JPH0836564A - Document management system - Google Patents

Abstract

PURPOSE:To provide a document management system totally performing the document management from the registration to the disposal of the document and surely performing the distribution, collection, and disposal of documents. CONSTITUTION:The document approved to be registered and managed by an approving means 5 from among the document data to be taken by an input means 1 is registered a registration means 6 and stored in a storage means 4. The registered document is distributed to the specified section by a distribution means 7. In this case, the revision of the document by a revision means 2 and the document to be disposed is generated, a collection means 8 collects the distributed document and a disposal means 3 disposes the document.

Description

【発明の詳細な説明】Detailed Description of the Invention

【０００１】[0001]

【産業上の利用分野】本発明は、文書の登録から廃棄ま
での文書管理をトータルに行うことができる文書管理シ
ステムに関する。BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to a document management system capable of performing total document management from registration of documents to disposal.

【０００２】[0002]

【従来の技術】一般に企業等で作成される文書は担当者
により起案・作成されたのち、その部署の責任者の承認
を得た後関係部署に配布される。文書によっては後日内
容の改訂が行われる場合があり、改訂があった場合には
新たな文書が配布されるととも、旧版（改訂前）の文書
を回収・廃棄する必要がある。こういった一連の文書の
作成から廃棄までの文書管理は所定のルールに基づいて
行われるのが一般的であるが、これらの管理は個人にま
かされていることが多かった。2. Description of the Related Art Generally, a document created by a company or the like is drafted and created by a person in charge, and then distributed to related departments after obtaining approval from a person in charge of the department. Depending on the document, the content may be revised at a later date, and if there is a revision, a new document will be distributed and the old version (before revision) will need to be collected and discarded. Document management from the creation of such a series of documents to the disposal thereof is generally performed based on predetermined rules, but these managements are often left to the individual.

【０００３】[0003]

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな文書管理は各人にとって非常に負担であるだけでな
く、作業ミスや書類の紛失等がおこりやすい。例えば、
文書作成者が責任者の承認を得ずに文書を配布してしま
ったり、文書を配布すべき部署に配布するのを忘れたり
してしまうことが考えられる。また文書を配布される側
も、改訂された新しい文書が配布された際に古い文書と
の差し換えを忘れたり、不要な文書を廃棄し忘れたりす
るおそれがある。However, such document management is not only a great burden for each person, but also erroneous work and loss of documents are likely to occur. For example,
The document creator may distribute the document without the approval of the person in charge, or may forget to distribute the document to the department to which it should be distributed. Also, the person who distributes the document may forget to replace the old document when the new revised document is distributed, or forget to discard the unnecessary document.

【０００４】ワードプロセッサーやＤＴＰのように文書
が改訂された回数や改訂日等文書管理のための簡単な履
歴を持たせることができるものや、コンピュータ間をネ
ットワークで結んで文書データの伝送（配布）を行える
ものはあるが、文書の作成から廃棄までの流れを作業ル
ールを含めてトータルに管理することは出来なかった。A document such as a word processor or DTP that can have a simple history for document management such as the number of revisions and revision dates of documents, or transmission (distribution) of document data by connecting computers with a network. Although there are things that can be done, it was not possible to totally manage the flow from document creation to disposal including work rules.

【０００５】[0005]

【課題を解決するための手段】本発明は上記課題を解決
するためになされたものであり、文書を入力する入力手
段と、入力された文書とその文書についての管理データ
を記憶する記憶手段と、入力または改訂された文書に対
して承認を与える承認手段と、承認された文書を管理す
べき文書として前記記憶手段に登録する登録手段と、前
記登録された文書を管理データに基づき関係部署に配布
する配布手段と、前記登録された文書を廃棄する廃棄手
段と、前記登録された文書の内容を改訂する改訂手段
と、改訂または廃棄のために既配布文書を回収する回収
手段とを具備することを特徴とする文書管理システムで
ある。The present invention has been made in order to solve the above-mentioned problems, and comprises an input means for inputting a document, and a storage means for storing the input document and management data for the document. An approval means for giving approval to the input or revised document, a registration means for registering the approved document in the storage means as a document to be managed, and the registered document to relevant departments based on management data. It comprises a distribution means for distributing, a discarding means for discarding the registered document, a revising means for revising the content of the registered document, and a retrieving means for retrieving an already distributed document for revision or destruction. It is a document management system characterized by the following.

