JP5767962B2 - Address information registration / updating apparatus, address information registration / updating method, and address information registration / updating program - Google Patents
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Description
この発明は、例えば、企業などの組織内において、アドレス情報を適切に共有できるようにする装置、方法、プログラムに関する。 The present invention relates to an apparatus, a method, and a program that enable address information to be appropriately shared within an organization such as a company.
電子メールは安価で手軽な通信ツールとして、ビジネス上においても無くてはならないものになってきている。そして、電子メールの送受に用いられるパーソナルコンピュータなどの通信機器には、電子メールの送信を簡単かつ確実に行うために、相手先の名前や電子メールアドレスなどのアドレス情報を記憶保持するアドレス帳機能が設けられている。通常、通信機器のアドレス帳に対しては、ユーザが直接にアドレス情報を入力したり、また、受信した電子メールに付加されているアドレス情報を登録する操作を行ったりすることによって、必要なアドレス情報を蓄積していく。このため、ユーザが通信機器のアドレス帳に対するメンテナンスを怠ると、役に立つアドレス帳が形成できない。 E-mail has become an indispensable business tool as an inexpensive and easy communication tool. An address book function that stores and holds address information such as the name of the other party and an e-mail address in a communication device such as a personal computer used for sending and receiving e-mail, in order to easily and reliably send the e-mail. Is provided. Normally, for a communication device address book, the user can input the address information directly, or register the address information added to the received e-mail. Accumulate information. For this reason, if a user neglects the maintenance with respect to the address book of a communication apparatus, a useful address book cannot be formed.
このため、後に記す特許文献1には、住所録更新支援方法及び装置に関する発明が開示されている。特許文献1に記載の発明は、まず、電子メールの着信を契機にパーソナル情報を抽出する対象となる電子メールを選択し、抽出対象となった電子メールに対してシグニチャー解析を行って住所録の更新情報を抽出して蓄積する。そして、一定の契機で、蓄積した更新情報をユーザの確認を取りながら、または、自動的に実際の住所録に反映させる。というものである。この特許文献1に記載の発明により、ユーザの通信機器の住所録(アドレス帳)に対するメンテナンスの負荷を軽減できる。
For this reason,
近年、個人情報保護の観点から名刺を机上に置いておくことができなくなり、相手先の電話番号を探すにも時間がかかるようになってしまった。また、電子メールの送受信が頻繁に行われる現状から、ユーザが用いるパーソナルコンピュータから利用可能なアドレス帳を適切に更新し、より使い勝手のよいものにする必要がある。この場合、アドレス帳のメンテナンスをユーザが頻繁に行わなければならないのでは、ユーザの負荷が大きくなるため好ましくない。そこで、上述した特許文献1に記載の技術を用いることが考えられる。
In recent years, it has become impossible to keep business cards on the desk from the viewpoint of protecting personal information, and it has become time consuming to search for the telephone number of the other party. In addition, from the current situation in which electronic mail is frequently transmitted and received, it is necessary to appropriately update the address book that can be used from the personal computer used by the user to make it more convenient to use. In this case, it is not preferable that the user must perform maintenance of the address book frequently because the load on the user increases. Therefore, it is conceivable to use the technique described in
しかし、企業などの組織においては、人事異動や担当替えの影響を受けて、せっかく整備した通信機器のアドレス帳が、突然、ほとんど役に立たないものになってしまうということがよくある。例えば、人事異動や担当替えにより、自分が担当する取引先が全部変わってしまった場合には、前任者から取引先の担当者の名刺を引き継いで、通信機器のアドレス帳に登録し直さなければならない。自分の後任者も同様のことを行わなければならない。すなわち、通信機器のアドレス帳の更新作業は、通信機器毎に行わなければならず、企業などの組織全体から見ると極めて非効率である。また、企業などの組織内のパーソナルコンピュータからアドレス情報を収集してきて共有アドレス帳を形成することも考えられるが、単にアドレス情報を収集しただけではアドレス情報が多くなりすぎ、使い勝手のよいアドレス帳は形成できない。 However, in an organization such as a company, the address book of the communication equipment that has been prepared is often suddenly rendered useless under the influence of personnel changes or reassignment. For example, if all of the business partners you are in charge of have changed due to personnel changes or reassignment, you must take over the business card of the business partner in charge from the predecessor and re-register it in the address book of the communication device. Don't be. Your successor must do the same. In other words, the update of the address book of the communication device must be performed for each communication device, which is extremely inefficient when viewed from the whole organization such as a company. It is also possible to collect address information from personal computers in an organization such as a company to form a shared address book, but simply collecting address information results in too much address information, It cannot be formed.
以上のことに鑑み、この発明は、ユーザの手を極力煩わせることなく、企業などの組織内において、種々の相手先についてのアドレス情報を、簡単かつ確実に管理し、使い勝手のよい共有アドレスデータベースを整えることを目的とする。 In view of the above, the present invention is an easy-to-use shared address database that easily and reliably manages address information for various destinations in an organization such as a company without bothering the user as much as possible. The purpose is to arrange.
上記課題を解決するため、請求項1に記載の発明のアドレス情報登録更新装置は、
所属部署別に電子メールの相手先のアドレス情報を管理する共有アドレスデータベースと、
全社員の識別情報と所属期間と所属部署とを含む所属履歴情報を記憶保持する所属情報記憶手段と、
蓄積されている受信した電子メールのうち、送信日時が、入力されたあるいは予め決められた送信日時の範囲に属する電子メールを抽出する電子メール抽出手段と、
前記電子メール抽出手段により抽出された受信した前記電子メールに記載されている情報を解析して、アドレス帳に登録する相手先のアドレス情報を抽出するアドレス情報抽出手段と、
自ユーザである受信した前記電子メールの受信者の識別情報と解析対象の前記電子メールの送信日時とに基づいて前記所属情報記憶手段の前記所属履歴情報を参照し、前記受信者が前記送信日時において所属していた所属部署を、前記アドレス情報抽出手段で抽出された前記相手先のアドレス情報の登録先として特定する特定手段と、
前記共有アドレスデータベースに対して、前記アドレス情報抽出手段で抽出された前記相手先のアドレス情報を、前記特定手段で特定された前記所属部署のアドレス情報として登録する登録手段と
を備えることを特徴とするアドレス情報登録更新装置。
In order to solve the above-described problem, an address information registration / updating device according to the first aspect of the present invention provides:
A shared address database that manages the address information of email recipients by department,
Affiliation information storage means for storing affiliation history information including identification information of all employees, affiliation period, and department,
E-mail extracting means for extracting e-mail whose transmission date / time is within the range of the input / predetermined transmission date / time among the stored received e-mails ;
The email extractor means analyzes the information contained in the e-mail received extracted by the address information extraction means for extracting the destination address information to be registered in the address book,
Referring to the affiliation history information of the membership information storage means based on the received the e-mail recipient's identification information and the transmission time of the electronic mail to be analyzed is its own user, the transmission date and time the recipient Identifying means for identifying the department to which the user belonged as the registration destination of the address information of the other party extracted by the address information extracting means ;
And characterized in that it comprises with respect to the shared address database, the address information the destination address information extracted by the extraction means, and registering means for registering as the address information of the department that is specified by the specifying means Address information registration / updating device.
これにより、種々の相手先についてのアドレス情報を、ユーザの手を極力煩わせることなく、簡単かつ確実に、所属別にアドレス情報を管理する共有アドレスデータベースに対して登録し、これを共有使用することができる。共有アドレスデータベースは、所属別にアドレス情報を管理するものであるので、単にアドレス情報を集めたアドレスデータベースとは異なり、使い勝手のより良いものとなる。また、電子メールの送信日時に基づいて、電子メールを受信したユーザの所属先を、所属履歴情報を参照して特定する。すなわち、人事異動などによりユーザの所属先が変わっていても、電子メールの送信日時を基準にして所属先を特定することができるので、蓄積されている電子メールから抽出する相手先のアドレス情報を、適切な所属先のアドレス情報として登録することができる。 As a result, address information about various destinations can be registered in a shared address database that manages address information by affiliation easily and reliably without the user's hand as much as possible, and this can be shared. Can do. Since the shared address database manages address information by affiliation, it is easier to use, unlike an address database that simply collects address information. Further, based on the transmission date and time of the e-mail, the affiliation destination of the user who has received the e-mail is specified with reference to the affiliation history information. In other words, even if the user's affiliation changes due to personnel changes, etc., the affiliation can be specified on the basis of the e-mail transmission date, so the address information of the other party extracted from the accumulated e-mail Can be registered as address information of an appropriate affiliation.
ユーザの手を極力煩わせることなく、企業などの組織内において、種々の相手先についてのアドレス情報を、簡単かつ確実に管理し、使い勝手のよい共有アドレスデータベースを整えることができる。 It is possible to easily and surely manage address information about various destinations in an organization such as a company and to prepare a user-friendly shared address database without bothering the user as much as possible.
以下、図を参照しながら、この発明の装置、方法、プログラムの一実施の形態について説明する。以下に説明する実施の形態においては、例えば、企業などの所定の組織内に形成されるLANシステムのメールサーバ装置や主にパーソナルコンピュータであるローカル端末装置に、この発明を適用した場合を例にして説明する。 Hereinafter, embodiments of the apparatus, method, and program of the present invention will be described with reference to the drawings. In the embodiments described below, for example, a case where the present invention is applied to a LAN system mail server device or a local terminal device mainly a personal computer formed in a predetermined organization such as a company is taken as an example. I will explain.
