KR100452926B1 - 통신망을 이용한 문서 처리 방법 - Google Patents

Abstract

본 발명은 통신망을 이용한 문서 처리 방법에 관한 것으로, 요청자에 의하여 요청된 문서를 문서처리서버가 등록하고 검토자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 검토해야할 문서가 등록되었음을 통지하는 제 1단계와; 상기 검토자에 의한 해당 등록문서의 검토 결과가 접수되면 상기 문서처리서버가 해당 등록문서의 검토결과에 따라 상기 요청자 및 처리자중 적어도 한쪽에 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 그 검토결과에 대응하는 메시지를 통지하는 제 2단계와; 상기 검토결과에 대응하는 메시지를 통지받은 상기 처리자에 의하여 해당 등록문서에 대한 처리답변이 처리문서로서 등록되면, 상기 문서처리서버가 해당 등록문서에 대한 처리문서가 등록되었음을 상기 요청자 및 검토자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 통지하는 제 3단계를 포함하여 이루어짐으로써, 문서처리의 처리 속도를 향상시킬 수 있으면서 효율적으로 문서를 처리할 수 있게 된다.

Description

통신망을 이용한 문서 처리 방법 {Method for processing document via communication network}

본 발명은 통신망을 이용한 문서 처리 방법에 관한 것으로, 보다 상세하게는 통신망을 이용하는 문서처리에 있어서 그 처리 속도를 향상시킬 수 있는 방법에 관한 것이다.

기존에는 문서처리를 위하여 예를 들면 어떤 사안에 관련한 문제점(PN; Problom Notice) 및 개선사항(CR; Change Request) 등에 대하여 문서를 기안 등록하는 문서등록자와, 이 등록 기안을 검토 및 결재하는 적어도 한 사람의 관리자 및, 관리자에 의하여 결재 처리된 등록기안에 기록된 문제점(PN) 및 개선사항(CR) 등에 대하여 분석하여 해결책을 제시하는 답변자들 사이에서, 빈번하게 요구사항과 답변이 오고가는 경우에, 여러 단계로 인하여 시간이 많이 소요되고 있다.

즉, 한 회사에서 여러 회사로부터 많은 시스템들이 도입되었고, 시스템에 관련된 문제점(PN) 및 개선사항(CR)을 관련 회사로 전달하고 다시 답변을 받는 경우, 상기 시스템의 운용자가 해당 시스템의 문제점(PN) 및 개선사항(CR)을 정리하여 등록하고 관리자에게 결재를 받아 해당 시스템 공급 회사로 전달하면 시스템 공급 회사의 처리자가 해당 시스템의 문제점(PN) 및 개선사항(CR)을 분석하여 해결책에 대한 답변을 시스템 도입 회사로 전달함에 따라 상기 시스템 운용자가 답변을 접수하게 된다.

이러한 기존의 다자간 문서처리방법은 문서처리 진행 현황을 공유하기 어렵다는 문제가 있으며, 또한 각 단계의 문서처리 담당자들이 자신이 담당하는 작업을 처리한 후에 다음 단계의 문서처리 담당자에게 전화 또는 전자우편 등으로 문서처리업무가 전달되었음을 통지하여야 하므로 단계별로 커뮤니케이션 시간이 많이 소요되는 문제가 있다. 또한, 문서처리가 다른 회사로 전달되는 경우나 또는 한 회사에서 다른 부서로 전달되는 경우에는 효율적인 커뮤니케이션이 어렵고 또한 커뮤니케이션 시간이 더 많이 소요된다는 문제가 있다.

본 발명은 상기한 종래의 문제점을 해결하기 위해 안출된 것으로, 통신망을 이용하는 문서처리에 있어서 그 처리 속도를 향상시킬 수 있는 방법을 제공하고자 함에 그 목적이 있다.

또, 본 발명의 다른 목적은 통신망을 이용하는 문서처리에 있어서 문서처리 관련자들간에 그 처리내용을 공유할 수 있는 방법을 제공하고자 함에 있다.

또한, 본 발명의 또 다른 목적은 통신망을 이용하여 서로 분리된 시스템(서버)들을 통해서 문서처리를 함에 있어서 문서처리 진행현황을 공유하면서 효율적으로 문서를 처리하는 방법을 제공하고자 함에 있다.

상기한 목적을 달성하기 위해 본 발명의 일 실시예에 따른 통신망을 이용한 문서처리방법은, 문서처리서버와, 상기 문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 문서등록을 요청하는 요청자의 단말과, 상기 문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 상기 등록된 등록문서를 검토하는 검토자의 단말 및, 상기 문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 상기 검토자에 의하여 승인된 등록문서를 처리하여 그 처리답변을 처리문서로서 등록하는 처리자의 단말을 포함하는 문서처리 시스템에 있어서, 상기 요청자에 의하여 요청된 문서를 상기 문서처리서버가 해당 문서를 등록하고 상기 검토자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 검토해야할 문서가 등록되었음을 통지하는 제 1단계와; 상기 검토자에 의한 해당 등록문서의 검토 결과가 접수되면 상기 문서처리서버가 해당 등록문서의 검토결과에 따라 상기 요청자 및 상기 처리자중 적어도 한쪽에 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 그 검토결과에 대응하는 메시지를 통지하는 제 2단계와; 상기 검토결과에 대응하는 메시지를 통지받은 상기 처리자에 의하여 해당 등록문서에 대한 처리답변이 처리문서로서 등록되면, 상기 문서처리서버가 해당 등록문서에 대한 처리문서가 등록되었음을 상기 요청자 및 검토자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 통지하는 제 3단계를 포함하여 이루어진 것을 특징으로 한다.

또, 상기한 목적을 달성하기 위해 본 발명의 다른 실시예에 따른 통신망을 이용한 문서처리방법은, 제 1문서처리서버와, 상기 제 1문서처리서버와 통신망을 통하여 접속된 제 2문서처리서버와, 상기 제 1문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 문서등록을 요청하는 요청자의 단말과, 상기 제 1문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 상기 등록된 등록문서를 검토하는 검토자의 단말 및, 상기 제 2문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 상기 검토자에 의하여 승인된 등록문서를 처리하여 그 처리답변을 처리문서로서 등록하는 처리자의 단말을 포함하는 문서처리 시스템에 있어서, 상기 요청자에 의하여 요청된 문서를 상기 제 1문서처리서버가 해당 문서를 등록하고 상기 검토자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 검토해야할 문서가 등록되었음을 통지하는 제 1단계와; 상기 검토자에 의한 해당 등록문서의 검토 결과로서 승인이 접수되면, 상기 제 1문서처리서버가 해당 등록문서를 복사하여 상기 제 2문서처리서버로 전송함과 동시에, 상기 처리자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 처리해야할 문서가 있음을 나타내는 메시지를 통지하는 제 2단계와; 상기 수신된 문서를 저장등록한 제 2문서처리서버는 상기 메시지를 통지받은 상기 처리자에 의하여 해당 등록문서에 대한 처리답변이 처리문서로서 등록되면, 그 처리문서를 복사하여 상기 제 1문서처리서버로 전송하는 제 3단계와; 상기 처리문서를 수신한 제 1문서처리서버는 상기 처리문서를 저장등록하고 해당 등록문서에 대한 처리문서가 등록되었음을 상기 요청자 및 검토자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 통지하는 제 4단계를 포함하여 이루어진 것을 특징으로 한다.

도 1은 일반적인 문서처리 흐름을 도시한 도면.

도 2는 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 일 실시예가 적용되는 개략적인 네트웍 구성도.

도 3은 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 일 실시예에 대한 신호 흐름도.

