KR20020003775A - 무선 이동 단말기를 위한 문서관리 시스템 - Google Patents

Abstract

이동 작업을 주로 하는 현장 근무자의 경우, 사무실을 떠나서 필요한 문서를 얻는 작업은 상당히 어렵고 즉시 얻을 수 없는 실정이다. 전형적으로는 사무실에 전화를 하여 동료들에게 해당 문서를 찾아서 메일이나 팩스로 전송하는 절차로 원하는 문서를 얻을 수 있을 것이다.

본 발명은 이 같은 문제점을 해결하기 위해서 무선 망(Wireless Network)을 이용하여 이동단말기(Mobile Device)에서 서버의 문서 저장소(Document Repository)를 접근하여 원하는 문서를 단말기로 내려 받거나 팩스 및 전자 메일로 전송 받아서 즉시 얻을 수 있도록 하는 시스템이다.

본 발명품의 구성은 크게 4 부분으로 구성된다. 첫째, 서버 소프트웨어로서 문서관리 기능과 문서 저장소 관리 기능을 수행한다. 둘째 부분은 클라이언트 소프트웨어로서 노트북, PDA, HPC 등 고성능 이동 단말기에 설치되는 사용자 프로그램이고 셋째는 스마트 폰, WAP 지원 전화기 등 일반 이동단말기에 설치되는 사용자 프로그램이다. 넷째 부분은 시스템 관리 소프트웨어로서 일반 탁상용 PC 에 설치되어 문서관리시스템의 관리 기능 및 클라이언트 소프트웨어가 제공하는 기능을 제공한다.

본 발명품은 유무선(Wired/Wireless Line)을 동시에 지원하지만 주 사용환경을 무선 환경으로 하기 때문에 서버와 클라이언트간의 전송 내용을 기본적으로 압축하여 절대적인 통신량을 줄여서 통신 시간을 절약하고 낮은 Network대여폭(Bandwidth)에서도 문자 정보는 물론 이미지 및 동영상 등의 멀티미디어 정보를 효과적으로 전송할 수 있도록 하고 있다. 또한 이동 단말기에서 문서의 내용을 직접 보거나 프린트 할 수 있도록 서버에 저장된 문서의 형식을 표준 형식(HTML, PDF, XML 등)으로 변환하는 서비스를 제공하여 단말기에서 어떤 유형의 문서도 직접 볼 수 있도록 하고 있다.

본 발명품은 이동작업자가 언제 어디서나 필요한 문서 정보를 자신이 소유하고 있는 이동 단말기(이동전화기, 스마트 폰, PDA, HPC, Notebook 등)을 통해서 직접 내려받기, 전자 메일로 받기, FAX 로 받기, 다른 사용자에게 전송하기 등 다양한 방법으로 얻을 수 있도록 한다.

Description

무선 이동 단말기를 위한 문서관리 시스템 {A Document Management for Wireless Mobile Devices}

1) 문서 관리 시스템 분야

문서관리시스템은 문서를 효과적으로 공유하고 분배하기 위한 솔루션으로 일반적으로 Network 에 연결된 공용 서버에서 검색 서비스, 문서관리 서비스, 문서 저장소(Storage Repository) 관리 서비스 등을 제공한다.

●검색 서비스

검색 서비스는 공용 문서 저장소에 저장되어 있는 문서를 보다 쉽게 사용자가 찾을 수 있도록 하는 서비스로써 크게 제목, 생성자 등 문서의 등록정보(Properties) 및 문서 내용에 포함된 문자열을 검색 키로 하여 문서를 찾는 질의어 검색 방법(Query Searching) 과 문서를 성격 및 주제를 기준으로 계층적으로 분류하고 이 분류 체계(Classification Scheme)를 순회하면서 원하는 문서를 찾는 탐색방법(Browsing Searching)이 있다.

- 질의어 방법(Query Searching): 질의어 검색 방법은 문서의 제목, 작성자, 작성일자 등의 문서의 등록정보와 문서의 내용에 포함된 주요 색인어(Keyword, Index)를 검색 조건으로 하여 문서를 찾는 방법이다. 일반적으로 이 방법은 인터넷의 검색엔진(Yahoo, Lycos 등)에서 널리 사용되는 있는 방법이다.

- 탐색 방법(Browsing Searching): 탐색 방법은 미리 정의되었거나 동적으로 정의된 문서의 계층적 분류체계(Classification 또는 Clustering)를 순회하면서 원하는 문서를 찾는 방법으로 일반적으로 MS Windows 의 탐색기(Explorer)에서 Directory 구조를 순회하면서 원하는 파일을 찾는 방법과 동일한 방법으로 생각할 수 있다.

●문서관리 서비스

문서관리 서비스는 공용 서버에 저장되어 있는 문서를 안전하고 효과적으로관리하하고 분배하기 위한 기능을 수행한다.

- 버전 제어(Version Control): 문서의 변경 이력을 관리하는 기능으로 동일 등록 정보를 갖고 변경된 내용 자체와 변경 이력을 관리하는 기능이다. 버전 관리 기능을 통해서 사용자는 해당 문서의 변경이력을 알 수 있을 뿐만 아니라, 항상 최신의 정보를 갖고 있는 문서를 접근할 수 있을 것이다.

