JP5628799B2 - 個人情報ファイル管理ツール - Google Patents

Description

本発明は、個人情報ファイル管理ツール、より詳細には、個人の、連絡先、カレンダ、電子メール、及び同類のものを含む個人情報ファイルを管理するツールに関する。

本願は、２００８年７月１１日に出願された米国仮出願第６１／０８０，０９８の利益を請求するとともに、その内容はこの引用によって本願明細書に組み込まれる。

職場及び個人生活における情報技術（“ＩＴ”）の進出により、多くの人々が、自分自身のコンピュータ、パーソナル・デジタル・アシスタント（“ＰＤＡ”）装置、携帯電話、及び整理機能をもつ他のデジタル装置上で、自分自身の通信連絡、カレンダ、及び連絡先情報を管理することが習慣になっている。これらのデジタル個人整理用アプリケーションは、一般に、電子メール及び他のデジタル・コンテンツを送信／受信する能力と、連絡先情報を収集／管理する能力と、電子カレンダの何かのフォーム内でスケジュールを作成／管理する能力とを有する。ある使用期間が過ぎると、いくつかのデータ管理問題が、表面化し始める。

ある局面では、個人の連絡先内の情報は、職場、自宅、及び／又はサービスプロバイダ（例えば、電話番号や電子メール・アドレスなど）における人の変更のような、最新情報により更新される必要がある。場合によっては、ある個人の連絡先情報は、めったに使用されない。これらの変更を管理することは、特に職場のように量が多く、非常に一時的な環境では、面倒であるし、困難でもある場合がある。

他の局面では、データが継続的に追加されるにつれて、特に多くのユーザが自分自身のデータをホスティング・サーバに保存するホスト環境では、保存領域が、非常に問題となる場合がある。不必要なファイルを見つけ出して削除することもまた、面倒であるし、困難でもある。

保存領域を管理するために、各ユーザの各ファイル（例えば、.pstファイル）毎に保存可能なデータ量を制限するホストもある。他の例では、ファイル・サイズを無視して、自分自身の個人情報を整理・管理するために、追加の個人情報ファイルを作成するユーザもいる。一般に、これらの個人情報ファイルは、ホスティング・サーバと接続／切断されうる。ホスティング・サーバと接続される個人情報ファイルは、“アクティブ（active）”になり、例えば、新しい電子メール・データ、ネットワーク・コンタクト・ディレクトリのような共有の連絡先情報、及びスケジューリング用の共有のカレンダなどが、接続された個人情報ファイル内に保存される。一方で、切断された個人情報ファイルは、ホスティング・サーバに再接続されるまで、変更なくアーカイブとしての役割を果たす。しかしながら、特にホスティング・サーバ上で作成された場合、これらの個人情報ファイルの場所（例えば、サーバ名、ディレクトリ、フォルダなど）は、すぐには識別できないため、これらの個人情報ファイルの作成／管理は困難になる。その上、これらの個人情報ファイルは、自由に作成されうるため、ユーザは、特にそのユーザが以前に作成した個人情報ファイルを見つけ出すことができない場合、不必要に多数のファイルを作成するようになり、結果的に不必要に保存容量を必要とするようになる。

したがって、本発明は、従来技術の制限及び短所による１又は２以上の問題を実質的に予防する個人情報ファイル管理ツールを提供することを目的とする。

本発明の目的は、ディレクトリ・リストを用いて個人の連絡先リストを比較・更新するとともに、自動的に連絡先情報を更新し、及び／又はそのディレクトリ内で見つからない連絡先を識別する個人情報ファイル管理ツールを提供することである。

本発明の別の目的は、保存容量の制限から解放するために、過去のカレンダ・イベントに添付されたファイルを自動的に消去する個人情報ファイル管理ツールを提供することである。

更に本発明の別の目的は、新しい個人情報ファイルの作成を制御・追跡する個人情報ファイル管理ツールを提供することである。

更に本発明の別の目的は、ステータス情報を含むユーザに関連する全ての個人情報ファイルのリストを提供する個人情報ファイル管理ツールを提供することである。

本発明の付加的な特徴及び利点は、以降の明細書に記載されるとともに、一部において明細書中で明らかになるか、又は本発明の実施によって知ることができる。本発明の目的及び他の利点は、明細書及び添付図面中において特に指摘される構成によって、理解され達成される。

前述の一般的な明細書及び後述の詳細な明細書は、例示及び説明に役立つとともに、本発明の更なる説明の提供を意図することと理解される。

本発明の更なる理解を提供するとともに本明細書の一部を組み入れ、かつ構成する添付の図面は、本発明の具体例を図示するとともに、明細書と一緒に本発明の原理を説明することに役立つ。

