JPS5966744A - Electronic storage and retrieval method of document - Google Patents

Abstract

PURPOSE:To realize the arrangement and retrieval of many document files with easy operation in efficient way, by executing the designation with attribute table formed in hierarchy and retrieval processing with tree structure retrieval file. CONSTITUTION:Document managing data comprising an attribute managing table and attribute data stored on a recording medium is transferred to a system control section 3 so as to organize the retrieval data file of the tree structure by each document attribute and the file is registered in a retrieval data file section 6. A check item A1 is designated by looking into a document attribute display A of list form of the highest rank from an operation display section 4, the item is retrieved by using the tree structure file of the retrieval file section 6 and the document attribute B of the list form of the next ranking is displayed.

Description

【発明の詳細な説明】 この発明は電子化された文書データを登録、検索２通信
する装置に於て、大量の文書データを電子的に管理する
文書の電子的保管検索法に関する。DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION The present invention relates to an electronic document storage and retrieval method for electronically managing a large amount of document data in an apparatus for registering, retrieving, and communicating electronic document data.

く背　景〉 ワードプロセッサの普及、文書通信サービスの進展に伴
い、文書を電子的な形て整理・保管する必要性か生じ始
めている。従来、フロッピーディスク等を用いた文書フ
ァイルでは、平面的なファイル構成であった。即ち文書
データに付加した文書ヘッダ中に検索キーワード等を挿
入した方法で整理・保管するのが一般的であった。例え
ば、第１図に示すように、文書の登録・修正時に於て、
その文書て関連すると思われる必要な情報をキーワード
として文書ヘッダ内の特定領域に登録しておき、このキ
ーワードに基づ（データ検索を行って、必要な文書を検
索する。しかしなから、このような登録・検索手法では
、各キー’７−ド毎に文書ヘッダ全部のキーワードに対
する照合をとる必要があり、登録文書数の増大による検
索時間の増加、検索キーワードの不統一、整理・分類状
況の把握等に問題があった。Background: With the spread of word processors and the development of document communication services, there is a growing need to organize and store documents in electronic form. Conventionally, document files using floppy disks and the like have had a flat file structure. That is, it has been common practice to organize and store document data by inserting search keywords and the like into document headers added to document data. For example, as shown in Figure 1, when registering or modifying a document,
Necessary information that is considered to be related to the document is registered as a keyword in a specific area in the document header, and based on this keyword (data search is performed, the necessary document is retrieved. In the conventional registration/search method, it is necessary to check all the keywords in the document header for each keyword, which leads to an increase in search time due to the increase in the number of registered documents, inconsistency in search keywords, and poor organization/classification status. There were problems in understanding etc.

〈発明の概要〉 この発明は文書管理データを予め登録された表形式の階
層化属性値データにより選択登録し、文書記録媒体装着
時に文書管理データより本構造をした検索データファイ
ルを作成し、階層化された表形式検索を行うことを特徴
とし、その１］的は増大する文書データを電子的に効率
良く保管・検索することにある。<Summary of the Invention> This invention selectively registers document management data using hierarchical attribute value data in a table format registered in advance, creates a search data file having this structure from the document management data when a document recording medium is loaded, and creates a search data file having this structure from the document management data. The main purpose of this system is to efficiently store and search the increasing amount of document data electronically.

〈実施例〉 第２図はこの発明の実施に適するシステト構成例を単１
−。文書データの登録は、回線制御部１又は文書人力部
２を通してシステム制御部３へ人力された文書データに
対し、操作表示部４より表形式で属性値を指定し、その
属性値の複数よりなる属性値データとして登録し、文唇
データは文とファイル部５へ格納する。<Embodiment> Figure 2 shows a single system configuration example suitable for implementing this invention.
−. Registration of document data is performed by specifying attribute values in a table format from the operation display section 4 for the document data manually entered into the system control section 3 through the line control section 1 or the document human resource section 2, and registering a plurality of the attribute values. It is registered as attribute value data, and the sentence lip data is stored in the sentence and file section 5.

