JP4823727B2 - Document management system and document management method - Google Patents
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Description
本発明は、印刷された文書のライフサイクルを把握、管理することにより、情報漏洩を防ぐ文書管理システム及び文書管理方法に関する。 The present invention relates to a document management system and a document management method for preventing information leakage by grasping and managing a life cycle of a printed document .
近年、オフィス等のＯＡ化の著しい発展に伴い、画像形成により大量の紙文書が印刷され、オフィスに保管されている。その結果、紙文書からの漏洩の要因として、全てのコピー文書が所定の方法で破棄されたかどうか把握することが困難ということがあげられる。
その結果、こっそり文書のコピーが持ち出されたとしても把握することができず、なぜ、どこで、なにが持ち出されたからということも把握できないことがある。
このような状況において、機密の漏洩を防止する技術として、以下の技術をあげることができる。
As a result, even if a secret copy is taken out, it cannot be grasped, and it is sometimes impossible to grasp why and where.
In such a situation, the following techniques can be cited as techniques for preventing leakage of confidential information.
特許文献１記載の発明では、機密書類をシュレッダにより破棄する際に画像を読み取り、保存管理することで、高い機密レベルを維持しつつ、機密書類保管に必要な空間を削減している。
特許文献２記載の発明では、ＩＤタグを用いることにより物品の破棄、持ち出しを検出し、管理している。
特許文献３記載の発明では、用紙分別装置において、使用済みの用紙が再利用に適切がどうかを判定基準に含めて用紙のサイズ毎に自動的に分別し、不適切なものについては裁断処理をして機密漏れやプリンタ等のトラブルを回避している。
In the invention described in
In the invention described in
In the invention described in
特許文献２に記載された発明では、ＩＤタグを用いて物品のライフサイクルを把握しようとしているが、印刷された紙文書に適用するにはコストがかかりすぎる。
ＩＤタグ等を用いずに、安価にこの問題を解決するためには、紙文書のコピー状況を把握することが必要であり、そのためには、コピー（印刷）を実施したことを把握すること、破棄したことを把握すること、およびそれらの状態を記憶しておくことが必要となる。 そこで、本発明の目的は、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することができる文書管理システム及び文書管理方法を提供することである。
In the invention described in
In order to solve this problem at low cost without using an ID tag, it is necessary to grasp the copy status of the paper document. For that purpose, grasp that the copying (printing) has been performed, It is necessary to grasp that it has been discarded, and to store those states. An object of the present invention is easily, reliably manages documents, it is to provide a Rubun form management system and a document management method can prevent information leakage.
請求項１記載の発明では、画像スキャナからの入力データに基づいて画像形成を行う画像形成装置と、前記画像形成装置とネットワークを介して接続する文書管理装置と、を備える文書管理システムであって、前記画像形成装置は、前記入力データに前記入力データを識別するための識別子が含まれるか否かを判断する判断手段と、前記判断手段が前記入力データに前記識別子が含まれると判断した場合に、前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記入力データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する送信手段と、を具備し、前記文書管理装置は、前記画像形成装置の前記送信手段が送信した、前記識別子と前記印刷送信情報とを受信する受信手段と、前記受信手段が受信した識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する記憶制御手段と、前記受信手段が識別子を受信した際に、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する検索手段と、前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす更新手段と、を具備することを特徴とする文書管理システムを提供する。
請求項２記載の発明では、画像スキャナからの入力データに基づいて画像形成を行う画像形成装置と、前記画像形成装置とネットワークを介して接続する文書管理装置と、を備える文書管理システムであって、前記画像形成装置は、前記画像スキャナからの入力データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼することで当該文書管理装置により発行された前記識別子を取得する識別子取得手段と、前記識別子取得手段が取得した前記識別子を前記入力データに付加して印刷する印刷手段と、前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記入力データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する送信手段とを具備し、前記文書管理装置は、前記画像形成装置の前記送信手段が送信した、前記識別子と前記印刷送信情報とを受信する受信手段と、前記受信手段が受信した識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する記憶制御手段と、前記受信手段が識別子を受信した際に、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する検索手段と、前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす更新手段と、を具備することを特徴とする文書管理システムを提供する。
請求項３記載の発明では、印刷データを作成する情報処理装置と、前記情報処理装置とネットワークを介して接続する画像形成装置および文書管理装置と、を備える文書管理システムであって、前記情報処理装置は、前記印刷データの印刷管理を行う場合に、前記印刷データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼することで当該文書管理装置により発行された前記識別子を取得する識別子取得手段と、前記識別子取得手段が取得した前記識別子を前記印刷データに付加して前記画像形成装置に送信する送信手段とを具備し、前記画像形成装置は、前記情報処理装置からの前記印刷データに、前記識別子が付加されているかを判断する判断手段と、前記判断手段が前記識別子が付加されていると判断した場合、前記識別子を前記印刷データに付加して印刷する印刷手段と、前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記印刷データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する送信手段と、を具備し、前記文書管理装置は、前記画像形成装置の前記送信手段が送信した、前記識別子と前記印刷送信情報とを受信する受信手段と、前記受信手段が受信した識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する記憶制御手段と、前記受信手段が識別子を受信した際に、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する検索手段と、前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす更新手段と、を具備することを特徴とする文書管理システムを提供する。
According to a first aspect of the present invention, there is provided a document management system comprising: an image forming apparatus that forms an image based on input data from an image scanner; and a document management apparatus that is connected to the image forming apparatus via a network. The image forming apparatus determines whether the input data includes an identifier for identifying the input data; and the determination unit determines that the input data includes the identifier. Transmission means for transmitting the identifier and print transmission information indicating transmission at the time of printing to the document management apparatus every time image formation is performed based on the input data , the document management apparatus, wherein the transmitting means of the image forming apparatus is transmitted, receiving means for receiving said identifier and said print transmission information, the identifier and the received by the receiving means A storage control unit that stores the number of times of printing of the input data associated with the identifier in a storage medium, and when the reception unit receives the identifier, the same identifier as the identifier is stored in the storage medium. When the search means for searching whether or not the same identifier as the identifier is stored in the storage medium, the input data associated with the identifier is received once. There is provided a document management system comprising update means for increasing the number of times of printing by one each time .
According to a second aspect of the present invention, there is provided a document management system comprising: an image forming apparatus that forms an image based on input data from an image scanner; and a document management apparatus that is connected to the image forming apparatus via a network. The image forming apparatus requesting the document management apparatus to issue an identifier for identifying input data from the image scanner, thereby acquiring the identifier issued by the document management apparatus; An image is formed on the basis of the input data, printing means for adding the identifier acquired by the identifier acquisition means to the input data and printing, and the identifier and print transmission information indicating transmission at the time of printing. the and transmitting means for transmitting to the document management apparatus every time performed once, the document management apparatus, said transmitting means transmits said image forming apparatus A receiving means for receiving the said identifier the print transmission information, and storage control means for storing the print number of the input data associated with the identifier and the identifier received by the receiving means in a storage medium, wherein When the receiving unit receives the identifier, the searching unit searches for whether or not the same identifier as the identifier is stored in the storage medium, and the searching unit receives the same identifier as the identifier in the storage medium. An update unit that increments the number of times of printing each time the input data associated with the identifier is received once when it is determined that the identifier is stored ; provide.
According to a third aspect of the present invention, there is provided a document management system comprising: an information processing apparatus that creates print data; and an image forming apparatus and a document management apparatus that are connected to the information processing apparatus via a network. When the apparatus performs print management of the print data, the apparatus acquires the identifier issued by the document management apparatus by requesting the document management apparatus to issue an identifier for identifying the print data. And a transmission unit that adds the identifier acquired by the identifier acquisition unit to the print data and transmits the print data to the image forming apparatus, and the image forming apparatus receives the print data from the information processing apparatus. Determining means for determining whether the identifier is added; and when the determining means determines that the identifier is added, the identifier is And printing means for printing in addition to the serial print data, the identifier and the document management apparatus and a print transmission information indicating the transmission time of printing, every time performing once an image formed based on the print data And the document management device receives the identifier and the print transmission information transmitted by the transmission unit of the image forming apparatus, and the reception unit receives the identifier . A storage control unit that stores an identifier and the number of times of printing of the input data associated with the identifier in a storage medium, and the same identifier as the identifier is stored in the storage medium when the reception unit receives the identifier. Search means for searching for whether or not the data is stored, and when the search means determines that the same identifier as the identifier is stored in the storage medium, the input data associated with the identifier The each time it receives one, provides a document management system characterized by comprising updating means for increasing by one the number of times of printing, the.
