JPH117521A - 電子文書のファイリング方法および装置 - Google Patents
電子文書のファイリング方法および装置Info
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- JPH117521A JPH117521A JP9161432A JP16143297A JPH117521A JP H117521 A JPH117521 A JP H117521A JP 9161432 A JP9161432 A JP 9161432A JP 16143297 A JP16143297 A JP 16143297A JP H117521 A JPH117521 A JP H117521A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】文書の登録や更新、取得の際に、繁雑な作業を
伴うことのない電子文書のファイリング方法および装置
を提供する。 【解決手段】文書の登録および更新時にアプリケーショ
ン（２０）で作成した文書をプリンタドライバ（１０）
内のイメージ生成部（１２）で印刷イメージに変換し、
ＩＤ生成部（１３）で生成したＩＤを付加してストレー
ジ（６０）に登録するとともにプリンタ（５０）で印刷
して出力する。
伴うことのない電子文書のファイリング方法および装置
を提供する。 【解決手段】文書の登録および更新時にアプリケーショ
ン（２０）で作成した文書をプリンタドライバ（１０）
内のイメージ生成部（１２）で印刷イメージに変換し、
ＩＤ生成部（１３）で生成したＩＤを付加してストレー
ジ（６０）に登録するとともにプリンタ（５０）で印刷
して出力する。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】この発明は、電子文書のファ
イリング方法および装置に関し、特に、電子文書の登録
および更新を容易に行うことのできる電子文書のファイ
リング方法および装置に関する。
イリング方法および装置に関し、特に、電子文書の登録
および更新を容易に行うことのできる電子文書のファイ
リング方法および装置に関する。
【０００２】
【従来技術】近年、情報処理装置や文書処理装置等の発
達に伴い、電子文書の利用が増加しており、文書の利用
形態も多様化している。
達に伴い、電子文書の利用が増加しており、文書の利用
形態も多様化している。
【０００３】ここで、図８に文書のライフサイクルを示
す。
す。
【０００４】図８に示す各ステップにおいて、実線で表
されたステップは電子文書を、破線で表されたステップ
は紙面に印刷された文書を示している。
されたステップは電子文書を、破線で表されたステップ
は紙面に印刷された文書を示している。
【０００５】さて、作成者により作成された文書（ステ
ップ１００１）は、ハードディスク等のストレージ上ま
たは文書登録サーバに保存されたり（ステップ１００
２）、電子メールによる配布（ステップ１００３）、紙
への印刷（ステップ１００４）が行われる。
ップ１００１）は、ハードディスク等のストレージ上ま
たは文書登録サーバに保存されたり（ステップ１００
２）、電子メールによる配布（ステップ１００３）、紙
への印刷（ステップ１００４）が行われる。
【０００６】ステップ１００２で保存された文書は、作
成者により再利用されることもあり、ステップ１００４
で紙に印刷された文書は、必要に応じてコピーされ（ス
テップ１００５）、紙文書として配布（ステップ１００
６）、または保存される（ステップ１００７）。
成者により再利用されることもあり、ステップ１００４
で紙に印刷された文書は、必要に応じてコピーされ（ス
テップ１００５）、紙文書として配布（ステップ１００
６）、または保存される（ステップ１００７）。
【０００７】一方、ステップ１００３でメールにより配
布された電子文書を入手した人は（ステップ１０１
１）、受信した文書を読み（ステップ１０１２）、必要
に応じて印刷（ステップ１０１３）、または保存（ステ
ップ１０１４）、メールを利用して別の人への転送を行
う（ステップ１０１５）。
布された電子文書を入手した人は（ステップ１０１
１）、受信した文書を読み（ステップ１０１２）、必要
に応じて印刷（ステップ１０１３）、または保存（ステ
ップ１０１４）、メールを利用して別の人への転送を行
う（ステップ１０１５）。
【０００８】ステップ１０１３で紙に印刷された文書
は、紙文書として配布（ステップ１０１６）、または保
存され（ステップ１０１７）、ステップ１０１４で保存
された文書は必要に応じて再利用される（ステップ１０
１８）。
は、紙文書として配布（ステップ１０１６）、または保
存され（ステップ１０１７）、ステップ１０１４で保存
された文書は必要に応じて再利用される（ステップ１０
１８）。
【０００９】また、ステップ１０１５で転送された文書
を入手した人は、ステップ１０１１以降の処理を同様に
行うことになる。
を入手した人は、ステップ１０１１以降の処理を同様に
行うことになる。
【００１０】このように、電子文書は作成や印刷、配
布、保存等に加えて容易に再利用することが可能であ
り、紙文書と比較して文書を有効に利用することができ
る。
布、保存等に加えて容易に再利用することが可能であ
り、紙文書と比較して文書を有効に利用することができ
る。
【００１１】ところが、保存された電子文書を取得する
場合は、キーワード等を入力して文書の検索を行い、こ
の検索の結果から保存された電子文書を取得する。
場合は、キーワード等を入力して文書の検索を行い、こ
の検索の結果から保存された電子文書を取得する。
【００１２】このため、電子文書を登録する場合には、
後の検索が可能なようにキーワードを付加するなどの作
業が伴うことになり、保存されている文書の更新を行う
場合には、検索とキーワード付加等の作業が伴うことに
なり、文書の登録および更新の作業は繁雑となる。
後の検索が可能なようにキーワードを付加するなどの作
業が伴うことになり、保存されている文書の更新を行う
場合には、検索とキーワード付加等の作業が伴うことに
なり、文書の登録および更新の作業は繁雑となる。
【００１３】このように、電子文書は再利用などが容易
に行える反面、文書の登録等の作業が繁雑であるため、
電子文書を容易に登録するための装置が提案されてい
る。
に行える反面、文書の登録等の作業が繁雑であるため、
電子文書を容易に登録するための装置が提案されてい
る。
【００１４】例えば、特開平６−７６０４２号等におい
ては、ワードプロセッサ装置等で作成した文書を印刷す
るかファイリングするかを切り換える手段を具備し、フ
ァイリングを選択した場合に、文書データがファイリン
グされるように構成することで文書を容易および高品質
に保存することができる電子ファイリングシステムが提
案されている。
ては、ワードプロセッサ装置等で作成した文書を印刷す
るかファイリングするかを切り換える手段を具備し、フ
ァイリングを選択した場合に、文書データがファイリン
グされるように構成することで文書を容易および高品質
に保存することができる電子ファイリングシステムが提
案されている。
【００１５】ところが、この電子ファイリングシステム
では、登録された文書を容易に取得するための手段や既
に登録されている文書を更新する場合に、更新対象を容
易に指定する手段は存在しない。
では、登録された文書を容易に取得するための手段や既
に登録されている文書を更新する場合に、更新対象を容
易に指定する手段は存在しない。
【００１６】
【発明が解決しようとする課題】上述のように、電子文
書は再利用等が容易な文書形態であるが、登録されてい
る電子文書を取得する際には検索等の作業を行う必要が
あるとともに、文書を登録する際には、後の検索に備え
てキーワード等の情報を付加する必要がある。
書は再利用等が容易な文書形態であるが、登録されてい
る電子文書を取得する際には検索等の作業を行う必要が
あるとともに、文書を登録する際には、後の検索に備え
てキーワード等の情報を付加する必要がある。
【００１７】また、既に登録されている文書を更新する
場合には、検索等を行い更新対象となる文書を指定した
り、必要に応じてキーワード等の情報の追加や更新を行
わなければならない等の問題があった。
場合には、検索等を行い更新対象となる文書を指定した
り、必要に応じてキーワード等の情報の追加や更新を行
わなければならない等の問題があった。
【００１８】そこで、この発明は、文書の登録や更新、
取得の際に、繁雑な作業を伴うことのない電子文書のフ
ァイリング方法および装置を提供することを目的とす
る。
取得の際に、繁雑な作業を伴うことのない電子文書のフ
ァイリング方法および装置を提供することを目的とす
る。
【００１９】
【課題を解決するための手段】上述した目的を達成する
ため、請求項１の発明では、アプリケーションで作成し
た電子文書をストレージに登録して管理する電子文書の
ファイリング方法において、前記電子文書を印刷イメー
ジに変換するとともに、前記登録が前記電子文書を新た
に登録する新規登録の場合には、該新規登録する電子文
書に固有の識別符号を発行し、該識別符号と前記印刷イ
メージとを関連付けて前記ストレージへ登録し、前記登
録が既に登録されている前記電子文書の更新登録の場合
には、該更新対象の電子文書に関連付けられた前記識別
符号を参照して前記電子文書を登録することを特徴とす
る。
ため、請求項１の発明では、アプリケーションで作成し
た電子文書をストレージに登録して管理する電子文書の
ファイリング方法において、前記電子文書を印刷イメー
