JPH07182474A

JPH07182474A - 電子ファイル装置

Info

Publication number: JPH07182474A
Application number: JP34522093A
Authority: JP
Inventors: Ryoichi Imai; 亮一今井
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1993-12-21
Filing date: 1993-12-21
Publication date: 1995-07-21

Abstract

(57)【要約】【目的】操作者が手間をかけずに文書を区切りたい場
所で自由に区切ることができる電子ファイル装置を提供
する。【構成】複数の文書情報を読み込んで登録し、必要時
に所望の文書情報を検索して読み出す電子ファイル装置
であって、上記複数の文書情報の登録時に、上記複数の
文書の任意の区切りを認識し、上記認識された区切りま
での文書を１つの文書として区切って登録処理する入力
手段を具備する構成となっている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は文書情報を読み込んで登
録し、所望の文書情報を必要時に検索して読み出す電子
ファイル装置に関し、特に、操作者が手間をかけずに文
書を区切りたい場所で自由に区切ることができる電子フ
ァイル装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、文書情報を読み込んで登録し、
所望の文書情報を必要時に検索して読み出す電子ファイ
ル装置が知られている。そして、従来の電子ファイル装
置における複数文書の登録時に、ある文書とある文書と
を区切りたい場合、区切られる文書と文書の間に区切り
を意味する紙（仕切紙）を挿入する方法が一般的であっ
た。しかし、上記従来の方法では、仕切紙を挟む手間が
かかること、また、操作者が登録中に自由に文書を区切
れない不自由さがあるという欠点があった。

【０００３】上述した欠点を有する従来の電子ファイル
装置としては、特開平１−２３３９５９号に開示の文書
原稿の文書区切り位置に挿入した文書区切り用原稿を検
出し文書の区切りを判断し、文書の登録さらには検索情
報の登録を行うことにより、文書ファイリングを能率的
に行うものや、特開昭５７−７６６５４号に開示の画像
情報記憶装置において複数の検索コードをまとめて先に
入力した後、そのコードを見ながら対応する画像情報を
入力するか複数の画像情報の後に対応する検索コードを
入力して両入力操作を分離するものが知られている。

【０００４】

【発明の目的】本発明は、上述の如き従来の問題点を解
決するためになされたもので、その目的は、操作者が手
間をかけずに文書を区切りたい場所で自由に区切ること
ができる電子ファイル装置を提供することである。

【０００５】

【発明の構成】上記目的を達成するため、本発明は、複
数の文書情報を読み込んで登録し、必要時に所望の文書
情報を検索して読み出す電子ファイル装置において、上
記複数の文書情報の登録時に、上記複数の文書の任意の
区切りを認識し、上記認識された区切りまでの文書を１
つの文書として区切って登録処理する入力手段を具備す
ること、上記入力手段が、上記認識された区切りの頁番
号を記憶し、その記憶された頁番号に従って上記複数の
文書を分割して登録することを特徴としている。。上記
構成によれば、上記複数の文書情報の登録時に、上記複
数の文書の任意の区切りを認識し、上記認識された区切
りまでの文書を１つの文書として区切って登録処理する
ため、操作者が手間をかけずに文書を区切りたい場所で
自由に区切ることができる。

【０００６】以下、本発明の一実施例を図面に基づいて
説明する。図１は、本発明を実施した電子ファイル装置
の概略構成図であり、図２は、図１に示した電子ファイ
ル装置における複数文書の登録時の文書区切り処理のフ
ローチャート図である。図１に示す如く、この電子ファ
イル装置は、登録文書情報や指示等を入力するためのス
キャナ１、マウス３、キーボード５と、上記入力した文
書情報等を画像処理して記憶登録するための文書画像処
理部７、文書画像メモリ９、圧縮データメモリ１１と、
上記文書情報等を表示あるいは印刷するためのビデオメ
モリ１３、ＣＲＴ表示部１５、プリンタ１７と、後述す
る登録時の文書区切り処理を含む文書ファイリング処理
プログラムの記憶されたプログラムメモリ１９と、上記
文書ファイリング処理プログラムに従って電子ファイル
装置全体の制御を行うＣＰＵ部２１と、後述する文書区
切り処理における区切り表示を行うためのＬＣＤ２３と
を有している。

