JPH11120054A - Device and method for managing electronic document, and recording medium recorded with electronic document managing program - Google Patents
Device and method for managing electronic document, and recording medium recorded with electronic document managing programInfo
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- JPH11120054A JPH11120054A JP9288139A JP28813997A JPH11120054A JP H11120054 A JPH11120054 A JP H11120054A JP 9288139 A JP9288139 A JP 9288139A JP 28813997 A JP28813997 A JP 28813997A JP H11120054 A JPH11120054 A JP H11120054A
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Abstract
Description
【０００１】[0001]
【発明の属する技術分野】本発明は電子文書管理装置お
よび電子文書管理方法並びに電子文書管理プログラムを
記録した記録媒体に関する。さらに詳細には、文書、図
面作成装置、あるいは画像処理装置等において作成され
たデータを記憶する際に同じ文書名の付与された文書デ
ータを区別することを可能とし、さらに同じ文書名で登
録される旧文書の更新文書と新規な文書とを区別して記
憶保持することを可能とした電子文書管理装置および電
子文書管理方法並びに電子文書管理プログラムを記録し
た記録媒体に関する。The present invention relates to an electronic document management apparatus, an electronic document management method, and a recording medium on which an electronic document management program is recorded. More specifically, when storing data created in a document, a drawing creating device, or an image processing device, it is possible to distinguish between document data having the same document name, and to register data with the same document name. The present invention relates to an electronic document management apparatus, an electronic document management method, and a recording medium on which an electronic document management program is recorded, in which an updated document of an old document and a new document can be stored separately.
【０００２】[0002]
【従来の技術】従来、パソコン、ワープロ等の文書作成
装置において作成された文書、あるいは画像処理装置等
において作成された画像データ等の電子文書を記憶装置
に保存するには、作成された文書に所定の名称を付与し
これを識別子として作成文書と１対１対応させて保存す
るのが一般的である。図１に一般的な文書作成装置の構
成を示す。図１に示すように文書作成装置は、文書の入
力および表示等を行う入出力装置１０１、入力文書の記
憶装置への記憶制御、記憶文書のアクセス制御等を実行
する制御装置１０２、および入力文書を保存する記憶装
置１０３を有する。入出力装置１０１において入力され
た文書は識別子となる所定の名前を付与して記憶装置１
０３に記憶される。2. Description of the Related Art Conventionally, in order to save a document created by a document creation device such as a personal computer or a word processor or an electronic document such as image data created by an image processing device or the like in a storage device, the created document is In general, a predetermined name is given, and this is stored as an identifier in one-to-one correspondence with the created document. FIG. 1 shows a configuration of a general document creation apparatus. As shown in FIG. 1, the document creation device includes an input / output device 101 for inputting and displaying a document, a control device 102 for controlling storage of an input document in a storage device, controlling access to a stored document, and the like. Is stored in the storage device 103. The document input in the input / output device 101 is given a predetermined name as an identifier, and the storage device 1
03 is stored.
【０００３】図２に記憶装置１０３において保存される
文書の一般的な保存文書の構成例を示す。個々の作成文
書、すなわち図２における文書Ａ等は関連する他の文書
Ｂ、Ｃとともに一つのグループであるフォルダ（あるい
はディレクトリ）としての集合体を形成し、そのフォル
ダ内の文書として保存される。文書Ｋ、Ｌ、Ｍはフォル
ダＰとは異なる別のフォルダＱを構成する文書として保
存される。これらのフォルダは文書作成者が任意に作成
可能であり、所定の文書単位をまとめて保存する場合等
にあらたに作成して保存することができる。FIG. 2 shows an example of the structure of a general document stored in the storage device 103. Each created document, that is, the document A in FIG. 2 and the like, together with other related documents B and C, form an aggregate as a folder (or directory) as one group, and are stored as documents in the folder. The documents K, L, and M are stored as documents constituting another folder Q different from the folder P. These folders can be arbitrarily created by a document creator, and can be newly created and saved when, for example, predetermined document units are collectively saved.
【０００４】しかし、ＵＮＩＸなどのファイルシステム
では、同一フォルダ（またはディレクトリ）に同名文書
ファイルを区別して複数格納することができない。その
ため、すでに同じ名前の文書ファイルが存在するディレ
クトリに同一名ファイルをコピーすると、以前からディ
レクトリ中にあったファイルは上書きされて消去されて
しまう。However, in a file system such as UNIX, a plurality of document files having the same name cannot be stored in the same folder (or directory). Therefore, if a file with the same name is copied to a directory in which a document file with the same name already exists, the file previously in the directory is overwritten and deleted.
【０００５】一方、同一フォルダに同一名のファイルを
複数保存することを可能としたシステムとしてゼロック
ス社のＸＮＳファイルシステムがある。このＸＮＳシス
テムは、同一フォルダ内に同名ファイルが保存される場
合にそれぞれ異なるバージョン番号を付与することで各
ファイルの識別を行うものである。しかし、このＸＮＳ
システムで付与されるバージョン番号は同一名のファイ
ルに対して順次、通し番号を付与するという構成であ
る。これは、同一フォルダ内にファイル名が偶然一致す
るが内容は全く異なるファイルが追加された場合でも、
また以前からフォルダに存在したファイルを修正して再
保存する場合においても区別することなく新たなバージ
ョン番号を付与して保存してしまう。従って、フォルダ
内のファイル名およびバージョン番号を参照しても、各
ファイルが異なる内容を有する文書であるのか、あるい
は以前に作成した旧バージョンのファイルの更新ファイ
ルとして保存されたものであるのかについての判別は不
可能となる。On the other hand, there is an XNS file system of Xerox Corporation as a system capable of storing a plurality of files having the same name in the same folder. In the XNS system, when files having the same name are stored in the same folder, different version numbers are assigned to identify the files. However, this XNS
The version number assigned by the system is such that serial numbers are assigned sequentially to files having the same name. This is because even if a file with the same file name but the content is completely different in the same folder is added,
Also, when a file that has been in a folder before is modified and re-saved, a new version number is assigned and saved without distinction. Therefore, referring to the file name and version number in the folder, it is determined whether each file is a document having different contents or whether the file has been saved as an update file of the previously created file of the old version. Discrimination becomes impossible.
【０００６】[0006]
【発明が解決しようとする課題】上述のように従来の電
子文書管理装置において文書を記憶装置へ保存しようと
する場合、ＵＮＩＸシステム等では、同一名の文書は一
つのディレクトリまたはフォルダ内に存在できない。ま
た、上述のＸＮＳシステムのように同一名文書に順次異
なるバージョン番号を付与して同一名のファイルを保存
可能とした構成においても、新規な内容を有するファイ
ルと更新ファイルとが同一名で一つのフォルダまたはデ
イレクトリに存在する場合、これらを識別することはで
きなかった。本発明は、このような従来の電子文書管理
装置における欠点を解消することを目的とする。When a document is to be stored in a storage device in a conventional electronic document management apparatus as described above, a document having the same name cannot exist in one directory or folder in a UNIX system or the like. . Also, in a configuration in which the same-named documents are sequentially assigned different version numbers and the same-named file can be saved, as in the above-described XNS system, a file having new contents and an updated file have one and the same name. If they existed in a folder or directory, they could not be identified. SUMMARY OF THE INVENTION It is an object of the present invention to eliminate such disadvantages of the conventional electronic document management device.
【０００７】具体的にはフォルダ内にすでに存在する文
書ファイルの名称と同一名の文書ファイルを保存する際
に、その文書ファイルの履歴を識別する履歴識別子を設
定して登録することにより、保存ファイルが新規な文書
であるのか、または以前から記憶装置に保存されていた
文書ファイルを修正した更新文書であるのかを区別可能
にした電子文書管理装置および電子文書管理方法並びに
電子文書管理プログラムを記録した記録媒体を提供す
る。More specifically, when a document file having the same name as a document file already existing in the folder is saved, a history identifier for identifying the history of the document file is set and registered, thereby saving the saved file. An electronic document management apparatus, an electronic document management method, and an electronic document management program that can distinguish whether a document is a new document or an updated document obtained by modifying a document file previously stored in a storage device. A recording medium is provided.
