JP4899718B2 - 文書処理装置および文書処理プログラム - Google Patents
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Description
また、例えば、特許文献2には、書面審議にかかる作業を迅速に行うことを課題とし、デジタル文書審議装置は、ユーザのユーザプロファイル情報を格納するユーザプロファイル情報データベースと、担当職制プロファイル情報を格納する担当職制プロファイル情報データベースと、デジタル化された審議文書に対応する業務プロセス、ユーザプロファイル情報および担当職制プロファイル情報をキーとして、テンプレートをフレームにて審議依頼者へ提供し、このテンプレートに基づいて、審議文書を作成させ、作成された審議文書の審議を審議者へ依頼する制御部とを備えていることが開示されている。
(1)4種類の統制文書の記述内容(記述詳細レベルや文書構造など)にばらつきが発生している。
(2)4種類の統制文書の記述所要工数にばらつきが発生している。
(3)本社の業務プロセス用の文書化をした後、関連会社の文書化を行うが、多くは似たプロセスとなるため重複記述が多くなる。
(4)前述(3)の解決方法として、コピーして作成する方法があるが、文書化プロセスには、会社依存の情報を含むため、単純にコピーするのが難しい。会社依存情報には、組織情報などのマスタデータ、文書化プロセスに添付する関連ドキュメント(例えば、会社の規定書、マニュアル等)、基幹システムなどがある。
[1] 文書を複製する複製手段と、
前記文書の作成者に依存する属性値を無効化する属性無効化手段と、
作成者以外の利用者によるアクセスを可能とする前記文書の構成となり得る部品を公開することに対する承認を未承認とする未承認化手段と、
前記文書内にある他の文書へのリンクを削除するリンク削除手段と、
前記属性無効化手段、前記未承認化手段および前記リンク削除手段により処理された前記複製手段によって複製された文書をテンプレートとして保存するテンプレート保存手段
を具備することを特徴とする文書処理装置。
テンプレート化すべき業務プロセスを格納しているフォルダの複製に関する権限があるか否かを判断する複製権限判断手段と、
前記フォルダ作成手段によって作成されたフォルダに業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する保存権限判断手段と、
前記テンプレート化すべき業務プロセスを前記フォルダ作成手段によって作成されたフォルダに複製する複製手段と、
前記複製手段によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値を無効化する属性無効化手段と、
作成者以外の利用者によるアクセスを可能とする前記文書の構成となり得る部品を公開することに対する承認を未承認とする未承認化手段と、
前記文書内にある他の文書へのリンクを削除するリンク削除手段と、
前記属性無効化手段、前記未承認化手段および前記リンク削除手段により処理された前記複製手段によって複製された業務プロセスに該業務プロセスを一意に識別できる識別子を付与する識別子付与手段と、
前記識別子付与手段によって識別子が付与された業務プロセス内の文書をテンプレートとして保存するテンプレート保存手段
を具備することを特徴とする文書処理装置。
ことを特徴とする[2]に記載の文書処理装置。
文書を複製する複製機能と、
前記文書の作成者に依存する属性値を無効化する属性無効化機能と、
作成者以外の利用者によるアクセスを可能とする前記文書の構成となり得る部品を公開することに対する承認を未承認とする未承認化機能と、
前記文書内にある他の文書へのリンクを削除するリンク削除機能と、
前記属性無効化機能、前記未承認化機能および前記リンク削除機能により処理された前記複製機能によって複製された文書をテンプレートとして保存するテンプレート保存機能
を実現させることを特徴とする文書処理プログラム。
複数の文書を有している業務プロセスを格納するフォルダを作成するフォルダ作成機能と、
テンプレート化すべき業務プロセスを格納しているフォルダの複製に関する権限があるか否かを判断する複製権限判断機能と、
前記フォルダ作成機能によって作成されたフォルダに業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する保存権限判断機能と、
前記テンプレート化すべき業務プロセスを前記フォルダ作成機能によって作成されたフォルダに複製する複製機能と、
前記複製機能によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値を無効化する属性無効化機能と、
作成者以外の利用者によるアクセスを可能とする前記文書の構成となり得る部品を公開することに対する承認を未承認とする未承認化機能と、
前記文書内にある他の文書へのリンクを削除するリンク削除機能と、
前記属性無効化機能、前記未承認化機能および前記リンク削除機能により処理された前記複製機能によって複製された業務プロセスに該業務プロセスを一意に識別できる識別子を付与する識別子付与機能と、
前記識別子付与機能によって識別子が付与された業務プロセス内の文書をテンプレートとして保存するテンプレート保存機能
を実現させることを特徴とする文書処理プログラム。
内部統制において、活動/システム/資源/知識情報などの関係を整理して業務プロセスを文書化し、その文書を活用するためのシステムを構築している。このシステムは会社単位で構築されているが、関連会社(子会社、親会社等を含む)の間でも1つのシステムが利用されることになる。
