JP5185176B2 - Document providing apparatus, method, and program - Google Patents
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Description
本発明は,会員間で共有するドキュメントを,取得要求に応じて提供するドキュメント提供装置,方法,およびプログラムに関する。 The present invention relates to a document providing apparatus, method, and program for providing a document shared between members in response to an acquisition request.
登録された会員からアップロードされたドキュメントを一括管理する管理サーバを設けて,会員がこの管理サーバにアクセスしてドキュメントをアップロードまたはダウンロードすることによって,会員間でドキュメントを共有するシステムが知られている。 There is a known system for sharing documents among members by providing a management server that collectively manages documents uploaded from registered members, and members accessing the management server to upload or download documents. .
このシステムでは,例えば,会員は,上記サーバのWebページ上で,アップロードされているドキュメントのアドレス情報(例えば,ドキュメントのURL(Uniform Resource Locator))を選択してダウンロード処理を行うことによって,所望のドキュメントのデータファイルを取得することができる。 In this system, for example, the member selects the address information of the uploaded document (for example, the URL (Uniform Resource Locator) of the document) on the Web page of the server and performs a desired download process. Document data files can be acquired.
また,共有されるドキュメントを管理するシステムであって,ドキュメントの閲覧または閲覧の要求があった場合に,会員が要求したドキュメントのデータファイルへアクセスできるように,要求されているドキュメントの原ドキュメントに対する識別情報(正本ID)と,要求ごとに異なる識別情報(副本ID)を生成して要求元への応答として送信するとともに,正本IDと副本IDとの派生関係を管理する処理と,副本IDを要求されたドキュメントに付加する処理とがある(例えば,特許文献1)。 In addition, a system for managing shared documents, and when a document is requested to be viewed or viewed, the original document of the requested document can be accessed so that the data file of the requested document can be accessed by the member. The identification information (authentic ID) and the identification information (duplicate ID) that is different for each request are generated and transmitted as a response to the request source, the process of managing the derivation relationship between the authentic ID and the duplicate ID, and the duplicate ID There is a process to add to a requested document (for example, Patent Document 1).
上記のようなドキュメント共有システムでは,管理サーバからドキュメントを取得した会員は,要求したドキュメントの版数が更新されていても,アクセス先のドキュメントは,取得要求に対応付けられた副本IDにもとづいてドキュメントを送信するため,最新版のドキュメントを送信対象としていない。会員は,要求するドキュメントの最新版を取得するためには,最新版を指定して要求しなければならなかった。 In the document sharing system as described above, even if the member who acquired the document from the management server updates the version of the requested document, the access destination document is based on the duplicate ID associated with the acquisition request. Because the document is sent, the latest version of the document is not targeted for sending. In order to obtain the latest version of the requested document, the member had to specify and request the latest version.
さらに,会員が会員以外の者にドキュメントを提供する場合には,データファイルが暗号化処理されて送信されることが好ましい。しかし,添付データファイルの暗号化は,会員個々の判断に委ねられて処理されるため,暗号化を行わずにデータファイルが外部へ送信される危険性があり,セキュリティ上問題となる。 Further, when a member provides a document to a person other than the member, it is preferable that the data file is transmitted after being encrypted. However, since the encryption of the attached data file is handled by each member's judgment, there is a risk that the data file is transmitted to the outside without performing the encryption, which is a security problem.
本願発明の目的は,ユーザがドキュメントの版数を意識しなくても,要求されたドキュメントの最新版のデータファイルを取得できるように,データファイルを送信するドキュメント提供装置を実現することである。 An object of the present invention is to realize a document providing apparatus that transmits a data file so that a user can acquire a data file of the latest version of a requested document without being aware of the version number of the document.
また,本願発明の他の目的は,ドキュメントの送信先に応じて,送信するデータファイルの暗号化を自動的に行うドキュメント提供装置を実現することである。 Another object of the present invention is to realize a document providing apparatus that automatically encrypts a data file to be transmitted according to a document transmission destination.
また,本願発明の他の実施態様にもとづく他の目的は,上記ドキュメント提供装置において実行される処理方法を提供することである。 Another object based on another embodiment of the present invention is to provide a processing method executed in the document providing apparatus.
さらに,本願発明の他の実施態様にもとづく他の目的は,コンピュータを上記ドキュメント提供装置として機能させるためのプログラムを提供することである。 Furthermore, another object based on another embodiment of the present invention is to provide a program for causing a computer to function as the document providing apparatus.
本願において開示されるドキュメント提供装置は,提供対象のドキュメントごとに,各バージョンに対応する一または複数のデータファイルを記憶するドキュメント記憶部と,会員であるユーザの識別情報と送信先とを含むユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と,ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する送信履歴記憶部とを備える。 A document providing apparatus disclosed in the present application includes a document storage unit that stores one or a plurality of data files corresponding to each version for each document to be provided, a user including identification information of a user who is a member, and a transmission destination A user information storage unit that stores information; and a transmission history storage unit that stores history information of document transmission processing.