【０００８】[0008]
【課題を解決するための手段】上述の目的を達成するた
めに本発明の電子文書管理装置は、文書の記憶装置への
保存を実行する電子文書管理装置において、記憶装置に
おける保存文書を一意に識別可能なデータ識別子と、記
憶装置における保存文書中、新規文書と該新規文書の更
新文書とによって構成される文書集合と、他の新規文書
と該他の新規文書の更新文書とによって構成される他の
文書集合とを区別可能とした文書識別子と、記憶装置に
おける保存文書中、新規文書と該新規文書の更新文書と
によって構成される文書集合中に含まれる文書の履歴を
識別可能とした履歴識別子とを対応づけた文書履歴表レ
コードを前記記憶装置中の各保存文書に対応して記録す
る構成を有することを特徴とする。In order to achieve the above object, an electronic document management apparatus according to the present invention is a digital document management apparatus for storing a document in a storage device. It is composed of an identifiable data identifier, a document set including a new document and an updated document of the new document in the stored document in the storage device, and another new document and an updated document of the other new document. A document identifier that makes it possible to distinguish it from other document sets, and a history that makes it possible to identify the histories of documents contained in a document set composed of a new document and an updated document of the new document in stored documents in the storage device It is characterized in that a document history table record associated with an identifier is recorded corresponding to each stored document in the storage device.
【０００９】さらに、本発明の電子文書管理装置におい
て、文書履歴表レコードは、前記記憶装置中の保存文書
を一意に識別可能なデータ識別子と記憶装置における保
存文書の記憶位置を示す文書位置データとを対応づけた
文書履歴表を構成し、該文書履歴表は、文書識別子フィ
ールドおよび履歴識別子フィールドを有し、文書識別子
フィールドは、文書履歴表中の文書履歴表レコードに対
応する文書がすでに記憶装置に記憶された既保存文書の
更新文書である場合には該既保存文書履歴表レコードに
設定された文書識別子と同一の値が設定され、文書履歴
表レコードに対応する文書が更新文書ではない新規な文
書である場合には、文書履歴表中に設定済みの文書識別
子の値とは異なる新たな値が設定されるフィールドとし
て構成され、履歴識別子フィールドは、文書履歴表中に
おいて共通の文書識別子を有する複数の文書履歴表レコ
ードの各々を識別可能とする値が設定されるフィールド
として構成され、文書履歴表の文書履歴表レコードの各
々は、記憶装置中の保存文書の各々に対応するように構
成されたことを特徴とする。Further, in the electronic document management apparatus of the present invention, the document history table record includes a data identifier capable of uniquely identifying a stored document in the storage device, and document position data indicating a storage position of the stored document in the storage device. The document history table has a document identifier field and a history identifier field, and the document identifier field stores the document corresponding to the document history table record in the document history table. If the document is an updated document of a stored document stored in the document history table, the same value as the document identifier set in the stored document history table record is set, and the document corresponding to the document history table record is not an updated document. If the document is a unique document, it is configured as a field in which a new value different from the value of the document identifier already set in the document history table is set. The differentiator field is configured as a field in which a value that enables each of a plurality of document history table records having a common document identifier in the document history table to be set is set, and each of the document history table records in the document history table is , Corresponding to each of the stored documents in the storage device.
【００１０】さらに、本発明の電子文書管理装置は、文
書履歴表に登録された文書履歴表レコード中、文書識別
子の値の異なる文書履歴表レコードによってのみ構成さ
れる文書管理表を有し、該文書管理表は文書管理表レコ
ードの各々に対して登録文書名および登録ホルダ名を設
定するフィールドを有することを特徴とする。Further, the electronic document management apparatus of the present invention has a document management table constituted only by document history table records having different document identifier values in the document history table records registered in the document history table. The document management table has a field for setting a registered document name and a registered holder name for each of the document management table records.
【００１１】さらに、本発明の電子文書管理装置におけ
る文書管理表は、さらにデータ識別子フィールドを有
し、該データ識別子フィールドは、文書履歴表中、同一
の文書識別子を有する文書履歴表レコードにおいて最新
の文書履歴表レコードに設定されたデータ識別子と同一
の値を設定する構成としたことを特徴とする。Further, the document management table in the electronic document management apparatus of the present invention further has a data identifier field, and the data identifier field is the latest in the document history table records having the same document identifier in the document history table. It is characterized in that the same value as the data identifier set in the document history table record is set.
【００１２】さらに、本発明の電子文書管理装置におけ
るデータ識別子は、文書履歴表に新規に追加される文書
履歴表レコードごとに順次インクリメントされる整数値
によって構成され、文書識別子は、文書履歴表に新規に
追加される文書履歴表レコード中、更新文書ではない新
規な文書履歴表レコードごとに順次インクリメントされ
る整数値によって構成され、履歴識別子は、文書履歴表
に新規に追加される文書履歴表レコード中、更新文書で
はない新規な文書履歴表レコードは値「１」が設定さ
れ、新規に追加される文書履歴表レコード中、更新文書
である文書履歴表レコードは値「２」以降順次インクリ
メントされる整数値によって構成されることを特徴とす
る。Further, the data identifier in the electronic document management apparatus of the present invention is constituted by an integer value which is sequentially incremented for each document history table record newly added to the document history table, and the document identifier is stored in the document history table. A newly added document history table record is composed of an integer value that is sequentially incremented for each new document history table record that is not an updated document, and the history identifier is a document history table record that is newly added to the document history table. The value “1” is set to a new document history table record that is not an updated document, and the document history table record that is an updated document among the newly added document history table records is sequentially incremented after the value “2”. It is characterized by being constituted by integer values.
【００１３】また、本発明の電子文書管理方法は、文書
の記憶装置への保存を実行する電子文書管理方法であ
り、記憶装置における保存文書を一意に識別可能なデー
タ識別子と、記憶装置における保存文書中、新規文書と
該新規文書の更新文書とによって構成される文書集合
と、他の新規文書と該他の新規文書の更新文書とによっ
て構成される他の文書集合とを区別可能とした文書識別
子と、記憶装置における保存文書中、新規文書と該新規
文書の更新文書とによって構成される文書集合中に含ま
れる文書の履歴を識別可能とした履歴識別子とを対応づ
けた文書履歴表レコードを記憶装置中の各保存文書に対
応して記録することを特徴とする。An electronic document management method according to the present invention is an electronic document management method for executing storage of a document in a storage device, and includes a data identifier capable of uniquely identifying a document stored in the storage device, and a storage identifier in the storage device. A document in which a document set composed of a new document and an updated document of the new document and another document set composed of another new document and an updated document of the other new document can be distinguished from each other. A document history table record in which an identifier is associated with a history identifier capable of identifying a history of a document included in a document set including a new document and an updated document of the new document in the stored document in the storage device. It is characterized in that it is recorded corresponding to each stored document in the storage device.
【００１４】また、本発明の電子文書管理方法は、保存
文書を一意に識別可能なデータ識別子と、前記記憶装置
における保存文書の記憶位置を示す文書位置データとを
対応させた１以上の文書履歴表レコードによって構成さ
れる文書履歴表を生成し、文書履歴表レコードに対応す
る保存文書がすでに記憶装置に記憶された既保存文書の
更新文書である場合には該既保存文書と共通の値を文書
履歴表中の文書識別子フィールドに設定し、生成文書履
歴表レコードに対応する保存文書が更新文書ではない新
規な文書である場合には、文書履歴表中に設定済みの文
書識別子の値とは異なる新たな値を文書識別子フィール
ドに設定し、さらに、文書履歴表中、生成文書履歴表レ
コードの設定文書識別子の値と同一の文書識別子を有す
る他の文書履歴表レコードとの識別を可能とする履歴識
別子を文書履歴表中の生成文書履歴表レコードの履歴識
別子フィールドに設定することを特徴とする。According to the electronic document management method of the present invention, at least one document history in which a data identifier capable of uniquely identifying a stored document and document position data indicating a storage position of the stored document in the storage device are associated with each other. A document history table composed of table records is generated. If the stored document corresponding to the document history table record is an updated document of a stored document already stored in the storage device, a common value with the stored document is set. If the document identifier field in the document history table is set and the stored document corresponding to the generated document history table record is a new document that is not an update document, the value of the document identifier already set in the document history table is A different new value is set in the document identifier field, and in the document history table, another document history table having the same document identifier as the set document identifier value of the generated document history table record And setting the log identifier that enables identification of a code to log identifier field generated document history table records in the document history table.