- 반입/반출(Check In/Out): 공용 문서인 경우, 두 사용자 동시에 동일 문서 내용을 변경시 변경 내용의 손상을 방지하기 위한 기능으로 문서를 변경할 경우, 이를 반출(Check Out)하여 다른 사용자가 동일 문서의 변경하는 것을 방지하고 또한 시간이 지난 문서의 내용을 참조하는 것을 방지하기 위해서 문서의 변경이 완료되었을 경우 이를 반입(Check In)하여 타 사용자가 해당 문서를 변경/참조 할 수 있도록 한다.

- 문서 형식 변환(Rendition): 문서관리시스템은 다양한 형식(Format)의 문서를 저장/관리함을 그 목적으로 하고 있다. 전형적인 문서의 형식은 문서 작성기로 생성된 문서, 이미지 문서, 동영상, 오디오 파일, 도면 등을 들 수 있다. 그런데, 이들 문서들은 동일 유형의 문서라도 각기 다른 파일 형식(Format)을 갖고 있으므로 모든 문서를 볼수 있는 도구가 필요하다. 그러나 그런 도구는 현식적으로 개발 및 유지 보수가 어려운 관계로 일반적으로 서버에서 문서를 PDF(Portable Document Format), HTML, XML, TIFF(Tagged Image File Format), JPEG, MPEG 등의 표준형식으로 변환하여 표준 형식을 읽을 수 있는 도구만을 지원함으로써 모든 형식의 문서를 볼 수 있도록 하는 서비스가 필요하다. 이 같은 기능을 일반적으로 형식변환(Rendition) 이라 한다.

- 문서 분배 : 공용 서버에 저장된 문서는 다양한 분배 방식에 의해서 사용자에게 전달될 수 있을 것이다. 전형적으로는 원하는 문서를 검색방법에 의해서 검색하여 이를 사용자 단말기 화면에서 직접 보거나 전자 메일, FAX 등의 문서 분배 시스템을 통해서 분배할 수도 있다. 또한 문서관리시스템을 사용하고 있는 타 사용자에게도 전송할 수 있을 것이다.

- 접근 보안 관리 : 공용 문서관리 시스템의 경우, 문서관리 시스템에서 관리하는 객체(문서자체, 문서 등록정보, 문서 분류체계 등)에 대한 접근 보안 제어(Access Control)기능을 제공하여 사용자 또는 사용자 그룹별로 적절한 접근 수준(접근 못함, 읽기, 수정, 삭제 권한 등)을 제어하는 기능이다.

●문서 저장소 관리 서비스

문서 저장소 관리 서비스는 공용 서버에 저장되어 있는 문서의 직접적인 파일을 안전하고 효율적으로 관리하는 기능을 수행한다.

- 암호화 : 서버에 저장된 문서는 공용 문서로써 안전하게 저장/관리되어야 한다. 이를 위해서 문서관리 시스템은 직접적인 문서 파일을 암호화 하여 저장함으로써 해당 내용의 보안성을 유지할 수 있도록 한다.

- 압축 : 서버에 저장될 문서 파일을 압축하여 저장함으로써 분배의 속도를 감속시키고 또한 저장공간의 효율성을 재고할 수 있는다는 측면에서 저장된 파일의 압축의 필요성이 있다.

- 바이러스 점검 : 공용 서버는 Network 에 접속되어 언제든지 바이러스의공격을 받을 수 있으므로 이에 대한 적절한 대책이 필요할 것이다.

- 백업/복구 서비스 : 서버에 저장된 문서에 대한 백업 및 복구 기능은 문서 정보의 안정성 측면에서 필수적으로 필요한 기능이다.

- Storage 관리 : 공용서버는 모든 문서 File 을 서버에서 집중 관리함으로 많은 양의 저장공간이 필요하게 된다. 무한정 저장공간을 확장할 수 없으므로 사용 빈도가 떨어지거나 단순 저장이 목적인 문서들을 필요에 따라 외부 저장장치(Tape 등)로 이동시켜 필요할 때 다시 볼 수 있는 기능을 제공할 수 있도록 한다. 일반적으로 이 기능은 계측적 저장장치 관리자(HSM : Hierarchical Storage Management) 가 수행한다.

현재의 대부분의 문서관리시스템은 상대적으로 높은 Network 대여폭을 갖는 유선망을 기준으로 개발되어 있고 또한 사용자 단말환경도 탁상용 PC(Desktop PC)의 해상도 및 성능을 기준으로 개발되어 있다. 그러나 무선 이동 환경하에서는 Network 의 대여폭이 상대적으로 낮고 단말기의 성능 및 화면 해상도가 낮기 때문에 이동 작업환경 및 위한 무선 이동 단말기를 위한 문서관리 시스템은 기존의 유선/Desktop PC 기반의 문서관리 시스템과는 부가 별도의 기능을 문서관리 시스템의 필요성이 대두되고 있다.

2) 무선 데이터 통신(Wireless Data Communication) 환경 분야

현재 무선 데이터 통신(Wireless Data Communication) 환경을 기반 환경적인 측면과 단말기 측면에서 살펴보면 다음과 같다.

