JP5433449B2 - データ管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、記憶媒体に記憶された、記憶されるファイル（文書、データ）を管理するための技術に関する。その中でも特に、データの改訂、修正などがあった場合における記憶箇所（フォルダ）の特定や古いデータの削除などのデータの登録制御に関する。

従来からコンピュータで取り扱われるデータについては、フォルダ管理などデータ管理が行われている。例えば、同じ業務のデータはまとめて１つのフォルダに格納することが人手でも行われている。

しかし、複数の人間で業務を行うなど扱うデータの数量が大きくなるとデータ管理を人手で行うことは困難になってくる。そこで、従来から自動的な登録制御を行う技術が提案されている。例えば、フォルダを用いてデータを分類する技術が特許文献１に開示されている。特許文献１では、ユーザが行う分類操作を自動化して、ユーザの負荷を軽減するとともに、迅速確実なファイル分類を行うことを目的としている。この目的を達成するために、特許文献１では、ファイル格納部１４内のフォルダ１４０を分類する分類条件を入力して分類条件記憶部１３に格納し、該分類条件に対応するサブフォルダ１４１及び１４２をフォルダ１４０内に作成する。そして、ファイル１４１ａ〜１４１ｂ等の属性データに基づき、該ファイルを格納すべきサブフォルダを判断して格納するデータの属性に応じて格納するフォルダを決めている。すなわち、特許文献１では、自身の属性に応じて、データを格納するフォルダを定めている。

特開平7-121413号公報

しかし、複数の人間が利用するシステムにおいては、フォルダの階層が複雑化したり、データを改訂した場合の旧データの扱いなどで問題が生じる。例えば、（１）データ公開先によって登録するフォルダが異なり、利用者が意識するには複雑すぎる。（２）データの改訂版が登録されれば改訂前の版は不要なので、利用者が手作業で削除する手間が生じる。（３）データを削除したとき、中身の無いフォルダが発生する可能性があり、利用者の混乱を招く。特許文献１では、上記の問題に関しては意識されておらず、データ管理上の問題が残ってしまう。

そこで、本発明では、データに改訂があった場合、改訂前後のデータの登録状況の変化内容を検知し、検知された内容に対応する処理内容を特定し、本処理内容に応じた処理を実行する。この処理内容については、以下のものが含まれる。

１つの資料区分に対して複数のフォルダが存在する場合、そのそれぞれのフォルダに登録を行う。登録要求がなされる帳票に指定された資料区分に応じた複数のフォルダに登録を行う。

また、データが改訂された場合、利用者の指定に応じて、旧データを残さない場合、旧データを削除してから改訂されたデータを登録する。

さらに、本発明には、データが削除された結果、関連フォルダにデータが残っていないか判定し、残っていない場合関連フォルダ自体を削除する。この関連フォルダには、削除対象のデータが記録されたフォルダとその上位フォルダが含まれる。但し、上位フォルダに関しては、その上位フォルダおよびそれと階層関係を有する他の下位フォルダについて、他のデータの登録有無を判断し、この結果データが登録されていない場合に、これらの各フォルダを削除する。なお、下位フォルダへの登録状況に関しては、下位フォルダの存在自体を確認するだけでもよい（本態様を実施した場合、データの登録されていないフォルダはないので）。また、予めフォルダに削除可否を示す属性を記録しておき、この属性に基づいて削除可否を判断してもよい。

なお、上記の３つの処理については、少なくともその１つを実行すればよい。また、本明細書での改訂には、削除、変更などが含まれ、データに対して何らかの修正が加えられることを示す。

本発明によれば、より容易にデータ登録を管理可能になる。

本発明の一実施形態のシステム構成図である。 本発明の一実施形態で用いられるデータ構成図である。 本発明の一実施形態で扱うデータのファイル／フォルダの構成を概念的に示した図である。 本発明の一実施形態の全体処理内容を示すフローチャートである。 図４のＦ００４０の詳細を示すフローチャートである。 図４のＦ００５０の詳細を示すフローチャートである。 図４のＦ００７０の詳細を示すフローチャートである。 本発明の一実施形態におけるデータの登録処理を模式的に示した図である。

以下、本発明の実施の形態を詳細に説明する。
本実施形態で用いるシステムはファイル管理システムであり、その構成図を図１に示す。利用者が利用する複数の端末装置に対して、記憶部2400に格納されたファイル/フォルダを公開している。ユーザに提供されるファイルのことをコンテンツファイルと呼ぶ。記憶部2400内にあるファイル/フォルダの構成2450を情報公開手段2240で処理し、公開部2500を生成している。

