JPH09152998A - 電子回覧システムおよび電子回覧物の回覧方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】回覧者が見ることが可能な情報を回覧者毎に制
限して、機密性を維持した状態で電子回覧物を回覧でき
るようにする。 【解決手段】電子回覧物のうちの一部に特定の回覧者に
は読ませたくない情報が含まれている場合などには、そ
の電子回覧物を構成する情報がモジュール分割部１０３
によって複数のモジュールに分割され、その読ませたく
ない情報を含むモジュールの参照禁止を指定する情報フ
ィルタ１０４が作成される。そして、この情報フィルタ
１０４が電子回覧物に付加されて送信されることによ
り、回覧先計算機毎にその計算機の利用者が見ることが
できる情報をモジュール単位で制限できる。よって、回
覧される情報を変更することなく、回覧者が見ることが
可能な情報を回覧者毎に個別に制限することができるよ
うになり、機密性を維持した状態で電子回覧物を効率よ
く回覧することが可能となる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、ネットワークを
介して接続された複数の計算機間で電子回覧物を回覧す
る電子回覧システムおよび電子回覧物の回覧方法に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】近年、ある人が作成した文書を次々と回
覧するという紙による回覧業務の電子化が進められてお
り、複数の計算機とそれら計算機間を繋ぐネットワーク
とを利用した電子回覧システムが開発されている。この
電子回覧システムは、主に、グループ、組織、企業内の
回覧業務、業務フローを行う関係者それぞれの計算機間
で文書データを授受するために利用されるものである。

【０００３】この電子回覧システムを利用してグループ
や組織内で承認書や申請書といった回覧物を回覧する場
合、その文書データは、回覧元の計算機で決められた回
覧経路情報に従って、関係者それぞれが使用している計
算機に順に回覧される。この場合、文書データが回覧さ
れる各計算機においては、必要に応じて回覧者によるサ
イン等が文書データに対して行われる。

【０００４】しかしながら、この様な電子回覧システム
は、メールなどのように送信側と受信側との１対１でデ
ータを授受する形態とは異なり、全ての回覧者に対して
同一の文書データを順に送信することを前提としてい
る。このため、もし回覧する文書の中に特定の何人かの
回覧者には見せたくない情報が含まれている場合には、
それら回覧者に対しては、読まれたくない部分を削除し
た文書データを編集処理によって新たに用意して、それ
を別途回覧するという作業が必要とされた。

【０００５】したがって、企業内の回覧のように回覧者
の役職、階級等に応じて読ませてもよい情報の制限を変
えるといった回覧業務の運用下では、文書データ変更の
ための編集処理、その文書データの回覧処理を何度も繰
り返し行わなければならないという問題があった。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】上述のように、従来の
電子回覧システムでは、全ての回覧者に対して同一の文
書データが送信されるため、回覧する文書の中に特定の
何人かの回覧者には見せたくない情報が含まれている場
合には、それら回覧者に対しては、読まれたくない部分
を削除した文書データを編集処理によって新たに用意し
て、それを別途回覧するという作業が必要とされる欠点
があった。

【０００７】この発明はこの様な点に鑑みてなされたも
のであり、回覧される情報を変更することなく、回覧者
が見ることが可能な情報を回覧者毎に制限することがで
きるようにし、機密性を維持した状態で電子回覧物を効
率よく回覧することが可能な電子回覧システムおよび電
子回覧物の回覧方法を提供することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】この発明は、ネットワー
クを介して接続された複数の計算機間で電子回覧物を回
覧する電子回覧システムにおいて、回覧対象の情報を前
記電子回覧物として生成し、その電子回覧物を複数のモ
ジュールに分割する手段と、前記電子回覧物を構成する
複数のモジュールの中で参照を許可するモジュールまた
は参照を禁止するモジュールを、前記電子回覧物を回覧
すべき回覧先計算機毎にそれぞれ指定するフィルタ情報
を生成する手段と、前記生成されたフィルタ情報を前記
電子回覧物に付加して回覧先計算機に送信する手段とを
具備し、前記電子回覧物が回覧される回覧先計算機毎に
その計算機の利用者が見ることができる情報をモジュー
ル単位で制限できるようにしたことを特徴とする。