【０００６】また、前記記憶手段には前記入力手段によ
り新規に入力された文書を記憶する未登録文書ファイル
エリアと、登録手段により登録された文書を記憶する登
録済文書ファイルと、回収手段により回収されて無効と
なったファイルを記憶する無効文書ファイルエリアとが
設けられていることが好ましい。Further, in the storage means, an unregistered document file area for storing a document newly input by the input means, a registered document file for storing a document registered by the registration means, and a collection means for collection. An invalid document file area for storing the invalidated file is preferably provided.

【０００７】さらに、前記記憶手段の各文書毎の管理デ
ータは、文書識別のための項目、承認及び登録に関する
項目、改訂に関する項目、配布先、及び廃棄に関する項
目を備えていることが好ましい。Furthermore, it is preferable that the management data for each document in the storage means include an item for document identification, an item for approval and registration, an item for revision, a distribution destination, and an item for disposal.

【０００８】[0008]

【作用】入力手段はテキストデータ又はイメージデータ
を文書として取り込み、入力手段で取り込まれた文書デ
ータは記憶手段に一時的に記憶される。記憶手段の文書
データのなかで承認手段により登録・管理すべきと承認
された文書は登録手段にて登録処理され記憶手段に記憶
される。改訂手段は必要に応じて登録された文書の内容
を変更するものであり、改訂された文書は再度承認手段
にて承認を受け、登録・管理すべきと了承されたならば
登録手段にて記憶手段に記憶される。登録された文書は
配布手段にて指定部署に配布される。このとき改訂また
は廃棄指示より廃棄すべき文書が発生した場合、回収手
段が既配布文書の回収を行い、廃棄手段が文書の廃棄を
行う。The input means fetches text data or image data as a document, and the document data fetched by the input means is temporarily stored in the storage means. Among the document data of the storage means, the document approved by the approval means to be registered / managed is registered by the registration means and stored in the storage means. The revision means changes the contents of the registered document as necessary, and the revised document is approved by the approval means again, and if it is approved that it should be registered and managed, it is stored by the registration means. Stored in the means. The registered document is distributed to the designated department by the distribution means. At this time, if there is a document to be discarded due to the revision or discard instruction, the collecting means collects the distributed document and the discarding means discards the document.

【０００９】[0009]

【実施例】図１は本発明の文書管理システムの構成を示
す機能ブロック図である。１はワードプロセッサ（Ｗ
Ｐ）或いはパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等で作成さ
れた文書をテキストデータ又はイメージデータとして取
り込む、または自ら文書を作成できる機能を持つ入力手
段であり、この入力手段１で読み込まれた文書データは
記憶手段４に一時的に記憶される。1 is a functional block diagram showing the configuration of a document management system according to the present invention. 1 is a word processor (W
P) or a personal computer (PC) or the like, which is a means for inputting a document created as text data or image data, or a function for creating a document by itself, and the document data read by this input means 1 is a storage means. 4 is temporarily stored.

【００１０】記憶手段４の文書データは登録し、管理す
るべきか否かのチェックを受けるべく承認手段５に送ら
れる。登録・管理すべきと承認された文書は登録手段６
にて登録処理され記憶手段４の所定の位置に記憶され
る。改訂手段２は登録された文書の内容を変更するもの
であり、図示しない検索手段により抽出された文書に対
して適当なエディター等にて修正等を加える。The document data in the storage means 4 is sent to the approval means 5 to be checked whether it should be registered and managed. Documents approved to be registered / managed are registration means 6
Is registered and stored in a predetermined position of the storage means 4. The revising means 2 changes the contents of the registered document, and corrects the document extracted by the retrieval means (not shown) with an appropriate editor or the like.

