JPH07264234A - 電子メール管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 電子メールを格納する補助記憶装置の資源の
有効活用と、効率的な電子メールの送受信方法を提供す
る。 【構成】 電子メールの本体と送信情報を切り分け、送
信情報を一括登録するメール情報格納部と、メール情報
格納部のデータを管理するメール管理部を設けること
で、受信ユーザ毎に行なっていた電子メールの配送を、
電子メールの格納領域に１つだけ配送する方式に変更し
た。 【効果】 同じ電子メールを複数の宛先に同時に送信す
る際、電子メールの格納に必要なデータ量を宛先数分か
ら１つに減らすことができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子メールとしてテキ
ストだけでなく、画像や音声などデータサイズの大きい
媒体も対象とし、電子メールを格納する補助記憶装置の
有効利用と計算機間の効率的なメールの送受信を考慮し
た電子メール管理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年のコンピュータハードウェアの進歩
による計算機性能の向上を背景に、画像や音声などテキ
ストデータに比べデータサイズが大きい媒体を取り扱う
アプリケーションが増加している。計算機上の通信手段
の一つである電子メールもこれらの媒体の使用の傾向に
ある。しかし、電子メールの配送、格納といった管理方
法は従来のテキスト媒体のものを流用しており、大容量
の媒体に適したシステムとはいえない。今後、画像や音
声といった大容量媒体を考慮した電子メールシステムへ
の注目が予想される。

【０００３】従来の電子メールの主な仕組みについて以
下に示す。これらは、「日立CSMA/CDネットワークCD10
5」に含まれるメール機能（HI-UX(R3)日立CSMA/CDネッ
トワークCD105(TCP/IP)文法/操作書 p153-p205）、及び
最新のメールソフトであるCC:Mail(ロータス社)（THE W
INDOWS 1993.6 p26-p27）,MS-Mail(マイクロソフト社)
（Windows Mag-agine 1993.8 p137-p144）を参考にし
た。

【０００４】電子メールの構成は、宛先情報などを記載
したヘッダ情報の後ろにメールの本文が続く形となって
いる。画像や音声などのバイナリデータは本文内に埋め
込まれる。例えばCD105ではバイナリをテキスト形式に
変換し、本文に埋め込み、１つのテキストファイルとし
て取り扱う。

【０００５】電子メールの配送方法は次のようになる。
電子メールを送信すると、電子メールを管理するメール
サーバと呼ばれる計算機に送られる。メールサーバで
は、その補助記憶装置に確保されているメールスプール
に、送られてきた電子メールを格納する。メールスプー
ルには電子メールを使用するユーザ毎に、そのユーザ名
のファイルが存在する。電子メールが送られてくる度に
宛先となるユーザ名のファイルに追加する形で電子メー
ルを格納する。

【０００６】メールスプールは1つのメールサーバに対
し1つだけ用意される。メールスプールのバックアップ
として、そのコピーを補助記憶装置上に作成するコマン
ドは存在するが、メールシステム運用時に複数のメール
スプールを使用する形態は見受けられない。なお、電子
メールを他のホストへ自動転送する機能が存在するが、
これはあるメールサーバから別のメールサーバへ電子メ
ールを転送する機能で、1つのメールサーバに複数のメ
ールスプールが存在する状況とは異なる。

【０００７】メール受信時には電子メールの一覧が表示
される。CC:MailやMS-Mailでは、その電子メールがどの
程度重要かを示す重要度をテキスト表示する機能が見受
けられる。受信した電子メールはメールサーバに接続さ
れている補助記憶装置内で、ユーザ毎に割り当てられた
記憶領域にコピーされる。この時点でメールスプールか
ら受信メールが消去される。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術において
は、 （１）メールスプールで、受信ユーザ毎にメール格納フ
ァイルを用意しているので、同じ電子メールを複数のユ
ーザに送信する場合、メールスプールに格納するデータ
量が多くなる。例えば、３人のユーザに同じ電子メール
を送ると、メールスプールは（電子メールの容量）×３
の容量を消費することになる。従って、画像や音声など
の大容量データが電子メールの媒体である場合、メール
スプールとして使用している補助記憶装置の浪費につな
がる。

【０００９】（２）１つのメールサーバに対して、メー
ルスプールの数は1つなので、メールスプールを確保し
ている補助記憶装置の使用負荷が高い。また、その補助
記憶装置に接続されている計算機への通信負荷が高い。
また、電子メールが１つの装置に格納されているので、
その装置に障害が発生した場合、全ての電子メールのデ
ータが破壊される危険がある。

【００１０】（３）テキスト以外の画像や音声などのデ
ータは電子メール本文内に埋め込まれるので、電子メー
ルからそれらのデータを取り出す場合に該当個所を切り
出し、使用可能な形式に変換するといった処理が必要と
なる。cc:MailやMS-Mailではメールソフトの中から電子
メールに埋め込まれた各種データを参照できるが、メー
ルソフトを介する必要がある。

【００１１】（４）宛先の入力ミスなどによる電子メー
ルの再送時、もう一度、電子メールを送り直す必要があ
る。電子メールの媒体が画像などの場合、ファイルサイ
ズが大きいことから送信に必要な時間が長くなる。ま
た、送受信を行う計算機の負荷が高くなる。

【００１２】（５）受信した電子メールの概要は、メー
ルのタイトルおよび重要度などを示す表示項目で示され
る。しかし、画像データなどをこれらのテキスト情報だ
けで表し、相手に内容を把握させることは困難である。

