JP5185176B2

JP5185176B2 - Document providing apparatus, method, and program

Info

Publication number: JP5185176B2
Application number: JP2009081014A
Authority: JP
Inventors: 太志内田
Original assignee: Fujitsu FSAS Inc
Current assignee: Fujitsu FSAS Inc
Priority date: 2009-03-30
Filing date: 2009-03-30
Publication date: 2013-04-17
Anticipated expiration: 2029-03-30
Also published as: JP2010231697A

Description

本発明は，会員間で共有するドキュメントを，取得要求に応じて提供するドキュメント提供装置，方法，およびプログラムに関する。 The present invention relates to a document providing apparatus, method, and program for providing a document shared between members in response to an acquisition request.

登録された会員からアップロードされたドキュメントを一括管理する管理サーバを設けて，会員がこの管理サーバにアクセスしてドキュメントをアップロードまたはダウンロードすることによって，会員間でドキュメントを共有するシステムが知られている。 There is a known system for sharing documents among members by providing a management server that collectively manages documents uploaded from registered members, and members accessing the management server to upload or download documents. .

このシステムでは，例えば，会員は，上記サーバのＷｅｂページ上で，アップロードされているドキュメントのアドレス情報（例えば，ドキュメントのＵＲＬ（ＵｎｉｆｏｒｍＲｅｓｏｕｒｃｅＬｏｃａｔｏｒ））を選択してダウンロード処理を行うことによって，所望のドキュメントのデータファイルを取得することができる。 In this system, for example, the member selects the address information of the uploaded document (for example, the URL (Uniform Resource Locator) of the document) on the Web page of the server and performs a desired download process. Document data files can be acquired.

また，共有されるドキュメントを管理するシステムであって，ドキュメントの閲覧または閲覧の要求があった場合に，会員が要求したドキュメントのデータファイルへアクセスできるように，要求されているドキュメントの原ドキュメントに対する識別情報（正本ＩＤ）と，要求ごとに異なる識別情報（副本ＩＤ）を生成して要求元への応答として送信するとともに，正本ＩＤと副本ＩＤとの派生関係を管理する処理と，副本ＩＤを要求されたドキュメントに付加する処理とがある（例えば，特許文献１）。 In addition, a system for managing shared documents, and when a document is requested to be viewed or viewed, the original document of the requested document can be accessed so that the data file of the requested document can be accessed by the member. The identification information (authentic ID) and the identification information (duplicate ID) that is different for each request are generated and transmitted as a response to the request source, the process of managing the derivation relationship between the authentic ID and the duplicate ID, and the duplicate ID There is a process to add to a requested document (for example, Patent Document 1).

特開２００７−００４６４９号公報JP 2007-004649 A

上記のようなドキュメント共有システムでは，管理サーバからドキュメントを取得した会員は，要求したドキュメントの版数が更新されていても，アクセス先のドキュメントは，取得要求に対応付けられた副本ＩＤにもとづいてドキュメントを送信するため，最新版のドキュメントを送信対象としていない。会員は，要求するドキュメントの最新版を取得するためには，最新版を指定して要求しなければならなかった。 In the document sharing system as described above, even if the member who acquired the document from the management server updates the version of the requested document, the access destination document is based on the duplicate ID associated with the acquisition request. Because the document is sent, the latest version of the document is not targeted for sending. In order to obtain the latest version of the requested document, the member had to specify and request the latest version.

さらに，会員が会員以外の者にドキュメントを提供する場合には，データファイルが暗号化処理されて送信されることが好ましい。しかし，添付データファイルの暗号化は，会員個々の判断に委ねられて処理されるため，暗号化を行わずにデータファイルが外部へ送信される危険性があり，セキュリティ上問題となる。 Further, when a member provides a document to a person other than the member, it is preferable that the data file is transmitted after being encrypted. However, since the encryption of the attached data file is handled by each member's judgment, there is a risk that the data file is transmitted to the outside without performing the encryption, which is a security problem.

本願発明の目的は，ユーザがドキュメントの版数を意識しなくても，要求されたドキュメントの最新版のデータファイルを取得できるように，データファイルを送信するドキュメント提供装置を実現することである。 An object of the present invention is to realize a document providing apparatus that transmits a data file so that a user can acquire a data file of the latest version of a requested document without being aware of the version number of the document.

また，本願発明の他の目的は，ドキュメントの送信先に応じて，送信するデータファイルの暗号化を自動的に行うドキュメント提供装置を実現することである。 Another object of the present invention is to realize a document providing apparatus that automatically encrypts a data file to be transmitted according to a document transmission destination.

また，本願発明の他の実施態様にもとづく他の目的は，上記ドキュメント提供装置において実行される処理方法を提供することである。 Another object based on another embodiment of the present invention is to provide a processing method executed in the document providing apparatus.

さらに，本願発明の他の実施態様にもとづく他の目的は，コンピュータを上記ドキュメント提供装置として機能させるためのプログラムを提供することである。 Furthermore, another object based on another embodiment of the present invention is to provide a program for causing a computer to function as the document providing apparatus.

本願において開示されるドキュメント提供装置は，提供対象のドキュメントごとに，各バージョンに対応する一または複数のデータファイルを記憶するドキュメント記憶部と，会員であるユーザの識別情報と送信先とを含むユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と，ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する送信履歴記憶部とを備える。 A document providing apparatus disclosed in the present application includes a document storage unit that stores one or a plurality of data files corresponding to each version for each document to be provided, a user including identification information of a user who is a member, and a transmission destination A user information storage unit that stores information; and a transmission history storage unit that stores history information of document transmission processing.

さらに，上記のドキュメント提供装置は，ドキュメントのデータファイルを所定数になるまで複製して，複製したデータファイルに，データファイルを一意に識別するデータ識別情報を付与して，このデータ識別情報をデータファイル出力時に可視状態となる設定を行ってデータファイルを埋め込む処理と，ドキュメントのバージョンごとに複製された一または複数のデータファイルを前記ドキュメント記憶部に格納する処理と，取得要求されたドキュメントとして取り出され送信処理されたデータファイルを削除する処理とを行うドキュメント管理部と，ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて，ユーザ情報をもとに前記送信先が会員であるかを判定する取得要求判定部と，
送信先が会員である場合に，ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのデータファイルを１つ取り出し，取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して会員の送信先へ送信するドキュメント送信部と，送信先が会員ではない場合に，ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新バージョンのデータファイルを１つ取り出して，取り出したデータファイルを暗号化し，暗号化の復号用情報を生成する処理と，暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと，復号用情報を記したメールメッセージとを生成して，生成した２つのメールメッセージを送信先へ送信する処理とを行う暗号化ドキュメント送信部と，メールメッセージの送信処理が実行された場合に，送信日時と，送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と，メールメッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する履歴情報蓄積部とを備える。 Further, the document providing apparatus duplicates document data files until a predetermined number is reached, assigns data identification information for uniquely identifying the data files to the duplicated data files, and uses the data identification information as data. A process for embedding a data file by setting it to be visible when outputting a file, a process for storing one or a plurality of data files copied for each version of a document in the document storage unit, and retrieving as a requested document An acquisition request for receiving a document management unit that performs processing for deleting a data file that has been transmitted and receiving a document acquisition request and a transmission destination, and determining whether the transmission destination is a member based on user information A determination unit;
When the transmission destination is a member, one data file of the latest version of the document requested for acquisition is extracted from the document storage unit, and an e-mail message with the extracted data file attached is generated and transmitted to the member transmission destination. If the document sending unit and the destination are not members, retrieve one data file of the latest version of the requested document from the document storage unit, encrypt the retrieved data file, and provide decryption information for encryption. An encrypted document that performs the process to generate, the mail message with the encrypted data file attached, and the mail message with the decryption information, and the process to send the two generated mail messages to the destination Sent when the sending part and mail message send processing are executed Comprises a time, the data identification information transmitted processed data file, a history information storage unit for storing history information including a transmission destination of the mail message to the transmission history storage unit.