도 4는 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 다른 실시예가 적용되는 개략적인 네트웍 구성도.

도 5는 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 다른 실시예에 대한 신호 흐름도.

도 6은 서버에 등록된 요청자, 검토자 및 처리자의 정보 구성 예를 도시한 도면.

도 7은 서버에 등록되는 등록문서에 대한 정보 구성 예를 도시한 도면.

도 8 및 도 9는 요청자에 의한 처리문서 등록 화면 구성 예를 도시한 도면.

도 10은 요청자에 의하여 등록된 문서 등록 리스트 화면 구성예를 도시한 도면.

도 11은 검토자에 의하여 검토되어야 하는 문서 검토 리스트 화면 구성예를 도시한 도면.

도 12는 검토자에 의하여 검토되는 문서에 대한 문서 검토 화면 구성예를 도시한 도면.

도 13은 서버에 등록되는 처리 문서에 대한 정보 구성 예를 도시한 도면.

도 14는 처리자에 의하여 확인되는 접수문서 리스트 화면 구성 예를 도시한 도면.

도 15는 처리자에 의하여 확인되는 등록문서 내용화면 구성 예를 도시한 도면.

도 16은 처리자에 의하여 처리되는 처리문서 등록화면 구성 예를 도시한 도면.

※ 도면의 주요부분에 대한 부호의 설명

10 : A사 시스템 12 : 요청자 고정단말

12A : 요청자 이동단말 14 : 검토자 고정단말

14A : 검토자 이동단말 16 : A사 서버

18 : A사 전자우편서버 20 : B사 서버

22 : 처리자 단말 22A : 처리자 이동단말

24 : B사 서버 26 : B사 전자우편서버

30 : 무선통신망 31 : 망연동장치

32 : 이동통신교환기 33 : 단문메시지 센터

34 : 기지국제어기 35A,35B : 기지국

이하, 본 발명의 바람직한 실시예들에 따른 통신망을 이용한 문서처리방법에 대하여 첨부된 도면을 참조하여 설명하면 다음과 같다.

도 2는 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 일 실시예가 적용되는 개략적인 네트웍 구성도이다.

동 도면에서, 도면부호 10은 내부에 근거리통신망(LAN)과 문서처리서버(16) 및 전자우편 서버(18)가 구축된 A사의 시스템으로, 각 문서처리자들의 고정단말기(예를 들면 퍼스널컴퓨터)들(12,14)은 근거리통신망(LAN)을 통해서 문서처리서버(16) 및 전자우편 서버(18)에 접속가능하게 되어 있다.

여기서, 상기 문서처리서버(16)는 예를 들면 A사의 웹서버일 수 있고, 또는 문서처리만을 위한 전용 서버일 수 있다. 상기 문서처리서버(16)가 웹서버일 경우에는 A사의 홈페이지에 문서처리를 위한 웹페이지가 구축되어 있으면 되고, 또한 상기 문서처리서버(16)가 전용 서버일 경우에는 문서처리서버(16)에는 문서처리를 위한 전용프로그램이 탑재되어 있고 각 문서처리자들의 고정단말기들(12,14)에도 상기 문서처리서버(16)의 문서처리 전용프로그램에 접속하여 문서처리를 수행하기 위한 별도의 프로그램이 탑재되어 있으면 된다.

상기 문서처리서버(16)에는 처리 문서의 유형별, 부서별, 협력사별, 담당자별로 데이터베이스가 구축되어 있는 것이 바람직하다. 먼저, 처리 문서의 유형이 다양하게 세분화하여 코드화 되어 있어야 하고, 문서를 등록할 수 있는 요청자 정보와 등록 문서를 검토하는 검토자 정보, 등록문서가 전달될 협력사 정보 및 등록문서를 처리할 협력사의 처리자 정보가 데이터베이스화되어 있어야 한다. 여기서, 요청자 정보와 검토자 정보 및 처리자 정보는 도 6에 도시한 바와 같이 고유한 식별코드가 표시되는 식별코드 필드와, 이름이 표기되는 성명필드, 해당 회사(부서)등이 표기되는 소속필드, 전자우편 주소가 표기되는 전자우편주소 필드, 이동전화번호가 표기되는 전화번호필드 등으로 구성될 수 있다. 그리고, 상기 협력사 정보는 해당 협력사의 문서처리서버에 대한 IP주소를 포함하여 구성될 수 있다.

그리고, 상기 문서처리서버(16)에는 요청자에 의하여 문서가 등록되면 해당 등록 문서에 대하여 도 7과 같은 레코드를 생성하여 데이터베이스화한다. 이 레코드는 요청자에 의하여 등록된 문서를 식별하기 위한 문서코드를 나타내는 문서코드필드, 해당 등록문서의 제목을 나타내는 등록문서제목 필드, 해당 등록문서를 요청한 요청자 정보(예를 들면 이름)를 나타내는 요청자 필드, 해당 등록문서가 등록요청된 시간을 나타내는 요청시간 필드, 해당 등록문서의 진행상황을 나타내는 진행상황 필드, 해당 등록문서를 검토하는 검토자 정보(예를 들면 이름)를 나타내는 검토자 필드, 해당 등록문서에 대하여 검토자가 검토완료한 시간을 나타내는 검토완료시간 필드, 해당 등록문서를 처리하는 처리자 정보(예를 들면 소속과 이름을 포함)를 나타내는 처리자 필드, 처리자에 의하여 등록문서의 처리가 완료된 시간을 나타내는 처리완료시간 필드, 해당 등록문서가 등록시간부터 처리완료까지 소요된 시간을 나타내는 총 처리 소요시간 필드, 등록문서가 서버(16)의 소정 저장영역에 저장된 영역의 포인터를 나타내는 등록문서 포인터 필드, 처리자에 의하여 처리된 문서가 서버(16)의 소정 저장영역에 저장된 영역의 포인터를 나타내는 처리문서 포인터 필드를 포함한다. 여기서, 진행상황은 예를 들면 문서가 등록되고 검토자에 의하여 검토결과가 서버(16)에 등록되지 않은 상태인 "등록상태"와, 등록문서에 대하여 검토자에 의하여 검토된 결과가 서버(16)에 등록된 후에 처리자에 의하여 처리된 처리문서가 등록되지 않은 상태인 "처리상태" 및, 등록문서에 대하여 처리자에 의하여 검토 및 분석된 후에 처리문서가 등록된 상태인 "처리완료상태"로 분류될 수 있다.

또한, 세분화된 처리문서별로 등록가능한 요청자, 검토가능한 검토자, 전달받을 협력사 및 처리가능한 협력사의 처리자가 데이터베이스에 구분되어 등록되어 있는 것이 바람직하다.

상기 문서처리서버(16)의 웹페이지(웹서버인 경우) 또는 문서처리프로그램(전용 서버)은 예를 들면 도 8 및 도 9에 도시한 바와 같이 문서등록화면을 포함하여 구성된다. 즉, 문서 등록자인 요청자는 화면상의 요청자, 검토자, 협력사 및 처리자는 입력장치로서 예를 들면 마우스를 이용하여 클릭하면 요청자, 검토자, 협력사 및 처리자의 목록이 표시되고 스크롤바를 움직이면서 소망하는 사람을 선택입력하고, 제목 및 내용을 입력한 후에 등록을 클릭하면 해당 처리 문서가 문서처리서버(16)에 등록된다.

