JPS6074082A - Indexing system of electronic filing system - Google Patents

Abstract

PURPOSE:To improve greatly the capability of identifying a document on the basis of index information by using a simple, easy-to-identify code as a retrieval key firstly and using a partical image of a document as index information, and thus performing retrieval processing in two stages. CONSTITUTION:Documents 1 and 1' are read by an image input device 3 and converted into pieces of image information, which are stored in a document image file 6 successively. Further, images of proper parts used as indexes are registered in a file 8 and code information is registered in a file 7 at the same time. When retrieval is performed, the number of documents to be retrieved is limited within a specific range on a keyboard 4 as code information, i.e. key. Index images are taken out of the file 8 and displayed on a display device 2, and the corresponding document image is fetched out of the file 6 and displayed on the display device, by specifying a desired index image when it is found.

Description

【発明の詳細な説明】 〔発明の技術分野〕 本発明は、イメージ情報形式で文書をファイリングする
電子ファイリングシステムに関し、％（：その検索のた
めの索引方式に関する、 〔技術の背景〕 最近、文字、図形を含む任意の文書をイメーン情報化し
て、データ処理装置の機能を用いてファイル管理する電
子ファイリングシステムの利用が増加しつつあるが、そ
の利用性に２いては、以下のような若干の問題点のある
ことが指摘されている。[Detailed Description of the Invention] [Technical Field of the Invention] The present invention relates to an electronic filing system for filing documents in an image information format. The use of electronic filing systems that convert arbitrary documents containing figures into image information and manage the files using the functions of data processing devices is increasing, but there are some problems with their usability, such as the following. It has been pointed out that there are problems.

電子ファイリングシステムでは、文１１メージスキャナ
等を用いて白黒２値ドツトパターンに変換し、さらにデ
ータ圧縮してファクシミリ信号形式のいわゆるイメージ
情報として磁気ディスク、あるいは磁気テープ等に記録
し保管している。しかし、イメージ情報だけでの検索処
理は困難であるため従来は、保管されている各文書を特
徴づけるコード情報を索引情報として同時に入力し、倹
素時に、これらのコード情報をキーとして用いる方式が
多くとられている。In an electronic filing system, data is converted into a black and white binary dot pattern using an image scanner or the like, and the data is further compressed and recorded and stored on a magnetic disk or magnetic tape as so-called image information in the form of a facsimile signal. However, since it is difficult to perform a search process using image information alone, conventional methods have been to input code information characterizing each stored document at the same time as index information, and use this code information as a key when saving money. A lot is taken.

この場合、索引のためのコード情報には文書のタイトル
と、管理番号その他の何らかの関連データ項目の省略形
が使用されるのが普通であり、その際に必要な省略のた
めの規則や、日本語（漢字）データの入力操作は、慣れ
ない人には煩わしくまた間違いを生じ易いものであった
。In this case, the code information for indexing usually uses the title of the document and the abbreviation of the control number or some other related data item. The operation of inputting word (kanji) data is troublesome for those who are not used to it and is prone to errors.

捷だ、省略の如何にかかわらず、同一コード情報をもつ
文書が複数発生する場合があシ、そのような文書につい
ては検索が困難になるという欠点があった。Unfortunately, regardless of whether it is omitted or not, there are cases where multiple documents with the same code information occur, making it difficult to search for such documents.

〔発明の目的および構成Ｊ 本発明の目的は、電子ファイリングシステム２二訃いて
、効率的で使い易い索引手段を提供することにあり、そ
のため、索引情報として、簡単なコード情報とともに文
書画像の一部を期用し、イメージによる索引処理を可能
にするものである。[Objective and Structure of the Invention J An object of the present invention is to provide an efficient and easy-to-use indexing means for an electronic filing system. This allows index processing using images.