ジに変換するとともに、前記登録が前記電子文書を新た
に登録する新規登録の場合には、該新規登録する電子文
書に固有の識別符号を発行し、該識別符号と前記印刷イ
メージとを関連付けて前記ストレージへ登録し、前記登
録が既に登録されている前記電子文書の更新登録の場合
には、該更新対象の電子文書に関連付けられた前記識別
符号を参照して前記電子文書を登録することを特徴とす
る。
【００２０】また、請求項２の発明では、請求項１の発
明において、前記印刷イメージが、前記登録が行われる
際に前記識別符号が付加されて印刷されることを特徴と
する。
明において、前記印刷イメージが、前記登録が行われる
際に前記識別符号が付加されて印刷されることを特徴と
する。
【００２１】また、請求項３の発明は、請求項２の発明
において、前記識別符号の印刷位置は、紙面上の所定の
位置、前記印刷イメージを縮小して印刷することにより
生じる紙面上の空白位置、前記印刷イメージを印刷する
ページに新たなページを追加することにより生じる空白
位置のいずれかから選択されることを特徴とする。
において、前記識別符号の印刷位置は、紙面上の所定の
位置、前記印刷イメージを縮小して印刷することにより
生じる紙面上の空白位置、前記印刷イメージを印刷する
ページに新たなページを追加することにより生じる空白
位置のいずれかから選択されることを特徴とする。
【００２２】また、請求項４の発明は、請求項１の発明
において、前記新規登録と前記更新登録との切り換え
は、手動で切り換える手動切換モード、前記電子文書の
文書名または属性に基づいて自動で切り換える自動切換
モードのいずれかから選択されることを特徴とする。
において、前記新規登録と前記更新登録との切り換え
は、手動で切り換える手動切換モード、前記電子文書の
文書名または属性に基づいて自動で切り換える自動切換
モードのいずれかから選択されることを特徴とする。
【００２３】また、請求項５の発明は、請求項１の発明
において、前記更新登録は、更新対象となる前記識別符
号と関連付けられて登録されている既存の印刷イメージ
を破棄し、新たに登録する印刷イメージと置換する置換
型更新モード、新たに登録する印刷イメージと前記更新
対象となる前記識別符号とを関連付けて登録し、前記既
存の印刷イメージを旧版として関連付けする追加型更新
モード、新たに登録する印刷イメージを新たな識別符号
とともに前記更新対象となる前記識別符号に対応する新
版として関連付けて登録する新規登録型更新モードのい
ずれかから選択されることを特徴とする。
において、前記更新登録は、更新対象となる前記識別符
号と関連付けられて登録されている既存の印刷イメージ
を破棄し、新たに登録する印刷イメージと置換する置換
型更新モード、新たに登録する印刷イメージと前記更新
対象となる前記識別符号とを関連付けて登録し、前記既
存の印刷イメージを旧版として関連付けする追加型更新
モード、新たに登録する印刷イメージを新たな識別符号
とともに前記更新対象となる前記識別符号に対応する新
版として関連付けて登録する新規登録型更新モードのい
ずれかから選択されることを特徴とする。
【００２４】さらに、請求項６の発明は、請求項１の発
明において、前記識別符号は、前記登録時に画面表示ま
たはファイル生成されることを特徴とする。
明において、前記識別符号は、前記登録時に画面表示ま
たはファイル生成されることを特徴とする。
【００２５】また、請求項７の発明は、アプリケーショ
ンで作成した電子文書をストレージへ登録して管理する
電子文書のファイリング装置において、前記電子文書を
印刷イメージに変換する印刷イメージ変換手段と、前記
登録を前記電子文書を新たに登録する新規登録と既に登
録されている前記電子文書を更新する更新登録とに切り
換える登録切換手段と、前記電子文書に固有の識別符号
を発行する識別符号発行手段と、前記登録切換手段によ
り新規登録が選択された場合に前記該識別符号発行手段
により発行された前記識別符号と前記印刷イメージ変換
手段により変換されたと前記印刷イメージを関連付けて
前記ストレージへ新規登録し、前記登録切換手段により
更新登録が選択された場合に該更新対象の電子文書に関
連付けられた前記識別符号に基づき前記更新登録する登
録手段とを具備することを特徴とする。
ンで作成した電子文書をストレージへ登録して管理する
電子文書のファイリング装置において、前記電子文書を
印刷イメージに変換する印刷イメージ変換手段と、前記
登録を前記電子文書を新たに登録する新規登録と既に登
録されている前記電子文書を更新する更新登録とに切り
換える登録切換手段と、前記電子文書に固有の識別符号
を発行する識別符号発行手段と、前記登録切換手段によ
り新規登録が選択された場合に前記該識別符号発行手段
により発行された前記識別符号と前記印刷イメージ変換
手段により変換されたと前記印刷イメージを関連付けて
前記ストレージへ新規登録し、前記登録切換手段により
更新登録が選択された場合に該更新対象の電子文書に関
連付けられた前記識別符号に基づき前記更新登録する登
録手段とを具備することを特徴とする。
【００２６】また、請求項８の発明は、請求項７の発明
において、前記登録を行う際に前記識別符号をイメージ
化して前記印刷イメージ変換手段により変換された印刷
イメージに付加する識別符号付加手段と、該識別符号付
加手段により前記識別符号が付加された前記印刷イメー
ジを印刷する印刷手段とをさらに具備することを特徴と
する。
において、前記登録を行う際に前記識別符号をイメージ
化して前記印刷イメージ変換手段により変換された印刷
イメージに付加する識別符号付加手段と、該識別符号付
加手段により前記識別符号が付加された前記印刷イメー
ジを印刷する印刷手段とをさらに具備することを特徴と
する。
【００２７】また、請求項９の発明は、請求項８の発明
において、前記識別符号付加手段は、紙面上の所定の位
置、前記印刷イメージを縮小して印刷することにより生
じる紙面上の空白位置、前記印刷イメージを印刷するペ
ージに新たなページを追加することにより生じる空白位
置のいずれかから選択された位置に前記識別符号を付加
することを特徴とする。
において、前記識別符号付加手段は、紙面上の所定の位
置、前記印刷イメージを縮小して印刷することにより生
じる紙面上の空白位置、前記印刷イメージを印刷するペ
ージに新たなページを追加することにより生じる空白位
置のいずれかから選択された位置に前記識別符号を付加
することを特徴とする。
【００２８】また、請求項１０の発明は、請求項７の発
明において、前記登録切換手段は、前記電子文書の文書
名または属性に基づいて自動で切り換える自動切換モー
ドを具備することを特徴とする。
明において、前記登録切換手段は、前記電子文書の文書
名または属性に基づいて自動で切り換える自動切換モー
ドを具備することを特徴とする。
【００２９】また、請求項１１の発明は、請求項７の発
明において、前記登録手段は、前記更新登録の際に、更
新対象となる前記識別符号と関連付けられて登録されて
いる既存の印刷イメージを破棄し、新たに登録する印刷
イメージと置換する置換型更新モードと、新たに登録す
る印刷イメージと前記更新対象となる前記識別符号とを
関連付けて登録し、前記既存の印刷イメージを旧版とし
て関連付けする追加型更新モードと、新たに登録する印
刷イメージを新たな識別符号とともに前記更新対象とな
る前記識別符号に対応する新版として関連付けて登録す
る新規登録型更新モードとを具備することを特徴とす
る。
明において、前記登録手段は、前記更新登録の際に、更
新対象となる前記識別符号と関連付けられて登録されて
いる既存の印刷イメージを破棄し、新たに登録する印刷
イメージと置換する置換型更新モードと、新たに登録す
る印刷イメージと前記更新対象となる前記識別符号とを
関連付けて登録し、前記既存の印刷イメージを旧版とし
て関連付けする追加型更新モードと、新たに登録する印
刷イメージを新たな識別符号とともに前記更新対象とな
る前記識別符号に対応する新版として関連付けて登録す
る新規登録型更新モードとを具備することを特徴とす
る。
【００３０】さらに、請求項１２の発明は、請求項７の
発明において、前記識別符号を、画面表示またはファイ
ル生成により通知する識別符号通知手段をさらに具備す
ることを特徴とする。
発明において、前記識別符号を、画面表示またはファイ
ル生成により通知する識別符号通知手段をさらに具備す
ることを特徴とする。
【００３１】
【発明の実施の形態】以下、この発明に係わる電子文書
のファイリング方法および装置の一実施例を添付図面を
参照して詳細に説明する。
のファイリング方法および装置の一実施例を添付図面を
参照して詳細に説明する。
【００３２】図１は、電子文書ファイリング装置の構成
を示すブロック図である。
を示すブロック図である。
【００３３】図１において、電子文書ファイリング装置
１００はパーソナルコンピュータ等の電子計算機が利用
され、文書の印刷および登録を行うプリンタドライバ１
０、文書を作成するワープロ等のアプリケーション２
０、ユーザに対して情報を表示するディスプレイ等の表
示装置３０、ユーザが情報を入力するキーボードやマウ
ス、スキャナ等の入力装置４０、文書等の印刷を行うプ
リンタ５０、文書の登録先であるハードディスク等のス
トレージ６０で構成される。
１００はパーソナルコンピュータ等の電子計算機が利用
され、文書の印刷および登録を行うプリンタドライバ１
０、文書を作成するワープロ等のアプリケーション２
０、ユーザに対して情報を表示するディスプレイ等の表
示装置３０、ユーザが情報を入力するキーボードやマウ