文書データの検索に対しては、まず文名フ゛ｊ′イル部
５の記録媒体装着時に於て、その記録媒体１こ記憶され
ている属性管理チーフル及び属性値データからなる文書
管理データをンステト制御部３へ転送し、システム制御
部：３では各文謁、属性値による本構造の検索データフ
ァイルを編成して検索用データファイル部６へ登録して
お（。To search for document data, first, when a recording medium is installed in the sentence name file section 5, the document management data consisting of attribute management information and attribute value data stored in the recording medium 1 is automatically controlled. The system control unit 3 organizes a search data file with this structure based on each sentence and attribute value, and registers it in the search data file unit 6.

検索を行うに当っては、操作表示部４から最」１位の階
層化された表形式の文書属性表示を見て、そのうちの検
索項１−１を指定し、その指定項目に対して検索用ファ
イル部６の本構造ファイルを用いて項目探索を行い、次
の階層の表形式の文書属性表示を行い、これについて検
索項［Ｉを指定し、以下同様のごとを順次繰返すことに
より検索結果のリストを得る。この結果リストより指定
文書を文書ファイル部５より取り出し、操作表示部４へ
表示するか、又はハードコピ一部７へ出力するか、又は
回線制御部１へ転送することができる。To perform a search, look at the document attribute display in the hierarchical table format of the highest rank from the operation display section 4, specify search term 1-1, and search for that specified item. Search for items using the main structure file in the file section 6, display the document attributes in a tabular format for the next hierarchy, specify the search term [I, and repeat the same steps one after another to obtain the search results. get a list of. From this result list, a designated document can be extracted from the document file section 5 and displayed on the operation display section 4, output to the hard copy section 7, or transferred to the line control section 1.

第３図は第２図の構成例に於ける階層化された属性管理
テーブルの概念を示す図で、テーブルか３×３のマトリ
クスで３階層で構成された場合である。即ち、これを用
いて属性を指定するには第３図（イ）に示す第１層の管
理テーブルで、例えばＡ属性の第１番目の属性値ＡＩを
指定した場合、同図（ロ）に示す第２層の管理テーブル
へ移る。FIG. 3 is a diagram illustrating the concept of a hierarchical attribute management table in the configuration example of FIG. 2, in which the table is configured in three layers in a 3×3 matrix. That is, to specify an attribute using this, for example, if you specify the first attribute value AI of the A attribute in the first layer management table shown in Figure 3 (A), then use the command shown in Figure 3 (B). Moving on to the second layer management table shown in FIG.

ここで例えば、Ａｎ属性の第１番目の属性値Ａ１１１を
指定すると、同図（ハ）に示す第３層の管理テーブルへ
移る。そこで、例えはＡ　＋　＋　＋　１属性の第１番
目の属性値Ａｕｔｏを指定すればＡ属性の最終属性値が
指定されたことになる。For example, if the first attribute value A111 of the An attribute is specified, the process moves to the third layer management table shown in FIG. Therefore, for example, if the first attribute value Auto of the A + + + 1 attribute is specified, the final attribute value of the A attribute is specified.

これらの管理テーブルはマ）　ＩＪクスを構成する各属
性値に対して、任意に階層化することができ又マトリク
スの次数も任意に選ぶことは可能である。更に属性値の
指定も唯一である必要はなく、ある属性に対し任意の属
性値を指定することもｉｉＪ能である。These management tables can be arbitrarily hierarchized for each attribute value constituting the matrix, and the order of the matrix can also be arbitrarily selected. Furthermore, it is not necessary to specify only one attribute value, and it is also possible to specify an arbitrary attribute value for a certain attribute.

第４図は各文書に対する属性値データの一例で、各属性
値として第３図で指定した各属性の最終属性値あるいは
ｒ性値チェインデータを文書名と対応させて管理する構
成をとっている。１つの文−）データでも複数の種類の
検索項［１により指定されることかあり、第４図は３つ
の属性項目の場合である。Figure 4 shows an example of attribute value data for each document, and is configured to manage the final attribute value or r-value chain data of each attribute specified in Figure 3 as each attribute value in correspondence with the document name. . Even in one sentence-) data, multiple types of search terms may be specified by [1], and FIG. 4 shows the case of three attribute items.

