JP5747344B2 - Document management system, document management server, control method therefor, and program - Google Patents
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Description
本発明は、文書データと、当該文書データに対応する日時情報とを管理する文書管理サーバと、前記文書データを表示する情報処理装置とを備える文書管理システム、文書管理サーバ及びその制御方法に関するものである。 The present invention relates to a document management system, a document management server, and a control method thereof including a document management server that manages document data and date and time information corresponding to the document data, and an information processing apparatus that displays the document data. It is.
画像や文書のページなどを表示する際には、視認性を高めるために縮小させた代表画像としてサムネイル画像が使用される。PC(パーソナルコンピュータ)内のフォルダや文書管理ソフトウェアに保存されている文書について、ファイル名等ではその内容が判断しづらい場合でも、サムネイル画像を見れば画像や文書の全体イメージを容易に掴むことができる。 When displaying an image, a document page, or the like, a thumbnail image is used as a representative image that has been reduced to improve visibility. Even if it is difficult to determine the contents of a document stored in a folder or document management software on a PC (personal computer) by file name, it is possible to easily grasp the image and the entire image of the document by looking at the thumbnail image. it can.
また、文書を探しやすくするために、特許文献1には、文書のサムネイル画像とアノテーションのサムネイル画像を合成したサムネイル画像を表示する仕組みが開示されている。
In order to facilitate searching for a document,
サムネイル画像を表示して業務を行うものとして、例えば、FAX受注業務がある。 For example, there is a FAX order receiving operation for displaying thumbnail images.
このFAX受注業務においては、複合機のFAX機能を用いて受信したデータ(受注伝票のデータ)を画像ファイルに変換し、変換した画像ファイルを文書管理ソフトウェアがインストールされている文書管理サーバに保存する。そして、オペレーターがクライアント端末で、文書管理サーバに保存した画像ファイルを表示、確認する。その上で、受注伝票を受領したことを示す。あるいは、修正して再送してもらうために取引先に、コメントを入力したアノテーション(「受領しました)「××を修正して再送ください」等)を付加した受注伝票の画像ファイルを用いて、FAX送信(返信)することが行われている。 In this FAX order receiving operation, data (order slip data) received using the FAX function of the MFP is converted into an image file, and the converted image file is stored in a document management server in which document management software is installed. . Then, the operator displays and confirms the image file stored in the document management server on the client terminal. In addition, it indicates that an order receipt has been received. Alternatively, use the image file of the order slip with the annotation ("Received" "Please correct and re-submit XX") with the comment entered in order to have it corrected and resent. Fax transmission (reply) is performed.
上述のような業務を行う場合、素早く文書(画像ファイル)の全体像を把握するためにサムネイル画像を表示を使用することが多いが、全体を把握するには効果的な半面、サムネイル画像は文書の縮小画像であるため文書の内容を把握するには困難であった。 When working as described above, the thumbnail image display is often used to quickly grasp the whole image of the document (image file). However, while it is effective for grasping the whole, the thumbnail image is a document. It was difficult to grasp the contents of the document because of the reduced image.
特に、上述の業務では、レスポンスタイム(受注して、○時間以内に注文者に一次回答をする、△日以内に納品する等)の目標時間を掲げていることが多い。この場合、文書を一度開いて、○時間以内に回答、△日以内に納品等のコメントをアノテーションに入力し、アノテーション文書に付加する。そして、アノテーションに従って後処理をすることが行われる。 In particular, the above-mentioned work often has a target time for response time (such as receiving an order and making a primary reply to the orderer within ○ time, delivering the product within Δ days). In this case, the document is opened once, and a comment such as a reply within ○ time and a delivery within △ day is input to the annotation and added to the annotation document. Then, post-processing is performed according to the annotation.
この場合、アノテーションを見ながら業務を進めるが、アノテーションを付加したサムネイル画像は小さい。そのため、サムネイル画像をダブルクリックして実際の文書(画像ファイル)を開いて、アノテーションや文書を閲覧して、業務を遂行しなければならず、業務効率の改善につながらなかった。 In this case, the business proceeds while viewing the annotation, but the thumbnail image with the annotation added is small. Therefore, it is necessary to double-click a thumbnail image to open an actual document (image file), browse annotations and documents, and carry out the work, which does not lead to an improvement in work efficiency.
また、アノテーションを見落とすことによって、期限内に処理できない未処理文書が発生してしまう問題もあった。 In addition, there is a problem in that an unprocessed document that cannot be processed within the time limit is generated by overlooking the annotation.
そこで、本発明は、登録された文書データのサムネイル画像を表示する際に、経過期間後の文書データのサムネイル画像を経過期間前の文書データより大きいサイズのサムネイル画像を表示させることで、ユーザに対して処理対象の文書の視認性を向上させ、情報処理装置における文書データのソートによる処理漏れを防ぐことを目的とする。 The present invention, in displaying the thumbnail image of the document data registered, by causing display thumbnail images of larger size than age previous document data thumbnail image of the document data after age, the user On the other hand, it is an object to improve the visibility of a document to be processed and prevent a processing omission due to sorting of document data in an information processing apparatus .
上記の目的を達成するための本発明による文書管理システムは以下の構成を備える。即ち、
文書データと、当該文書データに対応する日時情報と、該日時情報からの経過を判定するための経過期間を管理する文書管理サーバと、前記文書データを表示する情報処理装置とを備える文書管理システムであって、
前記文書管理サーバは、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成手段と、
前記情報処理装置に表示するフォルダ内の文書データの日時情報を取得する日時情報取得手段と、
前記情報処理装置の表示部でのソート条件に従って前記文書データを表示する際に、前記フォルダ内の文書データの内、所定期間経過している文書データをユーザに識別表示すべく、前記日時情報からの前記経過期間に応じて該経過期間後の文書データのサムネイル画像データが該経過期間前の文書データのサムネイル画像データより大きいサイズで表示されるように、前記フォルダ内の文書データそれぞれの経過期間に対応する、前記サムネイル画像生成手段で生成した所定のサイズのサムネイル画像データを取得するサムネイル画像取得手段と、
前記サムネイル画像取得手段で取得したサムネイル画像データを前記情報処理装置に送信するサムネイル画像送信手段とを備え、
前記情報処理装置は、
前記フォルダ内の文書データそれぞれに対応する前記サムネイル画像データを前記文書管理サーバから受信するサムネイル画像受信手段と、
前記サムネイル画像受信手段で受信したサムネイル画像データを、文書一覧表示画面に表示する表示制御手段と
を備える。
In order to achieve the above object, a document management system according to the present invention comprises the following arrangement. That is,
Document management system comprising: document data; date and time information corresponding to the document data; a document management server that manages an elapsed period for determining progress from the date and time information; and an information processing apparatus that displays the document data Because
The document management server
Thumbnail image generating means for generating thumbnail image data of different sizes corresponding to the document data;
Date and time information acquisition means for acquiring date and time information of document data in a folder to be displayed on the information processing apparatus;
When displaying the document data according to the sort conditions on the display unit of the information processing apparatus, of document data in the folder, in order to identify display to the user the document data has passed a predetermined time period, from the date and time information wherein according to the elapsed time as the thumbnail image data of the document data after the age is displayed in a size larger than the thumbnail image data of the document data before the age, document data each age of the folder of Corresponding to the thumbnail image acquisition means for acquiring thumbnail image data of a predetermined size generated by the thumbnail image generation means;
Thumbnail image transmission means for transmitting the thumbnail image data acquired by the thumbnail image acquisition means to the information processing apparatus,
The information processing apparatus includes:
Thumbnail image receiving means for receiving the thumbnail image data corresponding to each document data in the folder from the document management server;
Display control means for displaying thumbnail image data received by the thumbnail image receiving means on a document list display screen.
本発明によれば、登録された文書データのサムネイル画像を表示する際に、経過期間後の文書データのサムネイル画像を経過期間前の文書データより大きいサイズのサムネイル画像を表示させることで、ユーザに対して処理対象の文書の視認性を向上させ、情報処理装置における文書データのソートによる処理漏れを防ぐことができる。 According to the present invention, when displaying the thumbnail image of the registered document data, the thumbnail image of the document data after the elapsed period is displayed as a thumbnail image having a size larger than the document data before the elapsed period. On the other hand, it is possible to improve the visibility of the document to be processed and to prevent processing omission due to sorting of document data in the information processing apparatus .