【００１３】（６）受信した電子メールにコメントする
場合、受信メールの一部を引用してコメントを付け１つ
のファイルとして返送するが、引用部分の切り出しなど
の編集に手間がかかる。また、切り出し方が悪いと、付
記されたコメントが元のメールのどの部分を指している
のか分からなくなる。

【００１４】（７）受信した電子メールはメールサーバ
に接続された補助記憶装置内で格納位置が移動するだけ
なので、ユーザがそのメールファイルを消去しない限
り、その補助記憶装置の使用可能容量はメール受信前後
で変化しない。画像データなどの大容量媒体を複数ユー
ザに送信し、受信ユーザが届いたメールを消去せずに保
存していると、メールサーバの補助記憶装置の使用可能
容量が激減する。また、電子メールを参照する度に、メ
ールサーバにアクセスし、電子メールを参照する計算機
へデータを転送する必要がある。

【００１５】本発明は、上記の課題を解決し、テキスト
だけでなく画像などの大容量媒体に対して、補助記憶装
置の有効な活用と効率的な電子メールの送受信を可能と
する方法を提供することを目的とする。

【００１６】

【課題を解決するための手段】上記問題を解決するた
め、 （１）電子メールの本体と送信情報が記載されているヘ
ッダ情報部分を別々のファイルで管理した。そして、電
子メールの送信情報を格納するメール情報格納部をメー
ルスプールに、メール情報格納部のデータ登録・更新を
行なうメール管理部をメールサーバ内に設けた。各ユー
ザが自分宛の電子メールの到着をチェックする時、メー
ル管理部がメール情報格納部の受信者情報を検索して、
ユーザに伝えるようにした。

【００１７】（２）１つのメールサーバに対し、メール
スプールを複数用意し、電子メールがどのスプールにあ
るか示す格納先項目をメール情報格納部内に設けた。た
だし、メール情報格納部を格納するメールスプールは１
つだけとした。

【００１８】（３）１つの電子メールがテキスト，画像
など複数媒体を組み合わせたものとなる場合、１つのフ
ァイルにまとめずに、各媒体毎にファイル化して、複数
のファイルで構成される電子メールの形態を定義した。
そして、メール情報格納部への情報の登録は電子メール
を構成するファイル単位で行うようにした。

【００１９】（４）電子メールの宛先指定などの送信情
報を誤って送信した場合、電子メール本体を再送せず
に、電子メールの送信情報のみを送信し、メール情報格
納部の登録情報を更新するようにした。

【００２０】（５）電子メール受信時に電子メールの概
要を示す音声ファイルや縮小画像ファイルなどを電子メ
ールに添付するようにした。また、電子メールにどの概
要ファイルが添付されているかを示す概要ファイル名項
目をメール情報格納部に設けた。

【００２１】（６）受信メールにコメントする際、コメ
ント毎にファイルを作成し、どの電子メールのどの位置
に対するコメントかを示すコメントファイル管理テーブ
ルをメール情報格納部に設けた。

【００２２】（７）電子メール受信時、その電子メール
を構成するファイルの情報を記載したメール情報ファイ
ルとメールスプールから転送した電子メールとを格納す
る補助記憶装置を、ユーザが指定するようにした。

【００２３】

【作用】上記手段は以下の作用を有する。

【００２４】（１）各電子メールの送信情報はメール情
報格納部に登録されており、メール管理部がメール情報
格納部の受信者項目を検索することで各電子メールの宛
先が分かるので、メールスプールには送信情報を分離し
たメール本体を１つだけ保存すればよいように作用す
る。

【００２５】（２）メール情報格納部に電子メールの格
納先を示す項目を設けたので、項目を参照すればメール
サーバと通信路で接続されている補助記憶装置にもメー
ルを分散して格納可能なように作用する。

【００２６】（３）1つの電子メールに複数の媒体が組
み合わさっている場合、各媒体を1つのファイルとして
取り扱うので、送信時に各媒体のデータを1つのメール
ファイルに結合したり、受信時にデータを切り分けると
いった処理が不要となるように作用する。

【００２７】（４）電子メールの送信情報のみの送信で
再送処理を行うので、電子メール本体を送り直すよりも
処理対象となるデータ量が少なくなるように作用する。

【００２８】（５）メール情報格納部に電子メールの概
要を示すファイルを登録するので、一度に複数のメール
を受信した場合、ユーザは電子メールの内容を参照する
前に、概要ファイルで、より直感的に内容の確認が行え
るように作用する。

【００２９】（６）受信メールとコメントを独立に処理
可能なように作用する。また、コメント執筆者等、ある
条件に見合うコメントだけを選択的に表示可能なように
作用する。

【００３０】（７）受信後の電子メールの格納先をユー
ザが指定できるので、メールサーバの補助記憶装置に蓄
積される全ユーザの受信メールを、通信路で接続された
補助記憶装置へ分散させる作用を有する。

【００３１】

【実施例】以下、本発明の実施例を図１から図１６を用
いて詳細に説明する。まず図１から図４で本発明のシス
テム構成を説明し、図５から図７でメールの送信例を
(実施例１)、図８から図１１でメールの受信例を(実施
例２)、図１２から図１６で受信したメールを参照し、
更にコメントを付けて返信する例(実施例３)を示す。