図3を用いて、本実施の形態を実現するための財務内部統制のためのシステム全体の構成例を説明する。
システム全体は、クライアント210、文書作成サーバー220、文書管理サーバー230から構成されている。なお、それぞれの構成は複数であってもよい。クライアント210、文書作成サーバー220、文書管理サーバー230と間は、それぞれ通信回線を介して接続されている。特に、クライアント210と文書作成サーバー220との間は、XML(eXtensible Markup Language)等を用いてデータを記述し、HTTP(Hyper Text Transfer Protocol)等の通信プロトコルを用いて接続されている。
内部統制のための文書を作成するために、クライアント210ではメイン画面211を表示し、文書を作成するための編集画面212を表示する。編集画面212は、4種類の統制文書(業務プロセスに関するフローチャート、説明文、リスク・コントロールマトリクス、職務分離表)を作成したり、その文書等を参照するためのものである。
正当な役割を有する者であるならば、統制文書等に対するアクセスをクライアント210に対して許可する。統制文書の構造222は、木構造となっている。つまり、業務は、複数の業務からなり、それは層構造をなしており、統制文書は、この業務に対応して作成するので、統制文書の構造も木構造となる。なお、1つの業務には4種類の統制文書が対応付けられている。そして、この複数の統制文書は、プロジェクト情報DB226に格納されている。
特に、資源DB224の一種であるマスターDB227には、統制文書を作成している会社の情報(会社名、住所等)、組織情報、ユーザ情報、勘定科目等が格納されている。そして、統制文書からは、マスターDB227内のその統制文書の作成者の会社に依存する情報へのリンクが張られている。
また、知識情報DB225は、文書管理サーバー230内の関連文書を参照する。逆に、知識情報DB225内の公開すべき文書を、リポジトリ232に格納する。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはプログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、プログラム、装置、システムおよび方法の説明をも兼ねている。また、モジュールは機能にほぼ一対一に対応しているが、実装においては、1モジュールを1プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを1プログラムで構成してもよく、逆に1モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは1コンピュータによって実行されてもよいし、分散または並列環境におけるコンピュータによって1モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続を含む。
また、システムとは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク等で接続されて構成されるほか、1つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。
コピー権限チェックモジュール112は、テンプレート化すべき業務プロセスを格納しているフォルダのコピーに関する権限があるか否かを判断する。具体的には、選択された文書化プロセスをコピーする権限があるか否かをチェックする。
保存権限チェックモジュール113は、フォルダ作成モジュール111によって作成されたフォルダに業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する。具体的には、擬似会社内の選択された保存先に、権限があるか否かをチェックする。
属性無効化モジュール115は、プロセスコピーモジュール114によってコピーされた業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値を無効化する。具体的には、会社依存属性値をNULL化する。会社依存属性は、会社名(ID)、組織名(ID)、作成者、作成部門などがある。
未承認化モジュール116は、作成者以外の利用者によるアクセスを可能とする前記文書の構成となり得る部品を公開することに対する承認を未承認とする。具体的には、共通部品(資源・活動・知識情報)を未承認化する。ここで、承認とは、例えば作成者の上司等が他の人にも利用してもらった方がよいと判断した場合に行う手続きのことであり、承認済部品となると、その部品は他の利用者からのアクセスが可能となる。つまり、リポジトリ232に格納する。
ID付与モジュール118は、属性無効化モジュール115、未承認化モジュール116およびリンク削除モジュール117により処理されたプロセスコピーモジュール114によって複製された業務プロセスに該業務プロセスを一意に識別できる識別子を付与する。具体的には、プロセステンプレートIDをプロセステンプレートの内容として付与する。
プロセステンプレート保存モジュール119は、ID付与モジュール118によって識別子が付与された業務プロセス内の文書をテンプレートとして保存する。つまり、コピーした文書化プロセスを、プロセステンプレートとして保存する。
プロセステンプレートコピーモジュール130は、図2に示すように、コピー権限チェックモジュール131、保存権限チェックモジュール132、プロセステンプレートコピーモジュール133、属性値セットモジュール134、属性値入力促進モジュール135、文書化プロセス保存モジュール136を備えている。プロセステンプレートコピーモジュール130は、主に、文書作成サーバー220で動作する。
