JP6844415B2

JP6844415B2 - Document processing system and program

Info

Publication number: JP6844415B2
Application number: JP2017101560A
Authority: JP
Inventors: 清志高橋; 和也飯村; 北橋　知己; 知己北橋; 知久　正二三; 正二三知久; 嘉立顧; 潔田代; 将也詰光; 淑央松尾; 和志金城
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2017-05-23
Filing date: 2017-05-23
Publication date: 2021-03-17
Anticipated expiration: 2037-05-23
Also published as: JP2018197907A

Description

本発明は、文書処理システム及びプログラムに関する。 The present invention relates to document processing systems and programs.

例えば特許文献１には、業務全体のスループットを最大化するシステムとして、未処理件数が最も少ないスタッフを未処理案件の担当者に決定する仕組みが記載されている。 For example, Patent Document 1 describes a mechanism for determining the staff with the smallest number of unprocessed cases as the person in charge of unprocessed cases as a system for maximizing the throughput of the entire business.

特開２０１２−５８９３５号公報Japanese Unexamined Patent Publication No. 2012-58935

ところが、未処理件数に応じて担当者を機械的に決定する方法では、振り分け対象である案件に精通しないスタッフが担当者に決定される可能性がある他、スタッフの業務負担の状況が必ずしも正確に反映されているとも限らない。このため、振り分けられた案件が未処理のまま放置され、業務全体としてのスループットが低下する可能性がある。 However, in the method of mechanically determining the person in charge according to the number of unprocessed cases, the staff member who is not familiar with the matter to be sorted may be determined as the person in charge, and the situation of the work burden of the staff member is not always accurate. It is not always reflected in. For this reason, the sorted items may be left unprocessed, and the throughput of the entire business may decrease.

本発明は、引き受け候補者（取得者候補）の処理の実績と意思を反映する機会を与えない場合に比して、未処理案件の処理の促進を実現することを目的とする。 It is an object of the present invention to promote the processing of unprocessed cases as compared with the case where the processing results and intentions of the underwriting candidate (acquirer candidate) are not given.

請求項１に記載の発明は、担当者が特定されていない未処理状態の電子文書のうち特定の条件を満たす電子文書の管理データを取得する取得手段と、前記管理データと処理実績データとに基づいて前記電子文書の取得者候補を特定する特定手段と、前記特定手段が特定した取得者候補へ、前記電子文書の取得を催促する催促手段とを有し、前記催促手段は、取得者候補が前記電子文書を取得しなかった場合、前記特定手段が特定した取得者候補以外の取得者候補へ当該電子文書の取得を促すことを特徴とする文書処理システムである。
請求項２に記載の発明は、取得者候補は、催促のあった前記電子文書の取得の可否を回答できる、請求項１に記載の文書処理システムである。
請求項３に記載の発明は、前記電子文書を取得しなかった取得者候補は、他の取得者候補を指名することができる、請求項２に記載の文書処理システムである。
請求項４に記載の発明は、前記催促手段は、催促中の取得者候補が前記電子文書を取得しなかった場合、催促順位が次に高い取得者候補に当該電子文書の取得を催促する通知を行う、請求項２に記載の文書処理システムである。
請求項５に記載の発明は、取得者候補からの前記回答が特定の条件を満たす場合、当該条件が満たされた旨を管理者に通知する、請求項３又は４に記載の文書処理システムである。
請求項６に記載の発明は、前記催促手段は、複数の取得者候補に前記電子文書の取得を促す、請求項１に記載の文書処理システムである。
請求項７に記載の発明は、前記催促手段は、担当者が決定した場合には、当該担当者を除く前記複数の取得者候補に当該決定を通知する、請求項６に記載の文書処理システムである。
請求項８に記載の発明は、前記催促手段は、前記複数の取得者候補による担当者の決定を支援する、請求項７に記載の文書処理システムである。
請求項９に記載の発明は、取得者候補からの除外者を予め設定できる、請求項１に記載の文書処理システムである。
請求項１０に記載の発明は、前記電子文書の属性に応じて予め定めた期間又は催促順位を設定できる、請求項１に記載の文書処理システムである。
請求項１１に記載の発明は、コンピュータに、担当者が特定されていない未処理状態の電子文書のうち特定の条件を満たす電子文書の管理データを取得する機能と、前記管理データと処理実績データとに基づいて前記電子文書の取得者候補を特定する機能と、前記特定する機能が特定した取得者候補へ前記電子文書の取得を催促する機能であり、取得者候補が当該電子文書を取得しなかった場合、特定された取得者候補以外の取得者候補へ当該電子文書の取得を促す機能とを実行させるためのプログラムである。 The invention according to claim 1 includes an acquisition means for acquiring management data of an electronic document satisfying a specific condition among unprocessed electronic documents for which a person in charge has not been specified, and the management data and processing record data. It has a specific means for specifying an acquirer candidate of the electronic document based on the above, and a reminder means for urging the acquirer candidate specified by the specific means to acquire the electronic document, and the reminder means is an acquirer candidate. Is a document processing system characterized in that, when the electronic document is not acquired, the specific means prompts an acquirer candidate other than the acquirer candidate specified to acquire the electronic document.
The invention according to claim 2 is the document processing system according to claim 1, wherein the acquirer candidate can answer whether or not the electronic document has been urged to be acquired.
The invention according to claim 3 is the document processing system according to claim 2, wherein the acquirer candidate who did not acquire the electronic document can appoint another acquirer candidate.
In the invention according to claim 4, if the reminder means does not acquire the electronic document, the reminder means urges the candidate who has the next highest reminder to acquire the electronic document. This is the document processing system according to claim 2.
The invention according to claim 5 is the document processing system according to claim 3 or 4, wherein when the answer from the candidate acquirer satisfies a specific condition, the administrator is notified that the condition is satisfied. is there.
The invention according to claim 6 is the document processing system according to claim 1, wherein the reminder means urges a plurality of acquirer candidates to acquire the electronic document.
The document processing system according to claim 6, wherein the reminder means notifies the plurality of acquirer candidates excluding the person in charge of the decision when the person in charge decides. Is.
The invention according to claim 8 is the document processing system according to claim 7, wherein the reminder means supports the determination of a person in charge by the plurality of acquirer candidates.
The invention according to claim 9 is the document processing system according to claim 1, wherein a person excluded from the acquirer candidates can be set in advance.
The invention according to claim 10 is the document processing system according to claim 1, which can set a predetermined period or reminder order according to the attributes of the electronic document.
The invention according to claim 11 has a function of acquiring management data of an electronic document satisfying a specific condition among unprocessed electronic documents for which a person in charge has not been specified, and the management data and processing record data. Based on the above, there is a function of specifying an acquirer candidate of the electronic document and a function of urging the identified acquirer candidate to acquire the electronic document, and the acquirer candidate acquires the electronic document. If not, it is a program for executing a function of prompting an acquirer candidate other than the specified acquirer candidate to acquire the electronic document.

請求項１記載の発明によれば、取得者候補の処理の実績と意思を反映する機会を与えない場合に比して、未処理案件の処理の促進を実現できる。
請求項２記載の発明によれば、自発的な引き受けにより処理を促進できる。
請求項３記載の発明によれば、複数の取得者候補の間での調整を期待できる。
請求項４記載の発明によれば、複数の取得者候補の間での調整を期待できる。
請求項５記載の発明によれば、担当者が決まらない状態の不知を回避できる。
請求項６記載の発明によれば、自発的な引き受けにより処理を促進できる。
請求項７記載の発明によれば、複数の取得者候補の間で担当者の決定を共有できる。
請求項８記載の発明によれば、複数の取得者候補の間での調整を促進できる。
請求項９記載の発明によれば、未処理案件の処理の促進を実現できる。
請求項１０記載の発明によれば、未処理案件の処理の促進を実現できる。
請求項１１記載の発明によれば、取得者候補の処理の実績と意思を反映する機会を与えない場合に比して、未処理案件の処理の促進を実現できる。 According to the invention of claim 1, it is possible to promote the processing of unprocessed cases as compared with the case where the opportunity to reflect the processing results and intention of the acquirer candidate is not given.
According to the invention of claim 2, the processing can be promoted by voluntary underwriting.
According to the invention of claim 3, coordination among a plurality of acquirer candidates can be expected.
According to the invention of claim 4, coordination among a plurality of acquirer candidates can be expected.
According to the invention of claim 5, it is possible to avoid ignorance in a state where the person in charge is not determined.
According to the invention of claim 6, the processing can be promoted by voluntary underwriting.
According to the invention of claim 7, the decision of the person in charge can be shared among a plurality of candidate acquirers.
According to the invention of claim 8, coordination among a plurality of acquirer candidates can be promoted.
According to the invention of claim 9, it is possible to promote the processing of unprocessed cases.
According to the invention of claim 10, it is possible to promote the processing of unprocessed cases.
According to the invention of claim 11, it is possible to promote the processing of unprocessed cases as compared with the case where the opportunity to reflect the processing results and intention of the acquirer candidate is not given.