コンテンツファイルそのものは、DB管理ではなく、ファイルとして管理している。以下、図1の各部分を説明する。

(1)端末装置1000
クライアントマシンと称され、いわゆるコンピュータで実現されるものである。
その主な機能としては、以下の各機能要素(2)〜(7)を有する。
ユーザがファイル管理装置2000に情報を送信するためのものである。

(2)入力部1100
キーボードやマウスなど、ユーザが処理部1200に情報や指示を入力するためのものである。

(3)処理部1200
プログラムにしたがって処理を実行するものであり、いわゆるCPUで実現される。入力部1100の情報からファイル/フォルダ構成2450の元となる情報を作成し、通信部1300に送信する。

(4)情報構築手段1210
プログラムとして実現され、以下の機能を実現する。入力部1100の情報からファイル/フォルダ構成2450の元となる情報を作成し、情報送信手段1220に送信する。

(5)情報送信手段1220
プログラムとして実現され、以下の機能を実現する。情報構築手段1210から受け取った情報を、通信部1300に送信する。

(6)通信部1300
情報送信手段1220から受け取った情報を、ネットワーク3000を通してファイル管理装置2000に送信する。他、ネットワークを介して他の装置との情報の送受信を可能にする。

(7)記憶部1400
電子データを記憶しておき、処理部1200が処理を行う際に書き込み/読み出しの対象となる。
(8)ファイル管理装置2000
サーバマシンと称され、いわゆるコンピュータで実現されるものである。端末装置1000から情報を受け取った情報を加工し、ユーザに提供する。

(9)処理部2200
プログラムにしたがって処理を実行するものであり、いわゆるCPUで実現される。
記憶部2400に情報の書き込み/読み出しを行う。また、記憶部2400の情報を加工し、公開部2500に送信する。

(10)情報記憶手段2230
プログラムとして実現され、記憶部2400に情報の書き込み/読み出しを行う。

(11)情報公開手段2240
プログラムとして実現され、記憶部2400の情報を加工し、公開部2500に送信する。

(12)通信部2300
ネットワーク3000経由で通信部1300から受け取った情報を、処理部2200に送信する。他、ネットワークを介して他の装置との情報の送受信を可能にする。

(13)記憶部2400
情報構築手段1210で作成された情報をファイル/フォルダ構成として記憶する。

(14)ファイル/フォルダ構成2450
情報構築手段1210で作成された情報に相当する。

(15)公開部2500
情報公開手段2240から送信された情報をユーザに公開する。たとえば、Webページとして実現される。

なお、各装置もしくは手段やデータの機能やその内容の詳細については、各フローチャートを用いて後述する。

次に、図2の各部分のついて説明する。
図2(帳票1470)は、記憶部2400に格納されるファイル/フォルダ構成2450を定義するものである。登録区分(1470C1)は、ファイル/フォルダ構成2450に対してどのような処理を行うのかを定義する。登録/更新/削除 の3種類が存在する。登録とは、当該レコードの内容の通りにファイル/フォルダ構成2450を記憶部2400内に作成することである。更新とは、すでに存在するファイル/フォルダ構成2450を、当該レコードの通りに更新することである。削除とは、すでに存在するファイル/フォルダ構成2450を、当該レコードの通りに削除することである。
登録/更新/削除 の対象は、以下の要素で決定される。
・資料区分1470C2
・資料番号1470C3
・追加階層1470C5( 本実施形態においては、必須ではない )
・ファイル1470C6

資料区分(1470C2)は、登録/更新/削除 の対象を決定する要素の1つである。ファイル/フォルダ構成2450は資料区分1470C2ごとにカテゴライズされる。ファイル/フォルダ構成2450のルートフォルダ245001の下位のフォルダ名となる。また、資料番号(1470C3)の上位のフォルダ名となる。

資料番号(1470C3)は、登録/更新/削除 の対象を決定する要素の1つである。資料区分1470C2の下位のフォルダ名となる。また、追加階層1470C5またはファイル1470C6の上位のフォルダ名となる。
資料名(1470C4)は、資料番号1470C3ごとに設定する、ユーザから見える名称である。たとえば行1470R1では、資料番号001に対して「sample1」という資料名を設定している。
追加階層(1470C5)は、登録/更新/削除 の対象を決定する要素の1つである。資料番号1470C3の下位のフォルダ名となる。ただし、本項目は必須項目ではない。本項目が空欄の場合は、資料番号1470C3のフォルダの直下にファイル1470C6を格納する。ファイル(1470C6)は、登録/更新/削除の対象を決定する要素の1つである。資料番号1470C3または追加階層1470C5の下位に格納する。

