para otros clientes de comunicación. Se reconocerá que, con este proceso se multiplica por las miles de veces que se haga este ahorro durante el transcurso de un año, los ahorros netos son muy significativos. De ventaja mayor es la posibilidad de transmitir por ejemplo, correo electrónico y cambiar, por ejemplo, a facsímil u otros medio en el centro de servicio, cambiando los medios al destinatario, es decir, buscando el medio de transmisión más barato desde el remitente al centro de servicio con un cambio posible a otro medio del centro de servicio al destinatario. Teniendo caracteres, signos especiales y números almacenados en la imagen, asi como otros gráficos requeridos almacenados en el centro de servicio, se permite la transmisión por correo electrónico de los contenidos de un fax que se va a compilar en el centro de servicio. De los ejemplos y descripciones datos anteriormente, se reconocerá que los ahorros más grandes pueden resultar del uso en países tal como Europa o Canadá, en donde los sistemas postales son relativamente costosos o están sujetos a interrupciones ocasionales. Por ejemplo, suponer que un cliente desea transmitir cartas similares a corresponsales en varios países de Europa. Un centro de servicio físicamente localizado, por ejemplo, en Copenhague, Dinamarca, se puede elegir para distribuir estas cartas. Cuando la secuencia de códigos se genera y transmite al centro de servicio, lasa cartas se generan y envían en los lenguajes apropiados a varios países que, con el desarrollo de la comunidad Europea (EC) pueden tener en tiempo breve un sistema postal uniforma algo similar de lo que es en los Estados Unidos de América. Esto permite el envió de cartas desde dentro de la EC, tomando ventaja de las velocidades ventajosas para la distribución local. Por supuesto, también es posible usar múltiples centros de servicio localizados en varios lugar s en la EC si los tiempos de transmisión aún son más críticos. Los centros de servicio también se pueden usar para la diseminación de información. Por ejemplo, asumir que un fabricante desea hacer disponible a miembros interesados la información detallada extensa, pública a cerca de sus productos. Será completamente costoso y desperdicio de los recursos publicar grandes números de un documento que describe los productos, conociendo que muchos y quizá la mayoría de ellos se descartarán por aquellos que no están interesados de manera seria. Sin embargo, es una materia simple almacenar la información de manera electrónica en un centro de servicio, o en todos los centros de servicio, y luego publicar en un anuncio de revista relativamente corto esa información está disponible "en su centro de servicio más cercano", después de lo cual, el cliente interesado hace contacto con el centro de servicio, pede la información usando los códigos de identificación proporcionados en la revista, y el centro de servicio ya sea imprime la información o la escribe a un D-ROM y la distribuye de la misma manera como cualquier otro documento al cliente. Este servicio se puede pagar por la compañía o el cliente, dependiendo de la naturaleza de la información . De una manera similar, el sistema se puede usar para servicios públicos. Por ejemplo, considerar una agencia gubernamental tal como el servicio de ingresos internos o la Oficina de Patentes y Marcas que tienen formas y publicaciones de información para la distribución a miembros interesados del público. El almacenamiento de estas formas en centro de servicio no estarán disponibles al público con poca o ninguna intervención humana y permitirá que una persona busque y obtenga las formas en un gran número de ubicaciones convenientes que lo que actualmente es factible de manera económica. La figura 5 ilustra más completamente un centro de servicio que está equipado con el aparato de transmisión de datos tal como un o más módem 25a-n para recibir o enviar correo electrónico y archivos de datos por la transmisión directa asi como máquinas de facsímil 26 para enviar y recibir transmisiones de facsímil, electrónicamente asi como usando copia impresa. Los módem se conectan a las computadoras descontrol 14a-14n, todas las cuales están preferentemente en comunicación bidireccional entre sí y también con la memoria 18. Un CD-ROM 28 que se puede escribir también se proporciona para crear y diseminar documentos de un volumen relativamente grandes asi como para el almacenamiento de algunos materiales . A este respecto, los centros de servicio también se pueden usar como una forma de instalación de publicación, sustituto. Puesto que es una materia fácil almacenar grandes cantidades de datos en esta instalación, se pueden almacenar libros completos en la misma, y hacer que los libros estén disponibles a los compradores, ya sea en una base impresa o en discos de CD-ROM de reproducción limitada. En el pago de una tasa designada, un cliente puede pedir un libro especificado que el centro de servicio luego imprime a petición. Esto elimina la necesidad de mantener una bodega de textos impresos que se pueden vender o no. Las partes de los libros almacenados también pueden hacerse disponibles para la visión por adelantado de modo que el cliente potencial puede "examinar rápidamente" un libro para ver si está interesado. El almacenamiento para este propósito puede ser un CD-ROM u otro almacenamiento, preferentemente de alta densidad. El planteamiento de publicación sustituta también se puede usar en unión con tiendas locales de libros, reduciendo de manera extensiva los costos tal como por ejemplo transporte y almacenamiento. Unos pocos ejemplos de los tipos de documentos que se pueden procesar de manera ventajosa con un sistema de este tipo son los s iguientes : facturación recordatorios de facturación anuncios invitaciones notificación de la fecha de terminación, tiempo limite, extensión del término estimación de costos, colapso de costos elogios, recomendación recordatorios comunicados de prensa Sin embargo, el número enorme de tipos de documentos se puede manejar de ventajosa de esta manera por un sistema de acuerdo con la invención y apenas y raya la superficie. Otro planteamiento permite el acceso y control remoto de creaciones de gráficos y cambios a los gráficos en oasis crecientes, y asi habria los . códigos de recuperación y acceso a los programas almacenados o por códigos comprimidos para la manipulación remota de los gráficos. Las bases para este planteamiento serán patrones almacenados de pixeles varios tamaños y matices que se pueden manipular y controlar por el código comprimido que se va a multiplicar y mover de cualquier forma dirección o estructura deseada, tal, como por ejemplo, vectores circuios, cuadrados, etc, creando también dibujos de ingeniería, o cambio, supresiones o inserciones a estos dibujos. En este último ejemplo, por ejemplo, una representación en la válvula se puede extraer del almacenamiento e insertar un dibujo, en tanto que la válvula también se puede trazar de manera remota. El control también puede incluir el aumento o disminución del(los) dibujo(s) o partes del mismo. El almacenamiento de estos gráficos puede ser una microforma. Por ejemplo, el control adicional se podría asistir en ubicaciones dentro de un área dada, también moviendo elementos gráficos en direcciones deseadas, sobreponiendo y/o creando diseños estructurales. La importancia inmensa seria un servicio-centro-programa almacenado que permita, por ejemplo, el trazado de lineas o cuadros, como es habitual de muchas formas, éste programa que es accesible por un código de recopilación y acceso de almacenamiento. Por otra parte, una adición remota o cambio al material gráfico almacenado en el centro de servicio se podria lograr vía los códigos comprimidos, 3 bites, por ejemplo, cubriendo 16 777 216 posibilidades de instrucciones individuales, una fracción de las mismas que se debe usar para varias manipulaciones individuales . En una visión general del sistema de la invención, se hace uso de lo principal que un cliente puede almacenar en una memoria del centro de servicio, una variedad de frases, enunciados, y diseños, incluyendo logotipos, transmisión por cualquier medio conveniente al centro de servicio, un código breve que identifique el formato del documento final, deseado junto con porciones únicas tal como un mensaje, y el centro de servicio luego compila el documento deseado/carta y frases, enunciados y similares y envia el documento resultante, por cualquiera de las técnicas de transmisión disponibles y apropiadas, al receptor propuesto. Además los ahorros de costo e incrementos de velocidad, el sistema permite que una organización que usa para delegar ' una cierta cantidad de trabajo realizado normalmente por los miembros empleados a los centros de servicio, reduciendo adicionalmente el tiempo y el costo. También se debe mencionar que el sistema debe permitir la supresión selectiva de información por un cliente. Las figuras 6 y 7 dan una visión general de la clase de distribución y centro de servicio que se contemplan. Por su puesto, los números de los centros de servicio pueden ser mucho mayores que lo que se representan para un sistema de propósito general, pero también pueden ser más pequeños para un sistema dedicado principalmente a la comunicación dentro de una corporación grande, aunque la razón por la que un sistema corporativo no se pueda conectar a un sistema más grande.

