JPH117521A - 電子文書のファイリング方法および装置 - Google Patents
電子文書のファイリング方法および装置Info
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- JPH117521A JPH117521A JP9161432A JP16143297A JPH117521A JP H117521 A JPH117521 A JP H117521A JP 9161432 A JP9161432 A JP 9161432A JP 16143297 A JP16143297 A JP 16143297A JP H117521 A JPH117521 A JP H117521A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】文書の登録や更新、取得の際に、繁雑な作業を
伴うことのない電子文書のファイリング方法および装置
を提供する。 【解決手段】文書の登録および更新時にアプリケーショ
ン(20)で作成した文書をプリンタドライバ(10)
内のイメージ生成部(12)で印刷イメージに変換し、
ID生成部(13)で生成したIDを付加してストレー
ジ(60)に登録するとともにプリンタ(50)で印刷
して出力する。
伴うことのない電子文書のファイリング方法および装置
を提供する。 【解決手段】文書の登録および更新時にアプリケーショ
ン(20)で作成した文書をプリンタドライバ(10)
内のイメージ生成部(12)で印刷イメージに変換し、
ID生成部(13)で生成したIDを付加してストレー
ジ(60)に登録するとともにプリンタ(50)で印刷
して出力する。
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】この発明は、電子文書のファ
イリング方法および装置に関し、特に、電子文書の登録
および更新を容易に行うことのできる電子文書のファイ
リング方法および装置に関する。
イリング方法および装置に関し、特に、電子文書の登録
および更新を容易に行うことのできる電子文書のファイ
リング方法および装置に関する。
【0002】
【従来技術】近年、情報処理装置や文書処理装置等の発
達に伴い、電子文書の利用が増加しており、文書の利用
形態も多様化している。
達に伴い、電子文書の利用が増加しており、文書の利用
形態も多様化している。
【0003】ここで、図8に文書のライフサイクルを示
す。
す。
【0004】図8に示す各ステップにおいて、実線で表
されたステップは電子文書を、破線で表されたステップ
は紙面に印刷された文書を示している。
されたステップは電子文書を、破線で表されたステップ
は紙面に印刷された文書を示している。
【0005】さて、作成者により作成された文書(ステ
ップ1001)は、ハードディスク等のストレージ上ま
たは文書登録サーバに保存されたり(ステップ100
2)、電子メールによる配布(ステップ1003)、紙
への印刷(ステップ1004)が行われる。
ップ1001)は、ハードディスク等のストレージ上ま
たは文書登録サーバに保存されたり(ステップ100
2)、電子メールによる配布(ステップ1003)、紙
への印刷(ステップ1004)が行われる。
【0006】ステップ1002で保存された文書は、作
成者により再利用されることもあり、ステップ1004
で紙に印刷された文書は、必要に応じてコピーされ(ス
テップ1005)、紙文書として配布(ステップ100
6)、または保存される(ステップ1007)。
成者により再利用されることもあり、ステップ1004
で紙に印刷された文書は、必要に応じてコピーされ(ス
テップ1005)、紙文書として配布(ステップ100
6)、または保存される(ステップ1007)。
【0007】一方、ステップ1003でメールにより配
布された電子文書を入手した人は(ステップ101
1)、受信した文書を読み(ステップ1012)、必要
に応じて印刷(ステップ1013)、または保存(ステ
ップ1014)、メールを利用して別の人への転送を行
う(ステップ1015)。
布された電子文書を入手した人は(ステップ101
1)、受信した文書を読み(ステップ1012)、必要
に応じて印刷(ステップ1013)、または保存(ステ
ップ1014)、メールを利用して別の人への転送を行
う(ステップ1015)。
【0008】ステップ1013で紙に印刷された文書
は、紙文書として配布(ステップ1016)、または保
存され(ステップ1017)、ステップ1014で保存
された文書は必要に応じて再利用される(ステップ10
18)。
は、紙文書として配布(ステップ1016)、または保
存され(ステップ1017)、ステップ1014で保存
された文書は必要に応じて再利用される(ステップ10
18)。
【0009】また、ステップ1015で転送された文書
を入手した人は、ステップ1011以降の処理を同様に
行うことになる。
を入手した人は、ステップ1011以降の処理を同様に
行うことになる。
【0010】このように、電子文書は作成や印刷、配
布、保存等に加えて容易に再利用することが可能であ
り、紙文書と比較して文書を有効に利用することができ
る。
布、保存等に加えて容易に再利用することが可能であ
り、紙文書と比較して文書を有効に利用することができ
る。
【0011】ところが、保存された電子文書を取得する
場合は、キーワード等を入力して文書の検索を行い、こ
の検索の結果から保存された電子文書を取得する。
場合は、キーワード等を入力して文書の検索を行い、こ
の検索の結果から保存された電子文書を取得する。
【0012】このため、電子文書を登録する場合には、
後の検索が可能なようにキーワードを付加するなどの作
業が伴うことになり、保存されている文書の更新を行う
場合には、検索とキーワード付加等の作業が伴うことに
なり、文書の登録および更新の作業は繁雑となる。
後の検索が可能なようにキーワードを付加するなどの作
業が伴うことになり、保存されている文書の更新を行う
場合には、検索とキーワード付加等の作業が伴うことに
なり、文書の登録および更新の作業は繁雑となる。
【0013】このように、電子文書は再利用などが容易
に行える反面、文書の登録等の作業が繁雑であるため、
電子文書を容易に登録するための装置が提案されてい
る。
に行える反面、文書の登録等の作業が繁雑であるため、
電子文書を容易に登録するための装置が提案されてい
る。
【0014】例えば、特開平6−76042号等におい
ては、ワードプロセッサ装置等で作成した文書を印刷す
るかファイリングするかを切り換える手段を具備し、フ
ァイリングを選択した場合に、文書データがファイリン
グされるように構成することで文書を容易および高品質
に保存することができる電子ファイリングシステムが提
案されている。
ては、ワードプロセッサ装置等で作成した文書を印刷す
るかファイリングするかを切り換える手段を具備し、フ
ァイリングを選択した場合に、文書データがファイリン
グされるように構成することで文書を容易および高品質
に保存することができる電子ファイリングシステムが提
案されている。
【0015】ところが、この電子ファイリングシステム
では、登録された文書を容易に取得するための手段や既
に登録されている文書を更新する場合に、更新対象を容
易に指定する手段は存在しない。
では、登録された文書を容易に取得するための手段や既
に登録されている文書を更新する場合に、更新対象を容
易に指定する手段は存在しない。
【0016】
【発明が解決しようとする課題】上述のように、電子文
書は再利用等が容易な文書形態であるが、登録されてい
る電子文書を取得する際には検索等の作業を行う必要が
あるとともに、文書を登録する際には、後の検索に備え
てキーワード等の情報を付加する必要がある。
書は再利用等が容易な文書形態であるが、登録されてい
る電子文書を取得する際には検索等の作業を行う必要が
あるとともに、文書を登録する際には、後の検索に備え
てキーワード等の情報を付加する必要がある。
【0017】また、既に登録されている文書を更新する
場合には、検索等を行い更新対象となる文書を指定した
り、必要に応じてキーワード等の情報の追加や更新を行
わなければならない等の問題があった。
場合には、検索等を行い更新対象となる文書を指定した
り、必要に応じてキーワード等の情報の追加や更新を行
わなければならない等の問題があった。
【0018】そこで、この発明は、文書の登録や更新、
取得の際に、繁雑な作業を伴うことのない電子文書のフ
ァイリング方法および装置を提供することを目的とす
る。
取得の際に、繁雑な作業を伴うことのない電子文書のフ
ァイリング方法および装置を提供することを目的とす
る。
【0019】
【課題を解決するための手段】上述した目的を達成する
ため、請求項1の発明では、アプリケーションで作成し
た電子文書をストレージに登録して管理する電子文書の
ファイリング方法において、前記電子文書を印刷イメー
ジに変換するとともに、前記登録が前記電子文書を新た
に登録する新規登録の場合には、該新規登録する電子文
書に固有の識別符号を発行し、該識別符号と前記印刷イ
メージとを関連付けて前記ストレージへ登録し、前記登
録が既に登録されている前記電子文書の更新登録の場合
には、該更新対象の電子文書に関連付けられた前記識別
