JPH0561788A - 電子文書管理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 各種の文書を必要な配信先に簡単な作業で電
子的に配信すること。 【構成】 発信者および最終配信者の個人識別デ−タに
基づき、作成された文書の配信経路と配信すべき個人を
決定し、作成された文書を決定した配信経路に従って電
子メ−ル群を介して最終配信者に到るまで各配信者の決
裁状況を確認しながら、自動的に配信するようにした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、決裁・承認を要する各
種文書を電子的に配信する電子文書管理方式に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、会社等の特定の組織で行われてい
る文書の配信方法として「回覧」という形式の文書配信
方法があるが、この配信方法にあっては文書が「紙」と
いう伝達媒体で構成されているために、それを手に持っ
て次の配信先に届けなければならない。従って、最終配
信者に到達するまでの時間が長くなり、短時間で文書内
容を連絡することができないという問題があった。ま
た、各配信先では、控えを複写しておくことが多いた
め、同一内容の文書が１つの組織内に散在し、機密保護
等の面からその管理が面倒になったうえ、紙資源の浪費
および配信に要する労力などの点で経費がかかり過ぎる
という問題があった。

【０００３】そこで、文献「ＯＳＩ・明日へのコンピュ
ータネットワーク 日本規格協会２５７ページ」に紹介
されているように、コンピュータネットワークを使用し
て文書を「電子メ−ル」という形態で必要な配信先に配
信するという方法が開発されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記し
た従来の電子メ−ル配信方法においては、発信者が全て
の配信先の電子メ−ルボックスに電子メ−ルをいちいち
配信しなければならないので、発信者の負担が極めて重
くなり、配信作業が面倒であるという問題がある。

【０００５】本発明の目的は、各種の文書を必要な配信
先に簡単な作業で電子的に配信することができる電子文
書管理方式を提供することである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、上記目的を達
成するため、特定の組織に所属する各個人の認証に必要
な個人識別デ−タを組織内での階級関係を示す階級デ−
タと共に記憶する個人デ−タ格納部と、文書の種類毎に
その属性および形式に関するデータを格納する文書形式
デ−タ格納部と、この文書形式デ−タ格納部に格納され
た形式および属性に従って作成された作成済み文書のデ
ータを格納する文書デ−タ格納部と、この文書デ−タ格
納部に格納された作成済み文書のデ−タを組織内の他の
個人に配信するための電子メールボックス群と、作成済
み文書の配信管理、機密管理、決裁確認、形式確認、属
性管理を実行する処理部とを有し、この処理部において
発信者および最終配信者の個人識別デ−タに基づき、作
成された文書の配信経路と配信すべき個人を決定し、作
成された文書を決定した配信経路に従って前記電子メ−
ル群を介して最終配信者に到るまで各配信者の決裁状況
を確認しながら、自動的に配信するように構成した。

【０００７】

【作用】上記手段によれば、処理部において発信者およ
び最終配信者の個人識別デ−タに基づき、作成された文
書の配信経路と配信すべき個人を決定し、作成された文
書を決定した配信経路に従って電子メ−ル群を介して最
終配信者に到るまで各配信者の決裁状況を確認しなが
ら、自動的に配信するので、発信者は文書を作成し、そ
の最終配信先を指定するだけの極めて簡単な作業で、自
分が作成した文書を必要な配信先に配信することができ
る。

【０００８】また、配信する文書を作成する場合、文書
形式デ−タ格納部に格納された各種の文書形式および属
性のうち所望のものを選択し、その選択した形式および
属性に従って必要な内容を入力することになるので、文
書の作成も極めて容易である。