【００１１】内容変更された文書は再度承認手段５にて
承認を受け、了承されたならば登録手段６にて記憶手段
４に記憶される。登録された文書は配布手段７にて指定
部署に配布される。具体的には各部署の端末からその文
書にアクセスができる許可を与えるか或いは実際にハー
ドコピーが送付される。The document whose content has been changed is again approved by the approval means 5, and if approved, is stored in the storage means 4 by the registration means 6. The registered document is distributed to the designated department by the distribution means 7. Specifically, the terminal of each department gives permission to access the document, or a hard copy is actually sent.

【００１２】回収手段８は改訂により旧版となった文書
及び廃棄指定され不要となった文書をその部署から回収
するものである。回収された文書には無効を意味するマ
ーク、例えば”ＶＯＩＤ”が付され、”ＶＯＩＤ”付き
文書としての管理となる。廃棄手段３は前記回収手段８
により回収され、無効を意味するマーク例えば”ＶＯＩ
Ｄ”が付され、”ＶＯＩＤ”付き文書となった文書につ
いて物理廃棄可能日が入力され、その日時がくると削除
される。具体的には当該文書へのアクセス権を消滅させ
ることになる。The collecting means 8 collects the document which has become the old version due to the revision and the document which is designated to be discarded and is no longer needed, from the department. A mark indicating invalidity, for example, “VOID” is attached to the collected document, and the document is managed as a document with “VOID”. The discarding means 3 is the collecting means 8
A mark indicating invalidity, such as "VOI".
A physical discardable date is input for a document with "D" added and becomes a document with "VOID", and the document is deleted when the date comes. Specifically, the access right to the document is deleted.

【００１３】図２は本発明の全体システム図である。１
０はホストとしてのコンピュータであり、いわゆるワー
クステーションもしくはパーソナルコンピュータを用い
ることができる。本コンピュータ１０にて前述した各手
段が実行される。１１は文書をプリントアウトするプリ
ンタ、１２は外部文書を読み取るためのスキャナであ
り、コンピュータ１０に接続されている。FIG. 2 is an overall system diagram of the present invention. 1
0 is a computer as a host, and a so-called workstation or personal computer can be used. The respective means described above are executed by the computer 10. Reference numeral 11 is a printer for printing out a document, and 12 is a scanner for reading an external document, which is connected to the computer 10.

【００１４】各部署には端末としてのコンピュータ（ワ
ークステーション、パーソナルコンピュータ等）１５−
１、１５−２、１５−３、──、１５−ｎが設置されて
おり、コンピュータ１０に接続されてその部署に配布さ
れた文書を端末のディスプレイを通じて見ることができ
る。各端末にプリンタを接続しておけば文書のハードコ
ピーをとることもできる。なお、端末が設置されていな
い部署にはプリンタ１１から文書１９をプリントアウト
し、実際に文書１９を配布し、各部署ではその文書を保
管し、さらに回収する作業を行う。Computers (workstations, personal computers, etc.) as terminals in each department 15-
1, 15-2, 15-3, ..., 15-n are installed, and the documents connected to the computer 10 and distributed to the department can be viewed through the display of the terminal. You can also make a hard copy of a document by connecting a printer to each terminal. The document 19 is printed out from the printer 11 to the department where the terminal is not installed, the document 19 is actually distributed, and each department stores the document and collects it.

【００１５】なお、本実施例ではコンピュータ１５−ｎ
への伝送による配布と、ハードコピーとしての文書１９
の配布を併存するものについて述べているが、いずれか
一方であってもよい。In this embodiment, the computer 15-n is used.
Distribution by transmission to and documentation in hard copy 19
, But the distribution may be either.