符号を参照して前記電子文書を登録することを特徴とす
る。
ため、請求項1の発明では、アプリケーションで作成し
た電子文書をストレージに登録して管理する電子文書の
ファイリング方法において、前記電子文書を印刷イメー
ジに変換するとともに、前記登録が前記電子文書を新た
に登録する新規登録の場合には、該新規登録する電子文
書に固有の識別符号を発行し、該識別符号と前記印刷イ
メージとを関連付けて前記ストレージへ登録し、前記登
録が既に登録されている前記電子文書の更新登録の場合
には、該更新対象の電子文書に関連付けられた前記識別
符号を参照して前記電子文書を登録することを特徴とす
る。
【0020】また、請求項2の発明では、請求項1の発
明において、前記印刷イメージが、前記登録が行われる
際に前記識別符号が付加されて印刷されることを特徴と
する。
明において、前記印刷イメージが、前記登録が行われる
際に前記識別符号が付加されて印刷されることを特徴と
する。
【0021】また、請求項3の発明は、請求項2の発明
において、前記識別符号の印刷位置は、紙面上の所定の
位置、前記印刷イメージを縮小して印刷することにより
生じる紙面上の空白位置、前記印刷イメージを印刷する
ページに新たなページを追加することにより生じる空白
位置のいずれかから選択されることを特徴とする。
において、前記識別符号の印刷位置は、紙面上の所定の
位置、前記印刷イメージを縮小して印刷することにより
生じる紙面上の空白位置、前記印刷イメージを印刷する
ページに新たなページを追加することにより生じる空白
位置のいずれかから選択されることを特徴とする。
【0022】また、請求項4の発明は、請求項1の発明
において、前記新規登録と前記更新登録との切り換え
は、手動で切り換える手動切換モード、前記電子文書の
文書名または属性に基づいて自動で切り換える自動切換
モードのいずれかから選択されることを特徴とする。
において、前記新規登録と前記更新登録との切り換え
は、手動で切り換える手動切換モード、前記電子文書の
文書名または属性に基づいて自動で切り換える自動切換
モードのいずれかから選択されることを特徴とする。
【0023】また、請求項5の発明は、請求項1の発明
において、前記更新登録は、更新対象となる前記識別符
号と関連付けられて登録されている既存の印刷イメージ
を破棄し、新たに登録する印刷イメージと置換する置換
型更新モード、新たに登録する印刷イメージと前記更新
対象となる前記識別符号とを関連付けて登録し、前記既
存の印刷イメージを旧版として関連付けする追加型更新
モード、新たに登録する印刷イメージを新たな識別符号
とともに前記更新対象となる前記識別符号に対応する新
版として関連付けて登録する新規登録型更新モードのい
ずれかから選択されることを特徴とする。
において、前記更新登録は、更新対象となる前記識別符
号と関連付けられて登録されている既存の印刷イメージ
を破棄し、新たに登録する印刷イメージと置換する置換
型更新モード、新たに登録する印刷イメージと前記更新
対象となる前記識別符号とを関連付けて登録し、前記既
存の印刷イメージを旧版として関連付けする追加型更新
モード、新たに登録する印刷イメージを新たな識別符号
とともに前記更新対象となる前記識別符号に対応する新
版として関連付けて登録する新規登録型更新モードのい
ずれかから選択されることを特徴とする。
【0024】さらに、請求項6の発明は、請求項1の発
明において、前記識別符号は、前記登録時に画面表示ま
たはファイル生成されることを特徴とする。
明において、前記識別符号は、前記登録時に画面表示ま
たはファイル生成されることを特徴とする。
【0025】また、請求項7の発明は、アプリケーショ
ンで作成した電子文書をストレージへ登録して管理する
電子文書のファイリング装置において、前記電子文書を
印刷イメージに変換する印刷イメージ変換手段と、前記
登録を前記電子文書を新たに登録する新規登録と既に登
録されている前記電子文書を更新する更新登録とに切り
換える登録切換手段と、前記電子文書に固有の識別符号
を発行する識別符号発行手段と、前記登録切換手段によ
り新規登録が選択された場合に前記該識別符号発行手段
により発行された前記識別符号と前記印刷イメージ変換
手段により変換されたと前記印刷イメージを関連付けて
前記ストレージへ新規登録し、前記登録切換手段により
更新登録が選択された場合に該更新対象の電子文書に関
連付けられた前記識別符号に基づき前記更新登録する登
録手段とを具備することを特徴とする。
ンで作成した電子文書をストレージへ登録して管理する
電子文書のファイリング装置において、前記電子文書を
印刷イメージに変換する印刷イメージ変換手段と、前記
登録を前記電子文書を新たに登録する新規登録と既に登
録されている前記電子文書を更新する更新登録とに切り
換える登録切換手段と、前記電子文書に固有の識別符号
を発行する識別符号発行手段と、前記登録切換手段によ
り新規登録が選択された場合に前記該識別符号発行手段
により発行された前記識別符号と前記印刷イメージ変換
手段により変換されたと前記印刷イメージを関連付けて
前記ストレージへ新規登録し、前記登録切換手段により
更新登録が選択された場合に該更新対象の電子文書に関
連付けられた前記識別符号に基づき前記更新登録する登
録手段とを具備することを特徴とする。
【0026】また、請求項8の発明は、請求項7の発明
において、前記登録を行う際に前記識別符号をイメージ
化して前記印刷イメージ変換手段により変換された印刷
イメージに付加する識別符号付加手段と、該識別符号付
加手段により前記識別符号が付加された前記印刷イメー
ジを印刷する印刷手段とをさらに具備することを特徴と
する。
において、前記登録を行う際に前記識別符号をイメージ
化して前記印刷イメージ変換手段により変換された印刷
イメージに付加する識別符号付加手段と、該識別符号付
加手段により前記識別符号が付加された前記印刷イメー
ジを印刷する印刷手段とをさらに具備することを特徴と
する。
【0027】また、請求項9の発明は、請求項8の発明
において、前記識別符号付加手段は、紙面上の所定の位
置、前記印刷イメージを縮小して印刷することにより生
じる紙面上の空白位置、前記印刷イメージを印刷するペ
ージに新たなページを追加することにより生じる空白位
置のいずれかから選択された位置に前記識別符号を付加
することを特徴とする。
において、前記識別符号付加手段は、紙面上の所定の位
置、前記印刷イメージを縮小して印刷することにより生
じる紙面上の空白位置、前記印刷イメージを印刷するペ
ージに新たなページを追加することにより生じる空白位
置のいずれかから選択された位置に前記識別符号を付加
することを特徴とする。
【0028】また、請求項10の発明は、請求項7の発
明において、前記登録切換手段は、前記電子文書の文書
名または属性に基づいて自動で切り換える自動切換モー
ドを具備することを特徴とする。
明において、前記登録切換手段は、前記電子文書の文書
名または属性に基づいて自動で切り換える自動切換モー
ドを具備することを特徴とする。
【0029】また、請求項11の発明は、請求項7の発
明において、前記登録手段は、前記更新登録の際に、更
新対象となる前記識別符号と関連付けられて登録されて
いる既存の印刷イメージを破棄し、新たに登録する印刷
イメージと置換する置換型更新モードと、新たに登録す
る印刷イメージと前記更新対象となる前記識別符号とを
関連付けて登録し、前記既存の印刷イメージを旧版とし
て関連付けする追加型更新モードと、新たに登録する印
刷イメージを新たな識別符号とともに前記更新対象とな
る前記識別符号に対応する新版として関連付けて登録す
る新規登録型更新モードとを具備することを特徴とす
る。
明において、前記登録手段は、前記更新登録の際に、更
新対象となる前記識別符号と関連付けられて登録されて
いる既存の印刷イメージを破棄し、新たに登録する印刷
イメージと置換する置換型更新モードと、新たに登録す
る印刷イメージと前記更新対象となる前記識別符号とを
関連付けて登録し、前記既存の印刷イメージを旧版とし
て関連付けする追加型更新モードと、新たに登録する印
刷イメージを新たな識別符号とともに前記更新対象とな
る前記識別符号に対応する新版として関連付けて登録す
る新規登録型更新モードとを具備することを特徴とす
る。
【0030】さらに、請求項12の発明は、請求項7の
発明において、前記識別符号を、画面表示またはファイ
ル生成により通知する識別符号通知手段をさらに具備す
ることを特徴とする。
発明において、前記識別符号を、画面表示またはファイ
ル生成により通知する識別符号通知手段をさらに具備す
ることを特徴とする。
【0031】
【発明の実施の形態】以下、この発明に係わる電子文書
のファイリング方法および装置の一実施例を添付図面を
参照して詳細に説明する。
のファイリング方法および装置の一実施例を添付図面を
参照して詳細に説明する。
【0032】図1は、電子文書ファイリング装置の構成
を示すブロック図である。
を示すブロック図である。
【0033】図1において、電子文書ファイリング装置
100はパーソナルコンピュータ等の電子計算機が利用
され、文書の印刷および登録を行うプリンタドライバ1
0、文書を作成するワープロ等のアプリケーション2
0、ユーザに対して情報を表示するディスプレイ等の表
