KR20130005940A - 경비처리절차 관리／감사 시스템 - Google Patents

경비처리절차 관리／감사 시스템 Download PDF

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Abstract

본 발명은 경비처리절차(PCE: Process which Controls an Expense) 관리/감사 시스템에 관한 것으로, 본 발명에서는 유/무선 온라인망에 접속 중인 경비지출 담당자 정보통신기, 결재담당자 정보통신기, 기업 기간계 서버, 카드사 서버, 감사기관 서버 등의 통신 파이프라인 내에 <경비지출 담당자 정보통신기와 통신하여, 지출결의서 작성 폼을 제공하고, 경비지출 담당자 정보통신기 측으로부터 이 지출결의서 작성 폼에 상응하는 지출결의서 데이터가 전송되는 경우, 해당 지출결의서 데이터를 수취할 수 있는 전산모듈>, <수취 완료된 지출결의서 데이터를 저장한 후, 결재담당자 정보통신기와 통신하여, 지출결의서 데이터의 수신사실을 통보함과 아울러, 결재담당자 정보통신기 측으로부터 전송되는 요청메시지에 따라 저장되어 있던 지출결의서 데이터를 결재담당자 정보통신기 측으로 제공할 수 있는 전산모듈>, <카드사 서버와 통신하여, 법인카드 사용내역 데이터를 실시간 수취한 후, 수취된 법인카드 사용내역 데이터를 판독하여, 법인카드의 이상사용 여부를 감사하고, 해당 감사결과가 반영된 법인카드 이상사용 보고데이터를 생성한 후, 생성된 법인카드 이상사용 보고데이터를 결재담당자 정보통신기, 기업 기간계 서버, 또는 감사기관 서버 측으로 전송할 수 있는 전산모듈> 등을 체계적으로 배치 제공하고, 이를 통해, PCE(예컨대, 지출결의서의 작성절차, 지출결의서의 결재절차, 지출결의서의 승인절차 등)의 모든 과정이 온라인 상에서 원-스톱으로 진행될 수 있도록 함과 아울러, 악의의 경비지출 담당자에 의한 법인카드의 이상사용이 실시간으로 감사될 수 있도록 함으로써, 기업 측에서 자사 자금의 부당 운영 개연성(예컨대, 악의의 경비지출 담당자의 증빙서류 조작에 의해 자사의 자금이 부당 운영될 개연성 등)을 대폭 저감시킬 수 있음은 물론, PCE의 수 작업에 기인한 각종 문제점(예컨대, 지출결의서의 월말 집중발생에 따른 업무효율성 저하 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 업무처리시간 지연 문제점, PCE의 수 작업에 따른 데이터 오류 및 데이터 누락 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 종이서류 낭비 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 부대비용 증대 문제점 등)까지도 효과적으로 회피할 수 있도록 가이드 할 수 있다.

Description

경비처리절차 관리／감사 시스템{The system which manages/inspects a process which controls an expense}
본 발명은 기업의 경비처리절차(PCE: Process which Controls an Expense; 이하, "PCE"라 함)를 관리/감사하는 시스템에 관한 것으로, 보다 상세하게는 PCE(예컨대, 지출결의서의 작성절차, 지출결의서의 결재절차, 지출결의서의 승인절차 등)의 모든 과정이 온라인 상에서 원-스톱으로 진행될 수 있도록 함과 아울러, 악의의 경비지출 담당자에 의한 법인카드의 이상사용이 실시간으로 감사될 수 있도록 함으로써, 기업 측에서 자사 자금의 부당 운영 개연성(예컨대, 악의의 경비지출 담당자의 증빙서류 조작에 의해 자사의 자금이 부당 운영될 개연성 등)을 대폭 저감시킬 수 있음은 물론, PCE의 수 작업에 기인한 각종 문제점(예컨대, 지출결의서의 월말 집중발생에 따른 업무효율성 저하 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 업무처리시간 지연 문제점, PCE의 수 작업에 따른 데이터 오류 및 데이터 누락 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 종이서류 낭비 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 부대비용 증대 문제점 등)까지도 효과적으로 회피할 수 있도록 가이드 할 수 있는 PCE 관리/감사 시스템에 관한 것이다.
도 1에 도시된 바와 같이, 종래의 기술에 따른 각 기업의 PCE 체제 하에서, 경비지출을 담당하는 경비지출 담당자(D) 측에서는 각종 정보처리장치(예컨대, 컴퓨터, 모바일 기기 등)를 통해 자신의 경비지출에 상응하는 지출결의서를 작성/출력한 후, 출력 완료된 지출결의서에 증빙서류(예컨대, 법인카드 영수증)를 첨부하고, 증빙서류의 첨부가 완료된 지출결의서를 결재담당자(K) 측에 전달하는 절차를 진행하게 된다.
이렇게 하여, 증빙서류가 첨부된 지출결의서가 전달 완료되면, 결재담당자(K) 측에서는 해당 지출결의서에 수기결재를 진행한 후, 수기결재가 완료된 지출결의서를 회계 담당자(W) 측으로 전달하는 절차를 진행하게 된다.
상술한 절차를 통해, 결재가 완료된 지출결의서가 전달 완료되면, 회계 담당자(W) 측에서는 해당 지출결의서 및 이에 첨부된 증빙서류를 대사하고, 만약, 대사 결과에 이상이 없을 경우, 경비지출 담당자(D)의 경비지출내역을 승인한 후, 승인 완료된 지출결의서를 편철하여 창고에 보관하거나, 해당 지출결의서를 이미지로 스캔(Scan)하여 서버 내에 저장하게 된다.