【０００７】次に、図２のフローチャート図を参照し
て、上記複数文書の登録時の文書区切り処理について説
明する。図２のステップ１０１において、複数文書情報
の読み取りが行われ、ステップ１０３において、上記読
み取られた文書の表示が行われ、ここで、操作者により
上記表示された複数文書の区切りを示す仕切り信号の設
定が行われる。なお、ここでは、上記表示文書情報に従
って仕切り信号の設定を行う様にしているが、前もって
すべての文書間や所定の文書間に上記仕切り信号が設定
される様にしても良い。次に、ステップ１０５におい
て、上記文書の登録が行われて行くわけであるが、次の
ステップ１０７において、上記登録時において上記文書
間の区切りを示す仕切り信号が来たか否かが判定され
る。

【０００８】上記ステップ１０７において、仕切り信号
が来たと判定されると、ステップ１０９において、上記
仕切り信号が来た所までの文章が１つの文章として登録
処理され、ステップ１１１において、すべての文章の登
録が終了したか否かが判定される。上記ステップ１１１
においてすべての文章の登録が終了と判定された場合は
上記文章区切り処理が終了され、上記ステップ１１１に
おいてすべての文章の登録が終了でないと判定された場
合、上記ステップ１０１へ戻る。なお、上記ステップ１
０７において仕切り信号が来ていないと判定された場
合、上記ステップ１１１へ移る。また、上記ステップ１
０７において仕切り信号が来たと判定された場合、図２
の※印に示す場所に、追加のステップとして、文章の区
切りを示す表示を上記ＬＣＤ２３によって行うステップ
を加えても良い。なお、上記追加ステップとしては、上
記文章の区切りを示す表示を行うかわりに発声装置によ
って音声を発声させる様にしても良い。

【０００９】次に、図３のフローチャート図を参照し
て、本発明による電子ファイル装置の第２実施例におけ
る文書区切り処理について説明する。図３のステップ１
０１において、複数文書情報の読み取りが行われ、ステ
ップ１０３において、上記読み取られた文書の表示が行
われ、ここで、操作者により上記表示された複数文書の
区切りを示す仕切り信号の設定が行われる。なお、ここ
では、上記表示文書情報に従って仕切り信号の設定を行
う様にしているが、前もってすべての文書間や所定の文
書間に上記仕切り信号が設定される様にしても良い。次
に、ステップ１０５において、上記文書の登録が行われ
て行くわけであるが、次のステップ１０７において、上
記登録時において上記文書間の区切りを示す仕切り信号
が来たか否かが判定される。

【００１０】上記ステップ１０７において、仕切り信号
が来たと判定されると、ステップ１１３において、上記
仕切り信号の来た頁の番号が記憶され、次に、ステップ
１１５において、すべての文書の登録が終了したか否か
が判定される。上記ステップ１１５においてすべての文
書の登録が終了したと判定された場合、ステップ１１７
において、上記ステップ１１３において記憶された頁番
号に従って文書の分割登録処理が行われ、上記文書区切
り処理が終了される。なお、上記ステップ１１５におい
てすべての文書の登録が終了していないと判定された場
合は、上記ステップ１０１へ戻る。また、上記ステップ
１０７において仕切り信号が来ていないと判定された場
合、上記ステップ１１５へ移る。

【００１１】また、上記ステップ１０７において仕切り
信号が来たと判定された場合、図３の※印に示す場所
に、追加のステップとして、文章の区切りを示す表示を
上記ＬＣＤ２３によって行うステップを加えても良い。
なお、上記追加ステップとしては、上記文章の区切りを
示す表示を行うかわりに発声装置によって音声を発声さ
せる様にしても良い。

【００１２】次に、図４のフローチャート図を参照し
て、上述した図３のステップ１１７における文書分割処
理の詳細について説明する。図４のステップ１２１にお
いて、上記記憶された頁番号を配列化させた０番目の要
素ＮＯがＮＯ＝０とされ、上記記憶された頁番号の配列
の要素番号ＰがＰ＝１とされ、ステップ１２３におい
て、任意の頁番号Ｎ_P が得られる。次に、ステップ１２
５において、１〜（Ｎ_P −Ｎ_P-1 ）が別文書として区切
られ、ステップ１２７において、上記Ｐが最大要素数で
あるか否かが判定される。上記ステップ１２７において
Ｐが最大要素数になっていない場合、ステップ１２９に
おいて、上記Ｐがインクリメントされ、上記ステップ１
２３に戻る。そして、上記ステップ１２７においてＰが
最大要素数である場合、上記文書分割処理が終了され
る。次に、図５のフローチャート図および図６、図７の
説明図を参照して、上述した図４のステップ１２５にお
ける別文書としての区切り処理の詳細について説明す
る。

