JPH1069476A - ドキュメント管理システム、ドキュメント共有方法及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】種々のアプリケーションソフトで作成した各種
のドキュメント（ワープロ文書、表計算データ等）を共
有して簡単に内容確認や再利用できるようにする。 【解決手段】クライアント端末１３において、共有した
いドキュメント２０のオリジナルファイル２４から、ド
キュメントの出力イメージに対応するイメージファイル
２３とドキュメントの文字情報の部分のみを表わすテキ
ストファイル２２とを生成し、共有ドキュメントごと
に、オリジナルファイル２４、イメージファイル２３及
びテキストファイル２２をサーバ１１に蓄積する。イメ
ージファイル２３のファイル形式及びテキストファイル
２２のファイル形式はそれぞれ統一し、各クライアント
端末１３には、イメージ用のブラウザソフト、テキスト
用のブラウザソフトを設け、ドキュメント作成に用いた
アプリケーションソフトを起動することなく所望のドキ
ュメントの表示を行えるようにする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、特に、アプリケー
ションソフトウェアによって作成されたドキュメント類
（文書、表計算でのワークシート、図形ファイルなど）
を管理し、複数の利用者間でこれらドキュメント類の共
有を可能にするドキュメント管理システム及びドキュメ
ント共有方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】企業内でのパーソナルコンピュータやロ
ーカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）の普及などに伴
い、ネットワークに接続された各パーソナルコンピュー
タに、各種のドキュメント類が蓄積されるようになって
きている。ネットワークを導入する目的の１つは、情報
を共有し、蓄積された情報を誰もが再利用できるように
することである。しかしながら、ネットワークに接続さ
れた各コンピュータにばらばらに情報を蓄積しただけで
は情報の共有や再利用は困難である。

【０００３】そこで、情報検索システムを用い、検索用
のキーワードその他の情報を与えることによって、所望
のドキュメントがどこにあるかを知ることができるシス
テムが開発されている。ここで扱うドキュメント類は、
多くの場合、不定型業務で発生し蓄積される文書やワー
クシートなどであり、所望のドキュメントにアクセスす
るために、全文検索が行われる場合もある。

【０００４】情報検索によって所望のドキュメントの所
在場所やそのファイル名が明らかになったとしても、そ
れだけでは、そのドキュメントの内容を確認し再利用す
ることは可能ではない。

【０００５】現在、パーソナルコンピュータ上で文書や
ワークシートを作成するためのアプリケーションソフト
ウェアには各種のものがあり、アプリケーションソフト
ウェアごとに、生成するファイルの形式が異なってい
る。特に近年、ワードプロセッサ文書中に表計算データ
や画像データを挿入できるようなアプリケーションソフ
トウェアが増え、それに伴って、ファイル形式も多種多
様になってきている。そのため、例えば、文書作成用の
アプリケーションソフトウェアが２種類あったときに、
一般には、一方のアプリケーションソフトウェアで作成
した文書ファイルの内容を、他方のアプリケーションソ
フトウェアを用いて表示・印刷したり編集したりするこ
とはできない。したがって、情報検索によって所望のド
キュメントがどれであるかが分かったとしても、対応す
るアプリケーションソフトウェアを起動しなければ、そ
のドキュメントの内容の確認や再利用のための編集を行
うことができない。最近のアプリケーションソフトウェ
アは高機能であるとともに起動に時間がかかる。したが
って、たとえば、得られた検索結果から内容を確認して
絞り込みを行う場合には、対応するアプリケーションソ
フトウェアを起動する作業は、単に内容を確認するため
のものである割には手間と時間がかかる作業となってい
る。

【０００６】また、所望のドキュメントが利用者のパー
ソナルコンピュータとは別のパーソナルコンピュータ上
に蓄積されており、そのドキュメントを作成したアプリ
ケーションソフトが利用者のパーソナルコンピュータ上
にインストールされていない場合がある。このような場
合には、所望のドキュメントの所在は分かるものの、利
用者はそのドキュメントの内容の確認や再利用を行えな
いことになる。ネットワーク上にサーバを設け、共有対
象の各ドキュメントをサーバで一括保管するようにして
も、作成したアプリケーションソフトウェアが異なるこ
とによる上述した制約は解消しない。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】本発明の目的は、種々
のアプリケーションソフトウェアで作成した各種のドキ
ュメントを利用者が共有して容易に内容の確認や再利用
をすることができるドキュメント管理システム及びドキ
ュメント共有方法と、その記録媒体を提供することにあ
る。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明のドキュメント管
理システムは、クライアント端末とサーバとがネットワ
ークを介して接続されたネットワークシステムにおける
ドキュメント管理システムにおいて、クライアント端末
が、選択されたドキュメントからそのドキュメントの出
力イメージに相当するイメージファイルを生成し、その
ドキュメントのオリジナルファイルと生成したイメージ
ファイルとをサーバに転送し、サーバからイメージファ
イルが転送されてきたときにはそのイメージファイルに
基づく表示を行い、サーバが、イメージファイルとオリ
ジナルファイルを格納するとともに、要求に応じてイメ
ージファイルとオリジナルファイルを送出し、イメージ
ファイルのファイル形式が各クライアント端末間で統一
されていることを特徴とする。

【０００９】本発明においてサーバとは、ネットワーク
に参加する利用者に対して共通に確保された記憶領域を
有するもののことを意味するが、一般には、インデック
スファイルを保持して利用者が所望するドキュメントの
検索処理を実行する、いわゆるサーバ装置のことであ
る。

【００１０】本発明のドキュメント管理システムでは、
共有すべきドキュメントが選択されたら、そのドキュメ
ントのオリジナルファイル（そのドキュメントを作成し
たアプリケーションソフトウェアがサポートするファイ
ル形式に基づくそのドキュメントのファイル）をサーバ
に登録するとともに、ドキュメントの出力イメージを表
わしたイメージファイルもサーバに登録する。出力イメ
ージとは、印刷や表示などによって出力されるときのイ
メージを意味する。イメージファイルは、ドキュメント
の１頁ごとに１つずつ生成するようにすることも可能
で、その場合には、１つのドキュメントに複数のイメー
ジファイルが対応することになる。イメージファイルの
ファイル形式を統一してあるので、各クライアント端末
では、イメージファイル用のブラウザ（閲覧用）ソフト
ウェアを用いてイメージファイルの内容表示を行うこと
ができる。例えば、検索結果としてヒットしたドキュメ
ントの内容を、そのドキュメントの作成に使用されたア
プリケーションソフトウェアを起動することなく、簡単
に確認することができる。ブラウザソフトウェアは、表
示機能と、必要に応じて印刷やクリップボードへの複写
機能を有するだけでよいから、起動時間は短くてすむ。
イメージファイルからのクリップボードへの複写を用い
ることにより、イメージ情報としての再利用が可能にな
り、文書中の図表などの再利用が簡単になる。また、ク
ライアント端末に、ドキュメントに対応するアプリケー
ションソフトウェアがある場合には、そのソフトウェア
を自動的に起動して、転送されてくるオリジナルファイ
ルを処理するようにしてもよい。

【００１１】さらにこのドキュメント管理システムで
は、選択されたドキュメントから、文字情報のみからな
るテキストファイルも生成して、このテキストファイル
をサーバに蓄積するようにしてもよい。そして、各クラ
イアント端末ではテキスト用のブラウザソフトでテキス
トファイルを表示し、ドキュメントの内容を確認するよ
うにしてもよい。ドキュメントがワードプロセッサ文書
であれば、テキストファイルは書式情報や文字修飾情報
を取り除いたデータのファイルであり、表計算のワーク
シートであれば、各セルの内容を羅列したデータのファ
イルである。テキストファイルであるから、そのドキュ
メントを作成したアプリケーションソフトウェアがなく
ても、クリップボード等を用いることにより、ドキュメ
ントの文字情報のみではあるが、とりあえずの再利用が
可能になる。さらに、このテキストファイルから、サー
バでの情報検索に用いられるインデックス情報（キーワ
ードなど）を抽出することが可能であり、また、このテ
キストファイルを全文検索の対象とすることもできる。