【００３２】（実施例１）図１により本発明のシステム
構成図を示す。電子メール１１５の管理を行うメールサ
ーバと呼ばれる計算機１２０と、メールサーバ１２０に
対し電子メール１１５の登録、参照などのアクセス要求
を行うクライアントと呼ばれる計算機１４０で構成され
る。各計算機は通信路１３５で接続されている。また、
電子メール１１５を格納するために、メールサーバ１２
０にはサーバ側補助記憶装置１００、クライアント１４
０にはクライアント側補助記憶装置１６０がつながって
いる。

【００３３】サーバ側補助記憶装置１００には、クライ
アント１４０から送信された電子メール１１５を格納す
るメールスプール１０５と呼ばれる領域があり、その中
にメール情報格納部１１０と電子メール１１５を格納す
る。メール情報格納部１１０は、各電子メール１１５の
宛先や送信者など電子メール１１５の送受信に必要な情
報を格納している。

【００３４】メールサーバ１２０にはメール管理部１２
５、サーバ側通信部１３０が搭載されている。メール管
理部１２５は、メール情報格納部１１０に対するデータ
の登録や更新・検索処理を主に行う。サーバ側通信部１
３０は、クライアント１４０と通信路１３５を介して、
電子メール１１５などのデータのやり取りを行う。

【００３５】クライアント１４０には、メールユーティ
リティ１５０とクライアント側通信部１４５とアプリケ
ーションプログラム１５５が搭載されている。メールユ
ーティリティ１５０は電子メール１１５の送信情報を作
成したり、ユーザが自分宛に電子メール１１５が届いて
いるかチェックする時に使用される。クライアント側通
信部１４５は、メールサーバ１２０と通信路１３５を介
して、電子メール１１５などのデータのやり取りを行
う。アプリケーションプログラム１５５はテキストエデ
ィタや画像エディタなど電子メール１１５の内容を作成
するために用いる流通ソフトを指す。

【００３６】クライアント側補助記憶装置１６０は、メ
ールサーバ１２０から受信し、転送した電子メール１１
５とその電子メール１１５の送信情報を記載したメール
情報ファイル１６５を格納する。

【００３７】以上のシステム構成を発展させた例とし
て、通信路１３５上に複数のクライアント１４０が接続
され、各クライアント１４０からメールサーバ１２０に
対し、電子メール１１５に関するアクセス要求を行うシ
ステムが考えられる。

【００３８】図２によりメールユーティリティ１５０の
詳細を示す。メールユーティリティ１５０には電子メー
ル１１５の送信情報を作成するメール情報生成部２００
と、電子メール１１５が届いているかチェックし、ユー
ザが指定した補助記憶装置へ電子メール１１５を転送す
るメール受信部２０５と、受信した電子メール１１５を
参照し、電子メール１１５にコメントを付けて返送する
メール参照部２１０を搭載する。

【００３９】図３により本発明における電子メール１１
５の構成を示す。電子メール１１５はその本体であるメ
ールファイル３００と、各メールファイル３００に付記
されているコメントファイル３１０、電子メール１１５
の概要を示す概要ファイル３０５で構成される。メール
ファイル３００は、１つの電子メール１１５にテキスト
や画像といった複数の媒体を含む場合、それぞれの媒体
毎に作成される。また、同じ媒体である複数のメールフ
ァイル３００を１つの電子メール１１５として取り扱う
ことも考慮している。コメントファイル３１０は受信し
た電子メール１１５にコメントを付けて返送する場合に
作成される。概要ファイル３０５は、メールファイル３
００の作成時に、必要に応じてユーザがアプリケーショ
ンプログラム１５５で作成する。

【００４０】電子メール１１５の送信情報３１５は電子
メール１１５内に含めずに取り扱う。従って、１度の電
子メール１１５の送受信で扱うデータは、メールの本
体、概要、コメントからなる電子メール１１５と、その
電子メール１１５の送受信に必要なデータからなる送信
情報３１５となる。

【００４１】図４によりメール情報格納部１１０の詳細
を示す。メール情報格納部１１０は電子メール管理テー
ブル４００、メールファイル管理テーブル４４０、コメ
ントファイル管理テーブル４６０を有する。電子メール
管理テーブル４００には、電子メール１１５のタイトル
を示す電子メール名４０５、電子メール１１５を構成す
るメールファイル名の一覧４１０、電子メール１１５の
送信者名４１５、電子メール１１５の受信者名の一覧４
２０、電子メール１１５を送信した日付４２５、電子メ
ール１１５の緊急の度合いなどを示す重要度４３０、電
子メール１１５の概要を示す概要ファイル名の一覧４３
５を登録する。メールファイル一覧４１０、受信者一覧
４２０、概要ファイル一覧４３５の各項目には複数のデ
ータ登録を可能とする。各データはカンマや空白文字で
区切る。

【００４２】メールファイル管理テーブル４４０には、
メールファイル名４４５、メールファイル３００を格納
するメールスプール名を示す格納先スプール名４５０、
メールファイル３００にコメントが付いているかどうか
を示すコメントの有無４５５を登録する。