그러나, 이러한 종래의 기술에 따른 기업 측 PCE 체제 하에서, 상술한 지출결의서 작성, 지출결의서 결재, 지출결의서 승인 등은 그 모든 과정이 경비지출 담당자(D), 결재담당자(K), 회계 담당자(W) 등의 수 작업에 의해 진행되고 있기 때문에, 별도의 조치가 취해지지 않는 한, 기업 측에서는 PCE의 수 작업에 기인한 각종 문제점, 예컨대, 지출결의서의 월말 집중발생에 따른 업무효율성 저하 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 업무처리시간 지연 문제점, PCE의 수 작업에 따른 데이터 오류 및 데이터 누락 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 종이서류 낭비 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 부대비용 증대 문제점 등을 고스란히 감수할 수밖에 없게 된다.
특히, 이러한 종래의 PCE 체제 하에서, 지출결의서의 작성과정 및 증빙서류(예컨대, 법인카드 영수증)의 첨부과정은 전적으로 경비지출 담당자(D)의 자의적 사안판단에 따라 임의적으로 진행되고 있기 때문에, 별도의 조치가 취해지지 않는 한, 기업의 자금이 부당 운영될 개연성(예컨대, 악의의 경비지출 담당자가 증빙서류를 조작하여 기업의 자금을 부당 운영할 개연성 등)은 매우 높아질 수밖에 없게 된다.
더욱이, 종래 에서는 증빙서류(예컨대, 법인카드 영수증)의 근원을 이루는 법인카드의 사용내역을 실시간 확인하지 않은 체, 단지 지출결의서의 금액과 증빙서류의 금액이 일치하기만 하면 맹목적으로 경비지출 담당자(D)의 지출요청을 허락하고 있었기 때문에, 별도의 조치가 취해지지 않는 한 상술한 기업 자금의 부당 운영 개연성은 더욱 높아질 수밖에 없게 된다.
물론, 상술한 문제점의 방치 하에서, 기업의 자금운영 투명성, 기업의 업무 효율성 등은 크게 저하될 수밖에 없게 되며, 결국, 해당 기업의 대외 경쟁력은 크게 떨어질 수밖에 없게 된다.
대한민국 공개특허 제10-2007-112100호(명칭: 지출 내역 관리 서버)(2007.11.22 공개)
따라서, 본 발명의 목적은 유/무선 온라인망에 접속 중인 경비지출 담당자 정보통신기, 결재담당자 정보통신기, 기업 기간계 서버, 카드사 서버, 감사기관 서버 등의 통신 파이프라인 내에 <경비지출 담당자 정보통신기와 통신하여, 지출결의서 작성 폼을 제공하고, 경비지출 담당자 정보통신기 측으로부터 이 지출결의서 작성 폼에 상응하는 지출결의서 데이터가 전송되는 경우, 해당 지출결의서 데이터를 수취할 수 있는 전산모듈>, <수취 완료된 지출결의서 데이터를 저장한 후, 결재담당자 정보통신기와 통신하여, 지출결의서 데이터의 수신사실을 통보함과 아울러, 결재담당자 정보통신기 측으로부터 전송되는 요청메시지에 따라 저장되어 있던 지출결의서 데이터를 결재담당자 정보통신기 측으로 제공할 수 있는 전산모듈>, <카드사 서버와 통신하여, 법인카드 사용내역 데이터를 실시간 수취한 후, 수취된 법인카드 사용내역 데이터를 판독하여, 법인카드의 이상사용 여부를 감사하고, 해당 감사결과가 반영된 법인카드 이상사용 보고데이터를 생성한 후, 생성된 법인카드 이상사용 보고데이터를 결재담당자 정보통신기, 기업 기간계 서버, 또는 감사기관 서버 측으로 전송할 수 있는 전산모듈> 등을 체계적으로 배치 제공하고, 이를 통해, PCE(예컨대, 지출결의서의 작성절차, 지출결의서의 결재절차, 지출결의서의 승인절차 등)의 모든 과정이 온라인 상에서 원-스톱으로 진행될 수 있도록 함과 아울러, 악의의 경비지출 담당자에 의한 법인카드의 이상사용이 실시간으로 감사될 수 있도록 함으로써, 기업 측에서 자사 자금의 부당 운영 개연성(예컨대, 악의의 경비지출 담당자의 증빙서류 조작에 의해 자사의 자금이 부당 운영될 개연성 등)을 대폭 저감시킬 수 있음은 물론, PCE의 수 작업에 기인한 각종 문제점(예컨대, 지출결의서의 월말 집중발생에 따른 업무효율성 저하 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 업무처리시간 지연 문제점, PCE의 수 작업에 따른 데이터 오류 및 데이터 누락 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 종이서류 낭비 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 부대비용 증대 문제점 등)까지도 효과적으로 회피할 수 있도록 가이드 하는데 있다.
본 발명의 다른 목적들은 다음의 상세한 설명과 첨부된 도면으로부터 보다 명확해질 것이다.
상기와 같은 목적을 달성하기 위하여 본 발명에서는 유/무선 온라인망에 접속 중인 경비지출 담당자 정보통신기, 결재담당자 정보통신기, 기업 기간계 서버, 카드사 서버 또는 감사기관 서버와 통신하면서, 상기 경비지출 담당자 정보통신기, 결재담당자 정보통신기 또는 기업 기간계 서버 측으로부터 전송되는 요청메시지에 따라, 기업 측 경비처리절차(PCE: Process which Controls an Expense)의 관리과정 및 감시과정을 제어하는 PCE 관리/감사 제어모듈과; 상기 PCE 관리/감사 제어모듈에 의해 제어되며, 상기 경비지출 담당자 정보통신기와 통신하여, 지출결의서 작성 폼을 제공하고, 상기 경비지출 담당자 정보통신기 측으로부터 상기 지출결의서 작성 폼에 상응하는 지출결의서 데이터가 전송되는 경우, 해당 지출결의서 데이터를 수취하는 지출결의서 작성 지원모듈과; 상기 PCE 관리/감사 제어모듈에 의해 제어되며, 상기 지출결의서 작성 지원모듈에 의해 수취된 지출결의서 데이터를 수신하여 저장한 후, 상기 결재담당자 정보통신기와 통신하여, 상기 지출결의서 데이터의 수신사실을 통보함과 아울러, 상기 결재담당자 정보통신기 측으로부터 전송되는 요청메시지에 따라 저장되어 있던 상기 지출결의서 데이터를 상기 결재담당자 정보통신기 측으로 제공하는 지출결의서 전자결재 지원모듈과; 상기 PCE 관리/감사 제어모듈에 의해 제어되며, 상기 카드사 서버와 통신하여, 법인카드 사용내역 데이터를 실시간 수취한 후, 수취된 법인카드 사용내역 데이터를 판독하여, 법인카드의 이상사용 여부를 감사하고, 해당 감사결과가 반영된 법인카드 이상사용 보고데이터를 생성한 후, 생성된 법인카드 이상사용 보고데이터를 상기 결재담당자 정보통신기, 기업 기간계 서버, 또는 감사기관 서버 측으로 전송하는 법인카드 이상사용 감사모듈을 포함하는 것을 특징으로 하는 PCE 관리/감사 시스템을 개시한다.
