JPH0363758A - 文書作成支援装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明はマニュアル、仕様書、カタログ等の技術文書の
作成において、予め定められた文書の簡略仕様を規定の
形式に基づいて指定すると、目標とする仕様を充たすよ
うに文書表現の推論が働いて、自動的に文書を生成する
文書作成支援装置に関するものである。

〔従来の技術〕

従来、技術文書、一般文書の作成に卦いてワープロ等で
文書を作成する場合、先ず、文書作成の記述の目標が定
まると、それを充たすように考えて、手書きで記述し、
それを変更したり、チエツク修正して下書き原稿をつく
る。場合によっては、原稿なしで直接ワープロの入力処
理してから変更、チエツク、修正など行うこともある。

いずれにしても、入力用の文章を考え、ワープロに手で
入力し、それをフロッピシート等に文書データとして蓄
える。その文書データは変更、チエツク修正など何回か
行われて仕上げられる。

第５図は従来の文書作成装置で、文章を考えながら、記
述し、下書きをして、それを人手でワープロ等の入力処
理を行う場合の文書作成の処理フローチャート及び文書
作成装置のブロック図である。図において、（１）は文
書作成の目標、（２）は目標に沿うように文書を考える
工程、（８）は手書きの記述を行う工程、（４）は記述
文のチエツクで、ＯＫでない場合はもう一度考え直す。

もし、ＯＫとなれば次へ進む。（５）は仕上げられた下
書き原稿である。

（６）は原稿を見ながらワープロ等で文字入力を行う工
程、（ア）は文書処理のプログラムで、フロッピディス
ク等に蓄えられる。（８）は文書データファイル、（９
）はコンピュータ本体、叫はＯＲＴで、文書処理の結果
を表示する。０υは出力装置で、文書処理の結果をプリ
ント・アクトする。（Ｌのは補助メモリで、多量のデー
タを扱う場合などに用いる。

以上のように、従来の人手で考え、下書き原稿をつ＜シ
、それをワープロで入力し処理する場合は、一般に良く
知られているのでその概略的な処理について説明する。

先ず、どんな文書をつくるか、その文書の作成目標（１
）が定められると、それに必要な文書の構成、要点など
を考える。そして規定の作成要領書などあれば、それに
沿って文章を考える（２）ことを繰夛返す。そして、手
書きの記述（８）を行う。あるところまでチエツク、修
正を行って、ＯＫなら下書き原稿（６）ができあがる。

次に、それを見ながらワープロの文字入力（６）′ｔ−
行う。入力文字はフロッピディスクに蓄えられた文書処
理プログラム（ア）により、かな漢字など文字変換２文
字の太きて、形状、形式などの処理が、コンピュータ本
体（９）によって行われる。その処理された文字データ
はユーザの文書データファイル（８）としてフロッピデ
ィスク等に蓄えられる。それらの文書はＣＲＴα０に表
示される。それを見て、チエツクし、ミス、変更点など
あれば、エディタで修正する。修正がＯＫとなれば、そ
れらの文書は出力装置（１１）にプリントアウトとれる
。文書データ、プログラムなど多量に蓄え管理が必要な
時など補助メモリａｚが使用でれる。

以上のように、最初に文章を手書きする場合は、考えた
り記述したり修正を何回か行って下書きの原稿をつくる
。さらに、それをワープロで処理して変更、チエツクし
、ミスの修正など行うので文書を仕上げるまでに多くの
時間と労力を要し、又、それらの時間と人工は文書量の
増加に伴って増大して行く。

〔発明が解決しようとする課題〕

従来の人手による文書作成方法は以上のように構成とれ
ていたので、文書の記述をする場合も文章の構成表現法
を考えたすし、用語なども統一されてない場合は種々と
考えねばならず、記述しながら、何回も変更、修正など
で試験錯誤すると多くの時間と労力を要する。さらに、
その手書きの文書をワープロで処理する場合、−字ずつ
入力し、変更、チエツク、修正などするので、かなり時
間を必要とする。

