JPH09114754A - 公衆通信機器によるワークフローシステムの制御方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】本発明は、定められたルート電子的に書類や資
料を回覧し、業務を処理するワークフローシステムにお
いて、遠隔地からアクセスできるコンピュータがない場
合、又は、公衆回線に接続できない場合でもワークフロ
ーシステムへアクセスし、処理案件を知り、案件を処理
ができる方法を提供することを目的とする。 【解決手段】公衆回線を使う通信機器（例えば、公衆電
話）によりワークフローサーバへアクセスし、ユーザの
作業環境へログインする（ステッップ１１１３）。音声
装置により未処理案件の数が知らされる（ステップ１１
１５）。ユーザは行いたい処理に該当する通信機器のボ
タンを押し、番号を入力する（ステップ１１１７）。ワ
ークフローサーバは、入力された番号に基づき、通信機
器のボタンと音声のインターフェースにより、未処理案
件の代理者への委託（ステップ１１２１）、または、既
処理案件の状況を知らせる処理（ステップ１１２５）を
行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、事前に定められた
ルートへ電子的に伝票や文書を回覧させて案件を処理す
る方法に係り、特に、依頼した案件の処理状況の把握、
又は、案件処理を代理で行える他の業務処理者へ委託す
る案件フロー制御方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】オフィス業務におけるホワイトカラーの
生産性を高める様々なシステムが登場しており、その一
つとしてワークフローシステムがある。日経情報ストラ
テジー（１９９５年４月１２２ページ）によるとワーク
フローシステムとは、担当者間を流れる伝票や文書など
を電子化し、作業が連携する順番（フロー）と条件に従
って、次の担当者のコンピュータに送りこむシステムで
ある。ワークフローシステムにより、無駄な作業の排
除、業務プロセスの効率化、業務処理時間の短縮が図ら
れる。また、業務処理状況の容易な把握、業務処理に関
する統計情報の利用、各作業者の作業負荷把握やフロー
変更による負荷調整など、効率的な管理が可能となる。

【０００３】また、ワークフローシステムは作業場所が
物理的に遠く離れている坦当者間において案件情報を迅
速にやり取りすることができるため、業務処理時間の短
縮に大きな効果があり、業務処理効率を大きく向上させ
ることができる。また、テキスト情報のみではなく、イ
メージ情報、音声情報、映像情報等と連動させることに
より、遠隔地の作業者間のコミュニケーション能力も向
上させることができる。

【０００４】最近は、ノート型のパソコンの普及に伴
い、離れた場所からワークフローシステムへリモートア
クセスして業務案件を処理することが可能になってい
る。例えば、出張により会社の外から、パソコンと公衆
回線を利用し、システムへアクセスして業務案件の処理
ができる。従って、出張中に机の上で案件が溜まって行
くことがなくなり、業務処理のスピードや効率のアップ
ができる。

【０００５】また、本発明では、ワークフローシステム
への操作を行うため、公衆回線を使用する一般通信機器
のボタンと音声装置のインターフェースを利用する。従
って、音声装置により、選択された範囲のテキストデー
タが音声合成により読上げ、テキストデータが音声のデ
ータへ変換し公衆回線へ転送され、入力されたテキスト
データを電話で聞くことができる。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】既存のワークフローシ
ステムによる業務案件処理にはコンピュータ使用を前提
とする。特に、オフィス以外の所でリモートアクセスす
る場合は、パソコンとモデムが必要になり、公衆回線へ
の接続することが前提となる。そのため、リモート案件
処理を行いたいが、ワークフローにアクセスできるパソ
コンがない場合、または、パソコンがあっても公衆回線
に接続できない場合は、ワークフローの操作は行えな
い。例えばＩＳＤＮの公衆電話機がない場合やバス・電
車などの乗り物に乗って長時間移動している場合には、
パソコンを持っていても、ワークフローシステムへアク
セスし案件処理や処理状況の把握はできない。

【０００７】従って、大至急に処理しなければならない
案件が発生していても、担当者が出張や外回り等外出中
で、かつ、上記のようなワークフローシステムにアクセ
スできないとき、案件を処理することができないという
問題がある。

