JPH06164635A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 電子メールシステムにおいて、メールを受信
できない状態にあるときは、メールの送信者に対してそ
の理由を自動的に返信できるようにする。 【構成】 メールを受信できない状態にある人は、その
旨を記述した文書を返信文書登録部４によって返信文書
として返信文書ファイル８内に登録する。ここで、シス
テム２内の受信部３において他のシステムからのメール
を受信した場合、その内容は受信メールファイル７内に
記憶される。受信監視部５では常にメールの受信状況を
監視しており、もし受信メールが返信文書を登録した者
宛てである場合には、その受信メールの送信者名と宛先
人名を入れ換え、これに返信文書ファイル８に登録され
ている返信文書を付加えて返信メール作成する。そし
て、この返信メールは送信メールファイル９に登録さ
れ、送信部６によって受信メールの送信者に宛てて自動
的に送信される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はコンピュータを用いて文
書を送受信する電子メールシステムに関する。尚、「電
子メール」という語は、いわゆる電子メールだけでな
く、ファクシミリやテレックスのように電子的にイメー
ジや文書を伝達する手段を用いた情報集配システムも含
むものとする。

【０００２】

【従来の技術】まず、電子メールを送る際の手順を説明
する。送信者は受信者のＩＤとメッセージをシステムに
対して送信する。システムは受信者ＩＤおよびメッセー
ジを受取って、受信者ＩＤに割当てられているメモリ領
域にメッセージ内容を記憶しておく。そして、受信者Ｉ
Ｄを持つ受信者に対してメールが送られてきていること
を何らかの手段により知らせる。受信者がそれに気づき
自分のパスワードを入力すれば、システムに記憶されて
いる自分宛てのメッセージを読むことができる。

【０００３】このように本来は、送られてきた本人でな
ければ電子メールの内容を読むことはできない。しか
し、長時間外出しているために電子メールを読むことが
できない時や、繁忙で電子メールに対して即答できない
時には、メールを他の人に代行受信してもらうことが一
般的である。例えば、ＩＳＯにて規約作成しているメー
ルシステム（ＯＳＩのＭＯＴＩＳ）では、電子メール受
信側において代行受信者の設定を行うことが可能であ
る。この場合、設定を行えば、指定期間中は自動的に受
信メールがその代行受信者に転送される。さらに、電子
メール送信側では、メール毎に代行受信を許可するか否
かを設定することが可能である。そのため、特定相手以
外には読まれたくないメールであれば、代行受信を「不
許可」にしておけば他の人に読まれる心配はない。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、毎回代
行受信を許可するか否かの設定を行うことは、送信者に
とって非常に繁雑な仕事である。それに加え本来の送信
先以外の人のうち、ある特定の人には代行受信を許可し
たい場合などは、それぞれの人に別にメールを送らねば
ならず、さらに繁雑になってしまう。また、代行受信を
許可しない場合には、送信先の相手からいつ返事が来る
のか全くわからず、無駄に時間を費やしてしまうことも
多かった。

【０００５】そこで本発明は、このような問題点を除去
するために、電子メールを送った先の相手がそのメール
に対して即座に応答できない場合には、その旨を伝える
返信メールが送信者に自動的に送られるようにすること
を目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、電子メールシ
ステムにおいて、電子メールを受信する受信手段と、前
記受信手段により受信された電子メールを保存しておく
保存手段と、個人が、その個人宛ての電子メールの送信
者に対する返信文書を予め登録しておく返信文書登録手
段と、前記受信された電子メールを監視し、前記返信文
書を予め登録した個人に宛てた電子メールが受信されて
た場合、そのことを検知する受信文書監視手段と、前記
受信文書監視手段からの検知信号を受けて前記受信した
電子メールの送信者に宛てて、前記受信した電子メール
の宛先人が予め登録した前記返信文書を送信する送信手
段とを有することを特徴とする電子メールシステムを提
供する。