【００１５】さらに、本発明の電子文書管理方法は、生
成文書履歴表レコードに対応する保存文書が更新文書で
はない新規な文書である場合、文書履歴表に登録された
文書履歴表レコード中、文書識別子の値が異なる文書レ
コードによってのみ構成される文書管理表に新たな文書
管理表レコードを追加し、該追加文書管理表レコードに
登録文書名および登録ホルダ名を設定し、生成文書履歴
表レコードに対応する保存文書が更新文書である場合、
文書管理表の文書管理表レコード中、該生成文書履歴表
レコードと同一の文書識別子を有する文書管理表レコー
ドのデータ識別子フィールドの値を該生成文書履歴表レ
コードのデータ識別子の値と同一の値に更新することを
特徴とする。Further, according to the electronic document management method of the present invention, when the stored document corresponding to the generated document history table record is a new document that is not an updated document, the document A new document management table record is added to a document management table constituted only by document records having different identifier values, a registered document name and a registered holder name are set in the added document management table record, and a generated document history table record is set. If the corresponding stored document is an update document,
In the document management table record of the document management table, the value of the data identifier field of the document management table record having the same document identifier as the generated document history table record is changed to the same value as the data identifier value of the generated document history table record. It is characterized by updating.
【００１６】さらに、本発明の電子文書管理方法におい
て、データ識別子は、文書履歴表に新規に追加される文
書履歴表レコードごとに順次インクリメントされる整数
値によって構成され、文書識別子は、文書履歴表に新規
に追加される文書履歴表レコード中、更新文書ではない
新規な文書履歴表レコードごとに順次インクリメントさ
れる整数値によって構成され、履歴識別子は、文書履歴
表に新規に追加される文書履歴表レコード中、更新文書
ではない新規な文書履歴表レコードは値「１」が設定さ
れ、新規に追加される文書履歴表レコード中、更新文書
である文書履歴表レコードは値「２」以降順次インクリ
メントされる整数値によって構成されることを特徴とす
る。Further, in the electronic document management method according to the present invention, the data identifier is constituted by an integer value which is sequentially incremented for each document history table record newly added to the document history table. Of the document history table records that are newly added to the document history table records, the history identifiers are composed of integer values that are sequentially incremented for each new document history table record that is not an updated document, and the history identifier is a document history table that is newly added to the document history table In the record, a value “1” is set for a new document history table record that is not an updated document, and a document history table record that is an updated document in a newly added document history table record is sequentially incremented from a value “2”. It is characterized by comprising an integer value.
【００１７】また、本発明の文書の記憶装置への保存を
実行する電子文書管理プログラムを記録した記録媒体
は、記憶装置における保存文書を一意に識別可能なデー
タ識別子と、記憶装置における保存文書中、新規文書と
該新規文書の更新文書とによって構成される文書集合と
他の新規文書と該他の新規文書の更新文書とによって構
成される他の文書集合とを区別可能とした文書識別子
と、記憶装置における保存文書中、新規文書と該新規文
書の更新文書とによって構成される文書集合中に含まれ
る文書の履歴を識別可能とした履歴識別子とを対応づけ
た文書履歴表レコードを記憶装置中の各保存文書に対応
して記録する電子文書管理プログラムである。According to the present invention, there is provided a recording medium storing an electronic document management program for executing storage of a document in a storage device, comprising: a data identifier capable of uniquely identifying a document stored in the storage device; A document identifier that makes it possible to distinguish between a document set composed of a new document and an updated document of the new document and another document set composed of another new document and an updated document of the other new document; A document history table record that associates a history identifier that can identify the history of a document included in a document set including a new document and an updated document of the new document in the stored document in the storage device is stored in the storage device. Is an electronic document management program for recording corresponding to each stored document.
【００１８】さらに、本発明の電子文書管理プログラム
を記録した記録媒体は、保存文書を一意に識別可能なデ
ータ識別子と前記記憶装置における保存文書の記憶位置
を示す文書位置データとを対応させた文書履歴表レコー
ドを文書履歴表中に生成し、該生成文書履歴表レコード
に対応する保存文書がすでに記憶装置に記憶された既保
存文書の更新文書である場合には該既保存文書と共通の
値を文書履歴表中の文書識別子フィールドに設定し、生
成文書履歴表レコードに対応する保存文書が更新文書で
はない新規な文書である場合には、文書履歴表中に設定
済みの文書識別子の値とは異なる新たな値を文書識別子
フィールドに設定し、さらに、文書履歴表中、生成文書
履歴表レコードの設定文書識別子の値と同一の文書識別
子を有する他の文書履歴表レコードとの識別を可能とす
る履歴識別子を文書履歴表中の生成文書履歴表レコード
の履歴識別子フィールドに設定する電子文書管理プログ
ラムを記録したことを特徴とする。Further, the recording medium on which the electronic document management program of the present invention is recorded is a document in which a data identifier capable of uniquely identifying a stored document is associated with document position data indicating a storage position of the stored document in the storage device. A history table record is generated in the document history table, and if the stored document corresponding to the generated document history table record is an updated document of the stored document already stored in the storage device, a value common to the stored document is used. Is set in the document identifier field in the document history table, and if the stored document corresponding to the generated document history table record is a new document that is not an update document, the value of the document identifier already set in the document history table and Sets a different new value in the document identifier field, and further sets another document having the same document identifier as the set document identifier value of the generated document history table record in the document history table. And characterized by recording a digital document management program to set the log identifier that enables identification of the history table records the history identifier field of the generated document history table records in the document history table.
【００１９】さらに、本発明の電子文書管理プログラム
を記録した記録媒体は、生成文書履歴表レコードに対応
する保存文書が更新文書ではない新規な文書である場
合、文書履歴表に登録された文書履歴表レコード中、文
書識別子の値が異なる文書レコードによってのみ構成さ
れる文書管理表に新たな文書管理表レコードを追加し、
該追加文書管理表レコードに登録文書名および登録ホル
ダ名を設定し、生成文書履歴表レコードに対応する保存
文書が更新文書である場合、文書管理表の文書管理表レ
コード中、該生成文書履歴表レコードと同一の文書識別
子を有する文書管理表レコードのデータ識別子フィール
ドの値を該生成文書履歴表レコードのデータ識別子の値
と同一の値に更新する電子文書管理プログラムを記録し
たことを特徴とする。Further, when the stored document corresponding to the generated document history table record is a new document which is not an updated document, the recording medium storing the electronic document management program of the present invention stores the document history registered in the document history table. In the table record, a new document management table record is added to the document management table composed only of document records having different document identifier values,
When a registered document name and a registered holder name are set in the additional document management table record, and the stored document corresponding to the generated document history table record is an updated document, the generated document history table is included in the document management table record of the document management table. An electronic document management program for updating the value of the data identifier field of the document management table record having the same document identifier as the record to the same value as the data identifier value of the generated document history table record is recorded.
【００２０】さらに、本発明の電子文書管理プログラム
を記録した記録媒体において、データ識別子は、文書履
歴表に新規に追加される文書履歴表レコードごとに順次
インクリメントされる整数値によって構成され、文書識
別子は、文書履歴表に新規に追加される文書履歴表レコ
ード中、更新文書ではない新規な文書履歴表レコードご
とに順次インクリメントされる整数値によって構成さ
れ、履歴識別子は、文書履歴表に新規に追加される文書
履歴表レコード中、更新文書ではない新規な文書履歴表
レコードは値「１」が設定され、新規に追加される文書
履歴表レコード中、更新文書である文書履歴表レコード
は値「２」以降順次インクリメントされる整数値によっ
て構成される実行プログラムであることを特徴とする。Further, in the recording medium on which the electronic document management program of the present invention is recorded, the data identifier is constituted by an integer value sequentially incremented for each document history table record newly added to the document history table. Is composed of an integer value that is sequentially incremented for each new document history table record that is not an updated document in the document history table record that is newly added to the document history table, and the history identifier is newly added to the document history table. Among the document history table records to be added, a value “1” is set for a new document history table record that is not an updated document, and a value of “2” is set for a document history table record that is an updated document among newly added document history table records. The program is characterized by being an execution program composed of integer values sequentially incremented thereafter.
