JPH0662045A

JPH0662045A - 電子メールシステム

Info

Publication number: JPH0662045A
Application number: JP4208731A
Authority: JP
Inventors: Shigemi Okumura; 成実奥村
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1992-08-05
Filing date: 1992-08-05
Publication date: 1994-03-04

Abstract

(57)【要約】【目的】無駄なメールの発生を抑制する。【構成】処理装置１１０の個人情報管理メモリ２５０
は、代理着信対象者となるユーザおよび代理着信管理者
となるユーザを対応付けて記憶し、また、メールがアッ
プロードされる時にそのメールの宛先のユーザが発信元
のユーザに即時に通知したいメッセージ情報を記憶す
る。処理装置１１０の代理着信報知処理部２３０は、メ
ールがアップロードされたときにその宛先のユーザが代
理着信対象者であれば対応する代理着信管理者にメール
着信を報知するためのメール着信情報を生成し、ユーザ
がアクセスしてきたときにそのユーザが代理着信管理者
であれば対応するメール着信情報を通知する。また、処
理装置１１０のカウンターメッセージ表示処理部２４０
は、メールがアップロードされる時にその宛先のユーザ
が前記メッセージ情報を登録しておれば即時にそのメッ
セージ情報をメールの発信元に通知する。【効果】メールを読み出すタイミングが遅れてメール
が無駄になることを防止できる。また、無駄なメールを
送信することを事前に防止できる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子メールシステムに
関し、さらに詳しくは、無駄なメールの発生を抑制する
ことが出来る電子メールシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】電子メールシステムでは、複数のメール
端末を、電話回線網やイーサネットに代表されるＬＡＮ
（Local Area Network）を介して、ホストコンピュータ
に接続する。ユーザが、メール端末からホストコンピュ
ータにメールをアップロードすると、ホストコンピュー
タは、所有するメールボックスにメールを記憶する。メ
ールの宛先となったユーザが、そのメール端末からホス
トコンピュータにアクセスすると、メールを着信してい
ることをホストコンピュータから通知されるので、所定
の手続きによりメールをホストコンピュータからダウン
ロードする。このような電子メールシステムついては、
例えば「日立ソフトウエアエンジニアリング株式会社編
ＳＫ−ＢＢＳ２取扱説明書マニュアル番号Ｃ０
８４８−００４−０１１９８９年７月発行」に開示が
ある。

【０００３】上記電子メールシステムでは、ユーザがホ
ストコンピュータにアクセスしないと、自分宛のメール
が届いていることが分からない。そこで、問い合せ専用
のメール端末を用意し、そのメール端末から、予め設定
された周期で、ホストコンピュータにメールの着信の有
無を問い合わせ、その結果を出力することが、特開平１
−９３９４７号公報「電子メール用端末装置」において
提案されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】ユーザがホストコンピ
ュータにアクセスしないと、自分宛のメールが届いてい
ることが分からない電子メールシステムでは、例えば複
数のユーザで１台のメール端末を共有しており，他のユ
ーザがメール端末を使用し終わるまで待たなければなら
ないような場合には、ホストコンピュータへのアクセス
が遅れ、メールを受けとるタイミングが遅れてしまう。
一方、上記特開平１−９３９４７号公報「電子メール用
端末装置」の提案は、問い合せ専用のメール端末を用意
しなければならないから、複数のユーザで１台のメール
端末を共有するような状況下では、実施に無理がある。
結局のところ、従来の電子メールシステムでは、メール
を受けとるタイミングが遅れてしまい、無駄なメールが
発生しやすい問題点がある。そこで、本発明の目的は、
無駄なメールの発生を抑制することが出来る電子メール
システムを提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】第１の観点では、本発明
は、複数のユーザのメール端末とホストコンピュータと
を通信回線で接続し、発信元のユーザが宛先のユーザへ
のメールをホストコンピュータのメールボックスにアッ
プロードし、前記メールを受信するユーザがホストコン
ピュータにアクセスし前記メールボックスに保管してい
るメールをダウンロードする電子メールシステムにおい
て、ホストコンピュータは、代理着信対象者となるユー
ザおよび代理着信管理者となるユーザを対応付けて記憶
する代理着信対応情報記憶部と、メールがアップロード
されたときにその宛先のユーザが代理着信対象者であれ
ば対応する代理着信管理者にメール着信を報知するため
のメール着信情報を生成するメール着信情報生成部と、
ユーザがアクセスしてきたときにそのユーザが代理着信
管理者であれば対応するメール着信情報を通知するメー
ル着信情報通知部とを具備してなる電子メールシステム
を提供する。