그리고, 상기 문서처리서버(16)의 웹페이지(웹서버인 경우) 또는 문서처리프로그램(전용 서버)은 예를 들면 도 10에 도시한 바와 같이 문서등록 리스트 화면을 포함하여 구성된다. 이 문서등록 리스트화면은 문서 등록요청자가 자신의 고정단말을 이용하여 상기 문서처리서버(16)에 접속하여 로그인(log-in)한 후에 볼 수 있는 것으로, 자신에 의하여 등록된 문서등록 리스트만이 표시되도록 하는 것이 바람직하다. 이 문서등록 리스트화면은 문서코드, 문서 제목, 등록시간, 해당 문서를 검토하는 검토자의 성명, 해당 검토자에 의하여 해당 등록문서가 검토완료되어서버(16)에 검토등록된 시간, 해당 등록문서를 처리할 협력사 및 그 처리자 성명, 처리자에 의하여 해당 문서가 검토된 후에 처리문서가 등록된 시간을 나타내는 처리시간, 해당 등록문서의 진행상황(예를 들면, 등록상태, 처리상태 또는 처리완료상태) 등으로 구성될 수 있다. 여기서, 입력수단으로서 예를 들면 마우스를 이용하여 등록문서의 제목필드를 클릭하면 해당 등록문서의 내용을 볼 수 있는 등록문서 내용 화면이 표시되도록 하는 것이 바람직하고, 또한 소정 등록문서에 대하여 진행상황이 처리완료상태인 경우 해당 등록문서의 진행상황 필드를, 예를 들면 마우스를 이용하여 클릭하면 해당 등록문서에 대하여 처리자에 의하여 등록된 처리문서의 내용을 볼 수 있는 처리문서 내용 화면이 표시되도록 하는 것이 바람직하다.

또, 상기 문서처리서버(16)의 웹페이지(웹서버인 경우) 또는 문서처리프로그램(전용 서버)은 예를 들면 도 11에 도시한 바와 같이 문서검토 리스트 화면을 포함하여 구성된다. 이 문서검토 리스트화면은 문서 검토자가 자신의 고정단말을 이용하여 상기 문서처리서버(16)에 접속하여 로그인(log-in)한 후에 볼 수 있는 것으로, 자신이 검토해야 하는 문서등록의 리스트만이 표시되도록 하는 것이 바람직하다. 이 문서등록 리스트화면은 문서코드, 문서 제목, 등록시간, 해당 문서를 등록 요청한 요청자의 성명, 해당 검토자에 의하여 해당 등록문서가 검토완료되어 서버(16)에 검토등록된 검토시간, 해당 등록문서를 처리할 협력사 및 그 처리자 성명, 처리자에 의하여 해당 문서가 검토된 후에 처리문서가 등록된 시간을 나타내는 처리시간, 해당 등록문서의 진행상황(예를 들면, 등록상태, 처리상태 또는 처리완료상태) 등으로 구성될 수 있다.

여기서, 입력수단으로서 예를 들면 마우스를 이용하여 등록문서의 제목필드를 클릭하면 도 12에 도시한 바와 같이 해당 등록문서에 대한 문서검토화면이 표시되도록 구성하는 것이 바람직하다. 검토자가 도 12의 문서검토화면에서 등록문서의 내용을 검토한 후, 해당 등록문서를 처리자에게 전달하도록 하려면 예를 들면 마우스를 이용하여 "승인"을 클릭하고, 해당 등록문서에 보완이 필요한 경우 등에는 반송코멘트란에 보완사항 등을 기록한 후에 예를 들면 마우스를 이용하여 "반송"을 클릭한다. 또한 도 11의 문서검토리스트 화면에서, 소정 등록문서에 대하여 진행상황이 처리완료상태인 경우 해당 등록문서의 진행상황 필드를, 예를 들면 마우스를 이용하여 클릭하면 해당 등록문서에 대하여 처리자에 의하여 등록된 처리문서의 내용을 볼 수 있는 처리문서 내용 화면이 표시되도록 하는 것이 바람직하다.

한편, 도 2에서, 도면부호 20은 내부에 근거리통신망(LAN)과 문서처리서버(24) 및 전자우편 서버(26)가 구축된 B사의 시스템으로, 문서 처리자의 고정단말기(예를 들면 퍼스널컴퓨터)(22)는 근거리통신망(LAN)을 통해서 문서처리서버(24) 및 전자우편 서버(26)에 접속가능하게 되어 있다.

상기 문서처리서버(24)는 예를 들면 B사의 웹서버일 수 있고, 또는 문서처리만을 위한 전용 서버일 수 있다. 상기 문서처리서버(24)가 웹서버일 경우에는 B사의 홈페이지에 문서처리를 위한 웹페이지가 구축되어 있으면 되고, 또한 상기 문서처리서버(24)가 전용 서버일 경우에는 문서처리서버(24)에는 문서처리를 위한 전용프로그램이 탑재되어 있고 문서처리자의 고정단말기들(22)에도 상기 문서처리서버(24)의 문서처리 전용프로그램에 접속하여 문서처리를 수행하기 위한별도의 프로그램이 탑재되어 있으면 된다. 여기서, 상기 문서처리서버(24)는 문서처리요청을 한 협력사들에 대한 정보를 가지고 있어야 하며, 그 정보는 해당 협력사의 문서처리서버(16)에 대한 IP주소를 포함하여 구성될 수 있다.

상기 문서처리서버(24)에서는 검토자에 의하여 승인된 문서가 A사의 문서처리서버(16)에서 통신망을 통해서 수신되면, 수신된 문서들에 대하여 도 13과 같은 레코드를 생성하여 데이터베이스화한다. 이 레코드는 요청자에 의하여 등록된 문서를 식별하기 위한 문서코드를 나타내는 문서코드필드, 해당 등록문서의 제목을 나타내는 등록문서제목 필드, 해당 등록문서를 요청한 요청자 정보(예를 들면 이름 및 소속)를 나타내는 요청자 필드, 해당 문서가 접수된 시간을 나타내는 접수시간 필드, 해당 등록문서의 진행상황을 나타내는 진행상황 필드, 해당 등록문서를 처리하는 처리자 정보(예를 들면 소속과 이름을 포함)를 나타내는 처리자 필드, 처리자에 의하여 등록문서의 처리가 완료된 시간을 나타내는 처리완료시간 필드, 해당 등록문서가 서버(24)에 접수된 시간부터 처리완료까지 소요된 시간을 나타내는 처리 소요시간 필드, 등록문서가 서버(24)의 소정 저장영역에 저장된 영역의 포인터를 나타내는 등록문서 포인터 필드, 처리자에 의하여 처리된 문서가 서버(24)의 소정 저장영역에 저장된 영역의 포인터를 나타내는 처리문서 포인터 필드를 포함한다. 여기서, 진행상황은 예를 들면 문서가 접수되고 처리자에 의하여 처리된 처리문서가 등록되지 않은 상태인 "처리상태" 및, 등록문서에 대하여 처리자에 의하여 검토 및 분석된 후에 처리문서가 등록된 상태인 "처리완료상태"로 분류될 수 있다.

상기 문서처리서버(24)의 웹페이지(웹서버인 경우) 또는 문서처리프로그램(전용 서버)은 예를 들면 도 14에 도시한 바와 같이 접수문서 리스트 화면을 포함하여 구성된다. 이 접수문서 리스트화면은 문서 검토자가 자신의 고정단말(22)을 이용하여 상기 문서처리서버(24)에 접속하여 로그인(log-in)한 후에 볼 수 있는 것으로, 자신을 처리자로 지정하여 접수된 문서 리스트만이 표시되도록 하는 것이 바람직하다. 이 접수 문서 리스트화면은 문서코드, 문서 제목, 등록시간, 해당 문서를 등록요청한 요청자 정보(성명), 해당 문서가 서버(24)에 접수된 시간, 해당 문서를 처리요청한 요청자, 처리자에 의하여 해당 문서가 검토된 후에 처리문서가 등록된 시간을 나타내는 처리시간, 해당 등록문서의 진행상황(예를 들면, 처리상태 또는 처리완료상태) 등으로 구성될 수 있다.