【００２１】[0021]
【発明の実施の形態】図３に本発明の電子文書管理装置
の一実施例の構成を示す。本実施例の電子文書管理装置
は、入力装置３０１、ＣＰＵ３０２、表示装置３０３、
ＦＤドライブ３０４、ＣＤドライブ３０５、記憶装置３
０６、出力プリンタ３１１を有する。記憶装置３０６中
には、文書３０７、文書管理表３０８、文書履歴表３０
９、各種文書処理を実行するプログラム３１０が記憶さ
れている。FIG. 3 shows the configuration of an embodiment of an electronic document management apparatus according to the present invention. The electronic document management apparatus according to the present embodiment includes an input device 301, a CPU 302, a display device 303,
FD drive 304, CD drive 305, storage device 3
06, an output printer 311. In the storage device 306, a document 307, a document management table 308, a document history table 30
9. A program 310 for executing various document processing is stored.
【００２２】図３に示す構成は一つの例であり、本発明
の電子文書管理装置を実現する各構成要素は各種の機器
によって代替可能である。例えば図３に示す入力装置３
０１と表示装置３０３とは、図３の例のように別々の構
成であっても、一体となった構成であってもよい。また
ＦＤドライブ３０４、ＣＤドライブ３０５、出力プリン
タ３１１等は、これらの構成に限定されるものではな
く、例えばＭＯドライブ等他の各種機器によって置き換
えることも可能であり、さまざまなシテステム構成が可
能である。The configuration shown in FIG. 3 is one example, and each component for realizing the electronic document management apparatus of the present invention can be replaced by various devices. For example, the input device 3 shown in FIG.
01 and the display device 303 may be separate configurations as in the example of FIG. 3 or may be an integrated configuration. Further, the FD drive 304, the CD drive 305, the output printer 311 and the like are not limited to these configurations, but can be replaced by other various devices such as an MO drive, and various system configurations are possible. .
【００２３】入力装置１０１は、文書データ、画像デー
タ等の各種の作成文書を入力する。ＣＰＵ３０２は、文
書処理プログラムを実行する処理ユニットである。表示
装置３０３は、入力データ、あるいはすでに作成された
データの表示、および後述する各種文書管理データ等の
表示が可能である。ＦＤドライブ３０４、ＣＤドライブ
３０５は文書処理プログラムの導入、あるいは作成文書
の記録媒体として使用される。記憶装置３０７は、例え
ばハードデイスク他のメモリから構成され、入力装置３
０１から入力された文書を記憶した文書３０７、および
後述する文書管理表３０８、文書履歴表３０９、および
各種文書処理を実行するプログラム３１０が記憶され
る。The input device 101 inputs various types of documents such as document data and image data. The CPU 302 is a processing unit that executes a document processing program. The display device 303 is capable of displaying input data or already created data, and displaying various types of document management data, which will be described later. The FD drive 304 and the CD drive 305 are used as a recording medium for introducing a document processing program or a created document. The storage device 307 is composed of, for example, a memory such as a hard disk and the like.
A document 307 that stores the document input from No. 01, a document management table 308 described later, a document history table 309, and a program 310 that executes various document processes are stored.
【００２４】記憶装置３０６に記憶される文書管理表の
例を図４に、同じく記憶装置３０６に記憶される文書履
歴表の例を図５に示す。図４に示す文書管理表には文書
識別子としての文書番号、フォルダ番号、文書名、およ
びデータ識別子としての識別番号の各フィールドが設け
られている。文書番号フィールドはこの文書管理表に登
録される各文書を一意に識別するための文書識別子とし
ての番号を設定するフィールドであり、文書管理表に対
する新たな登録文書には新たな文書番号が付与される。
フォルダ番号フィールドは各文書が格納されているフォ
ルダを識別するフォルダ識別子としての番号を設定する
フィールドである。文書名フィールドは各文書に付与さ
れた名称を設定するフィールドである。識別番号フィー
ルドは、図５の文書履歴表の各文書履歴表レコードごと
に設定されるデータ識別子としての識別番号を設定する
フィールドである。なお、各識別子として番号を付与し
た例を示してあるが、これらの識別子としては番号に限
られるものではなく、各レコードを区別可能なデータで
あれば、他の態様とすることも可能である。FIG. 4 shows an example of a document management table stored in the storage device 306, and FIG. 5 shows an example of a document history table similarly stored in the storage device 306. The document management table shown in FIG. 4 has fields of a document number as a document identifier, a folder number, a document name, and an identification number as a data identifier. The document number field is a field for setting a number as a document identifier for uniquely identifying each document registered in the document management table, and a new document number is assigned to a newly registered document in the document management table. You.
The folder number field is a field for setting a number as a folder identifier for identifying a folder in which each document is stored. The document name field is a field for setting a name given to each document. The identification number field is a field for setting an identification number as a data identifier set for each document history table record in the document history table of FIG. Although an example in which a number is given as each identifier is shown, these identifiers are not limited to numbers, and any other data can be used as long as the data can distinguish each record. .
【００２５】図５に示す文書履歴表にはデータ識別子と
しての識別番号、文書識別子としての文書番号、履歴識
別子としての履歴番号、および文書データアドレスの各
フィールドが設けられている。識別番号フィールドはこ
の文書履歴表に登録される各文書を一意に識別するデー
タ識別子としての番号を設定するフィールドであり、文
書履歴表に対する新たな登録文書には新たな識別番号が
付与される。文書番号フィールドは、図４の文書管理表
の文書番号に対応する番号を設定するフィールドであ
る。履歴番号フィールドは同一文書番号を有する文書間
での履歴を示す履歴識別子としての番号を設定するフィ
ールドであり、すでに記憶装置に保存され、文書番号が
付与されている文書に変更等を加えて新たに保存する場
合に、その更新文書に対して元の文書番号と同一の文書
番号が付与されるとともに新たな履歴番号が付与されて
文書履歴表に登録される。The document history table shown in FIG. 5 is provided with fields of an identification number as a data identifier, a document number as a document identifier, a history number as a history identifier, and a document data address. The identification number field is a field for setting a number as a data identifier for uniquely identifying each document registered in the document history table, and a new identification number is assigned to a newly registered document in the document history table. The document number field is a field for setting a number corresponding to the document number in the document management table of FIG. The history number field is a field for setting a number as a history identifier indicating a history between documents having the same document number, and newly added to a document already stored in the storage device and given a document number by making a change or the like. In the case of storing the updated document, the same document number as the original document number is given to the updated document, and a new history number is given and registered in the document history table.
【００２６】履歴番号が２以上の文書、この図５の文書
履歴表の例では識別番号２の文書は、識別番号「１」の
文書と同一の文書番号を有し、履歴番号として異なる値
である「２」が付与されている。これは識別番号「１」
の文書の更新文書であることを示す。識別番号「１」ま
たは識別番号「２」の文書に、さらに変更を加えて新た
に保存する場合は新たな識別番号「３」が付与されて文
書履歴表に登録され、その後順次、＋１された新たな履
歴番号が設定される。文書データアドレスフィールド
は、当文書履歴表に登録された文書データの記憶装置に
おける記憶位置を識別する文書位置データが設定される
フィールドであり、データアドレス、ファイル名等、直
接または間接に記憶装置中における対応文書の記憶位置
を示すデータが設定される。なお、図５に示す各識別子
についても、図４の各識別子と同様、番号に限られるも
のではなく各レコードを区別可能なデータであれば、他
の態様としてもよい。A document having a history number of 2 or more, that is, a document having an identification number 2 in the example of the document history table shown in FIG. 5, has the same document number as the document having an identification number "1" and has a different value as the history number. A certain “2” is given. This is the identification number "1"
Indicates that this document is an updated document. When the document with the identification number “1” or the identification number “2” is further modified and newly stored, a new identification number “3” is added and registered in the document history table, and then +1 is sequentially added. A new history number is set. The document data address field is a field in which document position data for identifying a storage position in the storage device of the document data registered in the document history table is set, such as a data address, a file name, etc., directly or indirectly in the storage device. Is set to indicate the storage location of the corresponding document in. Note that the identifiers shown in FIG. 5 are not limited to numbers as in the case of the identifiers in FIG. 4, and other data may be used as long as the data can distinguish each record.