【０００８】本発明の目的は、ワークフローシステムへ
リモートでアクセスできるパソコンがない場合でも、ま
たは、公衆回線に接続できない場合でもワークフローシ
ステムへアクセスし、処理すべき案件を知り、案件を処
理できる公衆通信機器によるワークフローシステムの制
御方法を提供することにある。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明は、オフィスの外
にいるユーザは公衆回線を使用する公衆電話のような一
般通信機器のによりワークフローシステムにアクセスす
る。ワークフロー制御部から未処理案件の件数を音声合
成装置が知らされ、ユーザは行いたい処理に該当する選
択ボタンの番号を入力する。入力された選択ボタン番号
により、案件の委託処理、または、既処理案件の状況を
知らせる処理を行う。

【００１０】ユーザが自分に代わって案件の処理を行え
る代理者への案件委託を選択したとき、案件の重要度を
意識し事前にキーとして指定した項目で案件を検索する
か、その場で検索項目を選択するかを該当する処理番号
ボタンで選ぶ。前者が選択された場合、事前にユーザに
より決められた検索項目のキーに基づいて案件の検索を
行い、該当する案件をテーブルへ格納する。

【００１１】一方、その場で検索項目を指定し該当案件
を処理したいときは、検索項目テーブルから音声装置に
より知らされる検索項目をユーザが通信機器の番号ボタ
ンにより選択する。ワークフローシステムでは選択され
た項目をキーで案件の検索が行われ、該当する案件をテ
ーブルへ格納する。

【００１２】テーブルへ格納された案件のタイトル、業
務フロー名、送信者を音声装置が知らせ、ユーザは通信
機器のボタンで番号を選び、処理したい案件を選択す
る。案件が選択された後、業務代理処理者テーブルの中
の代理者が音声装置により知らされ、ユーザは委託した
い代理者を通信機器のボタンで選択し、案件の委託を行
う。

【００１３】ワークフローシステムでは、各作業者のロ
ール（例えば、主任、課長、部長など）に基づき業務フ
ローを設定しておき、そのロールに該当する担当者を決
めておく。上記の案件委託処理は、委託を依頼した人の
ロールに該当する担当者を、選択された案件委託者へ変
更させることで委託処理を行う。

【００１４】以上のような案件委託処理はユーザが不在
の際、急に処理しなければならない案件に対し適正な処
理代理者へ案件を委託することにより、業務処理の効率
を向上させる。

【００１５】一方、既処理案件の状況を把握したい場合
は、該当する処理ボタンを入力する。音声装置と通信機
器ボタンのインターフェースを利用し、処理状況を把握
したい案件の検索項目を指定する。指定された項目によ
り案件の検索を行う。検索された案件は既処理案件格納
テーブルへ格納され、音声装置を利用し該当案件の処理
状況をユーザへ知らせる。

【００１６】案件処理状況の把握はボトルネックになっ
ている担当者へ業務処理のフォーロや他業務処理者へ処
理の委託により案件の処理が遅れることを事前に防ぎ、
業務処理のスピードアップを図れる。

【００１７】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を詳細
に説明する。

【００１８】図１は、公衆電話を使ってワークフローシ
ステムへアクセスし、フローの制御を行うためのシステ
ムブロック図である。

【００１９】ワークフローシステムは、サーバ（１１
０）とクライアント（１４０）をネットワークで結んだ
システムで構成され、サーバ（１１０）は、全体制御装
置（１１９）によりコントロールされる。音声装置（１
１３）は通信機器（１１０）でアクセスしたユーザへテ
キストデータを音声合成で知らせる。通信装置（１１
１）は公衆回線経由で入力された信号やデータの制御を
行う。サーバにはディスク制御部（１２５）により物理
的に制御される磁気ディスク（１３０）があり、ワーク
フローシステムにより管理されるワークフロー制御テー
ブル（１３１）と電話によりアクセスされた場合の処理
を行うための電話リモート制御テーブル（１３３）が格
納されている。

【００２０】ワークフロー制御テーブル（１３１）に
は、ユーザ管理テーブル（２００）、業務フロー制御テ
ーブル（３００）、未処理案件テーブル（４００）、既
処理案件テーブル（４２０）が構成され、ワークフロー
制御部（１２１）により管理される。

【００２１】電話リモート制御管理テーブル（１３３）
には、事前検索項目指定テーブル（５００）、検索項目
指定テーブル（６００）とそのサブ項目テーブル（６２
０，６３０，６４０）、未処理検索案件格納テーブル
（７００）、業務代理者テーブル（８００）、案件トラ
ッキング検索項目テーブル（９００）、既処理案件格納
テーブル（１０００）で構成され、電話リモート制御部
により管理される。

