JPH07121523A - Document processor - Google Patents
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- JPH07121523A JPH07121523A JP5285774A JP28577493A JPH07121523A JP H07121523 A JPH07121523 A JP H07121523A JP 5285774 A JP5285774 A JP 5285774A JP 28577493 A JP28577493 A JP 28577493A JP H07121523 A JPH07121523 A JP H07121523A
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- edition
- distribution destination
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Abstract
Description
【０００１】[0001]
【産業上の利用分野】この発明は、ＤＴＰ（デスク・ト
ップ・パブリッシング）や、ワードプロセッサ、ワーク
ステーション等の文書処理装置の改良に係り、特に、文
書データの管理、印刷、送信等を含む配布作業に際し
て、すでに配布済みの配布先には文書の改訂部分のみ、
新規に追加された配布先には文書の全てが、迅速かつ正
確に行えるようにした配布作業支援機能を付加すること
により、文書作成後の配布作業の能率を向上させた文書
処理装置に関する。BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to improvements in document processing devices such as DTP (desk top publishing), word processors, and workstations, and in particular, distribution work including management of document data, printing and transmission. At that time, only the revised part of the document will be delivered to the already distributed recipients,
The present invention relates to a document processing apparatus in which the efficiency of distribution work after document creation is improved by adding a distribution work support function that allows all documents to be quickly and accurately performed to the newly added distribution destination.
【０００２】[0002]
【従来の技術】一般に、ワードプロセッサ等の文書処理
装置では、所定の配布先へ送付するために、イメージデ
ータを含む所望の文書データを作成して印刷した後、配
布作業を行っている。具体的にいえば、文書処理装置に
より文書を作成して、関係する各部署へ配布する場合に
は、文書を作成した後、作成した文書を印刷する。2. Description of the Related Art Generally, in a document processing apparatus such as a word processor, in order to send it to a predetermined distribution destination, desired document data including image data is created and printed, and then distributed. Specifically, in the case of creating a document by the document processing device and distributing it to each related department, after creating the document, the created document is printed.
【０００３】この文書印刷の際には、配布先の部数分だ
け複製して、それぞれの文書に宛先を記入する、等の一
連の作業の大部分を人手によって行っていた。また、近
年、ファックス送信機能を備えた文書処理装置も出現し
ているが、この機能を使用して文書を配布する場合に
は、その準備作業として、宛先を入力する必要がある。At the time of printing this document, most of the series of operations, such as copying the number of copies of the distribution destination and entering the address in each document, were manually performed. Further, in recent years, a document processing apparatus having a fax transmission function has also appeared, but when distributing a document using this function, it is necessary to input an address as a preparatory work.
【０００４】この点は、すでに作成した文書を、後日に
なって更新し、再び送信する場合も同様で、その度ごと
に、宛先を入力しなければならない。このように、従来
の文書処理装置には、文書毎の配布先を登録したり、自
動的に、各配布先への必要部数を印刷したり、あるいは
ファックス送信するような機能は設けられていないの
で、全体として多くの作業を人手で行う必要がある。This point is the same when the already created document is updated at a later date and sent again, and the destination must be input each time. As described above, the conventional document processing apparatus is not provided with the function of registering the distribution destination of each document, automatically printing the required number of copies to each distribution destination, or faxing. Therefore, a lot of work needs to be done manually as a whole.
【０００５】特に、団体や企業などの組織体において
は、通常、長期間にわたって必要な文書の管理が要求さ
れる。しかも、それぞれの文書は、度たびその内容が改
訂され、またその配布先も、複数の人物や部署であるよ
うな文書が、いくつも存在している。そのため、今回配
布された文書は、そのどの部分が改訂されたのか、ま
た、配布先についても、すでに以前の版の文書が配布さ
れていたり、今回新たに配布されたり、各種のケースが
あり、文書作成後の配布作業に、多くの手間を要する、
という不都合があった。In particular, organizations such as organizations and companies are usually required to manage necessary documents for a long period of time. Moreover, the content of each document is frequently revised, and there are many documents in which the distribution destination is a plurality of persons or departments. Therefore, there are various cases such as which part of the document distributed this time has been revised, and the distribution destination has already distributed the previous version of the document, this time newly distributed, etc. It takes a lot of time and effort to distribute documents,
There was an inconvenience.
【０００６】[0006]
【発明が解決しようとする課題】この発明では、従来の
文書処理装置におけるこのような文書作成後の配布作業
の不都合を解決し、文書が改訂されたり、配布先が追加
・削除されたりした場合に、必要な配布先に、文書の必
要な内容部分だけが配布できるようにして、情報の必要
な部分だけが、確実に所要の配布先へ届けられるように
した文書処理装置を提供することを目的とする。具体的
にいえば、第１に、文書毎に配布先の履歴情報（追加・
削除等）を管理することにより、文書の出力時に、その
時点における配布先に対して、変更部分のみを送付する
こと、第２に、配布先の履歴管理を文書の履歴情報（追
加・削除等）と別個に記憶することにより、文書の内容
の変更と独立して、配布されていない配布先に対して、
その時点の文書の必要な部分を送付すること、第３に、
新たに削除された配布先に対して、以後の文書は送付し
ない旨の通知を出力して、必要な配布先が誤って削除さ
れることを防止すること、などの文書配布作業支援機能
を備えた文書処理装置を提供することである。SUMMARY OF THE INVENTION According to the present invention, inconvenience of the distribution work after the document is created in the conventional document processing apparatus is solved, and the document is revised or the distribution destination is added or deleted. In addition, it is necessary to provide a document processing apparatus that can deliver only the necessary content part of a document to a necessary distribution destination and can reliably deliver only the necessary part of information to a required distribution destination. To aim. More specifically, firstly, history information (addition /
By managing the deletion, etc., when the document is output, only the changed part is sent to the distribution destination at that time. Secondly, the history management of the distribution destination is added to the history information (addition / deletion etc.) of the document. ) Separately from each other, so that it can be distributed to undistributed recipients independently of changes in the content of the document.
Send the required parts of the document at that time, third,
Equipped with a document distribution work support function, such as outputting a notification to the newly deleted distribution destination that future documents will not be sent, and preventing the necessary distribution destination from being deleted accidentally. Another object of the present invention is to provide a document processing device.
【０００７】[0007]
【課題を解決するための手段】この発明では、第１に、
文字・領域等のデータからなる文書を入力する手段と、
これらの文書データを記憶・保存する手段と、記憶され
た文書を出力する手段と、文書を表示・再編集する手段
とを具備する文書処理装置であり、かつ、文書ごとの版
の履歴情報を取得して各履歴間の差分のみを印刷する手
段を具備し、文書ごとに配布先の一覧を登録しておき、
配布先の数だけ印刷する機能と、配布先の名称を文書に
差し込み印刷する機能を備えた文書処理装置において、
前記配布先の履歴情報を文書の版と同期させて取得する
手段を備え、該手段によって配布先の履歴情報を文書の
版と同期させて取得して、新規に追加された配布先には
文書の全てを配布し、前版のときから登録されていた配
布先には文書の差分の範囲のみを配布するように構成し
ている。According to the present invention, firstly,
A means to input a document consisting of data such as characters and areas,
A document processing apparatus comprising means for storing / saving these document data, means for outputting the stored document, and means for displaying / re-editing the document, and the history information of the version for each document It is equipped with a means for acquiring and printing only the differences between the histories, registering a list of distribution destinations for each document,
In a document processing device that has the function of printing only the number of distribution destinations and the function of inserting and printing the name of the distribution destination into the document,
A means for acquiring the history information of the distribution destination in synchronization with the version of the document is provided, the history information of the distribution destination is acquired in synchronization with the version of the document, and the document is added to the newly added distribution destination. Is distributed, and only the range of document differences is distributed to the distribution destinations registered from the previous version.
【０００８】第２に、上記第１の文書処理装置におい
て、前記配布先の一覧の履歴情報と文書の版の履歴情報
とを別個に記録する記録手段を備え、記録手段により文
書が改訂されなくても配布先を変更することを可能にし
て、新規に追加された配布先に版の改訂を待つことなく
文書を配布するように構成している。Secondly, in the first document processing apparatus, a recording means for separately recording the history information of the list of distribution destinations and the history information of the version of the document is provided, and the document is not revised by the recording means. However, the distribution destination can be changed, and the document is distributed to the newly added distribution destination without waiting for revision of the edition.
【０００９】第３に、上記第１または第２の文書処理装
置において、前回の配布先には登録されていて、新規に
削除された配布先を検出する検出手段を備え、該削除さ
れた配布先に対して文書配布差し止め通知を配布するよ
うに構成している。Thirdly, the above-mentioned first or second document processing apparatus is provided with a detecting means for detecting a newly deleted distribution destination registered as the distribution destination of the last time, and the deleted distribution. The document distribution suspension notice is distributed to the destination.
【００１０】[0010]
【この発明が前提とする先願発明の文書処理装置】この
発明では、この発明の出願人によって先に出願された文
書処理装置（平成５年１０月１９日出願の発明の名称
「文書処理装置」）の機能を利用しており、さらに、そ
の機能に文書の配布支援機能を付加している。この先に
出願された文書処理装置（以下、先願発明の文書処理装
置という）では、文書の改訂による内容の変更を、文書
の変更に関する情報（履歴保存用の履歴コードを使用し
て、文書データ中に実データとして保持しておき、必要
に応じて、文書の履歴情報を取り出し、所望の版の文書
を出力するようにしている。Document Processing Device of Prior Invention Premised on the Present Invention In the present invention, the document processing device previously filed by the applicant of the present invention (the title of the invention filed on Oct. 19, 1993 "Document Processing Device" )) Function is used, and a document distribution support function is added to the function. In the document processing apparatus filed earlier (hereinafter referred to as the document processing apparatus of the invention of the prior application), the content change due to the revision of the document is changed to the information about the change of the document (history code for history storage is used, It is stored as actual data inside, and if necessary, the history information of the document is taken out and a desired version of the document is output.
【００１１】すなわち、この発明の文書処理装置では、
文字・領域等のデータからなる文書を入力する手段と、
これらの文書データを記憶・保存する手段と、記憶され
た文書を出力する手段と、文書を表示・再編集する手段
とを具備する文書処理装置であり、かつ、文書ごとの版
の履歴情報を取得して各履歴間の差分のみを印刷する機
能を備えた文書処理装置を前提にし、その機能をさらに
拡張している。That is, in the document processing device of the present invention,
A means to input a document consisting of data such as characters and areas,
A document processing apparatus comprising means for storing / saving these document data, means for outputting the stored document, and means for displaying / re-editing the document, and the history information of the version for each document The function is further expanded on the premise that the document processing apparatus has a function of acquiring and printing only the difference between the histories.
【００１２】このように、文書ごとの版の履歴情報を取
得して各履歴間の差分のみを印刷する手段を具備し、文
書ごとに配布先の一覧を登録しておき、配布先の数だけ
印刷する機能と、配布先の名称を文書に差し込み印刷す
る機能を備えた文書処理装置は、公知の文書処理装置で
はないので、最初に、その構成を説明する。この機能
は、第１に、文書データに、以前に作成された版である
ことを示す履歴情報の属性コードを付加する属性コード
付加手段を備え、当該文書データの保存時に、該属性コ
ード付加手段によって履歴情報の属性コードを付加する
ことにより、文書の変更履歴の情報を文書データ中に記
憶する構成によって実現される（先願発明の請求項
１）。As described above, a means for acquiring the history information of the version for each document and printing only the difference between the histories is provided, a list of distribution destinations is registered for each document, and only the number of distribution destinations is registered. A document processing apparatus having a function of printing and a function of inserting and printing the name of a distribution destination in a document is not a known document processing apparatus, and therefore its configuration will be described first. This function includes, firstly, attribute code adding means for adding the attribute code of the history information indicating that the document data is a previously created version to the document data, and the attribute code adding means when the document data is saved. By adding the attribute code of the history information according to the above, it is realized by the structure in which the information of the change history of the document is stored in the document data (Claim 1 of the prior application).
【００１３】第２に、記憶された変更履歴の情報を用い
て、指定の版の文書を出力する構成によって実現される
（先願発明の請求項２）。Secondly, it is realized by a configuration for outputting a document of a designated version by using the stored change history information (claim 2 of the prior invention).
【００１４】第３に、記憶された変更履歴の情報を用い
て、２つの指定された版の間で、異なる頁の文書のみを
出力する構成によって実現される（先願発明の請求項
３）。Thirdly, it is realized by a configuration in which only the documents of different pages between the two designated versions are output using the stored change history information (claim 3 of the prior application). .
【００１５】第４に、記憶・保存された変更履歴の情報
を、変更履歴一覧表としてリスト出力する構成によって
実現される（先願発明の請求項４）。Fourthly, it is realized by a configuration in which the stored / saved change history information is output as a list of change history list (claim 4 of the prior invention).
【００１６】先願発明の文書処理装置は、このような構
成によって、文書ごとの版の履歴情報を取得して各履歴
間の差分のみを印刷する機能を実現している。この先願
発明の文書処理装置では、文書の改訂による内容の変更
を、文書の変更に関する情報（履歴保存用の履歴コード
を使用して、文書データ中に実データとして保持してお
き、必要に応じて、文書の履歴情報を取り出し、所望の
版の文書を出力するようにしている。The document processing apparatus according to the invention of the prior application realizes the function of acquiring the history information of the version of each document and printing only the difference between the histories by such a configuration. In the document processing apparatus according to the invention of the prior application, the information about the change of the document due to the revision of the document is stored as the actual data in the document data by using the history code for storing the history, and if necessary, Then, the history information of the document is taken out and the desired version of the document is output.
【００１７】そのために、先願発明では、実際の文書の
変更処理は、挿入か削除かの２種類のみであるという点
に着目し、文書の変更に関する情報（履歴保存用の履歴
コードや、文字を修飾するための属性付けコードなどの
情報）を、テキストデータと共に、文書の実データの中
に保存することよって、特別な管理テーブルや変更履歴
ファイルの使用を不要にしている。まず、先願発明の文
書処理装置で使用する履歴保存用の属性コードについ
て、詳しく説明する。なお、アンダーラインや網かけ等
の装飾された文字に付加する属性付けの制御コードにつ
いても、同様に、履歴保存する。Therefore, in the prior invention, attention is paid to the fact that there are only two types of actual document modification processing: insertion or deletion, and information relating to document modification (history code for history storage and characters). The information such as the attribute code for modifying the) is stored in the actual data of the document together with the text data, thereby eliminating the need for using a special management table or change history file. First, the history saving attribute code used in the document processing apparatus of the prior invention will be described in detail. Similarly, the control code for attribute addition to the underlined or shaded character is also stored in the history.