●기반 환경적인 측면

현재 무선 데이터 통신을 위한 기반환경은 2G(2^ndGeneration) 환경이 주류를 이루고 있다. 즉, CDMA 를 기반으로 한 환경하에서는 IS-95B 를 지원하고 있으며, GSM 의 경우에는 금년 내로 GPRS 를 기반으로 한 무선 데이터 통신 환경을 지원할 것으로 예상된다. IS-95B 및 GPRS 의 경우, 각각 64kbps 및 144kbps 의 대여폭을 지원할 수 있다고 한다. 이동 속도 및 여러 가지 통신 제약으로 인해서 이 같은 최대 대여폭은 지원 될 수 없을 것으로 예상 되지만 몇 가지 기술적인 사항이 보완 된다면 무선 인터넷을 위한 충분한 환경이 갖춰질 것으로 예상된다.

●단말기 측면

무선 인터넷을 위한 단말기 솔루션은 크게 ① SMS(Short Message Service)/WAP(Wireless Application Protocol)을 지원하는 음성위주의 단말기(Smart Phone 포함), ② Mini-Notebook 또는 HPC(Handheld PC)/PDA(Personal Digital Assistant)에 일반 무선 전화 단말기 또는 무선 모뎀을 연결한 형태 및 ③ PDA 에 무선 모뎀을 내장하여 무선 인터넷을 직접 접근할 수 있는 단말기로 구분할 수 있을 것이다. 현재의 대부분의 무선 데이터 서비스는 SMS /WAP 또는 이에 대응된 솔루션(예:NTT DoCoMo i-Mode)를 기반으로 한 것들이 주류를 이루고 있다. WAP 의 경우는 Network 대여폭이 낮은 무선 이동통신 환경과 단말기의 제약조건(화면 크기, 충전기 용량, 단말기의 처리 용량 등)을 극복하기 위한 솔루션으로 기본적으로 단문(5~7 줄 이내)위주의 문자 정보의 서비스에는 적합한 솔루션으로 인식되고 있다.

최근 들어 단말기의 화면 크기 및 처리 용량면에서 크게 성능이 향상된 차세대 단말기들이 출현하고 무선 데이터 서비스를 위한 기반 환경이 지원되고 있으므로 무선 환경을 기반으로 한 응용서비스 차원의 기술적 보완(예:압축을 통한 통신량 감소 등)을 하면 유선환경과 유사한 무선 데이터 서비스를 할 수 있을 것으로 기대된다. 특히, 정보량이 많고 Image 등의 멀티미디어를 지원하는 응용 데이터 서비스를 무선환경에서 지원하기 위해서는 압축에 의한 절대적인 통신량을 줄이는 것이 필수적인 사항으로 판단된다.

본 발명은 무선망 환경하에서 문서를 관리하고 분배하는 기능을 수행하는 문서관리 및 분배 서비스를 제공함을 주 목적으로 하고 있다. 본 발명은 핵심적으로 일반 유선망 기반의 문서관리 시스템이 제공하는 기능 이외에 다음과 같은 독창적인 기술적 서비스를 제공한다.

1) 압축기능을 통한 분서 분배 기능

무선망으로 연결된 서버와 단말기 간에 전달된 문서를 압축함으로써 절대적인 전송 시간을 줄여서 통신 비용을 줄이고(회선(Circuit)망인 경우) 문서는 일반적으로 다른 데이터와는 달리 크기가 상당히 크므로 장시간의 전송시간이 요구되는데 이때 발생할 수 있는 통신의 절단으로 인한 손실을 방지할 수 있을 것으로 기대된다.

2) 이어받기 기능

문서는 상대적으로 일반 데이터에 비해서 크기가 크다. 문서를 압축해서 전송하더라도 현재의 대부분의 문서 또는 동영상 파일들의 크기는 무선망을 통해서전송하기에는 상당히 부담이 되는 크기이다. 크기가 큰 정보를 받기 위해서는 장시간의 통신이 불가피하고 이 시간동안에 통신이 절단되는 경우가 유선망에 비해서 빈번할 것으로 예상됨으로 이어받기 기능이 필수적으로 요구된다. 즉, 지금까지 전송 받았던 내용 이후부터 다음 접속 시에 해당 문서내용을 받을 수 있는 기능이 필요 한다.

3) 다양한 문서 분배 방법

본 발명은 크게 2 가지 유형의 무선 이동 단말기를 지원한다. 첫째 유형은 Notebook PC 와 고성능 PDA 와 같이 문서의 내용을 단말기에서 직접 볼 수 있는 것이고 둘째는 스마트 폰 이나 WAP 을 지원하는 단말기와 같이 문서 내용 자체를 단말기에서 볼 수 없는 것이다. 본 발명에서는 이 두 가지 유형의 단말기를 위한 다양한 문서분배 방법을 지원하게 된다. 즉, 전자 메일을 통한 분배, 문서관리 시스템의 타 사용자에게 직접 전송, FAX 를 통한 분배, 단말기에서 필요한 문서내용을 직접 보기위한 내려 받기 등이다. 각 전송방법은 단말기의 유형에 따라 편리한 방법으로 문서를 분배하기 위해서 사용될 수 있을 것이다.

4) 문서의 형식 변환 기능

이동 단말기는 Deskop PC 와 달리 Memory 나 성능면이 떨어지게 된다. 그래서 모든 유형의 문서내용을 볼 수 있는 응용프로그램들을 단말기에 설치할 수 없기 때문에 문서의 형식을 표준 형식으로 변환하여 단말기에 전송함으로써 단말기에서는 표준형식의 문서를 볼 수 있는 프로그램만을 설치하는 방안이 필요하다.

