JP4539185B2 - 文書送信端末装置およびプログラム - Google Patents

Description

この発明は、サーバ装置から送信された文書データを受信した場合に、当該受信文書に対してその返信文書を作成して送信する文書送信端末装置およびプログラムに関する。

一般に、メーラ・ソフトが搭載されているパーソナルコンピュータ（ＰＣ）、個人用携帯情報端末（ＰＤＡ）、ハンディターミナル等において電子メールを送信する際に、画像ファイル、音声ファイルの添付が必要な場合でもその添付を忘れてしまうことがあった。
そこで、従来では、予めキーワードとメッセージとが対応付けられて登録されている状態において、文書情報にキーワードが含まれていれば、このキーワード対応のメッセージを表示するようにした操作漏れ防止方法が知られている（特許文献１参照）。この場合、電子メールの本文中に「添付」という文字列が含まれていれば、メール本文に添付ファイルを付加すべきことを示すメッセージを表示するようにしている。
特開平１１−８５４４１号公報

しかしながら、この種の特許文献１の技術にあっては、キーワードとメッセージとを事前登録しておくことを前提としたものであり、予め各種のキーワードとメッセージとを対応付けて登録しておくことは、ユーザに大きな負担をかけるほか、その登録を忘れたり、間違った内容を登録してしまう危険性もあり、必要ファイルの添付漏れを確実に防止できるとは限らなかった。何よりも、業務指示者と担当者との間において、メールを送受信しながら業務を遂行するような場合に、指示者側の意図に合ったキーワードを担当者側の端末に設定することは困難であり、その登録を忘れたり、間違った内容を登録してしまうと、業務の遂行に支障をきたすおそれがあった。また、業務内容に応じて添付ファイルの種類を具体的に指示したいような場合があるが、上述した特許文献１では、このような対応は不可能であった。

本発明の課題は、サーバからの受信文書に対してその返信文書を作成して送信する端末装置において、この端末ユーザ側に特別な登録作業を強要することなく、サーバ側が望む添付ファイルを返信文書に付加して送信できるようにすることである。

本発明の文書送信端末装置は、サーバ装置から送信された文書データを受信した場合に、当該受信文書に対してその返信文書を作成して送信する文書送信端末装置であって、返信文書に所定の添付ファイルを付加すべきことを指示するキーワードと端末識別情報とを対応付けて記憶管理するサーバ装置に対して、自己の端末識別情報を送信して接続要求を行った際に、この接続要求を行った端末識別情報に対応するキーワードをサーバ装置から取得する取得手段と、前記サーバ装置からの受信文書に対してその返信文書を作成送信する過程において、前記取得手段によって得られたキーワードが当該受信文書の中に含まれているかを判別する第1の判別手段と、この第１の判別手段によって該当するキーワードが含まれていることが判別された場合に、このキーワードによって指示されている添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別する第２の判別手段と、この第２の判別手段によって該当する添付ファイルが返信文書に付加されていないことが判別された際に、当該返信文書の送信を保留する送信制御手段と、を具備したことを特徴とする。

なお、請求項１記載の発明は次のようなものであってもよい。
返信文書に添付ファイルを付加すべきことを指示するキーワードと当該添付ファイルの形式とを対応付けたキーワードファイルを前記サーバ装置から取得して記憶管理している状態において、このキーワードファイルを参照することによって受信文書の中にキーワードが含まれていることが前記第１の判別手段によって判別された場合に、前記第２の判別手段は、当該キーワードに対応する形式の添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別する（請求項２記載の発明）。

前記第１の判別手段によって受信文書の中に複数のキーワードが含まれていることが判別された場合に、前記第２の判別手段は、各キーワードの論理和条件あるいは論理積条件もしくは論理和条件と論理積条件とを組み合わせた組合条件を満たす添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別する（請求項３記載の発明）。