上記のドキュメント提供装置は以下のように動作する。 The document providing apparatus operates as follows.

ドキュメント提供装置のドキュメント管理部が，ドキュメントの各バージョンのデータファイルを所定数になるまで複製して，さらに，データファイルを一意に識別するデータ識別情報をデータファイルに付与し，このデータ識別情報を，データファイル出力時に可視状態となる設定を行ってデータファイルに埋め込む。そして，複製した一または複数のデータファイルをドキュメントおよびバージョンに対応付けてドキュメント記憶部に格納する。 The document management unit of the document providing apparatus copies the data files of each version of the document until a predetermined number is reached, and further assigns data identification information for uniquely identifying the data file to the data file. , Set to be visible when the data file is output and embed it in the data file. Then, the copied one or more data files are stored in the document storage unit in association with the document and version.

取得要求判定部は，ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けると，ユーザ情報をもとに送信先が会員であるかを判定する。 When receiving the document acquisition request and the transmission destination, the acquisition request determination unit determines whether the transmission destination is a member based on the user information.

送信先が会員である場合に，ドキュメント送信部は，ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのデータファイルを１つ取り出す。そして，取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して，受け付けた送信先へメール送信を行う。 When the transmission destination is a member, the document transmission unit retrieves one data file of the latest version of the document requested for acquisition from the document storage unit. Then, a mail message with the extracted data file attached is generated, and the mail is transmitted to the accepted transmission destination.

送信先が会員ではない場合に，暗号化ドキュメント送信部は，ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのデータファイルを１つ取り出して，取り出したデータファイルを暗号化する。さらに，暗号化の復号用情報を生成し，暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと，復号用情報を記した別のメールメッセージとを生成する。そして，受け付けた送信先へ，これらのメールメッセージを送信する。 When the transmission destination is not a member, the encrypted document transmission unit extracts one data file of the latest version of the document requested to be acquired from the document storage unit, and encrypts the extracted data file. Further, decryption information for encryption is generated, and a mail message attached with the encrypted data file and another mail message in which the decryption information is described are generated. Then, these mail messages are transmitted to the accepted transmission destination.

ドキュメント管理部は，取得要求されたドキュメントとして取り出され，送信処理されたデータファイルを，ドキュメント記憶部から削除する。また，履歴情報蓄積部は，メールメッセージの送信処理が行われると，送信処理の送信日時と，送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と，メッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する。 The document management unit deletes the data file that has been taken out as a requested document and has been subjected to transmission processing from the document storage unit. In addition, when the mail message transmission process is performed, the history information storage unit stores the history information including the transmission date and time of the transmission process, the data identification information of the data file subjected to the transmission process, and the message transmission destination. Accumulate in the department.

上記のドキュメント提供装置のドキュメント送信部は，送信先が会員である場合に，ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのデータファイルを１つ特定し，特定したデータファイルへのアドレス情報を生成して，アドレス情報を含む第１のメッセージを生成して会員の送信先へ送信することができる。 When the transmission destination is a member, the document transmission unit of the document providing apparatus identifies one data file of the latest version of the document requested to be acquired from the document storage unit, and address information to the identified data file Can be generated and a first message including address information can be generated and transmitted to the transmission destination of the member.

この場合に，ドキュメント管理部は，送信されたアドレス情報を通じて，特定されたデータファイルが送信処理された後，送信処理されたデータファイルをドキュメント記憶部から削除する。 In this case, the document management unit deletes the data file subjected to the transmission process from the document storage unit after the identified data file is subjected to the transmission process through the transmitted address information.

上記のドキュメント提供装置によれば，会員が単にドキュメントを指定して取得要求をした場合であっても，ドキュメント記憶部に記憶されている最新のバージョンのドキュメントのデータファイルを送信するので，会員は，バージョンを意識することなく最新のドキュメントを取得することができる。 According to the above document providing apparatus, even if the member simply specifies the document and makes an acquisition request, the data file of the latest version of the document stored in the document storage unit is transmitted. , The latest document can be acquired without being aware of the version.

また，ドキュメントの送信先が予め登録された会員ではない場合に，送信処理するデータファイルを自動的に暗号化して，メールメッセージに添付して送信するとともに，復号用情報を記したメールメッセージをも送信する。よって，情報漏洩の危険性を低くすることができる。 In addition, when the destination of the document is not a registered member, the data file to be sent is automatically encrypted and sent as an attachment to the email message, and an email message with decryption information is also included. Send. Therefore, the risk of information leakage can be reduced.

本発明の一実施形態におけるドキュメント提供装置の構成例を示す図である。It is a figure which shows the structural example of the document provision apparatus in one Embodiment of this invention. ユーザ情報記憶部に記憶されるユーザ情報の例を示す図である。It is a figure which shows the example of the user information memorize | stored in a user information storage part. ドキュメント記憶部に記憶されている情報の例を示す図である。It is a figure which shows the example of the information memorize | stored in the document memory | storage part. 送信履歴記憶部に記憶される履歴情報の例を示す図である。It is a figure which shows the example of the log | history information memorize | stored in a transmission log | history memory | storage part. メール送信要求画面の例を示す図である。It is a figure which shows the example of a mail transmission request screen. 各ドキュメントの取得要求数の例を示す図である。It is a figure which shows the example of the acquisition request number of each document. アドレス情報が組み込まれたメールメッセージの例を示す図である。It is a figure which shows the example of the mail message in which address information was integrated. データファイルが添付されたメールメッセージの例を示す図である。It is a figure which shows the example of the mail message to which the data file was attached. パスワード情報の例を示す図である。It is a figure which shows the example of password information. 暗号化データファイルが添付されたメールメッセージおよびパスワードが記されたメールメッセージの例を示す図である。It is a figure which shows the example of the mail message in which the encryption data file was attached, and the mail message in which the password was described. ドキュメント保存処理の処理フロー例を示す図である。It is a figure which shows the example of a processing flow of a document preservation | save process. メール送信によるドキュメントの取得要求に対する処理フローの例を示す図である。It is a figure which shows the example of the processing flow with respect to the acquisition request of the document by mail transmission. ステップＳ１３のアドレス情報送信処理の処理フロー例を示す図である。It is a figure which shows the example of a processing flow of the address information transmission process of step S13. ステップＳ１４の添付ファイル送信処理の処理フロー例を示す図である。It is a figure which shows the example of a processing flow of an attached file transmission process of step S14.

図１は，本発明の実施の形態の一例におけるドキュメント提供装置の構成例を示す図である。 FIG. 1 is a diagram showing a configuration example of a document providing apparatus in an example of an embodiment of the present invention.

図１のドキュメント提供装置１は，ドキュメントを保存しておき，ユーザの要求に応じてドキュメントを提供するサーバ装置である。 The document providing apparatus 1 in FIG. 1 is a server apparatus that stores a document and provides the document in response to a user request.

ドキュメント提供装置１は，ユーザが使用する端末であって，メール送受信を含むデータ通信機能を備える端末３と，ネットワーク２を介してデータ通信を行う。 The document providing apparatus 1 performs data communication via a network 2 with a terminal 3 used by a user and having a data communication function including mail transmission / reception.

会員または準会員は，予め登録されたユーザの区分である。登録されていないユーザを非会員とする。 A member or associate member is a classification of a user registered in advance. Unregistered users are non-members.

会員は，ドキュメント提供装置１が提供するドキュメントを，アドレス情報を用いたＨＴＴＰ通信により，または，ドキュメントのデータファイルを添付したメール通信により，取得することができる。また，会員は，非会員へドキュメントを配布することができる。 The member can acquire the document provided by the document providing apparatus 1 by HTTP communication using address information or by mail communication to which a document data file is attached. Members can also distribute documents to non-members.

準会員は，ドキュメント提供装置１が提供するドキュメントを，データファイルを添付したメール通信により取得することができる。 The associate member can acquire a document provided by the document providing apparatus 1 by mail communication with a data file attached.