Como se ve en la figura 6, los centros de servicio se pueden distribuir a todo lo largo de los Estados Unidos de América. La omisión de estas ubicaciones es una porción central del pais en la figura solo por simplicidad de ilustración y no se debe interpretar para sugerir que estos centros no se ubicarán aqui. Cerca de cada centro de servicio están los clientes y receptores que se les dará pref rentemente servicio por el centro más cercano. La comunicación bidireccional se proporciona en los centros y con los clientes. La figura 7 muestra, en forma mucho más simplificada, la distribución de los centros a todo lo largo dl mundo, para explicaciones que se han elegido por ilustración. Como se reconocerá, la comunicación vía satélite se proporcionará en corto tiempo con una comunicación de alto nivel a un en aquellos países sin la infraestructura de comunicaciones, y la provisión de centros de servicio facilitará adicionalmente que se pongan esos paises en comunicación completa con los países más desarrollados del mundo. Para aquellos clientes a quienes es de interés particular la seguridad, se pueden tomar ciertos pasos o asegurar al cliente que los contenidos de los documentos enviados a través de sistemas están seguros. Un paso es usar las técnicas criptográficas para todas las transmisiones electrónicas entre los centros de servicio y clientes, incluyendo transmisiones electrónicas a receptores. La posibilidad permanece para que el empleado del centro de servicio pueda ser capaz de ver un documento si se está enviando" por copia impresa a un receptor, puesto que debe salir de la impresora y se coloca en una envoltura o similar que se va a distribuir. La impresión y envoltura se pueden hacer de manera completamente automática usando técnicas conocidas . Para asegurar al cliente esta seguridad, se puede proporcionar a la cámara de video en el sitio entre la impresión y envoltura, apuntando en la ruta para el documento seguro. La imagen de video de la ubicación del documento luego se puede registrar durante este proceso con la fecha y tiempo (hora, minuto y segundo) que por ejemplo puede ser impresa en el documento al mismo tiempo junto con la fecha y hora del remitente en caso de zonas de diferente tiempo, y .la marca de identificación del documento, que muestra que no hubo una persona en una posición para ver el documento. Por su puesto, la cámara se debe dirigir de modo que el documento no se pueda IOOV- í la cá ara misma. En tanto que se han elegido ciertas modalidades ventajosas para ilustrar la invención, se entenderá para aquellos expertos en la técnica que se pueden hacer varias modificaciones en la misma sin que se aparten del alcance de la invención como se define en las reivindicaciones anexas .