以下、本発明の実施の形態について図面を用いて詳細に説明する。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
図1において、文書管理サーバ102とクライアント端末(情報処理装置)101と複合機105がLAN104のネットワーク(有線/無線)を介して通信可能に接続されている。文書管理サーバ102は、複合機105で受信したFAXデータから生成された文書データ(画像)を受信しデータベース103に保存する。また、文書管理サーバ102は、クライアント端末101で表示するための、文書データに対するサムネイル画像データを生成し、データベース103に保存する。
In FIG. 1, a
尚、文書データ(画像)はスキャナ(不図示)やクライアント端末101から取得した文書データ(画像)であってもよい。また、保存した文書データやサムネイル画像データは別サーバ内の記憶部に登録されていても良い。
The document data (image) may be document data (image) acquired from a scanner (not shown) or the
クライアント端末101は、文書データ(画像)やサムネイル画像データを表示する。文書管理サーバ102は、クライアント端末101からの要求に従って、クライアント端末101に文書データやサムネイル画像データの送信、また、クライアント端末101からの要求に従って、文書データの移動やフォルダの表示等の各種処理を実行する。文書管理サーバ102やデータベース103には、文書データやサムネイル画像データを管理するための管理情報(例えば、文書管理テーブル)を保持している。尚、クライアント端末101は複数あるように構成してもよい。
The
複合機105は、公衆回線網(電話回線)を介して外部ネットワークのFAX(例えば、取引先のFAX)と通信可能に接続され、受信したFAX画像を文書管理サーバ102へ送信することで、文書データが登録される。
The MFP 105 is communicably connected to a FAX (for example, a FAX of a business partner) of an external network via a public line network (telephone line), and transmits the received FAX image to the
図2は図1の文書管理サーバ102のハードウェア構成を概略的に示すブロック図である。尚、クライアント端末101のハードウェア構成は基本的に文書管理サーバ102と同一であるため、以下、文書管理サーバ102のハードウェア構成についてのみ説明し、クライアント端末101についてはハードウェア構成の説明は省略する。
FIG. 2 is a block diagram schematically showing a hardware configuration of the
CPU201は、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ROM202あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input/Output System)が記憶されている。更に、ROM202あるいは外部メモリ211には、オペレーティングシステムプログラム(以下、OS)や、各サーバ或いは各PCの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。RAM203は、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をRAM203にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
The
また、入力コントローラ205は、キーボード(KB)209やマウス等のポインティングデバイス(不図示)からの入力を制御する。ビデオコントローラ206は、ディスプレイ(CRT等)210等の表示器への表示を制御する。表示器はCRTだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。
The
メモリコントローラ207は、外部メモリ211へのアクセスを制御する。外部メモリ211には、ハードディスク(HD)やフロッピー(登録商標)ディスク或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)メモリ等がある。また、外部メモリ211は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶する。
The
通信I/Fコントローラ208は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いたインターネット通信等が可能である。尚、CPU201は、例えば、RAM203内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、ディスプレイ210上での表示を可能としている。また、CPU201は、ディスプレイ210上のマウスカーソル等のポインタでユーザ指示を可能とする。
The communication I /
次に、図3を用いて、図1に示した複合機105(複合機)のハードウェア構成について説明する。 Next, the hardware configuration of the multifunction machine 105 (multifunction machine) shown in FIG. 1 will be described with reference to FIG.
図3は図1の複合機105のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
FIG. 3 is a block diagram illustrating an example of a hardware configuration of the
図3において、316はコントローラユニットである。コントローラユニット316は、画像入力デバイスとして機能するスキャナ部314や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部312と接続する。一方で、コントローラユニット316は、LAN(例えば、図1のLAN104)や公衆回線(WAN)(例えば、PSTNまたはISDN等)と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。
In FIG. 3, reference numeral 316 denotes a controller unit. The controller unit 316 is connected to a
コントローラユニット316において、301はCPUであり、システム全体を制御するプロセッサである。302はRAMであり、CPU301が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。303はROMであり、システムのブートプログラムや各種制御プログラムを記憶している。304はハードディスクドライブ(HDD)であり、システムを制御するための各種プログラム、画像データ等を記憶する。
In the controller unit 316,
307は操作部インタフェース(操作部I/F)であり、操作部308とのインタフェース部である。また、操作部I/F307は、操作部308から入力したキー情報(例えば、スタートボタンの押下)をCPU301に伝える役割をする。
An operation unit interface (operation unit I / F) 307 is an interface unit with the
305はネットワークインタフェース(Network I/F)であり、ネットワーク(LAN)104に接続し、データの入出力を行う。306はモデム(MODEM)であり、公衆回線に接続し、FAXの送受信等のデータの入出力を行う。 A network interface (Network I / F) 305 is connected to the network (LAN) 104 and inputs / outputs data. A modem (MODEM) 306 is connected to a public line and inputs / outputs data such as FAX transmission / reception.
318は外部インタフェース(外部I/F)であり、USB、IEEE1394、プリンタポート、RS−232C等の外部入力を受け付けるI/F部である。本実施形態においては、認証で必要となる携帯端末のICカード(記憶媒体)の読取用のカードリーダ319が外部I/F318に接続されている。そして、CPU301は、この外部I/F318を介してカードリーダ319による携帯端末のICカードからの情報読取を制御し、該携帯端末のICカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス309上に配置される。
An external interface (external I / F) 318 is an I / F unit that accepts external inputs such as USB, IEEE 1394, printer port, and RS-232C. In this embodiment, a
320はイメージバスインタフェース(IMAGE BUS I/F)であり、システムバス309と画像データを高速で転送する画像バス315とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス315は、PCIバスまたはIEEE1394で構成される。画像バス315上には以下のデバイスが配置される。
310はラスタイメージプロセッサ(RIP)であり、例えば、PDLコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。311はプリンタインタフェース(プリンタI/F)であり、プリンタ部312とコントローラユニット316を接続し、画像データの同期系/非同期系の変換を行う。また、313はスキャナインタフェース(スキャナI/F)であり、スキャナ部314とコントローラユニット316を接続し、画像データの同期系/非同期系の変換を行う。
A raster image processor (RIP) 310 develops vector data such as a PDL code into a bitmap image. A printer interface (printer I / F) 311 connects the
317は画像処理部であり、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、印刷出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部317は、画像データの回転や、多値画像データに対してはJPEG、2値画像データはJBIG、MMR、MH等の圧縮伸張処理を行う。
An
スキャナ部314は、原稿となる紙上の画像を照明し、CCDラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部308から読み取り起動指示することにより、CPU301がスキャナ部314に指示を与え、フィーダは原稿用紙を1枚ずつフィードし原稿画像の読取動作を行う。
The
プリンタ部312は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換して印刷する。その印刷方式は、感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。印刷動作の起動は、CPU301からの指示によって開始する。尚、プリンタ部312には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。
The
操作部308は、LCD表示部を有し、LCD上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部I/F307を介してCPU301に伝える。また、操作部308は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、IDキー、リセットキー等を備える。
The
尚、操作部308のLCD表示部は、複合機105の種類によって表示性能が異なり、タッチパネルを介して操作をできる複合機や、単に液晶画面を備え文字列を表示(印刷状態や印刷している文書名の表示)させるだけの複合機がある。
The LCD display unit of the
ここで、操作部308のスタートキーは、原稿画像の読取動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の2色LEDがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部308のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部308のIDキーは、使用者のユーザIDを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部308からの設定を初期化する時に用いる。
Here, the start key of the
