JPH06332906A - Conference schedule adjusting method - Google Patents
Conference schedule adjusting methodInfo
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- JPH06332906A JPH06332906A JP12111493A JP12111493A JPH06332906A JP H06332906 A JPH06332906 A JP H06332906A JP 12111493 A JP12111493 A JP 12111493A JP 12111493 A JP12111493 A JP 12111493A JP H06332906 A JPH06332906 A JP H06332906A
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Abstract
Description
【０００１】[0001]
【産業上の利用分野】本発明は、遠隔分散した任意複数
の会議関係者間で、電子会議の開催スケジュールを調整
する方法に係り、特に、遠隔地に分散した任意複数の端
末装置（あるいはワークステーション）間で、最適な会
議開催日程を決定する方法に関する。BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to a method for adjusting a schedule of an electronic conference among a plurality of remotely-distributed persons involved in a conference, and particularly to a plurality of arbitrary terminal devices (or works) dispersed in a remote location. Between stations), how to determine the optimal meeting schedule.
【０００２】[0002]
【従来の技術】従来の会議日程をスケジューリングする
技術は、特開昭60−103479号公報に記載されているよう
な、ホスト計算機に蓄積された会議出席予定者の予定表
から開催日時を決定し、会議開催通知を伝達する会合ス
ケジューリング方法がある。2. Description of the Related Art A conventional technique for scheduling a meeting schedule is to determine the date and time of a meeting from a schedule of meeting attendees stored in a host computer, as described in JP-A-60-103479. , There is a meeting scheduling method for transmitting a notice of holding a meeting.
【０００３】[0003]
【発明が解決しようとする課題】上記従来技術は、ホス
ト計算機に蓄積された会議出席予定者の予定表をもと
に、会議開催主催者が会議開催日時を決定し、会合通知
を各***者に配布するものであるが、主催者の通知した
開催日時に対し、実際に参加可能なのか不可能なのか、
あるいは、遅れてなら参加可能なのか、それとも不在中
なので代理者を出席させるのか等、参加予定者の意志を
反映させる方法は与えられていない。According to the above-mentioned conventional technology, the organizer of the meeting decides the date and time of the meeting based on the schedule of the people who are going to attend the meeting, which is stored in the host computer. It will be distributed to, but whether it is actually possible or impossible for the date and time notified by the organizer,
Alternatively, there is no way to reflect the will of the prospective participants, such as whether they can participate if they are late, or if they are absent and attend as an agent.
【０００４】さらに、従来技術は、近年の通信ネットワ
ークの発達、及びマルチウィンドウ機能をもつワークス
テーションの普及を背景とした、図２に示すような分散
環境に対応できないという問題点がある。Further, the conventional technique has a problem that it cannot cope with a distributed environment as shown in FIG. 2 due to the recent development of communication networks and the spread of workstations having a multi-window function.
【０００５】本発明の目的は、最適な会議日程を決定す
る会議スケジューリング調整方法を提供することにあ
る。An object of the present invention is to provide a meeting scheduling adjustment method for determining an optimum meeting schedule.
【０００６】[0006]
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明による会議スケジューリング調整方法は、会
議開催を主催する任意会議主催者の画面に日程調整ウィ
ンドウを表示し、ウィンドウの各項目に対応する入力操
作をもとに、予定表フレームと参加予定者テーブルを作
成し、予定表フレームを参加予定者に回覧し、回覧した
予定表フレームを回収することにより参加予定者全員の
空き時間を自動的に検出し、会議開催を主催する任意会
議主催者の画面に候補日時ウィンドウを表示し、検出し
た任意複数の空き日時をもとに、候補日時フレームを作
成し、時間を参加予定者全員に送出し、各参加予定者の
承諾結果を回収し、回収結果から最適な会議日時を決定
し、決定した会議日時を参加予定者全員に送出し、各参
加予定者の予定表に会議日時を書き込むことを特徴とす
る。In order to achieve the above object, the meeting scheduling adjusting method according to the present invention displays a schedule adjusting window on the screen of an arbitrary meeting organizer who hosts a meeting, and displays each item in the window. Based on the corresponding input operation, create a calendar frame and a participant table, circulate the calendar frame to prospective participants, and collect the circulated schedule frame to free up all prospective participants. Automatically detect and display the candidate date and time window on the screen of the arbitrary meeting organizer who hosts the meeting, create a candidate date and time frame based on the detected multiple free days and times, and set the time for all prospective participants , And collect the consent result of each prospective participant, decide the optimal meeting date and time from the collection result, send the decided meeting date and time to all prospective participants, and schedule for each prospective participant And writes the meeting date and time.
【０００７】本発明の他の側面は、会議参加予定者が予
定表フレームを受信した場合に、自予定表を呼び出し、
予定テーブルに空き時間を書き込み、予定表フレームを
参加予定者テーブルに記載の回覧先に送出し、会議参加
予定者が予定表フレームを受信した場合に、候補日時ウ
ィンドウを表示し、会議開催に対する承諾結果を会議主
催者に送出し、会議参加予定者が開催通知フレームを受
信した場合に、開催通知を表示し、自予定表に開催日時
を書き込むようにしたことにある。According to another aspect of the present invention, when a prospective conference participant receives a schedule frame, he / she calls his / her schedule,
Write the free time in the schedule table, send the schedule frame to the circulation destination described in the attendee table, and display the candidate date and time window when the prospective conference participant receives the schedule frame, and accept the conference. The result is sent to the conference organizer, and when the prospective participant of the conference receives the conference notification frame, the conference notification is displayed and the conference date and time is written in the own schedule.
【０００８】また、本発明の他の側面は、任意会議参加
予定者が不在の場合に、代理出席者リストから代理者Ｉ
Ｄを獲得し、代理者の予定表を呼び出し、予定テーブル
に代理者の空き時間を書き込み、参加予定者テーブルを
代理者に書き換えるようにしたことにある。[0008] Another aspect of the present invention is that if there are no prospective participants in the conference, the delegate I
This is because D was acquired, the schedule of the agent was called, the free time of the agent was written in the schedule table, and the prospective participant table was rewritten to the agent.
【０００９】[0009]
【作用】本発明では、会議開催を希望する任意会議主催
者が、分散した任意複数の会議関係者の所有する予定表
から空き時間を検出するために、予定表フレームを回覧
する順序を示す参加予定者テーブルと、予定表フレーム
を受信した各参加予定者の空き時間を書き込む予定テー
ブルから構成される予定表フレームを作成し、第１番目
の参加予定者に送出する。このフレームを受信した第１
番目の参加予定者は、自予定表の空き時間を予定テーブ
ルに書き込み、第２番目の参加予定者に予定表フレーム
を送出する。このように、予定表フレームは、参加予定
者テーブルに格納されている回覧順に順次渡されて行
き、最終的に、会議主催者へと戻ってくることになる。
この処理により、会議主催者は、予定表フレームを受信
した時点で参加予定者全員の空き時間を知ることができ
る。According to the present invention, an arbitrary conference organizer who wishes to hold a conference participates in the order of circulating the schedule frame in order to detect the free time from the schedules owned by a plurality of distributed conference participants. A schedule table frame composed of a schedule table and a schedule table in which the free time of each scheduled participant who received the schedule frame is written is created and sent to the first scheduled participant. The first to receive this frame
The second prospective participant writes the free time of his / her schedule in the schedule table and sends the schedule table frame to the second prospective participant. In this way, the schedule table frame is sequentially passed in the order of circulation stored in the prospective participant table, and finally returned to the conference organizer.
By this processing, the conference organizer can know the free time of all the prospective participants at the time of receiving the schedule table frame.
