JP5742318B2 - 文書通知を提供するよう構成される文書管理システム、装置及び方法 - Google Patents

Description

本開示は、端末に文書管理サービスを提供するシステム、装置及び方法に関し、より詳細には文書通知が通知先に提供される。

現在の情報時代では、電子文書及びデータを格納し、ネットワークを介し送信するため、ファイル及びデータを管理するための情報技術（ＩＴ）ツールが企業及び他の組織において広範に利用されている。

文書管理システム（ドキュメントモールなど）は、ユーザのローカルコンピュータにインストールされる必要があるソフトウェアアプリケーション及び関連するサービスへのリモートアクセス（すなわち、ネットワークを介し）をユーザに提供することができる。例えば、このような文書管理システムは、盗難や紛失から文書を保護し、ファイルをオンデマンドで利用可能にしながらユーザコンピュータやローカル計算環境にローカルなストレージスペースを不要に占有することを回避するため、ネットワークに接続された（及びセキュアな）文書ストレージ装置に文書を電子ファイルとして格納するよう構成される。文書は、膨大な及び／又は秘密の題材を含むものであってもよく、ネットワークを介し個人及び／又は企業に法的な、医療的な、金融の、教育の、科学的な及びマーケティング文書のすべての形態の検索可能なデータベースを提供するよう構成されてもよい。

従来の文書管理システムは、典型的には、ユーザにより指定された文書をユーザが抽出するためのアクセス機能を有する。対応する文書が、文書管理システムの文書データベースから抽出され、その後に文書管理システムによりユーザに送信される。図１Ａは、クライアント端末１２−１〜１２−４がネットワーク１１を介し文書管理システム１５の文書格納部の文書データベースからの文書にアクセスするシステム１００の一例を示す。

しかしながら、文書管理システムのユーザが文書を抽出し、当該文書を他のユーザに送信することを所望するとき、ユーザは電子メールプログラムを開き、電子メールメッセージを作成し、抽出した文書を検出及び添付することが要求される。この処理は、複数のステップを伴い、ユーザに不便を生じさせる可能性がある。

さらに、文書管理システムに格納される文書は、文書に関係する他人に変更についての通知を提供することなく個人によって変更又は更新される可能性があるという点でさらなる問題点がある。

利用が困難でなく時間のかからない改良された文書管理システムが必要とされる。

本開示は、文書（又はファイル）を管理及びアクセスするためのユーザインタフェースツール（システム、装置、方法、コンピュータプログラムなどの形態により）を提供する。

本開示の一態様では、文書データベースから抽出される指定された文書の通知が、アプリケーションユーザインタフェース装置からネットワークを介し指定された通知先に送信され、当該通知は、指定された文書の文書データの少なくとも一部を含む。

他の態様では、アプリケーションユーザがアプリケーションユーザと異なる他のユーザの通知先を指定するよう構成される通知ユーザインタフェースが、アプリケーションユーザに提供される。

他の態様では、アプリケーションユーザからネットワークを介し他のユーザの指定された宛先に送信される通知は、文書データベースから指定された文書を抽出するためのアドレス、又は文書データベースから指定された文書を抽出するためのＵＲＬを含み、ＵＲＬは、指定された文書にアクセスするのに必要とされる埋め込みアクセスコードを含む。

他の態様では、文書管理アプリケーションは、文書データベースにおける文書をモニタリングし、文書データベースの特定の文書の文書データが変更されたことを示す変更通知をネットワークを介しアプリケーションユーザインタフェース装置に送信するよう構成される文書変更モニタリング部を有する。

他の態様では、ユーザ通知情報とグループ通知情報とが維持され、文書データベースの特定の文書の文書データが変更されると、文書データベースの特定の文書が変更されたことを示す変更通知が、ユーザ通知情報とグループ通知情報の少なくとも１つに基づき決定される１以上の通知先にネットワークを介し送信される。

他の態様では、アプリケーションユーザが１以上の以前のセッションにおいてアクセスした文書のリストが維持され、特定の文書の文書データが変更された場合、文書データベースの特定の文書が変更されたことを示す変更通知が１以上の通知先に送信される。

本発明によると、利用が困難でなく時間のかからない改良された文書管理システムを提供することができる。

図１は、従来システムのブロック図を示す。 図２は、本開示の一実施例によるシステムのブロック図を示す。 図３は、一例となる通知ユーザインタフェースを示す。 図４Ａは、通知の一例を示す。 図４Ｂは、通知の一例を示す。 図４Ｃは、通知の一例を示す。 図４Ｄは、通知の一例を示す。 図５は、文書アクセス装置（又はアプリケーションユーザインタフェース装置）側でのワークフローの一例を示す。 図６は、一実施例におけるデータフローの一例の概略図を示す。 図７は、データフローの他の例を示す。 図８は、本開示の他の実施例によるシステムのブロック図を示す。 図９Ａは、変更通知の一例を示す。 図９Ｂは、変更通知の一例を示す。 図９Ｃは、変更通知の一例を示す。 図９Ｄは、変更通知の一例を示す。 図１０は、文書管理装置側でのワークフローの一例を示す。 図１１Ａは、ユーザ通知情報の一例を示す。 図１１Ｂは、グループ通知情報の一例を示す。 図１２は、本開示の他の実施例によるシステムのブロック図を示す。 図１３は、文書アクセス装置（又はアプリケーションユーザインタフェース装置）側でのワークフローの他の例を示す。 図１４は、文書アクセス装置（又はアプリケーションユーザインタフェース装置）の一例となる構成のブロック図を示す。 図１５は、クライアント端末の一例となる構成のブロック図を示す。

図面に示される好適な実施例の説明において、簡単化のため特定の用語が使用される。しかしながら、本特許明細書の開示は、選択された特定の用語に限定されるものでなく、各具体的要素は、同様に動作するすべての技術的に均等するものを含むことが理解されるべきである。さらに、既知の機能及び構成の詳細な説明は、本発明の主題を不明りょうにするときには省略される。