さらに,上記のドキュメント提供装置は,ドキュメントのデータファイルを所定数になるまで複製して,複製したデータファイルに,データファイルを一意に識別するデータ識別情報を付与して,このデータ識別情報をデータファイル出力時に可視状態となる設定を行ってデータファイルを埋め込む処理と,ドキュメントのバージョンごとに複製された一または複数のデータファイルを前記ドキュメント記憶部に格納する処理と,取得要求されたドキュメントとして取り出され送信処理されたデータファイルを削除する処理とを行うドキュメント管理部と,ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて,ユーザ情報をもとに前記送信先が会員であるかを判定する取得要求判定部と,
送信先が会員である場合に,ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのデータファイルを1つ取り出し,取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して会員の送信先へ送信するドキュメント送信部と,送信先が会員ではない場合に,ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新バージョンのデータファイルを1つ取り出して,取り出したデータファイルを暗号化し,暗号化の復号用情報を生成する処理と,暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと,復号用情報を記したメールメッセージとを生成して,生成した2つのメールメッセージを送信先へ送信する処理とを行う暗号化ドキュメント送信部と,メールメッセージの送信処理が実行された場合に,送信日時と,送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と,メールメッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する履歴情報蓄積部とを備える。
Further, the document providing apparatus duplicates document data files until a predetermined number is reached, assigns data identification information for uniquely identifying the data files to the duplicated data files, and uses the data identification information as data. A process for embedding a data file by setting it to be visible when outputting a file, a process for storing one or a plurality of data files copied for each version of a document in the document storage unit, and retrieving as a requested document An acquisition request for receiving a document management unit that performs processing for deleting a data file that has been transmitted and receiving a document acquisition request and a transmission destination, and determining whether the transmission destination is a member based on user information A determination unit;
When the transmission destination is a member, one data file of the latest version of the document requested for acquisition is extracted from the document storage unit, and an e-mail message with the extracted data file attached is generated and transmitted to the member transmission destination. If the document sending unit and the destination are not members, retrieve one data file of the latest version of the requested document from the document storage unit, encrypt the retrieved data file, and provide decryption information for encryption. An encrypted document that performs the process to generate, the mail message with the encrypted data file attached, and the mail message with the decryption information, and the process to send the two generated mail messages to the destination Sent when the sending part and mail message send processing are executed Comprises a time, the data identification information transmitted processed data file, a history information storage unit for storing history information including a transmission destination of the mail message to the transmission history storage unit.
上記のドキュメント提供装置は以下のように動作する。 The document providing apparatus operates as follows.
ドキュメント提供装置のドキュメント管理部が,ドキュメントの各バージョンのデータファイルを所定数になるまで複製して,さらに,データファイルを一意に識別するデータ識別情報をデータファイルに付与し,このデータ識別情報を,データファイル出力時に可視状態となる設定を行ってデータファイルに埋め込む。そして,複製した一または複数のデータファイルをドキュメントおよびバージョンに対応付けてドキュメント記憶部に格納する。 The document management unit of the document providing apparatus copies the data files of each version of the document until a predetermined number is reached, and further assigns data identification information for uniquely identifying the data file to the data file. , Set to be visible when the data file is output and embed it in the data file. Then, the copied one or more data files are stored in the document storage unit in association with the document and version.
取得要求判定部は,ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けると,ユーザ情報をもとに送信先が会員であるかを判定する。 When receiving the document acquisition request and the transmission destination, the acquisition request determination unit determines whether the transmission destination is a member based on the user information.
送信先が会員である場合に,ドキュメント送信部は,ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのデータファイルを1つ取り出す。そして,取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して,受け付けた送信先へメール送信を行う。 When the transmission destination is a member, the document transmission unit retrieves one data file of the latest version of the document requested for acquisition from the document storage unit. Then, a mail message with the extracted data file attached is generated, and the mail is transmitted to the accepted transmission destination.
送信先が会員ではない場合に,暗号化ドキュメント送信部は,ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのデータファイルを1つ取り出して,取り出したデータファイルを暗号化する。さらに,暗号化の復号用情報を生成し,暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと,復号用情報を記した別のメールメッセージとを生成する。そして,受け付けた送信先へ,これらのメールメッセージを送信する。 When the transmission destination is not a member, the encrypted document transmission unit extracts one data file of the latest version of the document requested to be acquired from the document storage unit, and encrypts the extracted data file. Further, decryption information for encryption is generated, and a mail message attached with the encrypted data file and another mail message in which the decryption information is described are generated. Then, these mail messages are transmitted to the accepted transmission destination.
ドキュメント管理部は,取得要求されたドキュメントとして取り出され,送信処理されたデータファイルを,ドキュメント記憶部から削除する。また,履歴情報蓄積部は,メールメッセージの送信処理が行われると,送信処理の送信日時と,送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と,メッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する。 The document management unit deletes the data file that has been taken out as a requested document and has been subjected to transmission processing from the document storage unit. In addition, when the mail message transmission process is performed, the history information storage unit stores the history information including the transmission date and time of the transmission process, the data identification information of the data file subjected to the transmission process, and the message transmission destination. Accumulate in the department.
上記のドキュメント提供装置のドキュメント送信部は,送信先が会員である場合に,ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのデータファイルを1つ特定し,特定したデータファイルへのアドレス情報を生成して,アドレス情報を含む第1のメッセージを生成して会員の送信先へ送信することができる。 When the transmission destination is a member, the document transmission unit of the document providing apparatus identifies one data file of the latest version of the document requested to be acquired from the document storage unit, and address information to the identified data file Can be generated and a first message including address information can be generated and transmitted to the transmission destination of the member.
この場合に,ドキュメント管理部は,送信されたアドレス情報を通じて,特定されたデータファイルが送信処理された後,送信処理されたデータファイルをドキュメント記憶部から削除する。 In this case, the document management unit deletes the data file subjected to the transmission process from the document storage unit after the identified data file is subjected to the transmission process through the transmitted address information.
上記のドキュメント提供装置によれば,会員が単にドキュメントを指定して取得要求をした場合であっても,ドキュメント記憶部に記憶されている最新のバージョンのドキュメントのデータファイルを送信するので,会員は,バージョンを意識することなく最新のドキュメントを取得することができる。 According to the above document providing apparatus, even if the member simply specifies the document and makes an acquisition request, the data file of the latest version of the document stored in the document storage unit is transmitted. , The latest document can be acquired without being aware of the version.
また,ドキュメントの送信先が予め登録された会員ではない場合に,送信処理するデータファイルを自動的に暗号化して,メールメッセージに添付して送信するとともに,復号用情報を記したメールメッセージをも送信する。よって,情報漏洩の危険性を低くすることができる。 In addition, when the destination of the document is not a registered member, the data file to be sent is automatically encrypted and sent as an attachment to the email message, and an email message with decryption information is also included. Send. Therefore, the risk of information leakage can be reduced.
図1は,本発明の実施の形態の一例におけるドキュメント提供装置の構成例を示す図である。 FIG. 1 is a diagram showing a configuration example of a document providing apparatus in an example of an embodiment of the present invention.
