JPH05242145A - Electronic filing device - Google Patents

Abstract

PURPOSE:To select plural layers through easy operation by selecting a layer ID registration buffer as retrieval conditions when a document is retrieved, and selecting plural layers by single operation. CONSTITUTION:The electronic filing device which has a hierarchic filing structure and registers retrieval information made to correspond to documents, is equipped with a layer ID registration buffer registering means 4 which registers the IDs of layers set at the time of the retrieval on an external storage medium 15, a layer ID registration buffer reading means 5 which reads the IDs of the layers out of the external storage medium 15, a layer ID registration buffer display means 6 which displays the read IDs of the layers, and a layer ID registration buffer selecting means 7 which specifies the specified layer IDs as the retrieval conditions; and the layer ID registration buffer is selected as the retrieval conditions. Therefore, when the document is retrieved, the layer ID registration buffer can be selected as the retrieval conditions, so plural layers can be selected by single operation to simplify the retrieving procedure.

Description

【発明の詳細な説明】Detailed Description of the Invention

【０００１】[0001]

【産業上の利用分野】本発明は記憶装置に格納されてい
る文書を検索して表示または印刷する電子ファイリング
装置に関する。BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to an electronic filing apparatus for searching a document stored in a storage device and displaying or printing it.

【０００２】[0002]

【従来の技術】近年、電子ファイリング装置が広く活用
されているが、その検索操作の簡単さが課題である。従
来の電子ファイリング装置では、検索情報を入力し、文
書とともに外部記憶媒体に登録しておき、検索時には選
択された検索条件をもとに所望の文書を取り出すことが
できる。この場合、検索を簡単にするために文書を階層
別に登録しておくのが一般的である。2. Description of the Related Art In recent years, electronic filing apparatuses have been widely used, but their ease of retrieval operation is a problem. In the conventional electronic filing apparatus, it is possible to input search information, register it in an external storage medium together with a document, and retrieve a desired document based on the selected search condition at the time of search. In this case, it is general to register the documents by hierarchy in order to simplify the search.

【０００３】[0003]

【発明が解決しようとする課題】このような従来の電子
ファイリング装置において、階層の選択を行なう場合、
容易に選択できるように、用意すべき検索情報の検討を
行なう。階層検索を行なう場合、ユーザは検索コマンド
実行ごとに全階層を調査し、複数個の階層を選択しなけ
ればならず、煩わしい操作を強いられていた。In such a conventional electronic filing apparatus, when selecting a hierarchy,
Consider the search information that should be prepared so that it can be easily selected. When performing a hierarchy search, the user has to investigate all the hierarchies every time the search command is executed and select a plurality of hierarchies, which complicates the operation.

【０００４】本発明は上記の課題を解決するもので、階
層検索を行なう場合に、簡単な操作で、複数の階層を選
択できる電子ファイリング装置を提供することを目的と
する。The present invention has been made to solve the above problems, and an object of the present invention is to provide an electronic filing apparatus capable of selecting a plurality of hierarchies by a simple operation when performing a hierarchy search.

【０００５】[0005]

【課題を解決するための手段】本発明は上記の目的を達
成するために、階層型のファイリング構造を持ち、文書
に対応させた検索情報を登録するようにした電子ファイ
リング装置において、検索において設定した階層のＩＤ
（階層内において固有に付けた番号など）を外部記憶媒
体に登録する階層ＩＤ登録バッファ登録手段と、前記外
部記憶媒体に記憶されている階層のＩＤを読み出す階層
ＩＤ登録バッファ読取手段と、読み出された階層のＩＤ
を表示する階層ＩＤ登録バッファ表示手段と、指定され
た階層ＩＤを検索条件に指定する階層ＩＤ登録バッファ
選択手段を備え、検索条件として階層ＩＤ登録バッファ
を選択するようにした電子ファイリング装置である。In order to achieve the above object, the present invention is an electronic filing apparatus having a hierarchical filing structure for registering search information corresponding to a document, and is set in the search. ID of the hierarchy
A layer ID registration buffer registration means for registering (such as a number uniquely assigned in the hierarchy) in an external storage medium; a layer ID registration buffer reading means for reading out the ID of the layer stored in the external storage medium; ID of the created layer
Is an electronic filing apparatus that includes a tier ID registration buffer display means for displaying and a tier ID registration buffer selection means for designating a designated tier ID as a search condition, and selects the tier ID registration buffer as a search condition.