[メールサーバ装置、ローカル端末装置の構成例]
図1は、企業などの所定の組織内に形成されるLANシステムと、当該LANシステムに接続されたメールサーバ装置とローカル端末装置の構成例を説明するための図である。この実施の形態のLANシステムは、メールサーバ装置1と、共有アドレスデータベース2と、人事情報データベース3と、多数のローカル端末装置5(1)、5(2)、5(3)、…とが、LAN4を通じて接続されて形成されている。なお、以下においては、説明を簡単にするため、共有アドレスデータベース2は共有アドレスDB2と、また、人事情報データベース3は人事DB3と略称する。
[Configuration example of mail server device and local terminal device]
FIG. 1 is a diagram for explaining a configuration example of a LAN system formed in a predetermined organization such as a company, a mail server device connected to the LAN system, and a local terminal device. The LAN system of this embodiment includes a
LAN4は、有線と無線の一方あるいは両方が用いられて所定の組織内に形成されたネットワークである。メールサーバ装置1は、LAN4と外部との間で、また、LAN4内において、電子メールの送受信を行えるようにするものである。すなわち、メールサーバ装置1は、SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)サーバとしての機能とPOP(Post Office Protocol)サーバとしての機能を合わせ持つものである。
The
共有アドレスDB2は、ハードディスクなどの大容量記録媒体内に形成され、部署別にアドレス情報を管理し、LAN4に接続されたメールサーバ装置1や後述する各ローカル端末装置の5(1)、5(2)、5(3)…のそれぞれが利用可能なものである。図2は、共有アドレスDB2の構成例について説明するための図である。図2に示すように、共有アドレスDB2は、「管理部署」、「登録No.」、「氏名」、「会社」、「所属部署」、「電話」、「住所」、「電子メール」、「URL」、「備考」を蓄積する。「管理部署」は、当該アドレス情報を管理すべき自社内の部署を示す情報である。なお、各管理部署のそれぞれには、図2において、番号「001」、「002」、「003」、…が示すように部署コードが付されている。
The shared
図2において、「登録No.」は、各管理部署における各アドレス情報に付される識別情報であり、管理部署に付される部署コードと共に、各アドレス情報を特定するためのインデックス情報としての機能を実現する。すなわち、「部署コード+登録No.」が各アドレス情報を特定するインデックス情報になる。そして、図2において、「氏名」から「URL」までの情報が、相手先のアドレス情報(相手先情報)を構成する。なお、「備考」には必要になった種々の情報が入力される。この他にも、例えば、アドレス情報毎に自社の担当者情報を付加するなど、種々の情報を含めることが可能である。 In FIG. 2, “ registration No.” is identification information attached to each address information in each management department, and functions as index information for identifying each address information together with a department code attached to the management department. Is realized. That is, “department code + registration number” is index information for specifying each address information. In FIG. 2, information from “name” to “URL” constitutes address information (addressee information) of the addressee. Note that various information necessary for “remarks” is input. In addition to this, it is possible to include various kinds of information, for example, adding the person-in-charge information for each address information.
図2において、「氏名」は、相手先担当者の氏名(名前)であり、「会社」は、相手先担当者が属する会社(組織)の名称であり、「所属部署」は、相手先担当者が所属する部署の部署名である。また、「電話」は、相手先担当者の電話番号である。共有アドレスDB2の「電話」の欄では、相手先担当者が属する会社の代表番号、相手先担当者の属する部署の電話番号、相手先担当者の直通番号、相手先担当者の携帯電話番号、相手先担当者のファクシミリ番号のそれぞれが管理できる。また、「住所」は、相手先担当者に郵便等を郵送する場合に用いる住所情報であり、通常は当該相手先担当者が所属する会社や事務所の所在地を示すものである。そして、「電子メール」は、相手先担当者の電子メールアドレスであり、「URL」は、相手先担当者が属する会社や部署のホームページのURLである。 In FIG. 2, “Name” is the name (name) of the contact person in charge, “Company” is the name of the company (organization) to which the contact person belongs, and “Department” is the contact person in charge. This is the department name of the department to which the person belongs. “Telephone” is the telephone number of the contact person in charge. In the “phone” field of the shared address DB2, the representative number of the company to which the contact person belongs, the telephone number of the department to which the contact person belongs, the direct communication number of the contact person, the mobile phone number of the contact person, Each facsimile number of the contact person can be managed. The “address” is address information used when mail or the like is mailed to the contact person in charge, and usually indicates the location of the company or office to which the contact person belongs. “E-mail” is the e-mail address of the contact person in charge, and “URL” is the URL of the website of the company or department to which the contact person belongs.
そして、図2に示すように、相手先のアドレス情報は、共有アドレスDB2において、管理部署別に管理される。したがって、担当者の他部署への異動や担当替えなどが起こっても、共有アドレスDB2のアドレス情報を変更する必要はない。 Then, as shown in FIG. 2, the address information of the other party is managed for each management department in the shared address DB2. Therefore, it is not necessary to change the address information of the shared address DB2 even if the person in charge changes to another department or is changed.
図1において、人事情報DB3は、ハードディスクなどの大容量記録媒体内に形成され、自社の全社員の社員情報を管理する。人事情報DB3は、許可された範囲内において、LAN4に接続されたメールサーバ装置1や各ローカル端末装置5(1)、5(2)、5(3)、…が参照可能なものである。図3は、人事情報DB3の構成例を説明するための図である。図3に示すように、人事情報DB3は、「社員ID」、「社員氏名」、「電子メールアドレス」、「入社年月日」、「所属履歴情報」を蓄積する。この他にも、人事情報DB3は、各社員の、自宅住所、自宅電話番号、学歴、職歴などの種々の情報をも蓄積する。しかし、この実施の形態で用いることは無いので、図3においてはそれらの情報の記載を省略している。
In FIG. 1, a
図3において、「社員ID」は各社員に割り当てられた固有の識別情報である。また、「社員氏名」は各社員の氏名であり、「電子メールアドレス」は各社員に割り当てられた電子メールアドレスであり、「入社年月日」は各社員がいつ入社したかを示す情報である。そして、「所属履歴情報」は、各社員の自社における所属履歴(異動履歴)情報に相当するものであり、開始年月日と終了年月日とにより特定される所属期間と、所属部署とが対応付けられたものである。 In FIG. 3, “Employee ID” is unique identification information assigned to each employee. “Employee name” is the name of each employee, “E-mail address” is the email address assigned to each employee, and “Date of entry” is information indicating when each employee joined the company. is there. “Affiliation history information” is equivalent to the affiliation history (transfer history) information of each employee, and the affiliation period specified by the start date and end date, It is associated.
したがって、図3に示した例の場合、社員ID「050001」で特定される社員「○○太郎」さんは、「xxxx@…」という電子メールアドレスを有し、「2005年4月1日」に入社したことが人事情報DB3で管理されている。そして、社員「○○太郎」さんは、「2005年4月1日〜2007年3月31日」までは「第1営業部」に所属し、「2007年4月1日〜2010年3月31日」までは「第2営業部」に所属し、「2010年3月31日〜現在」までは総務部に所属していることが人事情報DB3で管理されている。
Therefore, in the case of the example shown in FIG. 3, the employee “Taro” identified by the employee ID “050001” has an e-mail address of “xxxx @ ...” and “April 1, 2005” The
また、「社員ID」「060052」で特定される社員「△△花子」さんは、「yyyy@…」という電子メールアドレスを有し、「2006年7月20日」に入社したことが人事情報DB3で管理されている。そして、社員「△△花子」さんは、「2006年7月20日〜現在」まで設計部に所属していることが人事情報DB3で管理されている。このように、この実施の形態の人事情報DB3は、自社社員の所属履歴情報を有し、どの社員がいつからいつまで、どこの部署に所属していたのかを正確に管理している。
In addition, the employee “△△ Hanako” identified by “Employee ID” “060052” has an e-mail address of “yyyy @…”, and that he / she joined the company on “July 20, 2006” Managed by DB3. It is managed in the
また、図1において、ローカル端末装置5(1)、5(2)、5(3)、…のそれぞれは、社員によって使用される主にパーソナルコンピュータであり、種々のアプリケーションプログラムを備え、種々の情報処理を行う。また、ローカル端末装置5(1)、5(2)、5(3)、…のそれぞれは、電子メールを送受信するためのいわゆるメーラーを備え、メールサーバ装置1を通じて、電子メールの送受信を行うことができる。
In FIG. 1, each of the local terminal devices 5 (1), 5 (2), 5 (3),... Is mainly a personal computer used by an employee and includes various application programs. Perform information processing. Each of the local terminal devices 5 (1), 5 (2), 5 (3),... Has a so-called mailer for sending and receiving emails, and sends and receives emails through the
そして、この実施の形態において、メールサーバ装置1は、配下のローカル端末宛の受信した電子メール(受信メール)や配下のローカル端末装置から送信した電子メール(送信メール)を蓄積する。そして、メールサーバ装置1は、例えば、1日分乃至は設定日数分の蓄積した受信メール及び送信メールを解析処理して相手先のアドレス情報(相手先情報)を抽出して、これを共有アドレスDBに登録更新する機能を有する。
In this embodiment, the
同様に、ローカル端末装置5(1)、5(2)、5(3)、…のそれぞれもまた、受信した電子メール(受信メール)や送信した電子メール(送信メール)を蓄積する。そして、ローカル端末装置5(1)、5(2)、5(3)、…のそれぞれは、受信日又は送信日の日付順に、蓄積した受信メール及び送信メールを解析処理して相手先のアドレス情報を抽出して、これを共有アドレスDBに登録更新する機能を有する。 Similarly, each of the local terminal devices 5 (1), 5 (2), 5 (3),... Stores received electronic mail (received mail) and transmitted electronic mail (transmitted mail). Each of the local terminal devices 5 (1), 5 (2), 5 (3),... Analyzes the received received mail and the transmitted mail in the order of the received date or the transmitted date, It has a function of extracting information and registering and updating it in the shared address DB.