【００１２】本発明のドキュメント共有方法は、クライ
アント端末とサーバとがネットワークを介して接続され
たネットワークシステムにおけるドキュメント共有方法
において、共有すべきドキュメントに関し、クライアン
ト端末において、そのドキュメントの出力イメージに相
当するイメージファイルとそのドキュメントに含まれる
文字情報のみからなるテキストファイルとを生成し、生
成したイメージファイル及びテキストファイルと共有す
べきドキュメントのオリジナルファイルとをサーバに蓄
積するとともに、サーバにおいてテキストファイルから
インデックス情報を抽出してインデックスファイルを更
新し、インデックスファイルに基づいてドキュメントの
検索を行うことを特徴とする。

【００１３】

【発明の実施の形態】次に、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して説明する。図１は本発明の実施の一形
態のドキュメント管理システムの構成を示すブロック図
である。

【００１４】このドキュメント管理システムは、大容量
記憶手段１２が接続されたサーバ１１と、利用者ごとの
クライアント端末１３とをネットワーク１４を介して接
続した構成のものである。各クライアント端末１３は、
一般的には、パーソナルコンピュータなどで構成されて
おり、サーバ１１にはワークステーションを用いる。但
しこれはあくまでも一例であり、クライアント端末１
３、サーバ１１とも、これら以外のコンピュータを用い
ることもできる。

【００１５】各利用者は、それぞれのクライアント端末
１３で、そのクライアント端末１３にインストールされ
たアプリケーションソフトウェアを使用してドキュメン
トを作成し、そのドキュメントをそのクライアント端末
１３内の例えばハードディスクに蓄積している。ドキュ
メントとしては、ワードプロセッサソフトウェアによる
文書や表計算のワークシート、イメージスキャナで読み
込まれ画像処理が施された画像データ、これら各種のデ
ータが統合されたデータなどが挙げられる。

【００１６】各クライアント端末１３には、利用者によ
って選択されたドキュメントからそのドキュメントの印
刷イメージに相当するイメージファイルとそのドキュメ
ントに含まれる文字情報のみからなるテキストファイル
とを生成するソフトウェアが備えられている。また、各
クライアント端末１３には、イメージファイルを表示す
るためのブラウザソフトウェアと、テキストファイルを
表示するためのブラウザソフトウェアとがインストール
されている。イメージファイルやテキストファイルを生
成するためのソフトウェアは、一般的には、クライアン
ト端末１３ごとに、そのクライアント端末１３が備えて
いるドキュメント作成用のアプリケーションソフトウェ
アの種類に応じて用意する必要がある。しかしながら、
クライアント端末１３で使用するオペレーティングシス
テム（ＯＳ）などの機能を利用することにより、共通の
ソフトウェアで済む場合もある。

【００１７】イメージファイルやテキストファイルのフ
ァイル形式は、このドキュメント管理システム内では統
一されており、このため、イメージファイルやテキスト
ファイルのブラウザソフトウェアは、それぞれ、クライ
アント端末１３の機種等が同じであるならば、各クライ
アント端末１３に同じものをインストールすればよい。
イメージファイルのファイル形式は、ここでは一例とし
てＴＩＦＦ（タグ・イメージ・ファイル・フォーマッ
ト；Tag Image File Format）形式を用いる。ＴＩＦＦ
は、一般にグレースケールのグラフィック画像のスキャ
ンニング、記憶、交換に用いられる標準のファイル形式
である。

【００１８】前記イメージファイルを生成するソフトウ
ェアは、ドキュメントが複数ページある場合には、それ
ぞれのページ毎に１つのイメージファイルを生成する。
これは次の理由による。例えばドキュメントが数百ペー
ジに及ぶ場合に、その出力イメージ全体を１つのファイ
ルとすると、イメージファイルの容量が大きくなり、イ
メージファイルをクライアント端末１３上に表示させる
ときに、サーバ１１からネットワーク１４を介してイメ
ージファイルを送ってもらうのに長時間を要する。一方
で、ドキュメントファイルの内容を確認する場合には、
普通は１ページ目を見ればそれが所望のドキュメントが
どうかを判断でき、仮にそれでは判断がつかない場合で
も続く数ページを見れば所望のドキュメントかどうかが
分かる場合が多い。そのような場合には、残りの大部分
についてはイメージファイルの状態で内容を確認する必
要がない。１ページ分のイメージファイルであれば、フ
ァイル転送に要する時間は短くなり、利用者の無駄な待
ち時間が少なくて済む。このため、本実施形態では、ペ
ージ毎に１つのイメージファイルを生成する。その結
果、例えばそのドキュメントの内容が１００ページ分あ
る場合には、１００個のイメージファイルが生成され
る。尚、これはあくまでも一つの例であり、１つのドキ
ュメントについて１つのイメージファイルを生成するよ
うにしたり、または適当な分量ごとに１つのイメージフ
ァイルとすることも本発明の範囲に含まれることはいう
までもない。

【００１９】一方、サーバ１１は、各クライアント端末
１３から送られてきたオリジナルファイル、イメージフ
ァイル及びテキストファイルを大容量記憶手段１２に蓄
積する。またサーバ１１は、共有すべきドキュメントの
書誌的事項やキーワードを一括して格納したインデック
スファイル２１を備え、このインデックスファイル２１
に基づいて、ドキュメントの検索処理を実行できるよう
に構成されている。全文検索によってドキュメントを検
索する場合には、テキストファイルが検索対象となる。
そして、クライアント端末１３側からの要求に応じ、そ
のクライアント端末１３に対し、オリジナルファイル、
イメージファイル及びテキストファイルのうちの要求さ
れたものを送出する。尚、この全文検索には、本特許出
願人に付与された米国特許ＵＳＰ５，４５０，５８０に
記載されている発明に基づく検索方法を用いており、ド
キュメントが大量にある場合でも、非常に高速に全文検
索を実行することが可能となっている。尚、全文検索を
する際でも、高速に検索するために、インデックスファ
イルを参照してから行うようにしてもよい。

【００２０】図２は、サーバ１１での各ファイルの関係
を示した図である。利用者間で共有するとされたドキュ
メントごとに、テキストファイル２２、イメージファイ
ル２３及びオリジナルファイル２４を保持しており、こ
れらは相互にリンクしている。さらに、各ドキュメント
に共通のインデックスファイル２１も設けられ、インデ
ックスファイル２１及びテキストファイル２２がサーバ
１１での検索用ファイルとして使用されている。もちろ
ん、全文検索を行わないのであれば、インデックスファ
イル２１のみに基づいて検索を行うことも可能である。

