JPH0721201A - Electronic filing device - Google Patents
Electronic filing deviceInfo
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- JPH0721201A JPH0721201A JP5147400A JP14740093A JPH0721201A JP H0721201 A JPH0721201 A JP H0721201A JP 5147400 A JP5147400 A JP 5147400A JP 14740093 A JP14740093 A JP 14740093A JP H0721201 A JPH0721201 A JP H0721201A
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- title
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- title information
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- Processing Or Creating Images (AREA)
- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Abstract
Description
【0001】[0001]
【産業上の利用分野】この発明は、文書の画像情報に検
索等のための文書タイトル情報を付加して記録する電子
ファイリング装置に関する。BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to an electronic filing apparatus for recording image information of a document by adding document title information for searching or the like.
【0002】[0002]
【従来の技術】従来の電子ファイリング装置では、文書
の画像情報の登録時、タイトル形式を予め設定し、その
設定されたタイトル形式にあわせた内容を文書の画像情
報の文書タイトル情報としてセットしていた。2. Description of the Related Art In a conventional electronic filing apparatus, when registering image information of a document, a title format is set in advance, and the content according to the set title format is set as the document title information of the image information of the document. It was
【0003】近年、文書の画像情報を登録して必要なと
きに随時検索して利用することのできる電子ファイリン
グ装置が多用されている。このような電子ファイリング
装置には、文書の画像情報を容易に検索できるようにす
るための便利な検索項目タイプのものとして次のような
ものがあった。In recent years, an electronic filing apparatus has been widely used, which can register image information of a document and retrieve and use it whenever necessary. In such an electronic filing device, there are the following types of convenient search item types for making it easy to search the image information of a document.
【0004】(1)画像情報に付される別名をツリー状
の階層構造を有するように構成することにより、別名に
よる画像情報の検索を効率良く行なうことができるよう
にした画像情報検索装置(特開昭63−55669号公
報参照)。(1) An image information retrieving device (special feature) which enables efficient retrieval of image information by an alias by constructing an alias assigned to image information so as to have a tree-like hierarchical structure. (See Japanese Patent Laid-Open No. 63-55669).
【0005】(2)タブレットからの手書きメモまたは
文書データの内容の一部をそのまま検索キーとし、か
つ、検索キーに階層構造と順序関係とをもたせることに
より、文書データの登録,検索を簡単に行なえるように
した文書検索方法(特開平3−6664号公報参照)。(2) The handwriting memo from the tablet or a part of the content of the document data is used as a search key as it is, and the search key has a hierarchical structure and an order relation, so that the document data can be easily registered and searched. A document retrieval method adapted to be performed (see Japanese Patent Laid-Open No. 366664).
【0006】また、文書の画像情報を登録するときの作
業負担を軽減させるために、登録すべき画像情報に対し
て自動的にタイトルを付加する自動タイトル登録機能を
備えた装置もあった。Further, in order to reduce the work load when registering the image information of a document, there is also an apparatus having an automatic title registration function for automatically adding a title to the image information to be registered.
【0007】これらの装置及び方法では、文書の画像情
報の登録の際のキャビネット作成時にはタイトル形式を
設定しなければならない。また、途中でタイトル形式を
変更する場合、タイトル形式の変更と同時にタイトル表
示形態を変更させることが考えられているが、既に登録
されている文書の内容については文書タイトル情報の変
更等の別の機能を新たに実行させなければならない。In these devices and methods, the title format must be set when creating a cabinet when registering image information of a document. In addition, when changing the title format in the middle, it is considered to change the title display mode at the same time as changing the title format. The function must be newly executed.
【0008】また、タイトル形式を予め設定しなくても
よい機能を備えた装置もあった。 (3)文書の分類とキーワード付けといった情報整理作
業を、文書の登録後に繰り返し行なうことにより、矛盾
のない分類体系を効率良く構築する情報記憶検索装置
(特開平4−86947号公報参照)。Further, there is also an apparatus having a function that does not require the title format to be set in advance. (3) An information storage / retrieval device that efficiently constructs a consistent classification system by repeatedly performing information organization work such as document classification and keyword addition after document registration (see Japanese Patent Laid-Open No. 4-86947).
【0009】このような装置においては参照表などの項
目がないため、ユーザはある程度のグルーピングができ
るようになるまではその都度キーワード等の文字列をキ
ー入力していかなければならない。Since there is no item such as a reference table in such a device, the user must key in a character string such as a keyword each time until grouping can be performed to some extent.
【0010】次に、従来の電子ファイリング装置におけ
るタイトル形式の変更と文書タイトル情報の変更につい
て説明する。図3は従来の電子ファイリング装置の主要
部の構成を示すブロック図、図4はそのタイトル形式変
更の処理を示すフローチャートの図、図5はその文書タ
イトル変更処理を示すフローチャートの図である。Next, the change of the title format and the change of the document title information in the conventional electronic filing apparatus will be described. FIG. 3 is a block diagram showing a configuration of a main part of a conventional electronic filing apparatus, FIG. 4 is a flowchart showing a title format changing process, and FIG. 5 is a flowchart showing a document title changing process.
