JPH01237758A - 対話型情報取扱いシステムにおける電子文書管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 Ａ、産業上の利用分野 本発明は対話型情報取扱いシステム中の電子文書の保存
及び削除を管理する方法に係り、特に、オリジナルの文
書がシステムから削除されるとぎに、文書オーナーによ
って選択的に授けられた指定された記憶文書のオーナー
シップのコピーについての要求をエンド・ユーザがシス
テム中に記憶させることができるような方法に関する。

Ｂ、従来技術 電子文書を記憶する種々の対話型情報取扱いシステムが
既に知られている。これらのシステムには、手紙ヲ畜＜
ために家庭で用いられるパーソナル・コンピュータから
互いに対話ができる幾千のユーザ・ノード及び情報の中
央ライブラリーあるいはファイルを有するメイン・フレ
ーム・データ処理システムまで、複雑さ及び洗練さにお
いて種々のものがある。幾つかの大きな政府機関及び私
企業で今日利用されている洗練されたシステムの例はＩ
ＢＭ社のＰＲＯｏＦＳというシステムである。

これらのシステムは１頁のメモや伝言から複数巻の印刷
本を含むような多数頁の報告までの幾万という文書を記
憶して管理する。これらのシステムの多（においては、
ハード・コピーの必要性はもはやなく、情報のコピーは
電子コピーだけである。

政府機関や大企業のような大きなエンタープライズ内の
紙の流の管理及び制御には、どのような種類の通信や文
書が取扱われるのかを特定化するための手順の組が必要
である。これはハード・コピーｅ４２１マニュアル実行
システム及び電子コピーだけを扱う電子的実行システム
の両方において必要なことである。

効果的で効率の良いシステムにするための２つの基本的
な文書制御方法が存在することが両システムにおいて一
般に知られている。第１の方法はもはや不要となった文
書は直ちにシステムから削除すべきであるという方法で
あり、第２の方法は必要な文書は文書所有者あるいはエ
ンタープライズが必要とする限り維持されるべきである
という方法である。

これら２つの基本概念を実行するに際しては、誰が文書
を維持したり削除したりすることの決定を行うのか、こ
の決定は全ての種類の文書に適用されるのか、あるいは
文書の種類によって変更されるのか、基準についての例
外や変更はあり得るのか、文書の種類についての時間期
間は誰が決定するのか等についての同意や一致が必らず
しも得られないことは明らかである。

システムの論理的集中個所に記憶される電子文書を作成
する多数のユーザを含む従来のシステムは、システム中
で文書を識別する方法に対して多くの構造化された書式
化についての制約を一般に課している。多（のシステム
では、幾つかの種類のマニュアル文書分類システムが形
式に基づいて娶るいは実質的自答に基づいて行なわれる
ようになっている。銀行は文書についての機能的仕事内
容に従った分類方法を利用するであろう。例えば、顧客
のローン・フオルダーは、ローン・アプリケーション、
クレジット・ヒストリー、支払イヒストリー等？含むこ
とになるかもしれない。これらの種々の文書は保存につ
いての基準が異っており、保存についての確立している
基準からの変化を認めるための準備も一般に存在してい
ない。従来のシステムでは、探索が複数の文書に含まれ
る特定の用語について実行され、それに基づいて文書が
削除された。その用語は各文書毎に異なる意味を持つ場
合がある。このため、このような形式の文書管理におい
ては、保存すべき文書が削除されたり、削除すべきだが
ある用語を含まない文書が見逃されたりする。

文書を削除する日がエンタープライズによって制御され
るような一括型文書保存方法は日が変更されなければな
らないときに問題を生じる。文書を削除すべき日が短縮
されるときには、文書が以前に確立されていた日までは
利用可能であると信じている者が必ずいる。どのように
してシステム管理者にこれらの文書が破壊され得るのか
どうかを評価するのか。文書が削除されているとぎには
、その文書に基づいて仕事をしていた者に対して直接的
に好ましくない影響を与えることになる。文書が早期に
破壊されたときのより深刻な長期的影響ハ、システムの
保全性が失われるということであり、このため、やがて
ユーザが自ら文書のパック・アップ記憶システムを操作
することになり、集中システムの数多くの利点が損われ
ることになる。