【０００６】[0006]

【作用】本発明は上記の構成において、文書の検索時に
検索条件として階層ＩＤ登録バッファを選択し、複数個
の階層の選択を一度の操作で行う。According to the present invention, in the above structure, a hierarchy ID registration buffer is selected as a search condition when a document is searched, and a plurality of hierarchies are selected by a single operation.

【０００７】[0007]

【実施例】【Example】

（実施例１）以下、本発明の一実施例の電子ファイリン
グ装置について図面を参照しながら説明する。(Embodiment 1) An electronic filing apparatus according to an embodiment of the present invention will be described below with reference to the drawings.

【０００８】図１は本発明の一実施例の電子ファイリン
グ装置の構成をブロック図で示す。図において、実線で
示したブロックが本発明により追加した手段であり、破
線で示したブロックは電子ファイリング装置が従来から
具備していた手段である。１はキーボードなどの入力装
置１４から文書を入力制御する文書入力手段、２は入力
された文書を主記憶装置１２に登録制御する文書登録手
段、３は主記憶装置１２に記憶されている文書を読み出
す文書読出手段、４は検索において設定した階層ＩＤを
主記憶装置１２に登録する階層ＩＤ登録バッファ登録手
段、５は主記憶装置１２へ記憶されえている階層ＩＤを
読み出す階層ＩＤ登録バッファ読取手段、６は読み出さ
れた階層ＩＤを表示する階層ＩＤ登録バッファ表示手
段、７は読み出された階層ＩＤをキーボードなどの入力
装置１４から検索条件に指定する階層ＩＤ登録バッファ
選択手段である。FIG. 1 is a block diagram showing the configuration of an electronic filing apparatus according to an embodiment of the present invention. In the figure, blocks indicated by solid lines are means added by the present invention, and blocks indicated by broken lines are means that the electronic filing apparatus has conventionally provided. Reference numeral 1 is a document input means for controlling input of a document from an input device 14 such as a keyboard, 2 is document registration means for controlling registration of an input document in the main storage device 12, and 3 is a document stored in the main storage device 12. Document reading means 4 for reading, tier ID registration buffer registration means 4 for registering the tier ID set in the search in the main storage device 12, and 5 tier ID registration buffer reading means for reading the tier ID stored in the main storage device 12, Reference numeral 6 is a hierarchy ID registration buffer display means for displaying the read hierarchy ID, and 7 is hierarchy ID registration buffer selection means for designating the read hierarchy ID from the input device 14 such as a keyboard as a search condition.

【０００９】図２は本発明の一実施例の電子ファイリン
グ装置のハードウエア構成をブロック図で示す。図にお
いて、１１はデータ処理および装置全体を制御する中央
処理装置、１２は中央処理装置１１を制御するためのプ
ログラムやデータを格納する主記憶装置、１３は文書名
や検索条件などを表示するディスプレイ装置、１４は文
書などの入力手段であるキーボード、１５はディスプレ
イ装置１３の制御などを行なうディスプレイ制御装置、
１６は文書・画像などを読み取るスキャナ、１７は文書
を印刷するプリンタ、１８はスキャナ１６およびプリン
タ１７に対する入出力を制御する入出力制御装置、１９
は外部記憶媒体としての光ディスク２０の記録再生を行
なう光ディスク装置、２１は光ディスク装置１９を制御
する光ディスク制御装置である。FIG. 2 is a block diagram showing the hardware configuration of the electronic filing apparatus according to the embodiment of the present invention. In the figure, 11 is a central processing unit that controls the data processing and the entire apparatus, 12 is a main storage device that stores programs and data for controlling the central processing unit 11, and 13 is a display that displays a document name, search conditions, and the like. A device, 14 is a keyboard which is an input means for documents, and 15 is a display control device for controlling the display device 13, etc.
Reference numeral 16 is a scanner for reading a document / image, 17 is a printer for printing a document, 18 is an input / output control device for controlling input / output to / from the scanner 16 and the printer 17, 19
Is an optical disk device for recording / reproducing an optical disk 20 as an external storage medium, and 21 is an optical disk control device for controlling the optical disk device 19.

