JP6963223B2 - 情報処理装置、情報処理方法およびプログラム - Google Patents
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Description
1つの側面では、本発明は、所望のビジネス文書を容易に発見させることを目的とする。
テキストデータ記憶部には、ビジネス文書データ毎に関連づけられたテキストデータが記憶される。
<第1の実施の形態>
図1は、第1の実施の形態の請求書管理システムを示す図である。
以下、請求書管理システム10をA社、B社、C社の各経理担当者が利用するものとして説明する。
このように、電子上で請求書原本そのもの電子化し、処理することができる。従って、紙やPDFによる請求書の管理や保管の手間を省くことができる。
なお、請求書管理装置1と各端末装置2a、2b、2cとの請求書データのやりとりは暗号化されるのが好ましい。
図2に示す管理画面110は、端末装置2aに表示される画面の一例である。
図2に示すように、経理担当者は、メールソフトウェアのような感覚で請求書データの作成、発行、閲覧、編集等をすることができる。
ところで、前述した例では、A社の経理担当者は、一度送信した請求書データは書き替えることができない。また、B社の経理担当者も請求書データを書き替えることができない。請求書データに不備がある場合は、版数の異なる請求書データを再発行することになる。また、旧版の請求書データは、破棄されずに請求書管理装置1が保管し、いつでも閲覧できる状態になる。さらに、請求書管理装置1は、請求書データの版数管理も行い、旧版の請求書データから新版の請求書データを検索したり、新版の請求書データから旧版の請求書データを検索することも容易に行うことができる。
なお、管理画面110の詳細については、後に詳述する。
以下、開示の請求書管理システムをより具体的に説明する。
請求書管理装置1は、CPU(Central Processing Unit)101によって装置全体が制御されている。CPU101には、バス108を介してRAM(Random Access Memory)102と複数の周辺機器が接続されている。
図3に示すようなハードウェア構成の請求書管理装置1内には、以下のような機能が設けられる。
請求書管理装置1は、データ処理部11と、請求書データ記憶部12と、社外連絡データ記憶部13と、添付ファイルデータ記憶部14と、履歴データ記憶部15と、メモデータ記憶部16とを有している。
本実施の形態ではデータがテーブル化されて記憶されている。
請求書データ管理テーブルT1には、請求書ID、送受信、送受信日時、担当者ステータス、相手ステータス、担当者アドレス、担当者名、および相手アドレスの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
送受信日時の欄には、当該請求書データを送受信した日時のうち、最新の日時が格納される。
担当者ステータスの欄には、当該経理担当者から見た請求書データのステータス(処理に関する進捗)が設定される。
相手ステータスの欄には、当該請求書データをやり取りをする相手の経理担当者から見た請求書データのステータスが設定される。
担当者アドレスの欄には、当該経理担当者のメールアドレスが格納される。
担当者名の欄には、当該経理担当者の所属および名前が格納される。
相手アドレスの欄には、当該請求書データをやり取りをする相手の経理担当者のメールアドレスが格納される。
<管理画面>
データ処理部11は、経理担当者の操作に応じて図2に示す管理画面110を端末装置2a等に表示する。
ステータス表示部112には、請求書管理システムにログインしている経理担当者が取り扱う請求書データの数がステータス毎に表示される。
大きく分けて、ステータス表示部112には受信BOX、下書き、送信BOXおよび送受信BOXの欄が設けられている。
データ処理部11は、経理担当者のメールアドレスを宛先とする請求書データを受信BOXに割り振る。
経理担当者は、支払済のステータスの請求書データを集計することで、入金明細を把握することができる。
ステータス表示部112に表示される数字は、それぞれ、割り振られたステータスの数が表示されている。
例えば、ステータス表示部112の未開封の欄には、受信した請求書データのうち、経理担当者が未確認の請求書データの数が表示される。
なお、ステータス表示部112の保管箱の欄には、特に数字は表示されない。
データ処理部11は、経理担当者が作成し、保存したが、送信先の経理担当者に未送信の請求書データを下書きに割り振る。
データ処理部11は、経理担当者が送信した請求書データを送信BOXに割り振る。
ステータス表示部112の保管箱の欄には、特に数字は表示されない。
これらのステータスは、請求書データを送受信した双方の経理担当者の管理画面上にそれぞれ同じものが表示される。
図6では、請求先の経理担当者が閲覧する管理画面110の概要表示部113に表示される請求書データの概要113aと、請求元の経理担当者が閲覧する管理画面110の概要表示部113に表示される概要113bとを図示している。
