JP4626638B2 - Workflow system - Google Patents
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Description
本発明は、稟議書、報告書等の書類を電子化してネットワーク上で回覧を行うワークフローシステム及びワークフローシステムにおけるクライアントに関するものである。 The present invention relates to a workflow system that digitizes documents such as approval documents and reports and circulates them on a network, and a client in the workflow system.
近来、企業等の組織においては、稟議書、報告書等の回覧業務を、電子的にネットワーク上で行うワークフローシステムの導入が提唱されている。つまり、この種ワークフローシステムにおいては、予め回覧先や回覧順序を設定すると、その順序で書類の回覧が自動的に実行される許りでなく、各回覧者が回覧書類の承認／不承認等を設定することにより、稟議書等の承認業務を効率的に行うことが可能になる。 Recently, in organizations such as corporations, it has been proposed to introduce a workflow system that electronically circulates approval requests, reports, and the like on a network. In other words, in this kind of workflow system, setting the circulation destination and the circulation order in advance does not allow the document to be automatically circulated in that order, but each reader sets approval / disapproval of the circulation document, etc. By doing so, it becomes possible to efficiently approve approval documents.
しかしながら、従来のワークフローシステムは、クライアントサーバ方式の閉じたネットワーク上で書類の回覧を行うことを前提とし、サーバ用プログラムとして提供されており、そのため下記に示す様な問題点を有している。
１）回覧管理用のサーバが必要である。
２）回覧管理用のサーバを基準とし、該サーバに各クライアントがアクセスして回覧を行うため、サーバの負荷が増大する。
３）外部ネットワーク（異なるＬＡＮ、インターネット等）からのサーバへのアクセスは、通常、ファイアウォール等により制限されるため、外部ネットワークに接続されるクライアントへの回覧が困難になる。
４）外部ネットワークのクライアントに書類を回覧すると、秘密が漏洩する惧れがある。
However, the conventional workflow system is provided as a server program on the premise that documents are circulated on a closed network of a client-server system, and therefore has the following problems.
1) A circulation management server is required.
2) Since a circulation management server is used as a reference and each client accesses the server for circulation, the load on the server increases.
3) Access to a server from an external network (different LAN, Internet, etc.) is usually restricted by a firewall or the like, and thus circulation to clients connected to the external network becomes difficult.
4) Circulation of documents to external network clients may lead to leakage of secrets.
本発明は、上記の如き問題点を一掃すべく創案されたものであって、回覧管理用のサーバを経由せずにクライアント間で文書ファイルの回覧を行うことにより、サーバによる回覧管理を不要にしてサーバの負荷を軽減でき、しかも、異なるＬＡＮやインターネットに接続されるクライアントに対し、ファイヤウォールによる制限等を受けることのない回覧ネットワークを構築することができ、文書ファイルの回覧を容易に行うことができるワークフローシステムを提供することを目的とする。 The present invention was devised to eliminate the above-described problems, and makes circulation management by a server unnecessary by circulating a document file between clients without going through a circulation management server. This makes it possible to reduce the load on the server and to build a circulation network that is not subject to firewall restrictions for clients connected to different LANs or the Internet, and easily circulate document files. An object of the present invention is to provide a workflow system that can be used.
また、他の１の目的は、文書ファイルと共に回覧情報ファイルを送信することにより、回覧管理用のサーバを経由しないクライアント間での文書ファイルの回覧を可能にし、しかも、回覧情報ファイルに様々な情報を含めることにより、サーバで回覧管理を行うワークフローシステムと同等、或いは、それ以上の機能を具備することができるワークフローシステムを提供することを目的とする。 Another object is to transmit the circulation information file together with the document file, thereby enabling circulation of the document file between clients without going through the circulation management server, and various information can be stored in the circulation information file. It is an object of the present invention to provide a workflow system that can have a function equivalent to or higher than that of a workflow system that performs circulation management on a server.
また、他の１の目的は、文書ファイルを次のクライアントに送信した旨の送信済通知を他のクライアントに送信することにより、回覧管理用のサーバを経由せずにクライアント間で文書ファイルの回覧を行うものであっても、各クライアントにおいて回覧状態を認識することができるワークフローシステムを提供することを目的とする。 Another object is to send a notification that a document file has been sent to the next client to another client, thereby circulating the document file between the clients without going through the circulation management server. It is an object of the present invention to provide a workflow system that enables each client to recognize the circulation state even if it performs the above.
また、他の１の目的は、送信する文書ファイルを暗号化することにより、外部ネットワークに接続されるクライアントに対し、秘密漏洩の恐れなく文書ファイルを回覧することができるワークフローシステムを提供することを目的とする。 Another object of the present invention is to provide a workflow system that can circulate a document file to a client connected to an external network without encrypting the secret by encrypting the document file to be transmitted. Objective.
