JPH04178045A - Electronic mail processing method and electronic mail system - Google Patents

Abstract

PURPOSE:To attain efficient mail read by providing a reference list between a sender identifier and priority for each recipient identifier and using the reference list to place priority onto each mail. CONSTITUTION:Upon the receipt of a mail together with a sender name, a destination ID and its title via a communication control section 1 by the operation from a user terminal equipment 6, a mail management section 2 retrieves whether or not the sender name and its keyword are already registered from a priority reference list 3 relating to each recipient ID. When the priority and mail classification are not obtained, the sender name is registered on the reference list and the priority and mail classification are set respectively to be not defined. When the priority is obtained, the mail is recorded on a mail box file 5 and the sender name, title, priority and classification are registered in a mail list file 4.

Description

【発明の詳細な説明】 ［産業上の利用分野］ 本発明は１通信回線とコンピュータを利用してメールの
蓄積交換を行う電子メールシステムにおけるメールの蓄
積処理及び蓄積されたメールの読み出し処理に関する。DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION [Field of Industrial Application] The present invention relates to mail storage processing and readout processing of stored mail in an electronic mail system that stores and exchanges mail using one communication line and a computer.

［従来の技術］ 従来の電子メールシステムでは、送信者名や標題等の一
覧を、通常、着信順に端末で見ることができるが、各メ
ールの緊急度や重要度が客観的に表わされていない。[Prior art] In conventional e-mail systems, a list of sender names, titles, etc. can usually be viewed on a terminal in the order of arrival, but the urgency and importance of each e-mail are not objectively expressed. do not have.

また、メールをメール種別に分類する公知例は。Also, here is a known example of classifying emails into email types.

特開平２−２７５４号公報に記載のメール蓄積処理方式
がある。これは、各メールにメール分類識別子を付与し
てメール分類識別子と一対一に対応したメールボックス
ファイル中のボックスに格納し、メールの読み出しは対
応するメール分類識別子と一致するボックス中のメール
を読み出して行なうことを特徴とするメール蓄積処理方
式である。There is a mail storage processing method described in Japanese Unexamined Patent Publication No. 2-2754. This assigns a mail classification identifier to each mail and stores it in a box in a mailbox file that corresponds one-to-one with the mail classification identifier, and reads the mail in the box that matches the corresponding mail classification identifier. This is a mail storage processing method that is characterized by the following:

［発明が解決しようとする課題］ 本発明の目的は、大量に受信・蓄積された電子メールの
中から、各々の利用者がメールの標題、あるいは、内容
からキーワードを抽出し、そのキーワードや送信者名か
ら自動的に判断される緊急度や重要度の高いものを効率
的に選択し、読み出す手段を提供することにある。[Problems to be Solved by the Invention] The purpose of the present invention is to enable each user to extract keywords from the title or content of emails received and stored in large quantities, To provide a means for efficiently selecting and reading out items with a high degree of urgency or importance automatically determined from a person's name.

また、緊急度や重要度の規定は、利用者毎に行える。Additionally, the degree of urgency and importance can be defined for each user.

［課題を解決するための手段］ 上記目的を達成するために、本発明による電子メール処
理方式は、各利用者ＩＤ毎に、送信元より（あるいは送
信者名）とその送信元ＩＤの所属グループ名、及び、優
先度とを対応させる表と、標題やメール中に使用される
キーワードであるところのキーワード属性とその分類及
び優先度とを対応付ける表とを設け、この優先度を送信
元ＩＤや標題等といっしょに一覧表示したものである。[Means for Solving the Problems] In order to achieve the above object, the e-mail processing method according to the present invention is based on the sender (or sender name) and the group to which the sender ID belongs, for each user ID. There is a table that associates names and priorities, and a table that associates keyword attributes (keywords used in titles and emails) with their classifications and priorities. This is a list with titles etc.