【００２７】図４に示す文書管理表と図５に示す文書履
歴表へのレコード登録および各表の関係について説明す
る。文書履歴表に対するレコード追加は、記憶装置に新
たに文書が保存される場合、すなわち、保存文書が新規
文書であっても更新文書であってもすべて新たなデータ
識別子として識別番号が付与され、新たな文書履歴表レ
コードとして登録される。この新たな文書履歴表レコー
ドについては、保存される文書が更新文書の場合はすで
に記憶装置に保存され更新対象となった既保存文書に関
する文書履歴表レコードに設定されている文書番号と同
一の文書番号が文書番号フィールドに設定され、履歴番
号フィールドには、履歴番号としてすでに文書履歴表に
登録された同一文書番号を有する文書中の最大履歴番号
＋１の番号が付与される。一方、保存される文書が既保
存文書の更新文書ではない新規な文書である場合は文書
履歴表に設定されていない新規な文書番号を文書番号フ
ィールドに設定し、履歴番号フィールドには履歴番号と
して「１」を設定する。Record registration in the document management table shown in FIG. 4 and the document history table shown in FIG. 5 and the relationship between the tables will be described. The addition of a record to the document history table is performed when a new document is stored in the storage device, that is, an identification number is added as a new data identifier regardless of whether the stored document is a new document or an updated document. Is registered as a simple document history table record. For the new document history table record, if the document to be saved is an updated document, the same document number as the document number set in the document history table record for the saved document already saved in the storage device and to be updated A number is set in the document number field, and the number of the maximum history number + 1 of documents having the same document number already registered in the document history table is assigned to the history number field. On the other hand, if the document to be saved is a new document that is not an update of the saved document, a new document number not set in the document history table is set in the document number field, and the history number is set as the history number in the history number field. Set “1”.
【００２８】文書管理表は、文書履歴表中、同一文書番
号を有する文書について履歴番号の最大値を有する文書
のみのレコードによって構成される。文書管理表の各文
書管理表レコードにおける識別番号フィールドの各値は
文書履歴表中の対応する文書履歴表レコードの識別番号
フィールドの設定値とリンクし、文書管理表の各文書管
理表レコードにおける文書番号は文書履歴表中の対応文
書管理表レコードの文書番号とリンクし同一値が設定さ
れる。図３における入力装置３０１から新規な文書を入
力し、記憶装置に保存する場合、あるいは既保存文書の
更新を行って記憶装置３０７に更新文書の保存を行う場
合、上述の文書管理表および文書履歴表へのレコードの
追加または更新が実行される。以下、これら文書保存の
際の実行フローを図６および図７を用いて説明する。The document management table is constituted by records of only documents having the maximum value of the history numbers for documents having the same document number in the document history table. Each value of the identification number field in each document management table record of the document management table is linked to the setting value of the identification number field of the corresponding document history table record in the document history table, and the document in each document management table record of the document management table is linked. The number is linked to the document number of the corresponding document management table record in the document history table, and the same value is set. When a new document is input from the input device 301 in FIG. 3 and stored in the storage device, or when a stored document is updated and the updated document is stored in the storage device 307, the above-described document management table and document history are used. Records are added to or updated in the table. Hereinafter, the execution flow at the time of document storage will be described with reference to FIGS.
【００２９】図６に新規文書の保存を実行するフローチ
ャート、図７にすでに記憶装置に保存されている文書の
更新を実行して記憶装置に保存する場合のフローチャー
トを示す。FIG. 6 shows a flowchart for executing the storage of a new document, and FIG. 7 shows a flowchart for updating the document already stored in the storage device and storing it in the storage device.
【００３０】まず図６の各ステップについて説明する。
新規な文書の保存を実行する場合、入力装置を操作する
ユーザーは、ステップ６０１において作成文書に関し
て、その実体である電子文書データ、文書名、およびフ
ォルダ番号を入力する。文書名およびフォルダ番号はユ
ーザーが任意に設定することが可能である。ステップ６
０２において文書は記憶装置に記憶される。First, each step in FIG. 6 will be described.
When saving a new document, the user who operates the input device inputs electronic document data, a document name, and a folder number, which are the entities of the created document, in step 601. The user can arbitrarily set the document name and the folder number. Step 6
At 02, the document is stored in the storage device.
【００３１】ステップ６０３では、文書管理表および文
書履歴表への登録が実行される。ここで記憶装置に保存
される文書は新規な文書であり、従って文書管理表およ
び文書履歴表へは新規レコードの追加の形態で登録がな
される。ステップ６０４ではステップ６０３で追加され
た文書管理表レコードおよび文書履歴表レコードの各フ
ィールドに値が設定される。In step 603, registration in the document management table and the document history table is executed. Here, the document stored in the storage device is a new document, and therefore is registered in the document management table and the document history table in the form of adding a new record. In step 604, values are set in the fields of the document management table record and the document history table record added in step 603.
【００３２】追加された文書管理表の新規レコードの文
書番号フィールドには、文書管理表内で一意の新たな文
書番号が付与される。フォルダ番号フィールドには先に
ユーザーによって指定されたフォルダ番号、文書名フィ
ールドには同様にユーザーによって指定された文書名、
識別番号フィールドには文書履歴表の識別番号フィール
ドに設定される番号と同一の番号が設定される。A new document number unique in the document management table is assigned to the document number field of the new record of the added document management table. The folder number field specifies the folder number previously specified by the user, the document name field specifies the document name specified by the user,
The same number as the number set in the identification number field of the document history table is set in the identification number field.
【００３３】一方、文書履歴表の追加レコードの各フィ
ールドの設定は以下のように実行される。識別番号フィ
ールドには文書履歴表内で一意の新たな識別番号が設定
される。文書番号フィールドには、文書管理表における
対応文書の文書番号と同一の番号が設定される。履歴番
号フィールドには新規文書であるので「１」が設定され
る。文書データアドレスフィールドには新規文書の格納
された記憶装置の位置を識別可能な文書位置データとし
てのアドレス、あるいはファイル名等が設定される。On the other hand, the setting of each field of the additional record of the document history table is executed as follows. A new unique identification number within the document history table is set in the identification number field. The same number as the document number of the corresponding document in the document management table is set in the document number field. Since the document is a new document, "1" is set in the history number field. In the document data address field, an address as document position data capable of identifying the position of the storage device storing the new document, a file name, or the like is set.
【００３４】上述のように新規文書保存の場合は文書管
理表および文書履歴表双方に新たなレコード追加が行わ
れそれぞれのフィールドについての値の設定が行われ
る。As described above, in the case of saving a new document, a new record is added to both the document management table and the document history table, and the value of each field is set.
【００３５】次に図７を用いてすでに記憶装置に保存さ
れた文書の修正等を行って新たに保存する場合、すなわ
ち文書更新の際のフローについて説明する。Next, referring to FIG. 7, a description will be given of a flow in the case where a document already stored in the storage device is corrected and newly stored, that is, a flow of updating the document.
【００３３】更新文書の保存を実行する場合、入力装置
を操作するユーザーは、ステップ７０１において更新文
書に関して、その実体である電子文書データ、更新対象
文書番号を入力する。更新対象文書番号は、更新を行お
うとした文書に対してすでに設定されている文書番号で
ある。ステップ７０２において文書は記憶装置に記憶さ
れる。When the update document is stored, the user who operates the input device inputs, in step 701, the electronic document data and the document number to be updated with respect to the update document. The update target document number is a document number that has already been set for the document to be updated. At step 702, the document is stored on the storage device.
【００３６】ステップ７０３では、文書履歴表へのレコ
ード追加が実行される。文書履歴表へは保存文書が新規
文書の場合も更新文書の場合も新たなレコード追加がな
される。次にステップ７０４で文書履歴表の追加レコー
ドの各フィールドの設定がなされる。識別番号フィール
ドには文書履歴表内で一意の新たな識別番号が設定され
る。文書番号フィールドには、更新対象となった文書の
文書管理表における文書番号と同一の番号が設定され
る。履歴番号フィールドには文書履歴表内の同一文書番
号を有する登録データ中、履歴番号フィールドに設定さ
れた最大値に「１」を加算した値が設定される。たとえ
ば文書履歴表に同一文書番号を有する登録データが５個
存在し、最大登録履歴番号が「５」であった場合は、新
規レコードの履歴番号としては「６」が設定される。ま
た、先に更新されその後消去されたデータがある場合
は、たとえば文書履歴表に同一文書番号を有する登録デ
ータが５個で最大登録履歴番号は「７」である場合もあ
るが、この場合は、新規レコードの履歴番号としては
「８」が設定する。このように設定することで履歴番号
の最大値を有するものが常に最新の更新データであるこ
とが可能となる。文書データアドレスフィールドには新
規文書の格納された記憶装置の位置を識別可能な文書位
置データとしてのアドレス、あるいはファイル名等が設
定される。At step 703, a record is added to the document history table. A new record is added to the document history table whether the stored document is a new document or an updated document. Next, in step 704, each field of the additional record in the document history table is set. A new unique identification number within the document history table is set in the identification number field. In the document number field, the same number as the document number in the document management table of the document to be updated is set. In the history number field, a value obtained by adding "1" to the maximum value set in the history number field in the registered data having the same document number in the document history table is set. For example, if there are five pieces of registration data having the same document number in the document history table and the maximum registration history number is “5”, “6” is set as the history number of the new record. Also, if there is data that has been updated first and then deleted, for example, there may be five registered data having the same document number in the document history table and the maximum registered history number is “7”. In this case, "8" is set as the history number of the new record. With this setting, the data having the maximum history number can always be the latest update data. In the document data address field, an address as document position data capable of identifying the position of the storage device storing the new document, a file name, or the like is set.