また、他の１の目的は、文書ファイルと共に回覧情報ファイルを送信することにより、回覧管理用のサーバを経由しないクライアント間での文書ファイルの回覧を可能にし、しかも、クライアントに、送信釦表示手段、保存釦表示手段、確認結果入力手段、催促メッセージ表示手段、送信済通知手段、または送信文書暗号化手段を構成することにより、サーバで回覧管理を行うワークフローシステムと同等、或いは、それ以上の機能を具備することができるワークフローシステムにおけるクライアントを提供することを目的とする。 Another object is to transmit the circulation information file together with the document file, thereby enabling circulation of the document file between the clients not via the circulation management server, and the transmission button display means on the client. , A save button display means, a confirmation result input means, a reminder message display means, a transmitted notification means, or a transmitted document encryption means, and functions equivalent to or higher than a workflow system for managing circulation in a server It is an object of the present invention to provide a client in a workflow system that can include:
上記課題を解決するために本発明のワークフローシステムは、
電子情報を処理する情報処理部と、該情報処理部が読取可能なファイルを記憶する記憶部とを有したクライアントがネットワークに複数接続され、複数のクライアントに、電子化された文書ファイルをネットワークを介して回覧するワークフローシステムであって、
該ワークフローシステムは、回覧用の文書ファイルを最初に発信する発信クライアントと、該発信クライアントが発信した該文書ファイルを順次回覧する複数の回覧クライアントとを含み、
前記発信クライアントは、所定の保存先に保存されているオリジナル文書ファイルに基づいて回覧用の文書ファイルを作成し、回覧先及び回覧順序を特定するための回覧先情報を設定すると共に、該回覧先情報を含む回覧情報ファイル及び前記文書ファイルを、前記回覧先情報で設定された次の回覧クライアントに送信して、該回覧クライアントの記憶部に記憶させ、
前記回覧情報ファイル及び前記文書ファイルを受信した回覧クライアントは、文書ファイルの確認操作に応じ、前記回覧情報ファイル及び前記文書ファイルを、前記回覧先情報で設定された次の回覧クライアントに送信して、該回覧クライアントの記憶部に記憶させ、
前記文書ファイル及び回覧情報ファイルを次の回覧クライアントに送信した回覧クライアントは、次の回覧クライアントに送信した旨の送信済通知を他の回覧クライアントまたは発信クライアントに送信し、
前記文書ファイル及び回覧情報ファイルを次の回覧クライアントに送信し、且つ前記送信済通知を受信した回覧クライアントまたは発信クライアントは、前記記憶部に記憶されている前記文書ファイル及び回覧情報ファイルを削除または削除可能にされており、
前記回覧情報ファイルは、前記オリジナル文書ファイルの保存先に関するオリジナル情報、及び回覧後の保存先に関する保存先情報を含み、
前記回覧順序における最後の回覧先である回覧クライアントは、文書ファイルの確認操作に応じ、前記オリジナル情報に基づいてオリジナル文書ファイルを取得し、該オリジナル文書ファイルを前記保存先情報で設定される保存先に保存することを特徴とする。
In order to solve the above problems, the workflow system of the present invention provides:
A plurality of clients each having an information processing unit that processes electronic information and a storage unit that stores a file that can be read by the information processing unit are connected to the network, and a plurality of clients receive electronic document files on the network. A workflow system that circulates through
The workflow system includes an originating client for transmitting a document file for circulation first, a plurality of circulation clients sequentially circulated the document file the originating client sent,
The transmission client creates a document file for circulation based on the original document file stored in a predetermined storage destination, sets circulation destination information for specifying the circulation destination and the circulation order, and the circulation destination. A circulation information file including information and the document file are transmitted to the next circulation client set in the circulation destination information, and stored in the storage unit of the circulation client;
The circulation client that has received the circulation information file and the document file transmits the circulation information file and the document file to the next circulation client set in the circulation destination information in response to the confirmation operation of the document file. Store it in the storage unit of the circulation client,
The circulation client that has transmitted the document file and the circulation information file to the next circulation client transmits a transmission notification indicating that the document file and the circulation information file have been transmitted to the next circulation client to another circulation client or the transmission client,
The circulation client or transmission client that has transmitted the document file and the circulation information file to the next circulation client and has received the transmission notification deletes or deletes the document file and the circulation information file stored in the storage unit. Has been made possible ,
The circulation information file includes original information regarding a storage destination of the original document file, and storage destination information regarding a storage destination after circulation,
The circulation client, which is the last circulation destination in the circulation order, acquires the original document file based on the original information in response to the confirmation operation of the document file, and stores the original document file in the storage destination information. it said that you save to.
上記のように構成したことにより、本発明は、回覧管理用のサーバを経由せずにクライアント間で文書ファイルの回覧を行うことにより、サーバによる回覧管理を不要にしてサーバの負荷を軽減でき、しかも、異なるＬＡＮやインターネットに接続されるクライアントに対し、ファイヤウォールによる制限等を受けることのない回覧ネットワークを構築することができ、文書ファイルの回覧を容易に行うことができる。 By configuring as described above, the present invention can reduce the load on the server by making circulation management by the server unnecessary by performing circulation of the document file between the clients without going through the circulation management server, In addition, it is possible to construct a circulation network that is not restricted by a firewall for clients connected to different LANs or the Internet, and easily circulate document files.
また、本発明は、文書ファイルと共に回覧情報ファイルを送信することにより、回覧管理用のサーバを経由しないクライアント間での文書ファイルの回覧を可能にし、しかも、回覧情報ファイルに様々な情報を含めることにより、サーバで回覧管理を行うワークフローシステムと同等、或いは、それ以上の機能を具備することができる。 In addition, the present invention enables circulation of a document file between clients without passing through a circulation management server by transmitting the circulation information file together with the document file, and includes various information in the circulation information file. Thus, it is possible to provide functions equivalent to or higher than those of a workflow system that performs circulation management on a server.
また、本発明は、文書ファイルを次のクライアントに送信した旨の送信済通知を他のクライアントに送信することにより、回覧管理用のサーバを経由せずにクライアント間で文書ファイルの回覧を行うものであっても、各クライアントにおいて回覧状態を認識することができる。 Further, the present invention circulates a document file between clients without passing through a circulation management server by sending a transmission completion notification that the document file has been sent to the next client to another client. Even so, the circulation state can be recognized in each client.