本実施の形態で使用する文書処理システムの構成例を示す図である。It is a figure which shows the configuration example of the document processing system used in this embodiment. 管理サーバのハードウェア構成の一例を説明する図である。It is a figure explaining an example of the hardware configuration of the management server. 管理サーバと端末の機能構成を示す図である。It is a figure which shows the functional structure of a management server and a terminal. 情報データベースに格納されたＦＡＸ文書の管理データの例を示す図である。It is a figure which shows the example of the management data of the FAX document stored in the information database. 担当文書処理部を通じて提供される作業画面の例を示す図である。It is a figure which shows the example of the work screen provided through the document processing department in charge. 回覧催促制御部による処理動作の一例を説明する図である。It is a figure explaining an example of the processing operation by a circulation prompt control unit. 回覧催促の際に使用するデータ例を説明する図である。（ａ）は管理データの例であり、（ｂ）は処理実績データの例であり、（ｃ）は回覧リストの例である。It is a figure explaining the example of data used at the time of circulation prompting. (A) is an example of management data, (b) is an example of processing record data, and (c) is an example of a circulation list. 回覧催促を受信したＺさんの端末の表示部に表示される作業画面の変化を説明する図である。（ａ）は処理ボタンが操作される場合の作業画面の例であり、（ｂ）はＦＡＸ文書の１つの担当を引き受けた後の作業画面の例である。It is a figure explaining the change of the work screen displayed on the display part of the terminal of Mr. Z who received the circulation reminder. (A) is an example of a work screen when a process button is operated, and (b) is an example of a work screen after assuming one charge of a fax document. 担当決定後のデータ例の変化を説明する図である。（ａ）は管理データの例であり、（ｂ）は回覧リストの例である。It is a figure explaining the change of the data example after the person in charge is decided. (A) is an example of management data, and (b) is an example of a circulation list. Ｚさんの作業画面の変化と回覧リストの変化を説明する図である。（ａ）及び（ｂ）は回覧開始日時が経過した場合の作業画面の表示例であり、（ｃ）は回覧リストの例である。It is a figure explaining the change of the work screen of Mr. Z and the change of the circulation list. (A) and (b) are display examples of the work screen when the circulation start date and time have passed, and (c) is an example of the circulation list. Ｘさんの作業画面の変化と回覧リストの変化を説明する図である。（ａ）及び（ｂ）は回覧開始日時が経過した場合の作業画面の表示例であり、（ｃ）は回覧リストの例である。It is a figure explaining the change of the work screen of Mr. X and the change of the circulation list. (A) and (b) are display examples of the work screen when the circulation start date and time have passed, and (c) is an example of the circulation list. 取得者候補の全員が処理のスキップを選択した場合の回覧リストのデータ例を示す図である。It is a figure which shows the data example of the circulation list when all the acquirer candidates choose to skip processing. 管理者が操作する端末の表示部に表示されるポップアップ画面の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the pop-up screen displayed on the display part of the terminal operated by an administrator. いずれかのスタッフが処理を引き受けた旨を他のスタッフに通知する作業画面の例を示す図である。It is a figure which shows the example of the work screen which notifies the other staff that one staff has undertaken the processing.

以下、添付図面を参照して、実施の形態について詳細に説明する。 Hereinafter, embodiments will be described in detail with reference to the accompanying drawings.

＜実施の形態１＞
本実施の形態では、通信回線を通じて受け付けたＦＡＸ（facsimile）文書を処理する担当者の決定を支援する文書処理システムについて説明する。
ここでのＦＡＸ文書は電子文書の一例である。なお、ＦＡＸ文書は社外文書でも、社内文書でもよい。 <Embodiment 1>
In the present embodiment, a document processing system that supports the determination of the person in charge of processing the FAX (facsimile) document received through the communication line will be described.
The FAX document here is an example of an electronic document. The FAX document may be an external document or an internal document.

＜用語＞
本実施の形態において、「スタッフ」とは、受信したＦＡＸ文書を処理する可能性がある者をいい、広義には後述する管理者も含まれる。
本実施の形態の場合、「取得者候補」とは、未処理状態のＦＡＸ文書との間に予め定めた関係を有する一部のスタッフをいう。予め定めた関係の具体例は後述するが、例えば過去の担当経験（処理実績）の有無、担当する内容との関連性の有無、担当する分野との関連性の有無等がある。
本実施の形態の場合、「担当者」とは、未処理状態のＦＡＸ文書を実際に処理するスタッフをいう。
本実施の形態の場合、「管理者」とは、未処理状態のＦＡＸ文書の担当者が予め定めた期間を超えて決まらない場合に連絡先となるスタッフをいう。 <Terminology>
In the present embodiment, the “staff” means a person who may process a received fax document, and in a broad sense, an administrator described later is also included.
In the case of the present embodiment, the “acquirer candidate” means a part of the staff who has a predetermined relationship with the fax document in the unprocessed state. Specific examples of predetermined relationships will be described later, but for example, there are past experience (processing results), relevance to the content in charge, relevance to the field in charge, and the like.
In the case of the present embodiment, the “person in charge” means a staff member who actually processes the unprocessed FAX document.
In the case of the present embodiment, the "administrator" means a staff member who becomes a contact when the person in charge of the unprocessed FAX document is not determined beyond a predetermined period.

＜システム構成＞
図１は、本実施の形態で使用する文書処理システム１の構成例を示す図である。
文書処理システム１は、受信したＦＡＸ文書を含む各種の情報を記憶する情報データベース１０と、受信したＦＡＸ文書の処理の進捗状況を管理する管理サーバ２０と、スタッフが操作する複数台の端末３０とを含んでいる。
図１の例では、Ｘさんが操作する端末３０、Ｙさんが操作する端末３０、Ｚさんが操作する端末３０、管理者であるＡさんが操作する端末３０がネットワークを通じて管理サーバ２０に接続されている。
管理サーバ２０及び端末３０はコンピュータであり、端末３０には入力装置としてのキーボードや出力装置としてのディスプレイ装置等が接続されている。
情報データベース１０には、過去に受信されたＦＡＸ文書、ＦＡＸ文書の管理データ、処理実績データ等も記憶されている。 <System configuration>
FIG. 1 is a diagram showing a configuration example of a document processing system 1 used in the present embodiment.
The document processing system 1 includes an information database 10 that stores various information including a received fax document, a management server 20 that manages the progress of processing of the received fax document, and a plurality of terminals 30 operated by staff. Includes.
In the example of FIG. 1, the terminal 30 operated by Mr. X, the terminal 30 operated by Mr. Y, the terminal 30 operated by Mr. Z, and the terminal 30 operated by Mr. A, who is the administrator, are connected to the management server 20 through the network. ing.
The management server 20 and the terminal 30 are computers, and a keyboard as an input device, a display device as an output device, and the like are connected to the terminal 30.
The information database 10 also stores fax documents received in the past, management data of fax documents, processing record data, and the like.

図２は、管理サーバ２０のハードウェア構成の一例を説明する図である。
管理サーバ２０は、プログラムの実行を通じて装置全体を制御するＣＰＵ（Central Processing Unit）２１と、不揮発性のデータを記憶するＲＯＭ（Read Only Memory）２２と、作業エリアとして使用されるＲＡＭ（Random Access Memory）２３と、オペレーションシステムやアプリケーションプログラム等の記憶に用いられる記憶装置２４と、ネットワークインターフェース（ネットワークＩＦ）２５とを有している。
ここで、記憶装置２４は、ハードディスク装置や半導体メモリなどで構成される。ネットワークインターフェース２５は、情報データベース１０や端末３０との通信に使用される。
なお、端末３０も図２に示すハードウェア構成を有している。もっとも、端末３０には、前述したように入力装置としてのキーボードや出力装置としてのディスプレイ装置等が接続されるため、これらとの接続に用いられるインターフェースが設けられる。 FIG. 2 is a diagram illustrating an example of the hardware configuration of the management server 20.
The management server 20 includes a CPU (Central Processing Unit) 21 that controls the entire device through execution of a program, a ROM (Read Only Memory) 22 that stores non-volatile data, and a RAM (Random Access Memory) used as a work area. ) 23, a storage device 24 used for storing an operation system, an application program, and the like, and a network interface (network IF) 25.
Here, the storage device 24 is composed of a hard disk device, a semiconductor memory, or the like. The network interface 25 is used for communication with the information database 10 and the terminal 30.
The terminal 30 also has the hardware configuration shown in FIG. However, since a keyboard as an input device, a display device as an output device, and the like are connected to the terminal 30 as described above, an interface used for connection with these is provided.

図３は、管理サーバ２０と端末３０の機能構成を示す図である。
図３に示す機能構成は、ＣＰＵ２１（図２参照）によるプログラムの実行を通じて実現される。
まず、管理サーバ２０の機能構成について説明する。
本実施の形態における管理サーバ２０は、処理対象とするＦＡＸ文書の受信処理を実行する文書受信部４１と、受信したＦＡＸ文書の格納処理を実行する文書格納部４２と、閲覧ルールの設定に使用される閲覧ルール設定部４３と、担当の引き受けを促す回覧催促の送信を制御する回覧催促制御部４４と、回覧リストを保持する回覧リスト保持部４５と、回覧リストの生成と動的な更新を実行する回覧リスト生成更新部４６と、回覧リストの動的な更新に必要なデータを保持する更新データ保持部４７と、担当者が特定されない場合の通知先となるスタッフを登録する管理者登録部４８として機能する。 FIG. 3 is a diagram showing a functional configuration of the management server 20 and the terminal 30.
The functional configuration shown in FIG. 3 is realized through the execution of a program by the CPU 21 (see FIG. 2).
First, the functional configuration of the management server 20 will be described.
The management server 20 in the present embodiment is used to set a document receiving unit 41 that executes reception processing of the fax document to be processed, a document storage unit 42 that executes storage processing of the received fax document, and a viewing rule. Browsing rule setting unit 43, circulation reminder control unit 44 that controls transmission of circulation reminder to urge the person in charge, circulation list holding unit 45 that holds the circulation list, and generation and dynamic update of the circulation list. A circulation list generation update unit 46 to be executed, an update data retention unit 47 that holds data necessary for dynamically updating the circulation list, and an administrator registration unit that registers staff to be notified when a person in charge is not specified. Functions as 48.