図1のドキュメント提供装置1は,ドキュメントを保存しておき,ユーザの要求に応じてドキュメントを提供するサーバ装置である。
The
ドキュメント提供装置1は,ユーザが使用する端末であって,メール送受信を含むデータ通信機能を備える端末3と,ネットワーク2を介してデータ通信を行う。
The
会員または準会員は,予め登録されたユーザの区分である。登録されていないユーザを非会員とする。 A member or associate member is a classification of a user registered in advance. Unregistered users are non-members.
会員は,ドキュメント提供装置1が提供するドキュメントを,アドレス情報を用いたHTTP通信により,または,ドキュメントのデータファイルを添付したメール通信により,取得することができる。また,会員は,非会員へドキュメントを配布することができる。
The member can acquire the document provided by the
準会員は,ドキュメント提供装置1が提供するドキュメントを,データファイルを添付したメール通信により取得することができる。
The associate member can acquire a document provided by the
図1中,端末3は,ドキュメントをドキュメント提供装置1へアップロードする会員が使用する会員端末30,ドキュメント提供装置1のドキュメントを要求する会員が使用する会員端末31,準会員が使用する準会員端末32,非会員の非会員端末33として示す。
In FIG. 1, a
ドキュメント提供装置1は,ユーザ情報記憶部10,ドキュメント記憶部11,送信履歴記憶部12,取得要求判定部13,ドキュメント管理部14,送信部15,および履歴情報蓄積部16を備える。
The
ユーザ情報記憶部10は,ユーザの識別情報と送信先と会員または準会員を示す区分とを含むユーザ情報を記憶する。
The user
図2は,ユーザ情報記憶部10に記憶されるユーザ情報の例を示す図である。
FIG. 2 is a diagram illustrating an example of user information stored in the user
ユーザ情報は,会員または準会員として登録されているユーザの識別情報であるユーザID,ユーザの氏名,会員または準会員の区分,送信先を示すメールアドレスを含む。 The user information includes a user ID which is identification information of a user registered as a member or associate member, a user name, a member or associate member classification, and an e-mail address indicating a transmission destination.
ドキュメント記憶部11は,提供対象のドキュメントごとに,前記ドキュメントの各バージョンに対応する一または複数のデータファイル,および管理情報を含むドキュメント情報を記憶する。
The
図3は,ドキュメント記憶部11に記憶されているドキュメント情報の例を示す図である。
FIG. 3 is a diagram illustrating an example of document information stored in the
ドキュメント情報は,保存されている各ドキュメントを一意に識別する情報である「ドキュメントID」,ドキュメントのバージョンに対応して複製された各データファイルを,全体で一意に識別する情報である「データID」,ドキュメントのバージョンを示す「版数」,ドキュメントのデータファイルとなる「ドキュメント本体」,ドキュメントのデータファイルがアップロードされた日時の情報である「登録日」,ドキュメントに対応するデータファイルが複製された日時の情報である「作成日」を含む。 The document information includes “document ID” which is information for uniquely identifying each stored document, and “data ID” which is information for uniquely identifying each data file copied corresponding to the version of the document. "Version number" that indicates the document version, "Document body" that is the document data file, "Registration date" that is the date and time when the document data file was uploaded, and the data file corresponding to the document are copied "Created date" that is the date and time information.
ここで,データIDとして,グローバル一意識別子(GUID)を使用する。 Here, a globally unique identifier (GUID) is used as the data ID.
ドキュメント本体は,ドキュメントの本体となるデータであって,付与されたデータIDが,出力時に可視状態となるように設定されて,例えばドキュメントのヘッダ部,フッタ部に埋め込まれている。ドキュメント本体は,メールへ添付されるデータファイルとなるデータである。 The document body is data that is the body of the document, and the assigned data ID is set so as to be visible at the time of output, and is embedded in, for example, the header portion and footer portion of the document. The document body is data that becomes a data file attached to an e-mail.
図3において,ドキュメントID“d5555”が初めてアップロードされると,版数“v1”が設定され,ドキュメント本体(データファイル)が所定数まで複製される。そして,各ドキュメントに対してデータIDが付与される。例えば,ドキュメント“d5555”のドキュメント本体には,それぞれ,データID“UID111”,“UID112”,“UID113”が埋め込まれる。 In FIG. 3, when the document ID “d5555” is uploaded for the first time, the version number “v1” is set, and the document body (data file) is duplicated up to a predetermined number. A data ID is assigned to each document. For example, the data IDs “UID111”, “UID112”, and “UID113” are embedded in the document body of the document “d5555”, respectively.
その後にドキュメント“d5555”が改版され,再アップロードされると,版数“v2”が設定され,同様に,ドキュメント本体(データファイル)が所定数まで複製される。改版されたドキュメント“d5555”のドキュメント本体には,それぞれ,データID“UID114”,“UID115”,“UID116”が埋め込まれる。 Thereafter, when the document “d5555” is revised and re-uploaded, the version number “v2” is set, and similarly, the document body (data file) is duplicated up to a predetermined number. Data IDs “UID114”, “UID115”, and “UID116” are embedded in the document body of the revised document “d5555”, respectively.
送信履歴記憶部12は,ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する。
The transmission
図4は,送信履歴記憶部12に記憶される履歴情報の例を示す図である。
FIG. 4 is a diagram illustrating an example of history information stored in the transmission
履歴情報は,送信処理が実行された日時を示す「送信日時」,取得要求されたドキュメントを示す「ドキュメントID」,送信処理されたドキュメント本体を示す「データID」,送信処理の送信先を示す「送信先」を含む。 The history information indicates a “transmission date and time” indicating the date and time when the transmission process was executed, a “document ID” indicating the document requested to be acquired, a “data ID” indicating the document body subjected to the transmission process, and a transmission destination of the transmission process Includes "destination".