図１中，端末３は，ドキュメントをドキュメント提供装置１へアップロードする会員が使用する会員端末３０，ドキュメント提供装置１のドキュメントを要求する会員が使用する会員端末３１，準会員が使用する準会員端末３２，非会員の非会員端末３３として示す。 In FIG. 1, a terminal 3 includes a member terminal 30 used by a member who uploads a document to the document providing apparatus 1, a member terminal 31 used by a member who requests the document of the document providing apparatus 1, and an associate member terminal used by an associate member. 32, as a non-member non-member terminal 33.

ドキュメント提供装置１は，ユーザ情報記憶部１０，ドキュメント記憶部１１，送信履歴記憶部１２，取得要求判定部１３，ドキュメント管理部１４，送信部１５，および履歴情報蓄積部１６を備える。 The document providing device 1 includes a user information storage unit 10, a document storage unit 11, a transmission history storage unit 12, an acquisition request determination unit 13, a document management unit 14, a transmission unit 15, and a history information storage unit 16.

ユーザ情報記憶部１０は，ユーザの識別情報と送信先と会員または準会員を示す区分とを含むユーザ情報を記憶する。 The user information storage unit 10 stores user information including user identification information, a transmission destination, and a classification indicating a member or associate member.

図２は，ユーザ情報記憶部１０に記憶されるユーザ情報の例を示す図である。 FIG. 2 is a diagram illustrating an example of user information stored in the user information storage unit 10.

ユーザ情報は，会員または準会員として登録されているユーザの識別情報であるユーザＩＤ，ユーザの氏名，会員または準会員の区分，送信先を示すメールアドレスを含む。 The user information includes a user ID which is identification information of a user registered as a member or associate member, a user name, a member or associate member classification, and an e-mail address indicating a transmission destination.

ドキュメント記憶部１１は，提供対象のドキュメントごとに，前記ドキュメントの各バージョンに対応する一または複数のデータファイル，および管理情報を含むドキュメント情報を記憶する。 The document storage unit 11 stores, for each document to be provided, document information including one or a plurality of data files corresponding to each version of the document and management information.

図３は，ドキュメント記憶部１１に記憶されているドキュメント情報の例を示す図である。 FIG. 3 is a diagram illustrating an example of document information stored in the document storage unit 11.

ドキュメント情報は，保存されている各ドキュメントを一意に識別する情報である「ドキュメントＩＤ」，ドキュメントのバージョンに対応して複製された各データファイルを，全体で一意に識別する情報である「データＩＤ」，ドキュメントのバージョンを示す「版数」，ドキュメントのデータファイルとなる「ドキュメント本体」，ドキュメントのデータファイルがアップロードされた日時の情報である「登録日」，ドキュメントに対応するデータファイルが複製された日時の情報である「作成日」を含む。 The document information includes “document ID” which is information for uniquely identifying each stored document, and “data ID” which is information for uniquely identifying each data file copied corresponding to the version of the document. "Version number" that indicates the document version, "Document body" that is the document data file, "Registration date" that is the date and time when the document data file was uploaded, and the data file corresponding to the document are copied "Created date" that is the date and time information.

ここで，データＩＤとして，グローバル一意識別子（ＧＵＩＤ）を使用する。 Here, a globally unique identifier (GUID) is used as the data ID.

ドキュメント本体は，ドキュメントの本体となるデータであって，付与されたデータＩＤが，出力時に可視状態となるように設定されて，例えばドキュメントのヘッダ部，フッタ部に埋め込まれている。ドキュメント本体は，メールへ添付されるデータファイルとなるデータである。 The document body is data that is the body of the document, and the assigned data ID is set so as to be visible at the time of output, and is embedded in, for example, the header portion and footer portion of the document. The document body is data that becomes a data file attached to an e-mail.

図３において，ドキュメントＩＤ“ｄ５５５５”が初めてアップロードされると，版数“ｖ１”が設定され，ドキュメント本体（データファイル）が所定数まで複製される。そして，各ドキュメントに対してデータＩＤが付与される。例えば，ドキュメント“ｄ５５５５”のドキュメント本体には，それぞれ，データＩＤ“ＵＩＤ１１１”，“ＵＩＤ１１２”，“ＵＩＤ１１３”が埋め込まれる。 In FIG. 3, when the document ID “d5555” is uploaded for the first time, the version number “v1” is set, and the document body (data file) is duplicated up to a predetermined number. A data ID is assigned to each document. For example, the data IDs “UID111”, “UID112”, and “UID113” are embedded in the document body of the document “d5555”, respectively.

その後にドキュメント“ｄ５５５５”が改版され，再アップロードされると，版数“ｖ２”が設定され，同様に，ドキュメント本体（データファイル）が所定数まで複製される。改版されたドキュメント“ｄ５５５５”のドキュメント本体には，それぞれ，データＩＤ“ＵＩＤ１１４”，“ＵＩＤ１１５”，“ＵＩＤ１１６”が埋め込まれる。 Thereafter, when the document “d5555” is revised and re-uploaded, the version number “v2” is set, and similarly, the document body (data file) is duplicated up to a predetermined number. Data IDs “UID114”, “UID115”, and “UID116” are embedded in the document body of the revised document “d5555”, respectively.

送信履歴記憶部１２は，ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する。 The transmission history storage unit 12 stores history information of document transmission processing.

図４は，送信履歴記憶部１２に記憶される履歴情報の例を示す図である。 FIG. 4 is a diagram illustrating an example of history information stored in the transmission history storage unit 12.

履歴情報は，送信処理が実行された日時を示す「送信日時」，取得要求されたドキュメントを示す「ドキュメントＩＤ」，送信処理されたドキュメント本体を示す「データＩＤ」，送信処理の送信先を示す「送信先」を含む。 The history information indicates a “transmission date and time” indicating the date and time when the transmission process was executed, a “document ID” indicating the document requested to be acquired, a “data ID” indicating the document body subjected to the transmission process, and a transmission destination of the transmission process Includes "destination".

取得要求判定部１３は，ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて，ユーザ情報記憶部１０の情報をもとに，送信先が，会員，準会員，または非会員であるかを判定する。 The acquisition request determination unit 13 receives a document acquisition request and a transmission destination, and determines whether the transmission destination is a member, an associate member, or a nonmember based on information in the user information storage unit 10.

取得要求判定部１３が受け付ける取得要求と送信先は，端末３に表示されるメール送信によるドキュメント取得要求画面（メール送信要求画面）において入力された情報である。 The acquisition request and the transmission destination received by the acquisition request determination unit 13 are information input on a document acquisition request screen (mail transmission request screen) by mail transmission displayed on the terminal 3.

図５は，メール送信によるドキュメントの取得要求を行う会員端末３１，３２のブラウザに表示されるメール送信要求画面１００の例を示す図である。 FIG. 5 is a diagram showing an example of a mail transmission request screen 100 displayed on the browsers of the member terminals 31 and 32 that make a document acquisition request by mail transmission.

図５のメール送信要求画面１００は，会員または準会員がアクセス可能なＷｅｂページの一部として用意されている。 The mail transmission request screen 100 in FIG. 5 is prepared as a part of a Web page accessible to members or associate members.

メール送信要求画面１００は，要求可能なドキュメントを示すドキュメントリスト１０１，ドキュメントが複数の版数を持つ場合にバージョンを指定するバージョン指定１０２，メール送信の送信先となるメールアドレスを入力する送信先１０３，添付ファイルによる要求またはアドレス情報による要求を指定する選択指定１０４，および取得要求の発行を指示するメール送信ボタン１０５を備える。 A mail transmission request screen 100 includes a document list 101 indicating requestable documents, a version designation 102 for designating a version when the document has a plurality of versions, and a transmission destination 103 for inputting a mail address as a transmission destination of the mail transmission. , A selection specification 104 for specifying a request by an attached file or a request by address information, and a mail transmission button 105 for instructing issue of an acquisition request.