【００２２】図２はワークフロへアクセ権の管理ための
ユーザ管理テーブルである。

【００２３】ユーザ管理テーブル（２００）は、ユーザ
番号（２０１）、暗証番号（２０３）、ワークフローユ
ーザＩＤ（２０５）、クライアントの電源ＯＮ／ＯＦＦ
（２０７）の項目で構成される。

【００２４】本実施の例では、各ワークフローユーザが
一人一台にパソコンと各個人の作業環境を持っているこ
とを前提にする。

【００２５】電話により、ユーザ番号（２０１）と暗証
番号（２０３）が入力されると、その整合性をチェック
が行われる。ユーザ番号（２０１）と暗証番号（２０
３）間の整合性がとれた場合、入力されたユーザ番号
（２０１）に該当するワークフローユーザＩＤ（２０
５）により該当するユーザ作業環境へログインする。電
源ＯＮ／ＯＦＦ（２０７）は、各クライアントユーザの
在席有無を電源のＯＮ／ＯＦＦにより把握するための項
目であり、案件を代理者へ委託する場合に参照される。

【００２６】図３はある案件処理のフローにおける案件
処理を把握するための案件処理状況管理テーブルであ
る。

【００２７】業務フロー制御テーブル（３００）は、各
業務フロー（３０１）別と各案件（３０３）別に処理担
当者の役職（３０７）と名前（３０９）がある。夫々の
担当者における案件処理状況を把握するために、案件を
処理し次の担当者へ渡したか（「処理済」で表示）、現
在案件の処理を行っているか（「処理中」で表示）、案
件が届いていない未処理状態か（「未処理」で表示）の
案件処理状況を把握し示す業務処理状況（３１１）の項
目で構成される。

【００２８】図４は各処理担当者個人の案件のテーブル
で、未処理案件と既処理案件テーブルで構成されるワー
クフロー案件テーブルである。

【００２９】未処理案件テーブル（４００）は、電話の
ボタンを使って処理したい案件を選択にするための各案
件の番号（４０１）、各案件の処理の性質の至急度（４
０３）、業務フロー名（４０５）、送信者（４０７）、
案件のタイトル（４０９）と各案件の処理の締めを表す
処理制限（４１１）で構成され、各担当者へ新しく届い
た案件やまだ処理されていない案件を管理するテーブル
である。

【００３０】既処理案件テーブル（４２０）は、ユーザ
が該当案件に対し処理を終了し、次の作業者へ処理を依
頼した案件を管理するテーブルで、電話のボタンを使っ
て処理したい案件を選択するための各案件の番号（４２
１）、案件の処理日（４２３）、各案件の業務フロー名
（４２５）、各案件のタイトル（４２７）、処理締めを
表す処理期限（４２９）と各案件処理状況（４３１）で
構成される。処理状況（４３１）は現在誰の所で処理中
が示しており、業務フロー制御テーブル（３００）の業
務処理状況（３１１）の「処理中」の業務処理者を参照
する。

【００３１】図５は、気になる案件があった場合、ユー
ザが事前に案件の検査項目の設定しておくための事前検
索項目指定テーブルである。

【００３２】事前検索項目指定テーブル（５００）は、
優先順位（５０１）と検索項目（５０３）により構成さ
れる。事前検索項目指定テーブル（５００）を作成して
おくことにより、案件を検索するための検索項目の一々
指定しなくても簡単に検査項目の指定ができ、短い時間
で手軽く案件の検索が可能になる。

【００３３】図６は公衆電話を利用する際、その場で気
になる案件を探すための検索項目指定テーブルである。

【００３４】検索項目テーブル（６００）は、至急度
（６０７）処理期限（６０９）、業務フロー名（６１
１）と送信者（６１３）の４つの項目により構成され、
各項目は電話のボタンにより項目を選択させるための番
号（６０１）を持つ。そして、至急度（６０７）、業務
フロー名（６１１）、送信者（６１３）項目はそれぞれ
サブ項目を持ち、項目が選択された場合、サブ項目のテ
ーブルへいき、各サブテーブルの項目を知らせ選択する
ことで検索を行う。