従って電子文書記憶システムでは、できるだけ多くのエ
リヤにおいてできるだけ大きな融通性をユーザに与える
ことが重要である。しかしながら、ユーザに融通性を与
えた場合の問題は処理の複雑さが増すこと及びユーザが
種々の使用可能なオプション及びそれらオプション間の
微妙な相違に対する理解を得て且つ維持しなげればなら
ないことである。文書の保存及び削除を管理するために
用いられる日付がシステム中に正しく入力されることは
極めて重要である。システムのエンド・ユーザにとって
のデータ・エントリー処理は使用が簡単でなければなら
ず、洗練されたユーザにはより進歩した特徴の利点を与
えられるようなものでなげればならない。また、′デー
タ・エントリー処理は有効な記述子だけがシステムに入
力されることを保証する安全機構を有していなければな
らない。

別々の満期日が２つのラベルの各々に設けられる。所有
権満期日は所有者により設定され、彼が望む所有権の時
間の長さを識別する。所有権（オーナーシップ）とは所
有権期間中の文書に対する権限及び責任を意味する。シ
ステム管理者（ＳＡ）は例えば各文書ラベルの各ユーザ
の満期日の範囲を確立する。

システムにファイルされた各文書にはラベル及び満期日
基準が関連づけられ、それらはシステム内の文書の保存
及び削除を自動的に管理するために用いられる。

文書がシステムにファイルされるべきときには、保存及
び削除の選択の基準は文書と同時にシステム中に入力さ
れ且つ記憶されなげればならない。

情報はエンド・ユーザによって対話式にシステム中に入
力される。一連のプロンプトがメニュー画面上に表示さ
れたオプションに対するユーザの選択に応答してシステ
ムによって表示装置の画面上に表示される。

有効な文書ラベルは好ましくは予め確立されており、ユ
ーザは確立済で許可済のリストから特定の文書ラベルを
選択する。その文書ラベルについての省略時満期日付が
好ましくは前もってエンタープライズによって確立され
ており、好ましくは自動的に入力される。

エンド・ユーザは省略時の文書満期の日付を有効な変更
日付で指定変更する場合もある。文書オーナー（文書所
有者）は、オーナー・シップ・ラベルが入力されたとき
に自動的に入力され得る各オーナー−シップ・ラベルに
ついて、許容満期日の範囲を確立させることができる。

また、エンド・ユーザは省略時の文書オーナー・シップ
日付を有効な変更日付で指定変更する場合もある。文書
オーナーは、オーナー・シップ・ラベルが入力されると
きに自動的に入力され得る各オーナー・シップ・ラベル
について、許容オーナー・シップの範囲を確立させるこ
とができる。例えば、特定の文書についてはこの満期日
は等しい。

文書は現日付に関連して各文書に関する満期日の基準を
以下の日付関係に従って処理することにより自動的に保
存及び削除される。

現在日付が両日骨より早い場合、文書を保存する。

現在日付が両日骨より遅い場合、文書を削除する。

現在日付がオーナー・シップ満期日よりは遅いがエンタ
ープライズ満期日よりは早い場合、文書を保存し、ユー
ザ毎のオーナー・シップ・ラベル毎の現在のリストに基
づいて指定ユーザあるいはシステム管理者にオーナー・
シップを移す。

現在日付がエンタープライズ満期日より遅いがオーナー
・シップ満期日より早い場合、文書を保存する。

上述の方法は電子文書を効果的且つ効率的に管理するこ
とができる。しかしながら、この場合では、文書が削除
される時より前に文書にアクセスしたユーザについての
配慮が反映されていないらオーナー拳シップ満期日ある
いは文書満期日が到来したときに文書は自動的に削除さ
れる場合があるので、オーナーでないエンド・ユーザは
文書がシステム中に存在していないことを突然に発見す
ることになる。このような問題を解決する１つの方法は
、オーナーでないエンド・ユーザに文書をコ゛ピーさせ
て文書の破壊から守ることを許すことである。この方法
は訂正されることのない文書にとって、あるいは文書の
内容の有効性がずっと変化しない場合においては利用可
能であるかもしれないが、基本的問題に対する満足でき
る良策ではない。

本発明は、文書オーナーがその文書を削除する明瞭なア
クションをとったときにその文書のコピーの要求を非オ
ーナー・エンド・ユーザが入力できるような方法を指向
している。

