JP5076982B2 - スケジュール生成装置、スケジュール生成方法、及び、スケジュール生成プログラム - Google Patents
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Description
また、スケジュール管理システムでは、期限を管理するだけでなく、開始日時と終了日時を管理できるため、電子メール等を用いて仕事の開始日時と終了日時を含めた依頼を行い、重複する仕事がない場合には自動的にスケジュールに登録する技術も知られている(特許文献2)。
これらの技術を用いることにより、依頼者と受託者との間の仕事の関係を管理することが可能であり、漏れをなくすことが可能となる。
本スケジュール生成装置は、入力された依頼案件に関する案件情報に基づいて当該依頼案件を処理するスケジュールを生成するスケジュール生成装置において、前記入力された案件情報のうち、受信者ごとの処理対象となる当該案件情報を抽出する案件情報抽出手段と、前記案件情報抽出手段が抽出した案件情報に基づいて生成された委託情報及び/又は受託情報を受け付ける情報受付手段と、前記情報受付手段が受け付けた委託情報及び/又は受託情報を格納する情報格納手段と、一の受託者が他の受託者に転送した案件情報を検出した場合、検出した前記案件情報の依頼日時及び完了予定を前記一の受託者の待機期間に変更して、前記情報格納手段が格納する委託情報及び/又は受託情報に基づいて前記依頼案件の委託と受託の関係を出力する出力手段とを備えるものである。
本スケジュール生成装置は、前記出力手段が、所定の日時における前記案件情報の委託と受託の関係及び当該案件情報の経時的な委託と受託の状態を表示するものである。
このように、本スケジュール生成装置においては、所定の日時において依頼案件の受託と委託の関係を把握することができると共に、委託と受託の経時的な状態も把握することができるため、実働状態や待機状態を明確にすることができ、スケジュール管理が行いやすくなるという効果を奏する。
本スケジュール生成装置は、前記出力手段が、前記案件情報の委託と受託の状態を異なる表示形態で表示するものである。
なお、異なる表示形態は、例えば、線図の種類、色、濃淡、点滅、ハイライト表示等区別が着く表示形態であれば何でもよい。
本スケジュール生成装置は、前記案件情報、委託情報、及び/又は、受託情報が電子メールによりやり取りされた情報であるものである。
このように、本スケジュール生成装置においては、電子メール情報に基づいて、スケジュールの生成が行われるため、電子メール情報から必要な情報を抽出することで管理者の手間を省きスケジュール管理の作業効率を上げることができるという効果を奏する。
本スケジュール生成装置は、前記依頼案件の委託先を、当該依頼案件の案件情報の内容及び/又は委託先の受託状態に基づいて決定する委託先決定手段を備えるものである。
このように、本スケジュール生成装置においては、委託先を依頼案件の案件情報の内容及び/又は委託先の受託状態に基づいて決定するため、作業に適した委託先や待機状態になっている委託先を判別して作業の割り振ることができ、作業の効率を上げることができると共に、スケジュール管理を自動で行うことができるという効果を奏する。
(1.構成と機能)
(1−1 ハードウェア構成)
図1は、本実施形態に係るスケジュール生成装置のハードウェアの構成図である。スケジュール生成装置100は、CPU(Central Processing Unit)101、RAM(Random Access Memory)102、ROM(Read Only Memory)103、フラッシュメモリ(Flash memory)104、外部記憶装置であるHD(Hard disk)105、LAN(Local Area Network)カード106、マウス107、キーボード108、ビデオカード109、このビデオカード109と電気的に接続する表示装置であるディスプレイ109a、サウンドカード110、このサウンドカード110と電気的に接続する音出力装置であるスピーカ110a及びフレキシブルディスク、CD−ROM、DVD−ROM等の記憶媒体を読み書きするドライブ111からなる。
なお、上記ハードウェア構成はあくまで一例を示したものであり、構成要素の変更をすることができるのは当然である。
