JP6097428B1

JP6097428B1 - 報告書作成支援システム

Info

Publication number: JP6097428B1
Application number: JP2016049133A
Authority: JP
Inventors: 雄一稲葉
Original assignee: ナレッジスイート株式会社
Priority date: 2016-03-14
Filing date: 2016-03-14
Publication date: 2017-03-15
Anticipated expiration: 2036-03-14
Also published as: JP2017167579A

Abstract

【課題】最小限の費用及び変更のみで、社員等の報告書作成業務の労力を軽減することができる、報告書作成支援システムを提供する。【解決手段】スケジュール取得機能２２１は、汎用のスケジュール管理支援サービスを行う外部のスケジュール管理サーバにアクセスして、利用者がスケジュール管理サーバにイベント毎に登録した登録スケジュール情報から所定のスケジュール項目を取得し、その所定のスケジュール項目を用いて該イベント毎に取得スケジュール情報を生成する。報告書作成支援機能２１１ａは、報告項目を入力するための入力欄を有する報告書フォーム６００を、イベント毎に自動生成する。自動記入機能３０３は、報告書フォーム６００の入力欄に入力する報告項目を、取得スケジュール情報に含まれるスケジュール情報から選別して、その入力欄に自動入力する。【選択図】図３

Description

この発明は、複数の報告項目を含む報告書を利用者が電子的に作成する際の作成支援を行う、報告書作成支援システムに関する。

近年、社員等のスケジュール管理を、グループウエアシステムを利用して行う企業等が増加している。グループウエアシステムを利用することにより、各社員等のスケジュールを包括的に管理することが容易になって、商談等の予定を重複して設定することの防止や、出席予定者のスケジュールに併せて会議の日時を設定したりすること等を、効率的に行える。グループウエアシステムを用いてスケジュールを管理する技術としては、例えば下記特許文献１に開示されたものが知られている。

また、近年、営業担当社員等の活動を、ＳＦＡ（ＳａｌｅｓＦｏｒｃｅＡｕｔｏｍａｔｉｏｎ）システムを利用して支援する企業等が増加している。ＳＦＡシステムを使用して、各営業担当社員の商談情報や報告書（例えば、日報）を管理したり、顧客情報を一括管理したりすることで、営業活動の効率向上等を図ることができる。ＳＦＡシステムを用いて営業支援を行う技術としては、例えば下記特許文献２に開示されたものが知られている。

特開２００９−１６９８２２号公報特開２００８−１５６５４号公報

通常、ＳＦＡシステムを導入した企業等では、営業担当社員等に、報告書の作成・提出が義務づけられる。例えば、営業担当社員が１日に複数個所の訪問先を訪れた場合、その営業担当社員は、全ての訪問先について、個別に日報を作成して提出しなければならない。このため、従来のＳＦＡシステムには、各社員の報告書作成業務に対する負担が増大するという欠点がある。

また、提出する報告書の件数が多い場合等に、一部の報告書の作成・提出を忘れてしまうおそれもある。

更に、営業担当社員等は、スケジュールの登録時に比べて、報告書の作成を簡単に済ましてしまいがちである。すなわち、営業担当社員等は、スケジュール管理サービスを利用してスケジュールを登録する際には、訪問する担当者名や目的、持ち物等に間違いの無いよう、備忘録等を詳細に記載することが多い。その一方で、活動の報告を行う際には、その活動は過去のものになってしまっているため、簡単な報告書で済ましてしまう傾向がある。そして、現状ではスケジュールの行動と業務報告を紐づける手段が無いため、営業担当社員等がスケジュール登録時に記録した詳細な情報は、報告先（例えば、その営業担当社員の上司）に伝わり難い。

このような欠点を解消するために、グループウエアシステムとＳＦＡシステムとを統合することも考えられる。これらのシステムを統合して、スケジュール管理と報告書作成とを同一システムで行えば、スケジュール管理のために社員等が入力したデータを利用して報告書を作成することも可能であると考えられる。