【0011】この電子ファイリング装置は、文書の登
録,タイトル形式及び文書タイトル情報の変更にかかわ
る主要部として、制御部10,入力部11,タイトル形
式・タイトル表示形態記録部12,文書タイトル情報記
録部13,画像及び文書タイトル情報等表示部14,及
び画像記録部15を備えており、制御部10の制御によ
って画像記録部15に文書の画像情報を記録し、その文
書に対して入力された文書タイトル情報を文書タイトル
情報記録部13に記録することによって文書の登録を行
なう。This electronic filing apparatus has a control unit 10, an input unit 11, a title format / title display form recording unit 12, and a document title information recording unit as main parts involved in registering a document, changing a title format and document title information. 13, an image and document title information display section 14, and an image recording section 15 are provided, and the image information of the document is recorded in the image recording section 15 under the control of the control section 10 and the document input to the document. The document is registered by recording the title information in the document title information recording unit 13.
【0012】この電子ファイリング装置におけるタイト
ル形式の変更は、まず、ユーザの指示によってタイトル
形式変更機能を起動する。その処理は、図4のフローチ
ャートに示すように、設定変更指示ありか否かを判断し
て、その指示があればタイトル項目追加・削除項目長・
項目名変更処理を行ない、タイトル表示形態変更再表示
処理を行ない、終了か否かを判断して、終了ならこの処
理を終える。To change the title format in this electronic filing apparatus, first, the title format changing function is activated according to a user's instruction. As shown in the flowchart of FIG. 4, the process judges whether or not there is a setting change instruction, and if there is an instruction to change the title item addition / deletion item length /
The item name changing process is performed, the title display form changing / redisplaying process is performed, and it is determined whether or not the process is finished. If the process is finished, this process is finished.
【0013】さらに詳述すると、制御部10は、入力部
11からタイトル形式変更指示とその内容を得ると、タ
イトル形式・タイトル表示形態記録部12から得た元の
タイトル形式とそのタイトル形式の変更指示内容とを合
わせて新しいタイトル形式とタイトル表示形態を作成
し、タイトル形式・タイトル表示形態記録部12に新た
に記録する。More specifically, when the control section 10 receives the title format change instruction and its contents from the input section 11, it changes the original title format and its title format obtained from the title format / title display form recording section 12. A new title format and title display form are created together with the instruction content and newly recorded in the title format / title display form recording unit 12.
【0014】また、タイトル形式の変更にともなって、
文書タイトル情報を変更するユーザからの指示によっ
て、文書タイトル情報変更機能を起動し、文書タイトル
情報記録部13から文書タイトル情報を得て新たなタイ
トル形式に基づいて更新し、その更新した文書タイトル
情報を文書タイトル情報記録部13に記録する。Also, with the change of the title format,
In response to an instruction from the user to change the document title information, the document title information changing function is activated, the document title information is obtained from the document title information recording unit 13, and the document title information is updated based on the new title format. Is recorded in the document title information recording unit 13.
【0015】つまり、その文書タイトル情報変更処理
は、図5のフローチャートに示すように、文書検索の後
に文書タイトル変更する文書を選択し、一文書のタイト
ル情報を表示し、変更指示ありか否かを判断して、その
指示があれば一文書タイトル情報を変更し、次文書あり
か否かを判断して、あれば再び一文書のタイトル情報表
示の処理に戻って次文書の文書タイトル情報の変更処理
を繰り返し、変更すべき文書がなければこの処理を終了
する。That is, in the document title information changing process, as shown in the flowchart of FIG. 5, a document whose document title is to be changed is selected after the document search, the title information of one document is displayed, and whether or not there is a change instruction. If there is such an instruction, the document title information of one document is changed. If there is a next document, it is judged, and if there is, the process returns to the title information display of one document and the document title information of the next document is displayed. The changing process is repeated, and if there is no document to be changed, this process ends.
【0016】さらに詳述すると、制御部10は、入力部
11から得た検索条件で該当文書の検索を行ない、入力
部11によってその中から文書タイトル情報を変更すべ
き文書の選択が行なわれると、その選択された文書の画
像情報及び文書タイトル情報等の文書タイトル情報を一
文書づつ画像及び文書タイトル情報等表示部14に表示
する。More specifically, the control unit 10 searches for the corresponding document according to the search condition obtained from the input unit 11, and the input unit 11 selects a document from which the document title information should be changed. The document title information such as the image information and the document title information of the selected document is displayed on the image and document title information and the like display unit 14 for each document.
【0017】そして、その表示された文書の文書タイト
ル情報の変更内容が入力部11から入力されると、文書
タイトル情報記録部13の該当する文書の文書タイトル
情報の内容を更新し、次に選択されている文書があるか
否かを判断して、次の文書タイトル情報を表示する動作
を繰り返し行なう。When the change content of the document title information of the displayed document is input from the input unit 11, the content of the document title information of the corresponding document in the document title information recording unit 13 is updated and then selected. It is determined whether or not there is a document that is displayed, and the operation of displaying the next document title information is repeated.