Ｃ０開示の概要 本発明の方法によれば、現在の文書オーナーがもはや文
書を必要としな（なった後においてその文書にアクセス
することを欲する文書オーナーでない者が、システム中
に後日コピー要求（ＤｅｌａｙｅｄＣｏｐｙ　　Ｒｅｑ
ｕｅｓｔ　：　ＤＣＲ）を入力することができ、その後
日コピー要求は当該文書とともに記憶されるとともにそ
の文書の原本が削除されようとするときに文書オーナー
によって検討される。

システムは異なるエンド・ユーザからの複数の要求を許
容する柔軟性を有し、また、要求を出しているエンド・
ユーザのいずれにコピーが与えられるかを選択する柔軟
性を有し、各コピーが要求を出しているエンド・ユーザ
によって別々に所有されるようになり得る。

特定の文書が削除されようとするとき、その文書のオー
ナーにはスクリーンが表示され、このスクリーンは後日
コピー（Ｄｅｌａｙｅｄ　　Ｃｏｐｙ）を要求している
各エンド・ユーザを明示する。もし文書オーナが、例え
ばその文書の内容がもはや有効ではな（信頼されるべき
ではないというような理由から、その文書が更に広めら
れるべきではないと決定したときには、文書オーナーは
後日コピーに対する全ての要求を否定するような選択を
する。

あるいはまた、文書オーナーは複数の後日コピーの要求
を選択的に取扱うこともできる。

本発明の目的は電子文書を記憶するための改良された方
法を提供することである。

本発明の他の目的は、エンド・ユーザが他のエンド・ユ
ーザによって所有されている文書の後日コピーを要求で
きるような、電子文書の保存を管理する改良された方法
を提供することである。

本発明の他の目的は、元の文書（オリジナル文書）が削
除されようとするときにシステムが後日コピーを行える
ようにすることによりシステム中に記憶される電子文書
のコピーを複製する数を制御する改良された方法を提供
することである。

Ｄ、実施例 第１図には本発明が適用される情報取扱いシステムが示
され、このシステムは第２図に詳しく示されているよう
な対話型ターミナルあるいは対話型ワークステーション
のネットワークを有している。ネットワークは複数のタ
ーミナルを有し、ターミナルは相互に接続され且つホス
）ＣＰＵに接続されている。第１図に示されるように、
ホストＣＰＵ２３は通信リンク２４を通じて第２のホス
）ＣＰＵ２５に接続され、第２のホストＣＰＵ２５は対
話型ターミナル（ワークステーション）のネットワーク
２６に接続されている。機能的には、システムは各ター
ミナルがホスト及び１又は複数の他のターミナルと確立
済通信プロトコルを用いて通信できるように働き、種々
の形態で連続的に接続された通信リンクはユーザにとっ
て透過になる。１つのターミナルのユーザは手紙のよう
な文書を作成してその手紙をネットワーク上の宛先ノー
ドのアドレスに送ることができる。ユーザは次に文゛書
を中央システムのある場所に記憶させることができる。

システムの各ユーザは後の時間においてその文書を検索
することができる。このようなシステム自体は既に知ら
れており、広範に用いられている。このようなシステム
の一般的機能及び操作はよく知られているので、本発明
の文書記憶方法の理解に必要な範囲においてだけ述べる
。

以下の記載においては、ネットワーク上の各ワークステ
ーションはシステム・ノード・アドレス及びポスト・オ
フィス拳アドレスを有し、簡単のため、ネットワーク上
の各ノードにはただ１つが指定されているものとする。

更に、システムには通常の通信サービス、例えば各々の
ユーザあるいはオーナのディレクトリ−・リスト等が与
えられているものとする。更に、第１図のシステムはテ
キスト拳データ・オブジェクト、グラフィック・データ
・オブジェクト、及びカレンダ・データ・オブジェクト
等の種々の型のデータ・オブジェクトのような情報を処
理するものとする。

第２図において、ターミナルは処理装置５１を有し、処
理装置５１はマイクロプロセッサ・ブロック３２、半導
体メモリ３３、コントロール・ブロック３４を有し、コ
ントロール・ブロック３４はマイクロプロセッサ、ブロ
ック３２とメモリ・ユニット３３との間の相互通信の他
に入出力操作を行う機能を有する。