【００１６】図３はコンピュータ１０のハードウェア構
成を示すブロック図である。ＣＰＵ２１は後に詳細に述
べる各機能を実現するためのプログラムを実行し、デー
タ処理を行うものであり、ＲＡＭ２３は現在処理されて
いるデータ及び実行されているプログラムを展開するラ
ンダムアクセスメモリである。２２はＣＲＴディスプレ
イであり、処理メニュー表示、演算処理結果表示、文書
表示等をおこなうものである。キーボード２７、ポイン
ティングデバイス（マウス等）２８は数値、文字等の入
力、処理についての指示等を行うものである。FIG. 3 is a block diagram showing the hardware configuration of the computer 10. The CPU 21 executes a program for realizing each function to be described in detail later and performs data processing, and the RAM 23 is a random access memory for expanding the data currently processed and the program being executed. A CRT display 22 displays a processing menu, a calculation processing result, a document, and the like. A keyboard 27 and a pointing device (mouse, etc.) 28 are for inputting numerical values, characters, etc., and giving instructions regarding processing.

【００１７】１２はフラットベッドスキャナーであり、
他のコンピュータ、ワードプロセッサ等にて作成された
文書を読み取り、インターフェース３４を介してデジタ
ルデータとしてコンピュータ１０内に取り込むものであ
る。ハードディスク２４はプログラム、文書、文書管理
データ等を記憶するものであり、インターフェース３０
を介してバスラインに接続されている。フロッピーディ
スクドライブ２５は他のコンピュータ、ワードプロセッ
サ等にて作成されフロッピーディスクに記録された文書
を読み取り、インターフェース３１を介してデジタルデ
ータとしてコンピュータ１０内に取り込むとともに作成
された文書等を外部に出力するためにフロッピーディス
クに記録するものである。プリンター１１はインターフ
ェース３２を介して接続され、配布すべき文書をプリン
トアウトするものである。12 is a flatbed scanner,
A document created by another computer, a word processor, or the like is read and is taken into the computer 10 as digital data via the interface 34. The hard disk 24 stores programs, documents, document management data, etc., and has an interface 30.
Connected to the bus line. The floppy disk drive 25 reads a document created by another computer, a word processor or the like and recorded on a floppy disk, takes it in the computer 10 as digital data through the interface 31 and outputs the created document or the like to the outside. It is intended to be recorded on a floppy disk. The printer 11 is connected via the interface 32 and prints out a document to be distributed.

【００１８】また、ネットワークインターフェース３３
は端末コンピュータ１５−ｎとコンピュータ１０とをＬ
ＡＮ等にて接続するためのインターフェースである。図
４はハードディスク２４に記憶される文書データのファ
イル構造を示す説明図である。各種テーブル／マスター
（部署テーブル、担当者マスター等）のファイル群３０
に加えて文書管理ファイル３１が存在する。Further, the network interface 33
Connects the terminal computer 15-n and the computer 10 to L
This is an interface for connecting with AN or the like. FIG. 4 is an explanatory diagram showing the file structure of the document data stored in the hard disk 24. Files 30 of various tables / masters (department table, person in charge master, etc.)
In addition to this, a document management file 31 exists.

【００１９】文書管理ファイル３１には図５に示される
ような登録される各文書についての文書管理データが収
納される。文書管理ファイル３１にはこれにより管理さ
れる３つの文書ファイルが紐付けられており、これは後
述する登録処理がなされた文書が格納される登録済文書
ファイル３２、登録前の文書を格納する未登録文書ファ
イル３３及び回収された文書を格納する無効文書ファイ
ル３４からなる。The document management file 31 stores the document management data for each registered document as shown in FIG. The document management file 31 is associated with three document files managed by the document management file 31. This is a registered document file 32 in which a document subjected to registration processing described later is stored, and a document before registration is stored. It consists of a registration document file 33 and an invalid document file 34 that stores the collected documents.