そしてそれにもとづき、本発明の構成は、イメージ入出
力装置と、キーボード入力装置と、イメージディスプレ
イと、ホス）ＣＰＵと、文書イメージファイルと、コー
ド情報ファイルと、索引イメージファイルとをそなえた
電子ファイリングシステムに訃いて、イメージ入出力装
；直よシ入力された文畔イメージをイメージディスプレ
イ上に表示し、部分的な索引イメージを切シ出して索引
イメージファイルを作１ｙ：、する手段と、入力された
文書イメー２にもとづいて文書イメージファイルを作成
する手段と、キーボード入力装置エリ入力されたコード
情報を索引イメージ訃工び文書イメージと関連づけるテ
ーブル手段と、検索時にキーコード情報が入力されたと
き、該コード情報に関連するすべての索引イメージ全イ
メージディスプレイ上に表示させる手段と、選択された
索引イメージに対応する文書イメージを出力する手段と
を有することを特徴としている。Based on this, the configuration of the present invention is an electronic filing system including an image input/output device, a keyboard input device, an image display, a host CPU, a document image file, a code information file, and an index image file. an image input/output device; a means for displaying an input sentence image on an image display and cutting out a partial index image to create an index image file; a means for creating a document image file based on a document image 2, a table means for associating code information input using a keyboard input device with an index image and a document image; when key code information is input during a search; The present invention is characterized by comprising means for displaying all index images related to the code information on an all-image display, and means for outputting a document image corresponding to the selected index image.

〔発明の実施例〕[Embodiments of the invention]

以下に、本発明の詳細を実施例にしたがって説明する。 The details of the present invention will be explained below based on examples.

第１図は本発明の１実施例システムの構成図であり、第
２図はその動作原理の説明図である。図中、１．１’は
文書、２はイメージディスプレイ、３はイメージ入出力
装置、４はキーボード、５はホス）ＣＰＵ、６は文書イ
メージファイル、７はコード情報ファイル、８は索引イ
メージファイル、９．９′は文書イメージ、９α、９′
αは索引イメージ、１０は索引画面を表わす。FIG. 1 is a block diagram of a system according to an embodiment of the present invention, and FIG. 2 is an explanatory diagram of its operating principle. In the figure, 1.1' is a document, 2 is an image display, 3 is an image input/output device, 4 is a keyboard, 5 is a host CPU, 6 is a document image file, 7 is a code information file, 8 is an index image file, 9.9′ is the document image, 9α, 9′
α represents an index image, and 10 represents an index screen.

動作において、ホス）ＣＰＵ５の制御のもとこ、文書１
，１′等をイメージ入出力装置３で読み取り、イメージ
情報に変換し、文書イメージ９，９′として文書イメー
ジファイル６に順次格納する。In operation, under the control of the host CPU 5, document 1
, 1', etc. are read by the image input/output device 3, converted into image information, and sequentially stored in the document image file 6 as document images 9, 9'.

ここで、イメージ入出力装置３で文書１，１′を読み取
る際に、イメージディスプレイ２の画面に、その文書イ
メージ９，９′を表示し、カーソル制御前により、索引
として使用する適当な部分のイメージ、すなわち索引イ
メージ９α、９′α金切り出し、それを索引イメージフ
ァイル８に格納する。Here, when the image input/output device 3 reads the documents 1, 1', the document images 9, 9' are displayed on the screen of the image display 2, and an appropriate portion to be used as an index is displayed before controlling the cursor. The images, ie, index images 9α and 9'α, are cut out and stored in the index image file 8.

またそれと同時に、キーボード４から簡単なコード情報
を入力し、コード情報ファイル７に登録する。なお、第
３図の例は、文書のタイトル部分を索引イメージとして
切シ出したものである。At the same time, simple code information is input from the keyboard 4 and registered in the code information file 7. In the example shown in FIG. 3, the title part of the document is cut out as an index image.

本芙施例に２いて用いられるコード情報は、各文書を個
別に特定できるまでの精ＩＷがもたず、たとえば、作成
者氏名のように、一定の範囲の文書をグループとして特
定する中間的な索引機能を持っている。The code information used in Example 2 of this section does not have enough precision to identify each document individually, but is used as an intermediate method to identify a certain range of documents as a group, such as the author's name. It has a powerful indexing function.

検索処理時において、キーボード４からキーとなるコー
ド情報を　入力し、コード情報ファイル７により、検索
対象文書数すなわち索引イメージ数を一定範囲に絞る。During the search process, key code information is input from the keyboard 4, and the number of documents to be searched, that is, the number of index images, is narrowed down to a certain range using the code information file 7.