メール送信要求画面１００のドキュメントリスト１００でドキュメントが選択され，送信先１０３にメールアドレスが入力されて，メール送信ボタン１０５が選択されると，入力情報である，取得要求とともに，ドキュメントＩＤと送信先（メールアドレス）とがドキュメント提供装置１に送信される。 When a document is selected in the document list 100 of the mail transmission request screen 100, a mail address is input to the transmission destination 103, and the mail transmission button 105 is selected, the document ID and the transmission destination together with an acquisition request, which is input information. (Email address) is transmitted to the document providing apparatus 1.

なお，バージョン指定１０２が無指定の場合には，最新のバージョンが取得要求対象となる。また，選択指定１０４の選択は，送信先１０３に入力されたアドレスが会員または非会員のいずれでもない場合には無効となる。 When the version designation 102 is not designated, the latest version is the acquisition request target. The selection of the selection designation 104 becomes invalid when the address input to the transmission destination 103 is neither a member nor a non-member.

ドキュメント管理部１４は，会員端末３０からアップロードされたドキュメントのデータファイルを複製して，複製した一または複数のデータファイルの各々に，データＩＤを付与して，このデータＩＤがドキュメントの出力時に可視状態にする設定を行って，ドキュメント本体の所定の部分に埋め込む。具体的には，付与されたデータＩＤをドキュメント本体のヘッダ部やフッダ部に追加するように，またはデータＩＤを出力時にすかし印刷するように設定する。 The document management unit 14 duplicates the data file of the document uploaded from the member terminal 30, assigns a data ID to each of the duplicated data file, and the data ID is visible when the document is output. Set to the state and embed it in a predetermined part of the document body. Specifically, the assigned data ID is set to be added to the header part or the footer part of the document body, or the data ID is set to be printed at the time of output.

ドキュメント管理部１４は，データＩＤを埋め込んだドキュメント本体を，必要な管理情報（ドキュメントＩＤ，データＩＤ，版数，作成日等）とともにドキュメント記憶部１１に格納する。 The document management unit 14 stores the document body in which the data ID is embedded together with necessary management information (document ID, data ID, version number, creation date, etc.) in the document storage unit 11.

また，ドキュメント管理部１４は，送信処理されたドキュメント本体（データファイル）をドキュメント記憶部１１から削除し，削除したドキュメント本体と同じデータを複製し，複製したドキュメント本体に新たなデータＩＤを埋め込み，ドキュメント記憶部１１に格納する。 Further, the document management unit 14 deletes the document body (data file) subjected to the transmission process from the document storage unit 11, duplicates the same data as the deleted document body, and embeds a new data ID in the duplicated document body, Stored in the document storage unit 11.

例えば，図３に示すドキュメント情報の場合に，ユーザがドキュメント“ｄ５５５５”の取得要求を行うと，最新の版数である“ｖ２”のドキュメントデータ“ＵＩＤ１１５”が添付データファイルとして送信処理される。したがって，この送信処理後に，ドキュメントデータ“ＵＩＤ１１５”がドキュメント記憶部１１から削除される。さらに，ドキュメント“ｄ５５５５”の版数“ｖ２”のドキュメント本体が複製され，データＩＤ“ＵＩＤ１１７”が付与され，埋め込まれたドキュメント本体がドキュメント記憶部１１に格納される。 For example, in the case of the document information shown in FIG. 3, when the user makes an acquisition request for the document “d5555”, the document data “UID115” of the latest version “v2” is transmitted as an attached data file. Therefore, the document data “UID 115” is deleted from the document storage unit 11 after the transmission process. Further, the document body of the version “v2” of the document “d5555” is duplicated, assigned the data ID “UID117”, and the embedded document body is stored in the document storage unit 11.

このようなドキュメント管理部１４の処理によって，ドキュメント記憶部１１には，各ドキュメントの各バージョンについて，所定数複製された，提供用のドキュメント本体（データファイル）が維持されることになる。 As a result of such processing by the document management unit 14, the document storage unit 11 maintains a document body (data file) for provision, which is a predetermined number of copies for each version of each document.

また，ドキュメント管理部１４は，送信履歴記憶部１２の履歴情報から，ドキュメント単位の取得要求数，または全取得要求数に対する各ドキュメントの取得要求数の割合等を算出する。そして，算出結果にもとづいて，ドキュメント本体（データファイル）の複製数を増加または減少させる。 Further, the document management unit 14 calculates the number of acquisition requests for each document or the ratio of the number of acquisition requests for each document to the total number of acquisition requests from the history information in the transmission history storage unit 12. Based on the calculation result, the number of copies of the document body (data file) is increased or decreased.

図６は，各ドキュメントの取得要求数の例を示す図である。 FIG. 6 is a diagram illustrating an example of the number of acquisition requests for each document.

図６に示すように，ドキュメント“ｄ５５５５”，“ｄ７７７７”，“ｄ６６６６”の順に取得要求数が多い場合に，ドキュメント管理部１４は，ドキュメント“ｄ５５５５”を所定数より多めに複製し，ドキュメント“ｄ７７７７”を所定数で複製し，その他のドキュメントを所定数より少なめに複製する。これによって，取得要求傾向にもとづいた効率的なドキュメントの保持を行うことができる。 As shown in FIG. 6, when the number of acquisition requests is large in the order of the documents “d5555”, “d7777”, and “d6666”, the document management unit 14 duplicates the document “d5555” more than a predetermined number, d777 "is duplicated by a predetermined number, and other documents are duplicated by a smaller number than the predetermined number. This makes it possible to hold documents efficiently based on acquisition request trends.

送信部１５は，ドキュメントの取得要求をしたユーザに対して，ドキュメントへのアドレス情報またはデータファイルを送信する。 The transmission unit 15 transmits address information or a data file to the document to the user who has requested acquisition of the document.

送信部１５は，アドレス情報送信部１５１，ドキュメント送信部１５２，暗号化ドキュメント送信部１５３を備える。 The transmission unit 15 includes an address information transmission unit 151, a document transmission unit 152, and an encrypted document transmission unit 153.

アドレス情報送信部１５１は，受け付けた取得要求について，送信先が会員であり，アドレス情報による取得が選択されている場合に，ドキュメント記憶部１１から，取得要求されたドキュメントの最新のバージョンのドキュメント本体（データファイル）を１つ特定し，特定したデータファイルへのアドレス情報を生成して，アドレス情報が組み込まれたメッセージを生成して受け付けた送信先（会員端末３１）へ送信する。 For the received acquisition request, the address information transmission unit 151 receives the document body of the latest version of the document requested for acquisition from the document storage unit 11 when the transmission destination is a member and acquisition by address information is selected. One (data file) is identified, address information for the identified data file is generated, and a message incorporating the address information is generated and transmitted to the accepted transmission destination (member terminal 31).

図７は，アドレス情報が組み込まれたメールメッセージの例を示す図である。 FIG. 7 is a diagram showing an example of a mail message in which address information is incorporated.

例えば，図２に示すユーザ情報から，送信先として指定されたメールアドレス“ａａａ＠ｂｂｂ．ｃｏｍ”が会員のものであると判定された場合に，取得要求されたドキュメント“ｄ５５５５”の最新版（ｖ２）のデータファイルが１つ特定される。そして，特定されたデータファイル（データＩＤ“ＵＩＤ１１５”）へのアドレス情報が組み込まれた第１のメッセージが生成される。 For example, when it is determined from the user information shown in FIG. 2 that the mail address “[email protected]” designated as the transmission destination belongs to the member, the latest version of the document “d5555” requested to be acquired ( One data file of v2) is specified. Then, a first message in which address information for the specified data file (data ID “UID115”) is incorporated is generated.

ドキュメント送信部１５２は，受け付けた取得要求において入力された送信先が会員または準会員である場合に，ドキュメント記憶部１１から，取得要求されたドキュメントの最新のバージョンに対応するドキュメント本体（データファイル）を１つ取り出す。そして，取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して，このメールメッセージを受け付けた送信先（会員端末３１，準会員端末３２）へ送信する。 When the transmission destination input in the received acquisition request is a member or associate member, the document transmission unit 152 receives a document body (data file) corresponding to the latest version of the document requested for acquisition from the document storage unit 11. Take one out. Then, a mail message with the extracted data file attached is generated and transmitted to the transmission destination (member terminal 31 and associate member terminal 32) that accepted the mail message.