請求項４記載の発明では、前記画像形成装置は、前記印刷手段が印刷を行う際に、当該印刷を行う各ページに対応するページ識別子を生成するページ識別子生成手段を更に備え、前記画像形成装置の前記送信手段は、前記識別子及び印刷送信情報と共に、前記入力データまたは前記印刷データのページの印刷を１回行う度に当該ページに対応するページ識別子を前記文書管理装置に送信し、前記文書管理装置の前記受信手段は、前記識別子及び印刷送信情報と共に、前記ページ識別子を受信し、前記文書管理装置の前記更新手段は、前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やすことを特徴とする請求項２または請求項３に記載の文書管理システムを提供する。
請求項５記載の発明では、用紙を破棄する破棄手段と、ネットワーク通信手段と、前記用紙上の画像を読み取る画像スキャナと、前記画像スキャナで読み取った画像の画像データに前記識別子が含まれるか否かを判断する判断手段と、前記判断手段が、前記画像データに前記識別子が含まれると判断した場合に、前記識別子と破棄時の送信であることを示す破棄送信情報と、を前記文書管理装置に送信する送信手段と、を具備するシュレッダを更に備え、前記文書管理装置の前記受信手段は、前記シュレッダの送信手段が送信した前記識別子及び前記破棄送信情報を受信し、前記文書管理装置の前記更新手段は、前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、その印刷回数を１つ増やすことを特徴とする請求項１乃至請求項４のうち少なくともいずれか１項に記載の文書管理システムを提供する。
請求項６記載の発明では、前記シュレッダの前記判断手段は、前記シュレッダの前記画像スキャナが読み取った前記画像データに、前記識別子に加えて、前記用紙の各ページに対応するページ識別子が含まれるか否か、を更に判断し、前記シュレッダの前記送信手段は、前記判断手段が、前記画像データに前記識別子と共に前記ページ識別子が含まれると判断した場合、前記識別子と前記破棄送信情報と共に、前記ページ識別子を前記文書管理装置に送信し、前記文書管理装置の前記受信手段は、前記シュレッダの前記送信手段が送信した前記識別子及び前記破棄送信情報と共に、前記ページ識別子を受信し、前記文書管理装置の前記更新手段は、前記画像形成装置の前記受信手段が受信した前記識別子、前記破棄送信情報、及び前記ページ識別子に基づいて前記画像データの印刷回数を１つ増やすことを特徴とする請求項５に記載の文書管理システムを提供する。
According to a fourth aspect of the present invention, the image forming apparatus further comprises page identifier generating means for generating a page identifier corresponding to each page to be printed when the printing means performs printing, and the image forming apparatus The transmission means transmits the page identifier corresponding to the page to the document management device each time the page of the input data or the print data is printed once together with the identifier and the print transmission information. The receiving unit of the apparatus receives the page identifier together with the identifier and the print transmission information, and the updating unit of the document management apparatus stores the same identifier as the identifier in the storage medium. If it is determined that, according to the said input data associated with the time it receives once identifier, characterized in that increasing by one the number of times of printing To provide a document management system according to 2 or claim 3.
According to a fifth aspect of the present invention, a discarding unit that discards a sheet, a network communication unit, an image scanner that reads an image on the sheet, and whether or not the identifier is included in image data of an image read by the image scanner. Determining means for determining whether or not the identifier is included in the image data, and the document management apparatus including the identifier and discard transmission information indicating transmission at the time of discard. A shredder comprising: a transmitting means for transmitting to the document management apparatus, wherein the receiving means of the document management apparatus receives the identifier and the discard transmission information transmitted by the shredder transmitting means; update means, said retrieval means, if the identifier and the same identifier is determined to be stored in the storage medium, especially the increase by one the number of times of printing To provide a document management system according to at least any one of
According to a sixth aspect of the present invention, in the image data read by the image scanner of the shredder, the determination unit of the shredder includes a page identifier corresponding to each page of the paper in addition to the identifier. If the determination unit determines that the page identifier is included in the image data together with the identifier, the transmission unit of the shredder determines the page together with the identifier and the discard transmission information. An identifier is transmitted to the document management apparatus, and the reception means of the document management apparatus receives the page identifier together with the identifier and the discard transmission information transmitted by the transmission means of the shredder, and the document management apparatus The update unit includes the identifier received by the reception unit of the image forming apparatus, the discard transmission information, and the page. To provide a document management system according to
請求項７記載の発明では、画像スキャナからの入力データに基づいて画像形成を行う画像形成装置と、前記画像形成装置とネットワークを介して接続する文書管理装置と、を用いた文書管理方法であって、前記画像形成装置が、前記画像スキャナからの入力データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼する第１ステップと、前記第１ステップの依頼に応じて、前記文書管理装置が前記識別子を発行する第２ステップと、前記第２ステップで発行された前記識別子を前記文書管理装置が前記画像形成装置に送信する第３ステップと、前記第３ステップで送信された前記識別子を前記画像形成装置が取得する第４ステップと、前記第４ステップで取得した前記識別子を前記画像形成装置が前記入力データに付加して印刷する第５ステップと、前記第２ステップで発行された前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記入力データに基づいて画像形成を１回行う度に前記画像形成装置が前記文書管理装置に送信する第６ステップと、前記第６ステップで前記画像形成装置から受信した前記識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する第７ステップと、前記第６ステップで識別子を受信した際に、前記第７ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する第８ステップと、前記第８ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす第９ステップと、を有することを特徴とする文書管理方法を提供する。
請求項８記載の発明では、印刷データを作成する情報処理装置と、前記情報処理装置とネットワークを介して接続する画像形成装置および文書管理装置と、を用いた文書管理方法であって、前記情報処理装置が、前記印刷データの印刷管理を行う場合に、前記印刷データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼する第１ステップと、前記第１ステップの依頼に応じて、前記文書管理装置が前記識別子を発行する第２ステップと、前記第２ステップで発行された前記識別子を前記文書管理装置が前記情報処理装置に送信する第３ステップと、前記第３ステップで送信された前記識別子を前記情報処理装置が取得する第４ステップと、前記第４ステップで取得した前記識別子を前記情報処理装置が前記印刷データに付加して前記画像形成装置に送信する第５ステップと、前記第５ステップで送信された前記印刷データに、前記識別子が付加されているかを前記画像形成装置が判断する第６ステップと、前記第６ステップで前記識別子が付加されていると判断した場合、前記画像形成装置が前記識別子を前記印刷データに付加して印刷する第７ステップと、前記画像形成装置が、前記第７ステップで前記印刷データに付加した前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記印刷データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する第８ステップと、前記第８ステップで前記画像形成装置が送信した前記識別子と前記印刷送信情報とを前記文書管理装置が受信する第９ステップと、前記第９ステップで受信した前記識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する第１０ステップと、前記第９ステップで識別子を受信した際に、前記第１０ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する第１１ステップと、前記第１１ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす第１２ステップと、を有することを特徴とする文書管理方法を提供する。
The invention according to claim 7 is a document management method using an image forming apparatus that forms an image based on input data from an image scanner, and a document management apparatus that is connected to the image forming apparatus via a network. The image forming apparatus requests the document management apparatus to issue an identifier for identifying input data from the image scanner, and the document management apparatus responds to the request of the first step. The second step of issuing the identifier, the third step of the document management device transmitting the identifier issued in the second step to the image forming device, and the identifier transmitted in the third step. A fourth step acquired by the image forming apparatus, and a second step in which the image forming apparatus adds the identifier acquired in the fourth step to the input data for printing. Steps and, the said identifier issued in the second step, a print transmission information indicating the transmission time of printing, the image forming apparatus is the every time performing once an image formed on the basis of the input data A sixth step of transmitting to the document management apparatus; a seventh step of storing the identifier received from the image forming apparatus in the sixth step and the number of times of printing of the input data associated with the identifier in a storage medium ; When the identifier is received in the sixth step, in the eighth step, in the seventh step, it is searched whether or not the same identifier as the identifier is stored in the storage medium. In the eighth step, When it is determined that the same identifier as the identifier is stored in the storage medium, the number of times of printing is increased by one each time the input data associated with the identifier is received once. To provide a document management method characterized in that it comprises a ninth step, the.