また、本発明は、送信する文書ファイルを暗号化することにより、外部ネットワークに接続されるクライアントに対し、秘密漏洩の恐れなく文書ファイルを回覧することができる。 Further, according to the present invention, by encrypting a document file to be transmitted, the document file can be circulated to a client connected to an external network without fear of secret leakage.
また、本発明は、文書ファイルと共に回覧情報ファイルを送信することにより、回覧管理用のサーバを経由しないクライアント間での文書ファイルの回覧を可能にし、しかも、クライアントに、送信釦表示手段、保存釦表示手段、確認結果入力手段、催促メッセージ表示手段、送信済通知手段、または送信文書暗号化手段を構成することにより、サーバで回覧管理を行うワークフローシステムと同等、或いは、それ以上の機能を具備することができる。 In addition, the present invention enables circulation of a document file between clients not via a circulation management server by transmitting a circulation information file together with the document file. By configuring display means, confirmation result input means, prompt message display means, transmitted notification means, or transmitted document encryption means, it has a function equivalent to or higher than that of a workflow system for managing circulation in a server. be able to.
以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。図１は本発明の実施の形態によるワークフローシステムのハードウェア構成を示すブロックである。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings. FIG. 1 is a block diagram showing a hardware configuration of a workflow system according to an embodiment of the present invention.
図１に示すように、この実施の形態によるワークフローシステムのハードウェアは、サーバ１および複数のクライアント２が接続されるＬＡＮ等のネットワーク３と、ゲートウェイ４を介して複数のネットワーク３が接続されるインターネット５とを含み、また、前記サーバ１およびクライアント２は、電子情報を処理する情報処理部６と、電子情報を表示する表示部７と、電子情報を入力する入力部８と、前記情報処理部６が読取可能なファイルを記憶する記憶部９と、前記情報処理部６をネットワーク３に接続するネットワーク接続部１０とを備えている。
As shown in FIG. 1, the hardware of the workflow system according to this embodiment includes a network 3 such as a LAN to which a server 1 and a plurality of
図２（Ａ）はワークフローシステムにおける回覧ファイルの構成を示すブロック図であって、該回覧ファイルは、電子化された稟議書、報告書等の回覧文書を含む文書ファイルと、回覧に係わる各種の情報を含む回覧情報ファイルとで構成されており、また、前記回覧情報ファイルには、回覧先を特定するための回覧先情報と、回覧順序を特定するための回覧順序情報と、各回覧先の代理を特定するための代理回覧先情報と、通信済通知や回覧不可通知の通知先を特定するための通知先情報と、回覧済文書ファイルの保存先を特定するための保存先情報と、オリジナル文書ファイルの保存元を特定するためのオリジナル情報と、回覧期限を特定するための期限情報と、各クライアント２に承認操作を要求するか否かを特定するための承認要否情報と、各クライアント２における文書ファイルの確認結果（承認結果）を記録するための確認履歴情報と、各クライアント２における文書ファイルの修正を記録するための修正履歴情報とが含まれている。
FIG. 2A is a block diagram showing a configuration of a circulation file in the workflow system. The circulation file includes a document file including a circulation document such as an electronic approval document and a report, and various types of circulation files. A circulation information file including information, and the circulation information file includes circulation destination information for identifying the circulation destination, circulation order information for identifying the circulation order, and each circulation destination file. Proxy routing destination information for specifying the proxy, notification destination information for specifying the notification destination of the communication completion notification and the circulation impossible notification, the storage destination information for specifying the storage destination of the circulation document file, and the original Original information for specifying the document file storage source, deadline information for specifying the circulation deadline, and approval necessity for specifying whether or not each
図２（Ｂ）はワークフローシステムにおける通知ファイルの構成を示すブロック図であって、該通知ファイルの種類としては、回覧ファイルを次の回覧クライアント２に送信した旨を他のクライアント２（またはサーバ１）に通知するための送信済通知ファイルと、最後の回覧クライアント２が文書ファイルを所定の保存場所に保存した旨を他のクライアント２（またはサーバ１）に通知するための回覧終了通知ファイルと、次の回覧クライアント２が回覧不可である旨を他のクライアント２（またはサーバ１）に通知するための回覧不可通知ファイルとがあり、各通知ファイルには、少なくとも回覧文書を特定するための回覧文書情報と、通知元を特定するための通知元情報とが含まれている。
FIG. 2B is a block diagram showing the configuration of the notification file in the workflow system. As the type of the notification file, another client 2 (or server 1) indicates that the circulation file has been transmitted to the next circulation client 2. ) A transmitted notification file for notifying the client), a circulation end notification file for notifying the other client 2 (or server 1) that the
図３は前記クライアント２におけるソフトウェア構成を示すブロック図であって、該ソフトウェアは、回覧発信設定処理部１１、回覧・通知受信処理部１２、回覧期限処理部１３、表示・修正処理部１４、確認・承認処理部１５、回覧送信処理部１６、送信済通知処理部１７、文書保存処理部１８、回覧終了通知処理部１９、回覧削除処理部２０、回覧不可通知処理部２１、選択送信処理部２２、回覧不可報知処理部２３、問合せ処理部２４等で構成されており、以下、各処理部１１〜２４の処理内容を順次説明する。
FIG. 3 is a block diagram showing a software configuration in the
回覧発信設定処理部１１は、回覧ファイルを最初に発信する発信クライアント２において実行されるものであり、該回覧発信設定処理部１１が表示部７に表示する設定画面では、回覧文書の指定に加え、前述した回覧先情報、回覧順序情報、通知先情報、保存先情報、オリジナル情報、期限情報および承認要否情報を任意に設定することができ、この設定作業が終了すると、前記設定内容に応じた回覧ファイル（文書ファイルおよび回覧情報ファイル）を生成するように構成されている。そして、生成された回覧ファイルは、後述する回覧送信処理部１６により、前記回覧先情報および回覧順序情報に基づいて特定される最初の回覧クライアント２に対して送信されるようになっている。
The circulation transmission setting processing unit 11 is executed in the
回覧・通知受信処理部１２は、回覧ファイルまたは通知ファイルを受信すると共に、受信ファイルを前記記憶部９に記憶するように構成されており、また、受信ファイルが暗号化されている場合には、予め設定される復号キーに基づいて暗号ファイルを復号化した後、記憶部９に記憶するようになっている。 The circulation / notification reception processing unit 12 is configured to receive the circulation file or the notification file and store the received file in the storage unit 9, and when the received file is encrypted, The encrypted file is decrypted based on a preset decryption key and then stored in the storage unit 9.