示装置30、ユーザが情報を入力するキーボードやマウ
ス、スキャナ等の入力装置40、文書等の印刷を行うプ
リンタ50、文書の登録先であるハードディスク等のス
トレージ60で構成される。
100はパーソナルコンピュータ等の電子計算機が利用
され、文書の印刷および登録を行うプリンタドライバ1
0、文書を作成するワープロ等のアプリケーション2
0、ユーザに対して情報を表示するディスプレイ等の表
示装置30、ユーザが情報を入力するキーボードやマウ
ス、スキャナ等の入力装置40、文書等の印刷を行うプ
リンタ50、文書の登録先であるハードディスク等のス
トレージ60で構成される。
【0034】また、プリンタドライバ10は、プリンタ
ドライバ10内の各部を制御する制御部11、アプリケ
ーション20から入力された印刷データを印刷イメージ
に変換するイメージ生成部12、文書登録時に文書に付
加するID(識別符号)を生成するID生成部13、表
示装置30に表示する情報および入力装置40から入力
される情報の管理や変換を行うユーザ情報入出力部1
4、文書を新規登録するか更新するかを判断する登録・
更新判断部15、ストレージ60へのイメージの入出力
等を管理するストレージ管理部16、イメージ生成部1
2で変換された印刷イメージにID生成部13で生成さ
れたIDをイメージ化して合成するID付加部17、I
D付加部17でIDと合成された印刷イメージをプリン
タ50へ送出するプリンタ出力部18で構成される。
ドライバ10内の各部を制御する制御部11、アプリケ
ーション20から入力された印刷データを印刷イメージ
に変換するイメージ生成部12、文書登録時に文書に付
加するID(識別符号)を生成するID生成部13、表
示装置30に表示する情報および入力装置40から入力
される情報の管理や変換を行うユーザ情報入出力部1
4、文書を新規登録するか更新するかを判断する登録・
更新判断部15、ストレージ60へのイメージの入出力
等を管理するストレージ管理部16、イメージ生成部1
2で変換された印刷イメージにID生成部13で生成さ
れたIDをイメージ化して合成するID付加部17、I
D付加部17でIDと合成された印刷イメージをプリン
タ50へ送出するプリンタ出力部18で構成される。
【0035】ここで、文書の登録および更新時の各部の
動作を図2を参照して説明する。
動作を図2を参照して説明する。
【0036】図2は、文書の登録および更新時の各部の
動作の流れを示すフローチャートである。
動作の流れを示すフローチャートである。
【0037】さて、電子文書ファイリング装置100が
文書の登録または更新の動作を開始し(ステップ20
1)、アプリケーション20から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ10の制御部11に入力されると
(ステップ202でYES)、制御部11は印刷データ
をイメージ生成部12に出力し、イメージ生成部12は
これを印刷データに変換して制御部11に戻す(ステッ
プ203)。
文書の登録または更新の動作を開始し(ステップ20
1)、アプリケーション20から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ10の制御部11に入力されると
(ステップ202でYES)、制御部11は印刷データ
をイメージ生成部12に出力し、イメージ生成部12は
これを印刷データに変換して制御部11に戻す(ステッ
プ203)。
【0038】次に、制御部11は登録・更新判断部15
に属性情報を出力し、登録・更新判断部15はユーザ情
報入出力部を介して表示装置30に登録と更新を選択す
るダイアログを表示する(ステップ204)。
に属性情報を出力し、登録・更新判断部15はユーザ情
報入出力部を介して表示装置30に登録と更新を選択す
るダイアログを表示する(ステップ204)。
【0039】ここで、ユーザが入力装置40を介して新
規登録を指示すれば(ステップ205でYES)、ID
生成部13が新規にIDを生成して制御部11に出力し
(ステップ206)、ストレージ管理部16が制御部1
1からIDと印刷イメージを、登録・更新判断部15か
ら属性情報を受け取り、印刷イメージに属性情報とID
を関連付けしてストレージ60へ登録(保存)する(ス
テップ207)。
規登録を指示すれば(ステップ205でYES)、ID
生成部13が新規にIDを生成して制御部11に出力し
(ステップ206)、ストレージ管理部16が制御部1
1からIDと印刷イメージを、登録・更新判断部15か
ら属性情報を受け取り、印刷イメージに属性情報とID
を関連付けしてストレージ60へ登録(保存)する(ス
テップ207)。
【0040】一方、ステップ205でユーザが文書の更
新を指示すれば(ステップ205でNO)、登録・更新
判断部15は属性情報をストレージ管理部16に出力
し、ストレージ管理部16から属性情報に基づいたID
のリストを取得して、表示装置20にこのリストを表示
してユーザにIDの選択および入力を促す(ステップ2
08)。
新を指示すれば(ステップ205でNO)、登録・更新
判断部15は属性情報をストレージ管理部16に出力
し、ストレージ管理部16から属性情報に基づいたID
のリストを取得して、表示装置20にこのリストを表示
してユーザにIDの選択および入力を促す(ステップ2
08)。
【0041】ユーザが更新対象のIDを入力すると、ス
トレージ管理部16が制御部11からIDと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部15から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とIDを関連付けしてストレー
ジ60に既に登録されている文書を更新する(ステップ
209)。
トレージ管理部16が制御部11からIDと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部15から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とIDを関連付けしてストレー
ジ60に既に登録されている文書を更新する(ステップ
209)。
【0042】文書の更新は、既存の印刷イメージを破棄
して新規の印刷イメージと置換する第1の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のIDと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第2の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなIDと関連付けて登録するとともに
更新対象のIDの新版として関連付けて登録する第3の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
して新規の印刷イメージと置換する第1の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のIDと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第2の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなIDと関連付けて登録するとともに
更新対象のIDの新版として関連付けて登録する第3の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
【0043】文書の登録または更新が終了すると、制御
部11からID付加部17に印刷イメージとIDが送ら
れ、ID付加部17では入力されたIDを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する(ステップ210)。
部11からID付加部17に印刷イメージとIDが送ら
れ、ID付加部17では入力されたIDを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する(ステップ210)。
【0044】このとき、IDが変換される形式はユーザ
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
【0045】IDと印刷イメージの合成が終了すると、
その合成したイメージをプリンタ出力部18を介してプ
リンタ50で印刷し(ステップ211)、文書の登録、
更新処理は終了する(ステップ212)。
その合成したイメージをプリンタ出力部18を介してプ
リンタ50で印刷し(ステップ211)、文書の登録、
更新処理は終了する(ステップ212)。
【0046】ところで、登録した文書の検索や更新は文
書に付加されたIDに基づいて行うため、ステップ21
1で印刷された文書とともに印刷されたIDを電子文書
ファイリング装置100に入力する必要がある。
書に付加されたIDに基づいて行うため、ステップ21
1で印刷された文書とともに印刷されたIDを電子文書
ファイリング装置100に入力する必要がある。
【0047】IDを電子文書ファイリング装置100に
入力する際には、IDが文字列表記されていれば、ユー
ザがキーボード(入力装置40)からIDを入力する
か、スキャナ(入力装置40)でID(文字列)を読み
取り、その読み取ったイメージをOCR処理することで