ス、スキャナ等の入力装置４０、文書等の印刷を行うプ
リンタ５０、文書の登録先であるハードディスク等のス
トレージ６０で構成される。
【００３４】また、プリンタドライバ１０は、プリンタ
ドライバ１０内の各部を制御する制御部１１、アプリケ
ーション２０から入力された印刷データを印刷イメージ
に変換するイメージ生成部１２、文書登録時に文書に付
加するＩＤ（識別符号）を生成するＩＤ生成部１３、表
示装置３０に表示する情報および入力装置４０から入力
される情報の管理や変換を行うユーザ情報入出力部１
４、文書を新規登録するか更新するかを判断する登録・
更新判断部１５、ストレージ６０へのイメージの入出力
等を管理するストレージ管理部１６、イメージ生成部１
２で変換された印刷イメージにＩＤ生成部１３で生成さ
れたＩＤをイメージ化して合成するＩＤ付加部１７、Ｉ
Ｄ付加部１７でＩＤと合成された印刷イメージをプリン
タ５０へ送出するプリンタ出力部１８で構成される。
ドライバ１０内の各部を制御する制御部１１、アプリケ
ーション２０から入力された印刷データを印刷イメージ
に変換するイメージ生成部１２、文書登録時に文書に付
加するＩＤ（識別符号）を生成するＩＤ生成部１３、表
示装置３０に表示する情報および入力装置４０から入力
される情報の管理や変換を行うユーザ情報入出力部１
４、文書を新規登録するか更新するかを判断する登録・
更新判断部１５、ストレージ６０へのイメージの入出力
等を管理するストレージ管理部１６、イメージ生成部１
２で変換された印刷イメージにＩＤ生成部１３で生成さ
れたＩＤをイメージ化して合成するＩＤ付加部１７、Ｉ
Ｄ付加部１７でＩＤと合成された印刷イメージをプリン
タ５０へ送出するプリンタ出力部１８で構成される。
【００３５】ここで、文書の登録および更新時の各部の
動作を図２を参照して説明する。
動作を図２を参照して説明する。
【００３６】図２は、文書の登録および更新時の各部の
動作の流れを示すフローチャートである。
動作の流れを示すフローチャートである。
【００３７】さて、電子文書ファイリング装置１００が
文書の登録または更新の動作を開始し（ステップ２０
１）、アプリケーション２０から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ１０の制御部１１に入力されると
（ステップ２０２でＹＥＳ）、制御部１１は印刷データ
をイメージ生成部１２に出力し、イメージ生成部１２は
これを印刷データに変換して制御部１１に戻す（ステッ
プ２０３）。
文書の登録または更新の動作を開始し（ステップ２０
１）、アプリケーション２０から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ１０の制御部１１に入力されると
（ステップ２０２でＹＥＳ）、制御部１１は印刷データ
をイメージ生成部１２に出力し、イメージ生成部１２は
これを印刷データに変換して制御部１１に戻す（ステッ
プ２０３）。
【００３８】次に、制御部１１は登録・更新判断部１５
に属性情報を出力し、登録・更新判断部１５はユーザ情
報入出力部を介して表示装置３０に登録と更新を選択す
るダイアログを表示する（ステップ２０４）。
に属性情報を出力し、登録・更新判断部１５はユーザ情
報入出力部を介して表示装置３０に登録と更新を選択す
るダイアログを表示する（ステップ２０４）。
【００３９】ここで、ユーザが入力装置４０を介して新
規登録を指示すれば（ステップ２０５でＹＥＳ）、ＩＤ
生成部１３が新規にＩＤを生成して制御部１１に出力し
（ステップ２０６）、ストレージ管理部１６が制御部１
１からＩＤと印刷イメージを、登録・更新判断部１５か
ら属性情報を受け取り、印刷イメージに属性情報とＩＤ
を関連付けしてストレージ６０へ登録（保存）する（ス
テップ２０７）。
規登録を指示すれば（ステップ２０５でＹＥＳ）、ＩＤ
生成部１３が新規にＩＤを生成して制御部１１に出力し
（ステップ２０６）、ストレージ管理部１６が制御部１
１からＩＤと印刷イメージを、登録・更新判断部１５か
ら属性情報を受け取り、印刷イメージに属性情報とＩＤ
を関連付けしてストレージ６０へ登録（保存）する（ス
テップ２０７）。
【００４０】一方、ステップ２０５でユーザが文書の更
新を指示すれば（ステップ２０５でＮＯ）、登録・更新
判断部１５は属性情報をストレージ管理部１６に出力
し、ストレージ管理部１６から属性情報に基づいたＩＤ
のリストを取得して、表示装置２０にこのリストを表示
してユーザにＩＤの選択および入力を促す（ステップ２
０８）。
新を指示すれば（ステップ２０５でＮＯ）、登録・更新
判断部１５は属性情報をストレージ管理部１６に出力
し、ストレージ管理部１６から属性情報に基づいたＩＤ
のリストを取得して、表示装置２０にこのリストを表示
してユーザにＩＤの選択および入力を促す（ステップ２
０８）。
【００４１】ユーザが更新対象のＩＤを入力すると、ス
トレージ管理部１６が制御部１１からＩＤと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部１５から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とＩＤを関連付けしてストレー
ジ６０に既に登録されている文書を更新する（ステップ
２０９）。
トレージ管理部１６が制御部１１からＩＤと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部１５から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とＩＤを関連付けしてストレー
ジ６０に既に登録されている文書を更新する（ステップ
２０９）。
【００４２】文書の更新は、既存の印刷イメージを破棄
して新規の印刷イメージと置換する第１の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のＩＤと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第２の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなＩＤと関連付けて登録するとともに
更新対象のＩＤの新版として関連付けて登録する第３の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
して新規の印刷イメージと置換する第１の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のＩＤと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第２の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなＩＤと関連付けて登録するとともに
更新対象のＩＤの新版として関連付けて登録する第３の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
【００４３】文書の登録または更新が終了すると、制御
部１１からＩＤ付加部１７に印刷イメージとＩＤが送ら
れ、ＩＤ付加部１７では入力されたＩＤを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する（ステップ２１０）。
部１１からＩＤ付加部１７に印刷イメージとＩＤが送ら
れ、ＩＤ付加部１７では入力されたＩＤを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する（ステップ２１０）。
【００４４】このとき、ＩＤが変換される形式はユーザ
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
【００４５】ＩＤと印刷イメージの合成が終了すると、
その合成したイメージをプリンタ出力部１８を介してプ
リンタ５０で印刷し（ステップ２１１）、文書の登録、
更新処理は終了する（ステップ２１２）。
その合成したイメージをプリンタ出力部１８を介してプ
リンタ５０で印刷し（ステップ２１１）、文書の登録、
更新処理は終了する（ステップ２１２）。
【００４６】ところで、登録した文書の検索や更新は文
書に付加されたＩＤに基づいて行うため、ステップ２１
１で印刷された文書とともに印刷されたＩＤを電子文書
ファイリング装置１００に入力する必要がある。
書に付加されたＩＤに基づいて行うため、ステップ２１
１で印刷された文書とともに印刷されたＩＤを電子文書
ファイリング装置１００に入力する必要がある。
【００４７】ＩＤを電子文書ファイリング装置１００に
入力する際には、ＩＤが文字列表記されていれば、ユー
ザがキーボード（入力装置４０）からＩＤを入力する
か、スキャナ（入力装置４０）でＩＤ（文字列）を読み
取り、その読み取ったイメージをＯＣＲ処理することで
登録・更新判断部１５がＩＤを認識する。
入力する際には、ＩＤが文字列表記されていれば、ユー
ザがキーボード（入力装置４０）からＩＤを入力する
か、スキャナ（入力装置４０）でＩＤ（文字列）を読み
取り、その読み取ったイメージをＯＣＲ処理することで
登録・更新判断部１５がＩＤを認識する。
【００４８】また、ＩＤがバーコード等の符号で表記さ
れている場合には、この符号をスキャナ（入力装置４
０）で読み取り、その読み取ったイメージから符号化さ
れたＩＤを復号して登録・更新判断部１５で認識する。
れている場合には、この符号をスキャナ（入力装置４
０）で読み取り、その読み取ったイメージから符号化さ
れたＩＤを復号して登録・更新判断部１５で認識する。