【００１０】上記のハードウエア構成、文書の記録再
生、文書名による文書データの検索、文書名の一覧表示
などの動作については従来の電子ファイリング装置と同
様であり、それらに関する詳細な説明は省略し、以下、
本発明の特徴である指定した階層のＩＤを表示する階層
ＩＤ表示手段および検索条件として階層ＩＤ登録バッフ
ァを選択する手段について説明する。図３は上記の手段
について、文書検索時の動作をフローチャートで示す。Operations such as the above hardware configuration, recording / reproducing of a document, retrieval of document data by document name, and list display of document names are the same as those of the conventional electronic filing apparatus, and detailed description thereof will be omitted. ,Less than,
The layer ID display means for displaying the ID of the designated layer and the means for selecting the layer ID registration buffer as the search condition, which are the features of the present invention, will be described. FIG. 3 is a flow chart showing the operation at the time of document retrieval for the above means.

【００１１】ステップ１において、オペレータによりキ
ーボード１４から階層ＩＤ登録バッファ初期化情報が入
力される。ここで設定する初期化情報は、登録階層数と
登録バッファ数であって、前記登録階層数は一つの階層
登録バッファの最大選択階層数であり、また、前記登録
バッファ数は階層ＩＤ登録バッファの最大バッファ数で
ある。ここで入力した登録階層数、および登録バッファ
数は中央処理装置１１の制御により主記憶装置１２の登
録階層数バッファ２２および登録バッファ数バッファ２
３に格納される。In step 1, the operator inputs the hierarchy ID registration buffer initialization information from the keyboard 14. The initialization information set here is the number of registered layers and the number of registered buffers, the number of registered layers is the maximum number of selected layers of one layer registration buffer, and the number of registered buffers is the number of layer ID registration buffers. Maximum number of buffers. The number of registered layers and the number of registered buffers input here are controlled by the central processing unit 11 so that the number of registered layer buffers 22 and the number of registered buffers 2 of the main storage unit 12
3 is stored.

【００１２】ステップ２において、階層ＩＤ登録バッフ
ァ２４に登録する階層の選択およびバッファ名の入力を
行なう。ここで登録する階層は、ユーザ独自の所望の文
書の階層である。階層の最大登録数は登録階層数バッフ
ァ２２の値である。そして、ここで入力したバッファ
名、および選択した階層のＩＤは中央処理装置１１の制
御により、主記憶装置１２の階層ＩＤ登録バッファに登
録する。これで、１つの階層ＩＤ登録バッファの登録が
終了する。再度、階層ＩＤ登録バッファの登録を行うと
きは、上記の操作を繰り返す。階層ＩＤ登録バッファの
最大登録数は登録バッファ数バッファ２３の値である。In step 2, a layer to be registered in the layer ID registration buffer 24 is selected and a buffer name is input. The hierarchy registered here is the hierarchy of the desired document unique to the user. The maximum number of registered layers is the value of the registered layer number buffer 22. Then, the buffer name input here and the ID of the selected tier are registered in the tier ID registration buffer of the main storage device 12 under the control of the central processing unit 11. This completes the registration of one layer ID registration buffer. When registering the layer ID registration buffer again, the above operation is repeated. The maximum number of registrations of the layer ID registration buffer is the value of the registration buffer number buffer 23.

【００１３】ステップ３において、階層ＩＤ登録バファ
登録手段４により、中央処理装置１１の制御により、階
層ＩＤ登録バッファに格納されているバッファ名および
階層ＩＤ群が光ディスク制御装置２１に転送され、ま
た、バッファ名および階層ＩＤ群の登録指示が光ディス
ク制御装置２１に与えられる。光ディスク制御装置２１
は光ディスク装置１９を制御し、バッファ名および階層
ＩＤ群を光ディスク２０に登録させる。階層の選択およ
び登録の方法に関しては、従来の方法と同じである。In step 3, the hierarchical ID registration buffer registering means 4 transfers the buffer name and the hierarchical ID group stored in the hierarchical ID registration buffer to the optical disk control device 21 under the control of the central processing unit 11. A buffer name and an instruction to register the layer ID group are given to the optical disc control device 21. Optical disc controller 21
Controls the optical disc device 19 to register the buffer name and the layer ID group on the optical disc 20. The method of hierarchy selection and registration is the same as the conventional method.

