JPH06110636A - 電子オフイスシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】本発明は、複数の業務遂行部により業務が支援
される電子オフイスシステムを提供することを目的とす
る。 【構成】各種業務を遂行する業務遂行部５〜９と、業務
に関連する項目を書類形式で表示するための対話入力画
面を記憶する記憶部１０と、この記憶部１０の内容を表
示する表示部５と、対話入力画面に表示された項目に各
種業務を操作するプログラムを記述する入力部４と、業
務実行状況および業務実行結果を表示部５に表示させる
制御部とを具備する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、オフイス業務を電子的
に支援する電子オフイスシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】オフイスの業務は、各種データベースの
検索、電話による問い合わせ、会議室の予約、各書類の
作成など複数の業務の組合せで実行される。また、通
常、業務を遂行した結果、関連する書類の作成が行われ
る。電子計算機の普及により前述した業務の内の定常的
な業務については、各種業務を実行する複数のエージェ
ントを記憶し、それらの組合せにより自動的に業務を遂
行するシステムも提案されている。従来、これらのシス
テムは各種業務毎にシステムマネージャーによってプロ
グラミングする方式が一般的であった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記の従来の電子オフ
イスシステムにおいては、各種業務毎にシステムマネー
ジャーがプログラムを作成しなければならないため新し
い業務が発生するたびにシステムマネージャーが個別に
対応しなければならず、各人が自由に業務を定義するこ
とができない。また、業務遂行と書類作成とは別の業務
であり、たとえ業務の自動化が行われても、それに伴う
書類作成業務は個別に行わなければならない。

【０００４】従って、この発明は、各種業務を遂行する
複数の業務遂行部によって業務を支援するシステムにお
いて、業務に関連する項目を書類形式で表示する対話入
力画面を有する表示部と、書類の各項目に業務遂行操作
プログラムを記述するプログラム記述部と、業務実行状
況および業務実行結果を前記表示手段に表示させる制御
部とを具備する電子オフイスシステムを提供する。

【０００５】

【課題を解決するための手段】この発明によると、各種
業務を遂行する複数の業務遂行部によって業務を支援す
るシステムにおいて、業務に関連する項目を書類形式で
表示するための対話入力画面を表示する表示部と、書類
の各項目に各種業務を操作する操作プログラムを記述す
るプログラム記述部と、業務実行状況および業務実行結
果を表示部に表示させる制御部とを具備する電子オフイ
スシステムが提供される。

【０００６】

【作用】この発明の電子オフイスシステムでは、各種業
務を書類形式で対話入力画面に表示し、予め登録された
業務遂行部の組合せにより業務遂行操作プログラムを記
述することができるので、電子オフイスシステムを管理
するシステムマネージャーでない一般のユーザにも容易
に業務遂行手続が定義できる。しかも、業務遂行の結
果、書類情報が生成されるため、新たに関連書類を作成
する手間が削減できる。更に、業務の遂行状況も同じ対
話入力画面を介して監視できるので、各項目毎に進捗状
況を容易に把握できる。

【０００７】

【実施例】以下、図面を参照しながら実施例を説明す
る。

【０００８】図１には本発明の一実施例に係る電子オフ
イスシステムに利用されるハード装置のブロック回路図
が示されている。この実施例において、エージェント操
作プログラム定義部１はオフイス業務を遂行するエージ
ェント操作プログラムを定義する。エージェント実行制
御部２はオフイス業務を遂行する複数のエージェント
（業務遂行部）の実行やエージェント間のデータ通信な
どの全般的な制御を司る。エージェント実行監視部３は
エージェントの実行状況を監視する。

【０００９】エージェント操作プログラム定義部１、エ
ージェント実行制御部２およびエージェント実行監視部
３にはユーザが種々のデータを入力する入力部４および
エージェント操作プログラム、実行状況、業務の遂行結
果などを書類形式で表示する表示部５が接続されてい
る。また、業務Ａエージェント（業務Ａ遂行部）６、業
務Ｂエージェント（業務Ｂ遂行部）７など各種業務を遂
行するエージェント（業務遂行部）や、データベース検
索エージェント（データベース検索遂行部）８、外部通
信エージェント（定形業務通信遂行部）９など定形業務
を遂行するエージェントがエージェント記憶部１０に格
納されている。業務Ａエージェント６には、エージェン
ト操作プログラムを記憶するプログラム記憶部１１およ
びエージェント操作プログラムを実行した結果のデータ
を記憶するデータ記憶部１２が接続される。また、デー
タベース検索エージェント８には、各種データベース１
３が接続されている。