【００３５】サブ項目テーブルには、至急度テーブル
（６２０）、業務フローテーブル（６３０）、送信者テ
ーブル（６４０）がある。至急度テーブル（６２０）は
選択番号（６２１）と幾つの段階（至急、速達、普通
等）を示す至急度（６２３）の項目で構成される。業務
フローテーブル（６３０）は、選択番号（６３１）と業
務フロー種類を示す業務フロー名（６３３）で構成され
る。送信者テーブル（６４０）選択番号（６４１）と送
信者の役職（６４３）及び名前（６４５）で構成され
る。

【００３６】処理期限（６０９）項目が選択された場合
は、そのまま処理期限の数字を入力し検索を行う。

【００３７】図７は、図５または図６の項目により検索
を行った未処理案件を一時的に格納するため未処理案件
格納テーブルである。

【００３８】未処理検索案件格納テーブル（７００）
は、電話のボタンを使って項目を選択するための番号
（７０１）、至急度（７０３）、業務フロー名（７０
５）、送信者（７０７）、タイトル（７０９）と案件の
処理期限（７１１）により構成され、未処理案件テーブ
ル（４００）から検索された案件を一時的に格納するテ
ーブルである。

【００３９】図８は、案件を委託できる委託者を指定し
ておく業務代理者テーブルである。

【００４０】業務代理者テーブル（８００）は、電話の
ボタンを使って項目を選択するための番号（８０１）、
代理者の名前（８０３）、在席の有無を示す在席（８０
５）で構成され、案件の委託が可能な代理者を選択する
テーブルである。

【００４１】在席項目（８０５）は、ユーザ管理テーブ
ル（２００）の電源ＯＮ／ＯＦＦ（２０７）を参照し、
ＯＮの場合は在席、ＯＦＦの場合は不在を表示し、在席
の代理者へ案件委託を行うことができ、業務処理のスピ
ードを上げることができる。

【００４２】図９は、既処理案件の処理状況を把握する
場合、気になる既処理案件を探すための検索キーになる
案件トラッキング検索項目テーブルである。

【００４３】案件トラッキング検索項目テーブルは、電
話のボタンを使って項目を選択するための番号（９０
１）、検索を行うための項目（９０３）、サブ項目（９
０５）で構成される。検索する項目としては、案件処理
日（９０７）、処理期限日（９０９）、業務フロー名
（９１１）の３つがある。案件処理日（９０７）と処理
期限日（９０９）が選択された場合は、そのまま日付を
電話のボタンで入力し検索を行う。業務フロー名（９１
１）が選択された場合は、サブ項目テーブルである業務
フローテーブル（６３０）に行き、選択番号（６３１）
と業務フロー名（６３３）を知らせ、選択させることで
検索を行う。

【００４４】図１０は、図９の項目により検索を行った
結果を一時的に格納する既処理案件格納テーブルであ
る。

【００４５】既処理案件格納テーブル（１０００）は、
電話のボタンを使って項目を選択するための番号（１０
０１）、案件処理日（１００３）、業務フロー名（１０
０５）、タイトル（１００７）、処理期限（１００
９）、処理状況（１０１１）で構成され、案件トラッキ
ングのために既処理案件テーブルから選択された既処理
案件を一時的に格納するテーブルである。

【００４６】図２と図３のテーブルはワークフロー全体
に関連するテーブルであるが、図４から図９までのテー
ブルは、各ユーザが持つユーザ個人のテーブルである。

【００４７】図１１は、本発明を公衆電話によりワーク
フローシステムへアクセスした場合の処理手順の実施の
形態を示すフローチャートである。

【００４８】図１２と図１３は、図１１の処理の中、届
いた未処理案件を業務代理者へ案件委託を行う処理手順
の実施形態を示すフローチャートであり、図１４は、図
１１の中で、ワークフローへアクセスしたユーザにより
処理が終了した特定な案件の処理状況を把握する処理手
順の実施形態を示すフローチャートである。

【００４９】次に、図１１のフローチャートに基づき、
公衆電話によりワークフローにアクセスし、案件の処理
を行うフローチャートを説明する。案件処理において
は、案件を代理者へ委託する処理を図１２のフローチャ
ートにより、処理が終了した案件の状況を把握する処理
を図１４のフローチャートにより説明する。