【０００９】この電子回覧システムにおいては、例え
ば、文書データ等が電子回覧物として回覧されるが、そ
の電子回覧物のうちの一部に特定の回覧者には読ませた
くない情報が含まれている場合などには、その電子回覧
物を構成する情報は複数のモジュールに分割されると共
に、フィルタ情報の作成が行われる。このフィルタ情報
は、分割された全てのモジュールの中で、参照を許可す
るモジュール、あるいは参照を禁止するモジュールを、
回覧先計算機の利用者毎、つまり回覧者毎に指定するも
のである。このため、このフィルタ情報を電子回覧物に
付加して送信することにより、回覧先計算機毎にその計
算機の利用者が見ることができる情報をモジュール単位
で制限できる。

【００１０】よって、回覧される情報を変更することな
く、回覧者が見ることが可能な情報を回覧者毎に個別に
制限することができるようになり、機密性を維持した状
態で電子回覧物を効率よく回覧することが可能となる。

【００１１】電子回覧物のモジュール分割は、例えば、
回覧元計算機の利用者が文書情報の一部を画面上で範囲
指定し、その指定に従って、その部分と他の部分とを区
別するモジュール分割情報を文書情報に付加することな
どによって実現できる。また、段落、章、行、または頁
といった文書の区切りを適宜指定して、それをモジュー
ル分割の単位として利用することもできる。さらに、文
字だけでなく、図形や画像などを含む文書情報の場合に
は、それら情報の種類をモジュール分割の単位として利
用し、詳細データを示す表やグラフについては特定の回
覧者のみに見せるなどの運用を行うこともできる。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照してこの発明の
実施形態を説明する。図１には、この発明の一実施形態
に係る電子回覧システムを実現するためのコンピュータ
ネットワークシステムの構成が示されている。この電子
回覧システムは、ネットワーク１０を介して接続された
複数の電子計算機１１〜１５間で電子回覧物を所定の順
序で回覧するものであり、電子回覧物の作成、回覧者お
よび回覧順序の指定などの機能を各電子計算機１１〜１
５上に導入されたソフトウェアによって提供する。

【００１３】ここでは、複数の電子計算機１１〜１５の
中で電子計算機１１が電子回覧送信者側計算機として動
作し、他の計算機が電子回覧物受信者側計算機として動
作する場合を例にとって、送信側および受信側それぞれ
の電子回覧のための機能構成を説明する。

【００１４】電子回覧送信者側計算機１１は電子回覧の
回覧元となる計算機であり、この電子回覧送信者側計算
機１１によって送信された回覧物は、送信者が指定した
回覧経路情報に従って、例えば点線で図示されている順
番で受信者側の計算機１２〜１５に順に回覧され、そし
て電子回覧送信者側計算機１１に戻される。

【００１５】この電子回覧送信者側計算機１１上では、
電子回覧物作成部１０１、フィルタ作成部１０２、モジ
ュール分割部１０３、および電子回覧物送信部１０５が
動作される。これら電子回覧物作成部１０１、フィルタ
作成部１０２、モジュール分割部１０３、および電子回
覧物送信部１０５は、電子回覧システムに用意された回
覧物送信のためのソフトウェアとして実現されている。

【００１６】電子回覧物作成部１０１は、電子回覧を作
成するためのツールであり、テキストデータだけでな
く、図形、画像などを含む文書情報を電子回覧物として
作成することができる。また、データ間にリンクが定義
されたハイパーメディア文書などを作成することもでき
る。

【００１７】モジュール分割部１０３は、電子回覧物作
成部１０１または他の文書作成ツールによって作成され
た文書情報を利用者の指示に従って複数のモジュールに
分割する。モジュール分割は、例えば、計算機１１の利
用者である電子回覧送信者が文書情報の一部を計算機１
１の画面上でマウスやキーボードなどを使って範囲指定
し、その範囲指定に従って、その部分と他の部分とを区
別するモジュール分割情報を文書情報に付加することな
どによって実現できる。また、段落、章、行、または頁
といった文書の区切りを送信者が指定して、それをモジ
ュール分割の単位として利用することもできる。さら
に、文字だけでなく、図形や画像などを含む文書情報の
場合には、その文書情報をそこに含まれる情報の種類
（文字、図形、画像）毎にモジュール分割することもで
きる。