【００４３】コメントファイル管理テーブル４６０に
は、電子メール１１５を返信する際に付したコメントフ
ァイル名４６５、コメントを付けた送信者の氏名４７
０、電子メール１１５を返信した日付４７５、付けたコ
メントがメールファイル３００のどの位置に対応付けた
ものかを示す表示位置４８０、コメントの表示方法を示
す情報４８５を登録する。コメントの表示位置４８０
は、メールファイル３００上での座標値などで示す。コ
メントの表示には、電子メール１１５参照時にコメント
があることを示すアイコンなどのマークで表示する方法
と、参照しているメールファイル３００にコメントの内
容を重ねて表示する方法がある。表示方法の項目４８５
には、これらの方法を区別する情報を登録する。なお、
コメントファイル管理テーブル４６０はメールファイル
３００毎に作成し、コメントファイル３１０毎にその情
報を登録する。

【００４４】図５によりメール送信処理の仕組みを示
す。ユーザは、電子メール１１５の本体であるメールフ
ァイル３００を作成する。メールファイル３００の作成
はクライアント側の計算機１４０で動作するアプリケー
ションプログラム１５５で行う。アプリケーションプロ
グラム１５５として、テキストエディタ、ワープロソフ
ト、画像エディタ、音声エディタなどの流通ソフトが考
えられる。メールファイル３００の媒体は特定のデータ
型式のものに限定しない。ただし、電子メール１１５を
受信する計算機でそのデータを表示できるソフトは必要
となる。メールシステムの中に各種データを解析し表示
できる仕組を組み込むことも可能で、ロータス社のCC:M
ailにはこの機能がある。ここでは、新規性が無いため
その機能の詳細については省略する。

【００４５】作成したメールファイル３００は、一旦ク
ライアント側補助記憶装置１６０に格納しておく。同様
に、電子メール１１５の概要ファイル３０５を必要なら
作成し、クライアント側補助記憶装置１６０に格納す
る。

【００４６】次に、ユーザはメール情報生成部２００を
起動し、送信したいメールファイル名、電子メール１１
５の宛先など送信時に必要な事項を設定する。メール情
報生成部２００は、その送信情報３１５をクライアント
側通信部１４５に送る。送信情報３１５はメール情報格
納部１１０に登録する各種項目で構成される。

【００４７】クライアント側通信部１４５では、送信情
報３１５に含まれるメールファイル名一覧４１０と概要
ファイル名一覧４３５を元に、クライアント側補助記憶
装置１６０からメールファイル３００と概要ファイル３
０５を取り出す。そして、メールファイル３００と概要
ファイル３０５と送信情報３１５をメールサーバ１２０
へと送信する。

【００４８】データの送受信には、計算機を各種通信路
１３５で接続したときに設定する、通信プロトコルで提
供される機能を使用する。例えば、計算機間のファイル
転送に用いるFTPコマンドや、通信機能をもつ言語ライ
ブラリを使用したプログラムがある。この仕組みについ
ては、新規機能ではないので説明を省略する。

【００４９】クライアント側から送信したデータは、サ
ーバ側通信部１３０で受信される。サーバ側通信部１３
０は、送られてきたメールファイル３００と概要ファイ
ル３０５をメールスプール１０５に格納し、送信情報３
１５をメール管理部１２５に渡す。

【００５０】メールスプール１０５には送られてきたメ
ールファイル３００がそのままの形で格納される。従来
のメール管理にある受信ユーザ毎に分類する事はない。
従って、宛先が複数の場合にその数だけ同じ内容のデー
タがメールスプール１０５内に格納されることはない。
その違いを図６に示す。メール管理部１２５は、サーバ
側通信部１３０から送られてきた送信情報３１５を元
に、メール情報格納部１１０の各項目へデータを登録す
る。これで、メール情報格納部１１０に登録されている
情報を参照することにより、メールスプール１０５内に
格納されているメールファイル３００が誰から誰宛のも
のなのか判明する。

【００５１】図７に電子メール１１５の送信情報３１５
を設定する画面例を示す。送信情報設定画面７００には
電子メール１１５の送信に必要な情報を設定する項目が
用意されている。選択メールファイル項目７０５には、
送信するメールファイル名の一覧を登録する。概要ファ
イル項目７１０は、電子メール１１５の概要を記したフ
ァイル名を登録する。送信者名項目７２５には、電子メ
ール１１５の送信者名を設定する。日付の項目７３０
は、電子メール１１５を送信する日時を表示する。この
項目は計算機内に組み込まれている時計により、現在の
日時を自動的に取り出して表示する。メールタイトル項
目７３５には、電子メール１１５のタイトルを設定し、
電子メール名４０５とする。格納先項目７４０は、メー
ルサーバ１２０が管理するメールスプール１０５が複数
ある時、どのスプールに格納するか指定する。オプショ
ン項目７４５は、送信する電子メール１１５がどの程度
重要なものか受信者に知らせる。ここでは、「返事要」
と「至急」の２つの項目の設定ができるようになってい
る。受信者リスト項目７５０には、電子メール１１５の
宛先を設定する。電子メール１１５の宛先は宛先リスト
項目７２０にユーザ名で登録されており、そこから必要
な宛先を指定して受信者リスト項目７５０へ登録する。
図のように、複数の宛先指定も行える。

【００５２】以上の項目を設定後、送信ボタン７５５を
押すことで、メールファイル３００、概要ファイル３０
５、送信情報３１５がクライアント側通信部１４５に送
られる。

【００５３】（実施例２）実施例１で示した方法により
送信された電子メール１１５の受信例を、図８から図１
１を用いて説明する。本発明では、電子メール１１５の
受信処理を２つの処理に分割している。１つは、各ユー
ザが自分宛の電子メール１１５の到着をチェックする処
理である。もう１つは、到着した電子メール１１５を各
ユーザが指定した補助記憶装置へ転送する処理である。

