JPH09146965A

JPH09146965A - 電子ファイリング装置

Info

Publication number: JPH09146965A
Application number: JP7298592A
Authority: JP
Inventors: Shigeko Kirii; 成子桐井
Original assignee: NEC Corp
Current assignee: NEC Corp
Priority date: 1995-11-16
Filing date: 1995-11-16
Publication date: 1997-06-06

Abstract

(57)【要約】【課題】入出力の制御を合理化してイメージデータを
円滑に管理し得ると共に、周辺端末装置からのランダム
な要求に対処してデータベースの自動管理を高い検索表
示性能を有して行い得る電子ファイリング装置を提供す
ること。【解決手段】この電子ファイリング装置は、周辺端末
装置を備えたデータ処理装置８本体がスキャナ印刷装置
１にセットされた文書や図面をイメージデータとして読
み取る入力制御部８ａと、静電プロッタ装置２へ出力す
る品目を記憶する出力スプール部８ｂと、品目を読み出
して各周辺端末装置へ出力する出力制御部８ｃと、セッ
トされた用紙にイメージデータを配置するレイアウト部
８ｄと、イメージデータを格納する格納制御部８ｅと、
イメージデータを検索／表示する検索表示制御部８ｆ
と、イメージデータをバックアップしたり、或いはデー
タベースからの削除を行うディリー部８ｇとにより構成
される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、主として周辺端末
装置との間で印字体（文書や図面）のデータの読み込
み，保管，検索，変倍表示，印刷，ファクシミリ等を行
う電子ファイリング装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、この種の電子ファイリング装置に
関連する技術としては、例えば特開昭６３−２５０２６
８号公報に開示された電子ファイリングシステム（以
下、第１の周知技術とする）、特開平３−７８８７６号
公報に開示された画像ファイル検索システム（以下、第
２の周知技術とする）、特開平４−２４７７１号公報に
開示されたセグメントファイル編集装置（以下、第３の
周知技術とする）、特開平５−１７４０６９号公報に開
示された電子ファイリング装置（以下、第４の周知技術
とする）、並びに特開平２−１７８８７９号公報に開示
された電子ファイル装置（以下、第５の周知技術とす
る）等が挙げられる。

【０００３】第１の周知技術の電子ファイリングシステ
ムは、オリジナルイメージを読み取る手段と、複数のイ
メージを格納可能な手段と、読み取ったイメージをファ
クシミリ通信するための手段とを有し、読み取ったオリ
ジナルイメージを画像格納手段に格納せずともファクシ
ミリ通信可能にした点を特色としている。又、画像デー
タをファクシミリに転送する時、予め画像データを相手
ファクシミリの用紙サイズに合致するよう縮小し、ＭＨ
符号化するための中間バッファとしてイメージメモリを
使用せずハードディスクを使用している。

【０００４】第２の周知技術の画像ファイル検索システ
ムは、検索を行うためのインデックス情報を記憶する手
段を有し、ホストコンピュータから伝送されたインデッ
クス情報を含む処理要求を電子ファイリング装置で記憶
し、ホストコンピュータからの伝送とは非同期に記憶し
た処理要求を読み出し、インデックス情報に基づいて検
索，印刷，及びファクシミリ配信を行う点を特色として
いる。又、スプールバッファにホストコンピュータから
の処理要求を蓄積することにより、オフライン時のロー
カル機能との並行動作を可能としている。

【０００５】即ち、ここではホストコンピュータに接続
された電子ファイリング装置が光ディスクから画像イン
デックス情報を読み出してホストコンピュータへ転送す
ると、ホストコンピュータでは画像インデックス情報を
記憶装置に蓄積し、端末装置から与えられた検索条件に
より記憶装置を検索し、電子ファイリング装置へ検索結
果である画像インデックス情報を含むコード情報の処理
要求を転送する。電子ファイリング装置は画像インデッ
クス情報により光ディスクを検索し、表示装置及び画像
印刷装置へ出力するか、或いはファクシミリ入出力制御
装置及びファクシミリ回線網を経由してファクシミリ出
力装置へ画像を出力する。

【０００６】第３の周知技術のセグメントファイル編集
装置は、グラフィック画面を表示するＣＲＴ表示装置及
び印刷装置より表示及び印刷すべき内容を盛り込んだセ
グメントファイルが表現する図形を任意のサイズに変換
する拡大／縮小装置と、ＣＲＴ表示装置及び印刷装置に
対して同一ソフトウェアで表示及び印刷を行わせる画像
出力制御装置とが設けられ、画像出力制御装置で編集し
た描画コマンド列を用いてページプリンタ印刷装置を印
刷させ、オペレータが１種類のセグメントファイルのみ
意識すれば良いようにした点を特色としている。又、拡
大／縮小装置はＣＲＴ表示装置とページプリンタ印刷装
置との解像度の違いを吸収し、任意のサイズの用紙に印
刷可能となっている。