【００４９】図３は、ＩＤの印刷位置を示した図であ
る。
る。
【００５０】図３において、印刷文書３００はＩＤを付
加しない場合の印刷イメージを示しており、印刷文書３
１０は第１の方法でＩＤを付加した印刷イメージ、印刷
文書３２０は第２の方法でＩＤを付加した印刷イメー
ジ、印刷文書３３０、３３１は第３の方法でＩＤを付加
した印刷イメージを示している。
加しない場合の印刷イメージを示しており、印刷文書３
１０は第１の方法でＩＤを付加した印刷イメージ、印刷
文書３２０は第２の方法でＩＤを付加した印刷イメー
ジ、印刷文書３３０、３３１は第３の方法でＩＤを付加
した印刷イメージを示している。
【００５１】第１の方法は、印刷文書３１０に示すよう
に用紙の特定の位置、例えば用紙の右下にＩＤを印刷す
る方法であり、この特定の位置が空白の場合や元の印刷
イメージが存在した場合にもＩＤを上書きして印刷す
る。
に用紙の特定の位置、例えば用紙の右下にＩＤを印刷す
る方法であり、この特定の位置が空白の場合や元の印刷
イメージが存在した場合にもＩＤを上書きして印刷す
る。
【００５２】第２の方法は、印刷文書３２０に示すよう
に元の印刷イメージを縮小し、その結果で生じる空白部
分にＩＤを印刷する方法である。
に元の印刷イメージを縮小し、その結果で生じる空白部
分にＩＤを印刷する方法である。
【００５３】第３の方法は、印刷文書３３０、３３１に
示すように元の印刷イメージに１ページ分の印刷イメー
ジを追加して、そこにＩＤを印刷する。
示すように元の印刷イメージに１ページ分の印刷イメー
ジを追加して、そこにＩＤを印刷する。
【００５４】これらのＩＤの印刷位置はユーザにより設
定することができる。
定することができる。
【００５５】なお、電子文書ファイリング装置１００に
おいては、文書の印刷を伴わずに文書の登録、更新を行
うこともできるが、この場合に文書に付加されるＩＤは
表示装置２０に文字列として表記してユーザに通知する
か、ＩＤを収めたファイルを生成することになる。
おいては、文書の印刷を伴わずに文書の登録、更新を行
うこともできるが、この場合に文書に付加されるＩＤは
表示装置２０に文字列として表記してユーザに通知する
か、ＩＤを収めたファイルを生成することになる。
【００５６】また、本実施例においては、文書の登録、
更新の判断をダイアログを表示することでユーザが行っ
ていたが、文書名に基づいて判断する方法や、予め登録
と更新のアイコンを別にしておく方法、自動判断等の方
法もある。
更新の判断をダイアログを表示することでユーザが行っ
ていたが、文書名に基づいて判断する方法や、予め登録
と更新のアイコンを別にしておく方法、自動判断等の方
法もある。
【００５７】次に、この発明に係わる電子文書のファイ
リング方法および装置の第２の実施例を説明する。
リング方法および装置の第２の実施例を説明する。
【００５８】この第２の実施例は、上述した文書の登録
と更新の判断をその文書名に基づいて行うもので、電子
文書ファイリング装置の構成は図１と同様である。
と更新の判断をその文書名に基づいて行うもので、電子
文書ファイリング装置の構成は図１と同様である。
【００５９】図４は、第２の実施例における文書の登録
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。
【００６０】さて、電子文書ファイリング装置１００が
文書の登録または更新の動作を開始し（ステップ４０
１）、アプリケーション２０から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ１０の制御部１１に入力されると
（ステップ４０２でＹＥＳ）、制御部１１は印刷データ
をイメージ生成部１２に出力し、イメージ生成部１２は
これを印刷データに変換して制御部１１に戻す（ステッ
プ４０３）。
文書の登録または更新の動作を開始し（ステップ４０
１）、アプリケーション２０から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ１０の制御部１１に入力されると
（ステップ４０２でＹＥＳ）、制御部１１は印刷データ
をイメージ生成部１２に出力し、イメージ生成部１２は
これを印刷データに変換して制御部１１に戻す（ステッ
プ４０３）。
【００６１】次に、制御部１１は登録・更新判断部１５
に文書名を出力し、登録・更新判断部１５は文書名の文
字列パターンからこの文書が新規登録であるか更新であ
るかを判断する。例えば、文書名の最後が“更新”であ
る場合は更新と判断するなど所定の文字列に対して更新
処理を選択する（ステップ４０４）。
に文書名を出力し、登録・更新判断部１５は文書名の文
字列パターンからこの文書が新規登録であるか更新であ
るかを判断する。例えば、文書名の最後が“更新”であ
る場合は更新と判断するなど所定の文字列に対して更新
処理を選択する（ステップ４０４）。
【００６２】ここで、登録・更新判断部１５が文書名か
ら新規登録であると判断すれば（ステップ４０５でＹＥ
Ｓ）、ＩＤ生成部１３が新規にＩＤを生成して制御部１
１に出力し（ステップ４０６）、ストレージ管理部１６
が制御部１１からＩＤと印刷イメージを、登録・更新判
断部１５から属性情報を受け取り、印刷イメージに属性
情報とＩＤを関連付けしてストレージ６０へ登録（保
存）する（ステップ４０７）。
ら新規登録であると判断すれば（ステップ４０５でＹＥ
Ｓ）、ＩＤ生成部１３が新規にＩＤを生成して制御部１
１に出力し（ステップ４０６）、ストレージ管理部１６
が制御部１１からＩＤと印刷イメージを、登録・更新判
断部１５から属性情報を受け取り、印刷イメージに属性
情報とＩＤを関連付けしてストレージ６０へ登録（保
存）する（ステップ４０７）。
【００６３】一方、ステップ４０５で登録・更新判断部
１５が文書名から更新であると判断すれば（ステップ４
０５でＮＯ）、登録・更新判断部１５は属性情報をスト
レージ管理部１６に出力し、ストレージ管理部１６から
属性情報に基づいたＩＤのリストを取得して、表示装置
２０にこのリストを表示してユーザにＩＤの選択および
入力を促す（ステップ４０８）。
１５が文書名から更新であると判断すれば（ステップ４
０５でＮＯ）、登録・更新判断部１５は属性情報をスト
レージ管理部１６に出力し、ストレージ管理部１６から
属性情報に基づいたＩＤのリストを取得して、表示装置
２０にこのリストを表示してユーザにＩＤの選択および
入力を促す（ステップ４０８）。
【００６４】ユーザが更新対象のＩＤを入力すると、ス
トレージ管理部１６が制御部１１からＩＤと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部１５から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とＩＤを関連付けしてストレー
ジ６０に既に登録されている文書を更新する（ステップ
４０９）。
トレージ管理部１６が制御部１１からＩＤと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部１５から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とＩＤを関連付けしてストレー
ジ６０に既に登録されている文書を更新する（ステップ
４０９）。
【００６５】文書の更新は、既存の印刷イメージを破棄
して新規の印刷イメージと置換する第１の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のＩＤと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第２の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなＩＤと関連付けて登録するとともに
更新対象のＩＤの新版として関連付けて登録する第３の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
して新規の印刷イメージと置換する第１の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のＩＤと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第２の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなＩＤと関連付けて登録するとともに
更新対象のＩＤの新版として関連付けて登録する第３の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
【００６６】文書の登録または更新が終了すると、制御
部１１からＩＤ付加部１７に印刷イメージとＩＤが送ら
れ、ＩＤ付加部１７では入力されたＩＤを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する（ステップ４１０）。
部１１からＩＤ付加部１７に印刷イメージとＩＤが送ら
れ、ＩＤ付加部１７では入力されたＩＤを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する（ステップ４１０）。
【００６７】このとき、ＩＤが変換される形式はユーザ
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
【００６８】ＩＤと印刷イメージの合成が終了すると、
その合成したイメージをプリンタ出力部１８を介してプ
リンタ５０で印刷し（ステップ４１１）、文書の登録、