【００５４】図８により、ユーザが自分宛の電子メール
１１５が届いていないかチェックするメール受信チェッ
ク処理の仕組みを示す。まず、クライアントであるメー
ル受信側計算機１４０でユーザは自分のユーザ名をメー
ル受信部２０５に入力する。メール受信部２０５はその
ユーザ名をクライアント側通信部１４５に送る。クライ
アント側通信部１４５は送られたユーザ名を、サーバ側
通信部１３０に送信する。

【００５５】メールサーバ側は受信したユーザ名をメー
ル管理部１２５へ渡す。メール管理部１２５はそのユー
ザ名をもとに電子メール管理テーブル４００の受信者一
覧項目４２０を検索し、ユーザ名が含まれているレコー
ドを取り出し、検索結果とする。ユーザ名が含まれてい
るレコードが存在しない場合、そのユーザ宛の電子メー
ル１１５はないことを示す信号を検索結果とする。検索
結果はサーバ側通信部１３０へ渡される。サーバ側通信
部１３０では検索結果に含まれる概要ファイル一覧４３
５をもとに、メールスプール１０５から概要ファイル３
０５を取り出し、検索結果と共にクライアント側通信部
１４５へ転送する。

【００５６】クライアント側通信部１４５はメールサー
バ１２０から転送された検索結果をメール受信部２０５
に渡す。また、概要ファイル３０５はクライアント側補
助記憶装置１６０に格納する。検索結果の内容は、メー
ル受信部２０５で表示される。入力したユーザ名宛の電
子メール１１５がある場合は、電子メール名４０５の一
覧を表示し、無い場合はその旨を示す表示を行う。

【００５７】図９により、図８の電子メール１１５の受
信チェック処理後、メールファイル３００をユーザの指
定した補助記憶装置に転送する仕組を示す。ここではユ
ーザが使用しているクライアントである計算機１４０に
接続されているクライアント側補助記憶装置１６０にメ
ールファイル３００を転送する例を示す。

【００５８】メール受信部２０５では、入力したユーザ
名宛の電子メール名４０５の一覧を表示している。ま
た、図８の処理による検索結果情報より、電子メール１
１５を構成するメールファイル名４４５がわかる。ユー
ザは電子メール名４０５の一覧から取り出したい電子メ
ール１１５を指定する。複数の電子メール１１５を指定
することも可能とする。メール受信部２０５は、指定し
た電子メール１１５を構成するメールファイル名４４５
をクライアント側通信部１４５へ送る。クライアント側
通信部１４５はメールファイル名４４５をサーバ側通信
部１３０に転送する。

【００５９】サーバ側通信部１３０では、転送されたメ
ールファイル名４４５をメール管理部１２５へ送る。さ
らに、メールスプール１０５からメールファイル名４４
５のメールファイル３００を取り出し、クライアント側
通信部１４５へ転送する。

【００６０】メール管理部１２５は、サーバ側通信部１
３０から渡されたメールファイル名４４５をもとに、メ
ール情報格納部１１０とメールスプール１０５に対し更
新処理を行う。電子メール管理テーブル４００の受信者
一覧項目４２０に設定されている受信者の数により、２
通りの処理に分かれる。受信者が１人の場合は、電子メ
ール管理テーブル４００からそのレコードを削除し、メ
ールスプール１０５のメールファイル３００を消去す
る。また、削除したメールファイル３００に関する、メ
ールファイル管理テーブル４４０とコメントファイル管
理テーブル４６０の情報もクリアする。受信者が複数の
場合は、受信者一覧項目４２０から図８で入力したユー
ザ名を削除し、メールスプール１０５に対しては何も行
わない。この処理により、ある電子メール１１５の受信
者が全員、その電子メール１１５を受信した時点で、メ
ールスプール１０５内の該当するメールファイル３００
と、そのメールファイル３００に関連するメールファイ
ル管理テーブル４４０とコメントファイル管理テーブル
４６０の情報、電子メール管理テーブル４００の該当レ
コードは自動的にクリアされる。

【００６１】クライアント側通信部１４５では、メール
サーバ１２０から転送されたメールファイル３００をク
ライアント側補助記憶装置１６０に格納する。そして、
メールファイル３００の受信が終了したことをメール受
信部２０５に伝える。メール受信部２０５では、メール
ファイル３００の転送処理が終了したことをユーザに通
知し、その電子メール１１５に対する検索結果情報をメ
ール情報ファイル１６５として、クライアント側補助記
憶装置１６０に格納する。転送した電子メール１１５の
参照時、メール情報ファイル１６５により、電子メール
１１５がどのメールファイル３００で構成されているか
といった情報を得ることができる。

【００６２】図１０から図１１により電子メール１１５
の受信処理の画面例を示す。メール受信部２０５を起動
すると図１０のようなウィンドウ１０００がディスプレ
イ上に表示される。表示ウィンドウ１０００内にはユー
ザ名を入力する欄１００５が設けてある。ここに、自分
のユーザ名を入力する。入力方法は、キーボードなどで
直接入力する方法と、あらかじめ計算機を使用するユー
ザ名を登録しておき、その一覧を表示してその中から自
分のユーザ名を選択入力する方法がある。