【００２１】次に、このドキュメント管理システムの動
作を説明する。まず、サーバ１１へのファイルの登録を
説明する。図３はファイルの登録を説明する図である。

【００２２】まず、クライアント端末１３において、利
用者（ドキュメントの作成者）は、そのクライアント端
末１３にあるドキュメント２０の中から、共有化しよう
とするドキュメントを選択する。そして、イメージファ
イル及びテキストファイル生成用のソフトウェアを起動
する。その結果、選択されたドキュメントのオリジナル
ファイル２４から、対応するイメージファイル２３とテ
キストファイル２２が生成される。次に、選択されたド
キュメントのオリジナルファイル２４、イメージファイ
ル２３及びテキストファイル２２が、ファイル転送によ
ってサーバ１１に転送される。サーバ１１は、転送され
たこれらのファイルを大容量記憶手段１２中に格納す
る。尚、イメージファイル及びテキストファイル生成用
のソフトウェアの起動は、特定のアプリケーションソフ
トウェアを起動中に、その中の機能、例えば、イメージ
ファイルおよびテキストファイルの生成指示を使って行
うようにすることもできる。このようにすれば、そのア
プリケーションソフトウェアを使っている最中に必要に
応じてイメージファイル及びテキストファイルを生成す
ることができ、その際一々アプリケーションソフトウェ
アを終了させる手間を省くことができる。

【００２３】サーバ１１では、オリジナルファイル２４
及びテキストファイル２２からインデックス情報が抽出
され、抽出されたインデックス情報をインデックスファ
イル２１に追加することにより、ドキュメントと対応付
けられてインデックスファイル２１の更新が行われる。
ここでインデックス情報としては、例えば、ドキュメン
トのカテゴリや作成日付、作成に使用されたアプリケー
ションソフトウェア名、タイトル、キーワードなどが挙
げられる。作成に使用されたアプリケーションソフトウ
ェア名は、例えば、オリジナルファイルのファイル名の
拡張子部分がどうなっているか、あるいは、オリジナル
ファイル中のクリエータやファイルタイプのフィールド
が何になっているかで判別することができる。以上のよ
うにして、利用者が選択したドキュメントが共有ドキュ
メントとしてサーバ１１に登録される。共有化したドキ
ュメントのオリジナルファイル２４は、クライアント端
末１３から消去してもよいし、残しておいてもよい。

【００２４】次に、このようにしてサーバ１１に登録さ
れた共有ドキュメントの検索と、検索されたドキュメン
トのクライアント端末１３での表示、再利用について、
説明する。図４はサーバ１１での処理を説明するフロー
チャートであり、図５はクライアント端末１３での処理
を説明するフローチャートである。図において、破線で
示された矢印は、サーバ１１とクライアント端末１３で
やり取りされるデータを示している。

【００２５】なお、以下に説明する動作を実行するプロ
グラムは、フロッピーディスク、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬
媒体や、ハードディスク等の記録装置等に、その全体あ
るいは一部が記録され、あるいは記憶されている。そし
てそのプログラムがコンピュータにより読み取られて、
動作の全部あるいは一部が実行される。

【００２６】サーバ１１では、クライアント端末１３か
らの検索条件を受信すると（ステップ１０１）、その検
索条件に基づいてインデックスファイル２１の検索を行
う（ステップ１０２）。全文検索が必要であれば、共有
化された各ドキュメントのテキストファイル２２も検索
する。そして、検索の結果、ヒットしたドキュメントが
あるかどうかを判断する（ステップ１０３）。ヒットし
たものがなければそのまま処理を終了する。ヒットした
ものがあれば、検索を要求したクライアント端末１３に
対し、どのドキュメントにヒットしたか、何件ヒットし
たか、各ドキュメントを作成したアプリケーションソフ
トウェア名は何であるかなどの情報からなる検索結果を
送り返す（ステップ１０４）。そして、検索結果を送っ
た先のクライアント端末ｌ３からの表示要求を受け取っ
たかを判断する（ステップ１０５）。受け取らなかった
場合にはそのまま処理を終了する。受け取った場合に
は、該当するドキュメントのオリジナルファイル、イメ
ージファイル及びテキストファイルのうち、表示要求に
よって指定されたファイルをそのクライアント端末１３
に転送して（ステップ１０６）、処理を終了する。尚、
ステップ１０５において表示要求を受け取らなかった場
合においても、所望のファイルが見つかった段階でその
拡張子などからそのドキュメントを作成したアプリケー
ションソフトウェアを知ることができる。したがって、
クライアント端末１３側で、そのアプリケーションソフ
トウェアを起動し、そのアプリケーションソフトウェア
の中からネットワーク１４を介してサーバ１１に対し直
接そのオリジナルファイルを読み出す動作を行ってもよ
い。

【００２７】一方、クライアント端末１３では、まず、
利用者（ドキュメントの検索・再利用者）による検索条
件の入力が行われ（ステップ１１１）、この検索条件に
基づいて、サーバ１１に対して検索要求を発する（ステ
ップ１１２）。検索条件に基づく検索結果がサーバ１１
から送られてきたら、利用者に対して検索結果を表示す
る（ステップ１１３）。利用者は、検索結果を見て、ド
キュメントの表示要求を入力する（ステップ１１４）。
表示要求で対象としているファイルの種類は何であるか
を判別する（ステップ１１５）。イメージである場合に
は、イメージデータ要求を表示要求としてサーバ１１に
送信する（ステップ１１６）。またイメージ用のブラウ
ザソフトウェアを起動し（ステップ１１７）、サーバ１
１から送られてくるイメージファイルを受信してブラウ
ザソフトウェアにより表示し（ステップ１１８）、処理
を終了する。ステップ１１５でテキストが要求されてい
る場合には、テキストデータ要求を表示要求としてサー
バ１１に送信する（ステップ１１９）。また、テキスト
用のブラウザソフトウェアを起動し（ステップ１２
０）、サーバ１１から送られてくるテキストファイルを
受信してブラウザソフトウェアにより表示し（ステップ
１２１）、処理を終了する。これに対し、ステップ１１
５での要求の種類がオリジナルデータの場合、すなわ
ち、再利用等を目的としてオリジナルファイルの転送が
要求された場合には、オリジナルデータ要求を表示要求
としてサーバ１１に送信する（ステップ１２２）。ま
た、オリジナルファイルに対応するアプリケーションソ
フトウェアを起動し（ステップ１２３）、オリジナルフ
ァイルを受信して、起動してあるアプリケーションソフ
トウェアによる処理を実行し（ステップ１２４）、処理
を終了する。

【００２８】以上のようにして、サーバ１１に登録され
た共有ドキュメントの検索と、検索されたドキュメント
のクライアント端末１３での表示、再利用が実行され
る。

【００２９】図６は、クライアント端末１３側でのＧＵ
Ｉ（グラフィカル・ユーザ・インタフェース）による検
索条件入力用の画面の一例を説明する図であり、(A)は
書誌情報検索画面３１を示し、(B)は全文検索画面３２
を示している。書誌情報検索画面３１では、ドキュメン
トの属するドロワ名、文書番号の範囲、版数，作成／修
正日付の範囲、カテゴリなどによって検索を行うことが
でき、重複検索も可能となっている。同様に、全文検索
画面３２では、曖昧検索による全文検索を可能とし、検
索語や一致度などを入力できるようになっている。

【００３０】図７は、サーバ１１での検索形態を説明す
る図である。(A)は全文検索を行わない場合を示してお
り、クライアント端末１３からの検索条件に基づいてイ
ンデックスファイル２１が検索され、検索結果が出力さ
れるともに、検索結果に対応するテキストファイル２
２、イメージファイル２３及びオリジナルファイル２４
が見つけ出されることを示している。同様に(B)は、全
文検索を行う場合を示しており、クライアント端末１３
からの検索条件に基づいて、インデックスファイル２１
の検索と検索範囲内の全テキストファイル２２に対する
全文検索が行われ、検索結果が出力されるとともに、検
索結果に対応するテキストファイル２２、イメージファ
イル２３及びオリジナルファイル２４が見つけ出される
ことを示している。