カードリーダ319は、CPU301からの制御により、携帯端末内に備えられたICカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部I/F318を介してCPU301へ通知する。
The
以上のような構成によって、複合機105は、スキャナ部314から読み込んだ画像データをLAN104上に送信したり、LAN104から受信した印刷データをプリンタ部312により印刷出力することができる。
With the configuration described above, the multi-function peripheral 105 can transmit the image data read from the
また、スキャナ部314から読み込んだ画像データをモデム306により、公衆回線上にFAX送信したり、公衆回線からFAX受信した画像データをプリンタ部312により出力することできる。
Further, the image data read from the
図4はクライアント端末101と文書管理サーバ102の機能ブロック図である。
FIG. 4 is a functional block diagram of the
文書管理サーバ102において、サムネイル画像生成部401は、文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像(大、中、小等のサムネイル画像データやアノテーションサムネイル画像データ)を生成する。日時情報取得部402は、クライアント端末101に表示する文書データの日時情報(受信日時や更新日時)を取得する。経過期間算出部403は、日時情報が示す日時からの経過期間を算出する。
In the
サムネイル画像取得部404は、経過期間算出部403で算出された経過期間に従って、所定のサイズのサムネイル画像データ(サムネイル画像データやアノテーションサムネイル画像データ)を取得する。これは、日時情報が示す日時からの経過期間が指定期間より長い文書データのサムネイル画像データを、経過期間が指定期間内、あるいは指摘期間より短い文書データのサムネイル画像データより大きく表示するためである。経過期間算出部403で算出された経過期間に従って、所定のサイズのサムネイル画像データ(サムネイル画像データやアノテーションサムネイル画像データ)を取得する。サムネイル画像送信部405は、取得したサムネイル画像データをクライアント端末101にネットワークを介して送信する。
The thumbnail
クライアント端末101において、サムネイル画像受信部406は、文書管理サーバ102からネットワークを介してサムネイル画像データを受信する。表示制御部407は、受信したサムネイル画像データを、対応する日時情報に従ってディスプレイ210に一覧表示する。
In the
図5はクライアント端末101のディスプレイに表示する文書一覧表示画面を示す図である。
FIG. 5 is a diagram showing a document list display screen displayed on the display of the
文書一覧表示画面500は、メインウインドウ501と、文書ビューア506とから構成される。メインウインドウ501は、データベース103に保存された文書データの一覧をサムネイル表示/リスト表示からなる文書一覧、文書データが保存されたフォルダ、文書データのサムネイル画像データを表示するためのウインドウである。
The document
文書ビューア506は、メインウインドウ501に表示した文書一覧(サムネイル画像による文書一覧、リスト表示による文書一覧)の内、指定された文書のイメージと、それに付加されているアノテーション507を表示するためのイメージビューアである。
The
メインウインドウ501の左側領域には、データベース103内のキャビネット構成やフォルダ構成を表示するツリービューが表示される。また、メインウインドウ501の右側領域には、指定したキャビネット502のフォルダ503に分類されている文書の一覧を表示するための文書一覧表示領域を有する。
In the left area of the
この文書一覧表示領域に対しては、サムネイル形式で表示するサムネイル表示モードで表示するためのサムネイル表示タブ505、リスト形式で表示するリスト表示モードでリスト表示タブ504が用意されている。ユーザは、これらのタブを選択的に操作することで、サムネイル表示とリスト表示とを切り換えて表示することができる。ここで、サムネイル表示とは、文書データに対応するサムネイル画像データによる表示を意味し、一方、リスト表示とは、例えば、文書データの文書名、サイズ、作成日時等の文書データに関する文書書誌情報による表示を意味する。
For the document list display area, a
尚、図5は、ツリービューで、例えば、キャビネット502(キャビネットI)の下の階層のフォルダ503(Fol1)を指定した状態にある。そして、図5では、文書一覧表示領域において、サムネイル表示モードで、指定されたフォルダ503内の3つの文書1、文書2、文書3を表示した状態を示している。
FIG. 5 shows a state in which, for example, the folder 503 (Fol1) in the hierarchy below the cabinet 502 (cabinet I) is designated in the tree view. FIG. 5 shows a state where three
また、文書一覧表示領域で表示する文書の順序は、様々なソート条件を指定することができる。図5では、例えば、文書データの受信日時でソートして表示するための受信日時順ボタン508と、他のフォルダの文書データを指定されたフォルダへ格納した格納日時でソートして表示するための格納日時順ボタン509とが用意されている。ソート条件としては、これに限定されず、用途や目的に応じて、更新日時順や名前順、ファイルサイズ順等の様々な条件を設定することができることは言うまでもない。ソート条件としては、デフォルトとしては受信日時順が指定されていて、図5ではその状態を示している。
Various sort conditions can be specified for the order of the documents displayed in the document list display area. In FIG. 5, for example, a reception date order button 508 for sorting and displaying the document data according to the reception date and time, and a display for sorting and displaying the document data of the other folder according to the storage date and time stored in the designated folder. A storage
図6はサムネイル画像表示設定画面を示す図である。 FIG. 6 shows a thumbnail image display setting screen.
サムネイル画像表示設定画面600は、文書管理サーバ102や管理者のクライアント端末101で表示する画面である。尚、サムネイル画像表示設定画面600は、管理者の操作によって、サムネイル画像表示設定画面600を生成するアプリケーションがRAM203に読み出され、ディスプレイ210に表示される。
The thumbnail image
サムネイル画像表示設定画面600では、メインウインドウ501で表示するサムネイル画像やその条件を設定することが可能である。具体的には、所定のタイミング(例えば、フォルダに文書データが保存されてから1日後)から経過した日数を経過日数601で設定することができる。また、その設定した経過日数に達した場合にどの種類(大、中、小、アノテーション)のサムネイル画像を表示させるかを表示サムネイル602に設定することができる。
On the thumbnail image
経過日数601と表示サムネイル602でサムネイル画像が設定された状態で、保存ボタン603がユーザによって押下されると、これらの情報が設定情報として、文書管理サーバ102のデータベース103で管理するサムネイル設定テーブルに保存される。
When the user presses the
図7は文書管理サーバ102のデータベース103で管理するサムネイル設定テーブル700の一例を示す図である。
FIG. 7 is a diagram showing an example of the thumbnail setting table 700 managed by the database 103 of the
サムネイル設定テーブル700は、サムネイル種類701、判定基準日数702(経過日数)、サムネイルサイズ703を対応付けて管理している。サムネイル種類701とサムネイルサイズ703は予め設定されていて、判定基準日数702は、図6のサムネイル画像表示設定画面600で設定された経過日数が設定される。
The thumbnail setting table 700 manages the
尚、デフォルトのサムネイル画像は小サムネイルであり、それを使用する場合には、その経過日数を設定する必要がないため、判定基準日数702には「0」が設定される。また、経過日数でなく、経過時間であってもよい。
Note that the default thumbnail image is a small thumbnail, and when it is used, it is not necessary to set the number of days that have elapsed, so “0” is set in the
サムネイル種類701は、サムネイル画像の種類名が設定され、図6の表示サムネイル602で選択するための情報としても用いられる。サムネイルサイズ703は、サムネイル画像を生成するために用いられるための情報であり、サムネイルの横×縦のサイズ値(ピクセル数)が設定されている。尚、このサイズ値は、ピクセル数に限定されるものではなく、管理者が任意のサイズ値(例えば、インチ等)で設定することも可能である。
The
図8はデータベース103に記憶されている文書管理テーブル800の一例を示す図である。 FIG. 8 shows an example of the document management table 800 stored in the database 103.
文書管理テーブル800は、文書ID801、文書名802、受信日時803、更新日時804、文書サムネイル画像名805、アノテーションサムネイル画像名806、アノテーション情報807で構成されている。
The document management table 800 includes a
文書ID801は、キャビネット内の文書データを一意に識別するためのIDである。文書名802は、その文書データの名称である。受信日時803は、その文書データを文書管理サーバ102で受信した日時である。更新日時804は、文書データを最後に更新した日時である。尚、受信日時803は、文書データを新規に保存(格納)した日時としてもよい。
The
文書サムネイル画像名805は、その文書データのサムネイル画像データが保存されている。ここでは、特に、図7のサムネイル設定テーブル700で管理するサムネイル種類の内、小サムネイル、中サムネイル、大サムネイルのサムネイル画像データが保存されている。また、各サムネイル画像データは、サムネイルサイズ703のサイズに従って生成された画像である。
The document
アノテーションサムネイル画像名806は、その文書データのアノテーション部分が拡大されたアノテーションサムネイル画像データが保存されている。尚、アノテーションが付加されていない文書データの場合には、アノテーションサムネイル画像データは保存されない。
The annotation
アノテーション情報807は、文書データのアノテーションを規定する情報であり、具体的にはアノテーション内のテキストデータ、テキストフォント、テキストのサイズ(ポイント)とアノテーションが付加されている座標情報である。座標情報は、例えば、文書データ内のアノテーションとなる矩形の座標(矩形の左上隅のXY座標、矩形の右下隅のXY座標)である。
The
尚、図8の文書管理テーブル800では、便宜上、文書サムネイル画像名805とアノテーションサムネイル画像名806は分けて記載しているが、分けずに1つのカラムで管理するように構成してもよい。また、サムネイル設定テーブル700や文書管理テーブル800の各種テーブルの構成及びその内容は限定されるものではなく、用途や目的に応じて様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
In the document management table 800 of FIG. 8, the document
以下、図9、図10、図11、図12、図13のフローチャートを用いて、本実施形態における文書管理システムの詳細な処理について説明する。 Hereinafter, detailed processing of the document management system according to the present embodiment will be described with reference to the flowcharts of FIGS. 9, 10, 11, 12, and 13.