【００５０】まず、ユーザは電話をかけ（ステップ１１
０１）、ワークフローサーバへ接続する（ステップ１１
０３）。音声装置から“ユーザＮoを入力して下さい”
というメッセージに従い、ユーザ番号をボタンで入力す
る（ステップ１１０５）。“暗証を入力してください”
というメッセージが出て、暗証番号を入力する（ステッ
プ１１０７）。ユーザ番号と暗証番号が入力されると、
図２のユーザ管理テーブル（２００）のユーザ番号（２
０１）と暗証番号（２０３）の照会を行い（ステップ１
１０９）、もし、正しくなければ、“ユーザ番号と暗証
番号が異なります。もう一度入力して下さい”のエラー
メッセージを出力（ステップ１１１１）し、ユーザ番号
入力（ステップ１１０５）ステップに戻る。入力された
ユーザ番号と暗証番号が正しければ、ワークフローユー
ザＩＤ（２０５）を基に該当ユーザの作業環境に入り
（ステップ１１１３）、“現在未処理件数は１０件で
す”のように未処理件数を知らせる（ステップ１１１
５）。その後、“処理番号を入力して下さい。未処理案
件の委託１番、依頼案件の処理状況の知らせ２番、処理
の終了３番。番号を入力して下さい。”という音声装置
のメッセージに従って処理番号を入力する（ステップ１
１１７）。

【００５１】入力された番号が１なら（ステップ１１
９）代理者への案件委託処理を行い（ステップ１１２
１）、番号が２（ステップ１１２３）なら依頼案件の処
理状況の知らせる処理を行う（ステップ１１２５）。

【００５２】もし、入力された番号が３なら（ステップ
１１２７）そのまま終了確認（ステップ１１３１）を行
う。入力された番号が上記の３つのどちらの番号でもな
い場合は、“入力された番号が間違いました。もう、一
度選択番号のボタンを押して下さい。”のエラーメッセ
ージを出し（ステップ１１２９）、番号入力の状態（ス
テップ１１１７）に戻る。

【００５３】代理者への案件委託処理（ステップ１１２
１）、または依頼案件の処理状況の知らせ処理（ステッ
プ１１２５）が終了したときと、処理番号として３番が
入力されたとき、“処理を終了し、ワークフローからロ
グアウトして宜しいですか”という終了確認メッセージ
が出て（ステップ１１３１）、Ｙesに該当する１番ボタ
ンを押すと、ワークフローからログアウトし公衆電話か
らのアクセス処理を終了（ステップ１１３３）する。も
し、終了確認メッセージ出た後（ステップ１１３１）で
も終了したくない場合は、Ｎoに該当する９番のボタン
を押すと他の処理を行うための処理番号入力（ステップ
１１７）ステップの戻る。

【００５４】次に、図１１のフローチャートの処理番号
入力（ステップ１１１７）で処理番号として１が入力さ
れる場合の代理者へ案件を委託する処理手順を、図１２
のフローチャートにより説明する。

【００５５】図１１のフローチャートの処理番号入力
（ステップ１１１７）で１番が入力されると、代理者へ
の案件委託処理がスタートする。“検索項目を指定し検
索を行う場合１番、事前に指定された項目で案件の検索
を行う場合２番を入力して下さい。”というメッセージ
に従って処理番号を入力する（ステップ１２０１）。

【００５６】番号１が入力されるとテーブル６００の項
目を音声装置が“案件検索項目を選択して下さい。検索
項目が至急度１番、処理期限２番、業務フロー名３番、
送信者４番。番号を入力して下さい。”というメッセー
ジを知らせる（ステップ１２０５）。もし、至急の案件
を処理したい場合は番号１を入力する（ステップ１２０
９）。テーブル６００で至急度の項目（６０７）にはサ
ブ項目があるので、サブ項目テーブルである至急度テー
ブル（６２０）の項目を音声装置により、“至急度が選
択されました。至急の案件番、速達案件２番、普通案件
３番。番号を入力して下さい。”のメッセージを知ら
せ、ユーザはその番号を入力する（ステップ１２２
５）。もし、処理番号として３番が入力されると（ステ
ップ１２１３）サブ項目テーブルである業務フローテー
ブル（６３０）を、４番が入力された場合は（ステップ
１２１７）送信者テーブル（６４０）を夫々知らせ（ス
テップ１２１５、またはステップ１２１９）、ユーザは
選択番号を入力する（ステップ１２２５）。以上のよう
に選択された検索項目により未処理案件テーブル（４０
０）の検索を行う（ステップ１２２３）。

【００５７】処理番号として２番が入力された場合（ス
テップ１２２７）は、ユーザがオフィスを出る前、気に
なる案件の検索のため事前に決めておいた事前検索項目
指定テーブル（５００）に基づき、未処理案件テーブル
（４００）の検索を行う（ステップ１２３１）。