【００２０】文書管理データの詳細を図５に基づき説明
する。図５は文書毎に付与される文書管理データの内容
である。文書番号はその文書を識別するためのものであ
って、その文書に固有であり、登録すべき順番で自動採
番するようにプログラムを組んでもよい。文書作成日、
文書作成者はその文書を作成した年月日及び作成した人
間の氏名を入力する。承認日、承認者は上記承認の年月
日及び承認者の氏名に相当し、これらは複数であっても
よい。登録日、登録者はこの文書をシステムに登録する
日及び登録する人の氏名である。Details of the document management data will be described with reference to FIG. FIG. 5 shows the contents of the document management data given to each document. The document number is for identifying the document and is unique to the document, and the program may be configured to automatically number in the order of registration. Document creation date,
The document creator inputs the date when the document was created and the name of the person who created the document. The date of approval and the approver correspond to the date of approval and the name of the approver, and these may be plural. Registration date, the registrant is the date when this document is registered in the system and the name of the person who registers.

【００２１】以上の項目及び配布先は文書の初期登録時
に入力される項目である。改訂日、改訂者、改訂承認
日、改訂承認者、改訂登録日、及び改訂登録者は後述す
る文書の改訂の際に入力される項目であり、初期登録時
の各々の項目に対応しており、同一文書に対して複数回
の改訂があり得ることから各々について複数のエリアが
確保されるか改訂前のものについてはログデータとして
別枠で残すようにする。The above items and distribution destinations are items input at the time of initial registration of a document. The revision date, the revision person, the revision approval date, the revision approver, the revision registration date, and the revision registration person are items that are input when the document described below is revised, and correspond to each item at the time of initial registration. Since multiple revisions can be made to the same document, multiple areas should be secured for each revision or the revisions made before revision should be left in a separate frame.

【００２２】配布先はその文書を配布（即ち端末で見る
場合はアクセスできる）する部署名を記憶するものであ
り、これについても複数の部署に配布することがあり得
るため複数のエリアが確保されるか各回の配布に対応し
て複数の配布場所を管理し、かつ改訂毎に配布先が変わ
る可能性があるので改訂情報と同様にログデータとして
別枠で管理するようにしてもよい。回収日（複数あり得
る）、削除日はその文書の各版毎に付与される年月日で
ある。文書ステータスはその文書の置かれている状況、
即ち作成、承認、登録、または無効等を記載する。The distribution destination stores the department name that distributes the document (that is, it can be accessed when viewed from the terminal). Since this may also be distributed to a plurality of departments, a plurality of areas are secured. Alternatively, a plurality of distribution locations may be managed corresponding to each distribution, and the distribution destination may change for each revision, so that log data may be managed in a separate frame as with the revision information. The collection date (there may be plural) and the deletion date are the dates given to each edition of the document. Document status is the status of the document,
That is, it describes creation, approval, registration, or invalidation.

【００２３】このような文書管理データは以下に述べる
各ステップで、ＣＲＴディスプレイに表示され、適宜入
力或いは確認がなされる。図６は文書の新規登録時の処
理を示すフローチャートである。文書入力ステップ（Ｓ
７１）では、次のような処理がなされる。パーソナルコ
ンピュータ１０にて所謂ワードプロセッサ機能により、
日本語、英語、図、表等の文書を作成する。この時その
文書について、索引、目次を作る機能、参照番号をふる
機能を持たせる。さらには、文書の形態をある決まった
形に揃えたいときには、自動レイアウト機能を持たせた
り、定型書式（テンプレート）を持たせることができ
る。Such document management data is displayed on the CRT display and appropriately input or confirmed in each step described below. FIG. 6 is a flowchart showing the processing when a new document is registered. Document input step (S
In 71), the following processing is performed. With the so-called word processor function in the personal computer 10,
Create documents in Japanese, English, figures, tables, etc. At this time, the document is provided with an index, a table of contents function, and a reference number function. Furthermore, when it is desired to arrange the forms of documents in a fixed form, an automatic layout function or a fixed form (template) can be provided.

【００２４】一方、すでに作成された文書の場合、各種
ワードプロセッサあるいはパーソナルコンピュータで作
成されたテキストデータであれば、ＦＤ（フロッピィー
ディスク）からフロッピィーディスクドライブ２５を介
してデータを取り込むことができ、また、ハードコピー
であればスキャナ２９からイメージデータとして取り込
むことができる。取り込まれた文書は必要に応じて前述
のように定型書式に変更することができる。On the other hand, in the case of a document already created, if the data is text data created by various word processors or personal computers, the data can be fetched from the FD (floppy disk) via the floppy disk drive 25, and A hard copy can be captured as image data from the scanner 29. The imported document can be changed to the standard format as described above, if necessary.