登録・更新判断部15がIDを認識する。
入力する際には、IDが文字列表記されていれば、ユー
ザがキーボード(入力装置40)からIDを入力する
か、スキャナ(入力装置40)でID(文字列)を読み
取り、その読み取ったイメージをOCR処理することで
登録・更新判断部15がIDを認識する。
【0048】また、IDがバーコード等の符号で表記さ
れている場合には、この符号をスキャナ(入力装置4
0)で読み取り、その読み取ったイメージから符号化さ
れたIDを復号して登録・更新判断部15で認識する。
れている場合には、この符号をスキャナ(入力装置4
0)で読み取り、その読み取ったイメージから符号化さ
れたIDを復号して登録・更新判断部15で認識する。
【0049】図3は、IDの印刷位置を示した図であ
る。
る。
【0050】図3において、印刷文書300はIDを付
加しない場合の印刷イメージを示しており、印刷文書3
10は第1の方法でIDを付加した印刷イメージ、印刷
文書320は第2の方法でIDを付加した印刷イメー
ジ、印刷文書330、331は第3の方法でIDを付加
した印刷イメージを示している。
加しない場合の印刷イメージを示しており、印刷文書3
10は第1の方法でIDを付加した印刷イメージ、印刷
文書320は第2の方法でIDを付加した印刷イメー
ジ、印刷文書330、331は第3の方法でIDを付加
した印刷イメージを示している。
【0051】第1の方法は、印刷文書310に示すよう
に用紙の特定の位置、例えば用紙の右下にIDを印刷す
る方法であり、この特定の位置が空白の場合や元の印刷
イメージが存在した場合にもIDを上書きして印刷す
る。
に用紙の特定の位置、例えば用紙の右下にIDを印刷す
る方法であり、この特定の位置が空白の場合や元の印刷
イメージが存在した場合にもIDを上書きして印刷す
る。
【0052】第2の方法は、印刷文書320に示すよう
に元の印刷イメージを縮小し、その結果で生じる空白部
分にIDを印刷する方法である。
に元の印刷イメージを縮小し、その結果で生じる空白部
分にIDを印刷する方法である。
【0053】第3の方法は、印刷文書330、331に
示すように元の印刷イメージに1ページ分の印刷イメー
ジを追加して、そこにIDを印刷する。
示すように元の印刷イメージに1ページ分の印刷イメー
ジを追加して、そこにIDを印刷する。
【0054】これらのIDの印刷位置はユーザにより設
定することができる。
定することができる。
【0055】なお、電子文書ファイリング装置100に
おいては、文書の印刷を伴わずに文書の登録、更新を行
うこともできるが、この場合に文書に付加されるIDは
表示装置20に文字列として表記してユーザに通知する
か、IDを収めたファイルを生成することになる。
おいては、文書の印刷を伴わずに文書の登録、更新を行
うこともできるが、この場合に文書に付加されるIDは
表示装置20に文字列として表記してユーザに通知する
か、IDを収めたファイルを生成することになる。
【0056】また、本実施例においては、文書の登録、
更新の判断をダイアログを表示することでユーザが行っ
ていたが、文書名に基づいて判断する方法や、予め登録
と更新のアイコンを別にしておく方法、自動判断等の方
法もある。
更新の判断をダイアログを表示することでユーザが行っ
ていたが、文書名に基づいて判断する方法や、予め登録
と更新のアイコンを別にしておく方法、自動判断等の方
法もある。
【0057】次に、この発明に係わる電子文書のファイ
リング方法および装置の第2の実施例を説明する。
リング方法および装置の第2の実施例を説明する。
【0058】この第2の実施例は、上述した文書の登録
と更新の判断をその文書名に基づいて行うもので、電子
文書ファイリング装置の構成は図1と同様である。
と更新の判断をその文書名に基づいて行うもので、電子
文書ファイリング装置の構成は図1と同様である。
【0059】図4は、第2の実施例における文書の登録
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。
【0060】さて、電子文書ファイリング装置100が
文書の登録または更新の動作を開始し(ステップ40
1)、アプリケーション20から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ10の制御部11に入力されると
(ステップ402でYES)、制御部11は印刷データ
をイメージ生成部12に出力し、イメージ生成部12は
これを印刷データに変換して制御部11に戻す(ステッ
プ403)。
文書の登録または更新の動作を開始し(ステップ40
1)、アプリケーション20から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ10の制御部11に入力されると
(ステップ402でYES)、制御部11は印刷データ
をイメージ生成部12に出力し、イメージ生成部12は
これを印刷データに変換して制御部11に戻す(ステッ
プ403)。
【0061】次に、制御部11は登録・更新判断部15
に文書名を出力し、登録・更新判断部15は文書名の文
字列パターンからこの文書が新規登録であるか更新であ
るかを判断する。例えば、文書名の最後が“更新”であ
る場合は更新と判断するなど所定の文字列に対して更新
処理を選択する(ステップ404)。
に文書名を出力し、登録・更新判断部15は文書名の文
字列パターンからこの文書が新規登録であるか更新であ
るかを判断する。例えば、文書名の最後が“更新”であ
る場合は更新と判断するなど所定の文字列に対して更新
処理を選択する(ステップ404)。
【0062】ここで、登録・更新判断部15が文書名か
ら新規登録であると判断すれば(ステップ405でYE
S)、ID生成部13が新規にIDを生成して制御部1
1に出力し(ステップ406)、ストレージ管理部16
が制御部11からIDと印刷イメージを、登録・更新判
断部15から属性情報を受け取り、印刷イメージに属性
情報とIDを関連付けしてストレージ60へ登録(保
存)する(ステップ407)。
ら新規登録であると判断すれば(ステップ405でYE
S)、ID生成部13が新規にIDを生成して制御部1
1に出力し(ステップ406)、ストレージ管理部16
が制御部11からIDと印刷イメージを、登録・更新判
断部15から属性情報を受け取り、印刷イメージに属性
情報とIDを関連付けしてストレージ60へ登録(保
存)する(ステップ407)。
【0063】一方、ステップ405で登録・更新判断部
15が文書名から更新であると判断すれば(ステップ4
05でNO)、登録・更新判断部15は属性情報をスト
レージ管理部16に出力し、ストレージ管理部16から
属性情報に基づいたIDのリストを取得して、表示装置
20にこのリストを表示してユーザにIDの選択および
入力を促す(ステップ408)。
15が文書名から更新であると判断すれば(ステップ4
05でNO)、登録・更新判断部15は属性情報をスト
レージ管理部16に出力し、ストレージ管理部16から
属性情報に基づいたIDのリストを取得して、表示装置
20にこのリストを表示してユーザにIDの選択および
入力を促す(ステップ408)。
【0064】ユーザが更新対象のIDを入力すると、ス
トレージ管理部16が制御部11からIDと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部15から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とIDを関連付けしてストレー
ジ60に既に登録されている文書を更新する(ステップ
409)。
トレージ管理部16が制御部11からIDと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部15から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とIDを関連付けしてストレー
ジ60に既に登録されている文書を更新する(ステップ
409)。
【0065】文書の更新は、既存の印刷イメージを破棄
して新規の印刷イメージと置換する第1の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のIDと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第2の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなIDと関連付けて登録するとともに
更新対象のIDの新版として関連付けて登録する第3の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
して新規の印刷イメージと置換する第1の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のIDと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第2の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなIDと関連付けて登録するとともに
更新対象のIDの新版として関連付けて登録する第3の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
