JP5707939B2 - 書類作成装置、書類作成方法、書類作成プログラム - Google Patents
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Description
図1は、実施形態1のシステムの一実施例を示す図である。図1のシステムは、申請書類、契約書類などの各種書類を作成する利用者に、所望の書類の作成および作成した書類の印刷に必要な情報を提供する書類作成装置1と、利用者が用いる端末2、書類を印刷する出力装置3などを備えている。書類作成装置1は、インターネットや専用回線などのネットワーク4を介して端末2と接続されている。
図2は、書類作成装置1のハードウェアの一実施例を示す図である。書類作成装置1は、例えば、申請書類、契約書類などを作成する装置である。また、書類作成装置1は書類に押下された捨印の適用可能とする項目を該書類に出力することにより、捨印が悪用される可能性を軽減する。上記説明したような電子郵便システムなどを利用した場合に、利用者が自筆記入し提出した書類に、間違いや訂正がある場合には、利用者に再度書類を作成してもらい書類提出先に送付してもらうか、書類提出先で書類の訂正を行なう必要がある。しかし、書類の項目を書類提出先で勝手に訂正することはできないため、間違いや訂正がある書類を利用者に訂正してもらい、訂正した項目に対して訂正印を押下してもらい再度書類提出先に送付してもらう必要がある。そのため、書類の遣り取りが煩雑になる。そこで、書類作成時に捨印を押下してもらい書類の遣り取りが煩雑にならないようにすることが考えられる。しかし、捨印を悪用される可能性があるので、書類の項目各々に対して捨印の適用可能な範囲を示す項目を付加して書類を印刷する。その結果、捨印の適用範囲以外に捨印の効力が及ばないようにして、捨印が悪用される可能性を軽減する。
図3は、書類作成装置の処理部の一実施例を示す図である。図3の処理部21は、後述する制御部33、判定部34、特定部35、生成部36を備えている。受信部31、送信部32は、通信インタフェース25に含まれている。受信部31は、端末2から送信されたデータを受信して、制御部33、判定部34などに送信する。送信部32は、制御部33、判定部34、生成部36などから送信されたデータを受信して、端末2に送信する。
端末2は、処理部41、記憶部42、記録媒体読取装置43、入出力インタフェース44、通信インタフェース45などを備え、例えば、Personal Computer(PC)などが考えられる。また、上記処理部41、記憶部42、記録媒体読取装置43、入出力インタフェース44、通信インタフェース45などは、バス46によってそれぞれ接続されている。処理部41は、記憶部42に格納されているプログラムを実行する。処理部41は、Central Processing Unit(CPU)やプログラマブルなデバイス(Field Programmable Gate Array(FPGA)、Programmable Logic Device(PLD)など)を用いてもよい。
図5と図6は、書類作成装置1の動作の一実施例を示すフロー図である。ステップS1では、制御部33が端末2から送信されてくるログイン情報、利用者を識別する識別子やパスワードを含む認証情報を、受信部31を介して受信する。
次に、書類選択画面を含む情報が書類作成装置1から端末2へ送信されると、利用者は書類選択画面を参照して書類を選択し、選択された書類に関する書類選択情報を端末2から書類作成装置1に送信する。
ステップS5では、制御部33が選択された書類に関連付けられている入力フォーム情報をデータベース29から取得する。または、選択された書類に関連付けられている書類のフォーマット(定義体)をデータベース29から取得して、書類のフォーマットにある入力項目各々を用いて、入力フォーム情報を作成する。
次に、端末2は入力フォームを含む情報を受信すると、利用者は入力フォーム情報71に対応した項目の初期値が記録されていない項目にデータ(入力情報)を入力する。入力が終了すると、端末2は入力情報を含む情報を書類作成装置1に送信する。
ステップS116では、判定部34が入力項目チェック情報の項目情報と対応するチェック情報との比較をすべて終了したか否かを判定し、終了していればステップS9(Yes)の処理を終了する。まだ、処理が残っている場合にはステップS113(No)に移行する。
チェック不可項目判定処理の動作について説明する。図13は、チェック不可項目判定処理の動作の一実施例を示すフロー図である。ステップS131では、特定部35がチェック不可項目情報を取得する。例えば、図12のチェック不可項目情報122を取得する。