そして、図2を用いて説明したように、共有アドレスDB2は、部署別に相手先のアドレス情報を管理する。このため、メールサーバ装置1と、ローカル端末装置5(1)、5(2)、5(3)、…のそれぞれとは、人事情報DB3の情報を利用することにより、電子メールの送信日時における受信者や送信者の所属部署を特定する。そして、メールサーバ装置1と、ローカル端末装置5(1)、5(2)、5(3)、…のそれぞれとは、解析して抽出した相手先のアドレス情報を、特定した部署の相手先のアドレス情報として共有アドレスDBに登録したり、更新したりする。
As described with reference to FIG. 2, the shared
なお、電子メールの送信日時における受信者や送信者の所属部署を特定するのは、蓄積されている電子メールを処理対象とするため、人事異動が行われた場合であっても、電子メールの送信日時における所属部署を適切に特定するためである。したがって、第1営業部から総務部に異動したユーザが、受信したり送信したりした電子メールから相手先のアドレス情報を抽出して共有アドレスDB2に登録更新する処理を異動後に行ったとする。この場合、異動前、すなわち、第1営業部に所属していたときに受信したり、送信したりした電子メールからのアドレス情報は、第1営業部のアドレス情報として管理すべきものと判別できる。また、移動後、すなわち、総務部に異動してから受信したり、送信したりした電子メールからのアドレス情報は、総務部のアドレス情報として管理すべきものと判別できる。
Note that the recipients and the departments to which the sender belongs at the date and time of email transmission are specified for processing the stored emails, so even if personnel changes are made, This is to appropriately specify the department to which the transmission date / time belongs. Therefore, it is assumed that the user who has moved from the first sales department to the general affairs department has performed processing to extract the address information of the other party from the received or transmitted e-mail and update the registration in the shared
なお、例えば、人事異動後に、例えば相手先の担当者も変わるなどして、異動前の所属部署に関する新たな相手先からの電子メールを受信することもある。このような場合には、当該相手先に自分が異動したこと、及び新たな担当者を通知する電子メールを返信し、当該電子メールのアドレス情報については、共有アドレスDB2の登録更新の対象から外すことで対処する。このようにすれば、本来、その部署に登録されるべきでないアドレス情報が登録されてしまうといった不都合を回避することができる。 For example, after the personnel change, the person in charge of the other party may change, for example, so that an e-mail from a new partner concerning the department to which the employee belongs before the change may be received. In such a case, an e-mail notifying that the person has been transferred to the other party and a new person in charge is returned, and the address information of the e-mail is excluded from the target of registration update of the shared address DB2. To deal with it. In this way, it is possible to avoid the inconvenience of registering address information that should not be registered in that department.
次に、図1に示したように構成されるこの実施の形態のLANシステムのメールサーバ装置1と、ローカル端末装置5(1)、5(2)、5(3)、…のそれぞれにおける、共有アドレスDB2に対する登録更新処理を行うための主要部について説明する。メールサーバ装置1は、図1の上端側にブロック図で示したように、共有アドレスDB2の登録更新処理を行うための主要部を備える。また、ローカル端末装置5(1)は、図1の下端側にブロック図で示したように、共有アドレスDB2の登録更新処理を行うための主要部を備える。なお、ローカル端末装置5(2)、5(3)、…のそれぞれもまた、ローカル端末装置5(1)と同様の構成を有する。このため、以下では、特に区別して示した場合を除き、ローカル端末装置5(1)、5(2)、5(3)、…を総称してローカル端末装置5という。
Next, in each of the
そして、メールサーバ装置1とローカル端末装置5のブロック図を比較すると分かるように、メールサーバ装置1は通信I/F11を備えるが、ローカル端末装置5は通信I/Fを備えていない点を除けば、ほぼ同様の構成を有する。このため、ここでは、通信I/F11以外の共通部分については、重複説明を避けるために説明を共通に行うこととする。
As can be seen by comparing the block diagrams of the
メールサーバ装置1の通信I/F11は、インターネット等の広域ネットワークを通じて通信を行うためのものである。具体的に通信I/F11は、広域ネットワークからの信号を受信し、自機が処理可能なデータに変換し制御部12に供給する。また、通信I/F11は、制御部12を通じて供給される送信用の種々のデータを、プロトコルに準拠した信号に変換して広域ネットワークに送出する。
The communication I /
次に、メールサーバ装置1とローカル端末装置5の共通部分について説明する。制御部12、52は、装置1、5の各部を制御するものであり、図示しないがCPU(Central Processing Unit)、ROM(Read Only Memory)、RAM(Random Access Memory)がCPUバスを通じて接続されて構成されたコンピュータ装置である。LANI/F13、53は、LAN4を通じて情報の送受を行うためのものである。この実施の形態において、LANI/F13、53は、LAN4上の共有アドレスDB2や人事情報DBにアクセスして情報を参照したり、また、共有アドレスDB2に対してアドレス情報を登録したり、更新したりする場合などにおいて用いられる。
Next, a common part between the
受信メール蓄積部14、54は、受信メールを蓄積するためのものであり、また、送信メール蓄積部15、55は、送信メールを蓄積するためのものである。これら、受信メール蓄積部14、54や送信メール蓄積部15、55は、ハードディスクなどの大容量記録媒体内に形成される。そして、操作部16、56は、キーボード、マウス(ポインティングデバイス)などからなり、ユーザからの操作入力を受け付け、受け付けた情報を制御部12、52に供給する。表示部17は、種々の表示情報を表示するためのものである。また、HDD18、58は、ハードディスクを備え、種々のアプリケーションプログラムや種々の処理により得られたデータ等のハードディスクへの書込み/記録保持/読み出し/削除を行う。
The received
そして、問い合せ処理部19a、59aは、必要に応じて、蓄積された受信メールや送信メールのそれぞれについて、相手先のアドレス情報を抽出して共有アドレスDB2に登録するか否かの問い合せを行う。相手先情報抽出部19b、59bは、受信メールや送信メールを解析し、共有アドレスDB2に登録する相手先のアドレス情報を抽出する。相手先情報提示処理部19c、59cは、相手先情報抽出部19b、59bで抽出された相手先のアドレス情報を、表示部17、57に表示するなどしてユーザに提示し、制御部12、52と協働し、確認や変更の入力を受け付ける。
Then, the
登録先特定部19d、59dは、相手先情報抽出部19b、59bが抽出した相手先のアドレス情報を登録する共有アドレスDB2の登録先(管理部署)を特定する。具体的に、登録先特定部19d、59dは、相手先のアドレス情報を抽出した受信メールや送信メールの送信日時と、当該受信メールや送信メールの受信者や送信者に基づいて、人事情報DB3を参照することによって、アドレス情報の登録先を特定する。
The registration
チェック処理部19e、59eは、相手先情報抽出部19b、59bで抽出した相手先のアドレス情報を、登録先特定部19d、59dで特定した登録先のアドレス情報として共有アドレスDB2に登録した場合に、重複登録となるか否かをチェックする。チェック処理部19e、59eは、重複登録となることを検出した場合には、制御部12、52と協働し、登録されている相手先のアドレス情報を更新するのか、今回抽出した相手先のアドレス情報を別名で登録するのか、また、更新や登録をしないのかの選択入力を、操作部16、56を通じて受け付ける。
When the
そして、アドレス登録部19f、59fは、抽出した相手先のアドレス情報を、共有アドレスDB2の特定した登録先(管理部署)の情報として登録したり、あるいは、既に登録されている相手先のアドレス情報を更新したりする処理を行う。
Then, the
このように、メールサーバ装置1とローカル端末装置5のそれぞれは、適宜のタイミングで、自機に蓄積されている受信メールや送信メールから相手先のアドレス情報を抽出する。そして、アドレス情報を部署別に管理する共有アドレスDB2に対して、抽出した相手先のアドレス情報を用いて、相手先のアドレス情報の登録や更新を行う。この場合、人事異動をも考慮して、電子メールの受信者や送信者の電子メールの送信日時における所属先に応じて、アドレス情報を管理すべき部署を適切に特定することができる。
As described above, each of the
これにより、各ローカル端末装置5(1)、5(2)、5(3)、…を通じて利用可能な共有アドレスDB2を、簡単かつ確実に更新することができる。しかも、共有アドレスDB2では、部署別に相手先のアドレス情報を管理するので、使い勝手のよい共有アドレスDBを実現できる。
Thereby, the shared address DB2 that can be used through the local terminal devices 5 (1), 5 (2), 5 (3),... Can be updated easily and reliably. In addition, since the shared
[共有アドレスDB2の登録更新処理]
次に、メールサーバ装置1及びローカル端末装置5で行われる共有アドレスDB2の登録更新処理について、より具体的に説明する。図4は、メールサーバ装置1及びローカル端末装置5において実行される共有アドレスDB2の登録更新処理を説明するためのフローチャートである。装置1、5の制御部12、52は、操作部16、56を通じて、共有アドレスDB2の登録更新処理を行うための所定の操作入力を受け付けたとする。この場合、制御部12、52は、例えばHDD18、58から図4に示すフローチャートの処理を実行するためのアプリケーションプログラムを読み出して、これを実行する。このように、制御部12、52は、アプリケーション実行部としての機能を有する。また、当該所定の操作入力は、例えば、当該処理に対応付けられたアイコンやメニュー項目等を選択するものである。
[Registration update processing of shared address DB2]
Next, the registration update process of the shared
そして、装置1、5の制御部12、52は、電子メールの送信日時の範囲指定を受け付けるための表示情報を表示部17、57に表示し、操作部16、56を通じて、送信日時の範囲指定を受け付ける(ステップS101)。ステップS101で表示部17、57に表示される送信日時の範囲指定を受け付けるための表示情報は、図示しないが、例えば、開始送信日時と終了送信日時の入力欄と、入力操作が完了したことを指示する「OK」ボタンとを含むものである。
Then, the
次に、制御部12、52は、操作部16、56を通じて、入力操作が完了したことを示す「OK」ボタンが選択されたか否かを判別する(ステップS102)。ステップS102の判別処理において、「OK」ボタンは選択されていないと判別したときには、制御部12、52は、ステップS101からの処理を繰り返し、送信日時の範囲指定の入力を行えるようにする。