【００１８】図１２は、履歴保存用の属性コードについ
て、そのコード構成の一実施例を示す図である。FIG. 12 is a diagram showing an embodiment of the code structure of the history saving attribute code.
【００１９】この図１２に示すように、履歴保存用の属
性コード（以下、履歴コードという）は、挿入ＩＤ、削
除ＩＤ、挿入日時、削除日時、の各情報から構成され
る。これらの情報は、以降の文書データを挿入したこと
を示す挿入ＩＤ、同じく以降の文書データを削除したこ
とを示す削除ＩＤ、およびその編集日時である。As shown in FIG. 12, the history storing attribute code (hereinafter referred to as history code) is composed of information of an insert ID, a delete ID, an insert date and time, and a delete date and time. These pieces of information are an insertion ID that indicates that the subsequent document data has been inserted, a deletion ID that indicates that the subsequent document data has been deleted, and the edit date and time.
【００２０】なお、ＩＤは、「１」から始まる数値で、
ある１つの編集の区切りで増加される。一般的には、こ
のＩＤは、文書の版を表わす。ただし、挿入ＩＤが
「０」の場合には、文書データの最後尾を表わし、ま
た、削除ＩＤが「０」の場合には、削除されていないこ
とを表わしている、ものとする。The ID is a numerical value starting from "1",
It is incremented by one edit break. Generally, this ID represents the version of the document. However, it is assumed that the insertion ID of "0" represents the end of the document data, and the deletion ID of "0" represents that the document data has not been deleted.
【００２１】このような履歴コードは、１個ずつ独立し
て使用され（入れ子にすることはできない）、次の履歴
コードが入力されるまで有効である。また、編集の区切
り、すなわち、現在編集中ＩＤの更新は、ユーザが文書
を登録するときに、編集中登録か、版としての確定登録
か、を指示することによって行い、後者の場合には、版
としての確定登録を行った時点で、編集中ＩＤを「１」
増やす。次に、先願発明の文書処理装置の構成につい
て、説明する。Such history codes are used one by one independently (cannot be nested) and are valid until the next history code is input. Further, the break of editing, that is, the updating of the ID currently being edited is performed by the user when registering a document, by instructing whether to register during editing or finalized registration as a version. In the latter case, At the time of final registration as a version, the editing ID is "1".
increase. Next, the configuration of the document processing apparatus of the invention of the prior application will be described.
【００２２】図１３は、先願発明の文書処理装置につい
て、その要部構成の一実施例を示す機能ブロック図であ
る。図において、１１は表示部、１２はキー入力部、１
３はポインティング・デバイス入力部、１４は操作部、
１５は制御部、１６は編集中データ格納メモリ、１７は
版作成部、１８は文書データ処理部、１９は履歴テーブ
ル作成部、２０はテーブル展開部、２１は文書記憶部、
２２はテーブル記憶部、２３は出力制御部、２４は出力
装置を示す。FIG. 13 is a functional block diagram showing an embodiment of the main configuration of the document processing apparatus of the invention of the prior application. In the figure, 11 is a display unit, 12 is a key input unit, 1
3 is a pointing device input unit, 14 is an operation unit,
Reference numeral 15 is a control unit, 16 is a data storage memory during editing, 17 is a version creation unit, 18 is a document data processing unit, 19 is a history table creation unit, 20 is a table expansion unit, 21 is a document storage unit,
Reference numeral 22 is a table storage unit, 23 is an output control unit, and 24 is an output device.
【００２３】この図１３に示す文書処理装置は、ハード
的には、履歴テーブル作成部１９と、テーブル展開部２
０と、テーブル記憶部２２とが付加された点で、従来の
装置と異なっている。各部の機能は、概略次のとおりで
ある。表示部１１は、編集中の文書の内容や、操作上の
メッセージ等を可視パターンで表示するディスプレイで
ある。In terms of hardware, the document processing apparatus shown in FIG. 13 has a history table creating section 19 and a table expanding section 2
It is different from the conventional device in that 0 and the table storage unit 22 are added. The function of each part is as follows. The display unit 11 is a display that displays the content of the document being edited, operational messages, and the like in a visible pattern.
【００２４】キー入力部２２は、キーボードからの入力
を受け付ける機能を有している。ポインティング・デバ
イス入力部１３は、同じく、ポインティング・デバイス
からの入力を受け付ける機能を有している。The key input section 22 has a function of receiving an input from the keyboard. Similarly, the pointing device input unit 13 has a function of receiving an input from the pointing device.
【００２５】操作部１４は、各種の入力装置からの入力
を制御し、制御部１５に対して指示を行う。制御部１５
は、システム全体の制御を司る機能を有する。編集中デ
ータ格納メモリ１６は、編集中の文書データを格納し、
また、格納されたデータに対して処理を行うための記憶
装置である。The operation unit 14 controls inputs from various input devices and gives instructions to the control unit 15. Control unit 15
Has a function of controlling the entire system. The editing data storage memory 16 stores document data being edited,
It is also a storage device for processing the stored data.
【００２６】版作成部１７は、文書データから各種の版
を組み上げる機能を有している。文書データ処理部１８
は、文書データや文書作成の機能を有し、また、格納さ
れた文書データのフォーマット情報による処理等の制御
を司る。履歴テーブル作成部１９は、文書データから履
歴情報を作成する。The version creating unit 17 has a function of assembling various versions from document data. Document data processing unit 18
Has a function of document data and document creation, and controls the processing of the stored document data according to the format information. The history table creation unit 19 creates history information from document data.
【００２７】テーブル展開部２０は、履歴テーブルから
履歴一覧表を作成する機能を有している。文書記憶部２
１は、文書を保管する記憶装置である。テーブル記憶部
２２は、履歴テーブルを一時記憶し、処理を行う。The table expanding section 20 has a function of creating a history list from the history table. Document storage unit 2
Reference numeral 1 is a storage device for storing documents. The table storage unit 22 temporarily stores the history table and performs processing.
【００２８】出力制御部２３は、出力データおよび出力
装置２４の制御を司る機能を有している。出力装置２４
は、プリンタやファクシミリ等のハードコピーを作成す
る出力手段である。The output control unit 23 has a function of controlling output data and the output device 24. Output device 24
Is an output means for making a hard copy such as a printer or a facsimile.
【００２９】すでに述べたように、この先願発明では、
文書の変更に関する情報は、文書の実データの中に保存
されており、特別な管理テーブルや変更履歴ファイルは
使用しない。すなわち、新たに付加された履歴テーブル
作成部１９は、文書データから履歴情報を作成し、ま
た、テーブル記憶部２２は、作成された履歴テーブルを
一時記憶するだけであって、従来のように、履歴テーブ
ルそれ自体は不要である。As described above, in the invention of this prior application,
Information about document changes is stored in the actual data of the document and no special management table or change history file is used. That is, the newly added history table creation unit 19 creates history information from the document data, and the table storage unit 22 only temporarily stores the created history table. The history table itself is unnecessary.
【００３０】次に、先願発明の文書処理装置において、
挿入／削除時における内部処理について詳しく説明す
る。以下の説明では、理解を容易にするために、履歴コ
ードの挿入ＩＤと削除ＩＤとを、それぞれ１桁の数値と
して、「Ｒ１３」等で表わすことにする。Next, in the document processing apparatus of the prior invention,
The internal processing at the time of insertion / deletion will be described in detail. In the following description, for ease of understanding, the insertion ID and the deletion ID of the history code will be represented by “R13” or the like as a one-digit numerical value.
【００３１】例えば、この「Ｒ１３」は、以降のデータ
が、第１版で挿入され、第３版で削除されたことを表わ
す。この実施例における文書処理装置の文書データ構造
は、次の図１４から図１６に示すとおりである。具体的
な文書作成時の処理について、文書の変更の一例と、そ
のときの内部データ（実データ）とを対比して説明す
る。For example, this "R13" indicates that the following data has been inserted in the first edition and deleted in the third edition. The document data structure of the document processing apparatus in this embodiment is as shown in FIGS. 14 to 16 below. A specific process of creating a document will be described by comparing an example of changing a document with internal data (actual data) at that time.
【００３２】図１４は、先願発明の文書処理装置におい
て、文書の変更と、そのときの内部データとを対比した
一例を示す図である。図において、Ａ３１は第１版の文
書、Ａ３２は第１版の文書の実データ、Ａ３３は第１版
の文書に挿入される文書、Ａ３４は第２版の文書、Ａ３
５は第２版の文書の実データ、Ａ３６は第２版の文書か
ら削除される文書、Ａ３７は第３版の文書、Ａ３８は第
３版の文書の実データを示す。FIG. 14 is a diagram showing an example in which a document change is compared with internal data at that time in the document processing apparatus of the prior invention. In the figure, A31 is the first edition document, A32 is the actual data of the first edition document, A33 is the document to be inserted into the first edition document, A34 is the second edition document, and A3.
Reference numeral 5 indicates the actual data of the second edition document, A36 indicates the document to be deleted from the second edition document, A37 indicates the third edition document, and A38 indicates the actual data of the third edition document.
【００３３】まず、図１４にＡ３１で示すような、第１
版の文書を作成すると、この第１版の文書の実データ
（内部データ）は、Ａ３２のようになる。すなわち、内
部データは、Ａ３２のように、文書の先頭に、第１版時
点の履歴コードとして、「Ｒ１０」（挿入ＩＤ）が入
り、その後に、第１版の文書Ａ３１の文字列データが並
び、最後に、「Ｒ００」（削除ＩＤ、削除されていない
ことを示す「０」の削除ＩＤ）が入る。First, as shown by A31 in FIG. 14, the first
When a version document is created, the actual data (internal data) of this version 1 document becomes A32. That is, in the internal data, as in A32, "R10" (insertion ID) is entered as the history code at the time of the first edition at the beginning of the document, and then the character string data of the first edition document A31 is arranged. Finally, "R00" (a deletion ID, a deletion ID of "0" indicating that it has not been deleted) is entered.
【００３４】次に、第２版として、第１版の文書Ａ３１
に対し、Ａ３３で示すような文書の挿入を行う。すなわ
ち、‘お’と‘か’の間に、‘カキクケコ’を挿入する
（Ａ３３）。Next, as the second edition, the first edition document A31
On the other hand, the document is inserted as indicated by A33. In other words, "Kakikokeko" is inserted between "O" and "Ka" (A33).
【００３５】この場合には、まず、挿入位置に履歴コー
ド「Ｒ２０」を入れ、その後に挿入する文字列データを
入れる。最後に、挿入位置の以前（第１版時点）の履歴
コード「Ｒ１０」を入れる。In this case, first, the history code "R20" is inserted at the insertion position, and then the character string data to be inserted is inserted. Finally, the history code “R10” before the insertion position (at the time of the first edition) is inserted.
【００３６】その結果、文書の実データは、Ａ３５で示
すようになる。すなわち、第２版で挿入された文字列デ
ータ‘カキクケコ’（Ａ３３）は、先頭に、第２版で挿
入されたことを示す履歴コード「Ｒ２０」が、最後に、
以後の文字列データは、第１版のときと変更がないこと
を示す「Ｒ１０」が、それぞれ付加された状態に変更さ
れる。As a result, the actual data of the document becomes as shown by A35. That is, the character string data “Kakikukeko” (A33) inserted in the second edition has the history code “R20” indicating that it was inserted in the second edition at the beginning,
The subsequent character string data is changed to a state in which “R10” indicating that there is no change from that in the first version is added.
【００３７】この第２版の文書Ａ３４（実データはＡ３
５）について、さらに、第３版で、Ａ３６のように削除
を行うとする。図１４では、文書Ａ３４中から、文字列
データ‘タタ’（Ａ３６）の２文字を削除する場合とす
る。This second edition document A34 (actual data is A3
Regarding 5), it is assumed that deletion is performed like A36 in the third edition. In FIG. 14, it is assumed that two characters of the character string data “Tata” (A36) are deleted from the document A34.
【００３８】この場合には、削除開始位置の以前（第２
版時点）の履歴コード「Ｒ１０」を取得し、そのコード
の削除ＩＤを３にした履歴コード「Ｒ１３」を、Ａ３６
の文字列データ‘タタ’の先頭へ入れ、また、最後に、
以後の文字列データは、それ以前と変更がないことを示
す履歴コード「Ｒ１０」（この場合には、第１版と第２
版とで変更がないので、実質的には第１版で作成された
データであることを示す「Ｒ１０」となる）を入れる。
したがって、第３版の文書としては、文書Ａ３４中から
文字列データ‘タタ’（Ａ３６）が削除されて、第３版
の文書Ａ３７（実データはＡ３８）が表示されることに
なる。In this case, before the deletion start position (second
The history code “R10” of the (version point) is acquired, and the history code “R13” with the deletion ID of the code set to 3 is A36
Put in the beginning of the character string data of "Tata", and at the end,
The character string data thereafter is the history code “R10” indicating that there is no change from that before (in this case, the first version and the second version).
Since there is no change in the version, "R10" indicating that the data was created in the first version is entered).
Therefore, as the third edition document, the character string data “Tata” (A36) is deleted from the document A34, and the third edition document A37 (actual data is A38) is displayed.
【００３９】すなわち、第３版の実データＡ３８は、第
２版の実データＡ３５について、Ａ３６の‘タタ’が削
除されるが、その文字列データ‘タタ’の前に、第１版
で挿入（作成）され、第３版で削除されたことを示す履
歴コード「Ｒ１３」が、その後には、後続の文字列デー
タが第１版で作成されたデータであることを示す履歴コ
ード「Ｒ１０」が、それぞれ加えられた形にされる。こ
のように、過去の版に対する削除処理を行った場合、Ａ
３７に示すように、削除された文字列データは、表示画
面から消えるが、内部の実データには、履歴コード「Ｒ
１３」が付加されるだけであり、実際には、削除対象の
文字列データの削除は行われず、そのまま保持されてい
る。That is, in the third version of the actual data A38, the "ta" of A36 is deleted from the second version of the actual data A35, but the first version is inserted before the character data "ta". A history code “R13” that is (created) and deleted in the third edition is followed by a history code “R10” that indicates that the subsequent character string data is data created in the first edition. Are added to each. In this way, when the deletion process for the past edition is performed, A
As shown in 37, the deleted character string data disappears from the display screen, but the history code “R
13 ”is only added, and in reality, the character string data to be deleted is not deleted and is retained as it is.