図6のステップS15では、ステップS133でチェック不可項目情報にチェック不可項目、未入力項目、未完全チェック項目のいずれかが有るか否かを判定し、有る場合にはステップS16(Yes)に移行し、ない場合にはステップS20(No)に移行する。
また、捨印で訂正可能な項目を明記することで、捨印の適用範囲が明確になるため、利用者に捨印をしてもらい易くなる。
実施形態2では、捨印を許可するか否かを利用者に問い合わせて、許可された場合に実施形態1で説明した印刷範囲を印刷書類に印刷する。図18は、実施形態2の動作の一実施例を示すフロー図である。実施形態2の処理では、実施形態1で説明した図6のステップS18の処理を完了すると、図18のステップS181に移行する。ステップS181では、生成部36が現在日時を示す日時情報と書類提出期限を示す期限情報を比較する。期限情報は、申請書類や契約書類に提出期限が設けられているときに、書類に関連付けられて記録されている情報である。期限情報は、データベース29または記憶部22などに記録されている。期限情報には、提出期限を示す日時が記録されている。ステップS181で生成部36は、現在日時を示す日時情報と書類提出期限を示す期限情報を比較して、現在日時から期限日時までの期間を求める。
次に、捨印許可を利用者に促す情報を端末2が受信すると、利用者は許可または不許可のいずれかを示す情報を生成して、該情報を端末2から書類作成装置1へ送信する。
実施形態2によれば、捨印を許可するか否かを利用者に問い合わせて、許可された場合に実施形態1で説明した印刷範囲162、172などを印刷書類に印刷する。
また、実施形態2によれば捨印で訂正可能な項目を明記することで、捨印の適用範囲が明確になるため、利用者に捨印をしてもらい易くなる。
(付記1)
書類の項目各々に関連付けられた正しいとされるデータ各々と、誤りの可能性があると推定される項目の情報とを記憶する記憶部と、
前記書類を作成する際に前記項目各々に関連付けて入力されたデータ各々と前記正しいとされるデータ各々とを前記項目ごとに比較して、前記入力されたデータ各々が正しいか否かを判定する判定部と、
前記判定部で正しいと判定できない前記入力されたデータに対応する第1の項目を特定し、前記誤りの可能性があると推定される項目の情報を参照して、前記判定部で正しいと判定された前記入力されたデータに対応する項目から、誤りの可能性があると推定される第2の項目を特定する特定部と、
前記特定部で特定された項目各々に関連付けられている前記入力されたデータの訂正に用いる捨印欄の情報と該捨印欄に対応する前記特定された項目が有効であることを示す説明の情報とを、前記書類を印刷するために用いる印刷用の書類データに付加する生成部と、
を備えることを特徴とする書類作成装置。
(付記2)
前記記憶部は、捨印を許可するか否かを示す項目を有する情報をさらに記憶し、
前記特定部は、前記捨印を許可するか否かを示す項目を有する情報を参照して、前記第1の項目及び第2の項目と一致する項目を特定することを特徴とする付記1に記載の書類作成装置。
(付記3)
書類を作成する際に項目各々に関連付けて入力されたデータ各々と前記項目各々に関連付けられている正しいとされるデータ各々とを前記項目ごとに比較をして、前記入力されたデータ各々が正しいか否かを判定し、
前記判定で正しいと判定できない前記入力されたデータに対応する第1の項目を特定し、
誤りの可能性があると推定される項目の情報を参照して、前記判定により正しいと判定された前記入力されたデータに対応する項目から、誤りの可能性があると推定される第2の項目を特定し、
前記特定された項目各々に関連付けられている前記入力されたデータの訂正に用いる捨印欄の情報と該捨印欄に対応する前記特定された項目が有効であることを示す説明の情報とを、前記書類を印刷するために用いる印刷用の書類データに付加する、
処理をコンピュータに実行させることを特徴とする書類作成プログラム。
(付記4)
捨印を許可するか否かを示す項目を有する情報を参照して、前記第1の項目及び第2の項目と一致する項目を特定する、処理を前記コンピュータに実行させることを特徴とする付記3に記載の書類作成プログラム。
(付記5)
コンピュータによって実行される書類作成方法であって、
書類を作成する際に項目各々に関連付けて入力されたデータ各々と前記項目各々に関連付けられている正しいとされるデータ各々とを前記項目ごとに比較をして、前記入力されたデータ各々が正しいか否かを判定し、
前記判定で正しいと判定できない前記入力されたデータに対応する第1の項目を特定し、
誤りの可能性があると推定される項目の情報を参照して、前記判定により正しいと判定された前記入力されたデータに対応する項目から、誤りの可能性があると推定される第2の項目を特定し、
前記特定された項目各々に関連付けられている前記入力されたデータの訂正に用いる捨印欄の情報と該捨印欄に対応する前記特定された項目が有効であることを示す説明の情報とを、前記書類を印刷するために用いる印刷用の書類データに付加する、