取得要求判定部13は,ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて,ユーザ情報記憶部10の情報をもとに,送信先が,会員,準会員,または非会員であるかを判定する。
The acquisition
取得要求判定部13が受け付ける取得要求と送信先は,端末3に表示されるメール送信によるドキュメント取得要求画面(メール送信要求画面)において入力された情報である。
The acquisition request and the transmission destination received by the acquisition
図5は,メール送信によるドキュメントの取得要求を行う会員端末31,32のブラウザに表示されるメール送信要求画面100の例を示す図である。
FIG. 5 is a diagram showing an example of a mail
図5のメール送信要求画面100は,会員または準会員がアクセス可能なWebページの一部として用意されている。
The mail
メール送信要求画面100は,要求可能なドキュメントを示すドキュメントリスト101,ドキュメントが複数の版数を持つ場合にバージョンを指定するバージョン指定102,メール送信の送信先となるメールアドレスを入力する送信先103,添付ファイルによる要求またはアドレス情報による要求を指定する選択指定104,および取得要求の発行を指示するメール送信ボタン105を備える。
A mail
メール送信要求画面100のドキュメントリスト100でドキュメントが選択され,送信先103にメールアドレスが入力されて,メール送信ボタン105が選択されると,入力情報である,取得要求とともに,ドキュメントIDと送信先(メールアドレス)とがドキュメント提供装置1に送信される。
When a document is selected in the
なお,バージョン指定102が無指定の場合には,最新のバージョンが取得要求対象となる。また,選択指定104の選択は,送信先103に入力されたアドレスが会員または非会員のいずれでもない場合には無効となる。
When the
ドキュメント管理部14は,会員端末30からアップロードされたドキュメントのデータファイルを複製して,複製した一または複数のデータファイルの各々に,データIDを付与して,このデータIDがドキュメントの出力時に可視状態にする設定を行って,ドキュメント本体の所定の部分に埋め込む。具体的には,付与されたデータIDをドキュメント本体のヘッダ部やフッダ部に追加するように,またはデータIDを出力時にすかし印刷するように設定する。
The document management unit 14 duplicates the data file of the document uploaded from the
ドキュメント管理部14は,データIDを埋め込んだドキュメント本体を,必要な管理情報(ドキュメントID,データID,版数,作成日等)とともにドキュメント記憶部11に格納する。
The document management unit 14 stores the document body in which the data ID is embedded together with necessary management information (document ID, data ID, version number, creation date, etc.) in the
また,ドキュメント管理部14は,送信処理されたドキュメント本体(データファイル)をドキュメント記憶部11から削除し,削除したドキュメント本体と同じデータを複製し,複製したドキュメント本体に新たなデータIDを埋め込み,ドキュメント記憶部11に格納する。
Further, the document management unit 14 deletes the document body (data file) subjected to the transmission process from the
例えば,図3に示すドキュメント情報の場合に,ユーザがドキュメント“d5555”の取得要求を行うと,最新の版数である“v2”のドキュメントデータ“UID115”が添付データファイルとして送信処理される。したがって,この送信処理後に,ドキュメントデータ“UID115”がドキュメント記憶部11から削除される。さらに,ドキュメント“d5555”の版数“v2”のドキュメント本体が複製され,データID“UID117”が付与され,埋め込まれたドキュメント本体がドキュメント記憶部11に格納される。
For example, in the case of the document information shown in FIG. 3, when the user makes an acquisition request for the document “d5555”, the document data “UID115” of the latest version “v2” is transmitted as an attached data file. Therefore, the document data “
このようなドキュメント管理部14の処理によって,ドキュメント記憶部11には,各ドキュメントの各バージョンについて,所定数複製された,提供用のドキュメント本体(データファイル)が維持されることになる。
As a result of such processing by the document management unit 14, the
また,ドキュメント管理部14は,送信履歴記憶部12の履歴情報から,ドキュメント単位の取得要求数,または全取得要求数に対する各ドキュメントの取得要求数の割合等を算出する。そして,算出結果にもとづいて,ドキュメント本体(データファイル)の複製数を増加または減少させる。
Further, the document management unit 14 calculates the number of acquisition requests for each document or the ratio of the number of acquisition requests for each document to the total number of acquisition requests from the history information in the transmission
図6は,各ドキュメントの取得要求数の例を示す図である。 FIG. 6 is a diagram illustrating an example of the number of acquisition requests for each document.
図6に示すように,ドキュメント“d5555”,“d7777”,“d6666”の順に取得要求数が多い場合に,ドキュメント管理部14は,ドキュメント“d5555”を所定数より多めに複製し,ドキュメント“d7777”を所定数で複製し,その他のドキュメントを所定数より少なめに複製する。これによって,取得要求傾向にもとづいた効率的なドキュメントの保持を行うことができる。 As shown in FIG. 6, when the number of acquisition requests is large in the order of the documents “d5555”, “d7777”, and “d6666”, the document management unit 14 duplicates the document “d5555” more than a predetermined number, d777 "is duplicated by a predetermined number, and other documents are duplicated by a smaller number than the predetermined number. This makes it possible to hold documents efficiently based on acquisition request trends.
送信部15は,ドキュメントの取得要求をしたユーザに対して,ドキュメントへのアドレス情報またはデータファイルを送信する。
The
送信部15は,アドレス情報送信部151,ドキュメント送信部152,暗号化ドキュメント送信部153を備える。
The
アドレス情報送信部151は,受け付けた取得要求について,送信先が会員であり,アドレス情報による取得が選択されている場合に,ドキュメント記憶部11から,取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのドキュメント本体(データファイル)を1つ特定し,特定したデータファイルへのアドレス情報を生成して,アドレス情報が組み込まれたメッセージを生成して受け付けた送信先(会員端末31)へ送信する。
For the received acquisition request, the address
図7は,アドレス情報が組み込まれたメールメッセージの例を示す図である。 FIG. 7 is a diagram showing an example of a mail message in which address information is incorporated.
例えば,図2に示すユーザ情報から,送信先として指定されたメールアドレス“aaa@bbb.com”が会員のものであると判定された場合に,取得要求されたドキュメント“d5555”の最新版(v2)のデータファイルが1つ特定される。そして,特定されたデータファイル(データID“UID115”)へのアドレス情報が組み込まれた第1のメッセージが生成される。 For example, when it is determined from the user information shown in FIG. 2 that the mail address “[email protected]” designated as the transmission destination belongs to the member, the latest version of the document “d5555” requested to be acquired ( One data file of v2) is specified. Then, a first message in which address information for the specified data file (data ID “UID115”) is incorporated is generated.