【０００９】

【実施例】以下、本発明を図示する実施例に基づいて詳
細に説明する。

【００１０】図１は本発明の一実施例を示すシステム構
成図である。図中、１（１）〜１（ｎ）はパーソナルコ
ンピュータ、ワークステーション等で構成され、配信文
書の入力及び表示が可能な端末装置、２は配信文書を決
裁または承認したことを入力する決裁装置であり、例え
ば個人の識別番号を記録したＩＤカードを読取るＩＤカ
ード読取り機、個人のサイン、***を読み取るイメージ
データ入力機等で構成される。３は端末装置１（１）〜
１（ｎ）が接続されたコンピュータネットワーク、４は
プリンタ、５は本発明に関わる電子文書管理装置であ
り、個人デ−タ格納部６、文書形式デ−タ格納部７、文
書デ−タ格納部８、メールボックス９（１）〜９（ｍ）
から成るメ−ルボックス群９、処理部１０から構成され
ている。

【００１１】個人デ−タ格納部６には、特定の組織に所
属する各個人の認証に必要な個人識別デ−タが組織内で
の階級関係を示す階級デ−タと共に記憶されている。例
えば、図２に示すような会社組織にあっては、各構成員
の氏名デ−タとともに社員、主任、係長、……社長とい
った階級関係を示す階級デ−タが格納されている。

【００１２】また、文書形式デ−タ格納部７には、文書
の種類毎にその属性および形式に関するデータが格納さ
れている。例えば、図３に示すような罫線、記入項目、
回覧経路等の欄で構成されるフォ−マットの文書を生成
するためのデ−タが格納されている。なお、図３におい
て、１１は文書のタイトルを記入する欄、１２は文書の
管理番号を記入する欄であり、作成された文書はこの欄
１２に電子的に記入された管理番号で管理される。１３
は文書の種別を記入する欄、１４は回覧先を記入する欄
であり、回覧先は処理部によって自動的に記入される。
１５は文書のサブタイトル等を記入する欄、１６は発信
者の氏名を記入する欄、１７は機密、至急などの要否を
記入する欄、１８は回覧内容を記入する欄、１９は決裁
欄である。

【００１３】文書デ−タ格納部８には、文書形式デ−タ
格納部７に格納された形式および属性に従って作成され
た作成済み文書のデータが格納される。すなわち、図３
の例の文書の各欄に必要な内容を記入した文書のデ−タ
が格納される。

【００１４】次に、メールボックス群９は文書デ−タ格
納部８に格納された作成済み文書のデ−タを組織内の他
の個人に配信するためのものであり、各メールボックス
９（１）〜９（ｍ）は、文書を電子メ−ル形式で受け取
る個人にそれぞれ対応して設けられ、各メールボックス
９（１）〜９（ｍ）に入力された文書は、端末装置１
（１）〜１（ｎ）のいずれかを用いて自分の識別番号を
入力することにより、自分宛の文書にみを引き出して確
認することができるように処理部１０で管理される。

【００１５】処理部１０は、作成済み文書の配信管理、
機密管理、決裁確認、形式確認、属性管理を実行する部
分であり、この処理部１０１において発信者および最終
配信者の個人識別デ−タに基づき、作成された文書の配
信経路と配信すべき個人を決定し、作成された文書を決
定した配信経路に従ってメ−ルボックス群９を介して最
終配信者に到るまで各配信者の決裁状況を確認しなが
ら、自動的に配信する。

【００１６】図４は、文書デ−タ格納部８に格納される
文書デ−タの構造を示すものである。図において、２０
（１）〜（ｐ）は回覧先データ、２１（１）〜２１
（ｑ）は文書形式データ、２２（１）〜１２（ｒ）は記
入項目毎のテキストデータである。

【００１７】図５は、図４中の回覧先データの構造を示
すものであり、２０ａは参考回覧者、決裁者、代理決裁
者等を示す属性データ、２０ｂはＩＤデータ（個人識別
デ−タ）、２０ｃは日付データ、２０ｄは認可／不認可
等を示す処理状況データである。