상기한 본 발명에서 이루고자 하는 기술적 과제는 하기 설명된 본 발명에 의해서 모두 달성될 수 있다.

[제 1 도면]은 본 발명품의 운영환경을 개략적으로 도식화한 것이다.

① 고성능 단말기 : 단말기 내에서 문서(Word, 표계산 문서, Presentation 문서, Image 등)내용을 직접 볼 수 있는 PDA, HPC, Notebook PC 등 무선 이동 단말기

② 일반 단말기 : 단말기 내에서 문서의 내용을 직접 볼 수 업소 문자 위주의 무선 데이터 통신을 지원할 수 있는 SMS, WAP 기능을 지원하는 전화기 및 스마트 폰

③ 무선망 : 무선 데이터 서비스를 지원하는 무선 이동 통신 망

④ 문서관리 서버 : 문서를 공용으로 관리하고 효과적이고 안전하게 관리하는 Network 기반의 문서관리 소프트웨어가 설치된 범용 서버 컴퓨터

⑤ PSTN : 서버에 저장된 문서를 사용자의 요청에 따라 FAX 로 전송하기 위해서 문서관리 서버에 모뎀으로 연결된 공중 회선 전화망

⑥ 관리 PC : 문서관리 서버를 관리하는 기능을 수행하는 소프트웨어가 설치된 유선 Network 로 문서관리 서버와 연결된 일반 Desktop PC

⑦ FAX : PSTN 에 연결된 일반 FAX 기기

[제 2 도면]은 본 발명품의 전체적인 시스템 기능별 구성을 각 구성요소별로 도식화한 것이다.

① 문서관리 서버 소프트웨어 : 문서관리서버에 설치된 소프트웨어로써 검색기능, 문서관리 시스템의 고유 기능(버전제어, 반입반출 기능, 형식변환 기능 등)과 문서 분배 기능을 수행하는 문서관리 서비스 기능 및 문서 내용에 대한 안전하고 효율적인 관리를 위한 저장소 관리 모듈로 구성된다.

② 고성능 단말기 소프트웨어 : 문서 내용을 직접 볼 수 있는 단말기에 설치된 소프트웨어로 문서를 검색하여 직접 단말기에서 보거나 전자메일, FAX 로의 배달을 서버에 요청할 수 있는 기능을 수행한다.

③ 일반 단말기 소프트웨어 : 문서를 내용을 직접 볼 수 없고 원하는 문서에 대한 정보를 검색하여 검색된 문서의 분배를 서버에 요청하여 FAX 및 전자메일로 분배하도록 하는 기능을 수행한다.

④ 시스템 관리 소프트웨어 : 문서관리 소프트웨어를 관리하는 기능을 수행하는 소프트웨어

[제 3 도면]은 본 발명품의 주요 기능에 대한 작동 원리를 도식화한 것이다.

1) 문서관리 시스템 운영환경

[도면 1 문서관리 시스템 운영환경]은 본 발명품의 전체적인 운영환경을 개략적으로 도식화한 것이다. 운영환경은 도면에 나타난 것과 같이 6 개 부분으로 구성되고 각 부분에 대한 설명을 도면과 함께 기술하면 다음과 같다.

●무선 이동 단말기(Wireless Mobile Device)

무선 이동 단말기는 실제 최종 사용자인 이동 작업자가 사용하는 이동 정보 단말기로써 그 성능 및 기능에 따라 2 가지의 유형으로 구분된다.

- 고성능 단말기(①)

고성능 단말기는 기능 측면에서 주로 이동 정보 단말기의 역할을 수행하고 내장 모듈 또는 이동 전화 단말기와 결합하여 무선망으로 정보를 접근할 수 있는 기기이다. 또한 성능 측면에서는 직접 문서관리 서버로부터 문서의 내용을 내려 받아서 해당 문서의 내용을 단말기 자체 내에서 가공 또는 볼 수 있는 성능을 갖고 있다. 이 부류의 전형적인 단말기로는 무선 통신이 가능한 외부 장치(무선모뎀, 이동 전화기 등)와 연결된 Notebook PC, Handheld PC(HPC), PDA(Personal Digital Assitant)와 자체 이동통신 모듈이 내장된 정보단말(Wireless PDA) 등이 있다.

- 일반 단말기(②)

일반 단말기는 기능 측면에서 음성 통화를 위주로 하는 일반 이동 전화기로써 성능 측면에서는 WAP, SMS 등을 기반으로 무선 데이터 통신 기능을 수행하는기기이다. 이 부류의 전형적인 단말기로서는 스마트 폰(Smart Phone)과 WAP(Wireless Application Protocol) 및 SMS(Short Message Service) 를 지원하는 이동 전화기가 있다.

●무선 망(Wireless Network)

무선 망(③)은 이동통신 기반의 데이터 통신 망을 의미하고 CDMA 의 경우, IS-95A/B/C 등을 의미하고 GSM 의 경우 HSCSD, GPRS, EDGE 등 무선 데이터 통신 기능을 갖는 이동 통신망을 의미한다.