［作用］ 本発明の電子メール処理方式によｔば２送信元ＩＤ及び
内容あるいは標題に含まれるキーワード等の属性に基づ
いて、受信・蓄積したメールを分類、及び、優先度付け
することにより、効率的なメールの読み出しが可能にな
る。[Function] The e-mail processing method of the present invention classifies and prioritizes received and stored e-mails based on attributes such as sender ID and content or keywords included in the title. It becomes possible to read emails efficiently.

［実施例］ 以下、本発明の一実施例について図面を参照しながら詳
細に説明する。[Example] Hereinafter, an example of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.

第１図に、システム構成図を示す。FIG. 1 shows a system configuration diagram.

同図において、１は通信制御部、２はメール管理部、３
は優先度対応表ファイル、４はメール−覧表ファイル、
５はメールボックスファイル、６は利用者端末をそれぞ
れ示す。In the figure, 1 is a communication control unit, 2 is a mail management unit, and 3 is a communication control unit.
is a priority correspondence table file, 4 is a mail-list file,
5 represents a mailbox file, and 6 represents a user terminal.

第２図に、受信メールの管理情報登録機構の動作フロー
チャートを示す。FIG. 2 shows an operational flowchart of the received mail management information registration mechanism.

まずメール管理部は、利用者端末からの操作により、通
信制御部を経由して、メールをその送信者名、送信先ｒ
Ｄ（受信者ＩＤ）、及び　ＭＭとともに受信（ＳＬ）Ｌ
、たら、受信者ＩＤ毎に存在する優先度対応表から送信
者名、及び、キーワードが登録済であるかどうかを検索
する（Ｓ２）。First, the mail management section sends the mail via the communication control section by operation from the user terminal, including the sender's name and destination r.
D (recipient ID), and received with MM (SL) L
, then a search is made to see if the sender's name and keyword have been registered from the priority correspondence table that exists for each recipient ID (S2).

これにより優先度、及び、メールの分類が得られない場
合、対応表に送信者名を登録し、優先度及び分類をそれ
ぞれ未定とする（Ｓ３）、その後。If the priority and classification of the mail cannot be obtained as a result, the sender's name is registered in the correspondence table, and the priority and classification are respectively set as undetermined (S3), and then.

あるいは、Ｓ２で優先度が得られた場合、メールボック
スファイルにメールを記録するとともに、送信者名、標
題、優先度、及び分類をメール−覧表ファイルに登録す
る（Ｓ４）。Alternatively, if the priority is obtained in S2, the mail is recorded in the mailbox file, and the sender's name, title, priority, and classification are registered in the mail list file (S4).

第３図に優先度対応表の一実施例を示す。FIG. 3 shows an example of a priority correspondence table.

送信者名７から、送信者の所属するグループ名８、及び
優先度９を求める対応表を（、）に、キーワード１０か
ら、メール分類１１及び優先度１２を求める対応表を（
ｂ）に、それぞれ、示す。From sender name 7, create a correspondence table for finding the group name 8 to which the sender belongs and priority 9 (,), and from keyword 10, create a correspondence table for finding email classification 11 and priority 12 ().
b), respectively.

一つのメールにつき二種類以上の優先度が対応表から導
かれたら、最も高いものをそのメールの優先度とする。If two or more types of priorities for one email are derived from the correspondence table, the highest priority is set as the priority for that email.

第４図に、メール−覧表の表示やメールの登録・読み出
しに使用するメール管理テーブルの一実施例を示す、こ
のテーブルは、メールボックス（あるいは受信者ＩＤ）
毎に持つものとする。Figure 4 shows an example of a mail management table used for displaying a mail list and registering/reading mail.
shall be kept at each time.

同図において、１３は同一メールボックス内のメール番
号、１４は優先度、１５は送信者名、１６は送信者のグ
ループ名５１７はメールの標題。In the figure, 13 is the mail number within the same mailbox, 14 is the priority, 15 is the sender's name, 16 is the sender's group name, and 517 is the title of the mail.

