JP4761895B2 - ドキュメント管理サーバ、そのドキュメント管理方法およびプログラム - Google Patents
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Description
例えば、特許文献1には、画像処理装置(MFP; Multi-Function Peripherals)等の情報端末装置とドキュメント管理サーバとがネットワークを介して接続された構成の文書管理システムが開示されている。この文書管理システムによれば、ユーザは、MFPを操作して、そのMFPに与えられた権限の範囲内で、ドキュメントを管理(参照、表示、印刷、登録、削除)することができる。
しかしながら、上記文書管理システムでは、文書がドキュメント管理サーバに登録されても、送信相手はこれを知ることができない。このため、自己宛の文書がドキュメント管理サーバに登録されても、気づかずにアクセスが遅れてしまう等の問題が発生する虞がある。
この場合に、ドキュメント管理サーバが文書が登録されたことを、送信先に通知する手法も考えられるが、登録された文書毎に、その旨を通知していたのでは、登録通信によるトラフィックが増大し、ドキュメント管理サーバやネットワークの負担が増大してしまう。
ネットワークを介して情報端末装置と通信するドキュメント管理サーバであって、
前記情報端末装置から、ファイルと、該ファイルの送信者を特定するためのユーザ識別情報と、該ファイルの送信先を特定する送信先情報と、を受信する受信手段と、
前記受信手段で受信した前記ファイルと前記ユーザ識別情報と前記送信先情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶した複数の前記ファイルそれぞれの記憶場所を特定する記憶場所情報を、複数の前記ファイルについて一括して記した受領確認メールを生成する受領確認メール生成手段と、
前記受領確認メール生成手段で生成した前記受領確認メールを、前記送信先情報で特定される送信先に送信する受領確認メール送信手段と、
前記受領確認メールで格納場所情報を通知したファイルについて、該ファイルを送信する要求を受信し、受信した要求に従って、前記ファイルを送信するファイル送信手段と、
前記ファイル送信手段により前記ファイルを送信したときに、該ファイルの送信先を特定する情報を含む受領完了メールを生成する受領完了メール生成手段と、
前記受領完了メール生成手段で生成した受領完了メールを、送信したファイルに対応するユーザ識別情報によって特定される通知先に送信する受領完了メール送信手段と、を備え、
前記ファイル送信手段は、
前記受領確認メール送信手段で送信した前記受領確認メールに記載した複数の前記ファイルのうちの一のファイルを送信する要求を受信すると共に受信後の時間を計時する計時手段と、
前記計時手段の計時時間に基づいて、前記一のファイルの送信の要求を受信してから所定の時間が経過したか否かを判別する経過判別手段と、を有し、
前記経過判別手段により所定の時間が経過したことを判別する前に、前記一のファイルとは別のファイルを送信する要求を、同一の前記ユーザ識別情報をもつユーザから受信したとき、前記一のファイルと該ファイルを送信し、前記受領完了メール送信手段により、1つの受領完了メールに該一のファイルと該ファイルについて送信が完了した旨を記載して送信する、
ことを特徴とする。
前記ファイル送信手段は、送信が要求されたファイルに対応する送信先情報を前記記憶手段から読み出し、読み出した送信先情報で特定されるユーザのうち、前記リスト格納手段に格納された前記リストに登録されているユーザに前記ファイルを送信する、ようにしてもよい。
前記情報端末装置から、ファイルと、該ファイルの送信者を特定するためのユーザ識別情報と、該ファイルの送信先を特定する送信先情報と、を受信する受信ステップと、
前記受信ステップで受信した前記ファイルと前記ユーザ識別情報と前記送信先情報とを対応付けて記憶する記憶ステップと、
前記記憶ステップで記憶した複数の前記ファイルそれぞれの記憶場所を特定する記憶場所情報を、複数の前記ファイルについて一括して記した受領確認メールを生成する受領確認メール生成ステップと、
前記受領確認メール生成ステップで生成した前記受領確認メールを、前記送信先情報で特定される送信先に送信する受領確認メール送信ステップと、
前記受領確認メールで格納場所情報を通知したファイルについて、該ファイルを送信する要求を受信し、受信した要求に従って、前記ファイルを送信するファイル送信ステップと、
前記ファイル送信ステップにより前記ファイルを送信したときに、該ファイルの送信先を特定する情報を含む受領完了メールを生成する受領完了メール生成ステップと、
前記受領完了メール生成ステップで生成した受領完了メールを、送信したファイルに対応するユーザ識別情報によって特定される通知先に送信する受領完了メール送信ステップと、を備え、
前記ファイル送信ステップは、
前記受領確認メール送信ステップで送信した前記受領確認メールに記載した複数の前記ファイルのうちの一のファイルを送信する要求を受信すると共に受信後の時間を計時する計時ステップと、
前記計時ステップの計時時間に基づいて、前記一のファイルの送信の要求を受信してから所定の時間が経過したか否かを判別する経過判別ステップと、を有し、
前記経過判別ステップにより所定の時間が経過したことを判別する前に、前記一のファイルとは別のファイルを送信する要求を、同一の前記ユーザ識別情報をもつユーザから受信したとき、前記一のファイルと該ファイルを送信し、前記受領完了メール送信ステップにより、1つの受領完了メールに該一のファイルと該ファイルについて送信が完了した旨を記載して送信する、