●문서관리 서버(Document Management & Delivery Server)

문서관리 서버(④)는 문서관리 및 분배 기능을 담당하고 유선 Network 에 연결되어 있는 일반 정보시스템과 동일한 서버 컴퓨터로써 일반 PSTN 망을 통해서 FAX 등을 전송할 수 있는 장비를 구비하고 있다.

●PSTN(Public Switched Telephone Network)

PSTN(⑤) 은 일반 공중 전화 망으로써 문서를 FAX 기기로 전송할 때 접속이 필요하다.

●관리용 Desktop PC

관리용 Desktop PC(⑥)는 문서관리 서버(④)와 LAN 또는 유선 인터넷 망으로 연결된 일반 Desktop PC 로써 문서관리 서버를 관리하고 유선(Wired Line) 기반의 문서관리 Client 로써 역할을 수행할 수 있는 사용자 단말기이다.

●FAX

FAX(⑦)는 문서관리 서버(④)에 저장된 문서를 FAX 로 수신 받기 위한 장비로써 일반 PSTN 망에 연결되어 있다.

2) 문서관리 시스템의 구성 및 기능

본 발명은 크게 다음과 같이 4 가지 구성요소로 이루어져 있다.

●문서관리 서버 소프트웨어 : 문서관리 및 분배 기능, 문서 저장소 관리 기능 수행

●고성능 단말기 소프트웨어 : 고성능 무선 이동 단말기에 설치된 사용자 프로그램

●일반 단말기 소프트웨어 : 음성 통화를 주로 하고 WAP 을 지원하는 단말기에 설치된 사용자 프로그램

●시스템 관리 소프트웨어 : 일반 Desktop PC 에 설치되어 클라이언트 소프트웨어의 기능을 포함하고 서버 소프트웨어 관리 기능을 수행하는 프로그램

각 구성 요소의 기능을 [도면 2 문서관리 시스템 구성도]를 기준으로 기술하고자 한다.

(1) 문서관리 서버 소프트웨어(①)

서버 소프트웨어는 사용자들이 자신들의 문서를 안전하게 관리하고 언제, 어디서나 편리하게 검색/분배 할 수 있도록 하는 후단의(Back End) 서비스를 제공 한다. 구성 요소는 크게 검색서비스 모듈(②), 문서관리 서비스 모듈(③) , 저장소 관리 모듈(④) 및 문서관리 서버 API 로 구성되어 있다.

●검색 서비스 모듈

검색 서비스 모듈은 사용자가 원하는 문서를 찾을 수 있는 방법을 제공한다. 본 발명에서는 다음 2 가지 방식의 검색 방법을 제공하고 있다.

질의어 방식(Query Searching) : 사용자가 원하는 문서의 제목, 작성자, 작성일자 등의 문서의 등록 정보(Properties)와 문서의 내용에 포함된 문자열을 입력하여 검색 조건을 제시하면 검색 모듈에서는 입력 조건을 만족하는 문서들을 검색하여 사용자 단말로 제공한다. 이 방법은 일반적으로 인터넷 검색 사이트에서 제공하는 방법과 동일하다.

탐색 방법(Browsing Searching) : 문서관리 서버에 등록된 문서는 사용자가 미리 정의해 둔 계층구조의 분류체계에 따라 분류되어 저장되어 있다. 분류체계는 일반적으로 PC 의 Directory 구조와 같은 형식을 취하게 된다. 사용자는 이 탐색 방법을 사용하여 분류체계를 마치 PC 의 Directory 구조를 탐색기에서 순회하면서 원하는 파일을 찾는 과정과 동일한 방법으로 서버의 문서를 찾게 된다. 검색 모듈에서는 사용자가 탐색하고 있는 분류에 속한 문서의 목록을 사용자 단말로 제공한다.

●문서관리 서비스 모듈

문서관리 서비스 모듈은 문서 관리의 기본 기능 및 분배 기능을 담당하는 모듈로서 다음과 같은 핵심 기능을 수행한다.

버전제어(Version Control)기능 : 문서의 변경이력을 관리하여 문서가 항상 최신의 내용을 유지할 수 있도록 하는 기능으로 문서관리 시스템이 단순 파일 관리 시스템과 구분될 수 있는 주요한 역할을 하는 기능이다.

반입/반출(Check In/Check Out) 기능 : 반입/반출 기능은 한 문서의 동시 변경을 방지하는 기능으로 일반적으로 DBMS 의 감김(Locking)기능과 유사한 역할을 수행한다. 문서관리 시스템이 관리하는 단위는 문서로써 문서는 일반적으로 DBMS 에서 관리하는 Record 보다는 크기가 크고 변경하는 데 상당한 시간을 필요로 함으로 변경을 위해서는 반드시 해당 문서 반출(Check Out)하여 다른 사용자가 동시에 문서를 변경할 수 없도록 해야 하고 변경이 끝났을 경우에는 반입(Check In)을 수행하여 다른 사용자가 변경하거나 참조할 수 있도록 해야 한다. 일반적으로 변경을 끝내고 반입(Check In) 작업을 수행하면 해당 문서에 대해서 새로운 버전이 생성된다. 이 반입/반출의 기능 또한 문서관리시스템을 단순 파일 관리 시스템과 구별되게 하는 핵심 기능의 역할을 담당한다.