【００１８】フィルタ作成部１０２は、送信者の指示に
応じて、電子回覧受信者側計算機毎に読ませるモジュー
ルと読ませないモジュールを指定して、情報フィルタ１
０４を作成する。この情報フィルタ１０４は、モジュー
ル分割部１０３によって分割された全てのモジュールの
中で、参照を許可するモジュール、あるいは参照を禁止
するモジュールのいずれかを、電子回覧受信者側計算機
の利用者毎、つまり回覧者毎に指定する情報である。以
下では、情報フィルタが、参照を禁止するモジュールを
指定する場合を例にとって説明する。

【００１９】電子回覧物送信部１０５は、情報フィルタ
１０４を電子回覧物に付加して電子回覧受信者側計算機
に送信する。この電子回覧物送信部１０５によって送信
される電子回覧物情報のデータフォーマットの一例を図
２に示す。電子回覧物情報は、図示のように、電子回覧
物送信者アドレスフィールドｆ１、電子回覧物受信者ア
ドレスフィールドｆ２、回覧物文書情報フィールドｆ
３、モジュール定義情報フィールドｆ４、およびフィル
タ情報フィールドｆ５を含んでいる。

【００２０】電子回覧物送信者アドレスフィールドｆ１
には、電子回覧物送信者側計算機のアドレスが格納され
る。ここでは、計算機１１が電子回覧物送信者側計算機
として動作するので、計算機１１のアドレスＡが電子回
覧物送信者アドレスフィールドｆ１に格納される。電子
回覧物受信者アドレスフィールドｆ２には、電子回覧物
受信者側計算機それぞれのアドレスが回覧順に格納され
る。ここでは、計算機１２〜１５の順に回覧されるの
で、計算機１２〜１５それぞれのアドレスＢ，Ｃ，Ｄ，
Ｅがその順で電子回覧物受信者アドレスフィールドｆ２
に格納される。

【００２１】回覧物文書情報フィールドｆ３には、電子
回覧物作成部１１によって作成された文書情報が格納さ
れる。モジュール定義情報フィールドｆ４には、分割に
よって得られた複数のモジュールそれぞれについての文
書情報内の位置等を示すモジュール定義情報が格納され
る。このモジュール定義情報は、モジュール分割部１０
３によって生成されるものである。

【００２２】フィルタ情報フィールドｆ５には、フィル
タ作成部１０２によって電子回覧物受信者側計算機１２
〜１５毎に作成された情報フィルタＦ１，Ｆ２，Ｆ３，
Ｆ４がそれら電子回覧物受信者側計算機それぞれのアド
レスＢ，Ｃ，Ｄ，Ｅに対応して格納される。

【００２３】たとえば、図３に示されているように、文
書情報がモジュールＭ１〜Ｍ５に分割されており、アド
レスＢの電子回覧物受信者側計算機１２に対して、モジ
ュールＭ１，Ｍ３，Ｍ４を見ることができるモジュー
ル、モジュールＭ２，Ｍ５を見ることができないモジュ
ールとして指定した場合には、情報フィルタＦ１はモジ
ュールＭ２，Ｍ５を示すことになる。この場合、計算機
１２の表示画面には、モジュールＭ１，Ｍ３，Ｍ４だけ
が表示され、モジュールＭ２，Ｍ５は表示されない。

【００２４】同様に、アドレスＣの電子回覧物受信者側
計算機１３に対してモジュールＭ１，Ｍ２，Ｍ５を見る
ことができ、モジュールＭ３，Ｍ４を見ることができな
いモジュールとして指定した場合には、情報フィルタＦ
２はモジュールＭ３，Ｍ４を示すことになる。この場
合、計算機１３の表示画面には、モジュールＭ１，Ｍ
２，Ｍ５だけが表示され、モジュールＭ３，Ｍ４は表示
されない。

【００２５】さらに、全てのモジュールを見ることが可
能な計算機、例えばアドレスＥの計算機１５に対する情
報フィルタＦ４の内容は、該当するモジュールがないこ
とを示す値、例えばＸとなる。

【００２６】次に、電子回覧受信者側計算機１２〜１５
それぞれの機能構成を説明する。図１に示されているよ
うに、電子回覧受信者側計算機１２上では、電子回覧物
受信・転送部１２および受信回覧物表示部１２３が動作
される。これら電子回覧物受信・転送部１２および受信
回覧物表示部１２３は、電子回覧システムに用意された
回覧物受信のためのソフトウェアとして実現されてい
る。