文書受信部４１は、通信回線を通じてＦＡＸ文書を受信する処理を実行する機能部である。
文書格納部４２は、受信したＦＡＸ文書を情報データベース１０に格納する処理を実行する機能部である。文書格納部４２は、受信したＦＡＸ文書に対して管理番号を発行し、発行された管理番号に紐付けて、受信元のＦＡＸ番号（以下「受信元番号」という。）、ＦＡＸ文書の受信日時等を記録する。 The document receiving unit 41 is a functional unit that executes a process of receiving a fax document through a communication line.
The document storage unit 42 is a functional unit that executes a process of storing the received fax document in the information database 10. The document storage unit 42 issues a management number to the received fax document, associates it with the issued management number, and associates the received fax document with the fax number of the receiving source (hereinafter referred to as "reception source number") and the reception date and time of the fax document. Etc. are recorded.

図４は、情報データベース１０（図１参照）に格納されたＦＡＸ文書の管理データ５０の例を示す図である。管理データ５０は、例えば情報データベース１０に記憶されてもよいし、管理サーバ２０（図１参照）の記憶装置２４（図２参照）に記憶されてもよい。
図４に示す管理データ５０は、管理番号５１、受信元番号５２、受信日時５３、回覧開始日時５４、処理期限５５、管理者５６、処理済管理欄（図中は「処理済」）５７で構成される。この他、管理データ５０には、ＦＡＸ文書の担当者、処理の進捗情報、処理の完了日時等も記憶される。 FIG. 4 is a diagram showing an example of management data 50 of a FAX document stored in the information database 10 (see FIG. 1). The management data 50 may be stored in, for example, the information database 10 or may be stored in the storage device 24 (see FIG. 2) of the management server 20 (see FIG. 1).
The management data 50 shown in FIG. 4 is a control number 51, a receiver number 52, a reception date / time 53, a circulation start date / time 54, a processing deadline 55, an administrator 56, and a processed management column (“processed” in the figure) 57. It is composed. In addition, the management data 50 also stores the person in charge of the fax document, processing progress information, processing completion date and time, and the like.

回覧開始日時５４は、回覧催促制御部４４による回覧催促が開始される日時である。回覧催促は、担当者が特定されないままＦＡＸ文書の未処理状態が継続している場合に、処理の引き受けを促す目的で送信される催促をいう。従って、回覧開始日時５４が経過するまでの間に、スタッフが自主的に処理を引き受けることを妨げるものではない。
回覧開始日時５４は、設定ルール１に従い、文書格納部４２が設定する。本実施の形態の場合、設定ルール１は、受信日時５３を基準として与えられる。図４の場合、設定ルール１は、受信日時５３から１日後である。勿論、１日後は一例であり、例えば０秒後、１分後、３０分後、１時間後、１２時間後等も可能である。設定ルール１は、管理者等が調整できることが望ましい。 The circulation start date and time 54 is a date and time when the circulation reminder is started by the circulation reminder control unit 44. The circulation reminder is a reminder sent for the purpose of urging the underwriting of a fax document when the unprocessed state of the fax document continues without the person in charge being specified. Therefore, it does not prevent the staff from voluntarily undertaking the processing until the circulation start date and time 54 elapses.
The circulation start date and time 54 is set by the document storage unit 42 according to the setting rule 1. In the case of the present embodiment, the setting rule 1 is given with the reception date and time 53 as a reference. In the case of FIG. 4, the setting rule 1 is one day after the reception date and time 53. Of course, one day is an example, and for example, 0 seconds, 1 minute, 30 minutes, 1 hour, 12 hours, and the like are possible. It is desirable that the setting rule 1 can be adjusted by an administrator or the like.

処理期限５５は、ＦＡＸ文書の処理が終わるべき目標の日時である。処理期限５５は、設定ルール２に従い、文書格納部４２が設定する。本実施の形態の場合、設定ルール２は、受信日時５３を基準として与えられる。図４の場合、設定ルール２は、受信日時５３から２日後である。勿論、２日後は例示であり、他の時間情報の設定も可能である。設定ルール２も、管理者等が調整できることが望ましい。
処理期限５５の意味は、文書処理システム１を運用する会社や団体等によっても、業務内容によっても異なる。例えば処理期限５５は、担当者の特定が完了すべき日時の意味でもよいし、ＦＡＸ文書の受領確認の送信が終わるべき日時の意味でもよいし、ＦＡＸ文書に対する応答文書の送信が終わるべき日時の意味でもよいし、ＦＡＸ文書に対する一連の応答作業が完了すべき日時の意味でもよい。
なお、処理済管理欄５７における処理済みの意味も同様である。 The processing deadline 55 is a target date and time when the processing of the fax document should be completed. The processing deadline 55 is set by the document storage unit 42 according to the setting rule 2. In the case of the present embodiment, the setting rule 2 is given based on the reception date and time 53. In the case of FIG. 4, the setting rule 2 is two days after the reception date and time 53. Of course, two days later is an example, and other time information can be set. It is desirable that the setting rule 2 can also be adjusted by the administrator or the like.
The meaning of the processing deadline 55 differs depending on the company or organization that operates the document processing system 1 and the business content. For example, the processing deadline 55 may mean the date and time when the identification of the person in charge should be completed, the date and time when the transmission of the receipt confirmation of the FAX document should be completed, or the date and time when the transmission of the response document to the FAX document should be completed. It may mean the date and time when a series of response work to the FAX document should be completed.
The meaning of processed in the processed management column 57 is the same.

図３の説明に戻る。閲覧ルール設定部４３は、スタッフによる閲覧が許容されるＦＡＸ文書か閲覧が許容されないＦＡＸ文書かのルール（閲覧ルール）の設定に使用される。この閲覧ルールはスタッフ別に用意される。閲覧ルールは、スタッフの職種や担当業務等に応じて閲覧を制限する必要がある場合に用いられる。
回覧催促制御部４４は、回覧リストに基づいて、スタッフや管理者に対する回覧催促の送信を制御する機能部である。回覧リストは、担当者が特定されていない未処理状態のＦＡＸ文書毎に用意される。回覧催促は、担当者の特定されていない未処理状態のＦＡＸ文書に対して送信される。
また、回覧催促制御部４４は、取得者候補が存在しない場合、回覧催促の後も担当者が特定されない場合、予め定められている回覧期間を経過しても担当者が特定されない場合、管理者に対してその旨を通知する機能も備える。
なお、回覧催促制御部４４は、管理データと処理実績データとに基づいて取得者候補を特定する機能も有する。
ここでの回覧催促制御部４４は取得手段の一例でもあり、特定手段の一例でもあり、催促手段の一例でもある。 Returning to the description of FIG. The browsing rule setting unit 43 is used to set a rule (browsing rule) for a fax document that is permitted to be viewed by staff or a fax document that is not permitted to be viewed. This browsing rule is prepared for each staff member. Browsing rules are used when it is necessary to restrict browsing according to the type of job of the staff or the work in charge.
The circulation reminder control unit 44 is a functional unit that controls the transmission of the circulation reminder to the staff and the manager based on the circulation list. A circulation list is prepared for each unprocessed fax document for which the person in charge is not specified. Circulation reminders are sent to unprocessed fax documents for which no person has been identified.
In addition, the circulation reminder control unit 44 is an administrator when there is no candidate for acquisition, when the person in charge is not specified even after the circulation reminder, or when the person in charge is not specified even after the predetermined circulation period has elapsed. It also has a function to notify to that effect.
The circulation reminder control unit 44 also has a function of specifying an acquirer candidate based on the management data and the processing record data.
The circulation reminder control unit 44 here is an example of an acquisition means, an example of a specific means, and an example of a reminder means.

回覧リスト生成更新部４６は、情報データベース１０に保存されている処理実績データを用いて回覧リストを生成する。
処理実績データは、受信履歴が存在する受信元番号別に、ＦＡＸ文書を処理した回数をスタッフ別に集計したテーブルとして与えられる。
回覧リストは、未処理状態のＦＡＸ文書別に生成される。具体的には、未処理状態のＦＡＸ文書の受信元番号について生成されている処理実績データに現れるスタッフを処理回数順に並び替えることで生成される。 The circulation list generation update unit 46 generates a circulation list using the processing record data stored in the information database 10.
The processing record data is given as a table in which the number of times the FAX document is processed is aggregated for each staff member according to the receiving source number in which the reception history exists.
The circulation list is generated for each unprocessed FAX document. Specifically, it is generated by rearranging the staff appearing in the processing record data generated for the receiving source number of the unprocessed FAX document in the order of the number of processing times.

本実施の形態では、受信元番号の下１桁だけが異なる受信元番号（以下「類似する受信元番号」という。）に対する処理は、いずれも同じ受信元番号についての処理の実績として扱う。
もっとも、類似する受信元番号を用いた集計は、未処理状態であるＦＡＸ文書の受信元番号についての処理の実績が見つからない場合に限って実行してもよい。また、管理者などが関連性を登録した受信元番号の組だけを、類似する受信元番号の処理の実績として集計してもよい。 In the present embodiment, the processing for the receiving source numbers (hereinafter referred to as "similar receiving source numbers") in which only the last digit of the receiving source numbers is different is treated as the actual processing results for the same receiving source numbers.
However, the aggregation using similar receiver numbers may be executed only when the processing record for the receiver number of the fax document in the unprocessed state cannot be found. Further, only the set of the receiving source numbers for which the administrator or the like has registered the relevance may be aggregated as the processing results of the similar receiving source numbers.