【０００６】第２の観点では、本発明は、複数のユーザ
のメール端末とホストコンピュータとを通信回線で接続
し、発信元のユーザが宛先のユーザへのメールをホスト
コンピュータのメールボックスにアップロードし、前記
メールを受信するユーザがホストコンピュータにアクセ
スし前記メールボックスに保管しているメールをダウン
ロードする電子メールシステムにおいて、ホストコンピ
ュータは、メールがアップロードされる時にそのメール
の宛先のユーザが発信元のユーザに即時に通知したいメ
ッセージ情報をユーザから受け付けて登録するカウンタ
ーメッセージ情報登録部と、メールがアップロードされ
る時にその宛先のユーザが前記メッセージ情報を登録し
ておれば即時にそのメッセージ情報をメールの発信元に
通知するカウンターメッセージ情報通知部とを具備して
なる電子メールシステムを提供する。

【０００７】

【作用】第１の観点による本発明の電子メールシステム
では、メール着信情報をメールの宛先でない代理のユー
ザに通知する代理着信報知機能を有している。そこで、
複数のユーザで１台のメール端末を共有するような状況
下でも、複数のユーザで相互に代理するように設定して
おけば、誰かがメール端末を使用すれば、自分宛てのメ
ールの着信を知ることが出来るから、遅れなくメールを
ダウンロードできる。従って、無駄なメールの発生を抑
制できる。

【０００８】第２の観点による本発明の電子メールシス
テムでは、メールをアップロードするユーザに宛先のユ
ーザのメッセージを即時に通知するカウンターメッセー
ジ通知機能を有している。そこで、ユーザがメール端末
を使用できない事情があったときに、その旨のメッセー
ジをカウンターメッセージとして登録しておけば、メー
ルを送ろうとするユーザに即時にメッセージが伝えられ
るから、メールの送信を中止するようになる。従って、
無駄なメールの発生を抑制できる。

【０００９】

【実施例】以下、図に示す実施例により本発明をさらに
詳しく説明する。なお、これにより本発明が限定される
ものではない。図１は、本発明の一実施例の電子メール
システム１００の構成図である。この電子メールシステ
ム１００は、処理装置１１０と複数のメール端末１２
０，１２１，…とを、通信回線１５０で接続して、基本
的に構成されている。

【００１０】処理装置１１０は、メールボックス１３０
を有している。また、処理装置１１０では、オペレーテ
ィングシステムの下で、電子メール制御プログラム１１
５が作動している。

【００１１】電子メール制御プログラム１１５は、入出
力処理部２１０と，宛先制御部２２０と，代理着信報知
処理部２３０と，カウンターメッセージ表示処理部２４
０と，個人情報管理メモリ２５０と，メール配信処理部
２６０とを備えている。なお、個人情報管理メモリ２５
０を外部記憶装置上に設けてもよい。

【００１２】次に、図２を用いて、電子メールシステム
１００の代理着信報知機能の概要を説明する。図２にお
いて、ステップＳ５１（依頼）で示すごとく、ユーザ
ＡやユーザＣは、ユーザＤに、着信の代理検知を依頼す
る。ここで、着信の代理検知を依頼したユーザＡやユー
ザＣを代理着信対象者と呼ぶ。また、着信の代理検知を
依頼されたユーザＤを代理着信管理者と呼ぶ。代理着信
管理者２４は、代理着信対象者のユーザを登録する。こ
の登録は、ステップＳ５２（登録）で示すごとく、代
理着信対象者の所有する代理ＩＤテーブル２１ａ，２１
ｃに、代理着信管理者のユーザＩＤ（ここでは、ｕｉｄ
Ｄ）を格納することにより行なう。

【００１３】さて、メール配信処理部２６０から、ステ
ップＳ５３（メール配信）で、各ユーザにメールが配
信されると、各ユーザ単位に動作しているプログラム
は、ステップＳ５４（参照）で示すように、代理ＩＤ
テーブル２１ａ，２１ｂ，２１ｃの中を参照する。そし
て、格納されているユーザＩＤにより代理着信管理者を
知り、その代理着信管理者に対し、ステップＳ５５（
報知）で、着信を自分のＩＤと共に報知する。図２の例
では、ユーザＡとユーザＣは、ユーザＤに着信を報知す
るが、ユーザＢはどこにも報知しない。代理着信管理者
であるユーザＤは、ステップＳ５６（表示）で示すご
とく、着信の有無を画面に表示して見ることが出来る。
そこで、代理着信対象者であるユーザＡとユーザＣは、
自己宛のメールの着信を、代理着信管理者であるユーザ
Ｄから知ることが出来る。