Claims (23)

REIVINDICACIONES

1. Un método para generar y diseminar información, que comprende los pasos de: establecer una pluralidad de centros de servicio en ubicaciones geográficamente separadas, proporcionar en cada centro de servicio una computadora de control, una memoria de cliente d computadora, funcionalmente divisible, y un medio para producir una salida de documento de la memoria , proporcionar en cada centro de servicio un medio de comunicación para la comunicación entre el centro de servicio y una pluralidad de clientes, almacenar en la memoria de cliente datos que comprenden partes de documentos que se generan, en respuesta a una petición recibida de un cliente, generar y almacenar una serie de documento del formato seleccionado y el contenido y designar los datos únicos y transmitir la salida de documento a uno o más receptores designados, y revisar de manera repetida y automática el texto de los documentos de salida almacenados para un cliente, para identificar las frases usadas repetidamente por ese cliente que no son parte de los _datos almacenados, y adicionar las frases identificadas a las partes que comprenden los datos de los documentos que se van a generar, reduciendo de este modo los datos únicos que se van adicionar a los documentos de salida.

2. Un método según la reivindicación 1, que incluye asignar una porción de la memoria del cliente a cada uno de la pluralidad de clientes.

3. Un método según la reivindicación 1, que incluye interconectar electrónicamente los centros de servicio entre si para la comunicación bidireccional entre cada centro de servicio y otro centro de servicio.

4. Un método según la reivindicación 1, que incluye establecer un código de recopilación y acceso de almacenamiento que tiene un formato reconocible para la transmisión por un cliente a un centro de servicio para pedir un documento, el código que se puede reconocer por la computadora de control para identificar al cliente, un formato del documento y puntos seleccionables del contenido del documento que incluye puntos de datos únicos, por lo cual la computadora de control selecciona uno o más componentes del documento d la porción de memoria asignada del cliente y monta los componentes para forma el documento pedido.

5. Un método según la reivindicación 1, que incluye transmitir electrónicamente la salida del documento al receptor.

6. Un método según la reivindicación 1 , que incluye transmitir electrónicamente una copia impresa de la salida del documento al receptor.

7. Un método según la reivindicación 1, que incluye transmitir la salida del documento al receptor por transmisión por facsímil.

8. Un método según la reivindicación 1, en donde el centro de servicio comprende equipo de recepción y transmisión de facsímiles.

9. Un método según la reivindicación 1, en donde el centro de servicio comprende equipo de impresión y envió.

10. Un método según la reivindicación 1, en donde el paso de generación incluye adicionar una fecha al documento generado que identifica la fecha original de transmisión del cliente.