The invention according to claim 8 is a document management method using an information processing apparatus for creating print data, and an image forming apparatus and a document management apparatus connected to the information processing apparatus via a network, wherein the information When the processing device performs print management of the print data, a first step of requesting the document management device to issue an identifier for identifying the print data, and in response to the request of the first step, A second step in which the document management device issues the identifier; a third step in which the document management device transmits the identifier issued in the second step to the information processing device; and a third step transmitted in the third step. A fourth step in which the information processing apparatus acquires the identifier; and the information processing apparatus adds the identifier acquired in the fourth step to the print data, and A fifth step of transmitting to the image forming apparatus; a sixth step of determining whether the identifier is added to the print data transmitted in the fifth step; and When it is determined that an identifier has been added, the image forming apparatus adds the identifier to the print data for printing, and the image forming apparatus adds the identifier to the print data in the seventh step. In the eighth step and the eighth step, the identifier and the print transmission information indicating transmission at the time of printing are transmitted to the document management apparatus every time image formation is performed once based on the print data. the image and the ninth step of forming apparatus receives said print transmission information and the identifier transmitted the document management apparatus, wherein the identifier and the identification received in the ninth step A tenth step of storing in the storage medium and the print number of the input data corresponding to, upon receiving the identifier by the ninth step, in the tenth step, the identifier and the same identifier is the storage In the eleventh step of searching whether the information is stored in the medium and in the eleventh step, when it is determined that the same identifier as the identifier is stored in the storage medium, the identifier associated with the identifier A document management method comprising: a twelfth step of increasing the number of times of printing by one every time input data is received .
請求項１記載の発明では、画像形成装置は、入力データを識別するための識別子が含まれる場合に、識別子及び印刷時の送信であることを示す印刷送信情報を文書管理装置に送信し、文書管理装置は、画像形成装置から受信した識別子及び印刷送信情報に基づいて入力データを印刷した回数を更新するので、文書管理装置にてコピー状況を把握することができ、また、文書複製を把握することが可能となり、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することができる。
請求項２記載の発明では、画像形成装置は、画像スキャナからの入力データを識別するための識別子の発行を文書管理装置に依頼することで文書管理装置により発行された識別子を取得し、取得した識別子を入力データに付加して印刷し、識別子及び印刷時の送信であることを示す印刷送信情報を文書管理装置に送信し、文書管理装置は、画像形成装置からの依頼に応じて発行した識別子を画像形成装置に送信し、画像形成装置から受信した識別子及び印刷送信情報に基づいて入力データを印刷した回数を更新するので、文書管理装置にてコピー状況を把握することができ、また、文書複製を把握することが可能となり、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することができる。
請求項３記載の発明では、情報処理装置は、印刷データの印刷管理を行う場合に、印刷データを識別するための識別子の発行を文書管理装置に依頼することで文書管理装置により発行された識別子を取得し、取得した識別子を印刷データに付加して画像形成装置に送信し、画像形成装置は、情報処理装置からの印刷データに識別子が付加されていると判断した場合、識別子を印刷データに付加して印刷し、識別子及び印刷時の送信であることを示す印刷送信情報を文書管理装置に送信し、文書管理装置は、情報処理装置からの依頼に応じて発行した識別子を情報処理装置に送信し、画像形成装置から受信した識別子及び印刷送信情報に基づいて、印刷データを印刷した回数を更新するので、文書管理装置にてコピー状況を把握することができ、また、文書複製を把握することができ、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することが可能となる。
請求項４記載の発明では、画像形成装置は、印刷を行う際に印刷を行う各ページに対応するページ識別子を生成し、識別子及び印刷送信情報と共にページ識別子を文書管理装置に送信し、文書管理装置は、画像形成装置から受信した識別子、印刷送信情報、及びページ識別子に基づいて、印刷データのページ毎の印刷数を更新するので、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することが可能となる。
請求項５記載の発明では、用紙上の画像を読み取った画像データに識別子が含まれると判断した場合に、識別子及び破棄時の送信であることを示す破棄送信情報を文書管理装置に送信するシュレッダを更に備え、文書管理装置は、シュレッダが送信した識別子及び破棄送信情報を受信し、受信した識別子及び破棄送信情報に基づいて、印刷数を更新することができるため、文書管理装置にてコピー状況及び破棄状況を把握することができ、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することが可能となる。
In the first aspect of the invention, when the identifier for identifying the input data is included , the image forming apparatus transmits the identifier and the print transmission information indicating the transmission at the time of printing to the document management apparatus. Since the management device updates the number of times the input data is printed based on the identifier and print transmission information received from the image forming device, the document management device can grasp the copy status and also grasp the document duplication. can and do Ri, in a simple, reliable and manage documents, Ru it is possible to prevent the information leakage.
In the invention according to
According to a third aspect of the present invention, when the information processing apparatus performs print management of print data, the identifier issued by the document management apparatus by requesting the document management apparatus to issue an identifier for identifying the print data When the image forming apparatus determines that the identifier has been added to the print data from the information processing apparatus, the identifier is added to the print data. In addition, printing is performed, and the identifier and the print transmission information indicating transmission at the time of printing are transmitted to the document management apparatus. The document management apparatus transmits the identifier issued in response to the request from the information processing apparatus to the information processing apparatus. The number of times print data has been printed is updated based on the identifier and print transmission information transmitted and received from the image forming apparatus, so that the document management apparatus can grasp the copy status. Further, it is possible to grasp the document reproduction, easily, reliably manages documents, it is possible to prevent information leakage.
According to a fourth aspect of the present invention, the image forming apparatus generates a page identifier corresponding to each page to be printed when printing, transmits the page identifier to the document management apparatus together with the identifier and the print transmission information, and manages the document. Since the device updates the number of prints for each page of print data based on the identifier, print transmission information, and page identifier received from the image forming device, it easily and reliably manages documents and prevents information leakage It becomes possible to do .
According to the fifth aspect of the present invention, when it is determined that the identifier is included in the image data obtained by reading the image on the sheet, the shredder transmits the identifier and the discard transmission information indicating the transmission at the time of discard to the document management apparatus. The document management apparatus can receive the identifier and discard transmission information transmitted by the shredder, and can update the number of prints based on the received identifier and discard transmission information. In addition, it is possible to grasp the destruction status , easily and reliably manage documents, and prevent information leakage .
請求項６記載の発明では、シュレッダは、読み取った画像データに、識別子に加えて、用紙の各ページに対応するページ識別子が含まれると判断した場合、識別子と破棄送信情報と共に、ページ識別子を文書管理装置に送信し、文書管理装置は、シュレッダが送信した識別子及び破棄送信情報と共にページ識別子を受信し、受信した識別子、破棄送信情報、及びページ識別子に基づいて印刷データのページ毎の印刷数を更新することができるため、文書管理装置にてコピー状況及び破棄状況を把握することができ、文書のライフサイクルを把握することができるため、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することが可能となる。
請求項７記載の発明では、画像スキャナからの入力データに基づいて画像形成を行う画像形成装置と、前記画像形成装置とネットワークを介して接続する文書管理装置と、を用いた文書管理方法であって、画像形成装置が、画像スキャナからの入力データを識別するための識別子の発行を文書管理装置に依頼する第１ステップと、第１ステップの依頼に応じて、文書管理装置が識別子を発行する第２ステップと、第２ステップで発行された識別子を文書管理装置が画像形成装置に送信する第３ステップと、第３ステップで送信された識別子を画像形成装置が取得する第４ステップと、第４ステップで取得した識別子を画像形成装置が入力データに付加して印刷する第５ステップと、第２ステップで発行された識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報と、を画像形成装置が文書管理装置に送信する第６ステップと、第６ステップで画像形成装置から受信した識別子と印刷送信情報とに基づいて、文書管理装置が入力データを印刷した回数を更新する第７ステップと、を有することにより、文書管理装置にてコピー状況を把握することができ、また、文書複製を把握することができるため、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することが可能となる。
請求項８記載の発明では、印刷データを作成する情報処理装置と、情報処理装置とネットワークを介して接続する画像形成装置および文書管理装置と、を用いた文書管理方法であって、情報処理装置が、印刷データの印刷管理を行う場合に、印刷データを識別するための識別子の発行を文書管理装置に依頼する第１ステップと、第１ステップの依頼に応じて、文書管理装置が識別子を発行する第２ステップと、第２ステップで発行された識別子を文書管理装置が情報処理装置に送信する第３ステップと、第３ステップで送信された識別子を情報処理装置が取得する第４ステップと、第４ステップで取得した識別子を情報処理装置が印刷データに付加して画像形成装置に送信する第５ステップと、第５ステップで送信された印刷データに、識別子が付加されているかを画像形成装置が判断する第６ステップと、第６ステップで識別子が付加されているとした場合、画像形成装置が識別子を印刷データに付加して印刷する第７ステップと、画像形成装置が、第７ステップで印刷データに付加した識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報と、を文書管理装置に送信する第８ステップと、第８ステップで画像形成装置が送信した識別子と印刷送信情報とを文書管理装置が受信する第９ステップと、第９ステップで受信した識別子及び印刷送信情報に基づいて、文書管理装置が印刷データを印刷した回数を更新する第１０ステップと、を有することにより、文書管理装置にてコピー状況を把握することができ、また、文書複製を把握することができるため、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することが可能となる。
In the invention according to claim 6, when the shredder determines that the read image data includes a page identifier corresponding to each page of the paper in addition to the identifier , the shredder outputs the page identifier together with the identifier and the discard transmission information. The document management apparatus receives the page identifier together with the identifier and discard transmission information transmitted by the shredder, and determines the number of prints per page of the print data based on the received identifier, discard transmission information, and page identifier. Since it can be updated , the document management device can grasp the copy status and discard status, and can grasp the document life cycle. It becomes possible to prevent .