【００１４】なお、図２では、ユーザＤを代理着信管理
者としたが、ユーザＡ〜ユーザＤが相互に代理着信対象
者と代理着信管理者の関係になってもかまわない。

【００１５】次に、図３以降の説明図を用いて、代理着
信報知機能の詳細を説明する。まず、代理着信管理者
が、処理装置１１０にアクセスすると、処理装置１１０
の入出力処理部２１０が、機能を選択させる。そこで、
図３に示すように、代理着信保守機能（mdairi）を選択
すると、処理装置１１０の代理着信報知処理部２３０が
起動され、その代理着信報知処理部２３０は、代理着信
管理者のメール端末に、メニュー３１０を表示する。代
理着信管理者は、メニューの指示に従って、代理着信登
録情報を入力する。例えば、新たな代理着信対象者を登
録する場合は、まず「１．登録」を選択し、次に新たに
代理着信対象者となるユーザＩＤを続けて入力する。ま
た、代理着信対象者を変更する場合は、まず「２．更
新」を選択し、次に登録されている代理着信対象者が一
覧表示されるから、変更する代理着信対象者を選んで、
変更事項を入力する。また、代理着信対象者を削除する
場合は、まず「３．削除」を選択し、次に登録されてい
る代理着信対象者が一覧表示されるから、削除する代理
着信対象者を選ぶ。また、一定の時刻毎に又は一定の時
間間隔毎に着信を報知してほしい場合は、まず「４．報
知時間設定」を選択し、次に一定の時刻に又は一定の時
間間隔を入力する。

【００１６】代理着信管理者が画面３３０での代理着信
登録情報の入力を終えると、代理着信報知処理部２３０
は、入力された代理着信登録情報を、個人情報管理メモ
リ２５０に格納し、処理を終了する。

【００１７】図４に示すように、個人情報管理メモリ２
５０は、ユーザＩＤ領域２５１と，代理ユーザＩＤ領域
２５２と，カウンターメッセージ情報領域２５３と，着
信ＩＤ領域２５４とから構成される。ユーザＩＤ領域２
５１には、代理着信管理者または代理着信対象者となり
うるユーザＩＤを登録する。電子メールシステム１００
の加入者全員が代理着信管理者または代理着信対象者と
なりうる場合は、全員のユーザＩＤを格納する。代理ユ
ーザＩＤ領域２５２には、対応する代理着信管理者のユ
ーザＩＤを登録する。カウンターメッセージ情報領域２
５３には、メールを受信したときに即時に返信するメッ
セージ（カウンターメッセージ）を登録する。着信ＩＤ
領域２５４には、管理する代理着信対象者宛てのメール
が存在するときに、そのメールの宛先となった代理着信
対象者のユーザＩＤを登録する。図５に、上記代理着信
登録情報の登録処理のフロー図を示す。ステップＳ１０
では、代理着信管理者が、代理着信対象者についての代
理着信登録情報を入力する。ステップＳ１１では、入力
された代理着信登録情報を、個人情報管理メモリ２５０
に格納する。ステップＳ１２では、上記ステップＳ１
０，Ｓ１１を、繰り返す。

【００１８】さて、いずれかのメール端末から処理装置
１１０にメールが送られてくると、処理装置１１０のメ
ール配信処理部２６０は、そのメールの宛先のユーザに
割り当てられたメールボックスに、そのメールを格納す
る。そして、代理着信報知処理部２３０に起動をかけ
る。

【００１９】起動された代理着信報知処理部２３０の動
作を図６のフロー図に示す。ステップＳ２１では、メー
ルの宛先のユーザＩＤを個人情報管理メモリ２５０のユ
ーザＩＤ領域２５１の中で検出する。ステップＳ２２で
は、検出したユーザＩＤ領域２５１に対応する代理ユー
ザＩＤ領域２５２を見て、メールの宛先のユーザＩＤに
対応する代理着信管理者が存在するか否かを判定する。
もし、代理着信管理者が存在すれば、ステップＳ２３に
進む。存在しなければ、何もせずに処理を終了する。ス
テップＳ２３では、代理着信管理者のユーザＩＤを個人
情報管理メモリ２５０のユーザＩＤ領域２５１の中で検
出し、対応する着信ＩＤ領域２５４に、メールの宛先の
ユーザＩＤを格納する。なお、このときに、メールの発
信元のユーザＩＤも一緒に格納してもよい。以上のよう
にして、代理着信管理者の着信ＩＤ領域２５４には、着
信しているメールの宛先のユーザＩＤが蓄積されること
になる。