【0018】[0018]
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
た装置や方法等では、より良い検索のための項目タイプ
のものや、より良い登録方法等の機能を搭載したもので
はあったが、キャビネットを作成するときに、充分考慮
してタイトル形式を設定しなければならなかったり、ま
た、柔軟に文書タイトル情報を設定することはできる
が、ユーザが全て手入力しなければならなかったので、
文書の画像情報の登録時のタイトル付けに手間がかかっ
てしまうという問題があった。However, although the above-mentioned devices, methods, and the like are of the item type for better searching, and those equipped with functions such as better registration method, the cabinet is created. In this case, the title format must be set with due consideration, and the document title information can be set flexibly, but the user had to manually enter all the information.
There is a problem that it takes a lot of time to add a title when registering image information of a document.
【0019】すなわち、従来の電子ファイリング装置で
は、タイトル入力時に参照表などが表示される便利な登
録,検索を行なえるようにするには、タイトル形式を予
め設定し、そのタイトル形式にあわせた内容を文書タイ
トル情報として登録していかなければならないので、文
書の画像情報の登録時のタイトル付けに手間がかかると
いう問題があった。That is, in the conventional electronic filing apparatus, in order to perform convenient registration and retrieval in which a reference table or the like is displayed when a title is input, the title format is set in advance, and the content according to the title format is set. Must be registered as the document title information, there is a problem that it takes a lot of time to add a title when registering the image information of the document.
【0020】また、一度登録された文書の文書タイトル
情報を変更するには、一文書づつ登録時と同じような操
作を繰り返して変更しなければならなかったので、複数
文書の文書タイトル情報を変更するときの作業を能率良
く行なえないという問題もあった。Further, in order to change the document title information of a document once registered, the same operation as that at the time of registering each document had to be repeated, so that the document title information of a plurality of documents was changed. There was also a problem that the work when doing could not be done efficiently.
【0021】すなわち、従来の電子ファイリング装置で
は、タイトル形式を変更する機能と文書タイトル情報を
変更する機能とは全く別のものとして機能するので、タ
イトル形式の変更を避けるためには、タイトル形式を新
規に設定するときに充分に検討しなければならないので
大変であり、万が一タイトル形式を変更する場合には極
力最小限度の変更に止めなければならなくなり、どうし
ても既存文書の文書タイトル情報を変更しなければなら
ないときには一文書づつ変更しなければならなかったの
で、その作業が煩雑であるという問題もあった。That is, in the conventional electronic filing apparatus, the function of changing the title format and the function of changing the document title information function as completely different functions. Therefore, in order to avoid changing the title format, the title format is changed. It is difficult because it must be carefully considered when setting a new setting, and in the unlikely event that the title format is changed, it must be kept to the minimum limit possible, and the document title information of the existing document must be changed. I had to change each document when I had to, so there was also the problem that the work was complicated.
【0022】また、文書タイトル情報を未入力のままと
りあえず登録しておくようにすると、登録されたものが
多量に山積みになって登録されることになり、結局電子
ファイリング装置としての検索機能を充分に発揮できな
くなってしまうという問題もあった。Further, if the document title information is not entered and is registered for the time being, a large number of registered items will be registered, and eventually the search function as an electronic filing apparatus will be sufficient. There was also a problem that it could not be demonstrated to the full.
【0023】この発明は上記の点に鑑みてなされたもの
であり、文書タイトル情報の変更作業を簡単に行なえる
ようにすることを目的とする。また、文書タイトル情報
を未入力のままにしないようにすることも目的とする。The present invention has been made in view of the above points, and it is an object of the present invention to make it possible to easily change the document title information. It is also an object to prevent the document title information from being left uninput.
【0024】[0024]
【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するため、文書の画像情報や該画像情報のタイトル
形式及び文書タイトル情報の変更指定を入力する入力手
段と、その手段によって入力された新しいタイトル形式
と文書タイトル情報の変更指定に基づいて既存の文書タ
イトル情報の変更等の制御をする制御手段と、上記入力
手段によって入力された画像情報や文書タイトル情報を
記録する記録手段と、その手段に記録された文書タイト
ル情報等を表示する表示手段を備えた電子ファイリング
装置において、上記制御手段が、上記入力手段によって
入力される指定情報に基づいて既存の文書のタイトル形
式と共に文書タイトル情報を変更する手段を有するよう
にしたものである。In order to achieve the above-mentioned object, the present invention has an input means for inputting image information of a document, a title format of the image information and a change designation of the document title information, and an input means. A control means for controlling the change or the like of the existing document title information based on the new title format and the change designation of the document title information, and a recording means for recording the image information or the document title information input by the input means, In the electronic filing apparatus having display means for displaying the document title information and the like recorded in the means, the control means controls the document title information together with the title format of the existing document based on the designation information inputted by the input means. To have a means for changing.