１８はメールの分類、１９は着信時間、２０はメールの
格納先アドレス、２１はメールの長さをそれぞれ示す。Reference numeral 18 indicates the classification of the email, 19 indicates the arrival time, 20 indicates the address where the email is stored, and 21 indicates the length of the email.

第４図における２０及び２１の代わりに、全メールボッ
クス（あるいは、受信者ＩＤ）に共通のメール識別子を
設けた別の実施例について説明する。メール識別子は同
一電子メールシステム内の各々のメールに一つずつ割り
当てられる。従って、複数の受信者に対して送信された
メールの識別子は、複数の受信者（あるいはメールボッ
クス）のメール管理テーブルの中に現われる。メールの
読み出しは第５図に示すメール格納管理テーブルを用い
て行う、同図において、２２はメール識別子、２３はメ
ールの格納先アドレス、２４はメールの長さを、それぞ
れ示す。Another embodiment will be described in which a common mail identifier is provided for all mailboxes (or recipient IDs) in place of 20 and 21 in FIG. 4. One mail identifier is assigned to each mail within the same email system. Therefore, the identifier of a mail sent to multiple recipients appears in the mail management table of multiple recipients (or mailboxes). E-mails are read using the e-mail storage management table shown in FIG. 5. In the figure, 22 represents the e-mail identifier, 23 represents the e-mail storage address, and 24 represents the length of the e-mail.

第６図に示すメール読み出し処理のフローチャートを参
照しながら、メール読み出し処理を説明する。The mail reading process will be explained with reference to the flowchart of the mail reading process shown in FIG.

まず、利用者端末からのメール−覧表示要求により、通
信制御部が受信者識別子、あるいは、メールボックス識
別子をメール管理部に伝える（Ｓ１０）、メール管理部
はその識別子に基づき、メール−覧表ファイルから要求
されたメール−覧表を主メモリに読み込む（Ｓｌｌ）、
メール−覧表の表示順序は、優先度順、送信者温順、分
類順。First, in response to a mail list display request from a user terminal, the communication control unit transmits the recipient identifier or mailbox identifier to the mail management unit (S10). Based on the identifier, the mail management unit displays the mail list. Load the requested email list from the file into main memory (Sll),
The mail list is displayed in priority order, sender order, and classification order.

送信者グループ温順、あるいは、着信順のどれか。Either sender group order or incoming call order.

もしくは、それらの組み合わせとする１表示順序規則は
、メール−覧表示プログラムの表示モードとして利用者
が端末操作により、選択（設定）するものとする、メー
ル管理部は、利用者の選択（設定）した規則に従って順
序で利用者端末に表示できるように、メール番号、優先
度、送信者名、グループ名、標題、及び分類等を通信制
御部へ伝える（Ｓ１２）、利用者がメール−覧表からメ
ールを選択すると（Ｓ１３）、メール管理部は、メール
読み出し要求と同時にメール格納先アドレス。Alternatively, one display order rule that is a combination of these shall be selected (set) by the user as the display mode of the mail list display program by operating the terminal. The user transmits the mail number, priority, sender name, group name, title, classification, etc. to the communication control unit so that the mail number, priority, sender name, group name, title, classification, etc. can be displayed on the user terminal in order according to the rules set by the user (S12). When an e-mail is selected (S13), the e-mail management section requests the e-mail readout and also requests the e-mail storage address.

及び、メール長、あるいは、メール識別子を受け。And receive the mail length or mail identifier.

メールの本文を読み出しく５１４）、利用者端末に表示
するメールのデータを送る（８１５）。The main text of the email is read (514) and the email data to be displayed on the user terminal is sent (815).

第７図を用いて、メールのフォーマットと第３図の優先
度対応表、第４図のメール管理テーブル。Using FIG. 7, the email format and the priority correspondence table in FIG. 3, and the email management table in FIG. 4.

及び、メール格納領域との関係を説明する。Also, the relationship with the mail storage area will be explained.