본 발명에서는 유/무선 온라인망에 접속 중인 경비지출 담당자 정보통신기, 결재담당자 정보통신기, 기업 기간계 서버, 카드사 서버, 감사기관 서버 등의 통신 파이프라인 내에 <경비지출 담당자 정보통신기와 통신하여, 지출결의서 작성 폼을 제공하고, 경비지출 담당자 정보통신기 측으로부터 이 지출결의서 작성 폼에 상응하는 지출결의서 데이터가 전송되는 경우, 해당 지출결의서 데이터를 수취할 수 있는 전산모듈>, <수취 완료된 지출결의서 데이터를 저장한 후, 결재담당자 정보통신기와 통신하여, 지출결의서 데이터의 수신사실을 통보함과 아울러, 결재담당자 정보통신기 측으로부터 전송되는 요청메시지에 따라 저장되어 있던 지출결의서 데이터를 결재담당자 정보통신기 측으로 제공할 수 있는 전산모듈>, <카드사 서버와 통신하여, 법인카드 사용내역 데이터를 실시간 수취한 후, 수취된 법인카드 사용내역 데이터를 판독하여, 법인카드의 이상사용 여부를 감사하고, 해당 감사결과가 반영된 법인카드 이상사용 보고데이터를 생성한 후, 생성된 법인카드 이상사용 보고데이터를 결재담당자 정보통신기, 기업 기간계 서버, 또는 감사기관 서버 측으로 전송할 수 있는 전산모듈> 등을 체계적으로 배치 제공하기 때문에, 본 발명의 구현환경 하에서, PCE(예컨대, 지출결의서의 작성절차, 지출결의서의 결재절차, 지출결의서의 승인절차 등)의 모든 과정은 온라인 상에서 원-스톱으로 진행될 수 있게 됨은 물론, 악의의 경비지출 담당자에 의한 법인카드의 이상사용 역시 실시간으로 감사될 수 있게 되며, 결국, 기업 측에서는 자사 자금의 부당 운영 개연성(예컨대, 악의의 경비지출 담당자의 증빙서류 조작에 의해 자사의 자금이 부당 운영될 개연성 등)을 대폭 저감시킬 수 있음은 물론, PCE의 수 작업에 기인한 각종 문제점(예컨대, 지출결의서의 월말 집중발생에 따른 업무효율성 저하 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 업무처리시간 지연 문제점, PCE의 수 작업에 따른 데이터 오류 및 데이터 누락 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 종이서류 낭비 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 부대비용 증대 문제점 등)까지도 효과적으로 회피할 수 있게 된다.
도 1은 종래의 기술에 따른 PCE를 개념적으로 도시한 예시도.
도 2는 본 발명에 따른 PCE 관리/감사 시스템의 세부구성을 개념적으로 도시한 예시도.
도 3은 본 발명에 따른 가이드 프레임의 게시모습을 개념적으로 도시한 예시도.
도 4 및 도 5는 본 발명에 따른 PCE 관리/감사 시스템의 세부적인 기능수행절차를 개념적으로 도시한 예시도.
이하, 첨부된 도면을 참조하여, 본 발명에 따른 PCE 관리/감사 시스템을 좀더 상세히 설명하면 다음과 같다.
도 2에 도시된 바와 같이, 본 발명에 따른 PCE 관리/감사 시스템(100)은 인터페이스 모듈(102), 유/무선 온라인망(3)(예컨대, 유/무선 인터넷망, 유/무선 금융통신망 등) 등을 매개로, 기업 기간계 서버(1), 기업 담당자 정보통신기(2)(예컨대, 경비지출 담당자 정보통신기(2a), 결재담당자 정보통신기(2b) 등), 카드사 서버(6), 감사기관 서버(4), 국세청 서버(5) 등과 통신을 취하면서, 경비지출 담당자 정보통신기(2a), 결재담당자 정보통신기(2b), 기업 기간계 서버(1) 등으로부터 전송되는 요청메시지에 따라, 기업 측 PCE의 관리과정 및 감시과정을 제어하는 PCE 관리/감사 제어모듈(101)과, PCE 관리/감사 제어모듈(101)의 제어 체제 하에 놓인 운영정보 저장모듈(103), 가이드 프레임 관리모듈(104), 지출결의서 작성 지원모듈(105), 지출결의서 전자결재 지원모듈(106), 법인카드 이상사용 감사모듈(107), 법인카드 사용내역 수취모듈(108), 전자증빙서류 생성모듈(109), 전자결재라인 자동설정 지원모듈(110), 지출결의서/전자증빙서류 대사 처리모듈(111), 지출결의서 결재현황 제공모듈(112), 법인카드 현황관리 지원모듈(113), 경비지출내역 세금처리 지원모듈(114), 법인카드사용 감사결과 보고모듈(115) 등이 긴밀하게 조합된 구성을 취하게 된다.