図１は、本発明の具体例のシステム・ダイアグラムである。 図２Ａは、本発明の個人情報ファイル管理ツールのインターフェースの例を示す図である。 図２Ｂは、本発明の個人情報ファイル管理ツールのインターフェースの例を示す図である。 図２Ｃは、本発明の個人情報ファイル管理ツールのインターフェースの例を示す図である。 図２Ｄは、本発明の個人情報ファイル管理ツールのインターフェースの例を示す図である。 図３Ａは、本発明の個人情報ファイル管理ツールのインターフェースの例を示す図である。 図３Ｂは、本発明の個人情報ファイル管理ツールのインターフェースの例を示す図である。 図３Ｃは、本発明の個人情報ファイル管理ツールのインターフェースの例を示す図である。 図３Ｄは、本発明の個人情報ファイル管理ツールのインターフェースの例を示す図である。 図４Ａは、本発明の個人情報ファイル管理ツールのインターフェースの例を示す図である。 図４Ｂは、本発明の個人情報ファイル管理ツールのインターフェースの例を示す図である。 図４Ｃは、本発明の個人情報ファイル管理ツールのインターフェースの例を示す図である。 図５Ａは、本発明の個人情報ファイル管理ツールのインターフェースの例を示す図である。 図５Ｂは、本発明の個人情報ファイル管理ツールのインターフェースの例を示す図である。

次に、添付の図面に図示された例を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は、本発明の代表的な実施形態であるシステム・ダイアグラムを図示している。図１を参照すると、クライアント装置１０３ａ〜１０３ｃは、通信網１０２を介してサーバ１０１と通信している。サーバ１０１は、クライアント装置１０３ａ〜１０３ｃと通信する１又は２以上のホスティング・サーバであってもよい。サーバ１０１は、アクティブ・ディレクトリを備える、アクティブ・ディレクトリ・サーバであってもよい。また、サーバ１０１は、データベース又はアクティブ・ディレクトリではなくむしろ市販のディレクトリを備えていてもよい。さらに、当技術分野で知られている、サーバ１０１以外の他のストレージ装置を使用してもよい。

アクティブ・ディレクトリは、通信網１０２及びドメインについての情報及びデータを保存するための、サーバ１０１を含む、コンピュータ上で使用されるディレクトリ構造である。アクティブ・ディレクトリは、階層構造として定義されうる。この構造は、プリンタのようなハードウェアを含む可能性のあるリソースと、ウェブ電子メール・サービスのようなエンド・ユーザのためのサービスと、オブジェクトと、の３つの主要カテゴリに分割できる。アクティブ・ディレクトリは、オブジェクトとリソースとサービス上の情報を提供するステップと、検索及び接続を容易にするためにこれらのオブジェクトとリソースとサービスを整理するステップと、エンド・ユーザ及び管理者によるアクセスを許可するステップと、前記ディレクトリに対するセキュリティ設定を管理者に許可するステップと、を含む様々な機能を実行できる。

クライアント装置１０３ａ〜１０３ｃは、コンピュータ、携帯電話、パーソナル・デジタル・アシスタント（ＰＤＡ）、及びそれに類似するような、どのような通信装置でもよい。クライアント装置１０３ａ〜１０３ｃは、個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｂと通信してもよい。個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｂは、クライアント装置１０３ａ〜１０３ｃ上に保存され、クライアント装置１０３ａ〜１０３ｃによって実行されるソフトウェアでもよい。別の方法では、個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｂは、サーバ上に保存されるとともに、実行のためにクライアント装置１０３ａ〜１０３ｃに送信又はダウンロードしてもよい。個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｂは、クライアント装置１０３ａ〜１０３ｃ上、又は遠隔のサーバ１０１又は他のホスティング・サーバ上の個人情報ファイル内にクライアントの個人情報を保存してもよい。個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｂは、クライアント装置の電子メール・アプリケーションの中に統合してもよい。

前記通信網１０２は、二地点間接続、ローカル・エリア・ネットワーク、ワイド・エリア・ネットワーク、イントラネット、インターネット、携帯電話通信、及びそれに類似するような、どのようなデータ通信網でもよい。クライアント装置１０３ａ〜１０３ｃは、個人情報ファイル内に保存されたクライアントの個人の連絡先情報、及び／又は、サーバ１０１上又は個人情報ファイル内に保存された他の情報を送受信するために、サーバ１０１と通信する。

図２Ａ〜図２Ｄは、本発明の個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｂの代表的なインターフェースである。個人情報ファイル内の個人の連絡先は、従業員の組織ディレクトリのように、期限切れになるか、又はサーバ１０１上のアクティブ・ネットワーク・ディレクトリと同期していない場合がある。本発明に基づく個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、サーバ１０１上のディレクトリと全ての連絡先を自動的に同期することを提供する。例えば、個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、その個人の身元情報（例えば、名前／苗字）を元のままにしている一方で、その個人の職業上の情報（例えば、役職／肩書き、勤務地／オフィス、勤め先の電話番号など）のような、そのディレクトリで使用可能な情報を使って、クライアント・コンピュータ１０３ａ〜１０３ｃ上の個人情報ファイル内において、個人の連絡先リストの中の個人に関連する既存のフィールドを取り込む、及び／又は上書きする。