【０００７】即ち、ここでは編集コマンド解釈装置が入
力装置から「印刷」コマンド及び用紙サイズ，印刷する
セグメントファイルの名前をオペレータから受けると、
外部記憶装置に指令して外部記憶装置から指定した名前
のセグメントファイルを描画コマンド列メモリにロード
させ、拡大／縮小装置に用紙サイズに対応する倍率を与
え、画像出力制御装置に与える描画コマンド列の先頭に
ページメモリへの描画であることを示すコマンドを付与
する。又、描画コマンド読取り装置に指令して描画コマ
ンドを読み取り、拡大／縮小装置を経て画像出力制御装
置に描画コマンド列を出力させ、ページメモリへの描画
が終了した時点でページプリンタ印刷装置に印刷させ
る。

【０００８】第４の周知技術の電子ファイリング装置
は、ファクシミリ装置を用いて送信すべき文書のイメー
ジデータを検索表示操作すると共に、自動的に送信する
もので、一回のキーボード操作で検索及びファクシミリ
送信する点を特色としている。

【０００９】即ち、ここでは文書データ格納制御手段が
スキャナから文書入力されると、文書データとして光デ
ィスク装置に記憶し、キーボードから入力される文書デ
ータ検索とファクシミリ送信指示とを文書検索表示制御
手段が受けると、光ディスク装置から文書データを読み
出して磁気ディスク装置に記録し、表示装置に表示する
と共に割込み信号を生成する。又、文書データ送信制御
手段がこの割込み信号に応答して磁気ディスク装置から
文書データを読み出してファクシミリ制御装置に伝送
し、通信回線を介してファクシミリ装置に送信する。

【００１０】第５の周知技術の電子ファイル装置は、大
サイズの原稿のままイメージスキャナにかけ、小サイズ
のイメージデータとして登録するもので、入力手段で設
定された原稿サイズに合わせて登録する原稿のイメージ
データに縮小処理して登録する点を特色としている。

【００１１】即ち、ここでは登録しようとする原稿をイ
メージスキャナにセットし、「読み込み条件」をキーボ
ード及びマウスより入力し、スキャナにセットされた原
稿サイズと「読み込み条件」とにより登録サイズを決定
し、原稿が読み取られて磁気ディスクに登録されるよう
になっている。

【００１２】

【発明が解決しようとする課題】上述した第１の周知技
術の電子ファイリングシステムの場合、文書のファクシ
ミリ転送及び登録／検索機能を有しているが、通常の文
書サイズ（Ａ４サイズ以下）を越える大型図面（Ａ０〜
Ａ３サイズ）に関する処理が開示されておらず、例えば
相手ファクシミリの用紙サイズに合致するための画像デ
ータ分割処理等に際して、文書サイズと大型図面とが混
在された保管のための処理手順に対応できないという問
題がある。

【００１３】第２の周知技術の画像ファイル検索システ
ムの場合、スプールバッファ内の処理要求の有無のチェ
ック機能が無く、動作処理が円滑且つ合理的に行われな
いという問題がある。この理由は、通常電子ファイリン
グ装置の動作では常にスプールバッファ内に処理要求の
有無を常にチェックしなければならないが、その処理手
順として電子ファイリング装置で常駐して動作しなけれ
ばならないサーバとしてのステップに具体性が無いこと
による。

【００１４】特に、スプールバッファ内が満杯時であれ
ば、スプールバッファ内のスタートポイントをスプール
用バッファ先頭に更新してしまう前にその処理が終了し
ているかどうか判定する必要があるし、処理中であれば
要求の保留又拒否等の判定を行う必要があるが、この画
像ファイル検索システムではこうした判定機能が具備さ
れていない。

【００１５】第３の周知技術のセグメントファイル編集
装置の場合、表示及び印刷の出力装置や拡大／縮小装置
が備えられているが、電子ファイリング装置として必須
であるデータベース装置を持っておらず、データ処理が
円滑且つ合理的に行われないという問題がある。この理
由は、拡大／縮小装置については拡大／縮小による画素
低下について文字フォントデータのみを考慮し、他のイ
メージデータ（画素）に対する処理手順が考慮されてい
ない上、階調（１画素当りのビット数）についての処理
も考慮されていないことによる。

【００１６】第４の周知技術の電子ファイリング装置の
場合、１回の操作で検索とファクシミリ送信とが可能で
あっても、ファクシミリ送信するための相手電話番号を
キー操作入力しなければならず、操作手順が円滑且つ合
理的に行われ難いという問題がある。この理由は、デー
タベース装置に対する処理手順の具体性が乏しいことに
よる。

【００１７】第５の周知技術の電子ファイル装置の場
合、登録サイズがＡ３，Ｂ４，Ａ４，Ｂ５等定尺サイズ
のみを対象としているために、登録したい原稿の自由度
が乏しいという問題がある上、外部記憶装置として使用
する光ディスク装置と磁気ディスク装置との使い分けが
されておらず、ファイリング装置としてのデータベース
処理の具体性が乏しいという問題もある。

【００１８】本発明は、このような問題点を解決すべく
なされたもので、その技術的課題は、入出力の制御を合
理化してイメージデータを円滑に管理し得ると共に、周
辺端末装置からのランダムな要求に対処してデータベー
スの自動管理を高い検索表示性能を有して行い得る電子
ファイリング装置を提供することにある。