しかしながら、グループウエアシステムとＳＦＡシステムとを統合システムに変更しようとすると、その企業等の営業担当社員等は、従来より利用していたサービスからの変更を、グループウエアとＳＦＡとの両方について、同時に迫られることとなる。このため、このような統合システムを導入しようとすると、その導入初期に、業務の混乱を来す可能性がある。

また、多くの場合、グループウエアシステムは、その企業等の略全社員が利用するのに対して、ＳＦＡシステムを利用するのは主として営業担当社員であり、従って、社員の一部のみである。このため、ＳＦＡの欠点を解消するためにグループウエアまでも変更することは、導入時の混乱や導入費用等の点から、効率的で無い。

この発明の課題は、最小限の費用及び変更のみで、社員等の報告書作成業務の労力を軽減することができる報告書作成支援システムを提供することにある。

かかる課題を解決するために、請求項１の発明に係る報告書作成支援システムは、複数の報告項目を含む報告書を通信端末の利用者が電子的に作成する際の作成支援を行う支援サーバを有する報告書作成支援システムであって、汎用のスケジュール管理支援サービスを行う外部のスケジュール管理サーバにログインするために前記通信端末の利用者に付与された認証情報を前記支援サーバ内に保存しておき、該認証情報を用いた該スケジュール管理サーバへのログインを該支援サーバに行わせて、前記利用者が該スケジュール管理サーバにイベント毎に登録した登録スケジュール情報から所定のスケジュール項目を取得し、該所定のスケジュール項目を用いて該イベント毎に取得スケジュール情報を生成するスケジュール取得機能と、前記報告項目を入力するための入力欄を有する報告書フォームを、該イベント毎に自動生成する報告書フォーム作成機能と、前記報告書フォームの前記入力欄に入力する前記報告項目を、前記取得スケジュール情報に含まれる前記スケジュール項目から選別して、当該入力欄に自動入力する自動記入機能と、該自動記入機能で自動入力が行われた前記報告書フォームを前記通信端末に表示させる表示機能と、を備え、前記スケジュール取得機能は、別個独立のスケジュール管理支援サービスを行う複数の前記スケジュール管理サーバにそれぞれアクセスし、それぞれの該スケジュール管理サーバから前記登録スケジュール情報を取得して、前記取得スケジュール情報を生成する、ことを特徴とする。

請求項２の発明は、請求項１に記載の構成に加え、前記取得スケジュール情報は、前記登録スケジュール情報から取得した前記スケジュール項目として、前記イベントの実行日時情報を含み、且つ、前記報告書フォーム作成機能は、該実行日時情報に基づいて決定されたタイミングに達したときに、当該イベントの前記報告書フォームを自動生成する、ことを特徴とする。

請求項３の発明は、請求項２に記載の構成に加え、前記報告書フォーム作成機能は、前記イベントの終了日時に達した時又はそれよりも後に、当該イベントの前記報告書フォームを自動生成することを特徴とする。

請求項１の発明によれば、汎用サービスを行う外部のスケジュール管理サーバに支援サーバがアクセスして所定のスケジュール項目をイベント毎に取得し、そのスケジュール項目を報告書の報告項目として記入するので、利用するスケジュール管理支援サービスを変更すること無しに、報告書の作成支援を行うことができる。従って、請求項１の発明によれば、最小限の費用及び変更のみで報告書作成支援サービスを導入することができ、これにより、報告業務の入力の効率化が可能になり、報告業務の定着化を可能にすることができる。
また、請求項１の発明によれば、１つの報告書作成支援システムが、複数のスケジュール管理支援サーバに対応できる。このため、請求項１の発明によれば、１つの企業等が複数種類のスケジュール管理支援サービスを併用している場合でも、１つの報告書作成支援システムで対応でき、更には、１つの報告書作成支援システムが、互いに異なるスケジュール管理支援サービスを利用している複数の企業等に、報告書作成支援サービスを提供することができる。従って、請求項１の発明によれば、報告書作成支援を更に安価に実現することができる。