更新データ保持部４７は、回覧催促等に対するスタッフの操作の結果を回覧リストに反映する機能部である。ここでの操作には、回覧催促で通知されたＦＡＸ文書の担当を引き受ける旨の入力（処理入力）、担当を引き受けることができない旨の入力（スキップ入力）等がある。
管理者登録部４８は、例えば回覧催促の後も担当者が特定されていない未処理状態のＦＡＸ文書が存在する場合にその旨の通知先となるスタッフ（すなわち管理者）を登録するための機能部である。 The update data holding unit 47 is a functional unit that reflects the result of the staff's operation on the circulation reminder or the like in the circulation list. The operations here include an input (processing input) to the effect that the person in charge of the fax document notified by the circulation reminder will be taken over, an input to the effect that the person in charge cannot be taken over (skip input), and the like.
The administrator registration unit 48 has a function for registering a staff member (that is, an administrator) to be notified to that effect when, for example, there is an unprocessed fax document for which the person in charge has not been specified even after the circulation reminder. It is a department.

次に、端末３０の機能構成について説明する。
本実施の形態における端末３０は、回覧催促を受信する回覧催促受信部３１と、スタッフの操作入力を受け付けて管理サーバ２０に通知する担当文書処理部３２として機能する。
図５は、担当文書処理部３２を通じて提供される作業画面６０の例を示す図である。
作業画面６０は、回覧催促の受信時に限らず、スタッフの作業のために表示される。作業画面６０は、クライアント等の名称の表示に使用される欄６１と、作業用の情報が表示される欄６２と、操作入力のためのボタンが表示される欄６３とで構成される。 Next, the functional configuration of the terminal 30 will be described.
The terminal 30 in the present embodiment functions as a circulation reminder receiving unit 31 for receiving the circulation reminder and a document processing unit 32 in charge of receiving the operation input of the staff and notifying the management server 20.
FIG. 5 is a diagram showing an example of a work screen 60 provided through the document processing unit 32 in charge.
The work screen 60 is displayed for the work of the staff, not only when the circulation reminder is received. The work screen 60 is composed of a field 61 used for displaying the name of a client or the like, a field 62 for displaying work information, and a field 63 for displaying a button for inputting an operation.

図５の場合、欄６２には、回覧催促で通知された未処理状態のＦＡＸ文書のアイコン６５と、表示されているアイコン６５の種類を示す説明文６６が表示されている。ここでのアイコン６５は、管理番号が「２」、「４」、「５」のＦＡＸ文書に対応する。
もっとも、管理番号の表示は、管理データ５０（図４参照）との対応関係の説明のためであり、実際の画面ではクライアントの名称等が表示されてもよい。また、特定のアイコン６５をマウスポインタでダブルクリックした場合には、ＦＡＸ文書のイメージや詳細情報が表示されるようにしてもよい。
図５の場合、説明文６６の表示より、アイコン６５で表された３つのＦＡＸ文書はいずれも未処理文書であることが分かる。 In the case of FIG. 5, in the column 62, an icon 65 of the unprocessed FAX document notified by the circulation reminder and an explanatory text 66 indicating the type of the displayed icon 65 are displayed. The icon 65 here corresponds to a fax document whose management numbers are "2", "4", and "5".
However, the display of the management number is for explaining the correspondence with the management data 50 (see FIG. 4), and the name of the client or the like may be displayed on the actual screen. Further, when the specific icon 65 is double-clicked with the mouse pointer, the image and detailed information of the FAX document may be displayed.
In the case of FIG. 5, it can be seen from the display of the explanatory text 66 that all the three FAX documents represented by the icon 65 are unprocessed documents.

図５の場合、欄６３には、処理ボタン６７、スキップボタン６８、検索ボタン６９、指名ボタン７０が表示される。
処理ボタン６７は、マウスポインタのクリックによって特定したアイコン６５に対応するＦＡＸ文書の処理を引き受ける場合（すなわち担当者となる場合）に使用される。処理ボタン６７をクリックしたことは、担当文書処理部３２（図３参照）から更新データ保持部４７（図３参照）に通知される。
スキップボタン６８は、マウスポインタのクリックによって特定したアイコン６５に対応するＦＡＸ文書の処理を引き受けない場合（すなわち担当者になれない場合）に使用される。スキップボタン６８をクリックしたことは、担当文書処理部３２（図３参照）から更新データ保持部４７（図３参照）に通知される。 In the case of FIG. 5, the processing button 67, the skip button 68, the search button 69, and the nomination button 70 are displayed in the column 63.
The processing button 67 is used when undertaking the processing of the FAX document corresponding to the icon 65 specified by clicking the mouse pointer (that is, when becoming a person in charge). The document processing unit 32 (see FIG. 3) in charge notifies the update data holding unit 47 (see FIG. 3) that the processing button 67 has been clicked.
The skip button 68 is used when the fax document corresponding to the icon 65 specified by clicking the mouse pointer is not processed (that is, the person in charge cannot be the person in charge). The document processing unit 32 (see FIG. 3) in charge notifies the update data holding unit 47 (see FIG. 3) that the skip button 68 has been clicked.

検索ボタン６９は、回覧催促の受信時とは別に特定の条件を満たすＦＡＸ文書の情報を欄６２に表示する場合に使用される。例えば回覧催促が開始する前の未処理状態のＦＡＸ文書の一覧、自身が担当者になっているＦＡＸ文書の一覧等の検索に使用される。
指名ボタン７０は、マウスポインタのクリックによって特定したアイコン６５に対応するＦＡＸ文書の処理の担当者として特定のスタッフを指名する場合に用いられる。指名機能があることで、文書処理システム１が機械的に担当者を指名する場合よりも現場の状況が反映され易くなり、結果的に業務全体のスループットの改善も期待される。勿論、指名を受けたスタッフにも引き受けの可否を回答するための機会が用意されることが望ましい。 The search button 69 is used when displaying the information of the FAX document satisfying a specific condition in the column 62 separately from the reception of the circulation reminder. For example, it is used to search a list of unprocessed fax documents before the circulation reminder starts, a list of fax documents for which the person in charge is in charge, and the like.
The nomination button 70 is used when a specific staff member is appointed as a person in charge of processing a fax document corresponding to the icon 65 specified by clicking the mouse pointer. The presence of the nomination function makes it easier for the document processing system 1 to reflect the situation at the site than when the person in charge is mechanically nominated, and as a result, it is expected that the throughput of the entire business will be improved. Of course, it is desirable that the staff members who have been nominated also have the opportunity to answer whether or not they can underwrite.

＜処理動作＞
ここでは、回覧催促の観点から処理動作について説明する。
図６は、回覧催促制御部４４（図３参照）による処理動作の一例を説明する図である。
回覧催促制御部４４は、ＦＡＸ文書の受信から予め定めた時間が経過しても未処理状態のＦＡＸ文書があるか否かを判定する（ステップ１０１）。
予め定めた時間は、回覧開始日時と同じでもよいし、異なってもよい。例えばＦＡＸ文書の受信から１時間後を基準に判定を実行してもよい。
否定結果が得られている間、回覧催促制御部４４は、同じ判断を繰り返す。 <Processing operation>
Here, the processing operation will be described from the viewpoint of urging the circulation.
FIG. 6 is a diagram illustrating an example of a processing operation by the circulation reminder control unit 44 (see FIG. 3).
The circulation reminder control unit 44 determines whether or not there is a fax document in an unprocessed state even after a predetermined time has elapsed from the reception of the fax document (step 101).
The predetermined time may be the same as or different from the circulation start date and time. For example, the determination may be executed based on one hour after the receipt of the fax document.
While a negative result is obtained, the circulation reminder control unit 44 repeats the same determination.

肯定結果が得られた場合、回覧催促制御部４４は、取得者候補の有無を判定する（ステップ１０２）。
取得者候補は、発見された未処理状態のＦＡＸ文書の受信元番号に対応する回覧リストから読み出される。
ここで、処理対象とするＦＡＸ文書の受信元番号についての受信履歴が情報データベース１０に存在せず、類似する受信元番号の受信履歴も存在しない場合、処理対象とするＦＡＸ文書のための回覧リストは存在しない。
この場合（否定結果の場合）、回覧催促制御部４４は、管理者の登録情報を取得し（ステップ１０３）、取得者候補が存在しない旨を管理者に通知する（ステップ１０４）。通知を受けた管理者は、スタッフの個別の状況などを確認しながら担当者を指示する。 When an affirmative result is obtained, the circulation reminder control unit 44 determines whether or not there is an acquirer candidate (step 102).
The acquirer candidate is read from the circulation list corresponding to the receiver number of the found unprocessed FAX document.
Here, when the reception history of the receiving source number of the fax document to be processed does not exist in the information database 10 and the receiving history of a similar receiving source number does not exist, the circulation list for the fax document to be processed does not exist. Does not exist.
In this case (in the case of a negative result), the circulation reminder control unit 44 acquires the registration information of the administrator (step 103), and notifies the administrator that there is no candidate for the acquirer (step 104). The manager who received the notification instructs the person in charge while checking the individual situation of the staff.