請求項１記載の発明によれば、この端末ユーザに特別な登録作業を強要することなく、必要ファイルの添付忘れ、添付ミスを効果的に防止することが可能となり、サーバ側が望む添付ファイルを返信文書に確実に付加して送信することができ、メールを送受信しながら業務を遂行する場合、その業務を円滑に行うことが可能となる。更に、返信文書に所定の添付ファイルを付加すべきことを指示するキーワードと端末識別情報とを対応付けて記憶管理するサーバ装置に対して、自己の端末識別情報を送信して接続要求を行った際に、この端末識別情報に対応するキーワードをサーバ装置から受信取得するようにしたから、各端末毎にサーバ側が望む添付ファイルを事前に設定変更しておけば、接続要求が行われた際に、各端末はサーバ側が望む添付ファイルを確実に付加して送信できる。

請求項２記載の発明によれば、上述した請求項１記載の発明と同様の効果を有する他、返信文書に添付ファイルを付加すべきことを指示するキーワードと当該添付ファイルの形式とを対応付けたキーワードファイルをサーバ装置から取得して記憶管理している状態において、このキーワードファイルを参照することによって受信文書の中にキーワードが含まれていれば、このキーワードに対応する形式の添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別するようにしたから、静止画、動画、テキスト、音声などのファイル形式、たとえば、静止画であれば、拡張子が「ｂｍｐ」、「ｊｐｇ」、「ｐｉｃ／ｐｃｔ」などで示されるファイル形式がサーバ側から指示されている場合には、その指示通りのファイルを添付することができる。

請求項３記載の発明によれば、上述した請求項１記載の発明と同様の効果を有する他、受信文書の中に複数のキーワードが含まれている場合、各キーワードの論理和条件あるいは論理積条件もしくは論理和条件と論理積条件とを組み合わせた組合条件を満たす添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別するようにしたから、複数のキーワードによって、より詳細な指示や複雑な指示が可能となる。

（実施例１）
以下、図１〜図５を参照して本発明の第１実施例を説明する。
図１は、この実施例における店舗内支援システムの全体構成を示すと共に、店舗内支援システムを構成するサーバ装置１、携帯情報端末２の基本的な構成要素を示したブロック図である。
この店舗内支援システムは、店舗内において業務指示者(管理者側)と担当者(店員)との間において電子メールを送受信しながら業務を遂行する構内通信システムであり、管理者側のサーバ装置１と店員所持の携帯情報端末２との間では無線ＬＡＮ３を介してメールの送受信を行うようにしている。ここで、サーバ装置１から業務指示がメール送信された場合、携帯情報端末２は、サーバ装置１からの受信メールに対してその返信メールを作成してサーバ装置１に送信するが、その際、返信メールに所定の添付ファイルを付加すべきことを指示するキーワードが受信メールの中に含まれているか否かを判別すると共に、キーワードが含まれていれば、このキーワードによって指示されている添付ファイルが返信メールに付加されているか否かを判別し、該当する添付ファイルが添付されていない場合には、当該返信メールの送信を保留するようにしている。
なお、この実施例の特徴部分を詳述する前に、この実施例のハードウェア上の構成について以下、説明しておく。

サーバ装置１において、ＣＰＵ１１は、記憶部１２内のオペレーティングシステム、各種アプリケーションソフトに応じてサーバ装置１の全体動作を制御する中央演算処理装置である。記憶部１２は、プログラム領域とデータ領域とを有し、磁気的メモリ、光学的メモリ、半導体メモリ等のほか、その駆動系を有する構成となっている。この記憶部１２内のプログラム領域には、後述する図３に示す動作手順に応じて本実施例を実現するためのアプリケーションプログラムが格納され、また、そのデータ領域には、後述する図２に示すキーワードファイルが格納されている。以下、このキーワードファイルの格納領域をキーワードファイルメモリ１２−１と呼称する。この記憶部１２内のプログラム、データは、必要に応じてＲＡＭ（たとえば、スタティックＲＡＭ）１３にロードされたり、このＲＡＭ１３内のデータが記憶部１２にセーブされる。なお、ＲＡＭ１３は、プログラム実行領域と作業領域とを有している。ＣＰＵ１１には、その入出力周辺デバイスである通信装置１４、キーボードなどの入力装置１５、表示装置１６がバスラインを介して接続されており、入出力プログラムに応じてＣＰＵ１１は、これらの入出力デバイスの動作制御を行う。