여기서, 입력수단으로서 예를 들면 마우스를 이용하여 문서의 제목필드를 클릭하면 도 15에 도시한 바와 같은 해당 문서의 내용을 볼 수 있는 등록문서 내용 화면이 표시되도록 하는 것이 바람직하다.

처리자가 상기 도 15의 등록문서 내용 화면을 통하여 요청된 내용을 분석 및 검토한 후에 그 등록문서에 대하여 답변을 등록하기 위해서는 예를 들면 마우스를 이용하여 "답변등록"을 클릭하면 도 16에 도시한 바와 같이 해당 등록문서에 대하여 답변을 기록한 후에 등록하기 위한 처리문서 등록화면이 표시되도록 하는 것이 바람직하다. 처리자가 도 16의 처리문서 등록화면에서 답변내용을 기록한 후에 예를 들면 마우스를 이용하여 "등록"을 클릭하면, 해당 등록문서에 대한 처리문서가 등록되게 된다.

다음으로, 상기와 같이 구성된 시스템에서 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 일 실시예에 대하여 도 3의 신호흐름을 참조하여 설명한다. 여기서, A사에서 시스템 운용자가 자신이 관리하는 B사로부터 도입된 시스템에 대하여 문제점(PN) 및 개선사항(CR)을 정리하여 문서를 등록하고 이 등록문서에 대하여 처리되는 신호처리에 대하여 설명하기로 한다.

먼저, 운용자인 문서 등록요청자가 자신의 단말(12)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 예를 들면 도 8의 문서등록화면에서 요청자, 검토자, 협력사 및 처리자를, 입력장치로서 예를 들면 마우스를 이용하여 요청자, 검토자, 협력사 및 처리자의 목록에서 소망하는 사람을 선택입력하고, 제목 및 내용을 입력한 후에 "등록"을 클릭하면 해당 등록 문서가 문서처리서버(16)에 등록된다(단계 S1). 이와 동시에, 상기 문서처리서버(16)는 상기 신규 등록된 등록문서에 대하여 도 7에 도시한 바와 같은 레코드를 생성하여 문서 데이터베이스에 저장한다. 여기서는 진행상황필드는 등록상태이고 검토완료시간, 처리완료시간, 총 처리소요시간 및 처리문서 포인터는 블랭크(blank)상태이다.

이와 같이 문서가 등록되면, 상기 문서처리서버(16)는 해당 등록문서 정보 레코드에 포함된 검토자 정보를 이용하여 데이터베이스에서 해당 검토자의 전자우편주소를 찾아 해당 전자우편주소로 검토해야할 문서가 등록되었음을 통지하기 위한 전자우편을 전자우편서버(18)로 발송한다(단계 S2).

그후, 해당 등록문서를 검토해야할 검토자의 단말(14)이 전자우편서버(18)에 접속하면 상기 문서처리서버(16)에서 통지된 전자우편이 검토자의 단말(14)에 전달된다(단계 S3~S4).

상기 검토자가 상기 전자우편을 확인하고, 자신의 단말(14)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면 도 11의 문서검토 리스트화면에서 미처리한(즉, 진행상황이 등록상태로 된) 등록문서의 제목을, 예를 들면 마우스를 이용하여 클릭하면 예를 들면 도 12와 같은 문서검토화면이 표시된다. 이 문서검토화면에서 등록문서의 내용을 검토한 후에 상기 검토자가 "승인"을 클릭하면 해당 등록 문서가 문서처리서버(16)에 검토승인 등록된다(단계 S5).

이와 같이 검토자에 의하여 등록문서가 승인등록되면, 상기 문서처리서버(16)는 해당 등록문서에 대한 정보 레코드를 갱신하여 문서 데이터베이스에 갱신 저장한다. 여기서는 진행상황필드는 처리상태이고 검토완료시간은 승인등록된 시간이 기록되고, 처리완료시간, 총 처리소요시간 및 처리문서 포인터는 블랭크(blank)상태이다. 그후, 상기 문서처리서버(16)는 상기 등록저장된 등록문서를 복사하고 또한 상기 등록문서에 대한 정보레코드에서 필요한 정보만을 복사한 후, 상기 등록문서정보 레코드의 협력사필드에 대응하는 기저장된 해당 협력사의 문서처리서버(24)에 대한 IP어드레스를 이용하여 상기 복사된 등록문서와 등록문서정보를 해당 문서처리서버(24)로 전송한다(단계 S6).

여기서, 상기 전송되는 등록문서정보로서는 해당 등록문서의 코드와 제목을 포함하여 전송될 수 있으며, 해당 문서를 등록한 요청자 정보와 해당문서의 처리자 정보도 전달되어도 된다. 이와 같이 문서처리서버(24)에 상기 복사된 등록문서와 등록문서정보가 전송되면, 상기 등록문서를 소정 저장영역에 저장함과 동시에, 상기 문서처리서버(24)는 상기 등록문서정보를 이용하여 해당 등록문서에 대하여 예를 들면 도 13에 도시한 바와 같은 문서정보 레코드를 생성하여 데이터베이스에 저장한다. 이때, 상기 문서정보 레코드에서 문서코드 필드, 등록문서제목 필드, 요청자 필드 및 처리자 필드는 각각 도 7에 도시한 문서코드, 등록문서제목, 요청자, 처리자와 동일한 것이 바람직하고, 접수시간필드에는 해당 등록문서를 상기 문서처리서버(24)가 접수한 시간이 기록되고, 진행상황필드에는 "처리상태"가 기록되며, 처리완료시간필드, 처리소요시간필드 및 처리문서포인터필드는 블랭크상태이고, 등록문서포인터 필드에는 상기 문서처리서버(24)에서 상기 등록문서를 저장한 영역에 대한 포인터가 기록된다.

그후, 상기 문서처리서버(16)는 해당 등록문서에 대한 정보레코드에서 처리자의 코드에 대응하는 처리자의 전자우편주소를 데이터베이스에서 찾아, 해당 전자우편주소로 처리해야할 문서가 전송되었음을 통지하기 위한 전자우편을 전자우편서버(16)를 경유하여 전자우편서버(26)로 발송한다(단계 S7~S8).

한편, 상기 단계 S5에서 도 12의 문서검토화면에서 상기 검토자가 해당 등록문서에 보완이 필요한 경우 등에는 반송 코멘트란에 보완사항 등을 기록한 후에 예를 들면 마우스를 이용하여 "반송"을 클릭하면, 해당 등록 문서가 문서처리서버(16)에 반송 등록된다. 이 경우, 문서처리 서버(16)는 반송등록된 등록문서의 정보레코드에서 등록 요청자의 코드에 대응하는 요청자의 전자우편주소를 데이터베이스에서 찾아, 해당 전자우편주소로 해당 등록문서가 반송 처리되었음을 통지하기 위한 전자우편을 전자우편서버(16)로 발송함에 따라, 요청자는 이를 확인하고 반송된 등록문서를 보완하여 다시 등록하는 절차를 수행하게 되며, 이 처리 흐름에 대해서는 도면의 간략화만을 위하여 도 3에서는 생략하였다.

한편, 상기 단계 S8에서 전자우편이 전자우편서버(26)에 도달된 상태에서, 해당 등록문서를 처리해야할 처리자의 단말(22)이 전자우편서버(26)에 접속하면 상기 문서처리서버(16)에서 통지된 전자우편이 처리자의 단말(22)에 전달된다(단계 S11~S12).