【００４０】以上に述べた図１４の一例は、第１版とし
て作成された文書Ａ３１に、Ａ３３の文字列データを挿
入して第２版の文書Ａ３４に変更し、さらに、Ａ３６の
文字列データを削除して第３版の文書Ａ３７を作成する
処理である。以上に説明したこの発明で使用する履歴コ
ードは、次のように要約することができる。ここでは、
第ｎ版の文書を作成している場合とする。In the example of FIG. 14 described above, the character string data of A33 is inserted into the document A31 created as the first version to change it to the document A34 of the second version, and the character string data of A36 is further added. Is deleted to create the third edition document A37. The history code used in the present invention described above can be summarized as follows. here,
It is assumed that an nth edition document is being created.
【００４１】この場合に、挿入や削除を行うときには、
次のようにする。挿入のときは、カーソル位置（および
範囲）の履歴コードが「Ｒｎ０」であるとすれば、通常
の操作と同様に、文書データのみ挿入する。In this case, when inserting or deleting,
Do the following: At the time of insertion, if the history code at the cursor position (and range) is "Rn0", only the document data is inserted as in a normal operation.
【００４２】他方、第ｎ版以前の文書に対して変更を加
えるときには、変更対象の第ｋ版の文書については、そ
の挿入（作成）時の数字と、変更を行った第ｎ版の数字
とで示す履歴コード「Ｒｋｎ」を使用する。ただし、ｋ
＜ｎである。すなわち、第ｎ版であることは、履歴コー
ド中のｎの有無で判断され、もし、十位の桁であれば、
第ｎ版で挿入され、一位の桁であれば、第ｎ版で削除さ
れたことが示される。On the other hand, when making a change to the document of the nth edition or earlier, the number of the kth edition of the document to be changed is the number at the time of its insertion (creation) and the number of the changed nth edition. The history code “Rkn” indicated by is used. Where k
<N. That is, the nth edition is determined by the presence or absence of n in the history code, and if it is a tens digit,
It is inserted in the nth edition, and if it is the first digit, it indicates that it was deleted in the nth edition.
【００４３】以上に述べた図１４では、各版の文書が、
文字列データだけが作成されている場合である。しか
し、先願発明は、アンダーラインや網かけ等の装飾され
た文字（属性付けの制御コード）が混在している場合に
も、同様に実施することができる。In FIG. 14 described above, each version of the document is
This is the case when only character string data is created. However, the invention of the prior application can be implemented in the same manner even in the case where decorated characters such as underlines and shades (control codes for attribute assignment) are mixed.
【００４４】図１５は、先願発明の文書処理装置につい
て、その文書の画面表示と内部データの対応関係の一実
施例を示す図で、(1) は画面表示、(2) は内部データ、
(3)は属性付けの制御コードを示す。図において、ＵＮ
Ｄonはアンダーラインの開始、ＵＮＤoff はアンダーラ
インの終了、ＮＥＴonは網かけの開始、ＮＥＴoff は網
かけの終了を意味している。FIG. 15 is a diagram showing an embodiment of the correspondence between the screen display of the document and the internal data in the document processing apparatus of the invention of the earlier application. (1) is the screen display, (2) is the internal data,
(3) shows a control code for attribute assignment. In the figure, UN
Don means underline start, UNDoff means underline end, NETon means shading start, and NEToff means shading end.
【００４５】この図１５(1) に示すような文書が画面表
示されているとする。ここで、属性とは、アンダーライ
ンや網かけのように、文字に付ける装飾を意味してい
る。この場合の内部データ（実データ）は、図１５(2)
に示すように、文字列や句点等のキャラクタコードを示
すデータと、アンダーラインの開始ＵＮＤon，終了ＵＮ
Ｄoff 、および網かけの開始ＮＥＴon，終了ＮＥＴoff
を示す属性付けの制御コードから構成されている。It is assumed that the document shown in FIG. 15 (1) is displayed on the screen. Here, the attribute means a decoration attached to a character, such as underlining or shading. The internal data (actual data) in this case is shown in FIG. 15 (2).
As shown in, data indicating character codes such as character strings and punctuation, underline start UNDon, end UND
Doff, start NETon of shading, end NEToff
It is composed of an attributed control code indicating.
【００４６】また、変更履歴の保存には、履歴保存用の
属性コードを、文書データに埋め込むようにしている。
ここで、制御コード（属性付けの制御コード）を有する
文書に対して、削除の処理が行われる場合を説明する。When saving the change history, the history save attribute code is embedded in the document data.
Here, a case where the deletion process is performed on a document having a control code (control code for attribute assignment) will be described.
【００４７】図１６は、先願発明の文書処理装置におい
て、属性付けの制御コードを有する文書の変更と、その
ときの内部データとを対比した一例を示す図である。図
において、Ａ６１は第１版の文書、Ａ６２は第１版の文
書の実データ、Ａ６３は第１版の文書から削除される文
書、Ａ６４は第２版の文書、Ａ６５は第２版の文書の実
データ、Ａ６６は挿入された属性コードを示し、ＵＮＤ
onはアンダーラインの開始、ＵＮＤoff はアンダーライ
ンの終了を示す制御コードである。FIG. 16 is a diagram showing an example of a change of a document having an attributed control code and internal data at that time in the document processing apparatus of the prior invention. In the figure, A61 is the first edition document, A62 is the actual data of the first edition document, A63 is the document deleted from the first edition document, A64 is the second edition document, and A65 is the second edition document. Actual data, A66 indicates the inserted attribute code, UND
on is a control code indicating the start of underline, and UNDoff is a control code indicating the end of underline.
【００４８】この図１６では、Ａ６１で示すように、第
１版の文書の一部、すなわち、文字列データ‘カキクケ
コ’に、アンダーラインが付けられている場合である。
この場合の実データ（内部データ）は、Ａ６２に示すよ
うに、第１版の文書として作成されたことを示す履歴コ
ード「Ｒ１０」と、その最後を示す履歴コード「Ｒ０
０」の他に、アンダーラインの開始を示す制御コード
「ＵＮＤon」が、文字列データ‘カキクケコ’の先頭に
入り、また、その最後に、アンダーラインの終了を示す
制御コード「ＵＮＤoff 」が入っている。In FIG. 16, as indicated by A61, a part of the first edition document, that is, the character string data "Kakikokeko" is underlined.
The actual data (internal data) in this case is, as indicated by A62, a history code "R10" indicating that the document was created as a first edition document and a history code "R0" indicating the end thereof.
In addition to "0", the control code "UNDon" indicating the start of underline is entered at the beginning of the character string data "Kakikukeko", and the control code "UNDoff" indicating the end of underline is entered at the end. There is.
【００４９】この第１版の文書Ａ６１に対して、Ａ６３
に示す文字列データ‘えおカキク’を削除して第２版の
文書を作成すると、表示画面上には、Ａ６４に示すよう
な第２版の文書が得られる。また、その実データは、Ａ
６５に示すように変化する。すなわち、削除対象の文字
列データ‘えおカキク’の先頭に、履歴コード「Ｒ１
２」（第１版で作成されて、第２版で削除されたことを
示す履歴コード）が入る。For this first edition document A61, A63
When the second edition document is created by deleting the character string data “EoKaki” shown in, a second edition document such as A64 is obtained on the display screen. The actual data is A
Change as shown at 65. In other words, the history code "R1
2 ”(history code indicating that it was created in the first edition and deleted in the second edition).
【００５０】この場合には、削除対象の文字列に、アン
ダーラインが付けられた文字列データ‘カキク’も含ま
れているので、その文字列の最後、すなわち、この第２
版でアンダーラインが開始される文字‘ケ’の先頭に、
履歴コード「Ｒ２０」と、アンダーラインの開始を示す
制御コード「ＵＮＤon」とを挿入し、その後に、先の図
１４で述べたように、履歴コード「Ｒ１０」を挿入す
る。この図１６のように、削除範囲に、アンダーライン
や網かけのような制御コードの片方が含まれている場合
には、その削除範囲内にある制御コード（削除ＩＤが
「０」の領域内の属性文書データ）を、出現順に削除範
囲の最終位置に挿入すればよい。In this case, since the character string to be deleted also includes the underlined character string data "Kaki", the end of the character string, that is, the second character
At the beginning of the letter'ke 'where underlining starts in the edition,
The history code “R20” and the control code “UNDon” indicating the start of underlining are inserted, and then the history code “R10” is inserted as described in FIG. As shown in FIG. 16, when the deletion range includes one of the control codes such as underline and shading, the control code within the deletion range (within the area with the deletion ID “0”) Attribute document data of) may be inserted at the final position of the deletion range in the order of appearance.
【００５１】すなわち、図１６の場合には、アンダーラ
インが付けられた文字列データ‘カキク’が削除範囲内
にあるので、このコード（アンダーラインの開始を示す
制御コード「ＵＮＤon」）を、削除対象文字列の最終位
置へ、履歴コード「Ｒ２０」に続けて挿入する。以上の
ように、変更される文字列（修正対象の文字列）に、ア
ンダーラインや網かけのような属性が付けられた文字が
含まれている場合でも、履歴コードに続けて、その変更
を指示する制御コードを挿入すれば、文書の変更履歴を
含む実データが得られる。That is, in the case of FIG. 16, since the underlined character string data'Kaki 'is within the deletion range, this code (control code "UNDon" indicating the start of underlining) is deleted. The history code "R20" is inserted at the last position of the target character string. As described above, even if the character string to be changed (correction target character string) contains characters with attributes such as underline and shading, the change must be made after the history code. By inserting the control code to instruct, the actual data including the change history of the document can be obtained.
【００５２】このような履歴コードや制御コードに関す
る処理は、図１３の文書データ処理部８によって実行さ
れる。以上に詳しく説明したように、先願発明の文書処
理装置では、文書の変更に関する履歴保存用の属性コー
ド（履歴コード）や属性付けの制御コードなどの情報
を、文書の実データの中に保存することより、特別な管
理テーブルや変更履歴ファイルの使用を不要にしてい
る。The processing relating to such history code and control code is executed by the document data processing unit 8 in FIG. As described in detail above, in the document processing apparatus of the invention of the prior application, information such as a history saving attribute code (history code) and an attribute control code relating to document modification is stored in the actual data of the document. By doing so, it is not necessary to use a special management table or change history file.
【００５３】以上のように、先願発明の文書処理装置で
は、文書の変更履歴の情報を自動的に保存するようにし
ている（請求項１の発明）。したがって、文書の変更履
歴の情報の管理を容易に行うことができる。また、請求
項１の文書処理装置において、保存された文書から履歴
の情報が自動的に抽出できるようにしている。As described above, in the document processing apparatus of the invention of the prior application, the information of the change history of the document is automatically saved (the invention of claim 1). Therefore, it is possible to easily manage the information of the change history of the document. Further, in the document processing apparatus according to the first aspect, the history information can be automatically extracted from the stored document.
【００５４】すなわち、保存された文書から履歴情報を
自動的に抽出するようにした点に特徴を有している。保
存された履歴情報を含む文書データから第ｎ版の文書を
取り出すには、挿入ＩＤがｎ以下で、かつ削除ＩＤが
「０」または「ｎ」より大きいものを抽出すればよい。That is, the feature is that the history information is automatically extracted from the stored document. In order to retrieve the nth version of the document from the stored document data including history information, it is sufficient to extract a document having an insertion ID of n or less and a deletion ID of “0” or larger than “n”.
【００５５】図１７は、第１版から第４版の文字列デー
タと、各版における変更部分との対応関係の一例、およ
び第４版の実データを示す図で、(1) は第１版から第４
版の文字列データと、各版における変更部分、(2) は第
４版の実データを示す。図において、Ａ７１は第１版の
文字列データ、Ａ７２は第２版の文字列データ、Ａ７３
は第３版の文字列データ、Ａ７４は第４版の文字列デー
タ、Ａ７５は第２版の文字列に挿入される文字列デー
タ、Ａ７６は第３版の文字列に挿入される文字列デー
タ、Ａ７７は第４版で削除される文字列データ、Ａ７８
は第４版の実データを示す。FIG. 17 is a diagram showing an example of the correspondence between the character string data of the 1st to 4th editions and the changed parts in each edition, and the actual data of the 4th edition, where (1) is the first 4th edition
The character string data of the version and the changed part in each version, (2) shows the actual data of the 4th version. In the figure, A71 is the character string data of the first edition, A72 is the character string data of the second edition, and A73.
Is the character string data of the third edition, A74 is the character string data of the fourth edition, A75 is the character string data that is inserted into the character string of the second edition, and A76 is the character string data that is inserted into the character string of the third edition. , A77 is character string data deleted in the 4th edition, A78
Shows the actual data of the 4th edition.
【００５６】この図１７(1) の文書から、第２版を取り
出すときは、次のようにする。 （挿入ＩＤ≦２）ＡＮＤ｛（削除ＩＤ＝０）ＯＲ（削除
ＩＤ＞２）｝ に一致する履歴コードに付随する文書データを抜き出
す。この図１７(2) の第４版の文書データＡ７８中で、
上記の条件を満たす履歴コードは、「Ｒ１０」，「Ｒ１
４」，「Ｒ２４」の３つである。When the second edition is taken out from the document of FIG. 17 (1), the following is done. (Insert ID ≦ 2) AND {(delete ID = 0) OR (delete ID> 2)} The document data associated with the history code that matches is extracted. In the fourth edition of the document data A78 of FIG. 17 (2),
History codes that satisfy the above conditions are "R10" and "R1".
4 ”and“ R24 ”.
【００５７】そこで、これら３つの履歴コードに続く文
字列を抽出すると、第２版の文書Ａ７２が得られること
になる。以上のような機能、すなわち、任意の版を取り
出す処理は、図１３に示した版作成部１７によって行わ
れ、抽出された文書は、別文書として文書記憶部２１に
保存される。Therefore, when the character strings following these three history codes are extracted, the second version document A72 is obtained. The function as described above, that is, the process of extracting an arbitrary version is performed by the version creating section 17 shown in FIG. 13, and the extracted document is stored in the document storage section 21 as a separate document.
【００５８】以上のように、保存された文書から履歴情
報を自動的に抽出できるようにしている。したがって、
先の文書処理装置の効果に加えて、任意の版を取り出す
ことができる（請求項２の発明）。As described above, the history information can be automatically extracted from the stored document. Therefore,
In addition to the effect of the above document processing apparatus, any plate can be taken out (the invention of claim 2).