【００１９】

【課題を解決するための手段】本発明によれば、周辺端
末装置を備えたデータ処理装置本体から成る電子ファイ
リング装置において、データ処理装置本体は、周辺端末
装置にセットされた印字体のデータをイメージデータと
して読み取る入力制御部と、周辺端末装置へ出力する品
目を記憶出力する出力スプール部と、品目を読み出して
周辺端末装置へ出力する出力制御部と、周辺端末装置に
セットされた用紙にイメージデータを配置するレイアウ
ト部と、イメージデータを周辺端末装置に格納する格納
制御部と、周辺端末装置に格納されたイメージデータを
検索／表示する検索表示制御部と、周辺端末装置に格納
されたイメージデータを該周辺端末装置に対してバック
アップするか、或いは該周辺端末装置より削除するディ
リー部とを備えた電子ファイリング装置が得られる。

【００２０】又、本発明によれば、上記電子ファイリン
グ装置において、周辺端末装置はスキャナ印刷装置，静
電プロッタ装置，ファクシミリ装置，磁気ディスク装
置，集合型光ディスク装置，表示装置，及びキーボード
を含むもので、入力制御部は、周辺端末装置としてスキ
ャナ印刷装置からイメージデータを読み取り、出力スプ
ール部は、周辺端末装置としてキーボードによる操作指
示を受けて静電プロッタ装置，ファクシミリ装置，及び
スキャナ印刷装置に対して品目を記憶し，且つ出力制御
部に対して順次出力要求を出し、出力制御部は、品目を
周辺端末装置としてファクシミリ装置とレイアウト部と
へ出力し、レイアウト部は、周辺端末装置としてスキャ
ナ印刷装置又は静電プロッタ装置にセットされた用紙に
イメージデータを配置し、格納制御部は、周辺端末装置
として磁気ディスク装置にイメージデータを格納し、検
索表示制御部は、周辺端末装置として磁気ディスク装置
又は集合型光ディスク装置に格納されたイメージデータ
を検索して表示装置又は出力制御部へ渡し、ディリー部
は、周辺端末装置として磁気ディスク装置に格納された
イメージデータを集合型光ディスク装置に対してバック
アップ処理するか、或いは該イメージデータを該磁気デ
ィスク装置より削除する電子ファイリング装置が得られ
る。

【００２１】これらの電子ファイリング装置において、
ディリー部がイメージデータとして所定の日数時間を過
ぎたものを対象にすることは好ましい。

【００２２】

【発明の実施の形態】以下に実施を挙げ、本発明の電子
ファイリング装置について、図面を参照して詳細に説明
する。

【００２３】図１は、本発明の一実施例に係る電子ファ
イリング装置の基本構成を示したブロック図である。

【００２４】この電子ファイリング装置は、周辺端末装
置としてスキャナ印刷装置１，静電プロッタ装置２，フ
ァクシミリ装置３，磁気ディスク装置４，集合型光ディ
スク装置５，表示装置６，及びキーボード７を備えたデ
ータ処理装置８を本体として構成されている。

【００２５】ここでのデータ処理装置８は、スキャナ印
刷装置１にセットされた印字体（図面や文書）のデータ
をイメージデータとして読み取る入力制御部８ａと、キ
ーボード７による操作指示を受けて静電プロッタ装置
２，ファクシミリ装置３，及びスキャナ印刷装置１に対
して出力する品目を記憶して順次出力要求を出す出力ス
プール部８ｂと、この出力スプール部８ｂより出力要求
を受けて品目を出力する出力制御部８ｃと、品目の出力
時にスキャナ印刷装置１又は静電プロッタ装置２にセッ
トされた用紙に出力する図面／文書をレイアウトし、用
紙の余白を少なくするようにデータ処理するレイアウト
部８ｄと、入力されたイメージデータを磁気ディスク装
置４に格納する格納制御部８ｅと、磁気ディスク装置４
に格納されたイメージデータのうち、所定の日数を過ぎ
たデータを集合型光ディスク装置５に対してバックアッ
プ処理するか、或いは所定日数を過ぎたイメージデータ
を磁気ディスク装置４より削除するディリー部８ｇと、
磁気ディスク装置４又は集合型光ディスク装置５に格納
されたイメージデータを検索し、表示装置６又は出力制
御部８ｃにデータを渡す検索表示制御部８ｆとを備えて
構成されている。

【００２６】ここで、スキャナ印刷装置１は入力及び出
力機能を有し、静電プロッタ装置２はラスターフォーマ
ットを解する装置を接続することで従来ＣＡＤシステム
等に接続される静電プロッタ装置２の共有化を計れ、優
れたコストパフォーマンスを有する電子ファイリングを
構築することが可能になっている。

【００２７】又、レイアウト部８ｄは、印刷時に装置本
体にセットされた用紙の余白を少なくして省資源化を計
るために設けられ、出力スプロール部８ｂは、装置本体
の複数端末から要求されるランダムな出力要求を順次処
理するキュー構造によってプロセス処理を効率良く機能
させるために設けられている。

【００２８】更に、検索表示制御部８ｆは、画面に表示
しきれない大判図面を少ない操作で図面全面を確認でき
るよう縮小処理を行うために設けられ、ディリー部８ｇ
はデータベースに溜まるイメージデータの自動バックア
ップ処理を定時に処理してデータベースの無人化を計る
ために設けられている。ディリー部８ｇは格納制御部８
ｅにより磁気ディスク装置４に格納されたイメージデー
タのうち、所定の日数時間を過ぎたもの（最終使用日か
ら一定時間経過したデータ）を集合型光ディスク装置５
に再度登録後、所定の日数時間以内のデータは磁気ディ
スク装置５で保管する。