各図面を通じて同様の参照番号が同一の又は対応する部分を示す図面を参照して、図２は、本開示の一実施例による文書管理サービスを端末に提供するシステム２００を概略的に示す。

システム２００は、複数のクライアント端末１２−１〜１２−４と、文書管理装置２５と、文書アクセス装置（又は“アプリケーションユーザインタフェース装置”とも呼ばれる）２７とを有し、これらはすべてネットワーク１１により相互接続される。

複数のクライアント端末１２−１〜１２−４は、図１に示されるものと実質的に同様のものであってもよい。特に、クライアント端末１２−１〜１２−４は、それが少なくとも文書アクセス装置２７と、好ましくは文書管理装置２５とネットワーク１１を介し通信することを可能にするソフトウェアを備えるよう構成される。特に、クライアント端末１２−１〜１２−４は、文書アクセス装置２７との間でデータを送受信する。

文書管理装置２５は、図１に示される文書管理システム１５と実質的に同様のものであってよく、複数のアプリケーション機能を有してもよい。特に、複数のアプリケーション機能は、文書管理装置２５の文書データベースに文書を登録するための文書登録機能と、文書データベースから指定された文書（又は指定された文書の文書データ）を抽出するためのアクセス機能とを有してもよい。文書データベースは、文書管理装置２５にローカルなストレージ部であってもよいし、又はネットワーク１１や他の何れかのネットワークを介し文書管理装置２５に接続されるストレージレポジトリにあってもよい。文書管理装置２５は、文書管理装置又はコンピュータ上で実行される“文書管理アプリケーション”として実現されてもよいことに留意されたい。

文書アクセス装置２７は、文書管理装置２５とネットワーク１１を介し通信するよう構成される。文書アクセス装置２７は、アプリケーションインタフェース部２７ａと、オペレーションユーザインタフェース部２７ｂと、通知送信部２７ｃとを有する。

文書アクセス装置２７のアプリケーションインタフェース部２７ａは、指定された文書の文書データを取得するため、文書管理装置２５とネットワーク１１を介し通信するよう構成される。すなわち、アプリケーションインタフェース部２７ａは、文書管理装置２５のアクセス機能を利用し、アプリケーションユーザにより指定された文書（又は文書の文書データ）を抽出するため、文書管理装置２５と通信する。

文書管理アプリケーション２７のオペレーションユーザインタフェース部２７ｂは、アプリケーションユーザに通知ユーザインタフェースを提供するよう構成される。この通知ユーザインタフェースは、ネットワーク１１を介し文書管理装置２７からユーザ（クライアント端末１２−１〜１２−４の１つのユーザなど）に提供される。通知ユーザインタフェースは、アプリケーションユーザがアプリケーションユーザ自身と異なるユーザの通知先を指定することを可能にするよう構成される。

図３において、アプリケーションユーザに提供される通知ユーザインタフェースの一例が示される。通知ユーザインタフェースは、ユーザが他のユーザの通知先を指定することを可能にする。例えば、アプリケーションユーザが通知先として他のユーザの電子メールアドレスを指定することを所望する場合、アプリケーションユーザは、“電子メール”とラベル付けされたラジオボタンを選択し、他のユーザの電子メールをアドレスをタイプし、送信をクリックする。あるいは、アプリケーションユーザが通知先として他のユーザの電子メッセージングアドレス（ＳＭＳテキスト番号、ページャ番号、メッセージングサービス名、チャットスクリーン名など）を指定することを所望する場合、ユーザは、“電子メッセージング”とラベル付けされたラジオボタンを選択し、他のユーザの電子メッセージングアドレス／名称／番号をタイプし、例えば、プルダウンメニューを介し電子メッセージタイプ（ＳＭＳ、ページャ、メッセージングプログラム、チャットプログラムなど）を選択し、送信をクリックするようにしてもよい。

文書管理装置２７の通知送信部２７ｃは、文書管理装置２５からアプリケーションインタフェース部２７ａにより取得された指定された文書の通知を送信するよう構成される。

より詳細には、通知送信部２７ｃは、図３に示されるような通知ユーザインタフェースを介しアプリケーションユーザにより指定された他のユーザの指定された通知先にネットワーク１１（又は他の何れかのネットワーク）を介し通知を送信する。指定された通知先が他のユーザの電子メールアドレスであるとき、通知はネットワーク１１を介し文書アクセス装置２７から指定された電子メールアドレスへの電子メールによって送信される。指定された通知先が他のユーザの電子メッセージングアドレスである場合、通知は、ネットワーク１１を介し文書アクセス装置２７から他のユーザの指定されたメッセージングアドレスへの電子メッセージングにより送信される。

本実施例によると、通知は、指定された文書の文書データの少なくとも一部を含む。例えば、通知は、アプリケーションユーザによりアクセスされた指定された文書の文書データのアタッチメントを含むようにしてもよい。このようにして、通知の受信者は、アタッチメントを開き、指定された文書の文書データを取得する。

通知送信部２７ｃにより送信される通知のフォーマット及びコンテンツの一例が、図４Ａに示される。この通知は、アプリケーションユーザと、当該アプリケーションユーザによりアクセスされる指定された文書とを特定する。図４Ａの例における通知は、アプリケーションユーザによりアクセスされた指定された文書の文書データのアタッチメントを含む。従って、当該通知は、少なくとも指定された文書の文書データの一部を含む。

本開示の本実施例によると、文書及びファイルを効率的にやりとりし、管理するツールが提供される。従来技術は典型的にはアプリケーションユーザが電子メールメッセージを作成及び起案し、その後に以前に抽出された文書をメッセージに添付することを必要とするが、もしユーザが文書の通知（及び／又は文書自体）を他のユーザに送信することを所望する場合、本開示の文書アクセス装置は、他のユーザの指定された通知先にネットワークを介し指定された文書の通知を送信する。この通知は、指定された文書の文書データの少なくとも一部を含む。従って、本発明のユーザへの操作の便利は大きく向上する。