【００５８】入力された番号が１番から４番のどちらで
も該当しないときは、“入力された番号が間違いまし
た。もう、一度選択番号のボタンを押して下さい”のよ
うなエラーメッセージを出力し（ステップ１２２９）、
処理番号入力状態（ステップ１２０１）へ戻る。

【００５９】もし、検索項目として至急度のサブ項目の
至急が選択された場合、未処理案件テーブル（４００）
の検索は次のように行われる。まず、テーブルの最初項
目から至急度が至急である項目を探し、“Ｈ７年下期間
接費申請書承認の案件があれます。この案件を選択しま
すか。”と該当案件のタイトルのみを知らせ（ステップ
１２３３）、選択有無を尋ねる。タイトルのみを知らせ
るのは、未処理案件が多い場合、短い時間で必要な案件
の選択ができるようにするためである。Ｙesに該当する
番号１を押すと、読上げた案件が選択され（ステップ１
２３５）て未処理検索案件格納テーブル（７００）へ格
納し（ステップ１２３７）、次の案件の検索を行う。も
し、Ｎoに該当する９番が入力されたら、未処理検索格
納テーブル（７００）へ格納しないで、次の案件の検索
を行う。該当案件のタイトルを知らせる処理（ステップ
１２３３）から選択された案件を格納するまでの処理
（ステップ１２３７）を未処理案件テーブル（４００）
のすべての案件の検索が終わるまで繰返して行い、最後
の案件まで検索が終了すると“検索が終わりました。該
当検索項目は、３件です。”と選択された案件の数を知
らせる（ステップ１２４１）。

【００６０】未処理検索案件格納テーブル（７００）に
格納された最初の案件の業務フロー名、タイトル、送信
者、処理期限を“一つ目の案件は、業務フロー予算処
理、タイトルＨ７年下期間接費申請書承認の件、送信者
主任木村順子、処理期限７月１８日。”のように知らせ
る（ステップ１２４３）。その次に、業務代理者テーブ
ル（８００）に基づき、“案件を委託する代理者番号を
入力して下さい。安田英二１番、西村二郎２番、木村一
郎３番。番号を入力して下さい。”と代理者を知らせる
（ステップ１２４５）。ユーザが選択番号を入力する
（ステップ１２４７）と、業務代理者テーブル（８０
０）の中、該当番号の代理者の在席項目（８０５）を参
照する。もし、入力番号として２番が入力されたとすれ
ば、在席項目を参照した結果、西村二郎が不在であるた
め、“西村二郎さんは現在不在です。”という不在メッ
セージを出力する（ステップ１２５１）。その後、西村
二郎を除いた業務代理者を知らせ（ステップ１２５
３）、ユーザは選択番号をもう一度入力する。選択され
た代理者が在席の場合は、“木村一郎さんへ案件を委託
します。”と共に、案件を代理者の送付する業務フロー
変更を行い（ステップ１２５５）、二つ目の案件処理を
行う。

【００６１】以上のように、未処理検索案件格納テーブ
ル（７００）に格納された案件が全て処理されるまで、
選択案件のタイトル、業務フロー名、送信者の知らせる
（ステップ１２４３）処理から代理者への業務フロー変
更まで（ステップ１２５５）の処理を繰返して行う。未
処理案件格納テーブル（７００）全ての案件が処理され
たら代理者への案件委託フローを終了する。

【００６２】次に、図１１のフローチャートの処理番号
入力（ステップ１１１７）で処理番号として２が入力さ
れる場合の既処理案件の状況を知らせる処理手順を、図
１４のフローチャートにより説明する。

【００６３】図１１のフローーチャートの処理番号入力
（ステップ１１１７）で２番が入力されると、既処理案
件の状況を知らせる処理がスタートする。案件トラッキ
ング検索項目テーブル（９００）に基づき、“案件検索
項目を入力して下さい。案件処理日１番、処理期限日２
番、業務フロー名３番。番号を入力して下さい。”とい
うメッセージが出る（ステップ１３０１）。ユーザが検
索したいキー項目の番号を入力する（ステップ１３０
３）。