ことを特徴とする。
前記情報端末装置から、ファイルと、該ファイルの送信者を特定するためのユーザ識別情報と、該ファイルの送信先を特定する送信先情報と、を受信する受信手順と、
前記受信手順で受信した前記ファイルと前記ユーザ識別情報と前記送信先情報とを対応付けて記憶する記憶手順と、
前記記憶手順で記憶した複数の前記ファイルそれぞれの記憶場所を特定する記憶場所情報を、複数の前記ファイルについて一括して記した受領確認メールを生成する受領確認メール生成手順と、
前記受領確認メール生成手順で生成した前記受領確認メールを、前記送信先情報で特定される送信先に送信する受領確認メール送信手順と、
前記受領確認メールで格納場所情報を通知したファイルについて、該ファイルを送信する要求を受信し、受信した要求に従って、前記ファイルを送信するファイル送信手順と、
前記ファイル送信手順により前記ファイルを送信したときに、該ファイルの送信先を特定する情報を含む受領完了メールを生成する受領完了メール生成手順と、
前記受領完了メール生成手順で生成した受領完了メールを、送信したファイルに対応するユーザ識別情報によって特定される通知先に送信する受領完了メール送信手順と、を実行させ、
前記ファイル送信手順は、
前記受領確認メール送信手順で送信した前記受領確認メールに記載した複数の前記ファイルのうちの一のファイルを送信する要求を受信すると共に受信後の時間を計時する計時工程と、
前記計時工程の計時時間に基づいて、前記一のファイルの送信の要求を受信してから所定の時間が経過したか否かを判別する経過判別工程と、を有し、
前記経過判別工程により所定の時間が経過したことを判別する前に、前記一のファイルとは別のファイルを送信する要求を、同一の前記ユーザ識別情報をもつユーザから受信したとき、前記一のファイルと該ファイルを送信し、前記受領完了メール送信手順により、1つの受領完了メールに該一のファイルと該ファイルについて送信が完了した旨を記載して送信させる。
ここで、ネットワーク4は、一般的な通信手段を用いることが可能である。本実施形態において、一般的に使用されているTCP/IP(トランスミッション・コントロール・プロトコル/インターネット・プロトコル)が使用される。なお、他のプロトコルが使用されてもよい。また、ネットワーク4は、ローカル・エリア・ネットワークでも、ワイド・エリア・ネットワークでもよい。バーチャル・プライベート・ネットワーク(VPN)やワイヤレス接続のような通信手段も同じように使用可能である。
また、複合機1には、ダウンロードしたファイルを「参照」したり「印刷」したりするために、それに対応するアプリケーションがインストールされている。ダウンロード後、対応するアプリケーションは、ファイルを読み込み、1次表示データを生成する。さらに、複合機1には画像プロセッサが搭載され、入手した1次表示データを複合機1の表示手段に適当する2次表示データに変換し、表示手段上に表示する。
なお、複合機1は、オフィス内に配置されることはもちろん、例えば、サテライトオフィス、コンビニエンスストア、郵便局などの、外出先に置かれていてもよい。要は、ネットワーク4を介して、ドキュメント管理サーバ5に接続できるようであればよい。
また、I/F15は、LCD(Liquid Crystal Display)22等の出力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、LCD22に表示される画像やメッセージ等を見ることによって、複合機1の動作状態(具体的には、例えば、印刷設定の詳細、表示設定の詳細、エラーメッセージ等)を知ることができる。ここで、LCD22は、ドットマトリクスタイプの表示素子であり、任意の文字、記号、数字、図形を表示することが可能である。ただし、一般的に、中サイズの画面サイズを有する。
尚、I/F15は、キーボード、マウス等の入力装置を含んでいてもよい。
企業会員リストには、図8(b)を参照して前述した情報、即ち、全ての会員(ユーザ)についてそれぞれ、ユーザID、パスワード、氏名、所属団体(企業等)、ニックネーム、請求先、e−mailアドレス、連絡先(住所、電話番号、ファックス番号、ネットワークアドレス(例えば、ノーツメールアドレスを指す))などが保管される。また、図8(a)の個人グループ帳には、図7に示すように、複数のグループ化されたリスト(グループリスト)が登録可能である。各グループリストには、図7に示すように、企業会員リストに登録された会員情報をコピーしたり、コンピュータなどを使用してユーザがインプットしたりして、氏名、所属団体、連絡先などの任意の情報を保管することができる。
認証マネージャは、複合機1、コンピュータ3からログイン情報を入力し、ユーザIDとパスワードの対がユーザ情報に登録されているか否かを判別することにより、ユーザの認証を行う。さらに、認証結果を返答する。
コンピュータ3等のモニタで表示されるフォルダ名は、例えば、図6(a)のように、「企業フォルダ」、「マイフォルダ」である。しかしながら、コンテンツマネージャには、必ずしも当該名前で保管しておく必要はない。すなわち、「企業フォルダ」を「企業コード(例:COM0001)」で、「マイフォルダ」を「ユーザID(例:USER0001)」で、保管していてもよい。その場合、コンピュータ3等にファイル名やフォルダ名を送信するときに、名前を変換する変換手段を設ければよい。このように構成することにより、コンピュータ3等でファイル名やフォルダ名を見やすくすることができる。
ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、ファイル格納部113内のフォルダ内に電子ファイル(ファイル)を保管する。また、ユーザ又は管理者は、フォルダ内にもフォルダを作成することができ、登録するファイルを例えば用途別に分類することできる。なお、ファイル格納部113内には、本実施形態では、「企業フォルダ」、「グループフォルダ」、「マイフォルダ」を作成可能とする。
企業フォルダは、会員リスト上にある全ユーザがこのフォルダ内のファイルを操作することができる。よって、会員の全ユーザがファイルを共有できる。
なお、上述したファイルの操作は、以下説明するアクセス制限手段によりアクセス権が設定可能である。
ドキュメント管理サーバ5のアクセス制限マネージャは、ACL(アクセスコントロールリスト)に基づき電子フォルダや電子ファイルの利用者を制限する。アクセス制限マネージャにより、電子フォルダや電子ファイルの閲覧、修正、登録、削除、印刷(これらを1つ、またはまとめて操作という)を制限できる。このように、アクセス権を持つ利用者を個別に設定することで、電子フォルダや電子ファイルの共有や閲覧ができる利用者を制限したり、文書の改ざんを防ぐことができる。なお、アクセス制限マネージャは、各電子フォルダ、各電子ファイルそれぞれのアクセス権を、前記ACLに設定しておき、それに基づいてアクセスを制限する。
アクセス制限マネージャは、新しい電子フォルダや電子ファイルを作成した場合、上位電子フォルダのACLを自動的に引き継ぐよう設定する。また、企業フォルダ内の電子ファイルに関するACLは、複合機1やコンピュータ3が備える入力手段からの設定情報の入力により、1つ又は複数のユーザヘアクセス権を付与するように設定できる。
ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャは、コンテンツマネージャからのメール送信依頼や、ユーザからのメール配信依頼に基づき、ユーザや入力したアドレスに対してメールを送信する。なお、送信はメールサーバを介して行われる。メール送信マネージャは、「メール配信」、「受領確認」、「登録状況お知らせメール」、及び、「自分お知らせメール」の各機能を備える。以下、詳述する。
「メール配信」とは、複合機1、コンピュータ3からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ5から、会員内のユーザやその他のEメールアドレス(非会員)宛てに、ファイルの登録時(更新時を含む)や会員のいずれかが参照した時にファイル自体を添付してその旨を通知する機能である。複合機1、コンピュータ3は、後述する「登録」(更新を含む)処理、「参照」時において、タッチパネル23を操作する等して、「メール配信」のオプションをONに設定し(ステップS1101;Yes)、送信を希望するアドレス情報を入力する(ステップS1102)。アドレス情報は、ドキュメント管理サーバ5の会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択して入力してもよいし、ユーザが手動操作で入力してもよい。次に、複合機1、コンピュータ3からドキュメント管理サーバ5に対し、「登録」処理、「参照」処理の完了を通知するとともに、「メール配信」の送信依頼と送信先のアドレスを通知する(ステップS1103)。ドキュメント管理サーバ5のメール配信マネージャは、当該「メール配信」のオプション設定の通知を受ける(ステップS1104)と、選択されたアドレス宛てにファイル自体を添付したメールを送信すべく、ファイル添付メールを作成して送信する(ステップS1105)。
「受領確認」実行処理とは、複合機1、コンピュータ3からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ5から、ドキュメント管理サーバ5が保管しているファイルへのリンク情報を含むメールを送付し、当該メールの受信者がリンク先にアクセスしたときに、受領確認メールを「受領確認」の設定者に対して送付する機能である。
複合機1、コンピュータ3は「受領確認」の設定がONに設定されたことをドキュメント管理サーバ5に通知する(ステップS1202)。ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャは、「受領確認」のオプション設定の通知を受けると(ステップS1203)、会員リストマネージャにアクセスして、(1)「受領確認」を設定した設定者の名前を、ログイン時のIDから取得し(ステップS1204)、(2)当該ファイルのACL(アクセスコントロールリスト)に設定されたユーザ(このドキュメントをアクセスすることが認められているユーザ)のアドレスを取得する(ステップS1205)。次に、「受領確認」を設定した設定者の名前、および当該ファイルへのリンク先情報などを追加して図10(b)に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのACLに設定されたユーザのアドレスに対し送信する(ステップS1206)。さらに、ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、「受領確認」が設定されたファイルに対して、「受領確認」を設定したユーザのユーザIDを保管する。
この「受領確認」に係る受領確認処理を実行するドキュメント管理サーバ5の動作の詳細については、後述する。
「登録状況お知らせメール」とは,ファイルが操作されたときに、当該ファイルのACLに設定された各ユーザのアドレス宛てに、その旨を通知する機能である。