【００５９】さらに、任意の２つの版の文書の差分ペー
ジが欲しいときに、その抽出が自動的に行えるようにし
ている。したがって、先願発明の文書処理装置の効果に
加えて、任意の２つの版の文書の差分ページを自動的に
得ることができる。Further, when the difference page between two arbitrary versions of the document is desired, the difference page can be automatically extracted. Therefore, in addition to the effect of the document processing apparatus of the invention of the prior application, it is possible to automatically obtain the difference page of two arbitrary versions of the document.
【００６０】ここでは、保存された履歴情報を含む文書
データから、例えば、第ｍ版と第ｎ版（ｍ＞ｎ）の異な
るページを取り出す場合を述べる。この場合の履歴コー
ドの検索条件は、次の〜であり、 挿入ＩＤ≦ｎ、かつ、ｎ＜削除ＩＤ≦ｍ ｎ＜挿入ＩＤ＜ｍ、かつ、削除ＩＤ＝０（またはｍ＜
削除ＩＤ） 挿入ＩＤ＝ｍ の内のいずれか１つを満たす履歴コードを検索し、該当
する履歴コードを含むページを出力する。Here, a case will be described in which, for example, different pages of the mth edition and the nth edition (m> n) are extracted from the stored document data including history information. The history code search conditions in this case are as follows: insert ID ≦ n and n <delete ID ≦ m n <insert ID <m and delete ID = 0 (or m <
Delete ID) A history code satisfying any one of the insertion ID = m is searched, and a page including the corresponding history code is output.
【００６１】例えば、図１７の文書から第２版と第３版
の異なるページを取り出す場合、その条件，，
は、 挿入ＩＤ≦２、かつ、２＜削除ＩＤ≦３ ２＜挿入ＩＤ＜３、かつ、削除ＩＤ＝０（または３＜
削除ＩＤ） 挿入ＩＤ＝３ となり、先の図１７(2) に示す第４版の文書データＡ７
８の中で、これに一致するのは、「Ｒ３４」と「Ｒ３
０」である。したがって、結局、文字列‘さしすせそ’
を含むページが選択される。For example, when extracting different pages of the second edition and the third edition from the document of FIG. 17, the conditions,
Insert ID ≦ 2 and 2 <delete ID ≦ 3 2 <insert ID <3 and delete ID = 0 (or 3 <
Delete ID) Insert ID = 3, and the document data A7 of the fourth edition shown in FIG. 17 (2) above.
Among the eight, the ones that match this are "R34" and "R3".
It is 0 ". Therefore, after all, the string "Sashisuseso"
A page containing is selected.
【００６２】以上の処理は、図１３の文書データ処理部
１８によって実行さる。以上のように、先願発明の文書
処理装置では、任意の２つの版の文書の差分ページが欲
しいときに、その抽出が自動的に行えるようにしてい
る。最後に、先願発明の文書処理装置では、文書の変更
履歴の情報を一覧表として作成する作業が、自動的に行
えるようにした点に特徴を有している。文書の変更履歴
一覧表を作成するには、文書中の「Ｒ１０」以外の履歴
コードを探し、見付かったコードに対して、そのコード
の挿入／削除ＩＤ、文書データ内の位置、および文書を
展開したときのページ、行を記録して、次の図１８のよ
うな履歴コードテーブルを作成する。The above-mentioned processing is executed by the document data processing unit 18 shown in FIG. As described above, in the document processing apparatus of the invention of the prior application, when the difference page of any two versions of the document is desired, the difference page can be automatically extracted. Lastly, the document processing apparatus of the invention of the prior application is characterized in that the operation of creating a list of document change history information can be automatically performed. To create a document change history list, search for a history code other than "R10" in the document, and for the found code, insert / delete ID of that code, position in the document data, and expand the document. The page and line at that time are recorded, and a history code table as shown in FIG. 18 is created.
【００６３】図１８は、先願発明の文書処理装置におい
て、作成される履歴コードテーブルの一実施例を示す図
である。FIG. 18 is a diagram showing an embodiment of a history code table created in the document processing device of the prior invention.
【００６４】履歴コードテーブルは、この図１８に示す
ように、例えば、「挿入／削除ＩＤ」と「分類」、「文
書データ内の位置」、「ページ」、「行」のように、探
し出された履歴コード（挿入ＩＤや削除ＩＤ）、文書デ
ータ内の位置、および文書に展開したときの「ページ
数」と「行数」などの情報を用いて作成される。As shown in FIG. 18, the history code table is searched for, for example, "insert / delete ID" and "classification", "position in document data", "page", "row". The created history code (insertion ID or deletion ID), the position in the document data, and information such as "page number" and "line number" when the document is developed are created.
【００６５】この図１８に示す履歴コードテーブルの作
成処理は、図１３の履歴テーブル作成部１９によって行
われ、作成されたテーブルは、テーブル記憶部２２に一
時保存される。ここでは、一例として、次の図１９に示
すような作成済みの文書について、そのテーブルの作成
方法について説明する。The process of creating the history code table shown in FIG. 18 is performed by the history table creating unit 19 of FIG. 13, and the created table is temporarily stored in the table storage unit 22. Here, as an example, a method of creating a table of a created document as shown in FIG. 19 will be described.
【００６６】図１９は、先願発明の文書処理装置におい
て、文書の変更と、そのときの内部データとを対比した
他の実施例を示す図である。図において、Ａ９１は第１
版の文書、Ａ９２は第１版の文書の実データ、Ａ９３は
第１版の文書に挿入される文書、Ａ９４は第２版の文
書、Ａ９５は第２版の文書の実データ、Ａ９６は第２版
の文書に挿入される文書、Ａ９７は第３版の文書、Ａ９
８は第３版の文書の実データ、Ｂ１〜Ｂ３は分断された
文字列データを示す。FIG. 19 is a diagram showing another embodiment in which the document modification and the internal data at that time are compared in the document processing apparatus of the prior invention. In the figure, A91 is the first
Edition document, A92 is the actual data of the first edition document, A93 is the document to be inserted into the first edition document, A94 is the second edition document, A95 is the actual data of the second edition document, and A96 is the second edition document. Documents to be inserted into 2nd edition documents, A97 is 3rd edition documents, A9
Reference numeral 8 indicates actual data of the third edition document, and B1 to B3 indicate divided character string data.
【００６７】この図１９では、第１版から第３版までの
改訂が行われた場合であり、図１９にＡ９１で示すよう
な文字列データ‘ああああ’の第１版の文書を作成する
と、この第１版の文書の実データ（内部データ）は、Ａ
９２のようになる。すなわち、内部データは、Ａ９２の
ように、文書の先頭に、第１版時点の履歴コードとし
て、「Ｒ１０」（挿入ＩＤ）が入り、最後に、履歴コー
ド「Ｒ００」（削除ＩＤ、削除されていないことを示す
「０」の削除ＩＤ）が入る。FIG. 19 shows the case where the revisions from the first edition to the third edition have been carried out, and when a document of the first edition of the character string data'aahh 'is created as shown by A91 in FIG. The actual data (internal data) of this first edition document is A
It looks like 92. That is, in the internal data, as in A92, "R10" (insertion ID) is entered as the history code at the time of the first edition at the beginning of the document, and finally the history code "R00" (delete ID, deleted). A deletion ID “0” indicating that there is no entry is entered.
【００６８】次に、この第１版の文書Ａ９１に、Ａ９３
に示す文字列データ‘いいいい’を挿入すると、Ａ９４
のような表示画面となり、第２版の文書の実データ（内
部データ）は、Ａ９５のようになる。さらに、この第２
版の文書Ａ９４に、Ａ９６に示す文字列データ‘うう’
を挿入すると、Ａ９７のような表示画面となり、第３版
の文書の実データ（内部データ）は、Ａ９８のようにな
る。Next, in this first edition document A91, A93
If you insert the character string data "Good" shown in
The display screen looks like this, and the actual data (internal data) of the second edition document becomes like A95. In addition, this second
In the version document A94, the character string data "Uu" shown in A96
Inserting "" causes a display screen like A97, and the actual data (internal data) of the third edition document becomes "A98".
【００６９】すなわち、第２版で挿入された文字列の中
間の位置に、第３版の改訂時に文字列データ‘うう’を
挿入すると、第２版の挿入文字列データ‘いいいい’は
分断されてしまう。この場合を一般的に表現すれば、第
ｎ版で挿入された文字列の中間に、第（ｎ＋１）版の文
字列を挿入すると、第ｎ版の挿入文字列は分断されてし
まう、ということになる。That is, when the character string data “UU” is inserted at the middle position of the character string inserted in the second edition when the third edition is revised, the inserted character string data “nice” in the second edition is divided. Will be done. Generally speaking, this case means that if the (n + 1) th edition character string is inserted in the middle of the nth edition inserted character string, the nth edition insertion character string will be divided. become.
【００７０】このように、単純に、履歴コードを先頭か
ら見ていくと、実際には文字列「Ａ９３」と「Ａ９６」
の２回の挿入操作しか行っていないのに、図１９にＡ９
８で示した実データでは、文字列データ‘いい’（Ｂ
１）、‘うう’（Ｂ２）、‘いい’（Ｂ３）の計３回の
挿入を行った、と判断されるので、誤った履歴表を作成
してしまう。そこで、この実施例では、挿入ＩＤの検索
は再帰的に行うことにして、このような誤った検出が行
われるのを回避する。In this way, simply looking at the history code from the beginning, it is actually the character strings "A93" and "A96".
Although the insertion operation is performed only twice,
In the actual data shown in 8, the character string data is “good” (B
1), "Uu" (B2), and "Good" (B3) are judged to have been inserted three times in total, so an incorrect history table is created. Therefore, in this embodiment, the search for the insertion ID is recursively performed to avoid such an erroneous detection.
【００７１】これらの処理は、図１３に示した履歴テー
ブル作成部１９によって行われ、作成されたテーブル
は、テーブル記憶部２２に一時保存される。この先願発
明によるテーブル作成の動作を、フローで説明する。最
初に、挿入ＩＤについて述べる。These processes are performed by the history table creating section 19 shown in FIG. 13, and the created table is temporarily stored in the table storage section 22. The operation of creating a table according to the invention of this prior application will be described with reference to a flow. First, the insertion ID will be described.
【００７２】図２０は、先願発明の文書処理装置につい
て、履歴テーブル作成時における挿入ＩＤの検索の主要
な処理の流れを示すフローチャートである。図におい
て、＃４１〜＃４４はステップを示す。FIG. 20 is a flow chart showing the main processing flow for searching the insert ID when the history table is created in the document processing apparatus of the prior invention. In the figure, # 41 to # 44 indicate steps.
【００７３】ステップ＃４１で、次の履歴コードをサー
チする。ステップ＃４２へ進み、挿入ＩＤ＝０であるか
どうかチェックする。もし、挿入ＩＤ＝０であれば、こ
の図２０のフローを終了する。At step # 41, the next history code is searched. The process proceeds to step # 42 to check whether the insertion ID = 0. If the insertion ID = 0, the flow of FIG. 20 ends.
【００７４】これに対して、挿入ＩＤ＝０でなければ、
ステップ＃４３へ進み、挿入ＩＤ＝１であるかどうかチ
ェックする。もし、挿入ＩＤ＝１であれば、再び先のス
テップ＃４１へ戻り、以下同様の処理を繰り返えす。On the other hand, if the insertion ID is not 0,
The process proceeds to step # 43 to check whether the insertion ID = 1. If the insertion ID = 1, the process returns to the previous step # 41 and the same process is repeated.
【００７５】また、先のステップ＃４３でチェックした
結果、挿入ＩＤ＝１でなければ、ステップ＃４４へ進
む。ステップ＃４４で、登録のサブルーチンを実行し
て、挿入ＩＤが「１」以外の履歴コードを、一旦テーブ
ルに登録し、再び先のステップ＃４２へ戻り、以下同様
の処理を繰り返えす。As a result of checking in the previous step # 43, if the insertion ID is not 1, the process proceeds to step # 44. In step # 44, the registration subroutine is executed to once register the history code having an insertion ID other than "1" in the table, the process returns to step # 42 again, and the same process is repeated.
【００７６】以上の処理を、ステップ＃４２で、挿入Ｉ
Ｄ＝０となるまで、繰り返えし、全ての履歴コードのサ
ーチが完了すると、この図２０のフローを終了する。次
に、登録のサブルーチンについて説明する。The above-mentioned processing is executed in step # 42 to insert I
This process is repeated until D = 0, and when the search for all history codes is completed, the flow of FIG. 20 is terminated. Next, the registration subroutine will be described.
【００７７】図２１は、図２０に示した挿入ＩＤ検索時
におけるテーブル登録の主要な処理の流れを示すフロー
チャートである。図において、＃５１〜＃５６はステッ
プを示す。FIG. 21 is a flow chart showing the flow of main processing of table registration at the time of searching the insert ID shown in FIG. In the figure, # 51 to # 56 indicate steps.
【００７８】ステップ＃５１で、挿入ＩＤが「１」以外
の履歴コードを、テーブルに登録する。ステップ＃５２
で、その挿入ＩＤを、次の履歴コードと比較するために
保持する。At step # 51, the history code other than the insertion ID "1" is registered in the table. Step # 52
Then, the insertion ID is retained for comparison with the next history code.
【００７９】ステップ＃５３へ進み、次の履歴コードを
サーチする。ステップ＃５４で、その履歴コードの挿入
ＩＤと、先のステップ＃５２で保持した挿入ＩＤとの大
小関係を比較する。In step # 53, the next history code is searched. In step # 54, the size relationship between the insertion ID of the history code and the insertion ID held in the previous step # 52 is compared.
【００８０】もし、同じ挿入ＩＤであれば、先のステッ
プ＃５３へ戻り、次の履歴コードをサーチする。また、
ステップ＃５４でチェックした結果、次の履歴コードの
挿入ＩＤが、先のステップ＃５２で保持した挿入ＩＤよ
り大きいときは、その文字列は分断されたことになるの
で、ステップ＃５５へ進み、登録のサブルーチンを実行
して、再びステップ＃５４へ戻る。このように、再帰的
に検索を続ける。If the insertion ID is the same, the process returns to the previous step # 53 to search for the next history code. Also,
As a result of checking in step # 54, when the insertion ID of the next history code is larger than the insertion ID held in step # 52, it means that the character string is divided, so the process proceeds to step # 55. The registration subroutine is executed, and the process returns to step # 54. In this way, the search continues recursively.