【００２０】次に、代理着信管理者が、処理装置１１０
にアクセスすると、処理装置１１０の入出力処理部２１
０が、機能を選択させる。そこで、図７に示すように、
代理着信表示機能（ddairi）を選択すると、処理装置１
１０の代理着信報知処理部２３０が起動され、その代理
着信報知処理部２３０は、代理着信管理者のメール端末
に、リスト３０２を表示する。

【００２１】代理着信報知処理部２３０がリスト３０２
を表示する動作を図８のフロー図に示す。ステップＳ３
１では、代理着信管理者のユーザＩＤを個人情報管理メ
モリ２５０のユーザＩＤ領域２５１の中で検出し、対応
する着信ＩＤ領域２５４を検索する。ステップＳ３２で
は、着信ＩＤ領域２５４に格納されたユーザＩＤが存在
するか否かを判定する。存在すれば、ステップＳ３３に
進む。存在しなければ、ステップＳ３４に進む。ステッ
プＳ３３では、着信ＩＤ領域２５４に格納されたユーザ
ＩＤを代理着信管理者のメール端末にリスト表示する。
メールの発信者を併記することも可能である。ステップ
Ｓ３４では、着信しているメールがない旨を代理着信管
理者のメール端末に表示する。

【００２２】上記では、代理着信管理者の要求により、
代理着信したメールのリスト表示を行った。しかし、予
め報知時間を設定しておくと、その報知時間毎に、処理
装置１１０が自動的に代理着信管理者のメール端末に、
代理着信したメールのリスト表示を行う。

【００２３】なお、代理着信対象者がメールを読み出し
たなら、処理装置１１０の代理着信報知処理部２３０
は、個人情報管理メモリ２５０を検索し、代理着信管理
者の着信ＩＤ領域２５４に格納された該当するユーザＩ
Ｄを削除する。

【００２４】次に、カウンターメッセージ通知機能につ
いて説明する。まず、ユーザが、処理装置１１０にアク
セスすると、処理装置１１０の入出力処理部２１０が、
機能を選択させる。そこで、カウンターメッセージ登録
機能を選択すると、処理装置１１０のカウンターメッセ
ージ表示処理部２４０が起動され、その代理着信報知処
理部２４０は、ユーザのメール端末に、カウンターメッ
セージを入力するためのメニューを表示する。そこで、
ユーザは、メニューに従ってカウンターメッセージを入
力する。ユーザがカウンターメッセージの入力を終える
と、カウンターメッセージ表示処理部２４０は、入力さ
れたカウンターメッセージを、個人情報管理メモリ２５
０の前記ユーザに対応するカウンターメッセージ情報領
域２５３に格納し、処理を終了する。

【００２５】さて、いずれかのメール端末から処理装置
１１０にメールの送信要求が送られてくると、処理装置
１１０の宛先制御部２２０は、そのメールの発信元のメ
ール端末に図９の画面２００を表示し、宛先の入力を促
す（２０１ｃ）。そこで、メールの発信元のユーザは、
宛先のユーザＩＤを入力する。宛先のユーザＩＤが入力
されると、宛先制御部２２０は、カウンターメッセージ
表示処理部２４０を起動する。

【００２６】起動されたカウンターメッセージ表示処理
部２４０の動作を図１０のフロー図に示す。ステップＳ
１では、宛先のユーザＩＤを個人情報管理メモリ２５０
のユーザＩＤ領域２５１の中で検出し、対応するカウン
ターメッセージ情報領域２５３を検索する。ステップＳ
２では、カウンターメッセージ情報領域２５３に格納さ
れたカウンターメッセージが存在するか否かを判定す
る。存在すれば、ステップＳ３に進む。存在しなけれ
ば、何もせずにステップＳ４に進む。ステップＳ３で
は、カウンターメッセージ情報領域２５３に格納された
カウンターメッセージを取り出し、図９に示すように
（２０１ａ，２０１ｂ）、発信元のメール端末に表示す
る。ステップＳ４では、全ての宛先のユーザＩＤについ
て前記ステップＳ１以降を繰り返す。