【００３１】図８は、上で説明した本実施形態のドキュ
メント管理システムを詳しく示したブロック図である。
同図に示すように、サーバ１１内には検索手段４０１、
通信手段４０２、管理手段４０３が含まれる。検索手段
４０１は、利用者がクライアント端末１３から入力した
検索条件に従って、上で説明したインデックスファイル
２１の検索及び各ドキュメントのテキストファイル２２
の全文検索を実行する。通信手段４０２は、クライアン
ト端末１３からテキストファイル２２、イメージファイ
ル２３、オリジナルファイル２４を受け取ったり、これ
らのファイルを利用者の要求に応じてクライアント端末
１３へ送出したり、また、クライアント端末１３から検
索条件を受け取ったり、検索結果をクライアント端末１
３へ送出したりする。管理手段４０３は、インデックス
ファイル２１の作成や大容量記憶手段１２に記憶された
各種ファイルの管理をはじめ、サーバ１１におけるドキ
ュメント管理の主要部分を行う。

【００３２】クライアント端末１３内には、図８に示す
ように、アプリケーションソフトウェア４１１、通信手
段４１２、テキストファイル生成手段４１３、イメージ
ファイル生成手段４１４、登録情報作成手段４１５、検
索条件作成手段４１６、画像表示手段４１７が含まれて
いる。アプリケーションソフトウェア４１１は、利用者
がクライアント端末１３上で各種のドキュメントを作成
するためのソフトウェアであり、これは各クライアント
端末１３上で異なっていてもよいし、一つのクライアン
ト端末上に複数種類のものがあってもよい。通信手段４
１２は、サーバ１１へテキストファイル２２、イメージ
ファイル２３及びオリジナルファイル２４を送ったり、
これらのファイルをサーバ１１から受け取ったり、ま
た、サーバ１１に対して検索条件を送ったり、検索結果
をサーバ１１から受け取ったりする。テキストファイル
生成手段４１３は、オリジナルファイル２４から文字情
報のみからなるテキストファイル２２を生成する。イメ
ージファイル生成手段４１４は、オリジナルファイル２
４からイメージファイル２３を生成する。登録情報作成
手段４１５は、後に図１２との関連で説明するように、
サーバ１１でのデータ管理や検索のための付加情報を入
力するためのものである。検索条件作成手段４１６は、
図６で説明したようにクライアント端末１３側でＧＵＩ
（グラフィカル・ユーザ・インタフェース）により検索
条件を入力するためのものである。そして、画像表示手
段４１７は、イメージファイルを表示するためのブラウ
ザソフトウェアとテキストファイルを表示するためのブ
ラウザソフトウェアを含むものである。

【００３３】以上では、オリジナルファイルからイメー
ジファイル及びテキストファイルを生成した。これによ
り、ドキュメントを作成したアプリケーションソフトウ
ェアの種類によらず、イメージファイルに基づいてドキ
ュメントの内容確認が容易に行える。また、テキストフ
ァイルからインデックス情報を抽出したりテキストファ
イルに基づく全文検索ができるので、ドキュメントの検
索が効率的に行える。したがって、本実施形態によれ
ば、ドキュメントの共有と再利用が非常に容易になると
いう効果を生じる。

【００３４】但し、本発明は上述の実施の形態に限定さ
れるものではない。例えば、オリジナルファイルからテ
キストファイルを生成しないものとしてもよい。すなわ
ち、共有すべきドキュメントのオリジナルファイルから
イメージファイルをクライアント端末において生成し、
オリジナルファイルとイメージファイルとをサーバに登
録し、イメージファイルのファイル形式は統一しておく
ことにより、テキストファイルを生成しなくても、イメ
ージファイルに基づいてドキュメントの内容確認が容易
に行えるようになり、本発明の効果を達成できる。

【００３５】更に、例えば各クライアント端末に、共有
ドキュメントの目録ファイルを設け、新規に共有ドキュ
メントの登録を行うごとに各クライアントの目録ファイ
ルを一斉に更新できるようにすることもできる。そのよ
うにすれば、サーバに検索機能をもたせなくても、ドキ
ュメントの共有と再利用とを容易に行うことが可能にな
る。

【００３６】次に、文書データや表計算データなどの各
種のデータを格納し、入力された検索条件に基づいて該
当するデータを検索できるデータ管理システムについて
説明する。このデータ管理システムは、利用者に対して
階層型ディレクトリ構造でのファイル管理を意識させる
ものである。

【００３７】ワードプロセッサソフトウエアによる文書
データや表計算ソフトウエアによる計算データなどの各
種のデータが蓄積されるにつれて、これらデータを効率
的に管理し、複数の利用者間で共有できるようにする必
要性が高まってくる。このような要請に応えるため、複
数の利用者がそれぞれ作成したデータを共通のデータサ
ーバに蓄積し、データサーバ内でデータを一元的に管理
するとともにデータの共有化を図ることが行われてい
る。データサーバと各利用者ごとのクライアント端末と
はＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）を介して接続
するのが一般的であるが、さらに、インターネットを介
して、遠隔にあるデータサーバと利用者のクライアント
端末とを接続する形態も増えつつある。

【００３８】利用者の作成した各種のデータをデータサ
ーバ内に格納する場合、最近のオペレーティングシステ
ムのほとんどは、ルートディレクトリの下にツリー構造
でサブディレクトリを配置する階層的ディレクトリ構成
でのファイル管理を行っている。このため、一般には、
これらデータのそれぞれをファイルとし、部門別や内容
別などに応じてこれらのファイルを分類して階層的ディ
レクトリ構成でのサブディレクトリ中に配置している。
文書データや表計算データなどのファイル数が多い場合
には、多階層のサブディレクトリ構成とされる。ツリー
状の階層的ディレクトリ構造のなかに各ファイルを配置
することによって、利用者は、多数のファイルの中から
所望のファイルに容易にアクセスすることができる。

【００３９】図９(a)は、文書データや表計算データの
一つ一つをファイルとして、これらファイルをデータサ
ーバの階層的ディレクトリ構成によるファイルシステム
内に格納した例を示す図である。ルートディレクトリ２
９０の下に１層目のサブディレクトリ２９１として例え
ば利用者ごとの文書ディレクトリが配置されている。こ
こでは、利用者に対してディレクトリ構成を分かりやす
く示すために、利用者ごとの文書ディレクトリ（サブデ
ィレクトリ２９１）をその利用者のホームディレクトリ
ないしワーキングディレクトリと呼ぶ。また、このサブ
ディレクトリの下層に配置される各段のサブディレクト
リをそれぞれキャビネット２９２、ドロワ２９３と呼
ぶ。

【００４０】図示した例では、キャビネット２９２とし
て、詳細仕様書キャビネット、基本仕様書キャビネッ
ト、操作説明書キャビネット及び内部仕様書キャビネッ
トが設けられている。基本仕様書キャビネットには、ド
ロワ２９３として設計関連ドロワ、開発関連ドロワ及び
営業関連ドロワが設けられており、これら各ドロワ２９
３内に、文書データや表計算データなどの各ファイル２
９４が格納されている。利用者は、キャビネット名やド
ロワ名を参照することにより、どのデータをどのキャビ
ネットのどのドロワ内に格納すべきかを理解することが
できる。例えば、基本仕様書における開発関連の文書デ
ータαに対応するファイルは、パス名として、「（ホー
ムディレクトリ）／基本仕様書／開発関連／α」で表わ
されることになる。なおこの例では、ドロワ２９３が最
下層となっているが、ドロワ２９３の下にさらにサブデ
ィレクトリとしてフォルダを設け、フォルダにファイル
２９４を格納するようにしてもよい。