【００２７】電子回覧物受信・転送部１２は、計算機１
１から送信された電子回覧物情報を受信して計算機１２
内のメモリやディスク装置に格納すると共に、計算機１
２の利用者によって受信回覧物の参照がなされた後に、
保持している受信回覧物情報１２２をアドレスフィール
ドｆ２で指定される次の電子回覧受信者側計算機１３に
送信する。

【００２８】受信回覧物表示部１２３は、受信回覧物情
報１２２からフィルタ情報フィールドｆ５を取り出し、
自身のアドレスＢに対応する情報フィルタＦ１にモジュ
ール参照禁止を示す情報が含まれているか否かを調べ、
含まれている場合には、その情報フィルタＦ１の内容と
受信回覧物情報１２２内のモジュール定義情報とに従っ
て、回覧物文書情報の表示／非表示をモジュール単位で
制御する。従って、図３で説明したように、回覧物文書
情報がモジュールＭ１〜Ｍ５に分割されており、アドレ
スＢの電子回覧物受信者側計算機１２に対応する情報フ
ィルタＦ１がモジュールＭ２，Ｍ５を示す場合には、計
算機１２の表示画面には、モジュールＭ１，Ｍ３，Ｍ４
だけが表示され、モジュールＭ２，Ｍ５は表示されない
ことになる。

【００２９】また、受信回覧物表示部１２３は、モジュ
ールＭ２，Ｍ５を非表示にする代わりに、文字や画像が
読みとれないように、それらを暗号化して表示したり、
塗りつぶして表示することもできる。

【００３０】他の電子回覧受信者側計算機１３〜１５も
それぞれ計算機１２と同一の構成を有している。次に、
図４および図５を参照して、図１の電子回覧システムに
おける回覧処理動作全体の流れを説明する。図４は、電
子回覧送信処理の手順を示すフローチャートであり、図
５は電子回覧受信処理の手順を示すフローチャートであ
る。

【００３１】電子回覧送信者側計算機１１においては、
まず、電子回覧物作成部１０１によって回覧対象の文書
情報が作成され（ステップＳ１１）、その文書情報、も
しくは他の文書作成ツールで作成された回覧対象の文書
情報が送信者による分割指示に従って、モジュール分割
部１０３にて複数のモジュールに分割される（ステップ
Ｓ１２）。

【００３２】次に、送信者により回覧する順番及び回覧
者が決定された後、回覧者毎に読ませるモジュールと読
ませないモジュールの指定が行われ（ステップＳ１
３）、その指定に従い、フィルタ作成部１０２により図
２、図３で説明した情報フィルタ１０４が作成される
（ステップＳ１４）。そして、電子回覧物送信部１０５
により情報フィルタ１０４等が電子回覧物に付加されて
図２のようなデータフォーマットを持つ電子回覧物が作
成され、それが電子回覧受信者側計算機１２に送信され
る（ステップＳ１５）。

【００３３】電子回覧受信者側計算機１２においては、
まず、電子回覧物受信部１２３により電子回覧物の受信
が行われ、その受信回覧物１２２がメモリやディスク装
置などの記憶装置に格納される（ステップＳ２１）。

【００３４】そして、回覧物を受信した受信者が受信回
覧物１２２を受信回覧物表示部１２３に表示させる指示
を行うと、まず、受信回覧物表示部１２３は、受信回覧
物１２２からフィルタ情報フィールドｆ５を取り出し
（ステップＳ２２）、自身のアドレスＢに対応する情報
フィルタＦ１にモジュール参照禁止を示す情報が含まれ
ているか否かを調べる（ステップＳ２３）。

【００３５】含まれている場合には、受信回覧物表示部
１２３は、その情報フィルタＦ１の内容と受信回覧物情
報１２２内のモジュール定義情報とに従って回覧物文書
情報の表示／非表示をモジュール単位で制御し、表示禁
止されているモジュール以外のモジュールだけを画面表
示する（ステップＳ２４）。