一方、処理対象とするＦＡＸ文書の受信元番号についての受信履歴が情報データベース１０に存在する場合、処理対象とするＦＡＸ文書の受信元番号には回覧リストが生成されている。
この場合（肯定結果の場合）、回覧催促制御部４４は、回覧リストの上位者（取得者候補）から順番に未処理文書の引き受けを促す回覧催促を送信する（ステップ１０５）。
回覧催促を受信した取得者候補の対応は４通りである。すなわち、予め定めた期間操作がない（何もしない）、スキップを選択する（担当を引き受けない）、他のスタッフを指名する（担当を引き受けない）、処理を選択する（担当を引き受ける）である。 On the other hand, when the reception history of the receiving source number of the fax document to be processed exists in the information database 10, the circulation list is generated for the receiving source number of the fax document to be processed.
In this case (in the case of an affirmative result), the circulation reminder control unit 44 transmits a circulation reminder prompting the acceptance of the unprocessed document in order from the higher-ranking person (acquirer candidate) of the circulation list (step 105).
There are four ways to respond to the candidate acquirer who received the circulation reminder. That is, there is no operation for a predetermined period (do nothing), select skip (do not take charge), appoint another staff (do not take charge), select processing (take charge). ..

まず、取得者候補として催促を受けたスタッフが、予め定めた期間内に、回覧催促に対する応答を行わなかった場合について説明する。
このような状況は、例えば操作入力を失念した場合、操作入力できない環境にいる場合、休暇中の場合等に起こり得る。なお、予め定めた期間は、回覧に要する時間を考慮して定められる。例えば一人当たり２時間とかである。期間が短いと多くのスタッフに回覧催促を送付できるが、その反面、担当者が決まり難くなる。期間が長いとスタッフの判断時間が長くなるが、その反面、回覧が進み難く、担当者が決定されるまでの時間が長くなる可能性が高くなる。 First, a case where the staff who received the reminder as a candidate for the acquirer did not respond to the circulation reminder within a predetermined period will be described.
Such a situation may occur, for example, when the operation input is forgotten, the environment where the operation input cannot be performed, the vacation, and the like. The predetermined period is determined in consideration of the time required for circulation. For example, 2 hours per person. If the period is short, it is possible to send a circulation reminder to many staff members, but on the other hand, it becomes difficult to determine the person in charge. If the period is long, the staff's judgment time will be long, but on the other hand, it will be difficult for the circulation to proceed, and it is highly possible that the time until the person in charge is decided will be long.

回覧催促の送信からの経過時間は、更新データ保持部４７（図３参照）が監視している。
更新データ保持部４７は、回覧催促の送信から予め定めた期間が経過しても、現在催促中のスタッフの操作する端末３０からの操作入力が検知されない場合、その旨を更新データとして記録する。
回覧リスト生成更新部４６（図３参照）は、更新データの発生を検知すると、現在催促中のスタッフを回覧リストから除外する（ステップ１０６）。具体的には、回覧リスト生成更新部４６は、現在催促中のスタッフの引き受け状態として回覧リストにスキップを記録する。更新された回覧リストは、回覧リスト保持部４５（図３参照）に反映される。 The update data holding unit 47 (see FIG. 3) monitors the elapsed time from the transmission of the circulation reminder.
If the operation input from the terminal 30 operated by the staff currently being urged is not detected even after a predetermined period has elapsed from the transmission of the circulation reminder, the update data holding unit 47 records that fact as update data.
When the circulation list generation update unit 46 (see FIG. 3) detects the occurrence of update data, the staff currently being urged is excluded from the circulation list (step 106). Specifically, the circulation list generation / update unit 46 records the skip in the circulation list as the underwriting state of the staff currently being urged. The updated circulation list is reflected in the circulation list holding unit 45 (see FIG. 3).

この後、回覧催促制御部４４は、回覧リストに次の順位のスタッフがいるか否かを判定する（ステップ１０７）。
ここで、次の順位のスタッフがいない場合（すなわち、回覧リストに記載されたスタッフへの回覧催促が完了し、いずれもスキップが記録されている場合）、回覧催促制御部４４は、前述したステップ１０３及び１０４を実行する。
この処理により、管理者は、取得者候補の誰もが処理を引き受けないままの未処理状態のＦＡＸ文書の存在に気付くことができる。
通知を受けた管理者は、スタッフの個別の状況などを確認しながら担当者を指示する。これにより、担当者が未定の状態が長く続くことを避けることができる。しかも、機械的に担当者が決定される場合よりも、スタッフ個人の処理の実績や意思が反映される機会が設けられることになり、未処理案件の処理も促進される。 After that, the circulation reminder control unit 44 determines whether or not there is a staff member of the next rank in the circulation list (step 107).
Here, when there is no staff in the next rank (that is, when the circulation reminder to the staff listed in the circulation list is completed and skips are recorded in each case), the circulation reminder control unit 44 performs the above-mentioned step. Execute 103 and 104.
By this processing, the administrator can notice the existence of the unprocessed FAX document in which none of the acquirer candidates undertakes the processing.
The manager who received the notification instructs the person in charge while checking the individual situation of the staff. As a result, it is possible to prevent the person in charge from being undecided for a long time. Moreover, compared to the case where the person in charge is determined mechanically, there will be an opportunity to reflect the processing results and intentions of individual staff members, and the processing of unprocessed cases will be promoted.

ステップ１０７の判定で次の順位のスタッフがいる場合（肯定結果の場合）、回覧催促制御部４４は、ステップ１０５を実行する。
今度は、現在催促中のスタッフの操作する端末３０から「スキップ」の入力があった場合について説明する。
この場合、更新データ保持部４７は、「スキップ」の入力があった旨を更新データとして記録する。
回覧リスト生成更新部４６は、更新データの発生を検知すると、現在催促中のスタッフを回覧リストから除外する（ステップ１０６）。更新された回覧リストは、回覧リスト保持部４５に反映される。 If there is a staff member of the next rank in the determination of step 107 (in the case of an affirmative result), the circulation reminder control unit 44 executes step 105.
This time, the case where "skip" is input from the terminal 30 operated by the staff currently being urged will be described.
In this case, the update data holding unit 47 records that the input of "skip" has been made as update data.
When the circulation list generation update unit 46 detects the occurrence of update data, the staff currently being urged is excluded from the circulation list (step 106). The updated circulation list is reflected in the circulation list holding unit 45.

ステップ１０７の判定で次の順位のスタッフがいる場合、回覧催促制御部４４は、ステップ１０５を実行する。
今度は、現在催促中のスタッフの操作する端末３０から「指名」の入力があった場合について説明する。
この場合、更新データ保持部４７は、「指名」の入力があった旨及び指名されたスタッフの情報を更新データとして記録する。
回覧リスト生成更新部４６は、更新データの発生を検知すると、回覧リストに指名されたスタッフを追加する（ステップ１０８）と共に、回覧リストから現在催促中のスタッフを除外する（ステップ１０６）。指名されたスタッフの追加処理と現在通知中のスタッフの除外処理の実行順序は入れ替えてもよい。更新された回覧リストは、回覧リスト保持部４５に反映される。 If there is a staff member of the next rank in the determination of step 107, the circulation reminder control unit 44 executes step 105.
This time, a case where "nomination" is input from the terminal 30 operated by the staff currently being urged will be described.
In this case, the update data holding unit 47 records the fact that the "nominated" has been input and the information of the nominated staff as update data.
When the circulation list generation update unit 46 detects the occurrence of update data, it adds the staff nominated to the circulation list (step 108) and excludes the staff currently being urged from the circulation list (step 106). The execution order of the addition processing of the nominated staff and the exclusion processing of the currently notified staff may be changed. The updated circulation list is reflected in the circulation list holding unit 45.

ステップ１０７の判定で次の順位のスタッフがいる場合、回覧催促制御部４４は、ステップ１０５を実行する。
今度は、対象者であるスタッフの操作する端末３０から「処理」の入力があった場合について説明する。
この場合、更新データ保持部４７は、「処理」の入力があった旨を更新データとして記録する。
回覧リスト生成更新部４６は、更新データの発生を検知すると、現在催促中のスタッフを回覧リストに担当者として記録する（ステップ１０９）。更新された回覧リストは、回覧リスト保持部４５に反映される。 If there is a staff member of the next rank in the determination of step 107, the circulation reminder control unit 44 executes step 105.
This time, a case where "processing" is input from the terminal 30 operated by the staff who is the target person will be described.
In this case, the update data holding unit 47 records that the input of "process" has been made as update data.
When the circulation list generation update unit 46 detects the occurrence of update data, it records the staff currently being urged as a person in charge in the circulation list (step 109). The updated circulation list is reflected in the circulation list holding unit 45.

＜作業例＞
以下では、具体的な作業例について、スタッフが操作する端末３０に表示される画面が変化する様子や各種データが変化する様子を説明する。 <Work example>
Hereinafter, as a specific work example, a state in which the screen displayed on the terminal 30 operated by the staff changes and a state in which various data change will be described.

・作業例１
ここでは、取得者候補の一人として回覧催促を受けたスタッフが担当を引き受ける場合について説明する。
図７は、回覧催促の際に使用するデータ例を説明する図である。（ａ）は管理データ５０の例であり、（ｂ）は処理実績データ８０の例であり、（ｃ）は回覧リスト９０の例である。・ Work example 1
Here, a case will be described in which a staff member who has been urged to circulate as one of the candidates for acquisition takes charge.
FIG. 7 is a diagram illustrating an example of data used at the time of urging circulation. (A) is an example of the management data 50, (b) is an example of the processing result data 80, and (c) is an example of the circulation list 90.