【0025】また、上記文書タイトル情報の変更内容を
デフォルトで保持する手段を設けるとよい。さらに、上
記文書タイトル情報と予め設定された基準に基づいて文
書の分類が乱雑であるか否かを判断し、乱雑な文書につ
いては文書タイトル情報による文書の再分類を促す警告
を出力する手段を設けるとよい。さらにまた、上記入力
手段によって入力される指定情報に基づいて既存の複数
の文書タイトル情報を同時に変更する手段を設けるとよ
い。Further, it is preferable to provide a means for holding the changed contents of the document title information by default. Further, a means for determining whether or not the document classification is random based on the document title information and a preset standard, and outputting a warning that prompts reclassification of the document based on the document title information for the random document It is good to provide. Furthermore, it is preferable to provide a means for simultaneously changing a plurality of existing document title information based on the designation information input by the input means.
【0026】[0026]
【作用】この発明による電子ファイリング装置は、入力
される指定情報に基づいて既存の文書のタイトル形式と
共に文書タイトル情報を変更するので、記録されている
既存の文書のタイトル形式を変更する場合、指定情報に
よってタイトル形式だけでなく文書タイトル情報をも自
動的に変更することができる。The electronic filing apparatus according to the present invention changes the document title information together with the title format of the existing document based on the input designation information. Therefore, when changing the title format of the existing recorded document, the designation format is changed. According to the information, not only the title format but also the document title information can be changed automatically.
【0027】また、文書タイトル情報の変更内容をデフ
ォルトで保持するようにすれば、複数の変更内容から必
要なものを素早く指定することができる。さらに、文書
タイトル情報と予め設定された基準に基づいて文書の分
類が乱雑であるか否かを判断し、乱雑な文書については
文書タイトル情報による文書の再分類を促す警告を出力
するようにすれば、文書タイトル情報を未入力のままに
させないようにすることができる。さらにまた、入力さ
れる指定情報に基づいて既存の複数の文書タイトル情報
を同時に変更するようにすれば、複数の文書のタイトル
情報の変更作業を一度に行なえる。Further, if the change contents of the document title information are held by default, it is possible to quickly specify the necessary one from a plurality of change contents. Furthermore, it is determined whether the document classification is random based on the document title information and a preset standard, and a warning that prompts reclassification of the document based on the document title information is output for the random document. For example, the document title information can be prevented from being left uninput. Furthermore, if the plurality of existing document title information is changed at the same time based on the input designation information, the title information of a plurality of documents can be changed at once.
【0028】[0028]
【実施例】以下、この発明の実施例を図面に基づいて具
体的に説明する。図1はこの発明の一実施例である電子
ファイリング装置の主要部の構成を示すブロック図であ
る。この電子ファイリング装置は、制御部1,入力部
2,タイトル形式・タイトル表示形態記録部3,文書タ
イトル情報記録部4,画像及び文書タイトル情報表示部
5,画像記録部6,文書タイトル情報変更データ記憶部
7,及びタイトル形式及び文書タイトル情報変更部8か
らなる。DETAILED DESCRIPTION OF THE PREFERRED EMBODIMENT An embodiment of the present invention will be specifically described below with reference to the drawings. FIG. 1 is a block diagram showing the configuration of the main part of an electronic filing apparatus which is an embodiment of the present invention. This electronic filing device includes a control unit 1, an input unit 2, a title format / title display form recording unit 3, a document title information recording unit 4, an image and document title information display unit 5, an image recording unit 6, document title information change data. It comprises a storage unit 7 and a title format / document title information changing unit 8.
【0029】この電子ファイリング装置は、ユーザの指
定情報に基づいてタイトル形式だけでなく登録済みの文
書のタイトル情報をも自動的に変更する機能を備えてい
る。また、タイトル形式の変更に規則性のある場合にタ
イトル変更指定の内容をデフォルトで持ち、任意の変更
内容を指定する機能も備えている。This electronic filing device has a function of automatically changing not only the title format but also the title information of the registered document based on the user's designation information. Further, when there is a regularity in the change of the title format, it has the contents of the title change designation by default and has a function of designating any change contents.
【0030】さらに、予め設定された基準基づいて文書
の分類が乱雑なときには文書の再分類を警告する機能を
備えている。そして、ユーザの指定などによってタイト
ル形式を変更しなくても複数の文書の再タイトルづけを
一度に行なう機能も備えている。Further, it is provided with a function of warning the reclassification of the document when the classification of the document is messy on the basis of a preset standard. It also has a function to retitle a plurality of documents at once without changing the title format by user's designation.
【0031】制御部1はCPU,ROM,RAM等から
なるマイクロコンピュータを内蔵し、この装置全体のコ
ントロール(制御)を司る中枢部であり、この発明によ
る文書タイトル変更に係る各種の処理を行なう。The control unit 1 is a central unit that incorporates a microcomputer including a CPU, a ROM, a RAM, etc., and controls the entire apparatus, and performs various processes related to changing the document title according to the present invention.
【0032】つまり、入力された新しいタイトル形式と
文書タイトル情報の変更指定に基づいて既存の文書タイ
トル情報の変更等の制御をする制御手段と、入力される
指定情報に基づいて既存の文書のタイトル形式と共に文
書タイトル情報を変更する手段と、文書タイトル情報の
変更内容をデフォルトで保持する手段に相当する。That is, the control means for controlling the change of the existing document title information based on the inputted new title format and the change designation of the document title information, and the title of the existing document based on the inputted designation information. It corresponds to a means for changing the document title information together with the format and a means for holding the changed contents of the document title information by default.