回覧期限処理部１３は、受信した回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる期限情報を参照すると共に、該期限情報の期限が過ぎている場合に、回覧ファイルに含まれる文書ファイルの確認・承認操作を催促するメッセージを前記表示部７に表示するように構成されている。 The circulation time limit processing unit 13 refers to the time limit information included in the circulation information file of the received circulation file, and performs a confirmation / approval operation for the document file included in the circulation file when the time limit information has passed. A message for prompting is displayed on the display unit 7.
表示・修正処理部１４は、受信した回覧ファイルに含まれる文書ファイルを前記表示部７に表示すると共に、表示した文書ファイルが回覧者によって修正された場合には、その修正内容を回覧情報ファイルの修正履歴情報に付加するように構成されている。 The display / correction processing unit 14 displays the document file included in the received circulation file on the display unit 7, and when the displayed document file is corrected by the reader, the correction content is displayed in the circulation information file. It is configured to be added to the correction history information.
確認・承認処理部１５は、受信した回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる承認要否情報に基づいて承認の要否を判断し、承認が不要な場合には、文書ファイル表示画面の一部に確認釦を表示する一方、承認が必要な場合には、承認釦および不承認釦を表示し、さらに、何れかの釦が操作されると、その操作結果を回覧情報ファイルの確認履歴情報に付加するように構成されている。 The confirmation / approval processing unit 15 determines whether or not the approval is necessary based on the approval necessity information included in the circulation information file of the received circulation file. If the approval is not necessary, the confirmation / approval processing unit 15 displays a part of the document file display screen. While a confirmation button is displayed, if approval is required, an approval button and a disapproval button are displayed. Further, when any button is operated, the operation result is added to the confirmation history information of the circulation information file. It is configured as follows.
回覧送信処理部１６は、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる回覧先情報および回覧順序情報に基づいて次の回覧クライアント２を特定すると共に、表示部７に送信釦を表示し、該送信釦操作に応じて回覧ファイルを次の回覧クライアント２に送信するように構成されており、また、次の回覧クライアント２が同一ネットワーク外のクライアント２である場合には、予め設定される暗号キーに基づいて回覧ファイル（文書ファイル）を暗号化した後、送信するようになっている。
The circulation transmission processing unit 16 specifies the
送信済通知処理部１７は、前記回覧送信処理部１６による回覧ファイルの送信が正常に終了した場合に、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる通知先情報に基づいて通知するクライアント２（またはサーバ１）を特定すると共に、該通知先に対し、回覧ファイルを次の回覧クライアント２に送信した旨の送信済通知ファイルを送信するように構成されている。
The transmission notification processing unit 17 notifies the client 2 (or the server 1) based on the notification destination information included in the circulation information file of the circulation file when the circulation transmission processing unit 16 has normally transmitted the circulation file. ), And a transmission notification file indicating that the circulation file has been transmitted to the
文書保存処理部１８は、回覧ファイルを受信した回覧クライアント２が最後の回覧先である場合に実行されるものであり、該文書保存処理部１８においては、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる保存先情報に基づいて回覧ファイルを保存するクライアント２（またはサーバ１）を特定すると共に、該保存先に回覧ファイルを保存（送信）するように構成されているが、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれるオリジナル情報にオリジナル文書ファイルの保存元が設定されている場合には、該保存元からオリジナル文書ファイルを取得すると共に、該オリジナル文書ファイルを前記保存先に保存するようになっている。
The document storage processing unit 18 is executed when the
回覧終了通知処理部１９は、前記文書保存処理部１８による回覧ファイルの保存（送信）が正常に終了した場合に、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる通知先情報に基づいて通知するクライアント２（またはサーバ１）を特定すると共に、該通知先に対し、回覧ファイルを保存先に保存した旨の回覧終了通知ファイルを送信するように構成されている。 The circulation end notification processing unit 19 notifies the client 2 (notifying based on notification destination information included in the circulation information file of the circulation file when the document storage processing unit 18 normally stores (transmits) the circulation file. Alternatively, the server 1) is specified, and a circulation end notification file indicating that the circulation file is stored in the storage destination is transmitted to the notification destination.