【００４１】図９(b)は、図９(a)に示す階層的ディレク
トリ構成によるファイル配置が、利用者に対してどのよ
うに把握されるかを模式的に示した図であり、キャビネ
ット２９２としての基本仕様書キャビネットの中にどの
ようなドロワ２９３が設けられ、各ドロワ２９３には文
書データなどのファイル９４がどのようにして格納され
ているかを示している。各ファイル２９４の先頭部分に
は、ヘッダとして、そのファイル２９４のタイトルや作
成日付（不図示）が記録されている。

【００４２】上述したような階層的ディレクトリ構成に
より各データのファイル２９４をデータサーバ内に配置
することによって、ファイルシステムとして取扱いやす
くなる。また、利用者が意図する分類にしたがって各サ
ブディレクトリの編成を定めることによって、利用者
は、多数のファイルの中から所望するファイルに容易に
アクセスすることができるようになる。

【００４３】しかしながら階層的ディレクトリ構成でフ
ァイルを配置した場合、サブディレクトリの深さが深い
と、所望のファイルを格納したサブディレクトリに到達
するための操作が煩雑になる。特に、サブディレクトリ
の編成を定めるときに前提とした観点と異なる観点でフ
ァイルを探すとき、例えばキーワード検索を行うときに
は煩雑となる。このような場合には、結局、全サブディ
レクトリ内でファイルの検索を行う必要があり、チェン
ジディレクトリ(cd; change directory)などの操作を多
数回必要とし、検索プログラムの実行に時間がかかり、
かつ、検索プログラム自体が複雑なものとなる。

【００４４】そこで、利用者に対しては階層的ディレク
トリ構成が備える分かりやすさを提供しつつ、検索など
を高速かつ簡単に行うことができるデータ管理システム
を提供する。

【００４５】すなわち、データサーバにデータを蓄積し
て管理するデータ管理システムにおいて、データを蓄積
する際に、データサーバにおいて実際にデータが格納さ
れるディレクトリ構造よりも深い階層構造で表わされる
階層的ディレクトリ構成によって、前記データサーバに
おける当該データの格納場所が指定されるようにする。

【００４６】前記データ管理システムにおいて、前記デ
ータに対応するレコードを含むファイルが前記データサ
ーバに格納され、前記格納場所を指定する際に使用され
た階層的ディレクトリ構成における相対的に上位のディ
レクトリと前記ファイルが対応し、相対的に下位のディ
レクトリに関する情報が前記レコードに含まれるように
することもできる。

【００４７】また、前記データ管理システムにおいて、
データに対応するファイルがデータサーバに格納され、
格納場所を指定する際に使用された階層的ディレクトリ
構成における相対的に上位のディレクトリに対応するデ
ィレクトリがデータサーバに実在し、相対的に下位のデ
ィレクトリに関する情報が前記ファイルに含まれるよう
にすることもできる。

【００４８】更に、前記データ管理システムにおいて、
相対的に下位のディレクトリが、ディレクトリ階層にお
ける２層以上のディレクトリとしてもよい。

【００４９】また、前記データ管理システムにおいて、
相対的に下位のディレクトリに関する情報が、格納場所
を指定する際に使用した当該相対的に下位のディレクト
リの名称としてもよい。

【００５０】続いて、前述のデータ管理システムについ
て、図面を参照して、より詳しく説明する。図１０は、
一実施形態のデータ管理システムを示すブロック図であ
る。

【００５１】このデータ管理システムは、ネットワーク
を介在させたクライアント／サーバシステムとして構成
されており、具体的には、本社部門でのネットワークと
他営業所でのネットワークをインターネット３２０を介
して接続した構成のものである。まず、本社部門のネッ
トワーク構成について説明する。社内専用のネットワー
クである第１のＬＡＮ３１０には、各利用者が作成した
文書データや表計算データ、図面データなどの各種デー
タを蓄積してこれらを管理し、利用者から与えられた検
索条件に応じて該当するデータを検索するデータサーバ
３１１と、利用者ごとに設けられた複数のクライアント
端末３１３と、データを閲覧するための専用端末である
ブラウザ３１４とが接続されている。また、データサー
バ３１１には、実際のデータを格納するための巨大な外
部記録装置であるデータストッカ３１２が接続されてい
る。また、本社部門には、インターネット３２０への接
続のために第２のＬＡＮ３１６が設けられており、第１
のＬＡＮ３１０と第２のＬＡＮ３１６とは、ファイアウ
ォール３１５を介して接続されている。第２のＬＡＮ３
１６は、ＷＷＷ(World Wide Web)サービスを提供するた
めのＷＷＷサーバ３１８が接続されているとともに、ゲ
ートウェイ３１７を介してインターネット２０に接続し
ている。一方、他事業所には、ＬＡＮ３２２が設けら
れ、このＬＡＮ３２２は、ゲートウェイ３２１を介して
インターネット３２０に接続するとともに、利用者ごと
に設けられた複数のクライアント端末３２３が接続され
ている。

【００５２】このクライアント／サーバシステムにおい
て、利用者は、クライアント端末３１３,３２３におい
て、文書データや表計算データを作成する。作成した時
点では、これらのデータは利用者のクライアント端末３
１３,３２３のローカルディスクに格納されているファ
イルである。そして利用者がその作成したデータをデー
タサーバ３１１に登録、蓄積しようとする場合には、デ
ータの登録処理を行い、該当するデータをクライアント
端末３１３,３２３からデータサーバ３１１に転送す
る。その結果、検索やデータ管理用の情報が付加されて
そのデータはデータストッカ３１２内に格納され、以
後、データサーバ１１での集中管理や検索処理の対象と
なる。

【００５３】ここで、利用者による登録処理を説明す
る。

【００５４】図１１(a)は、利用者から見た、データサ
ーバ３１１のディレクトリ構成（ファイルシステム構
成）を示す図である。利用者からは、階層的ディレクト
リ構成によって、文書ディレクトリ３３１が最上層のデ
ィレクトリとして見え、その下に、上述の図９(a)を参
照して説明したものと同様に、キャビネット３３２とド
ロワ３３３が各段のサブディレクトリとして見え、ドロ
ワ３３３内に、文書データなどのファイル３３４が配置
されているいるように見える。そこで、データをデータ
サーバ３１１に登録する際には、利用者は、登録すべき
データを格納するキャビネット名及びドロワ名を指定し
て、データの登録処理を行うことになる。本実施形態の
クライアント／サーバシステムでは、グラフィカルユー
ザインタフェース（ＧＵＩ）によってキャビネット名や
ドロワ名を指定できるようになっている。図１１(b)は
キャビネット名やドロワ名を指定する際にクライアント
端末３１３,３２３の画面上に現れるキャビネット選択
画面（ウィンドウ）３４０を示す図である。

【００５５】キャビネット選択画面３４０には、大きく
分けて、データサーバ３１１に登録すべき（ローカルデ
ィスク上の）ファイルの名称を入力するための登録候補
入力窓３４１と、データサーバ３１１の名称やホスト名
を表示するとともにデータサーバが複数ある場合にはど
のデータサーバを選択するかを入力するためのサーバ表
示窓３４２と、データサーバ３１１にあるキャビネット
の名称を表示してデータを格納するキャビネットを選択
するためのキャビネット表示窓３４３と、キャビネット
表示窓３４３で選択されたキャビネット内にあるドロワ
の名称を表示してデータの格納先となるドロワを選択す
るためのドロワ表示窓３４４とが設けられている。キャ
ビネット表示窓３４３及びドロワ表示窓３４４では、表
示されているものから特定のものをマウスなどのポイン
ティングデバイスによって選択することにより、それぞ
れ、キャビネット名及びドロワ名の選択を行うことがで
きるようになっている。