作業例１の場合、担当者が特定されていない未処理状態のＦＡＸ文書は、管理データ５０における管理番号「２」、「４」、「５」の３つである。
処理実績データ８０は、前述したように受信元番号別に用意されている。（ｂ）に示す処理実績データ８０は、管理番号「２」の受信元番号「９８７−６５４−３２１０」に対応する。（ｂ）に示す処理実績データ８０によれば、受信元番号「９８７−６５４−３２１０」から届いたＦＡＸ文書を、Ｘさんは過去に１０回処理しており、Ｙさんは過去に１回処理しており、Ｚさんは過去に２００回処理している。
不図示であるが、処理実績データ８０は、管理番号「４」及び「５」についても用意されている。 In the case of work example 1, there are three unprocessed fax documents for which the person in charge is not specified, which are the management numbers "2", "4", and "5" in the management data 50.
The processing result data 80 is prepared for each receiving source number as described above. The processing result data 80 shown in (b) corresponds to the receiving source number “987-654-3210” of the management number “2”. According to the processing record data 80 shown in (b), Mr. X has processed the FAX document received from the receiver number "987-654-3210" 10 times in the past, and Mr. Y has processed it once in the past. Mr. Z has processed it 200 times in the past.
Although not shown, the processing record data 80 is also prepared for the control numbers “4” and “5”.

回覧リスト９０は、前述したように受信元番号別に用意されている。（ｃ）に示す回覧リスト９０は、管理番号「２」に対応する。この例の場合、管理番号「２」に対応するＦＡＸ文書の受信元番号「９８７−６５４−３２１０」からのＦＡＸ文書の処理実績の数が多い方から催促順位が定められている。すなわち、催促順位の第１位は２００回処理した経験のあるＺさん、第２位は１０回処理した経験のあるＸさん、第３位は１回処理した経験のあるＹさんである。
なお、回覧リスト９０には、回覧催促の順位に紐付けてステイタスも記録される。ステイタスには、回覧催促に対してスタッフから示された意思（例えばスキップ、担当者）が記録される。
本実施の形態では、処理実績のあるスタッフが取得者候補として抽出されるため、機械的な決定手法の場合のような不慣れなスタッフが担当者としてＦＡＸ文書を処理する事態を回避できる。結果的に、業務全体のスループットの低下を抑制できる。 The circulation list 90 is prepared for each receiver number as described above. The circulation list 90 shown in (c) corresponds to the control number “2”. In the case of this example, the reminder order is determined from the one with the largest number of processing records of the fax document from the fax document receiving source number "987-654-3210" corresponding to the control number "2". That is, the first place in the reminder ranking is Mr. Z who has processed 200 times, the second place is Mr. X who has processed 10 times, and the third place is Mr. Y who has processed once.
In the circulation list 90, the status is also recorded in association with the order of the circulation reminder. The status records the intention (for example, skip, person in charge) indicated by the staff for the circulation reminder.
In the present embodiment, since the staff who has a processing record is extracted as the acquirer candidate, it is possible to avoid the situation where the unfamiliar staff processes the FAX document as the person in charge as in the case of the mechanical determination method. As a result, it is possible to suppress a decrease in the throughput of the entire business.

本作業例では、Ｘさん、Ｙさん、Ｚさんの３名は、いずれも文書処理システム１にログインしているものとする。このため、回覧催促制御部４４は、管理番号「２」のＦＡＸ文書が回覧リスト９０に従い順番に催促する。この例では、最初にＺさんが催促される。
図８は、回覧催促を受信したＺさんの端末３０の表示部に表示される作業画面６０の変化を説明する図である。（ａ）は処理ボタン６７が操作される場合の作業画面６０の例であり、（ｂ）はＦＡＸ文書の１つの担当を引き受けた後の作業画面６０の例である。 In this work example, it is assumed that Mr. X, Mr. Y, and Mr. Z are all logged in to the document processing system 1. Therefore, the circulation reminder control unit 44 urges the fax documents having the control number "2" in order according to the circulation list 90. In this example, Mr. Z is urged first.
FIG. 8 is a diagram illustrating a change in the work screen 60 displayed on the display unit of Mr. Z's terminal 30 that has received the circulation reminder. (A) is an example of the work screen 60 when the processing button 67 is operated, and (b) is an example of the work screen 60 after assuming one charge of the FAX document.

（ａ）に示すように、Ｚさんの端末３０の表示部には、管理番号「２」、「４」、「５」のＦＡＸ文書の処理の引き受けを促す作業画面６０が表示されている。ここでは、Ｚさんが管理番号「５」の処理を引き受けることにしたので、管理番号「５」のアイコン６５を選択した状態で、マウスポインタ７１で処理ボタン６７をクリックしている。このクリック操作は、通信手段を通じて更新データ保持部４７に通知され、回覧リスト９０に担当者として記録される。
クリック操作の後の作業画面６０からは、（ｂ）に示すように、管理番号「５」に対応するアイコン６５が消えている。
この作業例に示すように、Ｚさんは自分の意思で処理を引き受けており、機械的に担当が決定される場合と異なり、Ｚさん個人の業務負荷が反映された担当割りが可能になる。 As shown in (a), the display unit of Mr. Z's terminal 30 displays a work screen 60 for prompting the underwriting of the processing of the fax documents of the control numbers "2", "4", and "5". Here, since Mr. Z decides to undertake the processing of the management number "5", the processing button 67 is clicked with the mouse pointer 71 with the icon 65 of the management number "5" selected. This click operation is notified to the update data holding unit 47 through the communication means, and is recorded as a person in charge in the circulation list 90.
As shown in (b), the icon 65 corresponding to the control number "5" disappears from the work screen 60 after the click operation.
As shown in this work example, Mr. Z undertakes the processing on his own initiative, and unlike the case where the person in charge is determined mechanically, the person in charge can be assigned to reflect the individual work load of Mr. Z.

図９は、担当決定後のデータ例の変化を説明する図である。（ａ）は管理データ５０の例であり、（ｂ）は回覧リスト９０の例である。
（ａ）では、担当者となったＺさんによる処理が完了したことで管理データ５０の処理済管理欄５７が処理の完了を示す「Ｙｅｓ」に変化している。また、（ｂ）では、管理番号「５」の回覧リスト９０におけるＺさんのステイタスが「担当者」に変化している。 FIG. 9 is a diagram illustrating a change in the data example after the person in charge is determined. (A) is an example of the management data 50, and (b) is an example of the circulation list 90.
In (a), the processed management column 57 of the management data 50 is changed to “Yes” indicating the completion of the processing because the processing by Mr. Z who became the person in charge is completed. Further, in (b), the status of Mr. Z in the circulation list 90 of the control number "5" is changed to "person in charge".

・作業例２
前述の作業例１の場合では、回覧催促を受信したＺさんが処理を引き受けているが、この使用例では、Ｚさんが処理を引き受けない場合について説明する。
なお、回覧催促は、図７に示すデータ例に基づいて既に実行されているものとする。
図１０は、Ｚさんの作業画面６０の変化と回覧リスト９０の変化を説明する図である。（ａ）及び（ｂ）は回覧開始日時が経過した場合の作業画面６０の表示例であり、（ｃ）は回覧リスト９０の例である。・ Work example 2
In the case of the above-mentioned work example 1, Mr. Z who received the circulation reminder undertakes the processing, but in this usage example, a case where Mr. Z does not undertake the processing will be described.
It is assumed that the circulation reminder has already been executed based on the data example shown in FIG.
FIG. 10 is a diagram illustrating changes in the work screen 60 of Mr. Z and changes in the circulation list 90. (A) and (b) are display examples of the work screen 60 when the circulation start date and time have passed, and (c) is an example of the circulation list 90.

（ａ）の場合、Ｚさんの端末３０の表示部には、管理番号「２」、「４」、「５」のＦＡＸ文書の処理の引き受けを促す作業画面６０が表示されている。
図１０の場合、管理番号「２」のＦＡＸ文書についてのみ回覧開始日時を経過している。この使用例の場合、回覧開始日時は、より積極的に処理の引き受けを促す表示を開始するための基準日時として与えられている。
図１０では、回覧リスト９０の催促順位が１位であるＺさんの作業画面６０には、管理番号「２」のＦＡＸ文書に対応するアイコン６５に注意喚起のための記号７２と説明文７３が表示されている。
この表示が現れることで、Ｚさんは、処理の引き受けを促されているＦＡＸ文書の中では、管理番号「２」のＦＡＸ文書の処理を優先すべきことを知ることができる。 In the case of (a), the display unit of Mr. Z's terminal 30 displays a work screen 60 for prompting the underwriting of the processing of the fax documents of the control numbers "2", "4", and "5".
In the case of FIG. 10, the circulation start date and time has passed only for the fax document having the control number “2”. In the case of this usage example, the circulation start date and time is given as a reference date and time for starting the display prompting the underwriting of processing more positively.
In FIG. 10, on the work screen 60 of Mr. Z, who has the highest reminder order in the circulation list 90, the icon 65 corresponding to the fax document of the control number “2” has a symbol 72 and a description 73 for calling attention. It is displayed.
By displaying this display, Mr. Z can know that the processing of the fax document having the control number "2" should be prioritized among the fax documents for which the processing is urged to be underwritten.