更新処理は終了する（ステップ４１２）。
その合成したイメージをプリンタ出力部１８を介してプ
リンタ５０で印刷し（ステップ４１１）、文書の登録、
更新処理は終了する（ステップ４１２）。
【００６９】この第２の実施例においても、ＩＤは第１
の実施例と同様に図３に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。
の実施例と同様に図３に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。
【００７０】また、印刷を伴わずに文書に付加されるＩ
Ｄを表示装置２０に文字列として表記してユーザに通知
するか、ＩＤを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。
Ｄを表示装置２０に文字列として表記してユーザに通知
するか、ＩＤを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。
【００７１】次に、この発明に係わる電子文書のファイ
リング方法および装置の第３の実施例を説明する。
リング方法および装置の第３の実施例を説明する。
【００７２】この第３の実施例は、上述した登録と更新
とで別のアイコン用意しておき、ユーザの指示により文
書の登録と更新が切り換えられるもので、電子文書ファ
イリング装置の構成は図１と同様である。
とで別のアイコン用意しておき、ユーザの指示により文
書の登録と更新が切り換えられるもので、電子文書ファ
イリング装置の構成は図１と同様である。
【００７３】図５は、第３の実施例における文書の登録
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。
【００７４】さて、電子文書ファイリング装置１００が
文書の登録または更新の動作を開始し（ステップ５０
１）、ユーザが登録のアイコンを選択すると（ステップ
５０２でＹＥＳ）、アプリケーション２０から印刷デー
タと属性情報がプリンタドライバ１０の制御部１１に入
力される。
文書の登録または更新の動作を開始し（ステップ５０
１）、ユーザが登録のアイコンを選択すると（ステップ
５０２でＹＥＳ）、アプリケーション２０から印刷デー
タと属性情報がプリンタドライバ１０の制御部１１に入
力される。
【００７５】次に、制御部１１は印刷データをイメージ
生成部１２に出力し、イメージ生成部１２はこれを印刷
データに変換して制御部１１に戻し（ステップ５０
３）、ＩＤ生成部１３が新規にＩＤを生成して制御部１
１に出力し（ステップ５０４）、ストレージ管理部１６
が制御部１１からＩＤと印刷イメージを、登録・更新判
断部１５から属性情報を受け取り、印刷イメージに属性
情報とＩＤを関連付けしてストレージ６０へ登録（保
存）する（ステップ５０５）。
生成部１２に出力し、イメージ生成部１２はこれを印刷
データに変換して制御部１１に戻し（ステップ５０
３）、ＩＤ生成部１３が新規にＩＤを生成して制御部１
１に出力し（ステップ５０４）、ストレージ管理部１６
が制御部１１からＩＤと印刷イメージを、登録・更新判
断部１５から属性情報を受け取り、印刷イメージに属性
情報とＩＤを関連付けしてストレージ６０へ登録（保
存）する（ステップ５０５）。
【００７６】一方、ユーザが更新のアイコンを選択する
と（ステップ５０２でＮＯ、ステップ５０６でＹＥ
Ｓ）、アプリケーション２０から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ１０の制御部１１に入力される。
と（ステップ５０２でＮＯ、ステップ５０６でＹＥ
Ｓ）、アプリケーション２０から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ１０の制御部１１に入力される。
【００７７】次に、制御部１１は印刷データをイメージ
生成部１２に出力し、イメージ生成部１２はこれを印刷
データに変換して制御部１１に戻し（ステップ５０
７）、登録・更新判断部１５が属性情報をストレージ管
理部１６に出力し、ストレージ管理部１６から属性情報
に基づいたＩＤのリストを取得して、表示装置２０にこ
のリストを表示してユーザにＩＤの選択および入力を促
す（ステップ５０８）。
生成部１２に出力し、イメージ生成部１２はこれを印刷
データに変換して制御部１１に戻し（ステップ５０
７）、登録・更新判断部１５が属性情報をストレージ管
理部１６に出力し、ストレージ管理部１６から属性情報
に基づいたＩＤのリストを取得して、表示装置２０にこ
のリストを表示してユーザにＩＤの選択および入力を促
す（ステップ５０８）。
【００７８】ユーザが更新対象のＩＤを入力すると、ス
トレージ管理部１６が制御部１１からＩＤと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部１５から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とＩＤを関連付けしてストレー
ジ６０に既に登録されている文書を更新する（ステップ
５０９）。
トレージ管理部１６が制御部１１からＩＤと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部１５から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とＩＤを関連付けしてストレー
ジ６０に既に登録されている文書を更新する（ステップ
５０９）。
【００７９】文書の更新は、既存の印刷イメージを破棄
して新規の印刷イメージと置換する第１の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のＩＤと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第２の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなＩＤと関連付けて登録するとともに
更新対象のＩＤの新版として関連付けて登録する第３の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
して新規の印刷イメージと置換する第１の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のＩＤと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第２の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなＩＤと関連付けて登録するとともに
更新対象のＩＤの新版として関連付けて登録する第３の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
【００８０】文書の登録または更新が終了すると、制御
部１１からＩＤ付加部１７に印刷イメージとＩＤが送ら
れ、ＩＤ付加部１７では入力されたＩＤを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する（ステップ５１０）。
部１１からＩＤ付加部１７に印刷イメージとＩＤが送ら
れ、ＩＤ付加部１７では入力されたＩＤを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する（ステップ５１０）。
【００８１】このとき、ＩＤが変換される形式はユーザ
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
【００８２】ＩＤと印刷イメージの合成が終了すると、
その合成したイメージをプリンタ出力部１８を介してプ
リンタ５０で印刷し（ステップ５１１）、文書の登録、
更新処理は終了する（ステップ５１２）。
その合成したイメージをプリンタ出力部１８を介してプ
リンタ５０で印刷し（ステップ５１１）、文書の登録、
更新処理は終了する（ステップ５１２）。
【００８３】この第３の実施例においても、ＩＤは第１
の実施例と同様に図３に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。
の実施例と同様に図３に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。
【００８４】また、印刷を伴わずに文書に付加されるＩ
Ｄを表示装置２０に文字列として表記してユーザに通知
するか、ＩＤを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。
Ｄを表示装置２０に文字列として表記してユーザに通知
するか、ＩＤを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。
【００８５】次に、この発明に係わる電子文書のファイ
リング方法および装置の第４の実施例を説明する。
リング方法および装置の第４の実施例を説明する。
【００８６】この第４の実施例は、上述した文書の登録
と更新の判断を自動判断で行うもので、電子文書ファイ
リング装置の構成は図１と同様である。
と更新の判断を自動判断で行うもので、電子文書ファイ
リング装置の構成は図１と同様である。
【００８７】図６は、第４の実施例における文書の登録
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。
【００８８】さて、電子文書ファイリング装置１００が
文書の登録または更新の動作を開始し（ステップ６０