이 경우, 앞의 경비지출 담당자 정보통신기(2a), 결재담당자 정보통신기(2b) 등으로는 태블릿 PC, 노트북 PC, 데스크탑 PC, 셀룰러폰(Cellular phone), 피씨에스폰(PCS phone:Personal Communications Services phone), 동기식/비동기식 IMT-2000(International Mobile Telecommunication-2000), 팜 PC(Palm Personal Computer), 개인용 디지털 보조기(PDA:Personal Digital Assistant), 스마트폰(Smart phone), 왑폰(WAP phone:Wireless application protocol phone), 게임기(Play-station) 등이 상황에 따라, 다양하게 선택될 수 있다.
이때, PCE 관리/감사 제어모듈(101)에 의해 제어되는 운영정보 저장모듈(103) 측에서는 PCE 관리/감사 서비스의 시행에 필요한 각종 운영정보, 예컨대, 기업 기간계 서버(1)의 등록정보, 경비지출 담당자 정보통신기(2a)의 등록정보, 결재담당자 정보통신기(2b)의 등록정보, 카드사 서버(6)의 등록정보, 감사기관 서버(4)의 등록정보, 국세청 서버(5)의 등록정보, 기업 담당자의 등록정보, 시스템(100)의 자원현황 정보, 시스템(100) 내 각 전산모듈들의 전산 프로세스 진행에 필요한 컴포넌트 정보, 가이드 프레임(200: 도 3에 도시됨)을 생성하기 위한 문자정보/그래픽정보/설정정보 등을 자신의 정보저장 영역 내에 안정적으로 저장 관리하는 역할을 수행하게 된다(물론, 위에 열거된 각 운영정보들은 시스템(100) 측 상황에 따라, 그 종목 또는 범위가 탄력적으로 추가/삭제 또는 변경될 수 있다).
또한, PCE 관리/감사 제어모듈(101)에 의해 제어되는 가이드 프레임 관리모듈(104) 측에서는 경비지출 담당자, 결재담당자 등이 시스템(100) 측에 로그인 하는 경우, 운영정보 저장모듈(103) 측과 통신을 취하여, 가이드 프레임(200)을 생성하기 위한 문자정보/그래픽정보/설정정보 등을 추출한 후, 추출 완료된 문자정보/그래픽정보/설정정보 등을 활용하여, 도 3에 도시된 바와 같은 가이드 프레임(200)을 생성하고, 생성 완료된 가이드 프레임(200)을 경비지출 담당자 정보통신기(2a), 결재담당자 정보통신기(2b) 등으로 전송하여, 도 4에 도시된 바와 같이, 전송된 가이드 프레임(200)이 경비지출 담당자 정보통신기(2a), 결재담당자 정보통신기(2b) 등을 통해 출력·게시될 수 있도록 지원하는 역할을 수행하게 된다.
이러한 기반 인프라가 갖추어진 상황에서, PCE 관리/감사 제어모듈(101)에 의해 제어되는 지출결의서 작성 지원모듈(105) 측에서는 인터페이스 모듈(102), 유/무선 온라인망(3) 등을 매개로 경비지출 담당자 정보통신기(2a)와 통신을 취하면서, 경비지출 담당자 정보통신기(2a) 측으로 지출결의서 작성 폼(201)을 제공하는 절차를 진행하게 된다(도 4 참조).
차후, 지출결의서 작성 폼(201)을 제공 받은 경비지출 담당자 정보통신기(2a) 측으로부터 지출결의서 작성 폼(201)에 상응하는 지출결의서 데이터가 전송되는 경우, 지출결의서 작성 지원모듈(105) 측에서는 해당 지출결의서 데이터를 수취하는 절차를 진행하게 된다.
이때, PCE 관리/감사 제어모듈(101)에 의해 제어되는 법인카드 사용내역 수취모듈(108) 측에서는 인터페이스 모듈(102), 유/무선 온라인망(3) 등을 매개로 카드사 서버(6)와 통신을 취하면서, 일정 기간 누적된 법인카드 사용내역 데이터를 수취한 후, 수취된 법인카드 사용내역 데이터를 지출결의서 작성 지원모듈(105) 측으로 전송함으로써, 지출결의서 작성 지원모듈(105)에 의해 제공되는 지출결의서 작성 폼(201)에 법인카드 사용내역 데이터가 첨부될 수 있도록 지원하는 역할을 수행하게 된다(도 4 참조).
또한, PCE 관리/감사 제어모듈(101)에 의해 제어되는 전자증빙서류 생성모듈(109) 측에서는 법인카드 사용내역 수취모듈(108), 지출결의서 작성 지원모듈(105) 등과 통신을 취하면서, 경비지출 담당자 정보통신기(2a) 측으로부터 지출결의서 작성 폼(201)에 상응하는 지출결의서 데이터가 전송되는 경우, 해당 지출결의서 데이터에 기재된 법인카드 사용내역 데이터를 판독한 후, 판독된 법인카드 사용내역 데이터에 상응하는 전자증빙서류(예컨대, 법인카드 전자영수증)를 생성하고, 생성 완료된 전자증빙서류를 지출결의서 데이터에 첨부하는 역할을 수행하게 된다(도 4 참조).
이렇게 하여, 전자증빙서류(예컨대, 법인카드 전자영수증)가 첨부된 지출결의서 데이터가 수취되는 상황에서, PCE 관리/감사 제어모듈(101)에 의해 제어되는 지출결의서 전자결재 지원모듈(106) 측에서는 지출결의서 작성 지원모듈(105)과 통신을 취하여 이에 의해 수취된 지출결의서 데이터를 수신한 후, 이를 자신의 정보저장영역(106a)에 저장하는 절차를 진행하게 된다(도 4 참조).
상술한 절차를 통해, 전자증빙서류(예컨대, 법인카드 전자영수증)가 첨부된 지출결의서 데이터가 정보저장영역(106a)에 저장 완료되면, 지출결의서 전자결재 지원모듈(106) 측에서는 인터페이스 모듈(102), 유/무선 온라인망(3) 등을 매개로 결재담당자 정보통신기(2b)와 통신을 취하여, 지출결의서 데이터의 수신사실을 통보하는 절차를 진행하게 된다.