【００１０】次に、参加予定者全員の空き時間をもとに
候補日時フレームを作成し、このフレームを参加予定者
全員に送出する。参加予定者各位は、このフレームを受
信すると、候補日時に対する承諾、あるいは希望する開
催日時に対する意志を入力して、会議主催者に返送す
る。会議主催者は、参加予定者から返送された候補日時
フレームを受信し、各参加予定者の意志を考慮した上
で、最適な会議開催日時を決定することができる。さら
に、決定した開催通知を参加予定者全員に送出すること
により、全員の承諾を得た会議日時を通知することがで
きる。Next, a candidate date and time frame is created based on the free time of all the prospective participants, and this frame is sent to all the prospective participants. Upon receipt of this frame, the prospective participants input the intention regarding the candidate date and time or the intention regarding the desired date and time, and return it to the conference organizer. The meeting organizer receives the candidate date and time frame returned from the prospective participants, and can determine the optimal conference date and time in consideration of the intention of each prospective participant. Further, by sending the decided holding notice to all the prospective participants, it is possible to notify the meeting date and time with the consent of all the attendees.
【００１１】また、任意参加予定者が不在のときでも、
代理者の予定表から空き日時を検出し、代理者に会議に
出席してもらうように要請することもできる。Further, even when there are no prospective participants,
You can also detect free dates in your delegate's calendar and ask the delegate to attend a meeting.
【００１２】この方法を実施すれば、分散環境に対処し
た効率的な会議日時を決定することが可能となる。By implementing this method, it is possible to determine an efficient meeting date and time that copes with the distributed environment.
【００１３】[0013]
【実施例】図２は、本発明の一実施例を示すシステムの
ブロック図である。図２において、２０１（２０１Ａ〜
２０１Ｄ）は遠隔地に存在する任意複数の会議関係者の
端末装置（ワークステーション）、２０２（２０２Ａ〜
２０２Ｂ）は事業所や部署毎にローカルに構築されるＬ
ＡＮ(Local Area Network)、２０３はＬＡＮ２０２を統
合するＷＡＮ(Wide Area Network)を示す。1 is a block diagram of a system showing an embodiment of the present invention. In FIG. 2, 201 (201A-
201D) is a terminal device (workstation) of a plurality of participants in a conference located at a remote location, 202 (202A-).
202B) is an L constructed locally at each business office or department
AN (Local Area Network) 203 indicates a WAN (Wide Area Network) that integrates the LAN 202.
【００１４】図３は、各参加者の端末装置２０１（２０
１Ａ〜２０１Ｄ）の基本的な構成を示すブロック図であ
る。図３において、３０７は予定表や会議候補日程等の
データであり、各種プログラムとともに記憶装置３０６
に格納される。３０１は記憶装置３０６から読み出した
プログラム命令に従いデータ処理を実行する中央処理装
置（ＣＰＵ）、３０５はＣＰＵ３０１の命令に従い、デ
ータ処理結果を出力するディスプレイ(出力装置)、３０
３は入力装置の一つであるキーボード、３０４は入力装
置の一つであるマウスである。FIG. 3 shows the terminal device 201 (20) of each participant.
1A to 201D) is a block diagram showing a basic configuration. In FIG. 3, reference numeral 307 denotes data such as a schedule and a meeting candidate schedule, which is stored in the storage device 306 together with various programs.
Stored in. Reference numeral 301 denotes a central processing unit (CPU) that executes data processing in accordance with program instructions read from the storage device 306, 305 denotes a display (output device) that outputs data processing results in accordance with instructions from the CPU 301, 30
Reference numeral 3 is a keyboard which is one of the input devices, and 304 is a mouse which is one of the input devices.
【００１５】３０２は通信ネットワーク２０２を介して
データ交換を行うための通信インタフェース装置であ
り、各端末装置は通信インタフェース装置３０２を介し
て各種フレームを交換する。Reference numeral 302 denotes a communication interface device for exchanging data via the communication network 202, and each terminal device exchanges various frames via the communication interface device 302.
【００１６】図４は、会議を主催する任意端末装置のデ
ィスプレイ画面３０５に表示される日程調整ウィンドウ
４０１の一例である。この日程調整ウィンドウ４０１
は、会議主催者がキーボード３０３から会議スケジュー
ルを調整するスケジューリングプロセス、あるいは、タ
スクを起動させるコマンドをキー入力するか、あるいは
マウス３０４を操作して前述のプロセス、あるいはタス
クを起動させる機能をもつアイコンを選択するかのいず
れかの方法により呼び出される。FIG. 4 is an example of the schedule adjustment window 401 displayed on the display screen 305 of the arbitrary terminal device that hosts the conference. This schedule adjustment window 401
Is an icon having a function of activating a scheduling process for adjusting the conference schedule from the keyboard 303 by the conference organizer, or entering a command for activating a task, or operating the mouse 304 to activate the above-described process or task. Is called by either method.
【００１７】新規に会議開催日程を調整する場合、まず
入力装置であるキーボード３０３、あるいはマウス３０
４の呼び出し操作により、会議スケジュール調整プロセ
スが起動し、日程調整ウィンドウ４０１が会議主催者の
ディスプレイ画面３０５に表示される。表示される日程
調整ウィンドウ４０１は、会議名をキー入力するエリア
４０２，期日、及び期間をキー入力するエリア４０３，
会議参加可能者の一覧リスト４０４，会議参加予定者名
とアドレスをキー入力するエリア４０５，了解ボタン４
０６から構成される。When newly adjusting the schedule of the conference, first, the keyboard 303 or the mouse 30 which is an input device is used.
The call operation of 4 activates the conference schedule adjustment process, and the schedule adjustment window 401 is displayed on the display screen 305 of the conference organizer. The displayed schedule adjustment window 401 includes an area 402 for keying in the conference name, an area 403 for keying in the due date and period,
A list 404 of conference attendees, an area 405 for keying in the names and addresses of prospective conference participants, and an OK button 4
It is composed of 06.
【００１８】会議主催者は、最初に日程調整ウィンドウ
４０１の会議名入力エリア４０２に会議名称をキー入力
する。次に期日、及び期間をキー入力するエリア４０３
に開催希望期日をキー入力する。期間を指定する場合
は、開催開始日と終了日の両方を指定すればよいし、開
始日あるいは終了日のいずれか片方のみを指定した場合
は、指定した期日がスケジューリングの対象期間とな
る。The meeting organizer first inputs the meeting name into the meeting name input area 402 of the schedule adjustment window 401 by key input. Next area 403 to key in the due date and period
Key in the desired date for the event. When designating a period, both the start date and end date of the event may be designated. When only one of the start date and the end date is designated, the designated date becomes the scheduling target period.
【００１９】次に会議参加予定者を指定する。会議参加
可能者は、日程調整ウィンドウ401の参加可能者リスト
４０４に登録されている者に対しては、会議参加可能者
リスト４０４から参加予定者名の項目をマウス３０４で
選択することにより指定することができる。選択された
リスト項目は、会議参加予定者名をキー入力するエリア
４０５に自動的に反映される。このときの参加可能者リ
スト４０４は、マウス３０４で選択された項目を反転、
あるいは選択項目の背景色を変化させる等の方法で選択
されたことを視覚的に理解できるようになっている。ま
た、参加可能者リスト４０４に記載されていない者と会
議を行いたい場合は、会議参加予定者名をキー入力する
エリア４０５に参加者名とアドレスをキー入力する。こ
のエリア４０５に入力された名前とアドレスは、自動的
に参加可能者リスト４０４に登録される。また、参加可
能者リスト４０４に登録されている者をキー入力で指定
することもできる。Next, the prospective participants of the conference are designated. A person who can participate in the conference designates a person who is registered in the participant list 404 of the schedule adjustment window 401 by selecting a prospective participant name item from the conference participant list 404 with the mouse 304. be able to. The selected list item is automatically reflected in the area 405 for keying in the names of prospective participants in the conference. In the participant list 404 at this time, the item selected by the mouse 304 is highlighted,
Alternatively, it is possible to visually understand that the selection has been made by changing the background color of the selected item. Further, when the user wants to hold a conference with a person who is not listed in the available participant list 404, he / she inputs the participant name and address in the area 405 for key inputting the name of the prospective participant in the conference. The name and address entered in this area 405 are automatically registered in the participant list 404. Further, it is also possible to specify a person registered in the participant list 404 by key input.