１）、アプリケーション２０から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ１０の制御部１１に入力されると
（ステップ６０２でＹＥＳ）、制御部１１は印刷データ
をイメージ生成部１２に出力し、イメージ生成部１２は
これを印刷データに変換して制御部１１に戻す（ステッ
プ６０３）。
文書の登録または更新の動作を開始し（ステップ６０
１）、アプリケーション２０から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ１０の制御部１１に入力されると
（ステップ６０２でＹＥＳ）、制御部１１は印刷データ
をイメージ生成部１２に出力し、イメージ生成部１２は
これを印刷データに変換して制御部１１に戻す（ステッ
プ６０３）。
【００８９】次に、制御部１１は登録・更新判断部１５
に文書の属性を出力し、登録・更新判断部１５はストレ
ージ管理部１６に同属性の文書がストレージ６０に登録
されているか否かを問い合わせる（ステップ６０４）。
ストレージ６０に同属性の文書が登録されていなければ
（ステップ６０５でＮＯ）、登録・更新判断部１５は新
規登録であると判断し、ＩＤ生成部１３が新規にＩＤを
生成して制御部１１に出力し（ステップ６０６）、スト
レージ管理部１６が制御部１１からＩＤと印刷イメージ
を、登録・更新判断部１５から属性情報を受け取り、印
刷イメージに属性情報とＩＤを関連付けしてストレージ
６０へ登録（保存）する（ステップ６０７）。
に文書の属性を出力し、登録・更新判断部１５はストレ
ージ管理部１６に同属性の文書がストレージ６０に登録
されているか否かを問い合わせる（ステップ６０４）。
ストレージ６０に同属性の文書が登録されていなければ
（ステップ６０５でＮＯ）、登録・更新判断部１５は新
規登録であると判断し、ＩＤ生成部１３が新規にＩＤを
生成して制御部１１に出力し（ステップ６０６）、スト
レージ管理部１６が制御部１１からＩＤと印刷イメージ
を、登録・更新判断部１５から属性情報を受け取り、印
刷イメージに属性情報とＩＤを関連付けしてストレージ
６０へ登録（保存）する（ステップ６０７）。
【００９０】一方、ステップ６０５でストレージ６０に
同属性の文書が登録されている場合（ステップ６０５で
ＹＥＳ）、登録・更新判断部１５は更新であると判断
し、その同属性の文書が複数登録されていれば（ステッ
プ６０８でＹＥＳ）、登録・更新判断部１５は属性情報
をストレージ管理部１６に出力し、ストレージ管理部１
６から属性情報に基づいたＩＤのリストを取得して、表
示装置２０にこのリストを表示してユーザにＩＤの選択
および入力を促す（ステップ６０９）。
同属性の文書が登録されている場合（ステップ６０５で
ＹＥＳ）、登録・更新判断部１５は更新であると判断
し、その同属性の文書が複数登録されていれば（ステッ
プ６０８でＹＥＳ）、登録・更新判断部１５は属性情報
をストレージ管理部１６に出力し、ストレージ管理部１
６から属性情報に基づいたＩＤのリストを取得して、表
示装置２０にこのリストを表示してユーザにＩＤの選択
および入力を促す（ステップ６０９）。
【００９１】ユーザが更新対象のＩＤを入力するか、ス
テップ６０８で同属性の文書が１文書のみ登録されてい
る場合には（ステップ６０８でＮＯ）、ユーザが入力し
たＩＤまたは１文書のみ登録されている同属性の文書を
更新対象として、ストレージ管理部１６が制御部１１か
らＩＤと印刷イメージを、登録・更新判断部１５から属
性情報を受け取り、印刷イメージに属性情報とＩＤを関
連付けしてストレージ６０に既に登録されている文書を
更新する（ステップ６１０）。
テップ６０８で同属性の文書が１文書のみ登録されてい
る場合には（ステップ６０８でＮＯ）、ユーザが入力し
たＩＤまたは１文書のみ登録されている同属性の文書を
更新対象として、ストレージ管理部１６が制御部１１か
らＩＤと印刷イメージを、登録・更新判断部１５から属
性情報を受け取り、印刷イメージに属性情報とＩＤを関
連付けしてストレージ６０に既に登録されている文書を
更新する（ステップ６１０）。
【００９２】文書の更新は、既存の印刷イメージを破棄
して新規の印刷イメージと置換する第１の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のＩＤと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第２の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなＩＤと関連付けて登録するとともに
更新対象のＩＤの新版として関連付けて登録する第３の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
して新規の印刷イメージと置換する第１の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のＩＤと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第２の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなＩＤと関連付けて登録するとともに
更新対象のＩＤの新版として関連付けて登録する第３の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
【００９３】文書の登録または更新が終了すると、制御
部１１からＩＤ付加部１７に印刷イメージとＩＤが送ら
れ、ＩＤ付加部１７では入力されたＩＤを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する（ステップ６１１）。
部１１からＩＤ付加部１７に印刷イメージとＩＤが送ら
れ、ＩＤ付加部１７では入力されたＩＤを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する（ステップ６１１）。
【００９４】このとき、ＩＤが変換される形式はユーザ
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
【００９５】ＩＤと印刷イメージの合成が終了すると、
その合成したイメージをプリンタ出力部１８を介してプ
リンタ５０で印刷し（ステップ６１２）、文書の登録、
更新処理は終了する（ステップ６１３）。
その合成したイメージをプリンタ出力部１８を介してプ
リンタ５０で印刷し（ステップ６１２）、文書の登録、
更新処理は終了する（ステップ６１３）。
【００９６】この第４の実施例においても、ＩＤは第１
の実施例と同様に図３に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。
の実施例と同様に図３に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。
【００９７】また、印刷を伴わずに文書に付加されるＩ
Ｄを表示装置２０に文字列として表記してユーザに通知
するか、ＩＤを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。
Ｄを表示装置２０に文字列として表記してユーザに通知
するか、ＩＤを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。
【００９８】上述の第１の実施例から第４の実施例にお
いては、図１に示すように文書を作成するアプリケーシ
ョン２０と文書を登録するストレージ６０を同一のコン
ピュータ内に具備する電子文書ファイリング装置１００
について説明したが、文書を作成するクライアントと文
書の登録を行う文書登録サーバとをネットワークを介し
て接続する構成とすることもできる。
いては、図１に示すように文書を作成するアプリケーシ
ョン２０と文書を登録するストレージ６０を同一のコン
ピュータ内に具備する電子文書ファイリング装置１００
について説明したが、文書を作成するクライアントと文
書の登録を行う文書登録サーバとをネットワークを介し
て接続する構成とすることもできる。
【００９９】ここで、この発明に係わる第５の実施例を
説明する。
説明する。
【０１００】第５の実施例は上述したユーザが文書の作
成や更新、検索を行うクライアントコンピュータと文書
の登録を行う文書登録サーバをネットワークを介して接
続している電子文書ファイリング装置である。
成や更新、検索を行うクライアントコンピュータと文書
の登録を行う文書登録サーバをネットワークを介して接
続している電子文書ファイリング装置である。
【０１０１】図７は、第５の実施例である電子文書ファ
イリング装置の構成を示すブロック図である。
イリング装置の構成を示すブロック図である。
【０１０２】図７において、電子文書ファイリング装置
は、クライアント７００と文書登録サーバ８００をネッ
トワーク９００を介して接続して構成される。
は、クライアント７００と文書登録サーバ８００をネッ
トワーク９００を介して接続して構成される。
【０１０３】クライアント７００は、文書の印刷および
登録を行うプリンタドライバ７１０、文書を作成するワ
ープロ等のアプリケーション７２０、ユーザに対して情
報を表示するディスプレイ等の表示装置７３０、ユーザ
が情報を入力するキーボードやマウス、スキャナ等の入
力装置７４０、文書等の印刷を行うプリンタ７５０で構
成される。
登録を行うプリンタドライバ７１０、文書を作成するワ
ープロ等のアプリケーション７２０、ユーザに対して情
報を表示するディスプレイ等の表示装置７３０、ユーザ