【００８１】これに対して、ステップ＃５４でチェック
した結果、次の履歴コードの挿入ＩＤが、先のステップ
＃５２で保持した挿入ＩＤより小さいときは、その挿入
ＩＤでの一連の挿入文字列の最後を表わしているので、
ステップ＃５６へ進み、検索のループを抜ける。以上の
ステップ＃５１〜＃５６の処理を行うことによって、そ
の後の改訂により一連の文字列が、新たに挿入された文
字列によって分断された場合でも、各版ごとの履歴コー
ドの挿入ＩＤを検索することができ、正確な履歴コード
テーブルを作成することが可能になる。On the other hand, as a result of checking in step # 54, if the insertion ID of the next history code is smaller than the insertion ID held in the previous step # 52, a series of insertion character strings with the insertion ID. Represents the end of
The process proceeds to step # 56 to exit the search loop. By performing the above steps # 51 to # 56, even if a series of character strings is divided by the newly inserted character string due to the subsequent revision, the insertion ID of the history code for each version is searched. It is possible to create an accurate history code table.
【００８２】挿入に関するテーブルの作成が終了する
と、次に、同様の処理によって削除に関するテーブルを
作成する。この削除ＩＤの場合にも、再帰的にサーチを
行う。削除の検索処理を、次の図２２と図２３のフロー
に示す。When the creation of the table for insertion is completed, the table for deletion is created by the same process. Even in the case of this deletion ID, the search is recursively performed. The deletion retrieval processing is shown in the flows of FIGS. 22 and 23 below.
【００８３】図２２は、先願発明の文書処理装置につい
て、履歴テーブル作成時における削除ＩＤの検索の主要
な処理の流れを示すフローチャートである。図におい
て、＃６１〜＃６４はステップを示す。FIG. 22 is a flow chart showing the main processing flow of the deletion ID search at the time of creating the history table in the document processing apparatus of the prior invention. In the figure, # 61 to # 64 indicate steps.
【００８４】ステップ＃６１で、次の履歴コードをサー
チする。ステップ＃６２へ進み、挿入ＩＤ＝０であるか
どうかチェックする。もし、挿入ＩＤ＝０であれば、こ
の図２２のフローを終了する。At step # 61, the next history code is searched. The process proceeds to step # 62 to check whether the insertion ID = 0. If the insertion ID = 0, the flow of FIG. 22 ends.
【００８５】これに対して、挿入ＩＤ＝０でなければ、
ステップ＃６３へ進み、削除ＩＤ＝０であるかどうかチ
ェックする。もし、削除ＩＤ＝０であれば、再び先のス
テップ＃６１へ戻り、以下同様の処理を繰り返えす。On the other hand, if the insertion ID is not 0,
The process proceeds to step # 63 to check whether the deletion ID = 0. If the deletion ID = 0, the process returns to the previous step # 61 and the same process is repeated.
【００８６】また、先のステップ＃６３でチェックした
結果、削除ＩＤ＝０でなければ、ステップ＃６４へ進
む。ステップ＃６４で、登録のサブルーチンを実行し
て、削除ＩＤが「０」以外の履歴コードを、一旦テーブ
ルに登録し、再び先のステップ＃６２へ戻り、以下同様
の処理を繰り返えす。If the deletion ID is not 0 as a result of checking in step # 63, the process proceeds to step # 64. At step # 64, the registration subroutine is executed to once register the history code having a deletion ID other than "0" in the table, the process returns to step # 62 again, and the same processing is repeated.
【００８７】以上の処理を、ステップ＃６２で、挿入Ｉ
Ｄ＝０となるまで、繰り返えし、全ての履歴コードのサ
ーチが完了すると、この図２２のフローを終了する。次
に、登録のサブルーチンについて説明する。The above-mentioned processing is executed in step # 62 to insert I
This process is repeated until D = 0, and when the search for all history codes is completed, the flow of FIG. 22 is terminated. Next, the registration subroutine will be described.
【００８８】図２３は、図２２に示した削除ＩＤ検索時
におけるテーブル登録の主要な処理の流れを示すフロー
チャートである。図において、＃７１〜＃７６はステッ
プを示す。FIG. 23 is a flow chart showing the main processing flow of table registration at the time of searching for the deletion ID shown in FIG. In the figure, # 71 to # 76 indicate steps.
【００８９】ステップ＃７１で、削除ＩＤが「０」以外
の履歴コードを、テーブルに登録する。ステップ＃７２
で、その削除ＩＤを、次の履歴コードと比較するために
保持する。At step # 71, history codes other than the deletion ID "0" are registered in the table. Step # 72
Then, the deletion ID is retained for comparison with the next history code.
【００９０】ステップ＃７３へ進み、次の履歴コードを
サーチする。ステップ＃７４で、その履歴コードの削除
ＩＤと、先のステップ＃７２で保持した削除ＩＤとの大
小関係を比較する。The process proceeds to step # 73 to search for the next history code. In step # 74, the size relationship between the deletion ID of the history code and the deletion ID held in the previous step # 72 is compared.
【００９１】もし、同じ削除ＩＤであれば、先のステッ
プ＃７３へ戻り、次の履歴コードをサーチする。また、
ステップ＃７４でチェックした結果、次の履歴コードの
削除ＩＤが、先のステップ＃７２で保持した削除ＩＤよ
り大きいときは、ステップ＃７５へ進み、登録のサブル
ーチンを実行して、再びステップ＃７４へ戻る。このよ
うに、再帰的に検索を続ける。If the deletion IDs are the same, the process returns to the previous step # 73 to search for the next history code. Also,
As a result of checking in step # 74, if the deletion ID of the next history code is larger than the deletion ID held in step # 72, the process proceeds to step # 75, the registration subroutine is executed, and step # 74 is executed again. Return to. In this way, the search continues recursively.
【００９２】これに対して、ステップ＃７４でチェック
した結果、次の履歴コードの削除ＩＤが、先のステップ
＃７２で保持した削除ＩＤより小さいときは、ステップ
＃７６へ進み、検索のループを抜ける。以上のステップ
＃７１〜＃７６の処理を行うことによって、各版ごとの
履歴コードの削除ＩＤを検索することができ、正確な履
歴コードテーブルを作成することが可能になる（請求項
３の発明）。On the other hand, as a result of checking in step # 74, if the deletion ID of the next history code is smaller than the deletion ID held in the previous step # 72, the process proceeds to step # 76 and the search loop is executed. Get out. By performing the above steps # 71 to # 76, the history code deletion ID for each version can be searched, and an accurate history code table can be created (the invention of claim 3). ).
【００９３】次に、各版ごとの履歴の作成処理について
説明する。版ごとの履歴表を作成するには、先に詳しく
述べた挿入ＩＤと削除ＩＤのテーブルを、挿入／削除Ｉ
Ｄを小さい番号順にソートする。Next, a process of creating a history for each version will be described. To create a history table for each version, insert / delete I
Sort D by smallest number.
【００９４】また、ページごとの履歴表が欲しいとき
は、その値でソートしておく。そして、作成されたテー
ブルの先頭から順番にデータを取り出し、次の図２４の
ようなテーブルを作成する。If a history table for each page is desired, sort by that value. Then, data is taken out in order from the head of the created table, and a table as shown in the next FIG. 24 is created.
【００９５】図２４は、先願発明の文書処理装置で作成
される文書改訂履歴表の一実施例を示す図である。図に
おいて、Ｃ１は版、Ｃ２は修正日付、Ｃ３は分類、Ｃ４
は頁、Ｃ５は行、Ｃ６は変更内容を示す。FIG. 24 is a diagram showing an embodiment of a document revision history table created by the document processing apparatus of the prior invention. In the figure, C1 is the edition, C2 is the modification date, C3 is the classification, and C4.
Indicates a page, C5 indicates a line, and C6 indicates the changed content.
【００９６】この図２４で、変更内容Ｃ６には、先に作
成された履歴コードテーブルの文書データ位置の情報に
基いて、文書の実データから取り出した内容を記録す
る。その他の欄の内容についても、各文書中の実データ
の情報から取り出すことができる。In FIG. 24, in the change content C6, the content extracted from the actual data of the document is recorded based on the information of the document data position of the history code table created previously. The contents of the other columns can also be extracted from the information of the actual data in each document.
【００９７】以上の処理は、テーブル展開部２０が、文
書記憶部２１の中の文書データと、テーブル記憶部２２
に保持されている履歴コードテーブルとを参照して行わ
れ、図２４のような文書改訂履歴表が作成される。この
ように処理によって、文書の変更履歴の情報の一覧表
を、容易に作成することができる（請求項４の発明）。In the above-mentioned processing, the table expanding section 20 makes the document data in the document storing section 21 and the table storing section 22
24 is created by referring to the history code table held in the document revision history table. By this processing, a list of document change history information can be easily created (the invention of claim 4).
【００９８】[0098]
【作用】すでに述べたように、この発明では、先願発明
の機能を利用して文書データの変更（内容の改訂）に関
する履歴情報を取得し、また、新たに、配布先の変更に
関する履歴情報も併せて管理し、文書の変更時には、そ
の時点で各配布先に送付済みの文書については、必要な
部分（変更された部分）が確実に配布できるようにし
て、文書の配布作業の簡略化と配布漏れ等が生じないよ
うにしている（請求項１の発明）。また、文書の履歴情
報と、配布先の履歴情報とを、別個に作成して管理する
ことにより、文書の内容の改訂と関係なく、配布先の変
更に応じて必要な文書が配布できるようにしている（請
求項２の発明）。As described above, according to the present invention, the history information regarding the change (revision of contents) of the document data is acquired by utilizing the function of the invention of the prior application, and the history information regarding the change of the distribution destination is newly added. This also simplifies document distribution work by ensuring that the necessary parts (modified parts) of the documents that have already been sent to each distribution destination at the time of document modification can be distributed. Therefore, leakage of distribution is prevented (the invention of claim 1). Also, by creating and managing the history information of the document and the history information of the distribution destination separately, it is possible to distribute the necessary document according to the change of the distribution destination regardless of the revision of the content of the document. (The invention of claim 2).
【００９９】さらに、配布先から新たに削除された配布
先に対して、以後は文書を送付しない旨を通知すること
によって、誤って配布先が除かれないようにしている
（請求項３の発明）。Furthermore, by notifying the distribution destination newly deleted from the distribution destination that the document will not be sent thereafter, the distribution destination is prevented from being erroneously removed (the invention of claim 3). ).
【０１００】[0100]
【実施例１】この実施例は、主として、請求項１の発明
に対応しているが、基本原理は、請求項２と請求項３の
発明にも関連している。この発明の文書処理装置では、
版毎の文書の履歴情報と共に、配布先の変更内容を示す
配布先の履歴情報も管理することによって、文書の内容
に改訂があったときは、その時点における配布先へ文書
の必要な部分が確実に送付できるようにした点に特徴を
有している。[Embodiment 1] This embodiment mainly corresponds to the invention of claim 1, but the basic principle is also related to the inventions of claim 2 and claim 3. In the document processing device of this invention,
By managing the history information of the distribution destination, which indicates the contents of changes in the distribution destination, as well as the history information of the document for each version, when the content of the document is revised, the necessary parts of the document are distributed to the distribution destination at that time. It is characterized in that it can be sent reliably.
【０１０１】なお、文書の出力については、印刷する場
合を中心に説明するが、いわゆる「配布機能」として
は、ファックス送信や通信機能を有する文書ファイル送
信システムも公知であり、これら諸機能を備えた文書処
理装置にも実施可能であることはいうまでもない。理解
を容易にするために、最初に、配布先の変更に関する履
歴情報（配布先履歴情報）の構成について説明する。以
下の配布先履歴情報は、請求項１から請求項３の発明に
共通している。The document output will be described focusing on the case of printing, but as a so-called "distribution function", a document file transmission system having a fax transmission and a communication function is also known, and is provided with these functions. It goes without saying that it can also be applied to a document processing device. In order to facilitate understanding, the structure of history information (distribution destination history information) regarding a change of distribution destination will be described first. The following distribution destination history information is common to the inventions of claims 1 to 3.
【０１０２】図２は、この発明の文書処理装置におい
て、それぞれ前回の配布先一覧と今回の配布先一覧の一
例を説明する図で、(1) は前回の配布先一覧、(2) は今
回の配布先一覧を示す。2A and 2B are views for explaining an example of the previous distribution destination list and the current distribution destination list, respectively, in the document processing apparatus of the present invention. (1) is the previous distribution destination list and (2) is the current distribution destination list. Shows the list of distribution destinations.
【０１０３】この図２(1) と(2) に示すように、配布先
の一部に変更があり、前回の配布先の一部が無くなり
（削除）、また、新たな配布先が一部加わった（新規追
加）とする。この図２は、配布先が変更された場合であ
るが、この場合に、文書の内容が改訂されるケースも生
じる。As shown in FIGS. 2 (1) and 2 (2), part of the distribution destination has changed, part of the distribution destination of the previous time has disappeared (deleted), and part of the new distribution destination has partly changed. It has been added (new addition). FIG. 2 shows a case where the distribution destination is changed, but in this case, the content of the document may be revised.
【０１０４】図３は、この発明の文書処理装置におい
て、それぞれ配布時の版番号、および前回の配布先一覧
と今回の配布先一覧の変更の一例を説明する図で、(1)
は前回の配布時の版番号と配布先一覧、(2) は今回の配
布時の版番号と配布先一覧を示す。それぞれ前回の配布
先一覧と今回の配布先一覧、および配布時の版番号の一
例を示す図で、(1) は前回の配布先一覧、(2) は今回の
配布先一覧を示す。FIG. 3 is a view for explaining an example of changing the version number at the time of distribution and the distribution list of the previous distribution destination and the distribution list of this time in the document processing apparatus of the present invention.
Shows the version number and distribution list at the last distribution, and (2) shows the version number and distribution list at this distribution. FIG. 3 is a diagram showing an example of a previous distribution destination list, a current distribution destination list, and an example of version numbers at the time of distribution. (1) shows the previous distribution destination list, and (2) shows the current distribution destination list.
【０１０５】この図３(1) と(2) に示すように、第２版
の配布時と第３版の配布時に、配布先の一部に変更があ
り、先の図２と同様に、前回の配布先の一部が無くなり
（削除）、また、新たな配布先が一部加わった（新規追
加）とする。この図３(1) と(2) でも、配布先の変更さ
れた部分は、先の図２と同様の場合を示しているが、配
布先の履歴と共に、文書の履歴（版番号）についても管
理している点で、先の図２ と異なっている。As shown in FIGS. 3 (1) and 3 (2), when the second edition is distributed and the third edition is distributed, some of the distribution destinations are changed. It is assumed that some of the previous distribution destinations have disappeared (deleted) and some new distribution destinations have been added (new addition). In FIGS. 3 (1) and 3 (2), the changed distribution destination shows the same case as in FIG. 2 above, but the distribution history as well as the document history (version number) It is different from Fig. 2 in that it is managed.