保存権限チェックモジュール132は、前記フォルダの複製先に業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する。つまり、選択された保存先に、権限があるか否かをチェックする。
プロセステンプレートコピーモジュール133は、前記テンプレート化された業務プロセスをコピーする。つまり、選択されたプロセステンプレートをコピーする。
属性値入力促進モジュール135は、プロセステンプレートコピーモジュール133によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値の入力を、操作者に促進する。具体的には、属性値セットモジュール134以外の会社依存の属性で自動設定できない属性(組織名など)についての入力画面を表示する。入力画面の表示ではなく、単なる警告であってもよい。
文書化プロセス保存モジュール136は、属性値セットモジュール134によって属性が設定されたプロセステンプレートコピーモジュール133によって複製された業務プロセスを保存する。つまり、コピーしたプロセステンプレートを、文書化プロセスとして保存する。
図4は、統制文書構造222の一例として、擬似会社310、会社A320、会社B330の関係を示している。つまり、擬似会社310、会社A320、会社B330は同一層であり、それぞれフォルダ311、フォルダ321、フォルダ331を有している。
会社A320は、文書化プロセステンプレート化モジュール110を用いて、文書化P322をプロセステンプレート312としてテンプレート登録341する。擬似会社310は、プロセステンプレートが登録される場所である。また、会社B330は、プロセステンプレートコピーモジュール130を用いて、擬似会社310に登録されているプロセステンプレート312をフォルダ331内にコピー342して、文書化P332を生成する。
また、コピー342された後でも、プロセステンプレート312をコピー342して利用している先を検索343することができる。後述する検索モジュール170が検索343する。
また、外部との業務プロセスの統制文書を流用するためのインタフェースとして、XML形式データ313をエクスポート344またはインポート345できる。後述するプロセステンプレートエクスポートモジュール150がエクスポート344する。また、プロセステンプレートインポートモジュール160がインポート345する。
次のように動作する。なお、このテンプレートの登録処理は、例えば文書作成サーバー220のシステム管理者のようにアクセス権限レベルの高い者の操作によって起動される。
ステップS702では、コピー権限チェックモジュール112が会社A320の文書化P322又はフォルダ321をコピーする権限を有しているか否かをチェックする。権限がない場合はステップS704へ進み、権限がある場合はステップS703へ進む。
ステップS703では、保存権限チェックモジュール113が擬似会社310のフォルダ311へ保存することができるか否かをチェックする。権限がない場合はステップS704へ進み、権限がある場合はステップS705へ進む。
ステップS705では、プロセスコピーモジュール114がテンプレートにすべき会社A320のフォルダ321内の文書化P322を擬似会社310のフォルダ311内にコピー342する。
ステップS706では、属性無効化モジュール115が会社A320依存の属性を無効化する。例えば、その属性値としてNULLコードを代入する等を行う。
ステップS707では、未承認化モジュール116が共通部品を未承認とする。つまり、会社A320で公開することが承認されていることを、テンプレートをコピーしようとしている他者(例えば、会社B330)では、まず未承認としておくべきだからである。コピー先では、公開すべき内容ではないかもしれないからである。
ステップS709では、ID付与モジュール118がプロセステンプレートIDをフォルダ311又はプロセステンプレート312に付与する。
ステップS710では、プロセステンプレート保存モジュール119が前述した処理が行われたプロセステンプレート312をフォルダ311にテンプレートとして保存する。
次のように動作する。なお、このテンプレートのコピー処理は、例えば会社B330の操作者の操作によって起動される。例えば、プロセスの新規作成の際に、テンプレートの一覧を表示し、その中からテンプレートが選択されコピー操作が行われることによって起動される。
ステップS802では、保存権限チェックモジュール132が会社B330のフォルダ331にプロセステンプレート312を保存する権限があるか否かがチェックされる。権限がない場合はステップS803へ進み、権限がある場合はステップS804へ進む。
ステップS803では、権限がないというメッセージを表示する。
ステップS805では、属性値セットモジュール134がコピーされた文書化P332内のNULLコードが設定されている属性値を会社B330に合わせて設定する。
ステップS806では、属性値入力促進モジュール135がステップS805で自動的に設定できなかった属性があることを操作者に知らせて入力してもらうように促進する。
ステップS807では、文書化プロセス保存モジュール136がステップS806の処理が終了した文書化P332を文書化プロセスとして保存する。
プロセステンプレートエクスポートモジュール150は、図9に示すように、エクスポート権限チェックモジュール151、エクスポートモジュール152とを備えている。