図7(a)に示す概要113c、113d、113eは、いずれも請求書データD2についての概要を示している。
また、他の例として、図7(b)に示す概要113f、113gは、いずれも請求書データD3についての概要を示している。
再び図2に戻って説明する。
なお、データ処理部11は、請求書データの請求書IDを請求書表示部114に表示するようにしてもよい。
経理担当者は、管理画面110上にて請求書表示部114に表示されている請求書の処理が可能である。
具体的には、請求書データのステータスに応じて、請求書を処理するためのボタンが請求書表示部114に表示される。
図2では、ステータスが未開封の請求書データを選択したときに表示されるボタンを示している。
請求書表示部114には、確認ボタン114b、返送ボタン114cおよびコピーボタン114dが設けられている。
返送された請求書データを受信した経理担当者の管理画面上では、ステータス表示部の返送戻りの数字を1つ増やす。
図8は、返送戻りの請求書データの処理を説明する図である。
経理担当者がステータスが返送戻りを選択し、概要表示部113に表示された請求書の概要を選択すると、データ処理部11は、選択された請求書の概要に対応する請求書データを請求書表示部114に表示する。この場合、アドレス表示部114aには、請求先の経理担当者のメールアドレスが表示される。
請求書表示部114には、訂正ボタン114e、および破棄ボタン114fが設けられている。
なお、請求元の経理担当者および請求先の経理担当者は破棄された請求書データについて、破棄後も閲覧することができる。
再び図2に戻って説明する。
<社外連絡ボタン>
本実施の形態では社外連絡データがテーブル化されて記憶されている。
社外連絡データ管理テーブルT2には、ID、時間、および文言の欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
IDの欄には、経理担当者が社外連絡データを作成した際に請求書表示部114に表示されていた請求書データ(社外連絡データに関連づけられた請求書データ)の請求書IDが格納されている。
連絡者アドレスの欄には、当該社外連絡データを作成した作成者のメールアドレスが格納されている。
時間の欄には、社外連絡データの作成日時が格納されている。
文言の欄には社外連絡の内容が格納されている。
なお、経理担当者が請求書データ表示部114に表示されている請求書データに関する他の処理(ダウンロード、pdf化)が、その処理が実行された日時とともに情報表示部121に表示されるようになっていてもよい。これにより、双方の経理担当者の処理の履歴を把握することができる。
経理担当者により添付ファイルボタン116が選択されると、データ処理部11は、管理画面110を添付ファイルモードに切り替える。この添付ファイルモードでは、データ処理部11は、情報入力部122にクリック&ドラッグされ、キーボードのエンターキーを押す等して確定された添付データを、当該経理担当者のメールアドレスおよび請求書表示部114に表示されている請求書データに関連づけて添付ファイルデータ記憶部14に記憶する。
本実施の形態では添付ファイルデータがテーブル化されて記憶されている。
添付ファイルデータ管理テーブルT3には、ID、時間、および添付データの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
IDの欄には、添付データを添付した際に画面に表示されていた請求書データ(添付データが関連づけられた請求書データ)の請求書IDが格納されている。
時間の欄には、添付データの添付日時が格納されている。
添付データの欄には添付データの名前が格納されている。
<履歴ボタン>
データ処理部11は、今までの双方の経理担当者の操作履歴を履歴データ記憶部15に記憶しておく。
図11および図12は、履歴データ記憶部に記憶されるデータの一例を説明する図である。
本実施の形態ではデータがテーブル化されて記憶されている。
データ処理部11は、請求書データ毎に履歴データ管理テーブルT4を作成する。版数が異なれば、履歴データ管理テーブルT4は異なる。
情報表示部121には請求書データの版数を表示する版数表示部121aと、請求書データのやりとりに関する履歴を表示する履歴表示部121bとが表示される。
経理担当者によりメモボタン118が選択されると、データ処理部11は、管理画面110をメモ入力モードに切り替える。このメモ入力モードでは、データ処理部11は、情報入力部122に入力され、キーボードのエンターキーを押す等して確定された文字等を、メモとして、当該経理担当者のメールアドレスおよび請求書表示部114に表示されている請求書データに関連づけてメモデータ記憶部16に記憶する。このメモは、メモを作成した者しか閲覧することができない。
図14は、メモデータの一例を説明する図である。
本実施の形態ではメモデータがテーブル化されて記憶されている。
メモデータ管理テーブルT6には、ID、時間、および文言の欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