상기 처리자가 상기 전자우편을 확인하고, 자신의 단말(22)을 이용하여 문서처리서버(24)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면 도 14와 같이 자신에게 접수된 접수문서 리스트화면에서 미처리한(즉, 진행상황이 처리상태로 된) 등록문서의 제목을, 예를 들면 마우스를 이용하여 클릭하면 예를 들면 도 15와 같은 등록문서 내용화면이 표시된다. 이 등록문서 내용화면에서 등록문서의 내용을 분석 및 검토한 후에 상기 처리자가 "답변등록"을 클릭하면 예를 들면 도 16에 도시한 바와 같은 답변내용을 기재하여 처리문서를 등록하기 위한 처리문서등록화면이 표시된다. 이 처리문서등록화면에서 등록문서에 기재된 문제점(PN) 및 개선사항(CR)에 대한 답변을 기재한 후에 "등록"을 클릭하면 해당 처리 문서가 문서처리서버(24)에 등록된다(단계 S13).

여기서, 상기 문서처리서버(24)는 상기 처리문서를 소정 저장영역에 저장함과 동시에 도 13에 도시한 바와 같은 해당 등록문서 정보 레코드를 갱신 저장한다. 여기서, 해당 등록문서 정보 레코드에서 진행상황필드가 "처리완료상태"로 갱신되고, 처리완료시간필드가 문서처리서버(24)에 등록된 시간으로 갱신되며, 처리소요시간필드가 상기 접수시간에서 등록시간까지의 소요시간으로 갱신되고, 처리문서포인터필드가 상기 문서처리서버(24)에 의하여 처리문서가 저장된 저장영역의 포인터로 갱신된다.

상기 처리문서가 문서처리서버(24)에 등록되면, 상기 문서처리서버(24)는 상기 등록저장된 처리문서를 복사하고 또한 상기 등록문서에 대한 정보레코드에서 필요한 정보만을 복사한 후, 상기 등록문서정보 레코드의 요청사 필드에 대응하는 기저장된 해당 요청사(즉, A사)의 문서처리서버(16)에 대한 IP어드레스를 이용하여 상기 복사된 처리문서와 등록문서정보를 해당 문서처리서버(16)로 전송한다(단계 S14).

여기서, 상기 전송되는 등록문서정보로서는 해당 등록문서의 코드와 제목을 포함하여 전송될 수 있으며, 해당 문서를 등록한 요청자 정보와 해당문서의 처리자 정보도 전달되어도 된다. 이와 같이 문서처리서버(16)에 상기 복사된 처리문서와 등록문서정보가 전송되면, 상기 처리문서를 소정 저장영역에 저장함과 동시에, 상기 문서처리서버(24)는 상기 등록문서정보를 이용하여 해당 등록문서에 대한 기 저장된 등록문서 정보 레코드를 갱신하여 저장한다. 즉, 진행상황필드는 "처리완료상태"로 갱신되며, 처리완료시간 필드는 문서처리서버(16)가 처리문서를 접수한 시간으로 갱신되고, 총 처리소요시간필드는 상기 요청자에 의하여 해당 문서가 등록된 시간에서 해당 문서에 대한 처리문서를 접수한 시간까지 소요된 시간으로 갱신되며, 처리문서포인터 필드는 상기 문서처리서버(16)에 의하여 해당 처리문서가 저장된 영역의 포인터로 갱신된다.

한편, 문서처리서버(16)는 상기 처리문서의 저장과 해당 등록문서 정보 레코드의 갱신을 완료한 후에, 해당 등록문서 정보 레코드에 포함된 요청자 및 검토자의 정보를 이용하여 데이터베이스에서 해당 요청자 및 검토자의 전자우편주소를 찾아 해당 전자우편주소로 등록문서에 대한 처리문서가 등록되었음을 통지하기 위한 전자우편을 전자우편서버(18)로 발송한다(단계 S15).

그후, 해당 등록문서를 등록한 요청자의 단말(12)과 해당 등록문서를 검토한 검토자의 단말(14)이 전자우편서버(18)에 접속하면 상기 문서처리서버(16)에서 통지된 전자우편이 요청자의 단말(12) 및 검토자의 단말(14)에 전달된다(단계 S16~S19).

이에 따라, 상기 요청자가 상기 전자우편을 확인하고, 자신의 단말(12)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면 도 10에 도시한 바와 같이 자신에 의하여 등록된 문서등록 리스트화면에서 처리완료상태로 표시된 문서레코드에서 예를 들면 진행상황(처리완료)을 마우스를 이용하여 클릭하면 상기 처리자에 의하여 처리 완료된 처리문서의 내용을 볼 수 있게 된다.

또한, 상기 검토자도 상기 전자우편을 확인하고, 자신의 단말(14)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면 도 11에 도시한 바와 같이 자신에 의하여 등록된 문서등록 리스트화면에서 처리완료상태로 표시된 문서레코드에서 예를 들면 진행상황(처리완료)을 마우스를 이용하여 클릭하면 상기 처리자에 의하여 처리 완료된 처리문서의 내용을 볼 수 있게 된다.

이상 설명한 바와 같이 본 발명의 일 실시예에서는 통신망을 이용하여 두 개회사간에서 문서처리를 하여야 하는 경우에 각 문서처리단계로 처리문서가 자동으로 전달됨과 동시에 전자우편을 이용하여 다음 단계의 처리자에게 처리 문서가 있음을 통지해줌으로써, 문서처리의 처리 속도를 향상시킬 수 있고, 또한 문서처리 관련자들간에 그 처리내용을 공유할 수 있으며, 문서처리 진행현황을 공유하면서 효율적으로 문서를 처리할 수 있게 된다.

도 4는 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 다른 실시예가 적용되는 개략적인 네트웍 구성도이다. 본 실시예에서는 문서처리의 다음단계의 처리자에게의 문서처리통지를 전자우편으로 하는 것이 아니라 이동단말(휴대폰)을 이용하여 단문메시지로 통지하도록 한 점이 상기한 도 2의 실시예와 다른 점이고 그 이외에는 실질적으로 동일하다.

동 도면에서, 문서처리서버(16)에는 이동통신망(30)에 접속할 수 있는 통신모듈을 포함하고 있으며, 이 통신모듈은 이동통신망의 단문메시지센터에 단문메시지서비스(SMS)를 요청하기 위한 구성이다. 여기서, 이동통신망(30)은 망연동장치(IWF)(31)와 이동통신교환기(32), 단문메시지센터(33), 기지국제어기(BSC) 및 기지국(35A,35B)을 포함한다.

다음으로, 도 4와 같이 구성된 시스템에서 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 다른 실시예에 대하여 도 5의 신호흐름을 참조하여 설명한다. 여기서, A사에서 시스템 운용자가 자신이 관리하는 B사로부터 도입된 시스템에 대하여 문제점(PN) 및 개선사항(CR)을 정리하여 문서를 등록하고 이 등록문서에 대하여 처리되는 신호처리에 대하여 설명하기로 한다.

먼저, 운용자인 문서 등록요청자가 자신의 고정단말(12)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 예를 들면 도 8의 문서등록화면에서 요청자, 검토자, 협력사 및 처리자를, 입력장치로서 예를 들면 마우스를 이용하여 요청자, 검토자, 협력사 및 처리자의 목록에서 소망하는 사람을 선택입력하고, 제목 및 내용을 입력한 후에 "등록"을 클릭하면 해당 등록 문서가 문서처리서버(16)에 등록된다(단계 S21). 이와 동시에, 상기 문서처리서버(16)는 상기 신규 등록된 등록문서에 대하여 도 7에 도시한 바와 같은 레코드를 생성하여 문서 데이터베이스에 저장한다. 여기서는 진행상황필드는 등록상태이고 검토완료시간, 처리완료시간, 총 처리소요시간 및 처리문서 포인터는 블랭크(blank)상태이다.