【０１０６】例えば、文書の内容は同じ第３版でも、配
布先が変更されたときは、文書についても区別し、第３
版Ａ，第３版Ｂのように、変更がある度ごとに、文書の
版番号を変化させる。この図２や図３のように、配布先
が変更された場合に、この発明の文書処理装置では、そ
の履歴情報を、次の図４に示すように作成する。For example, even if the contents of the document are the same as the third edition, when the distribution destination is changed, the document is distinguished and the third edition is used.
Every time there is a change, such as edition A and third edition B, the edition number of the document is changed. When the distribution destination is changed as shown in FIGS. 2 and 3, the document processing apparatus of the present invention creates the history information as shown in FIG.
【０１０７】図４は、この発明の文書処理装置において
使用される配布先履歴情報の一例を示す図である。FIG. 4 is a diagram showing an example of distribution destination history information used in the document processing apparatus of the present invention.
【０１０８】この図４に示すように、配布先履歴情報
は、「配布先の氏名や名称」、「状態コード」、「登録
時の版番号（バージョン）」、「削除時の版番号」等か
ら構成される。ここで、「状態コード」は、１が新規追
加（新規に登録された配布先）、２が配布済み、３が削
除（削除時の版の配布前に削除された配布先）を示す。As shown in FIG. 4, the distribution destination history information includes "name and name of distribution destination", "status code", "version number at registration (version)", "version number at deletion", etc. Composed of. Here, the "status code" indicates that 1 is new addition (newly registered distribution destination), 2 is distributed, and 3 is deleted (distribution destination deleted before distribution of version at deletion).
【０１０９】この「状態コード」で、「１」は、最新
（最終）の版の配布後に、「２」に変更される。また、
「登録時の版番号」は、それぞれ配布済みの版を示す。
「削除時の版番号」は、「０」が削除されていないこと
を示し、その他の数字は、その版の配布後に削除された
ことを示す（例えば、「１」は第１版まで配布されてい
ることを示す）。In this "status code", "1" is changed to "2" after the latest (final) version is distributed. Also,
The “version number at the time of registration” indicates the version that has already been distributed.
The "version number at the time of deletion" indicates that "0" has not been deleted, and other numbers indicate that the version has been deleted after distribution (for example, "1" is distributed up to the first version). Indicates that).
【０１１０】以上のように、この発明では、図４に示し
た配布先履歴情報を使用することによって、登録されて
いる配布先と、その版番号とを管理する。そして、各版
の配布時に、変化のない配布先（人物）に対しては、文
書の変更部分のみを出力する。また、新規に追加された
配布先（人物）には、文書の全てを出力する。As described above, according to the present invention, the registered distribution destination and its version number are managed by using the distribution destination history information shown in FIG. Then, when each edition is distributed, only the changed part of the document is output to the distribution destination (person) who does not change. Further, the entire document is output to the newly added distribution destination (person).
【０１１１】この場合に、この発明では、すでに述べた
ように、文書に対する変更履歴情報も保存しており、所
望の版番号（バージョン）の文書を出力することは無論
のこと、前の版と変更のあるページ番号が、各改版時に
記録されているので、変更部分の出力を容易に実行でき
る。ここで、文書の履歴情報の構造について説明する。In this case, according to the present invention, as described above, the change history information for the document is also stored, and it is needless to say that the document of the desired version number (version) is output. Since the changed page number is recorded at each revision, the changed portion can be output easily. Here, the structure of the history information of the document will be described.
【０１１２】図５は、この発明の文書処理装置で使用す
る文書の履歴情報について、その履歴情報の構造の一実
施例を示す図である。FIG. 5 is a diagram showing an embodiment of the structure of the history information of a document used in the document processing apparatus of the present invention.
【０１１３】文書の履歴情報は、この図５に示すよう
に、各版ごとの文書データと、変更・追加の頁に関する
情報とに整理されて、記憶される。なお、このような文
書の履歴情報は、先に詳しく説明した先願発明の文書処
理装置による機能によって得られる。As shown in FIG. 5, the document history information is organized and stored as document data for each version and information regarding changed / added pages. The history information of such a document is obtained by the function of the document processing device of the prior invention described in detail above.
【０１１４】以上に説明したこの発明の文書配布機能
は、次に述べる文書処理装置によって達成される。な
お、先の図１３に示した履歴テーブル作成部１９とテー
ブル展開部２０の機能は、制御部（ＣＰＵ等によるソフ
ト的処理）の機能で実現可能であり、また、テーブル記
憶部２２は、システム内のメモリを利用することができ
る。The document distribution function of the present invention described above is achieved by the document processing device described below. Note that the functions of the history table creation unit 19 and the table expansion unit 20 shown in FIG. 13 can be realized by the functions of the control unit (software processing by the CPU or the like), and the table storage unit 22 is the system. The internal memory can be used.
【０１１５】図１は、この発明の文書処理装置につい
て、その要部構成の一実施例を示す機能ブロック図であ
る。図において、１はキー入力部、２はポインティング
・デバイス入力部、３は操作部、４は制御部、５は文書
履歴情報格納部、６は配布先一覧情報格納部、７は表示
部、８は印刷部を示す。FIG. 1 is a functional block diagram showing an embodiment of the main configuration of the document processing apparatus of the present invention. In the figure, 1 is a key input unit, 2 is a pointing device input unit, 3 is an operation unit, 4 is a control unit, 5 is a document history information storage unit, 6 is a distribution destination list information storage unit, 7 is a display unit, 8 Indicates a printing unit.
【０１１６】この図１に示すこの発明の文書処理装置
は、制御部４が後出の図７や図９、図１１に示すフロー
に従った制御を行う点、および、先の図４に示したよう
な情報が配布先一覧情報格納部６に格納され、図５に示
したような情報が文書履歴情報格納部５に格納される点
を除けば、その構成と動作は、従来の装置と基本的に同
様である。各部の機能は、概略次のとおりである。キー
入力部１は、キーボードからの入力を受け付ける機能を
有している。In the document processing apparatus of the present invention shown in FIG. 1, the control unit 4 performs control according to the flow shown in FIGS. 7, 9 and 11 described later, and shown in FIG. Except that such information is stored in the distribution list information storage unit 6 and the information as shown in FIG. 5 is stored in the document history information storage unit 5, its configuration and operation are similar to those of the conventional device. Basically the same. The function of each part is as follows. The key input unit 1 has a function of receiving an input from the keyboard.
【０１１７】ポインティング・デバイス入力部２は、同
じく、ポインティング・デバイスからの入力を受け付け
る機能を有している。操作部３は、オペレータとのイン
ターフェースを実現する機能を有する。制御部４は、シ
ステム全体の制御を司る機能を有している。The pointing device input section 2 also has a function of accepting an input from the pointing device. The operation unit 3 has a function of implementing an interface with an operator. The control unit 4 has a function of controlling the entire system.
【０１１８】文書履歴情報格納部５は、版ごとの文書の
履歴情報を記憶する。例えば、先の図５のような文書の
履歴情報が格納される。配布先一覧情報格納部６は、各
文書の配布先一覧の履歴情報を記憶する。例えば、先の
図４のような配布先一覧の履歴情報が格納される。表示
部７は、編集中の文書の内容や、操作上のガイダンス用
のメッセージ等を可視パターンで表示する表示手段であ
る。The document history information storage unit 5 stores the history information of the document for each version. For example, the history information of the document as shown in FIG. 5 is stored. The distribution destination list information storage unit 6 stores history information of the distribution destination list of each document. For example, the history information of the distribution list as shown in FIG. 4 is stored. The display unit 7 is a display unit that displays the content of the document being edited, a message for operational guidance, and the like in a visible pattern.
【０１１９】印刷部８は、レーザプリンタやドットプリ
ンタ等の出力装置であり、作成された文書を印刷する印
刷手段である。以上が図１に示したこの発明の文書処理
装置の構成と動作の概略である。次に、この第１の実施
例について、ある文書の内容と、配布先一覧の第２版か
ら第３版への変更時に出力される文書について、具体的
に説明する。The printing section 8 is an output device such as a laser printer or a dot printer, and is a printing means for printing the created document. The above is the outline of the configuration and operation of the document processing apparatus of the present invention shown in FIG. Next, the contents of a certain document and the document output when the distribution list is changed from the second edition to the third edition will be concretely described in the first embodiment.
【０１２０】図６は、この発明の文書処理装置におい
て、ある文書の内容と、配布先一覧の第２版から第３版
への変更の一例を説明する図で、(1) は文書の内容と配
布先一覧の変更の一例を示す図、(2) は第３版の文書を
配布したときの出力結果を示す図である。図において、
Ｐはページを示す。FIG. 6 is a view for explaining the contents of a document and an example of changing the distribution list from the second edition to the third edition in the document processing apparatus of the present invention. (1) shows the contents of the document. And (2) is a diagram showing an output result when a third edition document is distributed. In the figure,
P indicates a page.
【０１２１】この図６(1) に示すように、ある文書の内
容が第２版から第３版に改訂されたとする。例えば、文
書の内容では、Ｐ１とＰ３とが修正され、Ｐ７が新たに
追加されている。As shown in FIG. 6A, it is assumed that the content of a document is revised from the second edition to the third edition. For example, in the content of the document, P1 and P3 are modified and P7 is newly added.
【０１２２】この図６(1) の場合には、簡単な例とし
て、配布先については、第２版では２人だったが、第３
版では、その内の１人が追加され、代りに他の１人が削
除されている。なお、残りの１人はそのままである。こ
の図６(1) のような第３版の文書を、登録されている配
布先へ配布する場合には、図６(2) に示すように、第２
版と同じ配布先には、変更のあった頁（この例では、Ｐ
１，Ｐ３，Ｐ７）のみを配布し、新たに追加された配布
先には、全ての文書を配布する。In the case of FIG. 6 (1), as a simple example, the distribution destination is two persons in the second edition, but the third one.
In the edition, one of them was added and the other one was removed instead. The remaining one remains the same. When distributing the third edition document as shown in FIG. 6 (1) to the registered distribution destination, as shown in FIG.
The same distribution destination as the edition has changed pages (in this example, P
1, P3, P7) only, and all documents are distributed to the newly added distribution destination.
【０１２３】このように、配布先一覧から削除された人
物（遠藤部長）には、何も出力されず、変化のない人物
（高田係長）に対しては、変更部分のみが出力される。
また、新規に追加された人物（田中主任）には、文書が
全て出力される。In this way, nothing is output to the person (Manager Endo) who has been deleted from the distribution destination list, and only the changed portion is output to the person who has not changed (Manager Takada).
All documents are output to the newly added person (Chief Tanaka).
【０１２４】以上の手順を説明すると、次の〜のよ
うになる。 まず、図４に示したような配布先一覧の履歴情報か
ら、配布先変更の情報を取得する。The above procedure will be described as follows. First, the information on the distribution destination change is acquired from the history information of the distribution destination list as shown in FIG.
【０１２５】 先頭の配布先から順に、新規に追加さ
れた配布先であれば、文書を全て印刷し、すでに配布済
みの配布先であれば、今回の版で改訂された部分のみを
印刷する。 以上の処理を、最後の配布先まで繰り返えす。 このような処理は、次の図７のフローによって実現され
る。In order from the first distribution destination, if the distribution destination is newly added, all the documents are printed, and if the distribution destination has already been distributed, only the part revised in this edition is printed. The above process is repeated until the final distribution destination. Such processing is realized by the following flow of FIG. 7.
【０１２６】図７は、この発明の文書処理装置におい
て、配布先一覧の履歴情報による文書出力時の主要な処
理の流れを示すフローチャートである。図において、＃
１〜＃７はステップを示す。FIG. 7 is a flow chart showing the main processing flow at the time of document output by the history information of the distribution destination list in the document processing apparatus of the present invention. In the figure, #
1 to # 7 indicate steps.
【０１２７】ステップ＃１で、配布先変更情報を作成す
る。次のステップ＃２で、各配布先の情報を調べる。ス
テップ＃３へ進み、新規に追加された配布先であるかど
うか判断する。At step # 1, distribution destination change information is created. In the next step # 2, the information of each distribution destination is checked. The process proceeds to step # 3, and it is determined whether or not the distribution destination is newly added.
【０１２８】もし、新規に追加された配布先であれば、
ステップ＃４へ進み、文書を全て印刷して、ステップ＃
７へ進む。また、新規に追加された配布先でなければ、
ステップ＃５へ進み、配布済みであるかどうか判断す
る。If the distribution destination is newly added,
Proceed to step # 4, print all documents, and then step #
Proceed to 7. Also, if it is not a newly added distribution destination,
The process proceeds to step # 5, and it is determined whether the distribution has been completed.
【０１２９】もし、配布済みであれば、ステップ＃６へ
進み、変更部分を印刷して、ステップ＃７へ進む。これ
に対して、配布済みでないときは、ステップ＃７へ進
む。ステップ＃７では、最後の配布先であるかどうか監
視し、もし、最後の配布先でなければ、再び先のステッ
プ＃２へ戻り、以下同様の処理を繰り返えす。If it has been distributed, the process proceeds to step # 6, the changed portion is printed, and the process proceeds to step # 7. On the other hand, if it has not been distributed, the process proceeds to step # 7. In step # 7, it is monitored whether or not it is the last distribution destination, and if it is not the last distribution destination, the process returns to the previous step # 2 again, and the same processing is repeated.
【０１３０】以上の処理を、ステップ＃７において、最
後の配布先であることを検知するまで繰り返えし、最後
の配布先であることを検知したときは、この図７のフロ
ーを終了する。このような処理により、先の図６(2) に
示したような、配布先ごとの文書が得られる。The above processing is repeated until the last distribution destination is detected in step # 7, and when the last distribution destination is detected, the flow of FIG. 7 is terminated. . By such processing, the document for each distribution destination as shown in FIG. 6 (2) is obtained.
【０１３１】[0131]
【実施例２】この実施例は、主として、請求項２の発明
に対応しているが、請求項１の発明にも関連している。
先の第１の実施例では、文書の改訂が長期間にわたって
行われない間に、新たにその文書を必要とする人物や部
署が発生した場合に、次の版の発行まで文書が配布され
ない、というケースが生じる可能性がある。Second Embodiment This embodiment mainly corresponds to the invention of claim 2, but is also related to the invention of claim 1.