【0033】さらに、文書タイトル情報と予め設定され
た基準に基づいて文書の分類が乱雑であるか否かを判断
し、乱雑な文書については文書タイトル情報による文書
の再分類を促す警告を出力する手段と、入力される指定
情報に基づいて既存の複数の文書タイトル情報を同時に
変更する手段にも相当する。Further, it is judged whether or not the document classification is random based on the document title information and a preset standard, and a warning that prompts reclassification of the document based on the document title information is output for the random document. Means and means for simultaneously changing a plurality of existing document title information based on the designated information input.
【0034】入力部2はユーザが各種の操作情報を入力
するための入力装置であり、マウスやキーボード等の外
部より送られて来るタイトル形式の変更の指示や変更内
容、また、文書タイトル情報の変更指示や変更方法など
を受け取る部分である。つまり、文書の画像情報や該画
像情報のタイトル形式及び文書タイトル情報の変更指定
を入力する入力手段に相当する。The input unit 2 is an input device for the user to input various kinds of operation information. The input unit 2 is used to input a title format change instruction and change contents sent from the outside such as a mouse and a keyboard, and document title information. This is the part that receives change instructions and change methods. That is, it corresponds to an input means for inputting image information of a document, a title format of the image information, and a change designation of the document title information.
【0035】タイトル形式・タイトル表示形態記録部3
は、検索情報データである文書タイトル情報の形式であ
るタイトル形式や、文書タイトル情報を表示するときの
形式であるタイトル表示形態などを記録するメモリであ
る。文書タイトル情報記録部4は、1つ1つの文書群に
付けられた検索方法である文書タイトル情報を記録する
メモリである。つまり、入力された文書タイトル情報を
記録する記録手段である。Title format / title display form recording section 3
Is a memory for recording a title format, which is the format of the document title information that is the search information data, and a title display format, which is the format when the document title information is displayed. The document title information recording unit 4 is a memory for recording document title information which is a search method attached to each document group. That is, it is a recording means for recording the input document title information.
【0036】画像及び文書タイトル情報表示部5は、登
録された文書や検索された文書となる画像情報や、検索
情報である文書タイトル情報などを表示するCRT,L
CD等のディスプレイ装置である。つまり、記録された
文書タイトル情報等を表示する表示手段である。The image / document title information display unit 5 displays CRTs and LRTs for displaying image information of registered and retrieved documents, document title information of retrieved information, and the like.
A display device such as a CD. That is, the display means displays the recorded document title information and the like.
【0037】画像記録部6は、ハードディスク(H
D),光ディスク,又はフロッピディスク(FD)等の
記録媒体に文書の中身である画像情報を記録するメモリ
である。つまり、入力された文書の画像情報を記録する
記録手段である。The image recording section 6 includes a hard disk (H
D), an optical disk, or a floppy disk (FD) is a memory for recording image information that is the content of a document in a recording medium. That is, it is a recording unit that records the image information of the input document.
【0038】文書タイトル情報変更データ記憶部7は、
ユーザからの指定である文書タイトル情報の変更指示や
変更方法などを一時的に記憶しておくメモリである。タ
イトル形式及び文書タイトル情報変更部8は、入力部2
から得たタイトル形式や文書タイトル情報の変更内容よ
り、タイトル形式や登録されている既存の文書の文書タ
イトル情報を実際に変換する部分である。The document title information change data storage unit 7
This is a memory for temporarily storing a change instruction and a change method of the document title information specified by the user. The title format and document title information changing unit 8 includes an input unit 2
This is a portion for actually converting the title format and the document title information of the existing document that has been registered, based on the changed contents of the title format and the document title information obtained from.
【0039】次に、この電子ファイリング装置における
タイトル形式及び文書タイトル情報の変更処理について
説明する。図2はその処理を示すフローチャートであ
る。まず、タイトル形式変更及び文書タイトル変更処理
を起動すると、タイトル設定変更指示ありか否かを判断
して、指示があるまで待機し、指示があればタイトル項
目追加・削除項目長・項目名変更処理を行ない、タイト
ル表示形態変更再表示処理を行ない、文書タイトル変更
指示ありか否かを判断する。Next, the process of changing the title format and document title information in this electronic filing device will be described. FIG. 2 is a flowchart showing the processing. First, when the title format change and document title change processing is started, it is judged whether or not there is a title setting change instruction, wait until there is an instruction, and if there is an instruction, title item addition / deletion item length / item name change processing Then, the title display form changing / re-displaying process is performed to determine whether or not there is a document title changing instruction.