【００２０】会議主催者が、日程調整ウィンドウ４０１
に対するこの操作を行い、了解ボタン４０６をマウス３
０４で選択すると、予定表フレーム５０１と、回覧する
順番を示す参加予定者テーブル５０６を生成する。[0020] The meeting organizer selects the date adjustment window 401.
To do this, click the OK button 406 with the mouse 3
When the selection is made in 04, a schedule table frame 501 and a prospective participant table 506 indicating the order of circulation are generated.
【００２１】図５は、会議参加予定者に送出する予定表
フレーム５０１の構造である。この予定表フレーム５０
１は、会議主催者が日程調整ウィンドウ４０１に会議
名，期日あるいは期間，参加予定者名とアドレスを指定
した後で、了解ボタン４０６が選択されると、会議スケ
ジュール調整プロセスにより自動的に生成され、第１番
目の会議参加予定者に送出される。FIG. 5 shows the structure of the schedule table frame 501 to be sent to the conference participants. This calendar frame 50
1 is automatically generated by the meeting schedule adjustment process when the OK button 406 is selected after the meeting organizer has specified the meeting name, the due date or period, and the names and addresses of participants in the schedule adjustment window 401. , To the first prospective conference participant.
【００２２】図５において、５０２は会議名を識別する
ＩＤを格納する会議ＩＤフィールド、５０３はフレーム
の種類を識別するＩＤを格納する種別ＩＤフィールド、
504は送信元を識別するＩＤを格納する送信元ＩＤフィ
ールド、５０５は送信先を識別するＩＤを格納する送信
先ＩＤフィールド、５０６は予定表フレーム５０１の回
覧順序を示す参加予定者テーブルであり、会議出席予定
者の参加者ＩＤ５０８，参加予定者の名前５０９，参加
予定者のアドレス５１０の各項から構成される。また、
５０７は各会議参加予定者の予定を書き込む予定テーブ
ルを示す。In FIG. 5, 502 is a conference ID field for storing an ID for identifying the conference name, 503 is a type ID field for storing an ID for identifying the type of frame,
504 is a sender ID field that stores an ID that identifies a sender, 505 is a destination ID field that stores an ID that identifies a destination, and 506 is a prospective participant table that indicates the circulation order of the schedule table frame 501. It is composed of each item of a participant ID 508 of a prospective attendee, a name 509 of a prospective participant, and an address 510 of a prospective participant. Also,
Reference numeral 507 denotes a schedule table in which the schedules of prospective conference participants are written.
【００２３】参加予定者テーブル５０６は、日程調整ウ
ィンドウ４０１の参加予定者名入力エリア４０５に指定
した参加予定者の一覧であり、予定表フレーム５０１を
回覧する順番を示している。そのため、日程調整ウィン
ドウ４０１の参加予定者名入力エリア４０５に、「Ｂ
氏」，「Ｃ氏」，「Ｄ氏」の順に入力した場合、参加予
定者テーブル５０６は、「会議主催者」，「Ｂ氏」，
「Ｃ氏」，「Ｄ氏」の順序で格納される。このときの参
加予定テーブル５０６の先頭は必ず会議主催者である。
この例における予定表フレーム５０１の回覧順序を図６
を用いて説明する。The prospective participant table 506 is a list of prospective participants designated in the prospective participant name input area 405 of the schedule adjustment window 401, and shows the order in which the schedule table frame 501 is circulated. Therefore, in the scheduled participant name input area 405 of the schedule adjustment window 401, "B
When inputting in the order of “Mr.”, “Mr. C”, “Mr. D”, the prospective participant table 506 shows “Meeting organizer”, “Mr. B”,
"Mr. C" and "Mr. D" are stored in this order. At this time, the head of the participation schedule table 506 is always the conference organizer.
The circulation order of the schedule table frame 501 in this example is shown in FIG.
Will be explained.
【００２４】図６は、予定表フレーム５０１を遠隔地に
分散する任意会議参加者に回覧する一例を示したもので
ある。図６のように、会議主催者Ａから送出された予定
表フレーム５０１は、第１番目の参加予定者Ｂに送出さ
れる(ステップ６０１)。つぎに、参加予定者Ｂは受信し
た予定表フレーム５０１の参加予定者テーブル５０６を
参照して、第２番目の参加予定者である参加予定者Ｃに
予定表フレーム５０１を送出する（ステップ６０２）。
予定表フレーム５０１を受信した参加予定者Ｃも同様
に、参加予定者Ｄに予定表フレームを送出し（ステップ
６０３）、テーブル５０６の最後に格納された第３番目
の参加予定者Ｄは、テーブル５０６の先頭に格納されて
いる会議主催者Ａに予定表フレーム５０１を送出する
（ステップ６０４）。この方法で予定表フレーム５０１
を回覧することにより、予定表フレーム５０１は、会議
主催者Ａ，参加予定者Ｂ，参加予定者Ｃ，参加予定者Ｄ
の順に回覧され、最終的に会議主催者Ａへと一巡する。FIG. 6 shows an example in which the schedule table frame 501 is circulated to arbitrary conference participants dispersed in a remote place. As shown in FIG. 6, the schedule table frame 501 transmitted from the conference organizer A is transmitted to the first prospective participant B (step 601). Next, the prospective participant B transmits the schedule table frame 501 to the prospective participant C who is the second prospective participant by referring to the prospective participant table 506 of the received schedule table frame 501 (step 602). .
Similarly, the prospective participant C who received the schedule table frame 501 sends the schedule table frame to the prospective participant D (step 603), and the third prospective participant D stored at the end of the table 506 is The schedule table frame 501 is sent to the conference organizer A stored at the head of 506 (step 604). Calendar frame 501 in this way
By circulating the above, the schedule table frame 501 shows that the conference organizer A, the prospective participant B, the prospective participant C, the prospective participant D
It is circulated in the order of, and finally makes a round to the meeting organizer A.
【００２５】図７は、予定表フレーム５０１に付加され
る予定テーブル５０７の構造を示す。図７において、７
０１は時間帯を、７０２は日付を示している。図７で
は、時間帯７０１を午前８：００から午後７：００まで
の３０分刻で描画しているが、この時間帯に制限はな
く、２４時間を扱うことができ、１０分刻みでも１５分
刻みでも対応することができる。また、テーブル内部の
値は、空き時間は「０」、それ以外の予定が既に決まっ
ている時間帯は「１」で表記する。FIG. 7 shows the structure of the schedule table 507 added to the schedule table frame 501. In FIG. 7, 7
01 indicates a time zone and 702 indicates a date. In FIG. 7, the time zone 701 is drawn in 30-minute increments from 8:00 am to 7:00 pm, but there is no limit to this time zone, and 24 hours can be handled, and even 10-minute increments can be 15 minutes. It can be handled in minute increments. The value in the table is represented by "0" for the free time and "1" for the other scheduled time zones.
【００２６】予定テーブル５０７は、会議主催者が第１
番目の参加予定者に予定表フレーム５０１を送出時に、
会議主催者の予定表１１０１をもとに作成される。つま
り、会議主催者が参加予定者に予定表フレーム５０１を
送出する時の予定テーブル５０７の内容は、会議主催者
のスケジュールと同一である。In the schedule table 507, the conference organizer first
At the time of sending the calendar frame 501 to the second prospective participant,
It is created based on the schedule 1101 of the conference organizer. That is, the contents of the schedule table 507 when the conference organizer sends the schedule table frame 501 to the prospective participants are the same as the schedule of the conference organizer.
【００２７】図１１に、会議主催者、及び参加予定者各
位が所有する予定表１１０１の一例を示す。図１１にお
いて、１１０２は年月を示すタイトルラベル、１１０３
は日付、１１０４は時間帯を示す。この図でも、図７の
予定表フレーム５０１の説明と同様に、時間帯に制限は
ない。また、予定表１１０１の内部は、空き時間は空
欄、それ以外の予定が既に決まっている時間帯は横線で
表記する。FIG. 11 shows an example of a schedule table 1101 owned by the conference organizer and prospective participants. In FIG. 11, 1102 is a title label indicating the year and month, 1103
Indicates a date, and 1104 indicates a time zone. Also in this figure, similarly to the description of the schedule table frame 501 in FIG. 7, there is no limitation on the time zone. In the inside of the schedule table 1101, blank time is blank, and other time zones in which schedules are already determined are indicated by horizontal lines.