図８は，データファイルが添付されたメッセージの例を示す図である。 FIG. 8 is a diagram illustrating an example of a message to which a data file is attached.

例えば，図２に示すユーザ情報から，送信先として指定されたメールアドレス“ｘｘｘ＠ｂｂｂ．ｃｏｍ”の区分が準会員であると判定された場合に，取得要求されたドキュメント“ｄ５５５５”の最新版（ｖ２）のデータファイルが１つ取り出されると，取り出されたデータファイル（データＩＤ“ＵＩＤ１１６”）を添付したメールメッセージが生成される。 For example, when it is determined from the user information shown in FIG. 2 that the category of the e-mail address “[email protected]” specified as the destination is an associate member, the latest version of the document “d5555” requested to be acquired When one data file (v2) is extracted, a mail message with the extracted data file (data ID “UID 116”) attached is generated.

暗号化ドキュメント送信部１５３は，受け付けた取得要求において送信先が，ユーザ情報記憶部１０の情報に登録されていないものである場合に，この送信先を非会員と判定し，ドキュメント記憶部１１から，取得要求されたドキュメントの最新バージョンに対応するドキュメント本体（データファイル）を１つ取り出す。そして，取り出したデータファイルを暗号化し，この暗号化処理の復号用情報（パスワード）を生成し，暗号化したデータファイルのデータＩＤと，生成したパスワードとの対応を示すパスワード情報を，ドキュメント記憶部１１に格納する。 If the transmission destination is not registered in the information of the user information storage unit 10 in the received acquisition request, the encrypted document transmission unit 153 determines that this transmission destination is a non-member, and from the document storage unit 11 , One document body (data file) corresponding to the latest version of the requested document is retrieved. Then, the extracted data file is encrypted, decryption information (password) for the encryption process is generated, and password information indicating the correspondence between the data ID of the encrypted data file and the generated password is stored in the document storage unit. 11.

図９は，パスワード情報の例を示す図である。 FIG. 9 is a diagram illustrating an example of password information.

パスワード情報には，暗号化ドキュメント送信部１５３が，要求対象のドキュメントとして取り出され，暗号化されたデータＩＤ（“ＵＩＤ１１７”）と，その復号情報であるパスワード（１２３４５６）が対応付けて記録される。 In the password information, the encrypted document transmission unit 153 is extracted as a requested document, and the encrypted data ID (“UID 117”) and the password (123456) that is the decryption information are recorded in association with each other. .

そして，暗号化ドキュメント送信部１５３は，暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと，パスワードを記したメールメッセージとを生成して，これらのメッセージを，受け付けた送信先（非会員端末３２）へ送信する。 Then, the encrypted document transmission unit 153 generates a mail message with the encrypted data file attached and a mail message with a password, and sends these messages to the received transmission destination (non-member terminal 32). Send.

図１０（Ａ）は，暗号化データファイルが添付されたメールメッセージ例，および図１０（Ｂ）は，パスワードが記されたメールメッセージの例を示す図である。 FIG. 10A shows an example of a mail message with an encrypted data file attached, and FIG. 10B shows an example of a mail message with a password.

図１０（Ａ）に示すように，例えば，図２に示すユーザ情報から，送信先として指定されたメールアドレス“ｘｙｚ＠ｘｙｚ．ｃｏｍ”が非会員であると判定された場合に，取得要求されたドキュメント“ｄ５５５５”の最新版（ｖ２）のデータファイルが１つ取り出されると，取り出されたデータファイル（データＩＤ“ＵＩＤ１１７”）を暗号化し，暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージが生成される。 As shown in FIG. 10A, for example, when it is determined from the user information shown in FIG. 2 that the mail address “[email protected]” designated as the transmission destination is a non-member, an acquisition request is made. When one data file of the latest version (v2) of the document “d5555” is extracted, an e-mail message is generated by encrypting the extracted data file (data ID “UID117”) and attaching the encrypted data file. The

さらに，図１０（Ｂ）に示すように，データファイル（データＩＤ“ＵＩＤ１１７”）に対する復号化のパスワード（１２３４５６７）をメール本文に記したメールメッセージが生成される。 Further, as shown in FIG. 10B, a mail message is generated in which the decryption password (1234567) for the data file (data ID “UID117”) is written in the mail body.

このように，暗号化ドキュメント送信部１５３が，送信先に応じて添付するデータファイルに自動的に暗号化処理を行うために，情報漏洩の危険性を軽減することができる。 As described above, since the encrypted document transmission unit 153 automatically performs encryption processing on the attached data file according to the transmission destination, the risk of information leakage can be reduced.

また，ドキュメントの取得要求時に，会員が，暗号化データファイルを復号する際のパスワードを設定できるようにしてもよい。 In addition, when a document acquisition request is made, a member may be able to set a password for decrypting the encrypted data file.

暗号化ドキュメント送信部１５３は，ドキュメントの取得要求とともに，会員が設定したパスワードと，このパスワードを受信者に想起させるヒント情報とを取得して，パスワード情報に記録しておき，復号化のパスワードの代わりヒント情報をメール本文に記したメールメッセージを生成して送信する。 The encrypted document transmission unit 153 acquires the password set by the member and the hint information reminding the recipient of the password together with the document acquisition request, records the password in the password information, and stores the decryption password. Instead, generate and send an email message with hint information in the email body.

例えば，データファイル（データＩＤ“ＵＩＤ１１６”）を暗号化する場合に，予め，パスワードとして“０９０３２５”を，ヒント情報として“前回二人で打ち合わせを行った年月日の６桁です”を取得して，図９に示すパスワード情報に記録しておく。 For example, when encrypting a data file (data ID “UID116”), obtain “090325” as the password and “six digits of the date of the last two meetings” as hint information. The password information shown in FIG. 9 is recorded.

そして，データファイル（データＩＤ“ＵＩＤ１１６”）の暗号化処理において“０９０３２５”をパスワードとして使用する。また，ヒント情報として“前回二人で打ち合わせを行った年月日の６桁です”をメール本文に記したメールメッセージを生成して送信する。 Then, “090325” is used as the password in the encryption process of the data file (data ID “UID116”). In addition, a mail message in which “6 digits of the date when the previous meeting was held” is written as the hint information in the mail body is generated and transmitted.

これにより，暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと，パスワードを本文に記したメールメッセージとが本来の受信者ではない者に誤って送信されても，データファイルを復号することができず，セキュリティをより強化させることができる。 As a result, even if an e-mail message with an encrypted data file attached and an e-mail message with a password in the body are sent by mistake to a person who is not the original recipient, the data file cannot be decrypted. Security can be further strengthened.

また，アドレス情報送信部１５１，ドキュメント送信部１５２，および暗号化ドキュメント送信部１５３は，自動的に最新バージョンのデータファイルを取り出すため，ユーザは，バージョンを意識することなくドキュメントの取得要求をすることができる。 In addition, since the address information transmission unit 151, the document transmission unit 152, and the encrypted document transmission unit 153 automatically extract the latest version of the data file, the user makes a document acquisition request without being aware of the version. Can do.

さらに，アドレス情報送信部１５１，ドキュメント送信部１５２，および暗号化ドキュメント送信部１５３は，取得要求にドキュメントのバージョン指定が含まれている場合に，ドキュメント記憶部１１から，バージョン指定で指定されたバージョンに対応するデータファイルを１つ取り出すことができる。これにより，ユーザは，所望するバージョンのドキュメントを取得することもできる。 Further, the address information transmission unit 151, the document transmission unit 152, and the encrypted document transmission unit 153 receive the version specified by the version specification from the document storage unit 11 when the acquisition request includes the version specification of the document. One data file corresponding to can be extracted. As a result, the user can also obtain a desired version of the document.