【００２５】このように作成され或いは取り込まれた文
書は、ハードディスク２４の未登録文書ファイルの所定
のアドレスに一時的に記憶されるとともに前述したよう
な文書管理データが対応付けられ、この文書管理データ
のうち識別番号としての文書番号、文書作成日、文書作
成者、配布先、文書ステータス等が入力されて、文書管
理ファイル３１に記憶される。入力された文書に対して
ステップＳ７２にて登録のための承認処理がなされる。
適切に定められた承認者により入力文書の管理システム
への登録が認められると、その文書の管理データに承認
日と承認者を付加されて登録すべき文書となる。The document thus created or fetched is temporarily stored in a predetermined address of the unregistered document file on the hard disk 24 and is associated with the document management data as described above. The document number as the identification number, the document creation date, the document creator, the distribution destination, the document status, etc. are input and stored in the document management file 31. Approval processing for registration is performed on the input document in step S72.
When an appropriately-approved approver approves the registration of the input document in the management system, the management data of the document is added with the approval date and the approver, and becomes a document to be registered.

【００２６】登録（Ｓ７３）では、承認を受けた文書の
確認がなされ登録される。このとき他の文書との上下関
係、階層を指定して登録することもできる。例えば、あ
る文とその文書の説明図、参考資料などの関係を記述す
る。記憶手段としてのハードディスク２４上の未登録文
書ファイルから登録済み文書ファイル３２へと移され、
登録日と登録者が管理データに付け加えられて所定のア
ドレスに記憶される。In the registration (S73), the approved document is confirmed and registered. At this time, it is possible to register by specifying the hierarchical relationship with other documents and the hierarchy. For example, describe the relationship between a sentence and the explanatory diagram or reference material of the document. The unregistered document file on the hard disk 24 as a storage means is moved to the registered document file 32,
The registration date and the registrant are added to the management data and stored at a predetermined address.

【００２７】配布（Ｓ７４）では登録された文書に対し
て、入力しされている配布先へ伝送若しくはハードコピ
ーとして送付する。これにより、配布された部署におい
てその文書の閲覧が可能となる。パソコンの設置されて
いる部署であればセンターのコンピュータ１０に記憶さ
れている文書にアクセスが可能になる。パソコンのない
部署については案内書とともに文書が実際に送付され
る。また、配布先が配布文書を受け取ったことを示すデ
ータを文書ステータスとして管理ファイルに付与する。In the distribution (S74), the registered document is transmitted or sent as a hard copy to the input distribution destination. This allows the distributed department to view the document. Any department in which a personal computer is installed can access documents stored in the center computer 10. For departments that do not have a personal computer, documents are actually sent together with the guidebook. Also, data indicating that the distribution destination has received the distribution document is added to the management file as the document status.

【００２８】以上が文書新規登録時の処理であり、次に
一旦登録された文書の改訂時の処理について図７に基づ
き説明する。まず、改訂すべき文書を抽出する（Ｓ８
１）。抽出の仕方は、文書を一覧表示させその中から目
的の文書を選ぶものでも良いし、また、文書管理データ
の各項目をキーワードに検索式を立て、該当する文書を
抽出するものでもよい。次に、その文書に対して改訂者
と訂正日を入力するとともに改訂者がその権限を有して
いるか否かがチェックされる（Ｓ８２）。このセキュリ
ティチェックは担当者マスター３０に設定されたセキュ
リティと文書情報に付されたセキュリティをもって判断
するようにすればよい。文書の改訂をエディター等によ
り行い（Ｓ８３）、改訂された文書は新規登録時と同様
に承認（Ｓ８４）、登録（Ｓ８５）及び配布（Ｓ８６）
の各処理がなされ、各部署に配布される。The above is the process for newly registering a document. Next, the process for revising a document once registered will be described with reference to FIG. First, the document to be revised is extracted (S8).
1). As a method of extraction, a list of documents may be displayed and a desired document may be selected from the list, or a search formula may be set using each item of the document management data as a keyword to extract the corresponding document. Next, the revision person and the correction date are input to the document, and it is checked whether the revision person has the authority (S82). This security check may be judged based on the security set in the person in charge master 30 and the security attached to the document information. The document is revised by an editor or the like (S83), and the revised document is approved (S84), registered (S85) and distributed (S86) as in the case of new registration.
Is processed and distributed to each department.

