JP5895876B2 - Program and form processing device - Google Patents
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Description
本発明は、プログラム及び帳票処理装置に関する。 The present invention relates to a program and a form processing apparatus.
業務管理システムには、各担当者が実行すべき作業（ジョブ）のリストを表示する機能を持つものが多い。リスト表示では、優先度が高いジョブほど担当者の目につきやすいリストの上位位置に配列されることが一般的である。 Many business management systems have a function of displaying a list of work (jobs) to be executed by each person in charge. In list display, jobs with higher priority are generally arranged at a higher position in the list, which is more easily noticed by the person in charge.
特許文献１には、訂正を待つ多量の帳票イメージの読取結果が存在する場合であっても、訂正端末で目的の読取結果を容易に見つけ出し、その訂正作業に素早く移行するためのシステムが開示される。このシステムでは、訂正端末において、訂正対象のバッチのステータスや重要属性等の絞り込み条件を設定しておき、この条件に従ってバッチ一覧表示画面に訂正対象のバッチを絞り込んで表示する。絞り込み条件には、ＯＣＲ（光学文字認識）の認識精度（認識精度が悪い場合、修正に時間を要するので早めに処理に着手することが必要）、納期などが指定できる。この構造により数多くの訂正待ちのバッチが存在する場合であっても、訂正端末で目的のバッチの選択を容易に行うことができる。
特許文献２には、１つの業務で取り扱う複数の帳票データを関連づけて管理するために、１つの組として取り扱われる複数の帳票データを１つの表紙データでひとくくりにして管理するシステムが開示されている。
特許文献３には、複数の文書が連結して作成を完了する文書の作成を滞りなく行なうためのシステムが開示される。このシステムでは、複数の文書間で連結関係にある文書を表示する際に、複数の文書のうちの一の文書を表示するとともに、表示した文書と連結関係にある他の文書の作成状況と文書の作成状況を表示した文書を呼び出す指示である呼び出し指示、すなわちリンクとを表示し、連結する文書間で文書の作成状況を表示して文書の作成を促す。
本発明は、次の処理段階に進める案件についての処理待ち状態の帳票が優先的に処理されやすくすることを目的とする。 An object of the present invention is to make it easy to preferentially process a form in a process waiting state for a case to be advanced to the next processing stage.
請求項１に係る発明は、コンピュータを、案件毎に、当該案件の案件識別子、当該案件の全帳票数、及び、入力された帳票がそれぞれ処理待ち状態又は処理済み状態のいずれであるかを示す状態情報、を記憶する記憶手段、帳票が入力されると、当該帳票から案件識別子を検出し、検出した案件識別子に対応づけて当該帳票が処理待ち状態であることを示す状態情報を前記記憶手段に登録する登録手段、前記記憶手段に処理待ち状態を表す状態情報が登録された帳票の処理が完了した場合に、前記記憶手段内の当該帳票に対応する前記状態情報を処理済み状態へと更新する更新手段、各案件についての処理待ち状態の帳票を優先度の順に並べたリストを生成するリスト生成手段であって、処理待ち状態の帳票と処理済み状態の帳票の数の合計が当該案件の前記全帳票数と一致する案件に対応する処理待ち状態の帳票を、前記合計が前記全帳票数より少ない案件に対応する処理待ち状態の帳票よりも、優先度を高くするリスト生成手段、として機能させるためのプログラムである。
The invention according to
請求項２に係る発明は、前記リスト生成手段は、生成する前記リストにおいて、処理待ち状態の帳票と処理済み状態の帳票の数の合計が当該案件の前記全帳票数と一致する案件に対応する処理待ち状態の帳票については、同一案件に属する帳票が連続して並ぶようにする、ことを特徴とする請求項１に記載のプログラムである。
In the invention according to
請求項３に係る発明は、前記コンピュータを、帳票を当該帳票の対象である要素数に基づき管理する要素数管理方式を採用する案件については、当該案件の案件識別子に対応づけて、要素数管理方式を採用する旨、当該案件の全要素数、当該案件についての入力済み要素数、を記憶する第２の記憶手段、入力された帳票から検出された案件識別子に対応づけて、前記第２の記憶手段に前記要素数管理方式を採用する旨が記憶されている場合、当該帳票に記載された要素数を検出し、検出した要素数を、前記第２の記憶手段内の当該案件の前記入力済み要素数に加算する加算手段、として更に機能させるとともに、前記リスト生成手段は、前記入力済み要素数が前記全要素数と一致する案件に対応する処理待ち状態の帳票を、前記入力済み要素数が前記全要素数より少ない案件に対応する処理待ち状態の帳票よりも、前記優先度を高くする、ことを特徴とする請求項１又は２に記載のプログラムである。
According to a third aspect of the present invention, for a case that employs an element number management method for managing the computer based on the number of elements that are targets of the form, the computer manages the number of elements in association with the case identifier of the case. The second storage means for storing the fact that the method is adopted, the total number of elements of the case, the number of elements already input for the case, and the second identifier associated with the case identifier detected from the input form When it is stored in the storage means that the element number management method is adopted, the number of elements described in the form is detected, and the detected number of elements is input to the case in the second storage means Further, the list generating means is configured to add a process-waiting form corresponding to a case where the number of input elements matches the number of all elements to the list of input elements. There than said form pending state corresponding to the less opportunity than the total number of elements, to increase the priority, a program according to
請求項４に係る発明は、前記リスト生成手段は、前記合計が前記全帳票数と一致する案件に対応する処理待ち状態の帳票を、前記入力済み要素数が前記全要素数より少ない案件に対応する処理待ち状態の帳票よりも、前記優先度を高くする、ことを特徴とする請求項３に記載のプログラムである。
According to a fourth aspect of the present invention, the list generating means corresponds to a case in which the total is equal to the number of all forms and is in a process waiting state corresponding to a case in which the total number of input elements is smaller than the number of all elements. The program according to
請求項５に係る発明は、前記リスト生成手段は、前記入力済み要素数が前記全要素数と一致する案件に対応する処理待ち状態の帳票を、前記合計が前記全帳票数より少ない案件に対応する処理待ち状態の帳票よりも、前記優先度を高くする、ことを特徴とする請求項３又は４に記載のプログラムである。
In the invention according to
請求項６に係る発明は、前記リスト生成手段は、案件毎の付加属性を記憶する手段から、各案件のあらかじめ定めた付加属性の値を取得し、処理待ち状態の帳票と処理済み状態の帳票の数の合計が当該案件の前記全帳票数と一致する案件に対応する処理待ち状態の帳票の前記リストにおける配列順序を、取得した各案件の付加属性の値に基づいて決定する、ことを特徴とする請求項１〜５のいずれか１項に記載のプログラムである。
According to a sixth aspect of the present invention, the list generation means obtains a value of a predetermined additional attribute for each case from the means for storing the additional attribute for each case, and forms a waiting list and a processed form. Determining the arrangement order in the list of forms waiting to be processed corresponding to the case in which the total number of cases matches the number of all forms of the case, based on the value of the additional attribute of each acquired case. The program according to any one of
請求項７に係る発明は、前記リスト生成手段は、案件毎の付加属性を記憶する手段から、各案件の付加属性を取得し、処理待ち状態の帳票と処理済み状態の帳票の数の合計が当該案件の前記全帳票数と一致する案件に対応する処理待ち状態の帳票、及び前記入力済み要素数が前記全要素数と一致する案件に対応する処理待ち状態の帳票の前記リストにおける配列順序を、取得した各案件の付加属性に基づいて決定する、ことを特徴とする請求項３〜５のいずれか１項に記載のプログラムである。
In the invention according to claim 7, the list generation means acquires the additional attribute of each case from the means for storing the additional attribute for each case, and the total of the number of forms in the waiting state and the form in the processed state is calculated. The order of arrangement in the list of the waiting form corresponding to the case corresponding to the number of all forms of the case and the waiting form corresponding to the case where the number of input elements matches the number of all elements. The program according to any one of
請求項８に係る発明は、案件毎に、当該案件の案件識別子、当該案件の全帳票数、及び、入力された帳票がそれぞれ処理待ち状態又は処理済み状態のいずれであるかを示す状態情報、を記憶する記憶手段と、帳票が入力されると、当該帳票から案件識別子を検出し、検出した案件識別子に対応づけて当該帳票が処理待ち状態であることを示す状態情報を前記記憶手段に登録する登録手段と、前記記憶手段に処理待ち状態を表す状態情報が登録された帳票の処理が完了した場合に、前記記憶手段内の当該帳票に対応する前記状態情報を処理済み状態へと更新する更新手段と、各案件についての処理待ち状態の帳票を優先度の順に並べたリストを生成するリスト生成手段であって、処理待ち状態の帳票と処理済み状態の帳票の数の合計が当該案件の前記全帳票数と一致する案件に対応する処理待ち状態の帳票を、前記合計が前記全帳票数より少ない案件に対応する処理待ち状態の帳票よりも、優先度を高くするリスト生成手段と、を備える帳票処理装置である。 The invention according to claim 8 is, for each case, state information indicating the case identifier of the case, the total number of forms of the case, and whether the input form is in a process waiting state or a processed state, When a form is input, a storage unit that stores a case identifier is detected from the form, and status information indicating that the form is waiting for processing is registered in the storage unit in association with the detected case identifier. And when the processing of the form in which the state information indicating the processing waiting state is registered in the storage unit is completed, the state information corresponding to the form in the storage unit is updated to the processed state. An update means and a list generation means for generating a list in which the waiting documents for each matter are arranged in order of priority, and the sum of the number of waiting tasks and the processed documents is the relevant matter A list generating means for increasing a priority of a form waiting for processing corresponding to a case corresponding to the number of all forms, to a form waiting for processing corresponding to a case where the total is less than the number of all forms; It is a form processing apparatus provided.