次にこのコード情報により絞られた範囲の文書の索引イ
メージ９α、９′αを、索引イメージファイル８から取
り出し、イメージディスプレイ２に、索引画面１０とし
て表示する。そしてこの索引画面の中に目的とする文書
の索引イメージが発見されたとき、それを指定する操作
を行なうと、文書イメージファイル６から対応する文書
イメージが取り出されて、イメージディスプレイ２に表
示すれ、必要な場合、そのバートコ−ピーが出力される
。Next, the index images 9α, 9'α of the documents narrowed down by this code information are extracted from the index image file 8 and displayed on the image display 2 as an index screen 10. When an index image of the target document is found in this index screen, when an operation is performed to specify it, the corresponding document image is extracted from the document image file 6 and displayed on the image display 2. If necessary, a copy of that version is output.

第３図は、上記した文書イメージファイル６とコ−）”
情報ファイル７と索引イメージファイル８の関係を具体
例で示したものである。コード情報として氏名が使用さ
れ、氏名”　Ａ　Ｂ　ＯＤ”がキーとして入力された場
合には、コード情報ファイル７か６、文書＆　号”　０
１００　”　＋　”　０１０１　”　＋　”　０１１１
　’が読み出される。文書番号は入力された文書ごとに
生成され、文書イメーンファイル６および索引イメージ
ファイル８に対するポインタとして機能する。Figure 3 shows the above-mentioned document image file 6).
This is a concrete example of the relationship between the information file 7 and the index image file 8. If the name is used as the code information and the name "A B OD" is entered as the key, the code information file 7 or 6, document & number "0"
100 ” + ” 0101 ” + ” 0111
' is read. A document number is generated for each input document and functions as a pointer to the document image file 6 and index image file 8.

まず、索引イメージファイル８から上記した３つの文書
番号の文書の索引イメージを読み出し、イメージディス
プレイ２に一覧表示する。ここで文書番号”ｏｉｏｏ’
を指定したとき、文齋イメージファイル６から、目的の
文書襲号”０１００”の文書が取り出される。First, the index images of the documents with the three document numbers mentioned above are read out from the index image file 8 and displayed as a list on the image display 2. Here the document number “oioo”
When ``0100'' is specified, the document with the target document number "0100" is extracted from the Bunsai image file 6.

第４図は、索引画面１０の表示形式の１実施例を示す。FIG. 4 shows one embodiment of the display format of the index screen 10.

図中、１１の選択番号領域には、索引画面中から選択し
た索引イメージの選択番号が入力され、ホスト５へ返却
される。１２の文書領域には、指定されたキーコード情
報単位ｌ二含まれる文書数が表示される。１３の頁領域
にはこの索引画面の頁総数と、現表示画面の頁とが表示
される。In the figure, the selection number of the index image selected from the index screen is input into the selection number area 11 and returned to the host 5. In the document area 12, the number of documents included in the designated key code information unit is displayed. In the page area 13, the total number of pages on this index screen and the pages on the current display screen are displayed.

１４は索引イメージ表示領域、１５は文書番号、１６は
各索引イメージを区切る罫線枠を表わす。Reference numeral 14 represents an index image display area, 15 represents a document number, and 16 represents a ruled line frame that separates each index image.

整列イメージの表示配列は文書番号＋＋ｍにしたがって
いる。配列のアルゴリズムは、下記の通りである。The display arrangement of the aligned images is according to the document number ++m. The arrangement algorithm is as follows.

（Ｄ索引イメージを文書番号順に取り出し、その１方向
画素数を元にＶ方向に配置する。(The D index images are taken out in order of document number and arranged in the V direction based on the number of pixels in one direction.

このとき、１個の索引イメージで１方向が満杯になった
らそのまま配置し、■に行く。At this time, if one direction is filled with one index image, place it as is and go to step (3).

■ｙ方向が満杯になったら現物理画面内（＝配（置隋の
索引イメージの内、Ｘ方向画素数が最大のものと、まだ
配置されていない索引イメージのＸ方向画素数の最大の
ものを比較し、その右側ｌ二更ｊニー列配置できるか否
かを決定する。■When the y-direction is full, the current physical screen (= layout (of the index images placed), the one with the largest number of pixels in the X direction, and the one with the largest number of pixels in the X direction of the index images that have not been placed yet It is determined whether it is possible to arrange two rows of knees on the right side.