ドキュメント送信部152は,受け付けた取得要求において入力された送信先が会員または準会員である場合に,ドキュメント記憶部11から,取得要求されたドキュメントの最新のバージョンに対応するドキュメント本体(データファイル)を1つ取り出す。そして,取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して,このメールメッセージを受け付けた送信先(会員端末31,準会員端末32)へ送信する。
When the transmission destination input in the received acquisition request is a member or associate member, the
図8は,データファイルが添付されたメッセージの例を示す図である。 FIG. 8 is a diagram illustrating an example of a message to which a data file is attached.
例えば,図2に示すユーザ情報から,送信先として指定されたメールアドレス“xxx@bbb.com”の区分が準会員であると判定された場合に,取得要求されたドキュメント“d5555”の最新版(v2)のデータファイルが1つ取り出されると,取り出されたデータファイル(データID“UID116”)を添付したメールメッセージが生成される。
For example, when it is determined from the user information shown in FIG. 2 that the category of the e-mail address “[email protected]” specified as the destination is an associate member, the latest version of the document “d5555” requested to be acquired When one data file (v2) is extracted, a mail message with the extracted data file (data ID “
暗号化ドキュメント送信部153は,受け付けた取得要求において送信先が,ユーザ情報記憶部10の情報に登録されていないものである場合に,この送信先を非会員と判定し,ドキュメント記憶部11から,取得要求されたドキュメントの最新バージョンに対応するドキュメント本体(データファイル)を1つ取り出す。そして,取り出したデータファイルを暗号化し,この暗号化処理の復号用情報(パスワード)を生成し,暗号化したデータファイルのデータIDと,生成したパスワードとの対応を示すパスワード情報を,ドキュメント記憶部11に格納する。
If the transmission destination is not registered in the information of the user
図9は,パスワード情報の例を示す図である。 FIG. 9 is a diagram illustrating an example of password information.
パスワード情報には,暗号化ドキュメント送信部153が,要求対象のドキュメントとして取り出され,暗号化されたデータID(“UID117”)と,その復号情報であるパスワード(123456)が対応付けて記録される。
In the password information, the encrypted
そして,暗号化ドキュメント送信部153は,暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと,パスワードを記したメールメッセージとを生成して,これらのメッセージを,受け付けた送信先(非会員端末32)へ送信する。
Then, the encrypted
図10(A)は,暗号化データファイルが添付されたメールメッセージ例,および図10(B)は,パスワードが記されたメールメッセージの例を示す図である。 FIG. 10A shows an example of a mail message with an encrypted data file attached, and FIG. 10B shows an example of a mail message with a password.
図10(A)に示すように,例えば,図2に示すユーザ情報から,送信先として指定されたメールアドレス“xyz@xyz.com”が非会員であると判定された場合に,取得要求されたドキュメント“d5555”の最新版(v2)のデータファイルが1つ取り出されると,取り出されたデータファイル(データID“UID117”)を暗号化し,暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージが生成される。 As shown in FIG. 10A, for example, when it is determined from the user information shown in FIG. 2 that the mail address “[email protected]” designated as the transmission destination is a non-member, an acquisition request is made. When one data file of the latest version (v2) of the document “d5555” is extracted, an e-mail message is generated by encrypting the extracted data file (data ID “UID117”) and attaching the encrypted data file. The
さらに,図10(B)に示すように,データファイル(データID“UID117”)に対する復号化のパスワード(1234567)をメール本文に記したメールメッセージが生成される。 Further, as shown in FIG. 10B, a mail message is generated in which the decryption password (1234567) for the data file (data ID “UID117”) is written in the mail body.
このように,暗号化ドキュメント送信部153が,送信先に応じて添付するデータファイルに自動的に暗号化処理を行うために,情報漏洩の危険性を軽減することができる。
As described above, since the encrypted
また,ドキュメントの取得要求時に,会員が,暗号化データファイルを復号する際のパスワードを設定できるようにしてもよい。 In addition, when a document acquisition request is made, a member may be able to set a password for decrypting the encrypted data file.
暗号化ドキュメント送信部153は,ドキュメントの取得要求とともに,会員が設定したパスワードと,このパスワードを受信者に想起させるヒント情報とを取得して,パスワード情報に記録しておき,復号化のパスワードの代わりヒント情報をメール本文に記したメールメッセージを生成して送信する。
The encrypted
例えば,データファイル(データID“UID116”)を暗号化する場合に,予め,パスワードとして“090325”を,ヒント情報として“前回二人で打ち合わせを行った年月日の6桁です”を取得して,図9に示すパスワード情報に記録しておく。 For example, when encrypting a data file (data ID “UID116”), obtain “090325” as the password and “six digits of the date of the last two meetings” as hint information. The password information shown in FIG. 9 is recorded.
そして,データファイル(データID“UID116”)の暗号化処理において“090325”をパスワードとして使用する。また,ヒント情報として“前回二人で打ち合わせを行った年月日の6桁です”をメール本文に記したメールメッセージを生成して送信する。 Then, “090325” is used as the password in the encryption process of the data file (data ID “UID116”). In addition, a mail message in which “6 digits of the date when the previous meeting was held” is written as the hint information in the mail body is generated and transmitted.
これにより,暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと,パスワードを本文に記したメールメッセージとが本来の受信者ではない者に誤って送信されても,データファイルを復号することができず,セキュリティをより強化させることができる。 As a result, even if an e-mail message with an encrypted data file attached and an e-mail message with a password in the body are sent by mistake to a person who is not the original recipient, the data file cannot be decrypted. Security can be further strengthened.