請求項１又は８に係る発明によれば、この発明を用いない場合よりも、次の処理段階に進める案件についての処理待ち状態の帳票が優先的に処理されやすくすることができる。
According to the invention according to
請求項２に係る発明によれば、この発明を用いない場合よりも、次の処理段階に進める案件についての処理待ち状態の帳票が早く処理されるようにすることができる。 According to the second aspect of the present invention, it is possible to process a form in a process waiting state for an item to be advanced to the next processing stage earlier than when not using the present invention.
請求項３に係る発明によれば、案件について入力される帳票数が決まっていない場合でも、その案件の帳票群で取り扱う要素の総数、すなわち全要素数が既知の場合には、そのような案件のうち次の処理段階に進める案件についての処理待ち状態の帳票が優先的に処理されやすくすることができる。
According to the invention of
請求項４又は５に係る発明によれば、全帳票数を用いて優先度を定める案件と、全要素数を用いて優先度を定める案件とが混在する場合でも、次の処理段階に進める案件についての処理待ち状態の帳票が優先的に処理されやすくすることができる。
According to the invention according to
請求項６又は７に係る発明によれば、次の処理段階に進める案件が複数存在する場合に、それら案件間の処理待ち状態の帳票同士のリスト上での順序を、付加属性の値に基づき決定することができる。 According to the invention according to claim 6 or 7, when there are a plurality of items to be advanced to the next processing stage, the order on the list of the documents waiting to be processed between the items is determined based on the value of the additional attribute. Can be determined.
以下、図面を参照して、本発明の実施形態について説明する。 Embodiments of the present invention will be described below with reference to the drawings.
図１に、本実施形態の帳票処理装置１００の機能構成の一例を示す。この明細書において、「帳票」とは、業務の遂行のために用いられる文書のことであり、例えば見積書や納品書などがその一例である。帳票は、紙に印刷されたものであってもよいし、スプレッドシートやワードプロセッサなどのアプリケーションで作成された文書データであってもよい。帳票には、本実施形態の案件管理のために、案件ＩＤ（識別子）が付加されている。紙の帳票の場合、案件ＩＤは、例えば、バーコードやＱＲコード（登録商標）などの画像コード、あるいは文字列画像の形で帳票に印刷される。
FIG. 1 shows an example of a functional configuration of the
案件ＩＤは案件を一意に識別する識別子である。ここで、案件とは、帳票処理装置１００で管理する１単位の業務のことである。帳票に含まれる案件ＩＤは、その帳票がその案件ＩＤの示す案件で用いられる帳票であることを示す。
The case ID is an identifier for uniquely identifying the case. Here, the item refers to one unit of business managed by the
案件は、１以上の処理段階を含んでおり、それら処理段階は基本的に順番に実行されていく。案件に含まれる処理段階の中には、１以上の帳票を用いるものが含まれる場合がある。 An item includes one or more processing steps, and these processing steps are basically executed in order. Among the processing stages included in the case, there are cases where one or more forms are used.
帳票処理装置１００が備える帳票入力部１０１は、帳票データの入力を受け付ける手段である。一つの例では、入力される帳票データは、スキャナによって読み取られた帳票の画像データである。また、別の例では、入力される帳票データは、アプリケーションで作成された文書データある。また、スキャン画像データ及びアプリケーションデータの両方の形態の帳票データの入力を受け付けるようにしてもよい。
A
案件ＩＤ抽出部１０２は、帳票入力部１０１から入力された帳票データから案件ＩＤを抽出する。入力された帳票データがスキャン画像データである場合、案件ＩＤ抽出部１０２はその画像データを解析し、その画像に画像コード又は文字列画像として含まれている案件ＩＤを認識する。入力された帳票データがアプリケーションデータの場合は、その帳票データに含まれる案件ＩＤ属性の値を認識する。
The case
全帳票数取得部１０３は、帳票入力部１０１から入力された帳票データに対応する案件が用いる全帳票数の情報を取得する。ここでいう「全帳票数」とは、案件全体（複数の処理段階を含む場合もある）で用いる帳票の総数ではなく、案件の中の１つの処理段階で用いる帳票の総数のことである。本実施形態では、案件に含まれる１以上の処理段階を順に１段階ずつ進めていくことを想定しており、案件の進捗の中で最新の処理段階、すなわち現在の処理対象である処理段階、で用いる帳票の総数が「全帳票数」である。一つの例では「全帳票数」の情報が各帳票に印刷され（あるいは属性データとして含まれ）ており、全帳票数取得部１０３は、帳票データから画像解析（光学文字認識）等により全帳票数を読み取る。別の例では、業務進捗（ワークフロー）全体を管理する業務システム３００に、案件ＩＤに対応づけて「全帳票数」を登録しておき、全帳票数取得部１０３は、案件ＩＤ抽出部１０２が抽出した案件ＩＤに対応する全帳票数を業務システム３００から取得する。
The total form
案件管理部１０４は、帳票処理装置１００が管理する各案件の管理情報を管理する。図２に示す例では、案件の管理情報（以下「案件管理テーブル」とも呼ぶ）は、案件ＩＤ、全帳票数、処理済みの帳票数、処理待ちの帳票数を含んでいる。前述の通り、全帳票数は、案件ＩＤが表す案件の現在処理対象の処理段階で用いる帳票の総数である。また、処理済み帳票数は、その全帳票数のうち、現在処理対象の処理が済んだ状態（「処理済み状態」と呼ぶ）の帳票の数を示す。そして、処理待ち帳票数は、その全帳票数のうち、現在処理対象の処理を待っている状態（「処理待ち状態」と呼ぶ）の帳票の数を示す。本実施形態では、帳票が帳票入力部１０１に入力されて初めて、その帳票を「処理待ち状態」とする。帳票が帳票入力部１０１に入力される前は、その帳票は「処理待ち状態」以前の状態である。この「処理待ち状態」以前の状態は、例えば着手不能状態と呼んでもよい。帳票が入力されて初めて、現在処理対象の処理段階の担当者は、その帳票を処理可能な状態となるので、この「処理可能な状態」のことをこの明細書では「処理待ち状態」と呼び、着手不能状態と区別している。処理待ち状態の帳票に対し、担当者が現在処理対象の処理段階の処理を実行すると、その帳票は処理済み状態となる。
The
優先度判定部１０５は、案件管理部１０４に保持される案件ＩＤごとの処理状態を確認し、案件ごとの優先度を判定する。
The
ジョブ管理部１０６は、処理段階ごと（あるいは各処理段階を担当する担当者ごと）に、その処理段階にある各帳票（ジョブ）の状態（ステータス）を管理する。帳票入力部１０１に入力された帳票は、担当者により現在の処理段階に対応する処理を受けることになるが、その「処理」のことをジョブと呼ぶ。言い換えれば、ある案件の帳票が入力されると、その案件の現在処理対象（すなわち進捗上最新）の処理段階の担当者には、その帳票に対してその処理段階の処理を実行するというジョブが割り当てられることになる。ジョブ管理部１０６は、このようなジョブの管理を行うのである。
For each processing stage (or for each person in charge of each processing stage), the
ジョブ管理部１０６が保持するジョブの管理情報（以下「ジョブ管理テーブル」とも呼ぶ）の一例を図３に示す。この例では、ジョブの管理情報には、ジョブを一意に識別するジョブＩＤに対応づけて、そのジョブ（入力された帳票に対応）に対応する案件の案件ＩＤ、そのジョブのステータス、そのジョブの優先度の情報が含まれる。
An example of job management information (hereinafter also referred to as a “job management table”) held by the
ジョブのステータスは、そのジョブ（帳票）が処理待ち、処理済みのいずれであるかを示す。なお、この例では、帳票が入力される前は、その帳票に対応するジョブは、現在処理対象の処理段階のジョブとしては存在しないものとみなしている。したがって、未入力の帳票に対応するジョブは、ジョブ管理部１０６におけるジョブの管理情報には登録されていない。
The job status indicates whether the job (form) is awaiting processing or has been processed. In this example, before a form is input, it is assumed that the job corresponding to the form does not exist as a job at the processing stage that is the current processing target. Therefore, the job corresponding to the blank form is not registered in the job management information in the
ジョブの優先度は、担当者に提示するジョブリストでのジョブの配列順における優先度を示す。本実施形態では、現在処理対象の処理段階で用いる帳票がすべて入力済みである案件のジョブは、そうでない（すなわち現在処理対象の処理段階で用いる帳票のうちの１以上が未入力である）案件のジョブよりも、ジョブリストにおける表示順位を高くする。用いる帳票が１つでも未入力である案件は、入力済みの帳票をいくら早く処理しても、その未入力の帳票が入力されるまでは、次の処理段階に進めない。逆に、用いる帳票が全て入力済みの案件は、入力済みの帳票を全て処理すれば、次の処理段階に進める。このように、用いる帳票が全て入力済みの案件の帳票を担当者に優先的に作業させた方が、複数の案件全体での処理効率の向上に寄与することがわかる。そこで、本実施形態では、用いる帳票が全て入力済みの案件の優先度を、そうでない案件の優先度よりも高くすることで、前者の案件が後者の案件よりもジョブリストの上位に表示されようにする。 The job priority indicates the priority in the job arrangement order in the job list presented to the person in charge. In this embodiment, the job of the matter in which all the forms used in the processing stage currently being processed have been input is not the case (that is, one or more of the forms used in the processing stage currently being processed has not been input). The display order in the job list is higher than that of the current job. A matter in which at least one form to be used is not input cannot proceed to the next processing stage until the input form is input, no matter how fast the input form is processed. On the other hand, the case where all the forms to be used have already been entered is advanced to the next processing stage if all the entered forms are processed. In this way, it can be seen that if the person in charge preferentially works on a form for a case in which all the forms to be used have been entered, the processing efficiency of the entire plurality of cases is improved. Therefore, in this embodiment, by setting the priority of the case where all the forms to be used have been entered higher than the priority of the case that is not so, the former case will be displayed higher in the job list than the latter case. To.