次に、ファイル/フォルダ構成2450の登録更新の仕組みについて説明する。
ファイル/フォルダの構成2450は、端末装置1000の入力部1100からの情報を元に処理部1200内の情報構築手段1210で構築され、情報送信手段1220によってファイル管理装置2000に送信される。情報送信手段1220は、通信部1300、ネットワーク3000、通信部2300を通してファイル管理装置2000に、構築した情報を送信する。ファイル管理装置2000では、処理部2200が情報記憶手段2230より送信された情報をファイル/フォルダの構成として記憶部2400内に書き込む。

次に、コンテンツファイル登録時の記憶部1400と処理部1200の処理について説明する。
図8のように、処理部1200は、記憶部1400にあるコンテンツファイル1460と帳票1470を用いて処理を行う。帳票1470は図2のようにコンテンツファイル1460の属性情報を保持している。情報構築手段1210は帳票1470とコンテンツファイル1460の情報を用いてファイル/フォルダ構成2450の情報を作成する。コンテンツファイル1460とは、ファイル/フォルダ構成2450に登録されるファイルである。登録処理後は、ファイル「sample1-1.txt」(245004)やファイル「sample1-2.txt」(245005)に相当する。図2の情報を情報構築手段1210が処理すると、図3のようなファイル/フォルダ構成2450となる。たとえば図2の行1470R1が処理されると、記憶装置2400の内部のルートフォルダ245001の下にフォルダAA(245002)、フォルダ001(245003)が作成され、ファイル「sample1-1.txt」(245004)を登録する。行1470R2が処理されるときは、すでに存在しているフォルダがあれば作成を省力する。そして、ファイル「sample1-2.txt」(245005)を登録する。

次に、図４〜７のフローチャートを用いて、本実施形態における処理について説明する。
図4は、本実施形態の概要を示すフローチャートであり、頻繁に発生する登録/更新/削除の全体的な流れを示す。

まず、F0010において、情報構築手段1210が帳票データ1170の入力を受け付ける。帳票1170(電子データ)を記憶領域1400に、1つのファイルとして記憶する。ここで、記憶したものは図2相当となる。

F0020において、情報構築手段1210が図2の登録区分(列1170C1)の情報を行ごとに判定し、「登録」と記載されていればF0030に進む。ここで、「登録」とは帳票1170の当該レコードの内容を記憶部2400に登録するという意味である。「登録」ではなければF0060に進む。この処理は、帳票1170の中で登録区分「登録」となっている行を抽出するために行う。

F0030において、情報構築手段1210が図2の列1170C3の情報を行ごとに判定し、改訂版番号が記載されていればF0040に進む。ここで、改訂版番号とは帳票1170の列1170の資料番号1170C3の値の末尾に付加される文字列である。たとえば資料番号001の改訂版番号は、「001-01」のようになる。改訂版番号が記載されていなければF0050に進む。この処理は、資料が改訂版であれば特殊な処理(F0040)に進むため、資料が改訂版かどうかを判定するために行う。

F0040において、図5のフローチャート(改訂版登録)の処理を行う。改定前の版(旧版)を自動的に削除し、改訂版を登録する処理である。詳細は図5を用いて後述する。

F0050において、図6のフローチャート(複数フォルダ登録)の処理を行う。公開先が複数存在した場合、公開先に対応したフォルダに格納する処理である。詳細は図6を用いて後述する。

F0060において、情報構築手段1210が図2の列1170C1の情報を行ごとに判定し、「削除」と記載されていればF0070に進む。ここで「削除」とは帳票1170の当該レコードの内容を記憶部2400から削除するという意味である。「削除」ではなければF0080に進む。この処理は、帳票1170の中で登録区分「削除」となっている行を抽出するために行う。

F0070において、図7_フローチャート(フォルダごと削除)の処理を行う。削除対象のファイル以外に、フォルダ内にファイルおよびフォルダが存在しない場合は、上位のフォルダごと削除する処理である。詳細は図7を用いて後述する。

F0080において、情報構築手段1210が、既に作成されているファイル/フォルダ構成2450を、帳票1170の情報どおりに更新する。たとえば帳票1170の行1170R1の登録区分1170C1が「更新」であった場合、ファイル「sample1-1.txt」(245004)を更新する。