同図において、２５は受信者ＩＤを、２６は送信者名を
、２７は標題を、２８はキーワードを、２９はメール本
文を、３０は送信者の属するグループ名を、３１は優先
度を、３２はメール分類を。In the figure, 25 is the recipient ID, 26 is the sender's name, 27 is the title, 28 is the keyword, 29 is the email body, 30 is the group name to which the sender belongs, 31 is the priority, 32 is mail classification.

３３はメールボックスファイルを、３４はメール格納先
アドレスを、３５は受信者ＩＤ毎に設けられたメール管
理テーブルのレコード・フォーマットを、それぞれ示す
。33 indicates a mailbox file, 34 indicates a mail storage address, and 35 indicates a record format of a mail management table provided for each recipient ID.

本実施例におけるメールのフォーマットは、受信者ＩＤ
２５、送信者名２６、標題２７、キーワード２８、及び
本文２９から成り、それぞれ、利用者が端末より入力し
たものである。The format of the email in this example is the recipient ID
25, a sender's name 26, a title 27, a keyword 28, and a body 29, each of which is input by the user from a terminal.

一つのメールを受は取った時のメール管理テーブルの更
新は１次のとおりである。すなわち、受信者ＩＤ２５か
ら対応するメール管理テーブル３５と優先度対応表２６
−３０−３１及び２８−３２−３１を求め、送信者名２
６と優先度対応表とから暮かれたグループ名３０と優先
度３１をメール管理テーブルに登録する。同様に、キー
ワード２８と優先度対応表とから導かれた分類３２及び
優先度３１もメール管理テーブルに登録する。その際、
二つの優先度対応表から導かれた優先度のうち優先度の
高い方を登録するものとする。また。The update of the mail management table when one mail is received is as follows. That is, the mail management table 35 and priority correspondence table 26 corresponding to the recipient ID 25
-30-31 and 28-32-31, sender name 2
6 and the priority correspondence table, the group name 30 and priority 31 are registered in the mail management table. Similarly, the classification 32 and priority 31 derived from the keyword 28 and the priority correspondence table are also registered in the mail management table. that time,
Of the priorities derived from the two priority correspondence tables, the higher priority shall be registered. Also.

本文２９をメールボックスファイル３３に格納した後、
その格納先アドレス３４をメール管理テーブルに登録す
る。なお、標題２７もそのままメール管理テーブルに登
録する。After storing the text 29 in the mailbox file 33,
The storage address 34 is registered in the mail management table. Note that the title 27 is also registered as is in the mail management table.

また、第７図におけるキーワード２８を、複数のキーワ
ードを論理演算子で結合した条件句に置き換えたものも
本発明に含まれる。Furthermore, the present invention also includes a case in which the keyword 28 in FIG. 7 is replaced with a conditional phrase in which a plurality of keywords are combined using logical operators.

また、本発明の応用例は、メールボックスの容量の限界
までメールが蓄積された状態で次のメールが送られてき
た場合、当該メールよりも優先度の低いメールが蓄積さ
れていれば、最も優先度の低いメールから順に削除し、
メールを登録するというものが考えられる。In addition, in an application example of the present invention, when the next mail is sent after the mailbox has reached the limit of its capacity, if there are mails with a lower priority than the mailbox, the Delete emails in descending order of priority,
One possibility is to register your email.

〔発明の効果］ 本発明によれば、受信・蓄積した多数の電子メールの中
から、各々の利用者から見て優先度の高いものを選択で
きるので、電子メールシステムの使い勝手の向上の効果
がある。[Effects of the Invention] According to the present invention, it is possible to select one with a high priority from the viewpoint of each user from among a large number of received and accumulated e-mails, so that the usability of the e-mail system can be improved. be.