【0066】文書の登録または更新が終了すると、制御
部11からID付加部17に印刷イメージとIDが送ら
れ、ID付加部17では入力されたIDを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する(ステップ410)。
部11からID付加部17に印刷イメージとIDが送ら
れ、ID付加部17では入力されたIDを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する(ステップ410)。
【0067】このとき、IDが変換される形式はユーザ
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
【0068】IDと印刷イメージの合成が終了すると、
その合成したイメージをプリンタ出力部18を介してプ
リンタ50で印刷し(ステップ411)、文書の登録、
更新処理は終了する(ステップ412)。
その合成したイメージをプリンタ出力部18を介してプ
リンタ50で印刷し(ステップ411)、文書の登録、
更新処理は終了する(ステップ412)。
【0069】この第2の実施例においても、IDは第1
の実施例と同様に図3に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。
の実施例と同様に図3に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。
【0070】また、印刷を伴わずに文書に付加されるI
Dを表示装置20に文字列として表記してユーザに通知
するか、IDを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。
Dを表示装置20に文字列として表記してユーザに通知
するか、IDを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。
【0071】次に、この発明に係わる電子文書のファイ
リング方法および装置の第3の実施例を説明する。
リング方法および装置の第3の実施例を説明する。
【0072】この第3の実施例は、上述した登録と更新
とで別のアイコン用意しておき、ユーザの指示により文
書の登録と更新が切り換えられるもので、電子文書ファ
イリング装置の構成は図1と同様である。
とで別のアイコン用意しておき、ユーザの指示により文
書の登録と更新が切り換えられるもので、電子文書ファ
イリング装置の構成は図1と同様である。
【0073】図5は、第3の実施例における文書の登録
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。
【0074】さて、電子文書ファイリング装置100が
文書の登録または更新の動作を開始し(ステップ50
1)、ユーザが登録のアイコンを選択すると(ステップ
502でYES)、アプリケーション20から印刷デー
タと属性情報がプリンタドライバ10の制御部11に入
力される。
文書の登録または更新の動作を開始し(ステップ50
1)、ユーザが登録のアイコンを選択すると(ステップ
502でYES)、アプリケーション20から印刷デー
タと属性情報がプリンタドライバ10の制御部11に入
力される。
【0075】次に、制御部11は印刷データをイメージ
生成部12に出力し、イメージ生成部12はこれを印刷
データに変換して制御部11に戻し(ステップ50
3)、ID生成部13が新規にIDを生成して制御部1
1に出力し(ステップ504)、ストレージ管理部16
が制御部11からIDと印刷イメージを、登録・更新判
断部15から属性情報を受け取り、印刷イメージに属性
情報とIDを関連付けしてストレージ60へ登録(保
存)する(ステップ505)。
生成部12に出力し、イメージ生成部12はこれを印刷
データに変換して制御部11に戻し(ステップ50
3)、ID生成部13が新規にIDを生成して制御部1
1に出力し(ステップ504)、ストレージ管理部16
が制御部11からIDと印刷イメージを、登録・更新判
断部15から属性情報を受け取り、印刷イメージに属性
情報とIDを関連付けしてストレージ60へ登録(保
存)する(ステップ505)。
【0076】一方、ユーザが更新のアイコンを選択する
と(ステップ502でNO、ステップ506でYE
S)、アプリケーション20から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ10の制御部11に入力される。
と(ステップ502でNO、ステップ506でYE
S)、アプリケーション20から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ10の制御部11に入力される。
【0077】次に、制御部11は印刷データをイメージ
生成部12に出力し、イメージ生成部12はこれを印刷
データに変換して制御部11に戻し(ステップ50
7)、登録・更新判断部15が属性情報をストレージ管
理部16に出力し、ストレージ管理部16から属性情報
に基づいたIDのリストを取得して、表示装置20にこ
のリストを表示してユーザにIDの選択および入力を促
す(ステップ508)。
生成部12に出力し、イメージ生成部12はこれを印刷
データに変換して制御部11に戻し(ステップ50
7)、登録・更新判断部15が属性情報をストレージ管
理部16に出力し、ストレージ管理部16から属性情報
に基づいたIDのリストを取得して、表示装置20にこ
のリストを表示してユーザにIDの選択および入力を促
す(ステップ508)。
【0078】ユーザが更新対象のIDを入力すると、ス
トレージ管理部16が制御部11からIDと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部15から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とIDを関連付けしてストレー
ジ60に既に登録されている文書を更新する(ステップ
509)。
トレージ管理部16が制御部11からIDと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部15から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とIDを関連付けしてストレー
ジ60に既に登録されている文書を更新する(ステップ
509)。
【0079】文書の更新は、既存の印刷イメージを破棄
して新規の印刷イメージと置換する第1の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のIDと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第2の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなIDと関連付けて登録するとともに
更新対象のIDの新版として関連付けて登録する第3の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
して新規の印刷イメージと置換する第1の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のIDと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第2の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなIDと関連付けて登録するとともに
更新対象のIDの新版として関連付けて登録する第3の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
【0080】文書の登録または更新が終了すると、制御
部11からID付加部17に印刷イメージとIDが送ら
れ、ID付加部17では入力されたIDを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する(ステップ510)。
部11からID付加部17に印刷イメージとIDが送ら
れ、ID付加部17では入力されたIDを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する(ステップ510)。
【0081】このとき、IDが変換される形式はユーザ
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
【0082】IDと印刷イメージの合成が終了すると、
その合成したイメージをプリンタ出力部18を介してプ
リンタ50で印刷し(ステップ511)、文書の登録、
更新処理は終了する(ステップ512)。
その合成したイメージをプリンタ出力部18を介してプ
リンタ50で印刷し(ステップ511)、文書の登録、
更新処理は終了する(ステップ512)。
【0083】この第3の実施例においても、IDは第1
の実施例と同様に図3に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。
の実施例と同様に図3に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。