説明に役立つ実例では、例えば、図２Ａに図示された“連絡先更新（Update Contacts）”機能を使用することによって、そのディレクトリ更新が要求された場合、個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、その個人を一意に識別するルート検索パラメータ（例えば、名前、苗字、電子メール・アドレスなど、又はその中のいくつかの組み合わせ）を使用して、前記個人情報ファイル内の連絡先のリストと比較してサーバ１０１上のディレクトリを検索する。一致したものが見つかると、個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、前記ディレクトリからの情報に従って、前記個人情報ファイル内の個人情報（例えば、役職／肩書き、勤務地／オフィス、勤め先の電話番号など）を更新する。連絡先が更新されている一方で、前記ユーザは、図２Ｂに図示されるような処理によって現在アクセスされている連絡先が分かる。個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃが、更新処理を完了すると、図２Ｃに図示されるように何名のユーザが更新されたかという補足情報が表示される。

前記ディレクトリにおいて一致したものが見つからない場合、個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、図２Ｄに図示されるように、サーバ１０１上のディレクトリ内で見つからなかった連絡先のリストを提供する。個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、図２Ｄに図示されるような、期限切れ又は使用されない可能性のある連絡先の削除についてのいくつかの入力を、ユーザから受信してもよい。前記個人情報ファイルは、受信されるこれらの入力に基づいて更新してもよい。

適切な更新を確実にするために、本発明に基づく個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、前記ディレクトリからの情報に従って変更される前に、連絡先の全項目のバックアップ・コピーを生成するとともに、クライアント装置１０３ａ〜１０３ｃに前記バックアップ・コピーを保存する。一旦、前記連絡先が更新されると、更新された連絡先のレコード及び変更前の連絡先の項目のコピーは、クライアント装置１０３ａ〜１０３ｃに保存されたままになるとともに、個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃ又は他のアプリケーションを介して検索可能な状態になる。

このようにして、もはや使用されない又は必要のない連絡先の、個人の連絡先リストの整頓に便利な機能を提供する一方で、個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、個人情報ファイル内の全ての連絡先の大量更新の準備をする。当然のことながら、他のパラメータを検索基準に使用してもよく、かつ他のデータ・フィールドを本発明から逸脱しない範囲で連絡先リスト内で更新してもよい。

図３Ａ〜３Ｄは、本発明の個人情報ファイル管理ツールの代表的なインターフェースである。クライアント装置１０３ａ〜１０３ｃ上か、別の装置内か、又は、サーバ１０１か、他のサーバ上に保存された個人情報ファイルは、制限された保存領域と同様に容量に限界がある。ファイル容量及びストレージ制限を解放するための一つの出発点は、過去のカレンダ項目の添付物を削除することである。本発明の代表的な実施形態に基づく個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃによれば、個人情報ファイル内の過去のカレンダ・イベントを自動的に分析するとともに、その過去のカレンダ項目に関連するどんな添付物でもユーザは削除することができる。例えば、ユーザは、カレンダ項目を削除するためのオプションを選択してもよい（図３Ａ）。個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、図３Ｂに図示されているように、（例えば、１ヶ月より前のイベントの全ての添付物を削除するように）いつまでの期間で削除処理が終了するかについて、前記ユーザに指定させることができる。個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、その指定された期間までのカレンダ項目を分析するとともに、指定された期間以前のカレンダ・イベントに関連する全ての添付物を削除する。その削除物のステータスは、図３Ｃで図示されているように、インターフェース内で表示されうる。削除処理の最後では、前記ユーザには、図３Ｄに図示されているように、どの程度の保存領域がメールボックス使用に対して解放されたかという情報が提示される。このように、個人情報ファイルの保存容量及びファイル容量は、削除に対し過去のアイテムの面倒な見直しをすることなく管理される。

図４Ａ〜４Ｃは、本発明の個人情報ファイル管理ツールの代表的なインターフェースである。本発明の他の代表的な実施形態では、個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、個人情報ファイルの作成を超えた何らかの制御を提供する一方で、新しい個人情報ファイル（例えば、.pstファイル）に対するユーザの要求に対応する。図４Ａは、個人情報ファイルの作成に対し、ユーザよる選択のオプションを図示している。例として、個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、図４Ｂに図示されているように、（例えば、１日１ユーザにつき２個人情報ファイルというように）ユーザに対して作成できる個人情報ファイルの数を制限することができる。加えて、個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、図４Ｃに図示されているように、ユーザに対して作成された各個人情報ファイルの場所の記録を保存する。