【００２９】これにより、集合型光ディスク装置５の大
容量と磁気ディスク装置４の高速検索というハードウェ
アの特性向上を計った上、各部に対するデータ処理を合
理化して円滑に行わせている。

【００３０】図２は、この電子ファイリング装置により
構築されるデータベースの構成例を示したものである。
このデータベースは、索引順編成方法を採用しており、
１品目を構成するデータは大別的にインデックス部２１
とデータ部２２とに分けられている。インデックス部２
１は、データベースから検索するための検索キー２３，
ディスク内を管理する情報としてのディスク管理情報２
４，及びイメージデータを管理するデータ管理情報２５
を有している。

【００３１】ディスク管理情報２４には登録日時，保管
ディスクボリュウム名及びパス名，保管するデータがイ
メージデータ又はＣＡＤデータ等かの区別を行うための
データ識別，使用日時，イメージデータの圧縮後のデー
タサイズの各情報が含まれている。データ管理情報２５
にはデータ用途を識別するデータ区分，登録された文書
の枚数（図面の場合は１品目１枚），所有者，データ圧
縮方法，階調，イメージデータ時の横画素数，イメージ
データ時の縦画素数及び総画素数，用紙サイズ（Ａ４、
Ｂ４等）の各情報が含まれている。これらの情報は入力
制御部８ａによって登録時にセットされる。データ部２
２にはイメージデータ２６が持たされている。

【００３２】図３は、入力制御部８ａ及び格納制御部８
ｅの動作処理に関するフローチャートである。ここで
は、動作が開始されると、先ずキーボード７等より入力
する品目を登録検索するための検索キーを入力（ステッ
プＳ１）し、スキャナ印刷装置１にセットされた印字体
（図面とする）を読み取る（ステップＳ２）と共に、ス
キャナ印刷装置１から図面サイズを受け、インデックス
部２１のディスク管理情報２４，データ管理情報２５に
各値をセット（ステップＳ３）する。

【００３３】次に、読み取られたイメージデータの圧縮
処理（ステップＳ４）を行う。この圧縮処理の手法につ
いては、既知のＭＭＲ，ＭＲ等を使用し、例えばデータ
管理情報２５の圧縮方法項目には『ＭＭＲ』等の値をセ
ットする。圧縮後のイメージデータ量（バイト数）をデ
ィスク管理情報２４にセットし、イメージデータ２６を
磁気ディスク装置４に登録（ステップＳ５）するが、こ
のとき図４に示されるような構成のボリューム管理バッ
ファに磁気ディスク装置４及び集合型光ディスク装置５
で管理できる保管量の値を更新する。

【００３４】即ち、ボリューム管理バッファでは磁気デ
ィスク装置４及び集合型光ディスク装置５のボリューム
の保管可能なバッファサイズ及び現状の使用量を管理
し、各ボリュームを無駄無く使用するための管理情報を
持つ。即ち、例えば図示のように磁気ディスク装置４に
関しては磁気ディスク−１として全体サイズ，使用量が
持たされ、集合型光ディスク装置５に関しては光ディス
ク−１〜光ディスク−ｎとしてそれぞれ全体サイズ，使
用量が持たされる。各ボリュームの使用可能サイズは予
めシステム管理者によってセットされ、格納制御部８ｅ
では登録しながら更新される現状の使用量を確認しなが
ら、１つのボリュームを使い切る。

【００３５】ここでは、磁気ディスク装置４及び集合型
光ディスク装置５でデータベースが構築されるが、ここ
でその用途を具体的に説明する。

【００３６】集合型光ディスク装置５は光ディスクを複
数枚収容するが、各光ディスクは電子ファイリング装置
からのマウント要求によって使用可能状態になる。マウ
ントはボリューム名によって装置内をサーチし、要求さ
れたボリュームを自動マウントする装置である。ところ
が、マウント等に時間がかかるため、高速検索の要求に
は対処し難い。そこで、登録当初に検索回数が頻発され
る数十日間は高速検索される磁気ディスク装置４にデー
タを置き、その後には集合型光ディスク装置５にデータ
を移動するという使い分けを行う。

【００３７】図５〜図７は、この電子ファイルング装置
（出力スプール部８ｂ，出力制御部８ｃ，及びレイアウ
ト部８ｄ）において、検索されたデータを出力するまで
の一連の動作処理をフローチャートにより示したもの
（但し、図５はその動作処理の一部に関するもの，図６
は動作処理の他部に関するもの，図７は動作処理の残部
に関するもの）である。

【００３８】そこで、以下はこのデータ検索出力に関す
る一連の動作処理を図８に示す出力スプール部８ｂを説
明するための出力バッファの構成例と、図９に示すレイ
アウト部８ｄを説明するための用紙レイアウトの構成例
とを参照して説明する。