複合機1、コンピュータ3は、「登録」、「参照」等の処理時において、「登録状況お知らせメール」のオプションをONに設定する(ステップS1401;Yes)ことができる。コンピュータ3は当該ファイルの「登録状況お知らせメール」設定がONにセットされたことをドキュメント管理サーバ5に通知する(ステップS1402)。ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対して、当該オプションの設定情報を保管する(ステップS1403)。保管後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新(ファイルの上書き、削除などを含む)があるか否かをウォッチングする(ステップS1404)。
或いは、ファイルの更新があったときに、「登録状況お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップS1404に進むようにしてもよい。
「自分お知らせメール」とは、ファイルが操作されると、そのファイルに関しあらかじめ設定されているユーザのアドレス宛てにファイルが更新されたことを通知する機能である。複合機1、コンピュータ3は、設定処理において、ファイルを特定して、「自分お知らせメール」のオプションをONに認定することができる。コンピュータ3は、この設定がなされたことを検知し(ステップS1501;Yes)当該ファイルの「自分お知らせメール」設定がONになったことをドキュメント管理サーバ5に通知する(ステップS1502)。ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザIDを保管する(ステップS1503)。保管後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新(ファイルの上書き、削除などを含む)、があるか否かをウォッチングする(ステップS1504)。或いは、ファイルの更新があったときに、「自分お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップS1505に進むようにしてもよい。
上記の「メール配信」および、「受領確認」におけるドキュメント管理サーバ5の処理動作については後述する。
ドキュメント管理サーバ5のファイル履歴マネージャは、「履歴管理する」モードが設定されている場合、ファイルの履歴を保存し、管理する。即ち、ファイル履歴マネージャにより、複合機1、コンピュータ3上で表示されるファイル名は同じでありながら、保存した回数に対応した各版のファイルが自動的に保管される。なお、以下の説明では、最新のファイルをバージョン0とする。ユーザは、各版の参照、取り出し、印刷などが可能である。一方、「履歴管理しない」モードが設定されている場合には、履歴の管理を行わず、最新のファイルのみが保存される。なお、ファイルの履歴を管理するか否かは、ファイルの登録時や更新時に設定できる。本実施形態においては、初期状態にでは、「履歴管理しない」に設定されている。また、後述するとおり、コンピュータ3からは各履歴のファイル操作が可能だが、複合機1からは各履歴のファイル操作を禁止している。
ファイル履歴マネージャでファイルの履歴を保存している場合、「メール配信」でユーザにファイルを通知(送信)することができる。複合機1を操作してファイル送信を指示した場合と、コンピュータ3を操作してファイル送信を指示した場合とで、ドキュメント管理サーバ5の動作が異なる。
○参照時(表示時)、メール配信を行う場合:(ファイルの内容を表示して、表示したファイルを送信する場合)
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイルを添付する。例えば、履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信し、履歴管理ONで最新バージョン以外のバージョンが存在するときでも、常に最新のバージョン0のファイルを送付する。
○登録時、メール配信を行う場合:(ファイルを新たに登録して、登録したファイル送信する場合)
参照時と同じ。
○参照時、バージョンを指定しないでメール配信を行う場合:
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイルを添付する。例えば、履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信する。また、履歴管理ONで最新バージョン以外のバージョンが作成されたときにも、最新のバージョンのファイルを送付する。
○参照時、バージョンを指定してメール配信を行う場合:
配信するメールに指定されたバージョン(例えば、0(最新)、1(1つ前)、2、3など)のファイルを添付して送信する。
○登録時、メール配信を行う場合:
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイル、即ち、今回登録したファイルを添付する。履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされたり、履歴管理ONで他のバージョンが作成されたときでも、今回登録した最新のバージョンのファイルを送付する。
また、バージョンを指定して通知した場合においても、当該バージョンが削除されている場合は 最新バージョンを表示するように構成してもよい。
まず、初期状態から各機能が選択されるまでを説明する。
(オープニング)
複合機1は、電源をONして立ち上がったとき、表示手段にオープニング画面を表示してユーザからの操作を待つ。また、本オープニング画面は、他の画面に移った状態で数分間何ら操作が入力されなかった場合や、各機能の終了を入力した場合に表示される。本実施形態では、図15(a)に示すように、サービスの開始を指示するためのTouch Hereボタン(開始ボタン)が画面中央部に配置され、ユーザの入力を待機している。当該開始ボタンが押圧されると、機能選択画面が表示する。