【００２８】第１番目の参加予定者サイトのスケジュー
リングプロセスが予定表フレーム５０１を受信すると、
参加予定者の予定表１１０１を呼び出し、第１番目の参
加予定者の空き時間を予定テーブル５０７に書き込む。
予定テーブル５０７への書き込み処理終了後、予定表フ
レーム５０１の送信元ＩＤフィールドを第１番目の参加
予定者ＩＤに、送信先ＩＤフィールドを第２番目の参加
予定者ＩＤにそれぞれ変更し、第２番目の参加予定者宛
に予定表フレーム５０１を自動的に送出する。第２番目
以降の参加予定者サイトのスケジューリングプロセス
は、第１番目の参加予定者と同様の処理を実行する。こ
の予定表フレーム５０１の送受信処理は、会議主催者が
予定表フレーム５０１を受信するまで続けられる。この
結果、会議主催者サイトのスケジューリングプロセスが
予定表フレーム５０１を受信した時の予定テーブル５０
７には、参加予定者全員のスケジュールが反映されてい
ることになり、このときの予定テーブル内で「０」の値
が設定されている時間帯が、会議開催候補日時となる。When the scheduling process at the first prospective participant site receives the calendar frame 501,
The schedule 1101 of prospective participants is called and the free time of the first prospective participant is written in the schedule table 507.
After the writing process to the schedule table 507 is completed, the sender ID field of the schedule table frame 501 is changed to the first prospective participant ID and the destination ID field is changed to the second prospective participant ID, and the second The schedule table frame 501 is automatically transmitted to the second prospective participant. The scheduling process of the second and subsequent prospective participant sites executes the same processing as that of the first prospective participant site. The transmission / reception processing of the schedule table frame 501 is continued until the conference organizer receives the schedule table frame 501. As a result, the schedule table 50 when the scheduling process of the conference host site receives the schedule frame 501.
7 indicates that the schedules of all the prospective participants are reflected, and the time zone in which the value of “0” is set in the schedule table at this time is the candidate date and time for holding the conference.
【００２９】会議開催候補日時の検出は、このように各
端末装置のスケジューリングプロセスにより自動的に行
われるため、会議主催者以外は人手を介する必要はな
い。従って、遠隔地に分散する参加予定者の在席，離席
にかかわらず開催候補日程を抽出することが可能とな
る。Since the detection of the candidate date and time for holding the conference is automatically performed by the scheduling process of each terminal device in this manner, it is not necessary for any person other than the conference organizer to do so manually. Therefore, it is possible to extract the candidate schedule of the event regardless of whether the prospective participants dispersed in the remote location are present or absent.
【００３０】会議開催主催者は、予定表フレーム５０１
の受け渡し方法により、参加予定者全員の都合の良い日
時を獲得する。The organizer of the meeting holds a calendar frame 501.
By the delivery method of, obtain the convenient date and time for all the prospective participants.
【００３１】図８は、会議主催者サイトのスケジューリ
ングプロセスが参加予定者全員の予定を反映した予定表
フレーム５０１を受信後に、主催者の端末装置２０１の
ディスプレイ画面３０５に表示する会議開催候補日時ウ
ィンドウ８０１の一例である。図８の例は、会議主催者
が予定表フレーム５０１を受信後、予定テーブル507に
複数の候補日時が存在した場合の例を示している。図８
では、候補日時の表示を５箇所として記載しているが、
検出された候補日時を全て表示することができる。但
し、全ての候補日時を一度に表示すると、ディスプレイ
画面３０５の表示範囲を越えてしまう恐れがあるため、
可視表示エリアは５項目に設定し、会議主催者はスクロ
ールバー８０５をキーボード３０３の矢印キーで操作す
るか、あるいはマウス３０４を操作して候補日時をスク
ロールさせ、全ての候補日時を確認することができる。
図８において、８０２は開催候補日、８０３は開催時
間、８０４は開催候補日時に対する承諾をキー入力する
エリア、８０５は候補日時をスクロールさせるスクロー
ルバー、８０６は議題内容を表示するコメント表示フィ
ールド、８０７は開催日時に対する各会議参加予定者の
承諾結果を会議主催者宛に送出するためのボタンであ
る。FIG. 8 shows a candidate meeting date / time window displayed on the display screen 305 of the organizer's terminal device 201 after the schedule process of the meeting organizer site receives the schedule frame 501 reflecting the schedules of all the prospective participants. This is an example of 801. The example of FIG. 8 shows an example in which a plurality of candidate dates and times exist in the schedule table 507 after the conference organizer receives the schedule table frame 501. Figure 8
Then, the display of the candidate date and time is described as five places, but
All the detected candidate dates and times can be displayed. However, if all the candidate dates and times are displayed at one time, the display range of the display screen 305 may be exceeded, so
The visible display area is set to 5 items, and the conference organizer can confirm all candidate dates and times by operating the scroll bar 805 with the arrow keys of the keyboard 303 or by operating the mouse 304 to scroll the candidate dates and times. it can.
In FIG. 8, 802 is a candidate date for holding, 803 is a holding time, 804 is an area for keying in acceptance of the holding date and time, 805 is a scroll bar for scrolling the candidate date and time, 806 is a comment display field for displaying agenda content, 807 Is a button for transmitting the approval result of the prospective participants of the conference to the conference organizer to the conference organizer.
【００３２】会議主催者は、このウィンドウ画面８０１
に表示された候補日時の中から最適な会議開催日時を決
定するために、開催候補日時を参加予定者全員に通知し
て、開催に関する承諾応答、及び優先を希望する日時が
あれば優先度を記載するように懇請する。この処理は、
会議開催日時を参加予定者全員の意見を反映させた上で
決定するという意図をもつ。つまり、参加予定者各位の
保持する予定表に対する記載漏れや急用等の事情によ
り、参加予定者の予定が予定表とは異なる場合が存在す
ることを想定して、参加予定者各位の意志を会議日程の
調整に適応させる。The conference organizer can select this window screen 801.
In order to determine the optimal meeting date and time from the candidate dates and times displayed in, notify all prospective participants of the candidate date and time, give a consent response regarding the event, and if there is a date and time you want to prioritize, set the priority. Begging to list. This process
The intention is to decide the date and time of the meeting after reflecting the opinions of all the prospective participants. In other words, the intentions of the prospective participants may be different from those in the schedule due to factors such as omissions and urgent needs in the schedules held by the prospective participants. Adapt to the schedule adjustment.
【００３３】会議主催者は、ディスプレイ画面８０１に
表示された複数の候補日時の中から、都合の良い日時に
対し優先順位を示す数字をキー入力する。例えば、候補
日時が５箇所検出されていた場合は、最も適切と思われ
る項目の承認入力エリア804に「１」をキー入力する。
残りの項目に対してもこの操作と同様に「２」〜「５」の
優先順を示す数字をキー入力する。ここで、どの日程で
もよい場合は、優先順を示す数字を入力する必要はな
い。また、都合により参加できない日程の項目について
は、「０」をキー入力することにより、不参加の意志表
示を行うことができる。スケジューリングプロセスは、
承認入力エリア８０４に「０」が入力されていない限
り、その項目（候補日時）に対する参加予定者の開催承
認が得られたと解釈する。また、会議優先順を示す数字
が入力されていない空白の項目が複数存在した場合は、
優先度が同じもの、即ち、どの候補日時でもよいという
解釈をする。The conference organizer key-inputs a number indicating the priority order to the most convenient date and time from the plurality of candidate dates and times displayed on the display screen 801. For example, if five candidate dates and times have been detected, "1" is keyed in the approval input area 804 for the item that seems most appropriate.