文書アクセス装置２７は、文書管理装置２５とは異なるサーバとして実現されてもよい。このように、文書アクセス装置２７は第１サーバに対応し、文書管理装置２５は第１サーバから独立した異なる第２サーバに対応するようにしてもよい。従って、従来の文書管理システムは典型的には、ユーザインタフェースの変更が文書管理システムをオフラインにすることを求めるように、統合されたユーザインタフェースを有するが、本開示の文書アクセス装置２７は、文書管理装置２５をオフラインにすることなく変更に対して構成される。

本開示の他の態様では、ネットワーク１１を介し他のユーザの指定された通知先に文書アクセス装置２７から送信される通知は、指定された文書の一部（及び指定された文書の文書データの単なる一部でなく）を含む。例えば、通知は、受信者がアプリケーションユーザによりアクセスされた指定された文書を閲覧するためのビューワを有してもよい。

図４Ｂにおいて、このような通知の一例が示される。図４Ｂの通知は、実際の指定された文書の一部と、アプリケーションユーザによりアクセスされた指定された文書を受信者が確認するためのビューワとを有するが、図４Ａに示されるものと同様のものである。

本開示の他の態様では、文書アクセス装置２７からネットワーク１１を介し他のユーザの指定された通知先に送信される通知は、文書管理システム２５の文書データベースから指定された文書を抽出するためのアドレスを含む。このアドレスは、指定された文書が格納される、文書管理システム２５の文書データベース内のフォルダ、ディレクトリ又は他の位置を示すものであってもよい。図４Ｃにおいて、このような通知の一例が示される。

本開示の他の態様では、文書アクセス装置２７からネットワーク１１を介し他のユーザの指定された通知先に送信される通知は、文書管理システム２５の文書データベースから指定された文書を抽出するためのＵＲＬを含む。このＵＲＬは、指定された文書にアクセスするのに求められる埋め込みアクセスコードを含むものであってもよい。図４Ｄにおいて、埋め込みアクセスコードを有するＵＲＬを含むこのような通知の一例が示される。ＵＲＬはまた、文書管理システム２５の文書データベースから指定された文書を抽出するためのＧＥＴコマンドなどのパラメータ又はコマンドを含むものであってもよいことに留意されたい。

図５を参照して、図２の文書アクセス装置２７などの文書アクセス装置側におけるワークフローの一例が示される。

Ｓ５０１において、指定された文書の文書データが、ネットワークを介し文書管理装置と通信することによって、文書管理装置から取得される。その後、Ｓ５０２において、通知ユーザインタフェースがアプリケーションユーザに提供される。通知インタフェースは、アプリケーションユーザが他のユーザの通知先を指定するよう構成される。図３において、通知ユーザインタフェースの一例が示される。

Ｓ５０３において、アプリケーションユーザと異なる他のユーザの通知先の指定が（指定された文書と共に）、Ｓ５０２において提供された通知ユーザインタフェースを介し受信される。最後に、Ｓ５０４において、指定された文書の通知は、ネットワークを介しＳ５０３において受信された他のユーザの指定された通知先に送信される。ここで、当該通知は、指定された文書の文書データの少なくとも一部を含む。図４Ａ〜４Ｄにおいて、通知の具体例が示される。

図６を参照して、一実施例によるデータフローの一例の概略図が示される。

Ｓ６０１において、文書アクセス装置は、指定された文書にアクセスするためのリクエストを文書管理装置に送信する。（当該文書は、ユーザ端末のアプリケーションユーザにより指定されてもよい。）
Ｓ６０２において、指定された文書の文書データが、文書管理装置から文書アクセス装置により受信される。その後、Ｓ６０３において、通知ユーザインタフェースが、文書アクセス装置によってアプリケーションユーザ（ユーザ端末において）に提供される。通知ユーザインタフェースは、アプリケーションユーザが異なる他のユーザの通知先を指定するよう構成される。図３において、通知ユーザインタフェースの一例が示される。

Ｓ６０４において、アプリケーションユーザと異なる他のユーザの通知先の指定が（指定された文書と共に）、Ｓ６０３においてアプリケーションユーザに提供された通知ユーザインタフェースを介しアプリケーションユーザから文書アクセス装置において受信される。

その後、Ｓ６０５において、指定された文書の通知は、Ｓ６０４において受信された他のユーザの指定された通知先にネットワークを介し送信される。この通知は、指定された文書の文書データの少なくとも一部を含む。図４Ａ〜４Ｄにおいて、通知の具体例が示される。

最後に、通知が文書管理装置の文書データベースから指定された文書を抽出するためのアドレス又はＵＲＬを含む場合（図４Ｃ及び４Ｄを参照）、通知先のユーザは、このアドレス又はＵＲＬを使用して、文書管理装置に接続し（Ｓ６０６）、指定された文書を抽出する（Ｓ６０７）。

図７において、上述したデータフローの態様が示される。

文書アクセス装置７７は、指定された文書の文書データにアクセス及び抽出するため、文書管理装置７５と通信する。さらに、クライアント端末１２−２は、通知先などを指定するため、文書アクセス装置７７と通信する。この結果、文書アクセス装置７７は、指定された文書に関する通知をクライアント端末１２−４に送信するため、このケースではクライアント端末１２−４などの通知先に接続する。

図７に示されるシステム７００は、図２のシステム２００が複数のクライアント端末１２−１〜１２−４と、文書アクセス装置２７と、文書管理装置２５とがネットワーク１１に直接接続されることを示すのを除いて、システム２００と同様のものであることに留意されたい。他方、システム７００は、複数のクライアント端末がローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）又は企業内部のイントラネットであってもよい第１ネットワーク７１に直接接続されることを示す。この第１ネットワーク７１は、その後にインターネットなどの第２ネットワーク７３を介し文書アクセス装置７７に接続される。文書アクセス装置７７と文書管理アプリケーションを実行する文書管理装置７５とは、インターネットや他のネットワークなどを介し互いに接続されてもよい。