【図面の簡単な説明】[Brief explanation of the drawing]

第１図は本発明の一実施例のシステムブロック図、第２
図は受信メールの管理情報登録機構の動作フローチャー
ト、第３図は優先度の対応を示す説明図、第４図は本発
明の一実施例のメール管理テーブルの説明図、第５図は
本発明の別の実施例のメール格納管理テーブルの説明図
、第６図はメール読み出し処理のフローチャート、第７
ｒｉ！Ｊはデータ関連のブロック図である。 符号の説明 １・・・通信制御部、２・・・メール管理部、３・・・
優先度対応表ファイル、４・・・メール−覧表ファイル
。 ５・・・メールボックスファイル、６・・・利用者端末
。 ７・・・送信者名、８・・・グループ名、９・・・優先
度、ｌＯ・・・キーワード、１１・・・分類、１２・・
・優先度。 １３・・・メール番号、１４・・・優先度、１５・・・
送信者名、１６・・・グループ名、１７・・・標題、１
８・・・分類、１９・・・着信時間、２０・・・格納先
アドレス、２１・・・メール長、２２・・・メール識別
子、２３・・・格納先アドレス、２４・・・メール長、
２５・・・受信者ＩＤ、２６・・・送信者名、２７・・
・標題、２８・・・キーワード。 ２９・・・本文、３０・・・グループ名、３１・・・優
先度、３２・・・分類、３３・・・メールボックスファ
イル。 ３４・・・メール格納先アドレス、３５・・・メール管
理テーブル。 第１０ 第２０ ．５／ 第１ 第６［２１Figure 1 is a system block diagram of one embodiment of the present invention, Figure 2 is a system block diagram of an embodiment of the present invention.
Figure 3 is an operational flowchart of the management information registration mechanism for received mail, Figure 3 is an explanatory diagram showing priority correspondence, Figure 4 is an explanatory diagram of an email management table according to an embodiment of the invention, and Figure 5 is an illustration of the invention. An explanatory diagram of the mail storage management table of another embodiment, FIG. 6 is a flowchart of mail reading processing, and FIG.
ri! J is a data-related block diagram. Explanation of symbols 1...Communication control section, 2...Mail management section, 3...
Priority correspondence table file, 4... Mail-list file. 5...Mailbox file, 6...User terminal. 7... Sender name, 8... Group name, 9... Priority, lO... Keyword, 11... Classification, 12...
·priority. 13...Mail number, 14...Priority, 15...
Sender name, 16...Group name, 17...Title, 1
8... Classification, 19... Time of arrival, 20... Storage address, 21... E-mail length, 22... E-mail identifier, 23... Storage address, 24... E-mail length,
25...Recipient ID, 26...Sender name, 27...
・Title, 28...Keyword. 29...Main text, 30...Group name, 31...Priority, 32...Classification, 33...Mailbox file. 34...Mail storage destination address, 35...Mail management table. 10th 20th. 5/ 1st 6th [21

Claims (1)

【特許請求の範囲】 １、メールを蓄積交換する電子メールシステムにおいて
、送信元識別子と優先度との対応表を受信者識別子毎に
設け、前記対応表を利用して各々のメールに優先度を付
けることを特徴とする電子メール処理方式。 ２、メールを蓄積交換する電子メールシステムにおいて
、前記メールの属性にキーワードを設け、前記キーワー
ドと前記メールの優先度とを対応付ける表を受信者識別
子毎に設け、前記対応表を利用して前記各々のメールに
優先度を付けることを特徴とする電子メール処理方式。 ３、請求項１または２において、利用者の定義する規則
に従って、蓄積された前記メールを優先度付ける電子メ
ールシステム。[Claims] 1. In an e-mail system that stores and exchanges e-mails, a correspondence table between sender identifiers and priorities is provided for each recipient identifier, and the priority is assigned to each e-mail using the correspondence table. An e-mail processing method characterized by the following: 2. In an e-mail system that stores and exchanges e-mails, a keyword is provided as an attribute of the e-mail, a table is provided for each recipient identifier that associates the keyword with the priority of the e-mail, and the correspondence table is used to identify each of the e-mails. An e-mail processing method characterized by prioritizing e-mails. 3. The e-mail system according to claim 1 or 2, wherein the e-mail system prioritizes the accumulated e-mails according to rules defined by the user.