なお、「ジョブリスト」とは、担当者が実行すべきジョブ（すなわち「処理待ち」状態のジョブ）を、各ジョブの優先順位（あるいは優先度）に従って上から順位配列した一覧（リスト）である。 The “job list” is a list (list) in which jobs to be executed by the person in charge (that is, jobs in the “waiting for processing” state) are arranged from the top according to the priority (or priority) of each job. .
ジョブ管理部１０６が管理する「優先度」は、以上に説明した、案件で用いる帳票が全て入力済みか否か、に基づく優先度である。図示例では優先度は、「高」（案件で用いる帳票が全て入力済み）と「低」（案件で用いる帳票のうち１以上が未入力）の２段階である。
The “priority” managed by the
なお、図３に示されるのは、１つの処理段階（例えば後で例示する「見積確認」段階）に該当するジョブ（帳票）群のジョブ管理テーブルであり、この処理段階の担当者には、このテーブルに基づいて生成されたジョブリストが提示される。ジョブ管理部１０６は、同様のジョブ群の管理テーブルを、処理段階ごとに保持している。例えば、見積依頼段階、見積確認段階、見積決定段階の３段階を含んだ業務において、見積依頼段階まで進んでいる案件が４件、見積確認段階まで進んでいる案件が３件、見積決定段階まで進んでいる案件が２件ある場合、見積依頼段階のジョブ管理情報にはそれら４件の各ジョブの情報が、見積確認段階のジョブ管理テーブルにはそれら３件の各ジョブの情報が、見積決定段階のジョブ管理テーブルにはそれら２件の各ジョブの情報が、それぞれ含まれる。
FIG. 3 shows a job management table of a group of jobs (form) corresponding to one processing stage (for example, “estimation confirmation” stage illustrated later). A job list generated based on this table is presented. The
ジョブ表示部１０７は、ジョブ管理部１０６に保持されるジョブを優先度に従って、各処理段階の担当者に提供するジョブリストを生成する。ある処理段階のジョブリストは、その処理段階にある各ジョブのリストである。本実施形態では、案件で用いる帳票が全て入力済みの案件（優先度「高」）は、そうでない案件（優先度「低」）よりも、ジョブリストでの配列順位を高くする。
The
付加属性取得部２０１は、後述する変形例の装置の構成要素であり、納期や帳票構成などといった帳票の付加属性を、業務システムから取得して案件管理部１０４に保存する。
The additional
図１に例示した帳票処理装置１００は、例えば、デジタル複合機（コピー機、プリンタ、スキャナなどの複数の機能を兼ね備えた多機能装置）内に例えばソフトウエアとして組み込まれてもよいし、デジタル複合機やスキャナに接続されたＰＣ（パーソナルコンピュータ）にソフトウエアとして実装されてもよい。
The
業務システム３００は、帳票処理装置１００が設置される企業等の組織における業務を管理する基幹システムであり、それら業務のワークフロー管理を行う。帳票処理装置１００は、業務システム３００から各案件の情報（全帳票数や進捗状況など）を受け取ったり、各案件（の各ジョブ）の進捗状況を業務システム３００に通知したりする。
The
以下、具体例を交えつつ、本実施形態の帳票処理装置１００が実行する処理の例を説明する。
Hereinafter, an example of processing executed by the
まず、１つの処理段階で複数の帳票を用いる例を、図４を参照して説明する。 First, an example in which a plurality of forms are used in one processing stage will be described with reference to FIG.
図４に示す例では、相見積もりの依頼先として、Ａ社とＢ社の２社を選定している。見積依頼書はＡ社とＢ社のそれぞれに送付し（「見積依頼」段階）、それら各社から見積書を受領（「見積回答」段階）する。見積書を紙の書面の形で受領した場合、受領担当者がその見積書をスキャナでスキャンして電子化する。 In the example shown in FIG. 4, two companies, Company A and Company B, are selected as the phase estimation request destinations. A request for quotation is sent to each of Company A and Company B (“Quotation Request” stage), and a quotation is received from each of these companies (“Quotation Response” stage). When the estimate is received in the form of a paper document, the person in charge of the receipt scans the estimate with a scanner and digitizes it.
この電子化では、スキャン結果の画像に対して光学文字認識（ＯＣＲ）処理を施すことで、見積書に含まれる各項目の数値情報や文字情報を自動認識し、認識した各種情報を見積書の電子フォーマットにおける各項目の値としてセットすることで、電子見積書データを構成する。ＯＣＲは１００％正確とはいえないので、ＯＣＲにより認識された数値や文字列が紙の見積書に記載されたものと一致しているかどうか人間（確認作業の担当者）が確認し、認識結果に誤りがある場合には電子見積書データに修正を加える。このスキャン及び確認の段階を経て生成された各電子見積書データが、見積決定段階の担当者に送られ、その担当者はそれら各見積書のデータをみて、いずれの社に発注するかを決定する。 In this digitization, optical character recognition (OCR) processing is performed on the image of the scan result to automatically recognize numerical information and character information of each item included in the estimate, and to recognize the various information recognized in the estimate Electronic estimate data is configured by setting the value of each item in the electronic format. Since OCR is not 100% accurate, humans (persons in charge of confirmation work) check whether the numbers and character strings recognized by OCR match those described in the paper estimate, and the recognition results If there is an error, correct the electronic estimate data. Each electronic quotation data generated through this scanning and confirmation stage is sent to the person in charge of the quotation determination stage, who decides which company to place an order by looking at the data of each quotation. To do.
なお、図４の例において、見積依頼書及び見積書に含まれる「見積依頼番号」は、この発注業務案件の案件ＩＤである。また、見積依頼書の表題（「見積依頼書」という文字列）の右側にあるＱＲコード（登録商標）は、その見積依頼番号（＝案件ＩＤ）を表している。また、「見積管理番号」は、この発注業務案件の見積依頼段階で発行した帳票（すなわち見積依頼書）の総数（すなわちこの案件の見積依頼段階の全帳票数）を示している。この見積依頼書の総数は、各社から回答される見積書の総数と等しい。なお、この実施形態では、依頼元と依頼先との間で見積依頼書と見積書のフォーマットが取り決められており、見積依頼書に含まれる「見積依頼番号」と「見積管理番号」が見積書にも含まれるようになっているものとする。 In the example of FIG. 4, the quotation request document and the “quotation request number” included in the quotation are the project ID of this ordering business transaction. The QR code (registered trademark) on the right side of the title of the request for quotation (character string “quotation request”) represents the request for quotation (= case ID). The “estimate management number” indicates the total number of forms (that is, the estimate request form) issued at the estimate request stage of this ordering business item (that is, the total number of forms at the estimate request stage of this case). The total number of quotation requests is equal to the total number of quotations answered from each company. In this embodiment, the format of the request for quotation and the estimate is negotiated between the request source and the request destination, and the “request for quotation” and “estimate management number” included in the request for quotation are quotes. It is assumed that it is also included.
このような相見積もりによる発注プロセスが３件同時に進行中の案件進捗状況の一例を図５に示す。 FIG. 5 shows an example of a case progress situation in which three ordering processes based on such phase estimation are simultaneously in progress.