■配置できない場合は、表示ページを改め、■へ戻る。■If you cannot place it, change the display page and return to ■.

したがって、第５図の例のように、索引イメージの表示
順序を変更すれば次の索引イメージが収容できる場合で
も、変更することは許されない。Therefore, even if the display order of the index images could be accommodated by changing the display order of the index images, as in the example shown in FIG. 5, the change is not allowed.

文書番号順を保存するためである。This is to preserve the document number order.

〔発明の効果〕〔Effect of the invention〕

以上述べたようζ二、本発明によれば、文書イメージの
検索処理が２段階で行なわれ、最初の検索キーとしては
簡単で判り易いコードが使用され、また次の索引情報と
して文書の部分イメージが使用されるため、索引情報に
よる文書の識別性を著しく向上させることができ、全体
として能率的で信頼性の高い検索処理を行なわせること
ができる。As described above, according to the present invention, document image search processing is performed in two stages, in which a simple and easy-to-understand code is used as the first search key, and a partial image of the document is used as the next index information. Since this method is used, it is possible to significantly improve the identification of documents based on index information, and it is possible to perform an efficient and reliable search process as a whole.

【図面の簡単な説明】[Brief explanation of the drawing]

第１図は本発明の１実施例システムの構成図、第２図は
動作原理説明図、第３図はシステム同各ファイルの実施
例構成図、第４図は索引画面の表示形式の実施例図、第
５図は索引イメージの配列方式の説明図である。 図中、１．１’は文書、２はイメージディスプレイ、３
はイメージ人出方装置、４はキーボード、５はホストＣ
ＰＵ１６は文筈イメージファイル、７はコード情報ファ
イル、８は索引イメージファイル、９，９′は又書イメ
ージ、９　ａ　、　９’αは索引イメージ、１０は索引
画面を表わす。 特許出願人　唐十通株式会仕 代理人弁理士　長谷用　文　廣（外１名）す１　館 ｆｚ膓 才３ｍ 文害（０１００） 庄、力Figure 1 is a configuration diagram of a system according to an embodiment of the present invention, Figure 2 is a diagram explaining the operating principle, Figure 3 is an example configuration diagram of each file in the system, and Figure 4 is an example of the display format of the index screen. FIG. 5 is an explanatory diagram of the arrangement method of index images. In the figure, 1.1' is a document, 2 is an image display, and 3
is the image person departure device, 4 is the keyboard, 5 is the host C
PU 16 represents a sentence image file, 7 a code information file, 8 an index image file, 9 and 9' a book image, 9 a and 9'α an index image, and 10 an index screen. Patent Applicant Kara Jutsu Co., Ltd. Representative Patent Attorney Hase Yo Fumihiro (1 other person) 1 Tatefz Gousai 3m Bunju (0100) Sho, Riki

Claims (1)

【特許請求の範囲】[Claims] イメージ入出力装置と、キーボード大刀装置と、イメー
ジディスプレイと、ホストｏＰＵと、文書イメージファ
イルと、コード情報ファイルと、索引イメージファイル
とをそなえた電子ファイリングシステムにおいて、イメ
ージ入出力装置よシ入力された文書イメージ全イメージ
ディスプレイ上に表示し、部分的な索引イメージを切シ
出して索引イメーンファイルを作成する手段と、入力さ
れた文書イメージにもとづいて文書イメージファイルを
作成する手段と、キーボード大刀装置ニジ入力されたコ
ード情報を索引イメージおよび文書イメージと関連づけ
るテーブル手段と、検索時にキーコード情報が入力され
たとき、該コード情報に関連するすべての索引イメージ
をイメージディスプレイ上に表示させる手段と、選択さ
れた索引イメージに対応する文書イメージを出力する手
段とを有することを特徴とする索引方式。In an electronic filing system that includes an image input/output device, a keyboard device, an image display, a host OPU, a document image file, a code information file, and an index image file, an image inputted from the image input/output device Means for displaying a document image on a full image display and cutting out a partial index image to create an index image file; means for creating a document image file based on an input document image; and a keyboard large sword device. table means for associating key code information with index images and document images; means for displaying all index images related to key code information on an image display when key code information is input during a search; and selection. An indexing method comprising means for outputting a document image corresponding to the index image.