ターミナルは更に、デイスプレィ装置３６、キーボード
３７、プリンタ３８、ディスク記憶装置３９、及びモデ
ム４０等の周辺装置を有している。

処理装置３１は例えばＩＢＭ　　ＸＴ、ＩＢＭＡＴ、Ｉ
ＢＭ　　ＰＳ／２システムのようなパーソナル・コンピ
ュータ・システムである。処理装置３１にはオペレイテ
ィング・システム［株］プログラムが与えられ、このプ
ログラムは例えば、システムをランさせるために通常使
用されているＤＯ８（ディスク・オペレイティング・シ
ステム）の多くのバージョンの１つＣある。オペレイテ
ィング・システム・プログラムはユーザが選択した１つ
または複数のアプリケーション・プログラムに泊ってメ
モリ３６に記憶されている。メモリ３３の容量及びアプ
リケーション・プログラムの大きさに依っては、これら
のプログラムの一部分は必要ならばディスク記憶装置３
９からメモリ３３に転送されてもよい。ディスク記憶装
置６９は例えば３０メガバイトのハード・ディスク・ド
ライブ装置あるいはディスケット・ドライブ装置である
。ディスク記憶装置の基本的機能はシステムが使用する
プログラム及びデータを記憶し、必要なときにはそれら
を直ちにメモリ３３に転送することである。

幾つかの場合においては、オペレータはシステム中にコ
マンドを入力することによってシステムが特定の機能を
遂行するようにさせる。他の場合においては、一般にメ
ニュー及びメツセージ画面のプロンプトを表示すること
によって、システムの方が特定のデータの入力を要求す
る。オペレータとシステムとの間の対話の深さはオペレ
イティング・システム及びアプリケーション・プログラ
ムによって異なるが、本発明の方法が用いられるターミ
ナルにとっては必要なものである。

第２図のモデム４０は商業的外部組織あるいは専用の通
信リンクであるところの１つまたは複数の通信リンクを
通じてデータをターミナルからホスト・システムに転送
する機能を果す。

第３ａ図には主要な対話ステップの立場から見たシステ
ムの概観が示され、前記主要な対話ステップにはエンド
・ニー゛ザ（ＥＤ）の作成した文書の記憶が含まれてい
る。ブロック５０はエンド・ユーザを表わしている。ブ
ロック５１及び５２はターミナルに記憶されたプログラ
ムを表わし、ブロック５３はローカル・ディスク記憶装
置を表わしている。ブロック５４及び５５はホスト内に
置かれたライブラリー・サーバー機能及び記憶されたシ
ステム文書用の中央保管所である。ブロック５１で表わ
されるプログラムは対話管理（者）アプリケーションと
呼ばれ、ユーザから情報を得るために必要なメニュー及
びプロンプトを提供する働きをする。それはターミナル
からユーザへの重要なインターフェースである。ブロッ
ク５２で表わされるプログラムはりクエスター・アプリ
ケーションと呼ばれ、リクエストをつくってそれをライ
ブラリー・サーバーに送る働きをする。

第３ｂ図のフローチャートは、第１に文書を作成し、第
２に文書記述子をセットするためにサブ拳アクション・
メニューを選択し、第３にセットした文書記述子メニュ
ー内の実際の記述子をセットシ、最後に文書をファイル
する主要ステップを示している。

メイン・アクション・メニューにはＥＵが指定すること
のできる３つの別々のアクション（処理事項）が示され
ている。アクションは通常の方法によりカーソルをメニ
ューのライン上に置いて「エンター」キーを打つことに
より選択される。システムは、ユーザに文書を作成させ
る一連のプロンプトに応答する。尚、ここでは、文書は
作成された後には記憶されるものとする。

・文書を記憶させるために、記述子が指定されなければ
ならない。この記述子は特定の時間までの文書の保存及
び前記特定の時間経過後の文書の自動削除を予め決めら
れた計画に応じて制御する際の補助となる。

メニューは「記述子の設定」という選択事項を含み、こ
れが選択されると文書の保存及びシステムからの自動削
除を管理するために用いられる基準が入力される。この
選択事項が選択されたことはＥＵに表示される。エンド
番ユーザは種々のプロンプトに対して文書ラベルについ
ての名前及びオーナーシップ拳ラベルについての名前を
入力することによって応答する。尚、ここで、各々の名
前は予め確定されているものとする。これは必らずしも
必要ではないが説明を簡単にするため、ここではそう仮
定する。文書についての満期日付及びオーナーシップに
ついては種々の異なる方法で入力され得る。