このように従来の方法では記述したり、考えたｂ１試行
錯誤時間、ワープロの入力、チエツク。

修正にかいて文書量の増加と共に多くの人工と時間を要
し、コスト高となる問題点があった。

本発明は上記のような従来の問題点を改善するためにな
されたもので、文書化の目的とする簡略仕様の必要項目
をフォーマットに従って入力することにより、予め準備
ぢれている文書知識ベース、文書データベースが文書表
現推論に基づいて文書の目標を充たすように処理され、
それによう、仕様書、マニュアル、カタログ等それぞれ
に適した形成の文書を逐次生成する。それで、従来のよ
うに文章の構成２表現、用語２文字など個々に考えて下
書き原稿を記述したうせず、又、それを入力処理してワ
ープロ化も要せずに、簡略仕様の指定だけすれば、規定
の形式の文書を生成し、出力できるようにして、文書作
成の時間９人工を改善することを目的とする。

〔課題を解決するための手段〕

本発明に係る文書作成支援装置は、文書表現形式をもつ
文書データベースの手段と文書知識ベース、文書表現推
論部から成る手段を持ち、文書作成の目標となる文書の
簡略仕様を本発明による規定の簡略仕様の形式として入
力し、その設定に基づいて文書知識ベースのルール化し
た共通の文章表現データ及び用語データをアクセスし、
文書表現推論部によう推論する手段、又、もし、適した
文章表現とパラメータが花序しない場合は適するように
推論しモディファイして、その部分を明示しながら文書
を作成し出力する手段を設けたものである。

〔作用〕

本発明では文書作成の目標から得られる簡略仕様を規定
のフォーマットに沿って入力すると、その指定に沿って
文書知識ベースのルールがアクセスされ、その適用文書
の設定に応じて文書の構成項目が推論される１、その構
成の表現項目を番号順に入力設定すると、その番号に対
応する文書データベースの中の何種類かの文書表現形式
データが検索される。この時、文書表現推論部が働いて
その の検索されたデータのうち何種類かの関連データがピッ
クアップされ、その中から目標の文書に最も適するデー
タを推論する。この処理の間、文書知識ベースの中のル
ール、文書データベースの中の用語データもアクセスと
れ、それらの中で適するものが推論される。又、文書表
現データ、用語データで関連するものが存在しない時は
メツセージ／アドバイスを表示するのでそれを見て、そ
の関連の文書、用語パターンを追加入力する。又それら
のデータの中からノクハクによう適するものにモディフ
ァイする機能が働く。以上のように順次、項目が処理と
れて、最後に指定した項目までの処理が終ると、それら
のデータは文書データベースの新規作成ファイルに生成
される。その生成されたファイルは、ＯＲＴ等の出力装
置へ表示しそれを確認してプリンタ等へ出力する。

以上のように、従来の人手による文書作成にかける人が
逐次考えて記述したり、修正したう、又はワープロ化の
時間と労力を減少することができる。

〔実施例〕

以下、本発明の一実施例を図に基づいて説明する。第１
図は本発明の一実施例である文書作成支援装置の処理構
成を示すブロック図、第２図は第１図の処理動作を説明
する処理フローチャート、第３図及び第４図は本発明の
具体的な一実施例を示すための図で、第３図は簡略仕様
の図、第４図は本発明による処理結果の文書出力の図で
ある。