【００５６】利用者は、登録候補入力窓３４１に、登録
すべきデータのファイル名を入力し、キャビネット表示
窓３４３及びドロワ表示窓３４４によってキャビネット
とドロワをそれぞれ選択し、マウスなどによって図示左
下の「選択実行」ボタン３４５をクリックする。「選択
実行」ボタン３４５がクリックされることによって、登
録すべきファイルや格納先のキャビネット及びドロワが
確定する。ここで図示右下の「取消」ボタン３４６をク
リックした場合には、それまでの入力や選択が白紙に戻
され、再度、登録すべきファイル名の入力や格納先のキ
ャビネット名、ドロワ名の指定を行うことができる。

【００５７】上述したようにしてファイル名の入力、キ
ャビネットやドロワの選択が終わったら、利用者は、デ
ータサーバ３１１でのデータ管理や検索のための付加情
報を入力する。図１２は、このような情報を入力するた
めにクライアント端末３１３,３２３に表示される入力
画面（ウィンドウ）３５０の一例を示している。この入
力画面３５０には、先に指定したキャビネット名及びド
ロワ名がそれぞれキャビネット名表示窓３５１及びドロ
ワ名表示窓３５２が設けられるとともに、登録すべきデ
ータに対する、管理コード、登録日付、登録時刻、作成
者、登録者、データのカテゴリ、タイトル、キーワード
などの各項目を入力するための入力窓３５３が設けられ
ている。これらの入力項目のうちあるもの（例えば、作
成者や登録者、登録日付など）は、クライアント端末３
１３,３２３でのローカルな管理情報に基づいて、自動
的に入力されるようにするとよい。利用者は、入力窓３
５３によって必要な項目に対する入力を行い、そのの
ち、「登録実行」ボタン３５４をクリックする。これに
よって登録処理が完了し、指定されたファイルが格納先
のキャビネット名及びドロワ名や付加情報とともに、ク
ライアント端末３１３,３２３からデータサーバ３１１
に転送される。ここで「取消」ボタン３５５がクリック
された場合には、それまでの入力画面３５０への入力が
キャンセルされ、入力をやり直すことができる。

【００５８】次に、上述したようにして登録すべきファ
イルがクライアント端末３１３,３２３からデータサー
バ３１１に送られてきたときのデータサーバ３１１側で
の動作を説明する。ところで、本実施の形態のデータ管
理システムは、利用者から認識されるほどにはデータサ
ーバ３１１での実際のディレクトリ構成が階層化されて
いないことを特徴としている。以下、データサーバ３１
１での実際のディレクトリ構成についていくつか例示し
ながら、データサーバ３１１での処理を説明する。

【００５９】図１３(a)は、データサーバ３１１での実
際のディレクトリ構成の第１の例を示す図である。この
例では、文書ディレクトリ３３１（利用者から見える最
上層のディレクトリ）の下に、キャビネット３３２とし
て、詳細仕様書キャビネット、基本仕様書キャビネッ
ト、操作説明書キャビネット及び内部仕様書キャビネッ
トが配置され、各キャビネット３３２には、それぞれ１
つのファイル３３５が格納されている。すなわち、利用
者からは見えていたドロワが実際には存在していない。
キャビネット３３２に含まれるファイル３３５は、いく
つかのレコード３３６の集合であり、レコード１つ１つ
がそれぞれ利用者からのデータの１つ１つに対応する。

【００６０】図１３(b)はレコード３３６の構成を示す
図である。レコード３３６は、タイトルを記録するタイ
トルフィールド３６１と、識別マーク３６２と、日付を
記録する日付フィールド３６３と、タイトルや日付以外
の付加情報を記録する付加情報フィールド３６４と、デ
ータ本体部３６５とから構成されている。データ本体部
３６５の実体は、利用者のクライアント端末３１３,３
２３から転送されてきたデータ（ファイル）そのもので
ある。また、識別マーク３６２としては、利用者が指定
したドロワ名（図示した例では「設計関連」）が記録さ
れる。また図１３(c)は、キャビネット３３２として例
えば基本仕様書キャビネットの中でのデータ格納状況を
示している。

【００６１】データサーバ３１１は、登録すべきデータ
をクライアント端末３１３,３２３側から受け取ると、
指定されたキャビネット３３２中のファイル３３５に、
そのデータをレコード３３６として追加する。その際、
各種の付加情報をタイトルフィールド３６１、日付フィ
ールド３６３及び付加情報フィールド３６４に記録する
とともに利用者によって指定されたドロワ名を識別マー
ク３６２として記録し、これらを送られてきたデータか
らなるデータ本体部３６５と組み合わせることにより、
１件分のデータ（クライアント端末３１３,３２３での
１個のファイル）に相当するレコード３３６が組み立て
られることになる。ここでは、キャビネット３３２中に
は、上述したレコード３３６からなるファイル３３５の
みが存在するように説明したが、検索時に用いる補助的
なファイル、例えばインデックスファイルなどが同じキ
ャビネット内に存在していてもよい。

【００６２】次に、このようなディレクトリ構成のデー
タサーバ３１１での検索処理について説明する。ここで
検索とは、先に利用者が格納したデータのうち検索条件
に該当するデータを捜し出すことである。検索条件とし
ては、キーワードや（利用者から見てそのデータが格納
されているはずの）ドロワ名などが挙げられる。検索条
件としてキーワードが与えられた場合には、データサー
バ３１１は、ファイル３３５をオープンし、各レコード
３３６の付加情報フィールド３６４を検索して該当する
キーワードを含むレコードを捜し出す。インデックスフ
ァイルがある場合には、インデックスファイルで検索し
てもよい。一方、検索条件としてドロワ名が与えられた
とき、従来はそのドロワ名のドロワ（サブディレクト
リ）中のファイルでの検索を行っていたのに対し、本実
施の形態の場合にはサブディレクトリとしてのドロワは
存在せず、その代りにドロワ名が識別マーク３６２とし
て各レコード３３６に記録されているから、キーワード
での検索の場合と同様に、ファイル３３５の各レコード
３３６の識別マーク３６２を検索する。

【００６３】なお、利用者から見たファイル操作とし
て、例えば、「／ディレクトリ名／ドロワ名／ファイル
名」というパス名で表わされる特定のデータをデータサ
ーバ３１１からクライアント端末３１３,３２３に複写
するというものがあるが、これも広義の検索処理に他な
らないから、上述した検索処理と同手順でレコードを見
つけ出し、そのレコードのデータ本体部をクライアント
端末３１３,３２３に転送するようにすればよい。

【００６４】ここでは、サブディレクトリとしてのドロ
ワが利用者に認識されてはいても実際には存在しないた
め、階層的ディレクトリ構成のわかりやすさを維持しつ
つ検索に伴うディレクトリチェンジの回数が低減し、検
索の高速化や検索プログラムの簡略化を図ることができ
る。また、利用者が作成したデータをそれぞれレコード
とし、複数のレコードを束ねて１つのファイルとしてい
るので、検索時のファイルオープン回数などが減ってさ
らに高速での検索が可能になり、また、ファイル数が少
ないのでファイル管理も容易になる。

【００６５】図１４(a)は、データサーバ３１１での実
際のディレクトリ構成の第２の例を示す図である。この
例では、文書ディレクトリ３３１の下に、キャビネット
３３２として、詳細仕様書キャビネット、基本仕様書キ
ャビネット、操作説明書キャビネット及び内部仕様書キ
ャビネットが配置され、各キャビネット３３２には、利
用者が作成したデータにそれぞれ対応する１あるいは複
数のファイル３３７が格納されている。この例でも、利
用者からは見えていたドロワは、実際には存在していな
い。