【００３７】次にステップ７０５において文書管理表の
更新対象となった文書番号のレコードの各フィールド値
変更が実行される。これは更新対象となった文書番号レ
コードの識別番号フィールドの値を、ステップ７０３お
よびステップ７０４で文書履歴表中に新たに追加および
設定された識別番号の値と同一の値に変更するものであ
る。Next, in step 705, each field value of the record of the document number for which the document management table has been updated is changed. This is to change the value of the identification number field of the document number record to be updated to the same value as the value of the identification number newly added and set in the document history table in steps 703 and 704. .
【００３８】上述のように更新文書の保存の場合は文書
履歴表にのみ新たなレコード追加が行われ、文書管理表
については、更新対象文書と同一文書番号を有する登録
データの識別番号フィールドの値のみが変更され、レコ
ードの追加は実行されない。As described above, when an updated document is stored, a new record is added only to the document history table. In the document management table, the value of the identification number field of the registration data having the same document number as the document to be updated is set. Only changes are made and no record addition is performed.
【００３９】以上の図６に示すフローおよび図７に示す
フローは本発明の電子文書管理装置中の記憶装置に記憶
されたプログラムによって実行することが可能であり、
これらの電子文書管理プログラムはＦＤ、ＣＤ等、各種
の記録媒体に記憶し導入することが可能である。The flow shown in FIG. 6 and the flow shown in FIG. 7 can be executed by a program stored in a storage device in the electronic document management device of the present invention.
These electronic document management programs can be stored and installed in various types of recording media such as FDs and CDs.
【００４０】[0040]
【発明の効果】以上説明したように、本発明の電子文書
管理装置および電子文書管理方法によれば、同一名称を
有する文書に対して一意の識別番号を設定して登録する
ように構成したので、記憶装置の同一ディレクトリまた
はフォルダ内に同一名称の文書を保存することが可能と
なる。As described above, according to the electronic document management apparatus and the electronic document management method of the present invention, a unique identification number is set and registered for documents having the same name. It is possible to store documents with the same name in the same directory or folder in the storage device.
【００４１】さらに本発明の電子文書管理装置および電
子文書管理方法によれば、同一名称を有する文書に対し
て一意の識別番号を設定し、識別番号、文書番号、履歴
番号、文書データアドレスの各フィールドを設定した文
書履歴表と、文書番号、識別番号、フォルダ番号、文書
名の各フィールドを設定した文書管理表とによって登録
文書の管理を行うように構成したので、記憶装置におけ
る保存文書名が同一であっても新規文書および更新文書
の区別が可能となる。Further, according to the electronic document management apparatus and the electronic document management method of the present invention, a unique identification number is set for documents having the same name, and each of the identification number, document number, history number, and document data address is set. Since the registered document is managed by the document history table in which the fields are set and the document management table in which the document number, identification number, folder number, and document name fields are set, the stored document name in the storage device is Even if they are the same, a new document and an updated document can be distinguished.
【００４２】さらに本発明の電子文書管理装置および電
子文書管理方法によれば、作成した文書を記憶装置に保
存する際に、作成文書が新規な文書である場合と、すで
に記憶装置中に保存された文書の更新文書である場合と
を区別して保存手順を設定したので、記憶装置中に保存
された文書が新規な文書であるか更新文書であるかの判
別が容易となる。Further, according to the electronic document management device and the electronic document management method of the present invention, when the created document is stored in the storage device, the created document is a new document or the created document is already stored in the storage device. Since the storage procedure is set differently from the case where the document is an updated document, it is easy to determine whether the document stored in the storage device is a new document or an updated document.
【図１】 一般的な電子文書管理装置の構成例を示すブ
ロック図である。FIG. 1 is a block diagram illustrating a configuration example of a general electronic document management device.
【図２】 文書の記憶装置への保存形態を説明する図で
ある。FIG. 2 is a diagram illustrating a storage mode of a document in a storage device.
【図３】 本発明の電子文書管理装置の構成例を示すブ
ロック図である。FIG. 3 is a block diagram illustrating a configuration example of an electronic document management device according to the present invention.
【図４】 本発明の電子文書管理装置における文書管理
表の例を示す図である。FIG. 4 is a diagram showing an example of a document management table in the electronic document management device of the present invention.
【図５】 本発明の電子文書管理装置における文書履歴
表の例を示す図である。FIG. 5 is a diagram showing an example of a document history table in the electronic document management device of the present invention.
【図６】 本発明の電子文書管理装置において新規文書
を保存する際のフローを示す図である。FIG. 6 is a diagram showing a flow when a new document is stored in the electronic document management device of the present invention.
【図７】 本発明の電子文書管理装置において更新文書
を保存する際のフローを示す図である。FIG. 7 is a diagram showing a flow when an updated document is stored in the electronic document management apparatus of the present invention.
１０１ 入出力装置 １０２ 制御装置 １０３ 記憶装置 ３０１ 入力装置 ３０２ ＣＰＵ １０１ 入出力装置 １０２ 制御装置 １０３ 記憶装置 ３０１ 入力装置 ３０２ ＣＰＵ ３０３ 表示装置 ３０４ ＦＤドライブ ３０５ ＣＤドライブ ３０６ 記憶装置 ３０７ 文書 ３０８ 文書管理表 ３０９ 文書履歴表 ３１０ プログラム ３１１ 出力プリンタ Reference Signs List 101 input / output device 102 control device 103 storage device 301 input device 302 CPU 101 input / output device 102 control device 103 storage device 301 input device 302 CPU 303 display device 304 FD drive 305 CD drive 306 storage device 307 document 308 document management table 309 document History table 310 Program 311 Output printer
Claims (13)
文書管理装置において、 前記記憶装置における保存文書を一意に識別可能なデー
タ識別子と、 前記記憶装置における保存文書中、新規文書と該新規文
書の更新文書とによって構成される文書集合と、他の新
規文書と該他の新規文書の更新文書とによって構成され
る他の文書集合とを区別可能とした文書識別子と、 前記記憶装置における保存文書中、前記新規文書と該新
規文書の更新文書とによって構成される文書集合中に含
まれる文書の履歴を識別可能とした履歴識別子と、 を対応づけた文書履歴表レコードを前記記憶装置中の各
保存文書に対応して記録する構成を有することを特徴と
する電子文書管理装置。1. An electronic document management apparatus for storing a document in a storage device, comprising: a data identifier capable of uniquely identifying the stored document in the storage device; and a new document and a new document in the stored document in the storage device. A document set made up of a document update document, a document identifier capable of distinguishing between another new document and another document set made up of the other new document update document, and storage in the storage device A document history table record in which the document history table record in which the history of the document included in the document set composed of the new document and the updated document of the new document can be identified is stored in the storage device. An electronic document management device having a configuration for recording corresponding to each stored document.