ただし、Ｚさんは、管理番号「２」の処理を引き受けることができないので、（ｂ）示すように、管理番号「２」のアイコン６５を選択した状態で、マウスポインタ７１でスキップボタン６８をクリックしている。
このクリック操作は、通信手段を通じて更新データ保持部４７に通知され、（ｃ）に示すように回覧リスト９０にスキップとして記録される。
この作業例に示すように、Ｚさんは自分の意思で処理の引き受けを断ることができ、機械的に担当が決定される場合と異なり、Ｚさん個人の業務負荷が反映された担当割りが可能になる。 However, Mr. Z cannot undertake the processing of the control number "2", so as shown in (b), with the icon 65 of the control number "2" selected, click the skip button 68 with the mouse pointer 71. doing.
This click operation is notified to the update data holding unit 47 through the communication means, and is recorded as a skip in the circulation list 90 as shown in (c).
As shown in this work example, Mr. Z can refuse to underwrite the processing at his own will, and unlike the case where the person in charge is determined mechanically, it is possible to assign the person in charge that reflects the individual work load of Mr. Z. become.

図１１は、Ｘさんの作業画面６０の変化と回覧リスト９０の変化を説明する図である。（ａ）及び（ｂ）は回覧開始日時が経過した場合の作業画面６０の表示例であり、（ｃ）は回覧リスト９０の例である。
Ｘさんは、管理番号「２」のＦＡＸ文書についての回覧リスト９０の２番目の順位に位置する。管理番号「２」のＦＡＸ文書における回覧開始日時は経過しているので、Ｘさんの作業画面６０でも、管理番号「２」のＦＡＸ文書に対応するアイコン６５には注意喚起のための記号７２と説明文７３が表示されている。
Ｘさんは、自分の業務負荷を考慮して処理を引き受けるか否かを判断するが、この例では、（ｂ）に示すように、マウスポインタ７１でスキップボタン６８をクリックしている。
このため、（ｃ）に示す回覧リスト９０のうちＸさんに対応するステイタスにはスキップが記録される。 FIG. 11 is a diagram illustrating changes in the work screen 60 of Mr. X and changes in the circulation list 90. (A) and (b) are display examples of the work screen 60 when the circulation start date and time have passed, and (c) is an example of the circulation list 90.
Mr. X is in the second rank of the circulation list 90 for the fax document having the control number "2". Since the circulation start date and time for the fax document with control number "2" has passed, even on Mr. X's work screen 60, the icon 65 corresponding to the fax document with control number "2" has a symbol 72 for calling attention. The explanation 73 is displayed.
Mr. X decides whether or not to undertake the processing in consideration of his own work load. In this example, as shown in (b), the skip button 68 is clicked with the mouse pointer 71.
Therefore, the skip is recorded in the status corresponding to Mr. X in the circulation list 90 shown in (c).

催促順位が２番目のＸさんも処理のスキップを選択すると、催促順位が３番目のＹさんに対して処理の引き受けを促す回覧催促が発せられる。ここでは、Ｙさんも管理番号「２」のＦＡＸ文書の処理のスキップを選択したものとする。すなわち、取得者候補の全員が処理のスキップを選択したものとする。
図１２は、取得者候補の全員が処理のスキップを選択した場合の回覧リスト９０のデータ例を示す図である。図１２に示すように、管理番号「２」のＦＡＸ文書に対応する回覧リスト９０のステイタスは全てスキップとなる。
つまり、過去に処理経験がある３人のスタッフのいずれもが処理の引き受けを断っている。 If Mr. X, who has the second reminder order, also selects to skip the process, a circulation reminder is issued to urge Mr. Y, who has the third reminder order, to underwrite the process. Here, it is assumed that Mr. Y also selects to skip the processing of the fax document having the control number "2". That is, it is assumed that all the acquirer candidates have selected to skip the process.
FIG. 12 is a diagram showing a data example of the circulation list 90 when all the acquirer candidates select skip processing. As shown in FIG. 12, all the statuses of the circulation list 90 corresponding to the fax document of the control number "2" are skipped.
In other words, all three staff members who have processing experience in the past have refused to underwrite the processing.

このままでは、管理番号「２」のＦＡＸ文書の担当者がいつまでも特定されない可能性があるので、回覧催促制御部４４は、予め登録されている管理者に対して、管理番号「２」のＦＡＸ文書について取得者候補の全員が処理を引き受けなかった旨を通知する。
図１３は、管理者が操作する端末３０の表示部に表示されるポップアップ画面１００の一例を示す図である。
ポップアップ画面１００の欄１０１には、回覧催促を経ても担当者が決定しなかった事実と決定しなかったＦＡＸ文書の管理番号とが記述されている。ポップアップ画面１００には、状況を確認した管理者が操作するＯＫボタン１０２と、処理の引き受けを個別に指示するための指示ボタン１０３とが用意される。このポップアップ画面１００の表示により、管理者は、担当者を決めるべき案件が存在することを見落とさずに済み、顧客満足度の低下を未然に防ぐことができる。
なお、取得者候補であるＸさん、Ｙさん、Ｚさんのステイタスがいずれもスキップとなったことは、管理者への通知が開始される特定の条件を満たすことに相当する。 If nothing is done, the person in charge of the fax document with the control number "2" may not be specified indefinitely. Therefore, the circulation reminder control unit 44 sends the fax document with the control number "2" to the administrator registered in advance. Notify that all of the acquirer candidates did not undertake the processing.
FIG. 13 is a diagram showing an example of a pop-up screen 100 displayed on the display unit of the terminal 30 operated by the administrator.
In column 101 of the pop-up screen 100, the fact that the person in charge did not decide even after the circulation reminder and the management number of the FAX document that did not decide are described. The pop-up screen 100 is provided with an OK button 102 operated by an administrator who has confirmed the situation, and an instruction button 103 for individually instructing underwriting of processing. By displaying the pop-up screen 100, the manager does not overlook the existence of a matter for which the person in charge should be decided, and can prevent a decrease in customer satisfaction.
The fact that the statuses of Mr. X, Mr. Y, and Mr. Z, who are candidates for acquisition, are all skipped corresponds to the condition that the specific condition for starting the notification to the administrator is satisfied.

＜実施の形態２＞
実施の形態１では、回覧リスト９０の上位者がスキップ操作した場合に次の順位者に対して回覧催促が順番に通知されていく場合を想定しているが、回覧リスト９０に記載されている全員に一斉に回覧催促を通知してもよい。
この催促手法を採用すると、自身が取得者候補になっているＦＡＸ文書の存在に早く気づくことができ、自発的な処理の引き受けを促すことができる。
この場合には、１つのＦＡＸ文書に対して複数人が処理の引き受けを入力することが可能になるので、処理の引き受けがあった場合にその状況を他の取得者候補に通知する仕組みが必要になる。 <Embodiment 2>
In the first embodiment, it is assumed that when a higher-ranking person in the circulation list 90 skips, the next-ranked person is notified in order of the circulation reminder, but it is described in the circulation list 90. You may notify everyone at once of the circulation reminder.
By adopting this reminder method, it is possible to quickly notice the existence of a fax document for which the person is a candidate for acquisition, and to encourage voluntary underwriting of processing.
In this case, since it is possible for multiple people to input the underwriting of processing for one FAX document, it is necessary to have a mechanism to notify other acquisition candidates of the situation when the processing is underwritten. become.

図１４は、いずれかのスタッフが処理を引き受けた旨を他のスタッフに通知する作業画面６０の例を示す図である。
この作業画面では、管理番号「５」に対応するＦＡＸ文書の処理をＺさんが引き受けたので、「文書５はＺさんが担当します。」とのポップアップ画面７４が表示されている。前述の作業例であれば、このポップアップ画面７４は、Ｚさんを除く取得者候補、すなわちＸさんとＹさんの作業画面６０に表示される。 FIG. 14 is a diagram showing an example of a work screen 60 for notifying another staff member that one of the staff members has undertaken the processing.
On this work screen, since Mr. Z has undertaken the processing of the fax document corresponding to the management number "5", a pop-up screen 74 "Mr. Z is in charge of document 5" is displayed. In the above-mentioned work example, the pop-up screen 74 is displayed on the work screens 60 of the acquirer candidates excluding Mr. Z, that is, Mr. X and Mr. Y.

また、複数人の取得者候補に一斉に回覧催促が通知される場合には、これら複数人の取得者候補をグループとするグループメール機能によってスタッフ間での調整を可能としてもよいし、グループ内での投票によってスタッフ間での調整を可能としてもよい。
この際、自身が処理を引き受け可能な日時に関する情報（例えば「明日であれば対応可能」等のテキスト）を相互に送信できるようにしてもよい。換言すると、条件付きのスキップ機能を用意してもよい。 In addition, when a circulation reminder is notified to a plurality of acquirer candidates at the same time, coordination among staff members may be possible by a group mail function in which these multiple acquirer candidates are grouped, or within the group. Coordination among staff may be possible by voting in.
At this time, information on the date and time when the process can be undertaken by itself (for example, a text such as "Available tomorrow") may be mutually transmitted. In other words, a conditional skip function may be provided.

＜他の実施の形態＞
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されない。上記実施の形態に、種々の変更又は改良を加えたものも、本発明の技術的範囲に含まれることは、特許請求の範囲の記載から明らかである。 <Other embodiments>
Although the embodiments of the present invention have been described above, the technical scope of the present invention is not limited to the scope described in the above embodiments. It is clear from the description of the claims that the above-described embodiment with various modifications or improvements is also included in the technical scope of the present invention.