Next, the
また、ステップS102の判別処理において、「OK」ボタンが選択されたと判別したときには、制御部12、52は、まず受信メールに基づく、共有アドレスDB2の登録更新処理を実行する(ステップS103)。ステップS103の処理の後、制御部12、52は、送信メールに基づく、共有アドレスDB2の登録更新処理を実行し(ステップS104)、この図4に示す共有アドレスDB2の登録更新処理を終了する。
If it is determined in step S102 that the “OK” button has been selected, the
このように、メールサーバ装置1、ローカル端末装置5のそれぞれにおいては、まず、処理対象となる電子メールの送信日時の範囲を特定する。この後、受信メールと送信メールとのそれぞれ毎に、共有アドレスDB2への登録更新処理を行うことによって、共有アドレスDB2を整えるようにしている。
Thus, in each of the
[共有アドレスDB2の登録更新処理の詳細]
次に、図4に示したステップS103とステップS104で行われる共有アドレスDB2への登録更新処理の詳細について説明する。なお、図4に示したフローチャートのステップS103とステップS104で行われる処理は、処理対象が受信メールか送信メールかが異なる点と、受信メールと送信メールとでは相手先のアドレス情報の抽出方法が異なる点を除き、ほぼ同様に行われる。このため、以下においては、図4に示したステップS103とステップS104で行われる処理について、共通に図5、図6に示すフローチャートを用いて説明し、異なる部分については具体的にその違いを説明する。
[Details of registration update processing of shared address DB2]
Next, details of the registration update process to the shared
図5、図6は、図4に示したステップS103、ステップS104で行われる共有アドレスDBの登録更新処理の詳細を説明するためのフローチャートである。また、図7、図8は、図5、図6に示すフローチャートの処理において用いられる表示画面の例について説明するための図である。まず、制御部12、52は、蓄積している電子メールから送信日時が、図4のステップS101で受け付けた送信日時の範囲に属する電子メールをHDD18、58に抽出し、解析に適した所定のフォーマットのデータに変換する(ステップS201)。
5 and 6 are flowcharts for explaining details of the shared address DB registration update processing performed in steps S103 and S104 shown in FIG. FIGS. 7 and 8 are diagrams for explaining examples of display screens used in the processing of the flowcharts shown in FIGS. 5 and 6. First, the
この場合、図4に示したステップS103において、この図5、図6の処理が実行された時には、処理対象の電子メールは、受信メール蓄積部14、54に蓄積されている受信メールとなる。また、図4に示したステップS104において、この図5、図6の処理が実行された時には、処理対象の電子メールは、送信メール蓄積部15、55に蓄積されている送信メールとなる。
In this case, when the processing of FIGS. 5 and 6 is executed in step S103 shown in FIG. 4, the processing target electronic mail is the received mail stored in the received
次に、制御部12、52の制御の下、問い合せ処理部19a、59aが、HDD18、58に抽出され、フォーマット変換された電子メールを1件毎に表示部17、57に表示し、共有アドレスDB2への登録更新処理を行うか否かを問い合せる(ステップS202)。そして、制御部12、52は、当該問い合せに対する確認入力を、操作部16、56を通じて受け付ける(ステップS203)。図7Aは、ステップS202において、表示部17、57に表示される問い合せ用の表示画面の一例を説明するための図である。
Next, under the control of the
図7Aに示すように、問い合せ用の表示画面には、送信元(From)、送信先(To)、送信日時(Date)、件名のいわゆるヘッダ情報と電子メール本文とが表示される。さらに、当該問い合せ用の表示画面の右上端部には、当該電子メールを処理の対象にするか否かの確認入力を求めるためのウィンドウWdが表示される。そして、ユーザは、表示された電子メール情報を確認し、共有アドレスDB2に相手先のアドレス情報を登録する場合にはウィンドウWdの「する」ボタンを、また、登録しない場合にはウィンドウWdの「しない」ボタンを選択する操作を操作部16、56に対して行う。なお、表示されたメール本文については、装置1、5の操作部16、56を通じて所定の操作を行うことによってスクロール表示させ、その全文を見ることができる。
As shown in FIG. 7A, on the display screen for inquiry, the sender (From), the destination (To), the transmission date and time (Date), the so-called header information of the subject and the e-mail text are displayed. Further, a window Wd for requesting confirmation input as to whether or not the electronic mail is to be processed is displayed at the upper right end portion of the inquiry display screen. Then, the user confirms the displayed e-mail information, and when registering the address information of the other party in the shared address DB2, the “Yes” button of the window Wd is displayed. An operation of selecting the “No” button is performed on the
そして、制御部12、52は、「する」ボタンが選択されたか否かを判別する(ステップS204)。ステップS204の判別処理において、「する」ボタンが選択されていないと判別したときには、「しない」ボタンが選択されたか否かを判別する(ステップS205)。ステップS205の判別処理において、「しない」ボタンは選択されていないと判別したときには、制御部12、52は、ステップS203からの処理を繰り返し、ユーザからの選択入力を受け付ける。また、ステップS205の判別処理において、「しない」ボタンが選択されたと判別したときには、制御部12、52は、処理対象を次の電子メールに位置付け(ステップS206)、ステップS202からの処理を繰り返す。
Then, the
また、ステップS204の判別処理において、「する」ボタンが選択されたと判別したとする。この場合、制御部12、52の制御の下、相手先情報抽出部19b、59bが、処理対象とされた電子メールを解析し、相手先のアドレス情報を抽出する(ステップS207)。ステップS207では、処理対象が受信メールであるときには、電子メールに含まれるいわゆるシグニチャー部分を解析することによって、相手先の氏名、会社名、所属部署、電話番号、住所、ホームページのURLを抽出する。また、送信元の電子メールアドレスを当該相手先の電子メールアドレスとして特定する。
Further, it is assumed that it is determined that the “Yes” button has been selected in the determination process of step S204. In this case, under the control of the
なお、シグニチャーは、電子メールの末尾等に付加される、送信者の氏名や連絡先、URLなどの情報を数行程度にまとめたものである。また、電子メールの場合、メール本文の文頭か文末に送り主の氏名や社名、所属部署が記述されていることも多い。そこで、処理対象が受信メールの場合には、電子メールの本文中の「お世話になっております○○の□□です。」などという幾つかの想定される相手先の特定情報を含む記載を見つけ出し、その記載から相手先の会社や所属部署、氏名を抽出することもできる。 The signature is a summary of information such as the sender's name, contact information, and URL, which is added to the end of the e-mail. In the case of electronic mail, the sender's name, company name, and department are often described at the beginning or end of the body of the email. Therefore, when the processing target is an incoming mail, a description including the specific information of some possible recipients such as “Thank you for your support” in the body of the email. You can also find out and extract the partner's company, department, and name from the description.
また、処理対象が送信メールの場合、電子メールの本文中の「○○会社△△部□□様」などという幾つかの想定される相手先の特定情報を含む記載を見つけ出し、その記載から相手先の会社や所属部署、氏名を抽出することができる。また、処理対象が送信メールの場合、送信先の電子メールアドレスを当該相手先の電子メールアドレスとして特定する。なお、処理対象が受信メール、送信メールのいずれの場合であっても、抽出できなかった相手先の情報については、共有アドレスDB2に登録後において補うことができる。例えば、相手先の電話番号やファクシミリ番号などが抽出できなかった場合などにおいては、共有アドレスDB2に登録された相手先のアドレス情報に対して判明した相手先の情報を加えることができる。 In addition, if the subject of processing is outgoing mail, find a description that includes specific information about some of the possible recipients, such as “XX Company △△ Department □□”, etc. in the body of the email. The previous company, department, and name can be extracted. In addition, when the processing target is outgoing mail, the destination electronic mail address is specified as the destination electronic mail address. Note that, regardless of whether the processing target is a received mail or a transmitted mail, information on the other party that could not be extracted can be supplemented after registration in the shared address DB2. For example, when the telephone number or facsimile number of the other party cannot be extracted, the information on the other party that has been found can be added to the address information of the other party registered in the shared address DB2.