図2は、本実施形態に係るスケジュール生成装置のモジュール構成図である。スケジュール生成装置100は、ネットワーク200を介してメールサーバ201と、窓口担当者用端末202、責任者用端末203、担当者用端末204〜206と通信可能な状態で接続されている。また、スケジュール生成装置100は、抽出処理部210と、委託受託情報受付処理部220と、スケジュール出力処理部230と、案件情報格納部240と、委託受託情報格納部250とを備える。
なお、図2はあくまで一例を示したものであり、当然ネットワークの構成や接続する端末は自由に変更することが可能である。
抽出処理部210は、案件情報格納部240から処理の対象となる案件情報を抽出する処理を行う。処理の対象となる案件情報とは、責任者や窓口担当者が任意に選択することができ、例えば、予め設定された期間内に依頼を受けた案件であったり、未処理の案件である。
委託受託情報格納部250は、委託受託情報受付処理部220が受け付けた委託情報や受託情報を格納するデータベースである。
以下に、本実施形態に係るスケジュール生成装置の動作を説明する。
(2−1 案件情報の格納)
図3は、メールサーバから案件情報を取得する場合の処理を示すフローチャートである。まず、メールサーバ201に保存されているメール情報から、メールID、送信(委託)者(送信者ID、委託元ID)、受信(受託)者(受信者ID、受託者ID)、送信(受信)日時等の情報を取得し(ステップS301)、作業の期限を取得する(ステップS302)。
なお、受信日時については、メールサーバ201へのアクセス記録を参照するようにしてもよいし、発信日時と同じにしてもよい。
案件情報を格納する処理についてさらに詳細に説明する。図4は、作成するスケジュールチャートと案件情報格納部の構成の一例を示す図である。図4(a)がこれから作成するスケジュールチャートの例であり、図4(b)がメール情報から取得した案件情報を格納する案件情報格納部240のデータ構成を示す。ここでは、仮に、顧客からの依頼を受け付ける窓口と商品開発責任者、開発担当者3名の間で送受信される電子メールを想定したスケジュールチャートと案件情報について説明する。
電子メールのヘッダまたは本文に、元のメールのメッセージIDを付加するなど、関連付けるための情報を加える。一般的に、転送操作を行う場合、本文の修正や変更が可能なため、ヘッダに情報を付加するよう、電子メールアプリケーションに機能を持たせることが望ましい。
1の方法と類似しているが、転送メールではなく、転送元の電子メールに情報を書き加える。
電子メールを転送する場合、転送元の本文をそのまま参照した(含んだ)状態でタイトル、本文を作成することが多い。電子メールのタイトル、本文から、部分一致検索を行い、転送された電子メールであることを識別する。尚、転送元と転送メールは、送受信の日時を比較することで、どちらが転送元かを判断できる。
仕事の関係者が全て社内に在席し、同一のメールサーバを用いている場合は、Webメール等のメールアプリケーションを共有することができる。この場合、電子メールを送受信する都度、同サーバ上に電子メールの送受信、返信、転送を記録することができる。
図5は、スケジュールを生成する処理を示すフローチャートである。まず、予め指定された期間に基づいて対象期間の取得を行い(ステップS501)、案件情報格納部240から案件情報を取得する(ステップS502)。取得した案件情報が指定された期間内であるかどうかを判定し(ステップS503)、期間内の案件であればタスクテーブルに登録する(ステップS504)。全ての案件情報について処理が完了したかどうかを判定し(ステップS505)、全ての案件について処理が完了していなければステップS502に戻って、次の案件情報を取得する。全ての案件について処理が完了していれば、次の処理に進む。
なお、図5のフローチャートにおけるタスクテーブル及び待機タスクテーブルは、図2における、委託受託情報格納部250に相当する。
第1の実施形態においては、委託先は委託者が決定して委託先に対してメールの転送を行い、その転送されたメールの情報を取得してスケジュールの生成を行ったが、本実施形態に係るスケジュール生成装置においては、案件の内容や委託先の受託状態に応じて委託先(メールの転送先)を決定する委託先決定処理部を備える構成とする。
なお、この委託先決定処理部は、スケジュール生成装置100に備えてもよいし、各担当者や責任者端末にそれぞれ備えるようにしてもよい。