ことを特徴とする書類作成方法。
(付記6)
捨印を許可するか否かを示す項目を有する情報を参照して、前記第1の項目及び第2の項目と一致する項目を特定する、ことを特徴とする付記5に記載の書類作成方法。
2 端末
3 出力装置
4 ネットワーク
21 処理部
22 記憶部
23 記録媒体読取装置
24 入出力インタフェース(入出力I/F)
25 通信インタフェース(通信I/F)
26 バス
27 記録媒体
28 入出力部
29 データベース
31 受信部
32 送信部
33 制御部
34 判定部
35 特定部
36 生成部
41 処理部
42 記憶部
43 記録媒体読取装置
44 入出力インタフェース(入出力I/F)
45 通信インタフェース(通信I/F)
46 バス
47 記録媒体
48 入出力部
Claims (7)
- 書類の項目情報と正しいとされる入力情報とが関連付けられた入力フォーム情報の前記項目情報と、前記入力情報が正しい情報であるか否かをチェックするための入力項目チェック情報の項目情報と、が一致するか否かを判定する判定部と、
前記判定部で一致しないと判定された項目情報と、捨印を許可する許可判定情報において捨印が許可されている項目情報と、が一致する項目情報を特定する特定部と、
前記特定部で特定された前記項目情報に関連付けられている前記入力されたデータの訂正に用いる捨印欄の情報と、前記捨印欄に対応する前記特定された前記項目情報が有効であることを示す説明の情報と、を前記書類の印刷するために用いる印刷用の書類データを生成する生成部と、
を備えることを特徴とする書類作成装置。 - 前記判定部は、
前記入力フォーム情報の前記入力情報が未入力であるかの判定と、前記入力項目チェック情報を用いて前記入力情報に誤りがあるかの判定と、を実行し、
前記特定部は、
前記入力フォーム情報の前記未入力の入力情報に対応する項目情報および前記誤りがある入力情報に対応する前記項目情報が、前記許可判定情報において捨印が許可されている項目情報と一致する項目情報を特定する、
ことを特徴とする請求項1に記載の書類作成装置。 - 前記判定部は、
一致しないと判定された項目情報をチェック不可項目情報に記憶し、
前記特定部は、
前記チェック不可項目情報の前記一致しない項目情報と、捨印を許可する許可判定情報において捨印が許可されている項目情報と、が一致する項目情報を特定する、
ことを特徴とする請求項1に記載の書類作成装置。 - 書類の項目情報と正しいとされる入力情報とが関連付けられた入力フォーム情報の前記項目情報と、前記入力情報が正し情報であるか否かをチェックするための入力項目チェック情報の項目情報と、が一致するか否かを判定し、
前記判定部で一致しないと判定された項目情報と、捨印を許可する許可判定情報において捨印が許可されている項目情報と、が一致する項目情報を特定し、
前記特定された前記項目情報に関連付けられている前記入力されたデータの訂正に用いる捨印欄の情報と、前記捨印欄に対応する前記特定された前記項目情報が有効であることを示す説明の情報と、を前記書類の印刷するために用いる印刷用の書類データを生成する、
処理をコンピュータに実行させることを特徴とする書類作成プログラム。 - 前記コンピュータに
一致しない項目情報をチェック不可項目情報に記憶し、
前記チェック不可項目情報の前記一致しない項目情報と、捨印を許可する許可判定情報において捨印が許可されている項目情報と、が一致する項目情報を特定する、
処理を実行させることを特徴とする請求項4に記載の書類作成プログラム。 - コンピュータによって実行される書類作成方法であって、
書類の項目情報と正しいとされる入力情報とが関連付けられた入力フォーム情報の前記項目情報と、前記入力情報が正し情報であるか否かをチェックするための入力項目チェック情報の項目情報と、が一致するか否かを判定し、
前記判定部で一致しないと判定された項目情報と、捨印を許可する許可判定情報において捨印が許可されている項目情報と、が一致する項目情報を特定し、
前記特定された前記項目情報に関連付けられている前記入力されたデータの訂正に用いる捨印欄の情報と、前記捨印欄に対応する前記特定された前記項目情報が有効であることを示す説明の情報と、を前記書類の印刷するために用いる印刷用の書類データを生成する、
ことを特徴とする書類作成方法。 - 前記コンピュータは、
一致しない項目情報をチェック不可項目情報に記憶し、
前記チェック不可項目情報の前記一致しない項目情報と、捨印を許可する許可判定情報において捨印が許可されている項目情報と、が一致する項目情報を特定する、
ことを特徴とする請求項6に記載の書類作成方法。
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