【0084】また、印刷を伴わずに文書に付加されるI
Dを表示装置20に文字列として表記してユーザに通知
するか、IDを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。
Dを表示装置20に文字列として表記してユーザに通知
するか、IDを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。
【0085】次に、この発明に係わる電子文書のファイ
リング方法および装置の第4の実施例を説明する。
リング方法および装置の第4の実施例を説明する。
【0086】この第4の実施例は、上述した文書の登録
と更新の判断を自動判断で行うもので、電子文書ファイ
リング装置の構成は図1と同様である。
と更新の判断を自動判断で行うもので、電子文書ファイ
リング装置の構成は図1と同様である。
【0087】図6は、第4の実施例における文書の登録
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。
【0088】さて、電子文書ファイリング装置100が
文書の登録または更新の動作を開始し(ステップ60
1)、アプリケーション20から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ10の制御部11に入力されると
(ステップ602でYES)、制御部11は印刷データ
をイメージ生成部12に出力し、イメージ生成部12は
これを印刷データに変換して制御部11に戻す(ステッ
プ603)。
文書の登録または更新の動作を開始し(ステップ60
1)、アプリケーション20から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ10の制御部11に入力されると
(ステップ602でYES)、制御部11は印刷データ
をイメージ生成部12に出力し、イメージ生成部12は
これを印刷データに変換して制御部11に戻す(ステッ
プ603)。
【0089】次に、制御部11は登録・更新判断部15
に文書の属性を出力し、登録・更新判断部15はストレ
ージ管理部16に同属性の文書がストレージ60に登録
されているか否かを問い合わせる(ステップ604)。
ストレージ60に同属性の文書が登録されていなければ
(ステップ605でNO)、登録・更新判断部15は新
規登録であると判断し、ID生成部13が新規にIDを
生成して制御部11に出力し(ステップ606)、スト
レージ管理部16が制御部11からIDと印刷イメージ
を、登録・更新判断部15から属性情報を受け取り、印
刷イメージに属性情報とIDを関連付けしてストレージ
60へ登録(保存)する(ステップ607)。
に文書の属性を出力し、登録・更新判断部15はストレ
ージ管理部16に同属性の文書がストレージ60に登録
されているか否かを問い合わせる(ステップ604)。
ストレージ60に同属性の文書が登録されていなければ
(ステップ605でNO)、登録・更新判断部15は新
規登録であると判断し、ID生成部13が新規にIDを
生成して制御部11に出力し(ステップ606)、スト
レージ管理部16が制御部11からIDと印刷イメージ
を、登録・更新判断部15から属性情報を受け取り、印
刷イメージに属性情報とIDを関連付けしてストレージ
60へ登録(保存)する(ステップ607)。
【0090】一方、ステップ605でストレージ60に
同属性の文書が登録されている場合(ステップ605で
YES)、登録・更新判断部15は更新であると判断
し、その同属性の文書が複数登録されていれば(ステッ
プ608でYES)、登録・更新判断部15は属性情報
をストレージ管理部16に出力し、ストレージ管理部1
6から属性情報に基づいたIDのリストを取得して、表
示装置20にこのリストを表示してユーザにIDの選択
および入力を促す(ステップ609)。
同属性の文書が登録されている場合(ステップ605で
YES)、登録・更新判断部15は更新であると判断
し、その同属性の文書が複数登録されていれば(ステッ
プ608でYES)、登録・更新判断部15は属性情報
をストレージ管理部16に出力し、ストレージ管理部1
6から属性情報に基づいたIDのリストを取得して、表
示装置20にこのリストを表示してユーザにIDの選択
および入力を促す(ステップ609)。
【0091】ユーザが更新対象のIDを入力するか、ス
テップ608で同属性の文書が1文書のみ登録されてい
る場合には(ステップ608でNO)、ユーザが入力し
たIDまたは1文書のみ登録されている同属性の文書を
更新対象として、ストレージ管理部16が制御部11か
らIDと印刷イメージを、登録・更新判断部15から属
性情報を受け取り、印刷イメージに属性情報とIDを関
連付けしてストレージ60に既に登録されている文書を
更新する(ステップ610)。
テップ608で同属性の文書が1文書のみ登録されてい
る場合には(ステップ608でNO)、ユーザが入力し
たIDまたは1文書のみ登録されている同属性の文書を
更新対象として、ストレージ管理部16が制御部11か
らIDと印刷イメージを、登録・更新判断部15から属
性情報を受け取り、印刷イメージに属性情報とIDを関
連付けしてストレージ60に既に登録されている文書を
更新する(ステップ610)。
【0092】文書の更新は、既存の印刷イメージを破棄
して新規の印刷イメージと置換する第1の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のIDと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第2の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなIDと関連付けて登録するとともに
更新対象のIDの新版として関連付けて登録する第3の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
して新規の印刷イメージと置換する第1の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のIDと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第2の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなIDと関連付けて登録するとともに
更新対象のIDの新版として関連付けて登録する第3の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。
【0093】文書の登録または更新が終了すると、制御
部11からID付加部17に印刷イメージとIDが送ら
れ、ID付加部17では入力されたIDを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する(ステップ611)。
部11からID付加部17に印刷イメージとIDが送ら
れ、ID付加部17では入力されたIDを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する(ステップ611)。
【0094】このとき、IDが変換される形式はユーザ
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。
【0095】IDと印刷イメージの合成が終了すると、
その合成したイメージをプリンタ出力部18を介してプ
リンタ50で印刷し(ステップ612)、文書の登録、
更新処理は終了する(ステップ613)。
その合成したイメージをプリンタ出力部18を介してプ
リンタ50で印刷し(ステップ612)、文書の登録、
更新処理は終了する(ステップ613)。
【0096】この第4の実施例においても、IDは第1
の実施例と同様に図3に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。
の実施例と同様に図3に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。
【0097】また、印刷を伴わずに文書に付加されるI
Dを表示装置20に文字列として表記してユーザに通知
するか、IDを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。
Dを表示装置20に文字列として表記してユーザに通知
するか、IDを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。
【0098】上述の第1の実施例から第4の実施例にお
いては、図1に示すように文書を作成するアプリケーシ
ョン20と文書を登録するストレージ60を同一のコン
ピュータ内に具備する電子文書ファイリング装置100
について説明したが、文書を作成するクライアントと文
書の登録を行う文書登録サーバとをネットワークを介し
て接続する構成とすることもできる。
いては、図1に示すように文書を作成するアプリケーシ
ョン20と文書を登録するストレージ60を同一のコン
ピュータ内に具備する電子文書ファイリング装置100
について説明したが、文書を作成するクライアントと文
書の登録を行う文書登録サーバとをネットワークを介し
て接続する構成とすることもできる。