【００２９】改訂前の文書は旧版として回収処理（Ｓ８
７）がなされ、通常時パソコン設置部署からのその文書
へのアクセス中止、パソコン未設置部署であれば実際に
文書の回収の指示とそれに対応する作業がなされ、管理
データに回収日が記録される。回収された文書について
は前述したように”ＶＯＩＤ”マークが付され、無効文
書ファイル３４での管理となる。The document before revision is collected as an old version (S8).
7) is performed, the access to the document is normally stopped from the PC installation department, if it is not the PC installation department, the document collection instruction is actually given and the corresponding work is performed, and the collection date is recorded in the management data. . The collected document is marked with the "VOID" mark as described above, and is managed by the invalid document file 34.

【００３０】以上が文書改訂時の処理であり、最後に文
書廃棄時の処理について図８を参照して説明する。廃棄
指示もしくは予め入力された廃棄予定日が来ると文書の
回収処理（Ｓ９１）がなされ、回収された文書には”Ｖ
ＯＩＤ”マークが付され（Ｓ９２）無効文書ファイルで
の管理となる（Ｓ９３）。無効登録に伴い管理情報に無
効情報と実際の削除日（物理的削除日）を付与する（Ｓ
９４）。物理的削除日が来たならば（Ｓ９５）その文書
が削除され（Ｓ９６）、このことが管理情報の廃棄履歴
に書き込まれる（Ｓ９７）。The above is the processing at the time of document revision, and finally the processing at the time of document destruction will be described with reference to FIG. When the disposal instruction or the scheduled disposal date entered in advance comes, the document is collected (S91), and the collected document is marked with "V".
An OID mark is added (S92), and management is performed with an invalid document file (S93). With invalid registration, invalid information and an actual deletion date (physical deletion date) are added to the management information (S).
94). When the physical deletion date comes (S95), the document is deleted (S96), and this is written in the disposal history of the management information (S97).

【００３１】尚、各端末から文書の内容を見るときに
も、文書の改訂作業を行うときと同じように、文書の管
轄各部署あるいは書類の種類毎等をキーに書類を検索
し、該当するものがあったらそれを画面表示またはハー
ドコピー出力して内容を見ることができる。ただし、文
書の種類によってはセキュリティがかかっており、すべ
ての書類をすべての人間が見られるわけではない。この
場合のセキュリティチェックも担当者マスター３０に設
定されたセキュリティと文書情報に付されたセキュリテ
ィをもって判断するようにすればよい。When the contents of a document are viewed from each terminal, the document is searched with the key of each department or type of document having jurisdiction over the document, as in the case of revising the document. If you have any, you can view them on screen or in hardcopy output. However, some documents have security, and not all documents can be seen by all people. In this case, the security check may be made based on the security set in the person in charge master 30 and the security attached to the document information.

【００３２】[0032]

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
文書サイクル（発生から廃棄まで）を一つの文書管理の
流れと考え、流れに沿って文書の処理を行うようにした
ので、各部署において備わっているべき文書、見るべき
文書が適切に配布され、また新しい文書と交換すべき古
い文書、期限切れの文書等が何時までも残っているとそ
れらの本来無効な文書に基づく誤った処理が行われる恐
れがあるが、本発明ではそのような文書の回収、廃棄が
タイムリーに行われるのでかかる不備が解消される。As described above, according to the present invention,
The document cycle (from generation to disposal) is considered as one document management flow, and the documents are processed according to the flow, so the documents that each department should have and the documents that should be viewed should be distributed appropriately. Further, if an old document to be replaced with a new document, an expired document, or the like remains for a long time, erroneous processing may be performed based on the originally invalid document, but the present invention collects such a document. Since the disposal is done in a timely manner, this deficiency is eliminated.