【００３９】図５に示す動作処理の一部では、先ずキー
ボード７等より出力したい品目の検索キー２３を入力
（ステップＳ１）する。入力された検索キー２３は出力
実行がかかるまでその品目の検索キー２３を蓄える出力
バッファ６２に掃き出される。図８には全体がキュー６
１と呼ばれる待ち行列の構成を示しているが、キュー６
１は複数の出力バッファ６２を持ち、出力バッファ６２
は複数の出力要求された出力品目（１〜ｎ）の検索キー
２３とその出力条件の情報とが持たされて（出力条件に
ついては後述する）いる。

【００４０】この出力バッファ６２に対し、出力したい
品目の検索キー２３を入力（ステップＳ２）した後、出
力品目の入力が終了したか否かを判定（ステップＳ３）
し、この結果として終了していなければ出力したい品目
の検索キー２３の入力処理（ステップＳ１）の前にリタ
ーンして終了するまで順次キーボード７等からの入力を
繰り返す。

【００４１】この入力が終了すれば、最後に入力された
品目の出力条件（出力スケール，出力先，品目数）を入
力（ステップＳ４）してから出力バッファ６２と出力条
件とをキュー６１に蓄えた（ステップＳ５）後、出力バ
ッファ６２を実行するか否かを判定（ステップＳ６）す
る。ここで出力スケールは任意実数倍率をセットし、既
定値を１倍とする。出力先はスキャナ印刷装置１，静電
プロッタ装置２，及びファクシミリ装置３が選択でき、
既定値をスキャナ印刷装置１とする。又、スキャナ印刷
装置１は、スキャナとして入力時には読み取ったイメー
ジデータを入力制御部８ａに渡し、印刷として出力時に
は検索されたイメージデータを出力制御部８ｃより受け
取って印刷する兼用機として用いられている。尚、ここ
でのステップＳ４〜ステップＳ６では、キーボード７等
より入力される品目数をカウントしておく。出力スプー
ル部８ｂはキュー６１を制御するが、このキュー６１は
装置本体に接続された周辺端末装置からの出力要求を順
次処理するために本体装置に備えられたバッファであっ
て、同時に複数の出力バッファ（１〜ｎ）を持つが、特
定の端末からの１つの出力バッファ６２を処理している
間に他の端末からの出力バッファ６２を受け付け、キュ
ー６１に入れた出力要求を先に入れたものを先に引き出
す先入れ先出し処理を行う。各端末は装置本体に対して
出力要求を発行した後、直ちに検索等の他の処理に移行
する。

【００４２】次に、１つの出力バッファ６２の実行がか
かると、出力制御部８ｃによってキュー６１より出力バ
ッファ６２を１つ読み出し（ステップＳ７）、この後に
キュー６１に何も無いか否かを判定（ステップＳ８）し
た結果、何も無ければ出力スプール部８ｂは次の出力要
求が来るまで待機するために処理を終了するが、キュー
６１が存在していれば出力バッファ６２にある品目の検
索キー２３と出力条件とを読み、その品目のインデック
ス部２１をデータベースから読み出し（ステップＳ９）
し、出力先を判定（ステップＳ１０）した結果、出力先
がスキャナ印刷装置１や静電プロッタ装置２であれば、
引き続いて出力バッファ６２が終了か否かを判定（ステ
ップＳ１１）し、終了でなければ更に出力品目数＞１で
あるか否かを判定（ステップＳ１２）する。ここで、出
力品目数＞１でなければ１枚であるので、印刷（ステッ
プＳ１３）してから出力バッファ６２を１つ読み出す処
理（ステップＳ７）の前にリターンする。

【００４３】ここまでの処理（ステップＳ８〜ステップ
Ｓ１３）で、品目数が仮に１つであれば、レイアウト部
８ｄを通さずに指定された出力先に出力してキュー６１
から次の出力バッファ６２を読み出す処理を繰り返し、
品目数が複数であれば、出力先がスキャナ印刷装置１又
は静電プロッタ装置２であるときにレイアウト部８ｄに
処理が移行することを示している。但し、静電プロッタ
装置２へ出力する場合には、イメージデータをその装置
が解するラスタフォーマット（例えばＨＰＧＬ２等）に
変換しなければならないが、このように出力先を分散す
ることで処理が集中した時より早く出力結果を入手でき
る。又、品目数が複数でも、出力先の判定（ステップＳ
１０）で出力先がファクシミリ装置３であれば、図７に
示されるように、出力バッファ６２が終了か否かの判定
（ステップＳ２７）で終了していなければ検索キー２３
よりデータベースからデータ部２２（イメージデータ２
６）を読み出（ステップＳ２８）し、非圧縮に解凍して
相手先ファクシミリ装置に送信（ステップＳ２９）し、
送信終了後に再びステップＳ９の前にリターンすること
で出力バッファ６２内の出力品目を読み出し送信を繰り
返すか、或いはステップＳ２７で終了していればステッ
プＳ７の前にリターンすることでキュー６１から新たな
出力バッファ６２を読み出す。

【００４４】ところで、ステップＳ１２で複数である場
合、レイアウト部８ｄによるレイアウト処理に移行す
る。ここでは、出力先であるスキャナ印刷装置１又は静
電プロッタ装置２にセットされている用紙に出力する図
面と用紙余白とが少なくなるよう図面のレイアウト処理
を行う。