加えて、請求項１の発明によれば、イベント毎に報告書フォームを自動生成するので、報告書の作成・提出を忘れてしまう可能性を低減できる。

請求項２の発明によれば、そのイベントの実行日時に応じたタイミングで報告書フォームを自動作成するので、報告書の作成・提出を忘れてしまう可能性を更に低減できる。

請求項３の発明によれば、そのイベントの終了日時又はそれよりも後に報告書フォームを自動作成して報告書を作成できる状態にするので、報告書の作成・提出を忘れてしまう可能性を更に低減できる。

この発明の実施の形態１に係る報告書作成支援システムのネットワーク構成を示す概念図である。同実施の形態１に係る報告書作成支援システムの機能構成を概念的に示すブロック図である。同実施の形態１に係る報告書作成支援システムの要部機能構成を示すブロック図である。同実施の形態１に係るグループウエアシステムのスケジュール登録画面を示す概念図である。同実施の形態１に係る報告書作成支援システムのスケジュール取得機能を説明するための表である。同実施の形態１に係る報告書作成支援システムの報告書作成画面を示す概念図である。

以下、この発明の実施の形態１について、図面を参照して説明する。

図１は、この実施の形態１に係る報告書作成支援システムのネットワーク構成を示す概念図である。

図１に示したように、この実施の形態１に係るネットワーク１００は、ＳＦＡシステム１１０と、グループウエアシステム１２０と、複数の通信端末１３０とを含む。これらシステム１１０，１２０や通信端末１３０は、例えばインターネット１４０を介して相互接続される。なお、通信網は、例えばＬＡＮ(Local Area Network)等の他の種類の通信網であっても良いし、複数の通信網の併用であっても良い。

ＳＦＡシステム１１０は、この発明の「報告書作成支援システム」に相当し、報告書の作成・提出等の営業支援サービスを行うサーバである（詳細は後述）。

グループウエアシステム１２０は、この発明の「スケジュール管理サーバ」に相当し、スケジュール管理サービスを行う（詳細は後述）。この実施の形態１では、このグループウエアシステム１２０は、ＳＦＡシステム１１０のサービスとは別個独立のサービスとして、スケジュール管理サービスを提供しているものとする。なお、図１では、グループウエアシステム１２０を１個のみ示したが、１つのＳＦＡシステム１１０が複数種類のスケジュール管理サービスから情報を収集することも可能である。

通信端末１３０は、インターネット１４０を介してＳＦＡシステム１１０やグループウエアシステム１２０にアクセスし、これらのシステム１１０，１２０のサービスを受けるための端末である。通信端末１３０としては、例えば、パーソナルコンピュータ、スマートフォン、タブレット端末、携帯電話機等を利用できるが、他の種類の通信端末であっても良い。

この実施の形態１では、各通信端末１３０の利用者が、同一企業に属する営業担当社員であり、且つ、それぞれの営業担当社員が、ＳＦＡシステム１１０とグループウエアシステム１２０の両方を利用している場合を例に採って説明する。

図２は、図１に示したＳＦＡシステム１１０の機能構成を概念的に示すブロック図である。図２に示したように、このＳＦＡシステム１１０は、営業支援部２１０と、外部情報取得部２２０とを備えている。これら営業支援部２１０及び外部情報取得部２２０は、ハードウエア的に構築することも可能であるが、通常はソフトウエア的に構築する。また、営業支援部２１０及び外部情報取得部２２０は、同一のサーバコンピュータに構築しても良いし、コンピュータの負荷を低減するために別々のサーバコンピュータに構築しても良い。

営業支援部２１０は、企業の営業活動の補助・管理を行う機能ブロックであり、顧客管理機能２１１、商談管理機能２１２、集計・分析機能２１３等を含む。

ここで、顧客管理機能２１１は、顧客に関連する情報を包括的に管理する機能であり、報告書作成支援機能２１１ａ（詳細は後述）や、顧客情報管理機能２１１ｂ（すなわち、顧客企業の社名、住所等の企業情報を管理する機能）等を含む。