101 CPU
102 RAM
103 ROM
104 フラッシュメモリ
105 HD
106 LANカード
107 マウス
108 キーボード
109 ビデオカード
109a ディスプレイ
110 サウンドカード
110a スピーカ
111 ドライブ
200 ネットワーク
201 メールサーバ
202 窓口担当者用端末
202a 窓口担当者
203 責任者用端末
203a 責任者
204〜206 担当者用端末
204a〜206a 担当者
210 抽出処理部
220 委託受託情報受付処理部
230 スケジュール出力部
240 案件情報格納部
250 委託受託情報格納部
Claims (7)
- 入力された依頼案件に関する案件情報に基づいて当該依頼案件を処理するスケジュールを生成するスケジュール生成装置において、
前記入力された案件情報のうち、受信者ごとの処理対象となる当該案件情報を抽出する案件情報抽出手段と、
前記案件情報抽出手段が抽出した案件情報に基づいて生成された委託情報及び/又は受託情報を受け付ける情報受付手段と、
前記情報受付手段が受け付けた委託情報及び/又は受託情報を格納する情報格納手段と、
一の受託者が他の受託者に転送した案件情報を検出した場合、検出した前記案件情報の依頼日時及び完了予定を前記一の受託者の待機期間に変更して、前記情報格納手段が格納する委託情報及び/又は受託情報に基づいて前記依頼案件の委託と受託の関係を出力する出力手段とを備えることを特徴とするスケジュール生成装置。
- 請求項1に記載のスケジュール生成装置において、
前記出力手段が、所定の日時における前記案件情報の委託と受託の関係及び当該案件情報の経時的な委託と受託の状態を表示することを特徴とするスケジュール生成装置。 - 請求項2に記載のスケジュール生成装置において、
前記出力手段が、前記案件情報の委託と受託の状態を異なる表示形態で表示することを特徴とするスケジュール生成装置。 - 請求項1ないし4のいずれかに記載のスケジュール生成装置において、
前記案件情報、委託情報、及び/又は、受託情報が電子メールによりやり取りされた情報であることを特徴とするスケジュール生成装置。 - 請求項1ないし4のいずれかに記載のスケジュール生成装置において、
前記依頼案件の委託先を、当該依頼案件の案件情報の内容及び/又は委託先の受託状態に基づいて決定する委託先決定手段を備えることを特徴とするスケジュール生成装置。 - コンピュータが、入力された依頼案件に関する案件情報に基づいて当該依頼案件を処理するスケジュールを生成するスケジュール生成方法において、
前記入力された案件情報のうち、受信者ごとの処理対象となる当該案件情報を抽出する案件情報抽出ステップと、
前記案件情報抽出ステップで抽出された案件情報に基づいて生成された委託情報及び/又は受託情報を受け付ける情報受付ステップと、
前記情報受付ステップで受け付けた委託情報及び/又は受託情報を格納する情報格納ステップと、
一の受託者が他の受託者に転送した案件情報を検出した場合、検出した前記案件情報の依頼日時及び完了予定を前記一の受託者の待機期間に変更して、前記情報格納ステップで格納された委託情報及び/又は受託情報に基づいて前記依頼案件の委託と受託の関係を出力する出力ステップとを含むことを特徴とするスケジュール生成方法。
- 入力された依頼案件に関する案件情報に基づいて当該依頼案件を処理するスケジュールを生成するようにコンピュータを機能させるためのスケジュール生成プログラムにおいて、
前記入力された案件情報のうち、受信者ごとの処理対象となる当該案件情報を抽出する案件情報抽出手段と、
前記案件情報抽出手段が抽出した案件情報に基づいて生成された委託情報及び/又は受託情報を受け付ける情報受付手段と、
前記情報受付手段が受け付けた委託情報及び/又は受託情報を格納する情報格納手段と、
一の受託者が他の受託者に転送した案件情報を検出した場合、検出した前記案件情報の依頼日時及び完了予定を前記一の受託者の待機期間に変更して、前記情報格納手段が格納する委託情報及び/又は受託情報に基づいて前記依頼案件の委託と受託の関係を出力する出力手段としてコンピュータを機能させるスケジュール生成プログラム。
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