第１図に訃いて、圓は文書の簡略仕様、■は規定形式デ
ータの入力ｓ　　（２２ａ）は入力制御部で、適用文書
の選択を行う。のは文書、用語パターンで、文書表現形
式データ及び用語データの追加登録など行う。（２）は
文書表現推論部で、仕様の指定に基づいて文書の構成１
衷現などを推論する。□□□は文書知識ベースで、文書
表現ルール、文書の構成手順、用語などのデータが含ま
れる。■は文書データベースで、文書表現形式データと
用語データ等がある。又新規作成の文書データも含まれ
る。■は本実施例の支援処理を行うコンピュータ本体、
■は文書の作成結果、中間のメツセージ／アドバイスな
ど表示する表示装置でＯＲＴ等がある。■はＣＲＴなど
の表示装置■の表示結果をプリントする出力装置、■は
補助メモリ装置で、知識ベース□□□２文書データベー
ス■などメモリが増大しオーバした場合に補助的に蓄え
たシ、種々のプログラム及びデータ等を蓄積してかく。

次に、第１図、第２図に基づいて文書作成支援装置の動
作について説明する。。

先ず、文書作成の目標に沿った簡略の仕様を作成すれば
（ステップ５２）、その文書簡略仕様＋２１１　。

規定形式データの入力のに従って操作を行うと、文書デ
ータベース■のユーザファイルに一時的に蓄えられる。

又、入力制御部（２２ａ）で適用文書の選択を行う（ス
テップ５３）。次に、表現項目を順次指定（ステップ５
４）シて、文書内容項目へ必要な項目を設定する。それ
らの指定の各項目のデータをもとに文書表現推論部ｃ！
４１が働き、仕様の指定に基づいて知識ベースの文書構
成手順１交書表現ルールをアクセスして文書データベー
ス■の何種類かの文書表現形式データから推論し、表現
形式データの抽出を行う（ステップ５５）。

この表現が適するかどうかチエツク判定する（ステップ
５６）。この時、適する表現形式データが存在しない場
合は、Ｎｏ　ＤＡＴＡのメツセージ／アドバイス（ステ
ップ５７）をし、必要に応じて表現形式データの追加登
録を文章、用語パターンのにより行う（ステップ５７ａ
）。

次に用語データのチエツクを行い、文書表現推論部（２
４１の用語データ推論により、文書知識ベース□□□の
用語ルールにより文書データベースの文書表現形式デー
タへ入るべき用語を推論し、適切な用語の抽出を行う（
ステップ５８）ｕこの時、用語データの中に適切な用語
が存在しないときはＮｏ　ＤＡＴＡのメツセージ／アド
レスを出しくステップ５９）、それを見て必要な辞書の
追加登録を行う（ステップ５９ａ　）　。

このようにして順次、文書の構成、用語などモディファ
イし推論して（ステップ６０）、ＯＫでない（ステップ
６１）なら、自動的にモディファイしながら再度、推論
を行う。それによう規定形式の文書の生１８３２を行う
（ステップ６２）。その結果を表示装置■に出力して確
認し、必要に応じてその生成文書を出力装置のにプリン
ト・アウトしたり、補助メモリ装置間へ蓄えたりする。

なお、第３図の簡略仕様の例のような規定のフォーマッ
トで入力する。入力制御部（２２ａ　）により適用文書
のマニュアル、仕様書、カタログ等から作成しようとす
る種類を推定する。

項目表現において１．目的、２．適用範囲、３．操作手
順、４．注意事項などのように項目名、その順序を入力
する。

次に、文書内容の項目として、Ａ装置操作説明、Ｂ装置
操作説明、ａ装置操作説明・・・・・・適用製品Ｘ、Ｙ
、Ｚ・・・・・・・・・等を指定する。又、必要に応じ
て、文章、用語パターンも入力する。以上のような例の
仕様を文書簡略仕様（２１＋として規定形式データの入
力＠を行うと前述のような処理で文書表現推論部（２）
２文書知識ペース■が機能し、文書データベース■の文
書表現形式のデータから、適切な文章、用語のデータが
推論とれる。そのデータ関連の中で適するものがない場
合はモディファイされ、コンピュータ本体（３）で処理
される。その処理された文書は第４図の文書出力の例の
ように表示装置のに表示される。それは出力装置器にプ
リント・アクトされる。又、必要に応じて補助メモリ装
置間へ蓄えられる。。