第５図は第３図に示した属性管理チーフルと第４図に示
した属性値データより編成した検索データファイルの本
構造を示す。ここで、Ａ、Ｂ、Ｃ及びＡｉは属性項「１
を示し、最終属性項［１１１１Ａ＋ｕ＋＋に指定された
文書としてα、β、γか関連づけられている例を示して
いる。従って、第３図に示した様な表形式で指定した属
性値をもつ文書を検索するには、第５図に示した本構造
の枝をたどれば容易に対応する文書を選択することが可
能であり、又、複数の属性値に対する検索結果にＡＮＤ
、０Ｒ論理を用いれば種々の検索表示が可能となる、９
つまり複数の属性値を指定し、同時に関係が得られる場
合、つまりＡ、　Ｎ　Ｄ論理が得られる場合或は複数の
属性値の４１ｒ定の何れかが関連するＯＲ論理で得られ
る曜・合の検索表示を行うこともてきる。FIG. 5 shows the main structure of a search data file organized from the attribute management file shown in FIG. 3 and the attribute value data shown in FIG. Here, A, B, C and Ai are the attribute term "1
, and an example is shown in which α, β, and γ are associated with the document specified in the final attribute term [1111A+u++. Therefore, to search for documents with attribute values specified in the table format shown in Figure 3, you can easily select the corresponding documents by following the branches of the main structure shown in Figure 5. It is also possible to perform AND on search results for multiple attribute values.
, By using 0R logic, various search displays are possible.9
In other words, when multiple attribute values are specified and a relationship is obtained at the same time, that is, when A, N D logic is obtained, or when one of the 41r constants of multiple attribute values is obtained by related OR logic. You can also perform a search display.

一方、第３図に示した属性管理テーブルおよび第４図に
示した′属性値データをそれぞれ文書データと同形式の
ファイル構成とすることにより、属性管理テーブルのデ
ータの作成・登録をワードプロセッサ等による一般文書
の作成・登録と同様に行うことかでき、又属性値データ
の登録は管理テーブルのデータにしたがって登録できる
。従って、新規文書の登録・検索の操作は表形式の項目
指定だけで実現できる。On the other hand, by making the attribute management table shown in Figure 3 and the 'attribute value data shown in Figure 4 have the same file structure as the document data, the creation and registration of data in the attribute management table can be done using a word processor, etc. This can be done in the same way as creating and registering general documents, and attribute value data can be registered according to the data in the management table. Therefore, operations for registering and searching for new documents can be realized only by specifying items in table format.

さらに、管理データを文書データと同一形式の構成とす
ることにより得られる第２の利点は文書通信を主体とし
た通信システムに於て、相手側端末の文書ファイルの管
理データを送信してもらうことにより、相手端末文書フ
ァイルの木構造検索ファイルを自端末で編成し、遠隔検
索を実現する〈効　果〉 以上説明したように、この発明は文−１キフアイルの登
録・検索に於て、階ｊヒ；化された属性チーフルによる
指定、木椙造検索ファイルによる検索処理により大量交
円ファイルの整理・検索を容易な操作で効率良く実現で
き、又必要に応して文書管理データを文書ファイル化す
ることか可能であるから、光ディスク等の大容量の文ｆ
）ファイルをもつ通信装置に於て、保管検索の容易な電
子キャヒネソ１−の機能と文淋通信を利用した遠隔検索
の機能を実現できる利点かある。Furthermore, the second advantage obtained by configuring the management data in the same format as the document data is that in a communication system mainly based on document communication, the management data of the document file of the other party's terminal can be sent. Accordingly, a tree-structured search file of the document files of the other party's terminal is organized on the own terminal to realize remote search. (Effects) As explained above, the present invention provides a method for registering and searching text-1 file files. By specifying the attributes using the converted attribute file and using the Kokusuzo search file, you can efficiently organize and search a large number of intersecting files with easy operations, and if necessary, convert document management data into document files. Since it is possible to do so, it is possible to store large-capacity documents such as optical disks
) In a communication device that has files, there is an advantage that it can realize the function of an electronic camera that allows easy storage and retrieval, and the function of remote retrieval using Bunshin communication.