履歴情報蓄積部１６は，メールメッセージの送信処理が実行された場合に，その送信処理の「送信日時」，前記送信処理されたデータファイルの「データＩＤ」，メッセージの送信先等を含む履歴情報を送信履歴記憶部１２に蓄積する。 When the mail message transmission process is executed, the history information storage unit 16 includes history information including the “transmission date and time” of the transmission process, the “data ID” of the data file subjected to the transmission process, the transmission destination of the message, and the like. Are stored in the transmission history storage unit 12.

履歴情報蓄積部１６に履歴情報を蓄積することによって，送信されたドキュメントのデータファイルを一意に識別することができ，また，その送信先を特定することができるため，ドキュメント提供装置１が提供したドキュメントの漏洩事故が発生した場合に，どの提供者へ提供されたものであるかを特定することができる。 Since the history information is stored in the history information storage unit 16, the data file of the transmitted document can be uniquely identified, and the transmission destination can be specified. If a document leakage accident occurs, it is possible to specify to which provider the document was provided.

以下に，ドキュメント提供装置１の処理の流れを説明する。 Below, the flow of processing of the document providing apparatus 1 will be described.

まず，ドキュメントのアップロード時のドキュメント保存処理を説明する。 First, document storage processing when uploading a document will be described.

図１１は，ドキュメント保存処理の処理フロー例を示す図である。 FIG. 11 is a diagram illustrating a processing flow example of the document storing process.

ドキュメント提供装置１のドキュメント管理部１４は，会員端末３０からアップロードされたドキュメントを取得すると（ステップＳ１），取得したドキュメントとその管理情報とをドキュメント記憶部１１に格納するとともに，取得したドキュメントを所定数複製する（ステップＳ２）。そして，ドキュメント管理部１４は，複製した各ドキュメントのドキュメント本体にデータＩＤを埋め込み，バイナリ形式でドキュメント記憶部１１に保存する（ステップＳ３）。 When the document management unit 14 of the document providing apparatus 1 acquires the document uploaded from the member terminal 30 (step S1), the document management unit 14 stores the acquired document and its management information in the document storage unit 11, and stores the acquired document in a predetermined manner. Several copies are made (step S2). Then, the document management unit 14 embeds a data ID in the document body of each copied document and stores it in the document storage unit 11 in binary format (step S3).

次に，メール送信によるドキュメント取得要求を受け付けた場合の処理を説明する。 Next, processing when a document acquisition request by mail transmission is received will be described.

図１２は，メール送信によるドキュメントの取得要求に対する処理フローの例を示す図である。 FIG. 12 is a diagram illustrating an example of a processing flow for a document acquisition request by mail transmission.

ドキュメント提供装置１の取得要求判定部１３は，端末３（３１，３２）から，ドキュメントの取得要求を受け付け，ドキュメントＩＤと送信先とを取得する（ステップＳ１０）。取得要求判定部１３は，ユーザ情報をもとに，送信先に入力されたメールアドレスが会員であるかを判定する（ステップＳ１１）。送信先のメールアドレスが会員でなければ（ステップＳ１１のＮＯ），ステップＳ１４の添付ファイル送信処理へ進む。一方，送信先のメールアドレスが会員であれば（ステップＳ１１のＹＥＳ），ステップＳ１２の処理へ進む。 The acquisition request determination unit 13 of the document providing apparatus 1 receives a document acquisition request from the terminal 3 (31, 32), and acquires a document ID and a transmission destination (step S10). The acquisition request determination unit 13 determines whether the email address input to the transmission destination is a member based on the user information (step S11). If the destination mail address is not a member (NO in step S11), the process proceeds to the attached file transmission process in step S14. On the other hand, if the destination mail address is a member (YES in step S11), the process proceeds to step S12.

取得要求判定部１３は，メール送信要求画面１００の選択指定１０４で，アドレス情報が選択されているかを判定し（ステップＳ１２），選択指定１０４でアドレス情報が選択されていれば（ステップＳ１２のＹＥＳ），ステップＳ１３のアドレス情報送信処理へ進み，選択指定１０４でアドレス情報が選択されていなければ（ステップＳ１２のＮＯ），ステップＳ１４の添付ファイル送信処理へ進む。 The acquisition request determination unit 13 determines whether the address information is selected in the selection designation 104 on the mail transmission request screen 100 (step S12). If the address information is selected in the selection designation 104 (YES in step S12). ), The process proceeds to the address information transmission process in step S13, and if the address information is not selected in the selection designation 104 (NO in step S12), the process proceeds to the attached file transmission process in step S14.

ステップＳ１３またはステップＳ１４の処理の後，履歴情報蓄積部１６は，実行された送信処理の履歴情報を，送信履歴記憶部１２に蓄積する（ステップＳ１５）。ドキュメント管理部１４は，送信されたドキュメントのデータファイル（データＩＤ）をドキュメント記憶部１１から削除し，削除したデータファイルを複製して新たなデータＩＤを埋め込んだデータファイルをドキュメント記憶部１１に保存して補充する（ステップＳ１６）。 After the process of step S13 or step S14, the history information storage unit 16 stores the history information of the executed transmission process in the transmission history storage unit 12 (step S15). The document management unit 14 deletes the data file (data ID) of the transmitted document from the document storage unit 11, duplicates the deleted data file, and stores the data file in which the new data ID is embedded in the document storage unit 11. To replenish (step S16).

図１３は，ステップＳ１３のアドレス情報送信処理の処理フロー例を示す図である。 FIG. 13 is a diagram illustrating a processing flow example of the address information transmission processing in step S13.

アドレス情報送信部１５１は，メール送信要求画面１００のバージョン指定１０２で，バージョンが指定されているかを判定し（ステップＳ１３１），バージョンの指定がなければ（ステップＳ１３１のＮＯ），ドキュメント記憶部１１の要求されたドキュメントの最新バージョンのデータファイルを１つ特定する（ステップＳ１３２）。バージョンの指定があれば（ステップＳ１３１のＹＥＳ），要求されたドキュメントの指定されたバージョンのデータファイルを１つ特定する（ステップＳ１３３）。 The address information transmission unit 151 determines whether a version is designated in the version designation 102 of the mail transmission request screen 100 (step S131). If no version is designated (NO in step S131), the address information transmission unit 151 determines whether the version is designated. One data file of the latest version of the requested document is specified (step S132). If the version is specified (YES in step S131), one data file of the specified version of the requested document is specified (step S133).

そして，アドレス情報送信部１５１は，特定したデータファイルへのアドレス情報を生成し（ステップＳ１３４），生成したアドレス情報を組み込んだメールメッセージを生成して，受け付けた送信先にメールメッセージを送信処理する（ステップＳ１３５）。 Then, the address information transmission unit 151 generates address information for the identified data file (step S134), generates a mail message incorporating the generated address information, and transmits the mail message to the accepted transmission destination. (Step S135).

図１４は，ステップＳ１４の添付ファイル送信処理の処理フロー例を示す図である。 FIG. 14 is a diagram illustrating a processing flow example of the attached file transmission processing in step S14.

ドキュメント送信部１５２は，メール送信要求画面１００のバージョン指定１０２で，バージョンが指定されているかを判定し（ステップＳ１４１），バージョンの指定がなければ（ステップＳ１４１のＮＯ），ドキュメント記憶部１１から，要求されたドキュメントの最新バージョンのデータファイルを１つ取得する（ステップＳ１４２）。バージョンの指定があれば（ステップＳ１４１のＹＥＳ），要求されたドキュメントの指定されたバージョンのデータファイルを１つ取得する（ステップＳ１４３）。 The document transmission unit 152 determines whether a version is specified in the version specification 102 of the mail transmission request screen 100 (step S141). If no version is specified (NO in step S141), the document storage unit 11 One data file of the latest version of the requested document is acquired (step S142). If a version is specified (YES in step S141), one data file of the specified version of the requested document is acquired (step S143).

ドキュメント送信部１５２は，送信先に入力されたメールアドレスが準会員であるかを判定する（ステップＳ１４４）。送信先のメールアドレスが準会員であれば（ステップＳ１４４のＹＥＳ），取得したデータファイルを添付したメールメッセージを作成して，受け付けた送信先にこのメールメッセージを送信処理する（ステップＳ１４５）。 The document transmission unit 152 determines whether the e-mail address input as the transmission destination is an associate member (step S144). If the destination email address is an associate member (YES in step S144), an email message with the acquired data file attached is created, and the email message is sent to the accepted destination (step S145).