형식변환(Rendition) 모듈 : 형식 변환 모듈은 서버에 저장된 문서를 사용자에게 전송할 때 사용자가 갖고 있는 단말기에서 볼 수 있도록 표준 형식으로 변환하는 기능을 수행한다. 본 발명에서는 문자 위주의 문서(Word, PowerPoint, Excel, HWP 등)은 기본적으로 HTML, XML 및 PDF(Portable Document Format) 형식으로 변환할 수 있는 기능을 제공하여 사용자가 선택할 수 있도록 하고 이미지 문서는 흑백의 경우-TIFF(Tagged Image File Format), Color 문서의 경우-GIF/JPEG 로 변환할 수 있는 기능을 제공한다.

접근 제어(Access Control) 모듈 : 접근 제어 모듈은 문서관리 시스템에서 관리하는 객체들에 대한 사용자/사용자 그룹별 접근 권한을 제어하는 기능을 수행한다. 본 발명에 의해서 구축될 문서관리 시스템에서는 다음과 같은 수준으로 접근 제어 기능을 수행한다.

- 접근 제어 대상 객체(Objects) : 문서내용 자체, 문서 등록정보(Properties), 문서 분류(Class)

- 문서 대한 접근 수준(Access Level) : 권한 없음, 문서 등록정보 보기(제목, 작성자 등 문서의 일반적인 등록정보만 볼 수 있는 권한) , 문서 보기(문서 등록정보 보기 권한, 문서 보기 및 문서 분배 가능), 문서 수정(문서보기 권한, 문서 등록 정보 수정, 신규 버전 생성 및 반입/반출 가능), 문서 삭제(문서 수정 권한, 문서 삭제 권한)

- 문서 분류 접근 수준 : 권한 없음(접근 못함), 보기(해당 분류에 속한 문서의 목록 참조 권한), 생성(보기 권한, 해당 분류 밑에 하위 분류체계 생성 권한), 삭제 권한(생성 권한, 해당 문서 분류 등록정보 수정, 분류 삭제 권한)

분배모듈 : 분배모듈은 사용자가 찾고자 하는 문서를 검색하여 실제 내용을 참조하거나 다른 사람에게 전달하기 위한 방법을 제공한다. 본 발명에서 지원하는 분배 방법은 크게 다음과 같다.

- 직접 단말기로 분배 : 원하는 문서의 실제 내용을 무선환경으로 직접 사용자 단말로 전송하는 것으로 고성능 단말기의 경우에만 가능하다. 이때 전달된 문서는 압축 및 암호화 되어 전송 속도를 빨리 하고 안전하게 사용자에게 전달 될 수 있도록 한다.

- 전자메일로 분배 : 자신의 전자 메일 이나 타인의 전자메일로 해당 문서의 본문을 첨부하여 전송하는 기능으로 압축 또는 암호화 된 문서의 경우에는 압축/암호를 해제하여 전송한다.

- FAX 로 분배 : 원하는 문서를 PSTN 을 통해서 일반 FAX 로 분배하는 기능으로 기본적으로 Group 3 FAX 형식으로 문서의 내용을 변환하여 전송한다.

●저장소 관리 모듈

저장소 관리 모듈은 실제 문서의 저장/관리의 효율성을 증대하고 문서의 안전성을 확보하기 위한 기능을 수행하는 모듈로서 다음과 같은 하위 기능 모듈을 갖는다.

암호화 모듈 : 문서내용에 대한 암호화/복호화를 실행하는 모듈로서 실제 저장소에 문서 내용을 저장할 때 암호화 하여 저장함으로써 비 정상적인 경로를 통해서 문서내용 자체가 유출 되었을 경우라도 보안성이 유지될 수 있도록 하고 문서를 전자 메일이나 FAX 로 전송시에 복호화 하여 사용자가 참조할 수 있도록 한다.

압축모듈 : 실제 문서내용을 저장장치에 저장할 때 압축하여 저장하여 저장 공간의 효율성을 도모하고 압축된 내용을 사용자 단말기로 전송함으로써 전송 량을 절대적으로 감소시켜 전송 시간을 단축할 수 있도록 한다. 메일 이나 FAX 로 전송시에는 문서의 압축을 해제하여 전송함으로써 다른 사용자가 참조할 수 있도록 하는 기능도 수행한다.

바이러스 점검 모듈 : 문서관리 서버에 저장된 문서는 공용 문서들로써 Network 으로 접속되어 많은 바이러스의 공격에 노출되어 있다. 이 모듈은 이와 같은 위험성을 차단하기 위해서 바이러스에 감염된 문서를 점검하여 이 문서들은 서버에 저장될 수 없도록 하는 기능을 수행한다.

백업/복구(Backup/Recovery) 모듈 : 서버에 저장된 문서 정보는 어떤 경우에도 손실되지 않아야 한다. 백업 모듈은 변경 내용만을 Backup 하는 Incremental Backup 과 전체 내용을 백업하는 Total Backup 을 지원하여 각 주기별로 효율적으로 백업 작업을 수행할 수 있도록 하고 복구모듈은 서버에 저장된 문서에 손상이 가해 졌을 경우, 백업된 내용을 기반으로 서버를 원 상태로 복구하는 기능을 수행한다.