The invention according to claim 7 is a document management method using an image forming apparatus that forms an image based on input data from an image scanner , and a document management apparatus that is connected to the image forming apparatus via a network. The first step in which the image forming apparatus requests the document management apparatus to issue an identifier for identifying input data from the image scanner, and the document management apparatus issues an identifier in response to the request in the first step. A second step; a third step in which the document management apparatus transmits the identifier issued in the second step to the image forming apparatus; a fourth step in which the image forming apparatus acquires the identifier transmitted in the third step; The fifth step in which the image forming apparatus adds the identifier acquired in
According to an eighth aspect of the invention, there is provided a document management method using an information processing apparatus for creating print data, and an image forming apparatus and a document management apparatus connected to the information processing apparatus via a network. However, when performing print management of print data, the document management device issues an identifier in response to the first step of requesting the document management device to issue an identifier for identifying print data. A third step in which the document management device transmits the identifier issued in the second step to the information processing device, a fourth step in which the information processing device acquires the identifier transmitted in the third step, The information processing apparatus adds the identifier acquired in the fourth step to the print data and transmits it to the image forming apparatus, and the print data transmitted in the fifth step is identified. A sixth step in which the image forming apparatus determines whether the identifier is added, and a seventh step in which the image forming apparatus adds the identifier to the print data and prints if the identifier is added in the sixth step; An eighth step in which the image forming apparatus transmits the identifier added to the print data in the seventh step and print transmission information indicating transmission at the time of printing to the document management apparatus, and an image forming apparatus in the eighth step. The document management apparatus receives the identifier and the print transmission information transmitted by the document management apparatus, and updates the number of times the document management apparatus printed the print data based on the identifier and the print transmission information received in the ninth step. 10 and steps, by having a can ascertain the copy status in the document management apparatus, also, it is possible to grasp the document reproduction, the simplified management of documents Reliably performed, it becomes possible to prevent information leakage.
以下、本発明の好適な実施の形態を図１ないし図１５を参照して、詳細に説明する。
図１は、本実施例に係る文書管理装置が適用される例を示した図である。この図に示すように、１台以上の文書作成装置２４、２６、２８、１台以上の画像形成装置２２、１台以上のシュレッダ２０、１台の文書管理装置１０がネットワーク（ＬＡＮ）３０で互いに通信可能に接続されている。ネットワーク通信は暗号化し、通信内容を盗聴されないようにしておくことが望ましい。
図２は、文書管理装置内の文書管理データの更新状態を示した図である。図２のように更新されていくことで、コピー文書の状態を把握することが可能となる。
Hereinafter, a preferred embodiment of the present invention will be described in detail with reference to FIGS.
FIG. 1 is a diagram illustrating an example to which the document management apparatus according to the present embodiment is applied. As shown in this figure, one or more
FIG. 2 is a diagram showing an update state of document management data in the document management apparatus. By updating as shown in FIG. 2, it is possible to grasp the state of the copy document.
次に、本発明の実施例を具体的に説明する。
第１の実施例では（請求項２、８記載の文書作成装置に相当）、文書作成用ソフトウェアが動作し、作成した電子文書を画像形成装置２２で画像形成可能なデータに変換し、画像形成装置２２に送信するプリンタドライバが動作するＰＣ（パーソナルコンピュータ）が考えられる。
画像形成装置２２は、ユーザが電子文書の作成／閲覧アプリケーションから印刷を実行すると、もしコピー管理が必要な文書を印刷しようとする場合には、ネットワーク通信により文書管理装置１０に原本識別子の発行を依頼し、その応答にて原本識別子を取得する。取得した識別子とコピー管理が必要であるという情報を画像形成装置２２への印刷データに付与し、画像形成装置２２へ送信する。コピー管理が必要でない場合には、コピー管理が不要という情報を印刷データに付与し、画像形成装置２２へ送信するようにする。
Next, examples of the present invention will be specifically described.
In the first embodiment (corresponding to the document creation apparatus according to
When the user executes printing from the electronic document creation / browsing application, the
ここで、コピー管理するか否かの判定は、紙文書の管理を徹底するという意味では、デフォルトの設定としてコピー管理することにし、ユーザが必要な場合にのみコピー管理しないという設定に変更可能にすることが望ましい。他にも、印刷実行の度にユーザに問い合わせ画面にて選択させるという方法も可能である。
また、印刷データはヘッダ部分にメタ情報が記録される形式となっており、原本識別子やコピー管理要否の情報は、そこに付与されるものとする。
文書作成装置からコピー管理する電子文書を印刷する際の処理手順を図３のフローチャートを参照して説明する。なお、この動作は前記プリンタドライバにより実現できる。
まず、印刷を実行し、コピー管理設定を取得する（ステップ１０）。そして、コピー管理する場合は（ステップ１１；Ｙ）、原本識別子を取得し（ステップ１２）、コピー管理する印刷データを作成する（ステップ１３）。一方、コピー管理しない場合は（ステップ１１；Ｎ）、コピー管理しない印刷データを作成する（ステップ１４）。そして、印刷データを送信する（ステップ１５）。
Here, the determination of whether or not to perform copy management can be changed to a setting in which copy management is performed as a default setting in the sense that thorough management of paper documents is performed, and copy management is not performed only when the user needs it. It is desirable to do. In addition, it is possible to have the user select on the inquiry screen every time printing is executed.
In addition, the print data has a format in which meta information is recorded in the header portion, and information on the original identifier and the necessity of copy management is given thereto.
A processing procedure for printing an electronic document to be copied from the document creation apparatus will be described with reference to the flowchart of FIG. This operation can be realized by the printer driver.
First, printing is executed to obtain copy management settings (step 10). When copy management is performed (
次に、第２の実施例を説明する（請求項１、３、４、５、８記載の画像形成装置に装置相当）。
例として、文書作成装置（ＰＣ）からの印刷データを印刷可能であり、また、スキャナで読み取った画像を印刷可能なＭＦＰ（コピア／プリンタ／ＦＡＸ／スキャナ複合機）が考えられる。
ＭＦＰは、ＣＰＵ（中央演算処理装置）、ＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）、ＲＯＭ（リード・オンリ・メモリ）を搭載しており、スキャナで読み取った画像をＲＡＭ上に保存しＣＰＵにてデータ処理可能であり、ＲＡＭ上に展開された画像データを印刷可能である。ＲＯＭには、ＭＦＰを制御するファームウェアが記録されている。
Next, a second embodiment will be described (corresponding to the image forming apparatus described in
As an example, an MFP (copier / printer / fax / scanner multifunction device) capable of printing print data from a document creation device (PC) and printing an image read by a scanner can be considered.
The MFP is equipped with a CPU (Central Processing Unit), RAM (Random Access Memory), and ROM (Read Only Memory). The image read by the scanner is stored on the RAM and data processing is performed by the CPU. The image data expanded on the RAM can be printed. Firmware that controls the MFP is recorded in the ROM.
画像形成装置（ＭＦＰ）２２は、文書作成装置２４からの印刷データを受信すると、印刷データに付与されているコピー管理が必要かどうかの情報を参照し、必要な場合には印刷データに付与されている原本識別子をＲＡＭ上に保存しておき、１ページずつ印刷する度に、原本識別子に関連するページ識別子を生成し、原本識別子とページ識別子と印刷時の送信であるという情報とをあわせて文書管理装置１０に送信する。なお、同一ページを複数回印刷する場合には、同一のページ識別子を用いる。
ページ識別子はページ番号とするのが簡単である。また、印刷の際には原本識別子とページ識別子を埋め込んで印刷する。情報の埋め込みには、各識別子情報を簡単に読み取られてしまう可能性の低い電子透かしの技術を用いることが望ましいが、所定箇所にバーコードで印字するという方法などでも実現可能である。
スキャナで読み取った際に、原本識別子およびページ識別子を読み取ることが可能であれば、どのような方法でも可能である。
When the image forming apparatus (MFP) 22 receives the print data from the
The page identifier is simply a page number. When printing, the original identifier and page identifier are embedded and printed. For embedding information, it is desirable to use a digital watermark technique that is unlikely to easily read each identifier information, but it can also be realized by a method of printing a barcode at a predetermined location.