【0040】文書タイトル変更指示がなければそのまま
終了か否かを判断する処理へ進むが、文書タイトル変更
指示があれば、文書タイトル変更指示に該当する文書全
ての文書タイトル情報の変更処理を行なって、終了か否
かを判断する。ここで、終了でなければ最初の処理に戻
るが、終了ならこの処理を終える。If there is no instruction to change the document title, the process proceeds directly to the process for determining whether or not to end. If there is an instruction to change the document title, the document title information of all the documents corresponding to the instruction to change the document title is changed. , Determine whether or not to end. Here, if it is not finished, the process returns to the first process, but if it is finished, this process is finished.
【0041】さらに詳述すると、始めに、制御部1によ
って入力部2より入力されたタイトル形式変更の指示と
その内容を得ると、タイトル形式及び文書タイトル情報
変更回路部8によって、その情報とタイトル形式・タイ
トル表示形態記録部3より得たタイトル形式を新しいタ
イトル形式とタイトル表示形態に変換し、再びタイトル
形式・タイトル表示形態記録部3に記録する。More specifically, first, when the control unit 1 obtains the title format change instruction and its contents input from the input unit 2, the title format and document title information change circuit unit 8 causes the information and title to be changed. The title format obtained from the format / title display format recording unit 3 is converted into a new title format and title display format, and recorded again in the title format / title display format recording unit 3.
【0042】また、タイトル形式を変更したことによっ
て、文書タイトル情報を変更しなければならないが、こ
のとき、ユーザからの文書タイトル情報の変更方法に対
する指示があるか否かを見る。Also, the document title information must be changed by changing the title format. At this time, it is checked whether or not there is an instruction from the user regarding the method of changing the document title information.
【0043】そのタイトル形式を変更したことによって
変わる文書タイトル情報とは、例えば、ある項目を削除
した場合の文書タイトル情報のその項目の内容を全て削
除することや、文書タイトル情報の長さを再編成するこ
となどである。また、ユーザからの文書タイトル情報の
変更例としては、タイトル項目を追加した場合、その追
加項目は別の項目の内容が一定の内容の場合のみデータ
をセットすることなどである。The document title information changed by changing the title format includes, for example, deleting all the contents of the item of the document title information when a certain item is deleted, and re-creating the length of the document title information. To organize. Further, as an example of changing the document title information from the user, when a title item is added, the additional item is to set data only when the content of another item is constant.
【0044】その後、制御部1を介して、タイトル形式
・タイトル表示形態記録部3より得た変更されたタイト
ル形式と、入力部2より得たユーザからの文書タイトル
情報の変更方法より、文書タイトル情報変更データを作
成して、文書タイトル情報変更データ記憶部7に記憶す
る。Thereafter, the document title is changed through the control unit 1 from the changed title format obtained from the title format / title display form recording unit 3 and the method of changing the document title information from the user obtained from the input unit 2. Information change data is created and stored in the document title information change data storage unit 7.
【0045】そして、制御部10を介して文書タイトル
情報変更データ記憶部7より得た文書タイトル情報変更
データを基にして、タイトル形式及び文書タイトル情報
変更回路部8は登録されている既存の文書の文書タイト
ル情報を新しいものに変換し、制御部1を介して再び文
書タイトル情報記録部4に記録する。Then, based on the document title information change data obtained from the document title information change data storage unit 7 via the control unit 10, the title format and document title information change circuit unit 8 is registered in the existing document. The document title information of is converted into a new document title information and recorded again in the document title information recording unit 4 via the control unit 1.
【0046】また、予め制御部1に文書タイトル情報の
変更内容をデフォルトで保持するようにし、上述の文書
タイトル情報の変更方法の指示を簡単な選択指示によっ
て行なえる。Further, the change contents of the document title information are held in the control unit 1 in advance by default, and the above-mentioned method of changing the document title information can be instructed by a simple selection instruction.
【0047】さらに、制御部1によって予め設定された
基準に基づいて登録されている文書の分類が乱雑である
か否かを判断して、乱雑な場合には、文書タイトル情報
等による文書の再分類を促すための警告表示等を行な
う。Further, it is judged whether or not the classification of the registered document is random based on the standard preset by the control unit 1, and if it is random, the document is re-registered according to the document title information or the like. A warning is displayed to encourage classification.
【0048】そして、複数の文書の文書タイトル情報の
変更を行なう場合、入力部2から入力される指定情報に
基づいて、制御部1は登録されている文書のなかから変
更対象の文書の文書タイトル情報を同時に変更する。When changing the document title information of a plurality of documents, the control unit 1 selects the document titles of the documents to be changed from the registered documents based on the designation information input from the input unit 2. Change information at the same time.
【0049】このようにして、タイトル形式と共に文書
タイトル情報の変更を行なえば、タイトル形式と一緒に
ユーザによって指定された法則に基づいて登録されてい
る既存の文書の文書タイトル情報の変更も行なうことに
よって、キャビネット作成時にそのタイトル形式を充分
思案しなくてもとりあえずタイトル形式の設定を行なっ
て登録し、その後登録文書が増えていって検索情報がよ
り必要になってきたときにタイトル形式を変更しても、
その変更作業を簡単に行なえる。In this way, if the document title information is changed together with the title format, the document title information of the existing document registered based on the rule specified by the user together with the title format is also changed. Even if you do not fully consider the title format when creating the cabinet, you can set the title format and register it for the time being, and change the title format when the number of registered documents increases and search information becomes more necessary. Even
The change work can be easily done.