For the remaining items, similarly to this operation, the numbers indicating the priority order of "2" to "5" are keyed in. Here, if any schedule is acceptable, it is not necessary to enter a number indicating the priority order. Further, for items of the schedule that cannot be attended due to circumstances, it is possible to display the will of non-attendance by keying in "0". The scheduling process is
Unless “0” is input in the approval input area 804, it is interpreted that the holding approval of the prospective participant has been obtained for the item (candidate date and time). Also, if there are multiple blank items for which the numbers indicating the conference priority order have not been entered,
It is interpreted that they have the same priority, that is, any candidate date and time may be used.
【００３４】会議主催者が、候補日時ウィンドウ８０１
の承認入力エリア８０４に対し入力操作を行い、了解ボ
タン８０６をマウス３０４で選択すると、スケジューリ
ングプロセスは、図９に示す候補日時フレーム９０１を
作成し、参加予定者全員に送出する。The meeting organizer selects the candidate date / time window 801.
When the approval input area 804 is input and the OK button 806 is selected with the mouse 304, the scheduling process creates the candidate date / time frame 901 shown in FIG. 9 and sends it to all the prospective participants.
【００３５】図９は、候補日時フレームの構成を示した
ものである。図９において、９０２は会議名を識別する
ＩＤを格納する会議ＩＤフィールド、９０３はフレーム
の種類を識別するＩＤを格納する種別ＩＤフィールド、
９０４は送信元を識別するＩＤを格納する送信元ＩＤフ
ィールド、９０５は送信元アドレスフィールド、９０６
は開催候補テーブルを示す。FIG. 9 shows the structure of the candidate date / time frame. In FIG. 9, 902 is a conference ID field that stores an ID that identifies a conference name, 903 is a type ID field that stores an ID that identifies the type of frame,
904 is a sender ID field for storing an ID for identifying the sender, 905 is a sender address field, and 906
Indicates a holding candidate table.
【００３６】各参加予定者サイトのスケジューリングプ
ロセスは、開催日時フレーム９０１を受信すると、図８
に示した会議開催候補日時ウィンドウ８０１を、参加予
定者のディスプレイ画面３０５に表示する。各参加予定
者の候補日時ウィンドウ801に対する操作は、上述した
会議主催者の操作と同一であり、会議開催に対する承
諾、及び優先を希望する日時があれば優先度の意志表示
を行うことができる。各参加者の候補日時ウィンドウ８
０１の承認入力エリア８０４に対する入力操作は、了解
ボタン８０６をマウス３０４で選択したときに、候補日
時フレーム９０１の開催候補テーブル９０６に書き込ま
れる。次に、スケジューリングプロセスは、候補日時フ
レーム９０１の送信元フィールドに格納されているアド
レス（会議主催者宛）に候補日時フレーム９０１を送出
する。When the scheduling process of each prospective participant site receives the holding date / time frame 901, the scheduling process of FIG.
The candidate holding date / time window 801 shown in FIG. 7 is displayed on the display screen 305 of the prospective participant. The operation of each prospective participant on the candidate date / time window 801 is the same as the operation of the conference organizer described above, and the intention of the priority can be displayed if there is a date and time when consent is given to the conference and priority is desired. Candidate date and time window 8 for each participant
The input operation to the approval input area 804 of 01 is written in the holding candidate table 906 of the candidate date and time frame 901 when the OK button 806 is selected with the mouse 304. Next, the scheduling process sends the candidate date / time frame 901 to the address (addressed to the meeting organizer) stored in the transmission source field of the candidate date / time frame 901.
【００３７】会議主催者のスケジューリングプロセス
は、各参加予定者から送出された候補日時フレーム９０
１を受信すると集計テーブルを作成する。各参加予定者
からの候補日時フレーム９０１が会議主催者に送出され
るのは、参加予定者各位の応答時間に依存されてしまう
ため、参加予定者毎に異なった時間帯となる。そのた
め、集計テーブルは、会議主催者のスケジューリングプ
ロセスが候補日時フレーム９０１を受信する度に更新さ
れる。The meeting organizer's scheduling process uses the candidate date / time frame 90 sent by each prospective participant.
When 1 is received, an aggregate table is created. Since the candidate date / time frame 901 from each prospective participant is sent to the conference organizer because it depends on the response time of each prospective participant, it is a different time zone for each prospective participant. Therefore, the aggregation table is updated each time the scheduling process of the conference organizer receives the candidate date / time frame 901.
【００３８】ここで、最適な開催日時を決定するには、
会議主催者のスケジューリングプロセスが、参加予定者
全員の候補日時フレーム９０１を受信した時点で、参加
予定者全員からの回答を集計し、最適な開催日時を決定
することが望ましい。しかし、上述した通り、各参加予
定者からの候補日時フレーム９０１が会議主催者に送出
されるのは、参加予定者各位の応答時間に依存している
ため、もし参加予定者のうちの一人でも、候補日時に対
する回答を返送しなければ、会議主催者サイトのスケジ
ューリングプロセスは、無限に候補日時に対する回答を
待ち続けることになる。そこで、規定人数の候補日時に
対する回答を受信した時点で、最適な開催日時を決定す
る。この方法により、緊急な会議開催に対する日程調整
にも対応することができる。Here, in order to determine the optimum date and time of holding,
When the scheduling process of the meeting organizer receives the candidate date / time frame 901 of all the prospective participants, it is desirable to aggregate the answers from all the prospective participants and determine the optimum date and time of the event. However, as described above, the candidate date / time frame 901 from each prospective participant is sent to the conference organizer because it depends on the response time of each prospective participant. If the answer to the candidate date and time is not sent back, the scheduling process of the conference host site will endlessly wait for the answer to the candidate date and time. Therefore, when the response to the candidate date and time of the specified number of people is received, the optimal date and time of the event is determined. By this method, it is possible to deal with the schedule adjustment for an emergency conference.
【００３９】会議主催者のスケジューリングプロセス
は、決定した日時を含む会議開催通知を参加予定者全員
に送出し、会議主催者の予定表に開催日時を書き込む。The scheduling process of the conference organizer sends a notice of the conference including the decided date and time to all the prospective participants, and writes the date and time of the conference in the schedule of the conference organizer.
【００４０】図１は、開催主催者サイトにおける会議ス
ケジュール調整プログラムの処理手順を示すフローチャ
ートである。FIG. 1 is a flowchart showing the processing procedure of the conference schedule adjustment program on the host organizer site.
【００４１】任意会議主催者サイトの会議スケジュール
調整プログラムは、最初に、会議開催日程を調整するた
めに日程調整ウィンドウ４０１を表示し、会議名，開催
期日あるいは期間、そして参加予定者名とアドレスの各
入力要求を会議主催者に懇請する（ステップ１０１）。
会議主催者がこの情報の入力終了後、日程調整ウィンド
ウ４０１の了解ボタン４０６をマウス３０４で選択する
と、会議主催者の予定表を呼び出し（ステップ１０
２）、入力情報と会議主催者の予定表をもとに、予定表
フレーム５０１と、予定表フレーム５０１の回覧順序を
示す参加予定者テーブル５０６を作成する（ステップ１
０３）。そして、ステップ１０３で作成した予定表フレ
ーム５０１を、第１番目の参加予定者宛に送出する(ス
テップ１０４）。会議主催者サイトの会議スケジュール
調整プログラムは、ステップ１０４終了後、予定表フレ
ーム５０１の待ち状態（ステップ１０５）となる。The meeting schedule adjusting program of the arbitrary meeting organizer site first displays a schedule adjusting window 401 in order to adjust the meeting schedule, and displays the meeting name, the due date or period, and the names and addresses of prospective participants. The input request is solicited from the conference organizer (step 101).
After the conference organizer finishes inputting this information, he / she selects the OK button 406 of the schedule adjustment window 401 with the mouse 304 to call the conference organizer's schedule (step 10).
2) Based on the input information and the meeting organizer's schedule, a schedule frame 501 and a prospective participant table 506 indicating the circulation order of the schedule frame 501 are created (step 1).
03). Then, the schedule table frame 501 created in step 103 is sent to the first prospective participant (step 104). The conference schedule adjusting program of the conference host site enters the waiting state of the schedule table frame 501 (step 105) after the end of step 104.