Any method can be used as long as the original identifier and the page identifier can be read by the scanner.
文書管理装置からの印刷データを印刷する際の画像形成装置の処理手順を図４のフローチャートを参照して説明する。
まず、印刷データ受信し、ヘッダ情報を解析する（ステップ２０）。そして、コピー管理する場合（ステップ２１；Ｙ）、ページ識別子を生成し（ステップ２２）、コピー管理する画像を展開する（ステップ２３）。一方コピー管理しない場合（ステップ２１；Ｎ）、コピー管理しない画像を展開する（ステップ２４）。
そして、印刷動作を実行し（ステップ２５）、さらにコピー管理する場合は（ステップ２６；Ｙ）、文書管理装置１０へ各識別子を送信し（ステップ２７）、全ページ印刷が終了したら（ステップ２８；Ｙ）、処理を終了する。
The processing procedure of the image forming apparatus when printing the print data from the document management apparatus will be described with reference to the flowchart of FIG.
First, print data is received and header information is analyzed (step 20). When copy management is performed (step 21; Y), a page identifier is generated (step 22), and an image to be copy-managed is developed (step 23). On the other hand, when copy management is not performed (step 21; N), an image not subjected to copy management is developed (step 24).
Then, a printing operation is executed (step 25), and when further copy management is performed (
次に、第３の実施例として、スキャナを用いてコピーを実行する場合の処理を説明する。
もしコピー管理が必要な文書を印刷しようとする場合には、ネットワーク通信により文書管理装置１０に原本識別子の発行を依頼し、その応答にて原本識別子を取得する。
取得した識別子とコピー管理が必要であるという情報を記憶しておき、１ページずつ印刷する度に原本識別子と関連するページ識別子を生成し、原本識別子とページ識別子と印刷時の送信であるという情報とをあわせて文書管理装置１０に送信する。なお、同一ページを複数回印刷する場合には、同一のページ識別子を用いる。
Next, as a third embodiment, processing when copying is performed using a scanner will be described.
If a document that requires copy management is to be printed, the
Information that the acquired identifier and information that copy management is necessary is stored, a page identifier associated with the original identifier is generated every time one page is printed, and the original identifier, the page identifier, and transmission at the time of printing Are transmitted to the
ページ識別子の生成規則は原本識別子にページ番号を付与したものが簡単である。また、印刷の際に印刷データに原本識別子とページ識別子を埋め込んで印刷する。ここで、コピー管理するか否かの判定は、紙文書の管理を徹底するという意味では、デフォルトの設定としてコピー管理することにし、ユーザが必要な場合にのみコピー管理しないという設定に変更可能にすることが望ましい。
他にも、印刷実行の度にユーザに問い合わせ画面にて選択させるという方法も考えられる。これらの設定はＭＦＰの操作部から行うことが可能である。
The generation rule of the page identifier is simple when a page number is added to the original identifier. When printing, the original data identifier and page identifier are embedded in the print data. Here, the determination of whether or not to perform copy management can be changed to a setting in which copy management is performed as a default setting in the sense that thorough management of paper documents is performed, and copy management is not performed only when the user needs it. It is desirable to do.
In addition, a method of causing the user to select on the inquiry screen every time printing is executed can be considered. These settings can be made from the operation unit of the MFP.
次に、この第３の実施例の処理手順を図５のフローチャートを参照して説明する。
まず、画像を読み取り（ステップ３０）、画像解析を行う（ステップ３１）。その結果、各識別子がある場合は（ステップ３２；Ｙ）、コピー管理する画像を展開し（ステップ３８）、文書管理装置１０へ各識別子を送信する（ステップ３９）。一方、各識別子がない場合は（ステップ３２；Ｎ）、コピー管理設定を取得し（ステップ３３）、コピー管理する場合は（ステップ３４；Ｙ）、原本識別子を取得し（ステップ３５）、ページ識別子を生成する（ステップ３６）。そして、コピー管理する画像を展開し（ステップ３８）、文書管理装置１０へ各識別子を送信する（ステップ３９）。
一方、コピー管理しない場合は（ステップ３４；Ｎ）、コピー管理しない画像の展開を行う（ステップ３７）。
そして、全ページ印刷が終了すると（ステップ４０；Ｙ）、処理を終了する。
Next, the processing procedure of the third embodiment will be described with reference to the flowchart of FIG.
First, an image is read (step 30) and image analysis is performed (step 31). As a result, if each identifier is present (step 32; Y), the image to be copied is developed (step 38), and each identifier is transmitted to the document management apparatus 10 (step 39). On the other hand, when there is no identifier (step 32; N), the copy management setting is acquired (step 33). When copy management is performed (
On the other hand, when copy management is not performed (
Then, when all the pages are printed (step 40; Y), the process is finished.
次に、シュレッダ２０の実施例を説明する。
画像スキャナを搭載したシュレッダ２０は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭを搭載しており、スキャナで読み取った画像をＲＡＭ上に保存しＣＰＵにてデータ処理可能である。ＲＯＭにはシュレッダ２０を制御するファームウェアが記録されている。
まず、ユーザの指示により動作を開始すると、給紙トレイに積載されている印刷済み用紙をピックアップし、両面の画像を画像スキャナにより読み取り、ＲＡＭに読み取りデータを保存する。保存されたデータをＣＰＵにて解析し、表裏の各面において、原本識別子、ページ識別子が織り込まれていることを確認した場合、各原本識別子とページ識別子とページ破棄時の送信であるという情報とをあわせて文書管理装置１０に送信する。
Next, an embodiment of the shredder 20 will be described.
A shredder 20 equipped with an image scanner is equipped with a CPU, a RAM, and a ROM, and an image read by the scanner is stored on the RAM and can be processed by the CPU. Firmware that controls the shredder 20 is recorded in the ROM.
First, when an operation is started in accordance with a user instruction, printed sheets stacked on a sheet feeding tray are picked up, images on both sides are read by an image scanner, and read data is stored in a RAM. When the stored data is analyzed by the CPU and it is confirmed that the original identifier and the page identifier are interwoven on the front and back sides, each original identifier, the page identifier, and information indicating that the transmission is performed when the page is discarded Are transmitted to the
次に、この実施例の処理手順を図６のフローチャートを参照して説明する。
まず、用紙を搬送し（ステップ５０）、画像を読み取り（ステップ５１）、画像を解析する（ステップ５２）。その結果、各識別子がある場合（ステップ５３；Ｙ）、各識別子を文書管理装置１０に送信する（ステップ５４）。各識別子がない場合（ステップ５３；Ｎ）、次用紙に進み（ステップ５５）、次の用紙がない場合（ステップ５５；Ｎ）、粉砕して（ステップ５６）、処理を終了する。
Next, the processing procedure of this embodiment will be described with reference to the flowchart of FIG.
First, the paper is conveyed (step 50), the image is read (step 51), and the image is analyzed (step 52). As a result, when each identifier is present (
次に、文書管理装置１０の実施例を説明する。
例として、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）などの不揮発性記憶媒体を搭載したＰＣ（パーソナルコンピュータ）が考えられる。不揮発性記録媒体に文書管理データを記録する。ＰＣを文書管理装置１０として動作させるサーバアプリケーションは、以下のように処理を行う。
文書作成装置２４、２６、２８もしくは画像形成装置２２から原本識別子の発行要求を受信すると、発行済みの識別子と重複しないように識別子を採番し、要求元へ返信する。次の採番予定の識別子は不揮発性記憶媒体に記録しておく。
この実施例の処理を図７のフローチャートを参照して説明する。
まず、原本識別子発行要求を受信すると（ステップ６０）、採番値を取得する（ステップ６１）。そして、文書管理データ検索を行い（ステップ６２）、使用済みか否かを判断する（ステップ６３）。使用済みの場合（ステップ６３；Ｙ）、採番値＋１を行い（ステップ６５）、使用済みでない場合（ステップ６３；Ｎ）、採番値＋１を次回採番値として保存する（ステップ６４）。そして、当該採番値を送信する（ステップ６６）。
Next, an embodiment of the
As an example, a PC (personal computer) equipped with a nonvolatile storage medium such as an HDD (hard disk drive) can be considered. Document management data is recorded on a non-volatile recording medium. A server application that causes a PC to operate as the
When a request for issuing an original identifier is received from the
The processing of this embodiment will be described with reference to the flowchart of FIG.