【００１０】図２、図３および図４は業務Ａエージェン
ト６の書類型インターフェース（対話入力画面）の一表
示例を示している。この表示に用いられる主な要素はタ
イトルなどの表示文字列２１（下線のもの）、項目名２
２および項目２３である。項目２３には、ユーザによっ
て直接記入された値、ユーザによって記述されたエージ
ェント操作プログラム、プログラム実行の結果から得ら
れた項目値などが表示される。タイトルおよび項目は、
業務遂行の結果、書類として発行するときに表示するか
しないかを指定することができ、図中に符号２４で示さ
れた＊印は発行書類としては表示しないことを示してい
る。枠２５はエージェント操作プログラムが記述された
例を示しており、これは来訪者が社内を参観することの
承認を得るエージェントを操作していることを示してい
る。（）内には引数が記述されており、この引数の「来
訪者」は項目名２２であり、該当する項目値が決定した
時点でエージェントに制御が移り、実際の業務が遂行さ
れる。参観申請エージェントが実行されると、その結
果、この項目に承認者の氏名が表示される。枠２６は来
訪者のためにホテルを予約するエージェントを操作して
いる例を示している。ホテル予約エージェントが実行さ
れると、その結果、予約されたホテル名が表示される。
この項目は、業務遂行者のみが知っていたい情報なの
で、＊印が付けられ、発行書類としては表示されない。
枠２７はＤＢ（データベース）検索エージェントに検索
式「来表者→興味」を引数として渡すことにより来訪者
の興味を決定する例を示している。ＤＢ検索エージェン
トにより検索された結果は業務Ａエージェントに返さ
れ、決定された項目値が後に表示される。枠２８は空い
ている会議室を決定する会議室予約エージェントを実行
するプログラムを記述した例を示し、枠２９は複数行の
プログラムを記述した例を示している。見学項目から担
当者を決定するためにＤＢ検索エージェントを実行し、
その結果、デモ担当者が決定すれば、デモ担当者に該当
する日時にデモを依頼する旨を通知し、スケジュールの
確認を行なうスケジュール確認エージェントを実行する
ことを示している。

【００１１】図５、図６および図７は業務Ａエージェン
ト６の書類型インタフェース（図２）の業務遂行途中の
一表示例を示している。既に、業務が完了し、結果がわ
かった項目については、例えば枠３１のように項目値が
表示される。また、現在遂行中の業務については、エー
ジェント実行状況を監視することができる。項目３２を
指示すると、エージェント実行状況を表示する実行監視
欄３３が表示される。実行監視欄３３には、エージェン
トの実行ステップ３４が表示され、現在実行中のステッ
プ３５がハイライト（強調）される。

【００１２】図８はエージェント実行制御部２の処理の
流れを示している。エージェント実行制御部２はユーザ
やエージェントによって指定されたエージェントの実行
やエージェント間のデータ通信を制御する。

【００１３】まず、入力部４にデータがあれば、データ
を入力する（Ｓ１）。ここで、実行するエージェントの
指定が行なわれるので、指定されたエージェントを識別
し（Ｓ２）、このエージェントが既存エージェントか否
かをチェックし（Ｓ３）、既存エージェントなら指定さ
れたエージェントをエージェント記憶部１０から検索し
（Ｓ５）、そうでなければ、新しいエージェントを登録
し（Ｓ４）、Ｓ１へ戻る。エージェント記憶部１０から
指定されたエージェントが検索されると、そのエージェ
ントに実行制御を移す（Ｓ６）。以降は、個別のエージ
ェントが自立的に作動する。例えば、業務Ａエージェン
トでは、書類項目に指定されたプログラムが実行され、
項目値が次々に決定される。ここで、制御を渡されたエ
ージェントの実行に際し、他のエージェントを実行した
り、他のエージェントにデータを通信するなどの操作が
行なわれる。そこで、エージェント実行制御部２は各エ
ージェントから送信されるそれらの命令を識別する。エ
ージェントから送信されたデータが表示命令であるか否
かを検査し（Ｓ７），表示命令ならば、引数として渡さ
れる値を表示部５に出力する（Ｓ８）。送信データが表
示命令でなければ、それがエージェント操作命令かを検
査し（Ｓ９），他のエージェントに対する操作命令なら
ば、エージェントを識別し、ステップＳ２以降の動作を
繰り返す。送信データが終了命令が否かを検査し（Ｓ１
０）、終了命令ならば，現在実行中のエージェントの実
行を終了し、次の入力データの入力を待つ（Ｓ１）。