また,アドレス情報送信部151,ドキュメント送信部152,および暗号化ドキュメント送信部153は,自動的に最新バージョンのデータファイルを取り出すため,ユーザは,バージョンを意識することなくドキュメントの取得要求をすることができる。
In addition, since the address
さらに,アドレス情報送信部151,ドキュメント送信部152,および暗号化ドキュメント送信部153は,取得要求にドキュメントのバージョン指定が含まれている場合に,ドキュメント記憶部11から,バージョン指定で指定されたバージョンに対応するデータファイルを1つ取り出すことができる。これにより,ユーザは,所望するバージョンのドキュメントを取得することもできる。
Further, the address
履歴情報蓄積部16は,メールメッセージの送信処理が実行された場合に,その送信処理の「送信日時」,前記送信処理されたデータファイルの「データID」,メッセージの送信先等を含む履歴情報を送信履歴記憶部12に蓄積する。
When the mail message transmission process is executed, the history
履歴情報蓄積部16に履歴情報を蓄積することによって,送信されたドキュメントのデータファイルを一意に識別することができ,また,その送信先を特定することができるため,ドキュメント提供装置1が提供したドキュメントの漏洩事故が発生した場合に,どの提供者へ提供されたものであるかを特定することができる。
Since the history information is stored in the history
以下に,ドキュメント提供装置1の処理の流れを説明する。
Below, the flow of processing of the
まず,ドキュメントのアップロード時のドキュメント保存処理を説明する。 First, document storage processing when uploading a document will be described.
図11は,ドキュメント保存処理の処理フロー例を示す図である。 FIG. 11 is a diagram illustrating a processing flow example of the document storing process.
ドキュメント提供装置1のドキュメント管理部14は,会員端末30からアップロードされたドキュメントを取得すると(ステップS1),取得したドキュメントとその管理情報とをドキュメント記憶部11に格納するとともに,取得したドキュメントを所定数複製する(ステップS2)。そして,ドキュメント管理部14は,複製した各ドキュメントのドキュメント本体にデータIDを埋め込み,バイナリ形式でドキュメント記憶部11に保存する(ステップS3)。
When the document management unit 14 of the
次に,メール送信によるドキュメント取得要求を受け付けた場合の処理を説明する。 Next, processing when a document acquisition request by mail transmission is received will be described.
図12は,メール送信によるドキュメントの取得要求に対する処理フローの例を示す図である。 FIG. 12 is a diagram illustrating an example of a processing flow for a document acquisition request by mail transmission.
ドキュメント提供装置1の取得要求判定部13は,端末3(31,32)から,ドキュメントの取得要求を受け付け,ドキュメントIDと送信先とを取得する(ステップS10)。取得要求判定部13は,ユーザ情報をもとに,送信先に入力されたメールアドレスが会員であるかを判定する(ステップS11)。送信先のメールアドレスが会員でなければ(ステップS11のNO),ステップS14の添付ファイル送信処理へ進む。一方,送信先のメールアドレスが会員であれば(ステップS11のYES),ステップS12の処理へ進む。
The acquisition
取得要求判定部13は,メール送信要求画面100の選択指定104で,アドレス情報が選択されているかを判定し(ステップS12),選択指定104でアドレス情報が選択されていれば(ステップS12のYES),ステップS13のアドレス情報送信処理へ進み,選択指定104でアドレス情報が選択されていなければ(ステップS12のNO),ステップS14の添付ファイル送信処理へ進む。
The acquisition
ステップS13またはステップS14の処理の後,履歴情報蓄積部16は,実行された送信処理の履歴情報を,送信履歴記憶部12に蓄積する(ステップS15)。ドキュメント管理部14は,送信されたドキュメントのデータファイル(データID)をドキュメント記憶部11から削除し,削除したデータファイルを複製して新たなデータIDを埋め込んだデータファイルをドキュメント記憶部11に保存して補充する(ステップS16)。
After the process of step S13 or step S14, the history
図13は,ステップS13のアドレス情報送信処理の処理フロー例を示す図である。 FIG. 13 is a diagram illustrating a processing flow example of the address information transmission processing in step S13.
アドレス情報送信部151は,メール送信要求画面100のバージョン指定102で,バージョンが指定されているかを判定し(ステップS131),バージョンの指定がなければ(ステップS131のNO),ドキュメント記憶部11の要求されたドキュメントの最新バージョンのデータファイルを1つ特定する(ステップS132)。バージョンの指定があれば(ステップS131のYES),要求されたドキュメントの指定されたバージョンのデータファイルを1つ特定する(ステップS133)。
The address
そして,アドレス情報送信部151は,特定したデータファイルへのアドレス情報を生成し(ステップS134),生成したアドレス情報を組み込んだメールメッセージを生成して,受け付けた送信先にメールメッセージを送信処理する(ステップS135)。
Then, the address
図14は,ステップS14の添付ファイル送信処理の処理フロー例を示す図である。 FIG. 14 is a diagram illustrating a processing flow example of the attached file transmission processing in step S14.
ドキュメント送信部152は,メール送信要求画面100のバージョン指定102で,バージョンが指定されているかを判定し(ステップS141),バージョンの指定がなければ(ステップS141のNO),ドキュメント記憶部11から,要求されたドキュメントの最新バージョンのデータファイルを1つ取得する(ステップS142)。バージョンの指定があれば(ステップS141のYES),要求されたドキュメントの指定されたバージョンのデータファイルを1つ取得する(ステップS143)。
The
ドキュメント送信部152は,送信先に入力されたメールアドレスが準会員であるかを判定する(ステップS144)。送信先のメールアドレスが準会員であれば(ステップS144のYES),取得したデータファイルを添付したメールメッセージを作成して,受け付けた送信先にこのメールメッセージを送信処理する(ステップS145)。
The
送信先に入力されたメールアドレスがユーザ情報に登録されておらず,準会員でなければ(ステップS144のNO),暗号化ドキュメント送信部153は,取得したデータファイルを暗号化し(ステップS146),暗号化を復号するためのパスワードをパスワード情報に記録する(ステップS147)。
If the e-mail address input as the transmission destination is not registered in the user information and is not an associate member (NO in step S144), the encrypted
さらに,暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージを作成して,受け付けた送信先に,このメールメッセージを送信処理する(ステップS148)。続いて,パスワードを本文内に記したメールメッセージを作成して,受け付けた送信先(同じ送信先)にメールメッセージを送信処理する(ステップS149)。 Further, a mail message with the encrypted data file attached is created, and this mail message is transmitted to the accepted transmission destination (step S148). Subsequently, a mail message in which the password is written in the text is created, and the mail message is transmitted to the accepted transmission destination (the same transmission destination) (step S149).