携帯情報端末２は、メーラ・ソフトが搭載されている携帯型パーソナルコンピュータ（ＰＣ）、個人用携帯情報端末（ＰＤＡ）、ハンディターミナルなど任意であるが、この実施例においては、各担当者が所持する業務用のハンディターミナルを示している。なお、携帯情報端末２の構成要素は、上述したサーバ装置１の構成要素と基本的には同様であり、ＣＰＵ２１、記憶部２２、ＲＡＭ２３、通信装置２４、入力装置２５、表示装置２６を有しているほか、カメラ部２７、音声入力部２８を有している。

カメラ部２７は、光学系、ＣＣＤ等の撮像素子などを有し、静止画撮影のほかに動画撮影が可能なデジタルスチルカメラであり、店舗内の商品などを撮影するもので、カメラ撮影された画像データは、画像ファイルとして記録保存されると共に、返信メールの添付ファイルとしてサーバ装置１側に送信される。音声入力部２８は、端末ユーザ(担当者)の音声、周囲音響などをデジタルデータに符号化するもので、入力された音声データは、音声ファイルとしてデジタル録音されると共に、返信メールの添付ファイルとしてサーバ装置１側に送信される。ここで、サーバ装置１は、携帯情報端末２からの接続要求を受けた際に、その要求元が正規な端末で正規な担当者あることを条件に、当該要求元にキーワードファイルを送信するようにしているが、この際、携帯情報端末２は、このキーワードファイルを受信取得して記憶部２２のデータ領域に格納するようにしている。なお、以下、このキーワードファイルの格納領域を端末キーワードメモリ２２−１と呼称する。

図２は、上述したキーワードファイル１０の内容を示した図である。
このキーワードファイル１０は、携帯情報端末２に対して返信メールに所定の添付ファイルを付加すべきことを指示するもので、各レコードは、「キーワード１」、「キーワード２」、「キーワード３」、‥‥、「関連ファイル」、「端末識別情報」の各項目を有している。各キーワードは、返信メールに所定の添付ファイルを付加すべきことを指示する文字列であり、たとえば、「キーワード１」には、“写真”、“画像”、“テキスト”、“音声”などの単語が設定され、「キーワード２」には、“送って”、“送信”、“転送”などの単語が設定されている。

「関連ファイル」には、静止画、動画、テキスト、音声などのファイル形式を特定する拡張子が設定されており、たとえば、画像(静止画)ファイルであれば、「ｊｐｇ」、「ｂｍｐ」、「ｐｉｃ／ｐｃｔ」などが設定され、動画ファイルであれば、「ａｖｉ」、「ｍｐｇ」など、音声ファイルであれば、「ａｉｆ」、「ｗａｖ」などが設定されている。「端末識別情報」は、メールアドレスなどの端末固有の情報で、１または複数の端末識別情報が設定されている。ここで、１レコードにおいて、各「キーワード」、「関連ファイル」内に含まれている各文字列は、論理和条件となっており、また、各「キーワード」間、各「キーワード」と「関連ファイル」間は、論理積条件となっている。したがって、図示の１レコード目は、(写真 ｏｒ 画像)ａｎｄ(送って ｏｒ 送信 ｏｒ 転送) ａｎｄ (ｊｐｇ ｏｒ ｂｍｐ)を意味し、「写真／画像をｊｐｇ／ｂｍｐの形式で、送って／送信／転送」を指示するレコード内容となっている。

次ぎに、この第１実施例における店舗内支援システムの動作概念を図３〜図５に示すフローチャートを参照して説明する。ここで、これらのフローチャートに記述されている各機能は、読み取り可能なプログラムコードの形態で格納されており、このプログラムコードにしたがった動作が逐次実行される。また、伝送媒体を介して伝送されてきた上述のプログラムコードに従った動作を逐次実行することもできる。このことは後述する他の実施例においても同様であり、記録媒体の他に、伝送媒体を介して外部供給されたプログラム／データを利用してこの実施例特有の動作を実行することもできる。