【００４５】先ず、出力品目よりインデックス部２１を
検索し、イメージデータの用紙サイズを読み取って図９
に示されるように出力する図面の短辺７１の合計（ステ
ップＳ１４）を得てから、短辺７１合計及び用紙幅７３
の関係判定（ステップＳ１５）を行う。この結果、短辺
７１合計が用紙幅７３より小さいときには長辺７２の比
較（ステップＳ１６）を行ってからステップＳ９の前に
リターンすることで再び次の品目を読み取り、出力する
図面の最長辺を探す。

【００４６】一方、図面の短辺７１合計が用紙幅７３と
等しいときには長辺７２の比較（ステップＳ１７）を行
ってから短辺７１合計が用紙幅７３よりも大きい場合や
先のステップＳ１１で出力バッファ６２が終了している
場合と同様に、用紙幅７３×最長辺で面積バッファを確
保（ステップＳ１８）する。尚、短辺７１合計が用紙幅
７３と等しい場合も出力する図面の最長辺を探すことに
なる。

【００４７】引き続き、このように決定された配置に基
づいて、データベースからデータ部２２（イメージデー
タ２６）を読み出し、イメージデータ２６が用紙に対し
て縦長に配置（ステップＳ１９）されるようにデータを
回転及び原点シフトし、確保した面積バッファとイメー
ジデータとの論理和を取り、指定された出力先より印刷
（ステップＳ２０）する。

【００４８】次に、短辺７１合計及び用紙幅７３の関係
判定（ステップＳ２１）を行った結果、短辺７１合計が
用紙幅７３に等しい場合には短辺７１，長辺７２の値を
クリア（ステップＳ２２）してから出力バッファ６２が
終了か否かを判定（ステップＳ２３）した結果、終了し
ていれば先のステップＳ７の前にリターンし、終了して
いなければ先のステップＳ９の前にリターンすることで
出力バッファ６２内の他の品目又はキュー６１から新た
な出力バッファ６２を読み出す。

【００４９】一方、短辺７１合計が用紙幅７３より大き
いければ最後に読み出した品目のインデックス部２１の
用紙サイズを短辺７１，長辺７２にセットし（ステップ
Ｓ２４）してから出力バッファ６２が終了か否かを判定
（ステップＳ２５）した結果、終了していれば印刷（ス
テップＳ２６）してから先のステップＳ７の前にリター
ンし、終了していなければ先のステップＳ９の前にリタ
ーンすることで出力バッファ６２内の品目が他に無けれ
ばそのまま印刷し、他にあれば品目の検索を繰り返す。

【００５０】レイアウト部８ｄで決定したレイアウトで
印刷する時、印刷装置としてスキャナ印刷装置１と静電
プロッタ装置２とがある。スキャナ印刷装置１は入力制
御部８ａ及び出力制御部８ｃを介し図面／文書をイメー
ジデータ化し、逆にイメージデータから図面／文書化す
るための両部を有するデータ処理装置８により１台の装
置で機能を共有している。即ち、入力制御部８ａではス
キャナ印刷装置１へ入力信号を渡して装置にセットされ
た図面／文書の読み取りを開始し、データ処理装置８に
イメージデータを落とす機能と、出力制御部８ｃではス
キャナ印刷装置１へ出力信号を渡してデータ処理装置８
内のイメージデータをスキャナ印刷装置１に出力する機
能とを持つ。従来の電子ファイリングシステムでは、入
力するスキャナ装置と印刷するプリンタ装置はネットワ
ーク上に別装置で構成されているが、本実施例では１つ
装置をスキャナ装置及びプリンタ装置として２つの機能
を持たせることにより、スキャナ装置又はプリンタ装置
の何れかの設備投資費用が不要となり、低価格で電子フ
ァイリングシステムを構築している。

【００５１】図１０は、ディリー部８ｇの動作処理を示
したフローチャートである。このディリー部８ｇでは、
毎日の登録検索処理のバックグランドで定時に磁気ディ
スク装置４内の情報を整理する処理を行う。通常日々の
処理に影響しない深夜や早朝に処理を開始する。

【００５２】先ず品目のインデックス部２１を読み（ス
テップＳ１）、最後に使用されたインデックス部２１の
使用日時を確認（ステップＳ２）する。引き続き、最後
に使用された日時から４０日を過ぎているか否かを判定
（ステップＳ３）する。この４０日は磁気ディスク装置
４に入力する情報量で任意に決定されるもので、これに
限定されない。

【００５３】ここで、４０日を過ぎていなければ次の品
目インデックスを読み出し、全品目終了か否かの判定
（ステップＳ９）へジャンプして全ての品目に対して処
理を繰り返す。全ての品目に対して終了していれば、次
の処理時刻まで休眠（スリープ）した（ステップＳ１
０）後、ステップＳ１の前へリターンすることで再び定
時に処理を始めることを繰り返す。即ち、ディリー部８
ｇはシステムに常駐して動作する。

【００５４】一方、４０日を過ぎていれば、図４に示し
たボリューム管理バッファより集合型光ディスク装置５
内に格納されている光ディスクの各ボリュームの空き容
量を確認（ステップＳ４）する。格納ボリュームを決め
た後、光ディスクにコピーする唯一のパス名を作る（ス
テップＳ５）。ここでは、例えばＡ−Ｚを２階層のディ
レクトリに取りファイル名４文字をＡ−Ｚ，ａ−ｚ，０
−９で作成する。例えばＡ／Ｄ／ＧＨｉ９となる。これ
により、１ボリューム当たり約１００００ファイルのパ
ス名が得られる。光ディスク１枚の容量と１ファイルの
データ量とを考慮すれば、１００００ファイルのパスで
充足する。