【００６３】また、ユーザ名を入力した後にパスワード
指定を行うようにすることで、他人に自分宛の電子メー
ル１１５を覗かれる心配がなくなり、機密保護につなが
る。

【００６４】ユーザ名登録後、そのユーザ宛の電子メー
ル１１５があれば、電子メール１１５の一覧表時を表示
する。なければ、電子メール１１５がないことを示す表
示を行って、メール受信部２０５の処理を終了する。

【００６５】図１１は図１０で登録したユーザ名に対す
る電子メール１１５が存在する場合の、メール一覧表示
画面１１００を示している。図中、上部の「メールリス
ト」ウィンドウ１１００には登録したユーザ宛の電子メ
ール１１５の一覧が表示されている。表示項目として、
送信者名４１５、送信日時４２５、電子メールのタイト
ル４０５、電子メールの重要度４３０が表示される。計
算機のメモリ内には、検索結果であるメール情報格納部
１１０の該当レコードに関する全情報を保持している。

【００６６】その下部には、電子メール１１５の内容を
より具体的に示す概要ファイル３０５の表示ボタン１１
１０が設けてある。受信メール一覧１１０５で電子メー
ル１１５を選択すると、その電子メール１１５に添付さ
れた概要ファイル３０５の媒体に対応するボタンがアク
セス可能となる。添付した概要ファイル３０５の媒体と
異なる媒体のボタンは押せないようにしておくことで、
その電子メール１１５にどのような媒体の概要ファイル
３０５が添付されているのか一目で判断できる。 概要
ファイルの各ボタン１１１０を押すと、概要ファイル３
０５がディスプレイ上に表示される。媒体がテキストで
あれば、電子メール１１５の内容をタイトル４０５より
も詳細に書く形で使用する。音声の場合は、電子メール
１１５の内容を「〇〇に行われた、××会議の資料で
す。」といったアナウンスで表現する。画像の場合は、
電子メール１１５の媒体が画像である場合に最も効果を
発する。例えば、電子メール１１５の縮小画像を表示す
ることで、その内容を瞬時に把握する事ができる。

【００６７】概要ファイル３０５や、受信メール一覧１
１０５で表示されている項目をもとに、ユーザは転送す
る電子メール１１５を指定する。受信メール一覧１１０
５の項目で、電子メール１１５を選択し、受信ボタン１
１１５を押すとメールファイル３００がメールスプール
１０５から、そのクライアント側補助記憶装置１６０に
転送される。

【００６８】（実施例３）実施例２で受信した電子メー
ル１１５を参照し、コメントを付け返信する例を、図１
２から図１６を用いて説明する。

【００６９】図１２により、メール参照処理の仕組を示
す。まず、メール参照部２１０は、クライアント側補助
記憶装置１６０に格納されているメール情報ファイル１
６５をもとに、電子メール１１５の一覧表時を行う。メ
ール情報ファイル１６５は、メール情報格納部１１０に
登録されていたデータと同様の項目で構成されている。

【００７０】ユーザはその一覧表時から参照したい電子
メール１１５を選択する。メール参照部２１０は選択さ
れた電子メール１１５に対応するメールファイル３００
をクライアント側補助記憶装置１６０から取り出し、表
示装置上に表示する。

【００７１】図１３により、参照している電子メール１
１５にコメントを付け返信する処理の仕組を示す。ま
ず、図１２の手順でコメントを付けたい電子メール１１
５を表示する。次にコメントファイル３１０を作成す
る。本発明では、コメントファイル３１０とメールファ
イル３００を別のファイルとして管理している。

【００７２】コメントファイル３１０の作成方法は２通
り考えられる。１つはテキストエディタや画像エディタ
等のアプリケーションプログラム１５５で作成し、メー
ルファイル３００と結び付ける方法である。結び付けら
れたコメントファイル３１０はメールファイル３００を
参照した時に、アイコン等のマークで表示される。

【００７３】もう１つの方法は、表示されているメール
に直接書き込む方法である。例えば、テキスト媒体のメ
ールファイル３００を表示しておき、その表示領域に手
書きで文字や絵を入力する使用方法が考えられる。ただ
し、各コメントはメールファイル３００と別のファイル
にする。

【００７４】コメントファイル３１０を作成後、コメン
トがどのメールファイル３００のどの位置に結び付けら
れているのかを示す情報を、メール参照部２１０が作成
し、メール情報生成部２００へ渡す。メール情報生成部
２００では、実施例１で示した送信情報３１５の設定方
法に基づき、送信情報３１５が作成されクライアント側
通信部１４５へ渡される。なお、コメントを付けて返信
する場合はコメントファイル管理テーブル４６０の登録
に必要な情報が含まれる。

【００７５】クライアント側通信部１４５は、渡された
送信情報３１５を元にクライアント側補助記憶装置１６
０からコメントファイル３１０とメールファイル３００
を取り出し、送信情報３１５と共にメールサーバ側へ転
送する。メールサーバ側での処理は図５の処理手順と同
様となる。

【００７６】図１４から図１６により電子メール１１５
の参照とコメントを付けて返信する画面例を示す。図１
４は電子メール１１５を参照する画面１４００を示して
いる。ウィンドウ内の受信メール一覧１４０５には、ユ
ーザが転送した電子メール１１５の一覧が表示されてい
る。一覧表時に必要な情報は、メール情報ファイル１６
５に格納されている。ウィンドウ下部にはその電子メー
ル１１５を構成するメールファイル３００のファイル形
態を示すボタン１４１０が用意されている。メールファ
イル３００の媒体に相当するボタンにアクセスできる。
このボタン１４１０を押すことで、その電子メール１１
５のアクセスした媒体のメールファイル３００が表示さ
れる。