図３は、サーバ装置１側の特徴的な動作を示したフローチャートであり、メインフローで所定の処理が指示された際に、図３のフローにしたがった動作が実行開始される。
先ず、サーバ装置１は、キーワード登録処理の実行が指示された際には(ステップＡ１でＹＥＳ)、キーワードファイル１０に必要事項を新規登録したり、その内容を変更する変更登録を行う。ここで、オペレータは、登録対象のレコードを指定した後に、この指定レコード内の各「キーワード」をその先頭項目から順次指定しながらキーワード入力を行う。すると、ＣＰＵ１１は、入力されたキーワードを指定項目内に入力設定する動作をキーワード入力の終了指示を受けるまで繰り返す(ステップＡ２、Ａ３)。いま、キーワードの入力終了が指示されると、ＣＰＵ１１は、指定レコード内の「関連ファイル」の項目を登録対象として指定すると共に、入力されたファイル形式を当該項目に設定する(ステップＡ４)。次ぎに、指定レコード内の「端末識別情報」の項目を登録対象として指定すると共に、オペレータから端末識別情報が入力されると(ステップＡ５)、この端末識別情報を当該項目に設定する(ステップＡ６)。

また、サーバ装置１は、送信文書作成処理の実行が指示されると(ステップＡ７でＹＥＳ)、携帯情報端末２に対して業務指示をメール送信する処理を行う。この場合、オペレータは、キーワードファイル１０に設定したキーワードを含む内容の業務指示メッセージをメール本文として作成した後(ステップＡ８)、宛先を指定してメール送信を指示する。たとえば、「セールス商品の陳列写真を送って下さい。他店の参考にします。」という内容のメールを作成した後に、送信ボタンを操作する。すると、ＣＰＵ１１は、メール送信の指示に応答して(ステップＡ９でＹＥＳ)、この業務指示メールをその宛先である携帯情報端末２に送信するが、全ての端末が宛先として指定されている場合には、各携帯情報端末２に対して業務指示メールを同報送信する(ステップＡ１０)。

サーバ装置１は、何れかの携帯情報端末２から接続要求を受けた際には、ログイン処理を行った後にキーワードファイル１０の内容をその要求元に送信する処理を行う。すなわち、ＣＰＵ１１は、携帯情報端末２からの接続要求に応じたログイン処理が指示されると(ステップＡ１１でＹＥＳ)、その端末識別情報、パスワードなどに基づいてログイン処理を行い、正規な端末で正規な担当者からのアクセス要求であれば(ステップＡ１２でＹＥＳ)、この端末識別情報に基づいてキーワードファイル１０を検索して、該当するレコード内容を読み出す(ステップＡ１３)。この場合、該当するレコード内から各「キーワード」と「関連ファイル」を読み出すが、複数のレコードが該当する場合には、各レコードから「キーワード」と「関連ファイル」を読み出す。そして、このレコード内容を要求元の携帯情報端末２に送信する(ステップＡ１４)。

図４および図５は、携帯情報端末２側の特徴的な動作を示したフローチャートで、電源投入に伴って実行開始される。
先ず、携帯情報端末２は、ログイン時に担当者認証を行い(ステップＢ１)、その結果、正規な担当者であれば、サーバ装置１にログインして接続要求を行う(ステップＢ２)。ここで、サーバ装置１から送信されて来たキーワードファイルの内容を正常受信することができたことを条件に(ステップＢ３でＹＥＳ)、このキーワードファイルの内容を端末キーワードメモリ２２−１に格納する(ステップＢ４)。

そして、サーバ装置１から自己宛のメールを受信したか否かをチェックし(ステップＢ５)、メール受信を検出しなければ、その他の通常処理に移るが(ステップＢ１０)、サーバ装置１からのメールを受信した際には、この受信メールの内容を表示出力させた後(ステップＢ６)、この受信メールに対する返信メールの作成がユーザ指示されたか否かをチェックする(ステップＢ７)。ここで、返信メールの作成以外の処理が指示された場合には、その指示内容に応じた処理に移るが(ステップＢ１０)、返信メールの作成が指示された際には、それに応答して返信メール作成処理に移る。ここで、担当者は、返信メールを入力作成すると共に、必要に応じて添付ファイルを入力作成した後(ステップＢ８)、返信メールの送信を指示する返信ボタンを操作する(ステップＢ９)。すると、ＣＰＵ２１は、端末キーワードメモリ２２−１の内容と受信メールの内容とを照合し(ステップＢ１１)、受信メール内にキーワードが含まれているか否かをチェックする(ステップＢ１２)。