【００５５】次に、読んだ品目のインデックス部２１に
図２で説明したようにボリューム名及びパス名を格納
（ステップＳ６）し、磁気ディスク装置４内のデータベ
ースよりデータ部２２を読み出して光ディスクに作られ
たパス先（イメージデータを光ディスク）にコピー（ス
テップＳ７）した後、磁気ディスク装置４のその品目の
データ部２２を削除（ステップＳ８）する。この後に、
上述したステップＳ９及びステップＳ１０を経ることに
より、全ての品目に対して処理を繰り返す。

【００５６】図１１は、検索表示制御部８ｆの動作処理
を示したフローチャートである。但し、ここでの動作処
理は、図１２に示す検索表示制御部８ｆによる表示装置
６の画面への画素縮小処理の例を参照して説明する。

【００５７】先ずキーボード７等より入力する品目を検
索するためのキーを入力（ステップＳ１）し、インデッ
クス部２１を検索してディスク管理情報２４及びデータ
管理情報２５を読み（ステップＳ２）、保管ボリューム
名を確認して読み出す（ステップＳ３）。この後、保管
場所を判定（ステップＳ４）するが、先の処理（ステッ
プＳ３）で保管ボリューム名に名前が設定されていれば
集合型光ディスク装置５内の該当する光ディスクをマウ
ント（ステップＳ５）してデータ部２２を呼び出すが、
保管ボリューム名に何も名前が設定されていなければ、
磁気ディスク装置４にデータ部２２があると判定し、ス
テップＳ５をジャンプする。ここまでの処理（ステップ
Ｓ２〜ステップＳ５）で、データ部２２は集合型光ディ
スク装置５から磁気ディスク装置４にコピーされるの
で、使用日を更新し、保管ボリューム名をクリアする。

【００５８】次に、保管ボリューム名の実ファイル（イ
メージデータ２６）を読んで（ステップＳ６）から圧縮
保管されているイメージデータ２６を解凍（ステップＳ
７）する。この後、画面表示のためのイメージデータ２
６にスケール（縮少）をかけて（ステップＳ８）から表
示（ステップＳ８）を行って処理を終了する。

【００５９】ところで、図１２に示す表示縮小処理に関
して、スキャナ印刷装置１の読み取り解像度を２００ｄ
ｐｉとすると、例えばＡ１図面（８４０ｍｍ×５９４ｍ
ｍ）では６７２０画素×４７５２画素を持つことにな
り、この画素数のまま画面表示すると、ディスプレイ解
像度１２４０×１０２４では図面全体の１／２０しか表
示できない。そこで、画面表示したとき、２回以下のス
クロール操作で図面全体が見えるように画素の間引き処
理による縮小処理を行う。尚、読み取り解像度及びディ
スプレイ解像度はシステムで任意に決定されるもので、
この例に限定されない。

【００６０】

【発明の効果】以上に述べた通り、本発明の電子ファイ
リング装置によれば、データ処理装置本体を入力制御
部，出力スプール部，出力制御部，レイアウト部，格納
制御部，ディリー部，及び検索表示制御部を備えた構成
とすることにより、周辺端末装置としてのスキャナ印刷
装置，静電プロッタ装置，ファクシミリ装置，磁気ディ
スク装置，集合型光ディスク装置，表示装置や本体装置
内のデータ処理に対して以下に述べるような第１乃至第
４の効果を奏する。

【００６１】第１の効果は、スキャナ印刷装置に対して
入力制御部及び出力制御部を用いて装置を共有化するこ
とにより優れたコストパフォーマンスを有する電子ファ
イリングを構築できる点である。その理由は、従来の電
子ファイリング装置では、イメージデータを取り込むた
めのスキャナ装置と、印刷するためのプリンタ装置とに
別れているため、異なるソフトウェアで制御しなければ
ならなかったが、本発明では入力及び出力が同一ソフト
ウェアで制御でき、装置に対してイメージデータのリー
ド／ライトにより入力及び出力を制御できるためであ
る。イメージデータの出力は、スキャナ印刷装置にその
まま出力するか、又は静電プロッタ装置が解するラスタ
ーフォーマットに変換することにより、静電プロッタ装
置へも出力可能となっている。

【００６２】第２の効果は、周辺端末装置からのランダ
ム印刷要求に対してシステムのプロセス処理を効率良く
機能させる（データ処理の合理化及び円滑化を計る）こ
とができる点である。その理由は、出力スプール部で制
御しているキュー構造に出力品目を入力し、先に入れた
ものを先に処理する先入れ先出し処理により順次処理し
てシステム能力をランダムなプロセス要求で遅延させる
ことなく処理することができるためである。

【００６３】第３の効果は、データベースに蓄積される
イメージデータを完全無人化によりバックアップできる
点である。その理由は、ディリー部によりシステムアク
セス回数が減る早朝や深夜の定時にデータベース内に蓄
積されるイメージデータを特定の条件下で光ディスクに
バックアップし、且つ磁気ディスク装置内より削除する
ことを毎日全品目を対象に処理できるからである。