【００４２】ステップ１０５で待つフレームは、ステッ
プ１０４で送出した予定表フレーム５０１、あるいは候
補日時フレーム９０１のいずれかである。フレーム種別
の判定は、各フレームに格納されている種別フィールド
のＩＤで識別する。もし、フレーム以外のフレームを受
信した場合は、エラーメッセージを表示し（ステップ１
１５）、ステップ１０５のフレーム待ち状態になる。The frame to wait in step 105 is either the schedule table frame 501 transmitted in step 104 or the candidate date / time frame 901. The frame type is identified by the ID of the type field stored in each frame. If a frame other than the frame is received, an error message is displayed (step 1
15) The frame wait state of step 105 is entered.
【００４３】ステップ１０５で、予定表フレーム５０１
を受信した場合は（ステップ１０６)、受信した予定表
フレーム５０１の予定テーブル５０６の内容から開催候
補日時を取り出し、候補日時ウィンドウ９０１を会議主
催者のディスプレイ画面３０５に表示し、候補日時に対
する承諾、及び優先順位の入力要求を会議主催者に懇請
する（ステップ１０７）。会議主催者の候補日時に対す
る入力終了後、会議スケジュール調整プログラムは、候
補日時フレーム９０１を作成する（ステップ108)。そし
て、ステップ１０９でステップ１０８で作成した候補日
時フレーム９０１を参加予定者全員に送出する。会議主
催者サイトの会議スケジュール調整プログラムは、ステ
ップ１０９終了後、候補日時フレーム９０１の待ち状態
（ステップ１０５）となる。In step 105, the schedule frame 501
If (step 106) is received (step 106), the candidate date and time of the event is extracted from the contents of the schedule table 506 of the received schedule table frame 501, the candidate date and time window 901 is displayed on the display screen 305 of the meeting organizer, and the acceptance of the candidate date and time, And a request for inputting the priority order to the conference organizer (step 107). After inputting the candidate date and time of the conference organizer, the conference schedule adjusting program creates a candidate date and time frame 901 (step 108). Then, in step 109, the candidate date / time frame 901 created in step 108 is sent to all prospective participants. The conference schedule adjusting program on the conference host site is in a waiting state (step 105) for the candidate date / time frame 901 after step 109 is completed.
【００４４】ステップ１０５で、候補日時フレーム９０
１を受信した場合は（ステップ110)、各参加予定者から
の候補日時フレーム９０１を受信する度に、集計テーブ
ルを更新する（ステップ１１１）。ステップ１１２の条
件で、規定人数からの候補日時フレーム１０９を受信し
たかどうかを判定し、受信した候補日時フレームの数が
規定人数を満たしている場合は、次のステップ１１３に
進み、そうでない場合はステップ１０５のフレーム待ち
状態となる。In step 105, the candidate date / time frame 90
When 1 is received (step 110), the tabulation table is updated every time the candidate date / time frame 901 from each prospective participant is received (step 111). Under the condition of step 112, it is determined whether or not the candidate date / time frame 109 from the specified number of people is received. If the number of the received candidate date / time frames satisfies the specified number of people, the process proceeds to the next step 113, otherwise. Enters the frame waiting state of step 105.
【００４５】ステップ１１３は、受信した候補日時フレ
ームの数が規定人数を満たしている場合の処理であり、
集計テーブルから最適な会議日時を決定し、参加予定者
全員に決定した開催時間を明記した会議開催通知を送出
する。ステップ１１３で開催通知を参加予定者全員に送
出後、開催日時を会議主催者の予定表１１０１に書き込
み（ステップ１１４）、処理を終了する。Step 113 is the processing when the number of received candidate date / time frames satisfies the specified number of people,
The optimum meeting date and time is determined from the aggregation table, and the meeting holding notice specifying the decided holding time is sent to all prospective participants. After sending the notice of holding to all the prospective participants in step 113, the holding date and time is written in the schedule table 1101 of the conference organizer (step 114), and the process ends.
【００４６】図１０は、参加予定者サイトにおける会議
スケジュール調整プログラムの処理手順を示すフローチ
ャートである。FIG. 10 is a flowchart showing the processing procedure of the conference schedule adjusting program in the prospective participant site.
【００４７】任意会議参加予定者サイトの会議スケジュ
ール調整プログラムは、ステップ１００１で、各種フレ
ームの待ち状態になっている。ステップ１００１で待つ
フレームは、予定表フレーム５０１，候補日時フレーム
９０１，開催通知フレームのいずれかである。フレーム
種別の判定は、各フレームに格納されている種別フィー
ルドのＩＤで識別する。もし、前述のフレーム以外のフ
レームを受信した場合は、エラーメッセージを表示し
（ステップ１０２１）、ステップ１００１のフレーム待
ち状態になる。In step 1001, the conference schedule adjusting program of the site for voluntary conference participants is waiting for various frames. The frame to wait in step 1001 is any of the schedule table frame 501, the candidate date / time frame 901, and the event notification frame. The frame type is identified by the ID of the type field stored in each frame. If a frame other than the above-mentioned frames is received, an error message is displayed (step 1021) and the frame waiting state of step 1001 is entered.
【００４８】ステップ１００１で、予定表フレーム５０
１を受信した場合（ステップ1002）の処理は、自予定表
１１０１を呼び出して、予定表フレーム５０１の予定テ
ーブル５０６に空き日程を書き込む処理を実行する。ス
テップ１００２の後のステップ１００３は、予定テーブ
ル５０６を更新の終了を判定する処理である。ステップ
１００３、及びステップ１００６の期日変数は、予定テ
ーブル５０６の更新処理におけるループカウンタであ
り、日程調整を行う期間を示す値が格納されている。こ
の判定ステップ１００３で、期日変数が「０」のとき、
ステップ１００７に進む。会議参加予定者サイトの会議
スケジュール調整プログラムは、ステップ１００４で自
予定表１１０１を読み出し、ステップ１００５で予定テ
ーブル506を更新する。次に、ステップ１００６で期日
変数をデクリメントし、ステップ１００３の判定処理へ
進む。ステップ１００３からステップ１００６までの処
理は、期日変数が「０」になるまで続けられる。In step 1001, schedule table frame 50
When 1 is received (step 1002), the process calls the own schedule table 1101 and writes a free schedule in the schedule table 506 of the schedule frame 501. Step 1003 after step 1002 is a process of determining the end of updating the schedule table 506. The due date variables of step 1003 and step 1006 are loop counters in the updating process of the schedule table 506, and the values indicating the period for adjusting the schedule are stored. In this decision step 1003, when the due date variable is “0”,
Proceed to step 1007. The conference schedule adjusting program of the conference participant site reads the own schedule table 1101 in step 1004 and updates the schedule table 506 in step 1005. Next, in step 1006, the due date variable is decremented, and the process proceeds to the determination process in step 1003. The processing from step 1003 to step 1006 is continued until the due date variable becomes “0”.
【００４９】ステップ１００３の判定処理で、期日変数
が「０」の場合は、ステップ1007の処理に進む。このス
テップ１００７は、参加予定者が出張や急用等の理由に
より、予定表に空き時間が存在しない場合の判定処理で
ある。If the due date variable is "0" in the determination processing of step 1003, the process proceeds to step 1007. This step 1007 is a determination process when a prospective participant does not have a vacant time in the schedule due to a business trip or an emergency.