また、商談管理機能１２２は、受注の見込み売上、商品カタログ、受注契約の内容等を管理する機能である。

集計・分析機能２１３とは、売上に関するデータの蓄積・管理等を行う機能である。

一方、図２において、外部情報取得部２２０は、汎用サービスを提供している外部サーバ等から各種情報を取得して営業支援部２１０に提供する機能ブロックであり、スケジュール取得機能２２１や、位置情報取得機能２２２等を含む。

ここで、スケジュール取得機能２２１は、グループウエアシステム１２０（図１参照）から、営業担当社員（すなわち、通信端末１３０の利用者）が登録したスケジュール情報を取得する（詳細は後述）。このために、スケジュール取得機能２２１は、各営業担当社員がグループウエアシステム１２０を利用するためのＩＤ（識別番号）やパスワード等を保存している。

位置情報取得機能２２２は、営業支援部２１０の顧客管理機能２１１に設けた顧客情報管理機能２１１ｂから、顧客の住所情報を受け取った後、ジオコーディングサービスを提供する外部の汎用ジオコーディングサーバにアクセスして、この住所情報に対応する緯度・経度情報を取得し、その緯度・経度情報を顧客情報管理機能２１１ｂに送る。これにより、この顧客情報管理機能２１１ｂは、顧客情報に、その顧客の所在地を地図表示する機能を付加できる。

上述のように、ＳＦＡシステム１１０の営業支援部２１０は顧客管理機能２１１を備えており、この顧客管理機能２１１は、報告書作成支援機能２１１ａを備えている。この報告書作成支援機能２１１ａの機能構成を、図３に示す。

図３に示したように、この報告書作成支援機能２１１ａは、報告書フォーム作成機能３０１、日時管理機能３０２、自動記入機能３０３、手動記入機能３０４、報告実行機能３０５等を備えている。上述のように、この実施の形態１では、報告書作成支援機能２１１ａをＳＦＡシステム１１０に設けたが、この報告書作成支援機能２１１ａの一部又は全部を各通信端末１３０に設けることも可能である。

報告書フォーム作成機能３０１は、イベント毎の報告書フォームを作成する機能である。

ここで、報告書フォームとは、報告書の各項目を通信端末１３０に入力するためのフォームであり、１つの報告書フォームは１つの報告書に相当する（後述の図６参照）。この報告書フォームは、通信端末１３０の画面にブラウザ等を用いて表示させることができ、この画面を用いて、営業担当社員が報告項目を確認・手入力等することができる。

また、イベントとは、営業担当社員が報告書を作成する必要がある活動の単位であり、１つのイベントが、１つの報告書に対応する。

報告書フォームは、その通信端末１３０を使用する営業担当社員が手動で作成することもできるが、日時管理機能３０２の管理の下で、所定のタイミングで自動で作成することができる（詳細は後述）。例えば、そのイベントの終了日時や開始日時等を基準として、報告書フォームを自動生成するタイミングを決定することができる。

日時管理機能３０２は、イベント毎に、報告書フォームの作成タイミング等を管理する機能である。この実施の形態１では、この日時管理機能３０２が管理する日時の情報を、イベント毎に、グループウエアシステム１２０（図１参照）のスケジュール情報から取得する（詳細は後述）。

自動記入機能３０３は、報告書フォームに含まれる入力項目（すなわち報告項目）のうち、グループウエアシステム１２０（図１参照）のスケジュール情報から取得された項目を、自動記入する機能である（詳細は後述）。

手動記入機能３０４は、通信端末１３０の使用者（すなわち、営業担当社員）が、報告事項を報告書フォームに手入力したり、自動記入機能３０３が自動入力した報告事項を変更したりする機能である。

報告実行機能３０５は、報告書フォームをＳＦＡシステム１１０内に保存すると共に、この報告書フォームへの入力事項を、電子的な報告書として、報告先（例えば、その営業担当社員の上司）に提出するための処理を行う。