【００６６】図１４(b)はファイル３３７の構成を示す
図である。ファイル３３７は、タイトルを記録するタイ
トルフィールド３７１と、識別マーク３７２と、日付を
記録する日付フィールド３７３と、タイトルや日付以外
の付加情報を記録する付加情報フィールド３７４と、デ
ータ本体部３７５とから構成されている。データ本体部
３７５の実体は、利用者のクライアント端末３１３,３
２３から転送されてきたデータそのものである。また、
識別マーク３７２としては、利用者が指定したドロワ名
（図示した例では「設計関連」）が記録される。また図
１４(c)は、キャビネット３３２として例えば基本仕様
書キャビネットの中でのデータ格納状況を示しており、
このキャビネット３３２内に複数のファイル３３７が含
まれていることが示されている。

【００６７】この第２の例は、上述の第１の例での各レ
コードをそれぞれファイルとして独立させたものである
から、ファイル数自体を減らすことはできていないが、
従来のものに比べ、ディレクトリチェンジの回数などが
低減し、検索の高速化や検索プログラムの簡略化を図る
ことができる。

【００６８】図１５(a)は、データサーバ３１１での実
際のディレクトリ構成の第３の例を示す図である。この
例は、第１の例と同様に、いくつかのレコード３３６ａ
の集合であるファイル３３５ａを有するものであるが、
ドロワのみならず、文書ディレクトリ３３１の下のサブ
ディレクトリであるキャビネットも、実際には存在して
いない。すなわち、ファイル３３５ａは文書ディレクト
リ３３１に直接格納されている。レコード１つ１つがそ
れぞれ利用者からのデータの１つ１つに対応する。

【００６９】図１５(b)はレコード３３６ａの構成を示
す図である。レコード３３６ａは、第１の例の場合と同
様に、タイトルを記録するタイトルフィールド３６１
と、ドロワ名を記録する識別マーク３６２と、日付を記
録する日付フィールド３６３と、タイトルや日付以外の
付加情報を記録する付加情報フィールド３６４と、デー
タ本体部３６５とを含んでいるほか、キャビネットを実
際には設けなかったことに対応して、利用者が指定した
キャビネット名（図示した例では「基本仕様書」）を記
録するための識別マーク３６６を含んでいる。図１５
(c)は、文書ディレクトリ３３１の中でのデータ格納状
況を示している。

【００７０】この第３の例では、データへのアクセスの
観点からすると完全にフラットな（すなわち階層的でな
い）ディレクトリ構成となっているので、ディレクトリ
チェンジが原則的に発生せず、検索の高速化や検索プロ
グラムの簡略化をさらに押し進めることができる。ま
た、検索対象のファイル数が極端に減るので、ファイル
管理が容易になる。

【００７１】図１６(a)は、データサーバ３１１での実
際のディレクトリ構成の第４の例を示す図である。この
例では、文書ディレクトリ３３１内に利用者が作成した
データにそれぞれ対応する１あるいは複数のファイル３
３７ａが格納されている。この例でも、利用者からは見
えていたキャビネット及びドロワは、実際には存在して
いない。

【００７２】図１６(b)はファイル３３７ａの構成を示
す図である。各ファイル３３７ａは、第２の例の場合と
同様に、タイトルを記録するタイトルフィールド３７１
と、ドロワ名を記録する識別マーク３７２と、日付を記
録する日付フィールド３７３と、タイトルや日付以外の
付加情報を記録する付加情報フィールド３７４と、デー
タ本体部３７５とを含んでいるほか、キャビネットを実
際には設けなかったことに対応して、利用者が指定した
キャビネット名（図示した例では「基本仕様書」）を記
録するための識別マーク３７６を含んでいる。図１６
(c)は、文書ディレクトリ３３１の中でのデータ格納状
況を示しており、文書ディレクトリ３３１内に複数のフ
ァイル３３７ａが含まれていることが示されている。

【００７３】この第４の例は、上述の第３の例での各レ
コードをそれぞれファイルとして独立させたものである
から、ファイル数自体を減らすことはできていないが、
従来のものに比べ、上述の各例と同様に検索の高速化や
検索プログラムの簡略化を図ることができる。

【００７４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明のデータ管
理システムによれば、データを蓄積する際に、データサ
ーバにおいて実際にされるディレクトリ構造よりも深い
階層構造で表わされる階層的ディレクトリ構成によっ
て、データサーバにおける当該データの格納場所が指定
されるようにし、蓄積すべきデータに対応するレコード
あるいはファイルに、格納場所を指定する際に使用した
ディレクトリパスにおける相対的に下位のディレクトリ
に関する情報を記録しておくことにより、利用者に対し
ては階層的ディレクトリ構成が備える分かりやすさを提
供しつつ、検索などを高速かつ簡単に行うことができる
ようになるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の一形態のドキュメント管理シス
テムの構成を示すブロック図である。

【図２】サーバにおけるファイルの関係を説明する図で
ある。

【図３】サーバへのファイルの登録を説明する図であ
る。

【図４】検索時のサーバでの処理を示すフローチャート
である。

【図５】検索時のクライアント端末での処理を示すフロ
ーチャートである。

【図６】(A),(B)は、クライアント端末側での検索条件
入力用の画面の一例を説明する図である。

【図７】(A),(B)は、サーバでの検索形態を説明する図
である。

【図８】本実施形態のドキュメント管理システムを詳し
く示したブロック図である。

【図９】(a)は階層的ディレクトリ構成によるファイル
配置の一例を示す図であり、(b)は階層的ディレクトリ
構成によるファイル配置が利用者にどのように認識され
るかを説明する図である。

【図１０】データ管理システムを示すブロック図であ
る。

【図１１】(a)は利用者から認識されるディレクトリ構
成を示す図であり、(b)はデータ登録に際に登録場所を
指定するために表示される画面の一例を示す図である。

【図１２】新規登録時に付加情報等を設定するために表
示される画面の一例を示す図である。

【図１３】(a)はデータサーバでの実際のディレクトリ
構成の第１の例を示す図であり、(b)はレコードの構成
例を示す図であり、(c)はキャビネットでのデータの格
納状況を示す図である。

【図１４】(a)はデータサーバでの実際のディレクトリ
構成の第２の例を示す図であり、(b)はファイルの構成
例を示す図であり、(c)はキャビネットでのデータの格
納状況を示す図である。

【図１５】(a)はデータサーバでの実際のディレクトリ
構成の第３の例を示す図であり、(b)はレコードの構成
例を示す図であり、(c)は文書ディレクトリでのデータ
の格納状況を示す図である。

【図１６】(a)はデータサーバでの実際のディレクトリ
構成の第４の例を示す図であり、(b)はファイルの構成
例を示す図であり、(c)は文書ディレクトリでのデータ
の格納状況を示す図である。

【符号の説明】

１１ サーバ １２ 大容量記憶手段 １３,３１３ クライアント端末 １４ ネットワーク ２０ ドキュメント ２１ インデックスファイル ２２ テキストファイル ２３ イメージファイル ２４ オリジナルファイル ３１ 書誌情報検索画面 ３２ 全文検索画面 １０１〜１０６,１１１〜１２４ ステップ ２９０ ルートディレクトリ ２９１,３３１ 文書ディレクトリ ２９２,３３２ キャビネット ２９３,３３３ ドロワ ２９４,３３４ ファイル ３１０,３１６,３２２ ＬＡＮ ３１１ データサーバ ３１２ データストッカ ３１４ プラウザ ３１５ ファイアウォール ３１７,３２１ ゲートウェイ ３１８ ＷＷＷサーバ ３２０ インターネット ４０１ 検索手段 ４０２,４１２ 通信手段 ４０３ 管理手段 ４１１ アプリケーションソフトウェア ４１３ テキストファイル生成手段 ４１４ イメージファイル生成手段 ４１５ 登録情報作成手段 ４１６ 検索条件作成手段 ４１７ 画像表示手段