이때, 지출결의서 데이터의 수신사실을 통보 받은 결재담당자가 시스템(100) 측에 접속하여, 결재담당자 정보통신기(2b) 측으로부터 요청메시지(예컨대, 지출결의 데이터 전송 요청메시지)가 전송되는 경우, 지출결의서 전자결재 지원모듈(106) 측에서는 그 즉시, 정보저장영역(106a)에 저장되어 있던 지출결의서 데이터를 추출한 후, 추출 완료된 지출결의서 데이터를 결재담당자 정보통신기(2b) 측으로 제공하는 절차를 진행하게 된다(도 4 참조).
이와 같이, 본 발명에서는 유/무선 온라인망(3)에 접속 중인 경비지출 담당자 정보통신기(2a), 결재담당자 정보통신기(2b), 기업 기간계 서버(1), 카드사 서버(6) 등의 통신 파이프라인 내에 <경비지출 담당자 정보통신기(2a)와 통신하여, 지출결의서 작성 폼(201)을 제공하고, 경비지출 담당자 정보통신기(2a) 측으로부터 이 지출결의서 작성 폼(201)에 상응하는 지출결의서 데이터가 전송되는 경우, 해당 지출결의서 데이터를 수취할 수 있는 전산모듈>, <수취 완료된 지출결의서 데이터를 저장한 후, 결재담당자 정보통신기(2b)와 통신하여, 지출결의서 데이터의 수신사실을 통보함과 아울러, 결재담당자 정보통신기(2b) 측으로부터 전송되는 요청메시지에 따라 저장되어 있던 지출결의서 데이터를 결재담당자 정보통신기(2b) 측으로 제공할 수 있는 전산모듈> 등을 체계적으로 배치 제공하기 때문에, 본 발명의 구현환경 하에서, PCE(예컨대, 지출결의서의 작성절차, 지출결의서의 결재절차, 지출결의서의 승인절차 등)의 모든 과정은 온라인 상에서 원-스톱으로 진행될 수 있게 되며, 결국, 기업 측에서는 PCE의 수 작업에 기인한 각종 문제점(예컨대, 지출결의서의 월말 집중발생에 따른 업무효율성 저하 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 업무처리시간 지연 문제점, PCE의 수 작업에 따른 데이터 오류 및 데이터 누락 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 종이서류 낭비 문제점, PCE의 수 작업에 따른 불필요한 부대비용 증대 문제점 등)을 효과적으로 회피할 수 있게 된다.
한편, 상술한 지출결의서 전자결재 지원모듈(106)에 의해 지출결의서 데이터가 결재담당자 정보통신기(2b) 측에 제공되는 상황에서, PCE 관리/감사 제어모듈(101)에 의해 제어되는 지출결의서/전자증빙서류 대사 처리모듈(111) 측에서는 인터페이스 모듈(102), 유/무선 온라인망(3) 등을 매개로 카드사 서버(6)와 통신을 취하면서, 이 카드사 서버(6) 측으로부터 법인카드 사용내역 데이터를 수취한 후, 수취 완료된 법인카드 사용내역 데이터를 토대로 일련의 데이터 비교루틴을 진행시켜, <지출결의서 데이터에 기재된 지출내역>과 <해당 지출결의서 데이터에 첨부된 전자증빙서류>의 일치여부를 대사하는 절차를 진행하게 된다(도 4 참조).
이렇게 하여, <지출결의서 데이터에 기재된 지출내역>과 <해당 지출결의서 데이터에 첨부된 전자증빙서류>의 일치여부를 대사 완료되면, 지출결의서/전자증빙서류 대사 처리모듈(111) 측에서는 일련의 데이터 생성루틴을 진행시켜, 해당 대사결과가 반영된 일련의 <지출결의서/전자증빙서류 대사결과 데이터>를 생성한 후, 생성 완료된 <지출결의서/전자증빙서류 대사결과 데이터>를 결재담당자 정보통신기(2b), 기업 기간계 서버(1), 감사기관 서버(4) 측으로 전송하는 절차를 진행하게 된다.
다른 한편, 상술한 절차를 통해, 일련의 PCE가 온라인 환경 하에 진행되는 상황에서, PCE 관리/감사 제어모듈(101)에 의해 제어되는 전자결재라인 자동설정 지원모듈(110) 측에서는 인터페이스 모듈(102), 유/무선 온라인망(3) 등을 매개로 경비지출 담당자 정보통신기(2a), 결재담당자 정보통신기(2b) 등과 통신을 취하면서, 이 경비지출 담당자 정보통신기(2a), 결재담당자 정보통신기(2b) 측으로부터 일련의 요청데이터(예컨대, 전자결재라인의 자동설정을 위한 요청데이터)가 전송되는 경우, 그 즉시, 해당 요청데이터에 따라, 지출결의서 데이터의 결재라인(예컨대, 과장-상무-전무 결재라인, 과장-상무 결재라인, 상무-전무-사장 결재라인 등)이 정의된 전자결재라인 자동설정 데이터를 생성하고, 생성 완료된 전자결제라인 자동설정 데이터를 지출결의서 전자결재 지원모듈(106) 측으로 전송함으로써, 지출결의서 전자결재 지원모듈(106)에 의한 지출결의서 데이터의 제공절차가 전자결재라인 자동설정 데이터에 따라 진행될 수 있도록 지원하는 역할을 수행하게 된다(도 4 참조).
또한, 상술한 절차를 통해, 일련의 PCE가 온라인 환경 하에 진행되는 상황에서, PCE 관리/감사 제어모듈(101)에 의해 제어되는 법인카드 현황관리 지원모듈(113) 측에서는 인터페이스 모듈(102), 유/무선 온라인망(3) 등을 매개로 경비지출 담당자 정보통신기(2a), 결재담당자 정보통신기(2b), 기업 기간계 서버(1) 등과 통신을 취하면서, 이들로부터 일련의 요청데이터(예컨대, 법인카드의 현황관리를 위한 요청데이터)가 전송되는 경우, 그 즉시, 카드사 서버(6)와 통신을 취하여, 각 부서별 법인카드 보유현황, 각 부서별 법인카드 추가현황, 각 부서별 법인카드 반환현황, 각 법인카드별 불출 이력현황 등이 반영된 법인카드 현황 데이터를 수취한 후, 수취 완료된 법인카드 현황 데이터를 경비지출 담당자 정보통신기(2a), 결재담당자 정보통신기(2b), 기업 기간계 서버(1) 등으로 전송하는 역할을 수행하게 된다(도 4 참조).