次に、制御部12、52の制御の下、相手先情報提示処理部19c、59cが、ステップS207で抽出した相手先のアドレス情報の確認画面を表示部17、57に表示する(ステップS208)。そして、制御部12、52は、操作部16、56を通じてユーザからの修正入力等を受け付ける(ステップS209)。図7Bは、ステップS209において、表示部17、57に表示される当該確認画面の一例を説明するための図である。図7Bに示すように、相手先のアドレス情報の確認画面では、ステップS207で抽出された相手先のアドレス情報を表示し、表示された項目にカーソルCSを位置付けて修正することができる。
Next, under the control of the
また、図7Bに示す確認画面は、この図5、図6に示す相手先のアドレス情報の登録更新処理を終了させるための「終了」ボタンと、表示された相手先のアドレス情報の登録更新処理を行うことを指示する「OK」ボタンが設けられている。ステップS209では、図7Bに示した各項目の修正入力や、「終了」ボタンあるいは「OK」ボタンに対する操作入力が受け付けられる。 Also, the confirmation screen shown in FIG. 7B includes an “end” button for ending the registration update processing of the address information of the other party shown in FIGS. 5 and 6 and a registration update process of the displayed address information of the other party. An “OK” button for instructing to perform the operation is provided. In step S209, correction input for each item shown in FIG. 7B and operation input for the “end” button or “OK” button are accepted.
そして、制御部12、52は、「OK」ボタンが選択されたか否かを判別し(ステップS210)、「OK」ボタンは選択されていないと判別したときには、「終了」ボタンが選択されたか否かを判別する(ステップS211)。ステップS211の判別処理において、「終了」ボタンは選択されていないと判別したときには、制御部12、52は、ステップS209からの処理を繰り返し、相手先のアドレス情報の確認画面に対する入力を行えるようにする。また、ステップS211の判別処理において、「終了」ボタンが選択されたと判別したときには、使用中のデータファイルをクローズするなどの所定の終了処理を行って(ステップS212)、この図5、図6に示す処理を終了させる。
Then, the
ステップS210の判別処理において、「OK」ボタンが選択されたと判別したときには、制御部12、52の制御の下、登録先特定部19dがLANI/F13、53を通じて人事情報DB3を参照し、相手先のアドレス情報を登録する共有アドレスDB2の登録先(管理部署)を特定する処理を行う(ステップS213)。ステップS213において、処理対象の電子メールが受信メールである場合には、当該電子メールの送信日時と受信元の電子メールアドレスに基づいて人事情報DB3の所属履歴情報を参照して登録先を特定する。また、ステップS213において、処理対象の電子メールが送信メールである場合には、当該電子メールの送信日時と送信元の電子メールアドレスに基づいて人事情報DB3の所属履歴情報を参照して登録先を特定する。もちろん、受信者や送信者の氏名をも考慮してもよい。
If it is determined in step S210 that the “OK” button has been selected, the registration
次に、制御部12、52の制御の下、チェック処理部19e、59eが機能し、登録対象の相手先のアドレス情報が、既に共有アドレスDB2に登録されているか否かをチェックする(ステップS214)。このステップS214のチェック処理では、少なくとも「氏名」と「電子メールアドレス」とが一致する場合、重複すると判別する。この後、図6のステップS215の処理に進み、制御部12、52は、ステップS214のチェック結果に基づき、重複登録か否かを判別する(ステップS215)。
Next, under the control of the
ステップS215の判別処理において、処理対象の相手先のアドレス情報を共有アドレスDB2に登録した場合に重複登録になると判別したとする。この場合、制御部12、52は、当該相手先のアドレス情報についての処理内容をユーザに確認するため、処理内容の確認画面を表示部17、57に表示し、確認入力を受け付ける(ステップS216)。図8は、ステップS216において、処理対象の相手先のアドレス情報についての処理内容をユーザに確認するための確認画面の一例を説明するための図である。当該処理内容の確認画面(図8)においては、処理対象の相手先のアドレス情報が重複登録になることを通知するメッセージと、今回抽出された相手先のアドレス情報(新たなアドレス情報)と、共有アドレスDB2に登録されているアドレス情報とが表示される。更に、当該確認画面(図8)の下端部には、「更新」ボタンと、「別名登録」ボタンと、「スキップ」ボタンとが表示される。
Assume that in the determination process of step S215, it is determined that duplication registration occurs when the address information of the other party to be processed is registered in the shared address DB2. In this case, the
ユーザは、図8に示した処理内容の確認画面を通じてアドレス情報の内容を確認し、今回抽出した相手先のアドレス情報をどのように処理するのかを決める。そして、当該相手先のアドレス情報を用いて、共有アドレスDB2に既に登録されているアドレス情報を更新するときには、ユーザは「更新」ボタンを選択する。また、当該相手先のアドレス情報を、「氏名」を変えて新たなアドレス情報として登録するときには、ユーザは「別名登録」ボタンを選択する。また、当該相手先のアドレス情報を用いた更新も登録も行わない場合には、ユーザは「スキップ」ボタンを選択する。
The user confirms the content of the address information through the processing content confirmation screen shown in FIG. 8 and decides how to process the address information of the other party extracted this time. When the address information already registered in the shared
このため、制御部12、52は、まず、「更新」ボタンが選択されたか否かを判別する(ステップS217)。ステップS217の判別処理において、「更新」ボタンが選択されたと判別したとする。この場合、制御部12、52の制御の下、アドレス登録部19fがLANI/F13、53を通じて、処理対象の相手先のアドレス情報を用い、ステップS213において特定した管理部署のアドレス情報として共有アドレスDB2に登録されている既存のアドレス情報(重複するアドレス情報)を更新する処理を行う(ステップS218)。この場合、重複するアドレス情報は、上述もしたように、「部署コードと登録No.」とによって特定することができる。そして、例えば、図8に示したように、「所属」が異なっている場合には、当該「所属」が「企画部」から新たな「営業部」に書き換えられる。また、図8に示したように、「URL」が判明した場合には、「URL」に「yyy.co.jp」が書き加えられる。
Therefore, the
また、ステップS217の判別処理において、「更新」ボタンは選択されていないと判別したとする。この場合、制御部12、52は「別名登録」ボタンが選択されたか否かを判別する(ステップS219)。ステップS219の判別処理において、「別名登録」ボタンが選択されたと判別したときには、制御部12、52は操作部16、56を通じて「氏名」の変更入力を受け付ける(ステップS220)。なお、ステップS220の処理においては、「氏名」だけでなく、その他の情報の変更入力を受け付けるようにしてもよい。そして、制御部12、52の制御の下、アドレス登録部19f、59fが機能し、「氏名」変更後の相手先のアドレス情報を、LANI/F13、53を通じて、ステップS212において特定した管理部署のアドレス情報として共有アドレスDB2に登録する処理を実行する(ステップS221)。この場合、登録するアドレス情報には、新たな「登録No.」が付与される。これにより、「部署コードと登録No.」とが、そのアドレス情報のインデック情報となり、当該アドレス情報を一意に特定することができるようになり、削除や変更も可能となる。
Also, assume that it is determined in the determination process in step S217 that the “update” button is not selected. In this case, the
また、ステップS215の判別処理において、重複登録ではないと判別したとする。この場合、制御部12、52の制御のものと、アドレス登録部19f、59fが機能し、ステップS207において抽出した相手先のアドレス情報をそのまま、ステップS213において特定した管理部署のアドレス情報として、LANI/F13、53を通じて共有アドレスDB2に登録する処理を実行する(ステップS221)。この場合、登録するアドレス情報には、新たな「登録No.」が付与される。
Further, it is assumed that it is determined that the registration is not duplicated in the determination process in step S215. In this case, those controlled by the
そして、ステップS218の処理の後、あるいは、ステップS221の処理の後、また、ステップS219において、「別名登録」ボタンが選択されていないと判別したときには、ステップS222の処理に進む。そして、今回、処理対象となった電子メール(相手先のアドレス情報を抽出した電子メール)は、ステップS201で抽出した電子メールの最後の電子メールか否かを判別する(ステップS222)。ステップS222の判別処理において、処理対象となった電子メールは最後の電子メールであると判別したには、使用中のデータファイルをクローズするなどの所定の終了処理を行って(ステップS223)、この図5、図6に示す処理を終了させる。また、ステップS222の判別処理において、処理対象となった電子メールは最後の電子メールではないと判別したには、制御部12、52は、処理対象を次の電子メールに位置付け(ステップS224)、図5に示したステップS202からの処理を繰り返す。
After step S218 or after step S221, or when it is determined in step S219 that the “alias registration” button has not been selected, the process proceeds to step S222. Then, it is determined whether or not the current e-mail (the e-mail from which the address information of the other party is extracted) is the last e-mail extracted in step S201 (step S222). In the determination process of step S222, in order to determine that the e-mail to be processed is the last e-mail, a predetermined end process such as closing the data file in use is performed (step S223). The processes shown in FIGS. 5 and 6 are terminated. Further, in the determination process of step S222, in order to determine that the email to be processed is not the last email, the
このようにして、メールサーバ装置1、ローカル端末装置5のそれぞれにおいては、受信したり送信したりした電子メールを蓄積しておき、それらから一括して相手先のアドレス情報を抽出し、部署別にアドレス情報を管理する共有アドレスDB2に登録更新することができる。しかも、人事情報DB3を用い、人事異動をも考慮して、電子メールの受信者や送信者の電子メールの送信日時における所属先に応じて、アドレス情報を管理すべき部署を適切に特定することができる。したがって、蓄積した電子メールを処理対象としても、共有アドレスDB2にアドレス情報を適切に登録、更新することができる。
In this way, in each of the
なお、この実施の形態においては、ステップS201において、ユーザによって指示された期間に送信日時が属することになる全ての電子メールを処理の対象にしたが、これに限るものではない。電子メールアドレスは、ユーザが決めるローカル部と、インターネット上のメールサーバ装置等を特定するためのドメイン名とからなっている。このため、予め指定したドメイン名を有する電子メールだけを処理対象とすることができる。また、ドメイン名に「.com」や「.co.jp」を含む電子メールだけを処理対象とすることができる。このように、予め定めた条件に合致する電子メールだけを処理とすることもできる。 In this embodiment, in step S201, all e-mails to which the transmission date / time belongs during the period instructed by the user are processed, but the present invention is not limited to this. The e-mail address is composed of a local part determined by the user and a domain name for specifying a mail server device on the Internet. For this reason, only e-mails having a domain name designated in advance can be processed. Further, only e-mails whose domain names include “.com” or “.co.jp” can be processed. In this way, it is possible to process only e-mails that meet a predetermined condition.