図８を参照して、本開示の他の実施例による文書管理サービスを端末に提供するシステム８００が概略的に示される。

システム８００は、複数のクライアント端末１２−１〜１２−４と、文書管理装置８５と、文書アクセス装置８７とを含む。

複数のクライアント端末１２−１〜１２−４は、図２のものと実質的に同様のものであってもよい。文書アクセス装置８７は、図２の文書アクセス装置と実質的に同様のものであってもよい。

文書管理装置８５は、図２に示される文書管理装置２５と同様のものである。しかしながら、文書管理装置８５はさらに、文書変更モニタリング部８５ａを有する。

文書管理装置８５の文書変更モニタリング部８５ａは、文書管理装置８５の文書データベースの文書をモニタリングするよう構成される。文書データベースの特定の文書の文書データが変更されると、文書変更モニタリング部８５ａは、文書データベースの特定の文書が変更されたことを示す変更通知をネットワークを介し文書アクセス装置８７に通知する。

図９Ａにおいて、このような変更通知の一例が示される。図９Ａの変更通知は、変更された特定の文書の文書データのアタッチメントを含むものであってもよい。従って、変更通知は、特定の文書の変更された文書データの少なくとも一部を含むものであってもよい。変更通知はまた、特定の文書の変更されていないバージョンの文書データを含むことが可能である。

本開示の他の態様では、文書管理装置８５からネットワーク１１を介し文書アクセス装置８５に送信された変更通知は、指定された文書の一部（及び指定された文書の文書データの単なる一部でない）を含む。例えば、変更通知は、文書アクセス装置８７のユーザが変更された特定の文書を閲覧するためのビューワを含むものであってもよい。図９Ｂにおいて、このような変更通知の一例が示される。図９Ｂの変更通知は、図９Ｂの変更通知が実際の特定の文書の一部と、文書アクセス装置８７のユーザが変更された特定の文書を確認するためのビューワとを含むが、図９Ａに示されるものと同様である。

本開示の他の態様では、文書管理装置８５からネットワーク１１を介し文書アクセス装置８７に送信される変更通知は、文書管理システム８５の文書データベースから変更された文書データを含む特定の文書を抽出するためのアドレスを含む。このアドレスは、特定の文書と変更された文書データとが格納される文書管理システム８５の文書データベース内のフォルダ、ディレクトリ又は他の位置を示すものであってもよい。図９Ｃにおいて、このような変更通知の一例が示される。

本開示の他の態様では、文書管理装置８５からネットワーク１１を介し文書アクセス装置８７に送信される変更通知は、文書管理システム８５の文書データベースから変更された文書データを含む特定の文書を抽出するためのＵＲＬを含む。このＵＲＬは、変更された文書データを含む特定の文書にアクセスするのに求められる埋め込みアクセスコードを含むものであってもよい。図９Ｄにおいて、埋め込みアクセスコードを有するＵＲＬを含むこのような変更通知の一例が示される。当該ＵＲＬはまた、文書管理システム８５の文書データベースから変更された文書データを含む指定された文書を抽出するためのＧＥＴコマンドなどのパラメータ又はコマンドを含むものであってもよいことに留意されたい。

図１０を参照して、図８の文書管理装置８５などの文書管理装置側におけるワークフローの一例が示される。

Ｓ１００１において、文書管理装置は、文書にされた変更について、文書管理装置の文書データベースの文書をモニタリングする。文書の文書データが変更されたと判断される場合（Ｓ１００２，ｙｅｓ）、文書管理装置は、文書データベースの特定の文書が変更されたことを示す変更通知をネットワークを介し文書アクセス装置に通知する。文書データベースの文書の文書データに変更がされていないと判断される場合（Ｓ１００２，ｎｏ）、ワークフローはＳ１００１に戻り、文書管理装置は変更について文書データベースの文書をモニタリングし続ける。

本開示の他の態様によると、図８に示される文書管理装置８５の文書変更モニタリング部８５ａはまた、ユーザ通知情報とグループ通知情報とを維持するよう構成される。

図１１Ａにおいて、ユーザ通知情報の一例が示される。ユーザ通知情報は、文書管理装置８５の文書データベースの複数の文書と共に、各文書のユーザのユーザ通知先を列記する。同様に、図１１Ｂにおいて、グループ通知情報の一例が示される。グループ通知情報は、文書管理装置８５の文書データベースの複数の文書と共に、各文書のグループのグループ通知先（企業の各部門の電子メールアドレスなど）を列記する。

この態様によると、文書管理装置８５の文書変更モニタリング部８５ａは、文書データベースの文書をモニタリングし、文書データベースの特定の文書の文書データが変更されると、ネットワーク１１を介し１以上の通知先に変更通知を送信するよう構成される。通知先は、ユーザ通知情報とグループ通知情報の少なくとも１つに基づき決定されてもよい。例えば、“文書１”が変更された場合、文書変更モニタリング部８５ａは、ネットワークを介しＪｏｈｎ．Ｓｍｉｔｈ＠ａｂｃ．ｃｏｍ、Ｊａｎｅ．Ｄｏｅ＠ｊｋｌ．ｃｏｍ又はＪａｍｅｓ．Ａｌｐｈａ＠ｘｙｚ．ｃｏｍ（図１１Ａのユーザ通知情報に基づき決定される）に変更通知を送信し、及び／又はネットワークを介しＡｃｃｏｕｎｔｉｎｇ＠ｃｏｒｐｏｒａｉｏｎ及びＲ＆Ｄ＠ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎ（図１１Ａのグループ通知情報に基づき決定される）に変更通知を送信する。この変更通知は、文書データベースの特定の文書が変更されたことを示し、図９Ａ〜９Ｄに示される変更通知と同様のものであってもよい。