In the first embodiment, if a person or department newly needs the document while the document is not revised for a long time, the document is not distributed until the next edition is issued. The case may occur.
【０１３２】そこで、この第２の実施例では、配布先の
履歴情報を、文書の版より短い期間でとることによっ
て、新規に追加された配布先が存在する場合に、その追
加された配布先に、その時点の版（文書の改訂を待つこ
となく）の文書を配布するようにしている。そのため
に、配布先の履歴情報と、文書の履歴情報とを、それぞ
れ別個に管理するようにしている。ここでも、具体例と
して、先の第１の実施例で説明した図６と同様の配布先
の場合を説明する。Therefore, in the second embodiment, the history information of the distribution destination is obtained in a shorter period than the version of the document, so that when the distribution destination newly added exists, the added distribution destination is added. The current version of the document (without waiting for revision of the document) will be distributed. Therefore, the history information of the distribution destination and the history information of the document are managed separately. Here, as a specific example, the case of the distribution destination similar to that of FIG. 6 described in the first embodiment will be described.
【０１３３】図８は、この発明の文書処理装置におい
て、ある文書の内容と、配布先一覧の第２版から第３版
への変更の一例を示す図で、(1) は文書の内容と配布先
一覧の変更の一例を示す図、(2) は第３版の文書を配布
したときの出力結果を示す図である。図において、Ｐは
ページを示す。FIG. 8 is a diagram showing an example of the contents of a document and the change of the distribution list from the second edition to the third edition in the document processing apparatus of the present invention. (1) shows the contents of the document. FIG. 9 is a diagram showing an example of changing the distribution destination list, and (2) is a diagram showing an output result when the third edition document is distributed. In the figure, P indicates a page.
【０１３４】この図８(1) でも、先の図６と同様で、あ
る文書の内容が第２版から第３版に改訂された場合であ
る（文書のＰ１とＰ３とが修正され、Ｐ７が新たに追加
されている）。他方、配布先については、文書の第２版
では２人だったが、文書の第３版の最初で、その内の１
人が追加され、代りに他の１人が削除され、また、文書
の第３版は変更がないのに、その内の１人が追加され、
代りに他の１人が削除されている。なお、配布先につい
ては、常に残りの１人はそのままである。Also in FIG. 8 (1), as in the case of FIG. 6 described above, the content of a certain document is revised from the second edition to the third edition (P1 and P3 of the document are corrected, and P7 of the document is corrected). Has been newly added). On the other hand, regarding the distribution destination, although there were two people in the second edition of the document, it was the first in the third edition of the document and one of them was
A person was added, the other one was deleted instead, and one of them was added, even though the third edition of the document was unchanged
Instead, the other one has been deleted. Regarding the distribution destination, the other one is always the same.
【０１３５】この第２の実施例では、配布先の履歴情報
と、文書の履歴情報とを、それぞれ別個に管理するよう
にしているので、配布先にも「版番号」を付与する。こ
の図８(1) には、配布先の変更に応じて、第１版から第
３版の版番号が与えられている。同様に、文書でも、改
訂があれば、その都度、版番号を変化させる。In the second embodiment, since the distribution destination history information and the document history information are managed separately, a "version number" is also given to the distribution destination. In FIG. 8 (1), the version numbers from the first edition to the third edition are given according to the change of the distribution destination. Similarly, the revision number of the document is changed each time it is revised.
【０１３６】しかし、文書に改訂がなく、配布先だけが
変更されたときは、同じ版を区別するために、例えば、
第３版Ａ，第３版Ｂのように、各文書の版番号を付け
る。このように、配布先の変更に応じて、文書の版番号
を変化させるが、文書の作成時ではなく、出力時に変化
させる。However, when the document is not revised and only the distribution destination is changed, in order to distinguish the same edition, for example,
Like the third edition A and the third edition B, the version numbers of the respective documents are attached. In this way, the version number of the document is changed according to the change of the distribution destination, but it is changed when the document is output, not when it is created.
【０１３７】例えば、配布先の第３版の作成と同時に変
更された文書は第３版Ａ、その次に変更された文書は第
３版Ｂのように、区別したコード付けを行う。なお、文
書の履歴情報としては、版番号は、それぞれ第３版Ａで
は「第２版」の値が格納されており、この第３版Ａにつ
いて配布を行うと、図８(2) に示すように、配布先の第
２版と第３版とで変化した人物（佐藤主任）に対して全
ての文書が配布され、その他の配布先に対しては、何も
出力されない（文書の内容に変更がないため）。For example, a document changed at the same time as the third edition of the distribution destination is changed to the third edition A, and a document changed to the third edition is changed to the third edition B. As the history information of the document, the version number stores the value of “second edition” in the third edition A, and when the distribution is performed for the third edition A, it is shown in FIG. As described above, all the documents are distributed to the person who has changed between the second and third editions of the distribution destination (Chief Sato), and nothing is output to the other distribution destinations (in the contents of the document, Because there is no change).
【０１３８】そして、文書の履歴情報は、この図８(2)
に示す出力結果が得られると、それまで格納されていた
「第２版」の値が、「第３版」の値に変更される。以上
に述べた処理は、次の図９のフローによって実現され
る。The history information of the document is shown in FIG. 8 (2).
When the output result shown in is obtained, the value of the "second edition" stored until then is changed to the value of the "third edition". The processing described above is realized by the flow of the following FIG.
【０１３９】図９は、この発明の文書処理装置につい
て、第２の実施例による文書出力時の主要な処理の流れ
を示すフローチャートである。図において、＃１１〜＃
１９はステップを示す。FIG. 9 is a flow chart showing the main processing flow when a document is output according to the second embodiment of the document processing apparatus of the present invention. In the figure, # 11- #
19 indicates a step.
【０１４０】この図９のフローと、先の図７のフローと
を対比すれば、実質的な差は、この図９に、ステップ＃
１６とステップ＃１９とが追加されている点が、異なっ
ているだけである。If the flow of FIG. 9 is compared with the flow of FIG. 7 above, the substantial difference is that the step #
The only difference is that 16 and step # 19 are added.
【０１４１】ステップ＃１１で、配布先変更情報を作成
する。次のステップ＃１２で、各配布先の情報を調べ
る。ステップ＃１３へ進み、新規に追加された配布先で
あるかどうか判断する。At step # 11, distribution destination change information is created. In the next step # 12, information on each distribution destination is checked. The process proceeds to step # 13, and it is determined whether the distribution destination is newly added.
【０１４２】もし、新規に追加された配布先であれば、
ステップ＃１４へ進み、文書を全て印刷して、ステップ
＃１７へ進む。また、新規に追加された配布先でなけれ
ば、ステップ＃１５へ進み、配布済みであるかどうか判
断する。If the distribution destination is newly added,
The process proceeds to step # 14, all the documents are printed, and the process proceeds to step # 17. If it is not the newly added distribution destination, the process proceeds to step # 15 to determine whether the distribution has been completed.
【０１４３】もし、配布済みであれば、ステップ＃１６
へ進み、版が更新されたかどうかチェックする（この点
が新たに追加された第１点である）。もし、版が更新さ
れていなければ、ステップ＃１８へ進む。これに対し
て、版が更新されていれば、ステップ＃１７で、変更部
分を印刷して、ステップ＃１８へ進む。If already distributed, step # 16.
Proceed to and check if the version has been updated (this is the first newly added point). If the version is not updated, go to step # 18. On the other hand, if the plate has been updated, the changed portion is printed in step # 17, and the process proceeds to step # 18.
【０１４４】また、先のステップ＃１５で判断した結
果、配布済みでないときも、ステップ＃１８へ進む。ス
テップ＃１８で、最後の配布先であるかどうか判断し、
もし、最後の配布先でなければ、再び先のステップ＃１
２へ戻り、以下同様の処理を繰り返えす。Further, as a result of the judgment in the previous step # 15, if the distribution is not completed, the process proceeds to step # 18. In step # 18, determine if it is the last recipient,
If it is not the final distribution destination, the previous step # 1 again
Returning to step 2, the same processing is repeated thereafter.
【０１４５】また、このステップ＃１８で判断した結
果、最後の配布先のときは、ステップ＃１９へ進み、配
布した版番号を更新して、この図９のフローを終了する
（この点が新たに追加された第２点である）。以上のス
テップ＃１１〜＃１９の処理により、文書に変更がない
場合には、前回に配布された配布先には何も出力され
ず、新規に追加された配布先のみに、現時点の文書の全
てが出力される。As a result of the judgment in step # 18, if it is the final distribution destination, the process proceeds to step # 19, the distributed version number is updated, and the flow of FIG. Is the second point added to.) Through the processing of steps # 11 to # 19 described above, if there is no change in the document, nothing is output to the distribution destination distributed last time, and only the newly added distribution destination is updated with the current document. Everything is output.
【０１４６】[0146]
【実施例３】この実施例は、主として、請求項３の発明
に対応しているが、請求項１と請求項２の発明にも関連
しているこの第３の実施例では、先の第１と第２の実施
例で説明した機能を利用して、新たに削除された配布先
に対して、文書配布差し止め通知を配布する点に特徴を
有している。[Third Embodiment] This embodiment mainly corresponds to the invention of claim 3, but in the third embodiment which is also related to the inventions of claims 1 and 2, in the third embodiment, The feature is that a document distribution suspension notice is distributed to a newly deleted distribution destination by using the functions described in the first and second embodiments.
【０１４７】すなわち、先の第１や第２の実施例では、
誤って削除されてしまった配布先がある場合、その配布
先には文書が改訂されても配布されないので、改訂を知
らずに、旧版の文書をそのまま使用する、というケース
が生じる可能性がある。そこで、この第３の実施例で
は、前回の配布先に登録されていて、新規に削除された
配布先が存在する場合に、その配布先には、文書配布を
差し止める旨の通知（以後の文書は配布されない旨を知
らせる）を配布するようにして、配布先一覧からの削除
の適否の確認を取ることができるようにしている。That is, in the first and second embodiments described above,
If there is a distribution destination that is accidentally deleted, the document will not be distributed to the distribution destination even if it is revised, so there is a possibility that the old version of the document will be used as is without knowing the revision. Therefore, in the third embodiment, when there is a newly deleted distribution destination registered in the previous distribution destination, the distribution destination is notified of the suspension of the document distribution (hereinafter (Notification that the document will not be distributed) is distributed so that it can be confirmed whether the document is deleted from the distribution list.
【０１４８】図１０は、この発明の文書処理装置におい
て、図８(1) の第３版Ｂのときに配布した出力結果の一
例を説明する図である。FIG. 10 is a diagram for explaining an example of the output result distributed by the document processing apparatus of the present invention in the case of the third edition B of FIG. 8 (1).
【０１４９】この図１０は、先の図８(2) に示した出力
結果に対応しているが、同時に、今回新たに削除された
配布先（例えば高田係長）に対して、配布差し止め通知
を出力する点で、両者は異なっている。配布差し止め通
知の内容としては、最終回に配布した版番号を記載する
ことによって、この通知を受け取った人物が、実際に文
書を管理する担当者や、このような文書処理システムに
アクセスする必要なしに、自分がどの時点の文書まで持
っているかについて知ることができる。This FIG. 10 corresponds to the output result shown in FIG. 8 (2), but at the same time, a distribution suspension notice is sent to the distribution destination newly deleted this time (eg, Takada Chief). Both are different in terms of output. As the contents of the distribution suspension notice, by describing the version number distributed in the last round, it is not necessary for the person who receives this notice to actually manage the document or access such a document processing system. In addition, you can know at what point in time you have a document.
【０１５０】なお、通知する版番号としては、最終回に
配布した版番号（例えば第３版Ａ）の代りに、新たに配
布を止めた版番号（例えば第３版Ｂ）を記載してもよ
い。要するに、削除された配布先の人物が、自分がどの
時点の文書まで持っているかについてを知ることができ
れば十分である。As the version number to be notified, the version number newly distributed (for example, the third version B) may be described instead of the version number distributed for the last time (for example, the third version A). Good. In essence, it is sufficient for the deleted recipient to know at what point in time they have the document.
【０１５１】このような通知を出力することにより、も
し、その後に、以降の文書を請求する必要が生じた場合
等にスムーズな対応が可能になる。次に、この第３の実
施例の動作をフローで示す。By outputting such a notification, if a subsequent document needs to be requested after that, a smooth response can be achieved. Next, the operation of the third embodiment will be shown by a flow.
【０１５２】図１１は、この発明の文書処理装置につい
て、配布差し止め通知を含む配布文書の出力時の主要な
処理の流れを示すフローチャートである。図において、
＃２１〜＃３１はステップを示す。FIG. 11 is a flow chart showing the main processing flow when outputting a distributed document including a distribution suspension notice in the document processing apparatus of the present invention. In the figure,
# 21 to # 31 indicate steps.
【０１５３】この図１１のフローと、先の図９のフロー
とを対比すれば、実質的な差は、この図１１に、ステッ
プ＃２８とステップ＃２９とが追加されている点が、異
なっているだけである。Comparing the flow of FIG. 11 with the flow of FIG. 9 described above, the substantial difference is that step # 28 and step # 29 are added to this FIG. It's just
【０１５４】すなわち、ステップ＃２１から＃２７まで
の処理は、先の図９の場合と同様である。ステップ＃２
５で判断した結果、配布済みでないときは、ステップ＃
２８へ進む。That is, the processing from steps # 21 to # 27 is the same as in the case of FIG. Step # 2
As a result of the judgment in step 5, if it has not been distributed, step #
Proceed to 28.
【０１５５】ステップ＃２８では、削除された配布先で
あるかどうか判断する。もし、削除された配布先であれ
ば、次のステップ＃２９へ進み、配布差し止め通知を印
刷して、ステップ＃３０へ進む。また、ステップ＃２８
で判断した結果、削除された配布先でないときも、ステ
ップ＃３０へ進む。At step # 28, it is determined whether the distribution destination has been deleted. If it is the deleted distribution destination, the process proceeds to the next step # 29, the distribution suspension notice is printed, and the process proceeds to step # 30. Also, step # 28
Even if the distribution destination is not deleted as a result of the judgment in step 3, the process proceeds to step # 30.