回覧削除処理部２０は、前記送信済通知ファイルまたは回覧終了通知ファイルを受信したクライアント２で実行されるものであり、該回覧削除処理部２０においては、記憶部９に記憶されている回覧ファイルのうち、前記通知ファイルに対応する回覧ファイルを削除または削除可能にするように構成されている。
The circulation deletion processing unit 20 is executed by the
回覧不可通知処理部２１は、前記回覧送信処理部１６による回覧ファイルの送信が正常に終了しなかった場合に、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる通知先情報に基づいて通知するクライアント２（またはサーバ１）を特定すると共に、該通知先に対し、回覧ファイルを次の回覧クライアント２に送信できなかった旨の回覧不可通知ファイルを送信するように構成されている。
The circulation disapproval notification processing unit 21 notifies the client 2 (or the notification) based on the notification destination information included in the circulation information file of the circulation file when the circulation file transmission by the circulation transmission processing unit 16 does not end normally. The server 1) is specified, and a circulation unnotification notification file indicating that the circulation file could not be transmitted to the
選択送信処理部２２は、前記回覧送信処理部１６による回覧ファイルの送信が正常に終了しなかった場合に、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる代理回覧先情報に基づいて次の回覧クライアント２の代理クライアント２を特定すると共に、回覧先情報および回覧順序情報に基づいて次々回覧クライアント２を特定し、さらに、該特定した二つのクライアント２を表示部７に表示して何れかの選択を求め、ここで選択されたクライアント２に対して回覧ファイルを送信するように構成されている。
The selective transmission processing unit 22 determines the
回覧不可報知処理部２３は、前記回覧不可通知ファイルを受信したクライアント２で実行されるものであり、該回覧不可報知処理部２３においては、回覧不可通知ファイルに含まれる情報に基づいて回覧不可のクライアント２を特定し、該クライアント２が回覧不可である旨のメッセージを表示部７に表示するように構成されている。
The circulation unavailable notification processing unit 23 is executed by the
問合せ処理部２４は、サーバ１を通知ファイルの通知先に設定している場合に有効になる処理であって、該問合せ処理部２４においては、所定の操作に応じて問合せファイルをサーバ１に送信すると共に、サーバ１から返信される回答ファイルを受信し、該回答ファイルを表示部７に表示するように構成されている。 The inquiry processing unit 24 is effective when the server 1 is set as the notification destination of the notification file. The inquiry processing unit 24 transmits the inquiry file to the server 1 according to a predetermined operation. In addition, the answer file returned from the server 1 is received, and the answer file is displayed on the display unit 7.
図４は前記サーバ１におけるソフトウェア構成を示すブロック図であって、該ソフトウェアは、受信処理部２５、保存処理部２６、通知蓄積処理部２７、回覧状態回答処理部２８等で構成されており、以下、各処理部２５〜２８の処理内容を順次説明する。 FIG. 4 is a block diagram showing a software configuration in the server 1, and the software is composed of a reception processing unit 25, a storage processing unit 26, a notification accumulation processing unit 27, a circulation status reply processing unit 28, and the like. Hereinafter, the processing content of each processing part 25-28 is demonstrated sequentially.
受信処理部２５は、保存用回覧ファイル、通知ファイルまたは問合せファイルを受信するように構成されており、また、受信ファイルが暗号化されている場合には、予め設定される復号キーに基づいて暗号ファイルを復号化するようになっている。 The reception processing unit 25 is configured to receive a storage circulation file, a notification file, or an inquiry file. If the reception file is encrypted, the reception processing unit 25 encrypts the file based on a preset decryption key. It is designed to decrypt files.
保存処理部２６は、保存用回覧ファイルを受信した場合に実行されるものであり、該保存処理部２６においては、受信した保存用ファイルを記憶部９の所定領域に保存するように構成されている。 The storage processing unit 26 is executed when a storage circulation file is received. The storage processing unit 26 is configured to store the received storage file in a predetermined area of the storage unit 9. Yes.
通知蓄積処理部２７は、通知ファイル（送信済通知、回覧終了通知および回覧不可通知を含む。）を受信した場合に実行されるものであり、該通知蓄積処理部２７においては、受信した通知ファイルを記憶部９の所定領域に保存するように構成されている。 The notification accumulation processing unit 27 is executed when a notification file (including a transmitted notification, a circulation end notification, and a circulation impossible notification) is received, and the notification accumulation processing unit 27 receives the received notification file. Is stored in a predetermined area of the storage unit 9.
回覧状態回答処理部２８は、問合せファイルを受信した場合に実行されるものであり、該回覧状態回答処理部２８においては、問合せに係る回覧文書の通知ファイルを参照すると共に、該通知ファイルに基づき、その回覧文書が何れのクライアント２まで回覧されたか、或いは、現在、その回覧文書を何れのクライアント２が確認しているかを特定し、該特定した回覧状態情報を問合せ元のクライアント２に対して返信するように構成されている。
The circulation state answer processing unit 28 is executed when an inquiry file is received. The circulation state answer processing unit 28 refers to the notification file of the circulation document related to the inquiry and based on the notification file. To which
図５はワークフローシステムにおけるクライアント２の作用を説明する梯子図であって、該梯子図は、発信クライアント２Ａと、該発信クライアント２Ａにネットワーク３（ＬＡＮ）を介して接続される回覧クライアント２Ｂと、該回覧クライアント２Ｂにインターネット５を介して接続される回覧クライアント２Ｃと、該回覧クライアント２Ｃにネットワーク３（ＬＡＮ）を介して接続される回覧クライアント２Ｄとの間で回覧を行う場合を示しており、以下、各クライアント２Ａ〜２Ｄにおける作用を順次説明する。
FIG. 5 is a ladder diagram for explaining the operation of the
発信クライアント２Ａにおいては、回覧する文書を作成もしくは指定すると共に、回覧先情報、回覧順序情報、代理回覧先情報、通知先情報、保存先情報、オリジナル情報、期限情報、承認要否情報等の回覧情報を設定する。しかる後、画面に表示される送信釦を操作すると、文書ファイルおよび回覧情報ファイルを含む回覧ファイルが回覧クライアント２Ｂに送信される。また、この送信が正常に終了した場合には、送信済通知ファイルがクライアント２Ｂ、２Ｃ、２Ｄに送信される。 In the sending client 2A, a document to be circulated is created or specified, and circulation destination information, circulation order information, proxy circulation destination information, notification destination information, storage destination information, original information, time limit information, approval necessity information, and the like are circulated. Set the information. Thereafter, when a transmission button displayed on the screen is operated, a circulation file including a document file and a circulation information file is transmitted to the circulation client 2B. When this transmission is completed normally, the transmission notification file is transmitted to the clients 2B, 2C, and 2D.
