JP4450653B2

JP4450653B2 - 電子情報管理システム

Info

Publication number: JP4450653B2
Application number: JP2004080201A
Authority: JP
Inventors: 和典高津; 貴浩浅井; ゆき子佐橋
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2004-03-19
Filing date: 2004-03-19
Publication date: 2010-04-14
Anticipated expiration: 2024-03-19
Also published as: JP2005267353A

Description

本発明は、電子情報を管理する電子情報管理システムに関し、より詳細には、電子化されて保存されている共有情報に対するアクセスの簡便性を維持しかつ不正アクセスを回避可能とした電子情報管理システムに関するものである。

近時、コンピュータおよびネットワークの発展に伴って、従来は紙の文書として保管されていた様々な情報が電子化され、情報共有などに利用されるようになっている。一般に、共有情報として利用される電子情報を記憶した装置はネットワークに接続されているため、ネットワークを通じて不正にアクセスされる虞がある。また、正当なユーザーからのアクセスであっても、例えば、電車内などのような場所で不用意にアクセスしたために背後に立つ人に見られてしまうという、不適切な場所からのアクセスよる機密漏洩の問題もある。

このような問題を解決するものとして、特許文献１では、端末のデータを登録し、端末ごとに情報へのアクセス権限を設定している。このような方法をとることにより、オフィスや自宅では印刷できるデータでも、コンビニエンスストアなどの端末からは印刷できないようにすることが可能となる。また、特許文献２では、ユーザーの位置を入退室管理情報やＧＰＳなどを利用して検出し、あらかじめ登録された端末の位置情報と整合をとることにより、そのユーザーがその端末を利用してアクセスしていることを保証している。さらに、特許文献３では、セキュリティをかけたい装置の位置を検出し、その位置によってセキュリティレベルを変更している。この方法をとることにより、ノート型パソコンなどに保管されているデータを電車内で見られないようにしたり、盗まれたノート型パソコンからデータが流出しないようにすることが出来る。

特開２０００−２９８４５号公報特開２００１−１７５６０１号公報特開２００３−９９４００号公報

しかしながら、特許文献１によれば、端末のデータを登録し、端末ごとに情報へのアクセス権限を設定することで、不適切な場所からのアクセスを禁止することができるものの、利用する端末を全て登録する必要があり、正当なアクセス権を有するユーザーであっても登録されていない端末からはアクセスできないため、正当なアクセス権を有するユーザーの共有情報に対するアクセスの簡便性が損なわれるという問題点があった。

また、特許文献２によれば、或るユーザーが特定の場所でその端末を利用してアクセスしていることを保証することができるものの、端末そのものが移動可能なノート型パソコンで無線LANなどを利用している場合には適用できないという問題点や、端末を移動させた場合などには端末の位置情報を登録し直す必要があるという不具合もあった。

さらに、特許文献３によれば、例えば、ノート型パソコンなどに保管されているデータを電車内などの不適切な場所で見れないようにしたり、盗まれたノート型パソコンを介してデータが流出しないようにすることが出来るものの、ネットワークを通して不正にアクセスしてくる場合に対しては有効な解決方法とはなっていないという問題点があった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、不適切な場所からのアクセスを禁止し、かつ、ネットワークを介しての不正アクセスを禁止すると共に、電子化されて保存されている共有情報に対するアクセスの簡便性を維持することができる電子情報管理システムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、請求項１に係る電子情報管理システムは、電子情報を管理する電子情報管理手段と、前記電子情報管理装置から電子情報を取得するためのユーザー端末装置と、前記ユーザー端末装置の位置情報を検出する位置情報検出手段と、前記位置情報検出手段で検出された位置情報から前記ユーザー端末装置の位置を認証して前記ユーザー端末装置のアクセス権を変更する位置認証手段と、を備え、前記電子情報管理手段は、前記ユーザー端末装置から新しいファイルの登録が行われた際に、前記位置情報検出手段で検出された位置情報から、前記ユーザー端末装置の前記位置に応じてアクセスを許可するためのアクセス制限情報を生成して該当するファイルに埋め込み、アクセス権の変更を行なう電子情報管理システムであって、前記電子情報管理手段は、前記位置情報検出手段を介して、特定の領域に存在する複数のユーザー端末装置を検出し、それらのユーザー端末装置に対してのみアクセスを許可する当該ユーザー端末装置間でファイルを共有するために生成された共有フォルダを作成すること特徴とする。この発明によれば、使用するユーザー端末装置の設置場所（位置）によってアクセス権が設定され、ユーザーが意識することなく、アクセス制限を行える。また、複数のユーザー（ユーザー端末装置）に対し、自動的にアクセス権を設定した共有フォルダを提供することにより、会議などの場での情報共有が容易になる。