図9は文書登録処理のフローチャートである。 FIG. 9 is a flowchart of the document registration process.
ステップS901では、複合機105のCPU301が電話回線等を介して、外部装置からFAXデータを受信する。ステップS902では、複合機105のCPU301が受信したFAXデータを画像ファイル(以下、文書データ)に変換する。ここでは、例えば、TIFFデータに変換する。ステップS903では、複合機105のCPU301が、生成した文書データを、文書管理サーバ102へネットワークを介して送信する。
In step S901, the
ステップS904では、文書管理サーバ102のCPU201が、複合機105から文書データを受信する。ステップS905では、文書管理サーバ102のCPU201が、文書データを受信した日時を文書管理サーバ102が保持するシステム時間から取得する。尚、文書データのプロパティ等に記憶されている文書生成日時を取得する構成であってもよい。
In step S <b> 904, the
ステップS906では、文書管理サーバ102のCPU201が、文書管理テーブル800に1レコード追加し、新たに生成した文書IDを追加したレコードの文書ID801へ、取得した受信日時を追加したレコードの受信日時803に登録を行う。また、文書名802には文書データの文書名(ファイル名)が登録される。尚、文書名は、文書管理サーバ102で任意の文字列が付加されてもよく、例えば、FAX受信先の電話番号から顧客名を取得して顧客名に受信日時を付加した名称等がある。この際、更新日時804には、受信日時803と同じ日時が登録される。
In step S906, the
ステップS907では、文書管理サーバ102のCPU201が、文書データをデータベース103へ登録する。この場合、文書IDと対応づけて文書管理テーブル800で管理する。また、文書管理テーブル800では、文書データそのものに代えて、その存在位置を示す情報である管理対象の文書データのファイルパスを保持するようにしてもよい。
In step S907, the
ステップS908では、文書管理サーバ102のCPU201が、登録した文書データからサムネイル画像データを生成する。具体的には、図7の小サムネイル、中サムネイル、大サムネイルのサムネイルサイズ703からサイズを取得し、このサイズの文書データの縮小画像をそれぞれ生成する。
In step S908, the
ステップS909では、文書管理サーバ102のCPU201が、生成したサムネイル画像データをデータベース103に登録する。具体的には、生成した各サムネイル画像データのファイル名を文書管理テーブル800の文書サムネイル画像名805へ記憶する。
In step S909, the
図10は文書表示処理のフローチャートである。 FIG. 10 is a flowchart of the document display process.
ステップS1001では、クライアント端末101のCPU201が、文書管理サーバ102で管理している文書データを閲覧するためのクライアントアプリケーションを起動する。
In step S <b> 1001, the
ステップS1002では、クライアント端末101のCPU201が、サムネイル表示モード(サムネイル表示タブ505)が指定されているか、リスト表示モード(リスト表示タブ504)が指定されているかを判定する。サムネイル表示モードが指定されている場合(ステップS1002でYES)、図12のフローチャートへ移る。一方、サムネイル表示モードが指定されていない場合(ステップS1002でNO)、つまり、リスト表示モードが指定されている場合には、ステップS1003へ処理を移す。
In step S1002, the
ステップS1003では、クライアント端末101のCPU201が、閲覧対象の文書データに対する文書一覧をリスト形式で表示するために、文書管理サーバ102へ文書一覧要求を行う。この場合、指定されたフォルダ情報(例えば、Fol1)についても渡す。
In step S1003, the
ステップS1004では、文書管理サーバ102のCPU201が、文書一覧要求をクライアント端末101から受信する。ステップS1005では、文書管理サーバ102のCPU201が、受信した文書一覧要求に含まれるフォルダ情報に従って、図8の文書管理テーブル800からフォルダに分類されている文書情報を取得する。取得する文書情報としては、文書ID、文書名、受信日時、更新日時等がある。取得した文書情報をクライアント端末101へ送信する。
In step S <b> 1004, the
ステップS1006では、クライアント端末101のCPU201が、文書情報を文書管理サーバ102から受信し、その文書情報に基づく文書一覧からなる文書一覧表示画面500をディスプレイ210に表示する。ステップS1007では、クライアント端末101のCPU201が、文書一覧表示画面500に対するユーザ操作によって指定された文書情報に従って、文章IDや文書名等の文書識別情報を含む文書取得要求を文書管理サーバ102へ送信する。
In step S1006, the
ステップS1008では、文書管理サーバ102のCPU201が、文書取得要求をクライアント端末101から受信し、文書識別情報に従って、図8の文書管理テーブル800から表示する文書を特定して、対応する文書データ(画像ファイル)を取得する。ステップS1009では、文書管理サーバ102のCPU201が、取得した文書データをクライアント端末101へ送信する。
In step S1008, the
ステップS1010では、クライアント端末101のCPU201が、文書データを文書管理サーバ102から受信する。ステップS1011では、クライアント端末101のCPU201が、受信した文書データを表示する文書ビューア506をディスプレイ210に表示する。
In step S <b> 1010, the
ステップS1012では、クライアント端末101のCPU201が、ユーザの操作に応じて、アノテーション画像データを生成し、文書データに付加する。具体的に図5を用いて説明すると、アノテーション507を文書Aにドラッグし、空のアノテーションを文書A上に表示する。また、ユーザの操作に応じて入力されたテキストデータをアノテーション内に表示する。尚、アノテーションを付加しないようにすることも可能である。
In step S1012, the
ステップS1013では、クライアント端末101のCPU201が、ユーザの操作によって文書保存指示がなされると、表示した文書データを保存(更新)するために、アノテーションが付加された文書データを文書管理サーバ102へ送信する。尚、この文書保存指示に応じて、アノテーションの内容(例えば、テキストデータ)、文書内のどの位置にアノテーションが付加されたかを示す位置情報を含むアノテーション情報とともに、文書データが送信される。また、アノテーションが付加されていない場合には、文書データのみが送信される。
In step S1013, when the
ステップS1014では、文書管理サーバ102のCPU201が、文書データをクライアント端末101から受信する。ステップS1015では、文書管理サーバ102のCPU201が、文書名等の文書識別情報に従って、文書データを保存(上書き)する。その際、アノテーションが付加されている場合には、アノテーション情報を文書管理テーブル800のアノテーション情報807に記憶する。
In step S <b> 1014, the
ステップS1016では、文書管理サーバ102のCPU201が、保存した文書データ(画像ファイル)をデータベース103から取得する。ステップS1017では、文書管理サーバ102のCPU201が、文書データにアノテーションがあるか否かを判定する。アノテーションがあるか否かについては、文書管理テーブル800のアノテーション情報に記憶されているか否かで判定する。アノテーションがある場合(ステップS1017でYES)、ステップS1018へ処理を移す。一方、アノテーションがない場合(ステップS1017でNO)、処理を終了する。
In step S <b> 1016, the
ステップS1018では、文書管理サーバ102のCPU201が、サムネイル更新するための更新処理を行う。サムネイル更新処理は、図11で説明する。
In step S1018, the
図11はサムネイル更新処理のフローチャートである。 FIG. 11 is a flowchart of the thumbnail update process.
ステップS1101では、文書管理サーバ102のCPU201が、アノテーションが付加されたサムネイル画像データを生成する。サムネイル画像データの生成としては、文書データ(画像ファイル)にアノテーション画像データを埋め込み、アノテーションが付加された文書データ(画像ファイル)から縮小画像を生成する。
In step S1101, the
尚、アノテーションが付加されたサムネイル画像データの生成方法は、前述の方法に限定されない。例えば、ステップS1105で生成したサムネイル画像データに合成可能なサイズのアノテーションの縮小画像を生成し、合成することでサムネイル画像データを生成してもよい。サムネイル画像データの生成の際には、ステップS1105と同様に、図7のサムネイル設定テーブル700に記憶されている小サムネイル、中サムネイル、大サムネイルのサムネイルサイズを取得して、各サムネイル画像データを生成する。 Note that the method of generating thumbnail image data with an annotation added is not limited to the method described above. For example, thumbnail image data may be generated by generating a reduced image of an annotation having a size that can be combined with the thumbnail image data generated in step S1105 and combining the generated thumbnail image data. When generating thumbnail image data, similar to step S1105, the thumbnail sizes of the small thumbnail, medium thumbnail, and large thumbnail stored in the thumbnail setting table 700 of FIG. 7 are acquired, and each thumbnail image data is generated. To do.