First, when an original identifier issue request is received (step 60), a numbering value is acquired (step 61). Then, document management data search is performed (step 62), and it is determined whether or not it has been used (step 63). If it has been used (step 63; Y), the numbering value +1 is added (step 65). If it has not been used (step 63; N), the numbering value +1 is stored as the next numbering value (step 64). Then, the numbering value is transmitted (step 66).
次に、文書管理データの更新処理について説明する。
印刷時の原本識別子及びページ識別子を受信すると、まず、受信済みの原本識別子とページ識別子の組み合わせを検索する。該当する組み合わせがなかった場合には、新規に不揮発性記憶媒体の領域を確保し、原本識別子とページ識別子を記憶し、また、そのコピー数を１として記憶する。この例を図８に示してある。
そして、該当する組み合わせがあった場合には、そのコピー数を＋１する。この例を図９に示してある。
破棄時の原本識別子、ページ識別子を受信すると、受信済みの原本識別子とページ識別子の組み合わせを検索する。該当する組み合わせがあった場合には、そのコピー数を−１する。この例を図１０に示してある。
Next, document management data update processing will be described.
When the original identifier and page identifier at the time of printing are received, first, a combination of the received original identifier and page identifier is searched. If there is no corresponding combination, a new area of the nonvolatile storage medium is secured, the original identifier and the page identifier are stored, and the copy number is stored as 1. An example of this is shown in FIG.
If there is a corresponding combination, the copy number is incremented by one. An example of this is shown in FIG.
When the original identifier and page identifier at the time of discard are received, a combination of the received original identifier and page identifier is searched. If there is a corresponding combination, the copy number is decremented by one. An example of this is shown in FIG.
次に、文書管理データの更新処理の手順を図１１のフローチャートを参照して説明する。
まず、識別子情報を受信し（ステップ７０）、文書管理データを検索する（ステップ７１）。そして、登録済みか否かの判断を行い（ステップ７２）、登録済みでない場合（ステップ７２；Ｎ）、文書管理データに追加する（ステップ７４）。
一方、登録済みの場合（ステップ７２；Ｙ）、次に、シュレッダ２０からのデータか否かを判断する（ステップ７３）。その結果、シュレッダ２０からのデータでない場合は（ステップ７３；Ｎ）、コピー数＋１とし（ステップ７５）、シュレッダ２０からのデータの場合は（ステップ７３；Ｙ）、コピー数−１とする（ステップ７６）。
Next, the procedure of document management data update processing will be described with reference to the flowchart of FIG.
First, identifier information is received (step 70), and document management data is searched (step 71). Then, it is determined whether or not it has been registered (step 72). If it has not been registered (
On the other hand, if registered (
次に、認証機構を付与した実施例を説明する。
各装置に認証機能を持たせ、機能実行に認証を必要とすることで、文書破棄情報を偽装により破棄せずに文書を保持されるといったことを避けることができる。
また、認証情報として利用されるユーザＩＤ等を文書管理装置の文書管理データに記録することで、誰がコピーを作成（印刷）し、誰が破棄したかを記録に残すことができ、文書管理の有益な情報として利用できるようになる。
Next, an embodiment provided with an authentication mechanism will be described.
By providing each device with an authentication function and requiring authentication for function execution, it is possible to avoid holding a document without destroying document discard information by impersonation.
In addition, by recording the user ID used as authentication information in the document management data of the document management apparatus, it is possible to record who made (printed) a copy and who discarded it, which is useful for document management. Can be used as useful information.
（文書作成装置の実施例）
文書作成装置は、前述の例に加えて、印刷データに、ユーザにより設定された認証情報を付与し、画像形成装置に送信する。また、文書作成装置は文書作成装置のユーザが設定可能な認証情報を、文書管理装置に送信するデータに付与して送信するものとする。
(Example of document creation device)
In addition to the above-described example, the document creation apparatus adds authentication information set by the user to the print data, and transmits the print data to the image forming apparatus. Further, it is assumed that the document creation apparatus transmits authentication information that can be set by the user of the document creation apparatus to data to be transmitted to the document management apparatus.
（画像形成装置の実施例）
文書作成装置からの印刷データを印刷する場合、画像形成装置２２は、前述の例に加えて、印刷のための認証機能を具備し、印刷データに付加された認証情報に対して認証可能な場合のみ画像形成を実行する。
認証方法はＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）認証やＬＤＡＰ認証など、広く普及している既存の認証方法を導入することで、認証情報管理の一元化が図れるため望ましい。勿論、各機器にアカウントを作成し、個別に認証処理を実施させる方法でも実現可能である。
また、画像形成装置から文書管理装置１０へ送信するデータは、原本およびページ識別子だけでなく、認証情報に含まれるユーザ情報もあわせて送信する。
(Example of image forming apparatus)
When printing the print data from the document creation apparatus, the
As an authentication method, it is desirable to integrate authentication information management by introducing a widely used existing authentication method such as Windows (registered trademark) authentication or LDAP authentication. Of course, it is also possible to create an account for each device and perform the authentication process individually.
In addition, the data transmitted from the image forming apparatus to the
また、画像スキャナによりコピー印刷を行う場合も同様である。この画像形成装置２２は操作部を有し、操作部から認証情報を入力し、認証できた場合のみ画像形成装置２２を操作可能であるものとする。画像形成装置２２から文書管理装置１０へ送信するデータは、原本およびページ識別子だけでなく、画像形成装置使用のための認証情報に含まれるユーザ情報もあわせて送信する。
さらに、画像形成装置２２は、装置の管理者が設定可能な認証情報を不揮発性メモリに記録することが可能であり、文書管理装置１０に送信するデータには画像形成装置の認証情報も付与して送信するものとする。
The same applies to copy printing by an image scanner. This
Further, the
（シュレッダの実施例）
このシュレッダ２０は操作部を有し、操作部から認証情報を入力して認証できた場合のみ、シュレッダ２０を操作可能であるものとする。シュレッダ２０から文書管理装置１０へ送信するデータは、原本およびページ識別子だけでなく、シュレッダ２０使用のための認証情報に含まれるユーザ情報もあわせて送信する。
シュレッダ２０は、管理者が設定可能な認証情報を不揮発性メモリに記録することが可能であり、文書管理装置１０に送信するデータにはシュレッダ２０の認証情報も付与して送信するものとする。
(Example of shredder)
This shredder 20 has an operation unit, and it is assumed that the shredder 20 can be operated only when authentication information is inputted from the operation unit and authentication is possible. The data to be transmitted from the shredder 20 to the
The shredder 20 can record authentication information that can be set by the administrator in the nonvolatile memory, and the data to be transmitted to the
（文書管理装置の実施例）
前述の例に加えて、全ての受信データに対し、付与されているはずの認証情報が認証可能な場合にのみ処理を継続する。
画像形成装置からの各識別子情報＋ユーザ情報を受け取ると、文書管理データにユーザ情報も図１２のように最終印刷者情報として記録する。
そして、シュレッダ２０からの各識別子情報＋ユーザ情報を受け取ると、文書管理データにユーザ情報も図１３のように最終破棄者として記録する。
(Example of document management apparatus)
In addition to the above example, the processing is continued only when the authentication information that should have been given to all the received data can be authenticated.
When each identifier information + user information is received from the image forming apparatus, the user information is also recorded in the document management data as the final printer information as shown in FIG.
When each identifier information + user information from the shredder 20 is received, the user information is also recorded in the document management data as the last discarder as shown in FIG.
次に、日時情報を用いた実施例を説明する。
前述の２つの例に加えて、文書管理装置２０は計時手段を備えているものとする。文書管理装置２０にて画像形成装置２２やシュレッダ２０から各識別子情報を受信した際の日時情報を保存しておくと、文書管理上有益な情報として活用できる。この例を図１４に示してある。
さらに望ましくは、コピー数が０となった場合には、破棄が完了したものとみなし、そのときから所定の期間が経過したら、記憶領域から原本識別子、ページ識別子及びそれらに対応する情報全てを削除することで、記憶領域を有効活用でき、また破棄未完了の文書検索も容易にすることができる。
この処理は定期的に実施してもよいし、文書破棄がなされたタイミング、すなわち、シュレッダ２０からの情報を受信したタイミングで実施してもよい。
Next, an embodiment using date information will be described.
In addition to the two examples described above, it is assumed that the document management apparatus 20 includes a timing unit. If the document management apparatus 20 stores the date and time information when each identifier information is received from the
More preferably, when the number of copies reaches 0, it is considered that the discarding has been completed, and after a predetermined period has elapsed, the original identifier, page identifier, and all corresponding information are deleted from the storage area. By doing so, it is possible to effectively use the storage area, and it is also possible to easily search for uncompleted documents.
This process may be performed periodically, or may be performed at the timing when the document is discarded, that is, when the information from the shredder 20 is received.