以下、この実施の形態１に係るシステム１１０，１２０の動作について、その使用手順に沿って説明する。

（１）グループウエアシステム１２０へのスケジュール登録処理
営業担当社員は、イベントのスケジュールが決定すると、自己の通信端末１３０を用いてグループウエアシステム１２０にアクセスし、その通信端末１３０にスケジュール登録画面４００を表示させる。図４は、スケジュール登録画面４００の一例を示す概念図である。図４に示したように、このスケジュール登録画面４００には、スケジュール項目を入力するための入力欄４０１〜４０９と、操作用のアイコン４１０，４１１とが、表示される。

図４のスケジュール登録画面４００において、「登録者」欄４０１には、そのスケジュールの担当者（ここでは営業担当社員）の所属部署及び氏名が入力される。

「件名」欄４０２には、そのイベントの種別が入力される。図４は、「件名」として、「顧客訪問」が設定された例である。

日時入力欄４０３には、「開始日時」と「終了日時」が入力・設定される。

「名称」欄４０４には、例えば訪問先企業等、そのイベントの対象となる企業・個人等の名前が入力される。

「住所」欄４０５には、「名称」欄４０４に入力した企業等の住所が入力される。

なお、この「名称」欄４０４や「住所」欄４０５は、アドレス帳のアイコン４１０をクリックして顧客名簿を表示させ、これに含まれる顧客名から選択することで、一括入力してもよい。

「ご担当」欄４０６には、「名称」欄４０４及び「住所」欄４０５に入力された企業等の担当者名が入力される。

「内容」欄４０７には、そのスケジュールに関するメモ欄であり、その営業担当社員が任意の文を入力する。

「ファイル」欄４０８は、そのスケジュール登録に電子ファイルを添付したい場合に使用する。

「通知」欄４０９は、そのスケジュールの開始日時が迫ったこと（或いは、その開始日時に達したこと）を営業担当社員に告知するためにアラームを使用したい場合に、そのアラームの発動日時を設定する欄である。

「登録」ボタン４１１は、このスケジュール登録画面に入力された情報を、グループウエアシステム１２０内のデータベース（図示せず）に登録・保存するためのアイコンである。

営業担当社員は、スケジュール登録画面の入力欄４０１〜４０９の一部又は全部にスケジュール項目を入力したのち、「登録」ボタン４１１をクリックする。これにより、これら入力欄４０１〜４０９に入力されたスケジュール項目が、そのイベントに附されたイベント番号と共に、グループウエアシステム１２０内のデータベース（図示せず）に保存される。

以下、スケジュール登録画面を用いて入力されたスケジュール情報を、「登録スケジュール情報」と記す。

このような登録スケジュール情報に基づいて、このグループウエアシステム１２０は、全営業担当社員のスケジュールをカレンダー化して通信端末１３０に表示させる処理や、営業担当社員毎のスケジュールを作成して通信端末１３０に表示させる処理等を行うことができる（何れも図示せず）。

（２）ＳＦＡシステム１１０によるスケジュール取得処理
ＳＦＡシステム１１０の外部情報取得部２２０は、上述のように、スケジュール取得機能２２１を備えている。また、このスケジュール取得機能２２１は、上述のように、各営業担当社員がグループウエアシステム１２０を利用するためのＩＤやパスワード等を保存している。

このスケジュール取得機能２２１は、予め定めたタイミングで、グループウエアシステム１２０にアクセスし、これらのＩＤやパスワード等を用いてログインする。スケジュール取得機能２２１がグループウエアシステム１２０にログインするタイミングは、例えば、所定時間毎であっても良いし、毎営業日の所定時刻であっても良いし、他のルールで定めたタイミングであっても良い。また、スケジュール取得機能２２１にグループウエアシステム１２０に定期的に自動ログインする機能に加えて（或いは、その機能に代えて）、各営業担当社員が、自己の通信端末１３０を操作して、ログインさせる機能を設けても良い。