나아가, 상술한 절차를 통해, 일련의 PCE가 온라인 환경 하에 진행되는 상황에서, PCE 관리/감사 제어모듈(101)에 의해 제어되는 지출결의서 결재현황 제공모듈(112) 측에서는 인터페이스 모듈(102), 유/무선 온라인망(3) 등을 매개로 경비지출 담당자 정보통신기(2a), 기업 기간계 서버(1) 등과 통신을 취하면서, 이들로부터 전송되는 요청데이터(예컨대, 지출결의서의 결재현황을 파악하기 위한 요청데이터)가 전송되는 경우, 그 즉시, 지출결의서 전자결재 지원모듈(106)과 통신을 취하여, 지출결의서 데이터의 제공현황(예컨대, <과장/부장 결재대기 중>, <과장 결재완료/부장 결재대기 중>, <과장/부장/상무 결재완료> 등과 같은 현황)을 판독한 후, 판독된 내용을 토대로, <지출결의서 결재현황 데이터>를 생성하고 생성 완료된 <지출결의서 결재현황 데이터>를 경비지출 담당자 정보통신기(2a), 기업 기간계 서버(1) 등으로 전송하는 절차를 진행하게 된다(도 4 참조).
한편, 앞의 도 2에 도시된 바와 같이, 본 발명의 따른 PCE 관리/감사 제어모듈(101)의 제어 체제 하에는 상술한 여러 전산모듈들 이외에도, 법인카드 이상사용 감사모듈(107), 법인카드사용 감사결과 보고모듈(115), 경비지출내역 세금처리 지원모듈(114) 등이 추가 배치된다.
이때, PCE 관리/감사 제어모듈(101)에 의해 제어되는 법인카드 이상사용 감사모듈(107) 측에서는 도 5에 도시된 바와 같이, 인터페이스 모듈(102), 유/무선 온라인망(3) 등을 매개로 카드사 서버(6)와 통신을 취하면서, 이 카드사 서버(6) 측으로부터 법인카드 사용내역 데이터를 실시간 수취한 후, 수취된 법인카드 사용내역 데이터를 판독하여, 법인카드의 이상사용 여부를 감사하는 절차를 진행하게 된다.
이때, 법인카드 이상사용 감사모듈(107) 측에서는 예컨대, 동일 카드가맹점에서 법인카드가 중복 사용되었을 경우, 미리 정해진 제한 업종에 법인카드가 사용되었을 경우, 휴일에 법인카드가 사용되었을 경우, 심야에 법인카드가 사용되었을 경우, 담당자의 근무지 이외의 지역에서 법인카드가 사용되었을 경우 법인카드가 이상 사용된 것으로 판단하게 된다.
이렇게 하여, 법인카드의 이상사용 여부가 감사 완료되면, 법인카드 이상사용 감사모듈(107) 측에서는 일련의 데이터 생성루틴을 진행시켜, 해당 감사결과가 반영된 법인카드 이상사용 보고데이터를 생성한 후, 생성 완료된 법인카드 이상사용 보고데이터를 결재담당자 정보통신기(2b), 기업 기간계 서버(1), 감사기관 서버(4) 등으로 전송하는 절차를 진행하게 된다(도 5 참조).
이와 같이, 본 발명에서는 유/무선 온라인망(3)에 접속 중인 결재담당자 정보통신기(2b), 기업 기간계 서버(1), 카드사 서버(6), 감사기관 서버(4) 등의 통신 파이프라인 내에 <카드사 서버(6)와 통신하여, 법인카드 사용내역 데이터를 실시간 수취한 후, 수취된 법인카드 사용내역 데이터를 판독하여, 법인카드의 이상사용 여부를 감사하고, 해당 감사결과가 반영된 법인카드 이상사용 보고데이터를 생성한 후, 생성된 법인카드 이상사용 보고데이터를 결재담당자 정보통신기(2b), 기업 기간계 서버(1), 감사기관 서버(4) 등으로 전송할 수 있는 전산모듈> 등을 체계적으로 배치 제공하기 때문에, 본 발명의 구현환경 하에서, 악의의 경비지출 담당자에 의한 법인카드의 이상사용은 실시간으로 감사될 수 있게 되며, 결국, 기업 측에서는 별다른 어려움 없이, 자사 자금의 부당 운영 개연성(예컨대, 악의의 경비지출 담당자의 증빙서류 조작에 의해 자사의 자금이 부당 운영될 개연성 등)을 대폭 저감시킬 수 있게 된다.
한편, PCE 관리/감사 제어모듈(101)에 의해 제어되는 법인카드사용 감사결과 보고모듈(115) 측에서는 인터페이스 모듈(102), 유/무선 온라인망(3) 등을 매개로 카드사 서버(6), 법인카드 이상사용 감사모듈(107) 등과 통신을 취하면서, 미리 정해진 일정 주기(예컨대, 1일, 10일, 30일 등)가 도래하는 경우, 카드사 서버(6), 법인카드 이상사용 감사모듈(107) 등에 의해 관리되던 <누적 저장되어 있던 법인카드 사용내역 데이터 및 법인카드 이상사용 보고데이터>를 추출하는 절차를 진행하게 된다(도 5 참조).