図１２を参照して、本開示の他の実施例による端末に文書管理サービスを提供するシステム１２００が概略的に示される。

システム１２００は、複数のクライアント端末１２−１〜１２−４と、文書管理装置１２５と、文書アクセス装置１２７とを有する。

複数のクライアント端末１２−１〜１２−４は、図２のものと実質的に同様のものであってもよい。文書管理装置１２５は、図２の文書管理装置２５と実質的に同様のものであってもよい。

文書アクセス装置１２７は、図２に示される文書アクセス装置２７と同様である。特に、アプリケーションインタフェース部１２７ａと、オペレーションユーザインタフェース部１２７ｂと、通知送信部１２７ｃとは、図２の２７ａ，２７ｂ及び２７ｃと実質的に同様のものであってもよい。しかしながら、文書アクセス装置１２７はさらに、文書変更モニタリング部１２７ｄと通知先登録部１２７ｅとを有する。

文書変更モニタリング部１２７ｄは、アプリケーションユーザが１以上の以前のセッションでアクセスした文書のリストを維持するよう構成される。さらに、文書変更モニタリング部１２７ｄは、上述したアクセスされた文書リストの特定の文書の文書データが変更されたか判断するため、文書管理装置１２５と通信する。特定の文書の文書データが変更された場合、文書変更モニタリング部１２７ｄは、文書データベースの特定の文書が変更されたことを示す変更通知を１以上の通知先（アプリケーションユーザに対応する通知先を含むものであってもよい）に送信する。図９Ａ〜９Ｄにおいて、変更通知の具体例が示される。

通知先登録部１２７ｅは、他のユーザの通知先が指定されると（例えば、図３に示される通知ユーザインタフェースを介し）、他のユーザの通知先を登録するよう構成される。従って、通知送信部１２７ｃは、指定された文書の文書データがアクセス又は変更されると、他のユーザの登録された通知先にデータ変更通知を送信するようにしてもよい。図９Ａ〜９Ｄにおいて、このような通知の具体例が示される。他のユーザの通知先が特定された時点で、指定される文書が指定されてもよい（通知ユーザインタフェースを介し）。

本実施例によると、通知ユーザインタフェースは、図１１Ａ及び１１Ｂに示されるように、アプリケーションユーザによるユーザ通知情報とグループ通知情報とを指定するよう構成されてもよい。通知ユーザインタフェースは、ユーザ通知情報及び／又はグループ通知情報を登録し、指定された文書の文書データが変更されると、ユーザ通知情報とグループ通知情報の少なくとも１つに基づき決定された１以上の通知先にデータ変更通知を送信するようにしてもよい。データ変更通知は、文書データベースの指定された文書が変更されたことを示し、図９Ａ〜９Ｄにおいて、このような通知の具体例が示される。

図１３を参照して、図１２の文書アクセス装置などの文書アクセス装置側におけるワークフローの他の例が示される。

Ｓ１３０１において、文書アクセス装置は、アプリケーションユーザが１以上の以前のセッションにおいてアクセスした文書のリストを維持する。（このステップは任意的であることに留意されたい。）Ｓ１３０２において、文書アクセス装置は、（Ｓ１３０１が実行される場合、Ｓ１３０１において維持される上述されたリストの文書を含む）文書の文書データが変更されたか判断するため、文書管理アプリケーションと通信する。

文書の文書データが変更されたと判断される場合（Ｓ１３０３，ｙｅｓ）、文書管理装置は、文書データベースの特定の文書が変更されたことを示す変更通知をネットワークを介し１以上の通知先に送信する。文書データベースの文書の文書データに変更がされていないと判断される場合（Ｓ１３０３，ｎｏ）、ワークフローはＳ１３０２に戻り、文書管理装置は、文書の文書データが変更されたか判断するため、文書管理アプリケーションと通信し続ける。

通知先は、アプリケーションユーザに対応する通知先を含むものであってもよい。通知先は、図３に示されるような通知ユーザインタフェースを介し指定され、特定の文書と対応付けて登録されてもよい。通知先は、図１１Ａ及び１１Ｂに示されるように、ユーザ通知情報又はグループ通知情報の形式により登録されてもよい。

図２（及び図８，１２）に示される具体例は、１つの文書管理装置と、１つの文書アクセス装置と、４つのクライアント端末１２−１〜１２−４とを有するが、当該個数のシステム、サーバ、装置及び端末は任意であり、説明を容易にするため一例として選ばれたものであり、本開示の主題は１以上のシステム、サーバ、装置及び端末を含むシステムにより実現可能であることが理解されるべきである。さらに、文書アクセス装置と端末とは１つの統合された装置（又はもちろん個別の装置とすることも可能である）に含めることが可能であることが留意されたい。スキャナ、プリンタ、複合機（ＭＦＤ）などの他の装置もまた、当該分野で周知なように、ネットワーク１１に接続されてもよい。

クライアント端末１２−１〜１２−４のそれぞれは、以下に限定されることなく、他の装置とネットワーク１１を介し通信可能なパーソナルコンピュータ、ノートブックコンピュータ、ワークステーションコンピュータ、キオスク、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）、ＭＦＤ（複合機）、サーバ、携帯電話、ハンドセット、他の情報端末などを含む何れかの計算装置とすることができる。

図２では、４つのクライアント端末１２−１〜１２−４が示されるが、システム２００は、ネットワーク１１に接続される何れかの個数のクライアント端末（同様の又は異なる構成を有することが可能である）を含むことができることが理解されるべきである。

文書アクセス装置は、以下に限定されることなく、他の装置とネットワーク１１を介し通信可能なパーソナルコンピュータ、ノートブックコンピュータ、ワークステーションコンピュータ、キオスク、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）、ＭＦＤ（複合機）、サーバ、携帯電話、ハンドセット、他の情報端末などを含む何れかの計算装置上で提供されるソフトウェアにより構成可能である。