また、本実施形態では大中小のサムネイル画像データを生成しているが、これに限定されない。例えば、デフォルトとして表示する小サムネイル画像データと文書データの日時情報から所定期間経過した際に表示する大サムネイル画像データの2種類のサムネイル画像データを生成するように構成してもよい。すなわち、通常表示するための小サムネイル画像データ(経過期間が所定期間内あるいは所定期間よりも短い文書データのサムネイル画像データ)に加え、日時情報から所定期間経過した際に表示する大サムネイル画像データを生成するようにしても良い。 In the present embodiment, large, medium, and small thumbnail image data is generated, but the present invention is not limited to this. For example, two types of thumbnail image data may be generated: small thumbnail image data to be displayed as default and large thumbnail image data to be displayed when a predetermined period has elapsed from the date / time information of the document data. That is, in addition to small thumbnail image data for normal display (thumbnail image data of document data whose elapsed period is within a predetermined period or shorter than the predetermined period), large thumbnail image data to be displayed when a predetermined period has elapsed from date / time information You may make it produce | generate.
更に、本実施形態では、サムネイル画像データをこのタイミングで生成するように構成しているが、これに限定されない。例えば、通常表示する小サムネイル画像データだけをこのタイミングで生成し、所定期間経過した場合に表示する中サムネイル画像データや大サムネイル画像データは、後述するステップS1207で生成するように構成することも可能である。 Furthermore, in the present embodiment, the thumbnail image data is generated at this timing, but the present invention is not limited to this. For example, only the small thumbnail image data to be normally displayed can be generated at this timing, and the medium thumbnail image data and the large thumbnail image data to be displayed when a predetermined period has elapsed can be generated in step S1207 described later. It is.
ステップS1102では、文書管理サーバ102のCPU201が、ステップS1016で取得した文書データに対応するアノテーション情報から座標情報を取得する。ステップS1103では、文書管理サーバ102のCPU201が、取得した座標情報(矩形の左上隅のXY座標、矩形の右下隅のXY座標)を用いて、矩形内にテキストデータを入力したアノテーションをRAM203に描画する。ステップS1104では、文書管理サーバ102のCPU201が、RAM203に描画したアノテーションを画像ファイルに変換し、アノテーションサムネイル画像データを生成する。
In step S1102, the
尚、描画したアノテーションが大きい場合は、図7のサムネイル設定テーブル700のサムネイルサイズ703で管理されるアノテーションサムネイルのサイズに縮小したサムネイル画像データを生成する。また、描画したアノテーションが小さい場合は、矩形を拡大し、テキストデータのサイズ(ポイント)を拡大して描画し、サムネイルサイズ703のサイズに縮小したサムネイル画像データを生成する。あるいは、描画したアノテーションを画像ファイルに変換し、サムネイルサイズ703のサイズに拡大したサムネイル画像データを生成する。アノテーションの内容がユーザに認識できるようにアノテーションサムネイル画像データが生成されれば、上述のサムネイル生成方法に限定されることはない。さらに、アノテーションサムネイル画像データは任意の色を設定し、ユーザが識別しやすいアノテーションサムネイル画像データを生成するように構成することも可能である。
If the drawn annotation is large, thumbnail image data reduced to the size of the annotation thumbnail managed by the
ステップS1105では、文書管理サーバ102のCPU201が、ステップS1101で生成したサムネイル画像データと、ステップS1104で生成したアノテーションサムネイル画像データをデータベース103に登録する。また、文書管理サーバ102のCPU201が、図8の文書管理テーブル800の文書サムネイル画像名805とアノテーションサムネイル画像名806を更新する。
In step S1105, the
図12はサムネイル表示モードの表示処理のフローチャートである。 FIG. 12 is a flowchart of the display process in the thumbnail display mode.
ステップS1201では、クライアント端末101のCPU201が、文書管理サーバ102へサムネイル一覧要求を行う。その際、クライアント端末101で指定されたフォルダ情報(例えば、Fol1)も送信する。
In step S <b> 1201, the
ステップS1202では、文書管理サーバ102のCPU201が、サムネイル一覧要求をクライアント端末101から受信する。サムネイル一覧要求を受信すると、文書管理サーバ102のCPU201が、文書管理サーバ102で管理しているシステム時間から現在の日時を取得する。ステップS1203では、文書管理サーバ102のCPU201が、指定されたフォルダに分類されている文書情報を取得する。具体的には、文書情報として、文書ID、受信日時、更新日時を取得する。
In step S <b> 1202, the
ステップS1204では、文書管理サーバ102のCPU201が、現在日時と受信日時から経過日を算出する。尚、更新日時から経過を算出してもよい。つまり、文書データに対応づけられる日時から経過日を算出できればよい。また、前述したように日ではなく、時間であってもよい。ステップS1205では、文書管理サーバ102のCPU201が、図7のサムネイル設定テーブル700の判定基準日数と経過日を比較する。
In step S1204, the
ステップS1206では、文書管理サーバ102のCPU201が、経過日に一致した判定基準日からサムネイル種類を特定する。例えば、経過日が1日であった場合には、中サムネイルが特定できる。ステップS1207では、文書管理サーバ102のCPU201が、特定されたサムネイル種類に従って、ステップS1203で取得した文書IDに対応する文書データのサムネイル画像データ又はアノテーションサムネイル画像データを取得する。例えば、文書IDが00001であり、サムネイル種類が中サムネイルである場合には、00001中サムネイル.gifが取得できる。
In step S1206, the
ステップS1208では、文書管理サーバ102のCPU201が、取得したサムネイル画像データが、アノテーションサムネイル画像データであるか否かを判定する。判定には、ステップS1206で特定したサムネイル種類から判定する。尚、ファイル名から特定できる場合にはファイル名から判定してもよい。サムネイル画像データがアノテーションサムネイル画像データである場合(ステップS1208でYES)、ステップS1209へ処理を移す。一方、サムネイル画像データがアノテーションサムネイル画像データでない場合(ステップS1208でNO)、ステップS1210へ処理を移す。
In step S1208, the
ステップS1209では、文書管理サーバ102のCPU201が、文書IDに従って、大サムネイル画像データを取得する。ステップS1207で取得したアノテーションサムネイル画像データと、取得した大サムネイル画像データを対応付ける。対応付けは、例えば、マルチTIFFにする。マルチTIFFで対応付ける以外に、ファイル名で対応付くような構成であってもよい。
In step S1209, the
通常、アノテーションサムネイル画像データをクライアント端末101で表示した場合、文書の全体を把握することができない。そこで、大サムネイル画像データを取得して、後述するステップS1211でアノテーションサムネイル画像データとともにクライアント端末101へ送信する。これにより、クライアント端末101でアノテーションサムネイル画像データから大サムネイル画像データに簡易的に切り換え、文書の全体を把握させることができる。
Normally, when annotation thumbnail image data is displayed on the
ステップS1210では、文書管理サーバ102のCPU201が、フォルダ内の全ての文書データのサムネイル画像データを取得したか否かを判定する。全ての文書データに対するサムネイル画像データを取得した場合(ステップS1210でYES)、ステップS1211へ処理を移す。一方、全ての文書に対するサムネイル画像データを取得していない場合(ステップS1210でNO)、ステップS1203に戻り、次の文書情報を取得する。ステップS1211では、文書管理サーバ102のCPU201が、取得したサムネイル画像データをクライアント端末101へ送信する。
In step S1210, the
ステップS1212では、クライアント端末101のCPU201が、サムネイル画像データを文書管理サーバ102から受信する。ステップS1213では、クライアント端末101のCPU201が、受信したサムネイル画像データを、指定されたソート条件に従って、文書一覧表示画面500に表示する。
In step S <b> 1212, the
ここで、サムネイル画像を表示した文書一覧表示画面1400の一例を、図14(a)に示す。1401は文書1のアノテーションサムネイル画像を表示した例であり、1402は文書2の大サムネイル画像を表示した例であり、1403は文書3の中サムネイル画像を表示した例である。1404は文書4〜6それぞれの小サムネイル画像を表示した例である。
Here, an example of a document
また、文書一覧として表示する各文書のソート条件は、デフォルトでは受信日時であるため、図14では、受信日時順ボタン1408及び格納日時順ボタン1409の内、受信日時順ボタン1408が選択されている状態を示している。
Since the sorting condition of each document displayed as a document list is the reception date and time by default, the reception date and
図14のサムネイル表示モードでは、文書一覧表示画面500に表示される大サムネイル画像あるいはアノテーションサムネイル画像は、それぞれ対応するアノテーションサムネイル画像あるいは大サムネイル画像に切り換えることができる。そこで、この切換処理について、図13を用いて説明する。
In the thumbnail display mode of FIG. 14, the large thumbnail image or annotation thumbnail image displayed on the document
図13はアノテーションサムネイル画像の切換処理のフローチャートである。 FIG. 13 is a flowchart of an annotation thumbnail image switching process.