送信先に入力されたメールアドレスがユーザ情報に登録されておらず，準会員でなければ（ステップＳ１４４のＮＯ），暗号化ドキュメント送信部１５３は，取得したデータファイルを暗号化し（ステップＳ１４６），暗号化を復号するためのパスワードをパスワード情報に記録する（ステップＳ１４７）。 If the e-mail address input as the transmission destination is not registered in the user information and is not an associate member (NO in step S144), the encrypted document transmission unit 153 encrypts the acquired data file (step S146), A password for decrypting the encryption is recorded in the password information (step S147).

さらに，暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージを作成して，受け付けた送信先に，このメールメッセージを送信処理する（ステップＳ１４８）。続いて，パスワードを本文内に記したメールメッセージを作成して，受け付けた送信先（同じ送信先）にメールメッセージを送信処理する（ステップＳ１４９）。 Further, a mail message with the encrypted data file attached is created, and this mail message is transmitted to the accepted transmission destination (step S148). Subsequently, a mail message in which the password is written in the text is created, and the mail message is transmitted to the accepted transmission destination (the same transmission destination) (step S149).

図１４に示す処理フローは，ドキュメント提供装置１において，送信部１５がドキュメント送信部１５２と暗号化ドキュメント送信部１５３とを有する構成例の場合の処理として説明した。 The processing flow shown in FIG. 14 has been described as processing in the configuration example in which the transmission unit 15 includes the document transmission unit 152 and the encrypted document transmission unit 153 in the document providing apparatus 1.

ドキュメント提供装置１では，送信部１５が，ドキュメント送信部１５２と暗号化ドキュメント送信部１５３の代わりに，暗号処理部を備えるドキュメント送信部１５２’を有する構成であってもよい。この場合に，図１４の処理は，暗号処理部を備えるドキュメント送信部１５２’によって実行される。 In the document providing apparatus 1, the transmission unit 15 may include a document transmission unit 152 ′ including an encryption processing unit instead of the document transmission unit 152 and the encrypted document transmission unit 153. In this case, the processing of FIG. 14 is executed by a document transmission unit 152 'having an encryption processing unit.

以上の説明では，主として本願の発明者によってなされた発明を，一実施形態としてドキュメント提供装置に適用した場合について説明したが，本願発明は，これに限定されるものではなく，その記述の主旨の範囲において種々の変形が可能であることは当然である。 In the above description, the case where the invention mainly made by the inventor of the present application is applied to the document providing apparatus as one embodiment has been described. However, the present invention is not limited to this, and the gist of the description is not limited to this. Naturally, various modifications are possible in the range.

また，一実施形態として開示したドキュメント提供装置１は，プログラムがコンピュータにより読み取られ実行されることにより，ドキュメント提供装置１が有する取得要求判定部１３，ドキュメント管理部１４，送信部１５，履歴情報蓄積部１６が実現されることによって構築することができる。このプログラムは，コンピュータが読み取り可能な，可搬媒体メモリ，半導体メモリ，ハードディスクなどの適当な記録媒体に格納することができ，これらの記録媒体に記録して提供される。または，このプログラムは，通信インタフェースを介して種々の通信網を利用した送受信により提供される。 In addition, the document providing apparatus 1 disclosed as an embodiment includes an acquisition request determination unit 13, a document management unit 14, a transmission unit 15, and history information storage that the document providing apparatus 1 has when the program is read and executed by a computer. It can be constructed by realizing the unit 16. This program can be stored in an appropriate recording medium such as a portable medium memory, a semiconductor memory, or a hard disk, which can be read by a computer, and is provided by being recorded on these recording media. Alternatively, this program is provided by transmission and reception using various communication networks via a communication interface.

１ドキュメント提供装置
１０ユーザ情報記憶部
１１ドキュメント記憶部
１２送信履歴記憶部
１３取得要求判定部
１４ドキュメント管理部
１５送信部
１５１アドレス情報送信部
１５２ドキュメント送信部
１５３暗号化ドキュメント送信部
１６履歴情報蓄積部
２ネットワーク
３端末
３０，３１会員端末
３２準会員端末
３３非会員端末 DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Document provision apparatus 10 User information memory | storage part 11 Document memory | storage part 12 Transmission history memory | storage part 13 Acquisition request determination part 14 Document management part 15 Transmission part 151 Address information transmission part 152 Document transmission part 153 Encrypted document transmission part 16 History information storage part 2 Network 3 Terminal 30, 31 Member terminal 32 Associate member terminal 33 Non-member terminal

Claims

提供対象のドキュメントごとに，前記ドキュメントの各バージョンに対応する一または複数のデータファイルを記憶するドキュメント記憶部と，
会員であるユーザの識別情報と送信先とを含むユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と，
前記ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する送信履歴記憶部と，
前記ドキュメントのデータファイルを所定数になるまで複製して，前記複製したデータファイルに，データファイルを一意に識別するデータ識別情報を付与して，前記データ識別情報を，出力時に可視状態となる設定を行って前記データファイルに埋め込む処理と，前記複製されたデータファイルを前記ドキュメントと前記バージョンとに対応付けて前記ドキュメント記憶部に格納する処理と，前記ドキュメントとして取り出され送信処理されたデータファイルを削除する処理とを行うドキュメント管理部と，
ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて，前記ユーザ情報をもとに前記送信先が会員であるかを判定する取得要求判定部と，
前記送信先が会員である場合に，前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンに対応するデータファイルを１つ取り出し，前記取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して，前記受け付けた送信先へ送信するドキュメント送信部と，
前記送信先が会員ではない場合に，前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新バージョンに対応するデータファイルを１つ取り出して，前記取り出したデータファイルを暗号化し，前記暗号化の復号用情報を生成する処理と，前記暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと，前記復号用情報を記したメールメッセージとを生成して前記受け付けた送信先へ送信する処理とを行う暗号化ドキュメント送信部と，
前記メールメッセージの送信処理が実行された場合に，送信日時と，前記送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と，前記メッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する履歴情報蓄積部とを備える
ことを特徴とするドキュメント提供装置。 A document storage unit for storing one or more data files corresponding to each version of the document for each document to be provided;
A user information storage unit for storing user information including identification information and a transmission destination of a user who is a member;
A transmission history storage unit for storing history information of the document transmission process;
The data file of the document is duplicated until a predetermined number is set, data identification information for uniquely identifying the data file is given to the duplicated data file, and the data identification information is set to be visible at the time of output. Performing the process of embedding in the data file, storing the duplicated data file in the document storage unit in association with the document and the version, and extracting and transmitting the data file as the document A document management unit that performs processing to be deleted,
An acquisition request determination unit that receives a document acquisition request and a transmission destination and determines whether the transmission destination is a member based on the user information;
When the transmission destination is a member, one data file corresponding to the latest version of the document requested to be acquired from the document storage unit is extracted, and an email message with the extracted data file attached is generated, A document sending part for sending to the accepted destination;
When the transmission destination is not a member, one data file corresponding to the latest version of the document requested to be acquired is extracted from the document storage unit, the extracted data file is encrypted, and the decryption information for the encryption An encrypted document transmission unit that performs a process of generating an e-mail message to which the encrypted data file is attached and a process of generating a mail message in which the decryption information is described and transmitting the e-mail message to the received destination When,
History information that stores history information including transmission date and time, data identification information of the data file subjected to the transmission processing, and the destination of the message in the transmission history storage unit when the transmission processing of the mail message is executed. A document providing apparatus comprising a storage unit.