【0050】また、項目タイプの種類やタイトル形式の
変更種類には限りがあるので、文書タイトル情報の変更
の指定内容をデフォルトでもつようにすれば、その指定
作業を容易にすることができる。Further, since the types of item types and the types of changes in the title format are limited, if the designated contents for changing the document title information are provided by default, the designation work can be facilitated.
【0051】例えば、「項目タイプAを項目タイプBに
変更するときは、Cという方法で既存文書の文書タイト
ル情報を変更する」というような指定をする場合、この
指定内容を予めデフォルトで持つことによって複雑な文
書タイトル情報の変更方法の指定でもより簡単に素早く
行なうことができ、タイトル形式やタイトル情報の変更
が煩わしいと感じることなく作業を進められる。For example, in the case of making a designation such as "when changing the item type A to the item type B, the document title information of the existing document is changed by the method C", the designated contents should be held in advance by default. This makes it possible to easily and quickly specify a complicated document title information changing method, and work can be carried out without feeling bothersome to change the title format and title information.
【0052】さらに、文書の分類が乱雑であると判断し
て警告を促すようにすれば、電子ファイリング装置内に
設定した基準に基づいて分類が乱雑になっている文書の
再分類を行なわせることができる。例えば、未入力項目
が多い文書がある場合や、未分類ボックスに登録されて
いる文書が多い場合に、それらの文書の再分類を促すこ
とができる。Further, if it is determined that the classification of the documents is messy and a warning is prompted, reclassification of the documents that are categorized as mess based on the criteria set in the electronic filing apparatus can be performed. You can For example, when there are many documents that have not been input or when many documents are registered in the uncategorized box, it is possible to prompt reclassification of those documents.
【0053】したがって、文書の文書タイトル情報を充
分に設定し、文書タイトル情報のいい加減な文書を登録
することがなくなり、文書の検索を行なうときにより電
子ファイリング装置としての機能を発揮させることがで
きる。Therefore, it is possible to sufficiently set the document title information of the document and to register the document with little or no document title information, and to perform the function as the electronic filing device when searching for the document.
【0054】そして、複数の文書の文書タイトル情報の
再セットを一度に行なうようにすれば、例えば、複数の
文書の再分類の必要が生じたとき、タイトル形式の変更
を行なわなくてもユーザの指定した内容の通りに複数の
文書の文書タイトル情報の変更を一度に行なうことによ
って、煩雑な操作を行なわなくてもタイトル情報のいい
加減な登録文書を即座になくして、より電子ファイリン
グ装置としての機能を発揮させることができる。If the document title information of a plurality of documents is reset at one time, for example, when it becomes necessary to reclassify a plurality of documents, the user can change the title format without changing the title format. By changing the document title information of multiple documents at once according to the specified contents, it is possible to immediately eliminate the registered documents with irrelevant title information without performing complicated operations, and function as an electronic filing device. Can be demonstrated.
【0055】したがって、この実施例の電子ファイリン
グ装置では、タイトル形式変更時やそれ以外の時でも自
由に既存文書のタイトル情報を変更することができ、し
かも一文書づつではなく、ユーザの指定した法則によっ
て一度に複数の文書の文書タイトル情報を変更すること
ができる。Therefore, in the electronic filing apparatus of this embodiment, the title information of the existing document can be freely changed at the time of changing the title format or at other times, and not only one document at a time but once according to the rule specified by the user. It is possible to change the document title information of a plurality of documents.
【0056】また、それによってキャビネットを作成す
るときに、タイトル形式を充分考慮しなくても気楽にタ
イトル形式を設定し、文書を登録しながら必要に応じて
タイトル形式も既存の文書の文書タイトル情報も変更す
ることができる。Further, when creating a cabinet, the title format can be easily set without giving due consideration to the title format, and while registering the document, the title format can also be the title format of the existing document. Can also be changed.
【0057】[0057]
【発明の効果】以上説明してきたように、この発明によ
る電子ファイリング装置によれば、入力される指定情報
に基づいて既存の文書のタイトル形式と共に文書タイト
ル情報を変更するので、指定情報によってタイトル形式
と共に文書タイトル情報をも自動的に変更することがで
きる。また、文書タイトル情報の変更内容をデフォルト
で保持するようにすれば、複数の変更内容から必要なも
のを素早く指定することができる。As described above, according to the electronic filing apparatus of the present invention, the title format of an existing document is changed together with the document title information based on the input designation information. At the same time, the document title information can be automatically changed. In addition, if the change contents of the document title information are held by default, it is possible to quickly specify the necessary one from the plurality of change contents.