Storage 관리 모듈 : Storage 관리 모듈은 실제 문서 파일이 저장된 물리적인 저장 공간(HDD, Tape 등)을 관리하는 모듈로써 참조되는 문서의 횟수 및 필요성에 따라 문서 파일을 접근 속도가 빠른 On Line Storage 장치(예:HDD)와 접근 속도가 중간 정도인 광디스크 Juke Box 및 Off Line 장치인 Tape 등으로 자동적 또는 수동적으로 이동시켜서 저장장치를 효율적으로 활용할 수 있도록 하는 모듈이다.

●문서관리 서버 API(⑤)

문서관리 서버 API 는 문서관리 서버에서 제공하는 모든 기능을 이용할 수 있는 Application Programming Interface 모듈로서 타 시스템과 결합하거나 문서관리 시스템을 Web 기반으로 서비스 할 수 있도록 하는 모듈로써 문서관리 시스템의 확장성을 고려하여 설계된 것이다.

(2) 고성능 단말기 소프트웨어

고성능 단말기는 PDA 이상의 무선 이동 단말기로 문서의 본문 내용을 직접 단말기에서 볼 수 있을 정도의 화면 크기와 컴퓨팅 성능을 갖는 단말기를 의미한다. 고성능 무선 단말기에는 크게 아래와 같은 기능을 갖는 프로그램이 설치된다.

●검색 모듈(⑦)

검색 모듈은 문서관리 서버에서 제공하는 검색 서비스 모듈(②)에게 검색 조건을 제시하여 조건에 맞는 문서 목록을 사용자에게 제시하는 기능을 수행한다. 그리고 사용자가 특정 문서를 선택하여 실제 내용을 보기를 원할 경우, 암호/압축모듈(⑨)을 이용하여 암호/압축된 문서를 복호화 및 압축 해제하여 해당 문서를 볼 수 있는 적절한 보기 모듈(⑧)을 호출하여 해당 문서 내용을 직접 단말기에서 볼 수 있도록 한다. 그리고 단말기에서 생성하였거나 수신된 문서를 문서관리 서버에 등록하는 기능을 수행한다. 이 검색 모듈은 Window 기반의 GUI 환경으로 구현될 것이다.

●보기 모듈(⑧)

보기 모듈은 서버에서 전송된 문서 내용 자체를 단말기에서 볼 수 있도록 하는 모듈로서 PDA, HTML, XML, JPEG, MPEG, TIFF, AVI 등의 문서를 볼 수 있는 프로그램으로 구성된다.

●암호/압축 모듈(⑨)

암호/압축 모듈은 서버로부터 전송된 문서 내용이 압축 되었거나 암호화 되어 있을 경우, 이를 실제 보기 프로그램이 실행할 수 있도록 복호화 하거나 압축을 해제하는 기능을 수행한다. 이 기능으로 인해서 무선 망을 통한 문서 전송의 시간을 단축하고 장시간 연결에 따른 안정성을 확보할 수 있을 것이다.

(3) 일반 단말기 소프트웨어

일반 단말기는 음성 통화를 위주로 하고 무선 데이터 통신(SMS 또는 WAP 지원)을 지원할 수 있는 단말기를 의미한다. 이들 단말기에서는 문서의 본문 내용을직접 볼 수 있는 기능을 갖추고 있지 못하므로 이들 단말기는 문서의 검색 기능만을 지원하게 된다.

●검색 모듈(⑩)

이 검색 모듈은 문자형의 메뉴 유도형(Menu Driven)으로 구현되고 검색조건을 서버에 제시하여 검색 조건에 맞는 문서 목록을 받아서 특정 문서에 대해서 서버에게 FAX 및 전자메일로 배달을 의뢰하는 기능을 수행한다.

(4) 시스템 관리 소프트웨어

시스템 관리 소프트웨어는 고성능 단말기가 지원하는 모든 모듈(⑪)을 지원하여 일반 유선 망에 연결된 Desktop PC 에서도 문서관리 기능을 활용할 수 있도록 하고 문서관리 서버의 각종 시스템 객체들(사용자 관리, 시스템 설정 인자 관리, 시스템 로그 분석 등)를 관리하는 기능을 수행 한다.

3) 주요 기능 흐름도

본 발명품의 주요 기능의 동작 원리를 [도면 3. 주요 기능 흐름도]를 기반으로 설명하면 다음과 같다.

(1) 고성능 단말기에서의 문서관리 시스템 활용

(a) 단말기에서 검색 조건을 문서관리 서버에 요청(①)

(b) 서버에서 검색 조건을 만족하는 문서의 목록을 단말기로 전송(②)

(c) 단말기에서 문서를 직접 보고자 할 경우에는 (d) 단계를 수행하고 메일로 특정 문서를 배달하려면 (g) 단계를 수행하고 FAX 로 문서를 배달 시에는 (i) 단계를 수행한다.

(d) 전송된 문서 목록 중에서 원하는 문서 내용을 요청(③)

(e) 서버에서는 요청된 문서를 사용자의 요청이 있을 경우에는 문서의 형식을 표준형식(HTML, PDF, XML 등)으로 변환하여 필요할 경우 압축/암호화 하여 단말기로 배달한다. 이때 전송 중간에 네트워크가 절단될 경우에는 그때까지 전송된 이후부터 내려 받을 수 있도록 단말기에서 재 전송을 요구한다.(④)

(f) 일단 단말기로 전송 완료된 문서는 필요할 경우 복호화 및 압축 해제과정을 거쳐서 보기 프로그램으로 전달되어 단말기에서 문서내용을 볼 수 있도록 한다.