IDの欄には、経理担当者がメモを作成した際に画面に表示されていた請求書データ(メモが関連づけられた請求書データ)の請求書IDが格納されている。
時間の欄には、メモデータの作成日時が格納されている。
文言の欄にはメモの内容が格納されている。
<社外連絡一覧表示ボタン>
図15に示すように、経理担当者Xが請求書データαについて経理担当者Yとそれぞれ同日の10時、11時、12時に社外連絡をやりとりし、経理担当者Xが請求書データβについて経理担当者Zとそれぞれ同日の10時30分、11時30分、12時30分に社外連絡をやりとりしたものとする。
これにより、社外連絡にて用いた用語に基づき請求書データを容易に見つけることができる。
次に、請求書データを見つけるときのデータ処理部の処理を説明する。
[ステップS1] データ処理部11は、社外連絡一覧表示ボタン119の選択を受け付けるとステップS2に遷移する。
[ステップS2] データ処理部11は、社外連絡データ管理テーブルT2を参照する。そして、連絡者アドレスの欄に利用者情報表示部111に表示されている経理担当者のメールアドレスが格納されている全ての社外連絡データを抽出する。そして、データ処理部11は、抽出した社外連絡データの文言を時系列で社外連絡一覧画面119aに表示する。その後、ステップS3に遷移する。
[ステップS4] データ処理部11は、入力された検索ワードを含む社外連絡のみを社外連絡一覧画面119aに表示する。
[ステップS5] データ処理部11は、表示された文言の選択を受け付けるとステップS6に遷移する。
以上で図17の説明を終了する。
また、電子署名処理やタイムスタンプ処理等を施さなくてもよいので、税務調査のために紙の請求書をPDF化する等の手間を削減することができる。
請求書データを送信した時点で請求書データ管理テーブルT1に情報が記憶され、その後のやり取りのステータスは、この請求書データ管理テーブルT1上で管理される。このため、経理担当者は、手入力により請求書をデータシートにまとめ直す作業から開放される。
次に、第2の実施の形態の請求書管理システムについて説明する。
以下、第2の実施の形態の請求書管理システムについて、前述した第1の実施の形態との相違点を中心に説明し、同様の事項については、その説明を省略する。
第2の実施の形態の請求書管理システムは、閲覧権限や編集権限を他のユーザに与える点が第1の実施の形態と異なっている。
具体的には、図18に示すように、第2の実施の形態の管理画面110aの利用者情報表示部111には、営業本部長の鈴木さんがログインしていることが示されている。利用者情報表示部111には、選択タブ111aが設けられている。
以下、第2の実施の形態の請求書管理装置の処理を説明する。
図19は、第2の実施の形態の請求書管理装置の機能を示すブロック図である。
第2の実施の形態の請求書管理装置1aは、閲覧権限に関するデータが記憶される権限データ記憶部17を備えている。
本実施の形態では権限データがテーブル化されて記憶されている。
権限データ管理テーブルT7には、閲覧許可者アドレスおよび被閲覧者アドレスの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
閲覧許可者アドレスの欄には、他人宛の請求書データを閲覧することができる者のメールアドレスが設定されている。
被閲覧者アドレスの欄には、閲覧許可者により請求書データを閲覧される者のメールアドレスが設定されている。
なお、図20では、最大3人の被閲覧者アドレスが設定されているが、被閲覧者の数は、4人以上であってもよいのは言うまでもない。
第2の実施の形態の請求書管理システムによれば、第1の実施の形態と同様の効果が得られる。
そして、第2の実施の形態の請求書管理システムによれば、さらに、当該利用者が閲覧可能な、他人宛に送られた請求書データを閲覧することができる。
なお、本実施の形態では、閲覧権限を与える例を説明したが、他人宛に送られた請求書データの編集権限を与えるようにしてもよい。
また、本実施の形態では、請求書管理装置1が請求書データ記憶部13等各記憶部を備える構成としたが、これに限らず、各記憶部はクラウド化され、データ処理部11と別個の場所に設けられていても良い。
また、本発明は、前述した各実施の形態のうちの、任意の2以上の構成(特徴)を組み合わせたものであってもよい。
2a、2b、2c 端末装置
10 請求書管理システム
11 データ処理部
12 請求書データ記憶部
13 社外連絡データ記憶部
14 添付ファイルデータ記憶部
15 履歴データ記憶部
16 メモデータ記憶部
17 権限情報記憶部
T1 請求書データ管理テーブル
T2 社外連絡データ管理テーブル
T3 添付ファイルデータ管理テーブル
T4 履歴データ管理テーブル
T5 版数データ管理テーブル
T6 メモデータ管理テーブル
T7 権限データ管理テーブル
Claims (7)
- 端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶するビジネス文書データ記憶部と、