【００５０】ステップ１００７で、参加予定者の予定表
に空き時間が存在しないと判定された場合は、参加予定
者が出張や急用等の理由により、会議に出席できない状
態であり、その場合は代理出席可能な者を検索し、代理
出席者の予定表から空き日程を検出する処理を実行す
る。まず、代理出席可能者のリストを検索し（ステップ
１００８）、代理出席者のＩＤを獲得する（ステップ１
００９）。次に、ステップ１０１０で期日変数に期間を
設定し、ステップ１００３の判定処理へ進む。ステップ
１００３の判定処理の後、ステップ１００４で代理者Ｉ
Ｄから代理者の予定表を読み出し、代理者の予定に空き
時間があれば、予定テーブル５０６を更新する。ステッ
プ１０１１は、予定テーブル５０６を更新した予定表が
参加予定者のものなのか、あるいは代理出席者のものな
のかを判定する処理である。この判定処理の結果、代理
出席者と判定された場合は、予定表フレーム５０１の参
加予定者テーブル５０６の参加者ＩＤ５０８，名前５０
９，アドレス５１０の各項をそれぞれ代理出席者のもの
に更新する（ステップ１０１２）。If it is determined in step 1007 that there is no free time in the schedule of the prospective participants, the prospective participants are in a state where they cannot attend the meeting due to a business trip or an urgent need. Search for available attendees and execute processing to detect free dates from the schedule of substitute attendees. First, a list of possible delegates is searched (step 1008), and the ID of the delegate is acquired (step 1).
009). Next, in step 1010, a period is set in the due date variable, and the process proceeds to the determination process in step 1003. After the determination processing in step 1003, the agent I
The schedule table of the agent is read from D, and if the agent's schedule has free time, the schedule table 506 is updated. Step 1011 is a process of determining whether the schedule table in which the schedule table 506 is updated belongs to a prospective participant or a substitute attendee. As a result of this determination processing, when it is determined that the participant is a substitute attendee, the participant ID 508 and the name 50 of the prospective participant table 506 of the schedule table frame 501.
9, each item of the address 510 is updated to that of the delegate (step 1012).
【００５１】次に、予定表フレーム５０１の送信元ＩＤ
フィールドに自ＩＤを、送信先ＩＤフィールドに予定表
フレーム５０１を送出する相手ＩＤを設定し(ステップ1
013)、予定表フレーム５０１を予定表フレーム５０１の
参加予定者テーブル５０５に格納されている次の参加予
定者宛に送出する（ステップ１０１４）。参加予定者サ
イトの会議スケジュール調整プログラムは、ステップ１
０１４で、予定表フレーム５０１を送出した後、ステッ
プ１００１のフレーム待ち状態になる。Next, the sender ID of the schedule table frame 501
Set your own ID in the field and the ID of the other party to send the schedule table frame 501 in the destination ID field (step 1
[0113] Then, the schedule table frame 501 is sent to the next prospective participant stored in the prospective participant table 505 of the schedule table frame 501 (step 1014). Step 1 of the meeting schedule adjustment program on the prospective participants site
After sending out the schedule table frame 501 in 014, the frame waiting state of step 1001 is entered.
【００５２】ステップ１００１で、候補日時フレーム９
０１を受信した場合(ステップ1015)、会議参加予定者サ
イトの会議スケジュール調整プログラムは、候補日時ウ
ィンドウ８０１を参加予定者のディスプレイ画面３０５
に表示し、会議開催に対する承諾応答、及び優先順位の
入力要求を会議参加予定者に懇請する(ステップ1016)。
会議主催者が情報の入力終了後、候補日時ウィンドウ８
０１の了解ボタン８０６をマウス３０４で選択すると、
受信した候補日時フレーム９０１の候補テーブル９０５
に入力結果を書き込み、送信元（会議主催者宛）に候補
日時フレーム９０１を送出する（ステップ１０１７）。
会議参加予定者サイトの会議スケジュール調整プログラ
ムは、ステップ１０１７の後、ステップ１００１のフレ
ーム待ち状態になる。In step 1001, the candidate date / time frame 9
When 01 is received (step 1015), the conference schedule adjusting program of the conference attendee site displays the candidate date / time window 801 on the prospective participant's display screen 305.
Is displayed on the screen, and the prospective conference participants are invited to accept the conference and request the input of priority (step 1016).
Candidate date and time window 8 after meeting organizer finishes inputting information
When the OK button 806 of 01 is selected with the mouse 304,
Candidate table 905 of received candidate date / time frame 901
The input result is written in and the candidate date / time frame 901 is sent to the transmission source (addressed to the meeting organizer) (step 1017).
After the step 1017, the conference schedule adjusting program of the conference participant site enters the frame waiting state of the step 1001.
【００５３】ステップ１００１で、開催通知フレームを
受信した場合(ステップ１０１８)、会議参加予定者サイ
トの会議スケジュール調整プログラムは、開催案内を参
加予定者のディスプレイ画面３０５に表示し（ステップ
１０１９）、開催日を自予定表１１０１に書き込み（ス
テップ１０２０）、処理を終了する。When the event notification frame is received in step 1001 (step 1018), the meeting schedule adjustment program of the site of the event participant is to display the event guidance on the display screen 305 of the event participant (step 1019). The date is written in the own schedule table 1101 (step 1020), and the process ends.
【００５４】[0054]
【発明の効果】本発明の会議スケジュール調整方法によ
れば、分散した会議関係者の各端末装置に会議スケジュ
ール調整プログラムと各自予定表を配置しているため、
会議関係者の在席，離席に係らず、自動的に会議開催日
時を検出することができる。また、会議関係者に会議開
催に関する意志を送付，回収する機能をもつため、開催
日時の決定を関係者各位の意志を反映させた上で決める
ことができる。さらに、会議関係者が不在の場合は、代
理者出席者に会議に参加してもらうこともでき、分散環
境に対応した、効率的な会議の日程調整を行うことがで
きる。According to the meeting schedule adjusting method of the present invention, since the meeting schedule adjusting program and each person's schedule are arranged in each terminal device of the distributed conference participants,
It is possible to automatically detect the date and time of the meeting regardless of whether the person involved in the meeting is present or absent. Further, since it has a function of sending and collecting the intention regarding the holding of the conference to the persons involved in the conference, it is possible to decide the date and time of the conference after reflecting the wishes of all the persons concerned. Further, when the person involved in the conference is absent, the delegate attendees can participate in the conference, and the schedule of the conference can be efficiently adjusted corresponding to the distributed environment.
【図１】会議主催者側の会議スケジュール調整プログラ
ムの処理手順を示すフローチャート。FIG. 1 is a flowchart showing a processing procedure of a meeting schedule adjustment program on the side of a meeting organizer.
【図２】本発明を適用する分散システムの構成例を示す
ブロック図。FIG. 2 is a block diagram showing a configuration example of a distributed system to which the present invention is applied.
【図３】本発明を適用する分散システムの端末装置（ワ
ークステーション）のブロック図。FIG. 3 is a block diagram of a terminal device (workstation) of a distributed system to which the present invention is applied.
【図４】会議主催者のワークステーション画面に表示さ
れる本発明による日程調整ウィンドウの一例を示す説明
図。FIG. 4 is an explanatory diagram showing an example of a schedule adjustment window according to the present invention, which is displayed on a workstation screen of a conference organizer.
【図５】会議スケジュール調整時に参加予定者間に回覧
する予定表フレームの説明図。FIG. 5 is an explanatory diagram of a schedule frame circulated among prospective participants at the time of meeting schedule adjustment.
【図６】予定表フレームを分散した会議関係者に回覧す
る一例を示した説明図。FIG. 6 is an explanatory diagram showing an example in which a schedule frame is circulated to distributed conference participants.
【図７】会議スケジュール調整時に各参加予定者の予定
を書き込む予定テーブルの説明図。FIG. 7 is an explanatory diagram of a schedule table in which the schedule of each prospective participant is written when the meeting schedule is adjusted.
【図８】会議関係者全員のワークステーション画面に表
示される本発明による候補日時の一例を示す説明図。FIG. 8 is an explanatory diagram showing an example of candidate dates and times according to the present invention displayed on the workstation screens of all parties involved in the conference.
【図９】会議スケジュール調整時に参加予定者全員に通
知される候補日時フレームの構成を示す説明図。FIG. 9 is an explanatory diagram showing a configuration of a candidate date / time frame notified to all prospective participants at the time of meeting schedule adjustment.
【図１０】会議参加予定者側の会議スケジュール調整プ
ログラムの処理手順を示すフローチャート。FIG. 10 is a flowchart showing a processing procedure of a conference schedule adjustment program on the side of a prospective conference participant.