以上の説明のように本実施例の文書作成支援装置では、
文書の簡略仕様を作成し、規定の形式に従ってデータを
入力指定するだけで文書表現推論部１２４］　、文書知
識ベース（至）が働いて、文書データベース■の文書・
用語パターンを推論し、必要な場合はモディファイでれ
、適切な文書を生成して出力することができる。従って
、簡略仕様の項目を指定するのみで考えたシ、記述した
ｂ１ワープロ入力のような操作を必要とせず、短時間で
文書作成が可能となる。

なか、上記実施例では第１図、第２図の簡略仕様の規定
のフオツク）（Ｄ入力データは文書データベース■に一
時的に蓄えられるように説明したが、他のメモリに蓄え
てもよいし、又、データ入力しながら逐次処理してもよ
い。簡略仕様の入力はキー人力２手書き入力２画面のウ
ィンドウの指定など、いずれの方法でも適用可能である
。

〔発明の効果〕

以上のように本発明によれば、文書の簡略仕様の入力フ
オマットに従って入力指定を行うだけでマニュアル、仕
様書、カタログ等一定の形式の文書をすぐに作成するこ
とができるので、技術文書の作成の経験の浅い者でも、
統一化された形で容易に作成でき、従来のように考えた
り、記述したり、ワープロ入力したｂの人手と時間の節
約が期待できる。さらに、文の形式、用語など標準化で
きるので、そのユーザにも読み易く、理解し易いものと
なるなどの効果を有する。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例である文書作成支援装置の処
理構成を示すブロック図、第２図は第１図の処理動作を
説明する処理フローチャート、第３図、第４図は本発明
の具体的な一実施例を示すための図で、第３図は本発明
の簡略仕様の図、第４図は本発明の装置によう処理し生
成とれた文書出力の図、第５図は従来の文書作成の処理
フローチャート及び文書作成装置のブロック図である。 図において、（２１・・・文書の簡略仕様、■・・・規
定形式データの入力、（２２ａ）・・・入力制御部、■
・・・文書・用語パターン、（ハ）・・・文書表現推論
部、■・・・文書知識ベース、■・・・文書データベー
ス、覇・・・コンビユータ本体、 （２ａ・・・表示装置、 （２湧・・・出力装置、 ■・・・ 補助メモリ装置。 代 理 人 大 岩 増 雄 第２図 第１図 第３図 第４図 第５図 書（自発） ３、補正をする者 事件との関係　特許出願人 住　所　　　　東京都千代田区丸の内二丁目２番３号名
　称　　（６０１）三菱電機株式会社代表者志岐守哉 ４、代理人 住所 東京都千代田区丸の内二丁目２番３号 ５、　補正の対象 明細書の発明の詳細な説明の欄、及び図面。 ６、　補正の内容 （１）明細書第５頁第９行の「試験錯誤」を「試行錯誤
」に訂正する。 （２）明細書第６頁第３行の「処理され」を「処理され
」に訂正する。 （３）明細書第１１頁第７行の「メツセージ／アドレス
」ヲ「メツセージ／アドバイス」に訂正スル。 （４）図面中筒２図を別紙のとおり訂正する。 ７、訂正図面（第２図）　　　　　　　　１通第２図 以　　上

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 　文書表現推論部、文書知識ベース、表現形成データ、
   用語データを持つ文書データベースから成る装置におい
   て、文書作成の目標となる文書の簡略仕様を入力すると
   、仕様に基づいて、文書知識ベースのルール化した共通
   の用語及び文章記述のデータ、パラメータがアクセスさ
   れ、文書表現推論部の機能により、適した文書表現形式
   及びパラメータのデータを抽出し、もし、適切な文書表
   現形式及びパラメータのデータが存在しない場合は適す
   るように推論し、モディファイしてその部分を明示しな
   がら文書を生成し、出力することを特徴とする文書作成
   支援装置。