置中の保存文書を一意に識別可能なデータ識別子と前記
記憶装置における保存文書の記憶位置を示す文書位置デ
ータとを対応づけた文書履歴表を構成し、 前記文書履歴表は、文書識別子フィールドおよび履歴識
別子フィールドを有し、 前記文書識別子フィールドは、前記文書履歴表中の文書
履歴表レコードに対応する文書がすでに前記記憶装置に
記憶された既保存文書の更新文書である場合には該既保
存文書履歴表レコードに設定された文書識別子と同一の
値が設定され、文書履歴表レコードに対応する文書が更
新文書ではない新規な文書である場合には、前記文書履
歴表中に設定済みの文書識別子の値とは異なる新たな値
が設定されるフィールドとして構成され、 前記履歴識別子フィールドは、前記文書履歴表中におい
て共通の文書識別子を有する複数の文書履歴表レコード
の各々を識別可能とする値が設定されるフィールドとし
て構成されたことを特徴とする請求項１記載の電子文書
管理装置。2. The document history table record according to claim 1, wherein the document history table record associates a data identifier capable of uniquely identifying a stored document in the storage device with document position data indicating a storage location of the stored document in the storage device. The document history table has a document identifier field and a history identifier field, the document identifier field, the document corresponding to the document history table record in the document history table has already been stored in the storage device If the document is an updated document of a stored document, the same value as the document identifier set in the stored document history table record is set, and the document corresponding to the document history table record is a new document that is not an updated document. In this case, the field is configured as a field in which a new value different from the value of the document identifier already set in the document history table is set, and the history identifier field is set. 2. The electronic document according to claim 1, wherein the field is configured as a field in which a value is set to identify each of a plurality of document history table records having a common document identifier in the document history table. Management device.
表に登録された文書履歴表レコード中、文書識別子の値
の異なる文書履歴表レコードによってのみ構成される文
書管理表を有し、該文書管理表は文書管理表レコードの
各々に対して登録文書名および登録ホルダ名を設定する
フィールドを有することを特徴とする請求項２記載の電
子文書管理装置。3. The document management apparatus according to claim 1, wherein the electronic document management apparatus has a document management table including only document history table records having different document identifier values in the document history table records registered in the document history table. 3. The electronic document management apparatus according to claim 2, wherein the management table has a field for setting a registered document name and a registered holder name for each of the document management table records.
フィールドを有し、該データ識別子フィールドは、前記
文書履歴表中、同一の文書識別子を有する文書履歴表レ
コードにおいて最新の文書履歴表レコードに設定された
データ識別子と同一の値を設定する構成としたことを特
徴とする請求項３記載の電子文書管理装置。4. The document management table further has a data identifier field, and the data identifier field is set in the document history table record having the same document identifier as the latest document history table record in the document history table. 4. The electronic document management apparatus according to claim 3, wherein the same value as the set data identifier is set.
新規に追加される文書履歴表レコードごとに順次インク
リメントされる整数値によって構成され、 前記文書識別子は、前記文書履歴表に新規に追加される
文書履歴表レコード中、更新文書ではない新規な文書履
歴表レコードごとに順次インクリメントされる整数値に
よって構成され、 前記履歴識別子は、前記文書履歴表に新規に追加される
文書履歴表レコード中、更新文書ではない新規な文書履
歴表レコードは値「１」が設定され、新規に追加される
文書履歴表レコード中、更新文書である文書履歴表レコ
ードは値「２」以降順次インクリメントされる整数値に
よって構成されることを特徴とする請求項２乃至４いず
れかに記載の電子文書管理装置。5. The data identifier is constituted by an integer value sequentially incremented for each document history table record newly added to the document history table, and the document identifier is newly added to the document history table. In the document history table record, the document identifier is constituted by an integer value that is sequentially incremented for each new document history table record that is not an updated document, and the history identifier is a document history table record that is newly added to the document history table. A value “1” is set for a new document history table record that is not an update document, and among document history table records that are newly added, a document history table record that is an update document is an integer that is sequentially incremented from a value “2”. 5. The electronic document management device according to claim 2, wherein the electronic document management device is configured by:
文書管理方法であり、 前記記憶装置における保存文書を一意に識別可能なデー
タ識別子と、 前記記憶装置における保存文書中、新規文書と該新規文
書の更新文書とによって構成される文書集合と、他の新
規文書と該他の新規文書の更新文書とによって構成され
る他の文書集合とを区別可能とした文書識別子と、 前記記憶装置における保存文書中、前記新規文書と該新
規文書の更新文書とによって構成される文書集合中に含
まれる文書の履歴を識別可能とした履歴識別子と、 を対応づけた文書履歴表レコードを前記記憶装置中の各
保存文書に対応して記録することを特徴とする電子文書
管理方法。6. An electronic document management method for storing a document in a storage device, comprising: a data identifier capable of uniquely identifying the stored document in the storage device; and a new document in the stored document in the storage device. A document set made up of a new document update document, a document identifier capable of distinguishing another new document and another document set made up of the other new document update document, In the storage device, a document history table record in which a history identifier that can identify a history of a document included in a document set composed of the new document and the updated document of the new document is stored in the storage device. An electronic document management method characterized by recording in correspondence with each stored document.
識別子と、前記記憶装置における保存文書の記憶位置を
示す文書位置データとを対応させた１以上の文書履歴表
レコードによって構成される文書履歴表を生成し、 前記文書履歴表レコードに対応する保存文書がすでに前
記記憶装置に記憶された既保存文書の更新文書である場
合には該既保存文書と共通の値を前記文書履歴表中の文
書識別子フィールドに設定し、前記生成文書履歴表レコ
ードに対応する保存文書が更新文書ではない新規な文書
である場合には、前記文書履歴表中に設定済みの文書識
別子の値とは異なる新たな値を文書識別子フィールドに
設定し、 さらに、前記文書履歴表中、前記生成文書履歴表レコー
ドの設定文書識別子の値と同一の文書識別子を有する他
の文書履歴表レコードとの識別を可能とする履歴識別子
を前記文書履歴表中の前記生成文書履歴表レコードの履
歴識別子フィールドに設定することを特徴とする請求項
６記載の電子文書管理方法。7. A document history constituted by one or more document history table records in which a data identifier capable of uniquely identifying the stored document and document position data indicating a storage position of the stored document in the storage device are associated. A table is generated, and when the stored document corresponding to the document history table record is an updated document of the stored document already stored in the storage device, a value common to the stored document is set in the document history table. Set in the document identifier field, and if the stored document corresponding to the generated document history table record is a new document that is not an update document, a new document identifier different from the value of the document identifier already set in the document history table Setting a value in the document identifier field, and further, in the document history table, another document history table having the same document identifier as the value of the set document identifier of the generated document history table record Electronic document management method according to claim 6, wherein the setting the log identifier that enables identification of the codes in the history identifier field of said generated document history table records in the document history table.
文書ではない新規な文書である場合、前記文書履歴表に
登録された文書履歴表レコード中、文書識別子の値が異
なる文書レコードによってのみ構成される文書管理表に
新たな文書管理表レコードを追加し、該追加文書管理表
レコードに登録文書名および登録ホルダ名を設定し、 前記生成文書履歴表レコードに対応する保存文書が更新
文書である場合、前記文書管理表の文書管理表レコード
中、該生成文書履歴表レコードと同一の文書識別子を有
する文書管理表レコードのデータ識別子フィールドの値
を該生成文書履歴表レコードのデータ識別子の値と同一
の値に更新することを特徴とする請求項７記載の電子文
書管理方法。8. The electronic document management method according to claim 1, wherein when the stored document corresponding to the generated document history table record is a new document that is not an updated document, the document is stored in the document history table record registered in the document history table. Adding a new document management table record to a document management table composed only of document records having different identifier values, setting a registered document name and a registered holder name in the added document management table record, If the stored document corresponding to the document management table is an updated document, the value of the data identifier field of the document management table record having the same document identifier as the generated document history table record in the document management table record of the document management table is changed to the generated document. 8. The electronic document management method according to claim 7, wherein the data is updated to the same value as the data identifier of the history table record.