許容される値のリストが、カーソルを適宜の事項の下に
置いてヘルプ・キーのような予め指定されたキーを押す
ことによって、得られる。こうして、予め確定されてい
る許容される値がウィンドあるいは分割画面内に現われ
、ユーザはその値をコピーしたりカーソルを置いてエン
ターΦキーを押すことにより選択することができる。

他の例においては、日付がユーザの名前、及び記憶され
ている許容日付のリスト中にインデックスを与える入力
済ラベルに基づいて自動的に入力され得る。文書名及び
題目は付加入力事項であってもよいが、本発明にとって
不可欠なものではない。

データが入力されてスクリーン上に表示された後、エン
トリー・キーを押すと、前述のサブ−アクション・メニ
ューに戻る。ファイル即ち文書ファイルΦオプションが
カーソルを合わせて再びエントリー・キーを押すことに
より選択される。ラベル及び満期日付の付いた新たに作
成された文書がライブラリ・サーバーによってシステム
中に記憶される。

エンド・ユーザが、そのエンド・ユーザにとっては非所
有の文書（通常の方法で当該エンド・ユーザがアクセス
していた文書）が重要なリソースであり、その文書の削
除は望ましく影響を招くかもしれないと判断したときに
は、そのエンド・ユーザはメニュー画面上でＤＣＲ選択
入力事項を選択することによってその文書の後日コピー
を要求することができる。この選択に応答して、エンド
・ユーザには第４ｅ図のスクリーンが示され、このスク
リーンはエンド−ユーザに、ＤＣＲを実行するシステム
にとって必要な情報についての催促を行う。第４ａ図な
いし第４ｅ図に示されるように、文書の後日コピーを要
求する場合にはエンド・ユーザに複数のスクリーンが表
示される。ＤＣＲを特定化する情報はデータ構造の特定
のフィールド中に記憶され、それはシステムが文書の保
存を管理するのに利用される。

第５ａ図及び第５ｂ図のフローチャートはＤＣＲをシス
テムに入力する方法に含まれるステップを要約して示し
ている。

第６図はシステムから文書を削除する際に文書オーナー
に表示されるメニューのフローチャートを示している。

第７ａ図ないし第７ｅ図はシステムから削除される文書
のエンド９ユーザ・オーナーに表示される複数のスクリ
ーンを示している。第７ｅ図のスクリーンによって、文
書オーナであるエンド・ユーザは例えば文書は削除され
るべきか、オーナーシップ満期日付は検索されているか
、あるいは、文書満期日付は検索されているかを判断す
る。

第７ｅ図に示されているように、文書オーナーであるエ
ンド・ユーザはＤＣＲの日付及び要求者の名前等のＤＣ
Ｈに関連した情報を検分することもできる。システムは
予め設定された基準に基づいてもはや有効ではなくなっ
たＤＣＲを除去するように設定されることも可能である
。例えば、システム上にもはや存在しなくなったエンド
優ユーザについてのＤＣＲや１年以上も古いＤＣＲは無
効となる等である。

好ましい実施例においては文書オーナーは誰が文書のコ
ピーを得るかについて最終的に決定する。

各要求が他の人によっては別々に取扱われるようにＤＣ
Ｒが選択的に利用されるようなシステムであることが好
ましい。ある状況では、エンタープライズ、文書、ある
いはエンド命ユーザの性質に起因して、要求の全てが拒
否されたり許可されたりする。好ましい実施例ではＤＣ
Ｒは選択されない。全ての要求が利用されるか、あるい
は全ての要求が利用されないかである。