【図面の簡単な説明】[Brief explanation of drawings]

第１図は従来の文書ファイル構成を示す概略図、第２図
はこの発明を実施するシステム構成例を示すブロック図
、第３図は階層構造をした文書属性管理チーフルの実施
例を示す図、第４図は文書属性値データの一例を示す図
、第５図は第３図の管理テーブルに従って編成された検
索データファイルの木構造の例を示す図である。 に回線制御部、２　文書入力部、３．システム制御部、
４：操作表示部、５：文書ファイル部、６　検索用ファ
イル部、７；ハードコピ一部。 特許出願人　　日本電信電話公社 代理人　草野　卓 ボ　１　図 沖　２図FIG. 1 is a schematic diagram showing a conventional document file structure, FIG. 2 is a block diagram showing an example of a system configuration implementing the present invention, and FIG. 3 is a diagram showing an embodiment of a hierarchically structured document attribute management system. FIG. 4 is a diagram showing an example of document attribute value data, and FIG. 5 is a diagram showing an example of the tree structure of the search data file organized according to the management table of FIG. 3. 2. a line control section; 2. a document input section; 3. system control unit,
4: Operation display section, 5: Document file section, 6 Search file section, 7: Part of hard copy. Patent Applicant: Nippon Telegraph and Telephone Public Corporation Agent Takubo Kusano 1. Figure 2.

Claims (2)

【特許請求の範囲】[Claims] （１）文書データおよび文書管理データを記録する媒体
と当該データを）じ示する手段を有する装置に於て、文
書管理データは表形式の階層化構造をもつ属性管理デー
タと各文書毎の属性値データから構成され、文書記録媒
体装着時に、その媒体に予め登録された文書管理データ
により、各属性値による本構造の検索データファイルを
作成し、かつ階層化された表形式の表示、その属性値の
指定、その指定にもとすき次の階層の表形式を」−記検
索データファイルにより検索することを繰返して検索を
行う文書の電子的保管検索法。(1) In an apparatus that has a medium for recording document data and document management data, and a means for indicating the data, document management data is composed of attribute management data having a hierarchical structure in a table format and attributes for each document. It is composed of value data, and when a document recording medium is loaded, a search data file with this structure based on each attribute value is created using the document management data registered in advance on the medium, and a hierarchical table format display and its attributes are created. An electronic storage and retrieval method for documents that repeatedly searches by specifying a value and using a search data file that specifies the table format of the next level. （２）文書データおよび文書管理データを記録する媒体
を第１の端末に備え、第２の端末にデータ表示手段を備
え、上記文書管理データは表形式の階層化構造をもつ属
性管理データと各文書毎の属性値データから構成され、
上記第１の端末から通信システムにより−に記文書管理
データを−４−記第２の端末へ送信し、その第２の端末
番ごおいて、その文書管理データにより、各属性値によ
る本構造の検　　　　　□オケ、−２，ア□７゜□い、
ヵ、９エイ、あオ４．：形式の表示、その属性値の指定
、その指定にもとすき次の階層の表形式を上記検索デー
タファイルにより検索することを繰返して検索を行い、
」―記第１の端末の登録文書の遠隔検索を行う文書の電
子的保管検索法。(2) A first terminal is provided with a medium for recording document data and document management data, and a second terminal is provided with a data display means, and the document management data is combined with attribute management data having a hierarchical structure in a table format. Consists of attribute value data for each document,
The document management data is sent from the first terminal to the second terminal in -4 through the communication system, and the second terminal number uses the document management data to create a book structure based on each attribute value. □Okay, -2,A□7゜□I,
Ka, 9 ei, ao 4. :Display the format, specify its attribute value, and use the above search data file to repeatedly search for the table format in the next hierarchy.
” - A document electronic storage and retrieval method for remotely retrieving registered documents on a first terminal.