本開示の文書アクセス装置は、コンピュータにより実行される有形に実現される命令を有するコンピュータ使用可能な非一時的な媒体（ディスクストレージ装置など）を含むコンピュータプログラムプロダクトにより実現されてもよい。

従って、文書アクセス装置はコンピュータ上で実行されてもよいことが理解されるべきである。文書アクセス装置は、クライアント端末１２−１〜１２−４の外部にあるとして示されているが、文書アクセス装置２７（及び８７，１２７）は実際にはクライアント端末１２−１〜１２−４の１つにおいて実行されてもよい。

文書管理装置は、ストレージ機能を有する又はサポートする１以上の構成部分又は機能部分を有することが可能なデータストアを有してもよい。例えば、データストアは、文書アクセス装置、文書アクセス装置に接続されるバックエンドサーバ、電子メールサーバ、ファイルサーバ、アプリケーションサーバ、コンピュータ、ネットワーク装置、端末などの電子データソース又はその構成要素とすることが可能である。ここで用いられる“電子文書”又は“電子データ”という用語は、最も広い意味においてユーザがアクセス、抽出、参照などをすることを所望する何れかのデータから構成可能であることが理解されるべきである。

文書管理アプリケーションは、文書管理装置などのコンピュータにより実行される有形に実現される命令を有するコンピュータ使用可能な非一時的媒体（ディスクストレージ装置など）を有するコンピュータプログラムプロダクトとして実現されてもよい。

ネットワーク１１は、セキュアなイントラネット又はエクストラネットローカルエリアネットワーク、ワイドエリアネットワーク、セキュアなアクセスを可能にする何れかのタイプのネットワーク又はこれらの組み合わせの１以上を含むことが可能である。さらに、他のセキュア通信リンク（バーチャルプライベートネットワーク、無線リンクなど）は、ネットワーク１１においても利用されてもよい。さらに、ネットワーク１１は、好ましくは、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を使用するが、他のプロトコルもまた利用可能である。装置がネットワーク１１にどのようにして接続可能であり、通信するかについては、当該分野において周知であり、例えば、その内容のすべてが参照することにより援用される、Ｆｒａｎｋ Ｊ．Ｄｅｒｆｌｅｒ，Ｊｒ．ａｎｄ Ｌｅｓ Ｆｒｅｅｄによる“Ｈｏｗ Ｎｅｔｗｏｒｋｓ Ｗｏｒｋ”（Ｑｕｅ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎ ２０００）と、Ｒｏｎ Ｗｈｉｔｅによる“Ｈｏｗ Ｃｏｍｐｕｔｅｒｓ Ｗｏｒｋ”
（Ｑｕｅ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎ １９９９）などにおいて説明されている。

図１４は、図２の文書アクセス装置２７（又は文書アクセス装置８７，１２７）を提供するため、ソフトウェアを介し構成可能なコンピュータなどとしての文書アクセス装置１４０の一例となる構成を示す。図１４に示されるように、文書アクセス装置１４０は、システムバス１４９を介しメモリ又はストレージ部１４２、ネットワークインタフェース１４３、ディスプレイ１１４及びキーボード１４５を含む何れかの個数の他の構成要素と通信するコントローラ（又は中央処理ユニット）１４１を含む。

文書アクセス装置１４０は、特定用途装置（１以上の特定用途向け集積回路や従来のコンポーネント回路の適切なネットワークなどを含む）であってもよいし、又は関連技術の当業者により理解されるように、端末及び／又はサーバとして動作するのに十分なメモリ、処理及び通信機能を備えた従来のパーソナルコンピュータやコンピュータワークステーション上のソフトウェアにより構成されてもよい。

文書アクセス装置１４０では、コントローラ１４１は、カンファレンシング装置の処理を制御するプログラムコード命令を実行する。コントローラ１４１、メモリ／ストレージ１４２、ネットワークインタフェース１４３、ディスプレイ１４４及びキーボード１４５は従来のものであり、本開示の発明の特徴を不明りょうにすることを回避するため、このような従来技術による特徴は詳細には説明されない。

文書アクセス装置１４０は、図２のクライアント端末１２−１〜１２−４と文書管理装置２５とのネットワーク１１を介した通信など、ネットワークを介した通信のためのネットワークインタフェース１４３を有する。しかしながら、本開示の主題はこのような構成に限定されるものでないことが理解されるべきである。例えば、文書アクセス装置は、直接的な接続及び／又は一部のコンポーネントが接続されていないネットワークを介しクライアント端末１２−１〜１２−４と文書管理装置２５と通信してもよい。他の例として、文書アクセス装置は、端末にサービスを提供するサーバにより提供される必要はなく、ピアベースにより又は他の形式により端末と通信してもよい。

上述されるように、文書アクセス装置２７（及び８７）は、サーバやコンピュータに限定されず、ネットワーク及び／又はインターネットを介し通信するよう構成可能な各種装置の何れかに搭載されてもよい。

ユーザインタフェースの１以上は（登録ユーザインタフェース又はオペレーションユーザインタフェースなど）、ウェブサービスとしてネットワークを介しクライアント端末に提供されてもよいことに留意されたい。

複数のクライアント端末１２−１〜１２−４の１つの構成の一例が、図１５に概略的に示される。図１５において、コンピュータ１５０は、メモリ１５２、ディスプレイ１５３、キーボード（及び／又はキーパッド）１５４、他の入出力装置（マウス、タッチパッド、スタイラス、マイクロフォン、音声／発話インタフェース及び／又は認識ソフトウェアを備えたスピーカーなど）、及びネットワークインタフェース１５６を含む何れかの個数の他の構成要素と内部バス１５９を介し通信するコントローラ（又は中央処理ユニット）１５１を含む。