図５Ａ〜５Ｂは、本発明の個人情報ファイル管理ツールの代表的なインターフェースである。一旦、個人情報ファイルが作成されてしまうと、本発明の代表的な実施形態に基づく個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、前記ユーザが前記ユーザの個人情報ファイルの全てを見て、管理できるようにする。例えば、ユーザは、個人情報ファイルを見て、管理するために、図５Ａに図示されているような、オプションを選択してもよい。

個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｃは、各個人情報ファイルの容量を追跡できるとともに、図５Ｂに示されているように、各個人情報ファイルのステータスを前記ユーザに表示することができる。前記個人情報ファイルのステータスは、その個人情報ファイルの場所と、そのファイルの使用済み／未使用の容量と、その個人情報ファイルがホスティング・サーバと接続／切断されたかどうかなどとを含んでいる。例えば、最大容量に近い個人情報ファイルは、そのファイルが最大容量に近いということを知らせるために、赤色又は他の表示で示される。この表示への応答の中で、前記ユーザは、クライアント装置１０３ａ〜１０３ｃ上の項目（例えば、電子メール、カレンダ項目への添付物、など）を削除するか、上述のように新しい個人情報ファイルを作成するか、又は上述のように異なる既存の個人情報ファイルを選択してもよい。本発明に基づいて、全ての個人情報ファイルの場所は、追跡されるため、個人情報ファイル管理ツール１０４ａ〜１０４ｂは、サーバ１０１と同じように、ホスティング・サーバ又は他のストレージ装置と接続／切断するために、前記ユーザが個人情報ファイルを容易に選択できるようにする。万一、個人情報ファイルがリスト中に見つからない場合、前記個人情報ファイル管理ツールは、個人情報ファイルに対し指定された場所を検索する検索エンジンを有している。

本発明の要旨及び範囲を逸脱することなく、本発明の個人情報ファイル管理ツールにおいて様々な改良及び変形が可能であることは、当業者には明らかでる。

１０１ サーバ
１０２ 通信網
１０３ａ、１０３ｂ、１０３ｃ クライアント装置
１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ 個人情報ファイル管理ツール

Claims (9)

1. 個人情報ファイル管理ツールにおけるユーザによる選択に基づいて、クライアント装置上に少なくとも１の個人情報ファイルを作成する段階と、
   前記少なくとも１の個人情報ファイルの容量を追跡する段階と、
   前記少なくとも１の個人情報ファイルのステータスを前記クライアント装置上に表示する段階と
   を有し、
   前記少なくとも１の個人情報ファイルのステータスは、ファイル容量が制限された前記個人情報ファイルの最大容量のうちの、使用済み容量/未使用容量、または使用済み容量の割合/未使用容量の割合を有することを特徴とするコンピュータによって実施される方法。
2. サーバへの接続又はサーバからの切断のために、前記クライアント装置上で前記少なくとも１の個人情報ファイルを前記ユーザに選択させる段階を更に有する請求項１に記載の方法。
3. 前記少なくとも１の個人情報ファイルのステータスは、前記個人情報ファイルの場所と、サーバとの接続ステータスのうち、１又は複数を有することを特徴とする請求項１に記載の方法。
4. 個人情報ファイル管理ツールが有する検索エンジンが、前記クライアント装置上で個人情報ファイルを検索する段階を更に有する請求項１に記載の方法。
5. コンピュータによる実行時に、請求項１〜４のいずれか１項に記載の方法をコンピュータに実行させるコンピュータ実行命令を保存する、コンピュータ読み取り可能な記録媒体。
6. 個人情報ファイル管理ツールにおけるユーザによる選択に基づいて、クライアント装置上に少なくとも１の個人情報ファイルを作成する手段と、
   前記少なくとも１の個人情報ファイルの容量を追跡する手段と、
   前記少なくとも１の個人情報ファイルのステータスを前記クライアント装置上に表示する手段と
   を有し、
   前記少なくとも１の個人情報ファイルのステータスは、ファイル容量が制限された前記個人情報ファイルの最大容量のうちの、使用済み容量/未使用容量、または使用済み容量の割合/未使用容量の割合を有することを特徴とするシステム。
7. サーバへの接続又はサーバからの切断のために、前記クライアント装置上で前記少なくとも１の個人情報ファイルを前記ユーザに選択させる手段を更に有する請求項６に記載のシステム。
8. 前記少なくとも１の個人情報ファイルのステータスは、前記個人情報ファイルの場所と、サーバとの接続ステータスのうち、１又は複数を有することを特徴とする請求項６に記載のシステム。
9. 前記クライアント装置上で個人情報ファイルを検索する検索エンジンを更に有する請求項６に記載のシステム。