図５には、案件ＩＤがそれぞれ「Ｍ０００１」、「Ｍ０００２」及び「Ｍ０００３」である３つの案件の進捗状況が例示されている。この例の発注プロセスでは、開発部門等の依頼元部門が物品を購入しようとする場合に購買部門に対して購入依頼（「購入依頼」段階）を行い、これに応じて購買部門が、対象物品を取り扱う１以上の業者に対して見積依頼書を送付する（「見積依頼」段階）。その後、依頼先の各業者から、依頼に対する回答として見積書が送付され（「見積回答」段階）、購買部門の受付担当者は、その見積書を帳票処理装置１００に入力する。ここで、見積書が紙である場合、受付担当者は、その見積書をスキャナに読み取らせ、スキャン結果の画像に対するＯＣＲ結果を紙の帳票と照合することで、ＯＣＲ結果である電子化見積書の各項目の値が正しいか確認する（「見積確認」段階）。確認済みの各電子化見積書は見積決定の担当者に送られ、この担当者は、相見積もりの各見積書の内容を検討し、いずれの業者に発注するかを決定する（「見積決定」段階）。帳票処理装置１００は、それら各段階の内、購買部門の担当する段階である見積確認段階を管理しているとする（このほかに、見積依頼段階や見積決定段階を管理するようにしてもよい）。
FIG. 5 exemplifies the progress of three cases whose case IDs are “M0001”, “M0002”, and “M0003”, respectively. In the ordering process of this example, when a requesting department such as a development department intends to purchase an article, it makes a purchase request (“purchase request” stage) to the purchasing department, and the purchasing department responds accordingly by the purchasing department. A request for quotation is sent to one or more vendors that handle (quotation request stage). Thereafter, an estimate is sent as an answer to the request from each of the requested suppliers (“estimate answer” stage), and the person in charge in the purchasing department inputs the estimate into the
図５の例では、案件「Ｍ０００１」については２社に見積依頼を行っており、そのうち１社（Ａ社）から見積書を受け取り済みであるが、その見積書についての「見積確認」はまだ済んでいない。案件「Ｍ０００２」については、３社に見積依頼を行っており、そのうち２社（Ｃ及びＤ社）から見積書を受け取り済みであり、Ｃ社の見積書については「見積確認」が済んでいるが、Ｄ社の見積書については「見積確認」がまだ済んでいない。案件「Ｍ０００３」については１社に見積依頼を行っており、その１社（Ｆ社）から見積書を受け取り済みであるが、その見積書についての「見積確認」はまだ済んでいない。 In the example of FIG. 5, for the case “M0001”, two companies have been requested for quotation, and one of them (Company A) has received an estimate, but “estimation confirmation” for the estimate has not yet been received. Not done. For project "M0002", we have requested quotations from 3 companies, of which 2 companies (C and D companies) have received quotations, and for C company's quotations, "quote confirmation" has been completed. However, “estimate confirmation” has not yet been completed for D's estimate. For the case “M0003”, an estimate request has been made to one company, and an estimate has been received from that one company (Company F), but “estimation confirmation” for the estimate has not yet been completed.
帳票処理装置１００は、見積確認段階の対象である帳票（すなわち見積書）が入力されると、その帳票についての「見積確認」というジョブを生成（すなわち、新たなジョブＩＤをその「見積確認」作業に割り当て）する。図示例では、ジョブＩＤは、ジョブを表す文字「Ｊ」の後に４桁の通し番号を付したものである。通し番号の部分は、帳票が入力された順序を示す。
When the form that is the target of the estimate confirmation stage (that is, the estimate) is input, the
図５の例では、３つの案件で用いられる見積書のうちの４つが帳票処理装置１００に入力済みであり、それら入力済みの各見積書に対して入力順に「Ｊ０００１」〜「Ｊ０００４」のジョブＩＤが割り当てられている。そして、それら４つのうちジョブＩＤ「Ｊ０００１」の見積書は、（たまたま確認担当者に空き時間があり、その見積書を前倒しで処理可能であったなどの理由で）確認処理が完了しているが、残りの３つの見積書はまだ確認処理がなされていない。
In the example of FIG. 5, four of the estimates used in the three cases have already been input to the
従来の一般的な業務管理システムの場合、図５の状況における「見積確認」段階のジョブ管理情報は、例えば図６に示すようなものになるであろう。すなわち、従来技術でも、ジョブＩＤに対応する案件ＩＤ（すなわちその見積書がどの案件のものかを示す情報）、及びそのジョブＩＤに対応する見積書に対する見積確認処理が完了している（「処理済み」）か否（「処理待ち」）かの情報は管理するであろう。しかし、案件で用いる帳票が全て入力済みか否かは、従来技術では管理していない。したがって、従来技術において見積確認段階の担当者に提示するジョブリストでは、ジョブの配列順序を、納期や帳票到着順などのような、「案件で用いる帳票が全て入力済みか否か」以外の情報に基づいて決定することとなる。図６のジョブ管理情報に含まれるジョブのうち、処理待ちのジョブを見積書の到着順に従って配列した場合のジョブリストの表示例を図７に示す。この例では、処理待ちの各ジョブが、ジョブＩＤの番号の若い順に、案件ＩＤと共にリスト表示されている。 In the case of a conventional general business management system, the job management information at the “estimate confirmation” stage in the situation of FIG. 5 will be, for example, as shown in FIG. That is, even in the conventional technology, the case ID corresponding to the job ID (that is, information indicating which case the estimate is from) and the estimate confirmation processing for the estimate corresponding to the job ID have been completed (“Process Information ") or not (" waiting for processing ") will be managed. However, the prior art does not manage whether all the forms used in the project have been input. Therefore, in the job list presented to the person in charge at the estimate confirmation stage in the prior art, information other than “whether or not all the forms used in the matter have been entered”, such as the order of job delivery and the order of arrival of the forms, etc. It will be decided based on. FIG. 7 shows a display example of the job list when jobs waiting to be processed among the jobs included in the job management information of FIG. 6 are arranged according to the arrival order of the estimate. In this example, each job waiting to be processed is displayed in a list together with the case ID in ascending order of job ID number.
このジョブリストを見た見積確認の担当者は、優先順位が最上位の「Ｊ０００２」から順に作業を行うであろう。しかし、「Ｊ０００２」を早く処理しても、同じ案件「Ｍ０００１」の別の見積書（Ｂ社のもの）がまだ到着していないので、次の「見積決定」段階の処理は行えない。 The person in charge of the estimate confirmation who sees this job list will work in order from “J0002” having the highest priority. However, even if “J0002” is processed early, another estimate (for company B) of the same item “M0001” has not yet arrived, and therefore the next “estimate determination” stage cannot be performed.
同じ状況（図５参照）に対して本実施形態の案件管理部１０４及びジョブ管理部１０６が管理する案件管理テーブル及びジョブ管理テーブルを、図８及び図９にそれぞれ示す。
The case management table and the job management table managed by the
図８に示すように、この状況では、案件「Ｍ０００１」は、全帳票数２のうち処理済み帳票数が０、処理待ち帳票数が１であり（残り１つの帳票は未入力）、案件「Ｍ０００２」は、全帳票数３のうち処理済み帳票数が１、処理待ち帳票数が１である（残り１つの帳票は未入力）。また、案件「Ｍ０００３」は、全帳票数１のうち処理済み帳票数が１、処理待ち帳票数が０である。
As shown in FIG. 8, in this situation, the case “M0001” has the number of processed forms out of the total number of
本実施形態では、前述の通り、当該処理段階で用いる帳票が全て入力済みの案件の優先度を、そうでない案件の優先度よりも相対的に高くする。当該処理段階で用いる帳票が全て入力済みとは、言い換えれば、処理済み帳票数と処理待ち帳票数の和が、全帳票数に一致するということである。処理段階で用いる帳票が１つでも未入力であれば、処理済み帳票数と処理待ち帳票数の和は、全帳票数よりも小さい値となる。 In the present embodiment, as described above, the priority of a case in which all the forms used in the processing stage have been input is relatively higher than the priority of a case that is not. In other words, the fact that all the forms used in the processing stage have been input means that the sum of the number of processed forms and the number of forms waiting to be processed matches the number of all forms. If even one form used in the processing stage is not input, the sum of the number of processed forms and the number of forms waiting to be processed becomes a value smaller than the number of all forms.
この処理方式に図８の各案件の管理情報を当てはめると、案件「Ｍ０００１」は、処理済み帳票数（＝０）と処理待ち帳票数（＝１）の和（＝１）は、全帳票数（＝２）よりも小さい。したがって、この案件の帳票のうち少なくとも１つが未入力であることがわかり、この案件の優先度は「低」となる。同様に案件「Ｍ０００２」の優先度も「低」となる。これに対し、案件「Ｍ０００３」は、処理済み帳票数（＝０）と処理待ち帳票数（＝１）の和（＝１）は、全帳票数（＝１）と等しいので、全帳票が入力済みであることとなり、この案件の優先度は「高」となる。 When the management information of each case in FIG. 8 is applied to this processing method, the case “M0001” is the sum of the number of processed forms (= 0) and the number of forms waiting to be processed (= 1) (= 1) is the number of all forms. Smaller than (= 2). Therefore, it can be seen that at least one of the forms of this case has not been entered, and the priority of this case is “low”. Similarly, the priority of the project “M0002” is also “low”. On the other hand, for the case “M0003”, the sum (= 1) of the number of processed forms (= 0) and the number of waiting forms (= 1) is equal to the total number of forms (= 1). The priority of this project is “high”.