エクスポート権限チェックモジュール151は、選択されたプロセステンプレートをエクスポートする権限があるかをチェックする。
エクスポートモジュール152は、XML形式のデータとしてエクスポートする。
プロセステンプレートインポートモジュール160は、図9に示すように、インポート権限チェックモジュール161、インポートモジュール162とを備えている。
インポート権限チェックモジュール161は、指定された保存先にインポートする権限があるかをチェックする。
インポートモジュール162は、インポートファイルを読み込む。
検索モジュール170は、図10に示すように、プロセステンプレート検索モジュール171、文書化プロセス探索モジュール172とを備えている。検索モジュール170は、主に、文書作成サーバー220で動作する。
検索モジュール170は、プロセステンプレートを修正したときに、すでにコピーした先の文書化プロセスも同時に変更したいケースで利用される。
まず、プロセステンプレートとプロセステンプレートからコピーしてできた文書化プロセスに、テンプレートIDを付与する。
プロセステンプレート検索モジュール171は、文書化プロセスを指定して、その文書化プロセスが元はプロセステンプレートからコピーして作成されたものである場合、どのプロセステンプレートから作ったものかを検索する。
文書化プロセス探索モジュール172は、プロセステンプレートを指定して、コピー先の文書化プロセスを検索・表示する。
予約モジュール180は、図11に示すように、テンプレート化実施日時指定モジュール181、テンプレート化実施モジュール182、テンプレートコピー実施日時指定モジュール183、テンプレートコピー実施モジュール184とを備えている。予約モジュール180は、主に、文書作成サーバー220で動作する。これらのモジュールは、テンプレート関係の処理は時間がかかるので、バッチ処理を行うためにある。
テンプレート化実施日時指定モジュール181は、操作者の操作によって、テンプレート化する日時を指定する。
テンプレート化実施モジュール182は、テンプレート化実施日時指定モジュール181によって指定された日時に、文書化プロセステンプレート化モジュール110を起動実施する。
テンプレートコピー実施日時指定モジュール183は、操作者の操作によって、テンプレートのコピーをする日時を指定する。
テンプレートコピー実施モジュール184は、テンプレートコピー実施日時指定モジュール183によって指定された日時に、プロセステンプレートコピーモジュール130を起動実施する。
また、同様に、プロセステンプレートインポートまたはプロセステンプレートエクスポートを日時を指定して実施することもできる。つまり、操作者の操作によって、プロセステンプレートインポートまたはプロセステンプレートエクスポートを行う日時を指定する。そして、その指定された日時に、プロセステンプレートエクスポートモジュール150またはプロセステンプレートインポートモジュール160を起動実施する。
また、会社依存属性は、コピー先の会社属性によって自動的に書き換えられる。または、書き換えるよう入力画面・警告画面が出されて、入力が促進される。
また、プロセステンプレート情報は、インポート・エクスポートが可能となり、他システムとのデータ交換が可能となる。
また、プロセステンプレート自体を編集できるようにすることによって、プロセステンプレートが編集されたときに、そのテンプレートから作成された文書化プロセスを検索によって追跡可能とする。
また、例えば、会社間で類似の業務プロセスの文書作成コストを軽減できるようになる。
また、例えば、会社依存の情報の編集コストを軽減できるようになる。
また、インポート・エクスポートによって、すでに他のエディタ等で作成された文書を取り込むことができ、また、本実施の形態が作成した文書を他のエディタで編集することができるようになる。
また、擬似会社の1文書化プロセスとして扱うため、通常のプロセス同様、編集が行えるようになる。
また、テンプレートを変更したとき、プロセステンプレートから利用した(コピーした)文書化プロセスを追跡し、変更コストを削減できるようになる。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク(DVD)であって、DVDフォーラムで策定された規格である「DVD−R、DVD−RW、DVD−RAM等」、DVD+RWで策定された規格である「DVD+R、DVD+RW等」、コンパクトディスク(CD)であって、読出し専用メモリ(CD−ROM)、CDレコーダブル(CD−R)、CDリライタブル(CD−RW)等、光磁気ディスク(MO)、フレキシブルディスク(FD)、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ(ROM)、電気的消去および書換可能な読出し専用メモリ(EEPROM)、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ(RAM)等が含まれる。
そして、上記のプログラムまたはその一部は、上記記録媒体に記録して保存や流通等させることが可能である。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク(LAN)、メトロポリタン・エリア・ネットワーク(MAN)、ワイド・エリア・ネットワーク(WAN)、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにはこれらの組合せ等の伝送媒体を用いて伝送することが可能であり、また、搬送波に乗せて搬送することも可能である。