【００７７】図１５はテキスト媒体のメールファイル３
００の例である。この画面１５００でメールファイル３
００の参照とメールファイル３００に対しコメントを貼
付る操作が行える。ウィンドウ内には受信したテキスト
媒体のメールファイル１５０５が表示されている。画面
内に示されたアイコン１５１０，１５１５，１５２０
は、アプリケーションプログラム１５５で作成したコメ
ントファイル３１０が貼り付けてあることを示してい
る。

【００７８】貼り付け方は、マウスなどの入力デバイス
によりコメント添付位置を指定することで行われる。操
作の一案を示す。まず、コメント添付ボタン１５４５を
押す。すると、ファイルの一覧が表示される。ユーザは
その一覧からコメントファイル３１０を選択し、メール
参照画面１５００で添付位置を指定する。指定した位置
にアイコンが表示される。コメントを参照する場合は、
このアイコン１５１０，１５１５，１５２０を押すこと
で行われる。それぞれのアイコンの絵の種類により、各
コメントの媒体を区別するようにできる。

【００７９】図中、中央の「注目」という手書き文字１
５２５は、メールファイル表示領域１５０５に対し直接
コメントを行った例を示している。この場合、コメント
ファイル３１０は手書き入力文字を構成する点の位置座
標からなるベクトルデータや、手書き入力部分を切り出
した画像データといった形態でファイル化する。

【００８０】ウィンドウ下部のコメントの検索ボタン１
５３０，１５３５，１５４０で、コメントの情報をもと
に必要なコメントのみ表示することが可能となる。この
例では、「全コメント表示」１５３０で全てのコメント
を表示させる。「時間履歴表示」１５３５でコメントが
付記された順に表示を行ったり、ある特定の期日までの
コメントを取り出すことを指定する。「送信者指定」１
５４０ではコメントの送信者を特定して表示させること
ができる。これらの検索に必要な情報は、コメントファ
イル管理テーブル４６０の送信者名４７０や日付４７５
の項目に登録されており、メール受信時に作成したメー
ル情報ファイル１６５に格納されている。

【００８１】この画面で表示されているメールファイル
３００にコメントを全て付け終わったら、返信ボタン１
５５０を押す。すると、このメールファイル３００に対
するコメント情報が生成され、メール情報生成部２００
である図７の画面へ渡される。また、このメールファイ
ル名が図７の選択メールファイル項目７０５に登録され
る。メールサーバ側への返信処理は、図７の送信ボタン
７５５で行われる。

【００８２】図１６は音声媒体のメールファイル３００
の例である。ウィンドウ１６００には音声の波形を示す
グラフ１６２０が表示されており、現在の再生部分が分
かるようになっている。コメントは「コメント位置」１
６１０に示すように波形に対する位置座標で指定する。
コメント位置１６１０に表示されたマークの形や色を変
更することで、コメントの媒体を分類して表示すること
ができる。

【００８３】ウィンドウ右側の「再生時のオプション」
１６１５では、音声メールを再生中、コメント位置まで
再生が進むと自動的にコメントを表示する指定を行う。
コメントがテキストや画像なら、その内容が画面上に表
示され、音声であればメールの再生を中断し、コメント
の音声を再生する。従って、メールファイル３００の再
生中「〇〇については××である。」といった内容に対
し、「この件について、私は□□のように思う。」とい
ったコメントが、自動的に再生される仕組を得ることが
できる。

【００８４】ウィンドウ下部のコメントの検索ボタン１
５３０，１５３５，１５４０の機能は、図１５と同様と
なる。画像媒体のメールファイル３００を対象とした場
合は、画像の表示次元が２次元であり、図１５のテキス
ト媒体の場合と同様となる。

【００８５】

【発明の効果】本発明によると （１）メールスプールに格納するデータが従来よりも少
なくなるので、メールスプールを確保している補助記憶
装置の資源を有効に利用することができる。特に、1つ
の電子メールを複数の宛先に送信する場合、電子メール
の格納数が宛先数分から1つに減少し、補助記憶装置の
消費容量が激減する。

【００８６】（２）複数のメールスプールを用いて、電
子メールを分散管理することにより、1つのメールスプ
ールに対するファイルアクセスの負荷が軽減する。ま
た、テキストと画像など媒体毎にメールスプールを分け
ることで、補助記憶装置の容量に余裕のあるメールスプ
ールには音声や画像といった大容量の媒体を格納し、余
裕のないメールスプールにはテキストのような小容量の
媒体を格納するといった、補助記憶装置の容量に見合っ
たメールスプールの確保ができる。更に、バックアップ
用のメールスプールを設けることで、メールサーバ故障
時の電子メールのデータ破損を防止できる。

【００８７】（３）画像,音声など各種媒体を媒体毎に
電子メールとして取り扱うので、送られてきた電子メー
ルをそのまま各媒体の取扱いが可能なアプリケーション
で参照することができる。また、メールシステムを介さ
ずに電子メールの参照ができるので、各計算機のメール
システムのバージョン等を共通のものにする必要が無
い。