ステップS1301では、クライアント端末101のCPU201が、表示されているサムネイル画像がユーザの操作によって実行指示(ダブルクリック)されたか否かを判定する。実行指示された場合(ステップS1301でYES)、ステップS1007へ処理を移す。一方、実行指示されていない場合(ステップS1301でNO)、ステップS1302へ処理を移す。
In step S1301, the
ステップS1302では、クライアント端末101のCPU201が、アノテーションサムネイル画像に対して指示(クリック或いはフォーカスがあたる)されたか否かを判定する。指示された場合(ステップS1302でYES)、ステップS1303へ処理を移す。一方、指示されていない場合(ステップS1302でNO)、指示待ちとして、ステップS1301へ処理を移す。
In step S1302, the
ステップS1303では、クライアント端末101のCPU201が、ステップS1212で受信したアノテーションサムネイル画像データに対応する大サムネイル画像データを取得する。ステップS1304では、クライアント端末101のCPU201が、取得したアノテーションサムネイル画像データを用いて、文書一覧表示画面500に表示されているアノテーションサムネイル画像を大サムネイル画像に切り換えて表示する。例えば、アノテーション画像1406(図14(b))から、大サムネイル画像1405(図14(c))へ切り換える。
In step S1303, the
ステップS1305では、クライアント端末101のCPU201が、アノテーションサムネイル画像へ戻すか否か判定する。戻すか否かの判定は、大サムネイル画像に対して指示(クリック或いはフォーカスが解除)されたか否かで判定する。アノテーションサムネイル画像へ戻す場合(ステップS1305でYES)、ステップS1306へ処理を移す。一方、アノテーションサムネイル画像へ戻さない場合(ステップS1305でNO)、指示されるまで待機する。尚、待機中にサムネイル画像がダブルクリックされた場合には、ステップS1301からステップS1007へ処理を移す。
In step S1305, the
ステップS1306では、クライアント端末101のCPU201が、大サムネイル画像に対応するアノテーションサムネイル画像(ステップS1213で表示したアノテーションサムネイル画像)を取得する。ステップS1307では、クライアント端末101のCPU201が、大サムネイル画像から、取得したアノテーションサムネイル画像に切り換えて表示する。
In step S1306, the
ステップS1308では、クライアント端末101のCPU201が、表示処理を終了したか否かを判定する。表示処理を終了(クライアントアプリケーション終了等)した場合(ステップS1308でYES)、処理を終了する。一方、終了していない場合(ステップS1308でNO)、ステップS1301へ処理を移し、ユーザからの指示待ちとなる。
In step S1308, the
尚、本実施形態では、図14のサムネイル画像の表示例を用いて説明しているが、図15のサムネイル画像のように、順序として後の方に配置されている文書のサムネイル画像をアノテーションサムネイル画像1501で表示することも可能である。
In this embodiment, the thumbnail image display example shown in FIG. 14 is described. However, like the thumbnail image shown in FIG. 15, the thumbnail images of the documents arranged later in the order are used as annotation thumbnails. An
これは、特に、アプリケーションの仕様上、フォルダに格納された格納日時順でサムネイル画像がソートされる場合がある。つまり、ソート条件の変更として、受信日時順ボタン1502が選択された状態から、図15のように、格納日時順ボタン1503が選択される場合がある。この場合、他の担当者のフォルダに一度振り分けられた文書が間違っていると、本来の担当者のフォルダに移動する。そうすると、受信日時が古いにも関わらず、格納日時順にソートされてしまうため、サムネイル画像は順序として後の方に配置されてしまう。
In particular, the thumbnail images may be sorted in the order of the storage date and time stored in the folder because of application specifications. That is, as a sort condition change, the storage
このように、ソート条件が格納日時順にソートしてサムネイル画像を表示する場合、図15のように、サムネイル画像を経過日数や経過時間によってサイズの異なるサムネイル画像に切り換えたり、更には、アノテーションサムネイル画像1501に切り換える。つまり、格納日時順でソートされることによって、文書一覧表示領域中で後方に配置された文書についてもユーザが認識しやすくなり、処理漏れを防ぐことができる。このように、図15は、ソート条件として格納日時順ボタン1503が指定されている状態で、順序として後方に配置されたサムネイル画像をアノテーションサムネイル画像で表示した例を示している。
As described above, when thumbnail images are displayed with the sorting condition sorted in the order of storage date and time, the thumbnail images are switched to thumbnail images having different sizes depending on the number of elapsed days and the elapsed time as shown in FIG. Switch to 1501. That is, by sorting in the order of storage date and time, it becomes easier for the user to recognize documents placed behind in the document list display area, and omission of processing can be prevented. As described above, FIG. 15 shows an example in which thumbnail images arranged in the rear as an order are displayed as annotation thumbnail images in a state where the storage
尚、例えば、文書を別のフォルダに移動した場合には、経過日数に限らず、アノテーションサムネイル画像を表示するようにすることもできる。この場合、文書管理テーブル800に、フォルダ移動フラグを設ける。そして、フォルダ移動フラグのある文書のサムネイル画像をステップS1207で取得する際には、ステップS1206で特定したサムネイル種類ではなく、アノテーションサムネイル画像を取得するように構成する。 For example, when a document is moved to another folder, not only the elapsed days but also an annotation thumbnail image can be displayed. In this case, a folder movement flag is provided in the document management table 800. When a thumbnail image of a document having a folder movement flag is acquired in step S1207, an annotation thumbnail image is acquired instead of the thumbnail type specified in step S1206.
上述の構成をとると、フォルダが移動する場合に、初めの担当者が文書にアノテーションを付加する。そして、そのアノテーションに依頼事項(例えば、「処理をお願いします。」)を入力して、フォルダ移動すると、依頼事項が入力されたアノテーションサムネイル画像が大きく表示されるので、フォルダ移動された文書をフォルダの担当者がすぐに認識でき、業務効率を上げることができる。 With the above configuration, when the folder moves, the first person in charge adds an annotation to the document. Then, if you enter a request item (for example, “Please process”) in the annotation and move the folder, the annotation thumbnail image with the request item input will be displayed in large size. The person in charge of the folder can immediately recognize it, and work efficiency can be improved.
本実施形態では、クライアント端末101に文書管理サーバ102のアプリケーションと通信して実行するクライアントアプリケーションを想定したクライアントサーバ型の構成としているが、これに限定されない。例えば、文書管理サーバ102のアプリケーションをWebアプリケーションとして、文書管理サーバ102でクライアント端末101のブラウザで表示する画面を生成して、クライアント端末101に送信するWebシステム型の構成であってもよい。
In this embodiment, the
以上説明したように、本実施形態によれば、登録された文書をサムネイル画像表示する際に、文書の経過した期間によってサイズの異なるサムネイル画像を表示することで、ユーザに対して処理対象の文書を容易に認識、識別可能にすることができる。これにより、例えば、FAX受信した画像に対しての返信処理の漏れを防ぐ(未処理文書を減らす)ことが可能となり、業務効率をあげることができる。 As described above, according to the present embodiment, when a registered document is displayed as a thumbnail image, a thumbnail image having a different size depending on the elapsed period of the document is displayed. Can be easily recognized and identified. Thereby, for example, it is possible to prevent a reply process from being leaked (reducing unprocessed documents) with respect to an image received by FAX, thereby improving business efficiency.
尚、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。 It should be noted that the configuration and contents of the various data described above are not limited to this, and needless to say, they are configured with various configurations and contents depending on the application and purpose.
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。 Although one embodiment has been described above, the present invention can take an embodiment as a system, apparatus, method, program, recording medium, or the like. Specifically, the present invention may be applied to a system composed of a plurality of devices, or may be applied to an apparatus composed of a single device.
また、本発明におけるプログラムは、図9〜図13に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図9〜図13の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。尚、本発明におけるプログラムは図9〜図13の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。 The program according to the present invention is a program that allows a computer to execute the processing methods of the flowcharts shown in FIGS. 9 to 13, and the storage medium according to the present invention is a program that allows the computer to execute the processing methods of FIGS. Is remembered. The program in the present invention may be a program for each processing method of each apparatus in FIGS.