【００１８】図６は、図４中のテキストデータの構造を
示すものであり、２２ａは項目名称、２２ｂは属性（書
込み禁止等）、２２ｃはテキスト本体である。

【００１９】次に、以上のように構成された電子文書管
理装置の動作について、図７と図８に示す処理部１０の
処理フローを参照して説明する。

【００２０】まず、電子文書管理装置５は端末装置１
（ｉ）（ｉ＝１，２，……ｎ）からネットワ−ク３を介
して何等かのデ−タを受信したならば（ステップ１０
０）、この受信デ−タで何が要求されているかを判別す
る（ステップ１０１）。

【００２１】この判別の結果、文書のフォ−マット用紙
が要求されていることを確認したならば、指定された種
類の文書の文書形式デ−タを文書形式デ−タ格納部７か
ら読み出し、文書形式データ（図４の２１（１）〜２１
（ｑ）、２２（１）〜１２（ｒ）の部分）を要求元の端
末装置１（ｉ）に返信する（ステップ１０７）。

【００２２】要求元の端末装置１（ｉ）の文書作成者
は、返信されてきた文書形式デ−タに基づいて表示部に
表示された文書の必要記入欄に内容を記入し、ネットワ
−ク３を介して電子文書管理装置５に送信する。

【００２３】電子文書管理装置５は、前記と同様に、ネ
ットワ−ク３を介して何等かのデ−タを受信したなら
ば、この受信デ−タで何が要求されているかを判別する
が、今度は作成済の文書デ−タを受信したので、まず、
受信した文書の種別を判別した後（ステップ１０２）、
必要な記入項目が入力されているかどうかをチェックし
（ステップ１０３）、未入力の項目があれば、１回に限
り作成元に差戻し、未入力の項目が記入漏れでないかど
うかを作成者に確認する（ステップ１０４）。この再戻
しは、作成者に割当てられているメ−ルボックス９
（ｉ）を経由して行う。

【００２４】しかし、必要項目が全て入力されていた場
合、または前記の記入漏れ確認の後は、電子文書管理装
置５の処理部１０は受信した文書に管理番号を割当て
る。この後、処理部１０は作成済文書の発信者記入欄１
６に記入された発信者および回覧先記入欄１４に記入さ
れた最終配信者の氏名に基づき個人デ−タ格納部６を検
索し、発信者から最終配信者に到るまでの配信経路と配
信すべき個人を自動的に決定する（ステップ１０５）。
そして、作成された文書に、各配信先を示す回覧先デ−
タ２０（１）〜２０（ｐ）を付加し、再度、当該文書の
作成者に配信経路が正しいかどうかを確認させる。

【００２５】これに対し、作成者は処理部１０が割当て
た回覧先について、必要に応じて追加・削除操作を行
い、処理部９に返送する。なお、管理番号の割当てや、
回覧先データの付加は、未入力項目があった時に確認す
るようにしてもよい。作成者による全ての確認が済む
と、処理部１０は図４に示す形式の文書データを格納部
８に格納すると共に、２０（１）で示される第１番目の
回覧先デ−タに対応するメールボックス９（１）に該当
文書の管理番号を登録する（ステップ１０６）。このと
き、管理番号の他に文書のタイトルや緊急度（期限）、
作成者といった文書データの一部もメールボックス９
（１）に同時に格納しても構わない。

【００２６】次に、決裁・承認を行う者は、端末装置１
（ｉ）から自分の識別番号を入力し、業務の一環として
自分のメールボックス内に登録されている文書（この例
の場合は、管理番号のみ）を電子文書管理装置５に要求
すると、処理部１０は要求者の識別番号に対応したメ−
ルボックスを調べ、その中に文書の管理番号が登録され
ていたならば、その登録された管理番号を使って文書デ
−タ格納部８内を検索し、当該管理番号の文書デ−タを
要求元の端末装置１（ｉ）に返信する。

【００２７】自分宛の文書を端末装置１（ｉ）の表示画
面で確認した回覧者は、決裁欄１９等に認可／不認可な
どの必要記入項目を入力し、かつ自分の識別番号を入力
する。すると、端末装置１（ｉ）は識別デ−タの入力を
機に、決裁された文書データを電子文書管理装置５に送
る。