開始ボタンの押圧を検出した後、図15(b)に示すように、機能選択画面を表示してユーザからの入力を待つ。本実施形態においては、機能選択画面で各機能を選択すると、図15(c)に示すように、「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。各機能ボタンへの押圧を入力すると、ネットワーク4を介してドキュメント管理サーバ5に機能選択情報を通知する。その後、ログイン画面を表示する。
各機能ボタンの押圧を検出した後、図15(d)に示すように、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザID」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ5に送信し、認証結果を待つ。
ドキュメント管理サーバ5は、送信されたユーザIDとパスワードとを用いて、図5の認証マネージャに対して認証を行う。認証がOKであれば、ドキュメント管理サーバ5は、ユーザIDと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図4の管理情報格納部114に格納し、複合機1に認証がOKであるという通知を送信する。なお、認証がNGであれば、その旨の通知を複合機1に送信する。
認証がOKであるとの通知を受けると、複合機1の制御部10は、後述する各機能に応じたソフトウェアアプリケーションを、HDD13から読み出して実行し、各機能に対応する操作画面をLCD22に表示する。なお、認証がNGであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
「MFPからの登録」機能とは、複合機1が備えるスキャナによって紙などの文書をスキャンし、スキャンした面像データをドキュメント管理サーバ5に保管したり、複合機1の外部メディアI/F14に接続される装置に装着された記録メディア20、21に保管する機能である。また、複合機1の外部メディアI/F14に接続される装置に装着された記録メディア20、21に保管されている電子ファイルを、ドキュメント管理サーバ5に保管する機能である。以下、詳述する。
上述した機能選択画面(図15(c))上で「登録」が選択されると、制御部10は、図16のフローの処理を開始し(ステップS1601)、まず、図15(d)の画面を用いた認証を処理を行い、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1602;Yes)、複合機1は、(A)スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイルか、または(B)複合機1の外部メディアI/F14に装着された記録メディア20,21に保管された電子ファイルか、を選択するための図15(e)に示すような画面をLCD22から構成される表示手段上に表示し、ユーザによる入力を待機する。
「(A)スキャナにセットされた紙などの文書」が選択されると(ステップS1603;Yes)、複合機1はスキャナ部19を駆動して、データを読み込み、当該データを含む電子ファイルを生成する(ステップS1604)。一方、「(B)記録メディア」が選択されると(ステップS1603;NoかつステップS1605;Yes)、記録メディア20,21から電子ファイルを読み込む(ステップS1606)。
「(A)ドキュメント管理サーバへの保管」が選択されると(ステップS1607;Yes)、複合機1は選択された電子ファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1608)。一方、「(B)記録メディア」が選択されると(ステップS1607;NoかつステップS1609;Yes)、装着された記録メディア20、21にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1610)。
上述した機能選択画面(図15(c))上で「印刷」が選択されると、制御部10は、図17のフローを開始し(ステップS1701)、図15(d)の認証画面を用いた認証処理により認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1702;Yes)、複合機1は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。ユーザは表示画面を操作することによって、(A)ドキュメント管理サーバ5のファイル格納部113に保管された電子ファイルの印刷か、または(B)複合機1に装着された記録メディア20、21に保管された電子ファイルの印刷か、が選択できる。
複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1709)。
上述した機能選択画面(図15(c))上で「削除」が選択されると、制御部10は、図18の処理を開始し(ステップS1801)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1802;Yes)、複合機1は、電子ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、(A)ドキュメント管理サーバ5に保管されているファイルの削除か、または(B)複合機1に装着された記録メディア20、21に保管されているファイルの削除か、が選択できる。