図5は、図4のF0040の詳細を示す図であり、改訂版を登録する処理を示す。
F1010において、情報構築手段1210が図2の資料番号(列1170C3)の情報によってファイル/フォルダ構成2450を検索し、同一の資料番号のフォルダ(245003, 245010など)が存在するかどうかを検索する。ここで、検索範囲は図2の1170C2の情報を用いて限定する。
たとえば資料区分が「AA」であれば、検索範囲はフォルダAA(245002)以下とする。また、フォルダBB(245012)以下の検索はしない。すなわち、検索範囲を限定することによって、検索時間の短縮を実現している。

F1020において、F1010で同一の資料番号のフォルダが存在する(すなわち、旧版が存在する)と、F1030に進む。存在しなければ処理をスキップし、本フローチャートの処理を終了する。この処理は、旧版の有無により処理を分けるために行う。
F1030において、情報構築手段1210がユーザに対し、旧版が存在することを通知する。
すなわち、端末装置1000が、旧版が存在することを示す情報を出力(たとえば、図示しない表示部で表示)する。旧版を削除して新たにコンテンツファイルを登録してよいかを確認するダイアログを表示する。

F1040において、入力部1100を介し、ユーザによりダイアログでYesが選択されればF1050に進む。Noを選択すれば処理をスキップし、本フローチャートの処理を終了する。
F1050において、情報構築手段1210がF1010で検索されたコンテンツファイルを削除する。たとえば資料番号のフォルダAA(245003)を削除する。その結果として、下位階層のファイル/フォルダ(245004、245005、245006など)も削除する。

図6は、図4のF0050の詳細を示す図であり、複数フォルダへ格納する処理を示す。資料区分によっては、公開部2500において複数の公開先に開示していることがある。このとき、本システムでは公開先ごとにフォルダを作成し、コンテンツファイルを格納する必要がある。そこで、本処理では帳票1170で資料区分が指定されていると、複数の公開先それぞれについて複数のフォルダに格納する。

F2010において、情報構築手段1210が資料区分1170C2の値で外部ファイルを検索する。ここで、外部ファイルとは資料区分1170C2とファイル/フォルダ構成2450の対応を記述した表である。資料の公開先が複数存在する場合、ファイルの格納先も複数記述されている。検索の結果、資料区分に対応する公開先を取得する。

F2020において、情報構築手段1210がF2010で取得した公開先が複数であるかどうかを判定する。ここで、公開先が複数であるとは、資料の格納先が複数存在するということである。格納先が複数存在すればF2030へ進む。格納先が複数存在しなければF2050へ進む。この処理は、格納先の個数によって処理を振り分けるために行う。

F2030において、情報構築手段1210が外部ファイルに存在する格納先を記憶部1400に電子データとして格納する。ここでは、上述の通り格納先は複数存在する。

F2040において、情報構築手段1210が帳票データ1170の情報の通りに記憶装置2400に格納する。格納先はF2030またはF2050で格納した情報である。

F2050において、情報構築手段1210が外部ファイルに存在する格納先を記憶部1400に電子データとして格納する。ここでは、格納先は1つ存在する。

図7は、図4のF0070の詳細を示す図であり、コンテンツファイルを削除する処理を示す。
F3010において、情報構築手段1210が削除対象のファイルが存在するフォルダに、削除対象のファイル以外にファイル/サブフォルダが存在するかどうかを検索する。たとえば、フォルダ010(245013)内のファイル「sample3-1.txt」(245014)を削除する場合、フォルダ010(245013)内にはファイル「sample3-1.txt」(245014)以外にファイル/サブフォルダは存在しないので、FALSEとなる。逆に、フォルダ001(245003)内のファイル「sample1-1.txt」(245004)を削除する場合、フォルダ001(245003)内にはファイル「sample1-2.txt」(245005)やサブフォルダ「001-1」(245006)が存在するので、TRUEとなる。TRUEであればF3020に進む。FALSEであればF3030に進む。この処理は、削除対象のファイルを削除するだけではなく、フォルダごと削除しても問題ないか判定するために行う。

F3020において、情報構築手段1210が削除対象のファイルを削除する。たとえば、帳票1170の行1170R1の登録区分1170C1が「削除」であった場合は、記憶部2400のファイル/フォルダ構成2450からファイル「sample1-1.txt」(245004)を削除する。