【００８８】（４）電子メールの再送時、ヘッダ情報の
みの送信で処理が完了するので、メール本体を送信する
処理時間と送信時のネットワーク占有時間を短縮でき
る。

【００８９】（５）電子メールの概要を示すファイルを
音声や画像といった媒体で添付できるので、メール受信
時にその内容の把握が容易となる。また、データサイズ
の大きい電子メールの本体を処理せずに、概要ファイル
を処理することで内容の把握ができるので、複数の受信
メールに対し、ユーザは優先順位を付けて電子メールの
参照ができる。更に、スピィーディーなメール検索もで
きる。

【００９０】（６）電子メールとコメントを別のファイ
ルで管理しているので、電子メールからコメントを付け
る部分を引用するといった編集作業が不要となる。ま
た、コメント送信者別の表示や、コメントが付記された
時間履歴表示などのコメント検索操作が可能となる。

【００９１】（７）受信後の電子メールをユーザが指定
した補助記憶装置に格納できるので、メールサーバの補
助記憶装置の資源節約につながる。また、ユーザが占有
する計算機の補助記憶装置に電子メールを格納しておく
ことで、メールサーバにアクセスすること無く電子メー
ルの参照が行える。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のシステム構成を示す図である。

【図２】メールユーティリティの構成を示す図である。

【図３】電子メールの構成を示す図である。

【図４】メール情報格納部の構成を示す図である。

【図５】電子メールの送信の処理手順を示す図である。

【図６】メールスプール内の電子メールの管理方法を示
す図である。

【図７】電子メールの送信情報を設定する画面例を示す
図である。

【図８】電子メールの受信チェックの処理手順を示す図
である。

【図９】メールファイルを転送する処理手順を示す図で
ある。

【図１０】電子メールの受信チェックを行なう画面例を
示す図である。

【図１１】転送する電子メールを選択する画面例を示す
図である。

【図１２】電子メールの参照の処理手順を示す図であ
る。

【図１３】電子メールの返信の処理手順を示す図であ
る。

【図１４】電子メールを参照する画面例を示す図であ
る。

【図１５】テキスト媒体のメールファイルを参照する画
面例を示す図である。

【図１６】音声媒体のメールファイルを参照する画面例
を示す図である。

【符号の説明】

１００：サ−バ側補助記憶装置、１２０：メ−ルサ−
バ、１４０：クライアント、１６０：クライアント側補
助記憶装置、１３５：通信路、１５０：メ−ルユ−ティ
リティ。

フロントページの続き (72)発明者 広瀬 正 神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地 株 式会社日立製作所システム開発研究所内 (72)発明者 荒尾 辰之 神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地の12 株式会社日立製作所情報システム事業部内

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】計算機内、及び各種ネットワークで結ばれ
   た計算機間で情報のやり取りを行う電子メールに関し、
   電子メールを管理するメールサーバと呼ばれる計算機
   と、電子メールの送受信などをメールサーバに要求する
   クライアントと呼ばれる計算機と、メールサーバの管理
   下にある電子メールを格納する補助記憶装置上のメール
   スプール領域とをもつシステムにおいて、メールスプー
   ル内に電子メールの宛先,発信者など電子メールの送受
   信に必要な情報を登録するメール情報格納部を、メール
   サーバ内に電子メールの送受信を行うサーバ側通信部
   と、メール情報格納部に登録されている情報を管理する
   メール管理部を、クライアント内に電子メールの作成や
   受信メールのチェックを行うメールユーティリティと、
   電子メールの送受信を行なうクライアント側通信部を設
   けたことを特徴とする電子メール管理方法。
2. 【請求項２】電子メールの本文と、送信情報を記載して
   いるヘッダ情報部分を別々のファイルとして管理するこ
   とを特徴とする請求項１記載の電子メール管理方法。
3. 【請求項３】電子メールを格納するメールスプールを複
   数用意し、メール情報格納部に格納先メールスプールの
   情報を登録する格納先項目を設けたことを特徴とする請
   求項１記載の電子メール管理方法。
4. 【請求項４】１つの電子メールに画像,音声など複数の
   媒体を組み合わせる場合、各媒体を１つのファイルとし
   て取り扱い、１つの電子メールを複数のファイルで構成
   することを特徴とする請求項１記載の電子メール管理方
   法。
5. 【請求項５】宛先ミスといった送信情報の誤りにより電
   子メールを再送する時、電子メール本体ではなく、宛先
   情報などを記載したヘッダ情報のみを送信することで再
   送処理を行うことを特徴とする請求項１記載の電子メー
   ル管理方法。
6. 【請求項６】ユーザが自分宛ての電子メールをチェック
   する際、電子メールの概要をテキストだけでなく、音声
   や縮小画像等の媒体を用いて示すことを特徴とする請求
   項１記載の電子メール管理方法。
7. 【請求項７】受信した電子メールにコメントを加える
   際、各コメントを１つのファイルとして取扱い、それぞ
   れのコメントがどの電子メールのものかを示すコメント
   ファイル管理テーブルをメール情報格納部に設けたこと
   を特徴とする請求項１記載の電子メール管理方法。
8. 【請求項８】電子メールを受信後、電子メールの格納先
   をメールサーバが管理している補助記憶装置ではなく、
   メールサーバと通信路でつながっている計算機で、ユー
   ザが指定した補助記憶装置に自動的に転送・格納するこ
   とを特徴とする請求項１記載の電子メール管理方法。