図９に示すジョブ管理部１０６の管理情報では、各ジョブの「優先度」に、当該ジョブが属する案件の優先度の値が設定されている。例えば、ジョブ「Ｊ０００２」には、案件「Ｍ０００１」の優先度の値「低」が設定され、ジョブ「Ｊ０００４」には、案件「Ｍ０００３」の優先度の値「高」が設定されている。
In the management information of the
ジョブ表示部１０７は、図９に示した各ジョブのステータス及び優先度を参照し、ステータスが「処理待ち」の各ジョブを、優先度「高」の各ジョブが「低」のジョブよりも上位となる順序で配列したジョブリスト情報を生成し、これを見積確認の担当者が見る画面（例えば見積担当者が操作するＰＣやデジタル複合機の画面）上に表示する。
The
図９の情報に従って表示されたジョブリスト画面の一例を図１０に示す。図１０の例では、処理すべき全ての帳票が入力済みである案件「Ｍ０００３」のジョブ「Ｊ０００４」がジョブリストの最高位に位置し、これよりも下位に、一部の帳票が未入力である案件「Ｍ０００１」及び「Ｍ０００２」のジョブ「Ｊ０００２」及び「Ｊ０００３」が位置している。見積確認の担当者がこのジョブリストを見て、ジョブ「Ｊ０００４」を優先的に処理すると、案件「Ｍ０００３」の全ての見積書（１つだけ）の電子化及び内容確認が済み、案件「Ｍ０００３」は次の「見積決定」段階に進めることになる。 An example of the job list screen displayed according to the information of FIG. 9 is shown in FIG. In the example of FIG. 10, the job “J0004” of the matter “M0003” in which all the forms to be processed have been input is positioned at the highest position in the job list, and some forms are not input below this. Jobs “J0002” and “J0003” of certain projects “M0001” and “M0002” are located. When the person in charge of the quotation check sees the job list and processes the job “J0004” preferentially, all the quotations (only one) of the case “M0003” are digitized and the contents are confirmed. Will proceed to the next “estimate” stage.
図７に例示した従来のジョブリスト画面の場合、担当者はジョブ「Ｊ０００２」及び「Ｊ０００３」の後にジョブ「Ｊ０００４」を処理するので、案件「Ｍ０００３」の「見積決定」が可能になるのは、ジョブ「Ｊ０００２」及び「Ｊ０００３」の処理の後である。これに対し、本実施形態では、ジョブ「Ｊ０００４」が先に処理されるので、案件「Ｍ０００３」の「見積決定」が可能になるタイミングが早くなる。逆に、ジョブ「Ｊ０００２」及び「Ｊ０００３」については、対応案件の見積書が全て揃うまで見積確認をしても先に進めないので、ジョブ「Ｊ０００４」より後回しにしたとしても見積決定に進むのが遅れることにはならない。 In the case of the conventional job list screen illustrated in FIG. 7, the person in charge processes the job “J0004” after the jobs “J0002” and “J0003”. , After processing of jobs “J0002” and “J0003”. On the other hand, in the present embodiment, the job “J0004” is processed first, so that the timing at which “estimate determination” of the case “M0003” becomes possible is advanced. On the other hand, for jobs “J0002” and “J0003”, even if the estimate is confirmed until all of the quotes for the corresponding cases have been prepared, it is not possible to proceed further, so even if it is postponed from job “J0004”, it proceeds to estimate determination. Will not be delayed.
次に、更なる具体例として、図５の状況で更に案件「Ｍ０００２」におけるＥ社への見積依頼に対し、Ｅ社から見積書が到来した場合を考える。図５の状況の後、この見積書の到来までの間に、他の見積書は到来せず、また処理待ちのジョブの処理は１つも行われていないとする。 Next, as a further specific example, let us consider a case where an estimate is received from the company E in response to an estimate request to the company E in the project “M0002” in the situation of FIG. Assume that no other estimate arrives before the arrival of this estimate after the situation shown in FIG. 5, and no job waiting to be processed has been processed.
このＥ社からの見積書が担当者により帳票処理装置１００に入力されると、その見積書に対する「見積確認」のジョブ「Ｊ０００５」がジョブ管理部１０６に登録される。また、案件管理部１０４が保持する案件「Ｍ０００２」の管理情報の処理待ち帳票数が、１増やされる。この時点で案件管理部１０４及びジョブ管理部１０６が保持する管理情報は、それぞれ図１１及び図１２に示すものとなる。
When the estimate from the company E is input to the
Ｅ社からの見積書の入力により、案件「Ｍ０００２」で見積確認の対象となる全ての見積書が入力済みとなったので、案件「Ｍ０００２」の優先度が「高」に変更される。その結果、図１２に示すジョブ管理情報のうち、案件「Ｍ０００２」に含まれる各ジョブ「Ｊ０００１」、「Ｊ０００３」及び「Ｊ０００５」の優先度が「高」に設定される。 By inputting the estimate from the company E, all the estimate documents subject to estimate confirmation in the case “M0002” have already been entered, so the priority of the case “M0002” is changed to “high”. As a result, in the job management information shown in FIG. 12, the priority of each job “J0001”, “J0003”, and “J0005” included in the item “M0002” is set to “high”.
ジョブ表示部１０７は、図１２のジョブ管理情報に基づき、図１３に例示するジョブリスト表示を生成する。図１３のジョブリスト表示では、「処理待ち状態」かつ優先度が「高」のジョブ「Ｊ０００３」、「Ｊ０００４」及び「Ｊ０００５」が、優先度が「低」のジョブ「Ｊ０００２」よりも高い順位に位置している。
The
また、図１３の例では、同じ優先度のジョブが案件ＩＤごとにグループ化され、同じグループに属するジョブは連続して配置されている。すなわち、優先度が「高」のジョブを仮に入力順に配列すると、ジョブリストには「Ｊ０００３」、「Ｊ０００４」、「Ｊ０００５」の順にジョブが配列されることになる。これに対し、図１３の例では、同じ案件ＩＤ「Ｍ０００２」に属するジョブ「Ｊ０００３」及び「Ｊ０００５」が１つのグループとなるので、それらジョブ「Ｊ０００３」及び「Ｊ０００５」がジョブリストの中で連続し、別の優先度「高」の案件「Ｍ０００３」のグループ（ジョブ「Ｊ０００４」のみ）はその後に並ぶことになる。図１３の例では、優先度「高」のグループ同士の配列順序は、各グループ中の入力順が最も早いジョブ同士の入力順に従って決定されている。ただし、グループ同士の配列順序の決め方はこれに限らない。このかわりに、後述する付加属性に基づいた決め方を採用してもよい。 In the example of FIG. 13, jobs having the same priority are grouped for each case ID, and jobs belonging to the same group are continuously arranged. In other words, if jobs having a priority of “high” are arranged in the order of input, jobs are arranged in the job list in the order of “J0003”, “J0004”, and “J0005”. On the other hand, in the example of FIG. 13, the jobs “J0003” and “J0005” belonging to the same item ID “M0002” form one group. Therefore, these jobs “J0003” and “J0005” are consecutive in the job list. Then, another group “M0003” of the priority “high” (only the job “J0004”) is arranged after that. In the example of FIG. 13, the arrangement order of the “high” priority groups is determined according to the input order of the jobs with the earliest input order in each group. However, the method of determining the arrangement order between groups is not limited to this. Instead of this, a determination method based on additional attributes described later may be employed.
図１３の例では、優先度「高」の同じ案件に属するジョブがジョブリストの中で連続するので、ジョブリストの順序に従って担当者がジョブを処理すれば、優先度「高」の同じ案件に属するジョブを連続させない場合よりも、案件をより素早く次の処理段階に進めることが可能になる。 In the example of FIG. 13, since jobs belonging to the same matter with the priority “high” are consecutive in the job list, if the person in charge processes the jobs according to the order of the job list, the job with the same priority “high” The case can be advanced to the next processing stage more quickly than when the jobs to which it belongs are not continued.
次に、図１４及び図１５を参照して、帳票処理装置１００が実行する処理手順の例を説明する。
Next, an example of a processing procedure executed by the
まず、帳票が到来すると、図１４に示すように、担当者がその帳票をスキャナで読み取り、スキャン結果の帳票画像とそのＯＣＲ結果を帳票入力部１０１から帳票処理装置１００内に取り込む（Ｓ１０）。次に、案件ＩＤ抽出部１０２が、帳票画像又はそのＯＣＲ結果から、案件ＩＤを抽出する（Ｓ１２）。次に、案件管理部１０４が、抽出された案件ＩＤ（原理には、その案件ＩＤに対応する「全帳票数」）が案件管理テーブルから検索し（Ｓ１４）、検索できたかどうかを判定する（Ｓ１６）。
First, when a form arrives, as shown in FIG. 14, the person in charge reads the form with a scanner, and takes the form image of the scan result and the OCR result into the
案件管理テーブル内にその案件ＩＤがない場合、Ｓ１０で読み取った帳票は当該案件の帳票の中で最初に読み取ったものである。この場合、全帳票数取得部１０３がその案件ＩＤに対応する全帳票数を取得する（Ｓ１８）。１つの例では、帳票中に画像コード又は文字列画像として含まれる案件ＩＤを全帳票数取得部１０３が読み取る。別の例では、現処理段階（例えば図５の「見積確認」）の前の処理段階（例えば図５の「見積依頼」）で業務システム３００に登録済みである全帳票数を、全帳票数取得部１０３が取得する。
If the case ID does not exist in the case management table, the form read in S10 is the first read form in the case. In this case, the total form
そして、案件管理部１０４が、その案件ＩＤと全帳票数のペアを案件管理テーブルに登録する（Ｓ２０）。この時点では、その案件ＩＤに対応する処理待ち帳票数及び処理済み帳票数の値は共に０に初期化されている。次に、案件管理部１０４は、その案件ＩＤに対応する処理待ち帳票数の値を１増加させる（Ｓ２２）。これは、今回入力した帳票が処理待ちとして登録されたことを意味する。そして、ジョブ管理部１０６が、今回入力した帳票に対してジョブＩＤを付与し、ジョブ管理テーブルに対し、そのジョブＩＤに対応づけて、案件ＩＤ及びステータス値「処理待ち」を登録する（Ｓ２４）。この時点では、そのジョブＩＤに対応する「優先度」の欄は空である。
Then, the
Ｓ１２で抽出した案件ＩＤが案件管理テーブルにある場合は、すでにその案件ＩＤのレコードが存在すると言うことなので、Ｓ１８及びＳ２０の処理は行わず、Ｓ２２及びＳ２４の処理を行う。 If the case ID extracted in S12 is in the case management table, it means that the record of the case ID already exists, so the processes of S22 and S24 are performed without performing the processes of S18 and S20.