[共有アドレスDB2の登録更新処理の他の例]
図5、図6を用いて説明した共有アドレスDB2の登録更新処理の場合には、処理対象とする電子メールの問い合せ、抽出した相手先のアドレス情報の確認、相手先のアドレス情報の重複時の処理内容の問い合せをユーザに対して行うようにした。しかし、ユーザの確認入力等を求めることなく、全て自動で相手先のアドレス情報の共有アドレスDB2の登録更新を行うこともできる。
[Another example of registration update processing of shared address DB2]
In the case of the registration update processing of the shared
図9は、相手先のアドレス情報を全自動で共有アドレスDB2に登録更新する場合の処理を説明するためのフローチャートである。この図9に示す処理は、制御部12、52によって、まず、受信メールを処理対象として実行された後、次に、送信メールを処理対象として実行される。
FIG. 9 is a flowchart for explaining processing when the address information of the other party is registered and updated in the shared
この例の場合、まず、制御部12、52は、蓄積している電子メールから送信日時が予め決められた期間に属する電子メールをHDD18、58に抽出し、解析に適した所定のフォーマットのデータに変換する(ステップS301)。ここで、予め決められた期間は、処理日の1日分、処理日を含む過去1週間分などのように予め決められたものである。もちろん、図4を用いて説明したように、ユーザが事前に設定しておくようにしてもよい。そして、このステップS301の処理は、図5に示したステップS201の処理と同様に行われる。したがって、初めに、受信メール蓄積部14、54に蓄積されている受信メールを処理対象として登録更新処理を行った後に、送信メール蓄積部15、55に蓄積されている送信メールを処理対象として登録更新処理を行うことになる。
In the case of this example, first, the
次に、制御部12、52の制御の下、相手先情報抽出部19b、59bが、処理対象とされた電子メールを解析し、相手先のアドレス情報を抽出する(ステップS302)。このステップS302の処理は、図5に示したステップS207と同様に行われる処理である。この後、制御部12、52の制御の下、登録先特定部19dが、相手先のアドレス情報を登録する共有アドレスDB2の登録先(管理部署)を特定する処理を行う(ステップS303)。このステップS303の処理は、図5に示したステップS213の処理と同様に行われる処理である。
Next, under the control of the
すなわち、ステップS303において、処理対象の電子メールが受信メールである場合には、当該電子メールの送信日時と受信元の電子メールアドレスに基づいて人事情報DB3の所属履歴情報を参照して登録先を特定する。また、ステップS303において、処理対象の電子メールが送信メールである場合には、当該電子メールの送信日時と送信元の電子メールアドレスに基づいて人事情報DB3の所属履歴情報を参照して登録先を特定する。
That is, if the processing target e-mail is a received mail in step S303, the registration destination is determined by referring to the affiliation history information in the
次に、制御部12、52の制御の下、チェック処理部19e、59eが機能し、登録対象の相手先のアドレス情報が、既に共有アドレスDB2に登録されているか否かをチェックする(ステップS304)。このステップS304の処理は、図4に示したステップS214と同様に行われる処理である。したがって、ステップS304においては、少なくとも「氏名」と「電子メールアドレス」とが一致する場合、重複すると判別する。この後、制御部12、52は、ステップS304のチェック結果に基づき、重複登録か否かを判別する(ステップS305)。このステップS305の判別処理は、図6に示したステップS215と同様に行われる処理である。
Next, under the control of the
そして、ステップS305の判別処理において、重複登録ではないと判別した場合には、ステップS302において抽出した相手先のアドレス情報をそのまま、ステップS303において特定した管理部署のアドレス情報として共有アドレスDB2に登録する処理を実行する(ステップS306)。このステップS306の処理は、図6に示したステップS221の処理と同様に行われる処理である。
If it is determined in step S305 that the registration is not duplicated, the address information of the other party extracted in step S302 is directly registered in the shared
また、ステップS305の判別処理において、重複登録であると判別した場合には、制御部12、52は、ステップS302において抽出した相手先のアドレス情報をHDD18、58の重複データファイルに記録する(ステップS307)。このステップS307において、重複データファイルに記録された相手先のアドレス情報については、後で、ユーザに提示して確認を求め、登録、更新、別名登録が指示された場合にそれらの指示に従って、共有アドレスDB2への登録更新の対象となる。
If it is determined in the determination process of step S305 that the registration is duplicated, the
ステップS306とステップS307の処理の後においては、制御部12、52は、今回、処理対象となった電子メール(相手先のアドレス情報を抽出した電子メール)は、ステップS301で抽出した電子メールの最後の電子メールか否かを判別する(ステップS308)。このステップS308の処理は、図6に示したステップS222の処理と同様に行われる処理である。
After the processes in steps S306 and S307, the
そして、ステップS308の判別処理において、処理対象となった電子メールは最後の電子メールであると判別したには、使用中のデータファイルをクローズするなどの所定の終了処理を行って(ステップS309)、この後、この図9に示す処理を終了させる。また、ステップS308の判別処理において、処理対象となった電子メールは最後の電子メールではないと判別したには、制御部12、52は、処理対象を次の電子メールに位置付け(ステップS310)、図9のステップS302からの処理を繰り返す。なお、ステップS309、ステップS310の処理は、図6に示したステップS223、ステップS224の処理と同様に行われる処理である。
Then, in the determination process of step S308, in order to determine that the e-mail to be processed is the last e-mail, a predetermined end process such as closing the data file in use is performed (step S309). Thereafter, the processing shown in FIG. 9 is terminated. Further, in the determination process of step S308, in order to determine that the email to be processed is not the last email, the
このようにして、ユーザに一々確認入力等を求めることなく、受信メールと送信メールとのそれぞれについて、蓄積された電子メールから相手先のアドレス情報を抽出し、これを管理部署別にアドレス情報を管理する共有アドレスDB2に登録することができる。この場合にも、人事情報DB3を用い、人事異動をも考慮して、電子メールの受信者や送信者の電子メールの送信日時における所属先に応じて、アドレス情報を管理すべき部署を適切に特定することができる。したがって、図9を用いて説明した例の場合にも、蓄積した電子メールを処理対象とし、共有アドレスDB2にアドレス情報を適切に登録、更新することができる。
In this way, the address information of the other party is extracted from the stored e-mail for each of incoming and outgoing e-mails without asking the user for confirmation, etc., and the address information is managed for each management department. Can be registered in the shared address DB2. In this case as well, the
なお、この図9を用いて説明した処理においても、ステップS301において、例えば、予め設定したドメイン名を有する電子メールだけを処理対象とするなど、予め定めた条件に合致する電子メールだけを処理とすることもできる。 In the process described with reference to FIG. 9 as well, in step S301, only e-mails that meet a predetermined condition are processed, for example, only e-mails having a preset domain name are processed. You can also
[実施の形態の効果]
上述したように、電子メールを受信したり送信したりする毎に処理を行うことなく、蓄積された受信メールや送信メールを処理対象として、相手先のアドレス情報を抽出する。そして、抽出したアドレス情報を部署別にアドレス情報を管理する共有アドレスDB2に登録するが、この場合に、電子メールの送信日時における受信者や送信者の所属部署に対応して、抽出したアドレス情報を登録すべき部署を特定する。したがって、人事異動などの影響を受けることなく、相手先のアドレス情報を適切な管理部署のアドレス情報として共有アドレスDB2に登録することができる。したがって、共有アドレスDB2は、人事異動の影響を受けて作り直すといった必要のないものとなる。
[Effect of the embodiment]
As described above, the address information of the other party is extracted using the stored received mail and transmitted mail as a processing target without performing the process each time an e-mail is received or transmitted. Then, the extracted address information is registered in the shared
また、登録対象とする電子メールを選択したり、抽出された相手先のアドレス情報の確認を求め、修正したりすることもできる。また、相手先のアドレス情報が重複登録となる場合には、既に共有アドレスDB2に登録されているアドレス情報を更新するのか、別名で登録するのか等のユーザに指示に応じた処理を行うこともできる。これにより、きめ細かく、アドレス情報を登録する相手先、登録するアドレス情報の内容、アドレス情報が重複する場合の処理等を、ユーザがコントロールすることもできる。
It is also possible to select an e-mail to be registered, or to check and correct the extracted address information of the other party. In addition, when the address information of the other party is duplicated, processing according to the instruction to the user, such as whether to update the address information already registered in the shared
また、ユーザの手を煩わせることなく、相手先のアドレス情報の抽出から共有アドレスDB2への登録更新までの処理を自動化することもできる。この場合には、重複登録となる相手先のアドレス情報についての処理を、後でユーザの指示に応じて行うことができる。
Further, it is possible to automate processing from extraction of the address information of the other party to registration update to the shared
また、アドレス情報の抽出と共有アドレスDB2への登録更新処理は、種々のタイミングで行うことができる。例えば、朝に前日分の電子メールを処理対象として処理したり、月曜日に、前週分の電子メールを処理対象として処理したりすることができる。もちろん、10日毎、15日毎、1ヶ月毎などの所定の周期で、蓄積した電子メールからアドレス情報を抽出し、共有アドレスDB2に登録更新する処理を行うようにすることもできる。
Further, the extraction of the address information and the registration update process to the shared address DB2 can be performed at various timings. For example, the e-mail for the previous day can be processed as a processing target in the morning, or the e-mail for the previous week can be processed as a processing target on Monday. Of course, it is also possible to extract the address information from the stored electronic mail and update the registration in the shared
これらを通じて、ユーザの手を極力煩わせることなく、企業などの組織内において、種々の相手先についてのアドレス情報を、簡単かつ確実に管理し、使い勝手のよい共有アドレスデータベースを整えることができる。 Through these, it is possible to easily and surely manage address information about various destinations in an organization such as a company and to prepare an easy-to-use shared address database without bothering the user as much as possible.