回覧クライアント２Ｂにおいては、回覧ファイルを受信すると、これを記憶部９に記憶すると共に、文書ファイルを表示部７に表示して確認操作または承認操作を求める。この操作結果は、回覧情報ファイルの確認履歴情報に付加される。しかる後、画面に表示される送信釦を操作すると、回覧ファイルを回覧クライアント２Ｃに送信するが、該回覧クライアント２Ｃは、外部ネットワークに接続されるものであるため、回覧ファイルは暗号化された後、回覧クライアント２Ｃに送信される。また、この送信が正常に終了した場合には、送信済通知ファイルがクライアント２Ａ、２Ｃ、２Ｄに送信される。 When the circulation client 2B receives the circulation file, the circulation client 2B stores the circulation file in the storage unit 9 and displays the document file on the display unit 7 to request a confirmation operation or an approval operation. This operation result is added to the confirmation history information of the circulation information file. Thereafter, when the send button displayed on the screen is operated, the circulation file is transmitted to the circulation client 2C. Since the circulation client 2C is connected to the external network, the circulation file is encrypted. , Sent to the circulation client 2C. When this transmission is completed normally, a transmission notification file is transmitted to the clients 2A, 2C, and 2D.
回覧クライアント２Ｃにおいては、回覧ファイルを受信すると、これを復号化した後、記憶部９に記憶すると共に、文書ファイルを表示部７に表示して確認操作または承認操作を求める。この操作結果は、回覧情報ファイルの確認履歴情報に付加される。しかる後、画面に表示される送信釦を操作すると、回覧ファイルが回覧クライアント２Ｄに送信される。また、この送信が正常に終了した場合には、送信済通知ファイルがクライアント２Ａ、２Ｂ、２Ｄに送信される。 When the circulation client 2C receives the circulation file, it decrypts it and stores it in the storage unit 9 and also displays the document file on the display unit 7 for a confirmation operation or an approval operation. This operation result is added to the confirmation history information of the circulation information file. Thereafter, when the transmission button displayed on the screen is operated, the circulation file is transmitted to the circulation client 2D. When this transmission is completed normally, a transmission notification file is transmitted to the clients 2A, 2B, and 2D.
回覧クライアント２Ｄにおいては、回覧ファイルを受信すると、これを記憶部９に保存すると共に、文書ファイルを表示部７に表示して確認操作または承認操作を求める。この操作結果は、回覧情報ファイルの確認履歴情報に付加される。また、最終回覧者である回覧クライアント２Ｄにおいては、確認操作後に保存釦が表示され、該保存釦操作に応じて回覧ファイルが所定の保存先に送信される。また、この送信が正常に終了した場合には、回覧終了通知ファイルがクライアント２Ａ、２Ｂ、２Ｃに送信され、これを受信したクライアント２Ａ、２Ｂ、２Ｃにおいては、記憶部９に記憶している回覧ファイルが自動的に削除されることになる。また、クライアント２Ｄにおいても、回覧終了通知ファイルの送信に伴い、記憶部９に記憶している回覧ファイルが自動的に削除されることになる。 When the circulation client 2D receives the circulation file, the circulation client 2D stores the circulation file in the storage unit 9 and displays the document file on the display unit 7 to request a confirmation operation or an approval operation. This operation result is added to the confirmation history information of the circulation information file. Further, in the circulation client 2D that is the final reader, a save button is displayed after the confirmation operation, and the circulation file is transmitted to a predetermined save destination in accordance with the save button operation. When the transmission is normally completed, the circulation end notification file is transmitted to the clients 2A, 2B, and 2C. In the clients 2A, 2B, and 2C that have received the file, the circulation stored in the storage unit 9 is transmitted. The file will be automatically deleted. Also in the client 2D, the circulation file stored in the storage unit 9 is automatically deleted with the transmission of the circulation end notification file.