【０１５６】このように、新たに追加されたステップ＃
２８で、削除された配布先であるかどうか判断し、削除
された配布先であれば、ステップ＃２９で、配布差し止
め通知を印刷する。その後、この配布差し止め通知を、
削除前の配布先へ発送することにより、削除した配布先
に対して、誤って削除したのか否かを確認することがで
きる。As described above, the newly added step #
In step 28, it is judged whether or not it is the deleted distribution destination, and if it is the deleted distribution destination, a distribution suspension notice is printed in step # 29. After that, this distribution suspension notice,
By sending to the distribution destination before deletion, it is possible to confirm to the deleted distribution destination whether or not the information is deleted by mistake.
【０１５７】もし、誤って削除されたときは、その削除
された配布先から、その旨を回答すればよい。なお、こ
の図１１に追加したステップ＃２８とステップ＃２９
を、第１の実施例で説明した図７のフローで、ステップ
＃５とステップ＃７の間に付加すれば、同様に、所要の
文書と共に、配布差し止め通知を削除前の配布先へ出力
することができる。If it is accidentally deleted, the deleted distribution destination may reply to that effect. Note that step # 28 and step # 29 added to this FIG.
Is added between step # 5 and step # 7 in the flow of FIG. 7 described in the first embodiment, similarly, the distribution suspension notice is output to the distribution destination before deletion together with the required document. be able to.
【０１５８】[0158]
【発明の効果】請求項１の文書処理装置では、文書の履
歴情報（改訂毎の版の履歴）と、配布先の履歴情報（配
布先の変更の履歴）とを管理し、文書が改訂されたとき
は、前版から登録されている配布先には、文書の変更部
分のみを出力し、新規に追加された配布先には、文書の
全てを出力する。したがって、文書の配布作業を容易か
つ正確に実行することができる。According to the document processing apparatus of the first aspect, the history information of the document (version history for each revision) and the history information of the distribution destination (change history of the distribution destination) are managed, and the document is revised. In this case, only the changed part of the document is output to the distribution destination registered from the previous version, and the entire document is output to the newly added distribution destination. Therefore, it is possible to easily and accurately execute the document distribution work.
【０１５９】請求項２の文書処理装置では、請求項１の
文書処理装置において、文書の履歴情報と、配布先の履
歴情報とを別個に管理している。したがって、請求項１
の文書処理装置の効果に加えて、配布先の履歴を任意の
タイミングで取り出すことが可能となり、新規に追加さ
れた配布先には、文書の改訂を待つことなく、直ちに配
布することができる。According to the document processing apparatus of the second aspect, in the document processing apparatus of the first aspect, the history information of the document and the history information of the distribution destination are managed separately. Therefore, claim 1
In addition to the effect of the document processing apparatus described above, the history of the distribution destination can be taken out at an arbitrary timing, and can be immediately distributed to the newly added distribution destination without waiting for revision of the document.
【０１６０】請求項３の文書処理装置では、請求項１あ
るいは請求項２の文書処理装置において、文書の出力時
に、今回新たに削除された配布先に対しては配布差し止
め通知を出力するようにしている。したがって、請求項
１あるいは請求項２の文書処理装置の効果に加えて、こ
の配布差し止め通知を配布先が発送されることにより、
新規に削除した配布先に対して誤って削除したのか否か
を確認することができ、必要な配布先への確実な配布が
可能になる。In the document processing apparatus according to claim 3, in the document processing apparatus according to claim 1 or 2, when the document is output, the distribution suspension notice is output to the distribution destination newly deleted this time. ing. Therefore, in addition to the effect of the document processing apparatus according to claim 1 or claim 2, by the distribution destination sending out the distribution suspension notice,
It is possible to confirm whether or not the newly deleted distribution destination is accidentally deleted, and reliable distribution to the necessary distribution destination becomes possible.
【図１】この発明の文書処理装置について、その要部構
成の一実施例を示す機能ブロック図である。FIG. 1 is a functional block diagram showing an embodiment of the main configuration of a document processing apparatus according to the present invention.
【図２】この発明の文書処理装置において、それぞれ前
回の配布先一覧と今回の配布先一覧の一例を説明する図
である。FIG. 2 is a diagram illustrating an example of a previous distribution destination list and an example of a current distribution destination list in the document processing apparatus of this invention.
【図３】この発明の文書処理装置において、それぞれ配
布時の版番号、および前回の配布先一覧と今回の配布先
一覧の変更の一例を説明する図である。FIG. 3 is a diagram illustrating an example of changing the version number at the time of distribution, and the distribution list of the previous time and the distribution list of this time in the document processing apparatus of the present invention.
【図４】この発明の文書処理装置において使用される配
布先履歴情報の一例を示す図である。FIG. 4 is a diagram showing an example of distribution destination history information used in the document processing apparatus of the present invention.
【図５】この発明の文書処理装置で使用する文書の履歴
情報について、その履歴情報の構造の一実施例を示す図
である。FIG. 5 is a diagram showing an embodiment of the structure of history information of a document used in the document processing apparatus of the present invention.
【図６】この発明の文書処理装置において、ある文書の
内容と、配布先一覧の第２版から第３版への変更の一例
を説明する図である。FIG. 6 is a diagram illustrating the contents of a document and an example of changing the distribution destination list from the second edition to the third edition in the document processing apparatus of the present invention.
【図７】この発明の文書処理装置において、配布先一覧
の履歴情報による文書出力時の主要な処理の流れを示す
フローチャートである。FIG. 7 is a flowchart showing a main processing flow when a document is output by history information of a distribution destination list in the document processing apparatus of the present invention.
【図８】この発明の文書処理装置において、ある文書の
内容と、配布先一覧の第２版から第３版への変更の一例
を示す図である。FIG. 8 is a diagram showing an example of contents of a document and a change of the distribution destination list from the second edition to the third edition in the document processing apparatus of the present invention.
【図９】この発明の文書処理装置について、第２の実施
例による文書出力時の主要な処理の流れを示すフローチ
ャートである。FIG. 9 is a flowchart showing a main processing flow when outputting a document according to the second embodiment of the document processing apparatus of the present invention.
【図１０】この発明の文書処理装置において、図８(1)
の第３版Ｂのときに配布した出力結果の一例を説明する
図である。FIG. 10 shows the document processing apparatus according to the present invention shown in FIG.
It is a figure explaining an example of the output result distributed at the time of the 3rd edition B of.
【図１１】この発明の文書処理装置について、配布差し
止め通知を含む配布文書の出力時の主要な処理の流れを
示すフローチャートである。FIG. 11 is a flowchart showing a main processing flow when outputting a distribution document including a distribution suspension notice in the document processing apparatus of this invention.
【図１２】履歴保存用の属性コードについて、コード構
成の一実施例を示す図である。FIG. 12 is a diagram showing an example of a code configuration of a history storage attribute code.
【図１３】先願発明の文書処理装置について、その要部
構成の一実施例を示す機能ブロック図である。FIG. 13 is a functional block diagram showing an embodiment of the main configuration of the document processing apparatus of the prior invention.
【図１４】先願発明の文書処理装置において、文書の変
更と、そのときの内部データとを対比した一例を示す図
である。FIG. 14 is a diagram showing an example in which a document change is compared with internal data at that time in the document processing apparatus of the invention of the earlier application.
【図１５】先願発明の文書処理装置について、その文書
の画面表示と内部データの対応関係の一実施例を示す図
である。FIG. 15 is a diagram showing an example of a correspondence relationship between a screen display of a document and internal data in the document processing apparatus of the prior invention.
【図１６】先願発明の文書処理装置において、属性付け
の制御コードを有する文書の変更と、そのときの内部デ
ータとを対比した一例を示す図である。FIG. 16 is a diagram showing an example in which a document having a control code for attribute modification is compared with internal data at that time in the document processing device of the invention of the earlier application.
【図１７】第１版から第４版の文字列データと、各版に
おける変更部分との対応関係の一例、および第４版の実
データを示す図である。FIG. 17 is a diagram showing an example of a correspondence relationship between character string data of the first to fourth editions and a changed portion in each edition, and actual data of the fourth edition.
【図１８】先願発明の文書処理装置において、作成され
る履歴コードテーブルの一実施例を示す図である。FIG. 18 is a diagram showing an example of a history code table created in the document processing apparatus of the prior invention.
【図１９】先願発明の文書処理装置において、文書の変
更と、そのときの内部データとを対比した他の実施例を
示す図である。FIG. 19 is a diagram showing another embodiment in which a document change is compared with internal data at that time in the document processing apparatus of the invention of the prior application.
【図２０】先願発明の文書処理装置について、履歴テー
ブル作成時における挿入ＩＤの検索の主要な処理の流れ
を示すフローチャートである。FIG. 20 is a flow chart showing a main processing flow for searching an insertion ID when creating a history table in the document processing apparatus of the prior application.
【図２１】図２０に示した挿入ＩＤ検索時におけるテー
ブル登録の主要な処理の流れを示すフローチャートであ
る。FIG. 21 is a flowchart showing a main processing flow of table registration at the time of searching for an insertion ID shown in FIG. 20.
【図２２】先願発明の文書処理装置について、履歴テー
ブル作成時における削除ＩＤの検索の主要な処理の流れ
を示すフローチャートである。FIG. 22 is a flowchart showing a flow of main processing of searching for a deletion ID when creating a history table in the document processing apparatus of the prior invention.
【図２３】図２２に示した削除ＩＤ検索時におけるテー
ブル登録の主要な処理の流れを示すフローチャートであ
る。FIG. 23 is a flowchart showing a main process flow of table registration at the time of searching for the deletion ID shown in FIG. 22.
【図２４】先願発明の文書処理装置で作成される文書改
訂履歴表の一実施例を示す図である。FIG. 24 is a diagram showing an embodiment of a document revision history table created by the document processing apparatus of the prior invention.
１ キー入力部 ２ ポインティング・デバイス入力部 ３ 操作部 ４ 制御部 ５ 文書履歴情報格納部 ６ 配布先一覧情報格納部 ７ 表示部 ８ 印刷部 1 key input unit 2 pointing device input unit 3 operation unit 4 control unit 5 document history information storage unit 6 distribution destination list information storage unit 7 display unit 8 printing unit
─────────────────────────────────────────────────────
─────────────────────────────────────────────────── ───
【手続補正書】[Procedure amendment]
【提出日】平成５年１２月２８日[Submission date] December 28, 1993
【手続補正１】[Procedure Amendment 1]
【補正対象書類名】図面[Document name to be corrected] Drawing
【補正対象項目名】図１４[Name of item to be corrected] Fig. 14
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction content]
【図１４】 FIG. 14
【手続補正２】[Procedure Amendment 2]
【補正対象書類名】図面[Document name to be corrected] Drawing
【補正対象項目名】図１６[Correction target item name] Fig. 16
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction content]
【図１６】 FIG. 16
【手続補正３】[Procedure 3]
【補正対象書類名】図面[Document name to be corrected] Drawing
【補正対象項目名】図２３[Correction target item name] Fig. 23
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction content]
【図２３】 FIG. 23
Claims (3)
力する手段と、これらの文書データを記憶・保存する手
段と、記憶された文書を出力する手段と、文書を表示・
再編集する手段とを具備する文書処理装置であり、か
つ、 文書ごとの版の履歴情報を取得して各履歴間の差分のみ
を印刷する手段を具備し、文書ごとに配布先の一覧を登
録しておき、配布先の数だけ印刷する機能と、配布先の
名称を文書に差し込み印刷する機能を備えた文書処理装
置において、 前記配布先の履歴情報を文書の版と同期させて取得する
手段を備え、 該手段によって配布先の履歴情報を文書の版と同期させ
て取得して、新規に追加された配布先には文書の全てを
配布し、前版のときから登録されていた配布先には文書
の差分の範囲のみを配布することを特徴とする文書処理
装置。1. A means for inputting a document composed of data such as characters and areas, a means for storing / saving these document data, a means for outputting the stored document, and a display / display for the document.
A document processing apparatus having means for re-editing, and means for obtaining history information of a version for each document and printing only a difference between the histories, and registering a list of distribution destinations for each document In addition, in a document processing apparatus having a function of printing the number of distribution destinations and a function of inserting and printing the names of distribution destinations into a document, a unit for obtaining the history information of the distribution destinations in synchronization with the version of the document. The history information of the distribution destination is acquired by the means in synchronization with the version of the document, all the documents are distributed to the newly added distribution destination, and the distribution destination registered from the previous version is distributed. A document processing apparatus characterized in that only a range of document differences is distributed to the.
別個に記録する記録手段を備え、 記録手段により文書が改訂されなくても配布先を変更す
ることを可能にして、新規に追加された配布先に版の改
訂を待つことなく文書を配布することを特徴とする文書
処理装置。2. The document processing apparatus according to claim 1, further comprising recording means for separately recording the history information of the list of distribution destinations and the history information of the version of the document, even if the document is not revised by the recording means. A document processing device, which enables a distribution destination to be changed and distributes a document to a newly added distribution destination without waiting for revision of a version.
において、 前回の配布先には登録されていて、新規に削除された配
布先を検出する検出手段を備え、 該削除された配布先に対して文書配布差し止め通知を配
布することを特徴とする文書処理装置。3. The document processing apparatus according to claim 1, further comprising a detection unit that detects a distribution destination that has been registered as a previous distribution destination and that has been newly deleted. A document processing apparatus, which distributes a document distribution suspension notice to a user.
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP5285774A JPH07121523A (en) | 1993-10-20 | 1993-10-20 | Document processor |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP5285774A JPH07121523A (en) | 1993-10-20 | 1993-10-20 | Document processor |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH07121523A true JPH07121523A (en) | 1995-05-12 |
Family
ID=17695895
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP5285774A Pending JPH07121523A (en) | 1993-10-20 | 1993-10-20 | Document processor |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH07121523A (en) |
Cited By (3)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2000040024A (en) * | 1998-07-24 | 2000-02-08 | Fujitsu Ltd | Document managing device, and computer readable recording medium recording with program for functioning computer as the document managing device |
| GB2379529A (en) * | 2000-12-11 | 2003-03-12 | Ass Press | News and other information delivery system |
| JP2016218967A (en) * | 2015-05-26 | 2016-12-22 | 富士ゼロックス株式会社 | Information processing device, and information processing program |
-
1993
- 1993-10-20 JP JP5285774A patent/JPH07121523A/en active Pending
Cited By (3)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2000040024A (en) * | 1998-07-24 | 2000-02-08 | Fujitsu Ltd | Document managing device, and computer readable recording medium recording with program for functioning computer as the document managing device |
| GB2379529A (en) * | 2000-12-11 | 2003-03-12 | Ass Press | News and other information delivery system |
| JP2016218967A (en) * | 2015-05-26 | 2016-12-22 | 富士ゼロックス株式会社 | Information processing device, and information processing program |
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