11. Un método según la reivindicación 1, que incluye hacer electrónicamente el documento generado con . la información de identificación preseleccionada .

12. Un método según la reivindicación 11 y que incluye proporcionar una copia electrónicamente almacenada y de cada documento transmitido e información de identificación al cliente.

13. Un método según la reivindicación 1, y que incluye traducir el documento seleccionado en un lenguaje seleccionado diferente del lenguaje de la petición original, y transmitir el documento en el lenguaje seleccionado.

14. Un método según la reivindicación 1, y que incluye almacenar en el centro de servicio una copia en una forma libre por computadora, electrónica de cada documento de salida para un cliente, y proporcionar a los receptores proporcionados los documentos de salida para los receptores en la forma electrónica, libre por computadora sin considerar la forma en la cual se transmite inicialmente el documento de salida al receptor .

15. Un método según la rei indicación 1, en donde la petición recibida de un cliente se puede recibir en cualquiera de una pluralidad de formas de comunicación que incluyen transmisión por facsímil y electrónica, y en donde el paso de transmitir la salida del documento a un receptor deseado incluye transmitir por una forma de comunicación seleccionada para la eficiencia sin considerar la forma de transmisión de petición del cliente al centro de servicio.

16. Un método según la reivindicación 1, que incluye asignar una porción común de la memoria de cliente a todos los clientes, la porción común que está disponible a cualquier cliente, y almacenar en la porción común frases y enunciados utilizables utilizando comúnmente por" múltiples cliente.

17. Un método según la reivindicación 1, en donde la memoria del cliente incluye elementos gráficos almacenados y el paso de generar una salida del documento que incluye compilar el documento de los elementos gráficos almacenados en el centro de servicio.

18. Un método según la reivindicación 1, en donde la memoria del cliente incluye elementos gráficos almacenados y el paso de generación incluye transmitir códigos seleccionados desde el cliente al centro del servicio para generar y manipular los elementos almacenados para crear y modificar creaciones gráficas en el centro de servicio

19 Un método para controlar y seguir la diseminación de los documentos, que comprende: proporcionar un centro de servicio que tienen medios de comunicación para la comunicación entre centro de servicio y una pluralidad de clientes y entre el centro de servicio y una pluralidad de receptores de los documentos de salida generados por los clientes, almacenar en el centro de servicio una copia en la forma libre por computadora, electrónica de cada documento de salida para un cliente , revisar de manera repetida y automática el texto de los documentos de salida almacenados para un cliente, para identificar las frases usadas repetidamente por ese cliente que no son parte de los datos almacenados, y adicionar las frases identificadas a las partes que comprenden los datos de los documentos que se van a generar, reduciendo de este modo los datos únicos que se van adicionar a los documentos de salida, y proporcionar a los receptores seleccionados documentos de salida para esto receptores en una forma libre por computadora sin considerar la forma en la cual el documento de salida se transmite inicialmente al receptor.

20. Un aparato para generar y diseminar información que comprende una pluralidad de centros de servicio en ubicaciones geográficamente separadas, cada centro de servicio que incluye, una computadora de control, una memoria de computadora de cliente, funcionalmente visible, la memoria del cliente que tiene almacenada en la misma datos que representa parte de documentos que se van a usar repetidamente en los documentos generados, un medio para compilar una salida de documento en la memoria usando los datos almacenados, y medios de comunicación para comunicarse entre el centro de servicio y una pluralidad de clientes y entre el centro de servicio y una pluralidad de receptores; la computadora de control, en respuesta de una petición recibida de un cliente, generar y almacenar un documento de salida de formato seleccionado contenido usando los datos almacenados en cualquier dato único terminado por el cliente transmitir los documentos de salida a un o más receptores designados, y revisar de manera repetida y automática el texto de los documentos de salida almacenados para un cliente, para identificar las frases usadas repetidamente por ese cliente que no son parte de los datos almacenados, y adicionar las frases identificadas a las partes que comprenden los datos de los documentos que se van a generar, reduciendo de este modo los datos únicos que se van adicionar a los documentos de salida.

21. Un aparato según la reivindicación 20, en donde el centro de servicio está significativamente más cercano de manera geográfica al receptor que al cliente.

22. Un aparato según la reivindicación 20 y que incluye un medio en los centros de servicio para almacenar documentos disponibles para la venta, y medios para imprimir y distribuir los documentos en respuesta a la recepción del pago.

23. Un aparato según la reivindicación 20, que incluye medio sensibles a la entrada de voz para generar texto.