たとえば、端末キーワードメモリ２２−１に「写真／画像を送って／送信／転送」を指示するキーワードが登録されている場合には、受信メールの中に「写真」、「画像」の何れかの単語を含み、かつ、「送って」、「送信」、「転送」の何れの単語を含んでいるかをチェックする。ここで、「写真」または「画像」のキーワードは含まれているが、「送って」、「送信」、「転送」の何れのキーワードも含まれていなければ、ステップＢ１０で該当キーワード無しと判断され、この返信メールをサーバ装置１に送信するが(ステップＢ１６)、受信メールの中に「写真」／「画像」のほかに、「送って」／「送信」／「転送」のキーワードが含まれていれば、当該キーワードに基づいて端末キーワードメモリ２２−１を検索して、該当する「関連ファイル」を読み出し(ステップＢ１３)、この「関連ファイル」で示される形式の添付ファイルが返信メールに付加されているかをチェックする(ステップＢ１４)。この場合、添付ファイルの「ファイル名＋拡張子」を参照し、その拡張子は、「関連ファイル」の内容と同一か否かによってその判断が行われる。

ここで、該当する添付ファイルが返信メールに付加されていれば(ステップＢ１４でＹＥＳ)、この返信メールと共に添付ファイルをサーバ装置１に送信した後(ステップＢ１６)、上述のステップＢ５に戻るが、該当する添付ファイルが付加されていなければ(ステップＢ１４でＮＯ)、当該返信メールの送信を保留する。この場合、「関連ファイル」で示される添付ファイルの種類と、所定ファイルの添付を求めるメッセージを案内表示した後に(ステップＢ１５)、返信メール、添付ファイルの再作成を可能とするためにステップＢ７に戻る。このようなエラーメッセージによって担当者は、サーバ側から要望されているファイルを添付していないことを知ることができる。この場合、当該返信メールに必要ファイルを添付してメール送信を指示すると、ステップＢ１４では該当ファイル有りが判別されるので、当該返信メールの送信が開始される(ステップＢ１４)。

以上のように、この第１実施例において携帯情報端末２は、サーバ装置１からの受信メールに対して返信メールを作成して送信する場合に、このサーバ装置１から取得したキーワードが当該受信メールの中に含まれているかを判別すると共に、このキーワードによって指示されている添付ファイルが返信メールに付加されているかを判別し、該当する添付ファイルが返信メールに付加されていなければ、当該返信メールの送信を保留するようにしたから、この端末ユーザに特別な登録作業を強要することなく、必要ファイルの添付忘れや添付ミスを効果的に防止することが可能となり、サーバ側が望む添付ファイルを返信メールに確実に付加して送信することができ、メールを送受信しながら業務を遂行する場合、その業務を円滑に行うことが可能となる。

この場合、携帯情報端末２は、返信メールに添付ファイルを付加すべきことを指示する「キーワード」と当該添付ファイルの形式を示す「関連ファイル」とを対応付けたキーワードファイル１０をサーバ装置１から受信取得して記憶管理している状態において、このキーワードファイルを参照することによって受信メールの中にキーワードが含まれていれば、このキーワードに対応する形式の添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別するようにしたから、静止画、動画、テキスト、音声などのファイル形式、たとえば、静止画であれば、拡張子が「ＢＭＰ」、「ＪＰＧ」、「ＰＩＣ／ＰＣＴ」などで示されるファイル形式がサーバ側から指示されている場合には、その指示通りのファイルを添付することができる。

携帯情報端末２は、「キーワード」と「端末識別情報」とを対応付けたキーワードファイル１０を記憶管理しているサーバ装置１に対して、自己の端末識別情報を送信して接続要求を行った際に、この端末識別情報に対応するキーワードをサーバ装置１から受信取得するようにしたから、端末毎に異なる種類の添付ファイルを要求することもできる。
また、受信メールの中に複数のキーワードが含まれている場合、各キーワードの論理和条件と論理積条件とを組み合わせた組合条件を満たす添付ファイルが返信メールに付加されているかを判別するようにしたから、複数のキーワードによって、より詳細な指示や複雑な指示が可能となる。