F3030において、情報構築手段1210が検索を行ったフォルダを削除対象のフォルダとする。ここで、削除対象フォルダとは、F3090で削除するフォルダのことである。本処理が入っているループの初回実行時はF3010で検索したフォルダが削除対象フォルダとなる。ループの2回目以降の実行時は、F3070で検索したフォルダが削除対象フォルダとなる。たとえば、フォルダ001-1-1(245008)内のファイル「sample1-4.txt」(245009)が削除対象ファイルであり、ループの初回実行時ではフォルダ001-1-1(245008)が削除対象フォルダとなる。ファイル「sample1-3.txt」(245007)が存在しないときは、ループは2回目も実行される。この場合、フォルダ001-01(245006)が削除対象フォルダとなる。

F3040において、情報構築手段1210が削除対象フォルダの、さらに上位の階層を検索する。たとえば、削除対象がフォルダ001-1-1(245008)であった場合、さらに上位の階層とは、フォルダ001-1(245006)内のことである。以上のように、存在するフォルダからより上位に向かってフォルダを特定していく。

F3050において、情報構築手段1210がF3040で検索したフォルダが、削除してはいけない階層のフォルダかどうかを判定する。当該フォルダのパス情報から、削除してはいけない階層かどうかを判定する。F3040で検索したフォルダのパスの階層数をチェックし、ルートフォルダから1階層分下であれば「削除してはいけない階層」と判断する。削除してはいけない階層であればF3060へ進む。削除してはいけない階層でなければF3070に進む。ここで、削除してはいけない階層とは、資料区分1170C2のフォルダのことである。たとえば、フォルダAA(245002)や、フォルダBB(245012)である。この処理は、資料区分のフォルダを誤って消してしまわないため行う。(資料区分のフォルダは、業務上、削除してはいけない)。F3060において、ループを抜けてF3090に進む。

F3070において、情報構築手段1210が削除対象のファイルが存在するフォルダ（上位の階層）に、削除対象のファイル以外にファイル/サブフォルダが存在するかどうかを検索する(F3010と同様の処理)。TRUEであればF3030に進む(ループを再実行する)。すなわち、存在するファイル／サブフォルダ(他のフォルダ)について、削除可能か(フォルダの場合、データが存在するかの判断を含む)を判断する。この場合、データもしくはフォルダが存在すること＝対象フォルダが削除不可能と判断しても構わない。FALSEであればF3080に進む。F3080において、ループを抜けてF3090に進む。

F3090において、情報構築手段1210が削除対象フォルダを削除する。たとえば、削除対象フォルダが001-1(245006)である場合(すなわち、ファイル「sample1-3.txt」(245007)がもともと存在しなかった場合)、フォルダ001-1(245006)を削除する。結果として、フォルダ001-1-1(245008)、ファイル「sample1-4.txt」(245009)も削除される。

１０００…端末装置、２０００…ファイル管理装置、３０００…ネットワーク

Claims (3)

1. 記憶媒体に登録されるデータについて、フォルダを用いてデータ管理を実現するデータ管理方法において、
   入力部が、前記データに対する改訂処理を受付け、
   処理部が、
   各データに対応する資料番号をつけて、前記資料番号を前記各データを格納するフォルダ名として管理し、
   前記各データが改定された場合、改定されたデータに前記資料番号の末尾に改訂版番号を付加したものをつけ、前記資料番号の末尾に改定版番号を付加したものを前記改定されたデータを格納するフォルダ名として管理し、
   前記データに前記改定版番号がある場合に、前記受け付けた改定処理に応じた前記記憶媒体での登録状況の変化内容を改訂版の登録と判定して検知し、
   検知された変化内容に対応する前記データについての処理内容を特定し、
   特定された前記処理内容に従って、前記データと同一の資料番号名を持つフォルダを検索して、当該フォルダを削除するかどうかを表示させて記憶媒体への登録を制御することを特徴とするデータ管理方法。
2. 請求項１に記載のデータ管理方法において、
   前記改訂処理の結果、前記データについて１つの資料区分に対して複数のフォルダが存在する場合、前記処理部は、そのそれぞれのフォルダに登録を行うことを特徴とするデータ管理方法。
3. 請求項１に記載のデータ管理方法において、
   前記改訂処理が前記データを修正する場合、
   前記入力部は、修正前のデータを残さない旨を利用者から受け付け、
   前記処理部は、当該受け付けに応じて、前記修正前のデータを前記記憶媒体から削除してから、修正後のデータを前記記憶媒体に登録することを特徴とするデータ管理方法。

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