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU)が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。 As described above, the recording medium on which the program for realizing the functions of the above-described embodiments is recorded is supplied to the system or apparatus. It goes without saying that the object of the present invention can also be achieved when a computer (or CPU or MPU) of the system or apparatus reads and executes a program stored in a recording medium.
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。 In this case, the program itself read from the recording medium realizes the novel function of the present invention, and the recording medium storing the program constitutes the present invention.
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、CD−ROM、CD−R、DVD−ROMがある。更には、記録媒体として、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM、EEPROM、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。 Examples of the recording medium for supplying the program include a flexible disk, a hard disk, an optical disk, a magneto-optical disk, a CD-ROM, a CD-R, and a DVD-ROM. Furthermore, a magnetic tape, a nonvolatile memory card, a ROM, an EEPROM, a silicon disk, a solid state drive, or the like can be used as a recording medium.
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけではない。例えば、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているOS(オペレーティングシステム)等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。 In addition, the functions of the above-described embodiments are not only realized by executing the program read by the computer. For example, an OS (operating system) running on a computer performs part or all of actual processing based on an instruction of the program, and the functions of the above-described embodiments are realized by the processing. Needless to say.
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込む。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。 Further, the program read from the recording medium is written in a memory provided in a function expansion board inserted into the computer or a function expansion unit connected to the computer. After that, based on the instruction of the program code, the CPU of the function expansion board or function expansion unit performs part or all of the actual processing, and the processing of the above-described embodiment is realized by the processing. Needless to say.
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、1つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。 Further, the present invention may be applied to a system composed of a plurality of devices or an apparatus composed of a single device. Needless to say, the present invention can be applied to a case where the present invention is achieved by supplying a program to a system or apparatus. In this case, by reading a recording medium storing a program for achieving the present invention into the system or apparatus, the system or apparatus can enjoy the effects of the present invention.
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。 Furthermore, by downloading and reading a program for achieving the present invention from a server, database, etc. on a network using a communication program, the system or apparatus can enjoy the effects of the present invention.
尚、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。 In addition, all the structures which combined each embodiment mentioned above and its modification are also included in this invention.
101 クライアント端末
102 文書管理サーバ
103 データベース
104 LAN
105 複合機
401 サムネイル画像生成部
402 日時情報取得部
403 経過期間算出部
404 サムネイル画像取得部
405 サムネイル画像送信部
406 サムネイル画像受信部
407 表示制御部
101
105
Claims (12)
前記文書管理サーバは、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成手段と、
前記情報処理装置に表示するフォルダ内の文書データの日時情報を取得する日時情報取得手段と、
前記情報処理装置の表示部でのソート条件に従って前記文書データを表示する際に、前記フォルダ内の文書データの内、所定期間経過している文書データをユーザに識別表示すべく、前記日時情報からの前記経過期間に応じて該経過期間後の文書データのサムネイル画像データが該経過期間前の文書データのサムネイル画像データより大きいサイズで表示されるように、前記フォルダ内の文書データそれぞれの経過期間に対応する、前記サムネイル画像生成手段で生成した所定のサイズのサムネイル画像データを取得するサムネイル画像取得手段と、
前記サムネイル画像取得手段で取得したサムネイル画像データを前記情報処理装置に送信するサムネイル画像送信手段とを備え、
前記情報処理装置は、
前記フォルダ内の文書データそれぞれに対応する前記サムネイル画像データを前記文書管理サーバから受信するサムネイル画像受信手段と、
前記サムネイル画像受信手段で受信したサムネイル画像データを、文書一覧表示画面に表示する表示制御手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。 Document management system comprising: document data; date and time information corresponding to the document data; a document management server that manages an elapsed period for determining progress from the date and time information; and an information processing apparatus that displays the document data Because
The document management server
Thumbnail image generating means for generating thumbnail image data of different sizes corresponding to the document data;
Date and time information acquisition means for acquiring date and time information of document data in a folder to be displayed on the information processing apparatus;
When displaying the document data according to the sort conditions on the display unit of the information processing apparatus, of document data in the folder, in order to identify display to the user the document data has passed a predetermined time period, from the date and time information wherein according to the elapsed time as the thumbnail image data of the document data after the age is displayed in a size larger than the thumbnail image data of the document data before the age, document data each age of the folder of Corresponding to the thumbnail image acquisition means for acquiring thumbnail image data of a predetermined size generated by the thumbnail image generation means;
Thumbnail image transmission means for transmitting the thumbnail image data acquired by the thumbnail image acquisition means to the information processing apparatus,
The information processing apparatus includes:
Thumbnail image receiving means for receiving the thumbnail image data corresponding to each document data in the folder from the document management server;
A document management system comprising: display control means for displaying thumbnail image data received by the thumbnail image receiving means on a document list display screen.
前記経過期間によりサムネイル画像のサイズが大きくなるように設定されたサイズ記憶手段を更に備え、
前記サムネイル画像生成手段は、前記サイズ記憶手段に設定されているサイズに従って、サムネイル画像を生成し、
前記サムネイル画像取得手段は、前記経過期間に応じて決定されるサイズのサムネイル画像を取得する
ことを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。 The document management server
Size storage means set to increase the size of the thumbnail image according to the elapsed period;
The thumbnail image generation means generates a thumbnail image according to the size set in the size storage means,
The document management system according to claim 1, wherein the thumbnail image acquisition unit acquires a thumbnail image having a size determined according to the elapsed period.
ことを特徴とする請求項1又は2に記載の文書管理システム。 3. The document management system according to claim 1, wherein, when annotation data is added to the document data, the thumbnail image generation unit generates annotation thumbnail image data including the annotation data.
ことを特徴とする請求項3に記載の文書管理システム。 When the annotation thumbnail image data is generated by the thumbnail image generation unit, the thumbnail image transmission unit is configured to switch the thumbnail image of the document data to be displayed on the information processing apparatus. The document management system according to claim 3, wherein data is transmitted to the information processing apparatus.
ことを特徴とする請求項4に記載の文書管理システム。 When the thumbnail image receiving unit receives the thumbnail image data and the annotation thumbnail image data from the document management server, the display control unit displays the annotation thumbnail image data on the document list display screen. The document management system according to claim 4.
ことを特徴とする請求項5に記載の文書管理システム。 When instructed to the annotation thumbnail image data displayed on the document list display screen, the display control means switches the display to the thumbnail image corresponding to the annotation thumbnail image data, and further, to the thumbnail image 6. The document management system according to claim 5, wherein the display is returned to the annotation thumbnail image data corresponding to the thumbnail image.
ことを特徴とする請求項6に記載の文書管理システム。 The display control means is a display mode for selectively switching between a thumbnail display mode for displaying a list of thumbnail image data corresponding to the document data and a list display mode for displaying a list of document bibliographic information regarding the contents of the document data. The document management system according to claim 6, further comprising:
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成手段と、
前記情報処理装置に表示するフォルダ内の文書データの日時情報を取得する日時情報取得手段と、
前記情報処理装置の表示部でのソート条件に従って前記文書データを表示する際に、前記フォルダ内の文書データの内、所定期間経過している文書データをユーザに識別表示すべく、前記日時情報からの前記経過期間に応じて該経過期間後の文書データのサムネイル画像データが該経過期間前の文書データのサムネイル画像データより大きいサイズで表示されるように、前記フォルダ内の文書データそれぞれの経過期間に対応する、前記サムネイル画像生成手段で生成した所定のサイズのサムネイル画像データを取得するサムネイル画像取得手段と、
前記サムネイル画像取得手段で取得したサムネイル画像データを前記情報処理装置に送信するサムネイル画像送信手段と
を備えることを特徴とする文書管理サーバ。 A document management server that manages document data to be displayed on an information processing device, date and time information corresponding to the document data, and an elapsed period for determining progress from the date and time information,
Thumbnail image generating means for generating thumbnail image data of different sizes corresponding to the document data ;
Date and time information acquisition means for acquiring date and time information of document data in a folder to be displayed on the information processing apparatus;
When displaying the document data according to the sort conditions on the display unit of the information processing apparatus, of document data in the folder, in order to identify display to the user the document data has passed a predetermined time period, from the date and time information wherein according to the elapsed time as the thumbnail image data of the document data after the age is displayed in a size larger than the thumbnail image data of the document data before the age, document data each age of the folder of Corresponding to the thumbnail image acquisition means for acquiring thumbnail image data of a predetermined size generated by the thumbnail image generation means;
A document management server comprising: thumbnail image transmission means for transmitting thumbnail image data acquired by the thumbnail image acquisition means to the information processing apparatus.