このスケジュール取得機能２２１は、グループウエアシステム１２０にログインすると、その営業担当社員による登録スケジュール情報を、イベント毎且つスケジュール項目毎にチェックする。そして、チェックしたスケジュール項目の中に、未だ取得していないスケジュール項目や、前回のチェックから変更されたスケジュール項目が存在する場合は、それらのスケジュール項目を取得する。なお、ログインの度に、その営業担当社員が登録したスケジュール情報を全て取得することにしてもよい。

そして、スケジュール取得機能２２１は、取得したスケジュール項目を、内部のデータベース（図示せず）に保存する。図５は、スケジュール取得機能２２１に保存されたスケジュール項目をテーブル化して示す概念図である。図５に示したように、グループウエアシステム１２０から取得したスケジュール項目が、スケジュール情報単位毎（すなわち、イベント毎）に保存される。

以下、スケジュール取得機能２２１がイベント毎に取得した各スケジュール項目からなるスケジュール情報を、「取得スケジュール情報」と記す。

図５に示した取得スケジュール情報において、「イベント番号」５０１は、そのイベントを識別するための番号であり、スケジュール取得機能２２１が、各取得スケジュール情報に付与する。また、「開始日時」５０２は、登録スケジュール情報（図４参照）の日時入力欄４０３に含まれる「開始日時」へ入力されたデータであり、「終了日時」５０３は、同じく日時入力欄４０３の「終了日時」へ入力されたデータである。更に、「顧客名」５０４は「名称」欄４０４へ入力されたデータであり、「住所」５０５は「住所」欄４０５へ入力されたデータであり、「担当者」５０６は「ご担当」欄４０６へ入力されたデータであり、「登録者」５０７は「登録者」欄４０１へ入力されたデータであり、「備忘録」５０８は「内容」欄４０７へ入力されたデータであり、また、「添付ファイル」５０９は「ファイル」欄４０８で指定された電子ファイルである。

このように、この実施の形態１では、登録スケジュール情報（図４参照）のうち、日時入力欄４０３については、「開始日時」５０２と「終了日時」５０３とに分けて保存する。また、登録スケジュール情報の「登録者」欄４０１については、氏名のみを抽出して、保存する。このように、登録スケジュール情報の所定のスケジュール項目を、そのまま保存するのでは無く、所定の処理を施して保存しても良い。

更に、登録スケジュール情報に含まれるスケジュール項目の全てを、取得スケジュール情報に加える必要は無く、所定のスケジュール項目のみを選択的に取得しても良い。

なお、１つのＳＦＡシステム１１０が複数のグループウエアシステム１２０に対応する場合でも、この「取得スケジュール情報」のフォーマットは統一することが望ましい。これにより、報告書作成支援機能２１１ａの処理（後述）を簡単にできるからである。

そして、このスケジュール取得機能２２１は、取得スケジュール情報の中から、「終了日時」５０３を抽出する（図５参照）。この「終了日時」５０３は、対応する「イベント番号」５０１と共に、営業支援部２１０の顧客管理機能２１１へ送られる。顧客管理機能２１１が受信した「イベント番号」５０１及び「終了日時」５０３は、報告書作成支援機能２１１ａ内の日時管理機能３０２によって、管理される（後述）。
（３）ＳＦＡシステム１１０による報告書作成支援処理
報告書作成支援機能２１１ａ内の日時管理機能３０２は、スケジュール取得機能２２１から受け取った「終了日時」５０３を、イベント毎に、所定時間間隔でチェックする。そして、現在時刻が、何れかのイベントの「終了日時」に達したと判断したとき、この日時管理機能３０２は、報告書フォーム作成機能３０１及び自動記入機能３０３へ、イベント終了通知を、「イベント番号」５０１と共に送信する。