【００３６】一方、モジュール参照禁止を示す情報が含
まれていない場合には、受信回覧物表示部１２３は、全
てのモジュールを表示する（ステップＳ２５）。以上説
明したように、この実施形態においては、電子回覧物の
うちの一部に特定の回覧者には読ませたくない情報が含
まれている場合などには、その電子回覧物を構成する情
報が複数のモジュールに分割され、その読ませたくない
情報を含むモジュールの参照禁止を指定する情報フィル
タ１０４が作成される。そして、この情報フィルタ１０
４が電子回覧物に付加されて送信されることにより、回
覧先計算機毎にその計算機の利用者が見ることができる
情報をモジュール単位で制限できる。

【００３７】

【発明の効果】以上説明したように、この発明によれ
ば、回覧される情報を変更することなく、回覧者が見る
ことが可能な情報を回覧者毎に制限することができるよ
うになり、機密性を維持した状態で電子回覧物を効率よ
く回覧することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施形態に係る電子回覧システム
が適用されるコンピュータネットワークシステム全体の
構成を表すブロック図。

【図２】同実施形態の電子回覧システムで回覧される電
子回覧物情報のデータフォーマットの一例を示す図。

【図３】同実施形態の電子回覧システムにおける電子回
覧物のモジュール分割の一例を示す図。

【図４】同実施形態の電子回覧システムにおける電子回
覧送信処理の手順を示すフローチャート。

【図５】同実施形態の電子回覧システムにおける電子回
覧受信処理の手順を示すフローチャート。

【符号の説明】

１０…ネットワーク、１１…電子回覧送信者側計算機、
１２〜１５…電子回覧受信者側計算機、１０１…電子回
覧物作成部、１０２…フィルタ作成部、１０３…モジュ
ール分割部、１０４…情報フィルタ、１０５…電子回覧
物送信部、１２…電子回覧受信者側計算機、１２１…電
子回覧物受信・転送部、１２３…受信回覧物表示部。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークを介して接続された複数の
   計算機間で電子回覧物を回覧する電子回覧システムにお
   いて、 回覧対象の情報を前記電子回覧物として生成し、その電
   子回覧物を複数のモジュールに分割する手段と、 前記電子回覧物を構成する複数のモジュールの中で参照
   を許可するモジュールまたは参照を禁止するモジュール
   を、前記電子回覧物を回覧すべき回覧先計算機毎にそれ
   ぞれ指定するフィルタ情報を生成する手段と、 前記生成されたフィルタ情報を前記電子回覧物に付加し
   て回覧先計算機に送信する手段とを具備し、 前記電子回覧物が回覧される回覧先計算機毎にその計算
   機の利用者が見ることができる情報をモジュール単位で
   制限できるようにしたことを特徴とする電子回覧システ
   ム。
2. 【請求項２】 ネットワークを介して接続された複数の
   計算機間で電子回覧物を回覧する電子回覧システムにお
   いて、 前記電子回覧物の回覧元計算機は、 回覧対象の情報を前記電子回覧物として生成し、その電
   子回覧物を複数のモジュールに分割する手段と、 前記電子回覧物を構成する複数のモジュールの中で参照
   を許可するモジュールまたは参照を禁止するモジュール
   を、前記電子回覧物を回覧すべき回覧先計算機毎にそれ
   ぞれ指定するフィルタ情報を生成する手段と、 前記生成されたフィルタ情報を前記電子回覧物に付加し
   て回覧先計算機に送信する手段とを具備し、 前記各回覧先計算機は、 回覧された電子回覧物からその回覧先計算機に対応する
   フィルタ情報を取り出し、そのフィルタ情報によって参
   照許可されているモジュールだけを画面表示する手段を
   具備することを特徴とする電子回覧システム。
3. 【請求項３】 ネットワークを介して接続された複数の
   計算機間で電子回覧物を回覧する回覧方法であって、 回覧対象の情報を前記電子回覧物として生成し、 前記電子回覧物を複数のモジュールに分割し、 前記電子回覧物を回覧すべき回覧先計算機毎に参照を許
   可するモジュールまたは参照を禁止するモジュールを指
   定するフィルタ情報を生成し、 前記電子回覧物に前記フィルタ情報を付加して回覧先計
   算機に送信して、前記電子回覧物が回覧される回覧先計
   算機毎にその計算機の利用者が見ることができる情報を
   モジュール単位で制限できるようにしたことを特徴とす
   る電子回覧物の回覧方法。