前記ビジネス文書データ毎に関連づけられた、発行者と受取人との相互のやりとりを示すテキストデータを、当該テキストデータの作成日時に関連づけて記憶するテキストデータ記憶部と、
前記発行者または受取人からの端末装置を介した前記テキストデータの表示要求を受け付けると、前記ビジネス文書データ記憶部に記憶されている前記ビジネス文書データのうち、前記表示要求を送信した前記発行者または受取人の識別情報が関連づけられた前記ビジネス文書データの前記テキストデータを、時系列で表示し、
前記表示要求を送信した前記発行者または受取人により端末装置を介して入力された、発行者と受取人との相互のやりとりに関するワードの検索要求に一致するワードを、表示した前記テキストデータから検索し、一致するワードを含むテキストデータに関連づけられた前記ビジネス文書データの内容を前記端末装置の処理画面上に表示させる表示部と、
を有することを特徴とする情報処理装置。 - 端末装置を介した発行者または受取人のビジネス文書データの閲覧または編集要求に応じて前記ビジネス文書データ記憶部を参照し、該当するビジネス文書データの閲覧または編集の権限を付与する権限付与部と、
閲覧または編集に応じて変化する前記ビジネス文書データの発行者、受取人それぞれの処理に関する進捗を管理する進捗管理部とをさらに有する請求項1に記載の情報処理装置。 - 前記ビジネス文書データ毎に関連づけられた添付データを前記添付データの入力日時とともに記憶する添付データ記憶部を有し、
前記表示部は、前記ビジネス文書データの内容を端末装置の処理画面上に表示させる際に、前記添付データ記憶部を参照し、表示させるビジネス文書データに関連づけられた添付データを時系列で前記処理画面上に表示させる請求項1に記載の情報処理装置。 - 前記表示部は、前記ビジネス文書データの発行先、発行元それぞれの処理の進捗を発行先、発行元それぞれの端末装置の処理画面上にリアルタイム表示させる請求項1に記載の情報処理装置。
- 端末装置を介した発行者または受取人のビジネス文書データの閲覧または編集要求に応じて前記ビジネス文書データ記憶部を参照し、該当するビジネス文書データの編集の権限を付与する権限付与部と、
前記ビジネス文書データの編集に応じて前記ビジネス文書データの版数が更新されると、更新前のビジネス文書データの識別情報と更新後のビジネス文書データの識別情報とを関連づけて記憶する版数情報記憶部とをさらに有し、
前記表示部は、更新前または更新後のビジネス文書データの内容を端末装置の処理画面上に表示させる際に、表示させるビジネス文書データの版数を切り替える情報を処理画面上に併せて表示させることを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。 - 端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶するビジネス文書データ記憶部と、前記ビジネス文書データ毎に関連づけられた、発行者と受取人との相互のやりとりを示すテキストデータを、当該テキストデータの作成日時に関連づけて記憶するテキストデータ記憶部とを備えるコンピュータが、
前記発行者または受取人からの端末装置を介した前記テキストデータの表示要求を受け付けると、前記ビジネス文書データ記憶部に記憶されている前記ビジネス文書データのうち、前記表示要求を送信した前記発行者または受取人の識別情報が関連づけられた前記ビジネス文書データの前記テキストデータを、時系列で表示し、
前記表示要求を送信した前記発行者または受取人により端末装置を介して入力された、発行者と受取人との相互のやりとりに関するワードの検索要求に一致するワードを、表示した前記テキストデータから検索し、
一致するワードを含むテキストデータに関連づけられた前記ビジネス文書データの内容を前記端末装置の処理画面上に表示させる、
ことを特徴とする情報処理方法。 - 端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶するビジネス文書データ記憶部と、前記ビジネス文書データ毎に関連づけられた、発行者と受取人との相互のやりとりを示すテキストデータを、当該テキストデータの作成日時に関連づけて記憶するテキストデータ記憶部とを備えるコンピュータに、
前記発行者または受取人からの端末装置を介した前記テキストデータの表示要求を受け付けると、前記ビジネス文書データ記憶部に記憶されている前記ビジネス文書データのうち、前記表示要求を送信した前記発行者または受取人の識別情報が関連づけられた前記ビジネス文書データの前記テキストデータを、時系列で表示し、
前記表示要求を送信した前記発行者または受取人により端末装置を介して入力された、発行者と受取人との相互のやりとりに関するワードの検索要求に一致するワードを、表示した前記テキストデータから検索し、
一致するワードを含むテキストデータに関連づけられた前記ビジネス文書データの内容を前記端末装置の処理画面上に表示させる、
処理を実行させることを特徴とするプログラム。
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