報告書フォーム作成機能３０１は、このイベント終了通知を受け取ると、その「イベント番号」５０１に対応する報告書の報告書フォームを、自動作成する。

また、自動記入機能３０３は、このイベント終了通知を受け取ると、そのイベント番号に対応する取得スケジュール情報を、スケジュール取得機能２２１から受け取る。そして、この自動記入機能３０３は、この取得スケジュール情報に含まれる各スケジュール項目を、報告書フォーム作成機能３０１が作成した報告書フォームの、対応する入力欄に、自動記入する。

図６は、この報告書フォーム６００の一例を示す概念図である。

図６に示したように、この報告書フォーム６００は、イベントの終了通知を受け取る度に、新規のワークシートとして自動生成され、これらワークシートのタブ６００ａには、そのイベント番号に応じて、「報告書１」、「報告書２」、「報告書３」等の見出しが附される。

そして、それぞれの報告書フォーム６００には、報告項目を入力するための入力欄６０１〜６０９と、操作用のアイコン６１０〜６１２とが、表示される。

図６の報告書フォーム６００において、「日付」欄６０１は、その報告書の作成日を入力する欄である。自動記入機能３０３は、この「日付」欄６０１に、取得スケジュール情報（図５参照）の「終了日時」５０３の日付部分を自動入力する。

「開始・終了日時」欄６０２は、そのイベントの開始日時と終了日時とを入力する欄である。自動記入機能３０３は、この「開始・終了日時」欄６０２に、取得スケジュール情報の「開始日時」５０２及び「終了日時」５０３の時刻部分を自動入力する。

「報告者」欄６０３は、報告者の氏名を入力する欄である。自動記入機能３０３は、この「報告者」欄６０３に、取得スケジュール情報の「登録者」５０７を自動記入する。

「訪問先」欄６０４は、訪問した企業等の名前及び住所を記入する欄である。自動記入機能３０３は、この「訪問先」欄６０４に、取得スケジュール情報の「顧客名」５０４及び「住所」５０５を自動記入する。

「担当者」欄６０５は、「訪問先」６０４の担当者を入力する欄である。自動記入機能３０３は、この「担当者」欄６０５に、取得スケジュール情報の「担当者」５０６を自動記入する。

「訪問種別」欄６０６は、その訪問の種別を示す欄であり、例えば初訪問／再訪問の区別等を入力する。ここで、スケジュール登録画面（図４参照）には、この「訪問種別」欄６０６に対応する入力欄が存在せず、従って、取得スケジュール情報（図５参照）には、対応するスケジュール項目が含まれていない。このため、自動記入機能３０３は、この「訪問種別」欄６０６への自動記入を行わない。

「重要度」欄６０７は、その訪問の重要度を示す欄であり、その重要度が数字や色で設定される。ここで、スケジュール登録画面（図４参照）には、この「重要度」欄６０７に対応する入力欄が存在せず、従って、取得スケジュール情報（図５参照）には、対応するスケジュール項目が含まれていない。このため、自動記入機能３０３は、この「重要度」欄６０７への自動記入を行わない。

「報告事項」欄６０８は、訪問の目的や成果等を記入する欄である。自動記入機能３０３は、「報告事項」欄６０８に、取得スケジュール情報の「備忘録」を自動記入する。

「ファイル」欄６０９は、そのスケジュール登録に電子ファイルを添付したい場合に使用する。自動記入機能３０３は、この「ファイル」欄６０９への自動記入は行わないが、取得スケジュール情報の「添付ファイル」５０９を自動添付する。これにより、この報告書フォーム６００には、添付ファイルのアイコン６１０が表示される。

「検索」アイコン６２０は、顧客名簿を表示させて顧客名及び住所を修正する際に使用する。

「提出」ボタン６１２は、この報告書フォーム６００に入力された情報から、電子的な報告書を作成して、上司等に提出する処理を行うためのアイコンである。

営業担当社員は、報告書フォーム６００の入力欄６０１〜６０５に自動入力された報告項目を確認し、必要に応じて修正する。例えば、その報告書の作成日がイベント終了日とは別の日である場合には、「日付」欄６０１を修正すれば良い。