【００６４】入力された番号が１か２番の場合は（ステ
ップ１３０５）、“日付を入力して下さい。”というメ
ッセージが出力され、ユーザは日付を入力する（ステッ
プ１３１７）。入力された日付をキーとして既処理案件
テーブル（４２０）の検索を行い（ステップ１３１
９）、該当案件を既処理案件格納テーブル（１０００）
へ格納する（ステップ１３２１）。３番が入力された場
合（ステップ１３０７）は、業務フローテーブル（６３
０）の業務フロー名を“業務フロー名を選択して下さ
い。予算処理１番、資材処理２番、報告書回覧３番。番
号を入力して下さい。

【００６５】”のように知らせる（ステップ１３１
１）。ユーザはその項目の中から気になる案件の業務フ
ロー名を選択（ステップ１３１３）し、ワークフローシ
ステムでは既処理案件テーブル（４２０）の検索を行い
（ステップ１３１５）、該当案件を既処理案件格納テー
ブル（１０００）へ格納する（ステップ１３２１）。も
し、入力された番号が３つの番号の中、どちらにも該当
しない場合は、“入力された番号が間違いました。も
う、一度選択番号のボタンを押して下さい”のようなエ
ラーメッセージを出力する（ステップ１３０９）。

【００６６】既処理案件格納テーブル（１０００）に格
納された案件を一つずつ“業務フロー名企画立案、タイ
トル新商品企画訂正のお願いの件、処理期限は７月１０
日です。この案件を選択しますか。”のように、業務フ
ロー名、タイトル、処理期限を知らせ（ステップ１３２
３）、ユーザは選択番号を入力する（ステップ１３２
５）。Ｎoに該当する９番が入力され、案件が選択され
なかった場合は、その次の案件が知らせ選択するかを確
認する（ステップ１３２３）。Ｙesに該当する１番が入
力され案件が選択された場合は、既処理案件格納テーブ
ル（１０００）の処理状況項目（１０１１）を音声装置
により、“選択された新商品企画案訂正のお願い現在主
任の所で処理しています。”というメッッセージを知ら
せる（ステップ１３２９）。

【００６７】既処理案件格納テーブル（１０００）に格
納された案件が全て処理されるまで、格納された案件の
タイトル、送信者、業務フロー名、処理期限を知らせる
（ステップ１３２３）処理から格納案件の処理状況を知
らせる（ステップ１３３１）処理が繰返して行われる。
既処理案件格納テーブル（１０００）に格納された全て
の案件に対して処理が終了すると既処理案件の状況を知
らせる処理は終了する。

【００６８】上述の実施の形態は、公衆電話を利用し、
案件の代理者への委託や既処理案件の処理状況把握する
場合を例にとったが、公衆電話以外にも、公衆回線を利
用するＦＡＸや携帯電話等の一般通信媒体でも本発明を
同様に利用できる。

【００６９】さらに、処理する業務においても、ユーザ
に届いた案件の内容をイメージデータとしてみられるよ
うな通信機器であると、その場で案件の処理を行い、次
の担当者へ処理した案件を送る処理にも適用可能であ
る。例えば、ＦＡＸを利用して自分に届いた案件の内容
をＦＡＸから出力し、承認のようなの処理を行って次の
処理担当者へ回すことにも適用可能である。

【００７０】

【発明の効果】以上に述べたように、本発明によれば、
例えば電話のような一般通信媒体でワークフローシステ
ムへアクセスし、音声装置と通信媒体のボタンのインタ
ーフェースにより未処理案件を聞き、案件を処理できる
ため、オフィスの外でアクセス可能なコンピュータがな
い場合やコンピュータがあっても使えない場合でも、容
易に案件の処理ができる。

【００７１】一般公衆回線が使える場合ならどのような
場合でも、ワークフローへアクセスし案件の処理を行う
ことができるので、予想できなかった急な案件の処理が
締切に間に合わなかったり、ユーザが席に戻るまで案件
の処理がとどこおることをなくせる。

【００７２】また、非常に気になる既処理案件に対し
て、いつもどんな状況でも一般公衆通信機器があれば、
容易に処理状況を把握し、現在の案件処理者へのフォー
ロを行ったり、他担当者への案件を委託を行ったりする
ことができ、案件処理が遅れることの防止や効率的な案
件処理ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を適用したワークフローシステムにおい
て、公衆回線を使いワークフローへアクセスするための
システム構成ブロック図である。

【図２】本発明を適用したワークフローシステムにおい
て、ワークフローへアクセス権と在席状況把握のための
ユーザ管理テーブル構成の１例を示す図である。

【図３】本発明を適用したワークフローシステムにおい
て、各フロー別、案件別のフロー定義、制御、そして案
件の処理状況把握するための業務フロー制御テーブル構
成の１例を示す図である。