【００１３】図５のステップ１３１、１３３において、
元文書および新文書の前処理（格納ファイルのオープン
等）が行われ、ステップ１３５において、区切り用の頁
番号ｍがｍ＝１とされる。次に、ステップ１３７におい
て、ｍのポインタが得られ、ステップ１３９において、
新文書用の格納先にｍを書き込む作業、すなわち新文書
の追加作業が行われる。次に、ステップ１４１におい
て、上記ｍが区切るべき頁数Ｎに達したか否かが判断さ
れ、達していない場合、ステップ１４３において、ｍが
インクリメントされ、ｍがＮに達するまで上記ステップ
１３７および１３９が繰り返される。上記ステップ１３
７、１３９、１４１、１４３の一連の新文書の追加処理
を模式的に示すと図６（ａ）、（ｂ）、図７の様にな
る。そして、上記ステップ１４１において上記ｍがＮに
達している場合、ステップ１４５、１４７において、上
記新文書および元文書の後処理（格納ファイルのクロー
ズ等）が行われ、上記別文書としての区切り処理が終了
される。

【００１４】

【発明の効果】本発明によれば、複数の文書の登録作業
途中で表示部に文書を表示しつつ、入力装置により文書
の区切りを認識させ文書を任意の箇所で分割することが
できるので、操作者が登録中に自由に文書を区切れるよ
うになった。また、従来までは仕切紙を挟む必要があっ
たが、その手間を省けるようになった。また、上記文書
の区切りを表示したり音声で知らせたりするので、操作
者がたやすく文書の区切りを確認することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を実施した電子ファイル装置の概略構成
図である。

【図２】図１に示した電子ファイル装置における複数文
書の登録時の文書区切り処理のフローチャート図であ
る。

【図３】本発明による電子ファイル装置の第２実施例に
おける文書区切り処理のフローチャート図である。

【図４】図３のステップ１１７における文書分割処理の
フローチャート図である。

【図５】図４のステップ１２５における別文書としての
区切り処理のフローチャート図である。

【図６】(a) 及び(b) は一連の新文書の追加処理を模式
的に示した説明図である。

【図７】一連の新文書の追加処理を模式的に示した説明
図である。

【符号の説明】

１…スキャナ、３…マウ
ス、５…キーボード、７…文
書画像処理部、９…文書画像メモリ、
１１…圧縮データメモリ、１３…ビデオメモリ、
１５…ＣＲＴ表示部、１７…プリン
タ、１９…プログラムメモ
リ、２１…ＣＰＵ部、２３…
ＬＣＤ、１０１〜１４７…各ステップ、

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数の文書情報を読み込んで登録し、必
要時に所望の文書情報を検索して読み出す電子ファイル
装置であって、上記複数の文書情報の登録時に、上記複
数の文書の任意の区切りを認識し、上記認識された区切
りまでの文書を１つの文書として区切って登録処理する
入力手段を具備することを特徴とする電子ファイル装
置。
【請求項２】上記入力手段が、上記認識された区切り
の頁番号を記憶し、その記憶された頁番号に従って上記
複数の文書を分割して登録することを特徴とする請求項
１記載の電子ファイル装置。
【請求項３】上記入力手段が、上記区切りの認識ごと
に表示を行うことを特徴とする請求項１記載の電子ファ
イル装置。
【請求項４】上記入力手段が、上記区切りの認識ごと
に音声の発声を行うことを特徴とする請求項１記載の電
子ファイル装置。
【請求項５】上記入力手段が、上記区切りの認識ごと
に表示を行うことを特徴とする請求項２記載の電子ファ
イル装置。
【請求項６】上記入力手段が、上記区切りの認識ごと
に音声の発声を行うことを特徴とする請求項２記載の電
子ファイル装置。