이와 같이 문서가 등록되면, 상기 문서처리서버(16)는 해당 등록문서 정보 레코드에 포함된 검토자 정보를 이용하여 데이터베이스에서 해당 검토자의 이동단말(휴대폰)번호를 찾아, 해당 휴대폰 번호로 검토해야할 문서가 등록되었음을 통지하기 위한 단문메시지를 전송해줄 것을 이동통신망(30)의 단문메시지센터(SMC)(33)로 전송한다. 상기 단문메시지는 망연동장치(31) 및 이동통신교환기(32)를 통해서 단문메시지센터(33)에 저장된 후, 단문메시지센터(33)에 의하여 이동통신교환기(32)에 단문메시지전송이 요청되면, 이동통신교환기(32)에서 해당 단문메시지를 전송해야 할 휴대폰 번호에 대응하는 검토자 이동단말(14A)의 위치정보를 가입자정보장치[VLR(Visitor Location Register) 및 HLR(Home LocationRegister)]로부터 받아 해당 검토자 이동단말(14A)이 위치하고 있는 관할 기지국제어기(34) 및 기지국(35A)을 통해서 해당 단문메시지를 전송한다. 따라서, 해당 등록문서를 검토해야할 검토자의 이동단말(14A)에 단문메시지가 전달된다(단계 S23).

상기 검토자가 상기 단문메시지를 확인하고, 자신의 고정단말(14)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면 도 11의 문서검토 리스트화면에서 미처리한(즉, 진행상황이 등록상태로 된) 등록문서의 제목을, 예를 들면 마우스를 이용하여 클릭하면 예를 들면 도 12와 같은 문서검토화면이 표시된다. 이 문서검토화면에서 등록문서의 내용을 검토한 후에 상기 검토자가 "승인"을 클릭하면 해당 등록 문서가 문서처리서버(16)에 검토승인 등록된다(단계 S24).

이와 같이 검토자에 의하여 등록문서가 승인등록되면, 상기 문서처리서버(16)는 해당 등록문서에 대한 정보 레코드를 갱신하여 문서 데이터베이스에 갱신 저장한다. 여기서는 진행상황필드는 처리상태이고 검토완료시간은 승인등록된 시간이 기록되고, 처리완료시간, 총 처리소요시간 및 처리문서 포인터는 블랭크(blank)상태이다. 그후, 상기 문서처리서버(16)는 상기 등록저장된 등록문서를 복사하고 또한 상기 등록문서에 대한 정보레코드에서 필요한 정보만을 복사한 후, 상기 등록문서정보 레코드의 협력사필드에 대응하는 기저장된 해당 협력사의 문서처리서버(24)에 대한 IP어드레스를 이용하여 상기 복사된 등록문서와 등록문서정보를 해당 문서처리서버(24)로 전송한다(단계 S25).

여기서, 상기 전송되는 등록문서정보로서는 해당 등록문서의 코드와 제목을 포함하여 전송될 수 있으며, 해당 문서를 등록한 요청자 정보와 해당문서의 처리자정보도 전달되어도 된다. 이와 같이 문서처리서버(24)에 상기 복사된 등록문서와 등록문서정보가 전송되면, 상기 등록문서를 소정 저장영역에 저장함과 동시에, 상기 문서처리서버(24)는 상기 등록문서정보를 이용하여 해당 등록문서에 대하여 예를 들면 도 13에 도시한 바와 같은 문서정보 레코드를 생성하여 데이터베이스에 저장한다. 이때, 상기 문서정보 레코드에서 문서코드 필드, 등록문서제목 필드, 요청자 필드 및 처리자 필드는 각각 도 7에 도시한 문서코드, 등록문서제목, 요청자, 처리자와 동일한 것이 바람직하고, 접수시간필드에는 해당 등록문서를 상기 문서처리서버(24)가 접수한 시간이 기록되고, 진행상황필드에는 "처리상태"가 기록되며, 처리완료시간필드, 처리소요시간필드 및 처리문서포인터필드는 블랭크상태이고, 등록문서포인터 필드에는 상기 문서처리서버(24)에서 상기 등록문서를 저장한 영역에 대한 포인터가 기록된다.

그후, 상기 문서처리서버(16)는 해당 등록문서에 대한 정보레코드에서 요청자 및 처리자의 코드에 대응하는 요청자 및 처리자의 이동단말(휴대폰)번호를 찾아, 해당 휴대폰 번호로 등록문서가 승인되어 B사의 문서처리서버(24)로 전달되었음을 통지하기 위한 단문메시지를 전송해줄 것을 이동통신망(30)의 단문메시지센터(SMC)(33)로 전송한다(단계 S26).

상기 단문메시지센터(33)에 의하여 상기 이동통신교환기(32)에 요청자 및 처리자의 이동단말(휴대폰)번호로 단문메시지전송이 요청되면, 이동통신교환기(32)에서 해당 단문메시지를 전송해야 할 휴대폰 번호들에 대응하는 요청자 이동단말(12A) 및 처리자 이동단말(22A)의 위치정보를 가입자정보장치[VLR 및 HLR]로부터 받아 해당 요청자 이동단말(12A)이 위치하고 있는 관할 기지국제어기(34) 및 기지국(35A)을 통해서 해당 단문메시지를 전송함과 아울러, 해당 처리자 이동단말(22A)이 위치하고 있는 관할 기지국제어기(34) 및 기지국(35B)을 통해서 해당 단문메시지를 전송한다. 따라서, 해당 등록문서를 처리해야할 처리자의 이동단말(22A) 및 해당 등록문서를 등록요청한 요청자의 이동단말(12A)에 단문메시지가 전달된다(단계 S27~S28).

한편, 상기 단계 S24에서 도 12의 문서검토화면에서 상기 검토자가 해당 등록문서에 보완이 필요한 경우 등에는 반송 코멘트란에 보완사항 등을 기록한 후에 예를 들면 마우스를 이용하여 "반송"을 클릭하면, 해당 등록 문서가 문서처리서버(16)에 반송 등록된다. 이 경우, 문서처리 서버(16)는 반송등록된 등록문서의 정보레코드에서 등록 요청자의 코드에 대응하는 요청자의 이동단말(휴대폰)번호를 찾아, 해당 휴대폰 번호로 등록문서가 반송되었음을 통지하기 위한 단문메시지를 전송해줄 것을 이동통신망(30)의 단문메시지센터(SMC)(33)로 전송한다. 이에 따라, 요청자의 이동단말(12A)로 전송된 단문메시지를 확인한 요청자는 반송된 등록문서를 보완하여 다시 등록하는 절차를 수행하게 되며, 이 처리 흐름에 대해서는 도면의 간략화만을 위하여 도 5에서는 생략하였다.

한편, 상기 처리자가 자신의 이동단말(22A)로 전송된 단문메시지를 확인하고, 자신의 단말(22)을 이용하여 문서처리서버(24)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면 도 14와 같이 자신에게 접수된 접수문서 리스트화면에서 미처리한(즉, 진행상황이 처리상태로 된) 등록문서의 제목을, 예를 들면 마우스를 이용하여 클릭하면 예를 들면 도 15와 같은 등록문서 내용화면이 표시된다. 이 등록문서 내용화면에서 등록문서의 내용을 분석 및 검토한 후에 상기 처리자가 "답변등록"을 클릭하면 예를 들면 도 16에 도시한 바와 같은 답변내용을 기재하여 처리문서를 등록하기 위한 처리문서등록화면이 표시된다. 이 처리문서등록화면에서 등록문서에 기재된 문제점(PN) 및 개선사항(CR)에 대한 답변을 기재한 후에 "등록"을 클릭하면 해당 처리 문서가 문서처리서버(24)에 등록된다(단계 S29).