【００１４】ステップ４において、階層ＩＤ登録バッフ
ァによる検索を指定する。ステップ５において、階層Ｉ
Ｄ登録バッファ読取手段５および階層ＩＤ登録バッファ
表示手段６により、検索条件として階層ＩＤ登録バッフ
ァのバッファ名を指定するための選択画面がディスプレ
イ１３に表示される。階層ＩＤ登録バッファのバッファ
名および階層ＩＤ群が光ディスク２０から読み出され
る。なお、これらの情報は光ディスク制御装置２１の制
御により光ディスク２０から読み出され、中央処理装置
１１の制御により主記憶装置１２の階層ＩＤ登録バッフ
ァに格納されている。In step 4, a search by the hierarchy ID registration buffer is designated. In step 5, hierarchy I
The D registration buffer reading means 5 and the hierarchy ID registration buffer display means 6 display on the display 13 a selection screen for designating the buffer name of the hierarchy ID registration buffer as a search condition. The buffer name of the tier ID registration buffer and the tier ID group are read from the optical disc 20. These pieces of information are read from the optical disk 20 under the control of the optical disk control device 21 and stored in the tier ID registration buffer of the main storage device 12 under the control of the central processing unit 11.

【００１５】ステップ６において、階層ＩＤ登録バッフ
ァ選択手段７により、バッファ名を選択する。選択され
たバッファのＩＤに対する階層ＩＤ登録バッファに登録
された階層ＩＤが読み出され、その階層ＩＤが選択され
る。階層ＩＤ登録バッファは、複数選択が可能であり、
階層ＩＤ登録バッファと階層の同時選択も可能である。In step 6, the layer ID registration buffer selection means 7 selects a buffer name. The layer ID registered in the layer ID registration buffer corresponding to the ID of the selected buffer is read and the layer ID is selected. Multiple selection of the layer ID registration buffer is possible,
It is possible to select the layer ID registration buffer and the layer at the same time.

【００１６】ステップ７において、検索を行なう。以上
のように本発明の実施例の電子ファイリング装置によれ
ば、検索において設定した階層のＩＤを外部記憶媒体に
登録する階層ＩＤ登録バッファ登録手段と、前記外部記
憶媒体に記憶されている階層のＩＤを読み出す階層ＩＤ
登録バッファ読取手段と、読み出された階層のＩＤを表
示する階層ＩＤ登録バッファ表示手段と、指定された階
層ＩＤを検索条件に指定する階層ＩＤ登録バッファ選択
手段を設けて、検索条件として階層ＩＤ登録バッファを
選択するようにした電子ファイリング装置とすることに
より、文書の検索時に検索条件として階層ＩＤ登録バッ
ファを選択し、複数個の階層の選択を一度の操作で行う
ことができる。In step 7, a search is performed. As described above, according to the electronic filing apparatus of the embodiment of the present invention, the hierarchy ID registration buffer registration means for registering the ID of the hierarchy set in the search in the external storage medium, and the hierarchy stored in the external storage medium. Tier ID for reading ID
A registration buffer reading means, a hierarchy ID registration buffer displaying means for displaying the ID of the read hierarchy, and a hierarchy ID registration buffer selecting means for specifying the specified hierarchy ID as a search condition are provided, and the hierarchy ID is used as the search condition. By using the electronic filing device that selects the registration buffer, it is possible to select the hierarchy ID registration buffer as a search condition when searching for a document and select a plurality of hierarchies with a single operation.

【００１７】なお、本実施例では、光ディスクを記録媒
体として用いた電子ファイリング装置であったが、光デ
ィスク以外の記録媒体を用いた同様の電子ファイリング
装置においても、本発明を適用できる。In this embodiment, the electronic filing apparatus uses an optical disk as a recording medium, but the present invention can be applied to a similar electronic filing apparatus using a recording medium other than the optical disk.