メモリ１５２は、プログラム及びデータのストレージを提供することが可能であり、バッファ、レジスタ及びメモリ（例えば、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ−Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＰＲＯＭ（Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ＲＯＭ）、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ ＰＲＯＭ）、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ ＥＰＲＯＭ）、ＳＲＡＭ（Ｓｔａｔｉｃ Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＤＲＡＭ（Ｄｙｎａｍｉｃ ＲＡＭ）、ＮＯＶＲＡＭ（Ｎｏｎ−Ｖｏｌａｔｉｌｅ ＲＡＭ）など）などの従来の記憶装置の組み合わせを含むものであってもよい。

ネットワークインタフェース１５６は、（例えば、ＴＣＰ／ＩＰ、ＩＰＸ、ＩＰＸ／ＳＰＸ又はＮｅｔＢＥＵＩなどの何れか所望のネットワークプロトコルをサポートするイーサネット（登録商標）接続又は他のネットワーク接続などによる）ネットワーク１１との接続を提供する。

ユーザがクライアント端末上で及び／又はネットワークを介し電子データ又はコンテンツにアクセスし、ネットワークに接続された装置及びサービス（文書管理装置２５など）とやりとりし、他のソフトウェアドリブンな機能を利用することを可能にするため、ユーザインタフェースが提供され、ソフトウェアを介し構成され、ネットワーク接続を介し受信される。例えば、クライアント端末のユーザがブラウジング処理を利用して、文書管理装置２５と通信し、他のデータ又はコンテンツにアクセスすることが可能となるように、ブラウザ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｅｘｐｌｏｒｅｒ^ＴＭ、Ｎｅｔｓｃａｐｅ Ｎａｖｉｇａｔｏｒ^ＴＭ、専用のブラウザなど）がクライアント端末上に設けられてもよい。

コンピュータ１２０のさらなる特徴又は構成要素は、従来のものであり（ここで特に説明されていない場合）、簡単化のため詳細には説明されない。このような特徴及び構成要素は、例えば、その内容のすべてが参照することにより援用される、Ｆｒａｎｋ Ｊ．Ｄｅｒｆｌｅｒ，Ｊｒ．ａｎｄ Ｌｅｓ Ｆｒｅｅｄによる“Ｈｏｗ Ｎｅｔｗｏｒｋｓ Ｗｏｒｋ”（Ｑｕｅ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎ ２０００）と、Ｒｏｎ Ｗｈｉｔｅによる“Ｈｏｗ Ｃｏｍｐｕｔｅｒｓ Ｗｏｒｋ”
（Ｑｕｅ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎ １９９９）などにおいて説明されている。

上述されるように、クライアント端末１２−１〜１２−４のそれぞれはパーソナルコンピュータに限定されず、ネットワーク及び／又はインターネットを介し通信するよう構成可能な各種装置の何れかの形式により搭載可能である。

上述された特定の実施例は例示的なものであり、多数の変形が本開示の趣旨又は添付した請求項の範囲から逸脱することなくこれらの実施例に導入可能である。例えば、異なる具体例及び例示的な実施例の要素及び／又は特徴は、本開示及び添付した請求項の範囲内で互いに組み合わせ及び／又は置換されてもよい。

１２ クライアント端末
２５，７５，８５，１２５ 文書管理装置
２７，７７，８７，１２７ 文書アクセス装置

Claims (18)