Ｓ２４の後、処理は図１５のフローに進む。図１５のフローでは、優先度判定部１０５が、案件管理テーブルから、Ｓ１２で抽出した案件ＩＤに対応する全帳票数、処理済み帳票数及び処理待ち帳票数を読み出し、処理済み帳票数と処理待ち帳票数の和が全帳票数と一致しているかどうかを判定する（Ｓ２６）。一致していれば、優先度判定部１０５は、その案件の優先度を「高」と判定し、ジョブ管理テーブル内のその案件ＩＤに対応する全てのジョブの優先度を「高」に設定する（Ｓ２８）。そして、案件管理テーブルからその案件ＩＤのレコードを削除する（Ｓ３０）。削除するのは、当該案件ＩＤに対応する全ての帳票が入力済みとなったので、今後そのレコードを参照してＳ２６の判定を行う必要がなくなったからである。
After S24, the process proceeds to the flow of FIG. In the flow of FIG. 15, the
Ｓ２６で処理済み帳票数と処理待ち帳票数の和が全帳票数と一致していないことがわかった場合、優先度判定部１０５は、その案件の優先度を「低」と判定し、ジョブ管理テーブル内の今回生成したジョブの優先度を「低」に設定する（Ｓ３２）。
If it is determined in S26 that the sum of the number of processed forms and the number of forms to be processed does not match the number of all forms, the
Ｓ３０又はＳ３２の後、ジョブ表示部１０７が、処理待ち状態のジョブを優先度に従って配列したジョブリストを生成し（Ｓ３４）、生成したジョブリストを画面に表示する（Ｓ３６）。例えば、帳票処理装置１００がデジタル複合機に組み込まれている場合、そのデジタル複合機のスキャナ機能により帳票をスキャンすると、そのデジタル複合機が備えるディスプレイ装置の画面に、ジョブリストが表示される。
After S30 or S32, the
以上に説明した処理手順では、スキャンした帳票に対応するジョブに優先度を設定（Ｓ３０又はＳ３２）後、続けてジョブリストの生成（Ｓ３４）と表示（Ｓ３６）を行ったが、これは一例に過ぎない。このかわりに、帳票をスキャンしたときにはＳ１０からＳ３０又はＳ３２までの処理（すなわち案件管理テーブル及びジョブ管理テーブルへのジョブの登録及びこれに応じた各種情報の更新）のみを行うようにし、担当者からジョブリストの表示要求があった場合に、ジョブ表示部１０７がその時点でのジョブ管理テーブルのステータスや優先度等の情報からジョブリストを生成し、担当者の操作する端末に提供するようにしてもよい。
In the processing procedure described above, priority is set for a job corresponding to a scanned form (S30 or S32), and then a job list is generated (S34) and displayed (S36). This is an example. Not too much. Instead, when the form is scanned, only the processing from S10 to S30 or S32 (that is, registration of the job in the case management table and job management table and update of various information corresponding thereto) is performed. When there is a job list display request, the
以上、本発明の１つの実施形態を説明した。次に、上記実施形態の変形例を説明する。 Thus, one embodiment of the present invention has been described. Next, a modification of the above embodiment will be described.
この変形例では、ジョブリストにおけるジョブの配列順序を定めるに当たり、案件の全ての帳票が入力済みであるか否かに基づく優先度が同じジョブ同士の順序を、そのジョブの付加属性（すなわちその優先度以外の属性情報）に基づき決定する。言い換えれば、ジョブの配列順序の第１のソートキーとして優先度を用い、優先度が同じジョブ同士の順序を決める第２のソートキーとして各ジョブの付加属性を用いる。付加属性としては、例えばジョブ又は案件の納期、ＯＣＲの認識精度などを用いる。例えば納期が早いジョブ又は案件ほどジョブリストでの順位を高くする。また、ＯＣＲ認識精度が低いジョブほど（手直しに時間がかかると見込まれるので）、早く着手されるようジョブリストでの順位を高くする。 In this modification, in determining the order of jobs in the job list, the order of jobs having the same priority based on whether or not all the forms of the matter have already been input is set as an additional attribute of the job (that is, its priority). Attribute information other than degrees). In other words, the priority is used as the first sort key in the job arrangement order, and the additional attribute of each job is used as the second sort key for determining the order of jobs having the same priority. As the additional attribute, for example, the delivery date of the job or item, the recognition accuracy of the OCR, or the like is used. For example, a job or an item with an earlier delivery date is given a higher rank in the job list. Also, the job list with a lower OCR recognition accuracy (because it will take more time for rework), the rank in the job list is increased so that it can be started sooner.
例えば、案件ごとの納期が図１６に示すように設定されていたとする。図１６は、案件管理テーブルであり、このテーブルに納期属性が付加されている。案件の納期は、業務システム３００から取得され、案件管理テーブルに登録される。ジョブ管理テーブルは、図１２に例示したものと同じであるとする。この場合、ジョブ表示部１０７は、同じ優先度「高」のジョブを案件ごとにグループ分けし、グループ同士の順序を、対応する案件の納期の早い順とする。したがって、この例のジョブリストでは、図１７に示すように、優先度が「高」のジョブ「Ｊ０００３」、「Ｊ０００４」及び「Ｊ０００５」のうち、納期が最も早い案件「Ｍ０００３」のジョブ「Ｊ０００４」が最高位となり、その後にそれより納期が遅い案件「「Ｍ０００２」のジョブ「Ｊ０００３」及び「Ｊ０００５」が続くこととなる。
For example, assume that the delivery date for each case is set as shown in FIG. FIG. 16 shows a case management table, to which a delivery date attribute is added. The delivery date of the case is acquired from the
この変形例では、第２ソートキーとしてどの付加属性を用いるのかをユーザが定め、定めた第２ソートキーの情報を設定情報として帳票処理装置１００に登録しておく。そして、ジョブ表示部１０７がジョブリストを生成する際、付加属性取得部２０１がそれら各案件の第２ソートキーに該当する付加属性の値を業務システム３００から取得する。ジョブ表示部１０７は、案件で使用する全帳票が入力済みであるか否かに基づく優先度（第１ソートキー）に従って、処理待ちの各ジョブをソートした後、同じ優先度のジョブ群をその第２ソートキーの値に従って更にソートする。そして、ソート結果のジョブリストをユーザに提示する。
In this modification, the user determines which additional attribute is used as the second sort key, and registers the information of the determined second sort key in the
次に、第２の変形例として、案件であらかじめ決まっている帳票数ではなく、動的に変わる帳票内のデータでジョブ管理テーブルの優先度を決定する例を説明する。 Next, as a second modification, an example will be described in which the priority of the job management table is determined based on data in a form that dynamically changes, instead of the number of forms determined in advance in the case.
この変形例では、図１８に示すような納品業務の流れを考える。図１８の例では一つの案件「Ｍ００１１」について１通の注文書を１つの依頼先に送付しているが、注文数「１５」に対して、初回の納品が納品数「１０」の分納となっており、２回目の納品で注文数「１５」すべてが揃い、次の製造のステップに進むことが可能になる。この例では、依頼先に対して分納を認めているため、１通の注文書に対して何回の分納がなされるか（すなわち納品書が何通来るか）は依頼元では事前にはわからない。このため、帳票数を用いた上記実施形態の管理方式は機能しない。 In this modification, the flow of delivery work as shown in FIG. 18 is considered. In the example of FIG. 18, one order form for one item “M0011” is sent to one request destination, but the first delivery corresponds to the delivery of “10” for the number of orders “15”. In the second delivery, all the orders “15” are completed, and it becomes possible to proceed to the next manufacturing step. In this example, payment is allowed for the request destination, so the requester does not know in advance how many payments will be made for a single purchase order (that is, how many invoices will be received). . For this reason, the management system of the above embodiment using the number of forms does not function.
そこで、この変形例では、帳票数の代わりに、帳票が取り扱う要素の数を用いてジョブリストにおける表示優先度を切り替えるモードを用意する。帳票が取り扱う要素とは、上述の例では、依頼先に注文する物品のことである。したがって、要素数は、上述の例では注文数又は納品数のことである。そして、案件ごとに、入力された１以上の帳票に記載された要素数の合計を管理し、その合計が事前に登録されているその案件の全要素数より少ない間は、当該案件の優先度を「低」とし、合計が全要素数に一致すると、当該案件の優先度を「高」に上げる。 Therefore, in this modification, a mode is prepared in which the display priority in the job list is switched using the number of elements handled by the form instead of the number of forms. In the above example, the element handled by the form is an article ordered from the request destination. Therefore, the number of elements is the number of orders or the number of deliveries in the above example. Then, for each case, the total number of elements described in one or more input forms is managed, and while the total is less than the total number of elements registered in advance, the priority of the case If the total is equal to the total number of elements, the priority of the case is raised to “high”.