新規に追加される文書履歴表レコードごとに順次インク
リメントされる整数値によって構成され、 前記文書識別子は、前記文書履歴表に新規に追加される
文書履歴表レコード中、更新文書ではない新規な文書履
歴表レコードごとに順次インクリメントされる整数値に
よって構成され、 前記履歴識別子は、前記文書履歴表に新規に追加される
文書履歴表レコード中、更新文書ではない新規な文書履
歴表レコードは値「１」が設定され、新規に追加される
文書履歴表レコード中、更新文書である文書履歴表レコ
ードは値「２」以降順次インクリメントされる整数値に
よって構成されることを特徴とする請求項７または８に
記載の電子文書管理方法。9. The data identifier is constituted by an integer value sequentially incremented for each document history table record newly added to the document history table, and the document identifier is newly added to the document history table. In the document history table record, the document identifier is constituted by an integer value that is sequentially incremented for each new document history table record that is not an updated document, and the history identifier is a document history table record that is newly added to the document history table. A value “1” is set for a new document history table record that is not an update document, and among document history table records that are newly added, a document history table record that is an update document is an integer that is sequentially incremented from a value “2”. The electronic document management method according to claim 7, wherein the electronic document management method comprises:
子文書管理プログラムを記録した記録媒体において、 前記記憶装置における保存文書を一意に識別可能なデー
タ識別子と、 前記記憶装置における保存文書中、新規文書と該新規文
書の更新文書とによって構成される文書集合と、他の新
規文書と該他の新規文書の更新文書とによって構成され
る他の文書集合とを区別可能とした文書識別子と、 前記記憶装置における保存文書中、前記新規文書と該新
規文書の更新文書とによって構成される文書集合中に含
まれる文書の履歴を識別可能とした履歴識別子と、 を対応づけた文書履歴表レコードを前記記憶装置中の各
保存文書に対応して記録する電子文書管理プログラムを
記録した記録媒体。10. A storage medium storing an electronic document management program for executing storage of a document in a storage device, wherein: a data identifier capable of uniquely identifying the storage document in the storage device; A document set composed of a new document and an updated document of the new document, and a document identifier capable of distinguishing between another new document and another document set composed of the updated document of the other new document; A document history table record in which a history identifier that can identify a history of a document included in a document set composed of the new document and the updated document of the new document in the stored documents in the storage device, A recording medium recording an electronic document management program for recording corresponding to each stored document in the storage device.
子文書管理プログラムを記録した記録媒体において、 前記保存文書を一意に識別可能なデータ識別子と前記記
憶装置における保存文書の記憶位置を示す文書位置デー
タとを対応させた文書履歴表レコードを文書履歴表中に
生成し、 該生成文書履歴表レコードに対応する保存文書がすでに
前記記憶装置に記憶された既保存文書の更新文書である
場合には該既保存文書と共通の値を前記文書履歴表中の
文書識別子フィールドに設定し、前記生成文書履歴表レ
コードに対応する保存文書が更新文書ではない新規な文
書である場合には、前記文書履歴表中に設定済みの文書
識別子の値とは異なる新たな値を文書識別子フィールド
に設定し、 さらに、前記文書履歴表中、前記生成文書履歴表レコー
ドの設定文書識別子の値と同一の文書識別子を有する他
の文書履歴表レコードとの識別を可能とする履歴識別子
を前記文書履歴表中の前記生成文書履歴表レコードの履
歴識別子フィールドに設定する電子文書管理プログラム
を記録した請求項１０記載の記録媒体。11. A recording medium on which an electronic document management program for executing storage of a document in a storage device is recorded, wherein: a data identifier uniquely identifying the storage document; and a document indicating a storage position of the storage document in the storage device. A document history table record corresponding to the position data is generated in the document history table, and when the stored document corresponding to the generated document history table record is an updated document of the stored document already stored in the storage device, Sets a common value to the stored document in the document identifier field in the document history table. If the stored document corresponding to the generated document history table record is a new document that is not an updated document, A new value different from the value of the document identifier already set in the history table is set in the document identifier field, and further, in the document history table, the generated document history table record is set. Setting a history identifier which enables identification from another document history table record having the same document identifier as the value of the setting document identifier in the history identifier field of the generated document history table record in the document history table. 11. The recording medium according to claim 10, wherein a document management program is recorded.
た記録媒体は、さらに、 前記生成文書履歴表レコードに対応する保存文書が更新
文書ではない新規な文書である場合、前記文書履歴表に
登録された文書履歴表レコード中、文書識別子の値が異
なる文書レコードによってのみ構成される文書管理表に
新たな文書管理表レコードを追加し、該追加文書管理表
レコードに登録文書名および登録ホルダ名を設定し、 前記生成文書履歴表レコードに対応する保存文書が更新
文書である場合、前記文書管理表の文書管理表レコード
中、該生成文書履歴表レコードと同一の文書識別子を有
する文書管理表レコードのデータ識別子フィールドの値
を該生成文書履歴表レコードのデータ識別子の値と同一
の値に更新する電子文書管理プログラムを記録した請求
項１１記載の記録媒体。12. The recording medium on which the electronic document management program is recorded, wherein the stored document corresponding to the generated document history table record is a new document that is not an updated document, and is registered in the document history table. In the document history table record, a new document management table record is added to a document management table constituted only by document records having different document identifier values, and a registered document name and a registered holder name are set in the additional document management table record. When the stored document corresponding to the generated document history table record is an updated document, the data identifier of the document management table record having the same document identifier as the generated document history table record in the document management table record of the document management table. Recorded an electronic document management program that updates the field value to the same value as the data identifier value of the generated document history table record Recording medium Motomeko 11 wherein.
に新規に追加される文書履歴表レコードごとに順次イン
クリメントされる整数値によって構成され、前記文書識
別子は、前記文書履歴表に新規に追加される文書履歴表
レコード中、更新文書ではない新規な文書履歴表レコー
ドごとに順次インクリメントされる整数値によって構成
され、 前記履歴識別子は、前記文書履歴表に新規に追加される
文書履歴表レコード中、更新文書ではない新規な文書履
歴表レコードは値「１」が設定され、新規に追加される
文書履歴表レコード中、更新文書である文書履歴表レコ
ードは値「２」以降順次インクリメントされる整数値に
よって構成される実行プログラムであることを特徴とす
る請求項１１または１２記載の電子文書管理プログラム
を記録した記録媒体。13. The data identifier is constituted by an integer value that is sequentially incremented for each document history table record newly added to the document history table, and the document identifier is newly added to the document history table. In the document history table record, the document identifier is constituted by an integer value that is sequentially incremented for each new document history table record that is not an updated document, and the history identifier is a document history table record that is newly added to the document history table. A value “1” is set for a new document history table record that is not an update document, and among document history table records that are newly added, a document history table record that is an update document is an integer that is sequentially incremented from a value “2”. 13. The electronic document management program according to claim 11, wherein the electronic document management program is an execution program configured by: Recording media.
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP9288139A JPH11120054A (en) | 1997-10-21 | 1997-10-21 | Device and method for managing electronic document, and recording medium recorded with electronic document managing program |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP9288139A JPH11120054A (en) | 1997-10-21 | 1997-10-21 | Device and method for managing electronic document, and recording medium recorded with electronic document managing program |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH11120054A true JPH11120054A (en) | 1999-04-30 |
Family
ID=17726322
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP9288139A Pending JPH11120054A (en) | 1997-10-21 | 1997-10-21 | Device and method for managing electronic document, and recording medium recorded with electronic document managing program |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH11120054A (en) |
Cited By (4)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| WO2002003174A3 (en) * | 2000-07-05 | 2003-03-13 | Silanis Technology Inc | Status identifier for identifying the approval status of an electronic document |
| JP2006072964A (en) * | 2004-09-01 | 2006-03-16 | Toshiba Corp | Information processor, printer, and program for printing |
| JP2010103916A (en) * | 2008-10-27 | 2010-05-06 | Seiko Epson Corp | Facsimile apparatus, client, and facsimile system |
| JP2010176476A (en) * | 2009-01-30 | 2010-08-12 | Fuji Xerox Co Ltd | Program and apparatus for processing information |
-
1997
- 1997-10-21 JP JP9288139A patent/JPH11120054A/en active Pending
Cited By (6)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| WO2002003174A3 (en) * | 2000-07-05 | 2003-03-13 | Silanis Technology Inc | Status identifier for identifying the approval status of an electronic document |
| JP2006072964A (en) * | 2004-09-01 | 2006-03-16 | Toshiba Corp | Information processor, printer, and program for printing |
| JP4504254B2 (en) * | 2004-09-01 | 2010-07-14 | 株式会社東芝 | Information processing apparatus, printing apparatus, and printing program |
| JP2010103916A (en) * | 2008-10-27 | 2010-05-06 | Seiko Epson Corp | Facsimile apparatus, client, and facsimile system |
| JP2010176476A (en) * | 2009-01-30 | 2010-08-12 | Fuji Xerox Co Ltd | Program and apparatus for processing information |
| US8170982B2 (en) | 2009-01-30 | 2012-05-01 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Computer readable medium and information processing apparatus |
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