が情報を入力するキーボードやマウス、スキャナ等の入
力装置７４０、文書等の印刷を行うプリンタ７５０で構
成される。
【０１０４】プリンタドライバ７１０は、プリンタドラ
イバ７１０内の各部を制御する制御部７１１、アプリケ
ーション７２０から入力された印刷データを印刷イメー
ジに変換するイメージ生成部７１２、文書登録時に文書
に付加するＩＤを生成するＩＤ生成部７１３、表示装置
７３０に表示する情報および入力装置７４０から入力さ
れる情報の管理や変換を行うユーザ情報入出力部７１
４、文書を新規登録するか更新するかを判断する登録・
更新判断部７１５、イメージ生成部７１２で変換された
印刷イメージにＩＤ生成部７１３で生成されたＩＤをイ
メージ化して合成するＩＤ付加部７１７、ＩＤ付加部７
１７でＩＤと合成された印刷イメージをプリンタ７５０
へ送出するプリンタ出力部７１８、文書登録サーバ８０
０とのデータの通信を行うデータ通信部７１９で構成さ
れる。
イバ７１０内の各部を制御する制御部７１１、アプリケ
ーション７２０から入力された印刷データを印刷イメー
ジに変換するイメージ生成部７１２、文書登録時に文書
に付加するＩＤを生成するＩＤ生成部７１３、表示装置
７３０に表示する情報および入力装置７４０から入力さ
れる情報の管理や変換を行うユーザ情報入出力部７１
４、文書を新規登録するか更新するかを判断する登録・
更新判断部７１５、イメージ生成部７１２で変換された
印刷イメージにＩＤ生成部７１３で生成されたＩＤをイ
メージ化して合成するＩＤ付加部７１７、ＩＤ付加部７
１７でＩＤと合成された印刷イメージをプリンタ７５０
へ送出するプリンタ出力部７１８、文書登録サーバ８０
０とのデータの通信を行うデータ通信部７１９で構成さ
れる。
【０１０５】また、文書登録サーバ８００はクライアン
ト７００とのデータ通信を行うデータ通信部８１０、ス
トレージ８３０へのイメージの入出力等を管理するスト
レージ管理部８２０、文書の登録先であるハードディス
ク等のストレージ８３０で構成される。
ト７００とのデータ通信を行うデータ通信部８１０、ス
トレージ８３０へのイメージの入出力等を管理するスト
レージ管理部８２０、文書の登録先であるハードディス
ク等のストレージ８３０で構成される。
【０１０６】このクライアント７００と文書登録サーバ
８００、ネットワーク９００で構成される電子文書ファ
イリング装置の動作は、第１の実施例から第４の実施例
までで説明した電子文書ファイリング装置１００（図１
参照）とほぼ同一であるので、異なる箇所のみを説明
し、残りの説明は省略する。
８００、ネットワーク９００で構成される電子文書ファ
イリング装置の動作は、第１の実施例から第４の実施例
までで説明した電子文書ファイリング装置１００（図１
参照）とほぼ同一であるので、異なる箇所のみを説明
し、残りの説明は省略する。
【０１０７】この第５の実施例の電子文書ファイリング
装置では、図１に示す電子文書ファイリング装置１００
が制御部１１や登録・更新判断部１５とストレージ管理
部１６とのデータの授受を行うのに対して、制御部７１
１や登録・更新判断部７１５とストレージ管理部８２０
とのデータの授受がデータ通信部７１９、ネットワーク
９００、データ通信部８１０を介して行われる。
装置では、図１に示す電子文書ファイリング装置１００
が制御部１１や登録・更新判断部１５とストレージ管理
部１６とのデータの授受を行うのに対して、制御部７１
１や登録・更新判断部７１５とストレージ管理部８２０
とのデータの授受がデータ通信部７１９、ネットワーク
９００、データ通信部８１０を介して行われる。
【０１０８】したがって、図７に示す電子文書ファイリ
ング装置は、文書登録サーバ８００に対して複数のクラ
イアント７００を接続でき、かつ、ネットワーク９００
を介して接続するため、クライアント７００を文書登録
サーバ８００から離れた位置に設置することができる。
ング装置は、文書登録サーバ８００に対して複数のクラ
イアント７００を接続でき、かつ、ネットワーク９００
を介して接続するため、クライアント７００を文書登録
サーバ８００から離れた位置に設置することができる。
【０１０９】なお、図７に示す電子文書ファイリング装
置においても、登録および更新の処理の流れや、ＩＤの
印刷方法等は第１の実施例から第４の実施例までで説明
したものと同一となるので説明は省略する。
置においても、登録および更新の処理の流れや、ＩＤの
印刷方法等は第１の実施例から第４の実施例までで説明
したものと同一となるので説明は省略する。
【０１１０】
【発明の効果】以上説明したように、この発明によれ
ば、電子文書の登録や更新の処理を専用のアプリケーシ
ョンを用いずにプリンタドライバで行うように構成した
ので、ユーザは登録や更新のための専用のアプリケーシ
ョンの操作を覚える必要はなく、どのようなアプリケー
ションで作成した電子文書でも登録することが可能とな
る。
ば、電子文書の登録や更新の処理を専用のアプリケーシ
ョンを用いずにプリンタドライバで行うように構成した
ので、ユーザは登録や更新のための専用のアプリケーシ
ョンの操作を覚える必要はなく、どのようなアプリケー
ションで作成した電子文書でも登録することが可能とな
る。
【０１１１】また、電子文書の登録や更新に伴い、電子
文書にＩＤを付加して印刷するため、検索や更新を用紙
上のＩＤを用いて容易に行うことができ、印刷した文書
をコピーやファックスを利用して配布しても、配布され
た人が用紙上のＩＤを用いて容易にその印刷イメージや
更新後の印刷イメージを取得することができる。
文書にＩＤを付加して印刷するため、検索や更新を用紙
上のＩＤを用いて容易に行うことができ、印刷した文書
をコピーやファックスを利用して配布しても、配布され
た人が用紙上のＩＤを用いて容易にその印刷イメージや
更新後の印刷イメージを取得することができる。
【図１】電子文書ファイリング装置の構成を示すブロッ
ク図。
ク図。
【図２】文書の登録および更新時の各部の動作の流れを
示すフローチャート。
示すフローチャート。
【図３】ＩＤの印刷位置を示した図。
【図４】第２の実施例における文書の登録および更新時
の各部の動作の流れを示すフローチャート。
の各部の動作の流れを示すフローチャート。
【図５】第３の実施例における文書の登録および更新時
の各部の動作の流れを示すフローチャート。
の各部の動作の流れを示すフローチャート。
【図６】第４の実施例における文書の登録および更新時
の各部の動作の流れを示すフローチャート。
の各部の動作の流れを示すフローチャート。
【図７】第５の実施例である電子文書ファイリング装置
の構成を示すブロック図。
の構成を示すブロック図。
【図８】文書のライフサイクルを示した図。
１０ プリンタドライバ １１ 制御部 １２ イメージ生成部 １３ ＩＤ生成部 １４ ユーザ情報入出力部 １５ 登録・更新判断部 １６ ストレージ管理部 １７ ＩＤ付加部 １８ プリンタ出力部 ２０ アプリケーション ３０ 表示装置 ４０ 入力装置 ５０ プリンタ ６０ ストレージ １００ 電子文書ファイリング装置 ３００、３１０、３２０、３３０、３３１ 印刷文書 ７００ クライアント ７１０ プリンタドライバ ７１１ 制御部 ７１２ イメージ生成部 ７１３ ＩＤ生成部 ７１４ ユーザ情報入出力部 ７１５ 登録・更新判断部 ７１７ ＩＤ付加部 ７１８ プリンタ出力部 ７１９ データ通信部 ７２０ アプリケーション ７３０ 表示装置 ７４０ 入力装置 ７５０ プリンタ ８００ 文書登録サーバ ８１０ データ通信部 ８２０ ストレージ管理部 ８３０ ストレージ
Claims (12)
- 【請求項１】 アプリケーションで作成した電子文書を
ストレージに登録して管理する電子文書のファイリング
方法において、 前記電子文書を印刷イメージに変換するとともに、 前記登録が前記電子文書を新たに登録する新規登録の場
合には、該新規登録する電子文書に固有の識別符号を発
行し、該識別符号と前記印刷イメージとを関連付けて前
記ストレージへ登録し、 前記登録が既に登録されている前記電子文書の更新登録
の場合には、該更新対象の電子文書に関連付けられた前
記識別符号を参照して前記電子文書を登録することを特
徴とする電子文書のファイリング方法。 - 【請求項２】 前記印刷イメージは、 前記登録が行われる際に前記識別符号が付加されて印刷
されることを特徴とする請求項１記載の電子文書のファ
イリング方法。 - 【請求項３】 前記識別符号の印刷位置は、 紙面上の所定の位置、 前記印刷イメージを縮小して印刷することにより生じる
紙面上の空白位置、 前記印刷イメージを印刷するページに新たなページを追
加することにより生じる空白位置のいずれかから選択さ
れることを特徴とする請求項２記載の電子文書のファイ
リング方法。 - 【請求項４】 前記新規登録と前記更新登録との切り換
えは、 手動で切り換える手動切換モード、 前記電子文書の文書名または属性に基づいて自動で切り
換える自動切換モードのいずれかから選択されることを
特徴とする請求項１記載の電子文書のファイリング方
法。 - 【請求項５】 前記更新登録は、 更新対象となる前記識別符号と関連付けられて登録され
ている既存の印刷イメージを破棄し、新たに登録する印
刷イメージと置換する置換型更新モード、 新たに登録する印刷イメージと前記更新対象となる前記
識別符号とを関連付けて登録し、前記既存の印刷イメー
ジを旧版として関連付けする追加型更新モード、 新たに登録する印刷イメージを新たな識別符号とともに
前記更新対象となる前記識別符号に対応する新版として
関連付けて登録する新規登録型更新モードのいずれかか