特別の状況では、予め指定された個人がＤＣＲに対する
一括的な許可を与えることができる。

第８ａ図はＤＣＲを処理するためのステップを示すフロ
ーチャートであり、第８ｂ図は要求削除を処理するステ
ップを示すフローチャートである。

これらのフローチャートは特に説明を要さない程度に詳
しく示されている。

以下に示すのは擬似コードである。

リクエスター：（ＤＣＲ） このルーチンはエンド・ユーザ（ＥＵ）とインターフェ
イスしてＤＣＲを生成するルーチンから呼出される。

入カニ リクエスターＩＤ／支配者ＩＤ０ 以下の事項を含む文書についての情報 ライブラリー文書ＩＤ（ＬＤＩＤ） ネスティングのフォルダー・レベル（オプション）。

処理： Ｓｅｔ　　　コピーしようとする文書についてのＬＤＩ
Ｄｏ（１１ Ｓｅｔ　　　リクエスターＩＤ及び支配者Ｉ　Ｄｏ（２
）Ｉｆ　　ネスティングのフォルダー拳レベルが設定さ
れている。（３） Ｔｈｅｎ、　　ネスティングのフォルダーｅレベルを指
定されているように設定す る。（４） Ｅｎｄｉｆ　　（ネスティングのフオルダー・レベルが
指定されている。） Ｓｅｎｄ　　　完全な要求をライブラリー・サーバー（
ＬＳ）に。

注記： （１）　　リクエスター（要求端末）は、要求するよう
に指定された文書についてのオペランドを要求の中に作
る。オペランドは文書の物理的場所のポインタを含んで
いる。

（２）　　リクエスターはこのコマンドについてリクエ
スター識別子及び支配者識別子を指定するオペランドを
つくる。

（３）　　コヒーシようとする文書がフォルダーであれ
ば、フオルダー内の全文書のコピーが可能である。

ネスティングのフォルダーΦレベルが指定されていない
のであれば、コピーすることが明確に指定されている文
書だけがコピーできる。

（４）ネスティングのフォルダー・レベルが指定されて
いるのであれば、リクエスターによってオペランドがつ
くられる。

出カニ リクエスターＩＤ／支配者ＩＤ０ この要求中においてコピーするように指定された文書に
ついて、その文書のロケーションに対するポインタを含
むオペランドがつくられる。

ネスティングのフォルダー・レベル。

ライブラリー・サーバー： このルーチンはりクエスター・ルーチンが前出のＤＣＨ
の処理を行った後に呼び出される。

入カニ リクエスターの出力。

処理： Ｄｏ　　ｆｏｒ　　　指定された文書。（１）Ｓｅｔ　
　　指定された文書の後日コピー領域（ＤＣＡ　）内の
新しい入力事項中にリ クエスターＩＤ／支配者ＩＤ０（２） Ｉｆ　　指定された文書がフォルダーであり、ネスティ
ングのフォルダー・レベルが 指定されている。（３） Ｄｏ　　ｆｏｒ　　指定された全てのレベル。

Ｄｏ　　ｆｏｒ　　ネスティングの現在レベルの文書。

（５） Ｓｅｔ　　　文書についてのＤＣＡ内の新しい入力事項
中にリクエスタ ーＩＤ／支配者ＩＤ０ Ｅｎｄｄｏ　　（このレベルの全ての文書について） Ｅｎｄｄｏ　　（指定された全てのレベルについて） Ｅｎｄｉｆ　　（フォルダー及びネスティングのフォル
ダー・レベルが指定され ている。） Ｅｎｄｄｏ　　（指定された文書について）注記： （１）これは後日コピーされるように明確に指定された
各文書を処理するためのライブラリー・サーバー（ＬＳ
）についてのループである。

（２）ＬＳは後にコピーされる各文書に対してＤＣＡ中
に新しい入力事項を作成する。

（３）ＥＵはフォルダーの全部または一部が後日コピー
されるように要求することができる。

（４）これはＬＳが各フォルダー・レベルを処理するた
めのループである。

（５）これはＬＳが現在レベル内部の各文書を処理する
ためのループである。

出カニ 後日コピーされる各文書についてのＤＣＡの入力事項。

リクエスター：（要求の削除） このルーチンはエンド・ユーザ（ＥＵ）とインターフェ
イスするルーチンから呼び出され、削除権限を備えたユ
ーザに対して削除要求を作成する。

入カニ リクエスタＩＤ／支配者ＩＤ０ 以下の事項を含む文書についての情報；ライブラリー文
書ＩＤ（ＬＤＩＤ） ネスティングのフォルダーΦレベル（オプション） 条件付あるいは無条件削除 処理： Ｓｅｔ　　　削除しようとする文書に対するＬＤＩＤｏ
Ｓｅｔ　　　リクエスターＩＤ及び支配者ＩＤ０（２）
Ｉｆ　　ネスティングのフォルダー・レベルが指定され
ている。（３） Ｔｈｅｎ、指定されたようにネステイ・ングのフォルダ
ー・レベルを設定する。（４） Ｅｎｄｉｆ　　（ネスティングのフォルダーもレベルが
指定されている。） Ｉｆ　　条件付削除のオプションが指定されている。