本発明にかかる電子情報管理システムによれば、ユーザー端末装置の位置によってアクセス権が変更されるため、不適切な場所からのアクセスを禁止し、かつ、ネットワークを介しての不正アクセスを禁止すると共に、電子化されて保存されている共有情報に対するアクセスの簡便性を維持することができる。
また、位置によるアクセス制限情報がファイル内に埋め込まれているため、ユーザー端末装置が盗難にあった場合や、ファイル（データ）が流出したとしても、それを見られることがなくなり、より高度なセキュリティを実現することができる。
また、自動的に位置によるアクセス制限情報がファイルに埋め込まれるため、ユーザーが意識することなく、容易に高度なセキュリティを実現することができる。
また、無線タグを利用して位置を検出するため、低コストで、電力消費などを気にすることなく、利用することが可能となる。
また、無線タグをオフィス内の柱や壁に埋め込むことが可能となり、より高度なセキュリティを実現することができる。
また、複数のユーザー（ユーザー端末装置）に対し、自動的にアクセス権を設定したフォルダを提供することにより、会議などの場での情報共有が容易になる。
また、クライアントからデータファイルを登録する際に、登録するクライアントの位置情報を利用して、位置によるアクセス制御の情報を自動的に付加した上でファイルを暗号化することが可能になり、コピーされたデータが流出しても、読み出すことは出来なくなる。このため、ユーザーが意識せずとも高度なセキュリティを実現することができる。

以下に、本発明にかかる電子情報管理システムの実施例を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施例によりこの発明が限定されるものではない。

図１は、実施例１の電子情報管理システムの全体構成の一例を示す図である。実施例１の電子情報管理システムは、電子情報（ファイル）を管理する電子情報管理装置であるファイルサーバー（以下、サーバーと記載する）１０１と、サーバー１０１から電子情報を取得するためのユーザー端末装置であるクライアント１０２と、クライアント１０２の位置情報を検出する位置情報検出手段である無線タグリーダー１０３ａおよび無線タグ１０３ｂと、無線タグリーダー１０３ａおよび無線タグ１０３ｂで検出された位置情報からクライアント１０２の位置を認証してクライアント１０２のアクセス権を変更する位置認証手段である位置認証部１０４と、から構成される。

なお、サーバー１０１、クライアント１０２および無線タグリーダー１０３ａは、それぞれネットワークを介して接続されている。無線タグリーダー１０３ａと無線タグ１０３ｂとは無線通信によって接続されている。

また、サーバー１０１に登録されているファイル（電子情報）には、位置によるアクセス制限情報が埋め込まれている。また、サーバー１０１は、クライアント１０２から新しいファイルの登録が行われた際に、検出された位置情報から位置によるアクセス制限情報を生成して該当するファイルに埋め込むこと構成である。

以上の構成において、（１）通常のアクセス管理、（２）クライアントの位置によってアクセス権を変更するアクセス管理の順に、その動作を説明する。
（１）通常のアクセス管理
先ず、サーバー１０１によるファイル管理を例として、一般的なアクセス管理に関して説明する。ユーザーがサーバー１０１からファイルを読み出す場合には、クライアント１０２から、ネットワーク（無線もしくは有線）を通してサーバー１０１にアクセスし、ファイルの読み出しを行う。サーバー１０１はユーザーのログイン情報をもとに、アクセス権のチェックを行い、ファイルの読み書きの制御を行う。

（２）クライアントの位置によってアクセス権を変更するアクセス管理
実施例１のクライアントの位置によってアクセス権を変更するアクセス管理について説明する。クライアント１０２に付けられた無線タグ１０３ｂの固有IDを無線タグリーダー１０３ａで読み出し、その固有IDの情報がサーバー１０１の位置認証部１０４に送信される。次に、クライアント１０２が位置によるアクセス制限のついたファイルにアクセスしようとすると、サーバー１０１の位置認証部１０４は、クライアント１０２に対して無線タグ１０３ｂの固有IDを要求し、クライアント１０２から送られてきた固有IDと、無線タグリーダー１０３ａから送られてきた固有IDとを照会した上で、アクセスの許可を行う。具体的には、クライアント１０２からの固有ＩＤと無線タグリーダー１０３ａからの固有ＩＤとが一致している場合には、アクセスを許可し、不一致の場合には、アクセスを禁止する。なお、無線タグリーダー１０３ａの設置場所は予め登録されているため、無線タグリーダー１０３ａを認識することで位置情報が確認できる。ただし、複数の無線タグリーダー１０３ａが接続されている場合には、無線タグリーダー１０３ａの固有ＩＤと無線タグ１０３ｂの固有ＩＤの両方を位置認証部１０４へ送信する。

無線タグ１０３ｂの通信距離は多くの場合数ｍ以下と短いため、クライアント１０２はオフィスの特定の区画（無線タグリーダー１０３ａの近辺）にいることを保証することができる。このような方法を取ることにより、ネットワークを通して情報共有をしながら、高いセキュリティを保つことが可能となる。

このように実施例１では、リアルタイムに端末の位置を検出することが出来るため、あらかじめ端末の情報を登録しておく必要がない。また、ユーザーを特定せず、その領域に入ることが出来る人なら、すべての人にアクセス権を設定することも可能であり、会議などの場で一時的なアクセス権を付与する際には、非常に簡単にアクセス権を付与することができる。