上述した機能選択画面上でユーザによって「参照」が選択され(ステップS1901)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1902;Yes)、複合機1は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、(A)ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルの参照か、または(B)複合機1に装着された記録メディア20、21に保管されたファイルの参照か、が選択できる。
「(A)ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS1903;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1904)。一方、「(B)記録メディア」が選択されると(ステップS1903;NoかつステップS1905;Yes)、複合機1は装着された記録メディア20、21にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1906)。
上述した機能選択画面上でユーザによって「取り出し」が選択され(ステップS2001)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2002;Yes)、複合機1は、ドキュメント管理サーバ5にアクセスし、フォルダ情報を表示する。
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、ドキュメント管理サーバ5はログオフを行う。
ログオフを行うと、ドキュメント管理サーバ5は、ログイン時に保存したユーザIDと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図4の管理情報格納部114から削除し、複合機1にログオフが完了した旨を送信する。複合機1は、ドキュメント管理サーバ5から、ログオフ完了を受信し、図15(a)のTouch Hereボタンが表示される画面をLCD22に表示する。すなわち、ログオフ後、ユーザが機能を新たに使うたびに、複合機1は、ドキュメント管理システムへの認証を要求する。
まず、ソフトウェアを立ち上げてから、各機能が選択されるまでを説明する。
ソフトウェアの立ち上げ後、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。例えば、図15(d)に示されるような画面をコンピュータ3に接続されるモニタ等に表示し、ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザID」、「パスワード」の入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ5に送信し、認証結果を待つ。認証がOKであるとの通知を受けると、コンピュータ3は、例えば図15(c)に示すような機能選択画面を、モニタ上に表示する。なお、認証がNGであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
認証がOKであると通知を受けると、コンピュータ3は、ディスプレイ上に機能選択画面を表示し、ユーザからの入力を待つ。機能選択画面上には、「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。マウスポインタによって各機能ボタンの選択を入力すると、ネットワーク4を介してドキュメント管理サーバ5に機能選択情報を通知する。その後、後述する各機能に応じた操作画面をディスプレイに表示する。各機能について、以下詳述する。
上述した機能選択画面上でユーザによって「登録」が選択され(ステップS2101)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2102;Yes)、コンピュータ3は、コンピュータ3に保管された登録を希望するファイルを選択する画面を、表示画面上に表示する。ユーザによるファイルの選択が入力されると(ステップS2103;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5にアクセスしてフォルダ情報を入手し、表示画面上にフォルダ情報を表示し(ステップS2104)、保存先の電子フォルダを選択させる画面を表示する。ユーザによって保存先の電子フォルダの選択が入力されると(ステップS2105;Yes)、登録する電子ファイルをドキュメント管理サーバ5の当該電子フォルダ内に登録すべく送信する(ステップS2106)。ファイルの送信後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に表示する(ステップS2107)。
上述した機能選択画面上でユーザによって「参照」が選択され、(ステップS2201)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2202;Yes)、コンピュータ3は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機1は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する(ステップS2203)。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると(ステップS2204;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から当該電子ファイルを取得する(ステップS2205)。そして、コンピュータ3は所定のビューワ等のソフトウェアを起動して当該電子ファイルを表示する(ステップS2206)。コンピュータ3はユーザによる参照が終了したと判断すると(ステップS2207;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5に終了を通知する(ステップS2208)。その後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2209)。