Ｔｈｅｎ、指定されたように条件付削除のオプションを
設定する。

Ｅｎｄｉｆ　　（条件付削除のオプションが指定されて
いる。） Ｓｅｎｄ　　完全な要求をライブラリー・サーノ＜（Ｌ
Ｓ）に。

注記： （１）　　リクエスターは削除するように指定された文
書についてのオペランドを要求中に作る。

（２）　　リクエスターはこのコマンドについてリクエ
スター識別子及び支配者識別子を指定するオペランドを
作る。

（３）削除しようとする文書がフォルダーであれば、フ
ォルダー内の全文書の削除が可能である。ネスティング
のフォルダー・レベルが指定されていないのであれば、
削除することが明確に指定されている文書だけが削除で
きる。

（４）ネスティングのフォルダー〇レベルが指定されて
いるのであれば、リクエスターによってオペランドかつ
（もれる。

（５）条件付き削除オプションが指定されているのであ
れば、リクエスターによってオペランドがつくられる。

出カニ リクエスター１０７支配者ＩＤ０ この要求中において削除するように指定された文書につ
いて、その文書のロケーションに対するポインタを含む
オペランドがつくられる。

ネスティングの７オルダー〇レベル。

条件付き削除のオプション。

ライブラリー−サーバー： このルーチンはりクエスターールーチンが前出の要求の
削除（ＤＲ）の処理を行った後に呼び出される。

入カニ リクエスターの出力。

処理： Ｄｏ　　ｆｏｒ　　指定された文書。（１１１ｎｃｌｕ
ｄｅ　　個々の文書の組込みプロセス。

Ｉｆ　　指定された文書がフォルダーであり、ネスティ
ングのフォルダーｅレベルが 指定されている。（３） Ｄｏ　　ｆｏｒ　　指定された全レベル。（４）Ｓｅｔ
　　現在レベル・テーブルｆｉ［のレベル・テーブルに
。（５） Ｄｏ　　ｆｏｒ　　　ネスティングの現在レベル・の各
文書。（６） Ｉｎｃｌｕｄｅ　　個々の文書の組込みプロセス。

Ｅｎｄｄｏ　　（このレベルの全文書について） Ｅｎｄｄｏ　　（指定された全レベルについて）Ｅｎｄ
ｉｆ　　（フォルダー及びネスティングのフオルダーｅ
レベルが指定され る） Ｅｎｄｄｏ　　（指定文書について） 注記： （１）　　これは削除されるように明確に指定された各
文書を処理するためのライブラリｍ−サーバー（ＬＳ）
についてのループである。

（２）組込みプロセスは以下の事項を行う；各後日コピ
ー支配者のためにコピーする。

オリジナルを現在含んでいる支配者によって所有されて
いる各フォルグー中にコピーを入力する。

各フォルダー文書についての内容のフォルダー・テーブ
ルをセーブする。

文書を削除する。

（３）削除しようとする文書がフォルグー０文書であり
、削除要求者（削除リクエスター）がフォルダー内の文
書を削除することを望んでいるのであれば、ＬＳは指定
されたようにフォルダー・ネスティング・レベルを処理
しなければならない。

（４）これはＬＳが各フォルダー・レベルを処理するた
めのループである。

（５）ＬＳは次のレベル・テーブル内で次のレベルの文
書のリストを集合する。次のレベルを処理すべきときに
なると、現在レベル・テーブル内のリストが次のレベル
ｅテーブル内に設定されなければならない。このレベル
を処理している最中に、ＬＳは次のレベルのために文書
のリストを集合する。