図14に示す処理フローは,ドキュメント提供装置1において,送信部15がドキュメント送信部152と暗号化ドキュメント送信部153とを有する構成例の場合の処理として説明した。
The processing flow shown in FIG. 14 has been described as processing in the configuration example in which the
ドキュメント提供装置1では,送信部15が,ドキュメント送信部152と暗号化ドキュメント送信部153の代わりに,暗号処理部を備えるドキュメント送信部152’を有する構成であってもよい。この場合に,図14の処理は,暗号処理部を備えるドキュメント送信部152’によって実行される。
In the
以上の説明では,主として本願の発明者によってなされた発明を,一実施形態としてドキュメント提供装置に適用した場合について説明したが,本願発明は,これに限定されるものではなく,その記述の主旨の範囲において種々の変形が可能であることは当然である。 In the above description, the case where the invention mainly made by the inventor of the present application is applied to the document providing apparatus as one embodiment has been described. However, the present invention is not limited to this, and the gist of the description is not limited to this. Naturally, various modifications are possible in the range.
また,一実施形態として開示したドキュメント提供装置1は,プログラムがコンピュータにより読み取られ実行されることにより,ドキュメント提供装置1が有する取得要求判定部13,ドキュメント管理部14,送信部15,履歴情報蓄積部16が実現されることによって構築することができる。このプログラムは,コンピュータが読み取り可能な,可搬媒体メモリ,半導体メモリ,ハードディスクなどの適当な記録媒体に格納することができ,これらの記録媒体に記録して提供される。または,このプログラムは,通信インタフェースを介して種々の通信網を利用した送受信により提供される。
In addition, the
1 ドキュメント提供装置
10 ユーザ情報記憶部
11 ドキュメント記憶部
12 送信履歴記憶部
13 取得要求判定部
14 ドキュメント管理部
15 送信部
151 アドレス情報送信部
152 ドキュメント送信部
153 暗号化ドキュメント送信部
16 履歴情報蓄積部
2 ネットワーク
3 端末
30,31 会員端末
32 準会員端末
33 非会員端末
DESCRIPTION OF
Claims (7)
会員であるユーザの識別情報と送信先とを含むユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と,
前記ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する送信履歴記憶部と,
前記ドキュメントのデータファイルを所定数になるまで複製して,前記複製したデータファイルに,データファイルを一意に識別するデータ識別情報を付与して,前記データ識別情報を,出力時に可視状態となる設定を行って前記データファイルに埋め込む処理と,前記複製されたデータファイルを前記ドキュメントと前記バージョンとに対応付けて前記ドキュメント記憶部に格納する処理と,前記ドキュメントとして取り出され送信処理されたデータファイルを削除する処理とを行うドキュメント管理部と,
ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて,前記ユーザ情報をもとに前記送信先が会員であるかを判定する取得要求判定部と,
前記送信先が会員である場合に,前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンに対応するデータファイルを1つ取り出し,前記取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して,前記受け付けた送信先へ送信するドキュメント送信部と,
前記送信先が会員ではない場合に,前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新バージョンに対応するデータファイルを1つ取り出して,前記取り出したデータファイルを暗号化し,前記暗号化の復号用情報を生成する処理と,前記暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと,前記復号用情報を記したメールメッセージとを生成して前記受け付けた送信先へ送信する処理とを行う暗号化ドキュメント送信部と,
前記メールメッセージの送信処理が実行された場合に,送信日時と,前記送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と,前記メッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する履歴情報蓄積部とを備える
ことを特徴とするドキュメント提供装置。 A document storage unit for storing one or more data files corresponding to each version of the document for each document to be provided;
A user information storage unit for storing user information including identification information and a transmission destination of a user who is a member;
A transmission history storage unit for storing history information of the document transmission process;
The data file of the document is duplicated until a predetermined number is set, data identification information for uniquely identifying the data file is given to the duplicated data file, and the data identification information is set to be visible at the time of output. Performing the process of embedding in the data file, storing the duplicated data file in the document storage unit in association with the document and the version, and extracting and transmitting the data file as the document A document management unit that performs processing to be deleted,
An acquisition request determination unit that receives a document acquisition request and a transmission destination and determines whether the transmission destination is a member based on the user information;
When the transmission destination is a member, one data file corresponding to the latest version of the document requested to be acquired from the document storage unit is extracted, and an email message with the extracted data file attached is generated, A document sending part for sending to the accepted destination;
When the transmission destination is not a member, one data file corresponding to the latest version of the document requested to be acquired is extracted from the document storage unit, the extracted data file is encrypted, and the decryption information for the encryption An encrypted document transmission unit that performs a process of generating an e-mail message to which the encrypted data file is attached and a process of generating a mail message in which the decryption information is described and transmitting the e-mail message to the received destination When,
History information that stores history information including transmission date and time, data identification information of the data file subjected to the transmission processing, and the destination of the message in the transmission history storage unit when the transmission processing of the mail message is executed. A document providing apparatus comprising a storage unit.
ことを特徴とする請求項1に記載のドキュメント提供装置。 The document transmission unit identifies one data file corresponding to the latest version of the document requested for acquisition, generates address information for the identified data file, and incorporates the generated address information The document providing apparatus according to claim 1, further comprising: the address information transmission unit that generates the address information.
ことを特徴とする請求項1または請求項2に記載のドキュメント提供装置。 3. The document transmission unit according to claim 1, wherein when the acquisition request includes a version specification, the document transmission unit extracts one data file corresponding to the version specified by the version specification. The document providing apparatus described.
ことを特徴とする請求項1ないし請求項3のいずれか一項に記載のドキュメント提供装置。 The encrypted document transmission unit, when a version specification is included in the acquisition request, extracts one data file corresponding to the version specified by the version specification. 4. The document providing apparatus according to any one of 3.