【００２７】以上の電子メールシステム１００によれ
ば、ユーザは、自己宛のメールの着信があったことを、
代理のユーザに対して報知してもらうことが出来るの
で、遅れなくメールを受け取ることが可能となり、無駄
なメールの発生を抑制できる。また、発信元のユーザ
は、メールをアップロードする時に、即時に宛先のユー
ザのメッセージをもらうことが出来るので、届かないメ
ールを送ることを事前に中止でき、無駄なメールの発生
を抑制できる。

【００２８】

【発明の効果】本発明の電子メールシステムによれば、
メール着信情報をメールの宛先でない代理のユーザに通
知する代理着信報知機能およびメールをアップロードす
るユーザに宛先のユーザのメッセージを即時に通知する
カウンターメッセージ通知機能を有するため、無駄なメ
ールの発生を抑制できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子メールシステムの一実施例の構成
図である。

【図２】代理着信の動作を概念的に示した説明図であ
る。

【図３】代理着信対象者を登録する画面の例示図であ
る。

【図４】個人情報管理メモリの構成図である。

【図５】代理着信対象者を登録する処理のフロー図であ
る。

【図６】代理着信を行う処理のフロー図である。

【図７】メール着信状況を表示する画面の例示図であ
る。

【図８】メール着信状況を表示する処理の例示図であ
る。

【図９】カウンターメッセージを表示する画面の例示図
である。

【図１０】カウンターメッセージを表示する処理のフロ
ー図である。

【符号の説明】

１００電子メールシステム１１０処理装置１１５電子メール制御プログラム１２０メール端末２１０入出力処理部２２０宛先制御部２３０代理着信報知処理部２４０カウンターメッセージ表示処理部２５０個人情報管理メモリ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数のユーザのメール端末とホストコン
ピュータとを通信回線で接続し、発信元のユーザが宛先
のユーザへのメールをホストコンピュータのメールボッ
クスにアップロードし、前記メールを受信するユーザが
ホストコンピュータにアクセスし前記メールボックスに
保管しているメールをダウンロードする電子メールシス
テムにおいて、ホストコンピュータは、代理着信対象者となるユーザお
よび代理着信管理者となるユーザを対応付けて記憶する
代理着信対応情報記憶部と、メールがアップロードされ
たときにその宛先のユーザが代理着信対象者であれば対
応する代理着信管理者にメール着信を報知するためのメ
ール着信情報を生成するメール着信情報生成部と、ユー
ザがアクセスしてきたときにそのユーザが代理着信管理
者であれば対応するメール着信情報を通知するメール着
信情報通知部とを具備することを特徴とする電子メール
システム。
【請求項２】請求項１に記載の電子メールシステムに
おいて、メール着信情報の中に、着信メール毎に、着信
日時と、宛先のユーザＩＤ，ハンドリングネーム，部
署，名前の少なくとも一つと、発信元のユーザＩＤ，ハ
ンドリングネーム，部署，名前の少なくとも一つとを含
むことを特徴とする電子メールシステム。
【請求項３】請求項１または請求項２に記載の電子メ
ールシステムにおいて、メール着信情報通知部は、代理
着信管理者が設定した時刻毎に又は時間間隔毎に、自動
的にメール着信情報を代理着信管理者に通知することを
特徴とする電子メールシステム。
【請求項４】請求項１から請求項３のいずれかに記載
の電子メールシステムにおいて、メール着信情報通知部
は、代理着信管理者の要求を待ってメール着信情報を通
知するモードまたは代理着信管理者の要求がなくても自
動的にメール着信情報を通知するモードのいずれかを代
理着信管理者に指定させるモード指定部を有することを
特徴とする電子メールシステム。
【請求項５】複数のユーザのメール端末とホストコン
ピュータとを通信回線で接続し、発信元のユーザが宛先
のユーザへのメールをホストコンピュータのメールボッ
クスにアップロードし、前記メイルを受信するユーザが
ホストコンピュータにアクセスし前記メールボックスに
保管しているメールをダウンロードする電子メールシス
テムにおいて、ホストコンピュータは、メールがアップロードされる時
にそのメールの宛先のユーザが発信元のユーザに即時に
通知したいメッセージ情報をユーザから受け付けて登録
するカウンターメッセージ情報登録部と、メールがアッ
プロードされる時にその宛先のユーザが前記メッセージ
情報を登録しておれば即時にそのメッセージ情報をメー
ルの発信元に通知するカウンターメッセージ情報通知部
とを具備することを特徴とする電子メールシステム。