また、無線タグ１０３ｂを利用することにより、低コストでシステムを構築することができる。無線タグ１０３ｂが、電池を必要としない無線タグの場合、ユーザーは電力消費などを気にする必要がなく、メンテナンスの手間がかからないという利点がある。一方、電池を利用する無線タグであっても、低消費電力であるため数ヶ月から数年に一度電池を換えるだけで済み、ユーザーの負担は少ないという利点がある。

なお、前述した実施例１では、サーバー１０１と無線タグリーダー１０３ａとをネットワークを通して接続する構成を示したが、これに限定するものではなく、直接接続する場合においても同様である。また、ネットワークなどを通じ、複数の無線タグリーダー１０３ａおよび無線タグ１０３ｂや、複数のクライアント１０２、複数のサーバー１０１が存在する場合でも、基本的に同様である。

さらに、位置によるアクセス制御の情報をファイル自体に埋め込んだ上でファイルを暗号化し、それを復号する際には特定の領域にいなければならないようにすれば、仮にコピーされたデータが流出しても、読み出すことは出来なくなる。

クライアント１０２からデータファイルを登録する際に、登録するクライアント１０２トの位置情報を利用して、位置によるアクセス制御の情報を自動的に付加した上でファイルを暗号化すれば、ユーザーが意識せずとも高度なセキュリティを実現することができる。

図２は、実施例２の電子情報管理システムの構成を示す図である。基本的な構成は実施例１と同様であるため、ここでは異なる部分のみを説明する。実施例２では、図示の如く、クライアント１０２側に無線タグリーダー１０３ａが接続される。無線タグ１０３ｂは、オフィス内に設置される。例えば、オフィスの壁や柱などに埋め込まれているものとする。サーバー１０１の位置認証部１０４は、クライアント１０２が読み取ることの出来た無線タグ１０３ｂの固有ID情報をもとに位置を特定し、位置によるアクセス制限を行う。すなわち、クライアント１０２を使用する場所に設置された無線タグ１０３ｂと、クライアント１０２に接続された無線タグリーダー１０３ａとを用いて、無線タグリーダー１０３ａで無線タグ１０３ｂを読み取ってクライアント１０２の位置を検出している。

なお、実施例２では、クライアント１０２が位置によるアクセス制限のついたファイルにアクセスしようとすると、サーバー１０１の位置認証部１０４は、クライアント１０２に対して無線タグ１０３ｂの固有ID（ここでは、位置情報に相当する）を要求する。クライアント１０２は接続されている無線タグリーダー１０３ａを介して無線タグ１０３ｂの固有IDを取得して位置認証部１０４へ送信する。位置認証部１０４は無線タグリーダー１０３ａから送られてきた固有IDと予め登録されている無線タグ１０３ｂの固有ＩＤとを照会した上で、アクセスの許可を行う。具体的には、無線タグリーダー１０３ａを取得した固有ＩＤと予め登録されている無線タグ１０３ｂの固有ＩＤとが一致している場合には、アクセスを許可し、不一致の場合には、アクセスを禁止する。このような方法を取ることにより、ネットワークを通して情報共有をしながら、高いセキュリティを保つことが可能となる。

図３は、実施例３の電子情報管理システムの構成を示す図である。実施例３の電子情報管理システムは、図示の如く、複数のクライアント１０２を、位置情報検出手段（各クライアント１０２に付けられた無線タグ１０３ｂおよび無線タグリーダー１０３ａ）で検出すると、サーバー１０１は、これらのクライアント１０２にアクセス権を付与したフォルダを作成する。例えば、会議に参加しているメンバーの間で電子化された情報を共有したい場合、こうして生成されたフォルダを共有フォルダとして利用することにより、容易に情報共有を行いながら、高いセキュリティを保つことができる。

以上のように、本発明にかかる電子情報管理システムは、許可された場所のみで共有情報へのアクセスを許可する際に有用であり、特に、モバイルタイプのユーザー端末装置から電子情報をアクセスする際に適している。

実施例１の電子情報管理システムの構成を示す図である。実施例２の電子情報管理システムの構成を示す図である。実施例３の電子情報管理システムの構成を示す図である。

符号の説明

１０１サーバー
１０２クライアント
１０３ａ無線タグリーダー
１０３ｂ無線タグ
１０４位置認証部

Claims

電子情報を管理する電子情報管理手段と、
前記電子情報管理装置から電子情報を取得するためのユーザー端末装置と、
前記ユーザー端末装置の位置情報を検出する位置情報検出手段と、
前記位置情報検出手段で検出された位置情報から前記ユーザー端末装置の位置を認証して前記ユーザー端末装置のアクセス権を変更する位置認証手段と、
を備え、
前記電子情報管理手段は、前記ユーザー端末装置から新しいファイルの登録が行われた際に、前記位置情報検出手段で検出された位置情報から、前記ユーザー端末装置の前記位置に応じてアクセスを許可するためのアクセス制限情報を生成して該当するファイルに埋め込み、アクセス権の変更を行なう電子情報管理システムであって、
前記電子情報管理手段は、前記位置情報検出手段を介して、特定の領域に存在する複数のユーザー端末装置を検出し、それらのユーザー端末装置に対してのみアクセスを許可し当該ユーザー端末装置間でファイルを共有するための共有フォルダを作成する
こと特徴とする電子情報管理システム。