（６）このループはＬＳが現在レベル内部の各文書を処
理するためのものである。

文書コピー組込みプロセス： Ｉｆ　　条件付削除の選択（オプション〕がＣＤとして
指定される。（１）ｔｈｅｎ。

Ｄｏ　　ｆｏｒ　　後日コピー文書領域内の各入力事項
。（２） Ｍ　ａ　ｋ　ｅ　　現在の支配者を文書のオーナーにす
るような文書の新しいコピー。

Ｄｏ　　ｆｏｒ　　現在の支配者妬所有されているとこ
ろの、オリジナル文書 を含む各フォルダー。（４） Ｅｎｔｅｒ　　コピーをフォルグー中へ。

Ｅｎｄｄｏ　　（支配者によって所有されている全フォ
ルダーについて） Ｅｎｄｄｏ　　（全後日コピー人力について）Ｅｎｄｉ
ｆ　　（条件付削除が指定される）Ｉｆ　　現在文書が
フォルダーである　ｔ　ｈ　ｅ　ｎ　（５）現在文書の
フォルグー９テーブルの内容を次のレベル−テーブル中
にセーブする。（６）現在文書を削除する。

注記： （１）文書が条件付削除されるべきものであるとき、後
日コピーを要求する各支配者のためにコピーが行なわれ
なければならない。

（２）これは、この文書についての後日コピー領域内へ
の各入力をＬＳが処理するためのループである。

（３）ＬＳは支配者に新しい文書を作成する。文書の内
容はユーザが指定した記述子の全てについて正確にコピ
ーされる。ファイルした日と時刻のようなシステムが指
定した記述子及びライブラリーが指定した名前は適当に
設定される。

（４）これは、オリジナル文書についてのフォルグー人
力中の各文書をＬＳが処理するためのループである。支
配者が文書を所有しているときは、新しいコピーがフオ
ルダー内に入力される。

（５）削除しようとする文書がフォルダー文書であれば
、ＬＳは指定されたようにフォルダー・ネスティングを
処理しなければならない。

（６）ＬＳは次のレベル・テーブル内の次のレベルの文
書のリストを集合する。

（７）ＬＳは指定されたどのようなオプションにかかわ
らずオリジナル文書を削除する。

出カニ 削除要求が条件付削除として指定されているとき、各後
日コピー要求についての新しい文書。

後日コピー要求者により所有されている各７オルダー中
への入力事項。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の方法が適用される情報取扱いシステム
の全体構成を示すブロック図、第２図は第１図のシステ
ム中の対話型ターミナルの構成を示すブロック図、 第３ａ図は本発明の一実施例の構成をアプリケーション
の相互関連で示すブロック図、第３ｂ図は前記実施例に
おける主要な処理順序を示すブロック図、 第４８図ないし第４ｅ図は各々、エンド・ユーザが後日
コピー要求をする際の前記実施例におけるメイン・アク
ション・メニューのスクリーン及び文書についてのサブ
・アクション・メニューのスクリーンを示す正面図、 第５８図ないし第５ｄ図は後日コピー要求を入力及び記
憶する際の処理のステップを示すフローチャート、 第６図はオーナーのコピーが削除されようとするときに
後日コピー要求が付加された文書のエンド・ユーザ・オ
ーナーに表示されるスクリーンを示す正面図、 第７ａ図ないし第７ｆ図は文書を削除するときにエンド
・ユーザーオーナーに表示されるスクリーンを示す正面
図、 第８ａ図および第８ｂ図は文書のオーナーのコピーに付
加された後日コピー要求の処理に関するステップを示す
フローチャートである。 ｖ、２　口 名３ｂ図 篤４０図 篤４ｂ図 ￥　４ｄ圀 笛４ｅ図 篤５ｂ記 ￥、６　図 ′第了Ｏ図 篤７ｂ図 情７Ｃ図 笛７ｄ回 第７ｅ口 第７ｆ口 手続補正書（方式） 平成１年３月２０日 特許庁長官　吉　１）文　毅　殿 １、事件の表示 昭和６３年　特許願　第２９１１３１号２、発明の名称 対話型情報取扱いシステムにおける電子文書管理方法３
、補正をする者 事件との関係　　特許出原人 ４、代理人 ７、補正の内容 明細書筒３６項２行目の「４ｅ」を「４ｆ」に改める。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 対話型情報管理システム中に記憶されている電子文書を
   管理するための方法であつて、 前記電子文書が前記システム中から削除されようとする
   ときに前記電子文書がシステムによりコピーされること
   を事前に設定するための後日コピー要求を前記システム
   中に対話的に入力するステップを有する電子文書管理方
   法。