さらに、上記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。
111…フォルダ作成モジュール
112…コピー権限チェックモジュール
113…保存権限チェックモジュール
114…プロセスコピーモジュール
115…属性無効化モジュール
116…未承認化モジュール
117…リンク削除モジュール
118…ID付与モジュール
119…プロセステンプレート保存モジュール
130…プロセステンプレートコピーモジュール
131…コピー権限チェックモジュール
132…保存権限チェックモジュール
133…プロセステンプレートコピーモジュール
134…属性値セットモジュール
135…属性値入力促進モジュール
136…文書化プロセス保存モジュール
150…プロセステンプレートエクスポートモジュール
151…エクスポート権限チェックモジュール
152…エクスポートモジュール
160…プロセステンプレートインポートモジュール
161…インポート権限チェックモジュール
162…インポートモジュール
170…検索モジュール
171…プロセステンプレート検索モジュール
172…文書化プロセス探索モジュール
180…予約モジュール
181…テンプレート化実施日時指定モジュール
182…テンプレート化実施モジュール
183…テンプレートコピー実施日時指定モジュール
184…テンプレートコピー実施モジュール
Claims (5)
- 文書を複製する複製手段と、
前記文書の作成者に依存する属性値を無効化する属性無効化手段と、
作成者以外の利用者によるアクセスを可能とする前記文書の構成となり得る部品を公開することに対する承認を未承認とする未承認化手段と、
前記文書内にある他の文書へのリンクを削除するリンク削除手段と、
前記属性無効化手段、前記未承認化手段および前記リンク削除手段により処理された前記複製手段によって複製された文書をテンプレートとして保存するテンプレート保存手段
を具備することを特徴とする文書処理装置。 - 複数の文書を有している業務プロセスを格納するフォルダを作成するフォルダ作成手段と、
テンプレート化すべき業務プロセスを格納しているフォルダの複製に関する権限があるか否かを判断する複製権限判断手段と、
前記フォルダ作成手段によって作成されたフォルダに業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する保存権限判断手段と、
前記テンプレート化すべき業務プロセスを前記フォルダ作成手段によって作成されたフォルダに複製する複製手段と、
前記複製手段によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値を無効化する属性無効化手段と、
作成者以外の利用者によるアクセスを可能とする前記文書の構成となり得る部品を公開することに対する承認を未承認とする未承認化手段と、
前記文書内にある他の文書へのリンクを削除するリンク削除手段と、
前記属性無効化手段、前記未承認化手段および前記リンク削除手段により処理された前記複製手段によって複製された業務プロセスに該業務プロセスを一意に識別できる識別子を付与する識別子付与手段と、
前記識別子付与手段によって識別子が付与された業務プロセス内の文書をテンプレートとして保存するテンプレート保存手段
を具備することを特徴とする文書処理装置。 - 前記テンプレート保存手段は、実際には存在しない擬似会社の業務プロセスの文書のテンプレートとして保存する
ことを特徴とする請求項2に記載の文書処理装置。 - コンピュータに、
文書を複製する複製機能と、
前記文書の作成者に依存する属性値を無効化する属性無効化機能と、
作成者以外の利用者によるアクセスを可能とする前記文書の構成となり得る部品を公開することに対する承認を未承認とする未承認化機能と、
前記文書内にある他の文書へのリンクを削除するリンク削除機能と、
前記属性無効化機能、前記未承認化機能および前記リンク削除機能により処理された前記複製機能によって複製された文書をテンプレートとして保存するテンプレート保存機能
を実現させることを特徴とする文書処理プログラム。 - コンピュータに、
複数の文書を有している業務プロセスを格納するフォルダを作成するフォルダ作成機能と、
テンプレート化すべき業務プロセスを格納しているフォルダの複製に関する権限があるか否かを判断する複製権限判断機能と、
前記フォルダ作成機能によって作成されたフォルダに業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する保存権限判断機能と、
前記テンプレート化すべき業務プロセスを前記フォルダ作成機能によって作成されたフォルダに複製する複製機能と、
前記複製機能によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値を無効化する属性無効化機能と、
作成者以外の利用者によるアクセスを可能とする前記文書の構成となり得る部品を公開することに対する承認を未承認とする未承認化機能と、
前記文書内にある他の文書へのリンクを削除するリンク削除機能と、
前記属性無効化機能、前記未承認化機能および前記リンク削除機能により処理された前記複製機能によって複製された業務プロセスに該業務プロセスを一意に識別できる識別子を付与する識別子付与機能と、
前記識別子付与機能によって識別子が付与された業務プロセス内の文書をテンプレートとして保存するテンプレート保存機能
を実現させることを特徴とする文書処理プログラム。
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