【００１８】[0018]

【発明の効果】以上の実施例から明かなように、本発明
は階層型のファイリング構造を持ち、文書に対応させた
検索情報を登録するようにした電子ファイリング装置に
おいて、検索において設定した階層のＩＤを外部記憶媒
体に登録する階層ＩＤ登録バッファ登録手段と、前記外
部記憶媒体に記憶されている階層のＩＤを読み出す階層
ＩＤ登録バッファ読取手段と、読み出された階層のＩＤ
を表示する階層ＩＤ登録バッファ表示手段と、指定され
た階層ＩＤを検索条件に指定する階層ＩＤ登録バッファ
選択手段を備え、検索条件として階層ＩＤ登録バッファ
を選択するようにした電子ファイリング装置とすること
により、文書の検索時に、検索条件として階層ＩＤ登録
バッファを選択できるため、複数個の階層の選択を一度
の操作で行い、検索手順の簡略化を実現できるという効
果が得られる。As is apparent from the above embodiments, the present invention has a hierarchical filing structure, and in an electronic filing apparatus that registers search information corresponding to a document, the hierarchy set in the search is used. Hierarchical ID registration buffer registration means for registering an ID in an external storage medium, hierarchical ID registration buffer reading means for reading an ID of a hierarchy stored in the external storage medium, and ID of the read hierarchy
The electronic filing apparatus is provided with a hierarchy ID registration buffer display means for displaying the hierarchy ID and a hierarchy ID registration buffer selection means for specifying the specified hierarchy ID as a search condition, and selects the hierarchy ID registration buffer as a search condition. As a result, since the hierarchy ID registration buffer can be selected as a search condition when searching for a document, there is an effect that a plurality of hierarchies can be selected by one operation and the search procedure can be simplified.

【図面の簡単な説明】[Brief description of drawings]

【図１】本発明の一実施例の電子ファイリング装置の構
成を示すブロック図FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of an electronic filing device according to an embodiment of the present invention.

【図２】本発明の一実施例の電子ファイリング装置のハ
ードウエア構成を示すブロック図FIG. 2 is a block diagram showing a hardware configuration of an electronic filing device according to an embodiment of the present invention.

【図３】本発明の一実施例の電子ファイリング装置にお
ける文書・画像データ登録時の動作を示すフローチャー
トFIG. 3 is a flowchart showing an operation at the time of registering document / image data in the electronic filing device according to the embodiment of the present invention.

【符号の説明】[Explanation of symbols]

４ 階層ＩＤ登録バッファ登録手段 ５ 階層ＩＤ登録バッファ読取手段 ６ 階層ＩＤ登録バッファ表示手段 ７ 階層ＩＤ登録バッファ選択手段 １５ 外部記憶装置 4 layer ID registration buffer registration means 5 layer ID registration buffer reading means 6 layer ID registration buffer display means 7 layer ID registration buffer selection means 15 external storage device

Claims (1)

【特許請求の範囲】[Claims] 【請求項１】 階層型のファイリング構造を持ち、文書
に対応させた検索情報を登録するようにした電子ファイ
リング装置において、検索において設定した階層のＩＤ
を外部記憶媒体に登録する階層ＩＤ登録バッファ登録手
段と、前記外部記憶媒体に記憶されている階層のＩＤを
読み出す階層ＩＤ登録バッファ読取手段と、読み出され
た階層のＩＤを表示する階層ＩＤ登録バッファ表示手段
と、指定された階層ＩＤを検索条件に指定する階層ＩＤ
登録バッファ選択手段を備え、検索条件として階層ＩＤ
登録バッファを選択するようにした電子ファイリング装
置。1. An electronic filing apparatus having a hierarchical filing structure, wherein search information corresponding to a document is registered, and an ID of a hierarchy set in a search.
ID registration buffer registration means for registering the ID in the external storage medium, a hierarchy ID registration buffer reading means for reading the ID of the hierarchy stored in the external storage medium, and a hierarchy ID registration for displaying the ID of the read hierarchy. Buffer display means and a hierarchy ID that specifies the specified hierarchy ID as a search condition
A registration buffer selection means is provided, and a hierarchy ID is used as a search condition.
An electronic filing device that selects a registration buffer.