図６はワークフローシステムにおけるサーバ１の作用を示すブロック図であって、該ブロック図は、図５に示す梯子図と同様、クライアント２Ａ〜２Ｄ間で回覧を行うにあたり、送信済通知ファイル等の通知先としてサーバ１を指定した場合の作用を示している。つまり、サーバ１は、クライアント２Ａ〜２Ｄから送信される通知ファイル（送信済通知、回覧終了通知および回覧不可通知を含む。）を受信すると共に、受信した通知ファイルを記憶部９の所定領域に保存する。また、クライアント２Ａ〜２Ｄがサーバ１に問合せファイルを送信すると、問合せに係る回覧文書の通知ファイルを参照すると共に、該通知ファイルに基づき、その回覧文書が何れのクライアント２まで回覧されたか、或いは、現在、その回覧文書を何れのクライアント２が確認しているかを特定し、該特定した回覧状態情報を問合せ元のクライアント２に対して返信することになる。
FIG. 6 is a block diagram showing the operation of the server 1 in the workflow system. This block diagram is similar to the ladder diagram shown in FIG. 5 and is used to notify the transmission notification file and the like when circulating between the clients 2A to 2D. The operation when the server 1 is designated as the destination is shown. That is, the server 1 receives notification files (including a transmission completion notification, a circulation end notification, and a circulation impossible notification) transmitted from the clients 2A to 2D, and stores the received notification file in a predetermined area of the storage unit 9. To do. When the clients 2A to 2D transmit the inquiry file to the server 1, the client 2A refers to the notification file of the circulation document related to the inquiry, and to which
叙述の如く構成された本発明の実施の形態において、いま、ワークフローシステムにおいて、予め回覧先や回覧順序を設定し、その順序で書類の回覧を自動的に実行して、各回覧者が回覧書類の承認／不承認等を設定することにより、稟議書等の承認業務を行うのであるが、本発明のワークフローシステムは、回覧用の文書ファイルを最初に発信する発信クライアント２と、該発信クライアント２が発信した文書ファイルを順次回覧する複数の回覧クライアント２とを含み、前記発信クライアント２は、回覧先及び回覧順序を特定するための回覧先情報を設定すると共に、該回覧先情報を含む回覧情報ファイル及び前記文書ファイルを、前記回覧先情報で設定された次の回覧クライアント２に送信して、該回覧クライアント２の記憶部９に記憶させ、前記回覧情報ファイル及び前記文書ファイルを受信した回覧クライアント２は、文書ファイルの確認操作に応じ、前記回覧情報ファイル及び前記文書ファイルを、前記回覧先情報で設定された次の回覧クライアント２に送信して、該回覧クライアント２の記憶部９に記憶させるようになっている。このため、文書ファイルと共に回覧先などを特定するための回覧情報ファイルも送信されることになり、従来の回覧管理用サーバを経由しなくても、クライアント間で文書ファイルを順次回覧することができるようになり、サーバによる回覧管理を不要にしてサーバの負荷を軽減でき、しかも、異なるＬＡＮやインターネット５に接続されるクライアント２に対しても、ファイヤウォールによる制限等を受けることのない回覧ネットワークを構築することができ、文書ファイルの回覧を容易に行うことができる。
In the embodiment of the present invention configured as described above, in the workflow system, the circulation destination and the circulation order are set in advance, and the circulation of the document is automatically executed in the order, and each reader makes the circulation document. By setting approval / non-approval, etc., the approval work for the approval document is performed. However, the workflow system of the present invention includes a
また、前記文書ファイル及び回覧情報ファイルを次の回覧クライアント２（保存先を含む。）に送信した回覧クライアント２は、次の回覧クライアント２に送信した旨の送信済通知ファイル（回覧終了通知ファイルを含む。）を他の回覧クライアント２または発信クライアント２に送信するため、回覧管理用のサーバを経由せずにクライアント２間で文書ファイルの回覧を行うものでありながら、各クライアント２において回覧状態を認識することができ、しかも、発信クライアント２は、前記通知先を任意に設定（例えば発信クライアント２や前の回覧クライアント２）することができるため、全てのクライアント２に無闇に送信済通知ファイルを送信してクライアント２の処理負担を増大させる不都合を回避することができる。
Further, the
また、前記通知先を、文書ファイルの回覧を監視するサーバ１とし、前記文書ファイル及び回覧情報ファイルを次の回覧クライアント２に送信した回覧クライアント２がサーバ１に送信済通知ファイル（回覧終了通知ファイルおよび回覧不可通知ファイルを含む。）を送信するようにした場合には、回覧管理を行わないサーバ１においても回覧状態を認識することができる許りでなくクライアント２からの問い合せに対し、前記送信済通知ファイルに基づいて回覧状態情報を返信することができる。
Further, the notification destination is the server 1 that monitors circulation of the document file, and the
また、前記送信済通知ファイル（回覧終了通知ファイルを含む。）を受信した回覧クライアント２または発信クライアント２は、前記記憶部９に記憶されている前記文書ファイル及び回覧情報ファイルを削除または削除可能にするため、クライアント２の記憶部９に不要になった文書ファイルや回覧情報ファイルが堆積される不都合を回避することができる。
Further, the
また、最後の回覧クライアント２は、前記文書ファイルを、予め設定される保存先に保存するため、回覧管理用のサーバを経由せずにクライアント２間で文書ファイルの回覧を行うものでありながら、回覧済文書の確認等を容易に行うことができ、また、回覧済の文書ファイルを保存する際、オリジナル文書ファイルを取得して保存することも可能であり、この場合には、保存文書の信頼性を高めることができる。
In addition, the
また、前記回覧クライアント２は、文書ファイルの確認結果を含む履歴情報を前記回覧情報ファイルに付加して次の回覧クライアント２に送信するため、回覧管理用のサーバを経由せずにクライアント２間で文書ファイルの回覧を行うものでありながら、承認を伴う稟議書等の回覧を行うことができ、しかも、文書ファイルに対する承認操作の要否を任意に設定することができるため、承認を要しない文書ファイルにまで承認操作を要求して回覧者の負担を増大させる不都合を回避することができる。
Further, since the
また、前記回覧クライアント２は、前記回覧情報ファイルに含まれる期限情報の期限が過ぎている場合、前記文書ファイルの確認操作を催促するため、回覧の大幅な遅れを防止することができ、しかも、発信クライアント２は、前記回覧期限を任意に設定することができるため、緊急な回覧にも対応することができる。
In addition, the
また、前記回覧クライアント２または発信クライアント２は、送信する文書ファイルを暗号化することが可能であり、そのため、外部ネットワークに接続されるクライアント２に対し、秘密漏洩の恐れなく文書ファイルを回覧することができる。
In addition, the
また、前記回覧クライアント２または発信クライアント２は、次の回覧クライアント２が回覧不可である場合、その旨の通知ファイルを他の回覧クライアント２または発信クライアント２に送信するため、回覧管理用のサーバを経由せずにクライアント２間で文書ファイルの回覧を行うものでありながら、各クライアント２において回覧不可のクライアント２を認識することができる。
Further, when the
また、次の回覧クライアント２が回覧不可である場合、次の回覧クライアント２をスキップして回覧したり、次の回覧クライアント２の代理クライアント２に回覧することが可能であるため、回覧の停滞を回避することができ、しかも、何れかを任意に選択することができるため、状況に応じた選択に基づいて速やかな回覧を行うことができる。
Further, when the
また、前記回覧クライアント２は、前記文書ファイルに対する修正を修正情報として前記回覧情報ファイルに付加して次の回覧クライアント２に送信するため、回覧管理用のサーバを経由せずにクライアント２間で文書ファイルの回覧を行うものでありながら、各クライアント２による修正内容を認識することができる。