【００６４】第４の効果は、検索表示時に少ない操作で
大判図面全体を眺めることができる点である。その理由
は、検索表示制御部により等倍でスキャナ印刷装置より
入力される大判図面をディスプレイ解像度を考慮した画
素の縮小処理により最低２回のスクロール操作で図面全
体を見ることができるためである。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係る電子ファイリング装置
の基本構成を示したブロック図である。

【図２】図１に示す電子ファイリング装置により構築さ
れるデータベースの構成例を示したものである。

【図３】図１に示す電子ファイリング装置に備えられる
入力制御部及び格納制御部の動作処理に関するフローチ
ャートである。

【図４】図１に示す電子ファイリング装置に備えられる
磁気ディスク装置及び集合型光ディスク装置に関するボ
リューム管理バッファの構成例を示したものである。

【図５】図１に示す電子ファイルング装置によるデータ
検索出力に関する一連の動作処理の一部を示したフロー
チャートである。

【図６】図１に示す電子ファイルング装置によるデータ
検索出力に関する一連の動作処理の他部を示したフロー
チャートである。

【図７】図１に示す電子ファイルング装置によるデータ
検索出力に関する一連の動作処理の残部を示したフロー
チャートである。

【図８】図１に示す電子ファイリング装置に備えられる
出力スプール部の機能を説明するために示した出力バッ
ファの構成例である。

【図９】図１に示す電子ファイリング装置に備えられる
レイアウト部の機能を説明するために示した用紙レイア
ウトの構成例である。

【図１０】図１に示す電子ファイリング装置に備えられ
るディリー部の動作処理を示したフローチャートであ
る。

【図１１】図１に示す電子ファイリング装置に備えられ
る検索表示制御部の動作処理を示したフローチャートで
ある。

【図１２】図１１に示す検索表示制御部による表示装置
の画面への画素縮小処理の例を説明するために示したも
のである。

【符号の説明】

１スキャナ印刷装置２静電プロッタ装置３ファクシミリ装置４磁気ディスク装置５集合型光ディスク装置６表示装置７キーボード８データ処理装置８ａ入力制御部８ｂ出力スプール部８ｃ出力制御部８ｄレイアウト部８ｅ格納制御部８ｆ検索表示制御部８ｇディリー部２１インデックス部２２データ部２３検索キー２４ディスク管理情報２５データ管理情報２６イメージデータ６１キュー６２出力バッファ６３出力品目７１短辺７２長辺７３用紙幅

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】周辺端末装置を備えたデータ処理装置本
体から成る電子ファイリング装置において、前記データ
処理装置本体は、前記周辺端末装置にセットされた印字
体のデータをイメージデータとして読み取る入力制御部
と、前記周辺端末装置へ出力する品目を記憶出力する出
力スプール部と、前記品目を読み出して前記周辺端末装
置へ出力する出力制御部と、前記周辺端末装置にセット
された用紙に前記イメージデータを配置するレイアウト
部と、前記イメージデータを前記周辺端末装置に格納す
る格納制御部と、前記周辺端末装置に格納された前記イ
メージデータを検索／表示する検索表示制御部と、前記
周辺端末装置に格納された前記イメージデータを該周辺
端末装置に対してバックアップするか、或いは該周辺端
末装置より削除するディリー部とを備えたことを特徴と
する電子ファイリング装置。
【請求項２】請求項１記載の電子ファイリング装置に
おいて、前記周辺端末装置はスキャナ印刷装置，静電プ
ロッタ装置，ファクシミリ装置，磁気ディスク装置，集
合型光ディスク装置，表示装置，及びキーボードを含む
もので、前記入力制御部は、前記周辺端末装置として前
記スキャナ印刷装置から前記イメージデータを読み取
り、前記出力スプール部は、前記周辺端末装置として前
記キーボードによる操作指示を受けて前記静電プロッタ
装置，前記ファクシミリ装置，及び前記スキャナ印刷装
置に対して前記品目を記憶し，且つ前記出力制御部に対
して順次出力要求を出し、前記出力制御部は、前記品目
を前記周辺端末装置として前記ファクシミリ装置と前記
レイアウト部とへ出力し、前記レイアウト部は、前記周
辺端末装置として前記スキャナ印刷装置又は前記静電プ
ロッタ装置にセットされた用紙に前記イメージデータを
配置し、前記格納制御部は、前記周辺端末装置として前
記磁気ディスク装置に前記イメージデータを格納し、前
記検索表示制御部は、前記周辺端末装置として前記磁気
ディスク装置又は前記集合型光ディスク装置に格納され
た前記イメージデータを検索して前記表示装置又は前記
出力制御部へ渡し、前記ディリー部は、前記周辺端末装
置として前記磁気ディスク装置に格納された前記イメー
ジデータを前記集合型光ディスク装置に対してバックア
ップ処理するか、或いは該イメージデータを該磁気ディ
スク装置より削除するものであることを特徴とする電子
ファイリング装置。
【請求項３】請求項１又は２記載の電子ファイリング
装置において、前記ディリー部は、前記イメージデータ
として所定の日数時間を過ぎたものを対象にすることを
特徴とする電子ファイリング装置。