Claims (15)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 クライアント端末とサーバとがネットワ
   ークを介して接続されたネットワークシステムにおける
   ドキュメント管理システムにおいて、 前記クライアント端末が、選択されたドキュメントから
   そのドキュメントの出力イメージに相当するイメージフ
   ァイルを生成しそのドキュメントのオリジナルファイル
   と生成したイメージファイルとを前記サーバに転送し、
   前記サーバからイメージファイルが転送されたときには
   そのイメージファイルに基づく表示を行い、 前記サーバが、イメージファイルとオリジナルファイル
   を格納するとともに、前記クライアント端末からの要求
   に応じてイメージファイルとオリジナルファイルを送出
   し、 イメージファイルのファイル形式が各クライアント端末
   間で統一されていることを特徴とするドキュメント管理
   システム。
2. 【請求項２】 前記クライアント端末が、前記選択され
   たドキュメントから文字情報のみからなるテキストファ
   イルも生成して前記サーバに転送し、前記サーバからテ
   キストファイルが転送されてきたときにはそのテキスト
   ファイルに基づく表示を行い、 前記サーバが、前記テキストファイルも保持するととも
   に、前記クライアント端末からの要求に応じてテキスト
   ファイルを送出する、請求項１に記載のドキュメント管
   理システム。
3. 【請求項３】 前記サーバは、インデックスファイルを
   保持して所望のドキュメントを検索する処理を実行する
   請求項１に記載のドキュメント管理システム。
4. 【請求項４】 前記サーバは、前記クライアント端末か
   らの要求に応じて、保持するテキストファイルに対して
   全文検索を行う請求項２に記載のドキュメント管理シス
   テム。
5. 【請求項５】 前記クライアント端末には、前記イメー
   ジファイルを表示するためのブラウザソフトウェアがイ
   ンストールされている請求項１に記載のドキュメント管
   理システム。
6. 【請求項６】 前記クライアント端末には、前記テキス
   トファイルを表示するためのブラウザソフトウェアがイ
   ンストールされている請求項２に記載のドキュメント管
   理システム。
7. 【請求項７】 前記クライアント端末には、ドキュメン
   トのファイル形式が異なる複数のアプリケーションソフ
   トウェアがインストールされており、前記クライアント
   端末は、それぞれのファイル形式に基づくドキュメント
   に対して、統一されたファイル形式に基づくそのドキュ
   メントの出力イメージに相当するイメージファイルを生
   成するものである請求項１に記載のドキュメント管理シ
   ステム。
8. 【請求項８】 前記ドキュメントが複数のページからな
   るときは、前記クライアント端末は、当該ドキュメント
   の各ページごとに出力イメージに相当するイメージファ
   イルを生成し、前記サーバは、前記クライアント端末か
   らイメージファイルの送出要求があったときは、各ペー
   ジごとのイメージファイルを送出する請求項１に記載の
   ドキュメント管理システム。
9. 【請求項９】 前記イメージファイルのファイル形式
   は、タグ・イメージ・ファイル・フォーマット（ＴＩＦ
   Ｆ；Tag Image File Format）形式である請求項１に記
   載のドキュメント管理システム。
10. 【請求項１０】 クライアント端末とサーバとがネット
    ワークを介して接続されたネットワークシステムにおけ
    るドキュメント管理システムにおいて、 前記クライアント端末は、 ドキュメントを作成するアプリケーションソフトウェア
    と、 前記サーバとの間で情報のやりとりを行う通信手段と、 オリジナルファイルからテキストファイルを生成するテ
    キストファイル生成手段と、 前記オリジナルファイルからイメージファイルを生成す
    るイメージファイル生成手段と、 前記サーバに前記ドキュメントの前記オリジナルファイ
    ル、テキストファイル及びイメージファイルを登録する
    際に必要な登録情報を作成する登録情報作成手段と、 前記サーバに登録されているドキュメントを検索する際
    の検索条件を作成する検索条件作成手段と、 前記サーバにあるテキストファイル及び／又はイメージ
    ファイルを表示する画像表示手段と、 を備え、 前記サーバは、 インデックスファイルの作成、記憶手段に記録された各
    種ファイルの管理等を行う管理手段と、 前記クライアント端末との間で情報のやりとりを行う通
    信手段と、 前記インデックスファイル及び／又はテキストファイル
    の検索を実行する検索手段と、 を備えていることを特徴とするドキュメント管理システ
    ム。
11. 【請求項１１】 クライアント端末とサーバとがネット
    ワークを介して接続されたネットワークシステムにおけ
    るドキュメント共有方法において、 共有すべきドキュメントに関し、前記クライアント端末
    において、そのドキュメンの出力イメージに相当するイ
    メージファイルとそのドキュメントに含まれる文字情報
    のみからなるテキストファイルとを生成し、 生成した前記イメージファイル及び前記テキストファイ
    ルと前記共有すべきドキュメントのオリジナルファイル
    とを前記サーバに蓄積するとともに、前記サーバにおい
    て前記テキストファイルからインデックス情報を抽出し
    てインデックスファイルを更新し、 前記インデックスファイルに基づいてドキュメントの検
    索を行うことを特徴とするドキュメント共有方法。
12. 【請求項１２】 クライアント端末とサーバとがネット
    ワークを介して接続されたネットワークシステムにおけ
    るドキュメント管理システムを実行させるためのプログ
    ラムを記録した記録媒体であって、 選択されたドキュメントからそのドキュメントの出力イ
    メージに相当するイメージファイルを生成しそのドキュ
    メントのオリジナルファイルと生成したイメージファイ
    ルとを前記サーバに転送し、 前記サーバからイメージファイルが転送されたときには
    そのイメージファイルに基づく表示を行う手順を前記ク
    ライアント端末に実行させるプログラムを記録した記録
    媒体。
13. 【請求項１３】 クライアント端末とサーバとがネット
    ワークを介して接続されたネットワークシステムにおけ
    るドキュメント管理システムを実行させるためのプログ
    ラムを記録した記録媒体であって、 イメージファイルとオリジナルファイルを格納し、前記
    クライアント端末からの要求に応じてイメージファイル
    を送出する手順を前記サーバに実行させるためのプログ
    ラムを記録した記録媒体。
14. 【請求項１４】 クライアント端末とサーバとがネット
    ワークを介して接続されたネットワークシステムにおけ
    るドキュメント管理システムを実行させるためのプログ
    ラムを記録した記録媒体であって、 ドキュメントを作成する手順と、 前記サーバとの間で情報の通信を行う手順と、 オリジナルファイルからテキストファイルを生成する手
    順と、 前記オリジナルファイルからイメージファイルを生成す
    る手順と、 前記サーバに前記ドキュメントの前記オリジナルファイ
    ル、テキストファイル及びイメージファイルを登録する
    際に必要な登録情報を作成する手順と、 を前記クライアント端末に実行させるためのプログラム
    を記録した記録媒体。
15. 【請求項１５】 クライアント端末とサーバとがネット
    ワークを介して接続されたネットワークシステムにおけ
    るドキュメント管理システムを実行させるためのプログ
    ラムを記録した記録媒体であって、 インデックスファイルの作成、記憶手段に記録された各
    種ファイルの管理等を行う手順と、 前記クライアント端末との間で情報のやり取りを行う手
    順と、 前記インデックスファイル及び／又はテキストファイル
    の検索を実行する手順と、 を前記サーバに実行させるためのプログラムを記録した
    記録媒体。