Further, since the
また、前記クライアント２は、表示部７に送信釦または保存釦を表示し、該釦操作に応じて次の回覧クライアント２または保存先に対する送信を実行するため、直感的な操作が可能になる許りでなく、誤送信等を防止してワークフローシステムの信頼性を向上させることができる。
Further, since the
１ サーバ
２ クライアント
３ ネットワーク
５ インターネット
６ 情報処理部
７ 表示部
８ 入力部
９ 記憶部
１１ 回覧発信設定処理部
１２ 回覧・通知受信処理部
１３ 回覧期限処理部
１４ 表示・修正処理部
１５ 確認・承認処理部
１６ 回覧送信処理部
１７ 送信済通知処理部
１８ 文書保存処理部
１９ 回覧終了通知処理部
２０ 回覧削除処理部
２１ 回覧不可通知処理部
２２ 選択送信処理部
２３ 回覧不可報知処理部
２４ 問合せ処理部
２５ 受信処理部
２６ 保存処理部
２７ 通知蓄積処理部
２８ 回覧状態回答処理部
DESCRIPTION OF SYMBOLS 1
Claims (9)
該ワークフローシステムは、回覧用の文書ファイルを最初に発信する発信クライアントと、該発信クライアントが発信した該文書ファイルを順次回覧する複数の回覧クライアントとを含み、
前記発信クライアントは、所定の保存先に保存されているオリジナル文書ファイルに基づいて回覧用の文書ファイルを作成し、回覧先及び回覧順序を特定するための回覧先情報を設定すると共に、該回覧先情報を含む回覧情報ファイル及び前記文書ファイルを、前記回覧先情報で設定された次の回覧クライアントに送信して、該回覧クライアントの記憶部に記憶させ、
前記回覧情報ファイル及び前記文書ファイルを受信した回覧クライアントは、文書ファイルの確認操作に応じ、前記回覧情報ファイル及び前記文書ファイルを、前記回覧先情報で設定された次の回覧クライアントに送信して、該回覧クライアントの記憶部に記憶させ、
前記文書ファイル及び回覧情報ファイルを次の回覧クライアントに送信した回覧クライアントは、次の回覧クライアントに送信した旨の送信済通知を他の回覧クライアントまたは発信クライアントに送信し、
前記文書ファイル及び回覧情報ファイルを次の回覧クライアントに送信し、且つ前記送信済通知を受信した回覧クライアントまたは発信クライアントは、前記記憶部に記憶されている前記文書ファイル及び回覧情報ファイルを削除または削除可能にされており、
前記回覧情報ファイルは、前記オリジナル文書ファイルの保存先に関するオリジナル情報、及び回覧後の保存先に関する保存先情報を含み、
前記回覧順序における最後の回覧先である回覧クライアントは、文書ファイルの確認操作に応じ、前記オリジナル情報に基づいてオリジナル文書ファイルを取得し、該オリジナル文書ファイルを前記保存先情報で設定される保存先に保存することを特徴とするワークフローシステム。 A plurality of clients each having an information processing unit that processes electronic information and a storage unit that stores a file that can be read by the information processing unit are connected to the network, and a plurality of clients receive electronic document files on the network. A workflow system that circulates through
The workflow system includes an originating client for transmitting a document file for circulation first, a plurality of circulation clients sequentially circulated the document file the originating client sent,
The transmission client creates a document file for circulation based on the original document file stored in a predetermined storage destination, sets circulation destination information for specifying the circulation destination and the circulation order, and the circulation destination. A circulation information file including information and the document file are transmitted to the next circulation client set in the circulation destination information, and stored in the storage unit of the circulation client;
The circulation client that has received the circulation information file and the document file transmits the circulation information file and the document file to the next circulation client set in the circulation destination information in response to the confirmation operation of the document file. Store it in the storage unit of the circulation client,
The circulation client that has transmitted the document file and the circulation information file to the next circulation client transmits a transmission notification indicating that the document file and the circulation information file have been transmitted to the next circulation client to another circulation client or the transmission client,
The circulation client or transmission client that has transmitted the document file and the circulation information file to the next circulation client and has received the transmission notification deletes or deletes the document file and the circulation information file stored in the storage unit. Has been made possible ,
The circulation information file includes original information regarding a storage destination of the original document file, and storage destination information regarding a storage destination after circulation,
The circulation client, which is the last circulation destination in the circulation order, acquires the original document file based on the original information in response to the confirmation operation of the document file, and stores the original document file in the storage destination information. A workflow system characterized by storing in
前記回覧情報ファイル及び前記文書ファイルを受信した回覧クライアントは、前記期限情報の期限が過ぎている場合、前記文書ファイルの確認操作を催促することを特徴とする請求項１または２に記載のワークフローシステム。 The circulation information file includes time limit information related to the circulation time limit of the document file,
3. The workflow system according to claim 1, wherein a circulation client that receives the circulation information file and the document file prompts a confirmation operation of the document file when the time limit information has expired. .
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