【図１１】会議関係者全員が所有する予定表の一例を示
す説明図。FIG. 11 is an explanatory diagram showing an example of a schedule table owned by all conference participants.
２０１…端末装置、２０２…ＬＡＮ、２０３…ＷＡＮ、
３０３…入力装置。201 ... Terminal device, 202 ... LAN, 203 ... WAN,
303 ... Input device.
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 石▲崎▼ 健史 神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地 株 式会社日立製作所システム開発研究所内 (72)発明者 中山 良幸 神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地 株 式会社日立製作所システム開発研究所内 ─────────────────────────────────────────────────── ─── Continuation of the front page (72) Inventor Ishi ▲ Saki ▼ Kenshi 1099 Ozenji, Aso-ku, Kawasaki-shi, Kanagawa Inside Hitachi Systems Development Laboratory, Ltd. (72) Inventor Yoshiyuki Nakayama 1099 Ozen-ji, Aso-ku, Kawasaki, Kanagawa Bachi Co., Ltd. Hitachi, Ltd. System Development Laboratory
Claims (4)
ィンドウ機能を有する複数の端末装置からなる分散シス
テムで、遠隔地に分散する任意複数の会議関係者に対し
て会議開催日程を調整する場合に、会議開催を希望する
任意主催者の仮想端末装置の画面上に会議名，開催希望
期日あるいは期間、及び参加予定者名とアドレスの入力
を可能とするウィンドウを表示する第１のステップと、
前記入力の情報から予定表フレーム、及び前記予定表フ
レームの回覧順を示す参加予定者テーブルを作成する第
２のステップと、前記予定表フレームを参加予定者に送
出する第３のステップと、参加予定者全員の予定を反映
した予定テーブルを含む予定表フレームを受信する第４
のステップと、会議主催者の仮想端末装置の画面上に会
議開催候補日時を示すウィンドウを表示する第５のステ
ップと、前記予定テーブルから候補日時フレームを作成
する第６のステップと、前記候補日時フレームを参加予
定者全員に送出する第７のステップと、各参加予定者の
承諾結果を受信し、集計テーブルを作成する第８のステ
ップと、回収結果から、最適な会議開催日程を含む開催
通知を参加予定者全員に送出する第９のステップと、会
議開催日程を予定表に自動的に書き込む第１０のステッ
プとを合わせもつことを特徴とする会議スケジュール調
整方法。1. A distributed system comprising a plurality of terminal devices having a multi-window function, which are connected via a network, in the case of adjusting a meeting schedule for a plurality of arbitrary conference participants dispersed in remote locations. A first step of displaying a window on the screen of a virtual terminal device of an arbitrary organizer who wishes to hold a conference, which allows input of a conference name, a desired due date or period, and names and addresses of prospective participants;
A second step of creating a schedule frame from the input information and a prospective participant table indicating a circulation order of the schedule frame; a third step of sending the schedule frame to prospective participants; Fourth, receiving a calendar frame containing a schedule table reflecting the schedules of all the scheduled persons
And a fifth step of displaying a window showing a candidate date and time of the conference on the screen of the virtual terminal device of the conference organizer, a sixth step of creating a candidate date and time frame from the schedule table, and the candidate date and time. 7th step of sending the frame to all the prospective participants, 8th step of receiving the acceptance result of each prospective participant and creating an aggregate table, and a notice of the event including the optimal meeting schedule from the collection result 9. A meeting schedule adjusting method comprising: a ninth step of sending a message to all prospective participants and a tenth step of automatically writing a meeting schedule on a schedule.
ら送出された予定表フレームを受信した場合に自予定表
を呼び出し、受信した予定表フレームの予定テーブルに
空き時間を書き込む第１のステップと、予定表フレーム
の参加予定者テーブルに記載されている回覧先に、前記
予定表フレームを送出する第２のステップと、参加予定
者が主催者から送出された開催候補日時フレームを受信
した場合に、会議開催候補日時を表示するエリアと、参
加予定者の承諾を入力可能とするエリアを含むウィンド
ウを前記参加予定者の仮想端末装置の画面上に表示する
第３のステップと、前記承諾エリアに対する入力結果
を、会議主催者に送出する第４のステップと、参加予定
者が主催者から送出された開催通知を受信した場合に、
開催通知を参加予定者の仮想端末装置の画面上に表示す
る第５のステップと、自予定表に開催日時を自動的に書
き込む第６のステップを合わせもつことを特徴とする会
議スケジューリング調整方法。2. The first aspect according to claim 1, wherein when the prospective participant receives the schedule table frame sent from the organizer, the schedule table is called and the free time is written in the schedule table of the received schedule table frame. Steps, a second step of sending the schedule table frame to the circulation destinations listed in the participant table of the schedule table frame, and a prospective event date / time frame sent from the organizer by the prospective participant. In this case, a third step of displaying on the screen of the virtual terminal device of the prospective participant a window including an area for displaying the date and time of the candidate for holding the conference and an area in which the approval of the prospective participant can be input, and the consent. The fourth step of sending the input result to the area to the meeting organizer, and when the prospective participant receives the event notification sent from the organizer,
A meeting scheduling adjusting method comprising: a fifth step of displaying a holding notice on the screen of a virtual terminal device of a prospective participant and a sixth step of automatically writing the holding date and time in the own schedule.
が所有する予定表の空き時間に優先度を示す記号、ある
いは数字を予め入力していた場合、前記第４のステップ
は、参加予定者全員の予定、及び空き優先度を書き込ん
だ予定表フレームを受信し、参加予定者全員の空き時間
の中から優先度の最も高い時間帯を検出し、前記検出し
た会議開催日時を含む開催通知を参加予定者全員に送出
し、会議開催日時を自予定表に書き込む会議スケジュー
リング調整方法。3. The method according to claim 1, wherein when each prospective participant inputs a symbol or a number indicating the priority in the vacant time of the calendar owned by the participant, the fourth step is to participate. Receive the schedule frame in which the schedules of all the prospective people and the vacant priority are written, detect the time zone with the highest priority from the vacant times of all the prospective participants, and hold the event including the detected meeting date and time. A meeting scheduling adjustment method that sends a notification to all prospective participants and writes the date and time of the meeting in their own calendar.
要で、任意参加予定者が長期出張等の理由で不在の場合
に対する、前記第１のステップは、代理出席者リストを
参照し、代理者ＩＤを獲得し、代理者の予定表を呼び出
し、予定表フレームの予定テーブルに代理者の空き日程
を書き込み、予定表フレームの参加予定者名テーブルを
代理出席者名に書き換える会議スケジュール調整方法。4. The method according to claim 2, wherein when an urgent meeting is required and a prospective participant is absent due to a long-term business trip or the like, the first step refers to a list of delegates, A meeting schedule adjustment method that acquires the proxy ID, calls the proxy's calendar, writes the agent's free schedule in the schedule table of the calendar frame, and rewrites the attendee name table of the calendar frame with the proxy attendee name .
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP12111493A JPH06332906A (en) | 1993-05-24 | 1993-05-24 | Conference schedule adjusting method |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP12111493A JPH06332906A (en) | 1993-05-24 | 1993-05-24 | Conference schedule adjusting method |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH06332906A true JPH06332906A (en) | 1994-12-02 |
Family
ID=14803235
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP12111493A Pending JPH06332906A (en) | 1993-05-24 | 1993-05-24 | Conference schedule adjusting method |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH06332906A (en) |
Cited By (6)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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| JPH1115874A (en) * | 1997-06-20 | 1999-01-22 | Nec Corp | Method and device for adjusting schedule |
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| JP2020181517A (en) * | 2019-04-26 | 2020-11-05 | 株式会社リコー | Information processing apparatus, information processing system, information processing method, and program |
-
1993
- 1993-05-24 JP JP12111493A patent/JPH06332906A/en active Pending
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| JP2020181517A (en) * | 2019-04-26 | 2020-11-05 | 株式会社リコー | Information processing apparatus, information processing system, information processing method, and program |
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