【０００７】

【作用】自己宛ての電子メールを受けとって返答できる
状況にない者は、その旨や代行受信者のＩＤを記述した
文書を返信文書として予めシステムに登録しておくこと
ができる。システムは電子メールを受信すると、その内
容を保存すると共に、その受信したメールが誰宛てかを
監視している。もし、その受信メールが返信文書を予め
登録した者宛てのメールだった場合には、その受信メー
ルの送信者宛てに、その返信文書が送信される。この場
合、返信文書と共に受信したメールの内容も返送した方
が望ましい。これにより、受信メールの送信者は、その
受信メールの宛先者が返答できる状況にないこと、或い
は、その受信メールが別の特定者に代行受信されてもよ
いこと等を知ることができる。

【０００８】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面を用いて説明す
る。

【０００９】図１は本発明の一実施例に係わる電子メー
ルシステムの構成を示す。１は他のシステムであり、こ
れと自システム２との間で電子メール送受信が行える。
本発明に従う自システム２は、プログラムされたコンピ
ュータにより実現される次の４つの部を有している。ま
ず受信部３であり、これは他のシステム１から送られて
くる電子メールを受信し、受信メールファイル７にその
電子メールを保存する。次に返信文書登録部４であり、
これは電子メールを受取れない状態にある人が、あらか
じめ、その旨を記述した文書又は代行受信者のＩＤ番号
を記述した文書を返信文書として登録するための部であ
る。この返信文書は返信文書ファイル８に登録される。
そして次に受信監視部５であり、これは受信した電子メ
ールの宛先人が返信文書ファイル８に予め文書を登録し
た人（返信文書登録者という）であるか否かを監視する
部である。前記返信文書登録者宛ての電子メールが受信
された場合には、この受信監視部５において返信メール
が作成され、返信メールファイル９に登録される。最後
に送信部６であり、これは前記送信メールファイル９に
登録されている返信メールを受信メールの送信元である
他のシステム１に送信する。

【００１０】このような構成のもとで、他のシステム１
から電子メールが送られてきた場合の動作を説明する。
まず、外出するためや仕事が忙しいなどの理由によりメ
ールを読んでいる時間がない者は、自システム２におい
て、予め返信文書登録部４によって返信文書を返信文書
ファイル８に登録しておく。この返信文書には例えば電
子メールを読んでいる時間がない理由など、メールの発
信者に知らせたいメッセージが書かれる。さらにメール
を代行受信させたい場合は、代行受信者のＩＤも返信文
書中に同時に登録しておくことができる。ここで、他シ
ステム１から電子メールが送られてきたとする。受信部
３はこのメールを受信し、その内容を受信メールファイ
ル７に登録する。そして、受信した電子メールが返信文
書登録者宛てだった場合、受信監視部５は次に述べるよ
うな処理を行う。まず、受信された電子メールをファイ
ルから読み出し、その送信者名を宛先に、受信者名を送
信者名にそれぞれ入れ換える。そして、返信文書登録者
が返信文書ファイル８に登録しておいた返信文書を読み
出してきて、その返信文書と上記宛先を入れ換えた受信
メールとを結合して返信メールを作成する。この作成さ
れた返信メールは送信メールファイル９に登録される。
そして、送信部６はこの返信メールを、電子メールを送
ってきたシステム１の送信者に対して送信する。この返
信メールを受けとった元の電子メールの送信者は、受信
者の現況を把握できると共に、もし代行受信で構わない
のであれば代行受信者にメールを再送するなどの処理を
行うことができる。

【００１１】次に、以上述べた動作をもう一度、図２の
フローチャートを用いて説明する。図２は、電子メール
を読んでいる時間のない人がその旨の返信文書を登録す
る際の動作の流れ、および電子メールを受信してから返
信メールを送信するまでの動作の流れを示している。ま
ず、外出や仕事の繁忙などのために受信した電子メール
を読んでいる時間がない者は、自システム２にてその旨
の返信文書を作成する（ステップＳ１）。そして、この
作成された文書を返信文書ファイルに登録する（ステッ
プＳ２）。さらに、代行受信させたい場合には、その代
行受信者の宛先ＩＤも返信文書ファイル内に登録する
（ステップＳ３）。こうして送信者に対する返信文書の
登録が完了する。