図１８の例では、注文書に記載した注文数が全要素数に該当し、その注文に対応する個々の分納時の納品書に記載された納品数が、分納された要素数である。 In the example of FIG. 18, the number of orders described in the order form corresponds to the total number of elements, and the number of deliveries described in the invoice for each partial delivery corresponding to the order is the number of elements that have been distributed.
図１８の例で、依頼先のＡ社から２回に分けて分納された際の各納品書に対する検収（納品書と納品された物品とつきあわせ、物品の種類や納品数が合っているかを確認する作業）の作業を考える。ここで、図１９に示すように、１回目の分納については検収が済んでおり、２回目の分納については、納品は済んでいるが検収はまだ行われていないとする。この場合、この案件「Ｍ００１１」についての「検収」段階についての案件管理テーブルの内容は、図２０に示すものとなる。 In the example of FIG. 18, inspection of each delivery note when it is divided into two parts from the requesting company A (matching the delivery note with the delivered item, whether the type of article and the number of deliveries match) (Confirmation work) Here, as shown in FIG. 19, it is assumed that the acceptance for the first delivery has been completed, and the delivery for the second delivery has been completed but the acceptance has not yet been performed. In this case, the contents of the case management table for the “acceptance” stage for this case “M0011” are as shown in FIG.
図２０に示す案件管理テーブルには、案件ＩＤに対応づけて、全要素数、処理済み要素数、処理待ち要素数が登録されている。図１８及び図１９に示す状況では、全要素数（すなわち「注文数」）は１５、処理済み要素数（検収済みの１回目の納品数）は１０、処理待ち要素数（納品済みであるが未検収である２回目の納品数）は５である。 In the case management table shown in FIG. 20, the total number of elements, the number of processed elements, and the number of elements waiting to be processed are registered in association with the case ID. In the situation shown in FIGS. 18 and 19, the total number of elements (that is, the “order number”) is 15, the number of processed elements (the number of first delivered delivery) is 10, and the number of elements waiting for processing (already delivered). The number of undelivered second deliveries) is 5.
また、図２０の案件管理テーブルには、案件ＩＤに対応する管理方式を規定する「帳票構成」属性も含まれる。案件「Ｍ００１１」の帳票構成は「要素数」となっており、これは、当該案件の優先度は、（帳票数に基づく上述の実施形態の方式ではなく）要素数に基づくこの変形例の方式で判定することを意味する。この変形例では、「要素数」方式と、上記実施形態で用いた帳票数に基づく管理方式（例えば「帳票数」方式と名付ける）のうち、どちらの方式を用いるかを案件ごとにユーザが選択できるようにする。すなわち、ユーザは、案件の業務内容に応じ、その案件の帳票管理をそれら２方式のいずれで行うかを決定し、決定した方式を特定する情報を、その案件の案件ＩＤに対応づけて業務システム３００又は帳票処理装置１００に登録する。この方式の情報が、案件管理テーブルに当該案件のレコードを作成する際に、そのレコードの１項目として登録される。
The item management table of FIG. 20 also includes a “form configuration” attribute that defines a management method corresponding to the item ID. The form configuration of the case “M0011” is “number of elements”. This is because the priority of the case is based on the number of elements (instead of the method of the above-described embodiment based on the number of forms). It means to judge with. In this modification, the user selects which method to use between the “number of elements” method and the management method based on the number of forms used in the above embodiment (for example, the “number of forms” method). It can be so. That is, the user decides which of these two methods is used to manage the form of the matter in accordance with the business content of the matter, and associates the information specifying the decided method with the matter ID of the matter. 300 or the
帳票管理方式を選択可能とする場合、案件管理テーブル（図８及び図１６参照）の左から３番目及び４番目の欄は、「帳票数」方式の場合は「処理済み帳票数」及び「処理待ち帳票数」と解釈し、「要素数」方式の場合は「処理済み要素数」及び「処理待ち要素数」と解釈すればよい。 When the form management method can be selected, the third and fourth columns from the left of the case management table (see FIGS. 8 and 16) are “processed form number” and “processing” in the “form number” method. In the case of the “number of elements” method, it may be interpreted as “number of processed elements” and “number of elements waiting for processing”.
図２１及び図２２に、この変形例の処理手順の一例を示す。図２１において、図１４の手順のステップと同様のステップには同一符号を付し、重複する説明は省略する。 21 and 22 show an example of the processing procedure of this modification. In FIG. 21, the same steps as those in the procedure of FIG. 14 are denoted by the same reference numerals, and redundant description is omitted.
この例では、案件管理部１０４は、スキャンした帳票から検出した案件ＩＤに対応する帳票管理方式が「要素数」方式又は「帳票数」方式のどちらであるかを判定する（Ｓ４０）。この判定は、その案件ＩＤに対応づけて業務システム３００又は案件管理テーブルに登録されている帳票管理方式の情報を参照して行う。
In this example, the
帳票管理方式が「帳票数」方式であると判定した場合、案件管理部１０４は、すでに説明したＳ１６〜Ｓ３６（図１４及び図１５参照）の処理を実行する。
When it is determined that the form management method is the “number of forms” method, the
帳票管理方式が「要素数」方式であると判定した場合、案件管理部１０４は、Ｓ１２で検出した案件ＩＤに対応するレコードが案件管理テーブル内にすでに存在するかどうかを判定する（Ｓ４２）。存在しない場合、案件管理部１０４は、帳票の画像又はＯＣＲ結果から、その帳票に記載された全要素数の値を読み取る（Ｓ４４）。このために、あらかじめ帳票を発行する側（図１８の例では依頼先）と受け取る側（図１８の例では依頼元）との間で、その帳票に対してあらかじめ定めた態様で「全要素数」を記載することを取り決めておく。例えば図１８の例では、注文書の「注文数」の値を納品書に「注文数」という項目名に対応づけて記載するよう取り決められている。
When it is determined that the form management method is the “number of elements” method, the
そして、案件管理部１０４が、Ｓ１２で検出した案件ＩＤとその全要素数のペアを含んだ新規レコードを案件管理テーブルに登録する（Ｓ４６）。この時点では、その案件ＩＤに対応する処理待ち要素数及び処理済み要素数の値は共に０に初期化されている。
Then, the
次に、案件管理部１０４は、帳票の画像又はＯＣＲ結果から、その帳票に記載された要素数（すなわち全要素数のうちその帳票が取り扱う対象要素の数。例えば注文数に対する実際の納品数）を検出する（Ｓ４８）。このために、あらかじめ帳票を発行する側と受け取る側との間で、その帳票に対してあらかじめ定めた態様で「要素数」を記載することを取り決めておく。例えば図１８の例では、納品書と共に実際に納品する対象物品の数を、「納品数」という項目名に対応づけて納品書に記載するよう取り決められている。この取り決めに従って、帳票から要素数を認識する。
Next, the
そして、案件管理部１０４は、案件管理テーブルにおけるその案件ＩＤに対応する処理待ち要素数の値に対し、Ｓ４８で検出した要素数を加算する（Ｓ５０）。そして、ジョブ管理部１０６が、今回入力した帳票に対してジョブＩＤを付与し、ジョブ管理テーブルに対し、そのジョブＩＤに対応づけて、案件ＩＤ及びステータス値「処理待ち」を登録する（Ｓ５２）。この時点では、そのジョブＩＤに対応する「優先度」の欄は空である。
Then, the
Ｓ４２の判定結果がＹｅｓ、すなわちＳ１２で抽出した案件ＩＤが案件管理テーブルにある場合は、すでにその案件ＩＤのレコードが存在すると言うことなので、Ｓ４４及びＳ４６の処理は行わず、Ｓ４８〜Ｓ５２の処理を行う。 If the determination result in S42 is Yes, that is, the case ID extracted in S12 is in the case management table, it means that the record of the case ID already exists, so the processing in S44 and S46 is not performed, and the processing in S48 to S52 is performed. I do.
Ｓ５２の後、処理は図２２のフローに進む。図２２のフローでは、優先度判定部１０５が、案件管理テーブルから、Ｓ１２で抽出した案件ＩＤに対応する全要素数、処理済み要素数及び処理待ち要素数を読み出し、処理済み要素数と処理待ち要素数の和が全要素数と一致しているかどうかを判定する（Ｓ５４）。一致していれば、優先度判定部１０５は、その案件の優先度を「高」と判定し、ジョブ管理テーブル内のその案件ＩＤに対応する全てのジョブの優先度を「高」に設定する（Ｓ５６）。そして、案件管理テーブルからその案件ＩＤのレコードを削除する（Ｓ５８）。
After S52, the process proceeds to the flow of FIG. In the flow of FIG. 22, the
Ｓ５４で処理済み要素数と処理待ち要素数の和が全要素数と一致していないことがわかった場合、優先度判定部１０５は、その案件の優先度を「低」と判定し、ジョブ管理テーブル内の今回生成したジョブの優先度を「低」に設定する（Ｓ６０）。
If it is determined in S54 that the sum of the number of processed elements and the number of elements waiting to be processed does not match the total number of elements, the
Ｓ５８又はＳ６０の後、ジョブ表示部１０７が、処理待ち状態のジョブを優先度に従って配列したジョブリストを生成し（Ｓ６２）、生成したジョブリストを画面に表示する（Ｓ６４）。
After S58 or S60, the
なお、この第２の変形例では、「帳票数」方式の場合の優先度「高」と、「要素数」方式の場合の優先度「高」は、同じ値として取り扱う。どちらの場合も、優先度「高」の案件の処理待ちジョブを処理すれば、その案件が次の処理段階に進めるからである。優先度「高」である「帳票数」方式及び「要素数」方式の各案件間のジョブリスト上での順位付けは、納期等の付加属性に基づいて行えばよい。 In the second modification, the priority “high” in the “number of forms” method and the priority “high” in the “number of elements” method are treated as the same value. In either case, if a job waiting to be processed for a high priority item is processed, the item is advanced to the next processing stage. Ranking on the job list between the cases of the “number of forms” method and the “number of elements” method having the priority “high” may be performed based on an additional attribute such as a delivery date.