【００１４】図９は業務Ａエージェントの処理の流れを
示している。業務Ａエージェントは、項目に記述された
エージェント操作プログラムを順次実行し、結果を書類
インタフェースに出力する。

【００１５】まず、複数の項目の内の１つの項目につい
てデータをデータ記憶部９から読み込む（Ｓ２１）。項
目には、エージェント操作プログラムおよび項目値のい
づれかが記入されているので、項目を検索する。項目値
は任意のタイミングで記入されたり、更新されたりする
ので、項目値が既存がどうかを検査し（Ｓ２２）、既存
でなければ、項目値が更新されたか否かを検査する（Ｓ
２３）。新規に入力された場合も含めて更新された場合
は，その項目名を変数とするプログラムを持つ書類内の
全ての項目に項目値データを送信し、変数値をセットす
る（Ｓ２４）。項目に記入されているものが項目値でな
い場合は、エージェント操作プログラムなので、プログ
ラム記憶部１０からプログラムを１行読み込む（Ｓ２
５）。プログラム内の変数値がすべて決定されたかを検
査し（Ｓ２６），決定されていれば、プログラムを実行
する（Ｓ２７）。プログラムが全行終了したかを検査し
（Ｓ２８），全行終了でなければ、次のプログラムを１
行読み込み、実行を繰り返す。プログラムを実行するタ
イミングで変数値がまだ決定していなければ、その項目
についてのプログラムはまだ実行されていない。次に、
項目を指す項目ポインタを次項目に移し（Ｓ２９）、終
了割込みがあるまで（Ｓ３０）、これらの処理を繰り返
す。つまり、すべての項目は繰り返し監視され、エージ
ェント操作プログラムは変数値が決定したタイミングで
順次実行され、項目値が決定されていく。

【００１６】図１０はエージェント実行監視部３の処理
の流れを示している。エージェント実行監視部３は現在
実行中のすべてのエージェント実行状況を常に監視し、
指定された項目の実行状況を表示する。図１０は１つの
エージェントの実行についての監視の流れを示してお
り、現在実行中のすべてのエージェントについてこの処
理を行なう。

【００１７】実行中のエージェントに実行状況を問い合
わせ（Ｓ４１），エージェントから返された値により、
実行監視欄の現在状況にポインタを移す（Ｓ４２）。次
に、項目の指定があるか否かを検査し（Ｓ４３）、項目
の指定がなければ、ステップＳ４１に戻り、項目の指定
により、実行監視欄の表示が要求されると、実行監視欄
を表示する（Ｓ４４）。エージェントの実行が終了か否
かを検査し（Ｓ４５）、エージェント実行が終了するま
で、上記動作が繰り返される。

【００１８】図１１はエージェント操作プログラム定義
部１の処理の流れを示している。エージェント操作プロ
グラム定義部１はユーザからの指示により、既存プログ
ラムの例示や、新たなプログラムの定義などを行う。図
７はユーザからの指示を読み込んだ後の処理を示してい
る。