なお、上述した第１実施例においてサーバ装置１は、携帯情報端末２から接続要求を受けた際に、キーワードファイルの内容をその要求元端末に送信するようにしたが、業務指示をメール送信する際に、このメールにキーワードファイルの内容を付加して携帯情報端末２に送信するようにしてもよい。また、サーバ装置１は、各携帯情報端末２を定期的に呼び出してキーワードファイルの内容を送信したり、キーワードファイルの内容が更新されるごとに各携帯情報端末２を呼び出して送信するようにしてもよい。
また、上述した第１実施例において携帯情報端末２は、キーワードファイルの内容をサーバ装置１から受信取得するようにしたが、サーバ装置１側で作成されたキーワードファイルの内容をＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスクなどの記録メディアを介して取得するようにしてもよい。また、キーワードは、単語形式に限らず、短文形式であってもよい。

一方、コンピュータに対して、上述した各手段を実行させるためのプログラムコードをそれぞれ記録した記録媒体（たとえば、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、ＲＡＭカード等）を提供するようにしてもよい。すなわち、コンピュータが読み取り可能なプログラムコードを有する記録媒体であって、サーバ装置から送信された文書データを受信した場合に、当該受信文書に対してその返信文書を作成して送信する機能と、返信文書に所定の添付ファイルを付加すべきことを指示するキーワードを前記サーバ装置から取得する機能と、前記サーバ装置からの受信文書に対してその返信文書を作成送信する過程において、前記取得手段によって得られたキーワードが当該受信文書の中に含まれているかを判別する機能と、該当するキーワードが含まれていることが判別された場合に、このキーワードによって指示されている添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別する機能と、該当する添付ファイルが返信文書に付加されていないことが判別された際に、当該返信文書の送信を保留する機能とを実現させるためのプログラムを記録したコンピュータが読み取り可能な記録媒体を提供するようにしてもよい。
（実施例２）

以下、この発明の第２実施例について図６〜図８を参照して説明する。
なお、上述した第２実施例において携帯情報端末２は、サーバ装置１からの受信メールに対して返信メールを作成して送信する場合に、このサーバ装置１から取得したキーワードが指示する添付ファイルが返信メールに付加されているかを判別するようにしたが、この第２実施例においては、サーバ装置１からの受信メールに付加されている添付要求フラグを参照し、この要求フラグが指示する添付ファイルが返信メールに付加されているかを判別するようにしたものである。
ここで、両実施例において基本的あるいは名称的に同一のものは、同一符号を付して示し、その説明を省略すると共に、以下、第２実施例の特徴部分を中心に説明するものとする。

図６は、携帯情報端末２側に設定されている添付定義ファイル２０の内容を示した図である。
この添付定義ファイル２０は、サーバ装置１から受信取得したり、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスクなどの記録メディアを介して取得したものであるが、アプリケーションの一部として予め設定されたものであってもよい。添付定義ファイル２０は、「画像」、「音声」、「文書」などの添付ファイルの種類を示すフラグ「０１」、「０２」、「０３」、‥‥、に対応してそのファイル形式を記憶管理するもので、「画像」に対応するファイル形式として「ｊｐｇ」、「ｂｍｐ」が設定され、また、「音声」に対応するファイル形式として「ｗａｖ」、「ｍｐ3」が設定され、「文書」に対応するファイル形式として「ｄｏｃ」が設定されている。

図７は、第２実施例におけるサーバ装置１側の特徴的な動作を示したフローチャートであり、メインフローで所定の処理が指示された際に、図７のフローにしたがった動作が実行開始される。
先ず、サーバ装置１は、送信メール作成処理の実行が指示されると(ステップＣ１)、携帯情報端末２に対して業務指示をメール送信する処理を行う。この場合、オペレータは、業務指示メッセージをメール本文として作成すると共に (ステップＣ２)、携帯情報端末２に対して返信メールに所定の添付ファイルを付加すべきことを要求する添付要求フラグ (添付情報)を選択指定する(ステップＣ３)。