여기서, 상기 문서처리서버(24)는 상기 처리문서를 소정 저장영역에 저장함과 동시에 도 13에 도시한 바와 같은 해당 등록문서 정보 레코드를 갱신 저장한다. 여기서, 해당 등록문서 정보 레코드에서 진행상황필드가 "처리완료상태"로 갱신되고, 처리완료시간필드가 문서처리서버(24)에 등록된 시간으로 갱신되며, 처리소요시간필드가 상기 접수시간에서 등록시간까지의 소요시간으로 갱신되고, 처리문서포인터필드가 상기 문서처리서버(24)에 의하여 처리문서가 저장된 저장영역의 포인터로 갱신된다.

상기 처리문서가 문서처리서버(24)에 등록되면, 상기 문서처리서버(24)는 상기 등록저장된 처리문서를 복사하고 또한 상기 등록문서에 대한 정보레코드에서 필요한 정보만을 복사한 후, 상기 등록문서정보 레코드의 요청사 필드에 대응하는 기저장된 해당 요청사(즉, A사)의 문서처리서버(16)에 대한 IP어드레스를 이용하여 상기 복사된 처리문서와 등록문서정보를 해당 문서처리서버(16)로 전송한다(단계 S30).

여기서, 상기 전송되는 등록문서정보로서는 해당 등록문서의 코드와 제목을포함하여 전송될 수 있으며, 해당 문서를 등록한 요청자 정보와 해당문서의 처리자 정보도 전달되어도 된다. 이와 같이 문서처리서버(16)에 상기 복사된 처리문서와 등록문서정보가 전송되면, 상기 처리문서를 소정 저장영역에 저장함과 동시에, 상기 문서처리서버(24)는 상기 등록문서정보를 이용하여 해당 등록문서에 대한 기 저장된 등록문서 정보 레코드를 갱신하여 저장한다. 즉, 진행상황필드는 "처리완료상태"로 갱신되며, 처리완료시간 필드는 문서처리서버(16)가 처리문서를 접수한 시간으로 갱신되고, 총 처리소요시간필드는 상기 요청자에 의하여 해당 문서가 등록된 시간에서 해당 문서에 대한 처리문서를 접수한시간까지 소요된 시간으로 갱신되며, 처리문서포인터 필드는 상기 문서처리서버(16)에 의하여 해당 처리문서가 저장된 영역의 포인터로 갱신된다.

한편, 문서처리서버(16)는 상기 처리문서의 저장과 해당 등록문서 정보 레코드의 갱신을 완료한 후에, 해당 등록문서 정보 레코드에 포함된 요청자 및 검토자의 정보를 이용하여 데이터베이스에서 해당 요청자 및 검토자의 이동단말(휴대폰)번호를 찾아, 해당 휴대폰 번호로 등록문서가 반송되었음을 통지하기 위한 단문메시지를 전송해줄 것을 이동통신망(30)의 단문메시지센터(SMC)(33)로 전송한다(단계 S31).

이에 따라, 요청자의 이동단말(12A) 및 검토자의 이동단말(14A)로 상기 단문메시지가 전송된다(단계 S32~S33).

상기 요청자는 자신의 이동단말(12A)로 전송된 단문메시지를 확인하고, 자신의 단말(12)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면도 10에 도시한 바와 같이 자신에 의하여 등록된 문서등록 리스트화면에서 처리완료상태로 표시된 문서레코드에서 예를 들면 진행상황(처리완료)을 마우스를 이용하여 클릭하면 상기 처리자에 의하여 처리 완료된 처리문서의 내용을 볼 수 있게 된다.

또한, 상기 검토자도 자신의 이동단말(14A)로 전송된 단문메시지를 확인하면,, 자신의 단말(14)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면 도 11에 도시한 바와 같이 자신에 의하여 등록된 문서등록 리스트화면에서 처리완료상태로 표시된 문서레코드에서 예를 들면 진행상황(처리완료)을 마우스를 이용하여 클릭하면 상기 처리자에 의하여 처리 완료된 처리문서의 내용을 볼 수 있게 된다.

이상 설명한 바와 같이 본 발명의 다른 실시예에서는 통신망을 이용하여 두 개 회사간에서 문서처리를 하여야 하는 경우에 각 문서처리단계로 처리문서가 자동으로 전달됨과 동시에 단문메시지서비스(SMS)를 이용하여 다음 단계의 처리자에게 처리 문서가 있음을 통지해줌으로써, 문서처리의 처리 속도를 향상시킬 수 있고, 또한 문서처리 관련자들간에 그 처리내용을 공유할 수 있으며, 문서처리 진행현황을 공유하면서 효율적으로 문서를 처리할 수 있게 된다.

한편, 도 3 및 도 5를 참조하여 설명한 본 발명의 실시예들에 따른 통신망을 이용한 문서처리방법은 두 개 회사의 개별 문서처리 시스템(서버)에서의 문서처리방법에 대하여 설명하였지만, 본 발명은 이에 한정되는 것이 아니라 한 회사내에서 하나의 문서처리시스템 및 하나의 전자우편서버를 이용하여 업무의 문제점(PN)과개선사항(CR)을 발견한 사원과 그 문제점(PN)과 개선사항(CR)을 처리해줄 수 있는 부서의 다른 사원간에서의 문서처리방법에도 적용할 수 있는 것임은 당해 기술분야에 통상의 지식을 가진 자라면 용이하게 이해할 수 있는 것이므로, 그에 대한 설명은 생략하기로 한다.

또, 도 3 및 5를 참조하여 설명한 본 발명의 실시예들에 따른 통신망을 이용한 문서처리방법은 두 개 회사사이에서 개별 문서처리 시스템(서버)에서의 문서처리방법에 대하여 설명하였지만, 본 발명은 이에 한정되는 것이 아니라 2개 이상의 회사사이에서 공용하는 하나의 문서처리시스템을 이용하여 마찬가지로 문서처리방법에도 적용할 수 있는 것임은 당해 기술분야에 통상의 지식을 가진 자라면 용이하게 이해할 수 있는 것이다.

또한, 상기한 특정 실시예들에서는 각 문서처리단계로 처리문서가 자동으로 전달됨과 동시에 전자우편 또는 단문메시지서비스(SMS)를 이용하여 다음 단계의 처리자에게 처리 문서가 있음을 통지해주도록 되어 있지만, 본 발명은 이에 한정되는 것이 아니라 메신저서비스 등과 같은 다른 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 다음 단계의 처리자에게 처리 문서가 있음을 통지해주도록 하여도 되는 것임은 물론이다.

한편, 본 발명은 전술한 전형적인 바람직한 실시예들에만 한정되는 것이 아니라 본 발명의 요지를 벗어나지 않는 범위 내에서 여러 가지로 개량, 변경, 대체 또는 부가하여 실시할 수 있는 것임은 당해 기술분야에 통상의 지식을 가진 자라면 용이하게 이해할 수 있을 것이다. 이러한 개량, 변경, 대체 또는 부가에 의한 실시가 이하의 첨부된 특허청구범위의 범주에 속하는 것이라면 그 기술사상 역시 본 발명에 속하는 것으로 보아야 한다.