更に、営業担当社員は、「訪問種別」欄６０６や「重要度」欄６０７の設定を行うと共に、「報告事項」欄６０８の修正・追加を行う。

そして、必要に応じて、添付ファイルの追加・削除を行ったあと、「提出」ボタンをクリックする。これにより、これらの報告項目に基づく報告書が電子的に作成されて、提出処理が行われる。

以上説明したように、この実施の形態１によれば、外部のグループウエアシステム１２０にアクセスして所定のスケジュール項目をイベント毎に取得し、そのスケジュール項目を報告書の報告項目として記入するので、グループウエアシステム１２０から受けるスケジュール管理サービスを変更すること無しに、報告書の作成支援を行うことができる。

また、この実施の形態１によれば、グループウエアシステム１２０に新規イベントが登録された場合に、そのイベントに対応する報告書の報告書フォーム６００を自動作成するので、利用者の負担を更に軽減できる。

更に、この実施の形態１によれば、そのイベントの実行日時（ここでは、終了日時）に達したときに、報告書の報告書フォーム６００が自動作成されるので、報告書の作成・提出を忘れてしまうおそれを低減できる。

加えて、この実施の形態１によれば、１つのＳＦＡシステム１１０が、複数種類のグループウエアシステム１２０に対応できる。従って、１つの企業等が複数種類のスケジュール管理支援サービスを併用している場合でも１つのＳＦＡシステム１１０で対応できる。加えて、１つのＳＦＡシステム１１０の運営者が、互いに異なるスケジュール管理支援サービスを利用している複数の企業等に、報告書作成支援サービスを提供することができる。このため、この実施の形態１によれば、報告書作成支援を安価に実現することができる。

１００ネットワーク
１１０システム
１２０グループウエアシステム
１３０通信端末
１４０インターネット
４００スケジュール登録画面
４０１〜４０９，６０１〜６０９入力欄
４０９，４１０，６０９〜６１１アイコン
６００報告書フォーム
６００ａタブ

Claims

複数の報告項目を含む報告書を通信端末の利用者が電子的に作成する際の作成支援を行う支援サーバを有する報告書作成支援システムであって、
汎用のスケジュール管理支援サービスを行う外部のスケジュール管理サーバにログインするために前記通信端末の利用者に付与された認証情報を前記支援サーバ内に保存しておき、該認証情報を用いた該スケジュール管理サーバへのログインを該支援サーバに行わせて、前記利用者が該スケジュール管理サーバにイベント毎に登録した登録スケジュール情報から所定のスケジュール項目を取得し、該所定のスケジュール項目を用いて該イベント毎に取得スケジュール情報を生成するスケジュール取得機能と、
前記報告項目を入力するための入力欄を有する報告書フォームを、該イベント毎に自動生成する報告書フォーム作成機能と、
前記報告書フォームの前記入力欄に入力する前記報告項目を、前記取得スケジュール情報に含まれる前記スケジュール項目から選別して、当該入力欄に自動入力する自動記入機能と、
該自動記入機能で自動入力が行われた前記報告書フォームを前記通信端末に表示させる表示機能と、
を備え、
前記スケジュール取得機能は、別個独立のスケジュール管理支援サービスを行う複数の前記スケジュール管理サーバにそれぞれアクセスし、それぞれの該スケジュール管理サーバから前記登録スケジュール情報を取得して、前記取得スケジュール情報を生成する、
ことを特徴とする報告書作成支援システム。
前記取得スケジュール情報は、前記登録スケジュール情報から取得した前記スケジュール項目として、前記イベントの実行日時情報を含み、且つ、
前記報告書フォーム作成機能は、該実行日時情報に基づいて決定されたタイミングに達したときに、当該イベントの前記報告書フォームを自動生成する、
ことを特徴とする請求項１に記載の報告書作成支援システム。
前記報告書フォーム作成機能は、前記イベントの終了日時に達した時に、当該イベントの前記報告書フォームを自動生成することを特徴とする請求項２に記載の報告書作成支援システム。