(g) 메일로 배달을 할 경우, (b) 단계에서 전달된 문서목록 중에서 전송할 문서를 선택하여 서버에 메일 배달을 의뢰한다.(⑤)

(h) 서버에서는 해당 문서의 내용을 필요에 따라 복호화 및 압축 해제 과정을 거쳐 지정된 사용자에게 문서 내용을 첨부 형식으로 전송한다.(⑥)

(i) FAX 로 배달을 할 경우, (b) 단계에서 전달된 문서목록 중에서 전송할 문서를 선택하여 서버에 FAX 배달을 의뢰한다.(⑦)

(j) 서버에서는 해당 문서의 내용을 필요에 따라 복호화 및 압축 해제 과정을 거쳐 FAX 형식(Group 3 FAX Format)으로 문서 내용을 변경한 다음 지정된 사용자에게 문서를 전송한다.(⑧)

(2) 일반 단말기에서의 문서관리 시스템 활용

(a) 단말기에서 검색 조건을 문서관리 서버에 요청(①')

(b) 서버에서 검색 조건을 만족하는 문서의 목록을 단말기로 전송(②')

(c) 단말기에서 문서를 메일로 특정 문서를 배달하려면 (d) 단계를 수행하고 FAX 로 문서를 배달 시에는 (f) 단계를 수행한다.

(d) 메일로 배달을 할 경우, (b) 단계에서 전달된 문서목록 중에서 전송할 문서를 선택하여 서버에 메일 배달을 의뢰한다.(⑤')

(e) 서버에서는 해당 문서의 내용을 필요에 따라 복호화 및 압축 해제 과정을 거쳐 지정된 사용자에게 문서 내용을 첨부 형식으로 전송한다.(⑥)

(f) FAX 로 배달을 할 경우, (b) 단계에서 전달된 문서목록 중에서 전송할 문서를 선택하여 서버에 FAX 배달을 의뢰한다.(⑦')

●서버에서는 해당 문서의 내용을 필요에 따라 복호화 및 압축 해제 과정을 거쳐 FAX 형식(Group 3 FAX Format)으로 문서 내용을 변경한 다음 지정된 사용자에게 문서를 전송한다.(⑧)

본 발명은 무선통신 환경하에서 효과적으로 문서를 관리하고 분배하는 것을 주 목적으로 하고 있다. 이 목적이 달성되면 다음과 같은 효과가 기대된다.

●언제 어디서나 자신이 원하는 문서를 검색하여 원하는 수단을 통해서 접근할 수 있다. 즉, PDA, HPC, Notebook PC, 스마트 폰, 일반 전화 단말기를 이용하여 언제, 어디서나 단말기에서 직접 문서를 보거나 FAX 및 전자 메일로 타인에게 전송하거나 얻을 수 있을 것이다.

●압축 및 암호화 과정을 거쳐 단순 문자 기반의 문서 정보부터 이미지, 멀티미디어 정보를 짧은 시간에 안전하게 무선망을 통해서 전달 받거나 다른 통신 수단으로 분배할 수 있다.

●문서를 표준 형식으로 변환하여 단말기로 전송하는 기능을 부여하여 다양한 형식(Format)으로 된 문서 내용을 단일 프로그램만 있으면 볼 수 있어 단말기의 자원을 보다 효율적으로 활용 할 수 있을 것이다.

Claims (6)

1. 무선망(Wireless Network)과 무선 이동 단말기(Notebook PC, HPC, PDA, Smart Phone, 일반 이동 전화기 등)로 서버에 저장된 문서들 효과적으로 관리하고 다양한 방법(FAX, 전자메일, 직접 내려받기)으로 배달할 수 있는 문서관리 및 분배 시스템
2. 제 1 항에 있어서, 무선망(Wireless Network)을 통해서 문서 내용을 전달할 때, 통신량 및 전송시간을 줄이기 위해서 전달되는 문서 내용을 압축하여 보내는 문서관리 및 분배 시스템
3. 제 1 항에 있어서, 무선망(Wireless Network)을 통해서 문서 내용을 전달할 때, 통신의 비 정상적인 절단으로 인하여 전체 문서 내용을 전달 받을 수 없는 경우, 다시 연결하여 이미 전송된 내용 이후부터 이어 받기를 할 수 있는 문서관리 및 분배 시스템
4. 제 1 항에 있어서, 범용 Desktop PC 와 달리 자원이 한정된 무선 이동 단말기의 한계를 극복하기 위해서 전송되는 모든 문서 형식 별로 해당 문서를 볼 수 있는 각각의 응용 프로그램을 설치할 필요없이 문서내용을 표준 형식으로 변경하여(PDA, HTML, XML 등) 단말기로 전송할 수 있는 기능을 갖는 문서관리 및분배 시스템
5. 제 1 항에 있어서, 무선 단말기에서 서버에 요청하여 서버의 저장소에 저장된 문서를 FAX 형식으로 변환하여 PSTN 을 통해서 일반 FAX 기기로 전송할 수 있는 문서관리 및 분배 시스템
6. 제 1 항에 있어서, 무선 단말기에서 서버에 요청하여 서버의 저장소에 저장된 문서를 첨부 문서로 하여 전자 메일로 전송할 수 있는 문서관리 및 분배 시스템