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、コンピュータ3は機能選択画面を表示し、ユーザからの操作を待つ。ユーザがログオフしたいときには、ソフトウェアを終了すればよい。
さらに、「参照」機能の使用時において、参照機能が完了した時点でコンピュータ3等からドキュメント管理サーバ5に対して、参照機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ5は、終了通知を受けると課金情報を生成する。しかしながら、参照機能がエンドレスに使用され、例えば、複合機1の利用を占有してしまう。これを避けるために、参照機能の利用時間ごと(例えば、10秒ごと)に、複合機1からドキュメント管理サーバ5に対して通知し、参照機能の利用時間に応じて課金するようにしてもよい。
複合機1からファイルの「MFPからの登録」機能を設定し、さらに、登録オプションとして「メール配信」を設定した場合のエラー処理について説明する。
複合機1のLCD22上で参照するときにおいて、表示された内容は90度ごとに回転操作ができる。この90度の回転は、複合機1にインストールされたアプリケーション上で行っても、2次データを扱う画像プロセッサ上で行ってもよい。しかしながら、画像プロセッサ上で行う方が、1次データから2次データへの変換を必要としない分、効率的である。
なお、表示パネルに表示されたファイルの拡大、縮小、スクロールなどは便宜行えるようにすればよい。
複合機1やコンピュータ3は、簡易認証機能を設けてもよい。すなわち、IDやパスワードの桁数が所定数以上入力されないと、ドキュメント管理サーバ5に送信するためのOKボタンが表示されないようにする。このように構成することにより、譲ってID入力や、パスワードを入力してOKボタンを押した場合でも、ドキュメント管理サーバ5にアクセスしてしまい、その間待っていなければならない、という無駄がなくなる。また、ネットワーク負荷が低減できる。
このとき、複合機1で作成されたドキュメント(配信ファイル)が複数ある場合、1通の電子メールに1つのドキュメントを添付して、一通ずつドキュメント管理サーバ5に送信されてもよいし、一通の電子メールに複数のドキュメントを添付してドキュメント管理サーバ5に送信されてもよい。
正常に、ドキュメント管理サーバ5が、同一のユーザから送信された全ての配信ファイルをメールサーバから受信した時点で、ドキュメント管理サーバ5は、図8(b)に示すように、受信したユーザIDと、ユーザIDに対応する電子メールアドレスと、電子メール送信依頼情報と、配信先の電子メールアドレスと、などを対応付けて管理情報格納部114に記憶する(ステップS203)。
また、ここで配信先情報が、前記ACLに設定しておいた、ドキュメント管理サーバ5内の電子フォルダや電子ファイルの共有や閲覧ができる利用者のメールアドレスと一致すれば、ドキュメント(配信ファイル)を添付せずに、ドキュメントを閲覧できるリンク情報を送信するようにしてもよい。
そして、ドキュメント管理サーバ5は、この作成した電子メールを、メールサーバを介して配信ファイルの送信者に送信する(ステップS508)。この時、正常にドキュメント管理サーバ5が、メールサーバから送信完了のシグナルを受信した時点で受領確認処理は終了する。
3 コンピュータ(PC)
4 ネットワーク
5 ドキュメント管理サーバ
10 制御部
11 RAM
12 ROM
13 HDD
14 外部メディアI/F
15 I/F
16 通信部
17 システムバス
18 印刷部
19 スキャナ部
20 記録メディア(CD/DVD)
21 記録メディア(メモリカード)
22 LCD
23 タッチパネル
110 制御部
111 RAM
112 ROM
113 ファイル格納部
114 管理情報格納部
115 表示部
116 入力部
117 通信部
Claims (4)
- ネットワークを介して情報端末装置と通信するドキュメント管理サーバであって、
前記情報端末装置から、ファイルと、該ファイルの送信者を特定するためのユーザ識別情報と、該ファイルの送信先を特定する送信先情報と、を受信する受信手段と、
前記受信手段で受信した前記ファイルと前記ユーザ識別情報と前記送信先情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶した複数の前記ファイルそれぞれの記憶場所を特定する記憶場所情報を、複数の前記ファイルについて一括して記した受領確認メールを生成する受領確認メール生成手段と、
前記受領確認メール生成手段で生成した前記受領確認メールを、前記送信先情報で特定される送信先に送信する受領確認メール送信手段と、
前記受領確認メールで格納場所情報を通知したファイルについて、該ファイルを送信する要求を受信し、受信した要求に従って、前記ファイルを送信するファイル送信手段と、
前記ファイル送信手段により前記ファイルを送信したときに、該ファイルの送信先を特定する情報を含む受領完了メールを生成する受領完了メール生成手段と、
前記受領完了メール生成手段で生成した受領完了メールを、送信したファイルに対応するユーザ識別情報によって特定される通知先に送信する受領完了メール送信手段と、を備え、