이렇게 하여, 카드사 서버(6), 법인카드 이상사용 감사모듈(107) 등에 의해 관리되던 <누적 저장되어 있던 법인카드 사용내역 데이터 및 법인카드 이상사용 보고데이터>가 추출 완료되면, 법인카드사용 감사결과 보고모듈(115) 측에서는 일련의 데이터 생성루틴을 진행시켜, <누적 저장되어 있던 법인카드 사용내역 데이터 및 법인카드 이상사용 보고데이터>가 표, 이미지, 그래프, 텍스트 등으로 표현된 법인카드사용 감사결과 보고데이터를 생성하고, 생성 완료된 법인카드사용 감사결과 보고데이터를 경비지출 담당자 정보통신기(2a), 결재담당자 정보통신기(2b), 기업 기간계 서버(1), 감사기관 서버(4) 측으로 전송하는 절차를 진행하게 된다(도 5 참조).
다른 한편, 앞의 각 전산모듈들과 함께, PCE 관리/감사 제어모듈(101)에 의해 제어되는 경비지출내역 세금처리 지원모듈(114) 측에서는 인터페이스 모듈(102), 유/무선 온라인망(3) 등을 매개로 국세청 서버(5)와 통신을 취하면서, 미리 정해진 일련의 세금처리 기간이 도래하는 경우, 경비지출 담당자 정보통신기(2a), 결재담당자 정보통신기(2b), 기업 기간계 서버(1) 등과 통신을 취하여, 이들로부터 전송되는 경비지출내역 세금처리 데이터를 수취하는 절차를 진행하게 된다(도 5 참조).
이렇게 하여, 일련의 경비지출내역 세금처리 데이터가 수취 완료되면, 경비지출내역 세금처리 지원모듈(114) 측에서는 인터페이스 모듈(102), 유/무선 온라인망(3) 등을 매개로 국세청 서버(5)와 통신을 취하여, 수취 완료된 경비지출내역 세금처리 데이터를 국세청 서버(5) 측으로 전송하는 절차를 진행하게 된다.
이러한 본 발명은 특정 분야에 국한되지 아니하며, 경비의 관리가 필요한 여러 분야에서, 전반적으로 유용한 효과를 발휘한다.
그리고, 앞에서, 본 발명의 특정한 실시 예가 설명되고 도시되었지만 본 발명이 당업자에 의해 다양하게 변형되어 실시될 가능성이 있는 것은 자명한 일이다.
이와 같은 변형된 실시 예들은 본 발명의 기술적 사상이나 관점으로부터 개별적으로 이해되어서는 안되며 이와 같은 변형된 실시 예들은 본 발명의 첨부된 특허청구의 범위 안에 속한다 해야 할 것이다.
1: 기업 기간계 서버 2: 기업 담당자 정보통신기 3: 유/무선 온라인망
4: 감사기관 서버 5: 국세청 서버 6: 카드사 서버
100: PCE 관리/감사 시스템 101: PCE 관리/감사 제어모듈
102: 인터페이스 모듈 103: 운영정보 저장모듈
104: 가이드 프레임 관리모듈 105: 지출결의서 작성 지원모듈
106: 지출결의서 전자결재 지원모듈 107: 법인카드 이상사용 감사모듈
108: 법인카드 사용내역 수취모듈 109: 전자증빙서류 생성모듈
110: 전자결재라인 자동설정 지원모듈
111: 지출결의서/전자증빙서류 대사 처리모듈
112: 지출결의서 결재현황 제공모듈 113: 법인카드 현황관리 지원모듈
114: 경비지출내역 세금처리 지원모듈
115: 법인카드사용 감사결과 보고모듈 200: 가이드 프레임
201: 지출결의서 작성 폼

Claims (9)

  1. 유/무선 온라인망에 접속 중인 경비지출 담당자 정보통신기, 결재담당자 정보통신기, 기업 기간계 서버, 카드사 서버 또는 감사기관 서버와 통신하면서, 상기 경비지출 담당자 정보통신기, 결재담당자 정보통신기 또는 기업 기간계 서버 측으로부터 전송되는 요청메시지에 따라, 기업 측 경비처리절차(PCE: Process which Controls an Expense)의 관리과정 및 감시과정을 제어하는 PCE 관리/감사 제어모듈과;
    상기 PCE 관리/감사 제어모듈에 의해 제어되며, 상기 경비지출 담당자 정보통신기와 통신하여, 지출결의서 작성 폼을 제공하고, 상기 경비지출 담당자 정보통신기 측으로부터 상기 지출결의서 작성 폼에 상응하는 지출결의서 데이터가 전송되는 경우, 해당 지출결의서 데이터를 수취하는 지출결의서 작성 지원모듈과;
    상기 PCE 관리/감사 제어모듈에 의해 제어되며, 상기 지출결의서 작성 지원모듈에 의해 수취된 지출결의서 데이터를 수신하여 저장한 후, 상기 결재담당자 정보통신기와 통신하여, 상기 지출결의서 데이터의 수신사실을 통보함과 아울러, 상기 결재담당자 정보통신기 측으로부터 전송되는 요청메시지에 따라 저장되어 있던 상기 지출결의서 데이터를 상기 결재담당자 정보통신기 측으로 제공하는 지출결의서 전자결재 지원모듈과;
    상기 PCE 관리/감사 제어모듈에 의해 제어되며, 상기 카드사 서버와 통신하여, 법인카드 사용내역 데이터를 실시간 수취한 후, 수취된 법인카드 사용내역 데이터를 판독하여, 법인카드의 이상사용 여부를 감사하고, 해당 감사결과가 반영된 법인카드 이상사용 보고데이터를 생성한 후, 생성된 법인카드 이상사용 보고데이터를 상기 결재담당자 정보통신기, 기업 기간계 서버, 또는 감사기관 서버 측으로 전송하는 법인카드 이상사용 감사모듈을 포함하는 것을 특징으로 하는 PCE 관리/감사 시스템.