【0058】さらに、文書タイトル情報と予め設定され
た基準に基づいて文書の分類が乱雑ならば再分類を促す
警告を出力するようにすれば、文書タイトル情報を未入
力のままにさせないようにすることができる。さらにま
た、入力される指定情報に基づいて既存の複数の文書タ
イトル情報を同時に変更するようにすれば、複数の文書
のタイトル情報の変更作業を一度に行なえる。したがっ
て、文書タイトル情報を容易に且つ自在に変更すること
によって作業能率を向上させることができる。Further, if the document classification is random based on the document title information and preset criteria, a warning prompting reclassification is output so that the document title information is not left uninput. be able to. Furthermore, if a plurality of existing document title information items are changed at the same time based on the input designation information, the title information items of a plurality of documents can be changed at once. Therefore, the work efficiency can be improved by easily and freely changing the document title information.
【図1】この発明の一実施例である電子ファイリング装
置の主要部の構成を示すブロック図である。FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of a main part of an electronic filing device according to an embodiment of the present invention.
【図2】図1の電子ファイリング装置におけるタイトル
形式及び文書タイトル情報の変更処理のフローチャート
である。FIG. 2 is a flowchart of a title format and document title information changing process in the electronic filing apparatus of FIG.
【図3】従来の電子ファイリング装置の主要部の構成を
示すブロック図である。FIG. 3 is a block diagram showing a configuration of a main part of a conventional electronic filing device.
【図4】その電子ファイリング装置におけるタイトル形
式変更の処理を示すフローチャートである。FIG. 4 is a flowchart showing a title format change process in the electronic filing apparatus.
【図5】同じくその電子ファイリング装置における文書
タイトル変更処理を示すフローチャートである。FIG. 5 is a flowchart showing a document title changing process in the electronic filing device.
1:制御部 2:入力部 3:タイトル形式・タイトル表示形態記録部 4:文書タイトル情報記録部 5:画像及び文書タ
イトル情報表示部 6:画像記録部 7:文書タイトル情
報変更データ記憶部 8:タイトル形式及び文書タイトル情報変更部1: Control unit 2: Input unit 3: Title format / title display form recording unit 4: Document title information recording unit 5: Image and document title information display unit 6: Image recording unit 7: Document title information change data storage unit 8: Title format and document title information change section
Claims (4)
形式及び文書タイトル情報の変更指定を入力する入力手
段と、該手段によって入力された新しいタイトル形式と
文書タイトル情報の変更指定に基づいて既存の文書タイ
トル情報の変更等の制御をする制御手段と、前記入力手
段によって入力された画像情報や文書タイトル情報を記
録する記録手段と、該手段に記録された文書タイトル情
報等を表示する表示手段とを備えた電子ファイリング装
置において、 前記制御手段が、前記入力手段によって入力される指定
情報に基づいて既存の文書のタイトル形式と共に文書タ
イトル情報を変更する手段を有することを特徴とする電
子ファイリング装置。1. An input means for inputting image information of a document, a title format of the image information and a change designation of the document title information, and an existing means based on the new title format and the change designation of the document title information input by the means. Control means for controlling the change of the document title information, recording means for recording the image information and document title information input by the input means, and display means for displaying the document title information etc. recorded by the means. In the electronic filing apparatus, the control means includes means for changing the document title information as well as the title format of an existing document based on the designation information input by the input means. .
おいて、 前記文書タイトル情報の変更内容をデフォルトで保持す
る手段を設けたことを特徴とする電子ファイリング装
置。2. The electronic filing apparatus according to claim 1, further comprising means for holding the changed contents of the document title information by default.
装置において、 前記文書タイトル情報と予め設定された基準に基づいて
文書の分類が乱雑であるか否かを判断し、乱雑な文書に
ついては文書タイトル情報による文書の再分類を促す警
告を出力する手段を設けたことを特徴とする電子ファイ
リング装置。3. The electronic filing apparatus according to claim 1, wherein it is determined whether or not the document classification is messy based on the document title information and a preset standard, and the messy document is a document. An electronic filing device comprising means for outputting a warning prompting reclassification of a document based on title information.
電子ファイリング装置において、前記入力手段によって
入力される指定情報に基づいて既存の複数の文書タイト
ル情報を同時に変更する手段を設けたことを特徴とする
電子ファイリング装置。4. The electronic filing device according to claim 1, further comprising means for simultaneously changing a plurality of existing document title information based on the designation information input by the input means. An electronic filing device characterized in that
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP5147400A JPH0721201A (en) | 1993-06-18 | 1993-06-18 | Electronic filing device |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP5147400A JPH0721201A (en) | 1993-06-18 | 1993-06-18 | Electronic filing device |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JPH0721201A true JPH0721201A (en) | 1995-01-24 |
Family
ID=15429435
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP5147400A Pending JPH0721201A (en) | 1993-06-18 | 1993-06-18 | Electronic filing device |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JPH0721201A (en) |
Cited By (1)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2013543154A (en) * | 2010-05-27 | 2013-11-28 | アリババ・グループ・ホールディング・リミテッド | Analysis of product information randomness |
-
1993
- 1993-06-18 JP JP5147400A patent/JPH0721201A/en active Pending
Cited By (1)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2013543154A (en) * | 2010-05-27 | 2013-11-28 | アリババ・グループ・ホールディング・リミテッド | Analysis of product information randomness |
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