【００２８】電子文書管理装置５の処理部１０は、記入
項目のチェックを行った後（ステップ１０８）、決裁内
容が「認可」であれば、格納部８の文書データを更新す
ると共に、該文書の管理番号を次の回覧者のメールボッ
クス９（ｉ＋１）に登録し（ステップ１１２）、「不認
可」であれば前の回覧者のメールボックス９（ｉ−
１）、又は作成者のメールボックスに登録する（ステッ
プ１１３）。

【００２９】このようにして最終回覧者まで順次配信
し、最終回覧者まで全て「認可」の決裁が得られたなら
ば、このことを発信者に連絡し、次の手続きの開始を指
示する（ステップ１０９，１１０）。そして、回覧を終
えた文書デ−タを格納部８に格納して一連の配信動作を
終了する（ステップ１１１）。

【００３０】なお、回覧先は処理部１０が自動的に決定
し、これを発信者が訂正可能にしているが、回覧先の者
が訂正可能にすることもできる。これにより、回覧経路
の例外ケ−スにも柔軟に対処することができる。

【００３１】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、発
信者および最終配信者の個人識別デ−タに基づき、作成
された文書の配信経路と配信すべき個人を決定し、作成
された文書を決定した配信経路に従って電子メ−ル群を
介して最終配信者に到るまで各配信者の決裁状況を確認
しながら、自動的に配信するように構成したので、発信
者は文書を作成し、その最終配信先を指定するだけの極
めて簡単な作業で、自分が作成した文書を必要な配信先
に配信することができる。

【００３２】また、配信する文書を作成する場合、文書
形式デ−タ格納部に格納された各種の文書形式および属
性のうち所望のものを選択し、その選択した形式および
属性に従って必要な内容を入力することになるので、文
書の作成も極めて容易である。

【００３３】さらに、文書の電子化により紙の使用量を
削減でき、紙資源の浪費を抑えることができる。さら
に、文書データを電気信号に変えて送受するので、配信
時間が大幅に短縮できる。また、文書の原データは常に
保存されているので、回覧中の文書の紛失も回避できた
うえ、文書データの回覧先データの参照により回覧状況
も把握できるといった効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示すブロック図である。

【図２】特定の組織の構成例を示す組織図である。

【図３】電子メ−ル形式で送受される文書フォ−マット
の一例を示す図である。

【図４】実施例において使用される文書データのフォー
マットを示す図である。

【図５】図４における回覧先デ−タの構成を示す図であ
る。

【図６】図４におけるテキストデ−タの構成を示す図で
ある。

【図７】図１の処理部の処理フロー図である。

【図８】図７の続きを示す処理フロ−図である。

【符号の説明】

１（１）〜１（ｎ）…端末装置、２…決裁装置、３…コ
ンピュータネットワーク、５…電子文書管理装置、６…
個人デ−タ格納部、７…文書形式デ−タ格納部、８…文
書デ−タ格納部、９…メ−ルボックス群、１０…処理
部。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 特定の組織に所属する各個人の認証に必
   要な個人識別デ−タを組織内での階級関係を示す階級デ
   −タと共に記憶する個人デ−タ格納部と、文書の種類毎
   にその属性および形式に関するデータを格納する文書形
   式デ−タ格納部と、この文書形式デ−タ格納部に格納さ
   れた形式および属性に従って作成された作成済み文書の
   データを格納する文書デ−タ格納部と、この文書デ−タ
   格納部に格納された作成済み文書のデ−タを組織内の他
   の個人に配信するための電子メールボックス群と、作成
   済み文書の配信管理、機密管理、決裁確認、形式確認、
   属性管理を実行する処理部とを有し、この処理部におい
   て発信者および最終配信者の個人識別デ−タに基づき、
   作成された文書の配信経路と配信すべき個人を決定し、
   作成された文書を決定した配信経路に従って前記電子メ
   −ル群を介して最終配信者に到るまで各配信者の決裁状
   況を確認しながら、自動的に配信することを特徴とする
   電子文書管理方式。