[変形例等]
なお、アドレス帳のファイル形式には種々のものがある。例えば、CSV(コンマ区切り)、LDIF(LDAPサーバ)、vCard(VCFファイル)、Windoes(登録商標)アドレス帳ファイル(Outlook Express アドレス帳、.Wabファイル)、XML、TEXT、各種携帯電話の形式をサポートする。これにより、共有アドレスDB2がどのような形式で作成されるものであっても、アドレス情報を適切に登録、更新することができる。
[Modifications, etc.]
There are various address book file formats. For example, CSV (comma delimited), LDIF (LDAP server), vCard (VCF file), Windows (registered trademark) address book file (Outlook Express address book, .Wab file), XML, TEXT, and various mobile phone formats are supported To do. Thereby, even if the shared address DB2 is created in any format, the address information can be appropriately registered and updated.
また、上述した実施の形態において、共有アドレスDB2は、部署別にアドレス情報を管理するものとして説明したが、これに限るものではない。電子メールの送信元や受信先の会社別(会社別かつ部署別)に分類し、管理するものとしてもよい。すなわち、共有アドレスDBは、自社内の部署別にアドレス情報を分類(グループ化)する構成としてもよいし、相手先の部署別にアドレス情報を分類(グループ化)する構成としてもよい。
In the above-described embodiment, the shared
また、上述した実施の形態においては、送信日時に基づいて、処理対象となる電子メールを特定したり、また、所定のドメイン名を有する電子メールを処理対象とするなど、予め決められた条件に合致する電子メールを処理対象としたりした。しかし、これに限るものではない。送信日時がユーザによって指示された範囲内に属し、かつ、所定の条件に合致した電子メールだけを処理対象とすることももちろんできる。 In the above-described embodiment, the e-mail to be processed is specified based on the transmission date and time, or the e-mail having a predetermined domain name is set as the process target. Matching emails were processed. However, it is not limited to this. Of course, only e-mails whose transmission date / time falls within the range designated by the user and meets a predetermined condition can be processed.
また、受信メールについては、送信元の電子メールアドレスが所定のドメイン名を有し、また、送信メールの場合には送信先の電子メールアドレスが所定のドメイン名を有する場合には、無条件に相手先のアドレス情報の共有アドレスDB2への登録対象とすることもできる。したがって、当該電子メールについては処理対象とするか否かの問い合せを行う必要はない。しかし、受信メールについては、送信元の電子メールアドレスが所定のドメイン名を有しない場合、また、送信メールの場合には送信先の電子メールアドレスが所定のドメイン名を有しない場合には、当該電子メールについて、相手先のアドレス情報を共有アドレスDB2への登録対象とするか否かをユーザに問い合せるようにする。 For received mail, if the source email address has a predetermined domain name, and if the destination email address has a predetermined domain name in the case of outgoing mail, then unconditionally The address information of the other party can be registered in the shared address DB2. Therefore, there is no need to make an inquiry as to whether or not the electronic mail is to be processed. However, for incoming mail, if the source email address does not have a predetermined domain name, or if the destination email address does not have a predetermined domain name, For the electronic mail, the user is asked whether or not the address information of the other party is to be registered in the shared address DB2.
このようにすれば、ビジネス上必ず必要な相手先のアドレス情報については、確実に共有アドレスDB2に登録することができる。一方、ビジネス上、必要か否かが不明確な相手先については、ユーザがその都度、相手先のアドレス情報を共有アドレスDB2に登録するか否かを判別し、不必要な相手先のアドレス情報を共有アドレスDB2に登録しないようできる。
In this way, address information of a partner that is always necessary for business can be surely registered in the shared address DB2. On the other hand, for a partner whose business is unclear, it is determined whether or not the user registers the address information of the partner in the shared
また、上述した実施の形態においては、電子メールからの相手先のアドレス情報の抽出と、抽出したアドレス情報の共有アドレスDBへの登録更新処理は、メールサーバ装置とローカル端末装置との両方で行えるようにした。しかし、これに限るものではない。いずれか一方の装置だけで行うようにしてもよい。しかし、メールサーバ装置とローカル端末装置との両方で行えるようにしておくことにより、例えば、どのローカル端末装置も受信処理せずに、メールサーバ装置に残ってしまった電子メールについても、アドレス情報の共有アドレスDBの登録対象とすることができる。 In the embodiment described above, the extraction of the address information of the other party from the e-mail and the registration update processing of the extracted address information to the shared address DB can be performed by both the mail server device and the local terminal device. I did it. However, it is not limited to this. You may make it carry out only with any one apparatus. However, by making it possible to perform both in the mail server device and the local terminal device, for example, for any e-mail that remains in the mail server device without receiving any local terminal device, the address information The shared address DB can be registered.
また、上述した実施の形態においては、ローカル端末装置5は主にパーソナルコンピュータであるものとして説明したが、これに限るものではない。例えば、タブレット型端末やパット型端末などと呼ばれる情報端末など、LANに接続して通信処理が可能な種々の通信機器をローカル端末装置とすることができる。
In the above-described embodiment, the local
また、図4、図5及び図6、あるいは、図9に示した処理は、この発明のアドレス情報登録更新方法に対応するものである。また、図4、図5及び図6、或いは、図9のフローチャートに応じた処理を実行するプログラムが、メールサーバ装置1あるいはローカル端末装置5で実行されるアドレス情報登録更新プログラムである。
Further, the processing shown in FIG. 4, FIG. 5 and FIG. 6 or FIG. 9 corresponds to the address information registration / updating method of the present invention. Further, a program for executing processing according to the flowcharts of FIGS. 4, 5, 6, or 9 is an address information registration / update program executed by the
したがって、図4、図5及び図6、或いは、図9に示した処理を実行するプログラムを形成し、これをメールサーバ装置やローカル端末装置に搭載して、当該装置において実行可能にしておくことにより、この発明のアドレス情報登録更新装置を容易に実現することができる。 Therefore, a program for executing the processing shown in FIG. 4, FIG. 5 and FIG. 6 or FIG. 9 is formed and installed in a mail server device or a local terminal device so that it can be executed in the device. Thus, the address information registration / updating apparatus of the present invention can be easily realized.
1…メールサーバ装置、2…共有アドレスDB、3…人事情報DB、4…LAN、5…ローカル端末装置、11…通信I/F、12、52…制御部、13、53…LANI/F、14、54…受信メール蓄積部、15、55…送信メール蓄積部、16、56…操作部、17、57…表示部、18、58…HDD、19a、59a…問い合せ処理部、19b、59b…相手先情報抽出部、19c、59c…相手先情報提示処理部、19d、59d…登録先特定部、19e、59e…チェック処理部、19f、59f…アドレス登録部
DESCRIPTION OF
Claims (8)
全社員の識別情報と所属期間と所属部署とを含む所属履歴情報を記憶保持する所属情報記憶手段と、
蓄積されている受信した電子メールのうち、送信日時が、入力されたあるいは予め決められた送信日時の範囲に属する電子メールを抽出する電子メール抽出手段と、
前記電子メール抽出手段により抽出された受信した前記電子メールに記載されている情報を解析して、アドレス帳に登録する相手先のアドレス情報を抽出するアドレス情報抽出手段と、
自ユーザである受信した前記電子メールの受信者の識別情報と解析対象の前記電子メールの送信日時とに基づいて前記所属情報記憶手段の前記所属履歴情報を参照し、前記受信者が前記送信日時において所属していた所属部署を、前記アドレス情報抽出手段で抽出された前記相手先のアドレス情報の登録先として特定する特定手段と、
前記共有アドレスデータベースに対して、前記アドレス情報抽出手段で抽出された前記相手先のアドレス情報を、前記特定手段で特定された前記所属部署のアドレス情報として登録する登録手段と
を備えることを特徴とするアドレス情報登録更新装置。 A shared address database that manages the address information of email recipients by department,
Affiliation information storage means for storing affiliation history information including identification information of all employees, affiliation period, and department,
E-mail extracting means for extracting e-mail whose transmission date / time is within the range of the input / predetermined transmission date / time among the stored received e-mails ;
The email extractor means analyzes the information contained in the e-mail received extracted by the address information extraction means for extracting the destination address information to be registered in the address book,
Referring to the affiliation history information of the membership information storage means based on the received the e-mail recipient's identification information and the transmission time of the electronic mail to be analyzed is its own user, the transmission date and time the recipient Identifying means for identifying the department to which the user belonged as the registration destination of the address information of the other party extracted by the address information extracting means ;
And characterized in that it comprises with respect to the shared address database, the address information the destination address information extracted by the extraction means, and registering means for registering as the address information of the department that is specified by the specifying means Address information registration / updating device.