【００１２】システム２は他のシステム１からの電子メ
ールを受信したか否かを常に監視しており（ステップＳ
４）、受信した場合にはそのメールを受信メールファイ
ルに保存する（ステップＳ５）。そして、この受信メー
ルの宛先人が返信文書登録者であるか否かチェックし、
そうである場合には（ステッフＳ６）、受信メールの送
信者名を宛先に、宛先人名を送信者名に入れ換える（ス
テップＳ７）。そして、返信文書登録者が返信文書ファ
イルに登録してある返信文書を読み込んで、これを送信
者名および受信者名を入れ換えた後の受信メールに付加
えて返信メールを作成し、これを送信メールファイルに
登録する（ステップＳ８）。最後にこの登録された返信
メールを、受信メールの送信者宛てに送信する（ステッ
プＳ９）。

【００１３】図３は返信文書登録者によって登録された
文書および受信されたメールから返信メールを作成する
具体例を示す。まず、「Ｓａｋａｉ」という人が自己宛
てのメールを受信しても処理する時間がないものと仮定
する。その場合、「Ｓａｋａｉ」は、代行受信者のＩＤ
とともにメールを受信できない旨を記述した返信文書１
１を作成する。この返信文書１１は他の人が登録した返
信文書とともに返信文書ファイル８内に登録される。こ
の状態でＳａｋａｉ宛てのメールが受信されたとする。
その受信メール１３は受信メールファイル７内に登録さ
れる。この受信メール１３には、宛先人名「Ｓａｋａ
ｉ」、送信者名「送信者その１」及びメール内容「オリ
ジナル文書」が記述されている。この時、Ｓａｋａｉは
メールを受信できない状態にあるので、システムは受信
メール１３を読み出し、その宛先人である「Ｓａｋａ
ｉ」を送信者に、送信者である「送信者その１」を宛先
人にそれぞれ入れ換える。さらに、この宛先を入れ換え
たメール１４に、返信文書ファイル内から読み出したＳ
ａｋａｉが登録した返信文書１２を付加えて、返信メー
ル１５を作成する。そして、システムはこの返信メール
１５を受信メール１１送信者に対して自動的に送信す
る。

【００１４】本発明は以上述べた実施態様にのみ限定さ
れるものではなく、他のシステムにも応用できるもので
ある。例えば、ファクシミリ集配信システムにおいて、
発信者の電話番号を認識してこれを返信用の宛先に利用
すると共に、ファクシミリ返信イメージを予め作成して
登録しておけるようにすることにより、上述の実施例と
同様の効果を上げることができる。

【００１５】

【発明の効果】以上述べたように、本発明によれば、電
子メールを受信できない状態にある人がその旨を記述し
た文書を登録するだけで、自動的にその文書がメールの
送信者に対して返送される。そのためメールの送信者
は、受信者からの返答を無駄に長い時間待つことがなく
なり、迅速に次の処理にかかることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係わる電子メールシステムの一実施例
の構成を示すブロック図

【図２】本発明に係わる電子メールシステムの一実施例
の動作の流れを示すフローチャート

【図３】本発明に係わる電子メールシステムの一実施例
における返信文書作成の具体例

【符号の説明】

２ 自システム ３ 受信部 ７ 受信メールファイル ４ 返信文書登録部 ８ 返信文書ファイル ５ 受信監視部 ９ 送信メールファイル ６ 送信部

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】電子メールシステムにおいて、電子メール
   を受信する受信手段と、前記受信手段により受信された
   電子メールを保存しておく保存手段と、個人が、その個
   人宛ての電子メールの送信者に対する返信文書を予め登
   録しておく返信文書登録手段と、前記受信された電子メ
   ールを監視し、前記返信文書を予め登録した個人に宛て
   た電子メールが受信された場合、そのことを検知する受
   信文書監視手段と、前記受信文書監視手段からの検知信
   号を受けて前記受信した電子メールの送信者に宛てて、
   前記受信した電子メールの宛先人が予め登録した前記返
   信文書を送信する送信手段とを有することを特徴とする
   電子メールシステム。