ら選択されることを特徴とする請求項１記載の電子文書
のファイリング方法。 - 【請求項６】 前記識別符号は、 前記登録時に画面表示またはファイル生成されることを
特徴とする請求項１記載の電子文書のファイリング方
法。 - 【請求項７】 アプリケーションで作成した電子文書を
ストレージへ登録して管理する電子文書のファイリング
装置において、 前記電子文書を印刷イメージに変換する印刷イメージ変
換手段と、 前記登録を前記電子文書を新たに登録する新規登録と既
に登録されている前記電子文書を更新する更新登録とに
切り換える登録切換手段と、 前記電子文書に固有の識別符号を発行する識別符号発行
手段と、 前記登録切換手段により新規登録が選択された場合に前
記該識別符号発行手段により発行された前記識別符号と
前記印刷イメージ変換手段により変換されたと前記印刷
イメージを関連付けて前記ストレージへ新規登録し、前
記登録切換手段により更新登録が選択された場合に該更
新対象の電子文書に関連付けられた前記識別符号に基づ
き前記更新登録する登録手段とを具備することを特徴と
する電子文書のファイリング装置。 - 【請求項８】 前記登録を行う際に前記識別符号をイメ
ージ化して前記印刷イメージ変換手段により変換された
印刷イメージに付加する識別符号付加手段と、 該識別符号付加手段により前記識別符号が付加された前
記印刷イメージを印刷する印刷手段とをさらに具備する
ことを特徴とする請求項７記載の電子文書のファイリン
グ装置。 - 【請求項９】 前記識別符号付加手段は、 紙面上の所定の位置、 前記印刷イメージを縮小して印刷することにより生じる
紙面上の空白位置、 前記印刷イメージを印刷するページに新たなページを追
加することにより生じる空白位置のいずれかから選択さ
れた位置に前記識別符号を付加することを特徴とする請
求項８記載の電子文書のファイリング装置。 - 【請求項１０】 前記登録切換手段は、 前記電子文書の文書名または属性に基づいて自動で切り
換える自動切換モードを具備することを特徴とする請求
項７記載の電子文書のファイリング装置。 - 【請求項１１】 前記登録手段は、 前記更新登録の際に、更新対象となる前記識別符号と関
連付けられて登録されている既存の印刷イメージを破棄
し、新たに登録する印刷イメージと置換する置換型更新
モードと、 新たに登録する印刷イメージと前記更新対象となる前記
識別符号とを関連付けて登録し、前記既存の印刷イメー
ジを旧版として関連付けする追加型更新モードと、 新たに登録する印刷イメージを新たな識別符号とともに
前記更新対象となる前記識別符号に対応する新版として
関連付けて登録する新規登録型更新モードとを具備する
ことを特徴とする請求項７記載の電子文書のファイリン
グ装置。 - 【請求項１２】 前記識別符号を、 画面表示またはファイル生成により通知する識別符号通
知手段をさらに具備することを特徴とする請求項７記載
の電子文書のファイリング装置。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP9161432A JPH117521A (ja) | 1997-06-18 | 1997-06-18 | 電子文書のファイリング方法および装置 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP9161432A JPH117521A (ja) | 1997-06-18 | 1997-06-18 | 電子文書のファイリング方法および装置 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH117521A true JPH117521A (ja) | 1999-01-12 |
Family
ID=15735007
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP9161432A Pending JPH117521A (ja) | 1997-06-18 | 1997-06-18 | 電子文書のファイリング方法および装置 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH117521A (ja) |
Cited By (8)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2005011226A (ja) * | 2003-06-20 | 2005-01-13 | Ricoh Co Ltd | 画像形成装置、画像形成システム、画像形成方法、画像形成プログラム、および画像形成プログラム記憶媒体 |
| JP2007013935A (ja) * | 2005-06-03 | 2007-01-18 | Ricoh Co Ltd | 文書管理装置および文書管理方法 |
| JP2007013934A (ja) * | 2005-06-03 | 2007-01-18 | Ricoh Co Ltd | 文書管理装置および文書管理方法 |
| JP2007148487A (ja) * | 2005-11-24 | 2007-06-14 | Fuji Xerox Co Ltd | 画像処理装置、画像処理システム、画像処理プログラムおよび画像処理方法 |
| US8289548B2 (en) | 2008-02-21 | 2012-10-16 | Brother Kogyo Kabushiki Kaisha | Printer having first and second memory regions and non-transitory computer-readable recording medium storing control program of printer |
| CN104063188A (zh) * | 2013-03-22 | 2014-09-24 | 富士施乐株式会社 | 文档管理设备和文档管理方法 |
| US9967426B2 (en) | 2015-09-10 | 2018-05-08 | Ricoh Company, Ltd. | Information distribution system, information processing device, and information distribution method |
| JP2018202761A (ja) * | 2017-06-06 | 2018-12-27 | 京セラドキュメントソリューションズ株式会社 | 画像形成装置、及び画像形成装置が実行する認証方法 |
-
1997
- 1997-06-18 JP JP9161432A patent/JPH117521A/ja active Pending
Cited By (11)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2005011226A (ja) * | 2003-06-20 | 2005-01-13 | Ricoh Co Ltd | 画像形成装置、画像形成システム、画像形成方法、画像形成プログラム、および画像形成プログラム記憶媒体 |
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| US7965400B2 (en) | 2005-11-24 | 2011-06-21 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Image processing apparatus, image processing system, computer readable medium, and image processing method |
| JP4721111B2 (ja) * | 2005-11-24 | 2011-07-13 | 富士ゼロックス株式会社 | 画像処理装置、画像処理システム、画像処理プログラムおよび画像処理方法 |
| US8289548B2 (en) | 2008-02-21 | 2012-10-16 | Brother Kogyo Kabushiki Kaisha | Printer having first and second memory regions and non-transitory computer-readable recording medium storing control program of printer |
| CN104063188A (zh) * | 2013-03-22 | 2014-09-24 | 富士施乐株式会社 | 文档管理设备和文档管理方法 |
| JP2014186443A (ja) * | 2013-03-22 | 2014-10-02 | Fuji Xerox Co Ltd | 文書管理装置及びプログラム |
| US9967426B2 (en) | 2015-09-10 | 2018-05-08 | Ricoh Company, Ltd. | Information distribution system, information processing device, and information distribution method |
| JP2018202761A (ja) * | 2017-06-06 | 2018-12-27 | 京セラドキュメントソリューションズ株式会社 | 画像形成装置、及び画像形成装置が実行する認証方法 |
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