この場合、メール作成画面には、「画像」、「音声」、「テキスト」などの添付ファイルの種類に対応するチェックボックスが設けられており、何れかの種類が選択指定されると、選択種対応の添付要求フラグが生成される。そして、宛先を指定してメール送信を指示すると(ステップＣ４)、ＣＰＵ１１は、添付要求フラグ付きの業務指示メールをその宛先である携帯情報端末２に送信するが、全ての端末が宛先として指定されている場合には、各携帯情報端末２に対して業務指示メールを同報送信する(ステップＣ５)。

図８は、第２実施例における携帯情報端末２側の特徴的な動作を示したフローチャートであり、メール受信に応じて実行開始される。
先ず、携帯情報端末２は、サーバ装置１からの業務指示メールを受信すると、この受信メールを表示出力させる(ステップＤ１)。そして、この受信メールに対する返信メールの作成が指示されると(ステップＤ２でＹＥＳ)、返信メール作成処理に移る。ここで、担当者は、返信メールを入力作成すると共に、必要に応じて添付ファイルを入力作成した後(ステップＤ３)、返信メールの送信を指示する返信ボタンを操作する(ステップＤ４)。すると、ＣＰＵ２１は、当該受信メールに添付要求フラグが付加されているか否かをチェックする(ステップＤ５)。

ここで、受信メールに添付要求フラグが付加されていなければ(ステップＤ５でＮＯ)、この返信メールをサーバ装置１に送信するが(ステップＤ８)、添付要求フラグが付加されていれば、この添付要求フラグに基づいて添付定義ファイル２０を検索し、該当する添付ファイルが返信メールに付加されているかをチェックする(ステップＤ６)。この結果、該当する添付ファイルが付加されていれば、この返信メールの送信を行うが(ステップＤ８)、該当する添付ファイルが付加されていなければ(ステップＤ６でＮＯ)、当該返信メールの送信を保留する。この場合、「ファイル形式」で示される添付ファイルの種類と所定ファイルの添付を求めるメッセージを案内表示した後に(ステップＤ７)、返信メール、添付ファイルの再作成を可能とするためにステップＤ２に戻る。このようなエラーメッセージによって担当者は、サーバ側から要望されているファイルを添付していないことを知ることができる。この場合、当該返信メールに必要ファイルを添付してメール送信を指示すると、返信メールの送信が開始される(ステップＤ８)。

以上のように、この第２実施例において携帯情報端末２は、添付要求フラグ付きのメールをサーバ装置から受信してその返信メールを作成送信する場合に、この受信メールに付加されている添付要求フラグに基づいて添付定義ファイル２０を検索し、この添付要求フラグが指示する添付ファイルが返信メールに付加されているかを判別し、該当する種類の添付ファイルが返信メールに付加されていなければ、当該返信メールの送信を保留するようにしたから、この端末ユーザに特別な登録作業を強要することなく、添付忘れや添付ミスを効果的に防止することが可能となり、サーバ側が望む添付ファイルを返信メールに確実に付加して送信することができ、メールを送受信しながら業務を遂行する場合、その業務を円滑に行うことが可能となる。

なお、上述した第２実施例においては、携帯情報端末２側に添付定義ファイルを設けた場合を例示したが、サーバ装置１側に添付定義ファイルを設けるようにしてもよい。この場合、サーバ装置１は、業務指示メールを携帯情報端末２に送信する場合に、添付定義ファイルを検索し、所望するファイル形式を添付要求としてメールに付加して送信すればよい。

また、コンピュータが読み取り可能なプログラムコードを有する記録媒体であって、サーバ装置から送信された文書データを受信した場合に、当該受信文書に対してその返信文書を作成して送信する機能と、返信文書に所定の添付ファイルを付加すべきことを要求する添付要求が付加されている文書データを前記サーバ装置から受信する機能と、前記サーバ装置からの受信文書に対してその返信文書を作成送信する過程において、当該受信文書に付加されている前記添付要求を参照し、この添付要求によって指示されている添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別する機能と、該当する種類の添付ファイルが返信文書に付加されていないことが判別された場合に、当該返信文書の送信を保留する機能とを実現させるためのプログラムを記録したコンピュータが読み取り可能な記録媒体を提供するようにしてもよい。