前記電子メール抽出手段は、蓄積されている相手先へ送信した電子メールのうち、送信日時が、入力されたあるいは予め決められた送信日時の範囲に属する電子メールを抽出し、
前記アドレス情報抽出手段は、前記電子メール抽出手段により抽出された送信した前記電子メールに記載されている情報を解析して、アドレス帳に登録する相手先のアドレス情報を抽出し、
前記特定手段は、自ユーザである送信した前記電子メールの送信者の識別情報と解析対象の送信した前記電子メールの送信日時とに基づいて前記所属情報記憶手段の前記所属履歴情報を参照し、前記送信者が前記送信日時において所属していた所属部署を、前記アドレス情報抽出手段で抽出された前記相手先のアドレス情報の登録先として特定することを特徴とするアドレス情報登録更新装置。 The address information registration / updating device according to claim 1,
The e-mail extracting means extracts e-mails whose transmission date / time is input or belonging to a predetermined transmission date / time range from among the e-mails transmitted to the stored destination,
The address information extraction unit analyzes the information described in the transmitted e-mail extracted by the e-mail extraction unit, and extracts address information of a destination to be registered in the address book,
The specifying means refers to the affiliation history information of the affiliation information storage means based on the identification information of the sender of the transmitted e-mail that is the user and the transmission date and time of the e-mail to be analyzed. An address information registration / updating apparatus that identifies a department to which the sender belongs at the transmission date and time as a registration destination of the address information of the destination extracted by the address information extraction unit .
前記電子メール抽出手段で抽出された全ての前記電子メールについて、あるいは、予め設定された条件に合致した前記電子メールについて、前記共有アドレスデータベースへの登録対象にするか否かを問い合せる問い合せ処理手段と、
前記問い合わせ手段による問い合せに対する確認入力を受け付ける受付手段と、
前記受付手段を通じて受け付けた前記確認入力が前記共有アドレスデータベースへの登録を指示するものである場合に、前アドレス情報抽出手段と、記特定手段と、前記登録手段とを機能させ、前記電子メール抽出手段で抽出された前記電子メールから抽出される相手先のアドレス情報の登録を行うように制御する制御手段と
を備えることを特徴とするアドレス情報登録更新装置。 The address information registration / updating device according to claim 1 or 2 ,
For all of the electronic mail extracted by the mail extraction device, or, for the e-mail that meets the preset condition, query inquiring whether to registered Previous SL shared address database processing unit When,
Accepting means for accepting confirmation input for the inquiry by the inquiry means;
When the confirmation input received through the receiving means is an instruction for registration in the shared address database , the previous address information extracting means, the specifying means, and the registering means are operated to extract the e-mail. An address information registration / updating apparatus comprising: control means for performing control so as to register address information of a destination extracted from the e-mail extracted by the means.
前記アドレス情報抽出手段で抽出された前記相手先のアドレス情報をユーザに提示する提示処理手段と、
前記提示処理手段を通じて提示された前記相手先のアドレス情報に対する修正入力を受け付ける修正受付手段と
を備え、
前記登録手段は、前記修正入力を反映させた相手先のアドレス情報を前記共有アドレスデータベースに登録する
ことを特徴とするアドレス情報登録更新装置。 An address information registration / updating device according to claim 1 , claim 2, or claim 3 ,
Presenting processing means for presenting to the user the address information of the other party extracted by the address information extracting means;
Correction accepting means for accepting correction input for the address information of the other party presented through the presentation processing means ,
The addressing information registration / updating apparatus, wherein the registering means registers address information of a destination reflecting the correction input in the shared address database.
前記アドレス情報抽出手段で抽出された前記相手先のアドレス情報の前記共有アドレスデータベースへの登録の前に、重複登録のチェックを行い、重複登録となることが検出された場合に、重複登録となることを報知し、処理内容の確認を求めるチェック処理手段と、
前記チェック処理手段を通じて確認が求められた前記処理内容についての指示入力を受け付ける指示受付手段と、
前記指示入力受付手段を通じて受け付けた前記指示入力に応じた処理を行うように各部を制御する重複時制御手段と
を備えることを特徴とするアドレス情報登録更新装置。 An address information registration / updating device according to any one of claims 1, 2 , 3, or 4 ,
Before registering the address information of the other party extracted by the address information extracting means in the shared address database, a duplicate registration is checked, and if it is detected that it is a duplicate registration, a duplicate registration is made. A check processing means for informing that and requesting confirmation of processing contents;
Instruction accepting means for accepting an instruction input for the processing content requested to be confirmed through the check processing means ;
An address information registration / updating apparatus comprising: an overlapping time control unit that controls each unit so as to perform processing according to the instruction input received through the instruction input receiving unit .
前記共有アドレスデータベースは、相手先の所属に応じた分類ができることを特徴とするアドレス情報登録更新装置。 An address information registration / updating device according to any one of claims 1, 2, 3 , 4, or 5 ,
The shared address database can be classified according to the affiliation of the other party.
電子メール抽出手段が、蓄積されている受信した電子メールのうち、送信日時が、入力されたあるいは予め決められた送信日時の範囲に属する電子メールを抽出する電子メール抽出工程と、
アドレス情報抽出手段が、前記電子メール抽出工程において抽出した受信した前記電子メールに記載されている情報を解析して、アドレス帳に登録する相手先のアドレス情報を抽出するアドレス情報抽出工程と、
特定手段が、自ユーザである電子メールの受信者の識別情報と解析対象の前記電子メールの送信日時とに基づいて前記所属情報記憶手段の前記所属履歴情報を参照し、前記受信者が前記送信日時において所属していた所属部署を、前記アドレス情報抽出工程で抽出した前記相手先のアドレス情報の登録先として特定する特定工程と、
登録手段が、前記共有アドレスデータベースに対して、前記アドレス情報抽出工程で抽出した前記相手先のアドレス情報を、前記特定工程で特定した前記所属部署のアドレス情報として登録する登録工程と
を有することを特徴とするアドレス情報登録更新方法。 Addresses that can access the shared address database that manages the address information of email recipients by department, and the membership information storage means that stores and stores membership history information including identification information, membership period, and department of all employees An address information registration update method used in an information registration update device,
An e-mail extracting step in which the e-mail extracting means extracts e-mails whose transmission date / time is input or belonging to a predetermined transmission date / time range among the stored received e-mails ;
Address information extraction means, said electronic mail extraction process by analyzing the information described in the e-mail received extracted in the address information extraction step of extracting destination address information to be registered in the address book,
The specific means, referring to the affiliation history information of the membership information storage means based on the transmission date of the e-mail to be analyzed and the identity of the recipient of the e-mail is its own user, the recipient said transmission A specific step of identifying the department to which the date belongs as the registration destination of the address information of the destination extracted in the address information extraction step ;
Registration means, to said shared address database, to have a registration step of the address information extracted the destination address information in the extraction step, is registered as the address information of the department specified in the specifying step A method of updating and registering address information as a feature.
電子メール抽出手段が、蓄積されている受信した電子メールのうち、送信日時が、入力されたあるいは予め決められた送信日時の範囲に属する電子メールを抽出する電子メール抽出ステップと、
アドレス情報抽出手段が、前記電子メール抽出ステップにおいて抽出した受信した前記電子メールに記載されている情報を解析して、アドレス帳に登録する相手先のアドレス情報を抽出するアドレス情報抽出ステップと、
特定手段が、自ユーザである電子メールの受信者の識別情報と解析対象の前記電子メールの送信日時とに基づいて前記所属情報記憶手段の前記所属履歴情報を参照し、前記受信者が前記送信日時において所属していた所属部署を、前記アドレス情報抽出ステップで抽出した前記相手先のアドレス情報の登録先として特定する特定ステップと、
登録手段が、前記共有アドレスデータベースに対して、前記アドレス情報抽出ステップで抽出した前記相手先のアドレス情報を、前記特定工程で特定した前記所属部署のアドレス情報として登録する登録ステップと
を実行することを特徴とするアドレス情報登録更新プログラム。 Addresses that can access the shared address database that manages the address information of email recipients by department, and the membership information storage means that stores and stores membership history information including identification information, membership period, and department of all employees An address information registration / update program executed by a computer installed in the information registration / update device ,
An e-mail extracting step, wherein e-mail extracting means extracts e-mails whose transmission date / time is input or belonging to a predetermined transmission date / time range among the stored received e-mails ;
Address information extraction means, the electronic mail extracted by analyzing the information described in the e-mail received extracted in step, and the address information extraction step of extracting the destination address information to be registered in the address book,
The specifying means refers to the affiliation history information in the affiliation information storage means based on the identification information of the e-mail recipient who is the user and the transmission date and time of the e-mail to be analyzed, and the recipient sends the transmission A specific step of identifying the department to which the person belongs at the date and time as a registration destination of the address information of the destination extracted in the address information extraction step ;
A registration unit for registering, with respect to the shared address database, the address information of the other party extracted in the address information extraction step as the address information of the belonging department identified in the identifying step; An address information registration update program characterized by
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