前記文書管理サーバが、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成工程と、
前記情報処理装置に表示するフォルダ内の文書データの日時情報を取得する日時情報取得工程と、
前記情報処理装置の表示部でのソート条件に従って前記文書データを表示する際に、前記フォルダ内の文書データの内、所定期間経過している文書データをユーザに識別表示すべく、前記日時情報からの前記経過期間に応じて該経過期間後の文書データのサムネイル画像データが該経過期間前の文書データのサムネイル画像データより大きいサイズで表示されるように、前記フォルダ内の文書データそれぞれの経過期間に対応する、前記サムネイル画像生成工程で生成した所定のサイズのサムネイル画像データを取得するサムネイル画像取得工程と、
前記サムネイル画像取得工程で取得したサムネイル画像データを前記情報処理装置に送信するサムネイル画像送信工程とを実行し、
前記情報処理装置が、
前記フォルダ内の文書データそれぞれに対応する前記サムネイル画像データを前記文書管理サーバから受信するサムネイル画像受信工程と、
前記サムネイル画像受信工程で受信したサムネイル画像データを、文書一覧表示画面に表示する表示制御工程と
を実行することを特徴とする制御方法。 Document management system comprising: document data; date and time information corresponding to the document data; a document management server that manages an elapsed period for determining progress from the date and time information; and an information processing apparatus that displays the document data Control method,
The document management server is
A thumbnail image generating step for generating thumbnail image data of different sizes corresponding to the document data;
A date and time information acquisition step of acquiring date and time information of document data in a folder to be displayed on the information processing apparatus;
When displaying the document data according to the sort conditions on the display unit of the information processing apparatus, of document data in the folder, in order to identify display to the user the document data has passed a predetermined time period, from the date and time information wherein according to the elapsed time as the thumbnail image data of the document data after the age is displayed in a size larger than the thumbnail image data of the document data before the age, document data each age of the folder of Corresponding to the thumbnail image acquisition step of acquiring thumbnail image data of a predetermined size generated in the thumbnail image generation step;
Performing a thumbnail image transmission step of transmitting the thumbnail image data acquired in the thumbnail image acquisition step to the information processing apparatus;
The information processing apparatus is
A thumbnail image receiving step of receiving the thumbnail image data corresponding to each document data in the folder from the document management server;
And a display control step of displaying the thumbnail image data received in the thumbnail image reception step on a document list display screen.
文書管理サーバが、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成工程と、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成工程と、
前記情報処理装置に表示するフォルダ内の文書データの日時情報を取得する日時情報取得工程と、
前記情報処理装置の表示部でのソート条件に従って前記文書データを表示する際に、前記フォルダ内の文書データの内、所定期間経過している文書データをユーザに識別表示すべく、前記日時情報からの前記経過期間に応じて該経過期間後の文書データのサムネイル画像データが該経過期間前の文書データのサムネイル画像データより大きいサイズで表示されるように、前記フォルダ内の文書データそれぞれの経過期間に対応する、前記サムネイル画像生成工程で生成した所定のサイズのサムネイル画像データを取得するサムネイル画像取得工程と、
前記サムネイル画像取得工程で取得したサムネイル画像データを前記情報処理装置に送信するサムネイル画像送信工程と
を実行することを特徴とする制御方法。 A document management server control method for managing document data to be displayed on an information processing device, date and time information corresponding to the document data, and an elapsed period for determining progress from the date and time information,
The document management server
A thumbnail image generating step for generating thumbnail image data of different sizes corresponding to the document data;
A thumbnail image generating step for generating thumbnail image data of different sizes corresponding to the document data;
A date and time information acquisition step of acquiring date and time information of document data in a folder to be displayed on the information processing apparatus;
When displaying the document data according to the sort conditions on the display unit of the information processing apparatus, of document data in the folder, in order to identify display to the user the document data has passed a predetermined time period, from the date and time information wherein according to the elapsed time as the thumbnail image data of the document data after the age is displayed in a size larger than the thumbnail image data of the document data before the age, document data each age of the folder of Corresponding to the thumbnail image acquisition step of acquiring thumbnail image data of a predetermined size generated in the thumbnail image generation step;
And a thumbnail image transmission step of transmitting the thumbnail image data acquired in the thumbnail image acquisition step to the information processing apparatus.
前記文書管理サーバを、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成手段と、
前記情報処理装置に表示するフォルダ内の文書データの日時情報を取得する日時情報取得手段と、
前記情報処理装置の表示部でのソート条件に従って前記文書データを表示する際に、前記フォルダ内の文書データの内、所定期間経過している文書データをユーザに識別表示すべく、前記日時情報からの前記経過期間に応じて該経過期間後の文書データのサムネイル画像データが該経過期間前の文書データのサムネイル画像データより大きいサイズで表示されるように、前記フォルダ内の文書データそれぞれの経過期間に対応する、前記サムネイル画像生成手段で生成した所定のサイズのサムネイル画像データを取得するサムネイル画像取得手段と、
前記サムネイル画像取得手段で取得したサムネイル画像データを前記情報処理装置に送信するサムネイル画像送信手段として機能させ、
前記情報処理装置を、
前記フォルダ内の文書データそれぞれに対応する前記サムネイル画像データを前記文書管理サーバから受信するサムネイル画像受信手段と、
前記サムネイル画像受信手段で受信したサムネイル画像データを、文書一覧表示画面に表示する表示制御手段と
して機能させることを特徴とするプログラム。 Document management system comprising: document data; date and time information corresponding to the document data; a document management server that manages an elapsed period for determining progress from the date and time information; and an information processing apparatus that displays the document data The program of
The document management server;
Thumbnail image generating means for generating thumbnail image data of different sizes corresponding to the document data;
Date and time information acquisition means for acquiring date and time information of document data in a folder to be displayed on the information processing apparatus;
When displaying the document data according to the sort conditions on the display unit of the information processing apparatus, of document data in the folder, in order to identify display to the user the document data has passed a predetermined time period, from the date and time information wherein according to the elapsed time as the thumbnail image data of the document data after the age is displayed in a size larger than the thumbnail image data of the document data before the age, document data each age of the folder of Corresponding to the thumbnail image acquisition means for acquiring thumbnail image data of a predetermined size generated by the thumbnail image generation means;
Function as thumbnail image transmission means for transmitting thumbnail image data acquired by the thumbnail image acquisition means to the information processing apparatus;
The information processing apparatus;
Thumbnail image receiving means for receiving the thumbnail image data corresponding to each document data in the folder from the document management server;
A program for causing thumbnail image data received by the thumbnail image receiving means to function as display control means for displaying on a document list display screen.
前記文書管理サーバを、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成手段と、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成手段と、
前記情報処理装置に表示するフォルダ内の文書データの日時情報を取得する日時情報取得手段と、
前記情報処理装置の表示部でのソート条件に従って前記文書データを表示する際に、前記フォルダ内の文書データの内、所定期間経過している文書データをユーザに識別表示すべく、前記日時情報からの前記経過期間に応じて該経過期間後の文書データのサムネイル画像データが該経過期間前の文書データのサムネイル画像データより大きいサイズで表示されるように、前記フォルダ内の文書データそれぞれの経過期間に対応する、前記サムネイル画像生成手段で生成した所定のサイズのサムネイル画像データを取得するサムネイル画像取得手段と、
前記サムネイル画像取得手段で取得したサムネイル画像データを前記情報処理装置に送信するサムネイル画像送信手段と
して機能させることを特徴とするプログラム。 A document management server program for managing document data to be displayed on an information processing device, date and time information corresponding to the document data, and an elapsed period for determining progress from the date and time information,
The document management server;
Thumbnail image generating means for generating thumbnail image data of different sizes corresponding to the document data;
Thumbnail image generating means for generating thumbnail image data of different sizes corresponding to the document data;
Date and time information acquisition means for acquiring date and time information of document data in a folder to be displayed on the information processing apparatus;
When displaying the document data according to the sort conditions on the display unit of the information processing apparatus, of document data in the folder, in order to identify display to the user the document data has passed a predetermined time period, from the date and time information wherein according to the elapsed time as the thumbnail image data of the document data after the age is displayed in a size larger than the thumbnail image data of the document data before the age, document data each age of the folder of Corresponding to the thumbnail image acquisition means for acquiring thumbnail image data of a predetermined size generated by the thumbnail image generation means;
A program that causes thumbnail image data acquired by the thumbnail image acquisition means to function as thumbnail image transmission means for transmitting to the information processing apparatus.
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