  2. 제 1 항에 있어서, 상기 PCE 관리/감사 제어모듈에 의해 제어되며, 상기 카드사 서버 및 법인카드 이상사용 감사모듈과 통신하면서, 미리 정해진 일정 주기에 따라, <누적 저장되어 있던 법인카드 사용내역 데이터 및 법인카드 이상사용 보고데이터>가 반영된 법인카드사용 감사결과 보고데이터를 생성하고, 생성된 법인카드사용 감사결과 보고데이터를 상기 경비지출 담당자 정보통신기, 결재담당자 정보통신기, 기업 기간계 서버, 또는 감사기관 서버 측으로 전송하는 법인카드사용 감사결과 보고모듈을 더 포함하는 것을 특징으로 하는 PCE 관리/감시 시스템.
  3. 제 1 항에 있어서, 상기 PCE 관리/감사 제어모듈에 의해 제어되며, 상기 카드사 서버와 통신하여, 일정 기간 누적된 법인카드 사용내역 데이터를 수취한 후, 수취된 법인카드 사용내역 데이터를 상기 지출결의서 작성 지원모듈 측으로 전송하여, 상기 지출결의서 작성 지원모듈에 의해 제공되는 상기 지출결의서 작성 폼에 법인카드 사용내역 데이터가 첨부될 수 있도록 하는 법인카드 사용내역 수취모듈을 더 포함하는 것을 특징으로 하는 PCE 관리/감사 시스템.
  4. 제 3 항에 있어서, 상기 PCE 관리/감사 제어모듈에 의해 제어되며, 상기 법인카드 사용내역 수취모듈 및 지출결의서 작성 지원모듈과 통신하면서, 상기 경비지출 담당자 정보통신기 측으로부터 상기 지출결의서 작성 폼에 상응하는 지출결의서 데이터가 전송되는 경우, 해당 지출결의서 데이터에 기재된 법인카드 사용내역 데이터를 판독한 후, 판독된 법인카드 사용내역 데이터에 상응하는 전자증빙서류를 생성하고, 생성된 전자증빙서류를 상기 지출결의서 데이터에 첨부하는 전자증빙서류 생성모듈을 더 포함하는 것을 특징으로 하는 PCE 관리/감시 시스템.
  5. 제 4 항에 있어서, 상기 PCE 관리/감사 제어모듈에 의해 제어되며, 상기 지출결의서 전자결재 지원모듈에 의해 상기 지출결의서 데이터가 상기 결재담당자 정보통신기 측에 제공되는 상황에서, 상기 카드사 서버와 통신하여, 법인카드 사용내역 데이터를 수취한 후, 수취된 법인카드 사용내역 데이터를 토대로 상기 지출결의서 데이터에 기재된 지출내역과 해당 지출결의서 데이터에 첨부된 전자증빙서류의 일치여부를 대사하고, 해당 대사결과가 반영된 지출결의서/전자증빙서류 대사결과 데이터를 생성한 후, 생성된 지출결의서/전자증빙서류 대사결과 데이터를 상기 결재담당자 정보통신기, 기업 기간계 서버, 또는 감사기관 서버 측으로 전송하는 지출결의서/전자증빙서류 대사 처리모듈을 더 포함하는 것을 특징으로 하는 PCE 관리/감시 시스템.
  6. 제 1 항에 있어서, 상기 PCE 관리/감사 제어모듈에 의해 제어되며, 경비지출 담당자 정보통신기, 결재담당자 정보통신기 측으로부터 전송되는 요청데이터에 따라, 상기 지출결의서 데이터의 결재라인이 정의된 전자결재라인 자동설정 데이터를 생성하고, 생성된 전자결제라인 자동설정 데이터를 상기 지출결의서 전자결재 지원모듈 측으로 전송하여, 상기 지출결의서 전자결재 지원모듈에 의한 지출결의서 데이터의 제공절차가 상기 전자결재라인 자동설정 데이터에 따라 진행될 수 있도록 하는 전자결재라인 자동설정 지원모듈을 더 포함하는 것을 특징으로 하는 PCE 관리/감시 시스템.
  7. 제 1 항에 있어서, 상기 PCE 관리/감사 제어모듈에 의해 제어되며, 상기 경비지출 담당자 정보통신기, 결재담당자 정보통신기, 또는 기업 기간계 서버 측으로부터 전송되는 요청데이터에 따라, 상기 카드사 서버와 통신하여, 각 부서별 법인카드 보유현황, 각 부서별 법인카드 추가현황, 각 부서별 법인카드 반환현황, 각 법인카드별 불출 이력현황이 반영된 법인카드 현황 데이터를 수취한 후, 수취된 법인카드 현황 데이터를 상기 경비지출 담당자 정보통신기, 결재담당자 정보통신기, 또는 기업 기간계 서버 측으로 전송하는 법인카드 현황관리 지원모듈을 더 포함하는 것을 특징으로 하는 PCE 관리/감시 시스템.
  8. 제 1 항에 있어서, 상기 PCE 관리/감사 제어모듈에 의해 제어되며, 상기 유/무선 온라인망에 접속 중인 국세청 서버와 통신하면서, 상기 경비지출 담당자 정보통신기, 결재담당자 정보통신기, 또는 기업 기간계 서버 측으로부터 전송되는 경비지출내역 세금처리 데이터를 수취한 후, 수취된 경비지출내역 세금처리 데이터를 상기 국세청 서버 측으로 전송하는 경비지출내역 세금처리 지원모듈을 더 포함하는 것을 특징으로 하는 PCE 관리/감시 시스템.
  9. 제 1 항에 있어서, 상기 PCE 관리/감사 제어모듈에 의해 제어되며, 상기 경비지출 담당자 정보통신기 또는 기업 기간계 서버 측으로부터 전송되는 요청데이터에 따라, 상기 지출결의서 전자결재 지원모듈과 통신하여, 상기 지출결의서 데이터의 제공현황을 판독한 후, 판독된 내용을 토대로, 지출결의서 결재현황 데이터를 생성하고 생성된 지출결의서 결재현황 데이터를 상기 경비지출 담당자 정보통신기 또는 기업 기간계 서버 측으로 전송하는 지출결의서 결재현황 제공모듈을 더 포함하는 것을 특징으로 하는 PCE 관리/감시 시스템.
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