【図４】本発明を適用したワークフローシステムにおい
て、各ユーザ別の未処理案件と既処理案件をそれぞれ管
理するためのワークフロー案件テーブル構成の１例を示
す図である。

【図５】本発明を適用したワークフローシステムでの案
件委託処理において、案件検索の際、事前にそのキーに
なる項目を指定しておくための事前検索項目指定テーブ
ル構成の１例を示す図である。

【図６】本発明を適用したワークフローシステムでの案
件委託処理において、案件検索の際、その場で検索キー
を指定するための検索項目指定テーブル構成の１例を示
す図である。

【図７】本発明を適用したワークフローシステムでの案
件委託処理において、検索された案件を臨時に格納して
おくための未処理検索案件格納テーブル構成の１例を示
す図である。

【図８】本発明を適用したワークフローシステムでの案
件委託処理において、案件処理の委託が可能な代理者を
選択したり、代理者の在席状況を知らせたりするための
業務代理者テーブル構成の１例を示す図である。

【図９】本発明を適用したワークフローシステムでの既
処理案件の処理状況の通知において、既処理案件を検索
するキー項目を指定するための案件トラッキング検索項
目テーブル構成の１例を示す図である。

【図１０】本発明を適用したワークフローシステムでの
既処理案件の処理状況の通知において、検索された既案
件を臨時に格納しておくための既処理検索案件格納テー
ブル構成の１例を示す図である。

【図１１】本発明を使用した公衆電話によるワークフロ
ー制御の全体処理手順の１例を示すフローチャートであ
る。

【図１２】図１１における代理者への案件委託処理手順
の１例を示すフローチャートである。

【図１３】図１１における代理者への案件委託処理手順
の１例を示すフローチャートである。

【図１４】図１１における既処理案件の状況知らせ処理
手順の１例を示すフローチャートである。

【符号の説明】 １０１…通信機器、１０３…公衆回線、 １１０…ワ
ークフローサーバ、１１１…通信装置、１１３…音声装
置、 １１５…表示装置、１１７…入力装置、１１９
…全体制御装置、１２１…ワークフロー制御部、１２３
…電話リモート制御部、 １２５…ディスク
制御部、１３０…磁気ディスク、 １３１
…ワークフロー制御部テーブル、１３３…電話リモート
制御部テーブル、１４０…ワークフロークライアント。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 米澤 恵 神奈川県横浜市都筑区加賀原二丁目２番株 式会社日立製作所ビジネスシステム開発セ ンタ内

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】定められた案件処理ルートへ処理案件に関
   する書類の電子的回覧及び管理を行うシステムにおい
   て、事前に設定しておいた処理手順情報に基づき、公衆
   回線を使用する一般通信機器のボタンから入力された情
   報と音声合成装置のインターフェースを使用して、案件
   の検索、あるいは、進捗状況の把握、あるいは、各種案
   件情報の参照、あるいは、他の人への案件委託の処理を
   行うことを特徴とする電子回覧方法。
2. 【請求項２】請求項１のシステムにおいて、予め設定し
   ておいた処理手順情報を基に、一般通信媒体で公衆回線
   を使用する機器のボタンから入力された情報により、届
   いた未処理案件の数、または、選択した未処理案件のに
   関する情報を聞くことを特徴とする電子回覧方法。
3. 【請求項３】請求項１のシステムにおいて、予め設定し
   ておいた処理手順情報を基に、一般通信媒体で公衆回線
   を使用する機器のボタンから入力された情報により、届
   いた案件を委託処理が可能な他の担当者へ委託すること
   を特徴とする電子回覧方法。
4. 【請求項４】請求項１のシステムにおいて、予め設定し
   ておいた処理手順情報を基に、一般通信媒体で公衆回線
   を使用する機器のボタンから入力された情報により、依
   頼した案件の処理状況を把握し音声合成装置のインター
   フェースを使用して知らせることを特徴とする電子回覧
   方法。
5. 【請求項５】請求項１のシステムにおいて、予め設定し
   ておいた処理手順情報を基に、一般通信媒体で公衆回線
   を使用する機器のボタンから入力された情報により、処
   理したい案件の内容及び必要な情報を出力できる装置へ
   公衆回線を通して出力することを特徴とする電子回覧方
   法。