1. 端末に文書管理サービスを提供するシステムであって、
   文書データベースにおいて文書を登録するための文書登録機能と、指定された文書又は前記指定された文書の文書データを前記文書データベースから抽出するためのアクセス機能とを含む複数のアプリケーション機能を有する文書管理アプリケーションと、
   ネットワークを介し前記文書管理アプリケーションと通信するよう構成されるアプリケーションユーザインタフェース装置と、
   を有し、
   前記アプリケーションユーザインタフェース装置は、
   前記指定された文書の文書データを取得するため、前記ネットワークを介し前記文書管理アプリケーションと通信するよう構成されるアプリケーションインタフェース部と、
   アプリケーションユーザが前記アプリケーションユーザと異なる他のユーザの通知先を指定するよう構成される通知ユーザインタフェースを前記アプリケーションユーザに提供するよう構成されるオペレーションユーザインタフェース部と、
   前記指定された文書の文書データの少なくとも一部を含む前記指定された文書の通知を、前記アプリケーションユーザインタフェース装置から前記ネットワークを介し前記他のユーザの指定された通知先に送信するよう構成される通知送信部と、
   を有し、
   前記通知送信部によって送信される通知は、前記アプリケーションユーザによりアクセスされた前記指定された文書の閲覧可能な部分を表示するドキュメントビューワを含むシステム。
2. 前記アプリケーションユーザインタフェース装置から前記ネットワークを介し前記他のユーザの指定された通知先に送信される通知は、前記文書データベースから前記指定された文書を抽出するためのアドレスを含む、請求項１記載のシステム。
3. 前記アプリケーションユーザインタフェース装置から前記ネットワークを介し前記他のユーザの指定された通知先に送信される通知は、前記文書データベースから前記指定された文書を抽出するためのＵＲＬを含み、
   前記ＵＲＬは、前記指定された文書にアクセスするため必要とされる埋め込みアクセスコードを含む、請求項１記載のシステム。
4. 前記指定された通知先は、前記他のユーザの電子メールアドレスであり、
   前記通知は、前記アプリケーションユーザインタフェース装置から前記ネットワークを介し前記他のユーザの指定された電子メールアドレスに電子メールによって送信される、請求項１記載のシステム。
5. 前記指定された通知先は、前記他のユーザの電子メッセージングアドレスであり、
   前記通知は、前記アプリケーションユーザインタフェース装置から前記ネットワークを介し前記他のユーザの指定された電子メッセージングアドレスに電子メッセージングによって送信される、請求項１記載のシステム。
6. 前記文書管理アプリケーションは、前記文書データベースにおける文書をモニタリングし、前記文書データベースの特定の文書の文書データが変更されると、前記文書データベースの特定の文書が変更されたことを示す変更通知を、前記ネットワークを介し前記アプリケーションユーザインタフェース装置に送信するよう構成される文書変更モニタリング部を有する、請求項１記載のシステム。
7. 前記文書管理アプリケーションから前記ネットワークを介し前記アプリケーションユーザインタフェース装置に送信される変更通知は、前記特定の文書の変更された文書データの少なくとも一部を含む、請求項６記載のシステム。
8. 前記文書管理アプリケーションから前記ネットワークを介し前記アプリケーションユーザインタフェース装置に送信される変更通知は、前記文書データベースから前記変更された文書データを含む特定の文書を抽出するためのアドレスを含む、請求項６記載のシステム。
9. 前記文書管理アプリケーションから前記ネットワークを介し前記アプリケーションユーザインタフェース装置に送信される変更通知は、前記文書データベースから前記変更された文書データを含む特定の文書を抽出するためのＵＲＬを含み、
   前記ＵＲＬは、前記変更された文書データを含む特定の文書にアクセスするのに必要とされる埋め込みアクセスコードを含む、請求項６記載のシステム。
10. 前記文書管理アプリケーションは、前記文書データベースにおける文書をモニタリングし、ユーザ通知情報及びグループ通知情報を維持し、前記文書データベースの特定の文書の文書データが変更されると、前記文書データベースの特定の文書が変更されたことを示す変更通知を、前記ユーザ通知情報及び前記グループ通知情報の少なくとも１つに基づき決定される１以上の通知先に前記ネットワークを介し送信するよう構成される文書変更モニタリング部を有する、請求項１記載のシステム。
11. 文書データベースにおいて文書を登録するための文書登録機能と、指定された文書又は前記指定された文書の文書データを抽出するためのアクセス機能とを含む複数のアプリケーション機能を有する文書管理アプリケーションにネットワークを介しアクセスするよう構成される文書アクセス装置であって、
    前記指定された文書の文書データを取得するため、前記ネットワークを介し前記文書管理アプリケーションと通信するよう構成されるアプリケーションインタフェース部と、
    アプリケーションユーザが前記アプリケーションユーザと異なる他のユーザの通知先を前記指定された文書に関連して指定するよう構成される通知ユーザインタフェースを前記アプリケーションユーザに提供するよう構成されるオペレーションユーザインタフェース部と、
    前記指定された文書の文書データの少なくとも一部を含む前記指定された文書の通知を、前記ネットワークを介し前記他のユーザの指定された通知先に送信するよう構成される通知送信部と、
    を有し、
    前記通知送信部によって送信される通知は、前記アプリケーションユーザによりアクセスされた前記指定された文書の閲覧可能な部分を表示するドキュメントビューワを含む文書アクセス装置。
12. 前記他のユーザの通知先が前記通知ユーザインタフェースを介し前記アプリケーションユーザにより指定されると、前記指定された文書の通知が送信される、請求項１１記載の文書アクセス装置。
13. 前記アプリケーションユーザが１以上の以前のセッションにおいてアクセスした文書のリストを維持し、前記リストの特定の文書の文書データが変更されたか判断するため前記文書管理アプリケーションと通信し、特定の文書の文書データが変更された場合、前記文書データベースの特定の文書が変更されたことを示す変更通知を１以上の通知先に送信するよう構成される文書変更モニタリング部をさらに有する、請求項１１記載の文書アクセス装置。
14. 前記他のユーザの通知先が指定されると、前記他のユーザの通知先を登録するよう構成される通知先登録部をさらに有し、
    前記通知送信部は、前記指定された文書の文書データが変更されると、前記他のユーザの登録された通知先にデータ変更通知を送信する、請求項１１記載の文書アクセス装置。
15. 前記通知ユーザインタフェースはさらに、前記アプリケーションユーザがユーザ通知情報及びグループ通知情報を指定するため、前記ユーザ通知情報及び前記グループ通知情報を登録し、前記指定された文書の文書データが変更されると、前記文書データベースの指定された文書が変更されたことを示すデータ変更通知を、前記ユーザ通知情報及び前記グループ通知情報の少なくとも１つに基づき決定された１以上の通知先に送信するよう構成される、請求項１１記載の文書アクセス装置。
16. 前記通知送信部によって前記指定された通知先に送信される通知は、前記文書データベースから前記指定された文書を抽出するためのアドレスを含む、請求項１１記載の文書アクセス装置。
17. 前記通知送信部によって前記指定された通知先に送信される通知は、前記文書データベースから前記指定された文書を抽出するためのＵＲＬを含み、
    前記ＵＲＬは、前記指定された文書にアクセスするのに必要とされる埋め込みアクセスコードを含む、請求項１１記載の文書アクセス装置。
18. 文書データベースにおいて文書を登録するための文書登録機能と、指定された文書又は前記指定された文書の文書データを抽出するためのアクセス機能とを含む複数のアプリケーション機能を有する文書管理アプリケーションを介し端末に文書管理サービスを提供する方法であって、
    アプリケーションユーザインタフェース装置が、前記指定された文書の文書データを取得するため、ネットワークを介し前記文書管理アプリケーションと通信するステップと、
    前記アプリケーションユーザインタフェース装置が、アプリケーションユーザに通知ユーザインタフェースを提供し、前記通知ユーザインタフェースを介し前記指定された文書に関連して前記アプリケーションユーザと異なる他のユーザの通知先の指定を受信するステップと、
    前記アプリケーションユーザインタフェース装置から前記ネットワークを介し前記他のユーザの指定された通知先に、前記指定された文書の文書データの少なくとも一部を含む前記指定された文書の通知を送信するステップと、
    を有し、
    前記通知を送信するステップによって送信される通知は、前記アプリケーションユーザによりアクセスされた前記指定された文書の閲覧可能な部分を表示するドキュメントビューワを含む方法。
    
    

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