【0099】ここで、この発明に係わる第5の実施例を
説明する。
説明する。
【0100】第5の実施例は上述したユーザが文書の作
成や更新、検索を行うクライアントコンピュータと文書
の登録を行う文書登録サーバをネットワークを介して接
続している電子文書ファイリング装置である。
成や更新、検索を行うクライアントコンピュータと文書
の登録を行う文書登録サーバをネットワークを介して接
続している電子文書ファイリング装置である。
【0101】図7は、第5の実施例である電子文書ファ
イリング装置の構成を示すブロック図である。
イリング装置の構成を示すブロック図である。
【0102】図7において、電子文書ファイリング装置
は、クライアント700と文書登録サーバ800をネッ
トワーク900を介して接続して構成される。
は、クライアント700と文書登録サーバ800をネッ
トワーク900を介して接続して構成される。
【0103】クライアント700は、文書の印刷および
登録を行うプリンタドライバ710、文書を作成するワ
ープロ等のアプリケーション720、ユーザに対して情
報を表示するディスプレイ等の表示装置730、ユーザ
が情報を入力するキーボードやマウス、スキャナ等の入
力装置740、文書等の印刷を行うプリンタ750で構
成される。
登録を行うプリンタドライバ710、文書を作成するワ
ープロ等のアプリケーション720、ユーザに対して情
報を表示するディスプレイ等の表示装置730、ユーザ
が情報を入力するキーボードやマウス、スキャナ等の入
力装置740、文書等の印刷を行うプリンタ750で構
成される。
【0104】プリンタドライバ710は、プリンタドラ
イバ710内の各部を制御する制御部711、アプリケ
ーション720から入力された印刷データを印刷イメー
ジに変換するイメージ生成部712、文書登録時に文書
に付加するIDを生成するID生成部713、表示装置
730に表示する情報および入力装置740から入力さ
れる情報の管理や変換を行うユーザ情報入出力部71
4、文書を新規登録するか更新するかを判断する登録・
更新判断部715、イメージ生成部712で変換された
印刷イメージにID生成部713で生成されたIDをイ
メージ化して合成するID付加部717、ID付加部7
17でIDと合成された印刷イメージをプリンタ750
へ送出するプリンタ出力部718、文書登録サーバ80
0とのデータの通信を行うデータ通信部719で構成さ
れる。
イバ710内の各部を制御する制御部711、アプリケ
ーション720から入力された印刷データを印刷イメー
ジに変換するイメージ生成部712、文書登録時に文書
に付加するIDを生成するID生成部713、表示装置
730に表示する情報および入力装置740から入力さ
れる情報の管理や変換を行うユーザ情報入出力部71
4、文書を新規登録するか更新するかを判断する登録・
更新判断部715、イメージ生成部712で変換された
印刷イメージにID生成部713で生成されたIDをイ
メージ化して合成するID付加部717、ID付加部7
17でIDと合成された印刷イメージをプリンタ750
へ送出するプリンタ出力部718、文書登録サーバ80
0とのデータの通信を行うデータ通信部719で構成さ
れる。
【0105】また、文書登録サーバ800はクライアン
ト700とのデータ通信を行うデータ通信部810、ス
トレージ830へのイメージの入出力等を管理するスト
レージ管理部820、文書の登録先であるハードディス
ク等のストレージ830で構成される。
ト700とのデータ通信を行うデータ通信部810、ス
トレージ830へのイメージの入出力等を管理するスト
レージ管理部820、文書の登録先であるハードディス
ク等のストレージ830で構成される。
【0106】このクライアント700と文書登録サーバ
800、ネットワーク900で構成される電子文書ファ
イリング装置の動作は、第1の実施例から第4の実施例
までで説明した電子文書ファイリング装置100(図1
参照)とほぼ同一であるので、異なる箇所のみを説明
し、残りの説明は省略する。
800、ネットワーク900で構成される電子文書ファ
イリング装置の動作は、第1の実施例から第4の実施例
までで説明した電子文書ファイリング装置100(図1
参照)とほぼ同一であるので、異なる箇所のみを説明
し、残りの説明は省略する。
【0107】この第5の実施例の電子文書ファイリング
装置では、図1に示す電子文書ファイリング装置100
が制御部11や登録・更新判断部15とストレージ管理
部16とのデータの授受を行うのに対して、制御部71
1や登録・更新判断部715とストレージ管理部820
とのデータの授受がデータ通信部719、ネットワーク
900、データ通信部810を介して行われる。
装置では、図1に示す電子文書ファイリング装置100
が制御部11や登録・更新判断部15とストレージ管理
部16とのデータの授受を行うのに対して、制御部71
1や登録・更新判断部715とストレージ管理部820
とのデータの授受がデータ通信部719、ネットワーク
900、データ通信部810を介して行われる。
【0108】したがって、図7に示す電子文書ファイリ
ング装置は、文書登録サーバ800に対して複数のクラ
イアント700を接続でき、かつ、ネットワーク900
を介して接続するため、クライアント700を文書登録
サーバ800から離れた位置に設置することができる。
ング装置は、文書登録サーバ800に対して複数のクラ
イアント700を接続でき、かつ、ネットワーク900
を介して接続するため、クライアント700を文書登録
サーバ800から離れた位置に設置することができる。
【0109】なお、図7に示す電子文書ファイリング装
置においても、登録および更新の処理の流れや、IDの
印刷方法等は第1の実施例から第4の実施例までで説明
したものと同一となるので説明は省略する。
置においても、登録および更新の処理の流れや、IDの
印刷方法等は第1の実施例から第4の実施例までで説明
したものと同一となるので説明は省略する。
【0110】
【発明の効果】以上説明したように、この発明によれ
ば、電子文書の登録や更新の処理を専用のアプリケーシ
ョンを用いずにプリンタドライバで行うように構成した
ので、ユーザは登録や更新のための専用のアプリケーシ
ョンの操作を覚える必要はなく、どのようなアプリケー
ションで作成した電子文書でも登録することが可能とな
る。
ば、電子文書の登録や更新の処理を専用のアプリケーシ
ョンを用いずにプリンタドライバで行うように構成した
ので、ユーザは登録や更新のための専用のアプリケーシ
ョンの操作を覚える必要はなく、どのようなアプリケー
ションで作成した電子文書でも登録することが可能とな
る。
【0111】また、電子文書の登録や更新に伴い、電子
文書にIDを付加して印刷するため、検索や更新を用紙
上のIDを用いて容易に行うことができ、印刷した文書
をコピーやファックスを利用して配布しても、配布され
た人が用紙上のIDを用いて容易にその印刷イメージや
更新後の印刷イメージを取得することができる。
文書にIDを付加して印刷するため、検索や更新を用紙
上のIDを用いて容易に行うことができ、印刷した文書
をコピーやファックスを利用して配布しても、配布され
た人が用紙上のIDを用いて容易にその印刷イメージや
更新後の印刷イメージを取得することができる。
【図1】電子文書ファイリング装置の構成を示すブロッ
ク図。
ク図。
【図2】文書の登録および更新時の各部の動作の流れを
示すフローチャート。
示すフローチャート。
【図3】IDの印刷位置を示した図。
【図4】第2の実施例における文書の登録および更新時
の各部の動作の流れを示すフローチャート。
の各部の動作の流れを示すフローチャート。
【図5】第3の実施例における文書の登録および更新時
の各部の動作の流れを示すフローチャート。
の各部の動作の流れを示すフローチャート。
【図6】第4の実施例における文書の登録および更新時
の各部の動作の流れを示すフローチャート。
の各部の動作の流れを示すフローチャート。
【図7】第5の実施例である電子文書ファイリング装置
の構成を示すブロック図。
の構成を示すブロック図。
【図8】文書のライフサイクルを示した図。
10 プリンタドライバ 11 制御部 12 イメージ生成部 13 ID生成部 14 ユーザ情報入出力部 15 登録・更新判断部 16 ストレージ管理部 17 ID付加部 18 プリンタ出力部 20 アプリケーション 30 表示装置 40 入力装置 50 プリンタ 60 ストレージ 100 電子文書ファイリング装置 300、310、320、330、331 印刷文書 700 クライアント 710 プリンタドライバ 711 制御部 712 イメージ生成部 713 ID生成部 714 ユーザ情報入出力部 715 登録・更新判断部 717 ID付加部 718 プリンタ出力部 719 データ通信部 720 アプリケーション 730 表示装置 740 入力装置 750 プリンタ 800 文書登録サーバ 810 データ通信部 820 ストレージ管理部 830 ストレージ
Claims (12)
- 【請求項1】 アプリケーションで作成した電子文書を
ストレージに登録して管理する電子文書のファイリング
方法において、 前記電子文書を印刷イメージに変換するとともに、 前記登録が前記電子文書を新たに登録する新規登録の場
合には、該新規登録する電子文書に固有の識別符号を発