ことを特徴とする請求項1ないし請求項4のいずれか一項に記載のドキュメント提供装置。 The document management unit calculates a tendency of an acquisition request for each document from the history information, and increases or decreases the number of data files to be copied based on the calculation result. The document providing apparatus according to claim 4.
会員であるユーザの識別情報と送信先とを含むユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と,
前記ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する送信履歴記憶部とを備えるドキュメント提供装置が実行するドキュメント提供方法であって,
前記ドキュメントのデータファイルを所定数になるまで複製し,前記複製したデータファイルに,データファイルを一意に識別するデータ識別情報を付与して,前記データ識別情報を,出力時に可視状態となる設定を行って前記データファイルに埋め込む処理過程と,
前記複製されたデータファイルを前記ドキュメントと前記バージョンとに対応付けて前記ドキュメント記憶部に格納する処理過程と,
ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて,前記ユーザ情報をもとに前記送信先が会員であるかを判定する処理過程と,
前記送信先が会員である場合に,前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンに対応するデータファイルを1つ取り出し,前記取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して,前記受け付けた送信先へ送信する処理過程と,
前記送信先が会員ではない場合に,前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新バージョンに対応するデータファイルを1つ取り出して,前記取り出したデータファイルを暗号化し,前記暗号化の復号用情報を生成する処理過程と,
前記暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと,前記復号用情報を記したメールメッセージとを生成して前記受け付けた送信先へ送信する処理過程と,
前記メールメッセージの送信処理が実行された場合に,送信日時と,前記送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と,前記メッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する処理過程と,
前記ドキュメントとして取り出され送信処理されたデータファイルを削除する処理過程とを備える
ことを特徴とするドキュメント提供方法。 A document storage unit for storing one or more data files corresponding to each version of the document for each document to be provided;
A user information storage unit for storing user information including identification information and a transmission destination of a user who is a member;
A document providing method executed by a document providing apparatus comprising a transmission history storage unit that stores history information of the document transmission process,
The document data files are duplicated until a predetermined number is reached, data identification information for uniquely identifying the data files is given to the duplicated data files, and the data identification information is set to be visible when output. A process of performing and embedding in the data file;
A process of storing the duplicated data file in the document storage unit in association with the document and the version;
A process of accepting a document acquisition request and a destination and determining whether the destination is a member based on the user information;
When the transmission destination is a member, one data file corresponding to the latest version of the document requested to be acquired from the document storage unit is extracted, and an email message with the extracted data file attached is generated, A process of sending to the accepted destination;
When the transmission destination is not a member, one data file corresponding to the latest version of the document requested to be acquired is extracted from the document storage unit, the extracted data file is encrypted, and the decryption information for the encryption The process of generating
A process of generating a mail message attached with the encrypted data file and a mail message in which the decryption information is written and transmitting the mail message to the accepted destination;
A process of storing history information including a transmission date and time, data identification information of the data file subjected to the transmission process, and a destination of the message in the transmission history storage unit when the transmission process of the mail message is executed When,
A document providing method, comprising: deleting a data file that has been extracted and transmitted as the document.
提供対象のドキュメントごとに,前記ドキュメントの各バージョンに対応する一または複数のデータファイルを記憶するドキュメント記憶部と,
会員であるユーザの識別情報と送信先とを含むユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と,
前記ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する送信履歴記憶部と,
前記ドキュメントのデータファイルを所定数になるまで複製して,前記複製したデータファイルに,データファイルを一意に識別するデータ識別情報を付与して,前記データ識別情報を,出力時に可視状態となる設定を行って前記データファイルに埋め込む処理と,前記複製されたデータファイルを前記ドキュメントと前記バージョンとに対応付けて前記ドキュメント記憶部に格納する処理と,前記ドキュメントとして取り出され送信処理されたデータファイルを削除する処理とを行うドキュメント管理部と,
ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて,前記ユーザ情報をもとに前記送信先が会員であるかを判定する取得要求判定部と,
前記送信先が会員である場合に,前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンに対応するデータファイルを1つ取り出し,前記取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して,前記受け付けた送信先へ送信するドキュメント送信部と,
前記送信先が会員ではない場合に,前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新バージョンに対応するデータファイルを1つ取り出して,前記取り出したデータファイルを暗号化し,前記暗号化の復号用情報を生成する処理と,前記暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと,前記復号用情報を記したメールメッセージとを生成して前記受け付けた送信先へ送信する処理とを行う暗号化ドキュメント送信部と,
前記メールメッセージの送信処理が実行された場合に,送信日時と,前記送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と,前記メッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する履歴情報蓄積部とを備える
ドキュメント提供装置として機能させるためのドキュメント提供プログラム。
Computer
A document storage unit for storing one or more data files corresponding to each version of the document for each document to be provided;
A user information storage unit for storing user information including identification information and a transmission destination of a user who is a member;
A transmission history storage unit for storing history information of the document transmission process;
The data file of the document is duplicated until a predetermined number is set, data identification information for uniquely identifying the data file is given to the duplicated data file, and the data identification information is set to be visible at the time of output. Performing the process of embedding in the data file, storing the duplicated data file in the document storage unit in association with the document and the version, and extracting and transmitting the data file as the document A document management unit that performs processing to be deleted,
An acquisition request determination unit that receives a document acquisition request and a transmission destination and determines whether the transmission destination is a member based on the user information;
When the transmission destination is a member, one data file corresponding to the latest version of the document requested to be acquired from the document storage unit is extracted, and an email message with the extracted data file attached is generated, A document sending part for sending to the accepted destination;
When the transmission destination is not a member, one data file corresponding to the latest version of the document requested to be acquired is extracted from the document storage unit, the extracted data file is encrypted, and the decryption information for the encryption An encrypted document transmission unit that performs a process of generating an e-mail message to which the encrypted data file is attached and a process of generating a mail message in which the decryption information is described and transmitting the e-mail message to the received destination When,
History information that stores history information including transmission date and time, data identification information of the data file subjected to the transmission processing, and the destination of the message in the transmission history storage unit when the transmission processing of the mail message is executed. A document providing program for causing a document providing apparatus to function as a storage unit.
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