前記ドキュメント送信部は，前記取得要求されたドキュメントの最新のバージョンに対応するデータファイルを１つ特定し，前記特定したデータファイルへのアドレス情報を生成して，生成したアドレス情報を組み込んだメールメッセージを生成する前記アドレス情報送信部を備える
ことを特徴とする請求項１に記載のドキュメント提供装置。 The document transmission unit identifies one data file corresponding to the latest version of the document requested for acquisition, generates address information for the identified data file, and incorporates the generated address information The document providing apparatus according to claim 1, further comprising: the address information transmission unit that generates the address information.

前記ドキュメント送信部は，前記取得要求にバージョン指定が含まれている場合に，前記バージョン指定で指定されたバージョンに対応するデータファイルを１つ取り出す
ことを特徴とする請求項１または請求項２に記載のドキュメント提供装置。 3. The document transmission unit according to claim 1, wherein when the acquisition request includes a version specification, the document transmission unit extracts one data file corresponding to the version specified by the version specification. The document providing apparatus described.

前記暗号化ドキュメント送信部は，前記取得要求にバージョン指定が含まれている場合に，前記バージョン指定で指定されたバージョンに対応するデータファイルを１つ取り出す
ことを特徴とする請求項１ないし請求項３のいずれか一項に記載のドキュメント提供装置。 The encrypted document transmission unit, when a version specification is included in the acquisition request, extracts one data file corresponding to the version specified by the version specification. 4. The document providing apparatus according to any one of 3.

前記ドキュメント管理部は，前記履歴情報から，ドキュメント単位の取得要求の傾向を算出して，前記算出の結果にもとづいて，複製するデータファイル数を増加または減少する
ことを特徴とする請求項１ないし請求項４のいずれか一項に記載のドキュメント提供装置。 The document management unit calculates a tendency of an acquisition request for each document from the history information, and increases or decreases the number of data files to be copied based on the calculation result. The document providing apparatus according to claim 4.

提供対象のドキュメントごとに，前記ドキュメントの各バージョンに対応する一または複数のデータファイルを記憶するドキュメント記憶部と，
会員であるユーザの識別情報と送信先とを含むユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と，
前記ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する送信履歴記憶部とを備えるドキュメント提供装置が実行するドキュメント提供方法であって，
前記ドキュメントのデータファイルを所定数になるまで複製し，前記複製したデータファイルに，データファイルを一意に識別するデータ識別情報を付与して，前記データ識別情報を，出力時に可視状態となる設定を行って前記データファイルに埋め込む処理過程と，
前記複製されたデータファイルを前記ドキュメントと前記バージョンとに対応付けて前記ドキュメント記憶部に格納する処理過程と，
ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて，前記ユーザ情報をもとに前記送信先が会員であるかを判定する処理過程と，
前記送信先が会員である場合に，前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンに対応するデータファイルを１つ取り出し，前記取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して，前記受け付けた送信先へ送信する処理過程と，
前記送信先が会員ではない場合に，前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新バージョンに対応するデータファイルを１つ取り出して，前記取り出したデータファイルを暗号化し，前記暗号化の復号用情報を生成する処理過程と，
前記暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと，前記復号用情報を記したメールメッセージとを生成して前記受け付けた送信先へ送信する処理過程と，
前記メールメッセージの送信処理が実行された場合に，送信日時と，前記送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と，前記メッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する処理過程と，
前記ドキュメントとして取り出され送信処理されたデータファイルを削除する処理過程とを備える
ことを特徴とするドキュメント提供方法。 A document storage unit for storing one or more data files corresponding to each version of the document for each document to be provided;
A user information storage unit for storing user information including identification information and a transmission destination of a user who is a member;
A document providing method executed by a document providing apparatus comprising a transmission history storage unit that stores history information of the document transmission process,
The document data files are duplicated until a predetermined number is reached, data identification information for uniquely identifying the data files is given to the duplicated data files, and the data identification information is set to be visible when output. A process of performing and embedding in the data file;
A process of storing the duplicated data file in the document storage unit in association with the document and the version;
A process of accepting a document acquisition request and a destination and determining whether the destination is a member based on the user information;
When the transmission destination is a member, one data file corresponding to the latest version of the document requested to be acquired from the document storage unit is extracted, and an email message with the extracted data file attached is generated, A process of sending to the accepted destination;
When the transmission destination is not a member, one data file corresponding to the latest version of the document requested to be acquired is extracted from the document storage unit, the extracted data file is encrypted, and the decryption information for the encryption The process of generating
A process of generating a mail message attached with the encrypted data file and a mail message in which the decryption information is written and transmitting the mail message to the accepted destination;
A process of storing history information including a transmission date and time, data identification information of the data file subjected to the transmission process, and a destination of the message in the transmission history storage unit when the transmission process of the mail message is executed When,
A document providing method, comprising: deleting a data file that has been extracted and transmitted as the document.

コンピュータを，
提供対象のドキュメントごとに，前記ドキュメントの各バージョンに対応する一または複数のデータファイルを記憶するドキュメント記憶部と，
会員であるユーザの識別情報と送信先とを含むユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と，
前記ドキュメントの送信処理の履歴情報を記憶する送信履歴記憶部と，
前記ドキュメントのデータファイルを所定数になるまで複製して，前記複製したデータファイルに，データファイルを一意に識別するデータ識別情報を付与して，前記データ識別情報を，出力時に可視状態となる設定を行って前記データファイルに埋め込む処理と，前記複製されたデータファイルを前記ドキュメントと前記バージョンとに対応付けて前記ドキュメント記憶部に格納する処理と，前記ドキュメントとして取り出され送信処理されたデータファイルを削除する処理とを行うドキュメント管理部と，
ドキュメントの取得要求と送信先とを受け付けて，前記ユーザ情報をもとに前記送信先が会員であるかを判定する取得要求判定部と，
前記送信先が会員である場合に，前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新のバージョンに対応するデータファイルを１つ取り出し，前記取り出したデータファイルを添付したメールメッセージを生成して，前記受け付けた送信先へ送信するドキュメント送信部と，
前記送信先が会員ではない場合に，前記ドキュメント記憶部から取得要求されたドキュメントの最新バージョンに対応するデータファイルを１つ取り出して，前記取り出したデータファイルを暗号化し，前記暗号化の復号用情報を生成する処理と，前記暗号化したデータファイルを添付したメールメッセージと，前記復号用情報を記したメールメッセージとを生成して前記受け付けた送信先へ送信する処理とを行う暗号化ドキュメント送信部と，
前記メールメッセージの送信処理が実行された場合に，送信日時と，前記送信処理されたデータファイルのデータ識別情報と，前記メッセージの送信先とを含む履歴情報を送信履歴記憶部に蓄積する履歴情報蓄積部とを備える
ドキュメント提供装置として機能させるためのドキュメント提供プログラム。

Computer
A document storage unit for storing one or more data files corresponding to each version of the document for each document to be provided;
A user information storage unit for storing user information including identification information and a transmission destination of a user who is a member;
A transmission history storage unit for storing history information of the document transmission process;
The data file of the document is duplicated until a predetermined number is set, data identification information for uniquely identifying the data file is given to the duplicated data file, and the data identification information is set to be visible at the time of output. Performing the process of embedding in the data file, storing the duplicated data file in the document storage unit in association with the document and the version, and extracting and transmitting the data file as the document A document management unit that performs processing to be deleted,
An acquisition request determination unit that receives a document acquisition request and a transmission destination and determines whether the transmission destination is a member based on the user information;
When the transmission destination is a member, one data file corresponding to the latest version of the document requested to be acquired from the document storage unit is extracted, and an email message with the extracted data file attached is generated, A document sending part for sending to the accepted destination;
When the transmission destination is not a member, one data file corresponding to the latest version of the document requested to be acquired is extracted from the document storage unit, the extracted data file is encrypted, and the decryption information for the encryption An encrypted document transmission unit that performs a process of generating an e-mail message to which the encrypted data file is attached and a process of generating a mail message in which the decryption information is described and transmitting the e-mail message to the received destination When,
History information that stores history information including transmission date and time, data identification information of the data file subjected to the transmission processing, and the destination of the message in the transmission history storage unit when the transmission processing of the mail message is executed. A document providing program for causing a document providing apparatus to function as a storage unit.