이상 상세히 설명한 바와 같이 본 발명에 따르면, 통신망을 이용하여 문서처리를 하여야 하는 경우에 각 문서처리단계로 처리문서가 자동으로 전달됨과 동시에 전자우편 또는 단문메시지서비스(SMS) 등의 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 다음 단계의 처리자에게 처리 문서가 있음을 통지해줌으로써, 문서처리의 처리 속도를 향상시킬 수 있고, 또한 문서처리 관련자들간에 그 처리내용을 공유할 수 있으며, 문서처리 진행현황을 공유하면서 효율적으로 문서를 처리할 수 있게 된다.

Claims (17)

1. 문서처리서버와, 상기 문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 문서등록을 요청하는 요청자의 단말과, 상기 문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 상기 등록된 등록문서를 검토하는 검토자의 단말 및, 상기 문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 상기 검토자에 의하여 승인된 등록문서를 처리하여 그 처리답변을 처리문서로서 등록하는 처리자의 단말을 포함하는 문서처리 시스템에 있어서,

   상기 요청자에 의하여 요청된 문서를 상기 문서처리서버가 등록하고 상기 검토자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 검토해야할 문서가 등록되었음을 통지하는 제 1단계와;

   상기 검토자에 의한 해당 등록문서의 검토 결과가 접수되면 상기 문서처리서버가 해당 등록문서의 검토결과에 따라 상기 요청자 및 상기 처리자중 적어도 한쪽에 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 그 검토결과에 대응하는 메시지를 통지하는 제 2단계와;

   상기 검토결과에 대응하는 메시지를 통지받은 상기 처리자에 의하여 해당 등록문서에 대한 처리답변이 처리문서로서 등록되면, 상기 문서처리서버가 해당 등록문서에 대한 처리문서가 등록되었음을 상기 요청자 및 검토자중 적어도 한쪽에 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 통지하는 제 3단계를 포함하여 이루어진 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
2. 제 1항에 있어서,

   상기 제 1단계에서 상기 요청자에 의하여 요청된 문서를 소정 저장영역에 저장하고, 해당 문서에 대한 문서정보 레코드를 생성하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
3. 제 1항에 있어서,

   상기 문서정보 레코드는, 해당 문서의 고유한 식별코드와; 해당 문서의 등록요청시에 기입된, 요청자 정보와 검토자 정보 및 처리자 정보와; 해당 문서의 진행상황 정보를 포함하여 구성되는 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
4. 제 3항에 있어서,

   상기 제 2단계는 상기 검토자에 의한 해당 등록문서의 검토 결과가 접수되면 상기 문서처리서버가 상기 문서정보 레코드에서 해당 문서의 진행상황 정보를 갱신하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
5. 제 1항에 있어서,

   상기 문서처리서버는, 상기 제 2단계에서 상기 등록문서의 검토결과가 승인인 경우 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 상기 처리자에게 처리해야 할 등록문서가 있음을 통지하는 반면, 상기 제 2단계에서 상기 등록문서의 검토결과가 반송인 경우 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 상기 요청자에게 상기 등록문서가 반송되었음을 통지하는 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
6. 제 1항에 있어서,

   상기 제 3단계는 상기 처리자에 의한 해당 등록문서에 대한 처리답변이 접수되면 상기 문서처리서버가 상기 문서정보 레코드에서 해당 문서의 진행상황 정보를 갱신하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
7. 제 1항 내지 제 6항중 어느 한 항에 있어서,

   상기 커뮤니케이션 서비스는 전자우편 서비스, 단문메시지 서비스 및 메신저 서비스 중에서 선택된 어느 하나인 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
8. 제 1문서처리서버와, 상기 제 1문서처리서버와 통신망을 통하여 접속된 제 2문서처리서버와, 상기 제 1문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 문서등록을 요청하는 요청자의 단말과, 상기 제 1문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 상기 등록된 등록문서를 검토하는 검토자의 단말 및, 상기 제 2문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 상기 검토자에 의하여 승인된 등록문서를 처리하여 그 처리답변을 처리문서로서 등록하는 처리자의 단말을 포함하는 문서처리 시스템에 있어서,

   상기 요청자에 의하여 요청된 문서를 상기 제 1문서처리서버가 등록하고 상기 검토자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 검토해야할 문서가 등록되었음을 통지하는 제 1단계와;

   상기 검토자에 의한 해당 등록문서의 검토 결과로서 승인이 접수되면, 상기 제 1문서처리서버가 해당 등록문서를 복사하여 상기 제 2문서처리서버로 전송함과 동시에, 상기 처리자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 처리해야할 문서가 있음을 나타내는 메시지를 통지하는 제 2단계와;

   상기 수신된 문서를 저장등록한 제 2문서처리서버는 상기 메시지를 통지받은 상기 처리자에 의하여 해당 등록문서에 대한 처리답변이 처리문서로서 등록되면, 그 처리문서를 복사하여 상기 제 1문서처리서버로 전송하는 제 3단계와;

   상기 처리문서를 수신한 제 1문서처리서버는 상기 처리문서를 저장등록하고 해당 등록문서에 대한 처리문서가 등록되었음을 상기 요청자 및 검토자중 적어도 한쪽에 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 통지하는 제 4단계를 포함하여 이루어진 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
9. 제 8항에 있어서,

   상기 제 1단계에서 상기 제 1문서처리서버가 상기 요청자에 의하여 요청된 문서를 소정 저장영역에 저장하고, 해당 문서에 대한 문서정보 레코드를 생성하여 저장하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
10. 제 9항에 있어서,

    상기 문서정보 레코드는, 해당 문서의 고유한 식별코드와; 해당 문서의 등록요청시에 기입된, 요청자 정보와 검토자 정보 및 처리자 정보와; 해당 문서의 진행상황 정보를 포함하여 구성되는 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
11. 제 10항에 있어서,

    상기 제 2단계는 상기 검토자에 의한 해당 등록문서의 검토 결과가 접수되면 상기 문서처리서버가 상기 문서정보 레코드에서 해당 문서의 진행상황 정보를 갱신하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
12. 제 10항에 있어서,

    상기 제 2단계에서 상기 제 1문서처리서버는 복사된 등록문서와 함께 해당 문서의 정보를 전송하는 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
13. 제 12항에 있어서,

    상기 제 3단계에서 상기 제 2문서처리서버는 상기 수신된 등록문서에 대한 문서정보 레코드를 생성하여 저장하고,

    상기 문서정보 레코드는 상기 전송된 문서정보에 포함된 상기 등록 문서의 고유한 식별코드와, 처리자 정보와, 해당 문서의 진행상황 정보를 포함하여 구성되는 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
14. 제 12항에 있어서,

    상기 제 3단계에서 상기 제 2문서처리서버는 상기 처리문서의 등록시에 상기 처리문서를 저장하고 상기 문서정보 레코드를 갱신 저장하는 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
15. 제 10항에 있어서,

    상기 제 4단계는 상기 처리자에 의한 해당 등록문서에 대한 처리답변이 접수되면 상기 문서처리서버가 상기 문서정보 레코드에서 해당 문서의 진행상황 정보를 갱신하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
16. 제 8항에 있어서,

    상기 제 1문서처리서버는, 상기 제 2단계에서 상기 등록문서의 검토결과가 반송인 경우 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 상기 요청자에게 상기 등록문서가 반송되었음을 통지하는 단계를 더 포함하여 이루어진 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.
17. 제 8항 내지 제 16항중 어느 한 항에 있어서,

    상기 커뮤니케이션 서비스는 전자우편 서비스, 단문메시지 서비스 및 메신저서비스 중에서 선택된 어느 하나인 것을 특징으로 하는 통신망을 이용한 문서처리방법.