前記ファイル送信手段は、
前記受領確認メール送信手段で送信した前記受領確認メールに記載した複数の前記ファイルのうちの一のファイルを送信する要求を受信すると共に受信後の時間を計時する計時手段と、
前記計時手段の計時時間に基づいて、前記一のファイルの送信の要求を受信してから所定の時間が経過したか否かを判別する経過判別手段と、を有し、
前記経過判別手段により所定の時間が経過したことを判別する前に、前記一のファイルとは別のファイルを送信する要求を、同一の前記ユーザ識別情報をもつユーザから受信したとき、前記一のファイルと該ファイルを送信し、前記受領完了メール送信手段により、1つの受領完了メールに該一のファイルと該ファイルについて送信が完了した旨を記載して送信する、
ことを特徴とするドキュメント管理サーバ。 - 当該ドキュメント管理サーバの登録ユーザのユーザ識別情報のリストを格納するリスト格納手段をさらに備え、
前記ファイル送信手段は、送信が要求されたファイルに対応する送信先情報を前記記憶手段から読み出し、読み出した送信先情報で特定されるユーザのうち、前記リスト格納手段に格納された前記リストに登録されているユーザに前記ファイルを送信する、
ことを特徴とする請求項1に記載のドキュメント管理サーバ。 - ネットワークを介して情報端末装置と通信するドキュメント管理方法であって、
前記情報端末装置から、ファイルと、該ファイルの送信者を特定するためのユーザ識別情報と、該ファイルの送信先を特定する送信先情報と、を受信する受信ステップと、
前記受信ステップで受信した前記ファイルと前記ユーザ識別情報と前記送信先情報とを対応付けて記憶する記憶ステップと、
前記記憶ステップで記憶した複数の前記ファイルそれぞれの記憶場所を特定する記憶場所情報を、複数の前記ファイルについて一括して記した受領確認メールを生成する受領確認メール生成ステップと、
前記受領確認メール生成ステップで生成した前記受領確認メールを、前記送信先情報で特定される送信先に送信する受領確認メール送信ステップと、
前記受領確認メールで格納場所情報を通知したファイルについて、該ファイルを送信する要求を受信し、受信した要求に従って、前記ファイルを送信するファイル送信ステップと、
前記ファイル送信ステップにより前記ファイルを送信したときに、該ファイルの送信先を特定する情報を含む受領完了メールを生成する受領完了メール生成ステップと、
前記受領完了メール生成ステップで生成した受領完了メールを、送信したファイルに対応するユーザ識別情報によって特定される通知先に送信する受領完了メール送信ステップと、を備え、
前記ファイル送信ステップは、
前記受領確認メール送信ステップで送信した前記受領確認メールに記載した複数の前記ファイルのうちの一のファイルを送信する要求を受信すると共に受信後の時間を計時する計時ステップと、
前記計時ステップの計時時間に基づいて、前記一のファイルの送信の要求を受信してから所定の時間が経過したか否かを判別する経過判別ステップと、を有し、
前記経過判別ステップにより所定の時間が経過したことを判別する前に、前記一のファイルとは別のファイルを送信する要求を、同一の前記ユーザ識別情報をもつユーザから受信したとき、前記一のファイルと該ファイルを送信し、前記受領完了メール送信ステップにより、1つの受領完了メールに該一のファイルと該ファイルについて送信が完了した旨を記載して送信する、
ことを特徴とするドキュメント管理方法。 - ネットワークを介して情報端末装置と通信するドキュメント管理サーバのコンピュータに、
前記情報端末装置から、ファイルと、該ファイルの送信者を特定するためのユーザ識別情報と、該ファイルの送信先を特定する送信先情報と、を受信する受信手順と、
前記受信手順で受信した前記ファイルと前記ユーザ識別情報と前記送信先情報とを対応付けて記憶する記憶手順と、
前記記憶手順で記憶した複数の前記ファイルそれぞれの記憶場所を特定する記憶場所情報を、複数の前記ファイルについて一括して記した受領確認メールを生成する受領確認メール生成手順と、
前記受領確認メール生成手順で生成した前記受領確認メールを、前記送信先情報で特定される送信先に送信する受領確認メール送信手順と、
前記受領確認メールで格納場所情報を通知したファイルについて、該ファイルを送信する要求を受信し、受信した要求に従って、前記ファイルを送信するファイル送信手順と、 前記ファイル送信手順により前記ファイルを送信したときに、該ファイルの送信先を特定する情報を含む受領完了メールを生成する受領完了メール生成手順と、
前記受領完了メール生成手順で生成した受領完了メールを、送信したファイルに対応するユーザ識別情報によって特定される通知先に送信する受領完了メール送信手順と、を実行させ、
前記ファイル送信手順は、
前記受領確認メール送信手順で送信した前記受領確認メールに記載した複数の前記ファイルのうちの一のファイルを送信する要求を受信すると共に受信後の時間を計時する計時工程と、
前記計時工程の計時時間に基づいて、前記一のファイルの送信の要求を受信してから所定の時間が経過したか否かを判別する経過判別工程と、を有し、
前記経過判別工程により所定の時間が経過したことを判別する前に、前記一のファイルとは別のファイルを送信する要求を、同一の前記ユーザ識別情報をもつユーザから受信したとき、前記一のファイルと該ファイルを送信し、前記受領完了メール送信手順により、1つの受領完了メールに該一のファイルと該ファイルについて送信が完了した旨を記載して送信させる、プログラム。
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