図１５は、定期的にデータ整理を実施する場合の処理手順を示したフローチャートである。
データ整理時期となると、文書管理データを検索し（ステップ８１）、コピー数０かつ現在時刻−最終破棄時刻＞所定期間を満たすページがあるか否かを判断する（ステップ８２）。その結果、該当するページがあった場合（ステップ８２；Ｙ）、該当ページデータを削除する（ステップ８３）。
FIG. 15 is a flowchart showing a processing procedure for periodically organizing data.
When it is time to arrange data, the document management data is searched (step 81), and it is determined whether there is a page satisfying the number of copies 0 and the current time-final discard time> predetermined period (step 82). As a result, if there is a corresponding page (step 82; Y), the corresponding page data is deleted (step 83).
次に、印刷済み用紙の処分先を一元化した実施例を説明する。
上記説明した実施例では、管理対象の印刷済み用紙は必ずシュレッダ２０にて破棄することを想定している。しかし、管理対象のみシュレッダ２０に破棄し、他のものはリサイクルボックスに破棄するような運用では利用者に分別の負荷がかかり、運用ルールが厳守されない可能性がある。
このような問題に対し、既存の技術として、印刷済み用紙を画像スキャナにて読み取り、その結果に応じてシュレッダ２０にて破棄したり、裏面を再利用するためのトレイへと収納したりする用紙分別装置や、用紙分別装置と一体化した画像形成装置が提案されている。
前述の例のＭＦＰ２２やシュレッダ２０のかわりに、これら用紙分別装置や画像処理装置を用いることで、全ての印刷済み用紙は、この装置にて破棄する運用が可能となり、ユーザは単純なルールに従うだけなので、運用ルールが守られる可能性が高くなる。
また、画像形成装置と一体化した用紙分別装置では、画像スキャナ、各識別子を読み取るための画像解析部や、ネットワーク経由の通信部も共通化でき、コスト面での優位性が得られる。
これらの機器を適用する場合には、管理対象の文書が破棄される場合に、文書管理装置に前述の各識別子データ（やユーザ情報）を送信すればよい。
Next, an embodiment in which disposal destinations for printed paper are unified will be described.
In the embodiment described above, it is assumed that the printed paper to be managed is always discarded by the shredder 20. However, in an operation in which only the management target is discarded in the shredder 20 and the others are discarded in the recycle box, there is a possibility that the user is subjected to a classification load and the operation rules are not strictly observed.
In order to deal with such a problem, as an existing technique, a sheet that has been printed is read by an image scanner and discarded by the shredder 20 according to the result, or is stored in a tray for reusing the back side. An image forming apparatus integrated with a sorting device or a paper sorting device has been proposed.
By using these paper sorting device and image processing device instead of the
Further, in the sheet sorting apparatus integrated with the image forming apparatus, an image scanner, an image analysis unit for reading each identifier, and a communication unit via a network can be shared, and an advantage in cost can be obtained.
When these devices are applied, when the document to be managed is discarded, each identifier data (or user information) described above may be transmitted to the document management apparatus.
１０ 文書管理装置
２０ シュレッダ
２２ 画像形成装置
２４ 文書作成装置１
２６ 文書作成装置２
３０ ＬＡＮ
DESCRIPTION OF
26
30 LAN
Claims (8)
前記画像形成装置は、
前記入力データに前記入力データを識別するための識別子が含まれるか否かを判断する判断手段と、
前記判断手段が前記入力データに前記識別子が含まれると判断した場合に、前記識別子
と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記入力データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する送信手段と、
を具備し、
前記文書管理装置は、
前記画像形成装置の前記送信手段が送信した、前記識別子と前記印刷送信情報とを受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する記憶制御手段と、
前記受信手段が識別子を受信した際に、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する検索手段と、
前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす更新手段と、
を具備することを特徴とする文書管理システム。 A document management system comprising: an image forming apparatus that forms an image based on input data from an image scanner; and a document management apparatus that is connected to the image forming apparatus via a network.
The image forming apparatus includes:
Determining means for determining whether or not the input data includes an identifier for identifying the input data;
When the determination means determines that the identifier is included in the input data, image formation is performed once based on the input data with the identifier and print transmission information indicating transmission at the time of printing. Transmitting means for transmitting to the document management device each time ;
Comprising
The document management apparatus includes:
Receiving means for receiving the identifier and the print transmission information transmitted by the transmitting means of the image forming apparatus;
Storage control means for storing the identifier received by the receiving means and the number of times of printing of the input data associated with the identifier in a storage medium;
Search means for searching whether the same identifier as the identifier is stored in the storage medium when the receiving means receives the identifier;
When the search means determines that the same identifier as the identifier is stored in the storage medium, the number of times of printing is increased by one each time the input data associated with the identifier is received once. Update means;
A document management system comprising:
前記画像形成装置は、
前記画像スキャナからの入力データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼することで当該文書管理装置により発行された前記識別子を取得する識別子取得手段と、
前記識別子取得手段が取得した前記識別子を前記入力データに付加して印刷する印刷手段と、
前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記入力データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する送信手段と
を具備し、
前記文書管理装置は、
前記画像形成装置の前記送信手段が送信した、前記識別子と前記印刷送信情報とを受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する記憶制御手段と、
前記受信手段が識別子を受信した際に、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する検索手段と、
前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす更新手段と、
を具備することを特徴とする文書管理システム。 A document management system comprising: an image forming apparatus that forms an image based on input data from an image scanner; and a document management apparatus that is connected to the image forming apparatus via a network.
The image forming apparatus includes:
Identifier acquisition means for acquiring the identifier issued by the document management apparatus by requesting the document management apparatus to issue an identifier for identifying input data from the image scanner;
Printing means for printing by adding the identifier acquired by the identifier acquisition means to the input data;
Transmission means for transmitting the identifier and print transmission information indicating transmission at the time of printing to the document management apparatus every time image formation is performed based on the input data ;
The document management apparatus includes:
Receiving means for receiving the identifier and the print transmission information transmitted by the transmitting means of the image forming apparatus;
Storage control means for storing the identifier received by the receiving means and the number of times of printing of the input data associated with the identifier in a storage medium;
Search means for searching whether the same identifier as the identifier is stored in the storage medium when the receiving means receives the identifier;
When the search means determines that the same identifier as the identifier is stored in the storage medium, the number of times of printing is increased by one each time the input data associated with the identifier is received once. Update means;
A document management system comprising:
前記情報処理装置は、
前記印刷データの印刷管理を行う場合に、前記印刷データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼することで当該文書管理装置により発行された前記識別子を取得する識別子取得手段と、
前記識別子取得手段が取得した前記識別子を前記印刷データに付加して前記画像形成装置に送信する送信手段と
を具備し、
前記画像形成装置は、
前記情報処理装置からの前記印刷データに、前記識別子が付加されているかを判断する判断手段と、
前記判断手段が前記識別子が付加されていると判断した場合、前記識別子を前記印刷データに付加して印刷する印刷手段と、
前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記印刷データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する送信手段と、
を具備し、
前記文書管理装置は、
前記画像形成装置の前記送信手段が送信した、前記識別子と前記印刷送信情報とを受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する記憶制御手段と、
前記受信手段が識別子を受信した際に、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する検索手段と、
前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす更新手段と、
を具備することを特徴とする文書管理システム。 A document management system comprising: an information processing apparatus that creates print data; and an image forming apparatus and a document management apparatus that are connected to the information processing apparatus via a network.
The information processing apparatus includes:
An identifier acquisition means for acquiring the identifier issued by the document management apparatus by requesting the document management apparatus to issue an identifier for identifying the print data when performing print management of the print data;
A transmission unit that adds the identifier acquired by the identifier acquisition unit to the print data and transmits the print data to the image forming apparatus;
The image forming apparatus includes:
Determining means for determining whether the identifier is added to the print data from the information processing apparatus;
A printing unit for adding and printing the identifier to the print data when the determination unit determines that the identifier is added;
Transmission means for transmitting the identifier and print transmission information indicating transmission at the time of printing to the document management apparatus every time image formation is performed based on the print data ;
Comprising
The document management apparatus includes:
Receiving means for receiving the identifier and the print transmission information transmitted by the transmitting means of the image forming apparatus;
Storage control means for storing the identifier received by the receiving means and the number of times of printing of the input data associated with the identifier in a storage medium;
Search means for searching whether the same identifier as the identifier is stored in the storage medium when the receiving means receives the identifier;
When the search means determines that the same identifier as the identifier is stored in the storage medium, the number of times of printing is increased by one each time the input data associated with the identifier is received once. Update means;
A document management system comprising:
前記画像形成装置の前記送信手段は、前記識別子及び印刷送信情報と共に、前記入力データまたは前記印刷データのページの印刷を１回行う度に当該ページに対応するページ識別子を前記文書管理装置に送信し、
前記文書管理装置の前記受信手段は、前記識別子及び印刷送信情報と共に、前記ページ識別子を受信し、
前記文書管理装置の前記更新手段は、前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やすことを特徴とする請求項２または請求項３に記載の文書管理システム。 The image forming apparatus further includes a page identifier generating unit that generates a page identifier corresponding to each page to be printed when the printing unit performs printing,
The transmission unit of the image forming apparatus transmits a page identifier corresponding to the page to the document management apparatus together with the identifier and the print transmission information each time the page of the input data or the print data is printed once. ,
The receiving unit of the document management apparatus receives the page identifier together with the identifier and print transmission information,
The update unit of the document management apparatus receives the input data associated with the identifier once when the search unit determines that the same identifier as the identifier is stored in the storage medium. 4. The document management system according to claim 2 , wherein the number of times of printing is increased by one each time .