その他、上述した第１および第２実施例においては、店舗内支援システムを例示したが、業務内容はこれに限らず、任意であり、たとえば、広域通信網（インターネット、移動体通信網など）を介して建築工事現場における施工確認業務、巡回警備における警備確認業務などを行うようにしてもよい。
また、業務連絡に限らず、一般的な個人メールであってもよく、さらには、電子メールで文書データを送受信する場合に限らず、ファクシミリで文書データを送受信する場合であってもよい。

店舗内支援システムの全体構成を示すと共に、店舗内支援システムを構成するサーバ装置１、携帯情報端末２の基本的な構成要素を示したブロック図。 キーワードファイル１０の内容を示した図。 サーバ装置１側の特徴的な動作を示したフローチャート。 電源投入に伴って実行開始される携帯情報端末２側の特徴的な動作を示したフローチャート。 図４に続く、携帯情報端末２側の特徴的な動作を示したフローチャート。 第２実施例において、携帯情報端末２側に設定されている添付定義ファイル２０の内容を示した図。 第２実施例におけるサーバ装置１側の特徴的な動作を示したフローチャート。 第２実施例における携帯情報端末２側の特徴的な動作を示したフローチャート。

符号の説明

１ サーバ装置
２ 携帯情報端末
３ 無線ＬＡＮ
１０ キーワードファイル
１１、２１ ＣＰＵ
１２、２２ 記憶部
１４、２４ 通信装置
１５、２５ 入力装置
１６、２６ 表示装置
１２−１ キーワードファイルメモリ
２０ 添付定義ファイル
２２−１ 端末キーワードメモリ

Claims (4)

1. サーバ装置から送信された文書データを受信した場合に、当該受信文書に対してその返信文書を作成して送信する文書送信端末装置であって、
   返信文書に所定の添付ファイルを付加すべきことを指示するキーワードと端末識別情報とを対応付けて記憶管理するサーバ装置に対して、自己の端末識別情報を送信して接続要求を行った際に、この接続要求を行った端末識別情報に対応するキーワードをサーバ装置から取得する取得手段と、
   前記サーバ装置からの受信文書に対してその返信文書を作成送信する過程において、前記取得手段によって得られたキーワードが当該受信文書の中に含まれているかを判別する第1の判別手段と、
   この第１の判別手段によって該当するキーワードが含まれていることが判別された場合に、このキーワードによって指示されている添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別する第２の判別手段と、
   この第２の判別手段によって該当する添付ファイルが返信文書に付加されていないことが判別された際に、当該返信文書の送信を保留する送信制御手段と、
   を具備したことを特徴とする文書送信端末装置。
2. 返信文書に添付ファイルを付加すべきことを指示するキーワードと当該添付ファイルの形式とを対応付けたキーワードファイルを前記サーバ装置から取得して記憶管理している状態において、このキーワードファイルを参照することによって受信文書の中にキーワードが含まれていることが前記第１の判別手段によって判別された場合に、前記第２の判別手段は、当該キーワードに対応する形式の添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別する、
   ようにしたことを特徴とする請求項1記載の文書送信端末装置。
3. 前記第１の判別手段によって受信文書の中に複数のキーワードが含まれていることが判別された場合に、前記第２の判別手段は、各キーワードの論理和条件あるいは論理積条件もしくは論理和条件と論理積条件とを組み合わせた組合条件を満たす添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別する、
   ようにしたことを特徴とする請求項1記載の文書送信端末装置。
4. コンピュータに対して、
   サーバ装置から送信された文書データを受信した場合に、当該受信文書に対してその返信文書を作成して送信する機能と、
   返信文書に所定の添付ファイルを付加すべきことを指示するキーワードと端末識別情報とを対応付けて記憶管理するサーバ装置に対して、自己の端末識別情報を送信して接続要求を行った際に、この接続要求を行った端末識別情報に対応するキーワードをサーバ装置から取得する機能と、
   前記サーバ装置からの受信文書に対してその返信文書を作成送信する過程において、前記取得手段によって得られたキーワードが当該受信文書の中に含まれているかを判別する機能と、
   該当するキーワードが含まれていることが判別された場合に、このキーワードによって指示されている添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別する機能と、
   該当する添付ファイルが返信文書に付加されていないことが判別された際に、当該返信文書の送信を保留する機能と、
   を実現させるためのプログラム。

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