【００１９】ユーザからの指示が「定義」か否かを検査
し（Ｓ５１）、「定義」なら新たなエージェント操作プ
ログラムの定義手続を行う（Ｓ５２）。ユーザからの指
示が「例示」か否かを検査し（Ｓ５３）、「例示」なら
ユーザの要求業務に相当する例題データを検索し、書類
インタフェースに表示する（Ｓ５４）。この結果、書類
インタフェースには、項目値の埋められた書類イメージ
が表示される。この例題データに関連して、以下の２つ
のステップの処理を行う。ユーザが例題について「説
明」コマンドにより詳細な説明の要求が有るか否かを検
査し（Ｓ５５）、あれば、例題業務を遂行するエージェ
ント操作プログラムを例示する（Ｓ５６）。この結果、
各項目にエージェント操作プログラムの記述された書類
イメージが表示される。さらに、ユーザが表示されたプ
ログラムについて「問合せ」コマンドによりさらなる説
明を要求が有るか否かを検査し（Ｓ５７），あれば、こ
の業務の担当者を検索し、問合せ先を提示する（Ｓ５
８）。

【００２０】次に、ユーザからの指示が「修正」か否か
を検査し（Ｓ５９）、「修正」ならば、定義されている
エージェント操作プログラムの修正手続を行う（Ｓ６
０）。最後に、定義あるいは修正されたプログラムを登
録する（Ｓ６１）。

【００２１】上述したように、この実施例では、業務に
関連する書類をインタフェースとし、書類の各項目にエ
ージェント操作プログラムの記述、エージェント実行状
況の表示およびエージェント操作結果の表示を行うこと
ができる。

【００２２】上記実施例において、エージェント操作プ
ログラム定義の詳細については言及していないが、プロ
グラムの文法は特に限定されない。また、プログラムは
各項目にユーザが記述するようになっているが、これに
限定されず、あらかじめ記憶されているエージェント名
をメニューとして提示し、マウスなどのポインティング
装置を用いて選択するようにしてもよい。更に、エージ
ェント操作プログラムの修正手続、登録手続処理の方式
についても特に限定しない。

【００２３】

【発明の効果】この発明によれば、予め記憶された業務
エージェントの組合せで、書類型のインタフェース（書
類形式で業務項目を表示する対話入力画面）を通して、
エージェント操作プログラムを容易に記述できるので、
電子オフイスシステムを管理するシステムマネージャー
でない一般のユーザにも容易に業務手続が定義でき、一
般のユーザが個別に各ユーザの趣向を生かした業務の遂
行を支援できる。また、業務の実行状況や、結果も同じ
書類型インタフェースの上で見ることができるので、業
務遂行と書類作成を別業務として行う手間が省ける上に
業務の管理が容易になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明一実施例に係るエージェント操作プログ
ラム記述方式を利用した電子オフイスシステムのブロッ
ク図。

【図２】業務Ａエージェントの書類型インタフェースの
一表示例を示す図。

【図３】図２の書類型インタフェースの前半部を示す
図。

【図４】図２の書類型インタフェースの後半部を示す
図。

【図５】業務Ａエージェントの書類型インタフェースの
業務遂行途中の一表示例を示す図。

【図６】図５の書類型インタフェースの前半部を示す
図。

【図７】図５の書類型インタフェースの後半部を示す
図。

【図８】エージェント実行制御部の処理の流れを示すフ
ローチャート図。

【図９】業務Ａエージェントの処理の流れを示すフロー
チャート図。

【図１０】エージェント実行監視部の処理の流れを示す
フローチャート図。

【図１１】エージェント操作プログラム定義部の処理の
流れを示すフローチャート図。

【符号の説明】

１…エージェント操作プログラム定義部、２…エージェ
ント実行制御部、３…エージェント実行監視部、４…入
力部、５…表示部、６…業務Ａエージェント、７…業務
Ｂエージェント、８…データベース検索エージェント、
９…外部通信エージェント、１０…エージェント記憶
部、１１…プログラム記憶部、１２…データ記憶部、１
３…データベース。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 各種業務を遂行する業務遂行手段と、こ
   の業務遂行手段の業務に関連する項目を書類形式で表示
   するための対話入力画面を記憶する記憶部と、この記憶
   部の内容を表示する表示手段と、この表示手段に表示さ
   れた対話入力画面の項目に前記各種業務を操作するプロ
   グラムを記述してなる操作手段と、前記業務遂行手段に
   おける業務実行状況および業務実行結果を前記表示手段
   に表示させる制御手段とを具備することを特徴とする電
   子オフイスシステム。