ネットワーク通信手段と、
前記用紙上の画像を読み取る画像スキャナと、
前記画像スキャナで読み取った画像の画像データに前記識別子が含まれるか否かを判断する判断手段と、
前記判断手段が、前記画像データに前記識別子が含まれると判断した場合に、前記識別子と破棄時の送信であることを示す破棄送信情報と、を前記文書管理装置に送信する送信手段と、
を具備するシュレッダを更に備え、
前記文書管理装置の前記受信手段は、前記シュレッダの送信手段が送信した前記識別子及び前記破棄送信情報を受信し、
前記文書管理装置の前記更新手段は、前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、その印刷回数を１つ増やすことを特徴とする請求項１乃至請求項４のうち少なくともいずれか１項に記載の文書管理システム。 A discarding means for discarding the paper;
Network communication means;
An image scanner for reading an image on the paper;
Determining means for determining whether or not the identifier is included in image data of an image read by the image scanner;
A transmission unit that transmits to the document management device, when the determination unit determines that the identifier is included in the image data, the identifier and discard transmission information indicating transmission at the time of discard;
Further comprising a shredder comprising:
The receiving unit of the document management apparatus receives the identifier and the discard transmission information transmitted by the shredder transmitting unit,
2. The update unit of the document management apparatus, when the search unit determines that the same identifier as the identifier is stored in the storage medium, the print count is increased by one. The document management system according to at least one of claims 4 to 4.
前記シュレッダの前記送信手段は、前記判断手段が、前記画像データに前記識別子と共に前記ページ識別子が含まれると判断した場合、前記識別子と前記破棄送信情報と共に、前記ページ識別子を前記文書管理装置に送信し、
前記文書管理装置の前記受信手段は、前記シュレッダの前記送信手段が送信した前記識別子及び前記破棄送信情報と共に、前記ページ識別子を受信し、
前記文書管理装置の前記更新手段は、前記画像形成装置の前記受信手段が受信した前記識別子、前記破棄送信情報、及び前記ページ識別子に基づいて前記画像データの印刷回数を１つ増やすことを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。 The determination unit of the shredder further determines whether or not the image data read by the image scanner of the shredder includes a page identifier corresponding to each page of the paper in addition to the identifier;
The transmission unit of the shredder transmits the page identifier together with the identifier and the discard transmission information to the document management device when the determination unit determines that the page identifier is included in the image data. And
The reception unit of the document management apparatus receives the page identifier together with the identifier and the discard transmission information transmitted by the transmission unit of the shredder,
The update unit of the document management apparatus, the identifier received by the receiving means of the image forming apparatus, wherein the discarding the transmission information, and characterized by increasing one printing times the number of the image data based on the page identifier The document management system according to claim 5.
前記画像形成装置が、前記画像スキャナからの入力データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼する第１ステップと、
前記第１ステップの依頼に応じて、前記文書管理装置が前記識別子を発行する第２ステップと、
前記第２ステップで発行された前記識別子を前記文書管理装置が前記画像形成装置に送信する第３ステップと、
前記第３ステップで送信された前記識別子を前記画像形成装置が取得する第４ステップと、
前記第４ステップで取得した前記識別子を前記画像形成装置が前記入力データに付加して印刷する第５ステップと、
前記第２ステップで発行された前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記入力データに基づいて画像形成を１回行う度に前記画像形成装置が前記文書管理装置に送信する第６ステップと、
前記第６ステップで前記画像形成装置から受信した前記識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する第７ステップと、
前記第６ステップで識別子を受信した際に、前記第７ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する第８ステップと、
前記第８ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす第９ステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法。 A document management method using an image forming apparatus that forms an image based on input data from an image scanner, and a document management apparatus that is connected to the image forming apparatus via a network,
A first step in which the image forming apparatus requests the document management apparatus to issue an identifier for identifying input data from the image scanner;
A second step in which the document management device issues the identifier in response to the request of the first step;
A third step in which the document management device transmits the identifier issued in the second step to the image forming device;
A fourth step in which the image forming apparatus acquires the identifier transmitted in the third step;
A fifth step in which the image forming apparatus adds the identifier acquired in the fourth step to the input data for printing;
The image forming apparatus uses the identifier issued in the second step and print transmission information indicating that transmission is performed at the time of printing based on the input data. A sixth step of sending to
A seventh step of storing the identifier received from the image forming apparatus in the sixth step and the number of prints of the input data associated with the identifier in a storage medium ;
When an identifier is received in the sixth step, an eighth step of searching whether or not the same identifier as the identifier is stored in the storage medium in the seventh step;
When it is determined in the eighth step that the same identifier as the identifier is stored in the storage medium, each time the input data associated with the identifier is received once, the number of times of printing is increased by one. 9th step to increase ,
A document management method characterized by comprising:
前記情報処理装置が、前記印刷データの印刷管理を行う場合に、前記印刷データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼する第１ステップと、
前記第１ステップの依頼に応じて、前記文書管理装置が前記識別子を発行する第２ステップと、
前記第２ステップで発行された前記識別子を前記文書管理装置が前記情報処理装置に送信する第３ステップと、
前記第３ステップで送信された前記識別子を前記情報処理装置が取得する第４ステップと、
前記第４ステップで取得した前記識別子を前記情報処理装置が前記印刷データに付加して前記画像形成装置に送信する第５ステップと、
前記第５ステップで送信された前記印刷データに、前記識別子が付加されているかを前記画像形成装置が判断する第６ステップと、
前記第６ステップで前記識別子が付加されていると判断した場合、前記画像形成装置が前記識別子を前記印刷データに付加して印刷する第７ステップと、
前記画像形成装置が、前記第７ステップで前記印刷データに付加した前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記印刷データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する第８ステップと、
前記第８ステップで前記画像形成装置が送信した前記識別子と前記印刷送信情報とを前記文書管理装置が受信する第９ステップと、
前記第９ステップで受信した前記識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する第１０ステップと、
前記第９ステップで識別子を受信した際に、前記第１０ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する第１１ステップと、
前記第１１ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす第１２ステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法。 A document management method using an information processing apparatus for creating print data, and an image forming apparatus and a document management apparatus connected to the information processing apparatus via a network,
A first step of requesting the document management apparatus to issue an identifier for identifying the print data when the information processing apparatus performs print management of the print data;
A second step in which the document management device issues the identifier in response to the request of the first step;
A third step in which the document management device transmits the identifier issued in the second step to the information processing device;
A fourth step in which the information processing apparatus acquires the identifier transmitted in the third step;
A fifth step in which the information processing apparatus adds the identifier acquired in the fourth step to the print data and transmits the print data to the image forming apparatus;
A sixth step in which the image forming apparatus determines whether the identifier is added to the print data transmitted in the fifth step;
A seventh step in which the image forming apparatus adds the identifier to the print data and prints when it is determined that the identifier is added in the sixth step;
Each time the image forming apparatus performs image formation once based on the print data, the identifier added to the print data in the seventh step and the print transmission information indicating transmission at the time of printing. An eighth step of transmitting to the document management device;
A ninth step in which the document management apparatus receives the identifier and the print transmission information transmitted by the image forming apparatus in the eighth step;
A tenth step of storing in a storage medium the identifier received in the ninth step and the number of prints of the input data associated with the identifier ;
An eleventh step of retrieving whether or not the same identifier as the identifier is stored in the storage medium in the tenth step when the identifier is received in the ninth step ;
When it is determined in the eleventh step that the same identifier as the identifier is stored in the storage medium, the number of times of printing is increased by one each time the input data associated with the identifier is received once. 12th step to increase ,
A document management method characterized by comprising:
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