以上の第２の変形例の説明では、案件の「処理済み要素数」と「処理待ち要素数」を記録し、案件に対応する帳票の入力に応じて更新したが、これは一例に過ぎない。「処理済み要素数」と「処理待ち要素数」とに分けて記録する代わりに、それら両者の合計を、帳票処理装置１００に入力された要素数を表す「入力済み要素数」として記録するようにすてもよい。この例では、案件の「入力済み要素数」の初期値を０とし、その案件に対応する帳票をスキャンする毎に、その帳票から読み取った要素数を「入力済み要素数」に加算していく。そして、優先度判定部１０５は、案件の「入力済み要素数」が「全要素数」に一致すれば、その案件の優先度を「高」とし、そうでなければその案件の優先度を「低」にする。この「入力済み要素数」を記録する方式は、優先度の判定に関しては、上述の「処理済み要素数」と「処理待ち要素数」を記録する方式と等価である。
In the above description of the second modification, the “number of processed elements” and “number of elements waiting to be processed” of the matter are recorded and updated according to the input of the form corresponding to the matter, but this is only an example. . Instead of separately recording “number of processed elements” and “number of elements waiting for processing”, the total of both is recorded as “number of input elements” representing the number of elements input to the
上述した帳票処理装置１００は、例えば、汎用のコンピュータ（例えばＰＣやデジタル複合機に内蔵されたもの）に上述の各機能モジュールの処理を表すプログラムを実行させることにより実現される。ここで、コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、ＣＰＵ等のマイクロプロセッサ、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）およびリードオンリメモリ（ＲＯＭ）等のメモリ（一次記憶装置）、二次記憶装置（ハードディスクドライブ、ソリッドステートドライブ、フラッシュメモリなど）、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース、ローカルエリアネットワークなどのネットワークとの接続のための制御を行うネットワークインタフェース等が、例えばバスを介して接続された回路構成を有する。また、そのバスに対し、例えばＩ／Ｏインタフェース経由で、ＣＤやＤＶＤなどの可搬型ディスク記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのディスクドライブ、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのメモリリーダライタ、などが接続されてもよい。上に例示した各機能モジュールの処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク等の通信手段経由で、二次記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。二次記憶装置に記憶されたプログラムがＲＡＭに読み出されＣＰＵ等のマイクロプロセッサにより実行されることにより、上に例示した機能モジュール群が実現される。
The
１００ 帳票処理装置、１０１ 帳票入力部、１０２ 案件ID抽出部、１０３ 全帳票数取得部、１０４ 案件管理部、１０５ 優先度判定部、１０６ ジョブ管理部、１０７ ジョブ表示部、２０１ 付加属性取得部、３００ 業務システム。
DESCRIPTION OF
Claims (8)
案件毎に、当該案件の案件識別子、当該案件の全帳票数、及び、入力された帳票がそれぞれ処理待ち状態又は処理済み状態のいずれであるかを示す状態情報、を記憶する記憶手段、
帳票が入力されると、当該帳票から案件識別子を検出し、検出した案件識別子に対応づけて当該帳票が処理待ち状態であることを示す状態情報を前記記憶手段に登録する登録手段、
前記記憶手段に処理待ち状態を表す状態情報が登録された帳票の処理が完了した場合に、前記記憶手段内の当該帳票に対応する前記状態情報を処理済み状態へと更新する更新手段、
各案件についての処理待ち状態の帳票を優先度の順に並べたリストを生成するリスト生成手段であって、処理待ち状態の帳票と処理済み状態の帳票の数の合計が当該案件の前記全帳票数と一致する案件に対応する処理待ち状態の帳票を、前記合計が前記全帳票数より少ない案件に対応する処理待ち状態の帳票よりも、優先度を高くするリスト生成手段、
として機能させるためのプログラム。 Computer
Storage means for storing, for each case, a case identifier of the case, the number of all forms of the case, and status information indicating whether the input form is in a process waiting state or a processed state,
When a form is input, a registration unit that detects a case identifier from the form and registers state information indicating that the form is waiting to be processed in association with the detected case identifier in the storage unit;
An update unit that updates the state information corresponding to the form in the storage unit to a processed state when the processing of the form in which the state information indicating the processing standby state is registered in the storage unit is completed;
A list generation means for generating a list in which the queued documents for each item are arranged in order of priority, and the total number of the queued documents and the completed documents is the number of all the documents of the item A list generation means for giving a higher priority to a form waiting for processing corresponding to a case corresponding to the case than a form waiting for processing corresponding to a case where the total is less than the total number of forms,
Program to function as.
帳票を当該帳票の対象である要素数に基づき管理する要素数管理方式を採用する案件については、当該案件の案件識別子に対応づけて、要素数管理方式を採用する旨、当該案件の全要素数、当該案件についての入力済み要素数、を記憶する第２の記憶手段、
入力された帳票から検出された案件識別子に対応づけて、前記第２の記憶手段に前記要素数管理方式を採用する旨が記憶されている場合、当該帳票に記載された要素数を検出し、検出した要素数を、前記第２の記憶手段内の当該案件の前記入力済み要素数に加算する加算手段、
として更に機能させるとともに、
前記リスト生成手段は、前記入力済み要素数が前記全要素数と一致する案件に対応する処理待ち状態の帳票を、前記入力済み要素数が前記全要素数より少ない案件に対応する処理待ち状態の帳票よりも、前記優先度を高くする、
ことを特徴とする請求項１又は２に記載のプログラム。 The computer,
For an item that uses an element number management method that manages a form based on the number of elements that are the subject of the form, the fact that the element number management method is used in association with the item identifier of the item indicates that the total number of elements in the item , Second storage means for storing the number of input elements for the case,
If the fact that the element number management method is adopted is stored in the second storage means in association with the case identifier detected from the input form, the number of elements described in the form is detected, Adding means for adding the number of detected elements to the number of elements already input for the case in the second storage means;
And further function as
The list generation means is configured to process a form waiting for processing corresponding to a case in which the number of input elements matches the number of all elements, and to wait for processing corresponding to a case in which the number of input elements is less than the total number of elements. Make the priority higher than the form,
The program according to claim 1 or 2, characterized by the above-mentioned.
ことを特徴とする請求項３に記載のプログラム。 The list generation means is a process waiting state corresponding to a case where the total matches the number of all forms, and a list waiting for processing corresponding to a case where the number of input elements is less than the total number of elements. , Increase the priority,
The program according to claim 3.
ことを特徴とする請求項３又は４に記載のプログラム。 The list generation means is configured to process a form waiting for processing corresponding to a case in which the number of input elements matches the number of all elements than a form waiting for processing corresponding to a case in which the total is less than the total number of forms. , Increase the priority,
The program according to claim 3 or 4, characterized in that.
帳票が入力されると、当該帳票から案件識別子を検出し、検出した案件識別子に対応づけて当該帳票が処理待ち状態であることを示す状態情報を前記記憶手段に登録する登録手段と、
前記記憶手段に処理待ち状態を表す状態情報が登録された帳票の処理が完了した場合に、前記記憶手段内の当該帳票に対応する前記状態情報を処理済み状態へと更新する更新手段と、
各案件についての処理待ち状態の帳票を優先度の順に並べたリストを生成するリスト生成手段であって、処理待ち状態の帳票と処理済み状態の帳票の数の合計が当該案件の前記全帳票数と一致する案件に対応する処理待ち状態の帳票を、前記合計が前記全帳票数より少ない案件に対応する処理待ち状態の帳票よりも、優先度を高くするリスト生成手段と、
を備える帳票処理装置。 Storage means for storing, for each case, a case identifier of the case, the total number of forms of the case, and status information indicating whether the input form is in a process waiting state or a processed state.
When a form is input, a registration unit that detects a case identifier from the form and registers state information indicating that the form is waiting for processing in association with the detected case identifier in the storage unit;
An update unit that updates the state information corresponding to the form in the storage unit to a processed state when the processing of the form in which the state information indicating the processing standby state is registered in the storage unit is completed;
A list generation means for generating a list in which the queued documents for each item are arranged in order of priority, and the total number of the queued documents and the completed documents is the number of all the documents of the item A list generation means for giving a higher priority to a form waiting for processing corresponding to a case that matches the case than a form waiting for processing corresponding to a case where the total is less than the total number of forms,
A form processing apparatus comprising:
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