例えば回覧リスト９０の作成の際に又は回覧リスト９０に基づく回覧催促の際に予め特定のスタッフを除外者として設定できるようにしてもよい。例えば産休、育休、病気、介護等で休暇中のスタッフを除外者として設定できる。これらのスタッフは、事実上、処理の引き受けが困難なためである。 For example, when creating the circulation list 90 or when urging the circulation based on the circulation list 90, a specific staff member may be set as an exclusion person in advance. For example, staff who are on vacation due to maternity leave, childcare leave, illness, long-term care, etc. can be set as excluded persons. This is because these staff members are effectively difficult to underwrite.

また、前述の実施の形態では、ＦＡＸ文書の属性（例えばＦＡＸ文書の目的が問い合わせか、発注か、納品か、確認か）によらず回覧催促の送信までの判断期間が共通であったが、属性に応じて異なる判断期間を設けてもよい。なお、属性に関する情報は、テキスト認識機能を使用してＦＡＸ文書中から抽出してもよい。 Further, in the above-described embodiment, the judgment period until the transmission of the circulation reminder is common regardless of the attributes of the fax document (for example, whether the purpose of the fax document is inquiry, order, delivery, or confirmation). Different judgment periods may be provided depending on the attributes. Information about the attributes may be extracted from the FAX document by using the text recognition function.

また、前述の実施の形態では、処理実績の数に応じて取得者候補の催促順位を定めているが、ＦＡＸ文書の属性に応じて取得者候補の催促順位を定めてもよい。 Further, in the above-described embodiment, the reminder order of the acquirer candidates is determined according to the number of processing results, but the reminder order of the acquirer candidates may be determined according to the attributes of the FAX document.

また、前述の実施の形態では、催促順位が上位の取得者候補がスキップを選択した場合に次に催促順位が高い取得者候補に順番に回覧催促を送信しているが、予め定めた順位以上の取得者候補がスキップを選択した場合には残る複数人の取得者候補に対して一斉に回覧催促を送信してもよい。 Further, in the above-described embodiment, when the acquirer candidate having the highest reminder order selects skip, the circulation reminder is transmitted in order to the acquirer candidate having the next highest reminder order, but the order is higher than the predetermined order. If the candidate for the acquirer selects skip, the circulation reminder may be sent to the remaining multiple candidates for the acquirer all at once.

また、前述の実施の形態では、ＦＡＸ文書の受信日時を基準に回覧開始日時５４（図４参照）や処理期限５５（図４参照）を定めているが、ＦＡＸ文書中で指定された処理期限を基準に回覧開始日時５４や処理期限５５を定めてもよい。ここでの処理期限は、前述したテキスト認識機能を用いてＦＡＸ文書から抽出してもよいし、テキスト認識機能と人工知能を組み合わせてＦＡＸ文書の文脈から特定してもよい。 Further, in the above-described embodiment, the circulation start date and time 54 (see FIG. 4) and the processing deadline 55 (see FIG. 4) are set based on the reception date and time of the fax document, but the processing deadline specified in the fax document is set. The circulation start date and time 54 and the processing deadline 55 may be set based on the above. The processing deadline here may be extracted from the FAX document using the text recognition function described above, or may be specified from the context of the FAX document by combining the text recognition function and artificial intelligence.

また、前述の実施の形態では、通信回線を通じて受信したＦＡＸ文書の担当者の決定を支援する場合について説明したが、ネットワークを通じて受信される電子メール、帳票類、画像ファイル等の電子文書の担当者の決定を支援する場合にも利用できる。なお、電子文書が電子メールの場合、ヘッダ情報を使用して受信した電子メールの属性情報を抽出することができる。また、帳票類や画像ファイルの場合、テキスト認識機能等を用いて属性情報を抽出したり特定したりしてもよい。 Further, in the above-described embodiment, the case of supporting the determination of the person in charge of the FAX document received through the communication line has been described, but the person in charge of the electronic document such as the e-mail, the form, the image file, etc. received through the network has been described. It can also be used to assist in making decisions. When the electronic document is an e-mail, the attribute information of the received e-mail can be extracted by using the header information. Further, in the case of forms and image files, attribute information may be extracted or specified by using a text recognition function or the like.

１…文書処理システム、１０…情報データベース、２０…管理サーバ、３０…端末、３１…回覧催促受信部、３２…担当文書処理部、４１…文書受信部、４２…文書格納部、４３…閲覧ルール設定部、４４…回覧催促制御部、４５…回覧リスト保持部、４６…回覧リスト生成更新部、４７…更新データ保持部、４８…管理者登録部、５０…管理データ、６０…作業画面、８０…処理実績データ、９０…回覧リスト 1 ... Document processing system, 10 ... Information database, 20 ... Management server, 30 ... Terminal, 31 ... Circulation reminder receiving unit, 32 ... Document processing unit in charge, 41 ... Document receiving unit, 42 ... Document storage unit, 43 ... Browsing rules Setting unit, 44 ... Circulation reminder control unit, 45 ... Circulation list holding unit, 46 ... Circulation list generation update unit, 47 ... Update data holding unit, 48 ... Administrator registration unit, 50 ... Management data, 60 ... Work screen, 80 … Processing record data, 90… Circulation list

Claims

担当者が特定されていない未処理状態の電子文書のうち特定の条件を満たす電子文書の管理データを取得する取得手段と、
前記管理データと処理実績データとに基づいて前記電子文書の取得者候補を特定する特定手段と、
前記特定手段が特定した取得者候補へ、前記電子文書の取得を催促する催促手段と
を有し、
前記催促手段は、取得者候補が前記電子文書を取得しなかった場合、前記特定手段が特定した取得者候補以外の取得者候補へ当該電子文書の取得を促すこと
を特徴とする文書処理システム。 An acquisition method for acquiring management data of electronic documents that satisfy specific conditions among unprocessed electronic documents for which the person in charge has not been specified, and
A specific means for identifying a candidate for an acquirer of the electronic document based on the management data and the processing record data, and
It has a reminder means for urging the acquirer candidate specified by the specific means to acquire the electronic document.
The reminder means is a document processing system characterized in that, when an acquirer candidate does not acquire the electronic document, an acquirer candidate other than the acquirer candidate specified by the specific means is urged to acquire the electronic document.

取得者候補は、催促のあった前記電子文書の取得の可否を回答できる、請求項１に記載の文書処理システム。 The document processing system according to claim 1, wherein the acquirer candidate can answer whether or not the electronic document has been urged to be acquired.

前記電子文書を取得しなかった取得者候補は、他の取得者候補を指名することができる、請求項２に記載の文書処理システム。 The document processing system according to claim 2, wherein the acquirer candidate who did not acquire the electronic document can appoint another acquirer candidate.

前記催促手段は、催促中の取得者候補が前記電子文書を取得しなかった場合、催促順位が次に高い取得者候補に当該電子文書の取得を催促する通知を行う、請求項２に記載の文書処理システム。 The reminder means according to claim 2, wherein when the reminder acquirer candidate does not acquire the electronic document, the reminder means notifies the acquirer candidate having the next highest reminder order to acquire the electronic document. Document processing system.

取得者候補からの前記回答が特定の条件を満たす場合、当該条件が満たされた旨を管理者に通知する、請求項３又は４に記載の文書処理システム。 The document processing system according to claim 3 or 4, wherein when the answer from the acquirer candidate satisfies a specific condition, the administrator is notified that the condition is satisfied.

前記催促手段は、複数の取得者候補に前記電子文書の取得を促す、請求項１に記載の文書処理システム。 The document processing system according to claim 1, wherein the reminder means urges a plurality of acquirer candidates to acquire the electronic document.

前記催促手段は、担当者が決定した場合には、当該担当者を除く前記複数の取得者候補に当該決定を通知する、請求項６に記載の文書処理システム。 The document processing system according to claim 6, wherein the reminder means notifies the plurality of acquirer candidates excluding the person in charge of the decision when the person in charge decides.

前記催促手段は、前記複数の取得者候補による担当者の決定を支援する、請求項７に記載の文書処理システム。 The document processing system according to claim 7, wherein the reminder means supports the determination of a person in charge by the plurality of acquirer candidates.

取得者候補からの除外者を予め設定できる、請求項１に記載の文書処理システム。 The document processing system according to claim 1, wherein a person excluded from the acquirer candidates can be set in advance.

前記電子文書の属性に応じて予め定めた期間又は催促順位を設定できる、請求項１に記載の文書処理システム。 The document processing system according to claim 1, wherein a predetermined period or reminder order can be set according to the attributes of the electronic document.

コンピュータに、
担当者が特定されていない未処理状態の電子文書のうち特定の条件を満たす電子文書の管理データを取得する機能と、
前記管理データと処理実績データとに基づいて前記電子文書の取得者候補を特定する機能と、
前記特定する機能が特定した取得者候補へ前記電子文書の取得を催促する機能であり、取得者候補が当該電子文書を取得しなかった場合、特定された取得者候補以外の取得者候補へ当該電子文書の取得を促す機能と
を実行させるためのプログラム。 On the computer
A function to acquire management data of electronic documents that satisfy specific conditions among unprocessed electronic documents for which the person in charge has not been specified, and
A function to identify a candidate for an acquirer of the electronic document based on the management data and the processing record data, and
The specific function is a function for urging the specified acquirer candidate to acquire the electronic document, and when the acquirer candidate does not acquire the electronic document, the acquirer candidate other than the specified acquirer candidate is concerned. A program for executing functions that encourage the acquisition of electronic documents.