行し、該識別符号と前記印刷イメージとを関連付けて前
記ストレージへ登録し、 前記登録が既に登録されている前記電子文書の更新登録
の場合には、該更新対象の電子文書に関連付けられた前
記識別符号を参照して前記電子文書を登録することを特
徴とする電子文書のファイリング方法。 - 【請求項2】 前記印刷イメージは、 前記登録が行われる際に前記識別符号が付加されて印刷
されることを特徴とする請求項1記載の電子文書のファ
イリング方法。 - 【請求項3】 前記識別符号の印刷位置は、 紙面上の所定の位置、 前記印刷イメージを縮小して印刷することにより生じる
紙面上の空白位置、 前記印刷イメージを印刷するページに新たなページを追
加することにより生じる空白位置のいずれかから選択さ
れることを特徴とする請求項2記載の電子文書のファイ
リング方法。 - 【請求項4】 前記新規登録と前記更新登録との切り換
えは、 手動で切り換える手動切換モード、 前記電子文書の文書名または属性に基づいて自動で切り
換える自動切換モードのいずれかから選択されることを
特徴とする請求項1記載の電子文書のファイリング方
法。 - 【請求項5】 前記更新登録は、 更新対象となる前記識別符号と関連付けられて登録され
ている既存の印刷イメージを破棄し、新たに登録する印
刷イメージと置換する置換型更新モード、 新たに登録する印刷イメージと前記更新対象となる前記
識別符号とを関連付けて登録し、前記既存の印刷イメー
ジを旧版として関連付けする追加型更新モード、 新たに登録する印刷イメージを新たな識別符号とともに
前記更新対象となる前記識別符号に対応する新版として
関連付けて登録する新規登録型更新モードのいずれかか
ら選択されることを特徴とする請求項1記載の電子文書
のファイリング方法。 - 【請求項6】 前記識別符号は、 前記登録時に画面表示またはファイル生成されることを
特徴とする請求項1記載の電子文書のファイリング方
法。 - 【請求項7】 アプリケーションで作成した電子文書を
ストレージへ登録して管理する電子文書のファイリング
装置において、 前記電子文書を印刷イメージに変換する印刷イメージ変
換手段と、 前記登録を前記電子文書を新たに登録する新規登録と既
に登録されている前記電子文書を更新する更新登録とに
切り換える登録切換手段と、 前記電子文書に固有の識別符号を発行する識別符号発行
手段と、 前記登録切換手段により新規登録が選択された場合に前
記該識別符号発行手段により発行された前記識別符号と
前記印刷イメージ変換手段により変換されたと前記印刷
イメージを関連付けて前記ストレージへ新規登録し、前
記登録切換手段により更新登録が選択された場合に該更
新対象の電子文書に関連付けられた前記識別符号に基づ
き前記更新登録する登録手段とを具備することを特徴と
する電子文書のファイリング装置。 - 【請求項8】 前記登録を行う際に前記識別符号をイメ
ージ化して前記印刷イメージ変換手段により変換された
印刷イメージに付加する識別符号付加手段と、 該識別符号付加手段により前記識別符号が付加された前
記印刷イメージを印刷する印刷手段とをさらに具備する
ことを特徴とする請求項7記載の電子文書のファイリン
グ装置。 - 【請求項9】 前記識別符号付加手段は、 紙面上の所定の位置、 前記印刷イメージを縮小して印刷することにより生じる
紙面上の空白位置、 前記印刷イメージを印刷するページに新たなページを追
加することにより生じる空白位置のいずれかから選択さ
れた位置に前記識別符号を付加することを特徴とする請
求項8記載の電子文書のファイリング装置。 - 【請求項10】 前記登録切換手段は、 前記電子文書の文書名または属性に基づいて自動で切り
換える自動切換モードを具備することを特徴とする請求
項7記載の電子文書のファイリング装置。 - 【請求項11】 前記登録手段は、 前記更新登録の際に、更新対象となる前記識別符号と関
連付けられて登録されている既存の印刷イメージを破棄
し、新たに登録する印刷イメージと置換する置換型更新
モードと、 新たに登録する印刷イメージと前記更新対象となる前記
識別符号とを関連付けて登録し、前記既存の印刷イメー
ジを旧版として関連付けする追加型更新モードと、 新たに登録する印刷イメージを新たな識別符号とともに
前記更新対象となる前記識別符号に対応する新版として
関連付けて登録する新規登録型更新モードとを具備する
ことを特徴とする請求項7記載の電子文書のファイリン
グ装置。 - 【請求項12】 前記識別符号を、 画面表示またはファイル生成により通知する識別符号通
知手段をさらに具備することを特徴とする請求項7記載
の電子文書のファイリング装置。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP9161432A JPH117521A (ja) | 1997-06-18 | 1997-06-18 | 電子文書のファイリング方法および装置 |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP9161432A JPH117521A (ja) | 1997-06-18 | 1997-06-18 | 電子文書のファイリング方法および装置 |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JPH117521A true JPH117521A (ja) | 1999-01-12 |
Family
ID=15735007
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP9161432A Pending JPH117521A (ja) | 1997-06-18 | 1997-06-18 | 電子文書のファイリング方法および装置 |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JPH117521A (ja) |
Cited By (8)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2005011226A (ja) * | 2003-06-20 | 2005-01-13 | Ricoh Co Ltd | 画像形成装置、画像形成システム、画像形成方法、画像形成プログラム、および画像形成プログラム記憶媒体 |
JP2007013935A (ja) * | 2005-06-03 | 2007-01-18 | Ricoh Co Ltd | 文書管理装置および文書管理方法 |
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US8289548B2 (en) | 2008-02-21 | 2012-10-16 | Brother Kogyo Kabushiki Kaisha | Printer having first and second memory regions and non-transitory computer-readable recording medium storing control program of printer |
CN104063188A (zh) * | 2013-03-22 | 2014-09-24 | 富士施乐株式会社 | 文档管理设备和文档管理方法 |
US9967426B2 (en) | 2015-09-10 | 2018-05-08 | Ricoh Company, Ltd. | Information distribution system, information processing device, and information distribution method |
JP2018202761A (ja) * | 2017-06-06 | 2018-12-27 | 京セラドキュメントソリューションズ株式会社 | 画像形成装置、及び画像形成装置が実行する認証方法 |
-
1997
- 1997-06-18 JP JP9161432A patent/JPH117521A/ja active Pending
Cited By (11)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2005011226A (ja) * | 2003-06-20 | 2005-01-13 | Ricoh Co Ltd | 画像形成装置、画像形成システム、画像形成方法、画像形成プログラム、および画像形成プログラム記憶媒体 |
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JP4721111B2 (ja) * | 2005-11-24 | 2011-07-13 | 富士ゼロックス株式会社 | 画像処理装置、画像処理システム、画像処理プログラムおよび画像処理方法 |
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JP2018202761A (ja) * | 2017-06-06 | 2018-12-27 | 京セラドキュメントソリューションズ株式会社 | 画像形成装置、及び画像形成装置が実行する認証方法 |
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