【図面の簡単な説明】[Brief description of drawings]

【図１】本発明の構成を示す機能ブロック図である。FIG. 1 is a functional block diagram showing a configuration of the present invention.

【図２】本発明のシステムの一実施例を示す説明図であ
る。FIG. 2 is an explanatory diagram showing an embodiment of the system of the present invention.

【図３】本発明のシステムのうちホストとなるコンピュ
ータのハードウェア構成のブロック図である。FIG. 3 is a block diagram of a hardware configuration of a computer serving as a host in the system of the present invention.

【図４】本発明のシステムのファイル構造を示す説明図
である。FIG. 4 is an explanatory diagram showing a file structure of the system of the present invention.

【図５】本発明のシステムのファイル構造のうち文書管
理ファイルのデータ項目を示す説明図である。FIG. 5 is an explanatory diagram showing data items of a document management file in the file structure of the system of the present invention.

【図６】本発明のシステムにおける文書初期登録時にお
ける処理フローチャートである。FIG. 6 is a process flowchart at the time of document initial registration in the system of the present invention.

【図７】本発明のシステムにおける文書改訂時における
処理フローチャートである。FIG. 7 is a processing flowchart when a document is revised in the system of the present invention.

【図８】本発明のシステムにおける文書廃棄時における
処理フローチャートである。FIG. 8 is a processing flowchart when a document is discarded in the system of the present invention.

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 伊藤 伸太郎 東京都荒川区東日暮里５丁目７番18号 ト ッパンマネージメントシステムズ株式会社 内 ─────────────────────────────────────────────────── ─── Continuation of the front page (72) Inventor Shintaro Ito 5-7-18 Higashi-Nippori, Arakawa-ku, Tokyo Toppan Management Systems Co., Ltd.

Claims (3)

【特許請求の範囲】[Claims] 【請求項１】文書を入力する入力手段と、入力された文
書とその文書についての管理データを記憶する記憶手段
と、入力または改訂された文書に対して承認を与える承
認手段と、承認された文書を管理すべき文書として前記
記憶手段に登録する登録手段と、前記登録された文書を
管理データに基づき関係部署に配布する配布手段と、前
記登録された文書を廃棄する廃棄手段と、前記登録され
た文書の内容を改訂する改訂手段と、改訂または廃棄の
ために既配布文書を回収する回収手段と、を具備するこ
とを特徴とする文書管理システム。1. An input unit for inputting a document, a storage unit for storing the input document and management data for the document, an approval unit for giving approval to the input or revised document, and an approved unit. Registration means for registering the document in the storage means as a document to be managed, distribution means for distributing the registered document to relevant departments based on management data, discarding means for discarding the registered document, and the registration A document management system comprising: a revising means for revising the content of a document that has been rewritten, and a retrieving means for retrieving a distributed document for revision or destruction. 【請求項２】前記記憶手段には前記入力手段により新規
に入力された文書を記憶する未登録文書ファイルエリア
と、登録手段により登録された文書を記憶する登録済文
書ファイルと、回収手段により回収されて無効となった
ファイルを記憶する無効文書ファイルエリアとが設けら
れている請求項１記載の文書管理システム。2. The storage means stores an unregistered document file area for storing a document newly input by the input means, a registered document file storing a document registered by the registration means, and a collection means for collecting the document. The document management system according to claim 1, further comprising an invalid document file area for storing the invalidated file. 【請求項３】前記記憶手段の文書についての管理データ
は、文書識別のための項目、承認及び登録に関する項
目、改訂に関する項目、配布先、及び廃棄に関する項目
を備えている請求項１記載の文書管理システム。3. The document according to claim 1, wherein the management data of the document in the storage means includes an item for document identification, an item for approval and registration, an item for revision, a distribution destination, and an item for disposal. Management system.